Trabajando con tablas

Uso de Tablas en Word Trabajando con las Tablas de Microsoft Word

February 10, 2014 Autor: Juan Miguel González García

Tablas en Microsoft Word

TABLA DE CONTENIDO Trabajando con Tablas ............................................................................................... 2 Definición de Tabla ......................................................................................................................... 2 Uso de las Tablas ............................................................................................................................ 2 Colocando una Tabla en un documento ........................................................................................... 2 Seleccionar partes de una Tabla ...................................................................................................... 3 Otras Opciones de Selección ............................................................................................................ 3 Insertar Filas o Columnas ................................................................................................................ 4 Eliminar Filas o Columnas................................................................................................................ 4 Organizar Datos .............................................................................................................................. 5 Bases de Datos ................................................................................................................................ 5 Agregar el Comando Formulario de Datos a la Barra de Acceso Rápido ....................................................5 Utilizar el Comando Formulario de Datos ................................................................................................6

Ejemplo ........................................................................................................................................... 6 Elaboración de Gráficas usando Tablas ........................................................................................... 7 Colocar la Gráfica ............................................................................................................................ 7 Aspecto de la Gráfica ...................................................................................................................... 8 Fórmulas en Tablas ......................................................................................................................... 9 Comentario ..................................................................................................................................... 9 Desarrollo ..................................................................................................................................... 10 Conclusión..................................................................................................................................... 11 Formularios Electrónicos ............................................................................................................... 12 Proceso ......................................................................................................................................... 12 Activar la Ficha Programador ........................................................................................................ 13 Descripción de los Controles Heredados ........................................................................................ 14 Propiedades de los Controles Heredados ....................................................................................... 14 Cuadro de Texto ................................................................................................................................... 14 Casilla de Verificación ........................................................................................................................... 15 Lista Desplegable .................................................................................................................................. 15

Proteger el documento.................................................................................................................. 16

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Tablas en Microsoft Word TRABAJANDO CON TABLAS DEFINICIÓN DE TABLA Podemos decir que es un área rectangular cuadriculada compuesta por filas y columnas, la intersección entre una fila y una columna recibe el nombre de celda. En una celda se pueden colocar diferentes elementos como texto, número, etc., sin embargo, la alineación de cada celda siempre será a la izquierda (aunque sean números). Para colocar un valor decimal deberemos emplear el tabulador correspondiente dentro de la celda para que quede alineado a la derecha y por su punto decimal.

USO DE LAS TABLAS Las tablas se pueden emplear para diferentes situaciones según los necesitemos, algunas de estas opciones son: 1.

2.

3.

4.

5.

Organizar los datos de una Estadística Para utilizar esos datos estadísticos y generar una Gráfica Como una Base de Datos para establecer una combinación de Correspondencia Diseño de un Formulario o Formato como Factura, Recibo, etcétera Diseñar una página Web, ya que es el elemento primordial para realizar dicha actividad

COLOCANDO UNA TABLA EN UN DOCUMENTO Una tabla la podemos colocar, básicamente, de dos maneras, Insertándola o Dibujándola. Para ambos casos debemos pulsar en la ficha Insertar y localizar el grupo Tablas. En este grupo encontramos el elemento Tabla que tiene forma de cuadrícula y además una punta de flecha. Al pulsar directamente sobre el elemento o icono, se despliega un menú que nos permite la manera de crear la tabla.

La cuadrícula.- El conjunto de cuadritos que se nos muestra permite realizar la selección utilizando el ratón, conforme éste vaya pasando sobre los cuadritos, esas serán las celdas que contendrá la tabla correspondiente.

Insertar tabla.- En esta opción, se nos muestra un cuadro de diálogo en el cual podemos especificar directamente el número de filas y columnas de la tabla, además de poder autoajustar las celdas de la misma.

Dibujar tabla.- Con esta opción podremos trazar la tabla en el documento empleando el ratón como si dibujáramos a mano alzada, ya que el indicador del ratón se convierte en un lápiz.

Convertir texto en tabla.- Esta opción permite convertir un conjunto de texto a una tabla, es conveniente que para poder realizar esta operación se hayan definido tabuladores en ese conjunto de texto con el fin de que Word pueda realizar la conversión de manera eficiente.

