Jaarverslag 2013 - Directie Facilitair Beheer by Provincie Limburg

2013

JAARVERSLAG

Directie Facilitair Beheer 2013

Beste lezer

U hebt het vierde jaarverslag van de Directie Facilitair Beheer van de provincie Limburg in handen, de eerste editie uitgegeven in een nieuw formaat en stijl. We hebben ook het voorbije jaar, zoals u zult merken, niet stilgezeten. Onze belangrijkste opdracht blijft het voortdurend professionaliseren met de focus op klantgerichtheid en kwaliteit, gestaag vernieuwen, bestaande structuren en denkpatronen in vraag stellen om te verbeteren waar nodig. In dat opzicht was 2013 voor onze directie alweer een jaar vol uitdagingen en veranderingen. Voor een directie die een belangrijk deel van de provinciale overhead uitmaakt en heel wat financiële middelen beheert, zijn de cijfers van fundamenteel belang. Om aan te tonen hoe wij in tijden van economische crisis nog meer dan anders mensen en middelen efficiënt inzetten en onze werkprocessen zo helder mogelijk doorlichten, geven wij u net als in de voorgaande editie een inkijk in het evenwicht tussen prognoses en reële uitgaven. Zo kunt u vaststellen hoe wij met al onze plannen niet enkel uitvoering gaven aan beleidsvoorbereidende acties, maar ook initiatieven namen om de directie organisatorisch en inhoudelijk te verbeteren. Ook in 2013 bleven de ambities niet beperkt tot interne initiatieven. Wij concentreerden ons meer dan ooit op andere overheden om met hen belangrijke thema’s op te nemen en te zoeken naar een sterkere samenwerking. Hierbij verwijzen wij naar onze contacten met de facilitaire directies van de andere Vlaamse provincies en met het Agentschap Facilitair Management (AFM) van de Vlaamse overheid.

Het is onze ambitie om binnen de nieuwe contouren van de interne staatshervorming te getuigen van effectief ondernemerschap. Om die reden is het belangrijk de visie en missie van de Directie Facilitair Beheer af te stemmen op deze van het beleid van de organisatie. De focus op externe en burgergerichte materie moet ingepast worden in de bestaande structuur van de directie en doorsijpelen tot op afdelings-, diensten celniveau. De uitdaging naar de toekomst toe bestaat er dus in op zoek te gaan naar taken die dienstbaar zijn aan het grotere geheel. Wij zien alvast drie uitdagingen waaraan wij via een participatief proces vorm willen geven: het uitwisselen van kennis en tools, het interactief analyseren van best practices en het doordacht realiseren van een collectief aankoopbeleid. Om op alle evoluties accuraat te anticiperen is communicatie met onze stakeholders van cruciaal belang. Hopelijk is dit jaarverslag niet enkel een middel om u over onze activiteiten te informeren, maar ook een prikkelende aanzet om verder met elkaar in dialoog te treden. We opereren binnen een organisatie in volle verandering en kijken uit naar de uitdagingen die op ons pad komen. We trachten er alles aan te doen om ook in 2014 de ambities waar te maken en de dingen te doen die u van ons mag verwachten. We kunnen dit echter niet alleen en reiken u daarom de hand om samen de uitdagingen verder aan te gaan. De voltallige staf van de Directie Facilitair Beheer wenst alle collega’s te danken voor hun steun en medewerking. Wij wensen u alvast voldoende leesplezier.

INHOUDSOPGAVE

4 Inhoudsopgave

Voorwoord .................................................................................................................................................... 3 Inhoudsopgave ............................................................................................................................................. 4 Inleiding ....................................................................................................................................................... 7 Kerncijfers .................................................................................................................................................... 8

Directie en stafdiensten ......................................................................................................................................... 9 1.1

Missie........................................................................................................................................................... 9

1.2

Personeel & Organisatie ............................................................................................................................ 10

1.2.1

Organisatie............................................................................................................................................. 10

1.2.2

Personeelsontwikkelingen â&#x20AC;&#x201C; cijfers 2013 .............................................................................................. 13

1.3 1.3.1

Kerncijfers Directie Facilitair Beheer versus globale cijfers provinciebestuur Limburg ...................... 16

1.3.2

Kerncijfers Directie Facilitair Beheer 2013 versus 2010, 2011 en 2012 ............................................... 17

1.4

Financieel verslag ...................................................................................................................................... 16

Werking in 2013 ........................................................................................................................................ 18

1.4.1

FinanciĂŤle Cel ........................................................................................................................................ 18

1.4.2

Interne Dienst voor Preventie en Bescherming op het Werk IDPB ....................................................... 21

1.4.3

Klantenrelaties Facilitair Management .................................................................................................. 25

Afdeling Hospitality Diensten ............................................................................................................................. 39 2.1

Missie......................................................................................................................................................... 40

2.2

Personeel & Organisatie ............................................................................................................................ 40

2.3

Financieel verslag ...................................................................................................................................... 41

2.4

Werking in 2013 ........................................................................................................................................ 42

2.5

Verwachtingen en uitdagingen voor de toekomst ...................................................................................... 43

2.6

Diensten aan gebruikers (soft services) ..................................................................................................... 43

2.6.1

Missie .................................................................................................................................................... 43

2.6.2

Personeel en organisatie ........................................................................................................................ 43

2.6.3

Financieel verslag .................................................................................................................................. 45

2.6.4

Werking in 2013 .................................................................................................................................... 46

2.6.5

Doelstellingen 2014 ............................................................................................................................... 48

2.7

Dienst Documentatie- en materiaalbeheer ................................................................................................. 49

2.7.1

Provinciale Uitleendienst (PUL) en Vlaggenbank................................................................................. 49

2.7.2

Printkamer ............................................................................................................................................. 53

2.7.3

Bodedienst ............................................................................................................................................. 56

2.7.4

Centrale Administratieve Bibliotheek (CAB)........................................................................................ 58

2.7.5

Provinciaal Archief Limburg ................................................................................................................. 62

INHOUDSOPGAVE

5 2.8

Onthaaldienst ............................................................................................................................................. 72

2.8.1

Missie .................................................................................................................................................... 72

2.8.2

Personeel en organisatie ........................................................................................................................ 72

2.8.3

Financieel verslag .................................................................................................................................. 73

2.8.4

Werking in 2013 .................................................................................................................................... 74

2.9

Dienst Intern Beheer .................................................................................................................................. 78

2.9.1

Missie .................................................................................................................................................... 78

2.9.2

Personeel en organisatie ........................................................................................................................ 78

2.9.3

Financieel verslag .................................................................................................................................. 78

2.9.4

Werking in 2013 .................................................................................................................................... 80

2.9.5

Doelstellingen 2014 ............................................................................................................................... 81

Afdeling Real Estate / Gebouwen ...................................................................................................................... 82 3.1

Missie ......................................................................................................................................................... 83

3.2

Personeel & Organisatie ............................................................................................................................ 83

3.3

Financieel verslag ...................................................................................................................................... 84

3.4

Werking in 2013 ........................................................................................................................................ 86

3.5

Administratie - Vastgoedbeheer................................................................................................................. 86

3.5.1

Missie .................................................................................................................................................... 86

3.5.2

Personeel en organisatie ........................................................................................................................ 86

3.5.3

Financieel verslag .................................................................................................................................. 87

3.5.4

Werking in 2013 .................................................................................................................................... 90

3.5.5

Doelstellingen 2013 ............................................................................................................................... 92

3.6 3.6.1

Missie .................................................................................................................................................... 93

3.6.2

Personeel en organisatie ........................................................................................................................ 93

3.6.3

Financieel verslag .................................................................................................................................. 94

3.6.4

Werking in 2013 .................................................................................................................................... 95

3.7

Dienst Bouwbureau .................................................................................................................................... 93

Dienst Onderhoud Gebouwen .................................................................................................................. 103

3.7.1

Missie .................................................................................................................................................. 103

3.7.2

Personeel en organisatie ...................................................................................................................... 103

3.7.3

Financieel verslag 2013 ....................................................................................................................... 104

3.7.4

Werking in 2013 .................................................................................................................................. 105

Afdeling ICT ..................................................................................................................................................... 109 4.1

Missie ....................................................................................................................................................... 110

4.2

Personeel en Organisatie .......................................................................................................................... 110

4.3

Werking in 2013 ...................................................................................................................................... 110

4.4

Verwachtingen en uitdagingen voor de toekomst .................................................................................... 111

INHOUDSOPGAVE

6 4.5 4.5.1

Missie .................................................................................................................................................. 111

4.5.2

Personeel en Organisatie ..................................................................................................................... 111

4.5.3

Werking in 2013 .................................................................................................................................. 112

4.5.4

Doelstellingen 2014 ............................................................................................................................. 113

4.6

Missie .................................................................................................................................................. 114

4.6.2

Personeel en organisatie ...................................................................................................................... 115

4.6.3

Werking in 2013 .................................................................................................................................. 115

4.6.4

Doelstellingen 2014 ............................................................................................................................. 117 Provinciaal Bibliotheek Systeem ............................................................................................................. 118

4.7.1

Missie .................................................................................................................................................. 118

4.7.2

Personeel en organisatie ...................................................................................................................... 118

4.7.3

Werking in 2013 .................................................................................................................................. 119

4.7.4

Doelstellingen 2014 ............................................................................................................................. 122

4.8

Dienst Vernieuwingen ............................................................................................................................. 123

4.8.1

Missie .................................................................................................................................................. 123

4.8.2

Personeel en organisatie ...................................................................................................................... 123

4.8.3

Werking in 2013 .................................................................................................................................. 123

4.8.4

Doelstellingen 2014 ............................................................................................................................. 124

4.9

Dienst GIS en Ontwikkelingen ................................................................................................................ 114

4.6.1

4.7

Dienst Beheer en Ondersteuning ............................................................................................................. 111

Dienst Procedures .................................................................................................................................... 125

4.9.1

Missie .................................................................................................................................................. 125

4.9.2

Personeel en organisatie ...................................................................................................................... 125

4.9.3

Werking in 2013 .................................................................................................................................. 125

4.9.4

Doelstellingen 2014 ............................................................................................................................. 126

Afdeling Centrale Aankoopdienst ..................................................................................................................... 127 5.1

Missie....................................................................................................................................................... 127

5.2

Personeel & Organisatie .......................................................................................................................... 128

5.3

Financieel verslag .................................................................................................................................... 128

5.4

Werking in 2013 ...................................................................................................................................... 128

5.5

Verwachtingen en uitdagingen voor de toekomst .................................................................................... 135

Bijlagen ............................................................................................................................................................. 138 6.1

Enkele definities .................................................................................................................................. 138

6.2

Klantenlijst ............................................................................................................................................ 140

6.3

Klantentevredenheidsonderzoek 2013 ..................................................................................................... 145

INLEIDING

7 Inleiding De provinciebesturen van dit land staan meer dan ooit voor nieuwe uitdagingen, die een aangepast beleid vergen. Op sommige tendensen hebben we als bestuurders al tijdig geanticipeerd. Daarom maakten we in 2013 opnieuw tal van processen efficiënter, pasten ons aan de veranderende wetgeving aan, automatiseerden we en startten met het wegwerken van achterstallig onderhoud in onze provinciale gebouwen. Ook voerde onze administratie tijdig de nieuwe beleids-en beheerscyclus (BBC) in. Om nog sterker te staan naar de toekomst werkt het provinciebestuur Limburg op dit ogenblik aan een nieuw organigram van de provinciale diensten. Deze nieuwe structuur moet beantwoorden aan de veranderende noden die zich bij alle provinciebesturen maar speciaal toch in Limburg stellen. Denk maar aan de ingrijpende gevolgen van de interne staatshervorming, gecombineerd met de gewijzigde sociaaleconomische context in Limburg. De provincie wil zich daarom bij uitstek heroriënteren naar haar nieuwe strategie als partner van de lokale besturen. Om de financiële middelen zo doordacht mogelijk in te zetten, verschijnt het jaarverslag 2013 uitsluitend nog in digitale vorm. Naar de toekomst wordt het in eerste instantie toegankelijk via het nieuwe intranet van het provinciebestuur, dat einde 2013 werd gelanceerd, samen met het extranet voor de lokale besturen. Het jaarverslag zal echter ook digitaal worden verstuurd naar alle geprefereerde partners en klanten. De Directie Facilitair Beheer blijft immers inzetten op klantgerichtheid, effectiviteit en kwaliteit. Daarom, onder meer, wordt in de loop van 2014 verder gestreefd naar de uitbouw van een efficiënte servicedesk die ook voor de externe diensten van het bestuur uiterst herkenbaar en hulpvaardig zal worden. Graag wil ik alle medewerkers van Facilitair Beheer bedanken voor hun volgehouden inspanningen en speciaal voor hun bereidheid om toekomstgericht mee te denken. Igor Philtjens Gedeputeerde Facilitair Beheer

