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Administración del Cambio
by PMI-México
Habilidades de poder
Administración
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Funciones de una administración del cambio.
1. Facilita el entendimiento y alineación de expectativas de cada área. 2. Posiciona el cambio a través de una imagen e identidad única como parte del proceso de alineación de voluntarios. 3. Concientiza sobre la necesidad del cambio y convence a las personas a ser parte de él. 4. Permite ser un monitor de los riesgos detectándolos en una etapa temprana. 5. Da celeridad en la implantación de los cambios e impacta la actitud de las personas conteniendo la incertidumbre y resistencia al cambio. 6. Dar empoderamiento en las personas con información y capacitación.
Administración del cambio
¿Qué es Administración del Cambio? • Es el concepto que denota transición y es una situación necesaria para pasar de un estado a otro. • Un proceso bien conducido, el cual debe contar con una estrategia que parte de un análisis de los sistemas de la organización que inciden en la transformación de las personas. • Es muy conveniente tener un liderazgo incluyente, flexible y basado en que el cambio no se obtiene por una mera instrucción. • Para lograr un cambio exitoso se deben manejar las dimensiones técnicas y humanas de forma equilibrada.
7. Crea un centro de gestión del cambio que administre y encauce los logros llevados a cabo en la vida del proyecto. 8. Acerca a las audiencias de una manera ordenada y clara aportando consistencia y claridad.
CONDICIONES CRÍTICAS PARA EL ÉXITO
✔ Tener un apoyo de primer nivel en la estructura jerárquica ✔ Contar con un patrocinio relevante ✔ Tener comunicación hacia todos los niveles ✔ El retrasar en tiempo hace muy complicado los procesos
Pasos para poder llevar a cabo un proyecto de cambio.
1. Antecedentes del contexto. Se responderá a las preguntas siguientes:
✍ ¿En dónde estamos en el momento presente? ✍ ¿A dónde pretendemos llegar? ✍ ¿Qué es lo que puede impedir que lleguemos a nuestro objetivo? ✍ ¿Cómo vamos a llegar a nuestra meta?
2. Situación Actual.
Nos enfocaremos en llevar a cabo un análisis FODA (fortalezas, debilidades, amenazas y oportunidades) en los siguientes umbrales de conocimiento.
✍ ¿Diga qué necesidades tienen los clientes en el momento actual? ✍ ¿Puede hablar sobre el aspecto tecnológico de sus productos o servicios? ✍ ¿Qué situación guardan los insumos que se van a usar en el proyecto a emprender? ✍ ¿Podemos identificar qué habilidades tienen nuestros colaboradores? ✍ ¿Qué procesos se consideran primordiales como áreas de oportunidad? ✍ ¿Cuál será la situación de las finanzas con que se cuenta para el proyecto que se emprenderá?
✍ ¿Puede definir la cultura organizacional con que cuenta la organización?
PLAN DE DIAGNÓSTICO
Problemas que la comunicación debe resolver Objetivo de la comunicación
¿Por qué la propuesta es creíble?
El diagnóstico parte de las audiencias con las fases de la preparación, sensibilización, soporte, entrada en productivo y adopción.
Se obtienen conclusiones a partir de encuestar o elaborar grupos focales bajo las dimensiones del estilo de liderazgo, el impacto en el nivel ejecutivo, el alcance en el proyecto, el clima y la cultura de la empresa, el riesgo de la experiencia tecnológica, el riesgo de la situación organizacional.
Con dichos insumos se tendrá los factores de vulnerabilidad.
Desconfianza sobre el proyecto de nuevo paradigma, por que no hay buenas implantaciones anteriores por tratarse de equipos que se entregaron parcialmente por s ubinversión en áreas de efectivo.
Desconocimiento d e trabajo por separación d e procesos con e quipos de alta tecnología. 1. D ar a c onocer a nivel ejecutivo el plan de administración de cambio de comunicaciones de nueva visión compartida e integración de trabajo en equipo. 2. Buscar compromiso de parte de los gerentes, jefes de proceso de efectivo y supervisores de área para que sean patrocinadores y c ampeones de influencia para gestionar e l plan de administración del cambio. 3. Obtener l a adopción d e los trabajadores de la visión compartida e integración de trabajo en equipo.
