Jaarverslag 2012 - Directie Facilitair Beheer

2

4

VOORWOORD

5 Beste lezer

U hebt het derde jaarverslag van de Directie Facilitair Beheer van de provincie Limburg in handen, de eerste editie uitgegeven in een nieuwe legislatuur, in een weer sterk vernieuwde stijl. We hebben, zoals u zult merken, niet stilgezeten.

Facilitair management betekent voortdurend professionaliseren met de focus op klantgerichtheid en kwaliteit, gestaag vernieuwen, bestaande structuren en denkpatronen in vraag durven stellen om te verbeteren waar nodig. In dat opzicht was 2012 voor onze directie alweer een jaar vol uitdagingen en veranderingen.

Om aan te tonen hoe wij in tijden van economische crisis nog meer dan anders mensen en middelen efficiĂŤnt inzetten en onze werkprocessen zo helder mogelijk doorlichten, geven wij met dit jaarverslag een nog scherpere inkijk in het evenwicht tussen prognoses en reĂŤle uitgaven. Zo kunt u vaststellen hoe wij met al onze plannen niet enkel uitvoering aan beleidsvoorbereidende acties hebben gegeven, maar ook initiatieven hebben genomen om onze directie organisatorisch en inhoudelijk te verbeteren.

Onze ambities bleven niet beperkt tot interne initiatieven. Wij concentreerden ons meer dan ooit op andere overheden om met hen belangrijke thema’s op te nemen en te zoeken naar een sterkere samenwerking. Hierbij verwijzen wij naar onze contacten met de facilitaire directies van de andere Vlaamse provincies en met het Agentschap Facilitair Management (AFM) van de Vlaamse overheid.

Het is alvast onze ambitie om binnen de nieuwe contouren van de interne staatshervorming daadwerkelijk te getuigen van effectief ondernemerschap. Binnen de nieuwe rol van de provincies zal een ondersteunende facilitaire dienst zoals de onze enkel een toegevoegde waarde kunnen leveren door samen te werken met lokale besturen en/of andere overheden.

Wij zien alvast drie uitdagingen waaraan wij via een participatief proces vorm willen geven: het uitwisselen van kennis, het interactief analyseren van best practices en het doordacht realiseren van een collectief aankoopbeleid.

Om op alle evoluties accuraat te anticiperen is de communicatie met al onze stakeholders van cruciaal belang. Hopelijk is dit jaarverslag niet enkel een middel om u over onze activiteiten te informeren, maar ook een prikkelende aanzet om verder met elkaar in dialoog te treden.

We kijken uit naar 2013 en de uitdagingen die op ons pad komen. We pogen er alles aan te doen om ook in dit nieuwe werkjaar onze ambities waar te maken en de dingen te doen die u van ons mag verwachten. We kunnen dit echter niet alleen: ook in 2013 werken we graag samen verder met onze klanten en belanghebbenden aan onze nog toenemende opdrachten en streefdoelen.

Namens de voltallige staf wensen wij alle medewerkers te danken voor hun steun en medewerking.

Wij wensen u alvast veel leesplezier.

Dirk Vandueren bestuursdirecteur Directie Facilitair Beheer

INHOUDSOPGAVE

6 Inhoudsopgave VOORWOORD INHOUDSOPGAVE INLEIDING KERNCIJFERS 2012

05 06 09 11

1 DIRECTIE EN STAFDIENSTEN

1.1 MISSIE

1.2 PERSONEEL & ORGANISATIE

1.2.1 Organisatie

1.2.2 Personeelsontwikkelingen - cijfers 2012

1.3 FINANCIEEL VERSLAG

1.3.1 Personeelskosten en dienstuitgaven

1.3.2 Kerncijfers Directie Facilitair Beheer - 2012 versus 2011 en 2010

1.4 WERKING IN 2012

1.4.1 FinanciĂŤle Cel

1.4.1.1 Missie

1.4.1.2 Personeel en organisatie

1.4.1.3 Werking in 2012

1.4.1.4 Verwachtingen en uitdagingen voor de toekomst

1.4.2 Interne Dienst voor Preventie en Bescherming op het Werk IDPB

1.4.2.1 Missie

1.4.2.2 Personeel en organisatie

1.4.2.3 Financieel verslag

1.4.2.4 Werking in 2012

1.4.2.5 Verwachtingen en uitdagingen voor de toekomst

1.4.3 Klantenrelaties Facilitair Management

1.4.3.1 Missie

1.4.3.2 Personeel en organisatie

1.4.3.3 Financieel verslag

1.4.3.4 Werking in 2012

1.4.3.5 Verwachtingen en uitdagingen voor de toekomst

12 13 14 14 18 20 20 26 29 29 29 29 30 32 32 32 32 33 34 39 40 40 40 40 41 57

2 AFDELING HOSPITALITY DIENSTEN

2.1 MISSIE

2.2 PERSONEEL EN ORGANISATIE

2.3 FINANCIEEL VERSLAG

2.4 WERKING IN 2012

2.5 VERWACHTINGEN EN UITDAGINGEN VOOR DE TOEKOMST

2.6 DIENSTEN AAN GEBRUIKERS (SOFT SERVICES)

2.6.1 Missie

2.6.2 Personeel en organisatie

2.6.3 Financieel verslag

2.6.4 Werking in 2012

2.6.4.1 Catering

2.6.4.2 Schoonmaak

2.6.4.3 Groenonderhoud

2.6.5 Doelstellingen 2013

2.7 DIENST DOCUMENTATIE- EN MATERIAALBEHEER

2.7.1 Provinciale Uitleendienst (PUL) en Vlaggenbank

2.7.1.1 Missie

2.7.1.2 Personeel en organisatie

2.7.1.3 Financieel verslag

2.7.1.4 Werking in 2012

2.7.1.5 Doelstellingen 2013

58 60 60 61 63 63 64 64 64 66 68 68 71 72 73 73 73 73 75 75 76 80

INHOUDSOPGAVE

7

2.7.2

2.7.3

2.7.4

2.7.5

Printkamer 2.7.2.1 Missie 2.7.2.2 Personeel en organisatie 2.7.2.3 Financieel verslag 2.7.2.4 Werking in 2012 2.7.2.5 Doelstellingen 2013 Bodedienst 2.7.3.1 Missie 2.7.3.2 Personeel en organisatie 2.7.3.3 Financieel verslag 2.7.3.4 Werking in 2012 2.7.3.5 Doelstellingen 2013 Centrale Administratieve Bibliotheek (CAB) 2.7.4.1 Missie 2.7.4.2 Personeel en organisatie 2.7.4.3 Financieel verslag 2.7.4.4 Werking in 2012 2.7.4.5 Doelstellingen 2013 Provinciaal Archief Limburg 2.7.5.1 Missie 2.7.5.2 Personeel en organisatie 2.7.5.3 Financieel verslag 2.7.5.4 Werking in 2012 2.7.5.5 Doelstellingen 2013

80 80 81 82 83 84 84 84 84 85 86 86 87 87 87 88 88 90 91 91 91 92 93 105

2.8 ONTHAALDIENST

2.8.1 Missie

2.8.2 Personeel en organisatie

2.8.3 Financieel verslag

2.8.4 Werking in 2012

2.8.4.1 Onthaalploeg

2.8.4.2 Protocollaire ontvangsten

2.8.4.3 Zalenbeheer en reserveringen

2.8.4.4 ConciĂŤrge en veiligheid

2.8.5 Doelstellingen 2013

2.9 DIENST INTERN BEHEER

2.9.1 Missie

2.9.2 Personeel en organisatie

2.9.3 Financieel verslag

2.9.4 Werking in 2012

2.9.5 Doelstellingen 2013

106 106 106 107 108 108 108 113 115 115 116 116 116 116 118 121

3 AFDELING REAL ESTATE / GEBOUWEN

3.1 MISSIE

3.2 PERSONEEL EN ORGANISATIE

3.3 FINANCIEEL VERSLAG

3.4 WERKING IN 2012

3.5 VERWACHTINGEN EN UITDAGINGEN VOOR DE TOEKOMST

3.6 ADMINISTRATIE - VASTGOEDBEHEER

3.6.1 Missie

3.6.2 Personeel en organisatie

3.6.3 Financieel verslag

3.6.4 Werking in 2012

3.6.5 Doelstellingen 2013

122 124 125 126 128 128 128 128 129 129 132 134

INHOUDSOPGAVE

8

3.7 DIENST BOUWBUREAU

3.7.1 Missie

3.7.2 Personeel en organisatie

3.7.3 Financieel verslag

3.7.4 Werking in 2012

3.7.5 Doelstellingen 2013

3.8 DIENST ONDERHOUD GEBOUWEN

3.8.1 Missie

3.8.2 Personeel en organisatie

3.8.3 Financieel verslag

3.8.4 Werking in 2012

3.8.5 Doelstellingen 2013

135 135 135 136 136 147 149 149 149 150 151 162

4 AFDELING ICT

4.1 MISSIE

4.2 PERSONEEL EN ORGANISATIE

4.3 FINANCIEEL VERSLAG

4.4 WERKING IN 2012

4.5 VERWACHTINGEN EN UITDAGINGEN VOOR DE TOEKOMST

4.6 DIENST BEHEER EN ONDERSTEUNING

4.6.1 Missie

4.6.2 Personeel en organisatie

4.6.3 Financieel verslag

4.6.4 Werking in 2012

4.6.5 Doelstellingen 2013

4.7 DIENST GIS EN ONTWIKKELINGEN

4.7.1 Missie

4.7.2 Personeel en organisatie

4.7.3 Financieel verslag

4.7.4 Werking in 2012

4.7.5 Doelstellingen 2013

4.8 PROVINCIAAL BIBLIOTHEEK SYSTEEM (PBS)

4.8.1 Missie

4.8.2 Personeel en organisatie

4.8.3 Financieel verslag

4.8.4 Werking in 2012

4.8.5 Doelstellingen 2013

165 166 166 167 170 171 171 171 172 172 174 175 176 176 176 176 177 181 183 183 183 184 186 189

5

AFDELING CENTRALE AANKOOPDIENST (CAD) 5.1 MISSIE 5.2 PERSONEEL EN ORGANISATIE 5.3 FINANCIEEL VERSLAG 5.4 WERKING IN 2012 5.5 VERWACHTINGEN EN UITDAGINGEN VOOR DE TOEKOMST

190 192 192 192 193 197

6

EINDBESCHOUWING OVER DE WERKING IN 2012

200

7

ALGEMENE VOORUITBLIK NAAR DE TOEKOMST (SWOT)

206

8 BIJLAGEN

8.1 ENKELE DEFINITIES

8.2 KLANTENLIJST

8.3 VRAGENLIJSTEN KLANTENTEVREDENHEIDSONDERZOEK 2012

210 211 213 220

INLEIDING

9 Inleiding

Het afgelopen jaar heeft de Directie Facilitair Beheer sterk ingezet op kwaliteit, efficiëntie en klantgerichtheid. Dit heeft geleid tot een kwaliteitsvolle dienstverlening, een duurzame klantenbinding en belangrijke kostenbesparingen.

Maar er staan ons nog heel wat uitdagingen te wachten. Zo moeten we een gedegen communicatieplan uitwerken, de gemeenschappelijke aankoopdienst verder uitbouwen en de servicedesk voor het hele provinciebestuur optimaliseren. Ook het project om te werken met masterplannen voor de ontwikkelingen in het provinciale patrimonium zal een belangrijke efficiëntie vooropstellen voor het bouwteam.

Naar aanleiding van de interne staatshervorming is daarenboven de positie van het provinciebestuur in het bestuurlijke landschap grondig veranderd. Hierdoor focust het provinciebestuur op een dubbele rol: enerzijds als partner en anderzijds als ondersteuner van de lokale besturen. Via een uitgebreidere dienstverlening aan en het kenniscentrum voor steden en gemeenten, zal de Directie Facilitair Beheer vanaf 2013 ook proactief inspelen op de nieuwe taak van het provinciebestuur Limburg om die lokale besturen te ontlasten en zelfs bij te staan.

Vanuit onze expertise en deskundigheid willen we met het kenniscentrum mensen, middelen en kennis ten dienste stellen van steden en gemeenten. Deze inspanningen kunnen betrekking hebben op specifieke beleidsthema’s, maar even goed op ‘shared services’ op het vlak van facilitaire dienstverlening. De Directie Facilitair Beheer lanceerde in 2012 al een aantal initiatieven, zoals de uitbreiding van GIS en de inkoop van energie (gas en elektriciteit) voor de lokale besturen. Die positieve ontwikkelingen smaken naar meer. Dat we ons streven ook buiten de grenzen van Limburg kunnen verwezenlijken, wordt bewezen door de groeiende samenwerking tussen de facilitaire diensten van de verschillende Vlaamse provincies.

Voor al deze mooie realisaties en projecten die in de steigers staan, wil ik dan ook alle medewerkers van Facilitair Beheer van harte bedanken.

In dit jaarverslag kijken we terug op alle gebeurtenissen en initiatieven in 2012 en blikken we alvast vooruit. Zo krijgt u een goed zicht op de dagelijkse werking van de Directie Facilitair Beheer en van de rol die de Provincie Limburg kan, moet en wil spelen.

Igor Philtjens Gedeputeerde Facilitair Beheer

INHOUDSOPGAVE

10

KERNCIJFERS 2012

11 Kerncijfers 2012 Limburg in Vlaanderen LIMBURG

Totale oppervlakte (km²) Aantal inwoners Bevolkingsdichtheid (inwoners/km²) Personeelsleden Provinciebestuur (koppen) BNP (mio euro)

ANTWERPEN

VLAAMSBRABANT

OOSTVLAANDEREN

WESTVLAANDEREN

2 422

2 867

2 106

3 007

3 144

838 505

1 781 904

1 094 751

1 454 716

1 169 990

350,68

621,44

519,79

487,79

372,09

1 166

1 693

846

1 274

876

23 437,4

67 965,2

38 379

44 352

37 122,8

Directie Facilitair Beheer Personeel en Werking (€) Personeelsleden: koppen / VTE’s

16 060 457,84 143 / 127,99

Service Desk meldingen

12 758

Geïnventariseerde stuks

5 151

Passages personeelsrestaurant Kosten schoonmaak (€) Aanvragen via PUL Archief (m³) Protocollaire ontvangsten

59 217

Dienstwagens Electriciteit (kwh) Stookolie (liter)

16 8 086 726,90 246 281

Aardgas (m³)

1 437 189

Water (m³)

36 641,12

492 325,92

Gebouwen olv Bouwbureau

119

1 326

Bebouwde vloeroppervlakte (m²)

262 529

146,88 64

Bibliotheken op het PBS-systeem PC's in beheer

Verhuizingen (personeelsleden)

120

Operationele Raamcontracten

Afval (ton)

450

Veiligheidsadviezen IDPB

32 1 600 22 184

12

01

Directie en stafdiensten

DIRECTIE EN STAFDIENSTEN

13 BESTUURSDIRECTEUR FACILITAIR BEHEER Dirk Vandueren

127.00.00

Organogram Overhead

SECRETARIAAT 127.00.10

FINANCIËLE CEL 127.00.20

KLANTENRELATIES 127.00.30

IDPB 127.00.40

Lidy Mondelaers

Greet Sneijers

Caroline Penders

Luc Medaerts

(t.e.m 2012-06-30)

(afwezig vanaf

Kristien Geelen

Brigitte Jaspers

2012-01-23)

Ine Jacobs

(t.e.m. 2012-07-31)

Marleen Thijs

(vanaf 2012-12-01)

Gino Ameye

Marie-Rose Weytjens

Sandra Boussu

Marcel Cruys

Anita Parthoens Corinne Vrancken

(afwezig vanaf

Carine Houben

2010-09-24)

Daisy Vranken Sonja Neys Eddy Strauven

1.1 Missie Missie Met een efficiënt organiseren én beheren van alle facilitaire activiteiten of primaire processen van onze organisatie willen we streven naar een uitstekende, kwaliteitsvolle dienstverlening voor de ‘interne klanten’ tegen een optimale kostprijs (kostenbeheersing).

Visie We hanteren een integrale en gecoördineerde aanpak van het facilitaire denken in al zijn facetten. Dit doen we aan de hand van een gestructureerd plan gefaseerd over meerdere jaren (2009-2012). Ook benutten we schaalvoordelen, gebruiken we bestaande synergiën en leggen voortaan afspraken vast met behulp van een dienstenovereenkomst of SLA (Service Level Agreement). We creëren een organisatie met het oog op een duurzaam en efficiënt technisch gebouwenbeheer, een gericht onthaal en een doordachte promotie voor de beschikbare faciliteiten van het Provinciehuis.

DIRECTIE EN STAFDIENSTEN

14 Eind 2009, bij de start van de nieuwe Directie Facilitair Beheer, werden vijf strategische doelstellingen vastgelegd:

de realisatie van een geïntegreerd hospitality management (diensten aan gebruikers) de organisatie en uitbouw van een eigentijdse dienstverlening van ‘ontvangst en promotie’ een duurzaam, efficiënt en veilig gebouwbeheer en een performant projectbeheer de uitbouw van een veilige, betrouwbare en actuele ICT-omgeving de realisatie van een centraal gecoördineerd aankoopbeleid.

1.2 Personeel & Organisatie 1.2.1 Organisatie De organisatie van de Directie Facilitair Beheer wordt in organogram als volgt weergegeven:

Directie

Directie en Secretariaat (= aansturing en overhead) Financiële Cel (= stafdienst en overhead) Afdeling Klantenrelaties (= stafdienst en overhead) Interne Dienst voor Bescherming en Preventie (IDPB) (= wettelijk kader en overhead) Afdeling Hospitality Diensten (Diensten aan Gebruikers / Huisvesting, Documentatie en Materiaal Beheer, Onthaaldienst, Intern Beheer) Afdeling Gebouwen / Real Estate (Administratie - Vastgoedbeheer, Bouwbureau, Onderhoud Gebouwen) Afdeling ICT (Relaties Klanten / Procedures, Ontwikkeling, Beheer, Onderhoud en Netwerk, Provinciaal BibliotheekSysteem) Afdeling Centrale Aankoopdienst (Investeringen, Exploitatie, Administratie overheidsopdrachten, inclusief een expertenrol inzake overheidsopdrachten).

DIRECTIE EN STAFDIENSTEN

15

DIRECTIE EN STAFDIENSTEN

16 DIRECTIE

HOSPITALITY DIENSTEN

FINANCIﾃ記E CEL

SECRETARIAAT

KLANTENRELATIES

IDPB

GEBOUWEN REAL ESTATE

ICT

SECRETARIAAT

SECRETARIAAT

SECRETARIAAT

DIENSTEN AAN GEBRUIKERS / HUISVESTING

ADMINISTRATIE / VASTGOEDBEHEER

RELATIE KLANTEN / PROCEDURES

Catering Schoonmaak Groenonderhoud

DOCUMENTATIE EN MATERIAALBEHEER

Printkamer Bodedienst Archief CAB Uitleendienst en vlaggenbank

ONTHAALDIENST

Conciﾃｫrge / Veiligheid Vergaderzalen / Faciliteiten Ontvangst Protocolaire Ontvangst

INTERN BEHEER

Verhuizingen Chauffeurs - Koerierdiensten / Wagenpark Afvalbeheer Stockbeheer / Magazijn / Sleutelplan Logistieke Steun

Organogram Facilitair Beheer

Inventaris Verzekeringen Beheer contracten

GIS EN ONTWIKKELING

BOUWBUREAU

Ontwikkeling Algemeen Ariadne Gis Toepassingen Derden

Cel Architecten Cel Ingenieurs Cel Plannen

ONDERHOUD GEBOUWEN

Bms (Gebouwenbeheersysteem) Administratie Energie Preventief Onderhoud Correctief Onderhoud Meerjarenplan Investeringen Regie/Deel Onderhoud

BEHEER, ONDERSTEUNING EN NETWERK

Eerstelijns Helpdesk Tweedelijnshelpdesk

PBS / EXTERNEN

PBS

CENTRALE AANKOOPDIENST

INVESTERINGEN

Investeringen

EXPLOITATIE

Exploitatie

ADMINISTRATIE OVERHEIDSOPDRACHTEN

Administratie Overheidsopdrachten

DIRECTIE EN STAFDIENSTEN

17 Verklaring van het organogram

Directie en secretariaat = de overheadstructuur die nodig is om een facilitaire directie aan te sturen. De directie schrijft het STRAP (strategisch meerjarenplan) met een duidelijke missie en visie en werkt hiervoor samen met de volgende stafdiensten:

IDPB = de Interne Dienst voor Preventie en Bescherming op het werk. Deze dienst valt functioneel onder de hoogste leidinggevende van het provinciebestuur, namelijk de provinciegriffier, maar

ressorteert in de praktijk vaak onder de Directie Facilitair Beheer omdat er heel wat operationele

raakvlakken zijn

Afdeling Klantenrelaties = deze afdeling heeft een promotionele en commerciële inslag (front office)

en is wezenlijk belangrijk omdat van hieruit met de interne klanten een relatie wordt aangegaan op

basis van een interne dienstenovereenkomst; belangrijke instrumenten hierbij zijn een degelijk

communicatiebeleid, een service desk, een FMIS (Facilitair Management Information System) en een

jaarlijkse klantentevredenheid-enquête waarmee de vinger aan de pols wordt gehouden

Afdeling Financiën = de afdeling die - zoals in een zelfstandig bedrijf - een overzicht bewaakt over de

budgettering, de afspraken over interne facturatie en de principes van ABC (Activity Based Costing)

en TCO (Total Cost of Ownership).

Afdeling Hospitality = de eerste van de 4 afdelingen in de backoffice die is opgebouwd voor het verlenen van diensten aan gebruikers, bestaande uit soft services (cleaning, catering en groenonderhoud), documentatieen materiaalbeheer, onthaal en faciliteiten en ten slotte intern logistiek beheer.

Afdeling Real Estate = de afdeling die is opgebouwd rond de dienst Administratie en Vastgoedbeheer van de provinciale gebouwen in portfolio (administratie van de huisvesting, vastgoedbeheer of property management, verzekeringen, enzovoort), een Bouwbureau waarvan de architecten, ingenieurs en tekenaars instaan voor de bouwprojecten en een dienst Onderhoud (preventief en correctief onderhoud met aanverwante activiteiten).

Afdeling ICT = de afdeling Informatie en Communicatie Technologie die instaat voor specifieke activiteiten met een eigen dienstencatalogus (Service Level Agreement of SLA) op basis van drie pijlers: eerstelijnsondersteuning, netwerk/applicaties/onderhoud en ontwikkelingen. Heel specifiek is de ondersteuning voor de lokale bibliotheken in Limburg Afdeling

Centrale

Aankoopdienst

(inclusief

overheidsopdrachten)

=

de

afdeling

die

een

leveranciersmanagement combineert met een professioneel inkoopbeleid. Zulke afdeling wordt in de overheidssector vaak ook ‘cel Overheidsopdrachten’ genoemd. Door haar kennis inzake de wetgeving overheidsopdrachten verleent deze afdeling ook technisch en administratief advies naar de eigen directie en de interne klanten.

DIRECTIE EN STAFDIENSTEN

18 1.2.2 Personeelsontwikkelingen – cijfers 2012

Overhead Hospitality Real Estate ICT Centrale Aankoopdienst

12% 4%

18%

Procentuele verdeling personeel Facilitair Beheer

52%

16%

Een overzicht van het aantal personeelsleden per afdeling toont duidelijk aan dat in de Directie Facilitair Beheer in 2012 – ondanks een lichte daling – de helft van het personeel werkzaam was in de afdeling Hospitality. Het provinciebestuur Limburg voert namelijk zelf veel facilitaire activiteiten uit, onder meer cateringactiviteiten, chauffeursdiensten, onthaaldiensten, enzovoort. In de afdelingen Real Estate en ICT is er een lichte stijging van het personeelsaantal ten opzichte van 2011 (4 %).

Man Vrouw

Relatie M/V

49%

16%

51%

De verhouding tussen het aantal mannelijke en vrouwelijke personeelsleden van de Directie Facilitair Beheer blijft ook in 2012 in evenwicht. In bepaalde omgevingen, zoals het Bouwbureau en de afdeling ICT, worden evenwel nog altijd meer mannen dan vrouwen aangesteld. Vrouwen zijn nog altijd in de meerderheid in de zogenaamde ‘zachte’ diensten, zoals catering en onthaal. Het schijnbare evenwicht is dus nog mede het gevolg van de traditionele taakverdeling tussen man en vrouw die zich ook op de werkvloer nog altijd laat gelden.

DIRECTIE EN STAFDIENSTEN

19

10% 26% 17%

E-niveau D-niveau C-niveau B-niveau A-niveau

Functieniveau

De niveaus A en B vertegenwoordigen 31 % van de personeelsbezetting tegenover 27 % in 2011. Dat aandeel is dus toegenomen maar ligt nog steeds lager dan het gemiddelde in andere instellingen/directies van het provinciebestuur Limburg. De verklaring van de grote vertegenwoordiging van personeelsleden in de niveaus C en D ligt in het feit dat het bestuur een aantal facilitaire taken in eigen beheer laat uitvoeren. Om met een eigen facilitaire ondersteunende rol waarde te creëren, moeten meer personeelsleden met managementopleiding, een bepaalde kennis en leidinggevende kwaliteiten worden aangesteld. Zo kan het aandeel van de niveaus A en B naar de toekomst nog versterkt worden.

14% 33%

20-jarig 30-jarig 40-jarig 50-jarig 60-jarig

6% 4% 15%

Gemiddelde leeftijd op directie Facilitair Beheer is 48 jaar en 4 maanden 25%

50%

Ook in de Directie Facilitair Beheer manifesteert zich de maatschappelijke tendens naar vergrijzing. De gemiddelde leeftijd in 2011 was 49 jaar en 4 maanden. In 2012 bedraagt de gemiddelde leeftijd 48 jaar en 4 maanden. Meer dan 50 % van het personeelsbestand was in 2012 ouder dan 50 jaar. Voor het einde van de legislatuur 2013-2018 zal 29 % van het personeel 62 jaar zijn en kan dus potentieel een pensioenaanvraag indienen. Positief is dat de jongste leeftijdscategorieën van 20- en 30-jarigen een stijging kenden van 5 %.

lîÉêÜÉ~Ç=H=fam_ eçëéáí~äáíó=aáÉåëíÉå dÉÄçìïÉå=L=oÉ~ä=bëí~íÉ f`q `Éåíê~äÉ=^~åâççéÇáÉåëí= qçí~~ä

aÉí~áä=éÉêëçåÉÉä

dÉëÅçDë= TSSKSRPION=Éìêç

`çåíê~ÅíìÉäÉ=~ãÄíÉå~êÉå NKMSQKNMNIRN=Éìêç

en verdeelt dit over:

TKOOTKVRUIUQ=Éìêç= €51745047,00

Directie Facilitair Beheer NQP=ãÉÇÉïÉêâÉêë== beheert

cÉÇÉê~äÉ=~ãÄíÉå~êÉå SRKPPMIQR=Éìêç

pí~íìí~áêÉ=~ãÄíÉå~êÉå RKNTMKPQTIUQ=Éìêç

sä~~ãëÉ=~ãÄíÉå~êÉå NSNKRQRIUQ=Éìêç

oÉØäÉ=éÉêëçåÉÉäëâçëíÉå=OMNO

=VUT=VTUITR O=UTQ=MONIUV N=PTS=TPSIPV N=SPR=OMUISN =PRQ=MNPIOM T=OOT=VRUIUQ

NT TP OO OR S NQP

hçééÉå=

sqb NSIMM SOIVV OMIOQ OPINS RISM NOTIVV

pí~ÑÇáÉåëíÉå=EçîÉêÜÉ~ÇF NT=ãÉÇÉïÉêâÉêë UNRKPNUISO=Éìêç ENNIOU=BF

fam_=P=ãÉÇÉïÉêâÉêë NTOKSSMINP=Éìêç EO=BF

DIRECTIE EN STAFDIENSTEN

20

1.3 Financieel verslag 1.3.1 Personeelskosten en dienstuitgaven

UKUPOKQVVIMM=Éìêç

f`q OKVTTKNUPIMM=Éìêç

låÇÉêÜçìÇ=ÖÉÄçìïÉå f`q=çåÇÉêÜçìÇëÅçåíê~ÅíÉå sÉêòÉâÉêáåÖ `äÉ~åáåÖ açÅìãÉåí~íáÉJ=Éå=ã~íÉêá~~äÄÉÜÉÉê fåíÉêå=ÄÉÜÉÉê båÉêÖáÉ `~íÉêáåÖ qçí~~ä

_Éä~åÖêáàâëíÉ=ìáíÖ~îÉå

`Éåíê~äÉ=^~åâççéÇáÉåëí MIMM=Éìêç

Éå=îÉêÇÉÉäí=Çáí=çîÉêW

dÉÄçìïÉå=oÉ~ä=bëí~íÉ PKSVPKUTUIMM=Éìêç

aáêÉÅíáÉ=c~Åáäáí~áê=_ÉÜÉÉê=ÄÉÜÉÉêí

eçëéáí~äáíó=aáÉåëíÉå NKUPOKRPUIMM=Éìêç

dÉïçåÉ=ÇáÉåëíìáíÖ~îÉå _ìÇÖÉí=OMNO=

pí~ÑÇáÉåëíÉå

NKPOVKMMMIMM NKQVQKMRPIMM VMOKMMMIMM RTRKRMMIMM VRPKMMMIMM PTRKTMMIMM NKPNUKMMMIMM PTVKOMMIMM TKPOSKQRPIMM

Z=áåÇáêÉÅíÉ=çîÉêÜÉ~Ç

NMPKQMMIMM=Éìêç

fam_ OORKRMMIMM=Éìêç

DIRECTIE EN STAFDIENSTEN

21

NKQMTKVRQIMM=Éìêç

Éå=îÉêÇÉÉäí=Çáí=çîÉêW

_Éä~åÖêáàâëíÉ=çåíî~åÖëíÉå

`Éåíê~äÉ=^~åâççéÇáÉåëí MIMM=Éìêç

dÉÄçìïÉå=oÉ~ä=bëí~íÉ SPMKPQOIMM=Éìêç

EGF=låíî~åÖëíÉå=ÄÉëí~~å=òçïÉä=ìáí=ÉñíÉêåÉ=áåâçãëíÉå=~äë=áåíÉêåÉ=Ñ~Åíìê~íáÉ

s~ëíÖçÉÇÄÉÜÉÉê f`q== cê~åâÉêáåÖ ráíäÉÉåÇáÉåëí aìéäáÅÉÉêÇáÉåëí `~íÉêáåÖ qçí~~ä

f`q TMKMMMIMM=Éìêç

aáêÉÅíáÉ=c~Åáäáí~áê=_ÉÜÉÉê=ÄÉÜÉÉêí

eçëéáí~äáíó=aáÉåëíÉå TMTKSNOIMM=Éìêç

dÉïçåÉ=ÇáÉåëíçåíî~åÖëíÉå _ìÇÖÉí=OMNO=EGF

QUOKQPOIMM TMKMMMIMM NPVKNQMIMM ORKMMMIMM PNTKSTOIMM OOOKRMMIMM NKORSKTQQIMM

Z=áåÇáêÉÅíÉ=çîÉêÜÉ~Ç

M=Éìêç

pí~ÑÇáÉåëíÉå

fam_ M=Éìêç

DIRECTIE EN STAFDIENSTEN

22

dÉÄçìïÉå=oÉ~ä=bëí~íÉ RKMTMKSNQIPV=Éìêç

Éå=îÉêÇÉÉäí=Çáí=çîÉêW

NSKMSMKQRTIUQ=Éìêç NSKMSMKQRTIUQ=Éìêç

`Éåíê~äÉ=^~åâççéÇáÉåëí PRQKMNPIOM=Éìêç

EGF=òçåÇÉê=çåíî~åÖëíÉå

f`q QKSUOKPVUNISN=Éìêç

aáêÉÅíáÉ=c~Åáäáí~áê=_ÉÜÉÉê=ÄÉÜÉÉêí

eçëéáí~äáíó=aáÉåëíÉå QKTMSKRVVIUV=Éìêç

mÉêëçåÉÉäëâçëíÉå=Éå=ÖÉïçåÉ=ÇáÉåëíìáíÖ~îÉå oÉâÉåáåÖÉå=Éå=ÄìÇÖÉí=OMNO aáêÉÅíáÉ=c~Åáäáí~áê=_ÉÜÉÉê=G

pí~ÑÇáÉåëíÉå VNUKTNUISO=Éìêç= Z=áåÇáêÉÅíÉ=çîÉêÜÉ~Ç ERIVM=BF

fam_ PVUKNSMINP=Éìêç

DIRECTIE EN STAFDIENSTEN

23

hospitality

f`q RKQMVKTMMIMM=Éìêç

fam_ ORKUSMIMM=Éìêç

belangrijkste uitgaven

dÉÄçìïÉå=L=oÉ~ä=bëí~íÉ SNKRQVKPTSINP=Éìêç

EGF=áåÅäìëáÉÑ=ÄìÇÖÉíïáàòáÖáåÖÉå EGGF=hìåëíä~~å=W=H=Q=ãáçI=bëÅç=R=W=H=RIPR=ãáçI=jìåëíÉêÄáäòÉå=W=H=O=ãáçI=wPP=W=H=S=ãáçI=^ãÄáçêáñ=W=HPIO=ãáç

píìÇáÉë _çìï _ìáíÉåáåÑê~ëíêìÅíììê j~ÅÜáåÉë jÉìÄáä~áê f`qJëçÑíï~êÉ f`qJÜ~êÇï~êÉ t~ÖÉåë qçí~~ä

_Éä~åÖêáàâëíÉ=ìáíÖ~îÉå

`Éåíê~äÉ=^~åâççéÇáÉåëí M=Éìêç

en verdeelt dit over:

Éå=îÉêÇÉÉäí=Çáí=çîÉêW €51745047,00

STKRVQKRVSINP=Éìêç

aáêÉÅíáÉ=c~Åáäáí~áê=_ÉÜÉÉê=ÄÉÜÉÉêí Directie Facilitair Beheer beheert

eçëéáí~äáíó=aáÉåëíÉå SMVKSSMIMM=Éìêç

êÉëí oÉëí

_ìáíÉåÖÉïçåÉ=ÇáÉåëíìáíÖ~îÉå=OMNO=EGF

P=STV=MORINP RM=PON=NRMIMM U=OPQ=VMNIMM =ONR=QNQIMM =OTR=MVSIMM P=NMQ=QQQIMM N=SNT=ORSIMM =NQT=PNMIMM ST=RVQ=RVSINP

RIQQ=B TQIQR=B NOINU=B MIPO=B MIQN=B QIRV=B OIPV=B MIOO=B NMMIMM=B

=B=Å~éÉñ

oÉëí=áåîÉëíÉêáåÖÉå= mêçîáåÅáÉ=iáãÄìêÖ ONKTVOKRNMIVU=Éìêç

DIRECTIE EN STAFDIENSTEN

24

ON=B

VMB

éÉêëçåÉÉäëÄìÇÖÉí

NMB

G=ÉñÅäìëáÉÑ=sä~~ãëÉ=Éå=cÉÇÉê~äÉ=~ãÄíÉå~êÉå

ÄìáíÉåÖÉïççå=ÄìÇÖÉí

SVKPMVKOTVIMM=Éìêç

mÉêëçåÉÉäëâçëíÉå=OMNO TKMMNKMUOISM=ÉìêçG TKMMNKMUOISM=

TSB

mêçîáåÅáÉ=iáãÄìêÖ=ÄÉÜÉÉêí

OQB

_ìáíÉåÖÉïççå=ÄìÇÖÉí= OMNO STKRVQKRVSINP Éìêç

UVKPUTKNMTINN=Éìêç

mêçîáåÅáÉ=iáãÄìêÖ=ÄÉÜÉÉêí

EGGF=ÖäçÄ~äÉLíçí~äÉ=éêçîáåÅáÉÄìÇÖÉí=áë=NOQKNUOKVONINT=Éìêç=EQUKSUNKOTPIPU=ïÉêâáåÖëâçëíI=RVKOPPKMUQITV=ëìÄëáÇáÉë=Éå=NSKOSUKRSP=ëÅÜìäÇìáíÖ~îÉF

ÖÉïççå=ÄìÇÖÉí=EGGF

QUKSUNKOTPIPU=Éìêç

mêçîáåÅáÉ=iáãÄìêÖ=ÄÉÜÉÉêí

TV=B

gewoon

dÉïççå=ÄìÇÖÉí=OMNO NMKOQMKQRPINO=Éìêç NMKOQMKQRPINO=

hÉêåÅáàÑÉêë=aáêÉÅíáÉ=c~Åáäáí~áê=_ÉÜÉÉê=îÉêëìë=ÖäçÄ~äÉ=ÅáàÑÉêë=éêçîáåÅáÉÄÉëíììê=iáãÄìêÖ

DIRECTIE EN STAFDIENSTEN

25

DIRECTIE EN STAFDIENSTEN

26 1.3.2 Kerncijfers Directie Facilitair Beheer 2012 versus 2011 en 2010 Op de volgende bladzijden vergelijken we de kerncijfers van de Directie Facilitair Beheer van de eerste drie werkjaren inzake 5 verschillende materies: personeelskosten, voltijdse equivalenten, indirecte overhead, gewone dienstuitgaven en buitengewone dienstuitgaven.

1. PERSONEEL(*)

7 300 000,00

5 475 000,00

3 650 000,00

1 825 000,00

0

2010 2011 2012 6 461 479,53

6 777 072,20

7 227 958,84

2. VTE

130,00

97,50

65,00

32,50

0

2010 2011 2012 126,35

(*) totale personeelskost, inclusief federale en Vlaamse ambtenaren

129,79

127,99

DIRECTIE EN STAFDIENSTEN

27 (1 en 2) In het werkjaar 2012 steeg de loonkost met 6,6 % of in absolute cijfers ongeveer € 450 000.

De verklaring van deze stijging is als volgt:

een stijging met circa 2.8 % (ongeveer € 190 000), waarin vervat zitten: een indexering, de stijging van de eindejaarstoelage, periodieke salarisverhogingen

een stijging met ongeveer € 50 000 van de lonen van de Vlaamse ambtenaren (in het jaarverslag 2011

werd niet de volledige loonkost opgenomen)

een extra loonstijging voor 2 extra personeelsleden in de afdeling Real Estate te vervanging van

langdurig zieken, 2 nieuw aangeworven personeelsleden in de afdeling ICT en 1 vervangend personeelslid

in de afdeling Hospitality (in 2011 en de eerste helft van 2012 werd hiervoor geen loon uitbetaald); de

totale kost hiervan bedraagt ongeveer € 100 000

de extra loonkost van personeelsleden die in de loop van 2011 gestart zijn en in 2012 voor een heel jaar meegerekend werden (€ 50 000)

de extra loonkost die ingezet moest worden voor het restaurant van het Provinciehuis wegens uitval van een aantal personeelsleden (€ 40 000)

de beslissing om voor het onthaal extra personeel in te schakelen vanwege een te groot opgebouwd

deeltijds verlof (actie in 2011, met een meerkost in 2012).

3.

INDIRECTE OVERHEAD(**)

Verklaring van de daling is de transfer van 1 personeelslid naar Real Estate en op de afdeling Klantenrelaties is er 5 maanden geen afdelingschef geweest waardoor de loonkost lager was.

Anderzijds werd een belangrijk budget mbt de FMIS-tool, het facilitair softwarepakket, namelijk het onderhoudscontract voor 2012 ondergebracht bij ICT ipv bij Klantenrelaties.

1 100 000,00

825 000,00

550 000,00

275 000,00

0

2010 2011 2012 786 790,13

1 055 550,94

918 718,62

(**) Overheadkosten, zonder die van de Interne Dienst voor Bescherming op het Werk (IDPB); in procent geeft dit 5,7 % ten opzichte van de totale kost van de gewone dienstuitgaven en personeelsuitgaven.

DIRECTIE EN STAFDIENSTEN

28 4.

GEWONE DIENSTUITGAVEN

De budgetten in de gewone dienstuitgaven zijn slechts met 1,83 % gestegen t.o.v. 2011. Deze verhoging is voornamelijk te wijten aan een indexstijging. Het effect van de besparingen via de raamcontracten zal zich in de volgende jaren sterker uitdrukken en bijgevolg zullen dezelfde exploitatiekosten lager liggen.

8 500 000,00

6 375 000,00

4 250 000,00

2 125 000,00

0

2010 2011 2012 8 185 354,71

5.

8 338 805,68

8 491 099,00

BUITENGEWONE DIENSTUITGAVEN

70 000 000,00

52 500 000,00

35 000 000,00

17 500 000,00

0

2010 2011 2012 59 843 397,69

48 708 969,88

67 594 596,13

De stijging van de buitengewone dienstuitgaven in 2012 was vooral te wijten aan volgende ĂŠĂŠnmalige grote uitgaven: de aankoop van het gebouw Kunstlaan 20 in Hasselt: +4 mio euro de aankoop van de gemeentelijke school Munsterbilzen: +2 mio euro Esco 5: voor dit project voorzag de provincieraad 5,35 mio extra voor energiebesparende maatregelen het verbouwingsproject van het kunstencentrum Z33 in Hasselt: +6 mio euro de verbouwing van de Ambiorixkazerne in Tongeren tot regionaal depot: +3,2 mio euro

DIRECTIE EN STAFDIENSTEN

29 1.4 Werking in 2012 1.4.1 Financiële Cel 1.4.1.1 Missie De Financiële Cel helpt vanuit haar specifieke bevoegdheid en expertise mee aan de uitbouw van een efficiënte en dynamische Directie Facilitair Beheer. Zij ondersteunt in haar rol de stafdiensten (Klantenrelaties en IDPB) en de vier afdelingen (Hospitality, Real Estate, ICT en CAD) in de realisatie van hun doelstellingen. Het opstellen van het jaarlijks budget en het voeren van een concrete en waarheidsgetrouwe financiële opvolging behoort tot de belangrijkste taken van de Financiële Cel. Een klantvriendelijk debiteurbeheer en tijdige concrete betalingen van de leveranciers zijn hierbij belangrijke aandachtspunten.

Een financiële administratie die kwaliteitsvol is opgebouwd, levert over de werking van de directie een schat aan informatie op. Naarmate die informatie actueler is, wordt het eenvoudiger om de afdelingen doelmatig (bij) te sturen. Een goed doordachte en overzichtelijke opvolging is essentieel. Een accurate financiële administratie kan bijvoorbeeld aangeven of een afdeling zich effectief volgens de prognoses ontwikkelt. Kortom: een nauwgezette financiële administratie biedt inzicht in het wel en wee van de Directie Facilitair Beheer.

1.4.1.2 Personeel en organisatie Het team van de Financiële Cel van de Directie Facilitair Beheer bestaat uit 4 medewerkers.

Uitgedrukt in voltijdse equivalenten (vte) geeft dit een cijfer van 3,3. De functies worden ingevuld door 1 hoofdmedewerker, 2 medewerkers en 1 assistente.

De financiële cel

DIRECTIE EN STAFDIENSTEN

30 1.4.1.3 Werking in 2012 Betalingen Alle facturen van de Directie Facilitair Beheer worden eerst bij de verantwoordelijken van de stukregistratie in Ariadne ingeschreven en daarna onmiddellijk aan de Financiële Cel overgemaakt. Hier worden zij in Portunus geregistreerd en wordt meteen gecontroleerd of er kredieten aangevraagd en vastgelegd werden. Daarna gaan de facturen terug naar de afdelingen van de directie voor controle door de inhoudelijke verantwoordelijke. Om de 14 dagen wordt een overzichtsrapport gemaakt met facturen die voor controle aan de afdelingen zijn doorgegeven en die nog niet opnieuw werden ingeleverd. Dit overzicht wordt op het stafoverleg aan de verschillende afdelingsverantwoordelijken overhandigd.

Vorderingen – interne facturatie De medewerkers van de Financiële Cel maken verschillende soorten facturen. Zo zijn er de vorderingen opgesteld door de afdeling Gebouwen/Real Estate voor de concessies van PGRM Tongeren, Kasteel Rullingen, Cafetaria Nieuwenhoven en Cafetaria Dommelhof evenals voor de huurders van gebouw H van het Provinciehuis, terugvorderingen van schadedossiers van de verzekeringsmaatschappij, terugbetalingen onroerende voorheffing en telefoonkosten. De afdeling Hospitality van de Directie Facilitair Beheer stelde vorderingen op voor de Uitleendienst en de afdeling ICT, voor de verkoop van pc’s en monitors. Via interne facturatie gebeurden de overige terugvorderingen voor de afdelingen Hospitality en ICT. Hiervoor werden rechtstreekse inhoudingen gedaan of werden vorderingen opgesteld voor de cafetaria van het Provinciehuis, voor kopie- en frankeerkosten en voor ICT-materiaal.

Om de 14 dagen wordt een overzichtsrapport gemaakt met facturen die voor controle aan de afdelingen zijn doorgegeven en die nog niet opnieuw werden ingeleverd. Dit overzicht wordt op het stafoverleg aan de verschillende afdelingsverantwoordelijken overhandigd.

Budgetten – doelstellingen – acties In 2012 werd een sjabloon ontwikkeld waardoor de flow voor de aanvraag van nieuwe projecten en de daarbij horende budgetten voor het Bouwbureau eenvoudiger kan worden opgevolgd. De budgetten worden verzameld door de Directie Mens voor de buiteninstellingen en bezorgd aan de coördinator van de Financiële Cel. De overige budgetten van de afdelingen worden uitgewerkt en na evaluatie in het systeem ingegeven. Gelijktijdig worden de doelstellingen en acties per artikel doorgegeven.

De besprekingen worden gevoerd met de gedeputeerde, de verantwoordelijke van de betreffende afdeling en de coördinator van de Financiële Cel. Realisaties 2012

Bij de opmaak van het budget 2013 werd een sjabloon ontwikkeld zodat een optimale opvolging mogelijk is.

De werkgroepen beheers- en beleidscyclus namen een aanvang in 2012. De Financiële Cel neemt actief deel aan de operationele en de financiële werkgroep.

In 2012 werden in totaal 5 412 facturen betaald en werden ongeveer 1 192 vorderingen opgesteld in Portunus.

DIRECTIE EN STAFDIENSTEN

31 Voorvastleggingen

2010

2011

2012

Directie & Stafdiensten

186

187

217

Hospitality

1 115

916

803

Real Estate

715

723

929

ICT

419

464

521

CAD

233

1

0

2010

2011

2012

0

0

0

Hospitality

991

1 452

973

Real Estate

171

149

142

ICT

25

49

77

CAD

0

0

0

2010

2011

2012

296

250

349

Hospitality

1 948

1 955

1 874

Real Estate

1 115

1 981

2 268

ICT

419

464

521

CAD

608

68

3

Provincie

Facilitair beheer

%

Voorvastlegging

17 078

2 470

14,46

Facturen

25 180

5 412

21,49

Vorderingen

12 947

1 192

9,20

Vorderingen Directie & Stafdiensten

Facturen Directie & Stafdiensten

Vergelijking

Uit bovenstaande tabel blijkt dat in 2012 de voorvastleggingen en de registratie van facturen enigszins stegen bij directie en stafdiensten, de afdeling Real Estate en de afdeling ICT. Voor de afdeling Hospitality daalden ze. Voor de afdeling ICT stegen ook de opgestelde vorderingen terwijl deze voor de afdeling Real Estate en de afdeling Hospitality daalden. De drastische daling van het aantal opgestelde vorderingen bij de afdeling Hospitality was het gevolg van een 200-tal correcties die in 2012 werden doorgevoerd bij de FinanciĂŤle Directie omdat bepaalde boekingen op verkeerde artikels waren gebeurd. Deze operatie hield in dat naast de betreffende correcties ook de boekingen opnieuw op het correcte artikel werden ingegeven. Het aantal vorderingen dat wordt opgesteld is afhankelijk van het aantal opdrachten dat door klanten wordt doorgegeven voor catering, frankering en kopiĂŤren. Als gevolg van het aantal projecten kunnen deze cijfers sterk fluctueren van het ene jaar tov het andere.

DIRECTIE EN STAFDIENSTEN

32 1.4.1.4 Verwachtingen en uitdagingen voor de toekomst De invoering van het systeem van dienstenfiches in de Directie Facilitair Beheer zal voor de Financiële Cel de budgetbewaking vergemakkelijken. Bepaalde aspecten zullen evenwel bijkomende inspanningen vergen: niet alleen moeten voortaan de budgetten aan de verschillende dienstenfiches worden gekoppeld, de interne facturatie naar de interne klanten moet nog meer worden uitgebreid en leiden tot een transparant ABCprincipe (Activity Based Costing), een manier om (directe en indirecte) kosten aan producten en diensten juist toe te wijzen.

Tegen april wordt van de budgetverantwoordelijken gevraagd om het budget van 2013 te vertalen naar een beleids- en beheerscyclus (BBC). Dit is bedoeld als een oefening zodat de eigenlijke opmaak van het budget 2014 naar BBC en Mercurius minder problemen met zich zou meebrengen. Hierbij zal het werken met de nieuwe software, incluis boekhouding, tevens een aparte uitdaging vormen.

Het werkjaar 2012 was het laatste jaar van een legislatuur. In de legislatuur 20132018 wordt de timing betreffende budgetopmaak strakker. Deze zal bijgevolg nauwlettender moeten opgevolgd worden.

1.4.2 Interne Dienst voor Preventie en Bescherming op het Werk IDPB 1.4.2.1 Missie De Interne Dienst voor Preventie en Bescherming (IDPB) en haar preventieadviseurs vormen vanuit de welzijnswet één van de belangrijkste pijlers binnen het welzijnsbeleid van elke werkgever. Voor de IDPB is de missie om aan deze wettelijke verplichting te voldoen van essentieel belang. De waarden ‘veiligheid en welzijn’ dienen te leven binnen een organisatie zoals het provinciebestuur Limburg.

Het takenpakket van de IDPB en de taken van de preventieadviseurs zijn beschreven in een wettelijk kader, meer bepaald binnen de welzijnswet van 4 augustus 1996 en vooral het uitvoeringsbesluit KB van 27/03/1998 betreffende de Interne Dienst voor preventie en bescherming op het werk. De IDPB heeft als taak de werkgever, de leden van de hiërarchische lijn en de werknemers bij te staan in de uitwerking, programmatie, uitvoering en evaluatie van het welzijnsbeleid door gebruik te maken van een dynamisch risicobeheersingssysteem. Voor het provinciebestuur Limburg wil dit concreet zeggen dat de IDPB de deputatie, leidinggevenden en Hoger Overlegcomités dient bij te staan om dit welzijnsbeleid te concretiseren.

1.4.2.2 Personeel en organisatie De Interne Dienst voor Preventie en Bescherming (IDPB) beschikte in 2012 over 3 vte’s: 1 diensthoofd-preventieadviseur niveau I (100 %), 2 adjunct-preventieadviseurs: 1 niveau I (100 %), 1 niveau II (100 %).

In 2012 was het diensthoofd langdurig afwezig wegens ziekte. De preventieadviseur niveau II is al sinds 2010 afwezig wegens ziekte. De IDPB beschikte daardoor in de praktijk over 1,2 vte’s preventieadviseurs. Het directiesecretariaat van de Directie Facilitair Beheer zorgt voor de administratieve ondersteuning van de IDPB.

DIRECTIE EN STAFDIENSTEN

33 1.4.2.3 Financieel verslag Budgetcijfers IDPB 127.00.00

Budget 2011

Budget 2012

€ 67 850,00

€ 69 500,00

€ 155 000,00

€ 155 000,00

IDPB 127.00.00

Reëel 2011

Reëel 2012

Interne Dienst voor Preventie en Bescherming: werkingskosten

€ 58 585,65

€ 56 647,93

€ 116 332,83

€ 124 213,37

Interne Dienst voor Preventie en Bescherming: werkingskosten Externe Dienst voor Preventie en Bescherming: administratieve werkingskost

Reële cijfers

Externe Dienst voor Preventie en Bescherming: administratieve werkingskost

Budget werkingskosten De werkingskosten van de IDPB zijn gerelateerd aan: kosten van opleidingen, meer bepaald de EHBO-hulpverleners en de provinciale brandploegen (circa 17,5 %) technische kosten, onder andere ergonomische materialen, EHBO-materialen, signalisatie en werkkleding, … (circa 25 %) kosten voor prestaties door de Externe Dienst voor Preventie en Bescherming (EDPB), andere dan de geneeskundige controles (onder meer griepvaccinatie en interventies psychosociale aspecten) (circa 40 %) technische prestaties van derden (keuringen, technische onderzoeken, asbeststalen, …) (circa 17,5 %) Budget Externe Dienst voor Preventie en Bescherming (EDPB) Het budget voor de Externe Dienst voor Preventie en Bescherming (EDPB) omvat alle prestaties voor het gezondheidstoezicht op de werknemers conform het K.B. van 28 mei 2003 (provinciepersoneel, onderwijzend personeel en stagiairs). Deze prestaties omvatten psychosociale bijstand, ergonomische onderzoeken, onderzoeken naar industriële hygiëne en het inhuren van een bijkomende preventieadviseur ter ondersteuning van de Interne Dienst voor Preventie en Bescherming (IDPB). De budgettaire verhoging is vooral te wijten aan de inzet van deze preventieadviseur en aan de zeer sterke toename van de psychosociale bijstand.

