INFORMATIONEN INTELLIGENT VERARBEITEN DANK KI-TECHNOLOGIE Abhilfe

durch künstliche Intelligenz

Tagtäglich erreichen Unternehmen unzählige Dokumente, sei es auf Papier oder in digitaler Form. Die darin enthaltenen Informationen gilt es zu digitalisieren und schnell an nachgelagerte Systeme und Prozesse zu übergeben. Doch wie können unstrukturierte Informationen und Daten komfortabel erfasst und verfügbar gemacht werden? Intelligente Erfassungssysteme mit moderner KI-Technologie schaffen hier Abhilfe.

Autor: ELO Digital Office CH AG

Die Erkennungsraten moderner Optical-CharacterRecognition(OCR)-Systeme sind heutzutage bereits enorm. Unstrukturierte Dokumenteninhalte werden dank dieser Technologie in Sekundenschnelle digitalisiert und können damit prinzipiell elektronisch weiterverarbeitet werden. OCR-Systeme sind jedoch meist nicht in der Lage, die erkannten Informationen zu ordnen und zielgerichtet zu nutzen. Genau hier setzt aber ein intelligentes Erfassungssystem an: Mithilfe einer frei vordefinierten Dokumentenstruktur ermittelt das System Dokumentenklassen (zum Beispiel Rechnungen, Lieferscheine, Bestellungen et cetera). Anhand dieser werden die relevanten Inhalte auf dem Dokument extrahiert und können über beliebig anpassbare Schnittstellen zum Beispiel mit angebundenen Datenbanken,

ERP- und CRM-Systemen abgeglichen sowie auf Richtigkeit überprüft werden. Im nächsten Schritt können das Dokument beziehungsweise die darin enthaltenen Informationen dann an nachgelagerte Prozesse (zum Beispiel an entsprechende Rechnungsfreigabeprozesse) übergeben werden.

Mehr Effizienz Dank Lernf Higer Systeme

Die Lernfähigkeit eines solchen intelligenten Erfassungsassistenten macht diesen zu einem nützlichen KI-Tool: Je mehr Belege das System verarbeitet, desto höher wird die Erkennungsrate der auf dem Beleg vorhandenen Informationen. Auf Grundlage der Belegmenge optimiert das System die Dokumentenanalyse im Hintergrund und gewinnt dadurch immer weiter an Intelligenz. Das Ergebnis: Informationen werden noch schneller verarbeitet und die Effizienz der damit verbundenen Unternehmensprozesse wird deutlich gesteigert.

Ein Intelligentes System F R

ALLE FACHBEREICHE

Besonders im Finanz- und Buchhaltungswesen kommen die Vorteile der intelligenten Informationsverarbeitung zum Tragen. Durch den hohen Automatisierungsgrad und die blitzschnelle Zuordnung der Belegdaten zum entsprechenden Freigabeprozess reduzieren sich die Durchlaufzeiten in der Rechnungseingangsverarbeitung auf ein Minimum. In Verbindung mit der richtigen Fachlösung für digitales Rechnungsmanagement können damit sämtliche buchhalterischen Arbeitsprozesse optimiert werden.

Doch damit nicht genug: Aufgrund der hohen Flexibilität bei der Definition unterschiedlicher Dokumentenklassen sind die Einsatzmöglichkeiten eines solchen KI-Tools nahezu unbegrenzt. Auch in der Personalabteilung können eingehende Dokumente wie Krankmeldungen, Versicherungsbescheinigungen oder Bewerbungsunterlagen intelligent analysiert und verarbeitet werden. Eingehende Bestellungen im Bestell- und Auftragswesen können mithilfe der intelligenten Informationserfassung noch schneller bearbeitet werden. Und selbst überquellende E-MailPostfächer gehören dank KI-Technologie der Vergangenheit an, da eingehende E-Mails ganz einfach analysiert, vorsortiert und entsprechend kontextbezogen weitergeleitet und abgelegt werden. Kurzum: Bereits von einem einzigen intelligenten Erfassungsassistenten, der zudem über flexibel anpassbare Schnittstellen mit unterschiedlichen Datenbanken und Systemen kommuniziert, profitiert das gesamte Unternehmen.

Klarer Vorteil Durch Ki

Wird sie gezielt eingesetzt, kann künstliche Intelligenz also im Unternehmen Administrationsaufwände spürbar reduzieren sowie Fachabteilungen von mühsamen manuellen Vorgängen entlasten. Überall dort, wo das wiederkehrende Erfassen und Auswerten von Informationen noch zeitintensiv und händisch vonstattengeht, können intelligente Systeme und moderne KI-Technologien einen wertvollen Beitrag zur Prozessoptimierung leisten.

Digitale Zusammenarbeit Mit Der Elo Ecm Suite

Das jüngste Feature-Release der ELO ECM Suite hat eine Vielzahl an Innovationen im Gepäck und steht ganz im Zeichen der digitalen Zusammenarbeit. Anwender der Digitalisierungsplattform können sich nun in kürzeren Abständen auf neue Funktionen und Highlights freuen und diese direkt nutzen. Der Fokus liegt auf den vielfältigen Möglichkeiten zur Prozessautomatisierung für Systemadministratoren. So lassen sich zentrale Unternehmensprozesse ohne grossen Programmieraufwand digital modellieren und damit effizienter gestalten. Für die gemeinsame Arbeit an Dokumenten in interdisziplinären Teams ist die neue TeamspaceFunktion mit im Gepäck. Anwender aus unterschiedlichen Fachabteilungen können damit in einem eigenen übersichtlichen Bereich Dokumente einsehen, bearbeiten oder hinzufügen. Auch der Austausch und die Kommunikation über den ELO Feed ist hier jederzeit möglich. Die digitale Zusammenarbeit im Team wird damit noch einmal deutlich komfortabler.

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Elo Live Erleben Auf Dem Elo Fachkongress Schweiz

Mehr zum Einsatz künstlicher Intelligenz bei der Optimierung von Unternehmensprozessen erfahren Sie auf dem ELOECM-Fachkongress Schweiz am 15. März 2023 in Baden. Unter dem Motto «Inspiration für Ihre digitale Zukunft» lädt Sie die ELO Digital Office CH AG herzlich ein, sich über diese und viele andere Themen rund um die Digitalisierung Ihrer Geschäftsprozesse umfassend zu informieren. Erleben Sie dort auch sämtliche Neuheiten aus dem ELO-Produktportfolio sowie die neueste Version der ELO ECM Suite –der zentralen Digitalisierungsplattform für Ihr Unternehmen.