La prueba documental by Praxis Capital

LA PRUEBA DOCUMENTAL

LA PRUEBA DOCUMENTAL PRAXIS, Consulting consultaspraxis@gmail.com INTRODUCCIÓN Tradicionalmente un documento se define como un “(…) escrito en el que figuran datos fidedignos o susceptibles a ser empleados para comprobar algo” (Gínes, 2010, pág. 76), lo que implica en primera instancia dos elementos: la necesidad del escrito y su uso como medio de prueba. Así, se puede definir a la prueba documental como “un conjunto de escritos o medios multimedia donde constan palabras, fotos, imágenes o cualquier soporte similar cuya finalidad es relatar experiencias, pensamientos, manifestaciones, y actos comunicacionales que buscan confirmar o desmentir hechos o actos de carácter judicial” (Picó, 2008, pág. 93). Por tanto, el documento se considera como un medio de prueba cuando es valorado por el Juez, al resolver la controversia. Dicho medio es un objeto de prueba, que debe ser examinado y verificado en el proceso, para corroborar su autenticidad, desempeñándose como una prueba preconstituida, dado que su existencia se origina antes del proceso judicial. Concerniente al Derecho Procesal la prueba establece una figura fundamental, dado que dentro del Derecho no es suficiente tener la razón para que se haga justicia, sino que hay que saber exponerla pero sobretodo probarla. Así, varios autores se han dedicado al estudio de ella con el fin de “(…) explicar la aplicación del Derecho con los hechos demostrados como ciertos” (Lluch, Picó & Ginés, 2012, pág. 142). En el Derecho Procesal la prueba contiene un conjunto de particularidades que la distinguen del resto de procedimientos y, específicamente, la documental es de las más relevantes por la eficacia probatoria que representa. Así, dentro de sus principales características (Gínes, 2010), expone: La prueba documental genera una fijeza de probar el hecho sobre los demás medios de prueba; no obstante, no significa que se acepte de una manera general y absoluta o que siempre se le asigne la misma fuerza probatoria, sino que depende de la probabilidad de que ésta sea auténtica y practique con los elementos dentro de la jurisprudencia . (Pág. 95)

Dentro del contexto internacional y referente a los diferentes medios de tratamiento procesal se a producido una difusión masiva del modelo acusatorio, acompañada de cambios en los principios del proceso penal y de las técnicas de litigación. No obstante, apenas hace una década la carencia de estudios jurídicos sobre las diversas instituciones de la legislación procesal, hacían necesaria la publicación de manuales y artículos que se encarguen de analizar y sistematizar las diversas disposiciones del uso, manejo, diferenciación, clasificación, valoración y diligencia de la prueba documental. Bajo, dicho lineamiento dentro del presente ensayo se busca analizar los estudios jurídicos orientados a la aplicación práctica y la participación del derecho probatorio que contribuya a un mejor conocimiento y aplicación de las reglas de Derecho referente a la prueba documental. La simplicidad que por un momento se podría dar dentro del presente desarrollo busca una exposición acorde a las exigencias de claridad y consistencia conceptual que se deben manejar dentro del presente tema; antes bien, se busca tratar el tema con un lenguaje claro, pero fundamentado en la doctrina más relevante de la jurisprudencia. Por tanto, este documento está dirigido principalmente, a los operadores del sistema de justicia, jueces, fiscales y abogados quienes mantienen un uso constante de la prueba documental, cuyo desarrollo les permita identificar y utilizar los principios que informan la actividad probatoria, conocer los alcances y; así como contribuir a la solución de problemas relativos a la aplicación de las normas jurídicas ecuatorianas en función del tema tratado. Desde la perspectiva teórica, este trabajo se inscribe en una concepción racionalista acerca de la prueba documental, cuyas idea central está expuesta por varios autores como: (Rivera, 2008), (Lluch, 2012) y consiste en: a) la averiguación de la verdad como objetivo institucional de la actividad probatoria de la prueba documental; b) la aceptación del concepto de prueba como correspondencia hacia el instrumento tanto a nivel público como privado; c) el recurso a metodologías y análisis propios de la epistemología general para la valoración de la prueba documental; sin desconocer la concurrencia de algunas normas jurídicas como criterios racionales para la valoración dentro de un sistema de libre apreciación por parte de los profesionales en Derecho.