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Tablas en Microsoft Word Hoja de cálculo de Excel.- Con esta opción podemos insertar una hoja de cálculo de Microsoft Excel, además de disponer de los elementos de dicho programa dentro de un documento de Word.

Tablas rápidas.- Con este comando, podremos colocar algunas de las tablas prediseñadas que trae integradas el programa desde su instalación, lo único que tenemos que hacer es seleccionar el tipo y de manera automática, el programa se encarga de colocarla, e inclusive le asigna un formato ya establecido en la misma.

SELECCIONAR PARTES DE UNA TABLA Cantidad Seleccionada Una Celda Un grupo de Celdas Una Fila Un grupo de Filas Una Columna Varias Columnas Varias Celdas, Filas o Columnas Toda la Tabla Ampliar o Reducir una Fila o Columna

Técnica Utilizada Apuntar sobre la orilla izquierda de la celda. Cuando el puntero del ratón se convierta en una flecha negra, hacer Clic.  Seleccionar la primera Celda, oprimir y mantener pulsada la tecla SHIFT y hacer Clic en la última Celda del grupo, o bien, arrastrar a partir de la siguiente tecla.

Colocar el puntero del ratón fuera del borde izquierdo de la tabla. Cuando el puntero se convierta en una flecha blanca, hacer Clic.  Seleccionar la primera fila, mantener pulsado el botón izquierdo del ratón y arrastrar hacia arriba o hacia abajo para agregar filas a la selección.

Posicionar el puntero del ratón sobre el borde superior de la columna. Cuando se convierta en una flecha negra apuntando hacia abajo, hacer Clic una vez.

Seleccionar la primera columna, mantener pulsado el botón izquierdo del ratón y arrastrar hacia la derecha o izquierda para agregar columnas a la selección.

Seleccionar la primera Celda. Mantener pulsada la tecla de CTRL y pulsar en las otras Celdas deseadas.

Hacer Clic en el ícono de Flecha de Cuatro puntas de la esquina superior izquierda de la Tabla.

Colocar el puntero del ratón en la división de la Fila o Columna que se desee ampliar.

Cuando el puntero cambie a un par de líneas con dos flechas a los lados, hacer Doble Clic.

OTRAS OPCIONES DE SELECCIÓN En lugar de utilizar exclusivamente el ratón, se puede emplear la Cinta de Opciones para tal efecto, esto lo podemos lograr realizando alguna de las siguientes opciones: Cantidad Seleccionada Celda Columna Fila Tabla

Técnica Utilizada Ficha: Presentación / Seleccionar / Seleccionar Celda Ficha: Presentación / Seleccionar / Seleccionar Columna Ficha: Presentación / Seleccionar / Seleccionar Fila Ficha: Presentación / Seleccionar / Seleccionar Tabla

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Tablas en Microsoft Word INSERTAR FILAS O COLUMNAS 1. Colocar el puntero del ratón en la Fila o Columna a partir de la cual se desea agregar Filas o Columnas.

2. Hacer Clic en la Ficha Presentación.

3. En el grupo Filas y Columnas, hacer Clic en la opción deseada de acuerdo a lo que se muestra a continuación

Eliminar – permite suprimir, filas, columnas, celdas o la tabla completa.

Insertar arriba – inserta una fila arriba de la selección.

Insertar debajo – inserta una fila por debajo de la selección.

Insertar a la izquierda – inserta una columna a la izquierda de la selección.

Insertar a la derecha – inserta una columna a la derecha de la selección.

ELIMINAR FILAS O COLUMNAS Cantidad Seleccionada Celda

Columna

Fila

Tabla

Técnica Utilizada Colocar el cursor en la celda que se desea eliminar. Pulsar en la ficha Presentación y luego en el comando Eliminar (que se muestra en la figura de arriba), seleccionar celdas…

Colocar el cursor en una de las celdas que se ubiquen dentro de la columna a eliminar. Pulsar en la ficha Presentación y luego en el comando Eliminar, seleccionar Eliminar Columnas.

Colocar el cursor en una de las celdas que se ubiquen dentro de la fila a eliminar.

Pulsar en la ficha Presentación y luego en el comando Eliminar, seleccionar Eliminar Filas.

