Auditoria Interna - Aula 06 by Cead Virtual - Pós-Graduação

AUDITORIA INTERNA

AULA 06 RELATÓRIO COMENTADO DE AUDITORIA: IMPORTÂNCIA, FINALIDADE E TÉCNICAS PARA ELABORAÇÃO.

AULA 06 - RELATÓRIO COMENTADO DE AUDITORIA: IMPORTÂNCIA, FINALIDADE E TÉCNICAS PARA ELABORAÇÃO.

IMPORTÂNCIA DO RELATÓRIO DE AUDITORIA O relatório de auditoria consiste na última etapa a ser cumprida pelo auditor, após ter empregado todas as técnicas, aplicado as normas e haver sistematizado sua auditoria em papéis de trabalho. É na correta elaboração do relatório que ele irá levar a administração de uma entidade, o produto do seu trabalho, considerando que para a organização pouco importa a maneira com que o auditor conduziu o seu trabalho e sim os resultados que a auditoria venha a proporcionar para a empresa. O que não pode ocorrer é que todas as etapas anteriores da auditoria tenham ocorrido como o máximo de esmero e justamente ao final, que seria a coroação de um trabalho desempenhado com o máximo cuidado, o auditor pôr tudo a perder, com textos demasiadamente técnicos, pouco atraentes, pontos levantados sem argumentações lógicas e pior, com erros gramaticais. Por isso, é que o auditor não pode perder e oportunidade de “vender” corretamente a sua imagem e a do seu departamento. Não queremos incentivar que os relatórios sejam fantasiosos, ou enganosos, mas que seu conteúdo agregue valor tanto para a organização, como para quem o fez. Conforme ATTIE (1986), a partir de um relatório adequado a administração pode com isso aprender a aceitar a precisão, a objetividade e o bom senso do auditor e, então, transformar os relatórios de auditoria em necessidade. FINALIDADE A principal finalidade de um relatório de auditor é a de transmitir as informações coletadas no decorrer do trabalho, as observações feitas pela auditoria, além de apresentar as possíveis sugestões de melhoria em relação aos processos atuais. Reside nesta gama de informações que um relatório deve proporcionar, a dificuldade da sua elaboração, considerando ainda se tratar de assunto bastante técnico, como são temas relacionados à contabilidade, impostos, processos operacionais que, normalmente, compõem a tônica dos assuntos tratados em auditoria. O relatório de auditoria deve ter por finalidade proporcionar ao leitor uma interpretação cristalina sobre como andam as operações, controles e registros da empresa, em que o auditor apresentará a sua visão ao leitor e, na medida do possível, sempre acompanhada por sugestões factíveis para a área ou tipo de empresa auditada. Deve-se ter em mente que a pessoa que irá ler o relatório, às vezes, deposita expectativas demasiadas em relação ao trabalho executado pelo auditor, como se no relatório estivessem apontadas todas as soluções dos problemas da sua empresa.

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Não podemos nos olvidar, ainda, de que algumas vezes o leitor do relatório não possui conhecimentos específicos sobre o que está escrito, de tal maneira que o relatório deve ser redigido sempre com a finalidade de ser uma informação autoexplicativa, sem a necessidade de haver uma pessoa como “tradutor” daquilo que está escrito. Técnicas Como o relatório de auditoria deve ser o elo de ligação entre o auditor e os diversos usuários que o recebam, é necessário que seja desenvolvido com técnica e apurado rigor metodológico, de tal sorte que atinja a sua finalidade principal que é a de informar. A destreza no desenvolvimento de um relatório é somente obtida com experiência que, normalmente, é conseguida com muito esforço, dedicação e esmero. Não existe um padrão universal de redação de relatório de auditoria, mas seguindo a linha de raciocínio de Lopes de Sá (2002), é necessário ter como requisitos básicos os seguintes elementos: Clareza O relatório deve ser escrito de forma a ser entendido por quem deve examinálo. Quando destinado à administração, não deve ter excesso de termos técnicos, nem expressões que possam vir a gerar mais dúvidas do que esclarecimentos. A clareza somente é obtida quando, efetivamente, o auditor também entendeu corretamente o que foi auditado, tendo assim propriedade para expressar adequadamente no relatório aquilo que ele vivenciou. O uso de sentenças curtas, palavras comuns, emprego de uma sequência lógica aliada à ausência de omissões de fatos e detalhes importantes, contribuem para a compreensão do relatório. Objetividade A objetividade na redação do relatório de auditoria é muito importante, considerando que, normalmente, para quem ele é direcionado são pessoas extremamente ocupadas e que lêem apenas aquilo que é essencial. Evitar o excesso de informações inúteis, bem como abordar diretamente o assunto, facilitam a leitura e conduzem a relatórios mais diretos e objetivos. Todavia,