DIRECTIE EN STAFDIENSTEN

34

IDPB

1.4.2.4 Werking in 2012 Rol van de IDPB De IDPB werkt actief mee aan de realisatie van een welzijnsbeleid met als doel de permanente verbetering van het welzijn van zijn werknemers (en gelijkgestelden), en dit voor de volgende 7 welzijnsdomeinen: de arbeidsveiligheid de bescherming van de gezondheid van de werknemer op het werk de psychosociale belasting veroorzaakt door het werk de ergonomie de arbeidshygiĂŤne de verfraaiing van de arbeidsplaatsen de bescherming van de werknemers tegen geweld, pesterijen en ongewenst seksueel gedrag op het werk.

Meer concreet bestaat de opdracht van de Interne Preventiedienst samengevat uit: opstellen van de arbeidsongevallensteekkaarten de verplichtte kennisgeving aan andere overheidsinstanties, zoals de Federale Overheidsdienst Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg (FOD WASO) en de onderwijsinspectie deelnemen aan de coĂśrdinatie bij werken door derden de verplichtingen betreffende de aankoop, het gebruik en het onderhoud van arbeidsmiddelen, persoonlijke en collectieve beschermingsmiddelen meewerken aan de uitwerking van de interne noodprocedures en de EHBO.

DIRECTIE EN STAFDIENSTEN

35 Voor de domeinen waarvoor extra expertise nodig is, namelijk gezondheidstoezicht en psychosociale belasting doet het provinciebestuur een beroep op een externe preventiedienst (EDPB), namelijk Mensura.

De IDPB coördineert en volgt de opdrachten op, op het vlak van medisch toezicht en medisch risico tussen de Externe Dienst voor Preventie en Bescherming (Mensura) en het provinciebestuur.

De IDPB is werkzaam voor volgende instellingen: het provinciebestuur en al de provinciale instellingen in Limburg, de provinciale scholen en de vzw Het Domein Bokrijk.

Sinds 1 september 2012 is de Gemeentelijke School Munsterbilzen (GSM) overgegaan naar het provinciaal onderwijs - Provinciale Secundaire School Bilzen (PSSB).

Personeel Door het uitvallen van het diensthoofd IDPB wegens ziekte in januari 2012 en de langdurige ziekte van de andere preventieadviseur, heeft de IDPB in 2012 een beroep gedaan op Mensura (Externe Dienst Preventie en Bescherming) voor bijkomende ondersteuning. In 2012 beschikte de IDPB over slechts 1,2 vte’s preventieadviseurs.

Overzicht taken 2012 De IDPB heeft in 2012: samen met de arbeidsgeneesheer en de vakorganisaties in totaal 15 bedrijfsbezoeken uitgevoerd 108 veiligheidsvereisten voor aankoop van machines, installaties en apparaten opgesteld 43 indienststellingsverslagen van machines, installaties en apparaten opgesteld 184 opzoekingen uitgevoerd in verband met het welzijn en de veiligheid van de werknemers, risico’s opgespoord en deze vervolgens beoordeeld op basis van de vigerende richtlijnen en normen 81 preventiemaatregelen en/of adviezen opgesteld over algemene veiligheid, brandveiligheid en keuringen 103 tussenkomsten, zowel nazicht als advies, op het vlak van ergonomie uitgevoerd deelgenomen aan 6 Hoog overleg comités voor het provinciepersoneel (HOCPP) en 5 Hoog overleg comités voor het provinciaal Onderwijs (HOCPO) actieve ondersteuning gegeven aan de PCVO’s met betrekking tot de veiligheidsdoorlichting van het Ministerie van Onderwijs (3 scholen) 20 ontruimingsoefeningen bijgewoond en/of opgevolgd.

Tot het standaardtakenpakket van de IDPB behoren ook: coördineren en opvolgen van de opdrachten op het vlak van medisch toezicht en medisch risico tussen de Externe Dienst voor Preventie en Bescherming (Mensura) en het provinciebestuur

DIRECTIE EN STAFDIENSTEN

36 onderzoek en studie van arbeidsongevallen en incidenten toezicht houden op de organisatie van de eerste hulp en mee organiseren van de EHBO-opleidingen en EHBO-bijscholingen ondersteuning bieden bij de uitwerking van interne noodprocedures van de provinciale instellingen mee organiseren van de opleidingen voor de brandploegen van de provinciale instellingen opvolgen, bijwonen en bijsturen van de evacuatieoefeningen van de provinciale instellingen.

Doorlichting IDPB in 2012 door een extern gespecialiseerd auditbedrijf Het provinciebestuur heeft beslist om in 2012 een doorlichting van de dienst IDPB te laten uitvoeren door een extern, gespecialiseerd auditbedrijf. De doorlichting omvatte het onderzoeken van het werkvolume, de werkprestaties, werkresultaten, werkvermogen, personeelsbezetting van de IDPB en de impact hiervan op de werkgever.

Doelstelling van de audit was om door middel van aanbevelingen en adviezen een aanzet te geven om de werking van de IDPB te verbeteren op onderstaande punten: taken- en bevoegdheidspakket van de IDPB werking en organisatie – procedures evaluatie STRAP personeelsbezetting.

Studie Deloitte mei 2012 -

PERSONEN

Extract Provincie Limburg

Leiding IDPB

Diensthoofd-preventieadviseur niveau 1

Adres + tel

idpb@limburg.be / 011 23 79 69

Aantal vte's

2,5

Totaal aantal ‘klanten’ (= totaal aantal personeelsleden in betrokken diensten/ instellingen/scholen/… die door IDPB ondersteund worden) - in koppen en dus niet in vte

Provinciepersoneel = 1 140 Prov. Onderwijs = 1 300

Totaal aantal klanten

2 440

Opsplitsing van dat totaal aantal klanten per functiegroep:

ENTITEITEN

LOCATIES

- Aantal administratief personeel

1 140

- Aantal werklieden, schoonmaak, vakman onderhoud, …

299

- Aantal onderwijzend personeel

1 300

Totaal aantal leerlingen die onderwijs volgen in de provinciale scholen

6000 + 6000 cursisten in het volwassenonderwijs

Totaal aantal leerlingen

12 000

Totaal aantal entiteiten die naast het provinciebestuur zelf ‘klant’ zijn van de IPDB

30

Opsplitsing van dat totaal aantal entiteiten per type:

- Aantal provinciale scholen

17

- Aantal provinciale instellingen

13

- Aantal andere (+ welke)

1 vzw Het Domein Bokrijk

Aantal locaties die door IDPBW worden ondersteund

27

DIRECTIE EN STAFDIENSTEN

37 Deze audit kwam tot stand door interviews met verschillende actoren betrokken bij de werking van de dienst IDPB. Er werd tevens een benchmarking uitgevoerd met de overige vier Vlaamse provincies, wat een vergelijkingskader schiep.

In het kader van deze audit werden verschillende dimensies van de organisatie onderzocht. (zie grafiek hieronder)

Personeelsplanning

Communicatie

Samenwerking Externen Strategie

IDPB

Wetgeving Processen en Procedures

Organisatie

Taken en Bevoegdheden

De externe onderzoekers hebben hun bevindingen, conclusies en adviezen aan de werkgever meegedeeld in een plan van aanpak met duidelijke prioriteiten en aandacht voor timing, mensen en middelen.

DIRECTIE EN STAFDIENSTEN

38 Acties ondernomen door de IDPB in 2012 naar aanleiding van de audit: conform maken van het identificatiedocument aan artikel 8 van het K.B. van 27 maart 1998 betreffende de Interne Dienst Preventie en Bescherming (IDPB) op het werk, dat de samenstelling, de organisatie en de werking van de IDPB regelt opmaak benchmark structuur/werking van de IDPB bij de vijf Vlaamse provincies opstart overlegplatform preventieadviseurs van de vijf Vlaamse provincies (najaar 2012, Gent) uitbreiding van de contactpersonen veiligheid in alle provinciale instellingen (najaar 2012) opstart aanwervingsprocedure bijkomende preventieadviseur.

Personeelsbezetting aanpassen Taakherverdeling Informatiedoorstroming verbeteren Administratie optimaliseren

Optimalisatie van de interne werking en structuur

Optimalisatie van de externe werking en structuur

Expliciteren van de Visie en Positie-bepaling

Visie, en missie IDPB expliciteren Opstellen van een STRAP Opstellen van een GPP Provincie Limburg Integratie in een PDCA-cyclus

Functieprofiel externen opstellen Netwerk contactpersonen versterken Responsibiliseren leidinggevenden Communicatieplan PBW-handboek (intranet)

DIRECTIE EN STAFDIENSTEN

39 1.4.2.5 Verwachtingen en uitdagingen voor de toekomst De Directie Facilitair beheer heeft alvast akte genomen van de resultaten van de audit.

Onderstaande tabel geeft een overzicht van de belangrijkste aanbevelingen. Op basis van de resultaten van de doorlichting zal de IDPB in Q1 2013 een strategische nota schrijven die als basis en leidraad zal dienen voor de werking tijdens de volgende legislatuur (20132018). De aanbevelingen die uit deze audit naar voor komen zijn: Toekomstvisie De IDPB zou graag met haar beleid de komende jaren volgende effecten verkrijgen: het welzijnsbeleid zoals bedoeld in de welzijnswet implementeren binnen de organisatiestructuur als IDPB de facilitator worden van het welzijnsbeleid van het provinciebestuur van welzijn op het werk een automatische reflex maken bij leidinggevenden voor al de beslissingen die betrekking hebben op werknemers van het provinciebestuur het reactief provinciaal beleid betreffende welzijn op het werk ombuigen naar een proactief beleid geïntegreerd in het management om aldus het welzijn voor de werknemers te bevorderen een IDPB uitrusten met voldoende personeel met de juiste knowhow om de ambitieuze doelstellingen waar te maken.

Actiepunten 2013 een eerste resultaat is de aanstelling van een nieuwe preventieadviseur, op 1 januari 2013. opmaak Strategisch actieplan • voorstelling aan managementteam: in Q1 van 2013 sensibilisering van leidinggevenden • STRAP-nota verduidelijken aan de leidinggevenden + Veiligheidsantennes van de organisatie: in Q2 en Q3 van 2013 procedurehandboek opmaken/verfijnen en kenbaar maken aan de veiligheidsantennes van de provinciale instellingen: in Q2-Q4 van 2013 opmaak aanbesteding EDPB: in Q2-Q3 van 2013 planmatige aanpak van het Dynamisch Risicobeheersingssysteem (DRBS).

Uitwerking in Q2-Q3 van 2013: • jaaractieplannen (JAP’s) ontwikkelen op basis van het Dynamisch Risicobeheersingssysteem • Globale preventieplannen (GPP’s) ontwikkelen op basis van het Dynamisch Risicobeheersingssysteem.

DIRECTIE EN STAFDIENSTEN

40 1.4.3 Klantenrelaties Facilitair Management 1.4.3.1 Missie De afdeling Klantenrelaties is verantwoordelijk voor het opvolgen, begeleiden en ondersteunen van de interne en externe klanten en zorgt mee voor de optimalisering van de administratieve processen die de eigen afdeling overstijgen. Onderlinge communicatie, coördinatie en afstemming zijn de sleutelbegrippen voor het welslagen van de facilitaire organisatie.

1.4.3.2 Personeel en organisatie De afdeling Klantenrelaties maakt deel uit van de Directie Facilitair Beheer en is opgericht in 2010. De personeelsstructuur is de voorbije jaren licht gewijzigd – van zes personeelsleden in het werkjaar 2011 naar vijf in het werkjaar 2012. De afdeling beschikte over 4,38 vte’s: 1 afdelingschef (de titularis van deze functie trad eind juni 2012 uit dienst en werd na een wervingsexamen vervangen vanaf 3 december 2012), 1 bestuurssecretaris, 1 deskundige, 1 medewerker en 1 assistent.

1.4.3.3 Financieel verslag De afdeling Klantenrelaties heeft geen eigen werkingskredieten. De kredieten voor de aankoop en de werking van het FMIS staan ingeschreven onder ICT. Het betreft immers de aankoop en het onderhoud van software. De aanbesteding van het FMIS-systeem, die in nauwe samenwerking met de Centrale Aankoopdienst werd gevoerd, werd in juni 2012 afgerond. De kostprijs voor de basisopdracht, de implementatie van 5 modules, is vastgelegd op € 368 482,76 inclusief btw.

De kostprijs van een eventueel vervolgtraject bedraagt € 99 750. Deze opdracht maakt deel uit van een raamcontract met een looptijd van 4 jaar en omvat de eventuele uitbreiding van het FMIS-systeem met volgende modules:

administratief property management of vastgoedbeheer enquête module centrale administratieve bibliotheek provinciale uitleendienst Printkamer groenbeheer (binnen / buiten) stockbeheer.

De onderhoudskost voor de basisopdracht van het FMIS bedraagt € 21 598,5 per jaar. De implementatie van de enquête module van het vervolgtraject zou dit bedrag met € 2 613,6 per jaar verhogen.

DIRECTIE EN STAFDIENSTEN

41 1.4.3.4 Werking in 2012 De werking van de afdeling Klantenrelaties kan opgesplitst worden in twee categorieën.

Enerzijds zijn er de basisdiensten:

opstellen en up-to-date houden van de dienstencatalogus inventariseren van het roerend patrimonium implementeren van het Facilitair Management Informatiesysteem (FMIS) publiceren van het Jaarverslag Directie Facilitair Beheer opstellen van de klantentevredenheidsenquête beheer van de Servicedesk 7700.

Anderzijds houdt Klantenrelaties zich bezig met meer specifieke, projectmatige diensten, zoals:

het begeleiden van de Scholen roadshow

het opnemen van de rol van centrale communicator bij facilitaire projecten van de

verschillende afdelingen.

Roadshow scholen De Directie Facilitair Beheer heeft in 2012 een initiatief gelanceerd met betrekking tot de Limburgse provinciale scholen. Onder leiding van de afdeling Klantenrelaties werd een roadshow georganiseerd in acht campussen. Het doel van deze roadshow was tweeledig: enerzijds werden de activiteiten van de Directie Facilitair Beheer toegelicht, anderzijds kregen de scholen de kans om hun globale werking én facilitaire behoeften kenbaar te maken.

Deze noden werden geëvalueerd en geanalyseerd en vervolgens in een lijst opgenomen. Eind 2012 is ook de gemeentelijke secundaire school van Bilzen aan de provinciale scholenportefeuille toegevoegd. Ook deze school zal door de Directie Facilitair Beheer worden bezocht en in de lijst opgenomen.

De scholen roadshow ligt mee aan de basis van de nieuwe methodiek van het Bouwbureau van de Directie Facilitair Beheer die erin zal bestaan dat provinciale scholen en instellingen vanaf de legislatuur 2013-2018 hun prioritaire facilitaire noden onder meer in een speciaal masterplan voor hun site kunnen laten opnemen.

DIRECTIE EN STAFDIENSTEN

42 Dienstencatalogus In 2010 werd door de afdeling Klantenrelaties voor het eerst een klantenlijst samengesteld.

Het klantenbestand van de directie werd opgedeeld in twee categorieën: interne en externe klanten. De interne klanten zijn de geledingen van het provinciebestuur en de werknemers van het bestuur. De externe klanten bestaan uit bezoekers, vzw’s verbonden aan het provinciebestuur Limburg, verenigingen en externe besturen. In de bijlage achteraan in dit jaarverslag kan onze klantenlijst worden teruggevonden, gaande van de Directie Mens en het Kabinet van de Gouverneur, tot de vzw Toerisme Limburg, het Gallo-Romeins Museum, de Provinciale Bibliotheek Limburg, enzovoort.

In het werkjaar 2011 werd de dienstencatalogus voorgesteld aan 29 van de 47 klantengroepen. Vervolgens in het werkjaar 2012 nog eens aan 14 klantengroepen. Aan vier klantengroepen was de dienstencatalogus einde 2012 dus nog niet gepresenteerd.

Het betreft de kabinetten van de gedeputeerden, het kabinet van de gouverneur, het kabinet van de provinciegriffier, en ook de provincieraad. Voor deze groepen werd bewust gewacht op de installatie van de nieuwe administratieve kabinetten na de verkiezingen van 2012.

De dienstencatalogus bevat 92 Service Level Agreements (SLA’s) met betrekking tot de diensten die de Directie Facilitair Beheer aan haar klanten kan aanbieden. Elke SLA bevat meetindicatoren of Key Performance Indicators, die de kwaliteitsopvolging van de uitgevoerde diensten mogelijk moeten maken. De dienstenovereenkomst zal in een latere fase aan het FMIS gekoppeld worden om zoveel als mogelijk managementinformatie te kunnen genereren. Tijdens de 14 voorstellingen werd telkens toegelicht hoe de Directie Facilitair Beheer gestructureerd is (organogram), hoe de dienstencatalogus is opgesteld en hoe gewerkt zal worden met gegevens van de scorecard.

Het is vanzelfsprekend dat de dienstencatalogus een ‘levend document’ is. In 2012 heeft de afdeling ICT, op basis van de ervaringen met de dienstencatalogus, de eigen dienstenfiches grondig onder de loep genomen. De eerste stappen werden ondernomen om deze fiches grondig te herwerken. Op basis van de doorgevoerde wijzigingen aan de dienstenfiches zal in 2013 ook de scorecard aan de nieuwe gegevens worden aangepast.

DIRECTIE EN STAFDIENSTEN

43 Scorecard Op basis van de dienstencatalogus werkt de afdeling Klantenrelaties een scorecard uit om de aangegane engagementen effectief te kunnen meten. Met behulp van dit instrument kunnen zowel het eigen management als de klanten de werking van de Directie Facilitair Beheer op een transparante manier opvolgen. Maandelijks bezorgen alle afdelingen van de directie nauwgezet heel wat cijfergegevens over de werking van de afdeling om in de scorecard op te nemen. Het is daarbij belangrijk om de veelheid van gegevens op een doordachte manier te gebruiken en in te bedden in de dagelijkse werking van de verschillende afdelingen. In 2012 werden geen cijfers gegenereerd voor de dienstenfiches van ICT omdat binnen die afdeling aan een wijziging van de fiches werd gewerkt.

Vormingstraject In het voorjaar van 2012 startte de dienst Informatie en Communicatie met een opleidingstraject voor webredacteuren. Elke directie heeft een redacteur afgevaardigd om dit traject te volgen. Bedoeling is dat alle informatie van de provinciale directies door eigen webredacteuren zelf op het internet / intranet / extranet wordt geplaatst.

De structuur van de nieuwe website van de Provincie Limburg werd uitgezet, evenals die voor intranet en extranet. De redacteurs hebben zich verdiept in Anysurfer, Smartsite, Picasa, contenttypes, … een opleidingstraject dat nog verderloopt in 2013. De nieuwe site op internet ging online op 1 oktober 2012. Intranet en extranet volgen in maart 2013.

Inventaris roerend patrimonium Het provinciebestuur stelt jaarlijks de inventaris van het roerend patrimonium op. Op 14 april 2011 werd het dossier van de Directie Facilitair Beheer over de aanstelling van de inventarisverantwoordelijken en de inventarisvergelijkers, alsook het vastleggen van afspraken over het beheer van de inventaris, door de deputatie goedgekeurd. Dit dossier houdt volgende afspraken in:

het verplichte gebruik van de nummering van de provinciale gebouwen en de lokaalindeling per gebouw, zoals bepaald door de Directie Facilitair Beheer vanaf 1 mei 2011 werd door de beheerscellen van de provinciale directies een controle uitgevoerd op de voorvastleggingen op de artikels met de economische codes 211 – 230 –231 – 240 – 241 – 242. Zij controleerden of het veld ‘inventarisatiedienst’ werd ingevuld en of telkens de nodige bestelbonlijnen werden aangemaakt het individueel inventariseren van het meubilair inventarisatie bij aankopen op de gewone kredieten in het kader van het goed beheer van de provinciale goederen, op basis van de beslissing van de leidinggevende het up-to-date houden van de inventaris door de inventarisverantwoordelijke, onder leiding van de inventarisvergelijker het jaarlijks organiseren van een controleronde door de inventarisverantwoordelijke van de Directie Facilitair Beheer om de correctheid van de bijgehouden gegevens te verifiëren.

DIRECTIE EN STAFDIENSTEN

44 In het derde kwartaal van 2011 werd een opleiding georganiseerd gericht op het gebruik van de webapplicatie ‘Inventaris’. De ‘Praktische Handleiding Inventaris - Gebruik van de webapplicatie ‘Inventaris door de decentrale inventarisverantwoordelijken’ werd begin 2012 via internet ter beschikking gesteld.

De controleronde van de roerende inventaris, die in eerste instantie in de kelders en de lokalen van de Directie Facilitair Beheer plaatsvond, werd verdergezet. Vanaf begin 2012 zijn ook in de andere interne diensten en de buitendiensten van het provinciebestuur controlerondes uitgevoerd, telkens in samenspraak met de betrokken inventarisverantwoordelijken en inventarisvergelijkers.

De controle verliep niet overal vlot. Zo zijn er instellingen en diensten die:

geen inventarisstickers hebben aangebracht op de goederen afgedankte goederen niet uit de inventaris hebben afgevoerd goederen niet meer kunnen lokaliseren.

Het is duidelijk dat er op dit vlak nog heel wat zaken op punt gesteld moeten worden. De stap tot bewustmaking van het belang van een kwalitatief, up-to-date inventarissysteem is door deze controlerondes wel gezet. Met de inventarisverantwoordelijken werd de afspraak gemaakt dat in de nieuwe inventaristool, die vanaf het tweede kwartaal 2013 in productie wordt genomen:

alle geïnventariseerde goederen van een sticker met barcode moeten worden voorzien de goederen moeten worden toegewezen aan een gebouw en lokaal de overdracht van de gegevens uit de huidige tool zal plaatsvinden na een nieuwe controle.

Vergelijking inventarisatie 2012 ten opzichte van 2011.

.00

2011

2012

Verschil

aantal stuks geïnventariseerd

3 353

5 151

+ 1 768

aantal uitrustingsstukken

3 068

2 243

- 825

aantal stuks meubilair

285

2 878

+ 2 593

aantal aanpassingen

351

386

+35

aantal inventarisaties op vraag

112

172

+ 60

DIRECTIE EN STAFDIENSTEN

45 De stijging van het aantal geïnventariseerde goederen is vooral te verklaren door de aankoop van nieuw meubilair in sommige scholen. Dit is het geval in de Provinciale Kunsthumaniora waar nieuw meubilair werd aangekocht voor de nieuwbouw.

Facilitair Management Informatiesysteem (FMIS) De officiële aanbesteding voor een FMIS-tool is opgestart in maart 2011. Begin 2012 werden de onderhandelingen met de kandidaat-leveranciers opgestart. Op 14 juni 2012 gaf de deputatie haar goedkeuring aan het gunningsdossier voor de aankoop van het Facilitair Management Informatie Systeem bij de firma PLANON. Het Facilitair Management Informatie Systeem (FMIS) vormt een belangrijk strategisch instrument in het automatiseren van alle facilitaire processen binnen het provinciebestuur. Met de inzet van dit instrument streeft het bestuur naar een efficiëntere en kwaliteitsvolle dienstverlening, die zowel de gebruikers, de medewerkers als de tussenpersonen ten goede komt. Het systeem maakt bovendien alle kosten transparanter.

Het FMIS biedt een scala van mogelijkheden en komt daarom gefaseerd tot stand. Het is opgebouwd uit twee grote onderdelen, meer bepaald:

Planon Accelerator – een databank die gebruikt zal worden door de medewerkers van de Directie Facilitair Beheer die instaan voor het beheer van bepaalde facilitaire diensten zoals catering, reserveringen, onderhoud van gebouwen, enzovoort.

Planon Self Service – een webapplicatie die gebruik maakt van gegevens uit voornoemde databank, toegankelijk voor alle personen die toegang hebben tot het provinciale intranet.

Op 6 november 2012 vergaderde de stuurgroep van het project FMIS, samengesteld uit 10 leden van zowel de Directie Facilitair Beheer als andere diensten en instellingen, een eerste maal. Het Project Initiatie Document (PID) werd door de projectleiding, bestaande uit een medewerker van de firma Planon, de bestuursdirecteur en een deskundige van de Directie Facilitair Beheer, ter goedkeuring voorgelegd. Dit document beschrijft de wijze waarop en de planning waarmee zal gewerkt worden.

Sinds begin oktober 2012 zijn al 25 sleutelgebruikers in aparte werkgroepen actief met het in kaart brengen van de huidige werkprocessen binnen de Directie Facilitair Beheer.

Iedere sleutelgebruiker zal instaan voor het beheer van een bepaald onderdeel van de databank. Na het volgen van een basistraining zullen zij samen met een consulent van de firma Planon de GAP-analyse realiseren, zijnde de analyse van verschillen tussen de gewenste en de huidige situatie. Het project vertrekt vanuit de standaard voor geconfigureerde Planon Accelerator oplossing. De scherminrichtingen en processen zullen worden aangepast aan de wijze waarop het bestuur wenst te werken.

In een eerste fase wordt de implementatie van vijf modules voorzien: Servicedesk (7700) Inventaris van de roerende en onroerende goederen van de provincie Reserveringen van vergaderzalen, voertuigen, catering, …

Onderhoud van de technische installaties en ICT Contractmanagement.

DIRECTIE EN STAFDIENSTEN

46 In het Project Initiatie Document werd de volgende globale planning van het project opgenomen.

Einde voorzien tegen Project initiatie – opstellen van het Project Initiatie Document 30/10/2012 Installatie – van de servers en de software 09/11/2012 Basisanalyse – het in kaart brengen van de huidige processen met het oog op verbetering door het nieuwe FMIS 11/02/2013 Implementeren van de nieuwe inventaristool – roerende en onroerende inventaris met decentrale inventarisatie via het web voor de roerende inventaris 19/03/2013 Implementatie van de vernieuwde Servicedesk 7700 14/06/2013 Implementatie van de module ruimtebeheer – beheer van verhuizingen 12/07/2013 Implementatie van de module voor het beheer van de hospitality Diensten, zoals catering, reserveringen, cleaning, …

18/12/2013 Implementatie van de modules Onderhoud technische installaties en

Contractbeheer 25/02/2014 Communicatie & overleg Het was de afdeling Klantenrelaties die het eerste jaarverslag van de Directie Facilitair Beheer, editie 2010, mee structureerde, redigeerde en vorm gaf. Deze eerste editie telde 91 bladzijden en verscheen midden juni 2011 in een oplage van 350 exemplaren. De tweede editie, met verslagen over het werkjaar 2011, telde al 133 bladzijden en verscheen in een oplage van 400 exemplaren. Voor het eerst werd het verslag niet geniet maar gebrocheerd. Inhoudelijk bleef het aantal foto’s ongeveer gelijk (van 31 naar 34) maar groeide het aantal grafieken en tabellen opmerkelijk (van 47 naar 72).

Het Jaarverslag 2011 werd verspreid in twee fasen: op 20 mei 2012 (aan de personeelsleden van de directie) en op 14 juni 2012 (aan de deputatie en de klanten). Het werd opnieuw verspreid in postomslagen met een begeleidende brief van de bestuursdirecteur en de afdelingschef Klantenrelaties aan alle klantengroepen. Als extra werd aan alle verslagen een bladwijzer toegevoegd, die moest werken als een soort reminder.

Zoals het Jaarverslag 2010 werd ook het Jaarverslag 2011 digitaal en doorbladerbaar gepubliceerd op www.issuu.com.

Om op gestructureerde wijze de inzet van nieuwe communicatiemiddelen te onderzoeken, zowel technisch als inhoudelijk, maar ook inzake hun fundamentele sterktes en zwaktes, wordt in de afdeling Klantenrelaties gebeurlijk een onderzoeksmodel gebruikt: de ‘analysefiche’. Kort na de publicatie en verspreiding van het tweede jaarverslag werd met dit instrument opnieuw een sterktezwakteanalyse op papier gezet. De belangrijkste aspecten van het nieuwe communicatiemiddel werden kritisch doorgelicht via de klassieke marketingmix: product, personeel, publiek, periode, plaats, prijs, promotie en samenhang met andere media. Voor verschillende elementen werden verbeterpunten naar voor geschoven: kaftkleur, bindwijze, volume, vormgeving, relevantie van de teksten, kostprijs van drukwerk en verspreiding.

Bij de interne evaluatie van het Jaarverslag 2011 werd beslist naar de toekomst het stramien uit te breiden met een relevante vergelijking tussen budgetcijfers en reële cijfers. In het vooruitzicht van de wettelijke invoering van een beleids- en beheerscyclus

DIRECTIE EN STAFDIENSTEN

47 cijfers. In het vooruitzicht van de wettelijke invoering van een beleids- en beheerscyclus (BBC) werd al in onderhavig jaarverslag bijkomende financiële informatie opgenomen bij alle afdelingen en diensten van de Directie Facilitair Beheer die met een eigen budget werken.

Voor de opmaak van het Jaarverslag 2012 werd beslist ontwerp en opmaak uit te besteden aan een extern vormgeversbureau. Fundamenteel wordt ernaar gestreefd een publicatie te realiseren die een meer professionele uitstraling heeft. Of dat gelukt is, kan de lezer van deze publicatie nu zelf beoordelen.

De afdeling Klantenrelaties schrijft de interne nieuwsbrieven die door de bestuursdirecteur worden ondertekend en vervolgens naar alle medewerkers van de Directie Facilitair Beheer gemaild. Via deze nieuwsbrieven worden enkele keren per jaar in totaal circa 130 personeelsleden geïnformeerd over de voornaamste ontwikkelingen in en om de directie op het vlak van aanwervingen, pensioneringen en gebeurtenissen in de persoonlijke levenssfeer. De rubrieken die geregeld terugkeren zijn: aanwervingen, dienstaanwijzingen, pensioneringen, huldigingen, overlijdensberichten, huwelijken, geboortes. In het werkjaar 2012 verschenen 3 interne nieuwsbrieven, meer bepaald in de maanden maart, juli en december. In de loop van 2012 werkte de afdeling Klantenrelaties verder aan de globale uitwerking van een professioneel communicatiebeleid. Aan verschillende provinciale personeelsleden en diensten werd communicatieadvies verleend.

De afdeling Klantenrelaties van de Directie Facilitair Beheer beheert rechtstreeks en onrechtstreeks drie deelsites, die te bereiken zijn via de startpagina van het provinciale intranet. ‘Intranet per directie’ richt zich exclusief naar de personeelsleden van de eigen directie. Sinds de herstructurering van deze site in 2011 wordt op de startpagina ervan een lijst met vijf afzonderlijke links gepresenteerd: ‘Interne nieuwsbrieven’, ‘Permanentieregelingen’, ‘Vakantieregelingen’, ‘Personeelsactiviteiten’ en ‘ICT-portaal’.

De rubriek ‘Interne nieuwsbrieven’ biedt een overzicht van alle nieuwsbrieven die in het verleden door de Directie Facilitair Beheer naar alle eigen medewerkers werden verstuurd. De rubriek ‘Permanentieregelingen’ bevat links naar de maandelijkse lijsten met de verschillende permanentieverantwoordelijken die de klanten tussen 16 en 17 uur moeten opvangen en de actuele lijsten van de permanentieverantwoordelijken inzake techniek en noodplanning voor na de werkuren en in het weekend. De rubriek ‘Vakantieregelingen’ geeft informatie over de verlofregeling van alle directieleden en diensthoofden van het provinciebestuur, maar ook van de verlof- en vervangingsafspraken binnen servicegerichte werkeenheden zoals de afdeling Hospitality. In de rubriek ‘Personeelsactiviteiten’ wordt verslag gegeven van personeelsuitstappen, de jaarlijkse provinciale sportdag, teambuildingsessies en de interne werking van Facility Fun, een groep directiemedewerkers die intern bepaalde feestelijkheden organiseren voor alle personeelsleden van de directie.

De tweede deelsite op het provinciale intranet (‘Informatie van… Directie Facilitair Beheer) is toegankelijk voor alle provinciale personeelsleden. De startpagina van deze site bevat vijf hoofdrubrieken: ‘Structuur van de directie’, ‘Servicedesk 7700’, ‘Handleiding inventarisering’, ‘Raamovereenkomsten en aankoopondersteuning’, ‘Facilitaire formulieren’. De rubriek ‘Structuur van de directie’ verwijst naar de deelsite ‘Organigram’ op het provinciale intranet. De link ‘Servicedesk 7700’ leidt naar een

DIRECTIE EN STAFDIENSTEN

48 tekst over de servicedesk en de groene button die het mogelijk maakt meldingen rechtstreeks door te seinen. De link ‘Handleiding Inventarisering’ leidt naar de nieuwe handleiding voor de inventarisverantwoordelijken van het provinciebestuur.

Via de link ‘Raamovereenkomsten’ vindt de gebruiker een toelichting met overzicht van de lopende contracten, bijvoorbeeld inzake schoonmaak en watervoorziening.

Via de link ‘Aankoopondersteuning’ vindt de gebruiker het nieuwe aanvraagformulier van de Centrale Aankoopdienst: ‘Aanvraag werk/levering/dienst’. De hoofdrubriek ‘Facilitaire formulieren’ biedt toegang tot een tiental digitale formulieren: onder meer de meldingsformulieren voor de Servicedesk 7700, de aangifteformulieren voor een arbeidsongeval, en de bestelformulieren voor catering of de dagelijkse menu’s van het Personeelsrestaurant.

Nieuwe vormen van communicatie Om in en vanuit de Directie Facilitair Beheer een meer gestructureerd communicatiebeleid te ontwikkelen, werden al in de loop van 2010 de eerste lijnen van een gefragmenteerd communicatieplan uitgetekend. De realisatie van de brochure ‘Nieuwe mogelijkheden van sociale communicatie in de organisatie’ lag mee aan de basis van de invoering in april 2012 van het communicatienetwerk Yammer, een soort Twitter voor personeelsleden en werkeenheden binnen bedrijven of besturen, dat bij het provinciebestuur als proefproject nog altijd lopende is.

In 2012 namen verantwoordelijken van de afdeling Klantenrelaties deel aan het overleg over de inzet van multifunctionals, faxen en copiers met het externe studiebureau SIMAG uit Gent, mede in functie van een veranderingsproces dat technisch gestuurd wordt door de Centrale Aankoopdienst binnen de Directie Facilitair Beheer.

Voor een aantal aspecten schakelt de afdeling Klantenrelaties van de Directie Facilitair Beheer zich in binnen de vernieuwde communicatiestructuur van het provinciebestuur Limburg. Via de intranetredactie van de Dienst Informatie & Communicatie werden ook in 2012 door de afdeling Klantenrelaties tal van nieuwsberichten op het provinciale intranet geplaatst, onder meer over interne regelgevingen of afspraken, de evolutie van de Servicedesk 7700 en nieuwe initiatieven van de verschillende facilitaire diensten. In de scorecard van de dienstenfiche ‘communicatie’, die deel uitmaakt van de nieuwe dienstencatalogus, worden zulke nieuwsberichten en vergelijkbare initiatieven maandelijks opgelijst en effectief geteld.

DIRECTIE EN STAFDIENSTEN

49 Klantentevredenheidsonderzoek De Directie Facilitair Beheer levert heel wat diensten aan haar klanten, maar wat vinden deze klanten van de geleverde diensten? Hoe tevreden zijn de klanten en welk beeld hebben zij van de facilitaire dienstverdeling? Deze zelfreflectie was de aanzet tot het eerste klantentevredenheidsonderzoek in 2011 en de daaruit voortvloeiende acties die werden gekoppeld aan de manco’s: Uitleendienst: stelselmatige vernieuwing van oudere apparaten Vergaderzaal A-blok: start van het dossier ‘vernieuwing multimedia apparatuur’ Dienstwagens:

• aankoop van een bijkomend voertuig

• aankoop van een bijkomend elektrisch voertuig in Q4 2012 Schoonmaak:

• optimalisering van de dagelijkse kwaliteitscontroles (DKS)

• organisatie van onafhankelijke kwaliteitscontroles door externe partner

VSR (Vereniging voor schoonmaak research) Archief: sensibilisering van provinciepersoneel over correcte archivering van dossiers Meubilair: aankoop van individuele ladeblokken voor alle gebruikers in de H-blok van het Provinciehuis Postverdeling: optimalisering van de postverdeling in de H-blok sinds de bezetting van de onthaalbalie vanaf 1 november 2011 Centrale Administratieve Bibliotheek (CAB): promoten van het gebruik van de E-zine ter vervanging van de gedrukte tijdschriften.

Om op termijn een evolutie in de kwaliteit van haar diensten in kaart te brengen, heeft de Directie Facilitair Beheer in 2012 gepeild naar de tevredenheid van de klanten.

Net zoals in het eerste onderzoek werden twee vragenlijsten* voorzien: één over alle zogenaamde hospitalitydiensten, één over het ICT- en patrimoniumbeleid. De computer koos twee groepen ‘ad random’, waardoor elke deelnemer slechts één vragenlijst diende in te vullen. Na de gesloten vragen kreeg iedereen de mogelijkheid om algemene opmerkingen te formuleren of mogelijke verbeter- en pijnpunten aan te geven.

Het resultaat is dat er geen significante inhoudelijke wijzigingen opvallen ten opzichte van de nulmeting in 2011. Het aantal respondenten is verminderd van 311 tot 270 (op een totaal van 800 bevraagden). Een herbevestiging van de aard van de responsen maakt het wel mogelijk om naar de toekomst nog meer gericht acties te ondernemen.

Er blijkt in meerdere mate dat de Directie Facilitair Beheer over vrij veel sterke kanten beschikt. Enkele positieve punten zijn de hulpvaardigheid van de ICT-medewerkers, de kwaliteit van de service desk, de dienstverlening bij de print- en kopieeropdrachten, de postverdeling van de bodes en de dienstverlening bij het Archief en de Centrale Administratieve Bibliotheek (CAB).

Duidelijk mindere scores worden nog steeds behaald voor het onvoldoende aanbod van dienstwagens, hoewel er een bijkomend voertuig ter beschikking werd gesteld. Ook de schoonmaak van de bureaus en te lange openstaande meldingen van de servicedesk

* Vragenlijsten klantentevredenheidsonderzoek 2012 - zie bijlage

50

51

DIRECTIE EN STAFDIENSTEN

52 worden als een minpunt beschouwd. Er werd ook een lage score genoteerd voor de werking en kwaliteit van de gsm-diensten, de gebruiksvriendelijkheid van de ICTtoepassingen en de toenmalige Office-pakketten. Deze laatste werden in december 2012 vervangen door Office 2010.

Bijna één respondent op drie (94 van de 270 deelnemers) maakte gebruik van de mogelijkheid om ‘open’ opmerkingen te geven. Al deze reacties werden kwalitatief bekeken door de verschillende afdelingen. Aangezien de Directie Facilitair Beheer streeft naar een klantvriendelijk engagement wordt zoveel mogelijk getracht hier concreet op in te zetten.

Bedoeling is het klantentevredenheidsonderzoek jaarlijks te blijven herhalen opdat kan worden nagegaan of de dienstverlening, of de perceptie ervan, naar de toekomst al dan niet verbetert. De resultaten worden onderzocht door het Steunpunt Sociale Planning en gecommuniceerd op het Intranet en de Nieuwsbrief.

Servicedesk Een goede communicatie gebeurt zowel intern als extern. Vandaar dat de Directie Facilitair Beheer sterk inzet op het realiseren van betere communicatiestromen.

Een professioneel georganiseerde servicedesk kanaliseert een deel van de communicatiestromen en stelt het management in staat de vraag naar dienstverlening, en de reacties van de ondersteunende diensten daarop, dagelijks zichtbaar te maken.

De Servicedesk 7700 werd eind september 2010 opgericht als centraal contactpunt voor het provinciepersoneel. Elk personeelslid kan sindsdien bij de servicedesk terecht voor het melden van een probleem, een aanvraag of een verzoek. De klant hoeft niet langer na te speuren bij wie hij/zij rechtstreeks terecht kan. De melding kan telefonisch of via digiformulier gebeuren. De telefonische meldingen worden ingegeven door de servicedesk medewerker en de digiformulieren zitten rechtstreeks in het systeem. Zo gaat geen enkele melding verloren en kan de opvolging efficiënter gebeuren. Het voordeel voor de klant is dat hij/zij maar één contactpunt heeft en dat de klant automatisch terug wordt gecontacteerd met de oplossing of het antwoord. Telefonisch is de servicedesk bereikbaar tussen 8.30 uur en 17 uur. Via digiformulier kunnen altijd meldingen gebeuren, tenzij zich computerproblemen voordoen.

In 2012 werden geen grote aanpassingen meer uitgevoerd aan de bestaande servicedesktool aangezien in 2013 het FMIS wordt geïmplementeerd. Wel werd in de tool de alternatieve mogelijkheid gecreëerd om hoofdmeldingen en submeldingen in te geven. Deze optie is vooral handig wanneer een bepaalde melding zo omvangrijk is dat ze door verschillende behandelaars uitgevoerd moet worden.

Vanaf maart 2012 werd het ook mogelijk om meldingen die binnen de 4 werkuren werden afgehandeld te filteren en deze mee op te nemen in de maandelijkse scorecard.

Naar aanleiding van de implementatie van het FMIS werden door de servicedeskmedewerkers de nodige as-is flows uitgewerkt voor de meldingstool, de registratietool en de behandelaarstool van het huidige systeem. Ook werden alle positieve en negatieve punten van de bestaande servicedesk genoteerd, zodat een duidelijk beeld ontstond van wat de servicedesk binnen het FMIS moet omvatten.

DIRECTIE EN STAFDIENSTEN

53 Analyse van de meldingen Van bij de start van de servicedesk in september 2010 tot einde december 2012 werden 26Â 082 meldingen geregistreerd. Gemiddeld werden in het werkjaar 2012 per dag 55,8 meldingen genoteerd.

1581

Totaal Aantal meldingen per maand

ICT Facilitair Beheer

1364 1279 1107

1045

914

871

792

738

1074

1042

1025

977

948

1167

1155

1096

816

750 683

672

629

681

536 416 302

jan

feb

358

315

maart

335

295

285

april

mei

juni

juli

414

353

339

aug

sep

okt

359

nov

393

dec

ICT-gerelateerde meldingen worden voor-namelijk telefonisch doorgegeven, facilitaire meldingen eerder via digiformulier. Het valt ook op dat de telefonische aanvragen in verhouding tot het aantal digiformulieren zwaarder doorwegen bij ICT dan bij facilitaire meldingen.

ICT: Digiformulieren en telefoons

257

dec

568

237

nov

446 393

okt sep

apr ma feb jan

448

186

350 280

juni mei

557

224

aug juli

774

259

470

206

532

215

414 258

534 343 366

622

Digiformulieren 574

Telefoons

DIRECTIE EN STAFDIENSTEN

54 Facilitair Beheer: Digiformulieren en telefoons

dec

113

Digiformulieren

136

nov okt

191

162 161

juli

174

111

mei

184 204

154 118

ma

115

feb

114

jan

183

156

aug

apr

220

194

sep

juni

Telefoons

193

166

167 200 188

160

264

Doel is om zoveel als mogelijk meldingen op te lossen binnen een zo kort mogelijke tijdspanne.

In 2012 werden gemiddeld 21,5 % van de meldingen binnen de vier uur afgehandeld.

Zulke snelle timing is echter niet voor elk soort melding mogelijk. Bijvoorbeeld niet voor interventies waarvoor een externe firma moet worden ingeschakeld. De doorlooptijd van een melding kan behoorlijk verschillen naargelang de aard van het probleem en het aantal nog te behandelen meldingen bij de betreffende behandelaar. Bij ICT bedraagt de gemiddelde doorlooptijd 7,7 dagen, bij facilitaire meldingen 18,5 dagen.

EĂŠn keer per maand vergadert de stuurgroep van de servicedesk om de pijnpunten en algemene werking te bespreken en disfuncties aan te pakken. Tijdens deze vergadering wordt ook de rapportage aan de servicedesk medewerkers toegelicht. Elke maand is er ook een rapportage naar de staf van de Directie Facilitair Beheer. Twee keer per jaar gebeurt een specifieke rapportage naar de diensthoofden van de directie.

In het werkjaar 2012 werden in totaal 13 553 meldingen genoteerd. Maandelijks werd gemiddeld 82,7 % van de meldingen afgehandeld.

DIRECTIE EN STAFDIENSTEN

55 90,2

ICT: Digiformulieren en telefoons

82,6

17,4

83,8

86,8

84,0

80,3

79,4

20,6

19,7 16,2

82,4

80,4

84,9 81,7

77,1

22,9 19,6

16,0

17,6

18,3

okt

nov

15,1

13,2 9,8

In behandeling Afgehandeld jan

Aantal afgehandelde meldingen per afdeling in 2012

feb

maart

april

mei

juni

juli

aug

sep

dec

Overhead Hospitality Real Estate ICT Centrale Aankoopdienst

1% 2% 64% 17%

16%

Bij de afdeling ICT werden vorig jaar 5 609 meldingen afgehandeld, bij Real Estate / Gebouwen 1 411, bij de afdeling Hospitality 1 512. Bij de Centrale Aankoopdienst (CAD) moesten in 2012 slechts 19 meldingen worden behandeld. Deze afdeling is voornamelijk actief met het opstellen en afsluiten van raamovereenkomsten. Tot de Overhead behoren de Interne Dienst voor Preventie en Bescherming (IDPB) en de afdeling Klantenrelaties die respectievelijk 47 en 141 meldingen afhandelden.

DIRECTIE EN STAFDIENSTEN

56 Afgehandelde meldingen door de afdeling ICT: 5 609 In de afdeling ICT werd veruit het grootste aantal meldingen (5 297) afgehandeld door de Dienst Beheer en ondersteuning. Het grootste gedeelte van de meldingen aan deze dienst (785) behoorde tot de categorie ‘users’ (het aanmaken en wissen van gebruikers, het instellen van mailboxen en machtigingen, ...), gevolgd door probleemmeldingen over de nieuwe Canon-multifunctionals (484 meldingen) en diverse problemen met hardware (425 meldingen).

De Dienst Ontwikkeling & GIS van de afdeling ICT noteerde in totaal 312 afgehandelde meldingen. De meeste meldingen (149) hadden hier betrekking op de categorie ‘toepassingen derden’ (internet, intranet, digiformulieren, smartsite). Over het softwarepakket Ariadne werden 129 meldingen genoteerd.

De Dienst Provinciaal Bibliotheeksysteem (PBS) behandelde in 2012 slechts 5 meldingen.

Dit hoeft niet te verbazen vermits deze dienst voor de aangesloten Limburgse bibliotheken een eigen helpdesk-module in gebruik heeft.

Afgehandelde meldingen door de afdeling Hospitality: 1 512 Het grootste gedeelte van de meldingen naar de afdeling Hospitality was bestemd voor Intern Beheer. In 2012 werden 379 verhuizingen uitgevoerd. Stockbeheer realiseerde 399 afgehandelde meldingen, afvalbeheer 237, sleutelbeheer 234. Er werd 112 keer een beroep gedaan op de koerierdienst.

Afgehandelde meldingen door de afdeling Real Estate: 1 411 In 2012 werden 751 meldingen opgelost door Onderhoud gebouwen. Maandelijks worden door deze dienst heel wat lampen vervangen, problemen met toegangscontrole opgelost en klachten over HVAC (Heating, Ventilation and Airconditioning) weggewerkt.

Bij Telecommunicatie (660 opgeloste meldingen) zijn het oplossen van telefoonproblemen en het aanpassen van de programmatie in de telefooncentrale de grootste categorieën.

Afgehandelde meldingen door Overhead: 188 De Overhead van de Directie Facilitair Beheer bestaat uit de Interne Dienst voor Preventie en Bescherming (IDPB), de Financiële Cel, het directiesecretariaat en de afdeling Klantenrelaties. De Interne Dienst voor Preventie en Bescherming (IDPB) noteerde 47 afgehandelde meldingen, de afdeling Klantenrelaties 141. Het directiesecretariaat en de Financiële Cel zijn ondersteunende diensten die geen meldingen te verwerken krijgen.

De afdeling Klantenrelaties nam halverwege het jaar 2012 van de IDPB bezorging en afhaling van bureaustoelen over. Telkens wanneer een nieuw personeelslid in dienst komt, wordt een nieuwe stoel bezorgd en geïnventariseerd op naam van dat personeelslid. Bij het uit dienst treden wordt de stoel opgehaald en gepoetst en/of hersteld.

DIRECTIE EN STAFDIENSTEN

57 Teambuilding De ‘Facility Fun’-groep, die werd opgericht om bepaalde activiteiten voor de personeelsleden van de Directie Facilitair Beheer te organiseren, heeft in het werkjaar 2012 gezorgd voor een Paas- en Sinterklaasattentie, voor de organisatie van een eindejaarsfeestje en een teambuilding namiddag. De teambuilding bestond uit een GPS City Challenge: teams van 6 tot 8 personen gingen in de stad Hasselt op pad, gewapend met GPS en smartphone en moesten allerlei opdrachten tot een goed einde brengen. De dag werd afgesloten met een etentje en de prijsuitreiking.

De ‘Facility Fun’-groep bestaat uit 8 werknemers van de directie. Zij houden een maandelijkse overlegbijeenkomst. Tussentijds staat deze werkgroep ook in voor het versturen van verjaardagwensen, ziektekaartjes, enzovoort.

1.4.3.5 Verwachtingen en uitdagingen voor de toekomst De belangrijkste doelstelling voor 2013 is de implementatie van de FMIS-tool. De Directie Facilitair Beheer zal het systeem gefaseerd tot stand brengen en trachten module per module uit te bouwen en te verdiepen. In 2013 zal in een eerste fase de implementatie van de inventaristool en de servicedesk gebeuren. De werking van het FMIS-systeem is grotendeels gebaseerd op gegevens uit de bestaande inventaris. Dus is het van groot belang dat de gegevens van de inventaris correct zijn. De overdracht van gegevens van het oude systeem naar de nieuwe tool zal daarom zeer systematisch verlopen. De eerste stap zal een controle van de inventaris inhouden. Op basis van deze controle worden de goederen in een inventarisgroep ingedeeld, en waar nodig aangevuld. De afgevoerde goederen worden niet meer naar het nieuwe systeem overgeheveld. Een tweede stap zal er in bestaan dat alle goederen, waaronder ook het meubilair, van een barcode worden voorzien. Dit voor de vereenvoudiging van de controlerondes, die in de toekomst geautomatiseerd zullen gebeuren, met behulp van een scanner.

De afdeling Klantenrelaties zal in 2013 ook focussen op een versterkt communicatiebeleid.

Het verleden leert dat het uitwisselen van ideeën tot nieuwe synergiën kan leiden. De afdeling Klantenrelaties zal trachten zich nog meer als een centrale communicator te positioneren.

In samenwerking met provinciale communicatiediensten, zoals I & C, wordt getracht om interessante projecten van facilitaire medewerkers op aantrekkelijke wijze in de kijker te plaatsen, met behulp van intranetberichten, drukwerken of andere media.

Het finaliseren van de dienstencatalogus staat eveneens op de agenda voor 2013. In de werkjaren 2011 en 2012 werden de dienstenfiches gedetailleerd besproken met 43 van de 47 klantengroepen. Alle klanten kregen de kans om aan te geven op welke facilitaire diensten zij een beroep wensen te doen. De volgende oefening die in dit kader gepland staat, is het versleutelen van de kosten per fiche. Via het ABC-Costing principe zal aan elk Service Level Agreement (SLA) een referentiekost worden gekoppeld met als doel het toewijzen van een totaalkost per klant per fiche. Tegen de zomer van 2013 worden de versleutelde SLA’s aan de betreffende klanten ter ondertekening voorgelegd, zodat vanaf 2014 tot een juiste aanrekening kan worden overgegaan.

In 2013 wordt opnieuw een klanttevredenheidsonderzoek gelanceerd om te peilen naar de noden en wensen van de diensten, personeelsleden en andere klanten. Om een effectieve opvolging te garanderen, worden de resultaten nauwkeurig geanalyseerd en met de betrokken diensten, meer dan ooit, grondig besproken. Zodat gaandeweg naar een optimale organisatie kan worden toegewerkt.