DESARROLLO Conceptualización del documento Dentro de los medios de prueba más importantes examinados por la jurisprudencia procesal es el documento, por el alto nivel probatorio que representa. Para (Fuente, 2013, pág. 136), el documento en un sentido ampliamente desarrollado es “(…) toda representación material destinada e idónea para reproducir una cierta manifestación del pensamiento”.

Así mismo, el autor (Goldschmidt, 2016, pág. 244) cita sobre el

documento que es “aquel medio de prueba que reside en un objeto que puede, por su índole, ser llevado físicamente a la presencia del juez y se halla consignado un acto”. De las anteriores definiciones se puede separar dos posiciones en torno a la expresión del documento: 

Una concepción restringida, la cual se genera por las definiciones que limitan la noción del documento ante las manifestaciones escritas que tienen por contenido una expresión de voluntad o un hecho.



Una concepción amplia, que involucra a los objetos sobre la fidelidad que las propias escrituras asignan.

Dicho enfoque es entendido como la concepción funcional del documento como medio de prueba, la cual estima que debe considerarse como tal “(…) todo objeto ejercido que tenga como función representar un hecho o una idea. Dicha representatividad se por medio de la escritura también puede vincular otros medios” (Gil, 2011, pág. 194) Dentro del pensamiento funcional y amplio del documento, se distinguen dos tipos: 

Documentos literales o escritos, los mismos que ratifican los sucesos fácticos y jurídicos que expresamente se quieren significar ejecutados mayormente de forma escrita y que mantienen un ordenamiento de instrumento jurídico.



Documentos materiales, que figuran un hecho o una idea por otros medios y todo aquello que reproduzca y refleje datos a probar.

Esta estructura conceptual ha generado una polémica en torno a la afirmación o negación del carácter documental de los citados anteriormente, pero en el Derecho ecuatoriano sigue predominando la concepción restringida del documento como medio probatorio, 4

pues las disposiciones al respecto sólo consideran como tal lo escrito, y no así, cualquier objeto mueble apto para representar un hecho o una idea . Lo anterior se puede corroborar al observar que la jurisprudencia nacional sólo contiene disposiciones sobre las documentos escritos o afines, y en diversos apartados jurídicos únicamente hace mención a ciertos medios digitales como fotografías, pero no existe una reglamentación en particular sobre el uso de estos medios como prueba. Demostrando un total rezago en nuestra normatividad. Para lo cual se propone en primera instancia dentro de legislación ecuatoriana que se adopte la concepción amplia de la expresión documento, al regular de manera general con tal carácter todos aquellos medios probatorios que permitieran contribuir al conocimiento de la verdad procesal, entre los que tendrán cabida, elementos como son: fax, print de pantallas, entre otros. La prueba documental Para la autora (Gil, 2011, pág. 106), la prueba documental es: (…) el conjunto de medios probatorios en la que se consideran las actas o registros de lo desahogado en la audiencia de prueba anticipada, o también refiere a las declaraciones previas de testigos, peritos o coimputados de forma escrita que, por causas de fuerza mayor no puedan concurrir a la audiencia del juicio oral y estas estén expresadas dentro de este tipo de medios

Así la autora expone, cuando son declaraciones de personas, la normativa dicta que las mismas asistan a la audiencia del juicio oral, para que lo expresado en la audiencia tenga valor probatorio. No obstante, si por cualquier factor externo a la voluntad del declarante, él no puede concurrir a la audiencia del juicio oral, la doctrina jurídica en afán de remediar el conflicto de intereses surgido por la comisión del delito, así como en la pertinencia por acceder a la verdad, se justifica la lectura de sus declaraciones previas dentro de los elementos documentales, así como los registros de prueba anticipada dotándoles de valor probatorio. Si bien, a esta clase de prueba no se le confieren en primera instancia su valor documental, los mismos puede ser incorporado al proceso penal por el solo hecho de contener una determinada información, acorde a lo que refiere el principio del sistema abierto “numerus apertus”.