KERNCIJFERS

8 Kerncijfers 2013 Limburg in Vlaanderen

LIMBURG

ANTWERPEN

VLAAMSBRANBANT

OOSTVLAANDEREN

WESTVLAANDEREN

2 422

2 867

2 106

3 007

3 144

853 239

1 793 377

1 101 280

1 460 944

1 173 019

Bevolkingsdichtheid (inwoners/km²)

352,27

625,44

522,89

489,88

373,06

BNP (mio euro)

23 512

68 816

38 684

44 280

37 062

Totale oppervlakte (km²) Aantal inwoners

Directie Facilitair Beheer

Personeel en Werking (€) Personeelsleden: koppen/vte’s

17 908 451,1

149/133,81

Elektriciteit (kWh)

8 071 870,00

Stookolie (kWh)

2 678 446,00

Aardgas (kWh)

21 996 702,00

Servicedesk meldingen

13 909

Geïnventariseerde stuks

7 211

Water (m³)

Aanvragen via PUL

1 500

Gebouwen o.l.v. Bouwbureau

Archief (gearchiveerde dossiers)

15 424

Bebouwde vloeropp. (m²)

Protocollaire ontvangsten

Bibliotheken op het PBS-systeem

Verhuizingen (personeelsleden)

Pc’s in beheer

Restafval (ton)

Dienstwagens

259,4

Operationele raamcontracten Veiligheidsadviezen IDPB

38 971,00

119

254 066,36

1 600

149

DIRECTIE EN STAFDIENSTEN

9 1 Directie en stafdiensten 127.00.00

Bestuursdirecteur Facilitair Beheer Dirk Vandueren

Secretariaat 127.00.10

Financiële Cel 127.00.20

Klantenrelaties 127.00.30

IDPB 127.00.40

Lidy Mondelaers Anita Parthoens Corinne Vrancken Daisy Vranken

Greet Sneijers Brigitte Jaspers Marleen Thijs Marie-Rose Weytjens (pensioen vanaf 2013-12-01)

Ine Jacobs Sandra Boussu Carine Houben Sonja Neys Eddy Strauven

Luc Medaerts (afwezig vanaf 2012-01-23) Gino Ameye Marcel Cruys (afwezig vanaf 2010-09-24) Kevin Theys

1.1 Missie Missie Met een efficiënt organiseren én beheren van alle facilitaire activiteiten of primaire processen van onze organisatie willen we streven naar een uitstekende, kwaliteitsvolle dienstverlening voor de ‘interne klanten’ tegen een optimale kostprijs (kostenbeheersing).

V isie We hanteren een integrale en gecoördineerde aanpak van het facilitaire denken in al zijn facetten. Dit doen we aan de hand van een gestructureerd plan gefaseerd over meerdere jaren (2009-2012). Ook benutten we schaalvoordelen, gebruiken we bestaande synergiën en leggen voortaan afspraken vast met behulp van een dienstenovereenkomst of SLA (Service Level Agreement). We creëren een organisatie met het oog op een duurzaam en efficiënt technisch gebouwenbeheer, een gericht onthaal en een doordachte promotie voor de beschikbare faciliteiten van het Provinciehuis.

DIRECTIE EN STAFDIENSTEN

10 Eind 2009, bij de start van de nieuwe Directie Facilitair Beheer, werden vijf strategische doelstellingen vastgelegd: de realisatie van een geïntegreerd hospitality management (diensten aan gebruikers) de organisatie en uitbouw van een eigentijdse dienstverlening van ‘ontvangst en promotie’ een duurzaam, efficiënt en veilig gebouwbeheer en een performant projectbeheer de uitbouw van een veilige, betrouwbare en actuele ICT-omgeving de realisatie van een centraal gecoördineerd aankoopbeleid.

1.2 Personeel & Organisatie 1.2.1 Organisatie De organisatie van de Directie Facilitair Beheer wordt in organogram als volgt weergegeven: Directie en Secretariaat (= aansturing en overhead) Financiële Cel (= stafdienst en overhead) Afdeling Klantenrelaties (= stafdienst en overhead) Interne Dienst voor Bescherming en Preventie (IDPB) (= wettelijk kader en overhead) Afdeling Hospitality Diensten (Diensten aan Gebruikers / Huisvesting, Documentatie en Materiaal Beheer, Onthaaldienst, Intern Beheer) Afdeling Gebouwen / Real Estate (Administratie - Vastgoedbeheer, Bouwbureau, Onderhoud Gebouwen) Afdeling ICT (Relaties Klanten / Procedures, Ontwikkeling, Beheer, Onderhoud en Netwerk, Provinciaal BibliotheekSysteem) Afdeling Centrale Aankoopdienst (Investeringen, Exploitatie, Administratie overheidsopdrachten, inclusief een expertenrol inzake overheidsopdrachten).

DIRECTIE EN STAFDIENSTEN

11 Directie

Hospitality Diensten Secretariaat Diensten aan Gebruikers/Huisvesting Catering Schoonmaak Groenonderhoud

Documentatie en Materiaal Beheer Printkamer Bodedienst Archief CAB Uitleendienst en Vlaggenbank Leveranciersopvang

Onthaaldienst ConciĂŤrge/Veiligheid Vergaderzalen/Faciliteiten Ontvangst Protocollaire Ontvangst

Intern Beheer Verhuizingen Chauffeurs Koerierdiensten/Wagenpark Afvalbeheer Stockbeheer/Magazijn Logistieke Steun

Organogram Facilitair Beheer

FinanciĂŤle Cel

Secretariaat

Klantenrelaties

IDPB

Real Estate/Gebouwen Secretariaat Administratie/ Vastgoedbeheer Inventaris Verzekeringen Beheer Contracten

ESCO5 Bouwbureau Cel Architecten Cel Ingenieurs Cel Plannen

Onderhoud Gebouwen BMS (Gebouwenbeheersysteem) Administratie Energie Telecommunicatie Preventief Onderhoud Correctief Onderhoud Meerjarenplan Investeringen Regie/deel Onderhoud

ICT

Secretariaat Procedures GIS en Ontwikkelingen GIS Ontwikkelingen Toepassingen Derden

Beheer en Ondersteuning Servicedesk Systemen en Netwerken

PBS PBS

Vernieuwingen Vernieuwingen

Centrale Aankoopdienst

Investeringen Investeringen

Exploitatie Exploitatie

Nutsvoorzieningen Nutsvoorzieningen

Administratie Overheidsopdrachten Administratie Overheidsopdrachten

DIRECTIE EN STAFDIENSTEN

12 Verklaring van het organogram Directie en secretariaat = de overheadstructuur die nodig is om een facilitaire directie aan te sturen. De directie schrijft het STRAP (strategisch meerjarenplan) met een duidelijke missie en visie en werkt hiervoor samen met de volgende stafdiensten: IDPB = de Interne Dienst voor Preventie en Bescherming op het werk. Deze dienst valt functioneel onder de hoogste leidinggevende van het provinciebestuur, namelijk de provinciegriffier, maar ressorteert in de praktijk vaak onder de Directie Facilitair Beheer omdat er heel wat operationele raakvlakken zijn. Afdeling Klantenrelaties = deze afdeling heeft een promotionele en commerciële inslag (front office) en is wezenlijk belangrijk omdat van hieruit met de interne klanten een relatie wordt aangegaan op basis van een interne dienstenovereenkomst; belangrijke instrumenten hierbij zijn een degelijk communicatiebeleid, een service desk, een FMIS (Facilitair Management Information System) en een jaarlijkse klantentevredenheid-enquête waarmee de vinger aan de pols wordt gehouden. Afdeling Financiën = de afdeling die - zoals in een zelfstandig bedrijf - een overzicht bewaakt over de budgettering, de afspraken over interne facturatie en de principes van ABC (Activity Based Costing) en TCO (Total Cost of Ownership). Afdeling Hospitality = de eerste van de 4 afdelingen in de backoffice die is opgebouwd voor het verlenen van diensten aan gebruikers, bestaande uit soft services (cleaning, catering en groenonderhoud), documentatie- en materiaalbeheer, onthaal en faciliteiten en ten slotte intern logistiek beheer. Afdeling Real Estate = de afdeling die is opgebouwd rond de dienst Administratie en Vastgoedbeheer van de provinciale gebouwen in portfolio (administratie van de huisvesting, vastgoedbeheer of property management, verzekeringen, enzovoort), een Bouwbureau waarvan de architecten, ingenieurs en tekenaars instaan voor de bouwprojecten en een dienst Onderhoud (preventief en correctief onderhoud met aanverwante activiteiten). Afdeling ICT = de afdeling Informatie en Communicatie Technologie die instaat voor specifieke activiteiten met een eigen dienstencatalogus (Service Level Agreement of SLA) op basis van drie pijlers: eerstelijnsondersteuning, netwerk/applicaties/onderhoud en ontwikkelingen. Heel specifiek is de ondersteuning voor de lokale bibliotheken in Limburg Afdeling Centrale Aankoopdienst (inclusief overheidsopdrachten) = de afdeling die een leveranciersmanagement combineert met een professioneel inkoopbeleid. Zulke afdeling wordt in de overheidssector vaak ook ‘cel Overheidsopdrachten’ genoemd. Door haar kennis betreffende de wetgeving overheidsopdrachten verleent deze afdeling ook technisch en administratief advies naar de eigen directie en de interne klanten.

DIRECTIE EN STAFDIENSTEN

13 1.2.2 Personeelsontwikkelingen â&#x20AC;&#x201C; cijfers 2013

136 134 132 130 128 126 124 122 2010

2011

2012

2013

126,35

129,79

127,99

133,80

De verklaring van de stijging in vteâ&#x20AC;&#x2122;s is vooral te wijten aan de nieuwe aanwervingen die gebeurden binnen de afdeling ICT, de Provinciale Uitleendienst (PUL) en het personeelsrestaurant.

Overhead 12%

Hospitality

19%

Real Estate

________________

ICT Centrale Aankoopdienst

Procentuele verdeling personeel Facilitair Beheer

16% 49%

Een overzicht van het aantal personeelsleden per afdeling toont duidelijk aan dat in de Directie Facilitair Beheer in 2013 de helft van het personeel werkzaam was in de afdeling Hospitality. Het provinciebestuur Limburg voert namelijk zelf veel facilitaire activiteiten uit, onder meer cateringactiviteiten, chauffeursdiensten, onthaaldiensten, enzovoort.

DIRECTIE EN STAFDIENSTEN

________________ Relatie M/V

Man

47% 53%

Vrouw De verhouding tussen het aantal mannelijke en vrouwelijke personeelsleden van de Directie Facilitair Beheer blijft ook in 2013 in evenwicht. In bepaalde omgevingen, zoals het Bouwbureau en de afdeling ICT, worden echter nog altijd meer mannen dan vrouwen aangesteld. Vrouwen zijn nog altijd in de meerderheid in de zogenaamde â&#x20AC;&#x2DC;zachteâ&#x20AC;&#x2122; diensten, zoals catering en onthaal. Het schijnbare evenwicht is dus mede het gevolg van de traditionele taakverdeling tussen man en vrouw die zich ook op de werkvloer nog altijd laat gelden.