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não podemos confundir objetividade com superficialidade, pois relatórios com falta de informações são geralmente mais inúteis do que relatórios mais abrangentes. O segredo é abordar os temas como em uma conversa franca, sem “rodeios” ao ponto que se quer chegar. Método A padronização é exigida em todas as fases da auditoria, inclusive na da elaboração dos relatórios. Portanto, este deve ser desenvolvido dentro de uma linha metodológica que conduza a conclusões com maior facilidade. A melhor forma de apresentar o assunto é ordenar sequencialmente, iniciando por aqueles que o auditor julga como sendo os mais importantes, os quais exigiram uma atuação imediata da empresa seguido daqueles temas de importância média e terminando com os menos importantes. Quanto ao tipo de letra, padrões de parágrafos e margens, sugerimos que o auditor siga a normas já consagradas de metodologia da pesquisa, pois os relatórios de auditoria são trabalhos científicos. Habilidade A habilidade de expressão por meio do relatório é obtida com a experiência do auditor, pois quanto mais escrever, certamente melhor estará capacitado para expressar suas idéias, críticas e sugestões. Ao elaborar o relatório, o auditor deve ter em mente que jamais esta peça deve ser desenvolvida com cunho pessoal, rancor ou atrito que, eventualmente, tenha ocorrido no processo da auditoria. Expressões depreciativas sobre as pessoas, críticas mal fundamentadas e comentários com enfoques pessoais, devem ser evitados ao máximo de modo que o relatório transmita a informação corretamente de forma neutra. Imparcialidade A imparcialidade deve existir em todas as etapas da auditoria e na redação do relatório. Ao auditor não cabe a função de explicar cansativamente o erro de determinada área e, pior, justificar o porquê a área errou. A redação deve conservar a imparcialidade, de modo a transmitir ao leitor a necessária segurança de que os trabalhos foram executados livres de vínculos pessoais

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que poderiam comprometer a lisura com que houve a execução da auditoria. Precisão Na redação do relatório de auditoria, deve existir total confiança da pessoa que está lendo em relação à forma com que foram executados os trabalhos. O relatório deve ser desenvolvido e fundamentado de tal maneira que transmita ao leitor completa confiança e verdades irrefutáveis, não permitindo a desconfiança sobre a abrangência dos trabalhos executados. Deve-se tomar muito cuidado em relação às expressões que na sua essência colocam dúvidas sobre o que foi executado e examinado, dando a impressão de que os trabalhos foram feitos com superficialidade. Expressões tais como “apuramos algumas divergências nos pagamentos”, “tudo leva a acreditar de que os cálculos estão corretos”, “nos parece que a empresa recebeu o valor devido”, são frases que devem ser abolidas da redação, pois não esclarecem e tampouco transmitem segurança sobre a completa execução dos trabalhos, pois não são convincentes. Facilidade de leitura O relatório deve proporcionar ao leitor a compreensão dos textos no menor tempo possível. Isto é, obtido normalmente com frases curtas e bem elaboradas, sem palavras rebuscadas que dificultem a interpretação do texto. O auditor deve ter em mente que, às vezes, “palavras difíceis”, podem cansar o leitor, bem como desviar a atenção do foco principal do texto, e “levar por terra” todo o esforço do auditor e transmitir a administração a mensagem desejada. Estilo O relatório deve ser adaptado ao estilo conveniente para o qual foram executados os exames de auditoria, devendo ser conservada a padronização para situação. Assim, poderiam ser desenvolvidos relatórios diferenciados de acordo com a exigência da situação, tais como: Relatórios Preliminares

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•

Relatórios periódicos, emitidos durante o andamento de uma auditoria;

•

Apresentam maior simplicidade na formulação;

•

São ágeis na discussão dos pontos junto ao auditado.

Relatórios Finais •

São completos e abrangentes;

• Incluem informações quanto à natureza dos assuntos, escopo do trabalho e índice de pontos; •

Incluem, além dos fatos e recomendações, uma opinião geral sobre a área auditada.

Relatórios Especiais •

Originários de trabalhos de natureza especial, como por exemplo:

compra de uma empresa;

avaliação de um projeto específico;

c) acompanhamento da fabricação de equipamento de grande porte adquirido pela empresa; •

assuntos confidenciais, que não podem ser tratados em relatórios normais;

• trabalhos específicos, como: apreciação da atuação de executivos; suposições de fraudes; etc. Cautela Na elaboração de relatórios voltados à investigação de fraudes, o auditor deve fazer acusações, críticas, denúncias somente depois de ter total certeza dos fatos, evitando que suas argumentações tenham sido realizadas somente com informações sem constatações e comprovações adequadas. Deve ficar claro na redação todos os elementos que deram a convicção ao auditor para acusar, delatar ou criticar determinadas operações, e/ou pessoas, de modo que a segurança da opinião não seja desfeita por trabalhos executados com superficialidade.