Lo anteriormente referido se expone como parte de la prueba documentada que, si bien es una salida entre la prueba personal y la documental, en pocos casos la Ley autoriza la lectura de declaraciones previas o registros de prueba anticipada, otorgándoles valor probatorio. Pero, como dentro del presente ensayo el tema no se refiere a la prueba documentada sino al entorno documental, se deja de lado más allá de su breve conceptualización. Tipos de documentos Una de las peculiaridades de la prueba documental es la distinción de los documentos. Al respecto, la diferente doctrina emite una clasificación entre públicos y privados. Documentos públicos Se refieren como documentos públicos a los que “(…) provienen y por su pertenencia se relacionan al ordenamiento jurídico y están formulados y expedidos por funcionarios o autoridades investidos de fe pública y en ejercicio de sus funciones” (Rinella, 2004, pág. 81) . Dentro del entendimiento de los documentos públicos en la legislación ecuatoriana se puede encontrar dos tipos: nacionales y extranjeros. Los nacionales gozan de ratificación de legalización de firmas cuando los documentos provienen de autoridades públicas; por tanto, los mismos poseen fe de juicio. Mientras que los documentos de carácter extranjero deben poseer los siguientes requerimientos: 

Que se presenten debidamente legalizados por las autoridades consulares, en los términos que establezcan las leyes relativas y formalizados por las autoridades públicas pertinentes del Ecuador.



En caso de ser pertinentes adjuntar la traducción pertinente.

Documentos privados En forma sencilla se puede comprender a todo documento privado como aquellos “(…) que no reúnen las características de los documentos públicos” (Gamboa, 1992, pág. 106). El autor (Gínes, 2010), indica que los documentos privados “son aquellos que entregan alguna disposición o convenio por personas particulares, sin la intervención de algún funcionario que ejerza cargo por autoridad pública, o bien con la intervención de éste último, pero sobre actos que no se refieren al ejercicio de sus funciones” (Pág. 75).

Pero dentro de la normativa nacional la distinción entre documentos públicos y privados no es tan sencillo debido que actualmente en el Derecho Procesal de Ecuador se están adquiriendo gran importancia los documentos expedidos por funcionarios que, aun cuando carecen de fe pública, tampoco puede considerárseles como simples particulares, ya que sus actos están dotados de cierta fuerza por las leyes orgánicas que los rigen, como es el caso de los documentos expedidos por las instituciones seccionales de los municipios y afines. Así, este tipo de documentos realmente constituyen un tercer género dentro de la clasificación. Impugnación documental Uno de los elementos de gran relevancia vinculado al aspecto procesal es la posibilidad de que una de las partes pueda manifestar su desacuerdo con la autenticidad de una prueba documental ofrecida. Esta posibilidad adjudica la forma procesal de la impugnación de documentos. Así, los documentos pueden ser impugnados atendiendo a dos aspectos: 

En función de la autenticidad



Por su alcance y valor probatorio

Autenticidad Que un documento sea auténtico presume que cumple con los siguientes elementos: 