16%

E-niveau

______________ Functieniveau

17%

D-niveau 27%

C-niveau B-niveau A-niveau

31%

In 2013 vertegenwoordigden de niveaus A en B 33 % van de personeelsbezetting tegenover 31 % in 2012. Dat aandeel is dus toegenomen maar ligt nog steeds lager dan het gemiddelde in andere instellingen/directies van het provinciebestuur Limburg. De verklaring van de grote vertegenwoordiging van personeel in de niveaus C en D ligt in het feit dat het bestuur een aantal facilitaire taken in eigen beheer laat uitvoeren.

DIRECTIE EN STAFDIENSTEN

15 5%

6% 15%

________________

20-jarig

De gemiddelde leeftijd in de Directie Facilitair Beheer is 49 jaar en 3 maanden

30-jarig 40-jarig 50-jarig 19%

55%

60-jarig Ook in de Directie Facilitair Beheer manifesteert zich de maatschappelijke tendens naar vergrijzing. De gemiddelde leeftijd in 2011 was 49 jaar en 4 maanden. In 2012 bedroeg de gemiddelde leeftijd 48 jaar en 4 maanden. Voor 2013 bedraagt de gemiddelde leeftijd 49 jaar en 3 maanden. Meer dan 50 % van het personeelsbestand was in 2013 ouder dan 50 jaar. Voor het einde van de legislatuur 2013-2018 zal 24 % van het personeel 62 jaar zijn en kan dus potentieel een pensioenaanvraag indienen.

DIRECTIE EN STAFDIENSTEN

16 1.3 Financieel verslag 1.3.1 Kerncijfers Directie Facilitair Beheer versus globale cijfers provinciebestuur Limburg

DIRECTIE EN STAFDIENSTEN

17 1.3.2 Kerncijfers Directie Facilitair Beheer 2013 versus 2010, 2011 en 2012 Op de volgende bladzijden vergelijken we de kerncijfers van de Directie Facilitair Beheer van de eerste vier werkjaren betreffende twee verschillende materies: gewone dienstuitgaven en buitengewone dienstuitgaven.

GEWONE DIENSTUITGAVEN €8 500 000,00

€8 400 000,00

€8 300 000,00

€8 200 000,00

€8 100 000,00

€8 000 000,00 2010 8 185 354,71

2011 8 388 805,68

2012 8 491 099,00

2013 8 328 415,00

De budgetten in de gewone dienstuitgaven zijn met 0,98 % gestegen in vergelijking met 2012. Het effect van de besparingen via de raamovereenkomsten zal zich in de volgende jaren nog sterker uitdrukken en bijgevolg zullen dezelfde exploitatiekosten de volgende jaren lager liggen.

BUITENGEWONE DIENSTUITGAVEN €70 000 000,00 €60 000 000,00 €50 000 000,00 €40 000 000,00 €30 000 000,00 €20 000 000,00 €10 000 000,00 2010 59 843 397,69

2011 48 708 969,88

2012 67 594 596,13

2013 61 476 761,23

DIRECTIE EN STAFDIENSTEN

18 De buitengewone dienstuitgaven gingen in 2012 vooral naar onderstaande éénmalige grote uitgaven. Deze werden in 2013 ook in het budget opgenomen bij de herneming: de aankoop van de gemeentelijke school Munsterbilzen: +2 mio euro ESCO 5: voor dit project voorzag de provincieraad 5,35 mio extra voor energiebesparende maatregelen het verbouwingsproject van het kunstencentrum Z33 in Hasselt: +6 mio euro de verbouwing van de Ambiorixkazerne in Tongeren tot regionaal depot: +3,2 mio euro.

1.4 Werking in 2013 1.4.1 Financiële Cel 1.4.1.1 Missie De Financiële Cel helpt vanuit haar specifieke bevoegdheid en expertise mee aan de uitbouw van een efficiënte en dynamische Directie Facilitair Beheer. Zij ondersteunt in haar rol de stafdiensten (Klantenrelaties en IDPB) en de vier afdelingen (Hospitality, Real Estate, ICT en CAD) in de realisatie van hun doelstellingen. Het opstellen van het jaarlijks budget en het voeren van een concrete en waarheidsgetrouwe financiële opvolging behoort tot de belangrijkste taken van de Financiële Cel. Een klantvriendelijk debiteurbeheer en tijdige concrete betalingen van de leveranciers zijn hierbij belangrijke aandachtspunten. Een financiële administratie die kwaliteitsvol is opgebouwd, levert over de werking van de directie een schat aan informatie op. Naarmate die informatie actueler is, wordt het eenvoudiger om de afdelingen doelmatig (bij) te sturen. Een goed doordachte en overzichtelijke opvolging is essentieel. Een accurate financiële administratie kan bijvoorbeeld aangeven of een afdeling zich effectief volgens de prognoses ontwikkelt. Kortom: een nauwgezette financiële administratie biedt inzicht in het wel en wee van de Directie Facilitair Beheer. 1.4.1.2 Personeel en organisatie Het team van de Financiële Cel van de Directie Facilitair Beheer bestaat uit 4 medewerkers. Uitgedrukt in voltijdse equivalenten (vte) geeft dit een cijfer van 3,2. De functies worden ingevuld door 1 hoofdmedewerker, 2 medewerkers en 1 assistente.

DIRECTIE EN STAFDIENSTEN

19 1.4.1.3 Werking in 2013 Betalingen Alle facturen van de Directie Facilitair Beheer worden eerst bij de verantwoordelijken van de stukregistratie in Ariadne ingeschreven en daarna onmiddellijk aan de Financiële Cel overgemaakt. Hier worden zij in Portunus geregistreerd en wordt meteen gecontroleerd of er kredieten aangevraagd en vastgelegd werden. Daarna gaan de facturen naar de afdelingen van de directie voor controle door de inhoudelijk verantwoordelijke. Om de 14 dagen wordt een overzichtsrapport gemaakt met facturen die voor controle aan de afdelingen zijn doorgegeven en die nog niet opnieuw werden ingeleverd. Dit overzicht wordt op het stafoverleg aan de verschillende afdelingsverantwoordelijken overhandigd. Vorderingen – interne facturatie De medewerkers van de Financiële Cel maken verschillende soorten facturen. Zo zijn er de vorderingen opgesteld door de afdeling Gebouwen/Real Estate voor de concessies van PGRM Tongeren, Kasteel Rullingen, Cafetaria Nieuwenhoven en Cafetaria Dommelhof evenals voor de huurders van gebouw H van het Provinciehuis, terugvorderingen van schadedossiers van de verzekeringsmaatschappij, terugbetalingen onroerende voorheffing en telefoonkosten. De afdeling Hospitality van de Directie Facilitair Beheer stelde vorderingen op voor de Uitleendienst en de afdeling ICT, voor de verkoop van pc’s en monitors. Via interne facturatie gebeurden de overige terugvorderingen voor de afdelingen Hospitality en ICT. Hiervoor werden rechtstreekse inhoudingen gedaan of werden vorderingen opgesteld voor de cafetaria van het Provinciehuis, voor kopie- en frankeerkosten en voor ICT-materiaal. Budgetten – doelstellingen – acties In 2012 werd een sjabloon ontwikkeld waardoor de flow voor de aanvraag van nieuwe projecten en de daarbij horende budgetten voor het Bouwbureau eenvoudiger kan worden opgevolgd. De budgetten worden verzameld door de Directie Mens en Ruimte voor de buiteninstellingen en bezorgd aan de coördinator van de Financiële Cel. De overige budgetten van de afdelingen worden uitgewerkt en na evaluatie in het systeem ingegeven. Gelijktijdig worden de doelstellingen en acties per artikel doorgegeven. De besprekingen worden gevoerd met de gedeputeerde, de verantwoordelijke van de betreffende afdeling en de coördinator van de Financiële Cel. Realisaties 2013 Bij de opmaak van het budget 2014 werd het budget voorzien op de dienstenfiches. Hierdoor is een nauwkeuriger opvolging van het budget mogelijk. De Financiële Cel nam actief deel aan de operationele en de financiële werkgroep van de werkgroepen beheersen beleidscyclus. In 2013 werden in totaal 5 957 facturen betaald en werden ongeveer 1 525 vorderingen opgesteld in Portunus.

DIRECTIE EN STAFDIENSTEN

20 Voorvastleggingen

2010

2011

2012

2013

186

187

217

191

Hospitality

1 115

916

803

847

Real Estate

715

723

929

1 045

ICT

419

464

521

486

CAD

233

Directie & Stafdiensten

Vorderingen

2010

2011

2012

2013

Hospitality

991

1 452

973

1 278

Real Estate

171

149

142

170

ICT

CAD

2010

2011

2012

2013

296

250

349

336

Hospitality

1 948

1 955

1 874

1 988

Real Estate

1 115

1 981

2 268

2 633

ICT

419

464

521

1 000

CAD

608

Directie & Stafdiensten

Facturen Directie & Stafdiensten

Vergelijking

Provincie

Facilitair Beheer

Voorvastleggingen

16 244

2 569

15,82

Facturen

27 379

5 957

21,76

Vorderingen

13 269

1 525

11,49

Uit bovenstaande tabel blijkt dat in 2013 de registratie van facturen drastisch steeg voor de afdeling Real Estate. Dit is het gevolg van de aanloop naar de overstap naar Mercurius waardoor alle vastleggingen dienden aangerekend. Dit in tegenstelling tot vorige jaren waarbij deze vastleggingen gewoon overgebracht werden naar het volgende boekingsjaar. Het aantal vorderingen dat wordt opgesteld is afhankelijk van het aantal opdrachten dat door klanten wordt doorgegeven voor catering, frankering en kopiĂŤren. Als gevolg van het aantal projecten kunnen deze cijfers sterk fluctueren van het ene jaar naar het andere. De stijging van het aantal vorderingen bij de afdeling Hospitality is vooral het gevolg van de stijging van het aantal uitleningen bij de PUL en omdat er in 2013 een verkoop van oud meubilair plaatsvond.

DIRECTIE EN STAFDIENSTEN

21 1.4.2 Interne Dienst voor Preventie en Bescherming op het Werk IDPB 1.4.2.1 Missie De Interne Diensten voor Preventie en Bescherming op het Werk (IDPB) en hun preventieadviseurs vormen vanuit de welzijnswet één van de belangrijkste pijlers binnen het welzijnsbeleid van elke werkgever. De IDPB heeft als taak de werkgever, de leden van de hiërarchische lijn en de werknemers bij te staan in de uitwerking, programmering, uitvoering en evaluatie van het welzijnsbeleid door gebruik te maken van een dynamisch risicobeheersingssysteem. Voor het provinciebestuur Limburg wil dit concreet zeggen dat de IDPB de deputatie, de leidinggevenden en de Hoog Overlegcomités dient bij te staan om dit welzijnsbeleid te concretiseren. 1.4.2.2 Personeel en organisatie De Interne Dienst voor Preventie en Bescherming (IDPB) beschikte in 2013 over 3 vte’s: 1 diensthoofd-preventieadviseur niveau I (100 %), 2 preventieadviseurs: 1 niveau I (100 %), 1 niveau II (100 %). In 2013 was het diensthoofd langdurig afwezig wegens ziekte. Zijn taken werden overgenomen door de preventieadviseur niveau I. De IDPB heeft sinds begin 2014 ook een nieuwe preventieadviseur niveau II. De IDPB beschikte daardoor in de praktijk over 2 vte’s preventieadviseurs. Om tijdelijk de afwezigheid van een voltijdse preventieadviseur binnen de dienst op te vangen werd er een beroep gedaan op de externe preventiedienst Mensura voor 0,2 vte’s. Deze prestaties werden geleverd binnen de provinciale instelling Plot in Genk. Het directiesecretariaat van de Directie Facilitair Beheer zorgt voor de administratieve ondersteuning van de IDPB. 1.4.2.3 Financieel verslag Budgetcijfers werking

IDPB Interne Dienst voor Preventie en Bescherming: werkingskosten Externe Dienst voor Preventie en Bescherming: administratieve werkingskost