02

Afdeling Hospitality Diensten

AFDELING HOSPITALITY DIENSTEN

HOSPITALITY DIENSTEN Rohnny Kellers

59

127.01.00 SECRETARIAAT 127.01.00 Sabine Schraepen (t.e.m. 2012-10-14) Alyssa Blocken (vanaf 2012-10-08)

DIENSTEN AAN GEBRUIKERS / HUISVESTING 127.01.10 An Olaerts

DOCUMENTATIE EN MATERIAAL BEHEER 127.01.20

ONTHAALDIENST 127.01.30

INTERN BEHEER 127.01.40

Christophe Roosen

Danny Quanten

Marc Motmans

PRINTKAMER 127.01.21

CONCIËRGE/ VEILIGHEID 127.01.31

VERHUIZINGEN 127.01.41

(vanaf 2012-10-15)

CATERING (C- EN F-BLOK) 127.01.11 Leon Thys Marina Gaens Maddy Knapen Helge Raymaekers Kristoff Stevens Aigul Abdrakhmanova (vanaf 2012-04-01) Kristel Beuls Denise Bielen Frieda Claes Heidi Engelen (t.e.m. 2012-09-30) Silvia Fryns (loopbaanonderbreking vanaf 2012-04-01) Emmy Ghiorsi Martine Ghysebrechts Linda Goorts Marc Vaes (vanaf 2012-10-08) Chris Van Gansen Carine Govaerts

SCHOONMAAK 127.01.12 Mûnevver Sicrar

GROENONDERHOUD 127.01.13 Jos Goffings (tuinman ambtswoning)

Maurice Biesmans Björn Braun André Vandevenne Luc Vanknippenberg

BODEDIENST 127.01.22 Magda Hermans Sonja Houbrechts Brigitte Kellens Silvia Snoeks

ARCHIEF 127.01.23 Robert Nouwen Sander De Gregorio (vanaf 2012-05-01) Elke Haubrechts (vanaf 2012-09-01) Carine Jacobs (langdurig afwezig) Niels Knaepen Alex Mannaerts Rohnny Milis Marina Reynders (vanaf 2012-02-15) Laura Saenen Lore Vandebroek (t.e.m. 2013-01-27)

CAB 127.01.24 Marc Falise Jos Ballings Gonny Biesmans Lut Langenaken (pensioen vanaf 2012-09-01) Marie-Louise Maes (pensioen vanaf 2012-06-01) Suzanne Reyskens (langdurig afwezig) Lisette Vlaeminck (vanaf 2012-09-01) Josée Wijman

Marco Marx

deskundige TBA

VERGADERZALEN/ FACILITEITEN 127.01.32 Chris Thewis Jean-Paul Vanstraelen

ONTVANGST 127.01.33 Ann Achten Rita Berx Regina Bouduin Mieke Briers Marc Claes Anita Driesen Edith Iliaens Alda Keupers (pensioen vanaf 2012-06-01) Martine Lemmens Bie Lucas Brigitte Smeets Olga Zels

PROTOCOLAIRE ONTVANGST 127.01.34

CHAUFFEURS KOERIERDIENSTEN / WAGENPARK 127.01.42 Peter Alders Eric Boes (vanaf 2012-12-21) René Brusten François Claes Stefan Deckers Martin Knevels Raf Steyfkens Roger Thijs

AFVALBEHEER 127.01.43 Guy Peeters (pensioen vanaf 2012-06-01)

STOCKBEHEER / MAGAZIJN / SLEUTELPLAN 127.01.44 Robert Bollen Ludo Sterkendries

Danny Quanten

LOGISTIEKE STEUN 127.01.45

UITLEENDIENST EN VLAGGENBANK 127.01.25 Theo Alaerts Dirk Bulckens (vanaf 2012-02-15) Marc Ceelen (pensioen vanaf 2012-02-01) Jos Luts

Organogram Hospitality Diensten

AFDELING HOSPITALITY DIENSTEN

60 2.1 Missie Onder het motto ‘gastvrijheid en klantvriendelijkheid’ stelt de afdeling Hospitality Diensten van de Directie Facilitair Beheer zich tot doel het realiseren van een geïntegreerd hospitality management dat zich toespitst op de integratie van de hospitality-activiteiten (diensten aan gebruikers) binnen de provinciale organisatie en dit met het oog op het verhogen van de efficiëntie en de kostenreductie van de dienstverlening.

2.2 Personeel & Organisatie In de afdeling Hospitality Diensten werken 62,99 vte’s, die worden ingevuld door in totaal 73 personeelsleden. Deze personeelsleden zijn als volgt verdeeld over de diensten:

Afdeling Hospitality

Leiding en secretariaat: 2 personeelsleden – 2 vte’s Diensten aan gebruikers: 17 personeelsleden – 15,13 vte’s Documentatie- en Materiaalbeheer: 27 personeelsleden – 25,7 vte’s Onthaaldienst: 14 personeelsleden – 11 vte’s Dienst Intern Beheer: 12 personeelsleden – 12 vte’s

AFDELING HOSPITALITY DIENSTEN

61 In 2012 zijn volgende aanpassingen in de personeelsbezetting doorgevoerd:

de vervanging van de secretariaatsmedewerkster Hospitalitydiensten de aanstelling op proef van een nieuwe dienstverantwoordelijke voor Diensten aan Gebruikers de aanstelling van een deskundige in de uitleendiensten ter vervanging van een gepensioneerde collega de pensionering van 6 personeelsleden bij het onthaalteam (2), de Centrale Administratieve Bibliotheek - CAB (2), de Provinciale Uitleendienst - PUL (1) en de dienst Intern Beheer (1)

Voor 2013 worden volgende aanpassingen in het vooruitzicht gesteld:

de aanwerving van een deskundige veiligheid als ondersteuning van de

dienstverantwoordelijke van de Onthaaldienst

de pensionering van 3 personeelsleden bij Diensten aan Gebruikers en 1 personeelslid bij de Provinciale Uitleendienst (PUL).

2.3 Financieel verslag Budgetcijfers werking Budgetcijfers werking

Budget 2011

Budget 2012

€ 1 280 851

€ 1 096 700

Documentatie- en Materiaalbeheer

€ 948 850

€ 953 450

Onthaaldienst

€ 132 125

€ 113 475

Intern Beheer

€ 296 475

€ 376 525

€ 2 658 301

€ 2 540 150

Budget 2011

Budget 2012

€ 1 006 679,04

€ 955 195,60

Documentatie- en Materiaalbeheer

€ 832 174,97

€ 875 149,90

Onthaaldienst

€ 116 544,35

€ 100 596,26

Intern Beheer

€ 270 165,30

€ 338 570,90

€ 2 225 563,661

€ 2 269 512,66

Diensten aan Gebruikers

Totaal werkingskosten

Reële cijfers werking Reële cijfers werking Diensten aan Gebruikers

Totaal werkingskosten

AFDELING HOSPITALITY DIENSTEN

62 Toelichting: Het overzicht van de exploitatiebudgetten bevat geen gegevens over het dienstjaar 2010, aangezien in dat jaar meerdere kredieten werden verschoven door de reorganisatie in de Directie Facilitair Beheer. Een logische evaluatie is hierdoor niet mogelijk.

Voor 2011 en 2012 kan worden vastgesteld dat het totale exploitatiebudget voor de afdeling Hospitality Diensten is gedaald met 4,45 % en de reële uitgaven zijn gestegen met 1,2 %. Het bestedingspercentage stijgt hierdoor van 83,72 % naar 89,34 %. Deze evolutie is positief en duidt op een correctere inschatting van de noodzakelijke budgetten.

Budgetcijfers investeringen Budgetcijfers werking

Budget 2011

Budget 2012

€ 25 000

€ 41 250

€ 136 590

€ 77 000

Onthaaldienst

€ 5 000

€ 103 100

Intern Beheer

€ 420 184

€ 388 310

Totaal werkingskosten

€ 586 774

€ 609 660

Budget 2011

Budget 2012

€ 1 748,45

€ 27 348,84

€ 129 852,43

€ 54 950,89

Onthaaldienst

€ 1 899,00

€ 36 241,72

Intern Beheer

€ 171 543,61

€ 101 673,76

Totaal werkingskosten

€ 305 043,49

€ 220 215,21

Diensten aan Gebruikers Documentatie- en Materiaalbeheer

Reële cijfers investeringen Reële cijfers werking Diensten aan Gebruikers Documentatie- en Materiaalbeheer

Toelichting De besteding van de investeringsbudgetten is ondermaats (gemiddeld slechts 43 %). Hier moet meer aandacht gaan naar een betere inschatting van zowel de raming als de timing van de geplande investeringen.

AFDELING HOSPITALITY DIENSTEN

63 2.4 Werking in 2012 De werking van de diensten binnen de afdeling Hospitality Diensten, spitst zich, gezien hun logistieke verantwoordelijkheden, vooral toe op de jaarlijks terugkerende opdrachten.

Volgende initiatieven en resultaten zijn voor 2012 toch opmerkelijk en daardoor vermeldenswaardig.

Diensten aan Gebruikers:

• Objectivering van de kwaliteitscontroles van de schoonmaak door

inschakeling van een externe partner (VSR-controles).

• 18 % meer klanten in het personeelsrestaurant en een omzetstijging van

meer dan 130 000 euro.

Documentatie- en Materiaalbeheer:

• 75 % meer uitleningen in de Provinciale Uitleendienst (PUL) en 12 % meer

in de Interne Uitleendienst (IUD) mede door een behoeftegerichte

aankoop van bijkomende materialen.

• Het in kaart brengen van alle informatiestromen in het provinciebestuur

door het archief, via analyses uit Ariadne.

Onthaaldienst:

• Uitrusting van de vergaderzalen met interactieve borden, gerealiseerd in

samenwerking met de Centrale Aankoopdienst (CAD).

Intern Beheer:

• Optimalisering van de afvalstromen met onder meer een vermindering van

het restafval met 80 ton in vergelijking met 2012.

2.5 Verwachtingen en uitdagingen voor de toekomst In de concretisering en uitvoering van haar missie heeft de afdeling Hospitality Diensten de voorbije jaren al een aantal stappen gezet, onder meer in verband met de uitleendiensten, het archief en de schoonmaak. Volgende uitdagingen dienen zich nog aan:

voor de Diensten aan gebruikers:

• het afstemmen, bijsturen en optimaliseren van de cateringprocessen,

• de verdere kwaliteitsbewaking van externe dienstverleners,

voor de dienst Documentatie- en materiaalbeheer:

• de Centrale Administratieve Bibliotheek (CAB) omvormen tot een

geïntegreerd kennis-, leer- en werkplatform,

• aandacht voor digitale archivering en digitale depotwerking in het archief

(onder andere voor de CAD-plannen van het Bouwbureau),

• de implementatie van het nieuwe machinepark in de Printkamer,

• een verbeterde organisatie van de leveranciersopvang en de oprichting van

een centraal economaat,

voor de Onthaaldienst:

• herneming van de conceptnota over de organisatie van een gedegen

onthaalbeleid,

AFDELING HOSPITALITY DIENSTEN

64

voor de dienst Intern Beheer:

• de reorganisatie van het magazijnbeheer en de actualisering van het

ruimtegebruik in de kelders van het Provinciehuis,

• de implementatie van een milieuvriendelijk wagenparkbeheer.

2.6 Diensten aan gebruikers (soft services) 2.6.1 Missie De opdracht van Diensten aan gebruikers bestaat in het optimaliseren en het organiseren van de catering, de schoonmaak en het groenonderhoud aan alle interne en externe klanten en dit op een efficiënte, kwaliteitsvolle en klantvriendelijke manier. Belangrijk hierbij is dat de uitvoering gebeurt door de optimale inzet van mensen en middelen.

2.6.2 Personeel en organisatie Diensten aan gebruikers is een dienst van de afdeling Hospitality Diensten.

Deze dienst omvat:

de catering:

• van het Provinciehuis (blokken A, C, F, catering events, vip-catering en

automatenbeheer)

de schoonmaak:

• het verzorgen van het onderhoud van de 22 decentrale koffiekeukentjes in

het Provinciehuis en het zorgen voor de schoonmaak van dagelijkse

calamiteiten

• de opvolging van de schoonmaak in het Provinciehuis en de blokken G

en H, het Gallo-Romeins museum, Studio Globo, …

• de opvolging van de ruitenwas in het Provinciehuis en de blokken G en H

het groenonderhoud:

• het opvolgen van het groenonderhoud voor het Provinciehuis, de blokken G,

H en de provinciale begijnhofkerk in Sint-Truiden

• het opvolgen van de interieurbeplanting in het Provinciehuis en G-blok.

Om al deze taken uit te voeren wordt gewerkt met interne en externe medewerkers.

AFDELING HOSPITALITY DIENSTEN

65 Intern Catering Voor de catering waren in 2012 14 personeelsleden tewerkgesteld met de volgende opdrachten:

In de keuken van het personeelsrestaurant zijn 7,4 vte’s voorzien. In de praktijk gaat het om 9 personeelsleden: 1 hoofdmedewerker, 2 assistenten en 6 beambten.

Deze personeelsleden zijn verdeeld over de warme keuken, de koude keuken, de afwaskeuken en de koffierondes.

De catering in het bestuursgebouw wordt verzorgd door 4 personeelsleden (4 vte’s): 2 medewerkers, 1 assistent en 1 beambte. Deze ploeg staat ook in voor de vip- catering van de griffier, de gouverneur, de deputatie en hun bezoekers.

De catering van het zalenbeheer in de A-blok wordt verzorgd door 1 voltijdse beambte.

Schoonmaak

1 deeltijdse beambte (0,69 vte) staat in voor het onderhoud van de kleine keukens, voor de catering van de leslokalen en voor kleinere schoonmaakactiviteiten.

Extern Catering Voor bepaalde opdrachten – meestal voor grotere activiteiten – wordt soms een externe cateraar ingehuurd.

Schoonmaak De dagelijkse en periodieke schoonmaak wordt verzorgd door de firma Cleaning Masters. De ruitenwas wordt verzorgd door de firma Köse Cleaning.

Groenonderhoud Het onderhoud van de interieurbeplanting in het Provinciehuis en blok G wordt verzorgd door de firma Creten uit Sint-Truiden. De groenwerken rond het Provinciehuis en G-blok worden uitgevoerd door BVBA Jos Conings uit Hasselt.

AFDELING HOSPITALITY DIENSTEN

66 2.6.3 Financieel verslag Exploitatiecijfers Diensten aan gebruikers – 127.01.10

Budget 2011

Budget 2012

Catering

€ 393 200,00

€ 379 200,00

Cleaning

€ 686 600,00

€ 575 500,00

Groenonderhoud

€ 185 400,00

€ 142 000,00

Totaal

€ 1 265 200,00

€ 1 096 700,00

Reële cijfers Diensten aan gebruikers – 127.01.10

Rekening 2011

Rekening 2012

Catering

€ 371 984,71

€ 351 199,19

Cleaning

€ 529 307,14

€ 512 281,82

Groenonderhoud

€ 105 387,19

€ 91 644,17

€ 1 006 679,04

€ 863 481,01

Totaal

AFDELING HOSPITALITY DIENSTEN

67 Toelichting Over de uitgaven voor de Diensten aan gebruikers kunnen we algemeen het volgende vaststellen: de uitgaven voor zowel de catering, de schoonmaak als het groenonderhoud zijn gedaald.

De daling van het budget voor de catering is deels te wijten aan het gegeven dat de afrekeningen voor de bovenzalen van Bokrijk niet meer op dit artikel werden voorzien.

De daling van de kost voor de schoonmaak is een gevolg van de overschakeling van de firma O-net naar de firma Cleaning Masters met behulp van de raamovereenkomst. Bijkomende reden is dat meerdere onverwachte schoonmaakoperaties die in 2011 nog voorzien waren niet meer werden vastgelegd.

Bij de uitgaven van het groenonderhoud werd een extra bedrag voorzien voor de Begijnhofkerk in Sint-Truiden en voor extra aanlegwerken voor het Provinciehuis. Bij de opmaak van de budgetten 2012 werd hiermee echter al rekening gehouden. Het totaalbudget blijkt daardoor correct te zijn geschat.

De uitgaven voor de catering betreffen zowel de aankoop van voeding als niet-voeding en dit zowel voor de personeelskeuken als voor de keuken van het bestuursgebouw in het Provinciehuis. Ook de kostprijs van onderhoudscontracten voor bepaalde keukenapparaten maakt deel uit van dit budget.

In de uitgaven voor de cleaning zijn de dagdagelijkse schoonmaak, de ruitenwas, de extra onderhoudswerken en de ophaling van de sanitaire containers voorzien.

In de uitgaven van het groenonderhoud zit ook het onderhoud van de interieurbeplanting en het groen rond het Provinciehuis, G-blok en H-blok, vervat.

Het bedrag van de investeringen lag hoger in 2012 dan in 2011. Een deel van het bedrag van 2011 werd echter gewoon hernomen om de nodige investeringen in 2012 te doen: de aankoop van een vaatwasser, een heteluchtoven, een vleessnijmachine, een vruchtenpers, een mixer en kleinere materialen.

AFDELING HOSPITALITY DIENSTEN

68 2.6.4 Werking in 2012 2.6.4.1 Catering Zalenbeheer

Zalenbeheer A1 in het Provinciehuis Op het niveau A1 bevinden zich 9 vergaderzalen waar catering (koffie, thee, water, koekjes) wordt voorzien. Het aantal deelnemers aan de vergaderingen in deze lokalen bedroeg de voorbije jaren:

2009

23 113

2010

23 610

2011

22 742

2012

23 775

Zalenbeheer A-1: leercentrum In de benedenverdieping van de A-blok worden 3 lokalen beheerd door de Directie HRM. Deze worden gebruikt als leslokalen maar ook voor andere activiteiten, zoals examens en introductiedagen. Ook voor deze activiteiten wordt koffie, thee en water voorzien. Er zijn geen cijfers beschikbaar over het jaarlijks gebruik van deze lokalen.

Zalenbeheer bestuursgebouw (F-blok) in het Provinciehuis De evolutie van het aantal personen dat de jongste jaren vergaderde in het bestuursgebouw (F-blok) en waarvoor de nodige catering werd voorzien: 2009

44 283

2010

43 871

2011

36 265

2012

41 861

Voor grotere activiteiten in de F-blok en activiteiten in de Boudewijnzaal wordt een externe cateraar voorzien.

In december 2012 werden de nieuwe deputatie en de nieuwe provincieraad ge誰nstalleerd.

Ook waren er de ontvangsten en de eedafleggingen van de nieuwe burgemeesters. Van het cateringpersoneel van de F-blok werden daarvoor extra inspanningen gevraagd.

AFDELING HOSPITALITY DIENSTEN

69

AFDELING HOSPITALITY DIENSTEN

70

Personeelsrestaurant

De kassaontvangsten blijven stijgen. Er gebeurden geen prijsaanpassingen maar het aantal bezoekers aan de kassa steeg van 49 976 passages in 2011 naar 59 217 passages in 2012. Hieruit kan worden besloten dat de meeste klanten tevreden zijn over het aanbod en de kwaliteit van de producten.

De jaaromzet in het personeelsrestaurant blijft positief evolueren:

in 2010 een stijging met 5,94 % ten opzichte van 2009

in 2011 een stijging met 6,97 % ten opzichte van 2010

in 2012 een stijging van 9,11 % ten opzichte van 2011 Uit onderstaande tabel blijkt dat de meeste bezoekers verkiezen om vooral met cash en met maaltijdcheques te betalen. Het gebruik van Proton daalt merkbaar.

Inningswijze

2009

2010

2011

2012

€ 128 100,70

€ 135 709,34

€ 145 174,00

€ 158 397,98

Cash

€ 67 912,66

€ 73 060,61

€ 79 857,16

€ 88 571,48

Factuur

€ 12 161,65

€ 11 227,35

€ 14 059,35

€ 14 344,55

Maaltijdcheques

€ 33 821,21

€ 40 565,59

€ 40 740,37

€ 44 880,48

Proton

€ 14 205,18

€ 10 855,19

€ 15 517,12

€ 10 601,47

Totale kassa-ontvangsten

AFDELING HOSPITALITY DIENSTEN

71 2.6.4.2 Schoonmaak De schoonmaak wordt door externe diensten uitgevoerd. Deze opdrachten worden operationeel opgevolgd door Diensten aan gebruikers. Voor de contractuele opvolging krijgt deze dienst ondersteuning van de Centrale Aankoopdienst (CAD).

Voor de dagelijkse schoonmaak zorgt sinds 1 januari 2012 de firma Cleaning Masters. Voor de ruitenwas werd de firma Köse Cleaning aangesteld.

De werkelijke kosten van het voorbije jaar bedroegen: Schoonmaak 2012

Dagelijkse schoonmaak Extra onderhoud

Ruitenkuis

€ 395 000,00

€ 8 859,62

€ 33 174,36

G-blok

€ 24 000,00

-

€ 1 907,16

H-blok

€ 33 000,00

-

€ 10 028,25

Totaal

€ 452 000,00

€ 40.565,59

€ 45 109,77

Provinciehuis

Andere kosten

Totaal € 443 346,39

€ 6 312,43

€ 25 907,16 € 43 028,20

€ 6 312,43

€ 512 281,82

Een andere schoonmaakactiviteit die voorzien wordt, is het reinigen van de matten, voor een kost van € 2 874,84. Ook het ophalen van de hygiënische containers wordt onder dit artikel voorzien, voor € 3 437,59. In 2012 was de totale kost voor schoonmaak € 512 281,82.

De totale kosten voor het werkjaar 2011 bedroegen € 529 307,14. De daling is te wijten aan minder extra onderhoudswerken.

In 2012 werden vier externe VSR-metingen (van de Vereniging voor Schoonmaak Research) uitgevoerd.

De VSR is een onafhankelijk platform voor professioneel schoonmaken. Bij elke meting worden de werken van de poetsfirma gecontroleerd en gequoteerd. Bij een negatieve evaluatie dient de poetsfirma de werken bij te sturen en volgt een herkeuring. Zo wil de afdeling Hospitality waken over de kwaliteit van de geleverde werken.

AFDELING HOSPITALITY DIENSTEN

72 2.6.4.3 Groenonderhoud Groenonderhoud

2011

2012

Interieurbeplanting (Provinciehuis en G-blok)

€ 24 176,18

€ 15 622,18

Groenwerken (Provinciehuis en G-blok)

€ 80 854,06

€ 75 929,36

€ 356,95

€ 92,63

€ 105 387,19

€ 91 644,17

Onderhoud materiaal Totaal

Het onderhoud van de interieurbeplanting in het Provinciehuis en G-blok wordt verzorgd door de firma Creten uit Sint-Truiden. Voor de groenwerken aan het Provinciehuis en G-blok werd de opdracht toegewezen aan bvba Jos Conings uit Hasselt.

De operationele opvolging van deze aannemers en het nazicht van de ingediende vorderingsstaten gebeurt door de personeelsleden van de afdeling Infrastructuur, Dienst Water en Domeinen van de Directie Ruimte.

AFDELING HOSPITALITY DIENSTEN

73 2.6.5 Doelstellingen 2013 Catering Of de stijgende tendens voor de cateringactiviteiten zich in 2013 zal voortzetten wordt afgewacht.

Enerzijds wordt een mogelijke samenwerking onderzocht tussen de personeelskeuken en de keuken van het bestuursgebouw. Anderzijds moet worden gezorgd voor een blijvende continuïteit in de werking.

De Centrale Aankoopdienst (CAD) voorziet in het voorjaar van 2013 een aanbesteding voor het leveren van vleeswaren. In 2013 wordt verder onderzocht of er met minder leveranciers kan worden gewerkt en of daarvoor eventueel andere aanbestedingen kunnen gerealiseerd worden.

Schoonmaak De uitdaging voor 2013 bestaat erin om de kwaliteit van de schoonmaak op peil te houden. Dit gebeurt niet alleen door dagelijkse kwaliteitscontroles (DKS) maar ook met behulp van een objectieve en onafhankelijke VSR-kwaliteitsmeting. Deze controles en metingen zullen in 2013 worden verdergezet.

De organisatie van de schoonmaak wordt in de toekomst mede gerealiseerd via het nieuwe facility management informatiesysteem (FMIS). In 2013 wordt dit verder ingevuld voor gebruik door coördinatoren en opdrachtgevers.

Groenonderhoud Het groenonderhoud zal begin 2013 opnieuw worden aanbesteed. De uitdaging voor Diensten aan Gebruikers is de bestaande kwaliteit op het terrein verder op peil te houden door kwaliteitsvol overleg met coördinatoren en uitvoerders.

2.7 Dienst Documentatie- en materiaalbeheer 2.7.1 Provinciale Uitleendienst (PUL) en Vlaggenbank 2.7.1.1 Missie De Provinciale Uitleendienst (PUL) streeft ernaar haar klanten zo effectief mogelijk te helpen met hun noden en vragen, rekening houdend met het wettelijke kader. Om dat doel te bereiken, investeert de uitleendienst in kwalitatieve oplossingen op het vlak van producten, materialen en/of processen.

De uitleendienst omvat zowel een externe als interne tak: De externe uitleendienst biedt aan jeugd-, cultuur- en sportverenigingen

enerzijds en lokale besturen anderzijds de mogelijkheid om audiovisuele materialen

aan een budgetvriendelijke prijs te huren De interne uitleendienst biedt ondersteuning aan evenementen en dienstopdrachten

binnen de eigen instellingen van het provinciebestuur

AFDELING HOSPITALITY DIENSTEN

74

2.7 Dienst Documentatie- en materiaalbeheer

AFDELING HOSPITALITY DIENSTEN

75 2.7.1.2 Personeel en Organisatie Het team van de Provinciale Uitleendienst (PUL) bestaat uit één deskundige (1 vte), één medewerker (1 vte) en één assistent (1 vte).

Begin januari nam de dienst afscheid van de deskundige audiovisuele materialen (pensioen), midden februari ging het vervangingscontract van de nieuwe deskundige in. Dit contract liep eerst tot 15 augustus, maar werd dan verlengd tot de datum van het examen. Een wervingsexamen hiervoor zou pas in de zomer van 2013 plaatsvinden. De invulling van een volwaardige functie deskundige audiovisuele materialen met specialisatie Elektromechanica kon aan de dienstwerking een extra stimulans geven.

2.7.1.3 Financieel verslag Budgetcijfers PUL - 127.01.25

Budget 2011

Budget 2012

Aankoop verbruiksgoederen

€ 5 572,00

€ 28 000,00

Kosten van werking en uitrusting

€ 1.000,00

€ 2 000,00

Andere technische kosten

€ 2 900,00

€ 1 000,00

Technische prestaties van derden

€ 3 000,00

€ 3 000,00

Administratieve prestaties van derden

€ 1 000,00

€ 1 000,00

€ 0,00

€ 500,00

€ 2 000,00

€ 2 500,00

€ 104 590,00

€ 50 000,00

€ 0,00

€ 7 000,00

€ 124 390,00

€ 95 000,00

Diverse opbrengsten

€ 34 000,00

€ 25 000,00

Totaal ontvangsten

€ 34 000,00

€ 25 000,00

Reële cijfers PUL - 127.01.25

Rekening 2011

Rekening 2012

Aankoop verbruiksgoederen

€ 4 381,36

€ 26 551,45

€ 835,91

€ 65,94

€ 2 571,39

€ 0,00

Technische prestaties van derden

€ 204,59

€ 2 245,36

Administratieve prestaties van derden

€ 212,25

€ 881,66

€ 0,00

€ 0,00

€ 1 917,92

€ 1 984,73

€ 102 268,33

€ 43 151,49

€ 0,00

€ 6 487,40

€ 124 390,00

€ 81 368,03

Diverse opbrengsten

€ 34 000,00

€ 24 846,04

Totaal ontvangsten

€ 34 000,00

€ 24 846,04

Onderhoudscontract machines Onderhoudscontract informatica Aankoop apparatuur Aankoop informatica hardware Totaal werkinskosten en investeringen

Kosten van werking en uitrusting Andere technische kosten

Onderhoudscontract machines Onderhoudscontract informatica Aankoop apparatuur Aankoop informatica hardware Totaal werkinskosten en investeringen

AFDELING HOSPITALITY DIENSTEN

76 Toelichting De budgetten voor de aankoop van materialen, zowel op gewoon als op buitengewoon krediet, werden in 2012 bijna volledig aangesproken. Op dat vlak is de uitleendienst een slachtoffer van haar succes. Wanneer het aantal uitleningen stijgt, stijgen enerzijds de opbrengsten maar anderzijds ook de kosten (uitbreiding van het gamma, maar vooral ook vervang- en herstelkosten). De opbrengsten vloeien echter niet terug naar het betreffende budget, waardoor de algemene druk op dat budget steeds groter wordt. Bij het provinciebestuur Vlaams-Brabant vloeien de opbrengsten wél terug, waardoor deze aangewend kunnen worden voor de kosten.

Concreet voorbeeld: chirovereniging x brengt een geluidsinstallatie terug waarvan de micro’s ontbreken. De prijs van deze micro’s wordt gefactureerd aan de vereniging (200 euro), maar dat bedrag komt terecht op de rekening van het bestuur. Voor het bestuur is dit qua kost dus een nuloperatie, want het verlies wordt 100 % doorgerekend.

De vervanging van deze micro’s gebeurt echter via het budget ‘aankoop verbruiksgoederen’ (investeringswaarde < 500 euro), waardoor het totaalbudget van de PUL afneemt.

2.7.1.4 Werking in 2012 Het werkjaar 2012 werd voor de externe uitleendienst het eerste volledige jaar sinds de reglementswijziging van april 2011. Omdat de communicatie met onze externe klanten niet rechtstreeks verloopt, maar via adviesraden, kwam de uitbreiding met de sportsector pas het afgelopen jaar goed op gang. De klantenlijst bestond eind december 2012 uit 392 actieve verenigingen.

De grenzen tussen interne en externe uitleendienst vervaagden. Vroeger werden de materialen niet uitgewisseld tussen de (fictieve) magazijnen. Dit leidde echter tot een inefficiënt materiaalgebruik.

Op 22 mei 2012 werd voor het eerst sinds jaren weer een overleg georganiseerd met de uitleendiensten van de andere Vlaamse provincies. Uit dat samenkomen bleek vooral het verschil wat betreft de mogelijkheden: Limburg hinkt ver achterop wanneer het over budgetten gaat (zowel werkings- als investeringskredieten) en heeft ook minder mogelijkheden op personeelsvlak. Dat uit zich ook in een beperktere service: als enige provincie werkt Limburg niet met gedecentraliseerde uitleenpunten. Uit een onderzoek van de postcodes, blijkt dat Noord-Limburgse verenigingen niet vaak tot Hasselt komen. Bereikbaarheid speelt ook hier een grote rol.

Op het vlak van investeringen (materialen) werden enkele knelpunten aangepakt.

In de categorie ‘beeld’ werd het aanbod uitgebreid met zeven 46 inch LED-tv’s.

De twee lichtkranten op aanhangwagen waren beschikbaar vanaf januari 2012. Deze twee grote aankopen groeiden uit tot de meest gevraagde producten in de categorie beeld, met respectievelijk 85 en 77 aanvragen.

AFDELING HOSPITALITY DIENSTEN

77

In de categorie ‘geluid’ werd ook initiatief genomen. In de eerste helft van 2012 moesten veel aanvragen voor walkietalkies worden geweigerd, omdat het aanbod te beperkt was. In de loop van het jaar werden 18 stuks bij aangekocht (drie sets van 4, één set van 6). In totaal kwamen voor dit item 164 aanvragen binnen – 53 aanvragen moesten worden geweigerd wegens ondercapaciteit. Om een idee te geven wat betreft uitleenperiodes: 164 periodes werden effectief toegekend, liefst 121 periodes werden geweigerd. Deze weigeringen liepen gelukkig gevoelig terug na de investering in extra walkietalkies.

Ook de grotere geluidsinstallaties (AMP400, 500 en 600) bleven een succes. Na afstemming met enkele grote klanten werden aanbestedingsdossiers opgesteld voor actieve installaties, tot op heden waren onze installaties steeds passief (een zware externe versterker was dus nodig).

In de categorie ‘licht’ blijft de feestverlichting het goed doen. De klanten zijn tuk op gekleurde lichtjes: maar liefst 184x werden ze aangevraagd, wat resulteerde in 217 toegekende periodes en 49 geweigerde.

Bij de externe uitleendienst maken de jeugdverenigingen 51,73 % van de aanvragers uit. De cultuurverenigingen nemen 21,18 % voor hun rekening, terwijl het interne gebruik op 16,57 % zit. Zoals eerder aangehaald kwamen de sportverenigingen pas dit jaar goed op dreef, zij maken al 10,52 % uit van de actieve aanvragers.

Omwille van oude databases is het onmogelijk om een verdeling te maken per directie betreffende de interne uitleendienst. Het grote verschil tussen externe en interne uitleendienst blijft het aantal gevraagde materialen: de interne uitleendienst leent per klant minder materiaal uit dan de externe.

De externe uitleendienst realiseerde 708 materiaalaanvragen, tegenover 405 in 2011. Ook de interne uitleendienst groeide: van 554 in 2011 tot 618 aanvragen in 2012. Het hoeft geen betoog dat de PUL in 2012 een recordjaar kende.

Een niet onbelangrijke factor in dit verhaal is de vernieuwde website ‘limburg.be’. Daar kreeg de uitleendienst een prominentere plaats op de frontpagina, wat meer klanten genereerde. Van alle loketdiensten is de PUL de populairste op limburg.be.

Externe uitleningen 2010-2012 100 75 50 25

r

em be

r

no vem ve b me de b r c er

be

no

to

us st

pt se

gu au

maanden

se em pt b em er b ok er

jjuu llii

ni

i ju

mm eei

ril ap

m

m aa aart rt

ua br fe

nu

ar

i

ri

i

0

ja

aantallen

Uitleningen 2010 Linear. (uitleningen 2010) Uitleningen 2011 Linear. (uitleningen 2011) Uitleningen 2012 Linear. (uitleningen 2012)

78

79

AFDELING HOSPITALITY DIENSTEN

80 Interne uitleningen 2010-2012 90,0 aantallen

67,5 45,0 22,5

be r em

be r

de c

m ve

to

be r

no

be r m

pt e se

ok

s tu

li au

gu s

ju

ni ju

ei m

ap ril

aa

i m

br u

ar

i fe

ar nu

rt

0 ja

Uitleningen 2010 Uitleningen 2011 Uitleningen 2012

maanden

2.7.1.5 Doelstellingen 2013 Op 1 februari 2013 gaat 1 assistent in de uitleendienst met pensioen. Deze zal niet tijdig vervangen worden. Hierdoor kan nog altijd niet van start worden gegaan met een uitgebreidere uurregeling. Ook de definitieve aanstelling van de functie voor deskundige voltrekt zich medio 2013.

In 2013 staat een verdere integratie tussen de twee uitleendiensten op het programma, eventueel ondersteund met nieuwe mogelijkheden op vlak van het IT-pakket rond uitleenbeheer.

Daarnaast komt er de ingebruikname van nieuwe materialen die eind 2012 besteld werden. Hier behoren de actieve geluidsinstallaties bij. Deze aankopen werden zoals steeds gebaseerd op vragen uit het verenigingsleven en analyses van het materiaalgebruik. Op basis van de eerste ervaringen wordt bepaald of in de loop van 2013 het aanbod verder in deze richting wordt uitgebreid.

2.7.2 Printkamer 2.7.2.1 Missie De Printkamer streeft ernaar haar klanten zo effectief mogelijk te helpen met hun noden en vragen, rekening houdend met het wettelijke kader. Om dat doel te bereiken, investeert de Printkamer in kwalitatieve oplossingen op het vlak van producten, materialen en/of processen.

De Printkamer levert digitaal print- en kopieerwerk voor alle provinciale diensten. Om deze taken tot een goed einde te brengen, beschikt het bestuur, naast de machines, over medewerkers met de nodige technische competenties.

AFDELING HOSPITALITY DIENSTEN

81

2.7.2.2 Personeel en organisatie De Printkamer beschikt over één medewerker (1 vte), één hoofdassistent (1 vte) en één assistent (1 vte). Daarnaast is er ook nog één medewerker (0,9 vte) die voltijds aan de drukpers stond maar na de stopzetting hiervan de opvang van de leveranciers op zich zal nemen en bijspringen in de afwerking van de Printkamer.

AFDELING HOSPITALITY DIENSTEN

82 2.7.2.3 Financieel verslag Budgetcijfers Printkamer - 127.01.21

Budget 2011

Budget 2012

€ 42 100,00

€ 49 670,00

€ 6 900,00

€ 9 400,00

Kosten voor fotokopies

€ 191 800,00

€ 193 600,00

Huurkosten Océ plotter

€ 22 000,00

€ 25 000,00

€ 2 000,00

€ 0,00

€ 11 854,00

€ 0,00

Materialen, kleine gereedschappen en benodigdheden voor onderhoud

€ 1 000,00

€ 330,00

Vergoedingen voor optredens, lesgevers, gidsen, enz.

€ 3 146,00

€ 0,00

€ 0,00

€ 20 000,00

Totaal werkinskosten en investeringen

€ 280 800,00

€ 496 660,00

Interne facturatie opbrengsten dupliceerdienst

€ 248 823,68

€ 318 172,00

Totaal ontvangsten

€ 248 823,68

€ 318 172,00

Rekening 2011

Rekening 2012

€ 22 566,70

€ 34 286,12

€ 3 984,24

€ 4 118,09

Kosten voor fotokopies

€ 126 790,48

€ 127 642,39

Huurkosten Océ plotter

€ 19 979,44

€ 20 429,68

€ 0,00

€ 0,00

€ 1 143,28

€ 0,00

€ 639,87

€ 326,26

€ 3 146,00

€ 0,00

€ 0,00

€ 5 310,46

Totaal werkinskosten en investeringen

€ 178 250,01

€ 192 113,00

Diverse opbrengsten

€ 172 659,66

€ 177 220,21

Totaal ontvangsten

€ 172 659,66

€ 177 220,21

Aankoop verbruiksgoederen Kosten voor publiciteit

Andere technische kosten: algemene uitgaven Technische prestaties van derden: onderhoud materiaal

Aankoop machines en toestellen

Reële cijfers Printkamer - 127.01.21 Aankoop verbruiksgoederen Kosten voor publiciteit

Andere technische kosten: algemene uitgaven Technische prestaties van derden: onderhoud materiaal Materialen, kleine gereedschappen en benodigdheden voor onderhoud Vergoedingen voor optredens, lesgevers, gidsen, enz.

Aankoop machines en toestellen

AFDELING HOSPITALITY DIENSTEN

83 Toelichting In 2012 werd voor het eerst gewerkt met één centraal budget voor de aankoop van het papier in het Provinciehuis. Dit zorgde ervoor dat er minder stock was en dus minder kapitaalsbeslag, maar vergde wel een budgetwijziging. Voorts lijdt de Printkamer aan dezelfde problematiek zoals geschetst bij de Provinciale Uitleendienst (PUL). Het meerverbruik van de Printkamer wordt verhaald op de klanten en is dus voor de organisatie een nuloperatie. Maar deze inkomsten compenseren het meerverbruik van de dienst zélf niet. De kosten voor fotokopies stijgen dus jaarlijks en dienen gecompenseerd te worden door budgetwijzigingen.

Door het oude facturatieprincipe van de firma Ricoh (voorschotfacturen en pas na één jaar effectieve afrekeningen) is het ook moeilijk om de effectieve kosten in te schatten.

2.7.2.4 Werking in 2012 Het werkjaar 2012 was voor de Printkamer allesbehalve een gemakkelijk jaar. In principe liep het lopende raamcontract voor de hoogvolumetoestellen (Ricoh) medio 2012 af. Door allerhande ‘accidents de parcours’ tijdens het verloop van de overheidsopdracht (instap IVA Onderwijs en IVA Plot, onvolledige offertes van de inschrijvers,…) werd het lopende contract tijdelijk verlengd met tweemaal drie maanden (tot 31 december 2012). Deze verlengingen waren geen zegen voor de machines, die al hun ‘life cycle’ gepasseerd waren. De productie had af te rekenen met langdurige interventies, achterblijvende wisselstukken… waardoor klanten met grotere opdrachten, vooral wat betreft kleur, niet konden bediend worden. In 2012 lagen de totale printcijfers daarom lager dan in 2011 (zie grafiek).

tendens kopieerkamer 5900000

Totalen 5700000

5500000

5300000

5100000 2008

2009

2010

2011

2012

AFDELING HOSPITALITY DIENSTEN

84 Naast de vertragingen met het nieuwe raamcontract, verliepen ook de nodige verbouwingswerken niet zoals gepland.

Deze twee aspecten leidden tot enkele tijdelijke en onpraktische oplossingen wat betreft verhuis en workflow. Een volledige oplossing wordt niet verwacht voor einde februari 2013.

De drukkerij werd, zoals gepland, stopgezet in oktober. Deze ruimte werd vrijgemaakt om geïncorporeerd te kunnen worden in de Printkamer maar een deel zou ook dienst doen als tussenoplossing tijdens de verbouwingswerken. Deze ‘tijdelijke kopieerkamer’ zal vanaf 2013 dienst doen voor de opvang van de leveranciers. De opvang van de leveranciers werd initieel voorzien aan de A-poorten, maar daar moeten eerst infrastructurele aanpassingen plaatsvinden.

2.7.2.5 Doelstellingen 2013 In 2013 staat de implementatie van het nieuwe printpark op de agenda. Hierdoor kunnen digitale opdrachten die op dit moment extern gedrukt worden, intern worden behandeld. De besparing voor de provinciale diensten zal hierdoor enkele tienduizenden euro’s bedragen, althans volgens de eerste prognoses.

Om meer ruchtbaarheid te geven aan de mogelijkheden van de Printkamer, zal in 2013 een opendeurdag worden georganiseerd. Dan kan aan een breder publiek worden aangetoond dat de Printkamer veel meer is dan een Kopieerkamer, zoals de vroegere benaming aangaf. Hier wordt inderdaad niet enkel gekopieerd, de dienst is verantwoordelijk voor de volledige output van de afdrukken: kleurenmanagement, kalibratie, pre press…

2.7.3 Bodedienst 2.7.3.1 Missie De Bodedienst streeft ernaar haar klanten zo effectief mogelijk te helpen met hun noden en vragen, rekening houdend met het wettelijk kader. Om dat doel te bereiken, investeert de bodedienst in kwalitatieve oplossingen op het vlak van producten, materialen en/of processen.

Specifiek verzorgt de Bodedienst de verspreiding van brieven en dossiers binnen het Provinciehuis, en de verzending van de externe post.

2.7.3.2 Personeel en organisatie De Bodedienst beschikt over één assistente (1 vte) en drie beambten (2,5 vte’s), die allen hetzelfde werk uitvoeren. De zelfstandigheid en flexibiliteit van deze medewerkers is groot.

Vanuit de afdeling Hospitality wordt daarom gepleit voor een gelijkschakeling van deze functies op het niveau van assistent, enerzijds omdat het statuut van beambte door verschillende andere openbare besturen afgeschaft werd, anderzijds omdat ze ook over de competenties van assistenten moeten beschikken.

AFDELING HOSPITALITY DIENSTEN

85 2.7.3.3 Financieel verslag Budgetcijfers bodedienst - 127.01.22

Budget 2011

Budget 2012

€ 8 070,00

€ 9 000,00

€ 385 000,00

€ 370 000,00

€ 450,00

€ 450,00

Kosten kledij bodes

€ 6 000,00

€ 6 000,00

Onderhoudscontract frankeermachine

€ 1 800,00

€ 2 100,00

Onderhoudscontract ophaling post

€ 1 800,00

€ 2 400,00

Totaal werkinskosten en investeringen

€ 403 120,00

€ 389 950,00

Opbrengst administratieve briefwisseling

€ 136 423,68

€ 139 140,00

Totaal ontvangsten

€ 136 423,68

€ 139 140,00

Reële cijfers bodedienst - 127.01.22

Budget 2011

Budget 2012

€ 6 202,74

€ 1 582,56

€ 253 317,31

€ 300 000,00

€ 300,00

€ 300,00

€ 5 999,99

€ 6 000,00

€ 0,00

€ 1 822,44

€ 1 359,00

€ 2 142,91

Totaal werkinskosten en investeringen

€ 267 179,04

€ 311 847,91

Opbrengst administratieve briefwisseling

€ 111 198,68

€ 124 800,12

Totaal ontvangsten

€ 111 198,68

€ 124 800,12

Aankoop diverse goederen Kosten administratieve briefwisseling Vergoeding voor kledingkosten

Aankoop diverse goederen Kosten administratieve briefwisseling Vergoeding voor kledingkosten Kosten kledij bodes Onderhoudscontract frankeermachine Onderhoudscontract ophaling post

Toelichting De indexering van het contract ‘ophaling post aan huis’ zorgde ervoor dat in 2012 een kleine budgetwijziging moest worden doorgevoerd (hetzelfde verhaal zal opgaan voor 2013). De algemene frankeerkosten stegen met 6 853,89 euro.

AFDELING HOSPITALITY DIENSTEN

86 2.7.3.4 Werking in 2012 In 2012 werd voor het eerst samengewerkt met een nieuwe leverancier van frankeermachines; Neopost werd ingeruild voor PitneyBowes. Na 12 maanden kan geconcludeerd worden dat dit contract niet enkel kostenbesparend is, maar dat ook de machine aan de noden voldoet, al verloopt het contact met de leverancier niet altijd even gemakkelijk nadat het provinciebestuur geen account manager meer kreeg toegewezen.

In het jaarverslag 2011 was sprake van een eventuele verhuis naar het niveau D-1. Deze verhuis bleek, om verschillende redenen, niet opportuun (zie Printkamer). De beoogde ruimte op D-1 deed eind 2012 dienst als voorlopige kopieerkamer en zal vanaf 2013 dienst doen als lokaal voor de opvang van de leveranciers, in afwachting van mogelijke verbouwingswerken aan de poorten van de A-blok.

Zoals de afgelopen jaren is er een daling van de te frankeren post: in 2011 lag ons maandelijks gemiddelde op 23 044 brieven, in 2012 op 21 842 stuks.

In totaal werden vanuit de Postkamer 262 098 brieven verzonden, goed voor € 295 704,20 aan frankeerkosten (ter vergelijking: de totaalkost verzendingen in 2011 was € 288 850,3).

2012

Prior

Non prior

Aangetekend

Totalen

januari

3 989

20 668

514

25 171

februari

1 180

17 916

1 495

20 591

maart

1 283

25 027

1 151

27 461

341

26 328

791

27 460

mei

1 879

23 402

827

26 108

juni

1 474

19 723

1 164

22 361

juli

366

11 333

1 387

13 086

augustus

138

16 912

775

17 825

september

740

22 054

1 078

23 872

1 146

22 915

1 592

25 653

november

653

13 234

1 505

15 392

december

321

15 825

972

17 118

TOTAAL

262 098

21 842

april

oktober

Totaal wergemiddelde

13 510

235 337

2.7.3.5 Doelstellingen 2013 In 2013 staan er geen speciale actiepunten op het programma. Een eventuele verhuis hangt af van verbouwingswerken in de A-1.

AFDELING HOSPITALITY DIENSTEN

87 2.7.4 Centrale Administratieve

Bibliotheek (CAB) 2.7.4.1 Missie De Centrale Administratieve Bibliotheek (CAB) staat in voor het documentair beheer in het Provinciehuis. Zij streeft ernaar haar klanten zo effectief mogelijk te helpen met hun noden en vragen, rekening houdend met het wettelijk kader. Om dat doel te bereiken, investeren we in kwalitatieve oplossingen op het vlak van producten, materialen en/of processen.

De CAB) heeft als belangrijkste doelstelling een intermediair te zijn tussen het personeel en de beschikbare informatie, maar heeft ook als opdracht het beantwoorden van informatievragen.

Naast het beheer van de eigen collectie coördineert de CAB de toegang tot de bronnen en de databanken en onderhoudt zij goede relaties en contacten met externe instanties.

De CAB verzorgt de centrale aanschaf, de registratie en de ontsluiting van zowel de boeken als de abonnementen in het Provinciehuis. Daarnaast beheert de CAB het register van het Wettelijk Depot van het provinciebestuur van Limburg en zorgt zij voor de aanvraag van ISBN-nummers.

2.7.4.2 Personeel en organisatie De Centrale Administratieve Bibliotheek (CAB) maakt deel uit van de Directie Facilitair Beheer, Afdeling Hospitality Diensten, Dienst Documentatie en Materiaal Beheer.

De CAB bevindt zich in de lokalen D0.49 tot en met D0.51 van de gelijkvloerse verdieping van de D-blok in het Provinciehuis.

In de CAB waren in 2012 zeven personeelsleden tewerkgesteld met de volgende opdrachten:

coördinatie en leiding: één hoofddeskundige

periodiekenbeheer: één assistent en één medewerker

centrale aankoop en financiën: één medewerker

catalogusbouw en inhoudsontsluiting: één medewerker (vervroegd pensioen op 1 juni 2012)

catalogusbouw en inhoudsontsluiting, provinciaal en wettelijk depot: één medewerker (vervroegd pensioen en vervangen op 1 september 2012)

magazijnbeheer: één personeelslid van de Vlaamse Gemeenschap De opvang en begeleiding van de gebruikers behoort tot het takenpakket van elk personeelslid van de CAB en heeft voorrang op de andere taken.

AFDELING HOSPITALITY DIENSTEN

88 2.7.4.3 Financieel verslag Budgetcijfers In het budget 2012 werd op het artikel 104/9207/613 ‘Provinciehuis – CAB werkingskosten’ een bedrag van 240 000,00 euro gereserveerd. Het budget van 2011 bedroeg 239 675,00 euro.

Budget

2011

2012

€ 239 675,00

€ € 240 000,00

Reële cijfers Op 5 februari 2013 bedroeg de uitgave van de CAB in 2012 voor de aankoop van publicaties 219 191,03 euro. De kostprijs van de abonnementen was goed voor meer dan 94 procent van de totale uitgaven. De rekening van 2011 bedroeg 226 011,25 euro.

Reële cijfers

2011

2012

€ 226 011,25

€ 219 191,30 (dd . 2013-02-05)

2.7.4.4 Werking 2012 Sanering collectie De aanleiding van de sanering van de collectie in 2012 was enerzijds financiële ruimte creëren om de digitalisering verder te zetten en anderzijds om de collectie inhoudelijk te evalueren en het aanbod te diversifiëren.

Het doel van deze sanering was tweeledig: een budgettaire sanering van 20 procent op de papieren publicaties een inhoudelijke evaluatie waarbij het aanbod zoveel mogelijk kan worden afgestemd op de noden van de gebruikers Deze sanering gebeurde in overleg met de verschillende directies en diensten via het Forum van Leidinggevenden binnen het provinciebestuur. De inhoudelijke evaluatie resulteerde in het stopzetten van meer dan 60 abonnementen.

AFDELING HOSPITALITY DIENSTEN

89 Centrale aankoop In 2012 werden in het kader van de centrale aankoop 156 publicaties besteld. Hiervan werden er 52 via het digitaal formulier aangevraagd.

Collectie en ontsluiting Abonnementen De collectie van de CAB bevat 991 verschillende periodieken (lopende en afgesloten abonnementen) en 410 vervolgwerken (aanvulwerken, zakboekjes, …).

Digitale informatieverspreiding Via e-mail worden de parlementaire documenten van het Federaal en het Vlaams parlement gesignaleerd aan de personeelsleden van het provinciebestuur.

De CAB e-zine houdt het personeel op de hoogte van de nieuw binnengekomen publicaties, 289 personeelsleden ontvingen de dagelijkse editie van de e-zine en 382 personeelsleden de weekeditie.

Monografieën De collectie monografieën van de CAB wordt ontsloten via de onlinecatalogus Vubis.

Daarnaast werden 163 aanwinsten opgenomen in de weekeditie van de CAB e-zine.

Digitale informatie De CAB beschikt over een collectie cd-roms die via het interne netwerk ter beschikking worden gesteld. Daarnaast is CAB geabonneerd op een aantal online databanken. Een overzicht van de digitale collectie bevindt zich op de intranetsite van CAB. Overlegstructuren Sectie- en afdelingsoverleg Regelmatig wordt in de CAB een werkoverleg gehouden. De CAB is ook rechtstreeks vertegenwoordigd in het tweewekelijkse overleg van de afdeling Hospitality Diensten.

Vubis-overleg De werkgroep ‘Catalogusbouw Documentatiecentra van de Provinciale Diensten’ kwam in 2012 één keer samen.

AFDELING HOSPITALITY DIENSTEN

90 Gebruik van de CAB Raadplegingen In 2012 telde de CAB 4 979 raadplegingen (waarvan 1 522 hits op de website van CAB, dit is 31,17 %). Gespreid over 244 dagen is dit een gemiddelde van 20,41 hits per dag.

Uitleningen In 2012 werden 1 168 uitleningen genoteerd. Gespreid over 244 dagen is dit een gemiddelde van 4,79 uitleningen per dag.

Evolutie In 2012 telde de CAB 81 raadplegingen meer dan in 2011. Het aantal uitleningen daalde in 2012 met 104 eenheden ten opzichte van 2011.

Wettelijk Depot / ISBN De CAB beheert het register van het Wettelijk Depot van het provinciebestuur van Limburg. In 2012 werden 77 depotnummers en 11 ISBN-nummers (International Standard Book Number) aangevraagd.

Knipselkrant Dagelijks worden relevante artikels uit de Vlaamse media (hoofdzakelijk uit kranten) opgenomen in de knipselkrant en via intranet ter beschikking gesteld van het provinciepersoneel.

In 2012 werden 33 200 raadplegingen genoteerd, dit is een gemiddelde van 2 767 per maand of meer dan 125 per dag. Vergeleken met 2011 vormt dit een stijging van 502 per maand of 6 021 raadplegingen in totaal.

2.7.4.5 Doelstellingen 2013 Rechtsbibliotheek UHasselt De deputatie ging op 23 mei 2012 akkoord met een beperkte samenwerking tussen de CAB en de UHasselt in het kader van de uitbouw van een Rechtsbibliotheek.

Er werd afgesproken dat onderzoekers en stafleden van de UHasselt, doctoraatstudenten en masterstudenten in functie van hun eindwerken aan de UHasselt gebruik mogen maken van de dienstverlening van de CAB. Deze raadplegingen gebeuren uitsluitend op afspraak. Hiervoor ontwikkelt de UHasselt een digitale tool. Voor de opvang van deze bezoekers werd het lokaal D0.51 ingericht als een studieruimte, met enkele pcâ&#x20AC;&#x2122;s en scanners.

Na afloop van het schooljaar 2012-2013 wordt dit samenwerkingsproject geĂŤvalueerd.

AFDELING HOSPITALITY DIENSTEN

91 ‘Van bibliotheek naar een geïntegreerd kennis-, leer- en werkplatform’ De hoofdopdracht van elke bibliotheek is het verzamelen en verspreiden van informatie.

Dit zal ook in de toekomst het geval zijn, maar de nadruk zal algemeen verschuiven van papieren naar digitale informatie.

Kennis verspreiden gebeurt tegenwoordig meer en meer door informatie met elkaar te delen via de bestaande en nieuwe netwerken. Naar de toekomst ligt de nadruk daarom op het flexibel omgaan met informatie en met elkaar.