Colocar el cursor en cualquier celda dentro de la tabla. Pulsar en la ficha Presentación y luego en el comando Eliminar, seleccionar Eliminar Tabla.

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Tablas en Microsoft Word ORGANIZAR DATOS Para el primer caso supongamos que tenemos los datos de amigos en cuanto a su Nombre completo, Celular y deseamos poner esta información de una manera ordenada dentro de un documento de Word, utilizaremos una tabla para tal efecto que pudiera contener las columnas: Nombre, Apellido Paterno, Apellido Materno, Celular, y posteriormente introducimos los datos de nuestro amigos; podríamos tener algo como la tabla siguiente: Nombre Leopoldo Silvia Ramón Alejandra Beatriz

Apellido Paterno Hernández Correa Solano Pérez Carrera

Apellido Materno Martínez López Murguía Hernández Silvano

Celular 2299-88-7766 2291-66-9867 2297-65-0987 2292-67-0965 2291-45-3456

A esta tabla le podemos agregar un diseño preestablecido de tablas de Word, o bien, podríamos colorear la tabla a nuestro gusto, además de lo anterior, pudiéramos querer que los datos de nuestros amigos se encuentren ordenados por Apellido Paterno. Esto último se logra empleando la Ficha Presentación, Grupo Datos y pulsando en el Elemento Ordenar. Quedaría algo más o menos como lo que se muestra a continuación.

Observe que la tabla se encuentra ordenada por Apellido Paterno.

Nombre Beatriz Silvia Leopoldo Alejandra Ramón

Apellido Paterno Carrera Correa Hernández Pérez Solano

Apellido Materno Silvano López Martínez Hernández Murguía

Celular 2291-45-3456 2291-66-9867 2299-88-7766 2292-67-0965 2297-65-0987

BASES DE DATOS Aunque podemos crear una lista de amigos o compañeros utilizando las tablas, como en el proceso anterior, sería más conveniente si empleáramos una forma de Ventana o Cuadro en el cual se pudieran ir llenando los datos y vaciarlos en la tabla, ¿no lo creen? Pues bien, Word posee esta característica empleando lo que se conoce como Formulario de Datos, que no es otra cosa que una ventana, como las que presenta Windows, en la que se introducen los datos que va a contener la tabla y los mismos se van añadiendo a ella.

Para poder utilizar este proceso debemos, antes que nada, agregar dicho Comando a la Barra de Acceso Rápido de Word, ya que en esta versión no se encuentra disponible en la Cinta de Opciones. El procedimiento para hacerlo se muestra a continuación

AGREGAR EL COMANDO FORMULARIO DE DATOS A LA BARRA DE ACCESO RÁPIDO 1. Estando visible su Barra de Acceso Rápido, pulsar en el botón: Personalizar Barra de Herramientas de Acceso Rápido, cuya figura es una Punta de Flecha hacia abajo.

2. En el menú que aparece escoger la opción: Más comandos…

3. En el cuadro de diálogo que aparece, en el parámetro: Comandos disponibles en, seleccionar: Comandos que no están en la Cinta de Opciones.

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Tablas en Microsoft Word 4. En el listado que se muestra inmediatamente abajo del parámetro anterior, buscar: Formulario de Datos.

Una vez localizado, pulsar en el botón de: Agregar y pulsar en el botón de Aceptar. Con esto, se agrega dicho Comando a la Barra de Acceso Rápido.

UTILIZAR EL COMANDO FORMULARIO DE DATOS 1. Crear la fila de encabezado de la tabla sin agregar ningún dato.

2. Colocar el cursor dentro de una de las celdas de la tabla anterior, de preferencia en la primera.

3. Hacer Clic en el Comando: Formulario de Datos, que ya aparece incluido en la Barra de Acceso Rápido, su ícono tiene la forma de una tabla con un lápiz sobre ella.

4. Aparece una ventana que muestra los nombres de la fila de encabezados de la tabla generada anteriormente, en este cuadro, se pueden ir tecleando los datos y pulsar en el Botón: Agregar nuevo, cada vez que se desee adicionar un nuevo Registro, también se puede pulsar [Enter].