Budget 2011

Budget 2012

Budget 2013

€ 67 850,00

€ 69 500,00

€ 70 000,00

€ 155 000,00

€ 160 000,00

DIRECTIE EN STAFDIENSTEN

Reële cijfers werking

IDPB Interne Dienst voor Preventie en Bescherming: werkingskosten Externe Dienst voor Preventie en Bescherming: administratieve werkingskost

Rekening 2011

Rekening 2012

Rekening 2013

€ 58 585,65

€ 56 647,93

€ 42 286,77

€ 116 332,83

€ 124 213,37

€ 125 606,66

Budget werkingskosten De werkingskosten van de IDPB zijn gerelateerd aan: kosten van opleidingen, meer bepaald de EHBO-hulpverleners en de provinciale brandploegen technische kosten, onder andere ergonomische materialen, EHBOmaterialen, signalisatie en werkkleding, … - kosten voor prestaties door de Externe Dienst voor Preventie en Bescherming (EDPB), andere dan de geneeskundige controles (onder meer griepvaccinatie en interventies) psychosociale aspecten) technische prestaties van derden (keuringen, technische onderzoeken, asbeststalen...) Budget Externe Dienst voor Preventie en Bescherming (EDPB) Het budget voor de Externe Dienst voor Preventie en Bescherming (EDPB) omvat alle prestaties voor het gezondheidstoezicht op de werknemers conform het K.B. van 28 mei 2003 (provinciepersoneel, onderwijzend personeel en stagiairs). Deze prestaties omvatten psychosociale bijstand, ergonomische onderzoeken, onderzoeken naar industriële hygiëne en het inhuren van een bijkomende preventieadviseur ter ondersteuning van de Interne Dienst voor Preventie en Bescherming (IDPB)

DIRECTIE EN STAFDIENSTEN

23 1.4.2.4 Werking in 2013 Rol van de IDPB De IDPB werkt actief mee aan de realisatie van een welzijnsbeleid met als doel de permanente verbetering van het welzijn van zijn werknemers (en gelijkgestelden), en dit voor de volgende 7 welzijnsdomeinen: de arbeidsveiligheid de bescherming van de gezondheid van de werknemer op het werk de psychosociale belasting veroorzaakt door het werk de ergonomie de arbeidshygiëne de verfraaiing van de arbeidsplaatsen de bescherming van de werknemers tegen geweld, pesterijen en ongewenst seksueel gedrag op het werk. De IDPB coördineert en volgt de opdrachten op, op het vlak van medisch toezicht en medisch risico tussen de Externe Dienst voor Preventie en Bescherming (Mensura) en het provinciebestuur. De IDPB is werkzaam voor volgende instellingen: het provinciebestuur Limburg en al de provinciale instellingen in Limburg, de provinciale onderwijsinstellingen en de vzw Het Domein Bokrijk. Overzicht taken 2013 De IDPB is het jaar 2013 gestart met de actiepunten te verwezenlijken die door de audit van Deloitte in 2012 zijn aangebracht. Zo heeft de IDPB een strategisch actieplan verwezenlijkt waarin onze strategische doelstellingen en operationele doelstellingen voor de komende legislatuur zijn in vastgelegd. Met deze strategische nota wil de IDPB een aantal voorstellen formuleren waarop de provinciale diensten en instellingen als organisatie op een structurele en planmatige wijze haar preventiebeleid kan optimaliseren en uitvoeren binnen een wettelijk kader. De strategische nota is goedgekeurd op de deputatie van 20 maart 2013. De grootste verwezenlijkingen die de IDPB in het kader van het STRAP hebben gerealiseerd zijn: opstart van een dynamisch risicobeheersings zorgsysteem overlegstructuur opgestart met de veiligheidscontactpersonen van de provinciale instellingen de aanzet gegeven tot overlegstructuren met de provinciale diensten om het welzijnsbeleid van de organisatie te faciliteren vanuit de IDPB het genereren van diverse sjablonen die het welzijnsbeleid van de onderneming kunnen ondersteunen-en aanvullen het coördineren en opstellen van de globale preventieplannen van de provinciale instellingen. Het coördineren en opstellen van de jaaractieplannen 2014 voor de provinciale instellingen.

DIRECTIE EN STAFDIENSTEN

24 In de loop van het jaar 2013 heeft de IDPB ook bezoek gekregen van de federale overheidsdienst Werk, Arbeid en Sociaal Overleg. Tijdens deze bezoeken nam Dyrib het dynamisch risicobeheersingssysteem van de dienst IDPB onder de loep. Tijdens meerdaagse onderzoeken vanuit deze federale overheidsdienst kreeg de IDPB als organisatie een positief signaal dat ze de goede weg is ingeslagen. De IDPB is ook nauw betrokken bij de doorlichting vanuit het Ministerie van Onderwijs dat eind 2013 is neergedaald binnen het provinciaal onderwijs Limburg. De dienst werkt proactief mee en de eerste reacties zijn uiterst positief. In 2014 wordt de doorlichtingsronde voortgezet. Uiteraard zijn in 2013 ook nog de wettelijk verplichte onderzoeken, adviezen, risicoanalyses, … door de IDPB uitgevoerd: samen met de arbeidsgeneesheer en de vakorganisaties werden in totaal 11 bedrijfsbezoeken uitgevoerd 149 veiligheidsvereisten werden opgesteld voor aankoop van machines, installaties en apparaten 106 indienststellingsverslagen van machines, installaties en apparaten werden opgesteld 237 opzoekingen werden uitgevoerd in verband met het welzijn en de veiligheid van de werknemers, risico’s werden opgespoord en vervolgens beoordeeld op basis van de vigerende richtlijnen en normen 73 preventiemaatregelen en/of adviezen werden opgesteld over algemene veiligheid, brandveiligheid en keuringen 104 tussenkomsten, zowel nazicht als advies, op het vlak van ergonomie uitgevoerd deelgenomen aan 41 Hoog overleg comités voor het provinciepersoneel (HOCPP) Hoog overleg comités voor het provinciaal Onderwijs (HOCPO) actieve ondersteuning gegeven aan de PCVO’s met betrekking tot de veiligheidsdoorlichting van het Ministerie van Onderwijs (3 scholen) 20 ontruimingsoefeningen werden bijgewoond en/of opgevolgd. Tot het standaardtakenpakket van de IDPB behoren ook: coördineren en opvolgen van de opdrachten op het vlak van medisch toezicht en medisch risico tussen de Externe Dienst voor Preventie en Bescherming (Mensura) en het provinciebestuur voor de domeinen waarvoor extra expertise nodig is, namelijk gezondheidstoezicht en psychosociale belasting, doet het provinciebestuur een beroep op een externe preventiedienst (EDPB), namelijk Mensura De IDPB coördineert en volgt de opdrachten op, op het vlak van medisch toezicht en medisch risico tussen de Externe Dienst voor Preventie en Bescherming (Mensura) en het provinciebestuur De IDPB is werkzaam voor volgende instellingen: het provinciebestuur en al de provinciale instellingen in Limburg, de provinciale scholen en de vzw Het Domein Bokrijk

DIRECTIE EN STAFDIENSTEN

25 1.4.2.5 Verwachtingen en uitdagingen voor de toekomst De IDPB heeft in 2013 een heel productief jaar gehad. Het inpassen van een nieuwe collega, het opstellen van een strategische nota met duidelijke doelstellingen, het implementeren van een nieuw zorgsysteem. Daarbovenop de doorlichting van de federale overheidsdienst Werk, Arbeid en Sociaal Overleg, doorlichting van het Ministerie van Onderwijs, enzovoort. Belangrijkste uitdaging voor 2014 zal zijn de gestarte initiatieven degelijk uitvoeren en borgen in het nieuwe DRBS systeem. Actiepunten 2014 de implementatie van het globaal preventieplan GPP 2014 - 2018 de planmatige aanpak van het Dynamisch Risicobeheersingssysteem (DRBS) verder ontwikkelen en uitdiepen. toezicht houden op de uitvoering/opvolging van de Jaaractieplannen (JAP) en de globale preventieplannen (GPP) van alle provinciale instellingen verwerken van het opleidingsmatrixwelzijnsbeleid in het opleidingsaanbod de Directie HRM het opleidingsaanbod van de Directie HRM koppelen aan het welzijnsbeleid risicoanalyses uitvoeren op verschillende arbeidsprocessen in de provinciale instellingen

1.4.3 Klantenrelaties Facilitair Management 1.4.3.1 Missie De afdeling Klantenrelaties is verantwoordelijk voor het opvolgen, begeleiden en ondersteunen van de interne en externe klanten en zorgt mee voor de optimalisering van de administratieve processen die de eigen afdeling overstijgen. Onderlinge communicatie, coördinatie en afstemming zijn de sleutelbegrippen voor het welslagen van de facilitaire organisatie. 1.4.3.2 Personeel en organisatie De afdeling Klantenrelaties ressorteert als stafdienst onder de Directie Facilitair Beheer en is opgericht in 2010. De personeelsstructuur is de voorbije jaren licht gewijzigd – van zes personeelsleden in het werkjaar 2011 naar vijf in het werkjaar 2012. De afdeling beschikt over 4,38 vte’s: 1 afdelingschef, 1 bestuurssecretaris, 1 deskundige, 1 medewerker en 1 assistent. 1.4.3.3 Financieel verslag De afdeling Klantenrelaties heeft geen eigen werkingskredieten. De kredieten voor de aankoop en de werking van het FMIS staan ingeschreven onder ICT. Het betreft immers de aankoop en het onderhoud van software. De aanbesteding van het FMIS-systeem, die in nauwe samenwerking met de Centrale Aankoopdienst werd gevoerd, werd in juni 2012 afgerond. De kostprijs voor de basisopdracht, de implementatie van 5 modules, is vastgelegd op € 368 482,76 inclusief btw. In 2013 werd beslist om twee change requests op de opdracht te laten uitvoeren. Hiervoor werd een totaalbedrag van € 9 389,60 vastgelegd. Op de in 2012 vastgelegde kredieten werd een eerste factuur uitbetaald, voor een bedrag van € 169 740,26, dit voor een levering van 120

DIRECTIE EN STAFDIENSTEN

26 licenties voor het gelijktijdig gebruik van de Planon Accelerator databank en 2 000 licenties voor de Planon Selfservice webapplicatie. De kostprijs van een eventueel vervolgtraject bedraagt € 99 750. Deze opdracht maakt deel uit van een raamcontract met een looptijd van 4 jaar en omvat de eventuele uitbreiding van het FMIS-systeem met volgende modules: administratief property management of vastgoedbeheer enquête module centrale administratieve bibliotheek provinciale uitleendienst printkamer groenbeheer (binnen / buiten) stockbeheer. De onderhoudskost voor de basisopdracht van het FMIS bedraagt € 21 598,5 per jaar. De implementatie van de enquête module van het vervolgtraject zou dit bedrag met € 2 613,6 per jaar verhogen. 1.4.3.4 Werking in 2013 De werking van de afdeling Klantenrelaties kan opgesplitst worden in twee categorieën. Enerzijds zijn er de recurrente ofwel basisdiensten: opstellen en up-to-date houden van de dienstencatalogus inventariseren van het roerend patrimonium implementeren van het Facilitair Management Informatiesysteem (FMIS) publiceren van het Jaarverslag Directie Facilitair Beheer opstellen van de klantentevredenheidsenquête beheer van de Servicedesk 7700. Anderzijds houdt Klantenrelaties zich bezig met meer specifieke, projectmatige diensten, zoals: het begeleiden van de Scholen roadshow bezorging en afhaling van bureaustoelen het opnemen van de rol van centrale communicator bij facilitaire projecten van de verschillende afdelingen. Roadshow scholen De Directie Facilitair Beheer heeft in 2012 een initiatief gelanceerd met betrekking tot de Limburgse provinciale scholen. Onder leiding van de afdeling Klantenrelaties werd een roadshow georganiseerd in acht campussen. Het doel van deze roadshow was tweeledig: enerzijds werden de activiteiten van de Directie Facilitair Beheer toegelicht, anderzijds kregen de scholen de kans om hun globale werking én facilitaire behoeften kenbaar te maken. Deze noden werden geëvalueerd en geanalyseerd en vervolgens in een lijst opgenomen. Eind 2012 is ook de gemeentelijke secundaire school van Bilzen aan de provinciale scholenportefeuille toegevoegd. Deze school werd in het voorjaar van 2013 door de Directie Facilitair Beheer bezocht en haar facilitaire noden werden eveneens in de lijst opgenomen.

