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“EL PROCESO ADMINISTRATIVO” PRAXIS, Consulting INTRODUCCIÓN La administración determinada como ciencia, ha mantenido un constante desarrollo tanto a nivel teórico como práctico direccionado hacia un pensamiento sistematizado, sobre las diferentes bases investigativas que buscan “romper los elementos tradicionales de la rutina e improvisación empresarial” (Brown, 2015, pág. 18). Así, la consolidación del proceso administrativo se sustenta en el método científico y la creación de una efectiva estructura de trabajo. Ante lo cual, el proceso administrativo a evolucionado durante varias generaciones pasando de la conceptualización de la estructura básica de la práctica administrativa propuesta por Henry Fayol hasta estudios que definen las necesidades de las organizaciones y la estandarización de la función del administrador propuesta por Idalberto Chiavenato hacia “la correcta forma en la toma de decisiones dentro de las organizaciones” (Chiavenato, 2016, pág. 72). Así, el presente ensayo busca definir al proceso administrativo desde su metodología de aplicación hasta las fases de interacción con las acciones empresariales que le permitan una racionalización en la toma de decisiones organizacionales por parte del “administrador, gerente, ejecutivo, empresario, o cualquier otra persona” (Velasteguí, 2017, pág. 2) y que, gracias a su conforma no sólo se beneficia a una organización sino al sector y al consumidor. DESARROLLO Definición del proceso administrativo Para (Stoner, 2014, pág. 39), el proceso administrativo es “una consecuencia de fases o etapas a través de las cuales se lleva a cabo la práctica administrativa en función de la correcta aplicación de las mismas”. Que puede estar entendida como una metodología que busca responder seis cuestiones esenciales dentro del ejercicio de la administración que son: “¿Qué? ¿Para Qué? ¿Cómo? ¿Con quién? ¿Cuándo? y ¿Dónde? De las acciones 2
empresariales” (Velasteguí, 2017, pág. 2). Las etapas sobre las cuales se setenta el proceso administrativo, consisten en: “planeación, organización, dirección, coordinación, control” (Koontz, 2015, pág. 32), las mismas que emiten un sistema estandarizado de fases que garantiza la correcta aplicación mecánica (determina la finalidad y rumbo) y dinámica (ejecución de las actividades necesarias para lograr lo establecido) de la administración con el firme objetivo de “sistematizar el conocimiento y generar una estructura de eficiencia organizacional” (Chiavenato, 2016, pág. 126). La fase mecánica Esta fase se orienta hacia el cumplimiento de tres etapas; la planeación, organización e integración. La planeación se entiende como un concepto de previsibilidad y objetividad que vislumbra los escenarios futuros hacia donde se direcciona la empresa y cuál es su probabilidad de éxito o fracaso; ante esto, un correcto aprovechamiento de los recursos reduce la incertidumbre y mejora el proceso para tomar decisiones. La organización por su parte, es un conjunto de principios hacia la especialización y la unidad de mandos de diseño y por ende la determinación de las estructuras, procesos, funciones y responsabilidades, así como el establecimiento de métodos, dado por medio de la aplicación de técnicas tendientes a la simplificación del trabajo. Y la integración que consiste en la “selección y obtención de los recursos necesarios para ejecutar los planes” (Velasteguí, 2017, pág. 8); permitiendo determinar el manejo de insumos hacia un correcto proceso de calidad. La fase dinámica Está enfocada en la dirección y control; la dirección permite una correcta ejecución de todas las etapas del proceso administrativo mediante “la conducción y orientación del factor humano, y el ejercicio del liderazgo hacia el logro de la misión y visión de la empresa respetando los aspectos cuantitativos y cualitativos de la ejecución de actividades y toma de decisiones” (Velasteguí, 2017, pág. 9). Por su parte, el control establece los estándares para evaluar los resultados obtenidos, con el objeto de “comparar, corregir, prevenir y mejorar continuamente” (Velasteguí, 2017, pág. 10). Dentro de este lineamiento (Stiller, 2014), define que:
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El control no es aplicable si no se fijan en forma previa, precisa y cuantitativa, los estándares a ejecutarse dentro de cada acción operativa. Así, el control administrativo es más eficaz y óptimo cuando se concentran todas las decisiones gerenciales en las metas a conseguir dentro de la empresa, sistematizando los objetivos trazados y manteniendo una guía organizacional (Pág. 92).