De CAB wil uitgroeien tot een platform van ontmoetingen, kennisdeling en samenwerking door het aanbieden van flexibele werkplekken, zoals teamwerkruimten, ontvangst- en ontmoetingsruimten, vergaderlocaties, alsook Wifi-vriendelijke leer- en werkeilandjes.

2.7.5 Provinciaal Archief Limburg 2.7.5.1 Missie Het Provinciaal Archief Limburg (PAL) bewaart de documenten van de beleidsorganen en de diensten van het provinciebestuur Limburg. Deze documenten hebben betrekking op de rijks-, gewest- en provinciale bevoegdheden binnen het provinciebestuur. Het PAL heeft de bestuurlijke verantwoordelijkheid om de archiefbescheiden veilig te bewaren en te beheren ter ondersteuning van de werking van de provinciale administratie en de bescherming van de bestuurlijke democratie.

2.7.5.2 Personeel en organisatie In het personeelsbehoeftenplan werden voor het Provinciaal Archief Limburg 6 personeelsleden ingeschreven, bestaande uit 1 archivaris, 1 medewerker en 5 assistenten (6,5 vte’s). Op 1 januari 2012 waren 1 vte archivaris, 1 vte medewerker en 4 vte assistenten in dienst. Hieraan werd per 1 augustus 2012 0,5 vte medewerker en 1 vte assistent toegevoegd. Zodoende waren op 31 december 2012 6,5 vte in dienst, meer bepaald 1 archivaris, 0,5 medewerker en 5 assistenten. Buiten het personeelsbehoeftenplan is nog 1 vte deskundige in dienst.

AFDELING HOSPITALITY DIENSTEN

92 2.7.5.3 Financieel verslag Budgetcijfers Archief

Budget 2010

Budget 2011

Budget 2012

€ 3121,50

€ € 6 400,00

€ € 6 000,00

€0

€ 500,00

€ € 500,00

Kopieerkosten

€€0

€ € 1 000,00

€ € 1 000,00

Meting archief

€ € 1 028,00

€€0

€€0

Totaal

€ € 4 149,50

€ € 7 900,00

€ € 7 500,00

Reëel 2010

Reëel 2011

Reëel 2012

Kantoormateriaal

€0

€ € 3 580,52

€ € 5 386,81

Ophalen huisvuil

€€0

€ € 0,00

€ € 496,10

Kopieerkosten

€€0

€ € 95,50

€ € 918,23

Meting archief

€ € 1 028,00

€€0

€€0

Totaal

€ € 1 028,00

€ € 3 676,02

€ € 6 801,14

Kantoormateriaal Ophalen huisvuil

Reële cijfers Archief

Toelichting Het Provinciaal Archief Limburg is vanuit financieel standpunt een kleine dienst. Dit heeft onder meer te maken met het gegeven dat deze dienst geen specifieke publiekgerichte werking ontwikkelt noch zelf publicaties uitgeeft, zoals dat bij andere archieven vaak wel het geval is. Het kantoormateriaal betreft vooral de aankoop van zuurvrije archiefdozen en archiveermappen. Het ophalen van het huisvuil betreft de gegarandeerde vernietiging van verstreken archiefdossiers. De verschillen in de reële uitgaven van 2011 en 2012 liggen niet aan een verschillend uitgavepatroon, maar wel aan het feit dat de uitgaven van 2011 klaarblijkelijk niet correct ingeboekt werden.

AFDELING HOSPITALITY DIENSTEN

93 2.7.5.4 Werking in 2012 De werking van het archief stricto sensu wordt samengevat door onderstaande tabel. Het betreft het aantal dossiers dat door het archiefpersoneel werd gewerkt. Deze cijfers zullen in de volgende pagina’s worden uitgediept en besproken om zo tot de kernproblemen van de archiefwerking te komen en die beter te definiëren in functie van mogelijke oplossingen.

Aantal gearchiveerde dossiers

9 982

Aantal afgesloten dossiers

8 743

Aantal dossiers permanente bewaring Aantal dossiers door de gebruiker vernietigd Aantal opvragingen Aantal dossiers aangeboden om te archiveren

17 108 3 370 940 12 276

Strategisch actieplan Op 9 mei 2010 werd aan de deputatie het ‘Strategisch actieplan 2010-2012 Provinciaal Archief Limburg’ voorgesteld. Dit strategisch plan behandelt naast de algemene beleidsdoelstellingen de specifieke problemen op het vlak van achterstanden, recurrente taken en personeelsinvulling.

In het ‘Strategisch actieplan 2010-2012’ werden de volgende prioriteiten met implicatie op personeelsvlak naar voor geschoven: recurrente taken: correcte uitvoering van de kerntaken wegwerken van de achterstanden ‘digitalisering van de buurtwegen’ Ariadne Het is op de eerste plaats belangrijk er op te wijzen dat de cijfers die voor het archief werden gegenereerd, afkomstig zijn uit Ariadne. Hiertoe werd samen met de afdeling ICT een tool ontwikkeld om zoveel mogelijk informatie over dossieropvolging en archivering uit Ariadne te betrekken. Het dossieropvolgingsprogramma is een uitgelezen instrument om niet enkel de informatiestromen in een organisatie te beheren, maar ook om de relatie tussen informatiestromen en archivering in kaart te brengen. Een belangrijke voorwaarde voor het genereren van correcte informatie is discipline en een correct gebruik van Ariadne. Deze voorwaarden zijn momenteel nog onvoldoende vervuld waardoor de onderstaande gegevens een zekere foutenmarge in zich dragen.

Om de foutenmarge te verkleinen werd in 2012 verder gewerkt aan een complete herstructurering van Ariadne. Dit betekent dat de dossieronderwerpen, de procescodes en de metadata (een onderliggende organisatiestructuur die context, inhoud en structuur van de records en hun beheer beschrijft), werden afgewerkt. Zij dienen enkel nog in Ariadne te worden ingevoerd. Dit zal aanvang 2013 gebeuren.

Ter voorbereiding van deze omschakeling werden twee werkvergaderingen gehouden onder leiding van Philippe Boudrez (E-David – Felixarchief Antwerpen). Deze

AFDELING HOSPITALITY DIENSTEN

94 vergaderingen vonden plaats op 14 maart en 4 april 2012 . Ter voorbereiding van een eventueel digitaal depot werd een werkbezoek gebracht aan het Felixarchief op 24 april 2012. De procescodes en de omzettingsmethodiek werden op 11 juni 2012 in het Forum van leidinggevenden ter goedkeuring gepresenteerd.

Dossiervorming, overdracht en archivering Sinds het werkjaar 2003 wordt een toename vastgesteld van het aantal dossiers dat werd opgestart, maar dat uiteindelijk door de gebruiker zelf werd vernietigd. Het betreft dus dossiers die tot geen enkele officiĂŤle output hebben geleid.

4000

Dossiers door gebruiker vernietigd

3000 2000 1000 0

2003

2004

2005

2006

2007

2008

2009

2010

2011

2012

Wanneer rekening wordt gehouden met de 12 267 dossiers die in 2012 ter archivering werden aangeboden, betreft het circa 20 % van al de dossiers die op jaarbasis binnen Ariadne geregistreerd worden opgestart. Vermoedelijk is het aantal dergelijke dossiers nog hoger omdat niet alle dossiers in Ariadne worden gestart. Indien wordt beslist om enkel de officiĂŤle dossiers in Ariadne te behouden en alle dossiers via het toekomstig te installeren sharepoint op te starten, zullen dergelijke gegevens niet langer kunnen worden gemeten.

In 2012 werden 12276 dossiers ter archivering aangeboden.1

20000

Verschil tussen aangeboden en gearchiveerde dossiers Waardenaam

15000

10000

5000

0

2003

2004

2005

2006

2007

2008

2009

2010

2011

Aangeboden Gearchiveerd Verschil

1 Informatie in Tabel Archivering Ariadne Ter archivering aangeboden wil zeggen dat deze dossiers op de dienst van de administratie zelf in Ariadne werden gearchiveerd.

Dit betekent niet noodzakelijk dat zij naar het archief werden overgebracht.

2012

AFDELING HOSPITALITY DIENSTEN

95 Na 2008 en 2009, de jaren waarin een belangrijke reorganisatie van de provinciale administratie werd doorgevoerd, stabiliseert de situatie zich op het vlak van overdracht. Dit betekent dat wij ook in de volgende jaren met een ongewijzigde werkwijze binnen de organisatie van het provinciebestuur moeten rekening houden met een jaarlijks archiveringsvolume van circa 12 000 tot 13 000 dossiers .

In 2012 werden in totaal 9 982 dossiers effectief gearchiveerd. Dit betekent dat deze dossiers daadwerkelijk naar het archief werden overgebracht en aan een doosnummer gekoppeld.

Daardoor is de achterstand met 2 294 dossiers toegenomen. De archivering van binnengekomen dossiers kent momenteel een geschatte achterstand van circa 30.000 dossiers of circa 4 manjaar.

Sinds 2008 is dit het grootste volume aan dossiers dat werd behandeld. Dat wordt verklaard door het feit dat het PAL sinds midden 2012 weer een voltallig personeelskader heeft. Rekening houdend met de huidige tellingen lijkt het erop dat de achterstand niet meer structureel toeneemt. Redelijkerwijs mag worden verwacht dat vanaf 2013 de achterstand in archivering geleidelijk zal verminderen. Hoewel de problematiek van onzorgvuldig archiveren en het verzenden van dossiers naar het archief die hier niet thuishoren sterk is teruggelopen, is een blijvende aandacht noodzakelijk. Om een verdere correcte analyse te maken is het noodzakelijk enkele detailtabellen te bekijken, te beginnen met de toename van de dossiers per klant over het jaar 2012.

Toename dossiers per klant in 2012

8% 6%

32%

17%

Staf Mens Ruimte FinanciĂŤn HRM Facilitair Gouverneur Onderwijs

5%

8% 24%

Wat betreft de toename van het aantal dossiers per klant voor het jaar 20122, blijkt op het eerste gezicht een relatief evenwichtige verdeling. Daarbij valt op dat de Diensten van de gouverneur, Directie Mens en Directie Ruimte het grootste aantal dossiers hebben overgemaakt. De stafdiensten van de griffier hebben nauwelijks dossiers afgeleverd.

2 Informatie in Tabel â&#x20AC;&#x153;Toename Dossiers/Jaar/Klant

AFDELING HOSPITALITY DIENSTEN

96 Gearchiveerde dossiers per klant in 2012

Staf Mens Ruimte Financiën HRM Facilitair Gouverneur Onderwijs

5% 23%

31%

4%

38%

Uit het overzicht van het totaal aantal gearchiveerde dossiers per klant in het jaar 2012, blijkt dat de aandacht vooral was gevestigd op de Directie Financiën, Ruimte en Facilitair Beheer.

Tegenover 49 % van de aangeboden dossiers staat 92 % van het aantal gearchiveerde dossiers.

Deze situatie is gezonder dan in 2011. In 2010 nam de Directie Mens met 73 % van het aantal gearchiveerde dossiers nog de ‘leidende’ positie.

Toename dossiers jaar/ klant : samenvatting 2012

5000

3750

2500

2007 2008 2009 2010 2011 2012

1250

0

Staf

Mens

Ruimte

Financiën

HRM

Facilitair

Gouverneur

Een overzicht van de toename van de dossiers per klant over meerdere jaren laat significante schommelingen zien. Wanneer de resultaten per jaar worden uitgesplitst, wordt duidelijk dat zich binnen de directies grote schommelingen voordoen in het aanbieden van dossiers ter archivering. Bijvoorbeeld voor de Directie Ruimte was er een verdubbeling van dossiers in 2011, tegenover een forse daling in 2012. Voor de diensten van de gouverneur is het verschil

AFDELING HOSPITALITY DIENSTEN

97 in gearchiveerde dossiers vertaalt zich in achterstand. Het verschil tussen de toename van de overgedragen dossiers en de werkelijk gearchiveerde dossiers per dienst voor de jaren 20112012 houdt een opmerkelijke vaststelling in. Dit verschil zou namelijk voor al de directies wat gelijkmatig verdeeld moeten zijn. Dit is echter niet het geval. Zo is er bij Ruimte en Financiën een negatief verschil vast te stellen terwijl bij de Diensten van de Gouverneur een zwaar positief verschil wordt genoteerd.

Verschil tussen toename dossiers en gearchiveerde dossiers per klant in 2012

9000 6750 4500 2250 0

Toename Gearchiveerd Verschil

-2250 -4500 Staf

Mens

Ruimte

Financiën

HRM

Facilitair

Gouverneur

Dat negatief verschil is de vertaling van het gegeven dat voor Ruimte en Financiën tijdens 2011 en 2012 meer dossiers werden gearchiveerd dan er ter archivering zijn aangeboden. In deze twee directies is dus een deel van de achterstanden weggewerkt. De keerzijde is echter dat bij andere directies de achterstand is gegroeid. De grafiek leidt tegelijk dus ook tot het inzicht dat door de combinatie van de opgelopen achterstand door de jaren en de sterk wisselende overdrachten het archiveringsproces in het PAL onvoldoende systematisch kan verlopen. Dit heeft tot gevolg dat een niet-correcte archivering van één directie rechtstreeks tot gevolg heeft dat de dossiers van een andere directie niet of onvoldoende kunnen worden behandeld. De grafieken tonen trouwens ook aan dat een onvoldoende structurele aanpak van de archivering binnen één dienst of directie een normale archivering van de andere directies kan belemmeren.

De bovenstaande gegevens tonen aan dat: 1. de opgebouwde achterstand tot op heden geen gestructureerde archivering toelaat, maar 2. ook dat het ongestructureerd overmaken van dossiers aan het archief, een gestructureerde archivering in de weg staat. Gelet op de toenemende achterstand wordt daarom vanuit het Provinciaal Archief Limburg (PAL) permanent toezicht gehouden op de correctheid van de overdrachten.

AFDELING HOSPITALITY DIENSTEN

98 Samengevat kan op dit ogenblik worden gesteld: Ariadne: teveel dossiers worden ter archivering naar het archief overgebracht.

Door een consequente toepassing van Ariadne in de dossiervorming kan het archiveringsvolume substantieel worden teruggedrongen. De hervorming van de procescodes, die dat moet toelaten, kan worden geĂŻmplementeerd.

Een structurele en permanente archivering is noodzakelijk. Op dat vlak is een verbetering duidelijk merkbaar.

In het licht van de huidige ontwikkelingen is het van groot belang om niet alleen aandacht te schenken aan digitale informatiestromen, maar ook om het digitaal depot, dat een permanente bewaring van archieven toelaat, grondig voor te bereiden.

Depotbeheer Het archief is in 2012 met 1 224 dozen toegenomen, goed voor 146,88 meter3. Het betreft enkel dozen met werkelijk gearchiveerde dossiers. De dossiers, die door de diensten naar het archief werden verzonden en zich nog in het tussenarchief bevinden, zijn hierin niet opgenomen. Dit tussenarchief is de laatste jaren explosief gegroeid. Sinds oktober 2012 lijkt de situatie gestabiliseerd.

Toename in volume

150,0 112,5 75,0

Toename/meter Toename/meter

37,5 0

2003

2004

2005

2006

2007

2008

2009

2010

2011

2012

Bovenstaande lijngrafiek illustreert de jaarlijkse toename in dossiers en in volume. Voor 2012 is zowel het aantal gearchiveerde dossiers als het volume gestegen.

In 2012 werd voortgewerkt aan de reorganisatie van het archief. Gelet op de beperkte ruimte die nog beschikbaar is, is een rationalisatie meer dan nodig. Deze rationalisatie bestaat er onder meer in de open rekken tussen de archiefreeksen zoveel mogelijk weg te werken. Dit gebeurt door het herplaatsen van reeksen en een betere opvulling van dozen.

In het PAL bevonden zich echter een aantal collecties die hierin niet thuishoorden. Voor de kunstlegaten is er voorlopig nog geen oplossing.

3 Informatie in tabel â&#x20AC;&#x153;Archiefdozenâ&#x20AC;?

AFDELING HOSPITALITY DIENSTEN

99 Afvoer en vernietiging Bij de samenstelling van het strategisch actieplan (STRAP) werd ook een algemene achterstand vastgesteld met betrekking tot de selectie en vernietiging van oude dossiers.

De archiefreeksen die in 2011 werden geselecteerd werden door het uitblijven van een goedkeuring door het Rijksarchief Hasselt pas in 2012 vernietigd. Het betreft:

aangetekende zendingen belastingen, 1997-2000, 31 meter, vernietigen na 5 j.

(EK14-004)

aangetekende zendingen belastingen, 2006, 8 meter, vernietigen na 5 j. (EK14-009)

personeel, afwezigheidslijsten en tikkaarten 1981-1988, 6,5 meter, vernietigen na

1 jaar (EK01)

personeel, afwezigheidslijsten en tikkaarten 1988-1997, 11 meter, vernietigen na

1 jaar (EK03-041)

provinciebelastingen van de aanslagjaren 2002-2003, 12 meter, vernietigen na 5 j.

(ok dd 201-05-07)

huisvesting â&#x20AC;&#x201C; individuele fiches, 1988, 7 meter, (EK14-005)

huisvesting provinciaal bijkomende leningen, 1988-1990, 11 meter (EK03-042)

CLB, leerlingendossiers 1977-1979, 11 meter (ok dd 201-05-07)

dubbels briefwisseling + facturen cultuur 1972-1988, 11 meter, vernietigen, EK01

dubbels briefwisseling cultuur 1989-1990, 2 meter, vernietigen, EK03-041

PLOT: examenkopijen en aanwezigheidslijsten 2003-2006, 2,5 meter

archief school Heers: oude schriften, inschrijvingsformulieren,

aanwezigheidslijsten, examens, 30 meter

provinciale avondleergangen voor meetkundige â&#x20AC;&#x201C; schatter van onroerende

goederen: inschrijvingsformulieren, aanwezigheidslijsten, examens: 4 meter Door de late goedkeuring van het Rijksarchief werden voor 2012 geen bijkomende vernietigingen voorzien.

Evolutie vernietiging 2003-2012

400 300 200 100

Toename Vernietigd Verschil

0 -100 -200

2003

2004

2005

2006

2007

2008

2009

2010

2011

2012

AFDELING HOSPITALITY DIENSTEN

100 Conservering en restauratie EĂŠn van de aandachtspunten van het strategisch actieplan (STRAP) was de problematiek van de conservering van archivalische documenten. Het doel is de kwaliteitsevolutie van het papier enerzijds en de klimatologische omstandigheden en het ongedierte anderzijds beter op te volgen. In uitvoering hiervan werden zuurvrije Amsterdamse dozen en zuurvrije verpakkingskaften (specifiek voor oudere archieven) aangekocht. De klimatologische omstandigheden werden een tijd lang gemeten. De RH schommelt tussen 50 en 52 % RH. Tijdens 2012 werd de permanente insectenbestrijding, specifiek van papiervisjes of zilvervisjes en boekenwormen voortgezet.

Ontsluiting Raadpleging door de provinciale administratie Het totaal aantal opgevraagde dossiers bedraagt 4201. Dat is een stevige stijging ten overstaan van de drie voorgaande jaren. Uit het overzicht blijkt dat de interne opvragingen via e-mail blijven toenemen. Zulke handelswijze is geen goede zaak omdat ze, in tegenstelling tot het gebruik van Ariadne, een controle op de uitleningen moeilijk maakt. De verklaring hiervoor ligt in de achterstand in de verwerking van de overgedragen dossiers. Wanneer een dossier per e-mail wordt opgevraagd, hebben de archiefmedewerkers gemiddeld genomen driemaal meer tijd nodig om het betrokken dossier terug te vinden. Slechts indien de betrokken diensten met zorg de overdracht behandelen, kan dit tijdverlies worden beperkt. De interne opvragingen via Ariadne zijn in 2012 echter ook opnieuw toegenomen. Dit blijkt duidelijk uit de onderstaande grafiek.

5000

Waardenaam

Opvragingen Intern 2005-2012

Int. Opv. Email Int. Opv. Ariadne Opvragingen Wegen Totaal

3750

2500

1250

0

2005

2006

2007

2008

2009

2010

2011

2012

AFDELING HOSPITALITY DIENSTEN

101 De volgende grafiek biedt een overzicht van het aantal opgevraagde dossiers 2012 per klant/dienst. Het is echter maar mogelijk een exacte uitsplitsing te maken van de opvragingen die via Ariadne gebeurden. Het valt op dat vooral de Directie HRM (42 %), De Directie Ruimte (37 %) en de Diensten van de Gouverneur (10 %) hierin prominent vertegenwoordigd zijn.

Opvragingen Intern 2012

Staf Mens Ruimte FinanciĂŤn HRM Facilitair Gouverneur Onderwijs

0% 10% 4%

37% 42%

5%

2%

3%

Opvragingen 2012

4%

Interne opvragingen e-mail Interne opvragingen Ariadne Externe opvragingen Bezoekers

35% 57%

AFDELING HOSPITALITY DIENSTEN

102 Leeszaalwerking De evolutie van het aantal bezoekers tijdens de laatste 8 jaar worden in de volgende grafiek weergegeven. In de cijfers zitten evenwel ook herhalingsbezoeken. In ieder geval blijkt dat het PAL wordt gewaardeerd voor zowel dossiers (onder meer restauratiedossiers) als voor persoonlijk historisch onderzoek.

De raadplegingen door externen blijven in relatie tot de opvragingen door de provinciale administratie beperkt tot slechts 8 procent. Ze weerspiegelen niet het reële belang van het archief en belasten de werking niet wezenlijk. Dit blijkt duidelijk uit de onderstaande grafiek die de verhoudingen tussen de verschillende categorieën weergeeft.

500

Opvragingen Extern 2005-2012

Waardenaam

375

Ext. Opv. Email Bezoekers Totaal

250 125 0

2005

2006

2007

2008

2009

2010

2011

2012

Digitalisering van de buurtwegendossiers De digitalisering van de buurtwegendossiers is nog steeds één van de hoofdprioriteiten van het PAL. Het aandeel van de opvragingen voor dit project is aanzienlijk en vertegenwoordigt voor 2012 maar liefst 20 % van alle opvragingen bij het PAL, tegenover 16 % in 2011. Dit is een stijging met 4 %. Deze evolutie heeft uiteraard consequenties voor de werking, hoewel de ondersteuning door de Dienst Wegen substantieel is. Deze digitalisering heeft ook tot gevolg dat de inventarissen van deze dossiers grondig moeten worden herbekeken.

Educatieve werking Gezien de taakstelling van het archief blijft de educatieve werking beperkt. Om toch een zekere hulp aan te reiken werd voor de gidsen van het Provinciehuis een informatiebrochure gerealiseerd en een kleine presentatie die in het archief staat opgesteld. Dit moet toelaten de kerninhoud van de archiefwerking aan de bezoekers, maar ook aan nieuwe collegae, helder over te dragen.

Voor de studenten architectuur van de Ba Provinciale Hogeschool Limburg Dpt Architectuur werd in maart-april 2012 een stage georganiseerd met als thema ‘de Gemeentescholen’. Het project stond onder leiding van docent Harry van Royen en had tot doel de studenten in functie van hun latere beroep met het provinciaal archief te laten kennismaken.

AFDELING HOSPITALITY DIENSTEN

103

AFDELING HOSPITALITY DIENSTEN

104 Wetenschappelijke werking Inventarissen Het beschrijven van het archief en het opmaken van de inventarissen behoort tot de kerntaken van de werking. De volgende inventarissen werden in 2012 aangemaakt: algemene inventaris van de archiefreeksen in het provinciaal Archief (Robert Nouwen) het archief ‘Wereldoorlog I’ (Karel Strobbe) het provinciaal Museum voor Moderne Kunst (Robert Nouwen) de Provinciale School Heers (Marie-Thérèse Gillet) provinciale avondleergangen voor meetkundige – schatter van onroerende goederen (Marie-Thérèse Gillet) Provinciaal Comité voor Monumenten & Landschappen.

Hoger werd gesteld dat door de digitalisering van de dossiers van de buurtwegen een hernieuwde inventarisering noodzakelijk is. Zulke hernieuwde inventarisering moest eigenlijk in het project worden voorzien, maar werd over het hoofd gezien. Hiervoor werd een projectmedewerker aangetrokken. Einde 2012 was de inventaris gevorderd tot de gemeente Bilzen.

Publicaties Volgende publicaties werden geschreven onder meer op basis van archiefonderzoek in het PAL: K. Strobbe, Over helden gesproken. Limburgse oorlogshelden in de 20ste eeuw, in: Tijd-Schrift.

Heemkunde en lokaal-erfgoedpraktijk in Vlaanderen, 2-1, 2012, 48-61.

R. Nouwen: redactie en verbetering teksten nieuwe website provincie Limburg over ‘Het Provinciaal Archief Limburg’ en ‘De geschiedenis regio Limburg’.

Wetenschappelijke projecten en studiedagen Robert Nouwen nam deel aan volgende studiedag: 2012-03-27: Archivarissen en digitaal documentbeheer. Studiedag van de werkgroep automatisering VVBAD. Lezing van Robert Nouwen over dossierbeheer en archivering door middel van het DMS Ariadne, onder de titel ‘De draad van Ariadne in het digitale labyrint. De organisatie van dossieropvolging en archiefbeheer bij het provinciebestuur van Limburg’ (http://www.vvbad.be/activiteit/archivarissen-endigitaal-documentbeheer).

Introductiedagen en vorming Ondersteuning en opleidingsmomenten voor de provinciale personeelsleden die mee voor archivering verantwoordelijk zijn, zijn belangrijk. Over het gebruik van Ariadne werden volgende sessies gegeven: Records Management (RM) en archivering in Ariadne (6 april 2012: Directie Facilitair Beheer) Het Provinciaal Archief Limburg (PAL) werkte ten slotte mee aan de vier introductiedagen voor nieuwe ambtenaren bij het provinciebestuur.

AFDELING HOSPITALITY DIENSTEN

105 2.7.5.5 Doelstellingen 2013 Het is duidelijk dat de achterstanden in archivering een gevolg zijn van zowel een personeelsproblematiek als van een ongestructureerd en onzorgvuldig overdragen aan het PAL anderzijds. Ondertussen heeft de personeelsproblematiek een correcte oplossing gekregen. Voortaan kan de volle aandacht gaan naar het wegwerken van de achterstanden. Deze achterstanden situeren zich op twee domeinen, meer bepaald op het vlak van dossiers die moeten worden gearchiveerd én op dossiers die moeten worden vernietigd.

Om deze achterstanden weg te werken zijn vier concrete acties noodzakelijk:

op de eerste plaats dient aan het ongestructureerd en onzorgvuldig overdragen aan het PAL bijzondere aandacht te worden geschonken. Uit de analyses blijkt duidelijk dat Ariadne als dossieropvolgingsinstrument door de directies en de diensten nog onvoldoende wordt gebruikt, zowel voor dossiervorming en de bijhorende archivering als voor de opvragingen. De directies en de diensten zien nog onvoldoende de mogelijkheden van Ariadne. Er is onvoldoende besef dat dit onvermijdelijk een directe weerslag heeft op de werking van het Archief, maar ook dat dit een reële bedreiging vormt voor de goede werking van de administratie. de verdere implementatie van Ariadne, met vooral een correcte invoering van de bewaartermijnen. Dit moet toelaten om de te vernietigen documenten vlot uit het archief te verwijderen. in 2013 zal de hoofdaandacht uitgaan naar de archivering van de achterstallige dossiers. Het betreft in totaal circa 30 000 stuks. naast het wegwerken van de achterstanden op het vlak van archiveren, is het bijzonder belangrijk dat aan de vernietiging van niet noodzakelijke dossiers wordt gewerkt. Op dit ogenblik nemen zij naar schatting vier kilometer rekken in. Als dit probleem niet wordt opgelost, wordt het PAL spoedig met een tekort aan archiefruimte geconfronteerd.

In de toekomst zullen digitale archivering en digitale depotwerking een steeds belangrijker rol spelen in het beheer van een overheidsadministratie. Deze digitale depotwerking moet gericht zijn op een permanente bewaring van belangrijke dossiers die in de toekomst ongetwijfeld digitaal worden aangeleverd (onder meer voor milieuvergunningen). De integriteit en de authenticiteit van e-documenten kan echter enkel worden gewaarborgd mits een correct gebruik van metadata, waarbij ook de digitale handtekening – als essentieel informatieobject –onmiddellijk mee wordt aangeleverd en gearchiveerd.

AFDELING HOSPITALITY DIENSTEN

106 2.8 Onthaaldienst 2.8.1 Missie De Onthaaldienst is gericht op de uitbouw van een klantvriendelijke en professionele ontvangst waarbij processen, middelen en mensen maximaal op elkaar worden afgestemd.

De dienst is verder verantwoordelijk voor taken die inhoudelijk aan elkaar gerelateerd zijn en voorheen over verschillende diensten waren verspreid. Het samenvoegen van deze taken in de Onthaaldienst heeft als centrale doelstelling deze opdrachten beter op elkaar af te stemmen, waardoor de dienstverlening geoptimaliseerd kon worden.

De kerntaken van de Onthaaldienst zijn: organisatie van de ontvangst protocollaire ontvangsten zalenbeheer en logistieke ondersteuning bij activiteiten veiligheid / conciĂŤrge

2.8.2 Personeel en organisatie Bij de afsluiting van 2012 telde de Onthaalploeg 7,9 vteâ&#x20AC;&#x2122;s.

Tot mei 2012 werden 12 receptionisten tewerkgesteld, waarvan de meerderheid deeltijds werkt. In mei 2012 ging een receptioniste met pensioen. Dit personeelslid werd niet vervangen. Om aan de permanentienoden van de onthaalbalies te beantwoorden, worden zes verschillende diensten voorzien. In de loop van 2012 bleef de dienstrooster ongewijzigd.

AFDELING HOSPITALITY DIENSTEN

107 2.8.3 Financieel verslag Exploitatiecijfers Onthaal & Veiligheid – 127.01.30 Conciërge/veiligheid Protocollaire ontvangsten Aankoop interactieve borden Vergaderzalen/faciliteiten Onthaaldienst Totaal

Reële cijfers Onthaal & Veiligheid – 127.01.30 Conciërge/veiligheid Protocollaire ontvangsten Aankoop interactieve borden Vergaderzalen/faciliteiten Onthaaldienst Totaal

Budget 2011

Budget 2012

€ 1 000,00

€ 1 000,00

€ 107 485,84

€ 77 500,00

€ 0,00

€ 40 000,00

€ 8 841,20

€ 8 575,00

€ 26 287,50

€ 26 400,00

€ 157 216,82

€ 153 475,00

Rekening 2011

Rekening 2012

€ 45,00

€ 0,00

€ 85 836,20

€ 53 038,36

€ 0,00

€ 33 589,00

€ 3523,62

€ 3037,38

€ 20 404,95

€ 19 940,55

€ 109 809,77

€ 109 605,29

Toelichting Bij de uitgaven van de Onthaaldienst zijn volgende vaststellingen relevant: -

-

-

een aantal uitgaven blijft ongeveer stabiel en is jaarlijks terugkerend, zoals de aankoop van uniformen en de kosten voor het verbeteren en herstellen van materiële uitrusting voor de vergaderaccommodatie in 2012 werden interactieve borden voor de vergaderruimten in de A-blok gefinancierd.

Deze aankoop kostte 33 589 euro en was noodzakelijk omdat de bestaande apparatuur versleten was. Door de nieuwe aankoop krijgen de gebruikers interessante faciliteiten die ongetwijfeld aan de vergaderinfrastructuur een meerwaarde geven. de uitgaven van de protocollaire ontvangsten zijn in 2012 iets gedaald in vergelijking met de uitgaven van 2011. In 2011 werd 85 836,20 euro uitgegeven, in 2012 was dat 53 038,36 euro. Het aantal protocollaire ontvangsten nam toe, maar toch daalden de uitgaven. Het provinciebestuur voorziet sinds 2012 geen officiële ontvangsten meer voor haar relatienetwerk rond de prestigieuze kunstbeurs Tefaf te Maastricht.

AFDELING HOSPITALITY DIENSTEN

108 2.8.4 Werking in 2012 2.8.4.1 Onthaalploeg De onthaalploeg staat in voor de ontvangst van bezoekers en leveranciers aan de balies. Ontvangst en verwijzing zijn de belangrijkste taken, samen met de bediening van de telefooncentrale en de alarminstallatie.

De organisatie van de ontvangst aan de balies bepaalt de eerste indruk van de bezoekers over het provinciebestuur. De huidige inrichting van de ontvangstruimte aan de bezoekersingang maakt een systematische opvang en registratie van iedere bezoeker niet mogelijk, waardoor er geen cijfers over bezoekersaantallen kunnen worden voorgelegd.

Naast de baliewerking worden de receptionisten ook ingeschakeld voor:

ontvangsttaken bij activiteiten in de Boudewijnzaal van het Provinciehuis: 117 ontvangsttaken bij activiteiten op externe locaties: 21 ontvangsttaken bij protocollaire gelegenheden in het Provinciehuis of op een externe locatie: 64

Naar een gedegen onthaalbeleid In 2011 werd een visie ontwikkeld over een gedegen onthaalbeleid in het Provinciehuis en de H-blok. Daarbij werd vertrokken van de vaststelling dat er een totaal gebrek aan cijfers was over het aantal aanwezige bezoekers in het Provinciehuis. In geval van calamiteiten of brand kan zich daardoor een ernstig probleem stellen. Deze probleemstelling bepaalde de krijtlijnen om een consistenter toegankelijkheidsbeleid te realiseren, gelieerd aan een klantvriendelijke ontvangst.

In 2012 werd gestart met voorstellen over de herinrichting van de ontvangstruimte aan de bezoekersingang van het Provinciehuis. Ondertussen werd een ontwerp gemaakt voor een eigentijdse, klantvriendelijke ontvangst van bezoekers, groepsbezoeken en personeelsleden.

De aandacht ging tevens naar een systematische registratie van bezoekers. Verder wordt nieuwe bewegwijzering en informatieverstrekking via led-schermen voorzien. Functionaliteit wordt gekoppeld aan een eigentijds interieur waarin beoogd wordt plaats te voorzien voor kleine ontvangstruimten (opgevat als tijdelijke loketten), een wachtruimte, een plek voor de ontvangst van groepsbezoeken en een centrale plaats voor een ruimere balie.

2.8.4.2 Protocollaire ontvangsten Met de organisatie van de protocollaire ontvangsten wordt het relatienetwerk van het bestuur verstevigd, verbeterd en uitgebreid.

Verder wordt gestreefd naar een kwaliteitsvolle invulling van de ontvangsten, rekening houdend met het feit dat zij het imago van het bestuur sterk beĂŻnvloeden en profileren. De kwalitatieve uitbouw is belangrijk omdat de impact en visibiliteit van deze activiteiten groot zijn.

De protocollaire ontvangsten worden georganiseerd in opdracht van de gouverneur, de deputatie en de provinciegriffier. Ook externe instanties kunnen opdrachtgever zijn, zoals bij een koninklijk of prinselijk bezoek of bij het bezoek van een ambassadeur.

AFDELING HOSPITALITY DIENSTEN

109 Naast het coördinerend werk van de dienstverantwoordelijke, bieden de receptionisten de nodige ondersteuning door uiteenlopende taken te verzorgen: eerste opvang van genodigden, inschrijven van gasten, informatie verstrekken, begeleiding van gasten, assistentie bij de catering, vestiaire verzorgen, plaatsen toewijzen, relatiegeschenken of gadgets bezorgen, enzovoort.

In 2012 werden door het provinciebestuur Limburg 64 protocollaire ontvangsten georganiseerd, waarvan 15 ontvangsten op externe locaties. Hierbij werden telkens receptionisten van de onthaalploeg ingeschakeld. Meer dan 3 000 gasten werden via deze protocollaire ontvangsten door de gouverneur, de deputatie en provinciegriffier ontvangen.

Overzicht protocollaire ontvangsten 2012: • Nieuwjaarsontvangst van het bestuur, Boudewijnzaal, Hasselt, 9 januari 2012 • Ontvangst college Vlaamse gedeputeerden, Gallo-Romeins Museum, Tongeren, 3 februari 2012 • Ontvangst gasten ‘Duivenvlucht Bourges’, Boudewijnzaal, Hasselt, 6 februari 2012 • Ontvangst Gedeputeerde Staten Nederlands-Limburg, Gallo-Romeins Museum, Tongeren, 7 februari 2012 • Ontvangst van de Ambassadeur van het Verenigd Koninkrijk, Zijne Excellentie Jonathan Brenton, Hasselt,

8 februari 2012

• Ondertekening charters startevent ‘Tewerkstelling 50+’, Hasselt, 14 februari 2012 • Opening van het rouwregister naar aanleiding van de busramp in Zwitserland, ontvangst pers, prominenten

en bezoekers, Provinciehuis, 14 maart 2012

• Uitreiking Medaille van Verdienste aan Jef Mertens, Alden Biesen, Bilzen, 29 maart 2012 • Ontvangst van vips voor ‘Europa verzilvert Limburg’, abdij van Herkenrode, Hasselt, 27 april 2012 • Ontvangst van de Ambassadeur van China en een Chinese delegatie in de ambtswoning van de gouverneur,

Hasselt, 23 mei 2012

• Ontvangst van vips tijdens officiële opening ‘Manifesta’, mijnsite Waterschei-Genk, 1 juni 2012 • Ontvangst van provincieraadsleden op tentoonstelling ‘De Gouden eeuw van China’, Maaseik, 5 juli 2012 • Te Deum, kathedraal en kransneerlegging aan monument van gesneuvelden, ontvangst Stadhuis Hasselt,

21 juli 2012

• Ontvangst gasten bij opening ‘Theater op de markt’, Stedelijk Muziekconservatorium, Hasselt,

9 augustus 2012

• Ontvangst van gasten van de deputatie voor tentoonstelling ‘De Gouden eeuw van China’, Maaseik,

21 augustus 2012

• Plechtige opening van het academisch jaar met de Stoet der Togati en uitreiking diversiteitsprijs,

ambtswoning gouverneur en Stadhuis, Hasselt, 28 september 2012

• Ontvangst van de raadsleden en wethouders van de gemeente Nuth, Land van Loonzaal, Hasselt,

26 oktober 2012

• Begeleiding van de delegatie van vrijwilligers naar de 11-novemberviering in het Federaal Parlement,

Brussel, 11 november 2012

• Te Deum en ontvangst op stadhuis ter gelegenheid van het Feest van de Dynastie, Hasselt, 15 november 2012 • Begeleiding van de delegatie vrijwilligers naar het Paleis der Natiën in Brussel voor de officiële ontvangst,

Hasselt en Brussel, 15 november 2012

• Ontvangst van de Ambassadeur van de USA, Zijne Excellentie Howard Gutman, Ambtswoning, Hasselt,

30 november 2012

• Ontvangst van gasten bij de installatie van de nieuwe provincieraad, Raadzaal, Hasselt, 3 december 2012 • Eedaflegging van Jan Creemers als burgemeester van Maaseik, salon van de gouverneur, 14 december 2012 • Eedaflegging van Liesbeth Van der Auwera als burgemeester van Bree, salon van de gouverneur,

14 december 2012

110

111

AFDELING HOSPITALITY DIENSTEN

112 • Eedaflegging van Theo Schuurmans als burgemeester van Hamont-Achel, salon van de gouverneur,

14 december 2012

• Eedaflegging van Benny Spreeuwers als burgemeester van Opglabbeek, salon van de gouverneur,

14 december 2012

• Eedaflegging van Steven Matheï als burgemeester van Peer, salon van de gouverneur, 14 december 2012 • Eedaflegging van Frieda Brepoels als burgemeester van Bilzen, salon van de gouverneur, 17 december 2012 • Eedaflegging van Danny Deneuker als burgemeester van Borgloon, salon van de gouverneur,

17 december 2012

• Eedaflegging van Jos Claessens als burgemeester van Bocholt, salon van de gouverneur, 17 december 2012 • Eedaflegging van Lydia Peeters als burgemeester van Dilsen-Stokkem, salon van de gouverneur,

17 december 2012

• Eedaflegging van Charly Moyaerts als burgemeester van Gingelom, salon van de gouverneur,

17 december 2012

• Eedaflegging van Dirk De Vis als burgemeester van Ham, salon van de gouverneur, 17 december 2012 • Eedaflegging van Jo Brouns als burgemeester van Kinrooi, salon van de gouverneur, 17 december 2012 • Eedaflegging van Bart Gruyters als burgemeester van Herk-de-Stad, salon van de gouverneur,

17 december 2012

• Ontvangst van en rondleiding voor de nieuwe raadsleden, Provinciehuis, Hasselt, 17 december 2012 • Eedaflegging van Marc Vos als burgemeester van Riemst, salon van de gouverneur, 18 december 2012 • Eedaflegging van Benny Bamps als burgemeester van Nieuwerkerken, salon van de gouverneur,

18 december 2012

• Eedaflegging van Tom Thijsen als burgemeester van Kortessem, salon van de gouverneur, 18 december 2012 • Eedaflegging van Erik Van Roelen als burgemeester van Halen, salon van de gouverneur, 18 december 2012 • Eedaflegging van Serge Louwet als burgemeester van Herstappe, salon van de gouverneur,

18 december 2012

• Eedaflegging van Lode Ceyssens als burgemeester van Meeuwen-Gruitrode, salon van de gouverneur,

18 december 2012

• Eedaflegging van Veerle Heeren als burgemeester van Sint-Truiden, salon van de gouverneur,

18 december 2012

• Eedaflegging van Huub Broers als burgemeester van Voeren, salon van de gouverneur, 18 december 2012 • Eedaflegging van Marino Keulen als burgemeester van Lanaken, salon van de gouverneur,

18 december 2012

• Eedaflegging van Guy Thys als burgemeester van Hoeselt, salon van de gouverneur, 18 december 2012 • Eedaflegging van Mario Borremans als burgemeester van Heusden-Zolder, salon van de gouverneur,

18 december 2012

• Eedaflegging van Wouter Beke als burgemeester van Leopoldsburg, salon van de gouverneur,

18 december 2012

• Eedaflegging van Luc Wouters als burgemeester van Lummen, salon van de gouverneur, 18 december 2012 • Eedaflegging van Maurice Webers als burgemeester van Beringen, salon van de gouverneur,

20 december 2012

• Eedaflegging van Johan Dalemans als burgemeester van Hechtel-Eksel, salon van de gouverneur,

20 december 2012

• Eedaflegging van Miel Craeghs als burgemeester van As, salon van de gouverneur, 20 december 2012 • Eedaflegging van Els Robeyns als burgemeester van Wellen, salon van de gouverneur, 20 december 2012 • Eedaflegging van Marc Penxten als burgemeester van Alken, salon van de gouverneur, 20 december 2012 • Eedaflegging van Jef Bobbaers als burgemeester van Zutendaal, salon van de gouverneur, 20 december 2012

AFDELING HOSPITALITY DIENSTEN

113 • Eedaflegging van Patrick Dewael als burgemeester van Tongeren, salon van de gouverneur,

20 december 2012

• Eedaflegging van Kristof Pirard als burgemeester van Heers, salon van de gouverneur, 21 december 2012 • Eedaflegging van Alain Yzermans als burgemeester van Houthalen-Helchteren, salon van de gouverneur,

21 december 2012

• Eedaflegging van Hilde Claes als burgemeester van Hasselt, salon van de gouverneur, 21 december 2012 • Eedaflegging van Peter Vanvelthoven als burgemeester van Lommel, salon van de gouverneur,

21 december 2012

• Eedaflegging van Wim Dries als burgemeester van Genk, salon van de gouverneur, 21 december 2012 • Eedaflegging van Jaak Franssen als burgemeester van Overpelt, salon van de gouverneur, 21 december 2012 • Eedaflegging van Raf Drieskens als burgemeester van Neerpelt, salon van de gouverneur, 21 december 2012 • Eedaflegging van Fons Verwimp als burgemeester van Tessenderlo, salon van de gouverneur,

21 december 2012

Om de verdere kwaliteit van de protocollaire ontvangsten te verbeteren, is een herschikking van de taken in de Onthaaldienst noodzakelijk. De invulling van de functie deskundige veiligheid zou een haalbare taakverdeling mogelijk maken.

2.8.4.3 Zalenbeheer en reserveringen De zaalreservaties die via elektronische weg verlopen vormen een ankerpunt voor tal van facilitaire diensten, zoals de catering, verschillende aspecten van gebouwenbeheer, cleaning en ontvangst.

Een goede communicatie tussen de verschillende verantwoordelijken van deze facilitaire taken vormt een blijvend aandachtspunt.

Eén administratieve medewerker is verantwoordelijk voor de dagelijkse opvolging en plant alle reserveringen. De medewerker voert ook de gevraagde wijzigingen en annuleringen door. Dit gebeurt momenteel met een digiformulier in afwachting van het nieuwe Facilitair Management Informatiesysteem (FMIS).

Het zalenbeheer en de reserveringen gebeuren met behulp van digiformulieren. Dit werk vergt een dagelijkse opvolging omwille van de talrijke aanvragen, de vastleggingen, weigeringen, annuleringen en wijzigingen.

Een algemeen beeld van de reserveringen met behulp van enkele cijfers:

Reserveringen vergaderzalen A-blok in 2012 Aantal reserveringen A-blok: 1 840 (+ 6,5 % ten opzichte van 2011)

Voerenzaal

Maaszaal

1

Kempenzaal 2

114

Kempenzaal 1 + 2

20

Kempelzaal 1

Herkzaal

Haspengouwzaal 2

Haspengouwzaal 1 + 2

261

172 257

214

14

Haspengouwzaal 1

Dommelzaal

288

Demerzaal

288

211

0 75 150 225 300

AFDELING HOSPITALITY DIENSTEN

114 Reserveringen vergaderzalen F-blok in 2012 Aantal reserveringen F-blok: 2 294 (- 3,8 % ten opzichte van 2011)

Vlaanderenzaal

Vergaderzaal Griffier

181

Vergaderzaal Gouverneur

Vergaderzaal F2

70 187 294

9

Salon Gouverneur

11

Raadzaal en Erehal Raadzaal

Limburgzaal

225

224

Land van Loonzaal

Kleine Deputatiezaal

40 213

18

Kantoor van de Provinciegriffier

18

Kabinet Gedeputeerde Europazaal

Euregiozaal

258 274

20

Erehal Eetzaal Gouverneur

Deputatiezaal

Boudewijnzaal

87 48 117

0 75 150 225 300

Totaal aantal reserveringen vergaderruimten A- en F-blok: Totaal aantal geweigerde reserveringen A- en F-blok:

4 134 322 (± 21 %)

Bezoekersaantallen voor de vergaderruimten

In de vergaderruimten werden volgende aantallen bezoekers genoteerd:

A-blok: F-blok: Algemeen totaal: Gemiddelde per maand:

23 775 bezoekers 41 861 bezoekers 65 636 bezoekers 5 470 bezoekers

Aangezien het aantal vergaderingen in de vakantiemaanden juli en augustus veel lager ligt, is het gemiddelde dat wordt aangeven een realistisch cijfer.

De technische ondersteuning van de vergaderruimten De technische ondersteuning van de vergaderruimten in de A-blok van het Provinciehuis gebeurt door het personeel van de Uitleendienst. Voor het Bestuursgebouw wordt technische assistentie verleend door een voltijdse technicus. Twee personeelsleden staan in voor de technische ondersteuning wanneer deze technicus afwezig is, bijvoorbeeld bij ziekte of vakantie.

In 2012 werden interactieve borden aangekocht voor de 8 vergaderzalen van het vergadercomplex. De installatie vond plaats in de maand januari 2013 en betekent een meerwaarde voor een vergaderinfrastructuur die zo intensief wordt gebruikt. In het aankoopdossier werd ook de vorming van begeleiders voorzien, zodat het gebruik van de interactieve borden vlot en deskundig kan verlopen.

AFDELING HOSPITALITY DIENSTEN

115 Het reserveringssysteem werkt effectief en efficiënt. Streefdoel naar de toekomst is bijkomende gegevens over de vergaderinfrastructuur te integreren (vergaderaccommodatie van de B-Blok en de Maaszaal) en het huidige softwareprogramma te verfijnen in functie van een optimale service.

Intussen werd het digitale document van de technische fiche aangepast. De gebruiker vult dit document in en zal het digitaal verzenden.

In het Facilitair Management Informatiesysteem (FMIS) zal het reserveringssysteem als een specifieke module worden voorzien, waardoor dit op een meer flexibele manier kan werken, met ruimere mogelijkheden.

2.8.4.4 Conciërge en veiligheid De missie van de conciërge is de veiligheid van het Provinciehuis en de H-blok optimaliseren en garanderen in relatie tot een effectief toegankelijkheids- en ontvangstbeleid.

De conciërgeopdracht voor het Provinciehuis en de H-blok wordt waargenomen door twee gezinnen die beschikken over een woning op het terrein van het Provinciehuis. Zij vervullen deze opdracht beurtelings. Elke vrijdagmorgen om 7.30u wordt de permanentie overgedragen naar de collega die de dienst voor de komende week overneemt. De huisbewaardersopdracht loopt elke werkdag van 18.30 u tot 8.00 u en permanent tijdens de weekends en op feestdagen. Op werkdagen tussen 8.00 u ’s morgens en 18.30 u ’s avonds, wordt de veiligheid in het Provinciehuis en de H-blok bewaakt vanaf de balie van het bestuursgebouw. In geval van alarm of technische storingen worden zij ondersteund door de technische dagpermanentie vanuit de dienst Onderhoud bij de afdeling Real Estate / Gebouwen.

Op 25 september werd voor de H-blok een ontruimingsoefening georganiseerd. Uit de debriefing kwamen een aantal aandachtspunten naar voor. Deze werden opgenomen in een dossier dat wordt gerealiseerd in overleg tussen de afdeling Hospitality, de afdeling Real Estate / Gebouwen en de Interne dienst voor Preventie en Bescherming (IDPB).

Het opstellen van een compleet draaiboek, met daarin alle relevante technische aspecten, zoals de samenstelling en opleiding van de brandploeg, krijgt prioritaire aandacht.

2.8.4 Doelstellingen 2013 De Directie Facilitair Beheer formuleerde als strategische doelstelling voor 2011 onder meer de uitbouw van een eigentijdse ontvangstfunctie voor het Provinciehuis. Deze doelstelling beoogt een efficiënte werking van het ontvangstgebeuren in de brede betekenis van het woord, waarbij zowel de medewerkers als de burgers een klantvriendelijk en veilig gevoel krijgen, gekoppeld aan de uitstraling van een positief imago voor het provinciebestuur. In 2011 werd hiertoe een eerste aanzet gegeven met de nota over een gedegen onthaalbeleid.

In 2012 werd een visie ontwikkeld over de herinrichting van de ontvangstruimte aan de bezoekersingang van het Provinciehuis. De eerste uitgetekende plannen liggen klaar. Daarbij werd rekening gehouden met de verschillende doelgroepen, communicatietechnieken, alsook met de mogelijkheid om een systematische registratie van de bezoekers uit te voeren.

AFDELING HOSPITALITY DIENSTEN

116 2.9 Dienst Intern Beheer 2.9.1 Missie De Dienst Intern Beheer van het Provinciehuis heeft als belangrijkste doel de uitvoering van alle operationele logistieke bewegingen binnen in het bestuursgebouw en de gebouwen G en H. Verder omvat de missie de coördinatie van externe verhuizingen, het beheer van het wagenpark, de organisatie van koerierdiensten, sneeuw- en ijzelbestrijding en het afval- en voorraadbeheer.

Deze logistieke bewegingen worden zodanig georganiseerd dat de dienstverlening aan alle interne en externe klanten efficiënt, kwaliteitsvol, klantvriendelijk en met optimale inzet van mensen en middelen wordt uitgevoerd.

2.9.2 Personeel en organisatie De Dienst Intern Beheer maakt deel uit van de Directie Facilitair Beheer, afdeling Hospitality Diensten. In 2012 waren er 12 personeelsleden voltijds tewerkgesteld, bestaande uit: 1 hoofdmedewerker: coördinatie van de dienst 1 hoofdmedewerker 2 assistenten: verhuizingen, afvalbeheer, sneeuw- en ijzelbestrijding 8 assistenten: chauffeurs van de leden van de deputatie.

2.9.3 Financieel verslag Budgetcijfers Intern Beheer - 127.01.40

Budget 2011

Budget 2012

Wagenparkbeheer

€ 211 525,00

€ 242 325,00

Verhuizingen

€ 23 250,00

€ 44 950,00

Afvalbeheer

€ 17 950,00

€ 23 000,00

Stockbeheer

€ 43 750,00

€ 66 250,00

€ 296 475,00

€ 376 525,00

€ 85 800,00

€ 128 310,00

€ 279 384,00

€ 228 500,00

€ 55 000,00

€ 31 500,00

€ 420 184,00

€ 388 310 ,00

TOTAAL Gewone dienst Wagenparkbeheer Verhuizingen – aankoop meubels Stockbeheer TOTAAL Buitengewone dienst

AFDELING HOSPITALITY DIENSTEN

117 Reële cijfers Intern Beheer - 127.01.40

Budget 2011

Budget 2012

Wagenparkbeheer

€ 194 538,00

€ 230 243,00

Verhuizingen

€ 9 506,00

€ 21 808,00

Afvalbeheer

€ 12 750,00

€ 16 952,00

Stockbeheer

€ 32 375,00

€ 39 285,00

€ 249 169,00

€ 308 288,00

€ 25 634,26

€ 31 395,67

€ 110 819,35

€ 67 313,59

TOTAAL Gewone dienst Wagenparkbeheer Verhuizingen – aankoop meubels Stockbeheer TOTAAL Buitengewone dienst

€ 35 090,00

€ 2 964,50

€ 171 543,61

€ 101 673,76

Toelichting Bij de exploitatiebudgetten: • In 2012 werd een stijging van de kosten voor wagenparkbeheer met 20 % genoteerd als gevolg van de duurdere brandstofprijzen en een verhoging van de onderhoudskosten.