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Oportunidade O relatório deve ser desenvolvido com tempestividade, ou seja, no tempo certo, de nada adiantando o administrador de uma empresa ter em mãos tão importante documento, se os fatos e processos analisados já estão defasados pelo tempo. Por esta razão é que, às vezes, é necessária a emissão de relatórios intermediários de modo que as sugestões, recomendações e críticas do auditor sejam tempestivas e possam efetivamente contribuir para a correção de rumos na empresa.

Simulação de auditoria realizada em uma organização com a consequente emissão de relatório. RELATÓRIO COMENTADO DE AUDITORIA. Curitiba, 20 de agosto de 2005. À Diretoria da Empresa CLAUMAR. Prezados Senhores Realizamos, ao final do mês de julho e no transcorrer do mês de agosto de 2005, auditoria contábil e operacional sobre os principais processos administrativos, financeiros e contábeis da entidade, com o objetivo de emissão de relatório sobre os trabalhos desenvolvidos. Nossos exames foram conduzidos de acordo com as práticas usuais de auditoria e incluíram a realização de exames documentais à base de testes, de maneira que pudéssemos consubstanciar as nossas conclusões. Efetuamos trabalho de auditoria fundamentado, basicamente, na contabilidade. No entanto, procuramos analisar processos internos da entidade que fizeram parte do escopo dos exames, de modo a opinar sobre a adequação dos controles.

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O relatório desenvolvido está distribuído da seguinte maneira:

1.0

– Auditoria Operacional – Pontos de Controles Internos

2.0

– Auditoria Contábil – Comentários sobre as práticas contábeis

Em cada oportunidade, procuramos apresentar a situação atual, bem como externar a nossa opinião sobre melhores práticas que poderiam ser adotadas, de modo que os trabalhos desenvolvidos efetivamente agreguem valor para a entidade. Ressaltamos a morosidade que tivemos na realização da auditoria, nesta oportunidade, decorrente do aumento no volume de operações administrativas, financeiras e contábeis da entidade, substituição do encarregado da área financeira e atraso nas conciliações da contabilidade, pela falta de documentação, o que comprometeu o andamento normal dos nossos trabalhos. A seguir estão detalhados os itens abordados e, desde já, nos colocamos à disposição para o esclarecimento de eventuais dúvidas. AUDITORIA OPERACIONAL 1.0 – PONTOS DE CONTROLES INTERNOS Destacamos que vários dos pontos a seguir relatados, já foram objeto de apontamentos nas últimas auditorias, no entanto continuam sem soluções, o que aumenta a fragilidade nos controles internos. Ressaltamos que um dos principais riscos que a entidade está exposta é em relação a contingências fiscais, pois está deixando de cumprir obrigações regulamentadas em legislação, como a retenção e posterior recolhimento de impostos, em que não fazendo, responde solidariamente caso os seus prestadores de serviços não recolham tais tributos. Passaremos a discorrer sobre os principais pontos de controles internos que ao nosso ver deveriam ser aprimorados, de modo a proporcionar maior aderência aos processos atuais. Procuramos expressar a nossa opinião sobre a situação atual, bem como apontando possíveis caminhos e soluções para a melhoria nos controles internos atualmente deficitários.

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Caixa – Ausência de conciliação e formalização da escrituração Na realização da auditoria sobre o saldo da conta caixa, observamos que a entidade possui numerário disponível tanto em Curitiba, quanto em Cascavel. Porém, em ambos os locais o saldo contábil não estava devidamente conciliado, conforme demonstramos: Em Cascavel Observamos que, a partir de fevereiro de 2005, houve a “criação” de um caixa destinado aos gastos do projeto CMRC, na cidade de Cascavel, onde em todos os meses apresentaram saldo contábil “negativo”, situação tecnicamente inadequada, considerando que não pode sair mais dinheiro do que o saldo que deveria existir. O fato demonstra total ausência de conciliação das movimentações, além de possível mistura de dinheiro particular com dinheiro da entidade, o que vai contrário às boas práticas administrativas. Constatamos que houve a realização de uma auditoria na cidade de Cascavel, efetuada pela empresa CCA – Consultoria Contábil e Administrativa S/S Ltda, buscando evidências da real composição do caixa, mas sem efetividade, uma vez que o saldo do balancete da referida conta em 31/07/2005, continuava “negativo”, no valor de R$ 500,00. Em Curitiba Efetuamos no dia 11/08/2005 contagem física do caixa, na presença da Sr João das Coves, com o objetivo de “remontar” o saldo que deveria existir em 31/07/2005, tendo apresentado a seguinte composição: CONTAGEM DO CAIXA

Saldo contábil do balancete de 31/07/2005

645,38 Balancete

Documentos no caixa referentes a pagamentos com juros

-131,96

(a)

Pagamentos diversos através de recibos, notas e rpa

-553,27

(b)

sub-total -39,85

Saldo em dinheiro no dia 11/08/05

Diferença no caixa -34,85 (c)

5,00

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(a)

Pagamentos de juros em decorrência de atraso na liquidação das obrigações.