DIRECTIE EN STAFDIENSTEN

27 Dienstencatalogus In 2010 werd door de afdeling Klantenrelaties voor het eerst een klantenlijst samengesteld. Het klantenbestand van de directie werd opgedeeld in twee categorieën: interne en externe klanten. De interne klanten zijn de geledingen van het provinciebestuur en de werknemers van het bestuur. De externe klanten bestaan uit bezoekers, vzw’s verbonden aan het provinciebestuur Limburg, verenigingen en externe besturen. In de bijlage achteraan in dit jaarverslag kan onze klantenlijst worden teruggevonden, gaande van de Directie Mens en het Kabinet van de Gouverneur, tot de vzw Toerisme Limburg, het Gallo-Romeins Museum, de Provinciale Bibliotheek Limburg, enzovoort. In het werkjaar 2011 werd de dienstencatalogus voorgesteld aan 29 van de 47 klantengroepen. Vervolgens in het werkjaar 2012 nog eens aan 14 klantengroepen. In 2013 werd sterk ingezet op het actualiseren van de dienstencatalogus. Deze bevat nu 88 Service Level Agreements (SLA’s) met betrekking tot de diensten die de Directie Facilitair Beheer aan haar klanten kan aanbieden. Elke SLA bevat meetindicatoren of Key Performance Indicators, die de kwaliteitsopvolging van de uitgevoerde diensten mogelijk moeten maken. De dienstenovereenkomst werd afgestemd op de koppeling aan het FMIS om zoveel mogelijk managementinformatie te kunnen rapporteren uit het systeem. Hiermee samenvallend werd ook het klantenbestand opnieuw onder de loep genomen: de mapping van het klantenbestand gebeurde op basis van de kostenplaats en ook de scholen werden als aparte klanten opgenomen. Dit resulteerde in een nieuwe klantenlijst van 99 klanten. Het is vanzelfsprekend dat de dienstencatalogus een ‘levend document’ is aangezien diensten soms worden uitgebreid, afgeschaft of bijgesteld. Scorecard Op basis van de dienstencatalogus werkt de afdeling Klantenrelaties een scorecard uit om de aangegane engagementen effectief te kunnen meten. Met behulp van dit instrument kunnen zowel het eigen management als de klanten de werking van de Directie Facilitair Beheer op een transparante manier opvolgen. Maandelijks bezorgen alle afdelingen van de directie nauwgezet heel wat cijfergegevens over de werking van de afdeling om in de scorecard op te nemen. Het is daarbij belangrijk om de veelheid van gegevens op een doordachte manier te gebruiken en in te bedden in de dagelijkse werking van de verschillende afdelingen. Inventaris roerend patrimonium Het provinciebestuur stelt jaarlijks de inventaris van het roerend patrimonium op. Op 14 april 2011 werden de volgende afspraken over het beheer van de inventaris, door de deputatie vastgelegd: het verplichte gebruik van de nummering van de provinciale gebouwen en de lokaalindeling per gebouw, zoals bepaald door de Directie Facilitair Beheer vanaf 1 mei 2011 werd door de beheercellen van de provinciale directies een controle uitgevoerd op de voorvastleggingen op de artikels met de economische codes 211 – 230 –231 – 240 – 241 – 242. Zij controleerden of het veld ‘inventarisatiedienst’ werd ingevuld en of telkens de nodige bestelbonlijnen werden aangemaakt het individueel inventariseren van het meubilair inventarisatie bij aankopen op de gewone kredieten in het kader van het goed beheer van de provinciale goederen, op basis van de beslissing van de leidinggevende

DIRECTIE EN STAFDIENSTEN

28 het up-to-date houden van de inventaris door de inventarisverantwoordelijke, onder leiding van de inventarisvergelijker het jaarlijks organiseren van een controleronde door de inventaris-verantwoordelijke verifiëren. De controleronde van de roerende inventaris, die eind 2011 in de kelders en de lokalen van de Directie Facilitair Beheer plaatsvond, werd in 2012 verdergezet. Het werkvolume voor het uitvoeren van deze controlerondes was groter dan gedacht. De laatste controlerondes zijn dan ook nog uitgevoerd in het eerste kwartaal van 2013. In 2013 is de inventarisverantwoordelijke van de Directie Facilitair Beheer, op vraag van de diensten en instellingen, hen ter plaatse gaan bijstaan bij het corrigeren van de inventaris. Het is duidelijk dat er op dit vlak nog heel wat zaken op punt gesteld moeten worden. De stap tot bewustmaking van het belang van een kwalitatief, up-to-date inventarissysteem is door deze controlerondes wel gezet. Vergelijking inventarisatie 2013 ten opzichte van 2012 en 2011. 2011

2012

2013

Aantal stuks geïnventariseerd

3 353

5 151

7 211

Aantal uitrustingsstukken

3 068

2 243

3 559

Aantal stuks meubilair

285

2 878

3 419

Aantal aanpassingen

351

386

266

Aantal inventarisaties op vraag

112

172

186

In 2013 was er ten opzichte van de voorgaande jaren opnieuw een stijging van het aantal geïnventariseerde goederen. De grootste stijging, namelijk een stijging van 1 316 stuks ten opzichte van 2012, situeert zich bij de uitrustingsstukken. Anderzijds zien we een voordelige daling van het aantal aanpassingen die nodig zijn in de inventaris en een lichte stijging in het aantal aanvragen voor inventarisatie. Facilitair Management Informatiesysteem (FMIS) De officiële aanbesteding voor een FMIS-tool is opgestart in maart 2011. Begin 2012 werden de onderhandelingen met de kandidaat-leveranciers opgestart. Op 14 juni 2012 gaf de deputatie haar goedkeuring aan het gunningsdossier voor de aankoop van het Facilitair Management Informatie Systeem bij de firma PLANON. Het Facilitair Management Informatie Systeem (FMIS) vormt een belangrijk strategisch instrument in het automatiseren van alle facilitaire processen binnen het provinciebestuur. Met de inzet van dit instrument streeft het bestuur naar een efficiëntere en kwaliteitsvolle dienstverlening die zowel de gebruikers, de medewerkers als de tussenpersonen ten goede komt. Het systeem maakt bovendien alle kosten transparanter.

DIRECTIE EN STAFDIENSTEN

29 Het FMIS biedt een scala van mogelijkheden en komt daarom gefaseerd tot stand. Het is opgebouwd uit twee grote onderdelen, meer bepaald: Planon Accelerator – een databank die gebruikt zal worden door de medewerkers van de Directie Facilitair Beheer die instaan voor het beheer van bepaalde facilitaire diensten zoals catering, reserveringen, onderhoud van gebouwen, enzovoort. Planon Self Service – een webapplicatie die gebruik maakt van gegevens uit voornoemde databank, toegankelijk voor alle personen die toegang hebben tot het provinciale intranet. Op 6 november 2012 vergaderde de stuurgroep van het project FMIS, samengesteld uit 10 leden van zowel de Directie Facilitair Beheer als andere diensten en instellingen, een eerste maal. Het Project Initiatie Document (PID) werd door de projectleiding, bestaande uit een medewerker van de firma Planon, de bestuursdirecteur en een deskundige van de Directie Facilitair Beheer, ter goedkeuring voorgelegd. Dit document beschrijft de wijze waarop en de planning waarmee zal gewerkt worden. In een eerste fase wordt de implementatie van vijf modules voorzien: Servicedesk (7700) Inventaris van de roerende en onroerende goederen van de provincie Reserveringen van vergaderzalen, voertuigen, catering, … Onderhoud van de technische installaties en ICT Contractmanagement. Op 5 december 2012 startte de basisanalyse voor de implementatie van de inventaris voor het roerend en onroerend patrimonium. De configuratie van de inventarismodule werd uitgevoerd op maat van de noden die tijdens de basisanalyse werden bepaald. Begin 2013 werd door de stuurgroep beslist de implementatie van de inventaristool uit te stellen, in afwachting van de realisatie van het project ‘Beheers- en Beleidscyclus’ van de Directie Financiën. De focus werd vanaf medio februari 2013 dan ook gelegd op de implementatie van de module ‘servicedesk’. De servicedesk bestaat uit twee onderdelen. Een eerste onderdeel, behelst een servicedesk FM voor de opvolging en afhandeling van de meldingen in kader van de facilitaire dienstverlening. Een tweede onderdeel omvat de ITIL-based servicedesk voor de opvolging en afhandeling van de IT-meldingen. De klant zal de grootste verandering vaststellen bij het zelf, via intranet, registreren van een melding. Naargelang de soort melding zal hij meer keuzemogelijkheden krijgen aangeboden. De meldingen zullen op basis van de gemaakte keuze dadelijk worden doorgestuurd naar de juiste vakgroepen, zodat de melding sneller kan opgevolgd worden. Eind oktober 2013 is de analyse voor de implementatie van de module contractbeheer gestart. Communicatie & overleg Het was de afdeling Klantenrelaties die het eerste jaarverslag van de Directie Facilitair Beheer, editie 2010, mee structureerde, redigeerde en vorm gaf. Deze eerste editie telde 91 bladzijden en verscheen midden juni 2011 in een oplage van 350 exemplaren. De tweede editie, met verslagen over het werkjaar 2011, telde al 133 bladzijden en verscheen in een oplage van 400 exemplaren. Voor het eerst werd het verslag niet geniet maar gebrocheerd. Inhoudelijk bleef het aantal foto’s ongeveer gelijk (van 31 naar 34) maar groeide het aantal grafieken en tabellen opmerkelijk (van 47 naar 72). De oplage bestond uit 380 exemplaren.