5. Al finalizar de agregar los datos se debe pulsar en el Botón de Cerrar con lo que se adicionan los datos a la tabla, si se desea incluir mayor número de datos, volver a colocar el cursor en la tabla, pero en esta ocasión, en el último renglón y activar nuevamente el Formulario de Datos.

EJEMPLO Producto

Enero

Febrero

Marzo

Como se puede apreciar, en el Formulario de Datos aparecen los nombres de la fila de encabezados de cada columna y Cuadros de Texto al lado de cada uno con el fin de teclear en ellos el dato correspondiente. En la parte inferior aparecen los controladores de registro que permiten avanzar o retroceder registro dentro de la tabla. Las puntas de flechas solas de izquierda y derecha, avanzan o retroceden de uno en uno. Las puntas de flechas con una barra al final de cada una de ellas, coloca el cursor en el primer registro (flecha izquierda), o en el último registro (flecha derecha).

Agregar nuevo.- Permite ir adicionando renglones a la tabla con nuevos datos.

Eliminar.- Permite suprimir un renglón de la tabla.

Restaurar.- Permite regresar el campo a su valor original en el caso de que nos hayamos equivocado al momento de capturarlo.

Buscar.- Permite Localizar un renglón en particular pudiendo especificar en qué columna se desea buscar el dato.

Ver origen.- Cierra el Cuadro de Diálogo y muestra la tabla tal cual.

Cerrar.- Cierra el Cuadro de Diálogo para finalizar la captura.

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Tablas en Microsoft Word ELABORACIÓN DE GRÁFICAS USANDO TABLAS Otra de las grandes acciones que se pueden establecer con una tabla es la elaboración de una Gráfica. En esta versión 2007 ya se establece un enlace entre Word y Excel de manera automática, tomando pues las gráficas, todas las ventajas de ese programa, inclusive, se puede guardar el archivo de Excel estableciendo así ahora un vínculo nativo, por así decirlo. Supongamos que tenemos una tabla como la que se muestra a continuación Producto Artículo 1 Artículo 2 Artículo 3 Artículo 4 Artículo 5

Enero Febrero 123 456 789 987 654 321 135 246 369 753

COLOCAR LA GRÁFICA 1. Ficha Insertar / Grupo Ilustraciones / Comando Gráfico 2. Aparecerá el cuadro que se muestra a continuación

3. Este cuadro nos permite seleccionar el tipo de Gráfica que deseamos insertar, para ello escogemos la Categoría, que se ubica en el panel de la izquierda y posteriormente el Tipo de la Gráfica que puede ser Columnas, Líneas, Circulares, etc. Una vez seleccionada la misma, pulsar en el botón de Aceptar y aparecerá la Gráfica colocada en la posición del cursor y además, se abre el programa de Excel.

4. Sin embargo, la gráfica que se muestra no contiene los valores de la tabla que deseamos graficar, para que los contenga debemos seleccionar los datos en la tabla de Word, copiarlos, pasarse al programa de Excel y pegarlos en el área correspondiente, como se muestra en la figura siguiente.

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Tablas en Microsoft Word 1200

1000 800 600 Enero 400

Febrero

200 0

5. Muy bien, ahora podemos hacer dos cosas: Cerrar el programa de Excel, o bien, Guardar primero el archivo para que quede asociado directamente y luego cerrar el programa, determine la opción que considera apropiada para usted. Ahora lo que nos queda es modificar algunas características de la gráfica como ponerle título a la misma, a los ejes, cambiar colores o diseño, etc.

ASPECTO DE LA GRÁFICA Cuando colocamos una gráfica en un documento de Word y la seleccionamos, se activan tres fichas adicionales, la ficha Diseño, la ficha Presentación, y la ficha Formato.

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Tablas en Microsoft Word Diseño.- En esta ficha se encuentran los Grupos que nos permiten Cambiar el tipo de gráfica, guardarla como plantilla, trabajar con los datos, como seleccionarlos y editarlos, cambiar entre filas y columnas, estipular el diseño de gráfico y modificar el Estilo de diseño (colores, modelos, etc.).

Presentación.- En esta ficha se puede estipular el Título de la Gráfica y de los Rótulos, especificar si se mantienen las líneas de la cuadrícula, si debemos poner Etiquetas de datos y anexar la Tabla como una Tabla de Datos, etc.