• De verdubbeling van de uitgaven voor verhuizingen was toe te schrijven aan een gedeeltelijke uitbesteding van de verhuisopdrachten na de afvloeiing en niet vervanging van een personeelslid.

• Een stijging van de kosten voor afvalbeheer met 30 % ondanks een terugloop van de hoeveelheid restafval. Na de start van het nieuwe raamcontract ‘afvalverwijdering’ worden meer fracties selectief ingezameld en afgevoerd. Het betreft onder meer elektronische apparatuur, swill, kapotte lampen, toner uit de multifunctionele apparatuur en te vernietigen documenten. De gerealiseerde winst ligt dus hier op het vlak van een beperking van de milieuverontreiniging.

Bij de investeringsbudgetten: • Het budget van de aankoop van meubilair werd slechts voor 30 % aangewend. De aankoop van mobiele archieven voor de opslag van kunstvoorwerpen en schilderijen en de investeringen voor nieuwe meubels voor vergaderzalen in de A-blok van het Provinciehuis werden uitgesteld naar 2013. Op dit budget is ook een bufferbedrag voorzien voor onverwachte aankopen.

• Ook voor het wagenparkbeheer werd in 2012 slechts 25 % van het budget uitgegeven.

De voorziene aankoop van een elektrische wagen werd namelijk nog niet gerealiseerd en het reservebudget voor de aankoop van een nieuwe dienstwagen na een ongeval bleek uiteindelijk niet noodzakelijk.

• De vermelde uitgaven werden besteed aan de aankoop van 1 nieuwe kleine bestelwagen voor de Provinciale Bibliotheek Hasselt en twee tweedehandswagens voor het Fietsroutenetwerk en de Bosgroepen.

AFDELING HOSPITALITY DIENSTEN

118 2.9.4 Werking in 2012 Afvalverwerking Het door het personeel selectief gesorteerd afval, afkomstig van het Provinciehuis en de blokken G en H, wordt door de poetsfirma naar de kelders afgevoerd en door de Dienst Intern Beheer worden deze afvalstromen verwerkt. Het restafval, 420 000 L op jaarbasis, wordt afgevoerd via een containerdienst en 54 ton papierafval werd afgevoerd via een gespecialiseerde firma. Het overschot wordt rechtstreeks naar het containerpark van Hasselt gebracht.

Papierafval

59 000 57 500 56 000 54 500 53 000 0 2010 2011 2012 57 000 ton

Restafval

54 000 ton

58 155 ton

500 000 477 500 455 000 432 500 410 000 0 2010 2011 2012 500 000 ton

500 000 ton

420 000 ton

AFDELING HOSPITALITY DIENSTEN

119 Belangrijke conclusie: Door de selectieve ophaling van het afval kon de restfractie van het afval worden verminderd met 20 %.

Verhuizingen

In 2012 vonden er permanent kleinere verhuisbewegingen plaats of aanpassingen aan de bureaus of kantoorinrichting maar ook enkele grotere opdrachten zoals de verhuis van de scholengemeenschap aan de Gouverneur Verwilghensingel te Hasselt.

Voertuigen Door de Dienst Intern Beheer worden 14 wagens beheerd door de Dienst Intern Beheer (8 wagens in eigendom en 8 wagens onder leasecontract). Deze 16 wagens zijn onderverdeeld per categorie in 11 personenwagens en 4 lichte bestelwagens.

In 2012 werd er een nieuwe Ford Focus in dienst genomen.

De 8 wagens van de leden van de deputatie, die ook gebruikt worden voor het uitvoeren van de koeriersopdrachten, legden samen 336 500 km af, of 14 % minder dan vorig jaar.

Koerierdiensten

410 000 390 000 370 000 350 000 330 000 0 2010 2011 2012 402 240 km

384 524 km

336 500 km

AFDELING HOSPITALITY DIENSTEN

120

121 Er waren 1Â 136 aanvragen om gebruik te maken van een voertuig voor dienstverplaatsingen.

Hiervan werden er 931 goedgekeurd en 205 geweigerd omdat geen wagen beschikbaar was.

De 3 personenwagens, die voor het personeel ter beschikking worden gesteld voor dienstreizen legden 83Â 706 km af of een verdubbeling ten opzichte van de twee vorige jaren.

Dienstreizen

90 000 67 500 45 000 22 500 0 2010 2011 2012 47 352 km

51 490 km

83 706 km

Twee bestelwagens worden door de onderhoudsdiensten gebruikt en uitgeleend voor dienstreizen. Zij reden in 2012 op jaarbasis 24 677 km.

Sneeuw- en ijzelbestrijding De nieuwe multifunctionele zoutstrooier met sneeuwborstel en verwarmde cabine werd maximaal ingezet voor de sneeuw- en ijzelbestrijding in 2012.

2.9.5 Doelstellingen 2013 Opstarten van de nieuwe raamovereenkomst voor de leasing van dienstwagens en de aanschaf van de eerste elektrische wagen voor uitvoering van dienstreizen.

Opstellen en introduceren van een geactualiseerde wagenpolicy.

Optimaal inspelen op permanent wijzigende huisvestingsbehoeften van de diensten en instellingen.

Blijvende service verlenen aan de diensten en het personeel op het vlak van operationele ondersteuning bij het uitvoeren van hun taken.

Verder op punt stellen en uitwerken van het sleutelplan Provinciehuis en het voorraadmagazijn in functie van de indienstneming van het Facilitair Management Informatie Systeem (FMIS).

03

Afdeling Real Estate / Gebouwen

AFDELING REAL ESTATE / GEBOUWEN

127.02.00 GEBOUWEN / REAL ESTATE Jos Dreessen (t.e.m. 2012-10-31) Dirk Vandueren a.i. (vanaf 2012-11-01)

123

ADMINISTRATIE VASTGOEDBEHEER 127.02.10

BOUWBUREAU 127.01.20

ESCO5

ONDERHOUD GEBOUWEN 127.02.30

Christl Bekkers

Rudi Swinnen

Jos Dreessen (vanaf 2012-11-01)

Erwin Claesen

INVENTARIS 127.02.11 Bart Broux (afwezig vanaf 2012-02-28) Lieve Stryckers (vanaf 2012-11-06)

VERZEKERINGEN 127.02.12

CEL ARCHITECTEN 127.02.22 Neno Dias (vanaf 2012-08-10) Rob Lemmens (overleden op 2012-09-15) Peter Pinckers (vanaf 2012-05-07) Patrick Roefflaer

Christl Bekkers

CEL INGENIEURS 127.02.23

BEHEER CONTRACTEN 127.02.13

Dimitri Battain Hendrik Deckmyn (loopbaanonderbreking in 2012 + pensioen vanaf 2012-11-01) Paul Vanheusden

Christl Bekkers Bart Broux (afwezig vanaf 2012-02-28)

CEL PLANNEN 127.02.24 Ron Bomans (vanaf 2012-04-02) Guido Hermans (vanaf 2012-03-01) Ali Reza Mahalati Geert Vandeweert

BMS (GEBOUWENBEHEERSYSTEEM) 127.02.31 Leendert Lambrecks

ADMINISTRATIE ENERGIE 127.02.32 Lieve Lambrichts Freddy Pirens

TELECOMMUNICATIE 127.02.33 Kristien Geelen (vanaf 2012-08-01) Johan Leclère (t.e.m. 2012-10-31) Chris Vanheusden (afwezig vanaf 2011-10-03)

PREVENTIEF ONDERHOUD 127.02.34 Erwin Claesen André Jansen

CORRECTIEF ONDERHOUD 127.02.35 Dominique Demunter André Jansen Bruno Vanbrabant

MEERJARENPLAN INVESTERINGEN REGIE/DEEL ONDERHOUD 127.02.36 Erwin Claesen

Organogram Gebouwen / Real Estate

AFDELING REAL ESTATE / GEBOUWEN

124 3.1 Missie De afdeling Real Estate van de Directie Facilitair Beheer beoogt het efficiënt organiseren én beheren van alle processen, die de realisatie van de doelstelling ‘het onderschrijven van een duurzaam, efficiënt en veilig gebouwbeheer en performant projectbeheer’ mee helpen vorm geven.

De diensten Administratie - Vastgoedbeheer, het Bouwbureau en de dienst Onderhoud gebouwen ondersteunen de missie van de afdeling Real Estate.

Afdeling Real Estate

AFDELING REAL ESTATE / GEBOUWEN

125 3.2 Personeel & Organisatie De afdeling Real Estate beschikt over 20,8 vte’s. In 2012 werden er 21 personeelsleden tewerkgesteld (13 statutairen, 6 contractuelen, 2 gesco-statuut). Volgende functies sturen deze afdeling aan:

Afdelingschef: 1 directeur

Dienst Administratie - Vastgoedbeheer: 1 deskundige

Dienst Bouwbureau: 1 afdelingschef

Dienst Onderhoud: 1 bestuurssecretaris.

De afdeling Real Estate maakt deel uit van de Directie Facilitair Beheer en bestaat uit 3 diensten: Administratie – Vastgoedbeheer Deze dienst zorgt voor de administratie betreffende het patrimonium. Hiertoe hoort onder meer de verzekeringsportefeuille, het beheer van de inventaris onroerend goed en het beheer van alle contracten die betrekking hebben op het onroerend patrimonium van het provinciebestuur.

Het Bouwbureau Dit bureau staat in voor alle kleine en grote bouwprojecten van het provinciebestuur. Sommige projecten worden intern beheerd door de architecten, ingenieurs en tekenaars. Andere, voornamelijk grote projecten, worden extern uitbesteed.

De dienst Onderhoud Deze dienst staat in voor alle preventief en correctief onderhoud van zowel het patrimonium als de bijbehorende technische installaties. Samen met het onderhoud behoort de verantwoordelijkheid voor de utilities (energie) en de vaste en mobiele telecommunicatie tot de taken van deze dienst. Ten slotte zijn de verschillende gebouwbeheerssystemen een belangrijk instrument in het optimaliseren van alle technische installaties.

AFDELING REAL ESTATE / GEBOUWEN

126 3.3 Financieel verslag Budgetcijfers Administratie - Vastgoedbeheer Administratie – Vastgoedbeheer

Budget 2011

Budget 2012

Onroerende voorheffing en watering werkingskosten

€ 31 460,00

€ 176 932,00

Verzekeringen – ontvangsten

€ 59 000,00

€ 44 000,00

€ 973 890,00

€ 1 078 932,00

€ 59 000,00

€ 47 000,00

Contractbeheer – ontvangsten

€ 476 050,00

€ 479 580,00

Contractbeheer – Overige ontvangsten

€ 190 000,00

€ 190 000,00

€ 0,00

€ 141 932,00

€ 725 050,00

€ 858 512,00

Totaal werkingskosten Verzekeringen – ontvangsten

Onroerende voorheffing H-blok – ontvangsten Totaal ontvangsten

Reële cijfers Administratie - Vastgoedbeheer Administratie – Vastgoedbeheer

Reëel 2011

Reëel 2012

Onroerende voorheffing en watering werkingskosten

€ 22 312,28

€ 176 252,89

€ 738 167,01

€ 626 468,74

Totaal werkingskosten

€ 760 47,29

€ 802 721,63

Verzekeringen – ontvangsten

€ 32 218,54

€ 49 498,42

Contractbeheer – ontvangsten

€ 307 731,02

€ 567 398,23

Contractbeheer – Overige ontvangsten

€ 277 493,05

€ 294 806,48

Totaal ontvangsten

€ 617 442,61

€ 911 703,13

Verzekeringen – ontvangsten

Kerncijfers Bouwbureau Kerncijfers Bouwbureau Kredieten Vastleggingen Betalingen

2011

2012

€ 25 307 179,93

€ 29 259 150,00

€ 4 761 622,60 (18,18%)

€ 5 906 871,36 (20,18%)

€ € 2 554 765,40 (53,65%)

€ 2 260 541,83 (38,26%)

AFDELING REAL ESTATE / GEBOUWEN

127 Budgetcijfers Onderhoud Gebouwen Onderhoud Gebouwen

Budget 2011

Budget 2012

€ 11 000,00

€ 12 000,00

Telecommunicatie

€ 288 500,00

€ 302 500,00

Preventief onderhoud

€ 343 000,00

€ 470 000,00

Correctief onderhoud

€ 871 500,00

€ 1 210 000,00

Administratie energie

€ 1 253 000,00

€ 1 223 000,00

Totaal werkingskosten

€ 3 409 500,00

€ 3 217 500,00

Correctief onderhoud – ontvangst scholen

€ 117 800,00

€ 113 230,00

Totaal ontvangsten

€ 117 800,00

€ 113 230,00

Gebouwenbeheersysteem

Reële cijfers Onderhoud Gebouwen Onderhoud Gebouwen

Budget 2011

Budget 2012

€ 382,20

€ 397,20

Telecommunicatie

€ 230 581,07

€ 218 111,09

Preventief onderhoud

€ 207 080,21

€ 258 666,42

Correctief onderhoud

€ 454 078,89

€ 687 891,17

Administratie energie

€ 1 254 219,00

€ 1 314 738,89

Totaal werkingskosten

Gebouwenbeheersysteem

€ 2 146 341,37

€ 2 479 804,77

Correctief onderhoud – ontvangst scholen

€ 116 289,38

€ 157,29

Totaal ontvangsten

€ 116 289,38

€ 157,29

Toelichting Administratie - Vastgoedbeheer De budgettaire stijging van 14 % is voornamelijk te wijten aan een gebudgetteerd bedrag van ongeveer 140.000 euro voor de onroerende voorheffing van de H-blok van het Provinciehuis. Bij de reële uitgaven zien we een daling van de werkingskosten verzekeringen van ongeveer 110 000 euro. Dit is een eerste positieve effect van de aanbesteding van de verzekeringsportefeuille die op 1 juli 2012 van start ging.

Bouwbureau Het totale investeringsbudget steeg met 15,6 %. De verhouding tussen de vastleggingen en het gebudgetteerde bedrag lag in 2012 circa 1,5 % hoger dan in 2011. De reële betalingen ten opzichte van de vastleggingen lagen 15 % lager in 2012 dan in 2011.

Onderhoud Gebouwen Het budget van 2012 voor het onderhoud van de gebouwen ligt 15 % hoger dan dat van 2011.

De stijging is voornamelijk te verklaren door extra uitgaven op de posten preventief en correctief onderhoud. De reële cijfers volgen deze voorziene gebudgetteerde stijging. De verklaring van de stijging ligt enerzijds in de inhoudelijke uitbreiding van de preventieve onderhoudscontracten, anderzijds in het uitvoeren van meer correctief onderhoud.

AFDELING REAL ESTATE / GEBOUWEN

128 3.4 Werking in 2012 Volgende belangrijke werkpunten werden opgevolgd:

aanbesteding van de verzekeringsportefeuille (opstart 1 juli 2012) aanzet tot automatisering van de inventaris onroerend goed (opstart van de implementatie van de FMIS-module Q4 2012) opstarten van het project ‘Werken met een masterplan’ voor de 25 sites van het provinciebestuur aankoop drie nieuwe gebouwen: Kunstlaan, Craenevenne en Gemeenteschool Bilzen start ESCO5-project professionalisering van het energiejaarrapport (tussentijdse monitoring organiseren + interactiviteit realiseren tussen de Directie Facilitair Beheer en de siteverantwoordelijken) studie en analyse van de vaste telefonie bij het provinciebestuur in het kader van de verdere uitbouw van het Infra-X-netproject (‘voice over IP’ – VOIP) conditiemeting van de HVAC-installaties van het provinciebestuur (Heating, Ventilation, Air Conditioning) in het licht van de nieuwe aanbesteding voor het preventief onderhoud.

3.5 Verwachtingen en uitdagingen voor de toekomst Voor 2013 voorziet de afdeling Real Estate de volgende uitdagingen en concrete projecten:

implementatie van de modules inventaris en contractbeheer voor het nieuwe FMIS-systeem het oppuntstellen van de rapportering over de verzekeringsportefeuille de uitrol van het project ‘Werken met een masterplan’ met als doel de verhoging van de productiviteit op vlak van het realiseren van projecten het inventariseren van alle plannen (zowel technische als bouwkundige) het implementeren van de BIM-methodiek voor het Provinciehuis het implementeren van 3P, het procedureopvolgingssysteem voor aanbestedingen de verdere uitrol van het project ESCO5 op basis van nog vastgelegde prioriteiten het invoeren van ‘voice over IP’ (VOIP) de hernieuwing van de aanbestedingen voor elektriciteit en gas en het zoeken naar alternatieve energie.

3.6 Administratie - Vastgoedbeheer 3.6.1 Missie De sectie Administratie – Vastgoedbeheer heeft als doelstelling de informatie van onroerende goederen waarbij het provinciebestuur Limburg betrokken partij is efficiënt te beheren en performant ter beschikking te stellen aan ‘interne klanten’. Tevens draagt de sectie bij aan het vormgeven van een duurzaam en veilig gebouwenbeheer.

AFDELING REAL ESTATE / GEBOUWEN

129 3.6.2 Personeel en organisatie De sectie Administratie – Vastgoedbeheer maakt deel uit van de Directie Facilitair Beheer, afdeling Real Estate. De sectie stelt 1 deskundige en 1 medewerker te werk (1,8 vte). Sinds februari 2012 is de medewerker – met als hoofdtaken de onroerende inventaris en het contractbeheer – wegens langdurige ziekte afwezig. In november 2012 werd deze vervangen door een nieuwe medewerker die hoofdzakelijk administratieve ondersteuning biedt.

3.6.3 Financieel verslag Budgetcijfers Administratie – Vastgoedbeheer

Budget 2011

Budget 2012

Onroerende voorheffing en watering – werkingskosten

€ 31 460,00

€ 176 932,00

Totaal werkingskosten

€ 31 460,00

€ 176 932,00

€ 180 000,00

€ 165 000,00

€ 65 000,00

€€ 65 000,00

€ 240 000,00

€ 240 000,00

€ 87 850,00

€ 62 000,00

€ 320 000,00

€ 320 000,00

Verzekeringen – schadegevallen

€€49 580,00

€ 50 000,00

Verzekeringen – werkingskosten

Verzekeringen – algemeen Verzekeringen – roerende goederen (AR) Verzekeringen – onroerende goederen Verzekeringen voertuigen Verzekeringen – arbeidsongevallen

€ 942 430,00

€ 902 000,00

Verzekeringen – schadevergoedingen

€ 37 000,00

€ 35 000,00

Verzekeringen – premieristorno's

€€ 20 000,00

€ 10 000,00

€ 2 000,00

€ 2 000,00

€ 59 000,00

€ 47 000,00

€ 177 000,00

€ 177 000,00

€ 33 150,00

€ 33 700,00

Provinciedomein Nieuwenhoven – terugvordering OV

€ 900,00

€ 900,00

Provinciedomein Nieuwenhoven – terugvordering huur gastank

€ 80,00

€ 80,00

€ 180 000,00

€ 180 000,00

Provinciaal Gallo-Romeins Museum – concessie

€ 18 000,00

€ 18 600,00

Provinciaal Gallo-Romeins Museum – terugvordering OV

€ 0,00

€ 0,00

€ 62 000,00

€ 64 100,00

€ 5 000,00

€ 5 200,00

Contractbeheer – ontvangsten

€ 476 050,00

€ 479 580,00

Vlaamse Gemeenschap – werkingskosten

Verzekeringen – premieteruggaven (cn's) Verzekeringen – ontvangsten Concessies Provinciehuis gebouw H Provinciedomein Nieuwenhoven – concessie

Provinciedomein Dommelhof – concessie

Provinciedomein Rullingen – concessie Provinciedomein Rullingen – terugvordering

€€190 000,00

€ 190 000,00

Federale Overheid

€€ 0,00

€ 0,00

Diverse (Bonnefanten, …)

€ 0,00

€ 0,00

€ 190 000,00

€ 190 000,00

Contractbeheer – Overige ontvangsten

AFDELING REAL ESTATE / GEBOUWEN

130 Reële cijfers Administratie – Vastgoedbeheer

Budget 2011

Budget 2012

Onroerende voorheffing en watering – werkingskosten

€ 22 312,28

€ 176 252,89

Totaal werkingskosten

€ 22 312,28

€ 176 252,89

€ 125 635,52

€ 102 884,60

Verzekeringen – algemeen

€ 53 928,47

€ 29 682,04

€ 234 983,46

€ 190 888,41

€ 45 507,53

€ 42 715,25

€ 264 533,67

€ 230 868,52

Verzekeringen – schadegevallen

€ 135 78,36

€ 294 29,92

Verzekeringen – werkingskosten

€ 738 167,01

€ 626 468,74

€ 18 662,91

€ 48 168,84

€ 0,00

€ 0,00

Verzekeringen – roerende goederen (AR) Verzekeringen – onroerende goederen Verzekeringen voertuigen Verzekeringen – arbeidsongevallen

Verzekeringen – schadevergoedingen Verzekeringen – premieristorno's Verzekeringen – premieteruggaven (cn's)

€ 13 555,63

€ 1 329,58

Verzekeringen – ontvangsten

€ 32 218,54

€ 49 498,42

€ 0,00

€ 235 579,22

€ 33 577,63

€ 34 791,23

€ 885,59

€ 917,32

Concessies Provinciehuis gebouw H Provinciedomein Nieuwenhoven – concessie Provinciedomein Nieuwenhoven – terugvordering OV

€ 68,97

Provinciedomein Nieuwenhoven – terugvordering huur gastank € 186 210,51

€ 191 268,35

Provinciaal Gallo-Romeins Museum – concessie

€ 18 588,36

€ 19 236,48

Provinciaal Gallo-Romeins Museum – terugvordering OV

€ 0,00

€ 14 891,42

€ 63 369,08

€ 65 433,76

€ 5 099,85

€ 5 280,45

Contractbeheer – ontvangsten

€ 307 731,02

€ 567 398,23

Vlaamse Gemeenschap – werkingskosten

€ 251 993,05

€ 195 056,48

€ 0,00

€ 50 000,00

€ 25 500,00

€ 49 750,00

€ 277 493,05

€ 294 806,48

Provinciedomein Dommelhof – concessie

Provinciedomein Rullingen – concessie Provinciedomein Rullingen – terugvordering

Federale Overheid Diverse (Bonnefanten, …)

Contractbeheer – Overige ontvangsten

AFDELING REAL ESTATE / GEBOUWEN

131 Toelichting Onroerende voorheffing Deze is in 2012 enorm gestegen tegenover 2011 door de aanslagen van de onroerende voorheffing (die met terugwerkende kracht gebeurt) voor de onderstaande gebouwen: - Blok-H van het Provinciehuis (in gebruik sinds eind 2009) - Gebouwen Muziek-O-Droom in Hasselt (aangekocht in 2010) - Verbouwing cafetaria Gallo-Romeins Museum in Tongeren (terug in gebruik sinds september 2009, wordt teruggevorderd van uitbater) Verzekeringen Het budget waarmee de premies worden betaald, kende in 2012 een daling tegenover 2011.

De vernieuwde verzekeringspolissen, die lucratiever zijn, traden immers al op 1 juli 2012 in voege. De volledige besparing zal echter pas ten volle zichtbaar worden na afrekening van de verzekeringspremies van 2013.

Het opmerkelijke verschil tussen de uitgaven en de ontvangsten voor de schadegevallen van 2012 is enerzijds te wijten aan schadevergoedingen voor schades van 2011 die in 2012 werden uitgekeerd en aan een verkeersongeval met een voertuig ‘totaal verlies’ waar geen uitgave tegenover stond. Voor de overige verzekeringsontvangsten moeten de premieteruggaven (creditnota’s) van 2012 nog berekend en/of uitgekeerd worden (premieafrekeningen). Premieristorno’s worden al enkele jaren niet meer uitgekeerd door de slechtere resultaten van de verzekeringsmaatschappijen.

Contractbeheer Deze cijfers omvatten alle geboekte vorderingen (al dan niet betaald). Omdat het bestuur voor het gebouw H van het Provinciehuis in 2011 nog geen concessieovereenkomsten had afgesloten, werden dat jaar ook geen voorschotten in rekening gebracht. Begin 2012 heeft de Directie Facilitair Beheer onmiddellijk de volledige afrekening opgesteld en in de loop van datzelfde jaar zijn dan wel de voorschotten voor 2012 aangerekend.

Het dossier van de concessie voor het kasteel van Rullingen werd overgemaakt aan de provincieontvanger om over te gaan tot een inningsprocedure.

AFDELING REAL ESTATE / GEBOUWEN

132 3.6.4 Werking in 2012 Administratie Het luik Administratie heeft betrekking op:

het beheer van de volledige verzekeringsportefeuille (uitgezonderd hospitalisatie), dit zowel voor wat betreft het kwaliteitsvolle en efficiënte polisbeheer als een vlotte en correcte schadebehandeling

de inventarisatie van alle mogelijke contracten en aktes over de onroerende goederen waarvan de provincie Limburg eigenaar/huurder is

het beheer van de kadastrale gegevens en plannen van onroerende goederen waarvan de provincie Limburg eigenaar is.

Verzekeringen Het aanbestedingsdossier, opgestart door de Centrale Aankoopdienst (CAD), werd afgehandeld en toegewezen aan verzekeringsmaatschappij Ethias. De nieuwe verzekeringscontracten, die niet alleen een aanzienlijke financiële besparing opleveren maar ook een administratieve vereenvoudiging mogelijk maken, traden in voege op 1 juli 2012, met een maximale looptijd van 3,5 jaar.

De financiële besparing van ongeveer 25 % komt pas ten volle tot uiting na de premieafrekening van 2013. Deze wordt slechts opgesteld in de loop van het eerste kwartaal van 2014 nadat alle definitieve cijfers van het boekjaar 2013 afgesloten en gekend zijn (vooral op basis van loongegevens). De impact van de administratieve vereenvoudiging is echter onmiddellijk voelbaar. Het totale verzekeringspakket slinkt van 210 naar 29 contracten, die exact dezelfde verzekeringsmaterie beheersen. Dit bespaart veel werk betreffende controle en verwerking van de facturatie.

In 2012 werden 57 schadedossiers geopend, waarvan 22 aangiftes rechtstreekse schade aan het provinciaal patrimonium betreffen. De tot hiertoe gekende (vervangings)kost bedraagt 26 865,70 euro voor het provinciebestuur. Deze kosten werden deels vergoed door de verzekeringsmaatschappij, voor een totaalbedrag van 24 215,15 euro. Daarbij moet rekening worden gehouden met de vrijstellingen en de aftrek wegens ouderdom.

De schadedossiers schoolongevallen, arbeidsongevallen en hospitalisatie zijn hier niet inbegrepen omdat deze rechtstreeks met de verzekeringsmaatschappij worden afgehandeld door de betrokken schoolinstelling, de provinciale Directie HRM of het slachtoffer zelf.

Scorecard Verzekeringen

Aantal aanvragen bijkomende (tijdelijke polissen) Aantal aanvragen voor adviesverlening

149 116

De gegevens van de scorecard maken duidelijk dat bij het provinciebestuur buiten de vaste jaarcontracten nog heel wat kortlopende activiteiten georganiseerd worden waarvoor een bijkomende verzekering moet onderschreven worden. Zo werden in 2012 bijna 150 tijdelijke polissen afgesloten van allerlei aard (alle risico’s, burgerlijke aansprakelijkheid, lichamelijke ongevallen of reisbijstand). Meestal kunnen deze korte termijndekkingen wel opgevangen worden in bestaande abonnementspolissen

AFDELING REAL ESTATE / GEBOUWEN

133 waarop extra kan ingeschreven worden. Geregeld worden over aspecten van het verzekeren fundamentele vragen voorgelegd: wat, hoe, wanneer en waarom moeten we iets verzekeren? Bij het aantal vragen voor advies (116 in 2012) zijn niet eens de vragen meegerekend die gesteld worden over bestaande polissen. Er zijn overigens ook de bekende ‘wat als’ vragen. Naar goed vermogen wordt getracht de eigen expertise en deze van Ethias hiervoor in te zetten om telkens een antwoord op maat te formuleren.

Inventaris Onroerend Patrimonium Door de langdurige afwezigheid van de verantwoordelijke inventarismedewerker heeft de werking rond deze materie zich in 2012 beperkt tot het bijhouden van de kadastrale gegevens van de provinciale eigendommen en de financiële vereffening van de onroerende voorheffing en wateringbelasting.

De bezwaarschriften voor het verkrijgen van vrijstelling op de heffing van onroerende voorheffing voor de hieronder vermelde provinciale gebouwen werden – gezien de gespecialiseerde materie – voor verdere behandeling overgemaakt aan de Griffie.

Provinciehuis – gebouw H > dossier via Griffie Muziek-O-Droom > dossier via Griffie Voor deze gebouwen werd in 2012 respectievelijk 141 932 euro en 9 800 euro onroerende voorheffing betaald.

Beheer Contracten / Aktes Het beheer van de authentieke aktes voor aankoop/verkoop/opstal/erfpacht/concessies van provinciale gronden en gebouwen vanaf 1908 tot heden werd begin 2012 door de diensten van de federale overheid overgedragen aan de Directie Facilitair Beheer. Voor de realisatie van een efficiënt beheer en een kwaliteitsvolle klantgerichtheid werd meteen gezocht naar een eenvoudige manier voor het elektronisch ontsluiten van deze waardevolle documenten. Eind 2012 zijn al circa 800 authentieke aktes elektronisch opgeslagen. Deze informatie kan nu op een snelle en adequate wijze worden vrijgegeven.

Vastgoedbeheer Het luik Vastgoedbeheer bestaat uit:

het actieve beheer van de bovenvermelde contracten voor de provinciale gebouwen

het behartigen van de financiële aspecten (inkomsten) van deze contracten

het geven van advies in aankoop- en verkoopdossiers.

Het Vastgoedbeheer omvat het actief opvolgen van de contracten van provinciale gebouwen die werden afgesloten met ‘derden’. Bij de concessieovereenkomsten stelden zich in 2012 geen problemen – uitgezonderd voor het dossier Domein Rullingen, dat werd overgedragen aan de provincieontvanger.

Voor de contracten waarbij aan ‘gebruikers’ van provinciale gebouwen kosten worden doorgerekend, werd in 2012 een transparant sjabloon uitgewerkt. Deze excell-sjabloon werd aangereikt aan de administratie van de Vlaamse Gemeenschap, ter verantwoording van haar aandeel in de jaarlijkse kosten van het Provinciehuis. In de toekomst zal de nieuwe wijze van facturering door het provinciebestuur Limburg worden gehanteerd voor alle externe gebruikers van zijn gebouwen.

AFDELING REAL ESTATE / GEBOUWEN

134 3.6.5 Doelstellingen 2013 Administratie Verzekeringen Het opvolgen en vooral het leren uit de tussentijdse rapporteringen van de verzekeraar is een uitdaging voor de komende jaren. Er wordt naar gestreefd zoveel als mogelijk uit de rapporten van de verzekeraar lering te trekken om tijdig preventieve maatregelen te treffen.

Inventaris onroerend patrimonium De implementatie van het Facilitair Management Informatie Systeem (FMIS) zal een grote impact hebben op de werking rond de inventaris van het patrimonium.Dat is meteen de grootste uitdaging voor 2013.

Beheer contracten/aktes Na het afwerken van de lopende opdracht, namelijk het inscannen van alle aktes, moet een volledige procedure worden uitgewerkt voor zowel het elektronische als het fysische archief, zodat de veiligheid maar ook de beschikbaarheid van deze informatie kan worden gegarandeerd.

Door het digitaliseren van de aktes en het beschrijven van een aantal karakteristieken, kunnen deze belangrijke documenten voor het publiek ontsloten worden. De originele aktes moeten niet meer worden geraadpleegd en blijven intact, het digitaal opzoekwerk wordt veel eenvoudiger.

Vastgoedbeheer In 2013 wordt een dossierflow uitgewerkt waarin duidelijk is afgebakend welke onderdelen onder wiens bevoegdheden en verantwoordelijkheid vallen (startend van de vraag voor ingebruikname, het opstellen van het contract, het beheer van het contract, de niet naleving van de betalingsmodaliteiten, enzovoort). Het actieve contractbeheer wordt een module binnen het nieuwe Facility Management Informatie Systeem (FMIS), zodat het beheer van de verschillende contracten voor financiĂŤn, indexaties en vernieuwing voortaan geautomatiseerd zal kunnen verlopen.

AFDELING REAL ESTATE / GEBOUWEN

135 3.7 Dienst Bouwbureau 3.7.1

Missie

Het Bouwbureau heeft als taak het onroerend patrimonium van de provincie Limburg op de best mogelijke wijze te beheren en te helpen beheren. Via opdrachten van diensten, leveringen en werken worden dossiers voor bouwen en verbouwen, conform de wet op de overheidsopdrachten, begeleid en uitgevoerd. Zowel nieuwbouwprojecten als uitbreidings- of verbouwprojecten worden door de architecten, ingenieurs technieken en (technisch) tekenaars opgesteld of begeleid om de provinciale infrastructuur zo goed als mogelijk af te stemmen op de noden van onze provinciale instellingen.

3.7.2 Personeel en organisatie De Dienst Bouwbureau beschikte in 2012 over 8,24 actieve vteâ&#x20AC;&#x2122;s.

In 2012 werkten er 10 (11) personeelsleden (waaronder 6 (7) statutairen, 3 contractuelen en 1 werknemer art. 60). EĂŠn van de medewerkers werd ziek in februari en overleed in september.

Begin mei werd hij vervangen door een contractuele medewerker.

AFDELING REAL ESTATE / GEBOUWEN

136 De interne werkverdeling was in 2012 als volgt geregeld:

algemene coördinatie + operationele opdrachten: 1 vte, afdelingschef, statutair Cel architecten: 1,86 vte • 1 bestuurssecretaris, statutair, door ziekte 4 maanden uit: 0,67 vte • 1 bestuurssecretaris, proefperiode voor statutaire benoeming, ziek in februari 2012 en overleden september 2012: 0,1 vte • 1 bestuurssecretaris, contractueel, vervanging van zieke (en later overleden) collega sinds mei 2012: 0,67 vte • 1 bestuurssecretaris, contractueel, vervanging andere zieke collega, sinds augustus 2012: 0,42 vte Cel ingenieurs: 2 vte • 1 bestuurssecretaris, statutair, beheer natte technieken: 1 vte • 1 bestuurssecretaris, con statutair, beheer droge technieken: 1 vte Cel plannen: 3,38 vte • 1 deskundige tekenaar, statutair 4/5: 0,8 vte • 1 deskundige tekenaar, proefperiode voor statutaire benoeming sinds april 2012: 0,75 vte • 1 medewerker tekenaar, contractueel: 1 vte • 1 medewerker art. 60 sinds 1 maart 2012: 0,83 vte

3.7.3 Financieel verslag Kerncijfers Bouwbureau

2011

2012

€ 25 307 179,93

€ 29 259 150,00

Vastleggingen

€ 4 761 622,60 (18,81 %)

€ 5 906 871,36 (20,18%)

Betalingen

€ 2 554 765,40 (53,65 %)

€ 2 260 541,83 (38,26%)

Gebouwen

119 verspreid over 25 sites

119 verspreid over 25 sites

> 700 opdrachten

> 700 opdrachten

Kredieten

Takenlijst

3.7.4 Werking in 2012 Verspreid over Limburg vallen 25 provinciale sites met daarop 119 gebouwen onder de verantwoordelijkheid van het Bouwbureau. Op 12 sites wordt onderwijs gegeven, 7 sites zijn betrokken op cultuur, 4 sites betreffen natuur en 2 sites herbergen administratieve functies.

AFDELING REAL ESTATE / GEBOUWEN

137 LOMMEL

15

8

NEERPELT

4 3

2 24 HASSELT

7 11 1 23 16 1817 12

GENK

9 MAASMECHELEN

25 10

DIEPENBEEK

13 BILZEN

14 19 ST.TRUIDEN

21 BORGLOON

22 6

20

TONGEREN

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14

HASSELT Provinciehuis 010 GENK Campus Habetslaan 020 GENK Campus Horizonlaan 060 GENK Campus Politieterrein 080 VOEREN Campus 110 TONGEREN Campus 130 HASSELT Campus Kunst 160 LOMMEL Campus 180 MAASMECHELEN Campus 200 DIEPENBEEK Campus 220 HASSELT Campus Handel 250 HASSELT Campus Kunstlaan 300 BILZEN Campus 320 ST.-TRUIDEN Provinciedomein Nieuwenhoven 400

15 16 17 18 19 20 21 22

5 VOEREN

NEERPELT Dommelhof 420 HASSELT Bibliotheek 430 HASSELT Begijnhof 440 HASSELT Museumgebouw-Z33 450 ST.-TRUIDEN Begijnhof 480 TONGEREN Gallo-Romeins Museum 500 BORGLOON Rullingen 510 TONGEREN Regionaal Depot (Ambiorixkazerne) 530 23 HASSELT Bisschoppelijke gebouwen 600 24 GENK Campus Craenevenne 630 25 GENK Bokrijk 700

AFDELING REAL ESTATE / GEBOUWEN

138 Oppervlakten 2 643 180 m2 (264 ha) terreinen, met daarop een totale bebouwing van 262 529 m2 (135 000 m2 bebouwde grondoppervlakte).

Sites

Terrein 2

m

%

12

621 448

Cultuur

7

Natuur Administratie

Onderwijs

Bebouwd 2

%

24

142 383

54

118 021

4

55 488

21

4

1 804 061

68

9 557

4

2

99 650

4

55 101

21

Totaal

2 643 180

m

262 529

Waarde (op basis van verzekeringscijfers) Sites

Terrein

Bebouwd

€

%

€

%

12

200 899 855

59

35 660 889

49

Cultuur

7

69 032 036

20

24 720 967

34

Natuur

4

10 679 439

3

1 089 394

1

Administratie

2

57 103 787

17

11 925 856

16

Onderwijs

Totaal

337 715 117

73 397 106

Bouwbureau Binnen het Bouwbureau worden alle vragen en projecten geïnventariseerd in de prioriteitenlijst, een lijst die nu een 700-tal vragen bevat. De totale geschatte waarde hiervan beloopt circa € 115 miljoen. Niet alle projecten in deze lijst werden gebudgetteerd, maar slechts een deel ervan.

In een werkgroep met daarin de provinciegriffier, de directeurs Mens en Ruimte en een vertegenwoordiging van de Directie Facilitair Beheer, wordt deze lijst tweemaandelijks onderzocht en worden de prioriteiten geactualiseerd. De uiteindelijke voorstellen worden ter goedkeuring voorgelegd aan de deputatie.

Het budget 2012 van het Bouwbureau bedroeg € 52 663 976,13 - inclusief de krediethernemingen van 2011. Hiervan werd € 12 643 656,80 vastgelegd en effectief € 2 205 477,76 betaald.

Er is een opmerkelijk verschil tussen vastlegging en betaling. Reden daarvan is dat bij grotere bouwwerken, lopend over verschillende boekhoudkundige jaren, de vastlegging in één keer gebeurt, terwijl de betalingen over meer jaren worden gespreid. De opmaak en voorbereiding van dossiers vormen de meest arbeidsintensieve fasen maar deze inspanningen vertalen zich beperkt of zelfs helemaal niet in betalingen.

AFDELING REAL ESTATE / GEBOUWEN

139 Projecten 2012 Opsomming van de belangrijkste projecten: HASSELT Z33 450– Uitbreiding en renovatie van het tentoonstellingsgebouw De aankoop van de aangrenzende school in de Bonnefantenstraat in Hasselt werd de aanzet voor het dossier uitbreiding en renovatie van het ‘Huis voor actuele kunst Z33’.

Budget: € 8 800 000.

Na de voorbereidende studies werd in mei 2011 gestart met de procedure ‘aanstelling ontwerper’. Er waren 90 vragen tot deelname. Na het doorlopen van de Europese drietrapsprocedure werd in november 2012 het contract met het ontwerpteam van architecte Fransesca Torzo (Italie) ondertekend en werd gestart met de uitwerking van de ontwerpopdracht. Streefdatum voor het einde der werken: 2015.

TONGEREN Regionaal Depot 530 De provincie Limburg streeft naar de uitbouw van een regionale depotwerking; de bestaande depots en betrokken diensten worden daartoe samengebracht in gebouw B van de Ambiorix-kazerne in Tongeren. Het gebouw zal worden verbouwd en aangepast voor deze depotfunctie met bijzondere aandacht voor de klimatisering.

Budget: € 5 000 000.

In het najaar van 2012 werden Architectenbureau Michel Janssen / Grontmij aangesteld voor deze opdracht. Streefdatum voor ingebruikname: najaar 2014.

GENK Campus Craenevenne 630 - Aanpassen van het gebouw voor het Provinciaal Natuurcentrum (PNC) Het voormalige Lisec-gebouw werd in het voorjaar van 2012 door het provinciebestuur aangekocht en wordt intussen aangepast voor gebruik door het Provinciaal Natuurcentrum (PNC), waarvoor het ‘Groene Huis’ in Bokrijk te klein is geworden. De nodige aanpassingen zullen worden doorgevoerd op basis van een tiental dossiers van het Bouwbureau. Budget voor de aankoop en de aanpassingswerken: € 2 800 000.

Streefdatum voor ingebruikname: najaar 2013.

HASSELT Campus Kunst 160 – DBFM-project Via het DBFM-project (Design, Building, Finance, Maintenance) tracht de Vlaamse regering de achterstand betreffende scholenbouw op te lossen. Nauwelijks twee jaar na de realisatie van een vorige nieuwbouw staat voor de Kunsthumaniora alweer een nieuw gebouw op het programma.

Architectenbureau Stephane Beel van Gent ontwierp een gebouw van 5 000 m2. Daarin een sporthal, refter, bibliotheek, klaslokalen en specifieke lokalen voor de afdeling Woordkunst-Drama. Het budget bedraagt circa 10 mio euro. Dit bedrag wordt gedragen door ‘DBFM Scholen van Morgen’, die ook 30 jaar instaat voor het onderhoud. Het provinciebestuur betaalt hiervoor jaarlijks een beschikbaarheidsvergoeding van ± € 250 000.

140

141

AFDELING REAL ESTATE / GEBOUWEN

142 LOMMEL Campus 180 – Nieuw gebouw ION Het Provil startte in 2005 met een opleiding OV4 voor normaal begaafde kinderen met gedragsstoornissen. Deze opleiding, ondergebracht in het voormalige ziekenhuis van Lommel, krijgt nu een gebouw op maat. Het nieuwe gebouw (DBV-architecten, Hasselt) zal in het voorjaar van 2013 klaar zijn. Bij de aanbesteding in het najaar van 2011 bedroeg de totale kostprijs voor de 4 percelen circa € 2 800 000. De werken worden gesubsidieerd door AGION. LOMMEL Campus 180 – Uitbreiding bouwhal Het bouwdossier van de bouwhal in Lommel werd afgerond eind 2011. De binneninrichting werd in 2012 gerealiseerd, samen met de leerlingen en leerkrachten bouw, cv-sanitair, elektro en elektromechanica.

VOEREN Campus 111 – Renovatie administratie De administratieve vleugel van de secundaire school in Voeren is grondig gerenoveerd.

Een logischer indeling van de lokalen en vernieuwd meubilair zorgen voor een aangenamere en betere werkomgeving.

VOEREN Campus 129 – Sporthal Op het terrein van de provinciale scholen in Voeren bouwt het provinciebestuur een volwaardige sporthal voor de secundaire en de basisschool. ’s Avonds en in de weekends mogen ook de inwoners van de Voerstreek hier sportieve inspanningen komen leveren.

Daarom is het gebouw door architectenbureau Groep Infrabo uit Westerlo zo ontworpen dat het later kan worden uitgebreid met een cafetaria. Dit project betreft een investering van circa € 3 000 000. Omwille van stedenbouwkundige en budgettaire problemen liep het project vertraging op.

LOMMEL Campus - W&A in scholen Voor de gehele vernieuwing van de waarschuwings-, brand- en alarminstallatie voor Lommel Campus, werd door het Bouwbureau een dossier opgesteld. De uitrol van dit project start in het begin van 2013. Vervolgens zal dit modulair opgebouwd bestek een snellere uitrol van een W&A-installatie in andere provinciale scholen mogelijk maken.

Ook op het programma staat het herstellen van waarschuwings- en alarminstallaties in verschillende provinciale instellingen.

DIEPENBEEK Campus 220 - Fase 5 - omgevingsklimaat De klaslokalen van fase 5 in Diepenbeek hebben problemen met overschrijdingen van de comforttemperaturen en te hoge CO2-concentraties. In 2012 werden de technische installaties verbeterd en op afstand controleerbaar gemaakt. Volgende dossiers werden voorbereid voor uitvoering in het voorjaar van 2013: aanbrengen van plaatselijke vaste zonwering, vervangen van aantal vaste raamelementen door opengaande delen, uitbreiden van het systeem met een adiabatische koeling en plaatsen van een actief koelsysteem in drie lokalen.

AFDELING REAL ESTATE / GEBOUWEN

143 HASSELT Campus Handel 250 De Campus Handel in Hasselt werd gereorganiseerd waardoor er verhuizingen waren voor het Centrum voor Moderne Talen, de Middenschool en de Secundaire School van de Handelsschool. De oorspronkelijke lokalen van de Middenschool (afbraak van wanden en plaatsen van nieuwe wanden) en de turnzaal / polyvalente ruimte werden herschikt en gerenoveerd, de technische installaties werden aangepast.

NEERPELT Dommelhof 420 - dossier lift gebouw B Voor Dommelhof Neerpelt werd een dossier opgestart voor een nieuwe externe lift aan het verblijfsgebouw B. De bouwaanvraag werd ingediend, de ontwerpers stabiliteit en lifttechnieken werden aangesteld, de bouw- en techniekendossiers bevinden zich in de fase van afwerking.

De slechte staat van de lift in gebouw A maakt dat de renovatie hiervan ook in het dossier zal worden opgenomen. Raming: € 200 000.

HASSELT Campus Kunstlaan 300 - aankoop Kunstlaan 20 Om het gestaag groeiend leerlingenaantal te kunnen opvangen, was er nood aan bijkomende ruimte. De aankoop van Kunstlaan 20 was daarvoor een oplossing die nu in de eindfase zit. Door AGIOn zijn subsidies toegezegd. In afwachting van een definitieve aankoop werden alvast de drie laagste niveaus in gebruik genomen met minimale aanpassingen aan de binneninrichting. Een grondige aanpassing en renovatie zijn in voorbereiding (herschikking en geschiktmaking van lokalen, vernieuwen van buitenramen, plaatsen van een noodtrap, …). Hierbij is een verdere uitbreiding voorzien voor de School voor Verpleegkunde alsook voor administratieve diensten van de sector onderwijs.

HASSELT Bibliotheek 430 – RFID-project In de Provinciale Bibliotheek in Hasselt verloopt het uitlenen en inleveren van boeken, cd’s en andere materialen voortaan volledig geautomatiseerd. De inkom en het onthaal kregen binnen dezelfde opdracht een grondige facelift.

HVAC / sanitair / ENERGIE, een greep uit de gerealiseerde werken (bedragen incl. BTW):

> HASSELT Bibliotheek: nieuwe condenserende verwarmingsketels ( € 83 000)

> LOMMEL Campus: In Lommel werd het dossier HVAC en sanitair bouwhal afgerond

(€ 105 870).

> Binnen ESCO 5 werden drie haalbaarheidsstudies en detailstudies uitgevoerd.

Twee van de drie dossiers werden gerealiseerd.

1. Plaatsen van submeters met als doel een meer gedetailleerd verbruiksoverzicht van

verschillende gebouwen op één campus( € 125 000) 2. Zonnepanelen voor de loods in Bokrijk, geïnstalleerd vermogen 56,6 kWp

(€ 120 392).

> Het hele jaar 2012 gebeurde een energieopvolging in de provinciale instellingen via

het opvolgsysteem eSight (in samenwerking met de cel Rationeel Energiegebruik (reg)

van Infrax en het studiebureau Cenergie)

AFDELING REAL ESTATE / GEBOUWEN

144 ESCO 5 Missie In zitting van 20 juni 2012 besliste de provincieraad via Inter-Energa een beroep te doen op de distributienetbeheerder (DNB) voor het uitwerken van detailstudies gevolgd door de uitvoering van een pakket energiebesparende maatregelen voor de gebouwen van het provinciebestuur Limburg. Voor dit pakket, ESCO5 genaamd, werd in de begroting 2012 een geraamd budget van € 8.885.400 voorzien.

De richtlijnen voor uitvoering van Esco-diensten door Inter-Energa voor een lokaal bestuur, het reglement betreffende leveringen van Esco-diensten en de bijkomende informatie over de samenwerking provincie Limburg – Inter-Energa werden als geïntegreerd deel aan het goedkeuringsbesluit gehecht.

De samenwerking tussen ESCO en het Bouwbureau van het provinciebestuur Limburg levert tal van opportuniteiten op inzake kennis, ervaring en schaalvoordelen. Het biedt de garantie om aan de verschillende – nog te onderzoeken – projecten een realistische en haalbare uitvoering te geven.

Het provinciebestuur streeft naar een tweesporenbeleid waarbij het ESCO5-project naast de werkenlijst van het Bouwbureau dient uitgevoerd te worden. In de praktijk blijft het Bouwbureau eindverantwoordelijke maar ESCO5 staat in voor het energetisch zuinig maken van het patrimonium.

De belangrijkste missie van het project ESCO5 is het bestuderen en verwezenlijken van projecten die economische en ecologische vooruitgang nastreven op het vlak van energie-efficiëntie, meer bepaald door het behoud, de terugwinning en het rationele gebruik van energie, ongeacht de gebruiksvorm en de bestemming.

De missie met betrekking tot de provinciale gebouwen bestaat uit volgende doelstellingen: vermindering van het energieverbruik vermindering van CO2-uitstoot toepassing van hernieuwbare energie Personeel en organisatie Zowel door Infrax als door het provinciebestuur Limburg werd een coördinator voor dit project aangeduid, mede door de omvang, mede door het grote belang van een professionele opvolging voor het realiseren van de milieudoelstellingen, zoals het verminderen van de CO2-uitstoot.

Door Infrax werd een coördinator aan het project toegewezen, ondersteund door enkele ingenieurs die een beroep kunnen doen op de Infrax-afdelingen Aankoop, Finance, Legal…. Voor het provinciebestuur kan de coördinator een beroep doen op architecten en ingenieurs van het Bouwbureau van de Directie Facilitair Beheer.

De Directie Facilitair Beheer waakt er over om de uitvoering van het project ESCO5 op te nemen in het energiejaarrapport van het provinciebestuur.

AFDELING REAL ESTATE / GEBOUWEN

145 Financieel verslag Het energiebudget van circa 8,8 miljoen euro geeft aan de Directie Facilitair Beheer de mogelijkheid om te zorgen voor de realisatie van bijkomende concrete energiebesparende projecten. De hoofddoelstelling is bepaald door de stuurgroep van ESCO5 maar het traject kan gaandeweg worden aangepast in functie van prioritaire opdrachten. De stuurgroep van ESCO5 is onder meer samengesteld uit vertegenwoordigers van Infrax, de provinciegriffier, de bestuursdirecteurs van de provinciale directies Mens, Ruimte en Facilitair Beheer.

Het Bouwbureau van de Directie Facilitair Beheer stelde een lijst op van projecten die kaderen in de verbetering van de energiehuishouding van de provinciale gebouwen.

Het budget werd opgedeeld in nominatieve projecten, aan te besteden via raamovereenkomsten afgesloten door Infrax voor volgende disciplines: Heating Ventilation Air Conditioning (HVAC), modernisering van de verlichting (relighting), zonnepanelen, spouwmuurisolatie, isoleren van daken, zoldervloeren en buitenmuren, kleine bouwkundige werken.

Art. 124 9805 / 210 01 erelonen:

€ 804 000

Art. 124 9805 / 220 22 omgevingswerken: • Campus Provinciehuis: Relighting parkingverlichting

€ 100 000

Art. 124 9805 / 221 12 administratieve gebouwen: • Campus Provinciehuis: relighting burelen en HVAC-ingrepen

€ 661 000

Art. 124 9805 / 221 22 schoolgebouwen € 5 655 400 • Campus Voeren (€ 430 000): relighting, dakrenovatie en vervanging ramen • Campus Tongeren (€ 430 000): zonnepanelen, -boiler en aanpassingen elektriciteit • Campus Lommel (€ 1 090 000): relighting en dakherstellingen • Campus Maasmechelen (€ 1 230 000): dakherstellingen, sturing HVAC • Campus Diepenbeek (€ 973 500): dakherstellingen, aanpassingen HVAC • Campus Hasselt Handel: (€ 650 000): vervangen ramen, aanpassingen HVAC, zonnepanelen • Campus Hasselt Verpleegkunde (€ 560 000): vervangen ramen, relighting • Campus Genk PLOT (€ 266 900): aanpassingen aan Heating Ventilation Air Conditioning (HVAC) Art. 124 9805 / 221 42 cultuurgebouwen € 1 665 000 • Campus Hasselt PBL (€ 410 000): dakherstellingen, relighting, sturing HVAC • Campus Neerpelt Dommelhof (€ 1 155 000): aanpassingen buitenschil verblijfsgebouw, relighting, • Campus Nieuwenhoven € 100 000): aanpassingen aan de ramen (nieuwe constructies met dubbele beglazing).