Que existe una clara identificación del contenido



Que haya sido suscrito

Alcance y valor probatorio Autores como (Lluch, 2012), refieren que consiste un elemento mayormente de costumbre jurídica y que las objeciones no son propias de la etapa procesal, sino más bien de los alegatos, por lo que podría omitirse tal impugnación. Medios de perfeccionamiento Una prueba, para que sea estimada adecuadamente como tal en cualquier proceso, demanda de poder contar con determinados requisitos formales. En el caso de la prueba documental, para que pueda otorgársele valor en el juicio, debe acompañarse de otros

elementos conocidos como medios de perfeccionamiento. Así dentro de este tema se señala los siguientes: la ratificación y el cotejo o compulsa. Ratificación La ratificación para (Rinella, 2004, pág. 244), maniobra como un medio de perfeccionamiento respecto a los documentos originales exhibidos como prueba en un juicio, cuando estos fueron objetados en cuanto a su autenticidad de contenido, firma o huella digital. La ratificación de los documentos respecto al contenido y firma observa dos variantes: 

Cuando los originales de los documentos privados proceden de las partes interesadas.



Cuando el documento privado objetado procede de un tercero ajeno a juicio.

Cotejo o compulsa El cotejo o compulsa de los documentos es la no relación entre el original y su copia para lo cual, se imponen como medios de perfeccionamiento sólo respecto de las copias exhibidas en juicio y que son objetadas por la parte contraria al poner en duda su exactitud. En tal circunstancia, la doctrina jurídica señala que la parte que ofrece dichos perfeccionamientos deberá precisar el lugar donde se encuentre la falencia entre el documento original y su copia. Libremente, de que los documentos originales se encuentren en poder de la contraparte, de la autoridad jurídica o de un tercero ajeno a juicio, el cotejo o compulsa se desarrolla de las siguientes formas: 

Por conducto del actuario adscrito a la autoridad laboral, si los originales se encuentran en el lugar donde se lleva el juicio.



A través de exhorto, cuando los documentos se ubican en lugar distinto a donde se realiza el juicio.

La prueba documental en la jurisprudencia ecuatoriana El Código Orgánico Integral Penal (COIP, 2016), con referencia a la prueba documental refiere lo siguiente en el Art. 499. 8

Artículo 499.- Reglas generales. - La prueba documental se regirá por las siguientes reglas: 1. No se obligará a la persona procesada a que reconozca documentos ni la firma constante en ellos, pero se aceptará su reconocimiento voluntario. 2. La o el fiscal o la o el defensor público o privado, podrá requerir informes sobre datos que consten en registros, archivos, incluyendo los informáticos, que se valorarán en juicio. 3. No se hará otro uso de la correspondencia y de los otros documentos agregados al proceso que el necesario para esclarecer los hechos y circunstancias materia del juicio y de sus posibles responsables. 4. Si los documentos forman parte de otro proceso o registro o si reposan en algún archivo público, se obtendrá copia certificada de ellos y no se agregará originales sino cuando sea indispensable para constancia del hecho. En este último caso, la copia quedará en dicho archivo, proceso o registro y satisfecha la necesidad se devolverán los originales, dejando la copia certificada en el proceso. Ministerio de Justicia, Derechos Humanos y Cultos 190 5. No se podrá hacer uso procesal o extraprocesal de ninguno de los datos que suministren los documentos si versan sobre asuntos que no tienen relación con el proceso. 6. Podrá admitirse como medio de prueba todo contenido digital conforme con las normas de este Código. (COIP, 2016)

Lo expuesto a modo de análisis, dentro de sus elementos más relevantes y novedosos, refiere que documentos electrónicos y la prueba electrónica en general, se aceptan como una forma especial de prueba documental, esto debido a que los documentos tienen una forma escrita en la representación así sea inmaterial el soporte. Además, dentro de la prueba documental con contenido digital es pertinente citar que la prueba pericial es muy importancia por la complejidad en la valoración y que se requiere contar con elementos que aseguren su autenticidad, integridad y reproducción. No obstante, hacer pocos años la limitación por parte de peritos de la policía judicial, hacía que los resultados se vean ligados a los profesionales, las técnicas, y las tecnologías que se encontraban en poder de esta institución. Pero que hoy en día, gracias al laboratorio de 9

