BAB IV PENDANAAN 4.1.
Sumber Dana Sumber dana untuk kegiatan Program Sai Bumi Serasan Segawe (PSBSS) berasal dari : a. b. c. d. e.
Swadaya masyarakat; APBN; APBD Kabupaten; APBD Desa; Kontribusi dunia usaha/swasta (Corporate Social Responsibility /CSR) dan f. Sumber lain yang tidak mengikat. 4.2.
Peruntukan Dana a. Bantuan Langsung Masyarakat (BLM) Adalah dana yang digunakan pemberdayaan masyarakat.
untuk
mendanai
kegiatan
b. Dana Operasional Kegiatan (DOK) Dana yang digunakan untuk mendukung kelancaran perencanaan dan pelaksanaan kegiatan. c. Peningkatan Kapasitas Dana yang digunakan untuk membiayai berbagai kegiatan pelatihan baik untuk pelatihan pelaku-pelaku masyarakat maupun aparatur pemerintah.
BAB V PELAKU PROGRAM 5.1.
Pelaku
Panduan Program Sai Bumi Serasan Segawe (PPSBSS) Kab. Mesuji Tahun 2013
Page 24
5.1.1. Tingkat Kabupaten Penyelenggaraan Penguatan Pengintegrasian di Kabupaten dilaksanakan oleh : a.
Bupati, yang dibantu oleh SKPD Kabupaten dengan dukungan dari Setrawan Kabupaten dan Fasilitator Kabupaten Program SBSS. Dewan Perwakilan Rakyat Daerah (DPRD), sebagai institusi dan atau individu anggota sesuai peraturan perundangan dan tata tertib DPRD.
b.
5.1.2. Tingkat Kecamatan Penyelenggaraan Program SBSS di Kecamatan dilaksanakan oleh Camat, yang dibantu oleh Kasi PMD, Setrawan Kecamatan, Pendamping Masyarakat, Fasilitator Program SBSS, BKAD, dan UPK, dengan lebih meningkatkan peran Instansi Sektor Kecamatan. 5.1.3. Tingkat Desa Penyelenggaraan Program SBSS di desa dilaksanakan oleh Kepala Desa, yang dibantu oleh LPMD dan KPMD, BPD dan Lembaga Kemasyarakatan Desa.
5.2.
Tugas Dan Tanggung Jawab Pelaku 5.2.1. Kabupaten a. Tugas dan tanggungjawab Bupati adalah :
Menyediakan dana Program SBSS dan Administrasi pembinaan; Menyediakan dana ADD sesuai ketentuan yang berlaku; Menerbitkan SK Satker yang terkait dengan proses pencairan dan penyaluran dana. Menetapkan kebijakan dan atau menerbitkan peraturan tentang penguatan Program SBSS. Bersama DPRD, menerbitkan Perda yang mendukung
Panduan Program Sai Bumi Serasan Segawe (PPSBSS) Kab. Mesuji Tahun 2013
Page 25
bagi penguatan program pembangunan partisipatif. Menetapkan Setrawan Kabupaten dan Kecamatan. Membuat SK Pendampingan Masyarakat Menyelenggarakan Musrenbang Kabupaten.
b. Tugas dan tanggungjawab SKPD adalah :
Mendorong peningkatan pelaksanaan Program SBSS. Menindaklanjuti hasil-hasil Musrenbang dalam Renja SKPD. Mensosialisasikan arah kebijakan SKPD.
c. Tugas dan tanggung jawab Satker Kabupaten adalah:
Mengendalikan pelaksanaan kegiatan di kabupaten agar sesuai dengan tujuan Program SBSS; Mensosialisasikan kebijakan Program SBSS kepada semua pelaku yang terlibat di kabupaten; Melakukan pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kegiatan Program SBSS; Melaksanakan rapat-rapat Koordinasi di tingkat kabupaten; Menyusun laporan berkala untuk disampaikan kepada Bupati.
d. Tugas dan tanggung jawab Setrawan Kabupaten adalah:
Bersama Satker Kabupaten menyusun dan merumuskan kebijakan Penguatan Program SBSS di tingkat Kabupaten; Memfasilitasi Peningkatan Kapasitas Setrawan Kecamatan; Melakukan Monitoring dan Evaluasi pelaksanaan kegiatan Program SBSS; Memfasilitasi pertemuan/rapat dengan Kepala Daerah dan Instansi terkait Daerah; Membantu Satker Kabupaten menyusun Laporan pelaksananan Program SBSS; Membantu Satker Kabupaten menyelenggarakan kegiatan peningkatan kapasitas bagi pelaku; Membantu Satker Kabupaten menyosialisasikan
Panduan Program Sai Bumi Serasan Segawe (PPSBSS) Kab. Mesuji Tahun 2013
Page 26
kebijakan Program SBSS Kecamatan diwilayah tugasnya.
kepada
Pemerintah
e. Tugas dan Tanggungjawab Fasilitator Kabupaten :
Memfasilitasi pelaksanaan kegiatan Program SBSS. Memfasilitasi efektivitas kegiatan sosialisasi pelaksanaan Program SBSS. Menggalang dukungan dan mendorong pendayagunaan potensi berbagai pihak untuk peningkatan pelaksanaan Program SBSS. Memberikan bimbingan dan dukungan teknis kepada Pelaku Program SBSS, baik ditingkat Kabupaten dan Kecamatan. Mendorong Pemerintah Kabupaten menyusun Peraturan Daerah yang sesuai dengan kebutuhan penguatan pelaksanaan Program SBSS. Merancang dan memfasilitasi proses pelatihan, workshop, semiloka dan lain sebagainya, agar terlaksana secara efektif. Mengevaluasi pelaksanaan kegiatan Program SBSS Memastikan tersedianya data-data kegiatan Program SBSS. Menyusun panduan dan rancangan pelatihan sesuai kebutuhan lapangan. Membantu penyusunan laporan pelaksanaan kegiatan Program SBSS.