AFDELING REAL ESTATE / GEBOUWEN

146 Werking in 2012 Naast het basispakket, gratis aangeboden door Infrax, bestaat voortaan ook de mogelijkheid om een beroep te doen op de andere ESCO-diensten voor het uitvoeren van specifieke projecten met als doel minder energie te verbruiken.

Het basispakket omvat: het kosteloos plaatsen van AMR-meters voor gas en elektriciteit. Voor de provinciale gebouwen is de plaatsing gebeurd en wordt de meting sinds 01-07-2012 gemonitord via eSight. De plaatsing van submeters is ook gebeurd en vanaf 01-01-2013 gebeurt een nauwkeurige opvolging per deelgebouw op een campus. het uitwerken van een programma van energiemonitoring, met inbegrip van de uitvoering van een gratis basisgebouwscan. het organiseren van een haalbaarheidsstudie (opmaak en eventuele implementaties). de opmaak van een energiekadaster, samen met het lokaal bestuur, met als eindresultaat de jaarlijkse opmaak van een energierapport per gebouw(-entiteit).

Voor de provinciale gebouwen wordt in samenwerking met de firma Cenergie het energiejaarrapport 2012 opgemaakt. aanbod van interne en externe communicatie. deelname aan een sensibiliseringscampagne over rationeel omgaan met energie voor de gebruikers van de gebouwen.

Het aanbod ‘projecten’ omvat: opmaken van een detailstudie begeleiding, coördinatie en uitvoering van de werken organisatie van de prefinanciering eventueel ook onderhoud Een bijkomend aanbod van concultancy, advies en ad hoc-ondersteuning is mogelijk.

Binnen de voorgestelde aanpak dient stap voor stap gewerkt te worden aan één vooropgesteld doel. De noodzakelijke informatie moet aangeleverd worden, waarna kan gestart worden met de haalbaarheidsstudie. In deze studie wordt het streefdoel bepaald en gekoppeld aan de AS-IS-situatie en het TO-BE-voorstel. Dit wordt een aanpasbare oplijsting, gesandwiched met budgetcontrole en kostprijsinschattingen.

De procesuitvoering, gekoppeld aan dienstenfiches (SLA), wordt gevisualiseerd met flow-charts.

De project-flow bestaat uit volgende stappen: Stap 1: bepaling van het ambitieniveau op basis van de aangeleverde informatie Stap 2: gedetailleerde haalbaarheidsstudie, (voor-)ontwerp tot definitief dossier Stap 3: opmaken van het uitvoeringsdossier (bestekken, publicatiedossier, raamcontracten…)

Stap 4: fase inwachten van offertes en gunningsfase Stap 5: uitvoering tot en met de voorlopige oplevering Stap 6: opvolging tot de definitieve oplevering

AFDELING REAL ESTATE / GEBOUWEN

147 Uitdagingen 2013 De prioritaire projecten worden vastgelegd in samenspraak met de stuurgroep ESCO5.

Dit is een dynamisch, veranderlijk gegeven, gebouwgericht en gefaseerd. In de praktijk kunnen er aanleidingen ontstaan om de voorgestelde prioriteiten en beschikbare kredieten regelmatig te herschikken.

De prioriteiten zijn: het energetisch peil aanpassen van de (verouderde) dakstructuren, door plaatsen van bijkomende dakisolatie en nieuwe dakdichtingslagen het energetisch peil aanpassen van gebouwenonderdelen, die, gelet op de investeringen, maximale besparingen in de energiehuishouding opleveren en dit met een zo kort mogelijke afschrijvingstermijn.

3.7.5 Doelstellingen 2013 Er zijn 5 elementen die de werking van het Bouwbureau beïnvloeden, en die geleidelijk de mogelijkheden zullen vergroten.

ESCO 5 De beslissing van de deputatie om, in het kader van Rationeel Energiegebruik, bijkomend 5 miljoen euro te investeren in energiebesparende ingrepen, heeft geleid tot een aparte maar complementaire aanpak van dossiers. In de zitting van 31 maart 2011 verklaarde de deputatie zich akkoord om in te stappen in het ESCOaanbod van Infrax, waarbij gebruik kan gemaakt worden van de daar beschikbare kennis, ervaring en het schaalvoordeel.

In de werkenlijst van het Bouwbureau werden dossiers met belangrijke energie-impact (HVAC, relighting, gebouwenschil en hernieuwbare energie, …) geselecteerd en op de ‘ESCO 5’ lijst geplaatst.

Dossieropmaak en uitvoering hiervan zullen een eigen weg gaan leiden via Infrax en buiten het normale dossierverloop van het Bouwbureau.

Door het provinciebestuur werd voor dit project een voltijds coördinator aangesteld. Het beschikbare bedrag werd intussen verhoogd tot 8 885 400 euro. Deze ontwikkeling maakt dat een gedeelte van de opdrachten die tot het takenpakket van het Bouwbureau behoorde voortaan parallel onder ‘ESCO 5’ wordt afgehandeld.

Raamovereenkomsten Mat de hulp van het Bouwbureau realiseerde de Centrale Aankoopdienst (CAD) enkele raamovereenkomsten. Via de raamcontracten schilderwerken / soepele vloeren en veiligheidscoördinatie kunnen een aantal dossiers soepeler worden afgehandeld omdat de administratieve procedures sterk vereenvoudigd zijn. Het raamcontract elektriciteit wordt afgerond in het voorjaar van 2013, waardoor ook een aantal elektriciteitswerken gemakkelijker kunnen worden gerealiseerd.

AFDELING REAL ESTATE / GEBOUWEN

148 Masterplanning Met in het achterhoofd de ontwikkeling van een beleid over langere termijn (6 jaar > de nieuwe legislatuur) werd de aanzet gegeven om te gaan werken met masterplannen voor elk van de 25 provinciale sites.

De inhoudelijke aanzet voor deze plannen zal komen van de instelling die gesitueerd is op de site, en dit in samenspraak met de beleidsdirectie en het Bouwbureau. Dit zal resulteren in een visienota waarin de toekomstvisie en de (gewenste) evolutie voor de komende legislatuur uitgewerkt zullen worden. De items uit de bestaande werkenlijst kunnen een aanzet vormen.

De uiteindelijke visienota zal deze projecten in een samenhangend kader plaatsen, het geheel aanvullen en dit alles laten overeenstemmen met het gewenste beleid voor de periode 20132018. Het masterplan staat aldus voor de ruimtelijke vertaling van deze visienota’s. Niet alles kan of moet echter in plannen worden gevat.

De projecten worden gespreid in de tijd (6 jaren) en volgens mogelijkheid tot uitvoer ingepland.

Externe ontwerpers kunnen zo nodig worden ingeschakeld om de capaciteit van het Bouwbureau te vergroten.

Het beleid zelf wordt bepaald door de deputatie en de provincieraad. Zij evalueren de vragen uit de verschillende visienota’s en bepalen de middelen en het budget.

Het uiteindelijke Masterplan dat op die manier tot stand komt, is dan ook het resultaat van de wisselwerking tussen de betrokken partijen enerzijds en de beleidsverantwoordelijken anderzijds.

Het systeem zal uitgewerkt worden aan de hand van één of meerdere extern begeleide pilootprojecten. Het resultaat hiervan zal in een methodiek gegoten worden en de basis vormen voor de andere sites.

Externe ontwerpers inschakelen De hogervermelde werkwijzen maken het mogelijk een groter werkpakket aan te pakken.

De vraag blijft echter ruimschoots groter dan de mogelijkheden, vandaar de noodzaak om geleidelijk meer externe ontwerpers in te schakelen.

Reorganisatie plannen en bestanden Het plannenbestand van het Bouwbureau is afkomstig van drie provinciale directies en bevat een omvangrijke hoeveelheid stukken in diverse vormen (digitaal in verschillende vormen, kalken, papieren plannen in archief) en soms nog in variante versies die slechts in details van elkaar verschillen. De belangrijkste beheerders van deze stukken zijn intussen bovendien met pensioen.

Een inventarisatie en reorganisatie werden intussen gestart, maar zijn slechts mogelijk op momenten dat de andere taken hiervoor ruimte laten.

De voordelen van een goed georganiseerd plannenbestand, met daarin kwalitatieve plannen, zijn groot, en worden dan ook nagestreefd, maar kunnen slechts geleidelijk gerealiseerd worden.

Deze problematiek kan immers niet worden losgezien van een cluster van uitdagingen. Zo moeten vanaf 2013 bepaalde gegevens en opdrachten worden gekoppeld aan het nieuwe facility

AFDELING REAL ESTATE / GEBOUWEN

149 management informatiesysteem (FMIS) van de Directie Facilitair Beheer. Voor het project ESCO5 zijn er afspraken om op eenvoudige vraag snel en zo volledig mogelijke gegevens te bezorgen, terwijl een deel daarvan actueel nog niet digitaal beschikbaar is. Verder is er de nood aan een optimale inventarisering en archivering van as-built dossiers, die van groot belang zijn voor de optimale opvolging van manco’s en vernieuwingswerken. Naar de toekomst wordt nog de invoering overwogen van een Building Information Management System (BIM), waardoor bouwtekeningen een veel ruimere bron van informatie kunnen worden. De combinatie van deze opdrachten vormt een fameuze uitdaging.

3.8 Dienst Onderhoud Gebouwen 3.8.1 Missie De dienst Onderhoud Gebouwen is een ondersteunende dienst in de afdeling Real Estate/ Gebouwen van de Directie Facilitair Beheer die instaat voor het beheer en de instandhouding van de technische installaties van de provinciale gebouwen. Ook de administratie van de energiehuishouding en de periodieke keuringen wordt door deze dienst beheerd, alsook het leveren van professionele bedrijfstelefonie. Hierbij wordt getracht om maximaal rekening te houden met de noden en wensen van zowel de interne als externe diensten door op een doordachte wijze de werkzaamheden zorgzaam uit te (laten) voeren.

Het provinciebestuur en de Directie Facilitair Beheer wensen de dienst Onderhoud Gebouwen te profileren als gespecialiseerde en flexibele ‘eerstelijnshulp’ met aandacht en zorg voor:

de integratie en het efficiënte beheer van de infrastructuur met behulp van de best beschikbare technieken en inzichten

duurzaamheid, toegankelijkheid, energiezuinigheid, onderhoudsvriendelijkheid, comfort en dit alles binnen het vooropgestelde budget

een onderhoud dat door eigen mensen snel en doeltreffend uitgevoerd kan worden, versterkt met onderhoudscontracten en/of raamovereenkomsten.

3.8.2 Personeel en organisatie De dienst Onderhoud gebouwen beschikt over 8,92 vte’s. In 2012 werden 10 personeelsleden tewerkgesteld (5 statutairen, 3 contractuelen en 1 Gesco-statuut), als volgt verdeeld over de verschillende cellen van de dienst:

algemene coördinatie: 1 bestuurssecretaris

cel Preventief en correctief onderhoud: 1 bestuurssecretaris en 1 assistent

cel Gebouwenbeheersysteem: 1 deskundige

cel Administratie energie / periodieke keuringen: 1 medewerker en 1 assistent

cel Telecommunicatie: 1 hoofdmedewerker (tot oktober 2012), 1 medewerker (vanaf augustus 2012), 1 hoofdassistent van de Vlaamse Gemeenschap (afwezig in 2012 wegens ziekte)

administratie: 1 medewerker.

De technische nachtpermanentie behoort tot het takenpakket van 2 personeelsleden van de dienst.

AFDELING REAL ESTATE / GEBOUWEN

150 3.8.3 Financieel verslag Budgetcijfers Onderhoud gebouwen – 127.02.30

Budget 2011

Budget 2012

€ 11 000,00

€ 12 000,00

Telecommunicatie

€ 288 500,00

€ 302 500,00

Preventief onderhoud

€ 343 000,00

€ 470 000,00

Correctief onderhoud

€ 871 500,00

€ 1 210 000,00

Gebouwenbeheersysteem

Administratie energie

€ 1 253 000,00

€ 1 223 000,00

Totale werkingskosten

€ 2 767 000,00

€ 3 217 500,00

Correctief onderhoud – ontvangst scholen

€ 117 800,00

€ 113 230,00

Totaal ontvangsten

€ 117 800,00

€ 113 230,00

Reële Cijfers Onderhoud gebouwen – 127.02.30

Reële cijfers 2011

Reële cijfers 2012

Verschil

€ 382,20

€ 397,20

€ 15,00

Telecommunicatie

€ 230 581,07

€ 218 111,09

-€€12 470,98

Preventief onderhoud

€ 207 080,21

€ 258 666,42

€ 51 586,21

Correctief onderhoud

€ 454 078,89

€ 687 891,17

€€233 812,28

Gebouwenbeheersysteem

Administratie energie

€ 1 254 219,00

€ 1 314 738,89

Totale werkingskosten

€ 60 519,89

€ 2 146 341,37

€ 2 479 804,77

€ 333 463,40

Correctief onderhoud – ontvangst scholen

€ 116 289,38

€ 157,29

€ -116 132,09

Totaal ontvangsten

€ 116 289,38

€ 157,29

€ -116 132,09

Toelichting Om van alle provinciale instellingen het beheer en onderhoud, inclusief energie en telecommunicatie, in goede banen te leiden, is een jaarbudget voorzien van € 3 217 500,00.

Budget nutsvoorzieningen Budgettair is € 1 223 000,00 (38 %) van het totale budget ter beschikking gesteld voor de nutsvoorzieningen (elektriciteit, gas, water en stookolie) van alle provinciale gebouwen.

De effectieve totale kost voor 2012 komt neer op € 1 314 738,89, wat resulteert in een onderschatting van het budget met 7,5 %. Dit maakt dat 53,02 % van de totale uitgaven in 2012 gerelateerd zijn aan de nutsvoorzieningen van alle provinciale gebouwen.

Budget onderhoud Budgettair is € 1 994 500,00 (62 %) van het totale budget ter beschikking gesteld voor gebouwenbeheer, telecommunicatie, en het preventieve en correctieve onderhoud in alle provinciale gebouwen.

AFDELING REAL ESTATE / GEBOUWEN

151 De effectieve totale kost voor 2012 kwam neer op € 1 165 065,88, wat resulteerde in een overschatting van het budget van 41,6 %. Dit is te wijten aan het extra budget dat vrijgemaakt is geworden voor de aankoop van nieuwe brandblusapparaten (€ 100 000) en de overname van het budget van het voorgaande jaar. Dit maakt dat slechts 46,98 % van de totale uitgaven van de Dienst Onderhoud gerelateerd is aan onderhoudstaken in de provinciale gebouwen.

Van de onderhoudskosten is € 687 891,17 (59,04 %) toe te wijzen aan het correctieve onderhoud, onder meer elektriciteitswerken, reparaties aan ramen en deuren, verwarming, dakwerken, enzovoort.

Het preventief onderhoud vertegenwoordigt € 258 666,42 (22,2 %) van de totale onderhoudskosten. Hierin zitten de verschillende onderhoudscontracten vervat (HVAC, brandblusapparatuur, liften, brandmeldinstallaties...).

Het aanbieden van professionele bedrijfstelefonie kost € 218 111,09 (18,72 %). Dit budget betreft voornamelijk het onderhoudscontract voor vaste telefonie (RealDolmen) en de contracten met Belgacom / Proximus.

3.8.4 Werking in 2012 De dienst Onderhoud Gebouwen heeft volgende verantwoordelijkheden:

GBS (Gebouwenbeheersysteem)

telecommunicatie

preventief onderhoud

correctief onderhoud

administratie energie

periodieke keuringen

technische permanentie.

De inzetbaarheid van een aantal personeelsleden valt daarom binnen meerdere van deze kerntaken.

Cel gebouwenbeheersysteem (GBS) Het gebouwenbeheersysteem (GBS) wordt gebruikt om alle binnen het gebouw aanwezige technische installaties, zoals de elektrische en werktuigbouwkundige, centraal aan te sturen. Voordeel hiervan is de consolidatie van verschillende technieken in één systeem en de mogelijkheid tot periodiek opvolgen van data over deze installaties.

Technische installaties:

toegangscontrole

klimaatinstallaties (HVAC)

verwarming

luchtbehandeling (LBK)

airconditioning

verlichting

brandalarminstallaties

ontruimingsinstallaties

inbraakalarmsysteem

veiligheidssystemen (CCTV).

AFDELING REAL ESTATE / GEBOUWEN

152 In 2012 werd de evacuatieprocedure voor gebouw 013 (H-blok) op punt gesteld en werden de nodige aanpassingen aan de betrokken systemen op elkaar afgestemd. In eenzelfde moeite zijn deze aanpassingen doorgevoerd voor het gebouw 011 (Provinciehuis) waardoor de evacuatieprocedure voor dit gebouw al ondersteund is.

De gekoppelde installaties bevinden zich voornamelijk in de gebouwen 011, 012 en 013 (Provinciehuis, blokken A tot en met F, G-blok en H-blok), onder het overkoepelende gebouwbeheersysteem ‘Entelec’. De standalone installaties zijn voornamelijk HVACgerelateerde beheersystemen op verschillende locaties.

Overzicht gekoppelde / stand-alone systemen

Overkoepelend gebouwbeheersysteem Gebouwen 011, 012, 013 Inbraakdetectie blokken A tot en met F: Inbraakdetectie H-blok: Branddetectie blokken A tot en met F en H: Beheersysteem HVAC H-blok: Toegangscontrole blokken A tot en met H: CCTV blokken A tot en met F: CCTV H-blok: PLC blokken A tot en met F (parlofonie, verlichting): PLC H-blok (parlofonie, verlichting): Multiplexer:

ARITECH Texecom BEMAC JOHNSON CONTROLS SYNTEGRO VICON CCTV CENTRAL BOSCHDINION SIEMENS SIEMENS AURORA

Stand-alone installaties Op locatie 011 Provinciehuis • Beheersysteem HVAC blokken A t/m F 110 Voeren Campus • Beheersysteem HVAC 300 Hassel Campus Kunstlaan • Beheersysteem HVAC 220 Diepenbeek Campus (enkel fase 5) • Beheersysteem HVAC 030 Genk Campus Horizonlaan • Beheersysteem HVAC 130 Tongeren Campus • Beheersysteem HVAC 430 Hasselt Bibliotheek • Beheersysteem HVAC

SCHNEIDER-VISTA SIEMENS HONEYWELL HONEYWELL HONEYWELL SIEMENS JOHNSON CONTROLS

AFDELING REAL ESTATE / GEBOUWEN

153 Scorecard RE 3.1.1 Beheer Gebouwbeheersysteem (GBS) De scorecard van het Gebouwbeheersysteem (GBS) geeft volgende informatie over het werkjaar 2012:

Aantal technische foutmeldingen Aantal aanvragen voor aanpassingen Aantal gekoppelde installaties Aantal beheerbare stand-alone installaties

2 012 947 4 225 10 7

De data van gebouw 013 leren dat de HVAC-installatie in 2012 slechts 2 maanden een foutloze werking vertoonde. De temperatuur, die tussen 21°C en 26°C dient te liggen op de verdiepingen 2 en 4 (meetpunten), bleef voor het hele jaar binnen de afgesproken limieten. Dit kan echter niet gezegd worden van de relatieve vochtigheid tijdens de kantooruren, die enkel in de zomermaanden (juni-augustus 2012) binnen de opgelegde waarden (40 – 70 %) valt.

Het voorziene budget voor het gebouwenbeheersysteem (€ 12 000,00) bleef nagenoeg onaangeroerd, omdat de kosten voor het onderhoudscontract (€ 10 227,40) geboekt zijn onder het budget van preventief onderhoud, waar het budget voor alle onderhoudscontracten gecentraliseerd staat.

Uitdagingen 2013 In 2013 wordt er gaandeweg naar gestreefd om zoveel mogelijk technische systemen binnen de provinciale gebouwen te koppelen aan het centrale gebouwbeheersysteem, beginnend met het automatiseren van de verschillende systemen. In volgorde van belangrijkheid gaat het om: 011 HASSELT Provinciehuis – een koppeling van de bediening van het hekken aan het gebouwenbeheersysteem 012 HASSELT Provinciehuis gebouw G – koppeling brandalarminstallatie, inbraakdetectie en PLC-sturing aan het overkoepelende gebouwenbeheersysteem 320 BILZEN Campus – beheersysteem HVAC 160 HASSELT Campus Kunst – beheersysteem HVAC (blokken C en H) 250 HASSELT Campus Handel – beheersysteem HVAC.

AFDELING REAL ESTATE / GEBOUWEN

154 Cel Telecommunicatie Het doel van de cel Telecommunicatie is het leveren van professionele bedrijfstelefonie aan de personeelsleden in de gebouwen 011, 012 en 013, alsook het beheer van de mobiele telefoons van het provinciebestuur.

De cel Telecommunicatie is verantwoordelijk voor het selecteren, aanschaffen, beschikbaar stellen, onderhouden en actueel houden van de infrastructuur zodat de applicaties hierop kunnen blijven draaien. Dit streefdoel wordt bereikt door de benodigde software releasematig te wijzigen en de hardware op gezette tijden te vervangen. Daarnaast zorgt de cel Telecommunicatie voor het aanmaken en beheer van gebruikersaccounts. Zij zorgt ook voor het veiligstellen van de informatie door middel van het maken van back-ups en voor de beveiliging en continuĂŻteit van de infrastructuur.

Takenpakket documenteren van de technische infrastructuur en beschikbaar stellen van relevante delen hiervan aan de gebruiker verzorgen van uitbreidingen en aanpassingen van de infrastructuur, al dan niet op verzoek van de gebruiker up-to-date houden van de technische voorzieningen (hard- en software updates/ upgrades) verdere ontwikkeling en modernisering van de technische infrastructuur oplossen van storingen, met al dan niet inschakeling van externe (service-)bedrijven bewaking van de kwaliteit en capaciteit van de service zekerstelling van de hardware, software en configuratiegegevens bijhouden van de (beperkte) voorraad reserveonderdelen adviesverlening voor het gebruik van de service onderhouden van contacten en voeren van overleg met de afnemers van de diensten beheren en onderhouden van de (externe) servicecontracten onderhouden van contacten met leveranciers en partners het exploiteren van een tweedelijnsservicedesk Servicecontract â&#x20AC;&#x2DC;vaste telefonieâ&#x20AC;&#x2122; Voor componenten die de dienst niet zelf op voorraad heeft werd een servicecontract afgesloten met de leverancier RealDolmen. Deze firma voorziet in de snelle levering van defecte apparatuur alsook in het beschikbaar stellen van gewenste software updates voor telefonie.

Het contract met RealDolmen bestaat uit volgende componenten: Hardware support: interventie op aanvraag, in alle provinciale gebouwen met telefooncentrale, tijdens de kantooruren.

Software update service: de mogelijkheid om softwarepakketten online te downloaden.

Telefonische ondersteuning (rond hard- en softwareproblemen): voor de technici van het provinciebestuur, tijdens de kantooruren.

AFDELING REAL ESTATE / GEBOUWEN

155

Capaciteit (vte) 2012 Technisch beheer Telecommunicatie

0,9

De verantwoordelijke van de cel Telecommunicatie verzorgt periodieke rapportages over de kwaliteit van de geleverde diensten. Deze scorecards ‘RE 3.3.1 - RE 3.3.4’ bevatten volgende onderdelen: RE 3.3.1 Telefonie

Capaciteit (vte) 2012

Aantal aanpassingen ikv verhuizingen

279

Aantal aanpassingen ikv ondersteuning

172

Aantal aanpassingen mbt faciliteiten

623

Aantal storingsmeldingen Kostprijs Aantal toestellen

RE 3.3.2 Fax

208 € 60 123,74 1188

Capaciteit (vte) 2012

Aantal aanvragen voor faxtoestellen

20

Aantal storingsmeldingen

21

Aantal aanvragen toebehoren Aantal toestellen

7 44

AFDELING REAL ESTATE / GEBOUWEN

156 RE 3.3.3 gsm

Capaciteit (vte) 2012

Aantal aanvragen gsm

103

Aantal storingsmeldingen

114

Aantal aanvragen voor ondersteuning

216

Aantal aanvragen voor aanpassingen

84

Kostprijs Aantal toestellen (dec/12)

RE 3.3.4 Personenzoeksysteem Aantal aanvragen herprogrammering

€ 131 181 243

Capaciteit (vte) 2012 4

Aantal gebruikers

28

Aantal toestellen

9

Uitdagingen 2013 In 2013 vindt een nieuwe aanbesteding voor ‘mobiele telefonie’ plaats, in samenwerking met de Centrale Aankoopdienst (CAD). Naar verwachting kan het contract tegen oktober 2013 afgesloten worden. In het vierde kwartaal van 2013 wordt dan het interne netwerk versterkt om het bereik voor mobiele telefonie te optimaliseren.

Studiebureau Simag Consult is aangesteld om een audit van het volledige vaste telecommunicatiepark van de provincie Limburg op te maken. Deze audit zal zich concentreren op vaste telefonie: zowel volumes, installaties (werkposten en telefoniecentrales), … De doelstelling is het verkrijgen van volledige transparantie over de kosten per site en per provinciale entiteit op alle telefonie kostdrivers. Een tweede luik van de audit bestaat erin om een vergelijking te maken van de huidige kosten met het aanbod van Infra-x-net en een gefundeerd advies te formuleren om ofwel toe te treden bij tot het Infrax-x-netwerk ofwel opnieuw een algemene aanbesteding te organiseren voor vaste telefonie.

Cel preventief / correctief onderhoud In 2012 werd het startschot gegeven voor een integrale, gecoördineerde aanpak van het facilitaire proces betreffende preventief / correctief onderhoud. Verschillende facilitaire processen werden doorgelicht en vervolgens op elkaar afgestemd. Bovendien werd een belangrijke afweging gemaakt over bepaalde facilitaire processen: ‘eigen beheer: welke activiteiten doen we zelf’ versus ‘uitbesteding: welke activiteiten willen we uitbesteden?”

De audit over HVAC, uitgevoerd door de firma MCS, leverde een duidelijk beeld op van het conditiepeil van de installaties in de provinciale gebouwen. Deze conditiemeting vormt de ideale basis voor de opmaak van het nieuwe onderhoudscontract van HVAC. Dit heeft onder meer geleid tot uitbesteding van een aantal facilitaire diensten, voor een totale kostprijs van € 946 557,59.

AFDELING REAL ESTATE / GEBOUWEN

157 Onderhoud van de technische installaties van het patrimonium, onder de vorm van een onderhoudscontract of individuele opdrachten.

EXTERN: (in samenwerking met en onder supervisie van de dienst onderhoud gebouwen) Het opvolgen van het dagelijkse en periodieke onderhoud van de installaties (opvolging, planning, controle, rapportering, bijsturingen, aanlevering van managementgegevens, enzovoort) betreffende: Externe onderhoudscontracten

2012

Elektriciteit: hoogspanning, laagspanning, vervanging lampen...

€ 195 895,19

Volledige HVAC-installatie (CV, ventilatie, airco...)

€ 191 856,34

Schrijnwerk, dakbedekking

€ 90 466,66

Liften

€ 77 842,32

Blusinstallaties (toestellen, brandslangen...)

€ 73 317,94

Gebouwbeheersysteem + gevareninstallaties

€ 67 455,06

Sanitair (waterbehandeling, hydrofoor, algemene sanitaire installatie...)

€ 46 861,88

Buitenzonwering

€ 7 118,65

Poorten, automatische deuren

€ 27 025,51

Keukeninstallaties

€ 19 874,20

Toegangscontrole

€ 1 163,00

Onderhoudscontracten HVAC Gebouwenbeheersysteem

2012 Cofely Services Entelec

Toegangscontrole

Syntegro

Liften

Schindler

Automatische garagepoorten

Nassau

Brandalarminstallatie

Bemac / Argina Technics / Ardo-Vlam / All-Security

Inbraakalarmsysteem

Luco-Alarm / The Belgian / Trium

Vaste telefonie Bewaking Automatische schuifdeuren Brandblusinstallaties Pompstation Waterontharder Klimaatkast

RealDolmen G4S Besam BGS Xylem The Waterpurifier Ciat

AFDELING REAL ESTATE / GEBOUWEN

158 INTERN (eventueel in samenwerking met externen)

• duurzaam en efficiënt gebouwenbeheer

• energiebeheer: maatregelen om het verbruik van de gebouwen (010 HASSELT Provinciehuis) verder te optimaliseren

• uitvoering, in eigen beheer en binnen de mogelijkheden, van kleine projecten

• aansturen van de eigen technische ploeg

• doelgerichte opleidingen (bijvoorbeeld voor het brandteam).

RE 3.4.11 Herstellingen en kleine aanpassingen Aantal aanvragen Kostprijs opdrachten

2012 751 € 399 835,00

Bewaking Voor de bewakingsopdracht van blok-G van het Provinciehuis wordt een professionele bewakingsfirma G4S ingehuurd voor de prijs van € 3 841,33.

De taak van deze firma bestaat uit volgende aspecten:

• toegangscontrole van het gebouw

• supervisie van de brandcentrale, inbraakcentrale, technische alarmen

• instructies + verwittigen van personen en instanties

• inspectierondes in en rond het hele gebouw

• sluitingsronde uitvoeren en sluiten van het gebouw (eventueel wapenen van het alarmsysteem).

Bewaking Coördinatie preventief / correctief onderhoud Technische medewerkers Administratief medewerker

Capaciteit (fte) 2012 1 0,81 1

Uitdagingen 2013 De grote uitdaging voor 2013 ligt in de integratie van de nieuwe collega-deskundige (aanstelling voorzien in maart 2013), om zodoende de contractanten / uitgevoerde werken efficiënter te kunnen opvolgen en de algemene slagkracht van de dienst uit te breiden.

Bovendien is er een reële achterstand in de inventarisatie van de technische installaties van de verschillende provinciale gebouwen, met uitzondering van de HVAC-installaties die in 2012 in kaart zijn gebracht ter voorbereiding van de nieuwe aanbestedingen in 2013. Deze achterstand moet dringend worden ingehaald, zeker ook om het nieuwe facilitair managementsysteem (FMIS) te kunnen inzetten als een werkbare tool voor het onderhoud.

De implementatie van de modules ‘Onderhoud technische installaties’ en ‘Contractbeheer’, die beide van essentieel belang zijn voor de dienst Onderhoud, staat gepland in Q4 2013.

AFDELING REAL ESTATE / GEBOUWEN

159 In 2013 zullen een aantal belangrijke dossiers aan vernieuwing toe zijn, zoals: onderhoud Heating Ventilation Air Conditioning (HVAC) onderhoud en modernisering van de liften, in functie van de aangepaste wetgeving onderhoud inbraakdetectie onderhoud branddetectie.

Bovendien zal de opvolging van twee belangrijke raamcontracten, namelijk ‘Schilderwerken’ en ‘Elektriciteitswerken’, van de dienst onderhoud een aanzienlijke inspanning vragen voor vaste telefonie.

Cel Administratie energie / periodieke keuringen Administatie energie De cel Administratie energie staat in voor de organisatie en het beheer van de energieboekhouding van alle provinciale gebouwen met behulp van het energiemonitoring systeem Erbisweb® (Infrax). Dit systeem is in de loop van 2012 gestaag vervangen door eSight® (Infrax).

Infrax is een grote netbeheerder in Vlaams België. Vanuit die rol bedient Infrax particulieren, bedrijven en overheden. Voor het provinciebestuur Limburg is Infrax actief betrokken bij energiebesparingsprojecten. Energiemonitoring is dus vooral een tool om inzicht in energieverbruik te geven én om meting en verificatierapporten voor energieprojecten te kunnen maken.

Energiejaarrapport De implementatie volgens de richtlijnen van Infrax wordt volledig verzorgd door Cenergie. Dit energie adviesbureau in Antwerpen is dealer van eSight in België en heeft al verschillende grote energiemonitoring projecten op zijn conto.

In samenwerking met deze externe partner werd het energiejaarrapport 2011 opgesteld.

Dit rapport biedt een duidelijk overzicht van de nutsvoorzieningen van de verschillende provinciale gebouwen. Naast een analyse van de jaarlijkse en maandelijkse verbruiken en een benchmarking tegenover gelijkaardige gebouwen, worden ook de resultaten van een aantal uitgevoerde besparingsmaatregelen becijferd.

Totaal van de verbruiken van het provinciebestuur Limburg

Elektriciteit

Brandstof

Water

2010 7 071 543 kWh 2011 8 235 965 kWh 2012 7 947 253 kWh

2010 23 595 788 kWh 2011 17 632 516 kWh 2012 20 088 546 kWh

2010 29 797 m3 2011 34 333 m3 2012 34 017 m3

De voorstelling van het Energiejaarrapport 2012 aan alle betrokkenen vond plaats rond Pasen 2013.

Bovendien werden in de cel Administratie energie alle facturen van water, gas, elektriciteit en stookolie, ter waarde van € 2 936 965,50, gecontroleerd op correctheid. € 1 276 131,11 voor Facilitair Beheer, € 123 773,47 voor de IVA PLOT en € 1 537 060,92 voor de IVA Scholen.

AFDELING REAL ESTATE / GEBOUWEN

160 Totale kosten van de nutsvoorzieningen 2012 van het provinciebestuur Limburg

Elektriciteit

Gas

Water

Stookolie

2012 € 1 146 417,50

2012 € 1 378 905,41

2012 € 154 100,07

2012 € 204 426,99

Aanbesteding ‘Levering van energie’ De bestaande contracten voor aardgas en elektriciteit lopen eind juni 2013 af. Ze worden vervangen door één gebundelde raamovereenkomst.

De aanbesteding van de levering van energie is uitgesteld met het oog op een mogelijke samenwerking tussen gemeenten en provinciebestuur. De Centrale Aankoopdienst (CAD) helpt mee om deze synergiën te realiseren. De meerwaarde voor de lokale besturen omvat bij een aanbesteding, buiten een schaalvoordeel en een administratieve vereenvoudiging (hulp/ondersteuning), de mogelijkheid om gebruik te maken van de expertise van de Directie Facilitair Beheer.

Periodieke keuringen In samenwerking met de Interne Dienst voor Preventie en Bescherming (IDPB) werd een werkmethode ontwikkeld voor de efficiënte en effectieve opvolging van de opmerkingen die voortkomen uit de verschillende keuringsverslagen.

In 2012 liet de cel Periodieke keuringen in de provinciale instellingen circa 350 keuringen uitvoeren op 882 technische installaties, voor een totaalbedrag van € 31 273,30.

Uit de gevoerde keuringen kwamen volgende cijfers naar boven: • 105 keuringen met ‘groen licht’ (goedgekeurde installaties zonder opmerkingen); • 51 keuringen met ‘oranje licht’ en 896 opmerkingen (installaties die gebreken vertonen en toch in dienst mogen blijven, maar de vaststellingen moeten zo snel mogelijk opgelost worden); • 30 keuringen met ‘rood licht’ en 670 opmerkingen (volledig afgekeurde installaties

die buiten gebruik moeten gesteld worden en vervolgens onmiddellijk een

structurele oplossing moeten krijgen); • 18 keuringen met ‘blauw licht’ telkens met één opmerking (mag gebruikt worden

met een opmerking die niet opgelost kan worden (zoals identificatiepapieren niet

meer te vinden).

Uitdagingen 2013 De uitdaging voor de cel Administratie energie in 2013 ligt bij de samenwerking met de aan te duiden energieverantwoordelijken (per site). Deze personeelsleden worden aangesteld door hun management in de loop van Q1 2013, waarbij zij de nodige tijd, bevoegdheden en middelen krijgen om zich te ontfermen over een plan van aanpak en de coördinatie van de praktische uitvoering daarvan.

AFDELING REAL ESTATE / GEBOUWEN

161 Het is belangrijk dat deze functies deel uitmaken van de betreffende instellingen. Het gaat hier immers om permanente posten waarmee eerst en vooral wordt gestreefd naar het verminderen van het energieverbruik, maar ook naar het op een lager niveau stabiliseren van het verbruik. Door intensief gebruik te gaan maken van deze energieantennes, kan bijkomend het jaarverslag verder geprofessionaliseerd kunnen worden.

De nieuwe aanbesteding voor het leveren van energie aan het provinciebestuur, in nauwe samenwerking met de Centrale Aankoopdienst (CAD), zal in 2013 een grote inspanning vragen.

De belangrijkste uitdaging voor 2013 betreffende periodieke keuringen zal eruit bestaan om de vele opmerkingen uit de keuringsverslagen op een structurele manier opgelost te krijgen, door intensief gebruik te maken van het nieuwe raamcontract ‘elektriciteit’ (april 2013) en het nieuwe onderhoudscontract voor liften (juli 2013). Deze vernieuwde manier van werken stelt het bestuur in staat om op een efficiënte en kostenbewuste manier de technische installaties opnieuw wettelijk in orde te maken.

Technische permanentie Zowel de technische dag- als nachtpermanentie wordt verzorgd door de personeelsleden van de dienst Onderhoud, in samenwerking met de collega’s van de Interne Dienst voor Preventie en Bescherming (IDPB). Zij staan in voor eerstelijnsinterventies en het oplossen van storingen aan de technische installaties, in overleg met de dienstdoende conciërge. De opvolging van de werking van de technische installaties kan vanop afstand gebeuren, of indien nodig, ter plaatse.

RE 3.4.12 Technische nachtpermanentie Aantal interventies

2011

2012

49

40

AFDELING REAL ESTATE / GEBOUWEN

162 3.8.5 Doelstellingen 2013 Kostenbeheersing via integrale, gecoördineerde aanpak Door de integrale en gecoördineerde aanpak van het onderhoud kan beter worden gebruikgemaakt van schaalvoordelen en bestaande synergiëen.

Dit geeft aanleiding tot:

kostenbesparing (duidelijke keuzes ‘in eigen beheer’/’uitbesteed’, betere afstemming van de verschillende processen op elkaar

betere prijzen op de markt (dankzij grotere volumes), kostenbesparend effect door het afsluiten van (langdurige) raamcontracten

gekende en beter beheersbare budgetten: betere budgetbewaking en budgetopvolging, afsluiten van contracten.

Betere dienstverlening (interne/externe klant) De invoering van het facilitair management informatiesysteem (FMIS) zal een integrale en gecoördineerde aanpak mogelijk maken van het beheer van alle onderhoudstaken. Voortaan kunnen daardoor ook betere en hogere kwaliteitseisen worden ingeschreven.

Processen worden beter op elkaar afgestemd en verlopen hierdoor vlotter (bijvoorbeeld het begeleiden van aanbestedingsdossiers door de Centrale Aankoopdienst, het benutten van schaalvoordelen, enzovoort)

De eisenbundel naar de leverancier of dienstverlener kan sterker worden, door de bundeling van opdrachten

Procedures en takenpakketten worden eenvoudiger en meer gestandaardiseerd (bijvoorbeeld de eenvoudige bestelprocedure bij raamovereenkomsten, eenduidige en gestandaardiseerde formaten, enzovoort.)

AFDELING REAL ESTATE / GEBOUWEN

163

04

Afdeling ICT

AFDELING ICT

165 127.03.00

ICT Sam Claes

SECRETARIAAT 127.03.00 Sonja Crals

RELATIE KLANTEN/ PROCEDURES 127.03.10

GIS EN ONTWIKKELING 127.03.20

BEHEER EN ONDERSTEUNING 127.03.30

PBS / EXTERNEN 127.03.40

TBA procesmanager

Michael Vanderhoydonk

Benoit Thijs

Patricia Dirix

EERSTELIJNS HELPDESK 127.03.31

PBS 127.03.41

ONTWIKKELING ALGEMEEN 127.03.21

Rudy Greeven Gilbert Mertens Willy Quetin Willy Vanelderen

Marc Ceuppens Ludwina Driesen

ARIADNE 127.03.22

TWEEDELIJNS HELPDESK 127.03.32

Yolande Hauben Henri Van Endert

Jan Bonné Kristof Lafosse Johan Nilis Rutger Paulissen (vanaf 2012-08-01)

GIS 127.03.23 Johan Ackx Karen Praet (vanaf 2012-05-21)

TOEPASSINGEN DERDEN 127.03.24 Johan Keunen Jos Tans

Organogram ICT

Fatma Göker (vanaf 2012-09-01) Liliane Sannen Hilde Vandeput Miriam Vandersmissen

AFDELING ICT

166 4.1 Missie De afdeling ICT is verantwoordelijk voor het aanbieden van een hedendaagse en betrouwbare ICT-omgeving binnen het provinciebestuur Limburg, die kennisbeheer, digitaal samenwerken en een efficiĂŤnte beleidsvoering mogelijk maakt. Via de servicedesk geeft de afdeling ICT professionele ondersteuning aan eindgebruikers. Bijkomend realiseert deze afdeling vernieuwingsprojecten en voert ze een zo proactief mogelijk onderhoudsbeleid.

4.2 Personeel & Organisatie Er is in de formatie van ICT in 2012 weinig gewijzigd. EĂŠn van de twee gepensioneerden in 2010 werd vervangen in 2012. De andere vervanging en 5 nieuwe functies in het kader van het Strategisch Actie Plan ICT werden nog niet aangeworven. Bij het Provinciaal Bibliotheeksysteem (PBS) verliet 1 personeelslid de dienst, maar kwam een nieuwe medewerkster ter vervanging.

In de dienst GIS & Ontwikkelingen werd de GIS-cel ook verantwoordelijk voor het externe GISbeleid, hiervoor werd het team versterkt met een bestuurssecretaris.

De afdeling ICT beschikt over een personeelsformatie van 24,8 vte (interne en externe ondersteuning samen). Deze functies worden ingevuld door 25 personeelsleden:

Afdeling ICT

8 medewerkers 4 hoofdmedewerkers 4 bestuurssecretarissen 7 deskundigen 1 directeur 1 hoofddeskundige Totaal: 25

AFDELING ICT

167 4.3 Financieel verslag Budgetcijfers werking Budgetcijfers

Budget 2011

Budget 2012

Werking

€ 3 190 658,00

€ 3 047 183,00

Investeringen

€ 5 464 884,90

€ 5 409 700,00

Totaal werking en investeringen

€ 8 655 542,90

€ 8 456 883,00

Ontvangsten

€ 70 000,00

€ 70 000,00

Totaal ontvangsten

€ 70 000,00

€ 70 000,00

Budget 2011

Budget 2012

Werking

€ 2 064 658,22

€ 2 273 565,90

Investeringen

€ 1 689 793,50

€ 2 273 807,36

Totaal werking en investeringen

€ 3 754 451,72

€ 4 547 373,26

Ontvangsten

€ 26 098,09

€ 52 871,39

Totaal ontvangsten

€ 26 098,09

€ 52 871,39

Reële cijfers werking Budgetcijfers

2 000 000 0 Werking

2 273 807,36

5 409 700,00

2 273 565,00

4 000 000

3 047 183,00

6 000 000

Investeringen

1 635 209,00

Gebudgetteerd Vastgelegd

ICT Algemeen overzicht 2012

Personeel

AFDELING ICT

168 Gebudgetteerd Vastgelegd

G&O financieel overzicht 2012

1 500 000 1 125 000

Werking

Investeringen

707 614

15 089

884 000 €

0

948 384

375 000

1 062 400 €

750 000

Personeel

Gebudgetteerd Vastgelegd

B&O financieel overzicht 2012

5 000 000

Werking

Investeringen

597 230

2 238 992

0

4 381 330

1 250 000

862 825

2 500 000

914 300

3 750 000

Personeel

AFDELING ICT

169 Gebudgetteerd Vastgelegd

PBS financieel overzicht 2012

1 200 000 1 000 000 330 365

800 000

Werking

19 726

0

144 370

200 000

462 357

400 000

1 070 483

600 000

Investeringen

Personeel

Toelichting Wat werkingsmiddelen betreft, is er bij Beheer & Ondersteuning (B&O) een beperkt verschil tussen de gebudgetteerde en werkelijke uitgaven. In de dienst Gis & Ontwikkelingen (G&O) is dit verschil groter door een aantal projecten die later zijn opgeleverd en dus nog geen werkingskosten genereren. Voor het Provinciaal Bibliotheeksysteem (PBS) werd tot 2012 het werkingsbudget elk jaar structureel overgenomen om de middelen die de provincie moet inzetten voor de Limburgse bibliotheekwerking blijvend voor de bibliotheeksector te reserveren. Deze reserve zal niet overgenomen worden naar 2013. Niettemin kunnen indien nodig voor nieuwe initiatieven middelen voorzien worden via investeringskrediet.

Wat betreft de voorziene investeringen van B&O en G&O, beschikt de afdeling ICT nog niet over voldoende personeel voor uitvoering en coรถrdinatie. Dit betekent een enorme vertraging voor de vernieuwingsprojecten - ook al waren deze correct gebudgetteerd en echt noodzakelijk voor de organisatie. Deze situatie kan enkel opgelost worden door de uitvoering van het Strategisch Actie Plan ICT dat in 2011 aan de deputatie werd voorgelegd.

De totale ICT-uitgaven voor de directe ondersteuning van in totaal 1700 personen bedraagt voor werking 2.3 mio euro, of 1337 euro per werknemer per jaar. Investeringen bedragen in totaal 2,3 mio euro, of 1337 euro per werknemer per jaar. De loonkosten voor ICT bedroegen in totaal 1.6 mio euro, of 962 euro per medewerker per jaar. In totaal betekent dat 3636 euro per hoofd aan ICT-ondersteuning. Referentiecijfers van Gartner in verband met ICT-uitgaven per capita in lokale overheden berekenden een gemiddelde uitgave van 5630 euro voor 2011.

We kunnen stellen dat het provinciebestuur eigenlijk onderinvesteert in ICT. Positief is dan weer dat ondanks het uitblijven van bijkomende profielen, ICT meer projecten heeft uitgevoerd. In 2011 bedroeg de werkingsuitgave 2,06 mio euro en het totaal aan investeringen 1,7 mio euro. Ondanks de onderbemanning van het team werden dus beduidend meer investeringen afgerond.

AFDELING ICT

170 4.4 Werking in 2012 In 2012 heeft de afdeling ICT op basis van haar mogelijkheden prioriteit gegeven aan het ondersteunen van de huidige infrastructuur en dienstverlening. Vernieuwingen en projecten werden via priorisering, naar best vermogen uitgevoerd. Hierdoor is het zeer moeilijk om opleveringsdata te garanderen naar onze interne en externe klanten. Na de versterking van het team, zoals die werd gevraagd in het strategisch plan, kunnen meer projecten extern worden uitbesteed en intern opgevolgd. Zo zullen vernieuwingen sneller kunnen worden doorgevoerd.

Toch kunnen we belangrijke realisaties opsommen: De dienst Beheer en Ondersteuning (B&O) realiseerde volgende belangrijke objectieven:

vernieuwing van de instabiele en verouderde file-server

volledige vernieuwing van de printingdiensten op alle sites van het provinciebestuur

vernieuwing van de dataverbindingen tussen de provinciale sites via het Infra-X-net van Infrax

upgrade van Office 2000 naar Office 2010

upgrade van Mailserver als een nodige aanpassing na de installatie van Office 2010 opzetten van een geautomatiseerd software managementsysteem.

Het Provinciaal Bibliotheeksysteem (PBS) heeft naast de dagelijkse ondersteuning volgende belangrijke projecten afgerond:

migratie vanuit de oorspronkelijke PBS-toepassing naar de Bibportalen van de Vlaamse

overheid en installatie van Aquabrowser

de operationele ondersteuning van hoofdleverancier Infor (leverancier van het PBS-platform) werd verder geprofessionaliseerd door de ondertekening van een dienstenovereenkomst (service level agreement - SLA).

er werd extra een gemeentelijke bibliotheek aangesloten

in 6 van de 32 aangesloten bibliotheken werd RFID ingevoerd.

In de cel Ontwikkelingen van de dienst G&O werden volgende initiatieven gerealiseerd:

nieuwe website limburg.be + nieuw P-net + mobiele site limburg.be

digitale formulieren (40-tal) werden ontwikkeld

samen met de Provinciale Bibliotheek Limburg werd de opslag en presentatie van gedigitaliseerde oude drukken gerealiseerd

nieuwe toepassing Reisvergoeding (versie 1.0), inclusief de nieuwe goedkeuringsflow

toepassing â&#x20AC;&#x2DC;?Lezen!â&#x20AC;&#x2122; (Leesbevorderingsproject voor het aanreiken kwalitatieve leessuggesties â&#x20AC;&#x201C; Provinciaal Steunpunt voor Limburgse Bibliotheken (PSLB) De GIS-cel kan met trots terugkijken op 2012 over volgende prestaties:

verdeling van de nieuwe luchtfoto uit 2011

atlas van de Buurtwegen: ontsluiting van de databank voor lokale besturen

inventarisatie van de GIS-noden in de provinciale diensten (interne audit)

opstart van GIS-ondersteuning voor de lokale besturen

AFDELING ICT

171 4.5 Verwachtingen en uitdagingen voor de toekomst De afdeling ICT kijkt uit naar de versterking van haar afdeling om de broodnodige vernieuwingen door te voeren. Voor 2013 zijn de vervanging van de verouderde werkstations en de bekabeling in de blokken A, C, D en F van het Provinciehuis de voornaamste uitdagingen op infrastructuurgebied.

Wat betreft GIS, wordt zowel intern als extern de GIS-coördinatie geïntensifieerd. Samen met de collega’s van de afdeling Klantenrelaties wordt een Facilitair Management Informatie Systeem (FMIS) ingevoerd om de efficiëntie, effectiviteit en klantvriendelijkheid verder te verhogen.

Het Provinciaal Bibliotheeksysteem (PBS) zal een aantal nieuwe aansluitingsaanvragen uitvoeren. Met zijn hoofdleverancier Infor wordt de samenwerking verankerd middels een dienstenovereenkomst of service level agreement (SLA). De dataverbindingen die tot heden via Belgacom liepen, worden vervangen door lijnen van het Infra-X-net.

Voor de cel Ontwikkelingen vormen de vernieuwing van het dossieropvolgingssysteem Ariadne en de integratie van 3P, het procedureopvolgingssysteem voor openbare aanbestedingen, een stevige uitdaging. Meer nog dan in vorige jaren wordt ernaar gestreefd de bestaande ontwikkelingen te vernieuwen en de provinciale diensten bij te staan in het automatiseren van hun front- en backofficeprocessen om zowel de betrokken ambtenaren als de burgers digitaal van dienst te kunnen zijn.

4.6 Dienst Beheer en Ondersteuning 4.6.1 Missie Binnen de afdeling ICT zorgt de dienst Beheer en Ondersteuning (B&O) voor de operationele werking van de complete IT-infrastructuur. Dit vertaalt zich in het installeren, configureren, onderhouden en ondersteunen van allerlei hard- en software, alsook in het beheer van de bijhorende licenties en contracten.

AFDELING ICT

172 4.6.2 Personeel en Organisatie Voor het uitvoeren van het takenpakket beschikt de dienst Beheer en Ondersteuning (B & O) over 9 voltijdse profielen.

Coördinatie en leiding: 1 voltijdse bestuurssecretaris, die ook een aantal operationele taken behartigt.

Voor de eindgebruikersondersteuning zorgt een ploeg van 4 medewerkers in de groep ‘Helpdesk en Permanentie’. Deze personeelsleden zorgen voor een klantvriendelijke behandeling van de IT-gerelateerde meldingen, problemen en klachten.

Meldingen bij de servicedesk die niet op standaard wijze en op korte termijn kunnen afgehandeld worden, komen terecht bij de 2delijnsondersteuning in het team ‘Systemen en Netwerken’, waar in de zomer van 2012 een vierde deskundige werd aan toegevoegd. Door de indiensttreding van deze werkkracht kon de dienst B&O na bijna 2 jaar opnieuw over een voltallige personeelsbezetting beschikken en geleidelijk beginnen met het wegwerken van de opgelopen achterstand.

4.6.3 Financieel verslag Ieder jaar plant de dienst B&O een groot aantal vernieuwingsprojecten, waarvan een aantal echter omwille van tijds- en capaciteitsgebrek of externe factoren niet of slechts deels kunnen worden uitgevoerd. Deze situatie wordt duidelijk geïllustreerd in bijgevoegde grafische weergave van het verschil tussen de gebudgetteerde en de vastgelegde investeringsbedragen. In 2012 werd slechts 45 procent van de voorziene investeringen ook effectief afgerond. Uiteraard worden de niet-voltooide projecten meegenomen in de planning voor 2013.

De werkingskosten worden vooral bepaald door onderhoudscontracten en hostingsvergoedingen.

Omdat het om vrij stabiele terugkerende kosten gaat, kan hiervan een goede inschatting gemaakt worden en komt het begrote bedrag overeen met de vastgelegde kredieten.

Gebudgetteerd Vastgelegd

B&O financieel overzicht 2012

5 000 000

Werking

Investeringen

597 230

2 238 992

0

4 381 330

1 250 000

862 825

2 500 000

914 300

3 750 000

Personeel

AFDELING ICT

173

AFDELING ICT

174 4.6.4 Werking in 2012 Servicedesk IT Het beheer van de meer dan 1700 eindgebruikerstoestellen zoals laptops en vaste pc’s nam het in 2012 weer het grootste deel van de tijd in beslag. Zo werden net geen 8000 meldingen behandeld, gaande van het leveren van verbruiksgoederen (inktpatronen, USB-sticks, Cd-Roms…) en het bieden van telefonische ondersteuning, over netwerkconfiguraties en interventies ter plaatse tot reparaties van hardware en complete herinstallaties.