Formato.- Podemos cambiar colores de Relleno, Contorno, etc. Esta ficha ya forma parte natural dentro de Word, pero sus elementos se pueden utilizar para las modificaciones que se mencionan.

1200 V 1000 a 800 l o 600 r 400 e 200 s 0

Ejemplo

789

987

456 123 Artículo 1

753

654

Artículo 2

321

135 246

Artículo 3

Artículo 4

369 Artículo 5

Artículos

Enero

Febrero

FÓRMULAS EN TABLAS Aunque las fórmulas son en realidad una parte importante de Excel, podemos extender esta situación dentro de una Tabla de Word. Esto no quiere decir que debemos dejar aparte a Excel y usar Word para confeccionar una fórmula, no, en primer lugar porque no cuenta con la gran cantidad de funciones que si tiene Excel; y, en segundo lugar, porque no es el objetivo primordial de un Procesador de Palabras.

COMENTARIO Primeramente debemos tener la tabla con los datos a los cuales se les va a determinar o realizar una operación, pongamos como ejemplo la tabla que se muestra a continuación, en la cual, se desea calcular el Importe de cada uno de los renglones correspondientes.

Producto Artículo 1 Artículo 2 Artículo 3

Cantidad Precio Importe 5 120.00 7 27.50 10 135.00

Lo que debemos conocer es como maneja Word las celdas para poder realizar las operaciones, resulta que lo maneja de la misma manera en que se identifican las celdas en Excel. A las columnas las bautiza con las letras

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Tablas en Microsoft Word del abecedario partiendo de la izquierda en A, B, C, y así sucesivamente. Para las filas o renglones, se maneja un número consecutivo empezando en el 1, 2, 3, y así sucesivamente hacia abajo en cada renglón.

Por lo que, la intersección entre una Fila y una Columna, que es la Celda, se puede hacer referencia a ella utilizando dichas coordenadas. En el ejemplo en cuestión tenemos que la primera fila, donde se ubican los encabezados, es la fila 1 y cada columna es una letra, ejemplo: el letrero de Producto, se encuentra en la celda A1, el de Cantidad en la celda B1, el de Precio en la celda C1, el de Importe en la celda D1.

Como en Excel, todas las fórmulas deben comenzar con el signo de igual y seguidas de las Celdas que van a tomar parte en la operación. En nuestro ejemplo: si queremos saber el Importe correspondiente al Artículo 1 debemos de multiplicar la Cantidad por el Precio en el renglón correspondiente, pero, en lugar de ocupar los valores, utilizamos las referencias de las celdas: =B2 * C2.

Lo mismo deberemos de hacer para cada fila de cada artículo en la columna de Importe. Las operaciones comunes o tradicionales están identificadas por los símbolos:

+ - * /. Cada una corresponde (de izquierda a

derecha), suma, resta, multiplicación y división. El cómo colocar la fórmula es lo que determinaremos a continuación.

DESARROLLO 1. Colocarse en la celda donde se debe introducir la fórmula, en nuestro caso en el segundo renglón debajo de la columna de importe, la celda: D2.

2. Hacer Clic en la ficha Presentación 3. En el Grupo Datos, pulsar en el botón Fórmula y aparecerá el cuadro de diálogo siguiente

4. En el parámetro Fórmula se debe introducir lo siguiente: =B2*C2, no importando si se escribe en mayúsculas o minúsculas. Es posible que al mostrarse el cuadro de diálogo anterior, en este parámetro aparezca algo como: =SUM(LEFT), borrarlo hasta el signo de igual, o bien, borrarlo completo, nos ocuparemos en otra ocasión de ello.

5. Podemos asignar un formato al resultado que se va a obtener como que contenga el signo de pesos, o algún otro, para ello empleamos el parámetro Formato de número que al pulsar en la flecha desplegable, se muestra lo siguiente:

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Tablas en Microsoft Word

6. Escoger el tipo de formato deseado para el resultado y pulsar en el botón de Aceptar para que se muestre el resultado de la fórmula.

7. Repetir los pasos del 1 al 6 para cada renglón y teniendo cuidado de ir cambiando el número de renglón en cada celda que se ponga la fórmula.

