ТЕХНОЛОГИЯ СОЗДАНИЯ РАССЫЛОК

ТЕМА 1. MICROSOFT WORD 2016

1. ТЕХНОЛОГИЯ СОЗДАНИЯ РАССЫЛОК

Использование инструмента Слияние для подготовки комплексных документов в MS Word 2016.

Текстовый процессор MS Word 2016 предоставляет возможность автоматизированной подготовки документов для рассылки. Слияние можно использовать для создания любого типа документов, в которых поля сопоставляются данным, а именно для подготовки документов стандартной формы нескольким адресатам (приглашения, уведомления, ведомости результатов и т. п). Для этого необходимо первоначально подготовить шаблон в виде произвольного документа Word и список реквизитов в отдельном файле, а затем выполнить их слияние. Процедура слияния состоит из нескольких этапов: 1. Создание или выбор существующего источника данных. Источником данных называется файл, содержащий данные, различающиеся в каждой копии составного документа. Источником данных может быть практически любая структурированная в таблицу информация. 2. Создание основного документа. Основным документом слияния называется документ, который содержит текст и рисунки, одинаковые в каждой версии конечного документа. 3. Вставка полей слияния. Поля, в которые переносится переменная информация из источника данных в основной документ перед выводом готового документа на печать, называются полями слияния. 4. Вывод стандартного документа. При этом каждая строка (или запись) источника данных порождает отдельный документ на бланке, почтовую наклейку, конверт или элемент каталога. При этом составные документы могут быть объединены в новом документе для последующего просмотра и печати.

Результат можно выводить сразу на печать, либо получить в виде нового документа с множеством страниц. Процедура слияния позволяет автоматически создать множество копий шаблона документа с различными реквизитами.

Пример. На основе шаблона с приглашением и базы данных студентов создать сложный документ Microsoft Word, на основе сформированного списка рассылки приглашений студентов на конференцию.

1) Создайте файлы Ша бл он_пр игл а шен ие. d o cх и БД_с т уде н тов. docх 2) Откройте файл Шаб л он_пр игл а ше н и е. d o cх 3) Создайте связь между файлом с приглашением и файлом с базой данных: а) вкл. РАССЫЛКИ → гр. НАЧАТЬ СЛИЯНИЕ → кн. НАЧАТЬ СЛИЯНИЕ →

ПОШАГОВЫЙ МАСТЕР СЛИЯНИЯ

б) в правой части окна MS Word, в область задач СЛИЯНИЕ → выберите тип документа: ПИСЬМА → кн. ДАЛЕЕ. в) ОТКРЫТИЕ ДОКУМЕНТА → укажите основной документ: ТЕКУЩИЙ

ДОКУМЕНТ → кн. ДАЛЕЕ. г) ВЫБОР ПОЛУЧАТЕЛЕЙ → укажите источник данных: ИСПОЛЬЗОВАНИЕ

СПИСКА → кн. ОБЗОР → укажите файл БД_с т уд ен тов. do cх → не изменяйте источник!!! → кн. ОК д) закройте область задач СЛИЯНИЕ. 4) В приглашении добавьте поле слияния Группа с базой данных студентов: а) выделите в приглашении текст {Группа} б) вкл. РАССЫЛКИ → гр. СОСТАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТА И ВСТАВКА ПОЛЕЙ → кн. ДОБАВИТЬ ПОЛЕ СЛИЯНИЯ в) выберите соответствующее поле → кн. ВСТАВИТЬ → в документе появится

ФИО первого сотрудника или название поля БД г) аналогично с полями слияния Фамилия, Имя и отчество. 5) Перейдите к просмотру значений полей БД, для того чтобы переключиться между режимами отображения названий полей БД и их значений: вкл.

РАССЫЛКИ → гр. ПРОСМОТР РЕЗУЛЬТАТОВ → кн. ПОСМОТРЕТЬ

РЕЗУЛЬТАТЫ.