(b)

Observamos a existência de documentos de competência de junho e julho/05,

os quais já deveriam ter sido contabilizados nos respectivos meses.

(c)

Saldo negativo no caixa em razão da pessoa responsável ter pago compromissos

da entidade com recursos particulares.

Obs Segundo informações da responsável pelo caixa, no período de 01 a 11/08/2005,

não houve entrada de recursos no caixa de qualquer natureza.

Diante das situações acima expostas, recomendamos: 1. Que haja efetivamente a conciliação de ambos os caixas, regularizando o saldo “negativo” apresentado tanto em Cascavel, quanto em Curitiba. Se constatado o pagamento de despesas da entidade com recursos dos responsáveis pelo caixa, que haja um documento formal, assinado por representante legal da entidade, autorizando o reembolso do valor aos favorecidos. 2. Que a entidade passe a adotar a escrituração diária do caixa, através de documento próprio denominado boletim de caixa, onde efetivamente sejam transcritos todos os registros à medida que ocorrem, evitando pagamentos de despesas da federação com recursos dos responsáveis pelo caixa. 3. Que seja estabelecido um limite de “fundo fixo”, que seria o valor máximo de saldo que poderia permanecer no caixa, controlando os suprimentos e pagamentos realizados através desta modalidade.

Sendo a elaboração do relatório a personificação do trabalho da auditoria, esta atividade deve ser executada dentro do maior rigor metodológico. É por meio do relatório de auditoria que o auditor terá a oportunidade de transmitir a administração da entidade toda a materialização do seu trabalho, apresentando o seu posicionamento frente aos eventuais problemas detectados. O relatório de auditoria pode coroar o trabalho do auditor desde que sejam respeitadas regras básicas, consideradas como técnicas na elaboração, tais como: clareza, objetividade, habilidade, método, imparcialidade, precisão, facilidade de leitura, estilo, cautela e oportunidade.

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Todo o empenho do auditor pode ser “destruído”, se ao redigir o relatório este estiver com erros gramaticais, ortográficos e ausência de objetividade.

DIFERENÇA ENTRE RELATÓRIO E PARECER EM AUDITORIA. Relatório É o documento que tem por objetivo informar o resultado dos trabalhos executados, bem como apontar recomendações de melhoria em determinados processos que apresentaram não-conformidades, de acordo com programa previamente planejado. Parecer É o documento mediante o auditor que expressa a sua opinião, de forma clara e objetiva, sobre as Demonstrações Contábeis nele indicadas. O parecer é um documento obrigatório quando os trabalhos são executados por auditores independentes/externos a empresa, com a finalidade de expressar opinião sobre as demonstrações contábeis. Espécies de Pareceres Segundo a Resolução nº 820 do CFC, NBC T11, existem quatro tipos de parecer, sendo: •

Parecer sem ressalva;

•

Parecer com ressalva;

•

Parecer adverso;

•

Parecer com abstenção de opinião.

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Parecer sem ressalva Indica que o auditor está convencido de que as demonstrações contábeis foram elaboradas em conformidade com os Princípios Fundamentais de Contabilidade e Normas Brasileiras de Contabilidade, em todos os seus aspectos relevantes. Parecer com ressalva É emitido quando o auditor conclui que o efeito de qualquer discordância ou restrição na execução de um trabalho não é de tal magnitude que requeira parecer adverso ou abstenção de opinião. As expressões “exceto por”, “exceto quanto” ou “com exceção de” são comuns quando mencionados os motivos geradores das ressalvas. Parecer adverso O auditor emite opinião de que as demonstrações contábeis não estão adequadamente elaboradas nas datas e períodos indicados, em conformidade com os princípios Fundamentais de Contabilidade, e as Normas Brasileiras de Contabilidade. Deve ser emitido quando o auditor verificar que as demonstrações contábeis estão incorretas ou incompletas, em tal magnitude que impossibilite a emissão de parecer com ressalva. Parecer com abstenção de opinião É aquele em que o auditor deixa de emitir opinião sobre as demonstrações contábeis, por não ter obtido comprovação suficiente para fundamentá-la. A abstenção de opinião em relação às demonstrações contábeis tomadas em conjunto, não elimina a responsabilidade do auditor de mencionar, no parecer, qualquer desvio relevante que possa influenciar a decisão do usuário dessas demonstrações.