DIRECTIE EN STAFDIENSTEN

30 De derde editie van het jaarverslag werd fundamenteel opgewaardeerd en uitgebreid. Er werd naar gestreefd een publicatie te realiseren die een meer professionele uitstraling kon geven. Voor het eerst werd beslist ontwerp en opmaak uit te besteden aan een extern vormgeversbureau. In functie van deze opwaarderingsoperatie werd ook de professionele fotograaf van het provinciebestuur ingeschakeld. Ook inhoudelijk werd meer informatie verstrekt dan ooit. Om aan te tonen hoe de Directie Facilitair Beheer mensen en middelen efficiënt poogt in te zetten, werd voor het eerst een scherpere inkijk gegeven in het evenwicht tussen prognoses en reële uitgaven. Mede door deze extra informatie bij de afdelingen en diensten die met een eigen budget werken, groeide het Jaarverslag 2012 uit tot een boek van 224 bladzijden. Door de toevoeging van vergelijkende tabellen met financiële prognoses en reële tabellen groeide het aantal grafieken en tabellen alweer aan van 72 naar 95. Het aantal foto’s nam licht toe (van 34 naar 37), maar deze afbeeldingen namen veel meer ruimte in (8 fullpage foto’s in duotoon op de openingspagina’s van de verschillende hoofdstukken, 7 kleurenfoto’s op aflopende bladzijden, 4 kleurenfoto’s als spread over twee bladzijden). Het Jaarverslag 2012 werd verspreid in meerdere fasen. De belangrijkste verspreidingsdata waren 28 mei 2013 (aan de personeelsleden van de directie) en 20 juni 2013 (aan de deputatie, provincieraadsleden en klanten). Deze nieuwe publicatie, die ook in reëel gewicht een stuk zwaarder woog, werd opnieuw verspreid in postomslagen met een begeleidende brief van de bestuursdirecteur en de afdelingschef Klantenrelaties aan alle klantengroepen. Zoals de Jaarverslagen 2010 en werd ook het Jaarverslag 2012 digitaal en doorbladerbaar gepubliceerd op www.issuu.com. Om op gestructureerde wijze de inzet van nieuwe communicatiemiddelen te onderzoeken, zowel technisch als inhoudelijk, maar ook inzake hun fundamentele sterktes en zwaktes, wordt in de afdeling Klantenrelaties gebeurlijk een onderzoeksmodel gebruikt: de ‘analysefiche’. Kort na de publicatie en verspreiding van het derde jaarverslag werd met dit instrument opnieuw een sterktezwakteanalyse op papier gezet. De belangrijkste aspecten van het nieuwe communicatiemiddel werden kritisch doorgelicht via de klassieke marketingmix: product, personeel, publiek, periode, plaats, prijs, promotie en samenhang met andere media. Voor verschillende elementen werden verbeterpunten naar voor geschoven: kaftkleur, bindwijze, volume, vormgeving, relevantie van de teksten, kostprijs van drukwerk en verspreiding. Bij de interne evaluatie van het Jaarverslag 2012 werd aanvankelijk beslist naar de toekomst het nieuwe stramien grotendeels te behouden maar het volume niet meer uit te breiden. Door wijzigingen binnen de organisatie is recentelijk beslist het rapport van 2013 in sobere en digitale vorm uit te brengen. De afdeling Klantenrelaties schreef de voorbije jaren de interne nieuwsbrieven die door de bestuursdirecteur werden ondertekend en vervolgens naar alle medewerkers van de Directie Facilitair Beheer gemaild. Deze nieuwsbrieven hadden als bedoeling enkele keren per jaar in totaal circa 130 personeelsleden te informeren over de voornaamste ontwikkelingen in en om de directie op het vlak van aanwervingen, pensioneringen en gebeurtenissen in de persoonlijke levenssfeer. De rubrieken die geregeld terugkeerden waren: aanwervingen, dienstaanwijzingen, pensioneringen, huldigingen, overlijdensberichten, huwelijken, geboortes. In het werkjaar 2013 verschenen 4 interne nieuwsbrieven, meer bepaald in de maanden maart, juli, september en december. In de loop van 2013 werkte de afdeling Klantenrelaties verder aan de globale uitwerking van een professioneel communicatiebeleid. Aan verschillende provinciale personeelsleden en diensten werd communicatieadvies verleend. Op vraag van de Interne Dienst voor Preventie en Bescherming (IDPB) werd een beleidsverklaring over preventie, bescherming, veiligheid en hygiëne op punt gesteld, die bij alle provinciale besturen ad valvas werd uitgehangen. Het provinciebestuur Limburg lanceerde op 17 april 2013, tijdens de infomarkt voor lokale besturen in het Provinciehuis, een nieuwe externe website) en op 5 november 2013 een nieuw

DIRECTIE EN STAFDIENSTEN

31 intranet, op basis van een totaal vernieuwd concept en met een andere redactionele werkwijze. De afdeling Klantenrelaties van de Directie Facilitair Beheer beheerde op het oude intranet van het provinciebestuur rechtstreeks en onrechtstreeks drie deelsites, die te bereiken waren via de startpagina van dat intranet. De redactie van de bijdragen van de directie gebeurde in de afdeling Klantenrelaties, maar de invoer op het net werd altijd gerealiseerd door redacteurs van de Dienst I&C (Informatie en Communicatie). Voor de omvorming naar het nieuwe intranet leverde de afdeling Klantenrelaties een veertigtal informatieve basisteksten over alle afdelingen en diensten die deel uitmaken van het organogram van de Directie Facilitair Beheer. Voor de rubriek ‘Hoe doe ik?’ leverde de afdeling Klantenrelaties bijkomend een veertigtal teksten met concrete informatie over de verschillende vormen van facilitaire dienstverlening. Voor de invoer en het up-to-date houden van alle informatie vanwege de directie werd in de afdeling Klantenrelaties een verantwoordelijke webredactrice aangeduid die gedurende het jaar 2013 een opleidingstraject volgde (met onder meer vorming over de BIN-norm, webvriendelijk schrijven, toegankelijkheid van intranet via de tool Anyserver en het gebruik van de module Smartsite). Vanuit de afdeling Klantenrelaties worden sindsdien berichten over facilitaire diensten (bijvoorbeeld tapijtreiniging, ruitenwassen, cafetaria, raamcontracten, bekabelingswerken) niet enkel geschreven of geredigeerd maar ook autonoom op het intranet of de externe website geplaatst. Bepaalde berichten, zoals berichten over de energieraamovereenkomst, worden speciaal uitgewerkt voor de externe klanten, zoals de Limburgse steden en gemeenten. De externe gebruikers hebben permanent toegang tot deze informatie en krijgen bovendien om de twee weken een gerichte mail met een overzicht van de nieuwe berichten in de rubrieken waarvoor ze hebben ingeschreven. Nieuwe vormen van communicatie Om in en vanuit de Directie Facilitair Beheer een meer gestructureerd communicatiebeleid te ontwikkelen, werden al in de loop van 2010 de eerste lijnen van een gefragmenteerd communicatieplan uitgetekend. De realisatie van de brochure ‘Nieuwe mogelijkheden van sociale communicatie in de organisatie’ lag mee aan de basis van de invoering in april 2012 van het communicatienetwerk Yammer, een soort Twitter voor personeelsleden en werkeenheden binnen bedrijven of besturen. Aanvankelijk werd bij het provinciebestuur een eigen communicatienetwerk van Yammer gedurende een proefproject praktisch uitgetest. In het nieuwe intranet van het provinciebestuur is de rubriek ‘Collega’s’ opgenomen, die vergelijkbare mogelijkheden biedt. Personeelsleden kunnen hierop in kort bestek informatie plaatsen of vragen stellen, die dan weer kan worden aangevuld of beantwoord door hun collega’s. De werkwijze en principes zijn vergelijkbaar met deze van de vermaarde internetdienst Twitter: een combinatie van webloggen en instant messaging in real time, maar dan binnen een besloten netwerk, zoals voor Yammer. Klantentevredenheidsonderzoek De Directie Facilitair Beheer levert heel wat diensten aan haar klanten. Om op termijn een evolutie in de kwaliteit van haar diensten in kaart te brengen, peilt de Directie Facilitair Beheer jaarlijks naar de tevredenheid van de klanten. De resultaten worden onderzocht door het Steunpunt Sociale Planning en gecommuniceerd op het Intranet en de Nieuwsbrief. In 2013 werd het onderzoek domein lichtjes bijgestuurd: ook externe instellingen werden bij het onderzoek betrokken zodat een ander licht op de resultaten geworpen werd en er nog gedetailleerder en meer gericht tewerk kon gegaan worden. Nieuw was ook dat in de editie 2013 de puntenschaal is aangepast. Er werd gewerkt met de 7 punten-Likert schaal, een schaal die bij officiële onderzoeken vaak gehanteerd wordt en die de

DIRECTIE EN STAFDIENSTEN

32 ondervraagde de kans geeft een gemiddelde score te geven. Bijkomend is ook de vraagstelling aangepast in die rubrieken waar er meer gedetailleerde informatie gewenst was. Zoals bij de voorbije edities was er naast de antwoordschaal telkens de mogelijkheid om ‘niet van toepassing’ te antwoorden omdat niet iedereen met de gevraagde dienst praktijkervaring heeft. Naast de gesloten vragen waren er nog enkele open vragen, waar de ondervraagde klant de kans kreeg om opmerkingen, suggesties of klachten neer te schrijven. In totaal werden 589 lijsten verstuurd naar klanten die gehuisvest zijn in het Provinciehuis en de H-blok en 347 lijsten naar de buitendiensten. In totaal kregen we 261 antwoorden terug. Met andere woorden, 28 % van de geadresseerden heeft de enquête ingevuld. In 2011 konden we nog rekenen op 311 respondenten (38 %), in 2012 op 270 respondenten (35 %). We kunnen dus stellen dat er een terugval is, zelfs met de buitendiensten inbegrepen. De Hospitality-vragenlijst werd naar 294 personen gestuurd en ingevuld door 90 personen. Zo werd een responsratio van 31 % behaald. De vragenlijst over ICT & Real Estate werd naar 293 personen verstuurd en kon rekenen op 98 respondenten, goed voor 33 %. Van de 347 personen die in de externe instellingen tewerkgesteld zijn, hebben er 73 ofwel 21 % de enquête beantwoord. Naast de vaste vragen kregen de respondenten ook de mogelijkheid om open opmerkingen te geven. In totaal werden 311 opmerkingen en suggesties genoteerd. Er blijkt in meerdere mate dat de Directie Facilitair Beheer over vrij veel sterke kanten beschikt. We stellen een vooruitgang vast voor volgende diensten: onderhoud parking & omgeving schoonmaak PUL-werking staat en uitlening dienstwagens postverdeling Servicedesk. Enkele diensten en vormen van dienstverlening scoorden minder goed dan het in onderzoek van 2012: staat van het geleverde meubilair behandeling aankoopsuggesties CAB de CAB e-zine de catering print- en kopieeropdrachten mail en internet ICT-toepassingen klimaatregeling preventief organiseren van onderhoudswerken. Bedoeling is het klantentevredenheidsonderzoek jaarlijks te blijven herhalen opdat kan worden nagegaan of de dienstverlening, of de perceptie ervan, naar de toekomst al dan niet verbetert. Bovendien tonen de resultaten die uit het onderzoek naar voor kwamen aan welke acties dingend ondernomen moeten worden. De nieuwe databekabeling, die de snelheid van het netwerk en ICT-toepassingen gevoelig zal verhogen, is hiervan maar één voorbeeld.

DIRECTIE EN STAFDIENSTEN

33 Servicedesk Een goede communicatie gebeurt zowel intern als extern. Vandaar dat de Directie Facilitair Beheer sterk inzet op het realiseren van betere communicatiestromen. Een professioneel georganiseerde servicedesk kanaliseert een deel van de communicatiestromen en stelt het management in staat de vraag naar dienstverlening, en de reacties van de ondersteunende diensten daarop, dagelijks zichtbaar te maken. De Servicedesk 7700 werd eind september 2010 opgericht als centraal contactpunt voor het provinciepersoneel. Elk personeelslid kan sindsdien bij de servicedesk terecht voor het melden van een probleem, een aanvraag of een verzoek. De klant hoeft niet langer na te speuren bij wie hij/zij rechtstreeks terecht kan. De melding kan telefonisch of via digiformulier gebeuren. De telefonische meldingen worden ingegeven door de servicedeskmedewerker en de digiformulieren zitten rechtstreeks in het systeem. Zo gaat geen enkele melding verloren en kan de opvolging efficiënter gebeuren. Het voordeel voor de klant is dat hij/zij maar één contactpunt heeft en dat de klant automatisch terug wordt gecontacteerd met de oplossing of het antwoord. Telefonisch is de servicedesk bereikbaar tussen 8.30 uur en 17 uur. Via digiformulier kunnen altijd meldingen gebeuren, tenzij zich computerproblemen voordoen. In 2013 werden er geen aanpassingen meer uitgevoerd aan de bestaande servicedesktool. Begin 2014 zal immers de nieuwe servicedesktool als eerste module van het FMIS geïmplementeerd worden. Er werden hiervoor in 2013 heel wat overlegvergaderingen gehouden, zodat we samen met Planon kwamen tot ’onze’ servicedesktool. Voor de behandelaars werden de eerste opleidingen gegeven. In de maanden november en december 2013 werden samen met de behandelaars testen uitgevoerd om ’onze’ servicedesk nog meer aan te passen aan de wensen en noden. Analyse van de meldingen Van bij de start van de servicedesk in september 2010 tot einde december 2013 werden 43 491 meldingen geregistreerd. Gemiddeld werden in het werkjaar 2013 per dag 57 meldingen genoteerd. Totaal ICT Aantal meldingen per

1572 1550

maand

1201

1283

Facilitair Beheer 1192

1366

1277 980

1251 1077

820

371

372 267

jan

feb

1127 990

799

297

maart april

278

mei

845 704

893 775

825

887 606

503 464 286 342 311

juni

835

juli

aug

473

416 302

sep

okt

nov

281

dec

DIRECTIE EN STAFDIENSTEN

34 ICT-gerelateerde meldingen worden voornamelijk telefonisch doorgegeven, facilitaire meldingen eerder via digiformulier. Het valt ook op dat de telefonische aanvragen in verhouding tot het aantal digiformulieren zwaarder doorwegen bij ICT dan bij facilitaire meldingen.