5.2.2. Kecamatan a. Tugas dan tanggung jawab Camat adalah:
Mengkoordinasikan pelaksaaan kegiatan Program SBSS di wilayah tugasnya; Menyelenggarakan Musrenbang Kecamatan; Memantau dan mengevaluasi pelaksanaan kegiatan Program SBSS; Membantu penyelesaian masalah yang terjadi, terkait dengan pelaksanaan kegiatan Program SBSS di wilayah tugasnya; Melaksanakan urusan administratif berkenaan dengan
Panduan Program Sai Bumi Serasan Segawe (PPSBSS) Kab. Mesuji Tahun 2013
Page 27
pelaksanaan Program SBSS; Menilai kinerja Pelaksanaan Program SBSS di Desa dan kecamatan wilayah tugasnya.
b. Tugas dan tanggung jawab Kasi PMD adalah:
Mengoordinasikan pelaksanaan kegiatan Program SBSS; Melaksanakan kegiatan manajemen Penguatan Program SBSS, yang meliputi kegiatan sosialisasi, perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan dan pengendalian; Memfasilitasi Pemerintah Desa menyusun dan menetapkan Perkam tentang RPJM-Desa; Memastikan Pemerintah Desa menetapkan Perdes tentang APBD-Desa; Menyusun laporan bulanan kegiatan Program SBSS kepada Satker Kabupaten dengan tembusan kepada Camat; Melaksanakan pengawasan teknis dan administrasi; Melakukan pembinaan terhadap kinerja LPMK; Memfasilitasi pelaksanaan Musrenbang Kecamatan dan Desa.
c. Tugas dan Tanggung jawab Setrawan (Kecamatan) adalah: Membantu pelaksanaan tugas Kasi PMD; Memantau dan memberikan bimbingan terkait dengan pelaksanaan kegiatan dilapangan; Memasyarakatkan kebijakan Program SBSS. Mendorong peningkatan mutu proses dan hasil perencanaan partisipatif; Mendorong peningkatan proses Musrenbang Desa. d. Tugas dan tanggung jawab Fasilitator Kecamatan adalah: Mensosialisasikan kebijakan Program SBSS kepada pemerintah kecamatan, Desa dan masyarakat. Memberikan pembekalan tentang kebijakan Program SBSS kepada para pelaku di tingkat Desa dan kecamatan; Memantau dan membimbing pelaksanaan kegiatan Pengkajian Keadaan Desa (PKD);
Panduan Program Sai Bumi Serasan Segawe (PPSBSS) Kab. Mesuji Tahun 2013
Page 28
Memfasilitasi peninjauan ulang atau penyusunan RPJM Desa; Memfasilitasi pemerintah Desa menyusun APBDesa dan Peraturan Desa; Memantau dan memfasilitasi pelaksanaan Musrenbang Desa dan Kecamatan; Membantu Pelaksanaan Musrenbang Desa; Memeriksa dan membimbing pengurus UPK dalam mengelola keuangan program; Membantu pelaksanaan Musrenbang Kecamatan; Bersama dengan BKAD memastikan terbentuknya dan memfasilitasi pelaksanaan tugas Tim Pelatih Masyarakat Memfasilitasi pelaksanaan kegiatan peningkatan kapasitas/ pelatihan bagi pelaku; Memfasilitasi penyusunan Perdes tentang APB-Desa dan Perdes lainnya sesuai kebutuhan; Memfasilitasi terlaksananya Laporan Keterangan Pertanggung jawaban Kepala Desa di rapat BPK; Memfasilitasi peningkatan proses pelaksanaan dan kualitas hasil Musrenbang Desa dan Kecamatan; Menyampaikan laporan rutin dan insidentil berkenaan dengan pelaksanaan kegiatan.
e. Tugas dan Tanggung Jawab Pendamping Masyarakat adalah :
Mensosialisasikan kebijakan pengintegrasian kepada pemerintah kecamatan, Desa atau sebutan lain dan masyarakat; Memberikan pembekalan tentang kebijakan pengintegrasian kepada para pelaku di tingkat Desa atau sebutan lain; Memantau dan membimbing pelaksanaan kegiatan Pengkajian Keadaan Desa; Memfasilitasi peninjauan ulang atau penyusunan RPJMDesa dan RKP Desa atau sebutan lain; Memfasilitasi pemerintah Desa menyusun APB Desa dan Peraturan Desa; Memantau dan memfasilitasi pelaksanaan Musrenbang Desa dan Kecamatan;
Panduan Program Sai Bumi Serasan Segawe (PPSBSS) Kab. Mesuji Tahun 2013
Page 29
Memfasilitasi pengintegrasian Musdes Perencanaan ke dalam Musrenbang Desa; Memeriksa dan membimbing pengurus UPK mengelola keuangan program; Memfasilitasi masyarakat menyampaikan aspirasi melalui Hearing DPRD; Membimbing pelaku di Desa menyusun RAB dan Design usulan program serta usulan reguler; Membantu memfasilitasi pengintegrasian MAD Prioritas & Pendanaan ke dalam Musrenbang Kecamatan; Memastikan terbentuknya dan memfasilitasi pelaksanaan tugas Tim Pemelihara; Bersama TPM memfasilitasi dan memperkuat adanya Kader Teknis setiap desa; Memantau dan mensupervisi pelaksanaan kegiatan pembangunan sarana pasarana; Memfasilitasi penyelesaian masalah-masalah dalam pelaksanaan kegiatan pembangunan sarana prasarana; Memfasilitasi peningkatan proses pelaksanaan dan kualitas hasil Musrenbang Desa dan Kecamatan; Memantau, membimbing dan mengevaluasi kinerja KPMD dan lembaga-lembaga pelaku kegiatan; Menyampaikan laporan rutin dan insidentil berkenaan dengan pelaksanaan kegiatan.