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Não são apenas nos conceitos que ambos os documentos são diferentes, mas também na sua estruturação.

Em relação à estruturação, exemplificamos:

Estrutura de Apresentação Parecer • Deve ser direcionado aos acionistas, ao conselho de administração ou à diretoria da entidade; • Deve identificar as demonstrações contábeis sobre as quais o auditor está expressando a sua opinião, indicando o nome da entidade, as datas e períodos a que correspondem; • Deve ser datado e assinado pelo contador responsável pelos trabalhos, e conter seu número no Conselho Regional de Contabilidade; • A data do parecer deve corresponder ao dia do encerramento dos trabalhos de auditoria na entidade; • Deve expressar, se as demonstrações auditadas representam adequadamente, ou não: a)

A posição patrimonial e financeira;

O resultado das operações;

As mutações do patrimônio líquido;

As origens e aplicações de recursos.

Relatório •

Deve ser direcionado para a diretoria e para o responsável pela área auditada;

• Deve indicar a empresa examinada, se for um grupo econômico com mais de uma empresa;

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• Deve identificar o a área auditada, objetivos, períodos examinados e conclusões a que se chegou; • Deve propor melhorias e sugestões em processos detectados que apresentam não-conformidades; • Deve contemplar, se for o caso, processos de uma área não examinados, informando os motivos pela não-execução dos trabalhos. •

Deve ser assinado pelo especialista responsável pelos trabalhos.

Em resumo, existem basicamente duas maneiras dos auditores informarem os resultados da execução dos seus trabalhos, o relatório e o parecer. O relatório é o documento pelo o qual o auditor irá detalhar toda a execução dos seus trabalhos, o que foi constatado, bem como as sugestões que ele julga oportunas para cada situação. Esse documento pode ser emitido tanto pelo auditor interno, como pelo auditor externo/independente, onde são detalhados os assuntos, por isso recebem às vezes o nome de relatório da “forma longa”. O parecer de auditoria, que também é uma espécie de relatório, mas de “forma curta”, é o documento em que o auditor irá expressar a sua opinião sobre a adequação das Demonstrações Financeiras da entidade, com as práticas contábeis adotadas pela entidade. O parecer é emitido exclusivamente por auditores externos/independentes, e podem ser de quatro tipos: sem ressalva, com ressalva, adverso, com abstenção de opinião.

Artigo reproduzido no dia 08 de agosto de 20011. Renovando o Relatório de Auditoria Tradução livre feita por Rudinei dos Santos, de texto divulgado na seção “NEWSLETTER” do site do THE I.I.A. (Instituto dos Auditores Internos - E.U.A.), em Janeiro/2001. Brasília (DF), maio/2001 1

Disponível em: http://www.auditoriainterna.com.br/renovando.htm

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Especialistas examinam a estrutura do relatório de auditoria, o estilo de escrita, o uso de gráficos e a forma de entrega, em busca da criação de um relatório de auditoria mais moderno e atualizado. Como o papel dos auditores internos continua a evoluir nas modernas organizações ao redor do mundo, muitos profissionais da área sentiram a necessidade de rever sua abordagem sobre o relatório de auditoria. As alterações nas necessidades dos “clientes” da auditoria e a disponibilidade de novos recursos tecnológicos apresentam uma gama de oportunidades a serem consideradas quando auditores iniciam o esforço para modernizar seus relatórios. AVALIANDO A ESTRUTURA A maioria das empresas de auditoria tem usado um formato de relatório que inclui, tipicamente, um sumário executivo e subseções como “observações”, “conclusões” e “recomendações”, explica Sally Cutler, presidente da Word-Wrights Inc., empresa de consultoria que trabalha basicamente com auditores internos fornecendo treinamento em comunicação escrita. Cutler argumenta que, frequentemente, falta em tais relatórios o que ela chama de arquitetura-padrão, ou seja, uma lógica definida que determine qual informação pertence a qual subtítulo. “Essa falta de padronização leva a uma grande variação em termos da forma como diferentes partes da mesma organização utilizam essas seções”, ela diz. “As áreas de foco, a quantidade de detalhes, e mesmo o estilo que os auditores usam para escrever cada seção varia”. Cutler sustenta que inconsistências como estas tiram a credibilidade sobre a efetividade do relatório, quase sempre causando confusão, elevando o tempo dedicado à edição e correção da escrita, e alongando o processo de revisão. “Os clientes da auditoria gostam de relatórios que sigam consistentemente um padrão lógico que eles venham a esperar e reconhecer,” ela explica. Quando estiverem definindo quais subtítulos usar em seus padrões de relatório, os auditores podem querer considerar o objetivo principal da auditoria e o método com o qual eles irão conduzir o trabalho. “O relatório deveria refletir ambos”, explica Larry Hubbard, diretor da Larry Hubbard & Associaties, companhia de treinamento de auditores. “Se o objetivo de uma auditoria é auxiliar os administradores a atingir seus objetivos estratégicos, o relatório deveria incluir uma seção “objetivos estratégicos”, que descrevesse os objetivos do grupo empresarial, os riscos-chave para atingimento desses objetivos, os controles para mitigação desses riscos, e o resultado dos testes de efetividade dos controles. Da mesma forma, ele continua, “se uma unidade de auditoria