Het eindgebruikerssegment van de infrastructuur is voortdurend in beweging. Deze evolutie brengt een aantal extra taken met zich mee, terwijl het personeelsbestand niet evenredig evolueert. Omdat de ondersteuning van bestaande infrastructuur op peil moet blijven, werd ook in 2012 verder gestreefd naar meer standaardisering in de hardware en software. Gezien de heterogeniteit van het klantenbestand en van het bijbehorende computerpark, is deze opdracht geen sinecure. Gelukkig bestaan er hulpmiddelen die het proces voor de medewerkers van de dienst minder complex maken. Eén van de tools die om deze reden werden aangekocht is een zogenaamde ‘software deployment tool’. Deze bijzondere software stelde de dienst Beheer en Ondersteuning in staat om, weliswaar na uitgebreide voorbereidingen, in slechts anderhalve week al de administratieve pc’s van een nieuwe Office-versie te voorzien. Dit was voor het bestuur meteen de meest zichtbare actie van de dienst Beheer en Ondersteuning in 2012.

Serverbeheer Naast deze massamigratie werden op de achtergrond nog behoorlijk wat vernieuwingen doorgevoerd op een voor de eindgebruikers minder zichtbaar niveau. De in 2011 gerealiseerde nieuwe infrastructuur voor het virtualiseren van het serverpark van het provinciale administratieve netwerk, werd in de loop van 2012 verder uitgebouwd naarmate meer bestaande installaties voor virtualisering in aanmerking kwamen. Van de meer dan 150 servers in het park draait intussen ongeveer één derde virtueel. Dit stelt de dienst Beheer en Ondersteuning in staat om in de nabije toekomst flexibeler op te treden, bijvoorbeeld bij hardware defecten, tijdelijk verhoogde belastingen of een nood aan extra opslagcapaciteit.

Netwerkbeheer De grootste wijziging die in 2012 op netwerkniveau werd doorgevoerd, is de omschakeling van de Belgacom BILAN-verbindingen naar infra-X-net. Voortaan doet de afdeling ICT een beroep op de diensten van Infrax voor de performante dataverbindingen naar de vier culturele buitendiensten van het provinciebestuur en de acht gekoppelde provinciale scholen.

Voorts werden voorbereidingen getroffen om de dekking van het draadloze netwerk in de vergaderzalen van het Provinciehuis te verbeteren en verder uit te bouwen. Als gevolg van de talloze vertragingen bij de aanleg van de vernieuwde databekabeling in het hoofdgebouw, zal deze actie echter pas resultaten opleveren in de loop van 2013.

Operationeel beleid De dienst Beheer en Ondersteuning probeert een zo stabiel mogelijk computerpark te garanderen. In de loop van 2012 staken echter meer en andere noden de kop op. Grootste moeilijkheid was de toenemende vraag naar meer flexibiliteit en mobiliteit. De vernieuwde webmail en de mogelijkheid tot koppeling van smartphones, zijn een voorbeeld van het doordachte antwoord daarop. Het is de bedoeling om in 2013 op dit elan voort te werken.

AFDELING ICT

175 4.6.5 Doelstellingen 2013 Servicedesk IT Samen met het standaardiseren van het computerpark wil de dienst Beheer en Ondersteuning voortaan vooral inzetten op een meer gestroomlijnde werking van de servicedesk. Proactieve vervangingen van oudere toestellen wordt wellicht één van de meest geapprecieerde nieuwe strategieën die in de loop van 2013 hun intrede zullen doen. Deze strategie heeft mede tot doel het aantal probleemmeldingen te verminderen.

Serverbeheer Een paar jaar geleden werd van start gegaan met het virtualiseren van de serverinfrastructuur.

Na het doorlopen van een steile leercurve, door de complexiteit van de nieuwe technologie, kan in 2013 een versnelling hoger worden geschakeld. Het belangrijkste doel is en blijft een nog grotere beschikbaarheid van servers te kunnen garanderen. Dit is een interne, welhaast onopvallende werkzaamheid die uiteindelijk wel de continuïteit van de dienstverlening fundamenteel ten goede komt.

Netwerkbeheer In 2013 voorziet de dienst Beheer en Ondersteuning een verdere evolutie naar doorgedreven flexibiliteit betreffende mobiele connecties en telewerken. Naast de optimalisering van de bestaande infrastructuur en bijbehorende netwerkcomponenten voor ontsluiting van onder meer het provinciale intranet, wordt geïnvesteerd in extra beveiligingslagen, wat ook zal resulteren in een flexibeler toegang tot de bronnen op het administratieve netwerk (zowel binnenshuis als vanop externe locaties).

Operationeel Beleid Naast het realiseren van deze technische vernieuwingen wil de dienst Beheer en Ondersteuning werk maken van een verbeterde zichtbaarheid in de organisatie, zodat zich bij de klanten een realistisch verwachtingspatroon kan ontwikkelen. Vanuit het streven naar een optimale afstemming van de dienstverlening op de eisen van de klant, plant de dienst B&O vanaf 2013 de inzet van een informatiesysteem dat de gebruikers zal toelaten om speciale noden die buiten de standaard-dienstverlening vallen officieel kenbaar te maken.

AFDELING ICT

176 4.7 Dienst GIS en Ontwikkelingen 4.7.1 Missie De dienst GIS en Ontwikkelingen (G&O) is een ondersteunende dienst van de afdeling ICT die instaat voor de ontwikkeling van softwaretoepassingen op maat van de klant.

G&O biedt ook technische ondersteuning van strategische ICT-toepassingen zoals het dossieropvolgingssysteem Ariadne en het Content Management Systeem SmartSite iXperion (voor het beheer van websites zoals Limburg.be, intranet, het P-net en de verschillende extranetten). Ten slotte biedt de dienst G&O technische en inhoudelijke GIS-ondersteuning voor provinciale diensten die met ArcGIS software werken in het kader van het Geografisch informatiesysteem (GIS). Daarnaast zijn onlangs de eerste stappen gezet in de uitbouw van een provinciaal Limburgs GIS-platform voor de ondersteuning van lokale Limburgse besturen in hun GIS-werking.

4.7.2 Personeel en organisatie De dienst GIS en Ontwikkelingen (G&O) maakt deel uit van de directie Facilitair Beheer, afdeling ICT. In de dienst G&O zijn 9 personen tewerkgesteld met de volgende opdrachten:

coรถrdinatie en leiding: 1 bestuurssecretaris ontwikkelingen algemeen: ontwikkeling van client-server toepassingen via Powerbuilder en de ontwikkeling van webtoepassingen via Oracle APEX: 1 hoofddeskundige en 1 deskundige toepassingen derden: beheer van de Limburgse websites via het CMS SmartSite iXperion en de ontwikkeling van digiformulieren: 2 hoofdmedewerkers Ariadne: technische en inhoudelijke ondersteuning van het dossieropvolgingssysteem: 1 hoofdmedewerker en 1 medewerker GIS: technische ArcGIS-ondersteuning, inhoudelijke GIS-ondersteuning (1 deskundige) en inhoudelijke ondersteuning van de GIS-werking bij de lokale besturen: 1 bestuurssecretaris.

De bestuurssecretaris voor de uitbouw van een provinciaal Limburgs GIS platform is in mei 2012 in dienst getreden.

4.7.3 Financieel verslag In 2012 werd ongeveer 60 % van het voorziene werkingsbudget effectief gespendeerd. Van het geplande budget voor investeringen werd amper 10 % daadwerkelijk benut. Oorzaak is het niet uitvoeren van enkele grote projecten, zoals de uitbouw van een centrale beeldbank en de vernieuwing van de provinciale geoloketten. De betreffende budgetten werden overgeheveld naar 2013. De cijfers tonen aan dat er amper tijd en ruimte was om vernieuwingsprojecten te realiseren. De investeringen werden wel gepland, maar konden slechts beperkt gerealiseerd worden. De dienst G&O wordt bovendien actief betrokken bij automatiserings- en

AFDELING ICT

177 digitaliseringsprojecten van verschillende provinciale diensten. Dit blijkt ook uit de lijst van gerealiseerde en lopende projecten (zie 4.7.4 en 4.7.5). Deze nood wordt hoofdzakelijk ingevuld met bestaande technologieën en kennis die in huis is opgebouwd.

Gebudgetteerd Vastgelegd

G&O financieel overzicht 2012

1 500 000 1 125 000

Werking

Investeringen

707 614

15 089

884 000 €

0

948 384

375 000

1 062 400 €

750 000

Personeel

4.7.4 Werking in 2012 Wie bij het provinciebestuur Limburg een aanvraag wenst te doen voor het ontwikkelen van een nieuwe toepassing, moet een projectaanvraagfiche of PAF invullen om de aanvraag te formaliseren. De PAF bestaat uit 2 onderdelen: het ene voor de projectaanvrager, om de aanvraag te expliciteren, het andere voor de afdeling ICT. Bedoeling is cruciale informatie over de eventuele uitvoering van een project tijdig te verzamelen, zodat ICT een advies kan formuleren naar nut, haalbaarheid en timing. Vervolgens worden projectaanvragen voor goedkeuring en priorisering aan het Project Advies Forum voorgelegd. Hierin zitten naast de provinciegriffier en de verantwoordelijke voor de dienst G&O ook de bestuursdirecteurs van de directies Mens, Ruimte, Facilitair Beheer en Studies & Projecten alsook de directeur ICT.

Realisaties Een overzicht van de projecten die in het werkjaar 2012 werden afgerond:

•

•

•

•

•

•

•

Smartsite: vernieuwing van de website www.limburg.be (inclusief mobiele site) Smartsite: vernieuwing van het P-net (de beveiligde website voor de provincieraadsleden) Smartsite: vernieuwing van de website www.pnc.be (Provinciaal Natuurcentrum) Smartsite: toepassing voor het beheer van stageplaatsen (Steunpunt Onderwijs) Smartsite: ontwikkeling van digitale inschrijvingsformulieren (40-tal) Smartsite: digitale subsidieformulieren (pilootproject voor het uitwerken van een technisch draaiboek en de realisatie van twee bijkomende subsidiedossiers voor Steunpunt Onderwijs) Powerbuilder: digitalisering van de proces- en validatieflow voor reisvergoedingen (Directie HRM)

AFDELING ICT

178

•

•

•

•

•

•

•

•

•

•

•

•

•

•

•

•

•

Powerbuilder: jaarplanningsinstrument voor het communicatiebeleid (fase 2) (I&C) Powerbuilder: Servicedesktoepassing versie 2, inclusief werken met deeltickets Powerbuilder: toepassing voor de houtverkoop van de bosgroepen: aanpassingen aan de bestaande toepassing Smartsite & APEX: nieuwe vormgeving voor de digiformulieren en APEX-toepassingen APEX: Toepassing ‘Provinciale vertegenwoordiging’, met databank over rechtspersonen en adviesraden, e.a.

Ariadne: evaluatie en herziening van procescodes voor archivering Ariadne: herziening van procescodes voor subsidieaanvragen Ariadne: werkgroep ‘Mid- en Frontoffice’ voor de strategiebepaling van de toekomstige portfolio van intercommunale Cipal GIS: ontwikkeling en lancering van de nieuwe website www.gis.limburg.be GIS: verdeling van de nieuwe luchtfoto voorjaar 2011 (zowel intern als naar lokale besturen) GIS: opstart van geolokaal initiatief van de Vlaamse provincies, VVSG, DDAR en AGIV om lokale besturen beter te ondersteunen bij het gebruik van geografische informatie en de implementatie van de Vlaamse GIS-initiatieven in de besturen Toepassing ‘Zitting deputatie mobiel’ voor het raadplegen via iPad van de digitale documenten die aan een dossier zijn gekoppeld Deelname aan het overleg over de ontwikkeling van de nieuwe website ‘Kortverblijven’ door de firma LCP uit Oostkamp Omschakeling van Sojuhu Sybase naar SQL Server (Sojuhu = Sociaal Juridische hulpverlening) ICT: nieuwe operationele SQL-server en APEX-server voor het provinciebestuur Limburg ICT: toegang Rijksregister: alternatief voor gebruik van het X.25-protocol GIS: interne audit van de diensten die met GIS werken

De dienst Gis en Ontwikkelingen (G&O) is niet enkel verantwoordelijk voor de ontwikkeling van softwaretoepassingen. Ze staat ook in voor het onderhoud van deze zelfontwikkelde toepassingen én van toepassingen die werden aangekocht. G&O participeert daarom in de servicedesk 7700 van het provinciebestuur voor het behandelen van problemen.

AFDELING ICT

179 Inventarisatie en coördinatie van de GIS-initiatieven De dienst GIS & Ontwikkelingen van het provinciebestuur Limburg beheert geografische data voor de ontwikkelingen van kaarten en plannen. Op verzoek levert ze informatie en support aan de provinciale diensten die met geografische informatiesystemen werken. In 2012 kreeg de dienst GIS & Ontwikkelingen vanuit het managementteam de vraag om via een interne audit het GIS-gebeuren in het provinciebestuur in kaart te brengen en naar de toekomst een intern GIS-overleg op te starten. Van volgende provinciale diensten werden de GIS-activiteiten nader onderzocht: Dienst Wegen, Dienst Waterlopen, Dienst Milieuvergunningen, Dienst Ruimtelijke Planning, Bosgroepen, Dienst Landbouw en Platteland, Steunpunt Sociale Planning, Dienst Wonen, Provinciale Belastingen, Toerisme Limburg, Hulpverlening en Noodplanning, Gallo-Romeins museum en Provinciaal Centrum voor Cultureel Erfgoed (PCCE).

Daarbij kwamen volgende noden aan de oppervlakte: Behoefte aan een intern en regelmatig dienstoverschrijdend GIS-overleg Nood aan procesmatig werken (bijsturing en standaardisering van bestaande processen) Aanstelling van procesverantwoordelijken (dienstoverschrijdend) Behoefte aan efficiëntere informatiedoorstroming (zowel binnen de diensten als tussen diensten onderling) Nood aan ondersteuning bij uitbouw van projecten (ideale structuur, aanpak, mogelijkheden) Afleveren van actuele en betrouwbare GIS-gegevens Performant provinciaal netwerk (GIS werkt vaak traag via het bestaande netwerk) Vernieuwing van de bestaande infrastructuur (address matcher / geoloketten om eigen data te verdelen) Behoefte aan continue en regelmatige bijscholing (opleiding van gebruikers).

Bij het GIS-gebruik in het provinciebestuur Limburg heerst duidelijk een eilandcultuur. GIS-gerelateerde informatie wordt slechts beperkt uitgewisseld tussen de interne diensten. Er is nood aan een efficiëntere doorstroming van informatie én dienst- en directie-overschrijdend GIS-overleg. De dienst GIS & Ontwikkelingen ziet hier het voordeel van in. Inhoudelijke sturing ligt echter moeilijk. Hiervoor is er nood aan een voltijdse GIS-projectleider; een expert die ook de nodige competenties kan ontwikkelen in de specifieke materies waarrond de verschillende diensten werken. Bedoeling is alleszins te evolueren naar een geïntegreerd GIS dat organisatiebreed kan worden ingezet.

Om stappen te zetten in maturiteit is het echter niet voldoende de computersystemen aan te passen. Verandering is in grote mate een kwestie van de mensen mee te laten groeien (opleiding), de interne cultuur bij te stellen en ook structuren te wijzigen (processen efficiënter maken).

Vanuit de dienst GIS & Ontwikkelingen werden alvast volgende concrete acties voorgesteld: Opwaardering van ArcGIS software 9.3 naar 10.1 (Q2 - 2013).

Opleiding voor de gebruikers (Q2 - 2013).

Voorzien van grotere beeldschermen voor de 65 GIS-gebruikers bij het bestuur (Q2 - 2013).

Inzetten van ‘mobiel GIS’ voor editeer-opdrachten op het terrein (Q1 - 2013).

Opstarten van dienst- en directie-overschrijdend GIS-overleg (Q2 - 2013).

Vernieuwing van beschikbare GIS-data via het Agentschap voor Geografische Informatie Vlaanderen - AGIV (Q3 - 2013).

Vervanging van de bestaande adresmatching tool door ontwikkeling van nieuwe software (Q3 - 2013).

Vernieuwing van de bestaande geoloketten door inzet van aangepaste software (Q3 - 2013).

Het Departement Diensten voor het Algemeen Regeringsbeleid (DDAR) en het Agentschap voor Geografische Informatie Vlaanderen (AGIV) uitnodigen om bestaande en nieuwe beleidsinitiatieven te komen toelichten.

Doelgroep: managementteam en de betreffende afdelingsverantwoordelijken van het provinciebestuur. (Q2 - 2013).

De voordelen van Mobile Mapping toelichten aan de hand van een demo (Q2 - 2013).

AFDELING ICT

180 Nieuwe website Provincie Limburg

AFDELING ICT

181 4.7.5 Doelstellingen 2013 In 2013 moeten de lopende projecten worden voltooid. Heel wat nieuwe projecten zullen bovendien worden opgestart.

Lopende projecten

•

•

•

•

•

•

•

•

•

•

•

•

•

•

•

•

•

•

•

Smartsite: ontwikkeling en lancering van een nieuw intranet en extranet voor het provinciebestuur Smartsite: ontwikkeling van digitale subsidieformulieren (maximaal vier per maand, afhankelijk van de input vanuit de beheerscellen van het provinciebestuur) Smartsite: afwerken van digiformulieren voor de Directie Facilitair Beheer (realiseren van de nodige koppelingen) Smartsite: digitalisering van het LIKONA -jaarboek (van het Provinciaal Natuurcentrum) Smartsite: presentatie en beschikbaar stellen van gedigitaliseerde oude drukken via de website van de Provinciale Bibliotheek Limburg (PBL) Smartsite: integratie educatief materiaal Digitale Bibliotheek in de website van de Provinciale Bibliotheek Limburg (PBL) Smartsite: digitalisering van het technische fiche voor het beheer van de Boudewijnzaal (Directie Facilitair Beheer) Powerbuilder: omzetten van de toepassing ‘Bijkomende leningen’ van een mainframeomgeving naar een serveromgeving (Directie Financiën) APEX: online beschikbaar stellen van een nieuwe toepassing voor de telefoonlijst van het Provinciehuis APEX: omzetting van de toepassing Bestuursmemoriaal van Silverstream naar Oracle APEX: implementatie van meertaligheid in de adressentoepassing van de provinciale dienst Informatie en Communicatie (I&C) Smartsite & Powerbuilder: ontwikkeling van een toepassing voor het Limburgs Studiefonds voor studenten om renteloze leningen te kunnen aanvragen en digitaal verwerken GIS: verdere uitbouw van een centraal GIS-platform ter ondersteuning van lokale Limburgse besturen in hun GIS-werking GIS: onderzoek naar de mogelijkheid tot het intekenen van geografische objecten met mobiele toestellen GIS: deelname aan structureel GIS-overleg: A-commissie GIS (VVP), GDI-werkgroep (AGIV), Klankbordwerkgroep G-scan (AGIV), klankbordwerkgroep eMIL Pilootproject e-tendering: elektronisch openen van offertes (Griffie van het provinciebestuur) Deelname aan overleg over het ‘Masterplan Werkomgeving 2.0 Provincie Limburg’ FMIS: deelname aan de projectwerkgroepen voor de installatie van het Facilitair Management informatiesysteem (FMIS) bij het provinciebestuur Linguacluster: ontwikkeling van taalmodules voor het Centre Corail - Forem Formation.

AFDELING ICT

182 Projecten op te starten in 2013

•

•

•

•

•

•

•

•

•

•

•

•

•

•

•

•

•

•

•

•

•

•

•

•

•

de uitbouw van een centrale provinciale beeldbank milieuvergunningen: eMIL (voor elektronische milieuvergunningsaanvragen) milieuvergunningen: dossierbeheerssysteem voor het behandelen van milieuvergunningsaanvragen (overstap van analoog naar digitaal werken) milieuvergunningen: uitbouw van een centrale milieuvergunningsdatabank APEX: conversie van Silverstream- toepassing ‘Zittingen’ naar Oracle Apex APEX: conversie van Silverstream-toepassing en evaluatie van de admin tool ‘Kleurbekennen’ APEX: integratie van de uitgekeerde vergoedingen voor de adviesraden in de toepassing ‘Provinciale vertegenwoordiging’ APEX: aftasten van de mogelijkheden voor het ontwikkelen van webtoepassingen voor mobiele toestellen via Oracle Apex Powerbuilder: toepassing voor de centrale registratie en het beheer van toegangen tot het rijksregister E-invite: platform voor digitale uitnodigingen (Directie HRM) Smartsite: web etalages voor de Limburgse bibliotheken (Provinciaal BibliotheekSysteem (PBS) / Provinciaal Steunpunt voor Limburgse bibliotheken (PSLB)) Smartsite: uitbreiding van de digiformulieren van Thuiscompagnie (Directie Mens) Smartsite: ontsluiting van de adresgegevens van de 44 Limburgse gemeenten via de website van het provinciebestuur (Dienst I&C) Smartsite: implementatie van Google Maps kaarttoepassing voor ‘Limburg verzilvert Europa’ - 25 jaar Europese programma’s in Limburg (Directie Ruimte) Smartsite: nieuwe digiformulieren op vraag van de diensten Smartsite: digitale subsidieformulieren voor het Provinciaal Natuurcentrum (PNC) GIS: distributie van de nieuwe luchtfoto 2012 naar lokale besturen en OCMW’s, politiezones, brandweerzones en wateringen GIS: upgrade van de bestaande ArcGIS software van versie 9.3 naar 10.1 en voorzien van opleiding GIS: Atlas der Buurtwegen: doorvoeren van enkele wijzigingen in de beheerstoepassing GIS: vernieuwing van de provinciale geoloketten op limburg.be, gis.limburg.be en het intranet GIS: vervangen van de tools ‘zoeken op perceel’ en ‘zoeken op adres’ binnen ArcGIS GIS: update van de bestaande GIS basisdata van het Agentschap Geografische Informatie Vlaanderen (AGIV) GIS: opstart van een overkoepelend GIS-overleg tussen de betrokken diensten Digitale deputatie: onderzoeken van de mogelijkheden tot digitale besluitvorming Ariadne: kritische analyse van de huidige software

Belangrijke aandachtspunten voor de dienst G&O in 2013 worden standaardisatie en priorisering.

Uit het stijgend aantal aanvragen blijkt duidelijk de noodzaak tot verdere automatisering van bestaande processen binnen het provinciebestuur. Omwille van het grote aantal aanvragen moet zeer kritisch worden geoordeeld over de relevantie van nieuwe ontwikkelingen.

Alleszins wordt 2013 het jaar voor het initiëren van een aantal vernieuwingsprojecten, zoals de implementatie van een centrale beeldbank, de ontwikkeling van een nieuw systeem van geoloketten en de uitbouw van een dossierbeheerssysteem voor het centraal afhandelen van

AFDELING ICT

183 milieuvergunningsaanvragen. Het provinciepersoneel zal ook kunnen kennismaken met enkele nieuwe APEX toepassingen, zoals een nieuwe en meer gebruiksvriendelijke telefoonlijst.

Op het vlak van GIS is het de ambitie om in 2013 het overkoepelend GIS-overleg nieuw leven in te blazen. Bedoeling is de onderlinge kennis- en informatieoverdracht te bevorderen. Voor een doorgedreven inhoudelijke ondersteuning op het vlak van GIS wordt gestreefd naar de aanstelling van een coördinator binnen de dienst G&O, die vooral de ontwikkelingsprojecten ter harte kan nemen.

4.8 Provinciaal Bibliotheek Systeem 4.8.1 Missie Het Provinciaal BibliotheekSysteem (PBS) wil op een effectieve en efficiënte wijze technische ondersteuning bieden op het vlak van bibliotheeksystemen aan gemeentelijke openbare bibliotheken. De nadruk ligt daarbij op klantvriendelijke en correcte dienstverlening, op permanente vernieuwing en actualisering van het systeem en op een verhoging van de samenwerking tussen de openbare bibliotheken.

4.8.2 Personeel en organisatie Vanuit het bibliotheekdecreet (1 januari 2002) krijgt het Provinciaal Steunpunt voor Limburgse Bibliotheken (PSLB) vijf hoofdopdrachten toegewezen, waaronder bibliotheekautomatisering.

De dienst PSLB, behorende tot de Directie Mens, bepaalt het beleid voor het Provinciaal BibliotheekSysteem en voert de communicatie. De technische realisatie is toegewezen aan de dienst PBS. In 2004 werd het Provinciaal BibliotheekSysteem opgestart. Sindsdien werden 30 van de 44 Limburgse bibliotheken aangesloten. Hiermee bereikt het provinciebestuur 59,94 % van de Limburgse bevolking.

De aangesloten bibliotheken kunnen beschikken over een uitgebreide dienstverlening zoals opleidingen op maat en een helpdesk die bereikbaar is tijdens de openingsuren van de bibliotheken (maandag tot vrijdag van 8tot 20 uur, zaterdag van 8 tot 18 uur en zondag van 9 tot 13 uur).

Voor de dienst Provinciaal BibliotheekSysteem werken 5 personeelsleden:

1 bestuurssecretaris: leiding van de dienst

1 deskundige: netwerkcatalograaf

3 medewerkers: • systeemverantwoordelijke • verantwoordelijke administratie en hardware/software installaties • verantwoordelijke catalogusonderhoud.

AFDELING ICT

184 4.8.3 Financieel verslag Budgetcijfers werking Werkingskredieten

Budget 2011

Budget 2012

€ 1 090 075,00

€ 1 070 483,00

€ 1 500,00

€ 1 500,00

Aankoop diverse gebruikersgoederen

€ 100,00

€ 100,00

Administratieve prestaties van derden

€ 45 150,00

€ 0,00

€ 500,00

€ 0,00

€ 15 000,00

€ 5 000,00

€ 90 000,00

€ 75 000,00

€ 500,00

€ 500,00

€ 713 122,00

€ 732 630,00

€ 200,00

€ 200,00

€ 1 500,00

€ 1 500,00

Onderhoudscontracten

€ 222 503,00

€ 254 053,00

Investeringen

Budget 2011

Budget 2012

TOTAAL

€ 179 941,00

€ 144 370,00

Octrooien, licenties

€ 52 324,00

€ 16 753,00

Installaties, machines

€ 14 000,00

€ 14 000,00

€ 113 617,00

€ 113 617,00

TOTAAL Kantoorbenodigdheden

Frankeer verzendkosten Kosten publiciteit

Reële Kostencijfers telefonie / fax Kosten fotokopies Huur, onderhoud en beheer (*) Receptiekosten Andere technische kosten

Openbare bibliotheken

AFDELING ICT

185 Reële cijfers werking Werkingskredieten

Reëel 2011

Reëel 2012

€ 517 401,82

€ 462 357,38

€ 0,00

€ 0,00

Aankoop diverse gebruikersgoederen

€ 34,19

€ 8,16

Administratieve prestaties van derden

€ 45 150,00

€ 0,00

€ 500,00

€ 90,99

€ 5 936,16

€ 8 046,50

€ 64 125,27

€ 66 900,00

€ 0,00

€ 0,00

€ 236 630,19

€ 215 696,90

Receptiekosten

€ 0,00

€ 0,00

Andere technische kosten

€ 0,00

€ 0,00

€ 165 026,01

€ 171 614,83

Reëel 2011

Reëel 2012

TOTAAL

€ 35 570,32

€ 19 725,95

Octrooien, licenties

€ 35 570,32

€ 298,82

Installaties, machines

€ 0,00

€ 0,00

Openbare bibliotheken

€ 0,00

€ 19 427,13

TOTAAL Kantoorbenodigdheden

Frankeer verzendkosten Kosten publiciteit

Reële Kostencijfers telefonie / fax Kosten fotokopies Huur, onderhoud en beheer (*)

Onderhoudscontracten Investeringen

Gebudgetteerd Vastgelegd

PBS financieel overzicht 2012

1 200 000 1 000 000 330 365

800 000

Werking

19 726

0

144 370

200 000

462 357

400 000

1 070 483

600 000

Investeringen

Personeel

AFDELING ICT

186 Toelichting budget en werking in 2012 (*) Voor het artikel ‘Huur, onderhoud en beheer’ wijkt de reële uitgave van € 169.059,58 sterk af van het begrote krediet van € 732.630,00 omdat nog niet alle Limburgse bibliotheken zijn opgenomen in het Provinciaal BibliotheekSysteem. Vanaf 2013 zal het begrote krediet in lijn gebracht worden met de reële uitgaven. (**) De reële uitgave voor het artikel ‘Onderhoudscontracten’ is met € 34.002,02 gestegen (€ 171.614,83 in 2012 tegenover € 137.612,81 in 2011) omwille van het onderhoud dat wordt betaald voor V-insight, de module voor statistieken die in 2011 werd aangekocht (zie: octrooien, licenties in 2011).

4.8.4 Werking in 2012 De voornaamste realisatie in 2012 was de aansluiting bij het Vlaamse project ‘bibliotheekportalen’: de bestaande webcatalogus ‘BiLi’, waar bibliotheekbezoekers documenten kunnen opzoeken, reserveren en verlengen, werd vervangen door aquabrowser.

Daarnaast begeleidde de PBS-dienst 6 bibliotheken die hun collecties migreerden naar RFID en zelfscanbalies, betaalautomaten of een sorteerrobot introduceerden: de Provinciale Bibliotheek Limburg (sorteerrobot), de bibliotheken van Tongeren, Lummen, Overpelt, Wellen en Ham. In totaal zijn momenteel 19 bibliotheken overgeschakeld naar RFID en hebben zelfscanbalies en/ of een betaalautomaat in gebruik.

In 2012 werd één nieuwe bibliotheek aangesloten bij het PBS: de bibliotheek van de Hasseltse gevangenis.

De door het PBS ontwikkelde brievensoftware, waarmee bibliotheken op een eenvoudige en efficiënte wijze gepersonaliseerde brieven en mails kunnen opmaken en verzenden, werd uitgebreid en voorzien van een webmail-functie. Ook werden de voorbereidingen gestart voor het implementeren van het versturen van herinneringsmails en mails voor het melden van de vervaldatum van een abonnement.

AFDELING ICT

187 De contractonderhandelingen werden opgestart met de firma Infor, leverancier van VubisSmart, het bibliotheeksysteem dat door het PBS wordt gebruikt. Daarbij werden ook onderhandelingen gevoerd om te komen tot een dienstenovereenkomst (SLA) tussen de firma en het provinciebestuur.

Enkele cijfers

Oproepen per telefoon

170,0

158 138

127,5

128

119

108

102

135

133 112

112

91

85,0

69

42,5

170,0

163

no

de

ce

ve

m

m

be

be

r

r

r be

r

to ok

se

au

pt

gu

em

st

be

us

li ju

ni ju

ei m

ril

aa m

Totaal aantal oproepen: Oplossingsgraad: Gemiddelde oplossingstijd:

1.405 100% ½ dag

158

150 117

127,5

128

130

125

114

104

96 85,0

69

61

42,5

Totaal aantal oproepen: Oplossingsgraad: Gemiddelde oplossingstijd:

be m ce de

no

ve

m

be

r

r

r be to ok

r pt em be

st gu au

1.415 100% 1 dag

se

us

li ju

ni ju

ei m

ap ril

m

aa

rt

ri ua br fe

nu

ar i

0

ja

Oproepen via mail

ap

rt

ri ua br fe

ja

nu

ar i

0

AFDELING ICT

188 80

77

74 65

63

64

62

60 48

47

51

53

51

40

31

20

Totaal aantal oproepen: Oplossingsgraad: Gemiddelde oplossingstijd:

be r

de ce m

m ve no

ok

be r

be r to

be r m se pt e

gu st us au

ju li

i ju n

ei m

ap ril

rt aa m

br u fe

ua

ri

ar i

0

ja n

Oproepen via helpdesk site

686 99,71% 3 dagen

Beschikbaarheid van het PBS-netwerk De 30 aangesloten bibliotheken moeten samen 73.950 uren per jaar kunnen beschikken over het bibliotheeksysteem en het netwerk. In 2012 was het netwerk, voor alle bibliotheken samen, 73.915 uren of 99,95 % beschikbaar.

Uitleningen Uitleningen

2011

2012

106 244

100 394

Aantal uitleningen en verlengingen

4 241 723

4 200 304

Aantal documenten in PBS-bestand

2 190 837

2 160 208

Aantal actieve leners

Catalografisch onderhoud In 2012 werden volgende acties ondernomen om de catalogus aan te zuiveren:

50 000 lege tracks werden gewist

69 765 artikels met VlaCC-nummer (Vlaamse Centrale Catalogus) werden gewist

genres uit themawoordenbestand werden overgeheveld naar ‘genre jeugd’ en ‘genre volwassenen’ (in totaal 105 952 beschrijvingen)

bij grootletterboeken (4 145 documenten) werd het VlaCC-nummer toegevoegd

alle daisy-werken (2 072 documenten) werden VlaCC-conform aangepast

alle cd-roms (3 831 records) werden VlaCC-conform aangepast

alle vertelplaten (105 records) werden VlaCC-conform aangepast

bij 40 000 documenten werd het relatietype aangepast.

AFDELING ICT

189 4.8.5 Doelstellingen 2013 Voor 2013 heeft PBS enkele uitdagingen gepland die voor een nog betere ondersteuning en service zullen zorgen.

Het project bibliotheekportalen wordt verder uitgebreid: elke bibliotheek wordt voorzien van een website, zodat de aquabrowser op maat van elke bibliotheek kan worden gepersonaliseerd.

De aangepaste brievensoftware zal na testen in elke bibliotheek ge誰mplementeerd worden, zodat leners herinneringsmails kunnen ontvangen en op de hoogte blijven van de vervaltermijn van hun abonnement.

Twee nieuwe bibliotheken worden aangesloten bij het Provinciaal BibliotheekSysteem: Heusden-Zolder en Lanaken. De collecties en lenersgegevens worden geconverteerd, geconsolideerd en opgenomen in de PBS-databases. Hiermee samenhangend wordt een opleiding op maat voorzien voor alle betrokken personeelsleden.

De bibliotheken Tessenderlo en Beringen zullen begeleid worden bij de migratie van hun collectie naar RFID (radio frequentie identificatie). Daarbij worden ook zelfscanbalies en betaalautomaten ge誰nstalleerd.

De beheersovereenkomst (SLA) tussen de firma Infor en het provinciebestuur zal worden voltooid en voorgelegd aan de PBS-stuurgroep en de deputatie.

In 2012 werd beslist om de Bilan-netwerkconnectie (van Belgacom) met de bibliotheken te vervangen door Infra-X-net (van Infrax). De migratie voor de bibliotheken wordt gepland in het voorjaar van 2013.

05

Afdeling Centrale Aankoopdienst (CAD)

AFDELING CENTRALE AANKOOPDIENST

191 127.04.00 CENTRALE AANKOOPDIENST Roland Dusaer

INVESTERINGEN 127.04.10

EXPLOITATIE 127.04.20

Maarten Honinx

Danny Broeders

INVESTERINGEN 127.04.11

EXPLOITATIE 127.04.21

Maarten Honinx

Danny Broeders

NUTSVOORZIENINGEN 127.04.30

ADMINISTRATIE OVERHEIDSOPDRACHTEN 127.04.40

NUTS VOORZIENINGEN 127.04.31

ADMINISTRATIE OVERHEIDSOPDRACHTEN 127.04.41 Wendy Heeren Els Vandeweyer Trinette Vincken

Organogram CAD

Afdeling CAD

AFDELING CENTRALE AANKOOPDIENST

192 5.1 Missie De Centrale Aankoopdienst (CAD) stelt zich tot doel het kwalitatief en professioneel verwerven van goederen en diensten voor de Directie Facilitair Beheer (en de interne klanten) van het provinciebestuur Limburg, aan de best mogelijke voorwaarden.

De Centrale Aankoopdienst staat in voor de ontwikkeling en uitrol van een centraal gecoördineerd aankoopmanagement met een professioneel beslissingsmodel (op basis van prospectie, kosten-batenanalyse, selectie- en gunningscriteria).

Het nastreven en detecteren van provinciale schaalvoordelen, kostenbeheersing en kostenbesparing, verhoogde efficiëntie, flexibele en vereenvoudigde operationele werking, soepele administratieve procedures, kwaliteitsbewaking en nazorg kunnen als belangrijke doelstellingen geponeerd worden.

5.2 Personeel & Organisatie De Centrale Aankoopdienst (CAD) ging concreet van start op 1 mei 2010. De dienst beschikt over 5.6 vte’s. In 2012 zijn er 6 personeelsleden tewerkgesteld (4 statutairen en 2 contractuelen waarvan 1 federaal ambtenaar)

Algemene coördinatie: 1 afdelingshoofd Aankoop: 2 deskundigen Administratie: 2 deeltijdse (4/5e) medewerkers en 1 voltijdse medewerker

5.3 Financieel verslag De Centrale Aankoopdienst beschikt niet over operationele budgetten of kredieten als dusdanig (gewone / buitengewone begroting). De aanbestedingen, aankopen betreffen in hoofdzaak raamovereenkomsten, bestemd voor de Directie Facilitair Beheer en haar klanten (diensten, directies, instellingen) en bijgevolg worden de bedragen aangerekend op deze budgetten. Dit geldt zeker voor de specifieke aanbestedingen aangezien het altijd gaat om een opdracht voor één van de interne klanten, nooit voor de werking van de CAD. Bijgevolg wordt ook in deze dossiers het budget van de aanvragende klant aangewend.

Voor de resultaten van het dienstjaar 2012 wordt verwezen naar de samenvattende tabel van de ‘scorecard CAD’. Het betreft hier de jaarlijkse financiële effecten van de raamovereenkomsten ten opzichte van het referentiejaar 2010 (startjaar).

De scorecard weerspiegelt het cumulatieve effect (besparing) van de raamovereenkomsten, afgesloten door de CAD (2011 – 2012). Via de scorecard worden de raamovereenkomsten ook financieel opgevolgd en bewaakt.

AFDELING CENTRALE AANKOOPDIENST

193 5.4 Werking in 2012 In 2012 werd verder gefocust op het opstarten, voorbereiden en implementeren van belangrijke, facilitaire raamovereenkomsten.

Raamovereenkomsten Opmaak van raamovereenkomsten voor de provinciale instellingen:

detecteren en benutten van potentiële schaalvoordelen

focus op gemeenschappelijke (facilitaire) producten en diensten nastreven van efficiëntie, flexibiliteit en standaardisatie via raamovereenkomsten.

Volgende raamovereenkomsten werden opgestart in 2010 en 2011 en bleven operationeel in 2012: Diensten

Producten

Schoonmaak

de oorspronkelijke dienstverlener (ONET Belgium nv) werd overgenomen door de firma CLEANINGMASTERS nv (Zonhoven)

Verzekeringen - autopolis

ETHIAS nv (Hasselt)

Telecommunicatie - acceslijnen, communication cost

BELGACOM nv (Brussel)

Telecommunicatie - GSM

PROXIMUS nv (Brussel)

Ruitenwas

Köse Cleaning bvba (Evere)

Groenvoorziening

De Ploeg vzw (Hasselt)

Afval - opslag, vervoer en verwerking

Van Gansewinkel nv, Sita nv, Gielen nv, Rioclean nv , Bongaerts nv

Bewakingsopdrachten

G4S nv (Brussel)

Waterautomaten:

Aqua Vital nv (Waver)

Periodieken, tijdschriften

Story nv (Brussel)

Brandblusmiddelen - aankoop, onderhoud, navulling, inspectie

BGS nv (Hoegaarden)

Brandstoffen – gasolie - verwarming

Van Raak Distributie nv (Ravels).

Dienstvoertuigen

pooling via: raamovereenkomst Vlaamse Gemeenschap

Papier - A4-A3

Papyrus nv (Brussel)

In 2012 werden volgende raamovereenkomsten afgesloten en operationeel: Diensten

Producten

Veiligheidscoördinator

Thyco nv (Bilzen)

Verzekeringsportefeuille - volledig - globaal

ETHIAS nv (Hasselt)

Technische keuringen

BTV nv (Antwerpen/Beringen)

Multifunctionals / polyvalente kopieerapparatuur

CANON nv (Brussel)

Hoogvolume kopieerapparatuur - reprodienst

CANON nv (Brussel)

Postorderartikelen

Kaiser & Kraft (Diegem)

Schilderwerken

ASLV nv (As)

FMIS

Planon nv (Mechelen)

AFDELING CENTRALE AANKOOPDIENST

194 Uitwerking / effect raamovereenkomst ‘Verzekeringsportefeuille provincie Limburg’

De verzekeringsportefeuille van de provincie Limburg vertegenwoordigde in 2011 een totaal budget van 1 078 668,74 euro, wat een aanzienlijk aandeel vertegenwoordigt van het jaarbudget van de Directie Facilitair Beheer (circa 12,5 %).Om de verzekeringsportefeuille marktconform te maken (zowel inhoudelijk als financieel) werd in de loop van 2011 een onafhankelijke verzekeringsmakelaar aangesteld (AON nv, Brussel). Deze makelaar kreeg de taak een grondige audit op te maken van de bestaande polissen, met aanbevelingen tot kwalitatieve, inhoudelijke verbeteringen. Vervolgens werd de globale, geactualiseerde verzekeringsportefeuille aangeboden aan de markt, waarbij AON nv het bestuur begeleidde bij de opmaak van de bestekken en de onderhandelingen.

Eén en ander leidde tot een opmerkelijk verbeterd resultaat, meer bepaald een inhoudelijk sterkere en aangepaste verzekeringsportefeuille, met een bijzonder gunstig financieel plaatje.

2010-2011: 2012: Verschil:

1 078 668,74 euro 807 678,07 euro - 270 990,67 euro of -25,12 % op jaarbasis.

Het (besparend) effect van de recurrente raamovereenkomsten wordt berekend voor het dienstjaar 2012. Sommige raamovereenkomsten hebben volledige uitwerking vanaf 1 januari 2011, andere hebben een gedeeltelijk effect (afhankelijk van de startdatum in de loop van 2012).

Bepaalde raamovereenkomsten werden voorbereid en afgewerkt (toegewezen) in 2012, maar zullen pas een budgettair effect hebben voor het dienstjaar 2013. Het betreft hier voornamelijk de raamovereenkomsten voor:

kopieerpapier 2013

energie (gas en elektriciteit)

technische keuringen Aangezien de meeste raamovereenkomsten een jaarlijkse impact hebben op de (gewone) begroting (contract over meerdere jaren) zal dit voor 2012 en later een financieel gunstig cumulatief effect hebben voor alle provinciale instellingen.

Volgende raamovereenkomsten werden opgestart in de loop van 2012 en zullen operationeel worden in de loop van 2013:

Energie (aardgas en elektriciteit) voor alle openbare besturen van de provincie Limburg (provinciale instellingen, steden, gemeenten, OCMW’s, politiezones, kerkfabrieken, enzovoort) Elektriciteit (herstellingen, onderhoud, uitbreidingen, enzovoort) HVAC (herstellingen, onderhoud, uitbreidingen, enzovoort) Liften (herstellingen, onderhoud, uitbreidingen, enzovoort) ICT (pc’s, laptoppen, schermen, enzovoort) Leasemaatschappij dienstvoertuigen (opengesteld voor andere provincies) Vleeswaren centrale keuken Koffie en koffieautomaten (pooling raamovereenkomst provincie Antwerpen) EDPB Kantoormateriaal Verzekeringen Limburgse politiezones (federale).

BELGACOM nv

Telecommunicatie comm cost

AQUAVITAL nv

Waterautomaten

Totaal (jaarbasis)

ASLV nv

CANON nv

Reprotoestellen/copiers- uitrol

Schilderwerken - uitrol

THIJCO nv

CANON nv /

Veiligheidscoordinator- uitrol

Copiers-mf- uitrol

KAISER & KRAFT

ETHIAS nv

Verzekeringen

Postorder

BGS nv / PARAAT

DIVERSE

VAN RAEK nv

PAPYRUS nv

STORY nv

Brandblussers

Afval

Brandstoffen (stookolie)- 2012

Papier 2012

Periodieken / tijdschriften (cab)

G4S nv

BUHRMANN nv

Papier 2011

Bewakingsopdrachten

DE PLOEG vzw

KOSE bvba

Ruitenwas

Groenonderhoud

ETHIAS nv

REALDOLMEN nv

Verzekeringen wagenpark

Onderhoud telefonie provhuis

PROXIMUS nv

BELGACOM nv

Telecommunicatie acceslijnen

Telecommunicatie gsm

CL MASTERS nv

Contractant

Schoonmaak

Raamovereenkomsten 2011-2012 (inclusief btw)

2 605 372,43

39 508,00

807 678,07

86 589,50

54 330,81

228 331,84

68 230,69

190 340,15

4 559,28

65 412,60

19 149,25

70 539,18

45 398,75

45 886,97

89 621,07

65 603,04

76 439,95

647 753,28

Budget

-544 805,08

-6 972,00

-270 990,67

-4 068,15

-12 659,88

-1 568,16

2 818,09

-27 459,85

-885,72

-6 413,00

-8 075,75

-45 721,30

-21 074,99

-22 878,16

-22 450,34

-7 624,13

-11 713,46

-77 067,61

Besparing (in euro)

CUMULATIEVE BESPARING

-17,29

-15,00

-25,12

-4,49

-18,90

-0,68

4,31

-12,61

-16,27

-8,93

-29,66

-39,33

-31,70

-33,27

-20,03

-10,41

-13,29

-10,63

Besparing (%)

0 md

0 md

0 md

0 md

0 md

0 md

0 md

0 md

0 md

0 md

0 md

2 md

2,5 md

8 md

11 md

11 md

12 md

12 md

12 md

12 md

12 md

12 md

Pro Rata 2011

-216 545,61

-216 545,61

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

-147,62

-4 275,33

-7 402,77

-41 911,19

-21 074,99

-22 878,16

-22 450,34

-7 624,13

-11 713,46

-77 067,61

Fin Effect 2011

2,5 md

1 md

6 md

7 md

8 md

6 md

11 md

12 md

12 md

12 md

12 md

12 md

12 md

12 md

12 md

12 md

0 md

12 md

12 md

12 md

12 md

12 md

Pro Rata 2012

--595 704,35

-379 158,74

-4 648,00

-135 495,34

-3 729,14

-12 659,88

-1 568,16

2 818,09

-27 459,85

-885,72

0

-8 075,75

-45 721,30

0

-22 878,16

-22 450,34

-7 624,13

-11 713,46

-77 067,61

Fin Effect 2012

AFDELING CENTRALE AANKOOPDIENST

195

AFDELING CENTRALE AANKOOPDIENST

196 Specifieke dossiers: gebundelde opdrachten De Centrale Aankoopdienst groepeert, in de mate van het mogelijke, zoveel als mogelijk gelijkaardige aanvragen (overheidsopdrachten). Dit levert een gunstig prijseffect op. Bovendien vereenvoudigt deze werkwijze de administratieve afhandeling. Er wordt telkens slechts één dossier aangemaakt in plaats van meerdere.

De Centrale Aankoopdienst benadrukt ook altijd het belang van het ‘concurrentieprincipe’ van de wet op overheidsopdrachten: het louter op de markt brengen van een vraag zorgt voor een gezonde concurrentie onder de marktspelers. Het automatisch en rechtstreeks plaatsen van een vraag bij zogenaamde ‘voorkeurleveranciers’ - zonder de markt te raadplegen - is in vele gevallen financieel nadelig.

Voorbeeld: Multimedia uitrusting en digitale stemapparatuur voor de provinciale raadzaal: • Raming (op basis van aparte, individuele prijsofferte): 350 000,00 euro (inclusief btw) • Kostprijs bij toewijzing (na gunningsprocedure): 251 984,92 euro (inclusief btw) • Besparing: 98 015,08 euro (- 28,00 %).

Begeleiding en ondersteuning van overheidsopdrachten voor interne klanten De focus ligt hier meer op specifieke producten en diensten, eigen aan bepaalde taken of activiteiten van diensten, afdelingen of instellingen. De Centrale Aankoopdienst biedt dan praktische hulp en ondersteuning bij het aanbestedingsproces. Zo kan er hulp geboden worden bij opmaak van specifieke lastenboeken, de publicatie van het bestek, de organisatie bij de openingszitting en een technische bijstand bij de evaluatie.

Overzicht 2012 Directie Facilitair Beheer - Provinciehuis Afdeling Hospitality: • kledij ontvangstploeg zomer / winter (ontvangst) • multimedia: digitale installatie + stemmachine provincieraadzaal • elektro- en geluidsinstallatie Provinciale Uitleendienst (PUL) • interactieve borden en beamers voor vergaderzalen A-blok • nieuwjaarsfeest 2012 (ontvangst) • VSR-controle (schoonmaak).

Interne Dienst voor Preventie en Bescherming (IDPB): • audit IDPB • inhuren van een Externe Dienst voor Preventie en Bescherming voor het Provinciehuis en de PLOT in Genk.

Afdeling ICT: • bekabelingsdossier (AFM / Regie).

AFDELING CENTRALE AANKOOPDIENST

197 Afdeling Real Estate: • Conditiemeting technische installaties provinciale instellingen • ‘Craenevenne’: project renovatie en inrichting (verschillende dossiers) • ESCO5 (in samenwerking met Infrax).

PLOT (Genk):

• aanstelling technisch consultant

• wasbenzine- en gasinstallatie

• middenspanningscabine

• ondersteuning openingszittingen.

Lommel:

• W & A installatie voor de school.

Bovendien werden de dossiers ‘werken’ van de afdeling Real-Estate / Bouwbureau verder administratief en technisch ondersteund (nazicht van nota’s, gunningsverslagen, agendering en opvolging).

5.5 Verwachtingen en uitdagingen voor de toekomst A. Verder ontwikkelen en implementeren van raamovereenkomsten De CAD wil voor de Directie Facilitair Beheer en de provinciale instellingen:

schaalvoordelen nastreven

betere prijsvoorwaarden afdwingen (besparing / kostenreductie)

kostenbeheersing

dienstenovereenkomsten (SLA’s) afsluiten + opvolging contracten (kwaliteitsbewaking / nazorg)

administratieve vereenvoudiging realiseren (instap / flexibiliteit / eenvoud)

implementatie organisatiedoelstellingen waarborgen.

Verbeterde communicatie over operationele raamovereenkomsten via intranet: Op deze wijze worden de interne klanten snel en eenvoudig op de hoogte gebracht van het bestaan van raamovereenkomsten. Via eenvoudige informatiefiches op intranet kan de interne klant de operationele raamovereenkomsten concreet raadplegen en gebruiken, waarbij een minimum aan administratieve handelingen wordt nagestreefd.

In de loop van 2013 wordt bovendien nagedacht over alternatieve vormen van communicatie naar de interne klanten die meer rechtstreeks én praktisch gericht zijn. Gedacht wordt aan bijvoorbeeld gerichte informatiesessies, gekoppeld aan workshops.

AFDELING CENTRALE AANKOOPDIENST

198 Raamovereenkomsten in voorbereiding / gestart in 2012 – beslissing en uitrol in 2013: Prioriteit wordt gegeven aan de opmaak en implementatie van raamovereenkomsten voor onderhoudsprestaties en (kleine) herstellingen en investeringen. Op deze wijze kan de dienst Onderhoud sneller en flexibeler inspelen op de technische noden.

In voorbereiding (bestekopmaak): onderhoudscontract HVAC provinciale instellingen EDPB kantoorbenodigdheden verzekering federale politiezones provincie Limburg kantoormeubilair (bureaustoelen, tafels, kasten, ladenblokken) drukwerken catering (voeding, evenementen) studiebureaus / ontwerpers technische contracten (dak, schrijnwerk, ruwbouw …) sanitaire producten (toiletartikelen, onderhoudsproducten)

B.

Ontwikkelen van aankoopplatformen

Met de overige Vlaamse provincies wordt een veel nauwere samenwerking nagestreefd in die zin dat er bereidheid is om een gezamenlijk interprovinciaal aankoopplatform op te richten. Hierdoor kan makkelijker worden deelgenomen aan en ingeschreven op provinciale raamovereenkomsten, wat extra besparingen oplevert (schaalvoordeel) en de werking nog efficiënter maakt.

In dit verband werden al enkele bijeenkomsten georganiseerd (onder andere in Gent en Brugge) en werden ook enkele raamovereenkomsten gedeeld (onder andere multifunctionele kopieerapparatuur, koffie en automaten, dienstwagens).

Ook met de Vlaamse Gemeenschap wordt een nauwer samenwerkingsverband opgezet.

Het Agentschap voor Facilitair Management (AFM) is bereid om in de loop van 2013 haar raamovereenkomsten terug open te stellen naar de provincie Limburg en de andere Vlaamse provincies.

Belangrijk is ook de rol die het provinciebestuur Limburg kan spelen naar de lokale, Limburgse openbare besturen. Met de creatie van bijvoorbeeld een opdrachtencentrale (zoals voorzien in de wetgeving overheidsopdrachten) of een andere, aangepaste structuur kan het provinciebestuur bepaalde aanbestedingen en aankopen faciliteren ten bate van deze openbare besturen.

In dit verband werd in 2012 een grootschalige, openbare aanbesteding opgestart voor de ‘levering van aardgas en elektriciteit’ waaraan alle lokale, openbare besturen kunnen deelnemen.

C.

Toepassing nieuwe wetgeving overheidsopdrachten

De Centrale Aankoopdienst verwacht medio 2013 nieuwe wetgeving over belangrijke aspecten van overheidsopdrachten. Meer bepaald de introductie en volledige uitwerking van raamovereenkomsten, waarbij de opdracht aan meerdere inschrijvers kan gegund worden, de zogenaamde ‘mini-competition’.

AFDELING CENTRALE AANKOOPDIENST

199 D.

Verdere ondersteuning van individuele, specifieke dossiers van directies, diensten en provinciale instellingen.

Ook bij deze dossiers worden de principes van de overheidsopdrachten verder gehanteerd: groeperen van aanvragen (schaalvoordelen), uitspelen van de marktvoorwaarden (concurrentieprincipe), opstellen van behoefteanalyse, enzovoort.