f. Tugas dan Tanggung jawab BKAD adalah:
Mensosialisasikan kebijakan Program SBSS; Memantau dan memberikan bimbingan kepada pelaku terkait dengan pelaksanaan Program SBSS; Memfasilitasi peningkatan proses pelaksanaan dan kualitas hasil Musrenbang Desa dan Kecamatan; Meningkatkan kerjasama antar Desa untuk menguatkan pelaksanaan Program SBSS; Memberikan arahan kepada TPM dalam pelaksanaan kegiatan peningkatan kapasitas.
g. Tugas dan tanggung jawab UPK adalah:
Bertanggung jawab terhadap kegiatan Program SBSS;
pengelolaan
Panduan Program Sai Bumi Serasan Segawe (PPSBSS) Kab. Mesuji Tahun 2013
dana
Page 30
Bertanggung jawab terhadap pengelolaan administrasi dan pelaporan seluruh transaksi keuangan pelaksanaan kegiatan Program SBSS; Bertanggung jawab terhadap pengelolaan dokumen pelaksanaan kegiatan Program SBSS; Memberikan laporan secara rutin pelaksanaan pengelolaan keuangan kegiatan Program SBSS kepada Satker melalui Kasi PMD.
5.2.3. Desa a. Tugas dan tanggung jawab Kepala Desa adalah:
Mengkoordinasikan pelaksanaan kegiatan Program SBSS; Memasyarakatkan kebijakan Program SBSS; Melaksanakan penyusunan RPJMDesa; Menyelenggarakan Musrenbang Desa; Menyusun Rancangan APB-Desa; Bersama BPD menetapkan Perdes tentang RPJMDesa, APB-Desa dan Perdes lainnya yang dibutuhkan; Menyusun Laporan Keterangan Pertanggungjawaban Desa; Menjamin kelancaran pelaksanaan kegiatan Program SBSS; Memfasilitasi penyelesaian masalah yang terjadi dalam masyarakat berkaitan dengan pelaksanaan Program SBSS; Melaksanakan tugas administratif terkait dengan pelaksanaan kegiatan Program SBSS.
b. Tugas dan tanggung jawab BPD adalah :
Bersama Kades menetapkan Perdes; Melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan Perdes; Menampung dan menyalurkan aspirasi masyarakat; Memasyarakatkan kebijakan Program SBSS; Melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan kegiatan Program SBSS; Memberikan saran-saran perbaikan bagi pelaksanaan
Panduan Program Sai Bumi Serasan Segawe (PPSBSS) Kab. Mesuji Tahun 2013
Page 31
kegiatan dilapangan. c. Tugas dan tanggung jawab LPMD adalah:
Membantu dan menjadi mitra Pemerintah Desa dalam memberdayakan masyarakat; Memfasilitasi penyusunan rencana pembangunan secara partisipatif; Melaksanakan, mengendalikan, memanfaatkan, memelihara dan mengembangkan pembangunan secara partisipatif; Menggerakkan dan mengembangkan partisipasi, gotong royong, dan swadaya masyarakat; Menumbuhkembangkan kondisi dinamis masyarakat dalam rangka pemberdayaan masyarakat.
d. Tugas dan tanggung jawab KPMD adalah :
Membantu LPMD melaksanakan tugas-tugasnya; Memfasilitasi masyarakat dalam proses perencanaan partisipatif; Membantu Kades dalam penyusunan Rancangan RPJMDesa; Membantu Kades dalam penyelenggaraan Musrenbang Desa; Memasyarakatkan kebijakan Program SBSS.