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utiliza a estrutura de controle do COSO (Commitee of Sponsoring Organizations of the Tradeway Commission), a estrutura do relatório deveria seguir as cinco categorias de controle: Ambiente de Controle; Avaliação de Riscos; Atividades de Controle; Comunicação e Informação; e Monitoramento.” Cuttler também recomenda que os profissionais da área atualizem periodicamente o formato de seus relatórios, de forma a refletir a evolução das funções do auditor perante a organização e para contemplar as mudanças de necessidades de seus clientes. “Os auditores precisam dar uma olhada na nova definição de auditoria e refletir sobre como eles podem alinhar a sua comunicação com a abordagem avançada de seus trabalhos,” ela diz. “Também, se você ainda usa o mesmo tipo de relatório que usava há 5 anos há chance de que você esteja fornecendo mais informação do que seus leitores querem. Você tem que cuidar para transmitir a mensagem sem sobrecarregar seus leitores com informação”. REFINANDO O ESTILO DE ESCRITA O estilo corrente utilizado para transmitir a mensagem pode também melhorar a efetividade de um relatório. “Os auditores utilizam frases na voz passiva e confiam em adjetivos floreados que tangenciam o assunto e tornam seus relatórios difíceis de ler”, observa John Klarquist, gerente de auditoria da EDS Corporation, que recentemente iniciou esforços para revisão dos relatórios de auditoria de sua unidade. Ele recomenda encurtar o tamanho do relatório de auditoria e usar palavras mais claras e diretas. “Os auditores precisam compreender que o relatório é o seu legado, e é para o cliente a única lembrança da auditoria. Deve ser claro e fácil de compreender, se for para ação imediata.” Cutler incentiva seus clientes (auditores) a abandonar a forma de escrita nada original. “Se a mensagem é sempre passada com uma de quatro ou cinco frases-padrão ( jargões), não passa muito para o leitor sobre os resultados da auditoria”, ela diz. “O sumário executivo particularmente precisa contar algo significativo e não apenas repetir algum tipo de padrão pré-formulado de texto, porque esta é a parte crítica do documento, que recebe maior atenção de leitura.” A experiência de Hubbard como auditor deixou-o com a nítida avaliação das implicações súbitas de determinadas frases. Seu grupo de auditoria decidiu coletivamente evitar certas frases que induziam a erro ou eram ofensivas. Por exemplo, eles não escreveriam “os auditores descobriram que as conciliações não eram sempre realizadas,” porque esta frase iria enfatizar o auditor, em vez da situação.Em vez disso, eles iriam simplesmente explanar sobre os critérios e as condições de controle na área específica da unidade de negócio.

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Da mesma forma, seu grupo de auditoria tentou evitar usar a palavra “findings” (achados, descobertas de auditoria), que se acreditava ter uma conotação negativa. “Soa como se os auditores realmente tivessem descoberto algo, e eu estou convencido de que a maioria dos auditores simplesmente ressalta pontos que a administração ou os próprios funcionários da linha de frente já sabem,” sustenta Hubbard. Em lugar disso, sua equipe escrevia sobre os “riscos residuais” ou sobre a ineficácia dos controles. “‘Auditado’ é outra palavra que deve ser evitada porque soa como se fosse depreciativo,” Hubbard diz. “Eu nunca encontrei um gerente sequer que gostasse de ser chamado de ‘auditado’. E isso não descreve exatamente o tipo de relacionamento com o cliente que a maioria dos grupos de auditoria está tentando estabelecer.” Ele e seus colegas preferem o termo “cliente”. INSERINDO ILUSTRAÇÕES Representações gráficas dos elementos-chave podem ajudar a melhorar a organização, legibilidade e atração visual do relatório de auditoria. Por exemplo, informações numéricas quase sempre podem ser transmitidas efetivamente por meio de gráficos e tabelas, explica Cluter. “Há dez anos, a idéia de colocar um gráfico de pizza no meio de um relatório era impensável, porque levava muito tempo”, ela continua. “Então, os auditores tinham a tendência de relatar esse tipo de informação por escrito, em forma de um parágrafo. Contudo, com o aparato tecnológico que temos hoje é muito mais fácil, e os auditores estão aprendendo a usar gráficos para passar a informação mais clara e diretamente.” O departamento de auditoria da EDS começou a utilizar recentemente o símbolo universalmente conhecido do “sinal de alerta” como método para organizar o relatório e ressaltar as áreas de risco críticas. No relatório, o ícone de um “semáforo” acompanha, no sumário, a síntese de cada área auditada. Quando a equipe de auditores entende que uma determinada área está bem controlada, uma luz verde aparece junto ao sumário. Quando melhorias pequenas são necessárias, a luz amarela aparece e uma luz vermelha chama a atenção para as áreas cujo nível de controle é inaceitável. “Você não tem que ler um monte de texto para descobrir quais seções precisam ser revistas cuidadosamente,” explica Klarquist, acrescentando que o relatório final é seqüenciado de tal forma que todas as seções com “luz vermelha” apareçam no início. “O ícone ajuda o leitor a direcionar sua atenção para as áreas mais importantes.”

