Бизнес-информатика: дистанционный курс
Т. Н. Кисиль
ТЕМА 1. MICROSOFT WORD 2016 1. ТЕХНОЛОГИЯ СОЗДАНИЯ РАССЫЛОК Использование инструмента Слияние для подготовки комплексных документов в MS Word 2016. Текстовый процессор MS Word 2016 предоставляет возможность автоматизированной подготовки документов для рассылки. Слияние можно использовать для создания любого типа документов, в которых поля сопоставляются данным, а именно для подготовки документов стандартной формы нескольким адресатам (приглашения, уведомления, ведомости результатов и т. п). Для этого необходимо первоначально подготовить шаблон в виде произвольного документа Word и список реквизитов в отдельном файле, а затем выполнить их слияние. Процедура слияния состоит из нескольких этапов: 1. Создание или выбор существующего источника данных. Источником данных называется файл, содержащий данные, различающиеся в каждой копии составного документа. Источником данных может быть практически любая структурированная в таблицу информация. 2. Создание основного документа. Основным документом слияния называется документ, который содержит текст и рисунки, одинаковые в каждой версии конечного документа. 3. Вставка полей слияния. Поля, в которые переносится переменная информация из источника данных в основной документ перед выводом готового документа на печать, называются полями слияния. 4. Вывод стандартного документа. При этом каждая строка (или запись) источника данных порождает отдельный документ на бланке, почтовую наклейку, конверт или элемент каталога. При этом составные документы могут быть объединены в новом документе для последующего просмотра и печати. Результат можно выводить сразу на печать, либо получить в виде нового документа с множеством страниц. Процедура слияния позволяет автоматически создать множество копий шаблона документа с различными реквизитами. Пример. На основе шаблона с приглашением и базы данных студентов создать сложный документ Microsoft Word, на основе сформированного списка рассылки приглашений студентов на конференцию.
4