e. Tim Pengelola Kegiatan (TPK) TPK berasal dari anggota masyarakat yang dipilih melalui musyawarah desa yang secara umum mempunyai fungsi dan peran untuk mengelola dan melaksanakan Program Sai Bumi Serasan Segawe (PSBSS). TPK terdiri dari Ketua sebagai penanggung jawab operasional kegiatan di desa, mengoordinasikan pelaksanaan kegiatan di lapangan dan pengelolaan administrasi serta keuangan program. Sekretaris dan Bendahara membantu Ketua TPK terutama dalam masalah administrasi dan keuangan. Jika memang diperlukan, TPK dapat menambah tenaga atau anggota sesuai bidang kegiatan yang diperlukan. Tambahan anggota
Panduan Program Sai Bumi Serasan Segawe (PPSBSS) Kab. Mesuji Tahun 2013
Page 32
atau tenaga dapat dipilih pada saat musyawarah desa informasi hasil musyawarah antar desa penetapan usulan. Tugas dan Tanggung jawab TPK adalah : a. mengelola dan melaksanakan kegiatan yang didanai oleh Program Sai Bumi Serasan Segawe (PSBSS) secara terbuka dan melibatkan masyarakat, dalam hal : - pembuatan rencana kerja detail dan Rencana Penggunaan Dana (RPD) untuk memanfaatkan biaya pelaksanaan kegiatan. - penyiapan dokumen administrasi sesuai ketentuan pada buku PTO dan penjelasannya. - pembuatan rencana dan pelaksanaan
proses
pengadaan bahan dan alat, mengoordinasikan tenaga kerja, pembayaran insentif dan bahan sesuai ketentuan. - memastikan bahwa tenaga kerja berasal dari RTM diutamakan. - pemeriksaan hasil
kerja
dan
penerimaan
bahan
kemudian mengajukan sertifikasi untuk mendapat persetujuan dari Fasilitator Kecamatan / Pendamping Masyarakat (PM), - pengawasan dan pengendalian kualitas pekerjaan, - pembuatan laporan bulanan, b. menyelenggarakan musyawarah desa yang diperlukan termasuk musyawarah dalam rangka perubahan kegiatan jika terjadi perubahan pekerjaan, c. menyelenggarakan dan menyampaikan laporan pertanggungjawaban dana Program Sai Bumi Serasan Segawe (PSBSS) dan kemajuan pelaksanaan kegiatan setiap tahap pencairan dana melalui pertemuan musyawarah desa dan menempelkan data di papan informasi, d. menyelenggarakan dan melaporkan pertanggungjawaban seluruh penggunaan dana Program Sai Bumi Serasan Segawe (PSBSS) dan hasil akhir pelaksanaan kegiatan
Panduan Program Sai Bumi Serasan Segawe (PPSBSS) Kab. Mesuji Tahun 2013
Page 33
Program Sai Bumi Serasan Segawe (PSBSS) melalui pertemuan musyawarah desa, e. membuat dan menandatangani Surat Pernyataan Penyelesaian Pelaksanaan Kegiatan (SP3K) bersama PJOK. f. membuat rencana operasional dan pemeliharaan aset hasil kegiatan Program Sai Bumi Serasan Segawe (PSBSS). Ketua TPK Ketua TPK sebagai penanggung jawab operasional kegiatan di desa. Tugas dan tanggung jawabnya adalah: a. melaksanakan pengendalian terhadap pelaksanaan kegiatan Program Sai Bumi Serasan Segawe (PSBSS) di desa b. menjelaskan maksud dan tujuan Program Sai Bumi Serasan Segawe (PSBSS) kepada masyarakat c. memeriksa dan menandatangani rencana kerja detail dan RPD d. memeriksa dan menandatangani hasil sertifikasi setiap tahapan kegiatan bersama Fasilitator Kecamatan / Pendamping Masyarakat (PM) e. memimpin TPK dalam rapat perencanaan, pra pelaksanaan dan evaluasi. f. memeriksa buku kas umum dan mendorong penyelenggaraan administrasi yang tertib dan transparan. g. membuat dan menandatangani Berita Acara Revisi hasil musyawarah desa, jika terjadi perubahan pekerjaan dari rencana. h. menandatangani berkas-berkas penarikan dan pencairan dana. i. memeriksa dan menandatangani laporan bulanan. j. menandatangani Surat Perjanjian Pemberian Bantuan (SPPB), Buku Kas Umum, Laporan Penyelesaian Pelaksanaan Kegiatan (LP2K), Surat Pernyataan Kesanggupan Menyelesaikan Pekerjaan (SPKMP), Surat Pernyataan Penyelesaian Pelaksanaan Kegiatan (SP3K),
Panduan Program Sai Bumi Serasan Segawe (PPSBSS) Kab. Mesuji Tahun 2013
Page 34