El resultado de lo anterior debe ser algo como lo siguiente: Producto Artículo 1 Artículo 2 Artículo 3

Cantidad Precio Importe 5 120.00 $ 600.00 7 27.50 $ 192.50 10 135.00 $1,350.00

CONCLUSIÓN Como podemos apreciar, es relativamente sencillo realizar algunos cálculos utilizando las fórmulas en Word, sin embargo, hay que tener en cuenta lo siguiente: a. Las fórmulas no se actualizan de manera automática como en Excel, esto es, si modificamos un valor de las celdas involucradas en la fórmula, tendremos que recalcular la misma. Para realizar esto, hay que seleccionar la celda de la fórmula y pulsar [F9]. b. Se pueden utilizar Tabuladores Decimales para posicionar correctamente los puntos decimales. c. Podemos emplear algunas funciones internas como el promedio, el máximo, etc., solamente que se encuentran en inglés. Este tema lo dejamos para una entrada posterior.

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Tablas en Microsoft Word FORMULARIOS ELECTRÓNICOS Un formulario es un documento estructurado con espacios reservados para escribir información, existen las siguientes categorías de formularios que se pueden elaborar: 

Formulario de Distribución en Web. Los usuarios ven y rellenan el formulario en un explorador. Una vez que los usuarios rellenan el formulario envían su información a una base de datos en un servidor HTTP.



Formulario que los Usuarios ven y rellenan en Pantalla. Este formulario se distribuye u obtiene mediante Correo Electrónico o un recurso de red. Puede utilizar Cuadros de Texto (para rellenar con información), Casillas De Verificación (que muestran opciones como Si y No) y Listas Desplegables (que permiten seleccionar una opción dentro de un grupo).



Formulario impreso en papel. Puede insertar espacios en blanco que los usuarios deben rellenar y Casillas De Verificación que muestran opciones como Sí y No.

Cualquiera de las categorías anteriores se pueden elaborar utilizando el Word, lo único que debemos tener en cuenta es la manera en que se debe guardar el archivo con el fin de identificar su funcionalidad y uso de dicho formulario. Pero además, dentro de un documento de Word, podemos especificar los siguientes Tipos de formularios: 

Formulario Clásico. Corresponde al formulario de versiones anteriores que se ha conservado en este programa para efectos de compatibilidad, el cual emplea las Herramientas básicas de formularios.



Formulario 2007. El cual emplea controles diseñados en esta nueva versión de Word, que aunque son similares en su utilización, cambiaron de aspecto y características propias.



Formulario ActiveX. Este tipo de formulario se emplea, esencialmente, utilizando controles de Visual Basic, que es un lenguaje de programación ampliamente diseminado por el ambiente Office e inclusive, en otras aplicaciones de terceros como: Corel Draw, AutoCAD, etc. Es necesario conocer la programación en este lenguaje para poder trabajar con este tipo de formularios.

En esta ocasión nos basaremos en los dos primeros tipos, ya que el tercero, implica un producto mucho más extenso que incluiría la programación con Visual Basic para Aplicaciones.

PROCESO Para poder elaborar un formulario utilizando este programa, es necesario tener un diseño o bosquejo realizado en el papel, con el fin de ya tener establecida la idea de cómo será creado. Los elementos esenciales que se utilizan son: las Tablas, que proporcionan el diseño y la estructura básica, y los Controles, que se ubican la Ficha Programador de la Cinta de Opciones. Esta ficha no se encuentra normalmente dentro de la Cinta de Opciones inicial, por lo que se debe de activar.

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Tablas en Microsoft Word ACTIVAR LA FICHA PROGRAMADOR Como el grupo de Programador no se encuentra normalmente activo, hay que activarlo, para ello realizamos las siguientes actividades 1. Clic en el Botón de Office 2. Escoger Opciones de Word 3. En el cuadro de diálogo que aparece, marcar la casilla que dice: Mostrar ficha programador en la cinta de opciones 4. Pulsar en el botón de Aceptar Con esta operación ha quedado incluida la Ficha Programador que presenta un aspecto como el siguiente

El grupo que nos interesa es el de Controles, que, como podemos apreciar, nos muestra diferentes opciones en la que se incluyen los Controles que se utilizan en esta nueva versión y un ícono que representa a los controles Heredados o Clásicos y los ActiveX, el cual se muestra a continuación.