ICT: Digiformulieren en telefoons

332

januari

869 413

februari

736

260

mei

539

208

juni augustus

560

244

april

juli

189 127

496 314 337 315

september oktober

287

november

288

december

870

260

maart

578 548 Digiformulieren

537

200

406

Telefoons

Facilitair Beheer: Digiformulieren en telefoons

januari februari

223

148 178

194 178 173

maart april

124

mei

174

104

juni

116

juli

170 212

130

augustus

199

112

september oktober november december

267

206

265

151 222

80 96

185 Digiformulieren Telefoons

Doel is om zoveel als mogelijk meldingen op te lossen binnen een zo kort mogelijke tijdspanne. In 2013 werden gemiddeld 24,2 % van de meldingen binnen de vier uur afgehandeld. Zulke snelle timing is echter niet voor elk soort melding mogelijk. Bijvoorbeeld niet voor interventies waarvoor een externe firma moet worden ingeschakeld. De doorlooptijd van een melding kan behoorlijk verschillen naargelang de aard van het probleem en het aantal nog

DIRECTIE EN STAFDIENSTEN

35 te behandelen meldingen bij de betreffende behandelaar. Bij ICT bedraagt de gemiddelde doorlooptijd 10,7 dagen, bij facilitaire meldingen 18,1 dagen. EĂŠn keer per maand vergadert de stuurgroep van de servicedesk om de pijnpunten en algemene werking te bespreken en disfuncties aan te pakken. Tijdens deze vergadering wordt ook de rapportage aan de servicedesk medewerkers toegelicht. Elke maand is er ook een rapportage naar de staf van de Directie Facilitair Beheer. Op aanvraag gebeurt een specifieke rapportage naar de diensthoofden of leidinggevenden van de directie die bepaalde informatie nodig hebben om hun werking bij te sturen / te verbeteren.

In het werkjaar 2013 werden in totaal 13 990 meldingen genoteerd. Maandelijks werd gemiddeld 88,2 % van de meldingen afgehandeld.

Afgehandelde versus openstaande meldingen

90,7

88,3

91,2

88,6

82,4

17,6 12 In behandeling

9,3

11,7

8,8

11,4

86,2 86,1 87,2

13,8 13,9 12,8

Afgehandeld jan

feb maart april mei

juni

juli

aug

sep

okt

nov

dec

DIRECTIE EN STAFDIENSTEN

36 0%

2% 16% Overhead Hospitality

Afgehandelde meldingen per afdeling

16%

Real Estate ICT

66%

Centrale Aankoopdienst

Bij de afdeling ICT werden vorig jaar 6 851 meldingen afgehandeld, bij Real Estate / Gebouwen 1 669, bij de afdeling Hospitality 1 654. Bij de Centrale Aankoopdienst (CAD) moesten in 2012 slechts 4 meldingen worden behandeld. Deze afdeling is voornamelijk actief met het opstellen en afsluiten van raamovereenkomsten, zowel voor interne klanten (het provinciebestuur) als externe (lokale overheden). Tot de overhead behoren de Interne Dienst voor Preventie en Bescherming (IDPB) en de afdeling Klantenrelaties die respectievelijk 47 en 151 meldingen afhandelden. Afgehandelde meldingen door de afdeling ICT: 6 851 In de afdeling ICT werd veruit het grootste aantal meldingen (6 298) afgehandeld door de Dienst Beheer en ondersteuning. Het grootste gedeelte van de meldingen aan deze dienst (743) behoorde tot de categorie ‘algemeen’, gevolgd door probleemmeldingen over de Canonmultifunctionals en ander printproblemen (612 meldingen) en diverse problemen met Outlook (452 meldingen). De Dienst Ontwikkeling & GIS van de afdeling ICT noteerde in totaal 553 afgehandelde meldingen. De meeste meldingen (262) hadden hier betrekking op het softwarepakket Ariadne. De categorie ‘toepassingen derden’ (internet, intranet, digiformulieren, smartsite) heeft 236 meldingen opgelost. De Dienst Provinciaal Bibliotheeksysteem (PBS)maakt geen gebruik van de servicedesk. De dienst heeft voor de aangesloten Limburgse bibliotheken een eigen helpdesk-module in gebruik.

DIRECTIE EN STAFDIENSTEN

37 Afgehandelde meldingen door de afdeling Hospitality: 1 654 Het grootste gedeelte van de meldingen naar de afdeling Hospitality was bestemd voor Intern Beheer. In 2013 werden 316 verhuizingen uitgevoerd. Stockbeheer realiseerde 440 afgehandelde meldingen, afvalbeheer 235, sleutelbeheer 309. Er werd 97 keer een beroep gedaan op de koerierdienst. Afgehandelde meldingen door de afdeling Real Estate: 1 669 In 2013 werden 1033 meldingen opgelost door Onderhoud gebouwen. Maandelijks worden door deze dienst heel wat lampen vervangen, problemen met toegangscontrole opgelost en klachten over HVAC (Heating, Ventilation and Airconditioning) weggewerkt. Bij Telecommunicatie (636 opgeloste meldingen) zijn het oplossen van telefoonproblemen en het aanpassen van de programmatie in de telefooncentrale de grootste categorieën. Afgehandelde meldingen door Overhead: 198 De Overhead van de Directie Facilitair Beheer bestaat uit de Interne Dienst voor Preventie en Bescherming (IDPB), de Financiële Cel, het directiesecretariaat en de afdeling Klantenrelaties. De Interne Dienst voor Preventie en Bescherming (IDPB) noteerde 47 afgehandelde meldingen, de afdeling Klantenrelaties 151. Het directiesecretariaat en de Financiële Cel zijn ondersteunende diensten die geen meldingen te verwerken krijgen. Teambuilding De ‘Facility Fun’-groep, die werd opgericht om bepaalde activiteiten voor de personeelsleden van de Directie Facilitair Beheer te organiseren, heeft in het werkjaar 2013 gezorgd voor een Paas- en Sinterklaasattentie en een teambuilding namiddag. De teambuilding bestond uit een wandeling op het domein van de Lieteberg in Zutendaal. Het blotevoetenpad bewandelen en het oplossen van een quiz, zorgden voor de nodige teamspirit. De dag werd afgesloten met de uitreiking van de wisselbeker, gevolgd door een etentje. De ‘Facility Fun’-groep bestaat uit 8 werknemers van de directie. Zij houden geregeld een overlegbijeenkomst. Tussentijds staat deze werkgroep ook in voor het versturen van verjaardagwensen, ziektekaartjes, enzovoort. 1.4.3.5 Verwachtingen en uitdagingen voor de toekomst De belangrijkste doelstelling voor 2014 is de verdere implementatie van de FMIS-tool. De Directie Facilitair Beheer zal het systeem gefaseerd tot stand brengen en trachten module per module uit te bouwen en te verdiepen. In het eerste kwartaal van 2014 zal in een eerste fase de afronding van de implementatie van de inventaristool en de servicedesk gebeuren. Vervolgens wordt verder gewerkt aan de module Contractbeheer in de hoop dat deze live kan gaan in de eerste helft van het jaar 2014. De verdere ontwikkeling van het systeem zal rekening moeten houden met de reorganisatie binnen het bestuur. Bepaalde onderdelen van de FMIS-tool kunnen een meerwaarde betekenen in bepaalde facetten van deze ontwikkelingen. Op basis van deze noden zal gestaag verder gewerkt worden aan een voor iedereen bruikbare tool. Op dit moment is de module voor het onderhoud van technische installaties als eerste ingepland na de module Contractbeheer, in kader van de reorganisatie en de veranderde kijk op de werking van de provincies, kan deze planning wijzigen. De afdeling Klantenrelaties zal ook haar focus blijven richten op een degelijk communicatiebeleid. Haar nieuwe rol als beheerder van het Intranet voor de Directie Facilitair

DIRECTIE EN STAFDIENSTEN

38 Beheer zal verfijnd worden zodat iedere berichtgeving met betrekking tot facilitaire aangelegenheden op het juiste moment online gaat. Daarnaast zal ook de uitbouw van het extranet voor lokale besturen verder uitgewerkt worden. De afdeling Klantenrelaties zal er voor zorgen dat de pilootprojecten van haar Directie Facilitair Beheer op een aantrekkelijke wijze in 1 de kijker worden gezet en draagt op die manier haar steentje bij aan de ‘Limburg, uw partner’ gedachte. In het werkjaar 2013 werd sterk ingezet op het updaten van de oorspronkelijke catalogus en werd het document ook afgestemd op de diensten die uit FMIS moeten kunnen gerapporteerd worden. De afdeling Klantenrelaties wenst de klanten te wijzen op de kosten die ze genereren en dit aan de hand van een balanced scorecard. Om deze te realiseren, zal eerst een overzicht van rapporten in kaart gebracht worden. Sommige rapporten zullen rechtstreeks uit de FMIStool kunnen gegenereerd worden, andere via een herwerking met behulp van Excel. Bedoeling is om deze rapporten periodiek (op kwartaal- of maandbasis) aan de klanten over te maken. In een tijd waar een nauwgezet budgetbeheer een belangrijk gegeven is, moet de vinger aan de pols gehouden worden. De Directie Facilitair Beheer streeft naar een optimale dienstverlening, klantvriendelijkheid en een vlotte afhandeling van aanvragen en meldingen. Toch kan het gebeuren dat een klant niet tevreden is en een klacht wil uiten. Via de FMIS-servicedesk-module zal een klachtenprocedure ontwikkeld worden om klachten te ontvangen, te registreren en op te volgen. Hiermee samenhangend zal in 2014 opnieuw een klanttevredenheidsonderzoek gelanceerd worden om te peilen naar de noden en wensen van de diensten, personeelsleden en andere klanten. Om een effectieve opvolging te garanderen, worden de resultaten nauwkeurig geanalyseerd en met de betrokken diensten grondig besproken zodat gaandeweg naar een optimale organisatie kan worden toegewerkt. In het kader van de ‘Limburg, uw partner’-gedachte hoopt de afdeling Klantenrelaties in de toekomst actief te kunnen gaan meewerken aan de Partnercataloog die werd voorgelegd aan steden en gemeenten. Als pilootproject voor deze nieuwe uitdaging willen we met de servicedesk een samenwerking opzetten met de Centrale Aankoopdienst (CAD) als vertaler en vertegenwoordiger van de raamovereenkomsten. Klanten van de opdrachtencentrale PROCLIM zullen via de servicedesk een eerstelijnsondersteuning kunnen krijgen voor antwoorden op vragen over de contractinhoud van de verschillende raamovereenkomsten. Deze idee wordt in 2014 verder vorm gegeven.

de provincie Limburg gaat in de toekomst optreden als coördinator en facilitator voor lokale besturen en biedt via de Partnercataloog haar diensten aan lokale besturen aan.