criminalística y ciencias forenses en funciones a partir del 2012 y sus secciones de propiedad intelectual y servicios periciales de archivos multimedia ha permitido un mejor acceso a este tipo de pruebas y un mejor trato dentro del Derecho por parte de las autoridades pertinentes. CONCLUSIONES La prueba documental dentro del entorno del Derecho internacional mantiene un gran nivel de estudio y conceptualización, pero a nivel ecuatoriano es una de las menos exploradas y sistematizadas. Lo cual se debe a varios inconvenientes dentro de la normatividad dado que aún mantiene varias líneas de la jurisprudencia aun en forma precaria e imprecisa, inclusive, en algunos casos se muestra un rezago en relación a determinados medios probatorios. Lo concluido anteriormente se reconoce al observar que la legislación ecuatoriana de la prueba adopta una concepción restringida del documento, tanto por su significado como por su funcionabilidad ante el sistema de prueba, ya que en muchos estamentos públicos y privados es considerada como únicamente escrita; negando que cualquier objeto mueble pueda realizar la función representativa de un hecho o una idea, como es el caso de los llamados medios multimedia, los cuales constituyen, desde la perspectiva de este ensayo, no sólo documentos en su acepción material, sino que son los medios idóneos para llegar al esclarecimiento de la verdad en diferentes procesos nacionales. Igualmente, en cuanto a la clasificación de los documentos se adopta la división tradicional a nivel público y privado, siendo que en la actualidad internacional en la práctica procesal y en la jurisprudencia ya se reconoce un tercer género de documentos que no reúnen los requisitos de los anteriores pero que, sin embargo, hacen fe plena en el juicio al no poder impugnarse. Igualmente, en relación a los documentos públicos la jurisprudencia ecuatoriana ha tenido que precisar que sólo tendrán ese carácter los documentos expedidos por funcionarios con fe pública, en ejercicio de sus funciones, siempre y cuando sus actuaciones se encuadren dentro de sus competencias públicas. Pero las disposiciones a nivel de los documentos privados son insuficientes y se localizan en diferentes apartados, confirmando que no existe una correcta estructuración de la reglamentación correspondiente aún. Si bien el gobierno nacional durante varios años ha generado una reingeniería institucional a nivel 10

administrativo y jurídico, las falencias dentro del manejo documental aún es muy complejo, si bien no tanto a la nueva información que se levanta, sí a los archivos previos que existen que hasta la fecha no se pueden tecnificar en mayor grado para su acceso por los profesionales en Derecho. Donde es más claro su mal manejo está direccionado a la impugnación de los documentos, sobre casos documentales e históricos, donde la mayoría de pruebas documentales y archivos se ha deteriorado y no existe un manejo acorde a la nueva época de valoración sobre la prueba documental.

BIBLIOGRAFÍA Fuente, A. (2013). Temas selectos de derecho procesal I. España: Editorial Miguel Ángel Porrúa. Gamboa, F. (1992). Manual de derecho internacional público. Chile: Ediciones ChileAmérica CESOC. Gil, B. (2011). El aseguramiento de la prueba en el proceso civil y penal. España: J.M. Bosch Editor. Gínes, N. (2010). La prueba documental. España: J.M. Bosch Editor. Goldschmidt, J. (2016). Derecho, derecho penal y proceso. Tomo II: derecho procesal civil. España: Marcial Pons Ediciones Jurídicas y Sociales. Lluch, Picó & Ginés. (2012). La prueba de reconocimiento judicial. España: J.M. Bosch Editor. Lluch, X. (2012). Derecho probatorio. España: J.M. Bosch Editor. Picó, J. (2008). Aspectos problemáticos en la valoración de la prueba civil. España: J.M. Bosch Editor. Rinella, A. (2004). Introducción al derecho público comparado: metodologías de investigación. México D.F.: Instituto de Investigaciones Jurídicas - UNAM. Rivera, R. (2008). Los medios informáticos: tratamiento procesal. . Cundinamarca Colombia: Universidad de La Sabana.