El ciclo administrativo Para (Chiavenato, Fundamentos de la administración, 2014), las funciones de un administrador se desarrollan dentro de un ciclo conformado por 4 etapas: planificar, organizar, dirigir y controlar. Que más allá de ser una secuencia cíclica está conformado como una interacción dinámica e interactiva. Así, la planificación se encarga de definir y decidir sobre los objetivos y las actividades a ejecutar. La organización, determina el nivel de autoridad y responsabilidad dentro de la organización para alcanzar los objetivos. La dirección, designa los cargos dentro de la organización, pero se sustenta bajo dos premisas; el liderazgo y la motivación personal con la consecución de dar una mejor dirección a los objetivos. Y, por último la acción de controlar que define los estándares para medir el desempeño y en los casos que sean pertinentes corregir los lineamientos previos emitidos por la planeación. Todo este ciclo integrado en su conjunto mantiene una sola meta, mantener un sistema adecuado para la toma de decisiones institucionales, tal como lo citaba en forma histórica y previa (Fayol, 1966, pág. 81) “la toma de decisiones también hace parte de las funciones de la organización, (…) cómo las funciones del administrador la prevención, organización, coordinación y control”, que expresado en términos actuales no es otra cosa que la planeación, organización, dirección y control. Por tanto, el proceso administrativo genera un análisis de decisiones que sustenta todas las funciones directivas. Para lo cual, ante una mejor información disponible las decisiones referenciadas pueden estar más cerca del éxito organizacional. Así, el efecto negativo que se genera a una organización por una decisión desatinada no puede ser revertida por una reestructuración en el corto plazo a la planificación; sí previamente esta fue consolidada bajo malas decisiones de planificaciones previas.
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A partir de esto se puede entender que el proceso administrativo más allá de comprenderse como un conjunto de fases que se integran hacia el sistema del ciclo administrativo que direcciona las acciones gerenciales, lo que busca es que el representante de toda empresa pueda disponer de la mejor información para la toma de decisiones y así que todos los procesos vinculados y articulados hacia la administración sean estables, eficaces y efectivos, para que los mismos no desencadenen problemas internos que pongan en riesgo la actividad organizacional. CONCLUSIONES Los diferentes autores determinan que el proceso administrativo más allá de ser un término utilizado hace varias décadas a nivel empresarial, es una función que se puede emplear en cualquier tipo de organización y que permite a la misma un manejo eficaz y coherente sobre todo en el proceso de toma de decisiones orientado hacia el mejor desenvolvimiento de la organización en todas sus funciones vinculadas en el cumplimiento de la visión, misión y objetivos institucionales. La Administración moderna hoy en día va exigiendo más especialización dentro de sus actividades concatenas y con ello implica que, quien dirige a la organización debe ser capaz de coordinar un conjunto de elementos humanos y técnicos, que de forma integral, sean eficaces y eficientes para obtener los resultados trazados. Si bien, varios autores mantienen diferentes perspectivas a las de Chiavenato sobre las etapas del ciclo administrativo, no obstante, es menos relevante el número de etapas instauradas sino ver en qué nivel las mismas ayudan al dirigente organizacional a comprender, separar e instaurar de mejor forma los principios, reglas y técnicas de la administración. No se deben dejar de lado dentro de las consideraciones puntuales que, tanto la última etapa del ciclo administrativo como la primera son de vital importancia púes; de la ejecución correcta de todas se logran los resultados esperados del proceso y permitirán una retroalimentación de nuevo en la etapa inicial para cambiarla, ajustarla o complementarla, de acuerdo con los resultados obtenidos; volviendo al ciclo
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administrativo un circulo de acción que optimiza el proceso administrativo basado en una retroalimentación de decisiones gerenciales. El proceso administrativo, en la actualidad es uno de los métodos más significativos que permite formar procesos planeados, organizados, direccionados y controlados concediendo una excelente administración y suscitando en mayor medida el éxito institucional; pero que también puede ser tomado como un instrumento de ordenamiento del talento humano y de uso diario ante las actividades expuestas por las mismas en función de encontrar el éxito laboral y por qué no social.
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BIBLIOGRAFÍA Brown, S. (2015). El correcto proceso administrativo. Dallas - Estados Unidos: Harmony ediciones académicas. Chiavenato, I. (2014). Fundamentos de la administración. México D.F.: Mc Graw Hill. Chiavenato, I. (2016). Introducción a la teoría general de la administración. México D.F.: Poker ediciones. Fayol, H. (1966). Administración positiva. Francia: Decazeville ediciones. Koontz, H. (2015). Administración una perspectiva global. Estados Unidos: Prometeo ediciones. Stiller, M. (2014). El control administrativo. Estados Unidos: Artesco ediciones. Stoner, J. (2014). La administración. Estados Unidos: Atlas ediciones. Velasteguí, W. (2017). El proceso administrativo . Quito - Ecuador: Pontificia Universidad Católica del Ecuador.
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