In de toekomst zal de Centrale Aankoopdienst nog meer de focus leggen op het aspect â&#x20AC;&#x2DC;onderhandelenâ&#x20AC;&#x2122; (prijzen, voorwaarden, enzovoort). Het principe van de BAFO (Best And Final Offer) wordt bij de onderhandelingsprocedures standaard opgenomen.

Ook wordt de Centrale Aankoopdienst nauw betrokken bij de opmaak en uitrol van de nieuwe toekomstvisie voor de werking van het Bouwbureau (Real-Estate) van directie Facilitair Beheer.

Zo wordt in 2013 de Centrale Aankoopdienst intensief betrokken bij de uitvoering van het masterplan van het PLOT (Genk), waarbij vooral dossiers over veiligheid centraal staan.

E.

Het opzetten van een leveranciersmanagement

Een belangrijke uitdaging voor 2013 en de volgende jaren zal erin bestaan om samen met het opmaken van alle bestekken tevens de afspraken met de leveranciers in de vorm van een SLA te integreren in de aanbesteding. Het is vooral bij het inkopen van diensten van groot belang dat de leveranciers de gemaakte afspraken volgen. Zo wil de Directie Facilitair Beheer in het algemeen de leveranciers meer aanzetten tot het leveren van rapporten en dit zowel met betrekking tot het aanreiken van managementgegevens als kwalitatieve aspecten die betrekking hebben op hun dienstverlening.

06

Eindbeschouwing over de werking in 2012

EINDBESCHOUWING OVER DE WERKING IN 2012

201 De Directie Facilitair Beheer van het provinciebestuur Limburg heeft in het werkjaar 2012 een flinke stap voorwaarts gezet op weg naar een eigentijdse facilitaire dienstverlening. Accenten werden gelegd op volgende punten:

6.1 Anders werken: op weg naar efficiëntie en transparantie De Directie Facilitair beheer heeft ingezet op ‘anders werken’ door:

de communicatie te stroomlijnen via de facilitaire Servicedesk: het registreren van alle meldingen, aanvragen en klachten via één oproepnummer met de bedoeling de eerste lijnsaanvragen sterker te professionaliseren (juiste toewijzing + opvolging) als uitgangspunt te werken met een SLA/dienstenovereenkomst – deze vervat alle diensten in catalogusvorm – en daardoor klare afspraken te maken met alle interne en externe klanten. Niet alleen de kosten maar ook de kwaliteit moeten zo gewaarborgd worden door middel van opvolging (facility score card, Facility Management Information System en rapportering) op basis van vastgelegde prestatie-indicatoren; de technieken die al zijn uitgewerkt (zoals de koppeling van de diensten aan de middelen en mensen mét doelstellingen) kunnen dienen als een verdere concrete invulling van de opzet om naar de toekomst te werken volgens de normering van een beleids- en beheerscyclus (BBC) een gedegen en werkbaar leveranciersmanagement naadloos te doen aansluiten bij de vooropgestelde interne werking. Concreet moeten de SLA-overeenkomsten afgesloten met de leveranciers één op één aansluiten bij de eigen SLA’s of interne afspraken; dit punt zal verder worden uitgewerkt in de legislatuur 2013-2018 de klant en de klantvriendelijkheid centraal te stellen; klachten en suggesties worden beschouwd als een ernstig advies; de jaarlijkse tevredenheidenquête blijft de basis om verder te verbeteren te streven naar een logische en transparante interne facturatie; het is wezenlijk noodzakelijk om alle kosten aan de juiste kostenplaats toe te wijzen en iedereen binnen het provinciebestuur maximaal te sensibiliseren om zo de gelden maximaal te kunnen aanwenden voor het beleid zoveel mogelijk de facilitaire processen uit te tekenen en om te zetten naar een software (FMIS) en de processen maximaal te vertalen in procedures en een procedurehandboek; het is de bedoeling om vanaf 2013 een verantwoordelijk personeelslid aan te duiden om als ‘proces manager’ alle processen en procedures te bewaken en op elkaar af te stemmen.

Concrete stappen vanaf 2013

Dienstenovereenkomsten kunnen vanaf 2014 worden doorgevoerd in alle provinciale directies en zo in lijn gebracht met de beheersovereenkomsten die verplicht opgelegd worden aan de IVA’s en EVA’s. Een SLA of dienstovereenkomst kadert volledig binnen de filosofie van een beleids- en beheerscyclus (BBC)

EINDBESCHOUWING OVER DE WERKING IN 2012

202

De Directie Facilitair Beheer zal zelf starten met een project ‘interne facturatie’ in het licht van het nieuwe provinciale boekhoudprogramma 2014+

De Directie Facilitair Beheer zal het automatiseren van alle facilitaire processen via een Facilitair Management Informatiesysteem (FMIS) aangrijpen om de basis te leggen voor een procedurehandboek

De afdeling Hospitality zal meer inzetten op de diensten die ‘key’ zijn, zoals archief, uitleendiensten en de administratieve bibliotheek. Met betrekking tot diensten met een lage toegevoegde waarde wordt onderzocht naar de noodzaak deze ook in de toekomst zelf verder te blijven verlenen

De afdeling Real Estate / Gebouwen gaat voor de opmaak van een masterplan voor het provinciale patrimonium (119 gebouwen op 26 sites), dit zowel op vlak van bouwprojecten als op vlak van onderhoud (strategische planning)

De afdeling ICT wil voor de legislatuur 2013-2018 focussen op een hedendaagse werkomgeving. Hierin zullen een verhoogde performantie en gebruiksvriendelijkheid van toepassingen en gebruikersapparatuur centraal staan. Een verder doorgedreven digitalisering en automatisering zal het provinciebestuur efficiënter faciliteren. De voorbije jaren werd te weinig geïnvesteerd in de ICT-afdeling waardoor deze vooral uitvoerend bleef werken. Naar de toekomst willen we kunnen meedenken met de beleidsvoerders en willen we minder strategische activiteiten uitbesteden. Dit houdt in dat we ook de personeelsprofielen binnen de afdeling ICT zullen moeten opwaarderen (door opleiding, coaching en enkele nieuwe aanwervingen). De afdeling ICT zal de provincie verder in staat stellen om met minder middelen tevens meer te realiseren, op een ecologische wijze (zoals bij de recente invoering van de nieuwe kopieerapparatuur).

Centraal inkopen wordt een permanent streven. Niet alleen het strikter centraliseren van expertise rond overheidsopdrachten en inkopen wordt van belang maar ook en vooral het bundelen van de krachten met andere geïnteresseerden (provincies, lokale besturen,…) (zie verder).

6.2 Monitoring overheadkosten/vaste lasten: meer doen met minder De Directie Facilitair Beheer is verantwoordelijk voor een belangrijk deel van de overheadkosten.

In deze directie werkt 11 % van het provinciepersoneel, aangevuld met heel wat personeelsleden van (onder)aannemers die instaan voor het onderhoud en de facilitaire diensten in het provinciebestuur.

Concreet gaat meer dan 75 % van de investeringen naar gebouwen, ICT en de inkoop van producten. Meer dan 10 % van het provinciale budget gaat rechtstreeks of onrechtstreeks naar gewone dienstuitgaven.

EINDBESCHOUWING OVER DE WERKING IN 2012

203 Concrete stappen vanaf 2013

Het is niet alleen belangrijk om de vaste lasten in kaart te brengen en toe te wijzen volgens het ABC-principe (activity based costing), maar ook om ze in te perken door de aanduiding van een streefpercentage, lees: het maximale kostenpercentage ten opzichte van het globale provinciebudget (bijvoorbeeld maximaal 15 %). Hieraan dienen dan concrete acties gekoppeld te worden. Vandaag bedragen alle overheadkosten meer dan 20 % van het totaalbudget, wat betekent dat we voor de eigen provinciale werking € 20 moeten uitgeven vooraleer de overige € 80 naar beleidswerking kunnen gaan.

In het licht van een transparante kostentoewijzing kan een coherente interne facturatie een oplossing bieden. Vandaag zit er geen lijn in het aanrekenen van kosten. De bestaande dienstenovereenkomsten (SLA’s) kunnen de basis vormen4.

Onderzoek naar een optimalisering van het ruimtegebruik in functie van maatschappelijke ontwikkelingen. (Flexibele en gedeelde werkplaatsen voor deeltijdse personeelsleden of tijdelijke en permanente thuiswerkers.) Hierbij is het belangrijk dat het bestuur het ownership van de ruimte wil toebedelen aan de Directie Facilitair Beheer die op basis van te maken afspraken binnen het Managementteam de ruimte consequent zal beheren.

Uitbouw van een gemeenschappelijke uitleencentrale voor audio-visuele, visibilitieits-, mobiliteits-, sport- en andere materialen (zie Witboek Interne Staatshervorming).

6.3 ‘Uitbesteden of zelf doen’: do I make or do I buy ?

Heel wat facilitaire diensten met een lage toegevoegde waarde, zoals koken en kuisen, worden nog in eigen beheer uitgevoerd, in de afdeling Hospitality. Ook het onthaal, de chauffeur- en bodediensten vormen een grote groep van personeelsleden in de Directie Facilitair Beheer (> 15 %).

Indien de provincie Limburg zich in het licht van de interne staatshervorming wil profileren als dienstverlener naar lokale besturen zal ze in haar dienstverlening meer toegevoegde waarde moeten creëren, ook in de ondersteunende directies. Indien ze meer expertise en kennis kan aanleveren, kan ze taken met een lage toegevoegde waarde uitbesteden en expertise aanwerven in die domeinen waar lokale besturen nood aan hebben (ICT, inkoop, FMIS, enzovoort).

Concrete stappen vanaf 2013

Studienota ‘make or buy’: poetsen in de scholen – 3 mio euro recurrent Studienota ‘make or buy’: catering deputatie Provinciehuis – 0,5 mio euro recurrent Studienota ‘gedegen onthaalbeleid’ – 0,4 mio euro recurrent

4 Een andere of bijkomende mogelijkheid zou kunnen zijn om de Directie Facilitair Beheer onder te brengen in een IVA van waaruit dan beheersovereenkomsten met alle betrokken klanten kunnen gemaakt worden.

EINDBESCHOUWING OVER DE WERKING IN 2012

204 6.4 Een facilitair kenniscentrum met ‘sharing best practices’ Uitbouw van een facilitair kenniscentrum Vanuit de Directie Facilitair Beheer wordt gestreefd naar een gemeenschappelijke inkoop van producten en diensten, ook om een verdere expertise op te bouwen die uiteindelijk alle diensten ten goede kan komen. De toegevoegde waarde kan echter nog verbeteren door het gezamenlijk inzetten van mensen en middelen om kennis en best practices uit te wisselen.

Een goed voorbeeld is het uitwisselen van kennis over concrete dossiers overheidsopdrachten, kengetallen, ervaringen met betrekking tot (bouw)projecten / technieken, enzovoort.

Concreet De Directie Facilitair Beheer wil een gezamenlijke database aanleggen met informatie die kan gedeeld worden met de Vlaamse overheid, de andere Vlaamse provinciebesturen en de lokale Limburgse besturen.

Op weg naar een interprovinciale aankoopcentrale In 2012 werden in de vijf Vlaamse provinciebesturen de eerste stappen gezet om samen producten en diensten in te kopen. De Directie Facilitair Beheer van het provinciebestuur Limburg nam de voorbije jaren al deel aan raamovereenkomsten van de Vlaamse overheid (voor wagens en bekabeling) en de provincie Oost-Vlaanderen (voor kopieerautomaten en printers).

Indien het provinciebestuur van Limburg daadwerkelijk wil inzetten om via de eigen ondersteunende diensten een aanbod van diensten aan te bieden aan lokale besturen, zal ze een sterkere expertise moeten opbouwen door interprovinciaal samen te werken.

Concreet De Directie Facilitair Beheer wil via haar afdeling Centrale Aankoopdienst samen met de aankoopdiensten van de Vlaamse provincies een gemeenschappelijke inkoopcentrale oprichten met de bedoeling efficiënter in te kopen en financieel meer ruimte te creëren voor beleidsdoeleinden.

6.5 Meer focus op de werking van de IDPB In Q2 van 2012 werd over de werking van de Interne Dienst voor Preventie en Bescherming (IDPB) een studie uitgevoerd door Deloitte. Uit deze studie blijkt dat de IDPB van het provinciebestuur een te hoge taakbelasting heeft om aan al haar opdrachten te kunnen voldoen. Dit heeft te maken met een te geringe bestaffing en een algemeen gebrek aan klare afspraken over de taken en verantwoordelijkheden binnen de organisatie.

EINDBESCHOUWING OVER DE WERKING IN 2012

205 Allereerst is de strategie, en de hieraan gekoppelde taakafbakening, onvoldoende geformaliseerd, waardoor vele taken worden opgenomen (of doorgegeven door andere diensten) die principieel niet tot een IDPB takenpakket behoren. Hier kunnen substantiële verbeteringen in worden aangebracht door een betere plaatsing van deze taken, onder andere door een administratieve ondersteuning en de inzet van technologie.

Ook is de verwachting van en samenwerking met partners van de IDPB (leidinggevenden, antennes, secretariaat) onvoldoende geformaliseerd. Deze zijn daardoor weinig bereid om het PBW-beleid mee vorm te geven, waardoor IDPB vrijwel als enige werkeenheid verantwoordelijk is voor het opstellen en uitvoeren van het PBW-beleid, en zo te pas en te onpas taken worden doorgeschoven.

Cruciaal is dat de IDPB de beweging kan maken naar haar wettelijk voorziene rol, meer bepaald als facilitator en organisator van het bestuurlijk beleid inzake preventie en bescherming op het werk (PBW).

Ten slotte zal de IDPB naar de legislatuur 2013-2018 een toekomstgerichte strategische nota door de deputatie laten bekrachtigen waarmee wordt gestreefd zowel een visie, werkzaamheden als een aangepaste timing helder in kaart te brengen.

6.6 Evaluatie van de eigen werking De Directie Facilitair Beheer heeft met de opmaak van dit jaarrapport 2012 de aanzet gegeven tot een evaluatie van haar bestuurlijke activiteiten.

Concreet De Directie Facilitair Beheer wil in de derde editie van haar jaarrapport de artikelnummers en doelstellingen per activiteit integreren en mee evalueren in de lijn van de doelstellingen van de toekomstige beleids- en beheerscyclus (BBC). Want strategisch plannen is fundamenteel belangrijk, maar ook en vooral de opvolging en de zelfevaluatie. En het is in fine met een overzichtelijk instrument zoals onderhavig jaarverslag ‘nieuwe stijl’ dat deze complementaire objectieven worden nagestreefd.

07

Algemene vooruitblik naar de toekomst (SWOT)

ALGEMENE VOORUITBLIK NAAR DE TOEKOMST (SWOT)

207 Om de uitdagingen voor 2013 te illustreren, presenteert de Directie Facilitair Beheer onderstaande SWOT-analyse. SWOT staat voor Strenghts, Weaknesses, Opportunities en Threats – sterktes, zwaktes, kansen en bedreigingen. Onderhavige SWOT-analyse werd op punt gesteld tijdens een interactief gesprek in de Staf+ (= N-1 en N-2 rapporteringslijn) in januari 2013. Alle elementen geven goed weer voor welke uitdagingen de Directie Facilitair Beheer zich geplaatst ziet.

Pluspunten

Minpunten

• Geïntegreerde directie • Professionele strategische planning • Hoge individuele motivatie van de personeelsleden • Uitbouw van vertrouwensvolle klantenrelaties • Aandacht voor de kwaliteit van de concrete dienstverlening • Aandacht voor de resultaten van de dienstverlening (zie inzet van scorecard)

• Geïntegreerde directie • Staf+ vergadert te weinig over afdelingsoverschrijdende thema’s • Te weinig sociaal contact binnen de directie • Beperkte relaties met de provinciale (buiten)diensten • Algemene angst tijdens transformatiefase • Te weinig interne communicatie over de objectieven • Discrepantie tussen ideële initiatieven en reële resultaten

Oplossingen

Opportuniteit tot waardcreatie

• Verdere uitbouw van de servicedesk voor het hele provinciebestuur = optimale bijdrage aan het beleid (inclusief de link met de interne beheersovereenkomst) • Opstart van een Facilitair Management Informatiesysteem • Uitbouw van een gemeenschappelijke aankoopdienst voor alle geledingen van het bestuur • Uitwerking van een gedegen communicatieplan

• Beheersing van inkomsten en kosten door een professionele aanpak = ruimte creëren voor een toekomstgericht beleid • De aankoop-, bouwtechnische en ICT-expertise verder ontwikkelen, ook naar lokale Limburgse besturen • Personeelscapaciteit verwerven om ‘best practices’ in te voeren • Werken met masterplannen voor de nauwgezette opvolging van ontwikkelingen binnen het provinciale patrimonium

ALGEMENE VOORUITBLIK NAAR DE TOEKOMST (SWOT)

208 Op basis van deze SWOT-analyse werden de operationele doelstellingen aangepast. In 2013 wordt een focus gericht op volgende streefdoelen:

het verder uitbouwen van het gestructureerde werken met een servicedesk (operationeel) het in gebruik nemen van een Facilitair Management Informatiesysteem (instrumenteel) het verder invoeren van raamovereenkomsten via de Centrale Aankoopdienst (CAD) en hierbij zoeken naar samenwerkingsverbanden met lokale besturen en de Vlaamse overheid (creëren van toegevoegde waarde) het optimaliseren van het beheer van de kosten door het invoeren van een globale aanpak met betrekking tot de grootste uitgavenposten (kostenefficiëntie) het meer in lijn brengen van de facilitaire activiteiten met de doelstellingen van het beleid (strategisch) het werken met masterplannen op vlak van het provinciale vastgoed (strategisch) het verder invoeren en implementeren van interne dienstenovereenkomsten (SLA’s), gekoppeld aan een intern facturatiesysteem, waarbij de Directie Facilitair Beheer ook instaat voor een vorming van de eigen medewerkers, in samenwerking met de Directie HRM (kwaliteitsvol werken en bouwen aan een klantenrelatie) het op punt stellen van de interne communicatie, mede door het operationeel maken van een toekomstgerichte communicatiematrix via de afdeling Klantenrelaties (communicatie).

08

Bijlagen

211 8.1 Enkele definities BBC De Beleids-en beheerscyclus is het instrument waarmee de Vlaamse overheid strategisch management en planmatig beleid wil incorporeren in de lokale besturen, provincies en OCMW’s.

BIM Een BIM of Bouw Informatie Model (Building Information Model) is een ICTinformatiemodel dat gemaakt en gebruikt wordt bij een manier van ontwerpen en bouwen waarbij een gebouw of alle informatie daarover geïntegreerd als een informatiemodel in een of meer computer databanken wordt vastgelegd. Meestal vormt een 3D-model een onderdeel van het totale model. Ook kan andere informatie over het bouwwerk in het model geïntegreerd worden, zoals functies van ruimtes en onderdelen, planning van werkzaamheden, enzovoort.

BMS Een Building Management System (BMS) of gebouwbeheersysteem is een computersysteem geïnstalleerd in gebouwen.

Het systeem regelt en bewaakt technische installaties van elk gebouw, zowel mechanische als elektrische apparatuur zoals bijvoorbeeld ventilatie, verlichting, power-systemen, brandsystemen en beveiligingssystemen.

CCTV CCTV of Closed-circuit television verwijst naar een tv-installatie in een besloten circuit.

Meestal wordt de term gebruikt in verband met cameratoezicht: het houden van toezicht op een gebouw, gebied of (groepen) mensen met behulp van bewakingscamera’s. Zo’n besloten circuit kan onderdeel uitmaken van een (al dan niet) geautomatiseerd Gebouwenbeheersysteem.

Codex voor het welzijn op het werk ARAB De uitvoeringsbesluiten van de welzijnswet worden gebundeld in de Codex voor het welzijn op het werk. De besluiten in deze codex zijn opgebouwd volgens een filosofie die vernieuwend is ten opzichte van deze waarvan uitgegaan werd in het Algemeen Reglement voor

de Arbeidsbescherming (ARAB), de vroegere codificatie van voorschriften betreffende arbeidsveiligheid en -gezondheid.

Waar in de huidige welzijnsreglementering uitgegaan wordt van doelvoorschriften, bevat het ARAB voornamelijk gedetailleerde middelenvoorschriften. De welzijnswet en de codex houden dus minder uitvoerig omschreven technische voorschriften in. Er wordt gewerkt volgens een lossere structuur met voornamelijk rechtsnormen waaraan de werkgever op zijn eigen manier concrete invulling kan geven.

Het ARAB is al grotendeels uitgehold en zal binnen afzienbare tijd helemaal verdwijnen doordat ook de resterende bepalingen uit het ARAB zullen worden overgeheveld naar de codex of wanneer dat niet mogelijk is, worden opgeheven.

EDPB Externe Dienst voor Preventie en Bescherming op het Werk.

Wanneer de interne dienst niet al zijn opdrachten zelf kan uitvoeren, moet de werkgever een beroep doen op een erkende externe dienst voor preventie en bescherming op het werk. De externe dienst kan de interne dienst echter nooit volledig vervangen.

In de praktijk doen overheidsinstellingen vaak een beroep op een externe dienst voor het gezondheidstoezicht en de psychosociale aspecten.

FMIS ‘Managementinformatiesystemen zijn computersystemen die gericht zijn op de management-procedures in een organisatie die betrekking hebben op de besturing en planning van primaire processen en die daarmee voorzien in de informatiebehoeften van managers’.

Kenmerkend voor deze FMIS-systemen (Facilitair Management Information Systems) is de periodieke verwerking van gegevens via geformaliseerde weg. De inrichting van een FMIS-systeem is voor een groot deel afhankelijk van de stijl van leidinggeven in een organisatie. De systemen hebben veelal een bedrijfseconomisch karakter (kostenbeheersing, resultaatbepaling en verslaggeving).

GPP Globaal Preventie Plan.

Om een DRBS in de praktijk om te zetten, moet de werkgever schriftelijk een GPP opstellen voor een termijn van 5 jaar in overleg met de leden van de hiërarchische lijn, de IDPB en de EDPB (indien men een beroep doet op gezondheidstoezicht).

De werkgever betrekt hen ook bij de uitwerking, programmatie, uitvoering en evaluatie van het GPP. Het GPP moet voor advies voorgelegd worden aan het HOC. HOC / BOC Volgens de Wet op het Syndicaal Statuut zetelen de representatieve vakorganisaties in het Overlegcomité van alle lokale en regionale initiatieven. Hier onderhandelen ze niet alleen over het administratief statuut, de bezoldigingsregeling, het pensioenstatuut, maar ook over de personeelsformatie, de arbeidsduur, de menselijke betrekkingen, de organisatie van het werk en het welzijn op het werk. Bij het provinciebestuur Limburg is het overleg opgesplitst in het Hoog Overlegcomité (HOC) en het Bijzonder Onderhandelingscomité (BOC).

Het Hoog Overlegcomité (HOC) Het Hoog Overlegcomité behandelt de preventie en veiligheid van het personeel, de vaststelling van de personeelsformaties, de regels die betrekking hebben op de arbeidsduur, de organisatie van het werk (uurroosters) die eigen zijn aan een welbepaalde dienst en het arbeidsreglement (aanvullingen en/of wijzigingen).

Het Bijzonder Onderhandelingscomité (BOC) In het Bijzonder Onderhandelingscomité wordt tussen het provinciebestuur en de werknemers-organisaties onderhandeld over de rechtspositieregeling (aanwerving, bevordering, salarisschalen, ...), de inhoud van de aanwervings- en bevorderingsexamens, de samenstelling van de examenjury, enzovoort. Ook de toepassing van de sectorale akkoorden wordt hier behandeld.De onderhandelingen resulteren in een protocol van akkoord of van nietakkoord. Het protocol moet deel uitmaken

BIJLAGEN

212 van het dossier. De onderhandelings- en overlegprocedure over het beheer van het personeel is een noodzakelijke vormvereiste.

HVAC HVAC staat voor Heating Ventilation Air Conditioning. Dus de drie deelgebieden van woning- en kantoorcomfort: verwarming, ventilatie, koeling en air conditioning. De term wordt dikwijls gebruikt om de complete luchtbehandeling in kantoorgebouwen aan te duiden. HVAC is dan geïntegreerd in het geheel van de besturing van een gebouw of gebouwengroep en ook onderdeel van een zogenaamd Gebouwenbeheersysteem.

IDPB Interne Dienst voor Preventie en Bescherming op het Werk.

Elke werkgever is verplicht een interne dienst voor preventie en bescherming op het werk op te richten. De interne dienst staat de werkgever, de leden van de hiërarchische lijn en de werknemers bij inzake de toepassing van de maatregelen bedoeld in de welzijnswet.

Een interne dienst telt één of meer preventieadviseurs.

Is er in de dienst meer dan één preventieadviseur, dan wordt één van hen belast met de leiding van de dienst.

JAP Jaar Actie Plan.

Om de implementatie van het DRBS niet aan het toeval over te laten en systematisch te realiseren, moet de werkgever jaarlijks zorgen voor een jaarlijks gestructureerd actieplan.

Dit JAP moet tevens voor advies voorgelegd worden aan het HOC. KPI Ondernemingen proberen hun strategie in de praktijk te brengen. Om in de dagelijkse praktijk rekening te houden met de abstractere lange termijndoelen, stellen ze zich doelen voor de korte termijnen.

Op deze wijze worden operationele doelstellingen gecreëerd. Aan de hand van deze doelstellingen kan worden beoordeeld of een onderneming er in slaagt om de geplande strategie waar te maken. Bij de operationele doelstellingen worden acties vastgelegd.

Hierbij zoekt de organisatie Key Performance Indicators (KPI’s) waarmee het management haar prestaties kan beoordelen.

In dit concept van interne

dienstenovereenkomsten (SLA’s) bij het provinciebestuur Limburg zijn aan de dienstenfiches KPI’s gekoppeld, worden de criteria bepaald van hoe de organisatie kwalitatief een dienst kan leveren en worden tenslotte op basis van deze criteria KPI’s opgesteld. Deze KPI’s vormen dus een instrument om te meten of de dienst kwaliteitsvol geleverd werd.

Een KPI voldoet meestal aan het SMART-principe: • specifiek • meetbaar • acceptabel • realiseerbaar • tijdsgebonden.

Voorbeeld: Als het strategische doel van een bedrijf erin bestaat om de snelste groei in haar bedrijfstak te realiseren, kan haar voornaamste prestatie-indicator de meting van de jaarlijkse opbrengstgroei zijn.

Klant Een klant kan intern zijn, bijvoorbeeld een collega, of extern, bijvoorbeeld een verzelfstandigde business unit of EVA. Of een klant intern of extern is, kan van belang zijn voor het facturatieprincipe.

PDCA cyclus De PDCA cyclus is een creatief hulpmiddel voor kwaliteitsmanagement en probleemoplossend werken ontwikkeld door William Edwards Deming.

Hij beschrijft vier activiteiten die op alle verbeteringen in organisaties van toepassing zijn. De vier activiteiten zorgen voor een betere kwaliteit. Het cyclische karakter garandeert dat de kwaliteitsverbetering continu onder de aandacht is. De vier activiteiten in de PDCA cyclus zijn: PLAN: Kijk naar huidige werkzaamheden en ontwerp een plan voor de verbetering van deze werkzaamheden. Stel voor deze verbetering doelstellingen vast.

DO: Voer de geplande verbetering uit in een gecontroleerde proefopstelling.

CHECK: Meet het resultaat van de verbetering en vergelijk deze met de oorspronkelijke situatie en toets deze aan de vastgestelde doelstellingen.

ACT: Bijstellen aan de hand van de gevonden resultaten bij CHECK. Kern van deze visie is dat elke medewerker

aan een proces op deze manier in staat is om zijn eigen werkwijze te beoordelen en te verbeteren.

SLA Een Service Level Agreement (SLA) of dienstenovereenkomst is een schriftelijke overeenkomst tussen een aanbieder en een afnemer van bepaalde diensten en/ of producten. In een SLA staan, naast de beschrijving van de te leveren diensten, ook de rechten en de plichten van zowel de aanbieder als de afnemer ten aanzien van het overeengekomen kwaliteitsniveau (service level) van de te leveren diensten en/of producten (services).

Een SLA maakt in principe deel uit van een contract en kan zo alle bijhorende juridische eigenschappen bevatten. Een SLA kan evenwel ook worden gebruikt om binnen één organisatie intern afspraken te documenteren, zonder dat daar een bijzondere status aan gekoppeld wordt.

In dat geval kan de SLA eenvoudiger van opzet zijn en kan worden volstaan met een beschrijving van de te leveren diensten en een klein aantal administratieve aspecten, zoals geldigheidsduur, rapportage, werkoverleg en doorberekening van kosten. Met behulp van een SLA wordt dus bereikt dat bij afnemer en aanbieder een zelfde beeld ontstaat over de te leveren producten en diensten.

STRAP Een STRAP of Strategisch actieplan is een meerjarenplan met een duidelijke missie en visie waarin bepaalde objectieven worden ontplooid en strategische acties worden ontwikkeld. In een STRAP kunnen zowel reorganisaties, naamsveranderingen als concrete acties worden uitgewerkt, meestal op basis van een algemene sterktezwakteanalyse die rekening houdt met de actuele sterktes en zwaktes en met toekomstige uitdagingen en bedreigingen.

Welzijnswet De wet van 4 augustus 1996 betreffende het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk, ook de “welzijnswet” genoemd, is de basiswet op het vlak van de veiligheid en de gezondheid op het werk.

BIJLAGEN

213 8.2 Klantenlijst KLANT (Instantiecode)

ADRES

BELEID 1. Provincieraad

Provinciehuis

111.00.00

Universiteitslaan 1

Â

3500 Hasselt

2. Gouverneur

Provinciehuis

112.00.00

Universiteitslaan 1

Â

3500 Hasselt

3. Deputatie

Provinciehuis

113.00.00

Universiteitslaan 1 3500 Hasselt

3. Deputatie

3.1 Kabinet Marc Vandeput

113.00.00

Provinciehuis Universiteitslaan 1 3500 Hasselt

3.2 Kabinet Walter Creemers

Provinciehuis Universiteitslaan 1 3500 Hasselt

3.3 Kabinet Gilbert Van Baelen

Provinciehuis Universiteitslaan 1 3500 Hasselt

3.4 Kabinet Frank Smeets

Provinciehuis Universiteitslaan 1 3500 Hasselt

3.5 Kabinet Jean-Paul Peuskens

Provinciehuis Universiteitslaan 1 3500 Hasselt

3.6 Kabinet Mieke Ramaekers

Provinciehuis Universiteitslaan 1 3500 Hasselt

PROVINCIEGRIFFIER 4. Provinciegriffier

Provinciehuis

120.00.00

Universiteitslaan 1 3500 Hasselt 4.1 Griffie

Provinciehuis

120.02.00

Universiteitslaan 1 3500 Hasselt

4.2.1 Informatie en Communicatie

Provinciehuis

122.01.00

Universiteitslaan 1 3500 Hasselt

4.2.2 Studies en Projecten

Provinciehuis

122.02.00

Universiteitslaan 1 3500 Hasselt

BIJLAGEN

214 DIRECTIE MENS 5. Diensten diversiteit, levenskwaliteit en zorg, onderwijs, opvoeding, jeugd en ontwikkelingssamenwerking, platformwerking, audiovisuele studio en Beleidscel Cultuur, Beleidscel Welzijn

Provinciehuis Universiteitslaan 1 3500 Hasselt

123.00.00 DIRECTIE RUIMTE 6. Diensten economie en internationale samenwerking, infrastructuur, ruimtelijke ordening, milieu en natuur, Provinciedomein Nieuwenhoven en Provinciedomein Rullingen

Provinciehuis Universiteitslaan 1 3500 Hasselt

124.00.00 DIRECTIE FINANCIﾃ起 7. Diensten boekhouding, budget, interne financiﾃｫle controle en belastingen 125.00.00

Provinciehuis Universiteitslaan 1 3500 Hasselt

DIRECTIE HRM 8. Personeelsdienst, loopbaanbegeleiding en sociale dienst 126.00.00

Provinciehuis Universiteitslaan 1 3500 Hasselt

DIRECTIE FACILITAIR BEHEER 9. Hospitality diensten, Gebouwen/Real Estate, ICT en centrale aankopen 127.00.00

Provinciehuis Universiteitslaan 1 3500 Hasselt

DIENSTEN GOUVERNEUR 10. Federale taken en Lokale Besturen

Provinciehuis Universiteitslaan 1 3500 Hasselt

128.01.00 11. Agentschap Binnenlands Bestuur

Provinciehuis Universiteitslaan 1 3500 Hasselt

128.02.00

11.1. MOD (Management Ondersteunde Diensten) 128.03.00

Provinciehuis Universiteitslaan 1 3500 Hasselt

11.2. Dienst Studietoelagen 133.18.00

Provinciehuis Universiteitslaan 1 3500 Hasselt

12. Arrondissements-commissariaten

Provinciehuis Universiteitslaan 1 3500 Hasselt

128.04.00/128.05.00/128.06.00

12.1 Michel Carlier (Hasselt) 128.04.00

Provinciehuis Universiteitslaan 1 3500 Hasselt

12.2 Jo Wiertz (Tongeren) 128.05.00

Provinciehuis Universiteitslaan 1 3500 Hasselt

12.3 Michel Carlier (Maaseik) 128.06.00

Provinciehuis Universiteitslaan 1 3500 Hasselt

BIJLAGEN

215 12.2 Jo Wiertz (Voeren) 128.07.00

Provinciehuis Universiteitslaan 1 3500 Hasselt

DIENSTEN EN INSTELLINGEN MET SPECIFIEKE OPDRACHTEN 13. iva Onderwijs

Provinciehuis Universiteitslaan 1 3500 Hasselt

133.01.00 13.1 Provinciale Kleuterschool Voeren 133.02.10

Kwinten 3B 3790 Sint-Martens-Voeren

13.2 Provinciale Basisschool Voeren 133.02.20

Hoeneveldje 1 3798 Voeren

13.3 Provinciale Middenschool Hasselt 133.03.10

Gouverneur Verwilghensingel 1A 3500 Hasselt

13.4 Provinciale Handelsschool Hasselt 133.03.20

Gouverneur Verwilghensingel 1 3500 Hasselt

13.5 Provinciale Secundaire School Hasselt - Kunsthumaniora 133.30.30

Gouverneur Verwilghensingel 3 3500 Hasselt

13.6 Provinciale Secundaire School Hasselt - Verpleegkunde 133.03.40

Kunstlaan 1 3500 Hasselt

13.7 Provinciale Middenschool Diepenbeek 133.03.50

Stationstraat 36 3590 Diepenbeek

13.8 Provinciale Secundaire School Diepenbeek 133.03.60

Stationstraat 36 3590 Diepenbeek

13.9 Provinciaal Instituut voor Biotechnisch Onderwijs Tongeren 133.03.70

Sint-Truidersteenweg 323 3700 Tongeren

13.10 Provinciale Secundaire School Voeren 133.03.80

Hoeneveldje 2 3798 Voeren

13.11 Provinciale Technische School Maasmechelen 133.03.90

Europaplein 36 3630 Maasmechelen

13.12 Provinciaal Instituut Lommel 133.04.10

Duinenstraat 1 3920 Lommel

13.13 Provinciaal Instituut Lommel - ION 133.04.20

Duinenstraat 1 3920 Lommel

13.14 Provinciale Secundaire School Bilzen 133.04.30

Appelboomgaardstraat 2 3740 Bilzen

13.15 PCVO-Moderne Talen Hasselt 133.06.10

Gouverneur Verwilghensingel 5 3500 Hasselt

13.16 PCVO-Handel Hasselt 133.06.20

Elfde-Liniestraat 26 3500 Hasselt

BIJLAGEN

216

14. iva PLOT

13.17 PCVO-Maasland 133.06.30

Europaplein 36 3630 Maasmechelen

13.18 PCVO-Talen â&#x20AC;&#x201C; Informatica Voeren 133.06.40

Hoeneveldje 1 3798 Voeren

13.19 Scholengemeenschap van het Provinciaal Stedelijk Onderwijs Limburg 133.07.00

Provinciehuis H-blok Universiteitslaan 3 3500 Hasselt

13.20 Provinciaal Centrum voor Leerlingenbegeleiding 133.08.00

Provinciehuis G-blok Willekensmolenstraat 140 3500 Hasselt Marcel Habetslaan 7 3600 Genk

133.09.00 15. PCCE 134.01.00 16. Z33

Provinciehuis Universiteitslaan 1 3500 Hasselt Zuivelmarkt 33 3500 Hasselt

134.02.00 17. Dommelhof

Toekomstlaan 5 3910 Neerpelt

134.03.00 18. Gallo-Romeins Museum

Kielenstraat 15 3700 Tongeren

134.04.00 19. Provinciale Bibliotheek

Martelarenlaan 17 3500 Hasselt

134.05.00 20. Provinciaal Natuurcentrum 136.02.00 21. Cel Mijnerfgoed

Het Groene Huis Domein Bokrijk 3600 Genk Koolmijnlaan 201 3582 Beringen

134.07.00 22. LSM 138.01.00 23. Onthaalbureau vzw 131.01.00 24. Huis van het Nederlands vzw 133.20.00 25. Similes vzw 132.06.00

Provinciehuis Universiteitslaan 1 3500 Hasselt Provinciehuis H-blok Universiteitslaan 1 3500 Hasselt Provinciehuis H-blok Universiteitslaan 1 3500 Hasselt Provinciehuis H-blok Universiteitslaan 1 3500 Hasselt

BIJLAGEN

217 26. Consortium volwassenen-onderwijs Noord vzw 133.12.10 27. Consortium volwassenen-onderwijs Zuid vzw 133.12.20 28. Provinciale Commissie Buitenschoolse Opvang vzw 133.13.00 29. Regionaal Technologisch Centrum vzw 133.10.00 30. Limburgs Overlegplatform Onderwijs Arbeid vzw 133.11.00 31. cvba Coรถperatieve van de Limburgse bosgroepen 136.01.00 32. Toerisme Limburg vzw 137.01.00 33. Domein Bokrijk vzw 137.03.00 34. Monumentenwacht vzw 134.09.00 35. Limgrond.be 135.01.00 36. Grindcel 135.02.00 37. Limburgs Gezondheidsoverleg 132.01.00 38. Samenwerking Psychiatrische Initiatieven Limburg (SPIL) vzw 132.02.00 39. Vlabus - Limburg vzw 132.03.00 40. Limburgs Huis voor de Sport vzw 132.04.00

Provinciehuis H-blok Universiteitslaan 1 3500 Hasselt Provinciehuis H-blok Universiteitslaan 1 3500 Hasselt Provinciehuis H-blok Universiteitslaan 1 3500 Hasselt Provinciehuis H-blok Universiteitslaan 1 3500 Hasselt Provinciehuis H-blok Universiteitslaan 1 3500 Hasselt Provinciehuis Universiteitslaan 1 3500 Hasselt Provinciehuis H-blok Universiteitslaan 1 3500 Hasselt Domein Bokrijk Bokrijklaan 1 3600 Genk Provinciehuis G-blok Universiteitslaan 1 3500 Hasselt Provinciehuis Universiteitslaan 1 3500 Hasselt Provinciehuis Universiteitslaan 1 3500 Hasselt Provinciehuis Universiteitslaan 1 3500 Hasselt Provinciehuis Universiteitslaan 1 3500 Hasselt Provinciehuis Universiteitslaan 1 3500 Hasselt Provinciehuis Universiteitslaan 1 3500 Hasselt

BIJLAGEN

218 41. Limburgse Kanker-samenwerking (LIKAS) vzw 132.05.00 42. Provinciaal Steunpunt Limburgse Bibliotheken 134.06.00 43. iva Beeldenproject

Provinciehuis Universiteitslaan 1 3500 Hasselt Provinciehuis Universiteitslaan 1 3500 Hasselt Zuivelmarkt 33 3500 Hasselt

134.08.00 44. Provinciale Hogeschool Limburg (PHL)

Elfde Liniestraat 24 3500 Hasselt

133.14.00 45. cvo Limburgse Lerarenopleidingen (cvo LIMLO)

Stationstraat 36 3590 Diepenbeek

133.15.00 46. Provinciale Commissie Studie-beurzenstichtingen Limburg

Provinciehuis Universiteitslaan 1 3500 Hasselt

47. Kansenbank vzw

Provinciehuis Universiteitslaan 1 3500 Hasselt

BIJLAGEN

219

BIJLAGEN

220 8.3 Vragenlijsten klantentevredenheidsonderzoek 2012 (p 49) ROOD De score ligt lager dan 6. Een vraag die een score behaalt lager dan 6, kan beschouwd worden als een werkpunt.

BLAUW De score ligt tussen 6 en 7. Een vraag die een score behaalt tussen 6 en 7 is goed, maar het kan beter. Klanten zijn tevreden, maar er kan nog wat aan gesleuteld worden.

GROEN De score ligt hoger dan of is gelijk aan 7.

Een vraag die meer dan een 7 haalt, behaalt een hoge score. Klanten zijn tevreden tot zeer tevreden.

VRAGENLIJST HOSPITALITY Wat?

Categorie

2011

2012

V037

Het aanbod aan wagens is voldoende groot.

Dienstwagens

5,64

5,51

V047

Onze bureaus zijn steeds netjes proper gemaakt door de poetsploeg.

Schoonmaak

5,80

5,81

V008

De reactiesnelheid bij probleemmeldingen kan beter.

Facilitair Beheer- algemeen

6,33

6,27

V012

De dienstverlening is na invoer van de servicedesk 7700 grondig verbeterd.

Facilitair Beheer- algemeen

5,83

6,33

V009

De informatieverstrekking vanuit Facilitair Beheer is steeds accuraat.

Facilitair Beheer- algemeen

5,97

6,55

V049

Meldingen met betrekking tot poetsproblemen worden goed opgevolgd.

Schoonmaak

6,30

6,57

V011

De Directie Facilitair Beheer verleent kwaliteitsvolle oplossingen voor onze problemen.

Facilitair Beheer- algemeen

6,31

6,75

V007

De wijze waarop de facilitaire dienstverlening binnen ons provinciebestuur wordt georganiseerd is professioneel.

Facilitair Beheer- algemeen

6,26

6,79

V045

De ingrediĂŤnten van de maaltijden zijn altijd vers en gevarieerd.

Catering

6,89

6,90

V014

De afgesproken timing voor de verhuizingen werd aangehouden.

Verhuizingen & Meubilair

6,57

6,92

V035

Het uitlenen van de dienstwagens verloopt zeer vlot.

Dienstwagens

7,00

6,98

V050

De toiletten zijn steeds hygiĂŤnisch.

Schoonmaak

6,53

7,01

V018

Bijkomende vragen (bv. Meubilair) worden vlot afgehandeld.

Verhuizingen & Meubilair

6,50

7,09

V044

De capaciteit in het personeelsrestaurant is voldoende.

Catering

7,09

7,17

V020

De postverdeling gebeurt steeds correct.

Postverdeling

7,14

7,24

V048

Het afval wordt goed afgevoerd op de werkplek.

Schoonmaak

6,58

7,26

V042

De snelheid van de bediening in het personeelsrestaurant verloopt altijd vlot.

Catering

7,33

7,29

V017

Het meubilair is functioneel opgesteld.

Verhuizingen & Meubilair

7,42

7,33

V052

De vergaderfaciliteiten zijn voldoende uitgerust.

Vergaderfaciliteiten & Archief

7,19

7,35

V043

De bereidde maaltijden zijn smakelijk.

Catering

7,24

7,38

V053

Gevraagde wijzigingen in onze aanvragen voor vergaderzalen worden snel behandeld.

Vergaderfaciliteiten & Archief

7,31

7,46

V010

De servicedesk 7700 is een nuttig instrument voor al onze meldingen.

Facilitair Beheer- algemeen

6,93

7,50

BIJLAGEN

221

Wat?

Categorie

2011

2012

V028

De CAB e-zine is een toegevoegde waarde voor de gebruikers.

CAB

7,99

7,56

V038

Aangevraagde koerierdiensten worden vlot uitgevoerd.

Postverdeling

7,63

7,58

V015

De medewerkers van de dienst ‘verhuizingen’ zijn klantvriendelijk.

Verhuizingen & Meubilair

7,68

7,66

V030

Het materiaal van de PUL voldoet steeds aan de eisen

PUL

7,34

7,81

V041

De catering in de vergaderzalen voldoet aan de verwachtingen.

Catering

8,03

7,82

V036

De wagens verkeren in goede staat.

Dienstwagens

7,28

7,84

V031

We worden steeds goed geholpen met onze technische vragen.

PUL

7,42

7,86

V016

Het geleverde meubilair is steeds in goede staat.

Verhuizingen & Meubilair

7,91

7,89

V033

Het uitgeleende materiaal is steeds in goede staat.

PUL

7,61

7,89

V032

De medewerkers van de uitleendienst zijn steeds vriendelijk.

PUL

7,42

7,91

V055

De behandeling van vragen verloopt vlot bij het archief.

Vergaderfaciliteiten & Archief

7,69

7,93

V025

Aankoopsuggesties worden snel behandeld bij de CAB.

CAB

8,21

7,93

V022

Bij vragen omtrent postverdeling krijgen we steeds een behulpzaam antwoord.

Postverdeling

7,95

7,94

V056

Mijn dienst ervaart de noodzaak van een goedwerkend archief.

Vergaderfaciliteiten & Archief

8,76

8,08

V054

De archiefmedewerkers helpen ons steeds uit de nood bij onze vragen

Vergaderfaciliteiten & Archief

8,12

8,08

V023

De (extra) te frankeren post wordt snel verwerkt.

Postverdeling

7,99

8,15

V040

De contacten met de onthaalbedienden verlopen steeds voorbeeldig.

Catering

7,79

8,22

V027

De boeken/tijdschriften zijn steeds in verzorgde staat terug te vinden.

CAB

8,58

8,32

V026

De medewerkers van de CAB zijn steeds hulpvaardig.

CAB

8,69

8,35

V058

De afgesproken deadlines worden gegarandeerd bij kopieeropdrachten.

Print – en Kopieeropdrachten

8,75

8,66

V059

De kwaliteit van de afgewerkte printopdrachten is steeds gegarandeerd.

Print – en Kopieeropdrachten

8,76

8,75

V060

De medewerkers van de kopieerkamer gaan flexibel om met dringende opdrachten.

Print – en Kopieeropdrachten

8,84

8,75

V021

Het voorkomen van de bodes is steeds verzorgd.

Postverdeling

8,72

8,80

BIJLAGEN

222 VRAGENLIJST iCT - PATRIMONIUM

Wat?

Categorie

2011

2012

V057

De gsm-diensten werken goed.

Telefonie

5,10

5,63

V056

De kwaliteit van de gsm voldoet aan mijn verwachtingen.

Telefonie.

5,79

5,77

V049

De luchtvochtigheid voldoet aan mijn verwachtingen.

Patrimonium

5,85

5,80

V037

De ontwikkelde programma’s (Ariadne, Olympus, e-Aphrodite,…) zijn gebruiksvriendelijk.

ICT- toepassingen

6,00

5,86

V016

Binnen het bestuur wordt er voldoende geïnformeerd over informatica.

ICT- Algemeen

6,14

5,98

V008

De reactiesnelheid bij probleemmeldingen kan beter.

Servicedesk

5,97

6,05

V044

De klimaatregeling op mijn werkplaats is goed.

Patrimonium

5,82

6,06

V034

De snelheid van het internet is voldoende.

Mail & Toepassingen

6,21

6,12

V012

De dienstverlening is na invoer van de servicedesk 7700 grondig verbeterd.

Facilitair Beheer Algemeen

5,97

6,47

V036

De ontwikkelde programma’s (Ariadne, Olympus, e-Aphrodite,…) werken goed.

ICT- toepassingen

6,29

6,51

V024

Aanvragen van diensten (bv. Levering pc) worden voldoende snel uitgevoerd.

Servicedesk

6,38

6,53

V040

De ontwikkelde digiformulieren (printorders, aanvraag vergaderzalen, dienstvoertuigen,…) zijn gebruiksvriendelijk

ICT –toepassingen

6,91

6,58

V009

De informatieverstrekking vanuit Facilitair Beheer is steeds accuraat.

Facilitair BeheerAlgemeen

6,32

6,59

V045

De aangevraagde onderhoudswerken worden vlot uitgevoerd.

Patrimonium

6,23

6,64

V051

De onderhoudswerken zijn preventief georganiseerd.

Patrimonium

6,37

6,65

V015

Men wordt correct geïnformeerd over ICT onderbrekingen.

ICT- Algemeen

6,86

6,73

V033

De beschikbaarheid van het internet is voldoende.

Mail & Toepassingen

6,74

6,78

V021

ICT-meldingen worden voldoende snel behandeld.

Servicedesk

7,02

6,81

V052

De communicatie omtrent onderhoudwerken verloopt goed.

Patrimonium

6,57

6,85

V017

De kwaliteit van informatie op het intranet is voldoende.

ICT- Algemeen

6,73

6,86

V011

De Directie Facilitair Beheer verleent kwaliteitsvolle oplossingen voor onze problemen.

Facilitair BeheerAlgemeen

6,58

6,92

V038

De ontwikkelde programma’s (Ariadne, Olympus, e-Aphrodite,…) zijn voldoende beschikbaar.

ICT- toepassingen

6,72

6,93

V007

De wijze waarop de facilitaire dienstverlening binnen ons provinciebestuur wordt georganiseerd is professioneel.

Facilitair Beheer – Algemeen

6,60

6,95

V032

De snelheid van de mail is voldoende.

Mail & Toepassingen

6,54

6,98

BIJLAGEN

223 Wat?

Categorie

2011

2012

V039

De ontwikkelde digiformulieren (printorders, aanvraag vergaderzalen, dienstvoertuigen,…) werken goed.

ICT- toepassingen

7,27

7,00

V048

De onderhoudsploeg handelt flexibel bij dringende vragen.

Patrimonium

6,51

7,06

V047

De afwerking van de onderhoudswerken voldoet aan mijn verwachtingen.

Patrimonium

6,91

7,08

V029

De afhandeling van meldingen verloopt naar wens.

Interventies

7,22

7,10

V014

De algemene ICT dienstverlening is goed.

ICT- Algemeen

7,04

7,17

V028

De reactiesnelheid op meldingen is voldoende snel.

Interventies

7,19

7,20

V031

De beschikbaarheid van de mail is voldoende.

Mail & Toepassingen

6,82

7,22

V019

De 7700 Servicedesk werkt klantgericht.

Servicedesk

7,03

7,26

V054

De telefoniediensten werken goed.

Telefonie

7,26

7,29

V046

De aangevraagde onderhoudswerken worden klantvriendelijk uitgevoerd.

Patrimonium

7,23

7,40

V041

De ontwikkelde digiformulieren (printorders, aanvraag vergaderzalen, dienstvoertuigen,…) zijn voldoende beschikbaar.

ICT- toepassingen

7,46

7,40

V055

De ondersteuning van de telefonie verloopt klantvriendelijk.

Telefonie

7,28

7,41

V023

Ik word voldoende geïnformeerd over de status van mijn melding.

Servicedesk

7,49

7,49

V050

De parking en omgeving worden in goede staat gehouden.

Patrimonium

7,36

7,51

V020

De Servicedesk medewerkers zijn deskundig.

Servicedesk

7,31

7,67

V043

Onze gebouwen zijn voldoende toegankelijk.

Patrimonium

7,89

7,76

V010

De Servicedesk 7700 is een nuttig instrument voor al onze meldingen.

Facilitair Beheer – Algemeen

7,09

7,78

V022

Op de servicedesk wordt de telefoon voldoende snel opgenomen.

Servicedesk

7,02

7,95

V027

De kwaliteit van interventie ter plekke is voldoende.

Interventies

7,97

8,01

V026

De ICT-medewerkers die ter plaatse komen zijn hulpvaardig.

Interventies.

8,35

8,35

224 Colofon UITGEVER Directie Facilitair Beheer, provinciebestuur Limburg Universiteitslaan 1, 3500 HASSELT REDACTIE Telefoon: 011 23 76 13 Email: facilitairbeheer@limburg.be DRUK Printkamer Directie Facilitair Beheer (binnenwerk en cover) WERKTEN MEE AAN DEZE EDITIE: Monique Achten, Gino Ameye, Christl Bekkers, Sandra Boussu, Monique Calcoen, Marc Claes, Sam Claes, Erwin Claesen, Patricia Dirix, Jos Dreessen, Roland Dusaer, Marc Falise, Carine Houben, Ine Jacobs, André Jansen, Rohnny Kellers, Lidy Mondelaers, Marc Motmans, Sonja Neys, Robert Nouwen, An Olaerts, Xavier Penders, Danny Quanten, Robin Reynders, Christophe Roosen, Greet Sneijers, Eddy Strauven, Rudi Swinnen, Benoît Thijs, Michaël Vanderhoydonk, Dirk Vandueren VORMGEVING Imagica Luikersteenweg 248C, 3500 Hasselt FOTOGRAFIE Grafische Studio Informatie en Communicatie VERANTWOORDELIJKE UITGEVER Dirk Vandueren, bestuursdirecteur Directie Facilitair Beheer

De teksten van dit jaarverslag werden afgesloten op 28 maart 2013.

Dit jaarverslag kan je gratis opvragen bij de de Directie Facilitair Beheer – Afdeling Klantenrelaties via facilitairbeheer@limburg.be of op het nummer 011 23 76 25.

Digitale consultatie is mogelijk via www.issuu.com.

D/2012/5857/13