PLAN DE ACTIVIDADES POR ETAPAS
1. Hay un involucramiento por parte del comité ejecutivo como interesados principales del cambio de visión compartida hacia los participantes en el lproceso de cambio. 2. Se comunicará a los patrocinadores de la localidad y del área de procesos de efectivo para que s e adopten nuevas creencias, con nuevos símbolos, con mensajes no verbales y con una recompensa que es el disfrutar más tiempo libre con sus familias y que se trabaje con más seguridad. 3. Se busca enviarles e l mensaje inicial por medio de historias de éxito, de mensajes de radio pasillo sobre el cambio en otras localidades, figura anterior que es la máquina mecánica. Pirámide por l a Glory 212 nueva máquina de batalla y seleccionadora UW600 Glory con eliminación de horas de trabajo para que gocen con sus familias.
ESTRATEGIA DE COMUNICACIÓN DEL CAMBIO Se llevará a cabo el kick off del proceso de cambio, en donde se llevarán a cabo las actividades de integración con el más alto nivel de la organización, la difusión del proceso de cambio con los actores principales que se gestionará con diferentes
• agendas de trabajo • cartas de invitaciones • recursos materiales del taller • establecimiento de metas • beneficios • supuestos.
Se establecerá un plan de comunicaciones donde nos enfoquemos en las diferentes audiencias de alto nivel y de bajo nivel, se van a definir los retos que se tienen con las mismas y que estrategia se buscara llevar a cabo.
En esta fase se obtendrá el problema que la administración del cambio debe resolver.
Posteriormente se definirá el objetivo general que se persigue y posteriormente los objetivos específicos.
Al mismo nivel de los objetivos se diseñarán las estrategias para el proceso de cambio que seguimos. Esto se traducirá en los problemas que el plan de comunicaciones deberá resolver y de este modo se tendrán el objetivo general de la comunicación y nos haremos una pregunta poderosa:
¿Dar las razones del por qué la propuesta es creíble?
Como elementos de preparación a la audiencia, se debe contar con símbolos o herramientas y una visión compartida.
En la fase de fortalecimiento, se emiten mensajes en todos los lados del entorno del trabajo para fortalecer la integración del equipo de trabajo y se definirán los valores con los que contaremos para llevar a la meta conjunta.
En la fase del reforzamiento, llevarán a comunicar historias que algún lugar de la organización en el cual se obtuvieron logros que se están persiguiendo para hacer constar que si se pudo llevar a cabo este modelo de cambio.
Como parte importante de este problema que la administración del cambio va a enfocarse viene a establecerse una estrategia creativa la cual se basa en una definición de lo que se está comunicando para unificar a las audiencias, enumerar los beneficios que ven y miden para el participante y una argumentación o promesas creíbles. Lo siguiente que la administración del cambio realizará es diseñar una matriz de comunicaciones para cada tipo de audiencia con el receptor y su ubicación, ya sea de alto nivel o de un nivel operativo con su: ✓ medio de comunicación ✓ los mensajes ✓ quien es el receptor ✓ quien elaboró el plan.
La siguiente fase del plan de cambio va a ser el construir un sociograma de los papeles de la organización para saber cómo se va a desarrollar la influencia en el proceso de cambio.
Se tienen que tomar en cuenta los siguientes roles de los actores clave como son: el poder, placer, parecer, poseer y pertenecer.
Así como las dimensiones de relación entre los empleados de la organización como una relación formal positiva, relación formal negativa, relación informal positiva y relación informal negativa.
Como última fase se llevará a cabo el plan de capacitación.
• Diagnosticar las necesidades de capacitación (DNC). • Se trata de definir sobre qué se va a capacitar, para prevenir, corregir y preparar sobre que va a dar aprendizajes. • Se va a definir el programa de capacitación con sus responsables • Diseño de los cursos alineados a las necesidades, desarrollando las soft skills y las hard skills en la implementación del negocio. • Evaluación de la capacitación. En este caso se tiene una matriz de efectividad en donde se tienen definidos los indicadores siguientes. ✓ Estrategia. Cambio de cultura para mejorar la efectividad de las estrategias en las audiencias. ✓ Comunicación. Mide la comunicación de los diferentes interesados. ✓ Integración y formación de Equipos. Establece visión y cohesión entre los interesados ✓ Transferencia de cultura y conocimiento. Mide la efectividad de las metas propuestas. ✓ Liderazgo. Efectividad del estilo de liderazgo aplicado a los interesados.
En cada uno de los indicadores se tendrán factores que lo conforman y herramientas que utilizan.
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