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Tablas en Microsoft Word DESCRIPCIÓN DE LOS CONTROLES HEREDADOS De izquierda a derecha tenemos los siguientes Controles

Control

Utilidad

Cuadro de Texto

Permite insertar un Cuadro de Texto que pueda ser rellenado por el Usuario, por ejemplo para escribir un Nombre, Dirección, etc.

Se emplea para cuando se especifiquen opciones de Si / No, o cuando se quieran escoger varias acciones Muestra un cuadro que se puede desplegar y del cual se puede seleccionar una acción determinada Rodea a un control con un marco Activa o desactiva si el control aparece con color de fondo o No Borra el contenido de todos los campos de un formulario para comenzar de nueva. Debe estar desprotegido el formulario para que funcione

Casilla de Verificación Lista Desplegable Insertar Marco Horizontal Sombreado de Campo Restablecer campos de formulario

Una vez colocado el Control en el formulario, se procede a modificar sus Propiedades para hacerlo más versátil, por ejemplo: Si queremos que se introduzca un Nombre, pero no deseamos que pase de 30 caracteres, hay de decírselo a Word, con el fin de que no se permitan teclear más datos. Si deseamos colocar una Fecha, tenemos que indicarle el Formato de la misma, etc. Para realizar esto, se hace Doble Clic en el sombreado del campo al cual queremos modificarle sus Propiedades y aparece un Cuadro de diálogo que mostrará las propiedades que se pueden cambiar dependiendo del Control de que se Trate.

PROPIEDADES DE LOS CONTROLES HEREDADOS CUADRO DE TEXTO

Se puede especificar el Tipo de texto que se desea introducir entre: Texto, Número, Fecha, Hora o Cálculo, si el Largo del campo va a ser Ilimitado, o por el contrario, tendrá un valor límite. El formato en el cual se puede dar este control, si queremos que asuma un valor predeterminado al momento de establecerlo.

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Tablas en Microsoft Word Permite también, asignarle un nombre de Marcador, que puede servir para realizar algún tipo de cálculo con el mismo. El poder utilizar Macros (programas de Visual Basic), al momento de colocarlos en el control o cuando se ha salido del mismo.

Opcionalmente, se puede asignar un tipo de ayuda al momento de estar introduciendo datos en el control, esta ayudad puede aparecer en la Barra de Estado de Word, o bien, haciendo uso de la Tecla de Ayuda por excelencia que es F1.

CASILLA DE VERIFICACIÓN En este control se puede especificar si el tamaño del mismo lo determina Word, o por el contrario, lo especifica la persona que está diseñando el formulario. Se puede permitir que el control aparezca marcado desde el momento en que se muestra el formulario, o no. Se puede estipular si se debe ejecutar una Macro cuando se acceda al control o cuando se pase a otro. (Por ejemplo, el verificar si una respuesta a una pregunta es correcta o no). Del mismo modo, se puede asignar un nombre de Marcador a este control y una ayuda como en el caso del control anterior.

LISTA DESPLEGABLE Con este tipo de control se deben dar de alta las opciones que el usuario podrá seleccionar al momento de estar contestando el formulario. Como en los controles anteriores se puede especificar una Macro de entrada y otra de salida, así como, un nombre de Marcador y la ayuda que se puede prestar al usuario para el uso de este control dentro del formulario.

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Tablas en Microsoft Word PROTEGER EL DOCUMENTO Una vez que el formulario ha sido generado, es necesario protegerlo para que el usuario no pueda realizar ninguna modificación en el mismo y se pueda perder información importante. El usuario del formulario, solamente debe dedicarse a llenar los campos que se requieran y nada más. Esta operación de protección se realiza pulsando en el botón siguiente

Que se encuentra ubicado en la misma ficha de Programador, al realizar esta operación lo primero que se debe especificar es que la protección sea para Restringir formato y edición. Al seleccionar esta acción, se activa un Panel que aparece en la parte derecha de la ventana de Word y cuya imagen reproducimos a continuación

Posteriormente, aparece un cuadro de diálogo que solicita si deseamos aplicar una contraseña para permitir modificaciones si alguien conoce dicha contraseña, esto se le deja la elección a usted, querido lector.

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