k. mendorong setiap kelompok penerima manfaat untuk bertanggung jawab dalam operasional dan pemeliharaan kegiatan yang sudah dibangun atau dikerjakan l. mempelajari dan menanggapi terhadap catatan Fasilitator Kecamatan atau Pendamping Masyarakat (PM) di Buku Bimbingan, meneruskan bimbingan kepada anggota TPK yang bersangkutan, m. wajib menyampaikan informasi yang dibutuhkan untuk keperluan audit Program Sai Bumi Serasan Segawe (PSBSS) Sekretaris Tugas dan tanggung jawab sekretaris TPK meliputi: a. membantu Ketua TPK dalam melaksanakan tugas-tugas administratif b. mengisi formulir, membuat surat serta administrasi lain yang diperlukan oleh TPK c. menyajikan informasi tentang kegiatan Program Sai Bumi Serasan Segawe (PSBSS) dan laporan penggunaan dana kepada masyarakat melalui papan informasi, d. memperbarui informasi dan laporan penggunaan dana yang ditempel dalam papan informasi e. mengadministrasikan dan mengarsipkan seluruh dokumen dan berkas administrasi Program Sai Bumi Serasan Segawe (PSBSS), f. menghitung HOK dan besarnya insentif berdasarkan daftar hadir pekerja dari mandor atau kepala kelompok g. membantu Ketua TPK dalam pengisian format Laporan Bulanan, h. memelihara / menjaga semua arsip. i. mengikuti pelatihan-pelatihan yang diberikan oleh Fasilitator Kecamatan atau Pendamping Masyarakat (PM) j. membuat catatan seluruh aktivitas dan administrasi yang berkaitan dengan kegiatan Program Sai Bumi Serasan Segawe (PSBSS) Bendahara
Panduan Program Sai Bumi Serasan Segawe (PPSBSS) Kab. Mesuji Tahun 2013
Page 35
Tugas dan tanggung jawab bendahara TPK meliputi : a. menyimpan dan menjaga uang kas kegiatan Program Sai Bumi Serasan Segawe (PSBSS) b. menyiapkan kuitansi-kuitansi setiap pembayaran dalam kegiatan Program Sai Bumi Serasan Segawe (PSBSS), c. melaksanakan pembayaran insentif langsung kepada pekerja/masyarakat dan pembayaran bahan kepada suplier setelah diketahui dan disetujui oleh Ketua TPK, d. melaksanakan pencatatan pada Buku Kas Umum (BKU) setiap penerimaan dan pengeluaran sesuai dengan penggunaannya dan aturan yang telah ditetapkan, e. membantu Ketua TPK membuat Rencana Penggunaan Dana (RPD) dan Laporan Penggunaan Dana (LPD) f. melengkapi LPD dengan semua bukti-bukti pembayaran dan nota penerimaan barang, g. menyiapkan administrasi untuk pengajuan dan pengambilan dana Program Sai Bumi Serasan Segawe (PSBSS), h. menyiapkan data-data keuangan Program Sai Bumi Serasan Segawe (PSBSS) sebagai bahan pembuatan laporan bulanan oleh Ketua TPK, i. menjaga dan memelihara arsip semua tanda bukti pembelian dan pembayaran j. mengikuti pelatihan-pelatihan yang diberikan oleh Fasilitator Kecamatan atau Pendamping Masyarakat (PM) Kriteria Anggota TPK Kriteria yang diperlukan untuk menjadi anggota TPK meliputi : a. warga desa setempat, terutama yang dikenal dan mengenal sebagian besar warga desa. b. mempunyai cukup waktu untuk melaksanakan tugasnya. c. mempunyai pengetahuan tentang peta desa dan arah pembangunan desa, serta peduli terhadap pembangunan di desanya. d. sabar dan mampu mengendalikan diri/ memiliki moralitas yang tinggi
Panduan Program Sai Bumi Serasan Segawe (PPSBSS) Kab. Mesuji Tahun 2013
Page 36
e. menghargai pendapat orang lain dan tidak memihak kepada kelompok tertentu. f. diterima dan dihargai semua kalangan masyarakat. g. lancar dalam melaksanakan tugas-tugas administratif Kriteria khusus untuk tenaga/anggota tambahan adalah : mempunyai pengalaman dibidang kegiatan yang didanai Program Sai Bumi Serasan Segawe (PSBSS) di desa tersebut. Proses pemilihan TPK : Untuk mendapatkan anggota TPK yang memenuhi kriteria, berikut acuan pemilihannya : a. sebelum pelaksanaan musyawarah desa sosialisasi, - memastikan informasi kebutuhan TPK telah tersebar di masyarakat baik melalui papan informasi maupun media informasi lainnya. Informasi yang diumumkan menerangkan bahwa pemilihan pengurus TPK dilakukan pada musyawarah desa sosialisasi. - melakukan identifikasi kebutuhan TPK dengan menampung nama-nama calon TPK dari setiap desa. b. pada saat pelaksanaan Musyawarah Desa Sosialisasi, - menjelaskan peran, tugas tanggung jawab dan kriteria TPK - menuliskan daftar nama calon TPK hasil identifikasi - memfasilitasi
peserta
musyawarah
desa
untuk
membahas calon-calon TPK yang sudah ada, apakah akan ditambah atau dikurangi berdasarkan kriteria yang ada. Calon-calon hasil pembahasan ini selanjutnya diminta maju ke depan untuk menunjukkan komitmen dan kesanggupan menjalankan tugas-tugasnya, sebelum ditetapkan sebagai calon TPK yang akan dipilih langsung oleh peserta musyawarah desa. memfasilitasi proses pemilihan TPK secara tertutup, dimana setiap peserta musyawarah desa memilih satu nama calon
Panduan Program Sai Bumi Serasan Segawe (PPSBSS) Kab. Mesuji Tahun 2013
Page 37
untuk jabatan ketua. Selanjutnya dilakukan perhitungan suara. Nama calon yang mendapatkan suara terbanyak ditetapkan sebagai ketua TPK. Proses ini diulangi kembali untuk memilih sekretaris dan bendahara
BAB VI PENGENDALIAN DAN PELAPORAN
6.1.