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UTILIZANDO TECNOLOGIA Muitas unidades de auditoria começaram a entregar seus relatórios por meio eletrônico para reduzir o tempo que demanda o processo e para proporcionar a flexibilidade que os leitores desejam. “Muito frequentemente vejo auditores publicando seus relatórios em papel,” observa Hubbard. “Os clientes da auditoria gostam de receber uma versão eletrônica do documento, para que eles não tenham que redigitar a informação quando criarem seus relatórios sobre acompanhamento das ações para seus superiores.” “A ideia de entregar os resultados da auditoria em um tipo de interface que pareça mais com uma página de internet do que com um documento é absolutamente apropriada para algumas organizações”, acrescenta Cutter, que acredita que as Intranets ganharão popularidade à medida que as pessoas fiquem proficientes em produzir homepages nesse ambiente. “Por exemplo, imaginem que uma equipe de auditores acaba de completar a parte do trabalho realizada em campo. Em poucos dias o cliente poderia” “logar” a página Web do departamento de auditoria e usando algum tipo de senha de proteção para acessar o relatório da auditoria.” Cutler também prevê que os auditores irão, muito em breve, incorporar hipertextos em seus relatórios de auditoria, reforçando-lhes o impacto e aperfeiçoando sua aplicabilidade e manuseabilidade. Embora não conheça nenhum auditor que utilize hiperlinks em seus relatórios, Cutler antecipa que este passo está iminente. “Se você estiver entregando o relatório de auditoria via homepage na intranet, talvez o sumário executivo poderia aparecer na tela, com palavras sublinhadas (links) dentro do texto,” imaginando a flexibilidade do ambiente. “Clicar nos links permitiria ao cliente acessar os documentos comprobatórios. Dependendo do grau de transparência da organização, a página poderia até mesmo permitir aos clientes da auditoria examinar os papéis de trabalho e explorar completamente a auditoria, diretamente de seus computadores.” Entretanto, Cutler adverte que os auditores não devem utilizar a intranet apenas para fazer seus relatórios parecerem mais ‘atraentes’. Eles devem fazer com que a entrega da informação seja mais rápida e as mensagens mais claras, e eles deverão tirar vantagem das ‘camadas’ que os hipertextos proporcionam para conduzir o leitor aos diversos níveis de informação,” diz ela. Se tudo o que eles estão fazendo é pegar os documentos existentes, escaneando e colocando nas páginas de internet, isso não é efetivo.

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Muitos profissionais da área, voltados para o cliente, acreditam que a revisão dos padrões de formatação dos relatórios de auditoria deveria ser um processo de parceria entre os auditores e a administração. “Antes dos auditores adotarem uma nova abordagem na escrita do relatório, eles deveriam procurar a opinião da administração,” sugere Hubbard. “Se eu fosse implementar qualquer nova sugestão de melhoria do relatório de auditoria, eu explicaria aos administradores os propósitos de nossos relatos de auditoria e as razões pelas quais nós queremos fazer uma mudança em particular. Eu não entregaria simplesmente a eles como um “modelo fechado” porque isso poderia significar que nós não ligamos para o que eles acham.” Não só é importante obter a opinião dos administradores, mas também Klarquist recomenda solicitar feedback de clientes com os quais houve dificuldades no passado. “Os auditores devem conversar com os administradores que parecerem particularmente interessados na forma como as palavras aparecem na página,” ele diz. “Eles devem escolher algumas pessoas da organização que venham sendo duras em seus comentários, e usá-las como testes para suas propostas de mudança.” Cutler concorda que pedir feedback aos clientes é um passo fundamental na tarefa de agregar mais valor ao relatório de auditoria. Mesmo que os auditores comecem a incluir uma nova abordagem para seus relatórios atuais, ela aconselha que eles considerem as perspectivas de seus clientes: “Os auditores têm que pensar estrategicamente sobre as necessidades de seus leitores, suas expectativas e preferências e, finalmente, o relatório deve ser desenhado tendo todas essas considerações em mente.”