Pengendalian dan Pelaporan Sebagaimana Peraturan Pemerintah Nomor 39 Tahun 2006 tentang Tata Cara Pengendalian dan Evaluasi Pelaksanaan Rencana Pembangunan. dalam Peraturan Pemerintah ini yang dimaksud dengan: 1. Pengendalian adalah serangkaian kegiatan manajemen yang dimaksud untuk menjamin agar suatu program/kegiatan yang dilaksanakan sesuai dengan rencana yang ditetapkan; 2. Pemantauan adalah kegaitan mengamati perkembangan pelaksanaan rencana pembangunan, mengidentifikasi serta mengantisipasi permasalahan yang timbul dan / atau akan timbul untuk dapat diambil tindakan sedini mungkin; 3. Evaluasi adalah rangkaian membandingkan realisasi masukan (input), keluaran (output), dan hasil (outcome) terhadap rencana dan standar; 4. Pelaporan adalah merupakan salah satu kegiatan yang sangat penting di dalam proses pembangunan. Kegiatan ini dilakukan untuk memberikan informasi yang cepat, tepat, dan akurat kepada pemangku kepentingan sebagai bahan pengambilan keputusan sesuai dengan kondisi yang terjadi serta penentuan kebijakan yang relevan. Adapun tujuan pengendalian terhadap pelaksanaan seluruh proses dan kegiatan Pelaksanaan Program Sai Bumi Serasan Segawe adalah sebagai berikut: a. Menjaga setiap proses Pelaksanaan Program Sai Bumi Serasan Segawe selalu sesuai dengan aturan, prinsip dan kebijakan Pelaksanaan Program Sai Bumi Serasan Segawe
Panduan Program Sai Bumi Serasan Segawe (PPSBSS) Kab. Mesuji Tahun 2013
Page 38
b. Menjaga bahwa hasil-hasil selama tahap perencanaan diperoleh melalui proses dan mekanisme yang benar, c. Mengendalikan pelaksanaan kegiatan sesuai dengan rencana yang telah ditentukan, d. Mengendalikan pemanfaatan dana Pelaksanaan Program Sai Bumi Serasan Segawe agar sesuai dengan yang direncanakan dan dikelola secara transparan. e. Menjaga kualitas dari setiap kegiatan yang dilaksanakan agar memuaskan dan memenuhi kriteria yang telah ditetapkan, f. Mengendalikan agar setiap pelaku Pelaksanaan Program Sai Bumi Serasan Segawe dapat menjalankan tugas dan tanggung jawabnya secara baik sesuai dengan fungsinya masing-masing. Strategi dasar dalam pengendalian Pelaksanaan Program Sai Bumi Serasan Segawe adalah : a. Semua pihak terkait melakukan pemantauan secara obyektif dan mampu memberikan umpan balik terhadap setiap proses dan kegiatan yang dilaksanakan, b. Pelaku Pelaksanaan Program Sai Bumi Serasan Segawe di semua tingkatan menjalankan mekanisme pelaporan baik formal maupun informal dengan disiplin, akurat dan efektif termasuk jika ditemui kendala dan masalah, c. Harus ada pemeriksaan yang detail dan akurat sesuai dengan mekanisme yang ditetapkan terhadap setiap proses dan tahapan kegiatan yang dilaksanakan, d. Pengawasan yang ketat dan tegas terhadap setiap proses dan kegiatan pada setiap tahapan yang dilaksanakan, e. Setiap saat dilakukan evaluasi untuk meningkatkan kinerja serta menegakkan aturan dengan pemberian sanksi. 6.2.
Pemantauan Pemantauan adalah kegiatan pengumpulan informasi yang dilakukan secara periodik untuk memastikan apakah suatu kegiatan sudah dilaksanakan sesuai dengan rencana. Tujuan pemantauan juga untuk memastikan pelaksanaan kegiatan sesuai dengan prinsip dan prosedur Pelaksanaan Program Sai Bumi Serasan Segawe Selain itu pemantauan juga ditujukan untuk melihat kinerja semua pelaku Pelaksanaan Program Sai Bumi Serasan Segawe
Panduan Program Sai Bumi Serasan Segawe (PPSBSS) Kab. Mesuji Tahun 2013
Page 39
Pemantauan adalah proses yang terus menerus dilakukan sepanjang tahapan Pelaksanaan Program Sai Bumi Serasan Segawe dimulai dari pelatihan dan sosialisasi, perencanaan, pelaksanaan dan pelestarian. Hasil dari kegiatan pemantauan digunakan untuk memperbaiki kualitas pelaksanaan dan penyesuaian terhadap perencanaan. Hasil pemantauan ini menjadi input untuk evaluasi terhadap pelaksanaan program maupun dasar pembinaan atau dukungan teknis kepada pelaku Pelaksanaan Program Sai Bumi Serasan Segawe dan masyarakat. Pemantauan merupakan rangkaian kegiatan yang harus dilakukan oleh setiap pelaku Pelaksanaan Program Sai Bumi Serasan Segawe yaitu: masyarakat, aparat pemerintahan di berbagai tingkatan, konsultan, fasilitator, LSM, wartawan, lembaga donor, dll. Jenis Kegiatan pemantauan dalam Pelaksanaan Program Sai Bumi Serasan Segawe meliputi: A.1. Pemantauan Partisipatif oleh Masyarakat Adalah pemantauan terhadap pelaksanaan program yang dilakukan oleh masyarakat sendiri. Masyarakat adalah pemilik proses dari suatu kegiatan program, dan mereka bertanggungjawab untuk memantau proses kegiatan program tersebut. Masyarakat diberi kesempatan untuk memilih dan membentuk kelompok/tim khusus yang akan melakukan pemantauan melalui forum musyawarah desa. Semua anggota kelompok berasal dari masyarakat desa dan bekerja secara sukarela demi kepentingan masyarakat desanya. Diharapkan anggota tim ini terdiri dari warga dusun yang ada serta merupakan tokoh agama/adat/masyarakat setempat. Mereka mewakili masyarakat untuk mengawasi pelaksanaan kegiatan Pelaksanaan Program Sai Bumi Serasan Segawe di desanya. Dalam pelaksanaan Pelaksanaan Program Sai Bumi Serasan Segawe musyawarah desa juga menetapkan Tim Monitoring Desa yang berperan dalam pemantauan kegiatan Pelaksanaan Program Sai Bumi Serasan Segawe di tingkat desa. Disamping itu BPD dapat melakukan pemantauan dan pengawasan sesuai peran dan kewenangannya.
Panduan Program Sai Bumi Serasan Segawe (PPSBSS) Kab. Mesuji Tahun 2013
Page 40
A.2. Pemantauan oleh Pemerintah Adalah kegiatan pemantauan yang dilakukan oleh pemerintah sesuai tingkatannya. Dana Pelaksanaan Program Sai Bumi Serasan Segawe adalah bagian dari Anggaran Belanja Negara dan Daerah, sehingga pemerintah memiliki tanggung jawab untuk memastikan bahwa Pelaksanaan Program Sai Bumi Serasan Segawe berjalan sesuai prinsip dan prosedur serta dipakai sebagaimana mestinya. Semua aparatur pemerintah yang terlibat dalam Pelaksanaan Program Sai Bumi Serasan Segawe (Tim Koordinasi, Bupati, Camat, Kepala Desa, Satker, dll) mempunyai tugas untuk memantau pelaksanaan Pelaksanaan Program Sai Bumi Serasan Segawe. Aparatur pemerintah sesering mungkin mengunjungi lapangan, baik secara rutin maupun berkala untuk membantu memfasilitasi penyelesaian masalah. Mereka bisa melihat dan memeriksa masalah-masalah ataupun isu yang ada serta dapat memeriksa beberapa hal yang juga tugas pemantauan konsultan. A.3. Pemantauan oleh Konsultan Adalah kegiatan pemantauan yang dilakukan oleh konsultan atau fasilitator / pendamping masyarakat. Konsultan pusat, konsultan wilayah, konsultan kabupaten mempunyai tanggung jawab untuk memantau kegiatan Pelaksanaan Program Sai Bumi Serasan Segawe. Mereka wajib melakukan pemeriksaan untuk dapat mengetahui apakah pelaksanaan setiap tahapan kegiatan sudah berjalan sesuai dengan rencana, dan apakah prinsip maupun prosedur Pelaksanaan Program Sai Bumi Serasan Segawe juga diterapkan dengan benar. Pemeriksaan yang perlu dilakukan oleh konsultan atau fasilitator / pendamping masyarakat meliputi: a Penerapan prinsip dan prosedur Pelaksanaan Program Sai Bumi Serasan Segawe apakah sudah diterapkan dengan benar
Panduan Program Sai Bumi Serasan Segawe (PPSBSS) Kab. Mesuji Tahun 2013
Page 41
b Apakah masyarakat telah berpartisipasi dalam setiap tahapan c Apakah dokumentasi dan administrasi / pembukuan kegiatan tercatat dan tersimpan dengan baik dan benar (sesuai peruntukkannya) d Apakah kualitas hasil pelaksanaan kegiatan cukup memadai e Apakah proses pelestarian hasil kegiatan telah berjalan A.4.
Pemantauan oleh Pihak Lain Adalah pemantauan yang dilakukan secara independen, oleh organisasi atau pihak lain. Pemantauan oleh pihak lain berisi kumpulan data dan informasi tentang Pelaksanaan Program Sai Bumi Serasan Segawe dari pihak lain. Pelaksanaan Program Sai Bumi Serasan Segawe memasukan kegiatan pemantauan oleh pihak lain sehingga program bisa menerima sudut pandang yang berbeda dari pihak luar, yaitu pihak independen yang mungkin memiliki pandangan lebih obyektif atau sudut pandang yang berbeda dari para pelaksana program. Pemantauan eksternal dilakukan oleh DPR/DPRD, LSM, Wartawan, dll. Keberadaan pemantau dari pihak lain bersama pelaku-pelaku Pelaksanaan Program Sai Bumi Serasan Segawe diharapkan akan terjadi sinergi yang mendorong terjadinya forum lintas pelaku dalam rangka pembelajaran program pemberdayaan masyarakat.
6.3. Pelaporan Pelaporan merupakan proses penyampaian data dan atau informasi mengenai perkembangan atau kemajuan setiap tahapan dari pelaksanaan program, kendala atau permasalahan yang terjadi, penerapan dan pencapaian dari sasaran atau tujuan Pelaksanaan Program Sai Bumi Serasan Segawe. Mekanisme pelaporan dalam pelaksanaan Program Sai Bumi Serasan Segawe dilakukan melalui jalur struktural dan jalur fungsional, sebagai upaya untuk mempercepat proses penyampaian data dan atau informasi dari lapangan atau desa ke tingkat Kecamatan, Kabupaten, Provinsi dan Pusat. Jenis Laporan terdiri dari : 1) Laporan Administratif;
Panduan Program Sai Bumi Serasan Segawe (PPSBSS) Kab. Mesuji Tahun 2013
Page 42
2) Laporan Program yang sesuai dengan ketentuan masingmasing program. 6.4. Evaluasi Evaluasi dalam Pelaksanaan Program Sai Bumi Serasan Segawe dilakukan untuk menilai hasil pelaksanaan kegiatan yang telah dilakukan oleh desa-desanya dan di tingkat antar desa, termasuk didalamnya adalah kinerja dari para pelaku Pelaksanaan Program Sai Bumi Serasan Segawe. Hasil dari pemantauan, pemeriksaan dan pengawasan dapat dijadikan dasar dalam evaluasi pelaksanaan program di desa maupun di kecamatan. Selain itu dapat juga dilihat dari isi laporan dengan berpegang pada rencana kriteria dan standar yang ditentukan. Hasil evaluasi dapat dijadikan sebagai dasar upaya perbaikan terhadap kelemahan dan mengatasi hambatan yang terjadi. Apabila dari