Com base no texto, bem como nos tópicos anteriormente estudados analise a rotina da área de contas a receber e relate os problemas detectados por você e as sugestões propostas. Sua equipe de auditoria interna foi designada para fazer uma revisão nos processos da empresa Descon Trol Lada S.A, que recentemente instalou uma rede de computadores. Os comentários que seguem foram extraídos de entrevistas feitas pela sua equipe de auditores junto a diversas pessoas:

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Para facilitar as operações, a empresa Descon Trol Lada aperfeiçoou seu sistema de processamento de dados, adquirindo uma rede de computadores. A companhia que instalou os computadores, providenciou adequadamente assistência na implantação do sistema e treinou o pessoal que iria trabalhar na área do centro de processamento de dados, em programação, análise e operação do sistema.

Não treinou o pessoal da área de contas a receber.

Cada aplicativo é operado por um determinado funcionário, que é responsável por sua manutenção, por seu processamento e por dar explicações sobre o programa. Neste procedimento, não está incluída a prática de se fazer back-up das movimentações diárias e cada funcionário é responsável por seus próprios aplicativos. Pelo menos um funcionário do centro de processamento de dados permanece neste setor durante o horário de expediente, e somente os funcionários do CPD têm acesso às chaves. O sistema de documentação consiste no material fornecido pela companhia que instalou o computador, sendo composto por um apêndice de formatos de registro e uma lista de programas. Essa documentação e os relatórios diários são mantidos em um canto da sala do CPD. Os produtos da companhia são enviados diretamente dos almoxarifados, os quais enviam relatórios de saída para a contabilidade geral. Lá, um auxiliar de faturamento registra os preços dos itens e registra a seqüência numérica dos relatórios de saída de cada almoxarifado. O auxiliar também confere diariamente os relatórios com as unidades vendidas e com os preços unitários. Os relatórios de saída e os relatórios de venda são enviados para o CPD para conferência e processamento. Após o processamento são emitidas as notas fiscais em seis vias e um registro diário de vendas mostra os totais das unidades vendidas e os respectivos preços unitários, os quais são comparados pelo operador do computador com os relatórios de vendas. Todas as cópias das notas fiscais são devolvidas ao auxiliar de faturamento. O auxiliar envia três cópias para o cliente, uma cópia para o almoxarifado, mantém uma cópia em um arquivo pela seqüência numérica e retém uma cópia em um arquivo corrente, para um registro detalhado das contas a receber. ”

CONCLUSÃO Ao encerramos este tópico, temos a convicção que os propósitos iniciais foram alcançados com sucesso, quais sejam:

AUDITORIA INTERNA

•

Apresentar a importância do relatório para o auditor e para a entidade;

•

Demonstrar as técnicas de auditoria que auxiliam na sua elaboração;

• Diferenciar relatório de parecer, dando as principais características de cada um destes documentos. Vocês devem ter percebido que o relatório espelha o que é a pessoa do auditor, pois relatórios superficiais, demonstram que os trabalhos foram executados. Aqueles escritos com excesso de erros ortográficos e gramaticais transmitem ao leitor ausência de qualidade na revisão. O relatório é a “voz” do auditor junto à administração da entidade, e esta “voz” tem que ter eco para que o trabalho do auditor de fato seja reconhecido internamente como importante para a organização. O relatório de auditoria tem que servir como um documento de gestão, que agregue valor para a entidade, e isto somente é possível, deste que seja escrito adequadamente e na linguagem que o interlocutor entende, pois são por meio das mensagens mais simples que se informa adequadamente. Finalizando esta unidade curricular, esperamos que todos tenham aproveitado ao máximo os ensinamentos compartilhados e que tenham a plena convicção que a atividade de auditoria necessita cada vez mais de pessoas como você: esforçada, tenaz e vencedora.

AULA 06 - RELATÓRIO COMENTADO DE AUDITORIA: IMPORTÂNCIA, FINALIDADE E TÉCNICAS PARA ELABORAÇÃO.

ATTIE, Willian. Auditoria interna. 2ª edição. São Paulo: Atlas, 1986. SÁ, Antônio Lopes de. Curso de auditoria. 10ª edição. São Paulo: Atlas, 2002. www.cfc.org.br www.auditoriainterna.com.br

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