hasil penilaian isi laporan dinyatakan terjadi penyimpangan dari rencana, kriteria dan standar yang ditentukan, maka dilakukan pengecekan ke lapangan, melalui berbagai sumber yang dapat dipercaya. Sementara itu di tingkat keprograman juga dilakukan serangkaian kegiatan evaluasi. Kegiatan evaluasi dilakukan pada saat tertentu (bisa dilakukan di pertengahan atau pada akhir tahun program atau siklus). Kegiatan evaluasi yang dilakukan perlu diketahui juga oleh pelakupelaku di lapangan. Evaluasi didasarkan atas pencapaian terhadap tujuan dari Pelaksanaan Program Sai Bumi Serasan Segawe, indikator yang dipakai dalam evaluasi sebagai berikut: 1) Adanya regulasi yang mendorong penguatan sistem manajemen pembangunan partisipatif 2) Adanya Alokasi Dana Desa (ADD) 3) Meningkatnya peran serta masyarakat dalam pelaksanaan pembangunan di daerah 4) Meningkatnya keterbukaan dalam pengelolaan kegiatan pembangunan 5) Menurunnya prosentase penduduk miskin 6) Meningkatnya keterlibatan perempuan dalam perencanaan, pelaksanaan dan evaluasi kegiatan pembangunan
Panduan Program Sai Bumi Serasan Segawe (PPSBSS) Kab. Mesuji Tahun 2013
Page 43
7) Diakomodasikannya aspirasi masyarakat ke dalam rencana kerja pemerintah dan atau rencana kerja SKPD 8) Terintegrasinya proses partisipatif, proses politik, dan proses teknokratik dalam perencanaan program dan perencanaan anggaran 6.5. Pengaduan dan Penanganan Masalah Setiap pengaduan dan keluhan yang muncul dari masyarakat harus segera ditanggapi secara serius dan proposional serta tidak terlalu lama dibiarkan. Munculnya pengaduan terhadap pelaksanaan kegiatan merupakan wujud kontrol sosial atau pengawasan oleh masyarakat. Pengaduan terhadap Pelaksanaan Program Sai Bumi Serasan Segawe dapat dilakukan secara tertulis dan/atau langsung kepada pihak-pihak terkait sesuai dengan ketentuan masing-masing program yang termasuk dalam PSBSS. Dalam menangani setiap pengaduan dan permasalahan dilakukan berdasarkan prinsip-prinsip : a
Rahasia, identitas yang melaporkan (pelapor) pengaduan harus dirahasiakan. b Berjenjang, semua pengaduan ditangani pertama kali oleh pelaku Pelaksanaan Program Sai Bumi Serasan Segawe di jenjang keberadaan subyek yang diadukan. Jadi bila permasalahan muncul di tingkat Desa, maka pertama kali yang bertanggung jawab untuk menanganinya adalah masyarakat desa tersebut difasilitasi oleh Setrawan, Pendamping Masyarakat, Pendamping Lokal, Kader Desa, dan Kepala Desa. Pelaku di jenjang atasnya memantau perkembangan penanganan. Bila pelaku di jenjang keberadaan subyek tidak berhasil menangani pengaduan, maka pelaku di jenjang atasnya memberi rekomendasi penyelesaian atau bahkan turut memfasilitasi proses penyelesaiannya. c Transparansi dan Partisipatif, artinya sejauh mungkin masyarakat harus diberitahu dan dilibatkan dalam proses penanganan pengaduan terhadap masalah yang ada di wilayahnya dengan difasilitasi oleh pendamping masyaralat dan fasilitator atau konsultan. Sebagai pelaku utama Pelaksanaan Program Sai Bumi Serasan Segawe masyarakat harus disadarkan untuk selalu mengontrol jalannya kegiatan secara bertanggung jawab.
Panduan Program Sai Bumi Serasan Segawe (PPSBSS) Kab. Mesuji Tahun 2013
Page 44
d
Proporsional, artinya penanganan sesuai dengan cakupan kasusnya. Jika kasusnya hanya berkaitan dengan prosedur, maka penanganannyapun harus pada tingkatan prosedur saja. Jika permasalahannya berkaitan dengan prosedur dan penyalahgunaan dana, maka masalah atau kasus yang ditangani tidak hanya masalah prosedur saja atau penyalahgunaan dana saja. e Objektif, sedapat mungkin dalam penanganan pengaduan, di tangani secara objektif. Artinya pengaduan-pengaduan yang muncul harus selalu diuji kebenarannya, melalui mekanisme uji silang. Sehingga tindakan yang dilakukan sesuai dengan data yang sebenarnya. Tindakan yang dilakukan bukan berdasarkan keberpihakan salah satu pihak, melainkan keberpihakan pada prosedur yang seharusnya dan kekhasan wilayah masing-masing.
BAB VII
Panduan Program Sai Bumi Serasan Segawe (PPSBSS) Kab. Mesuji Tahun 2013
Page 45
PENUTUP Pedoman ini digunakan sebagai acuan dalam perencanaan pembangunan partisipatif di Kabupaten Mesuji. Hal-hal yang belum diatur dalam pedoman ini diharapkan bisa dikembangkan oleh Pemerintah Daerah dengan mengacu pada peraturan perundangan yang berlaku.
MESUJI,
MEI 2013
BUPATI MESUJI
KHAMAMI
Panduan Program Sai Bumi Serasan Segawe (PPSBSS) Kab. Mesuji Tahun 2013
Page 46