AFDELING HOSPITALITY DIENSTEN

39 2 Afdeling Hospitality Diensten Hospitality Diensten 127.01.00 Rohnny Kellers

Secretariaat 127.01.00 Alyssa Blocken Ludo Sterkendries

Diensten aan Gebruikers/Huisvesting

Documentatie en Materiaal Beheer

127.01.10 An Olaerts

127.01.20 Christophe Roosen

Catering (C- en F-blok) 127.01.11 Leon Thijs Marina Gaens Maddy Knapen (pensioen vanaf 2013-12-01) Helge Raymaekers Kristoff Stevens Kristel Beuls Denise Bielen Frieda Claes Jolien Deferm (vanaf 2013-07-01) Silvia Fryns (loopbaanonderbreking tot 2013-06-30) Emmy Ghiorsi Martine Ghysebrechts Linda Goorts Marc Vaes Chris Van Gansen (pensioen vanaf 2013-07-01) Carine Govaerts

127.01.12 Mûnevver Sicrar

Organogram Hospitality Diensten

127.01.40 Marc Motmans

Conciërge/Veiligheid

127.01.21 Maurice Biesmans Björn Braun André Vandevenne

Verhuizingen

127.01.31 deskundige TBA

127.01.41 Marco Marx (t.e.m. 2013-03-22) Bruno Vanbrabant (vanaf 2013-07-01)

Bodedienst 127.01.22 Magda Hermans Sonja Houbrechts Brigitte Kellens Silvia Snoeks

Archief 127.01.23 Robert Nouwen Sander De Gregorio Elke Haubrechts Carine Jacobs (langdurig ziek) Niels Knaepen Alex Mannaerts Rohnny Milis Marina Reynders Laura Saenen

Vergaderzalen/Faciliteite n 127.01.32 Chris Thewis Jean-Paul Vanstraelen

Ontvangst 127.01.33 Ann Achten Rita Berx Regina Bouduin Mieke Briers Marc Claes Anita Driesen Edith Iliaens Martine Lemmens Bie Lucas Brigitte Smeets Olga Zels

127.01.24 Marc Falise Jos Ballings (t.e.m. 2013-07-31) Gonny Biesmans Lisette Vlaeminck Josée Wijman

Chauffeurs Koerierdiensten / Wagenpark 127.01.42 Peter Alders Eric Boes René Brusten François Claes (langdurig afwezig) Martin Knevels Raf Steyfkens Roger Thijs

Afvalbeheer 127.01.43 Protocollaire Ontvangst

Groenonderhoud 127.01.13 Jos Goffings (tuinman ambtswoning)

Intern Beheer

127.01.30 Danny Quanten

Printkamer

CAB Schoonmaak

Onthaaldienst

Uitleendienst en Vlaggenbank 127.01.25 Theo Alaerts (t.e.m. 2013-12-13) Dirk Bulckens Dries Heymans (vanaf 2013-04-22) Jos Luts (pensioen vanaf 2013-02-01) Marc Swennen (vanaf 2013-04-01)

Leveranciersopvang 127.01.26 Luc Vanknippenberg (afwezig vanaf 2013-04-19)

127.01.34 Danny Quanten

Stockbeheer/Magazijn 127.01.44 Robert Bollen

Logistieke Steun 127.01.45

AFDELING HOSPITALITY DIENSTEN

40 2.1 Missie Onder het motto ‘gastvrijheid en klantvriendelijkheid’ stelt de afdeling Hospitality Diensten van de Directie Facilitair Beheer zich tot doel het realiseren van een geïntegreerd hospitality management dat zich toespitst op de integratie van de hospitality-activiteiten (diensten aan gebruikers) binnen de provinciale organisatie en dit met het oog op het verhogen van de efficiëntie en de kostenreductie van de dienstverlening.

2.2 Personeel & Organisatie In de afdeling Hospitality Diensten werken 61,03 vte’s, die worden ingevuld door in totaal 69 personeelsleden. Deze personeelsleden zijn als volgt verdeeld over de diensten: Leiding en secretariaat: 3 personeelsleden – 3 vte’s Diensten aan gebruikers: 17 personeelsleden – 15,13 vte’s Documentatie- en Materiaalbeheer: 25 personeelsleden – 22,9 vte’s Onthaaldienst: 14 personeelsleden – 10 vte’s Dienst Intern Beheer: 12 personeelsleden – 10 vte’s In 2013 zijn volgende aanpassingen in de personeelsbezetting effectief doorgevoerd: de pensionering van 3 personeelsleden van de Diensten aan Gebruikers en 1 personeelslid van de Provinciale Uitleendienst (PUL) de aanwerving van 1 assistent in het personeelsrestaurant, de dienstaanwijzing van 1 assistent bij de Provinciale Uitleendienst (PUL) en de aanwerving van 1 medewerker eveneens bij de Provinciale Uitleendienst. Voor 2014 worden volgende aanpassingen in het vooruitzicht gesteld: de dienstaanwijzing van de hoofddeskundige van de Centrale Administratieve Bibliotheek (CAB) in de werking van het Archief, met ingang van 1 maart 2014 de mutatie van twee medewerkers en één assistent vanuit de Centrale Administratieve Bibliotheek (CAB) naar de Provinciale Bibliotheek Limburg (PBL).

AFDELING HOSPITALITY DIENSTEN

41 2.3 Financieel verslag Budgetcijfers werking Budgetcijfers werking Diensten aan gebruikers

Budget 2011

Budget 2012

Budget 2013

€ 1 265 200,00

€ 1 096 700,00

€ 1 129 150,00

Documentatie- en materiaalbeheer

€ 948 850,00

€ 953 450,00

€ 880 725,00

Onthaaldienst

€ 157 216,00

€ 113 475,00

€ 117 475,00

Intern Beheer

€ 296 475,00

€ 376 525,00

€ 404 025,00

Totaal werkingskosten

€ 2 667 741,00

€2 540 150,00

€ 2 531 375,00

Rekening 2011

Rekening 2012

Rekening 2013

€ 1 006 679,04

€ 955 195,60

€ 978 560,97

Documentatie- en materiaalbeheer

€ 832 174,97

€ 875 149,90

€ 713 689,51

Onthaaldienst

€ 109 809,77

€ 76 016,29

€ 65 271,92

Intern Beheer

€ 249 169,00

€ 308 288,00

€ 380 446,42

Totaal werkingskosten

€ 2 197 832,78

€ 2 214 649,79

€ 2 137 968,82

Reële cijfers werking Reële cijfers werking Diensten aan gebruikers

Toelichting: Het overzicht van de exploitatiebudgetten bevat geen gegevens over het dienstjaar 2010, aangezien in dat jaar meerdere kredieten werden verschoven door de reorganisatie in de Directie Facilitair Beheer. Een logische evaluatie is hierdoor niet mogelijk. Voor 2011, 2012 en 2013 kan worden vastgesteld dat het totale exploitatiebudget voor de afdeling Hospitality Diensten is gedaald met 4,45 % en de reële uitgaven zijn gestegen met 1,2 %. Het bestedingspercentage steeg hierdoor van 83,72 % naar 89,34 %. Deze evolutie duidt op een correctere inschatting van de noodzakelijke budgetten.

AFDELING HOSPITALITY DIENSTEN

42 Budgetcijfers investeringen Budgetcijfers investeringen Diensten aan gebruikers Documentatie- en materiaalbeheer

Budget 2011

Budget 2012

Budget 2013

€ 25 000,00

€ 41 250,00

€ 33 000,00

€ 136 590,00

€ 77 000,00

€ 109 600,00

€ 40 000,00

€ 64 000,00

Onthaaldienst Intern Beheer

€ 420 184,00

€388 310,00

€ 314 500,00

Totaal investeringen

€ 581 774,00

€ 546 560,00

€ 521 100,00

Rekening 2011

Rekening 2012

Rekening 2013

€ 1 748,45

€ 27 348,84

€ 9 528,54

€ 129 852,43

€ 54 950,89

€ 108 053,94

€ 33 589,00

€ 4 337,92

€ 171 543,61

€ 101 673,76

€ 110 190,88

€ 303 144,49

€ 217 562,49

€ 232 111,28

Reële cijfers investeringen Reële cijfers investeringen Diensten aan gebruikers Documentatie- en materiaalbeheer Onthaaldienst Intern Beheer Totaal investeringen

Toelichting: De besteding van de investeringsbudgetten blijft ook in 2013 ondermaats (44,5%). De beslissing van het beleid om de geplande dossiers “uitbouw platform“ en “herinrichting publiekstoegang blok A” voorlopig uit te stellen, ligt aan de basis van dit resultaat.

2.4 Werking in 2013 De werking van de afdeling Hospitality Diensten spitst zich, gelet op haar dienstverlenende taken, vooral toe op een optimale uitvoering van haar recurrente taken. Toch zijn er in 2013 volgende bijzondere initiatieven gerealiseerd: de opstart van een interprovinciaal overlegplatform tussen de uitleendiensten van de Vlaamse provincies en de Vlaamse Bibliotheekcommissie de integratie van de magazijnen van de Provinciale Uitleendienst Limburg en de Interne Uitleendienst, die tot dan volledig waren gescheiden de transformatie van de vroegere dupliceerdienst naar een moderne digitale printkamer de ingebruikneming van de eerste elektrische wagens bij het provinciebestuur de organisatie van de blijde intrede van het nieuwe Belgische vorstenpaar.

AFDELING HOSPITALITY DIENSTEN

43 2.5 Verwachtingen en uitdagingen voor de toekomst Door de invoering van de BBC staat ook de afdeling Hospitality Diensten voor de uitdaging om voortaan de kwaliteit en het niveau van de dienstverlening te blijven waarborgen met minder middelen en mensen. Daarnaast wil ook deze afdeling voluit meewerken aan het tot stand brengen van een volwaardig partnerschap tussen het provinciebestuur en de lokale besturen. Concreet zal de afdeling daarin haar steentje kunnen bijdragen vanuit de provinciale uitleendienst, meer bepaald door de uitbreiding van de doelgroep en het aanbod, alsook de organisatie van decentrale afhaalpunten. Voor Intern Beheer zal de aangekondigde verhuis van de ambtenaren van het Agentschap Binnenlands Bestuur naar het Vlaams Administratief Centrum in de buurt van het station van Hasselt, in het komende najaar aanleiding zijn voor een nieuwe optimalisering van de ruimten in het Provinciehuis.

2.6 Diensten aan gebruikers (soft services) 2.6.1 Missie De opdracht van Diensten aan gebruikers bestaat in het optimaliseren en het organiseren van de catering, de schoonmaak en het groenonderhoud aan alle interne en externe klanten en dit op een efficiĂŤnte, kwaliteitsvolle en klantvriendelijke manier. Belangrijk hierbij is dat de uitvoering gebeurt door de optimale inzet van mensen en middelen.

2.6.2 Personeel en organisatie Diensten aan gebruikers is een dienst van de afdeling Hospitality Diensten. Deze dienst omvat: de catering in het Provinciehuis (blokken A, C, F, catering events, vip-catering en automatenbeheer) de schoonmaak het verzorgen van het onderhoud van de 22 decentrale koffiekeukentjes in het Provinciehuis en het zorgen voor de schoonmaak van dagelijkse calamiteiten de opvolging van de schoonmaak in het Provinciehuis en de blokken G en H, de Kunstlaan, het Gallo-Romeins museum, Studio Globo, â&#x20AC;Ś de opvolging van de ruitenwas in het Provinciehuis en de blokken G en H het groenonderhoud het opvolgen van het groenonderhoud voor het Provinciehuis, de blokken G, H en de provinciale begijnhofkerk in Sint-Truiden het opvolgen van de interieurbeplanting in het Provinciehuis en G-blok. Om al deze taken uit te voeren wordt gewerkt met interne en externe medewerkers.

AFDELING HOSPITALITY DIENSTEN

44 Intern Catering Voor de catering waren in 2013 14 personeelsleden tewerkgesteld met de volgende opdrachten: In de keuken van het personeelsrestaurant zijn 7,4 vte’s voorzien. In de praktijk gaat het om 9 personeelsleden: 1 hoofdmedewerker, 2 assistenten en 6 beambten. Deze personeelsleden zijn verdeeld over de warme keuken, de koude keuken, de afwaskeuken en de koffierondes. De catering in het bestuursgebouw wordt verzorgd door 4 personeelsleden (4 vte’s): 2 medewerkers, 1 assistent en 1 beambte. Deze ploeg staat ook in voor de vip-catering van de griffier, de gouverneur, de deputatie en hun bezoekers. De catering van het zalenbeheer in de A-blok wordt verzorgd door 1 voltijdse beambte. Schoonmaak 1 deeltijdse beambte (0,69 vte) staat in voor het onderhoud van de kleine keukens, voor de catering van de leslokalen en voor de kleinere schoonmaakactiviteiten.

Extern Catering Voor bepaalde opdrachten – meestal voor grotere activiteiten – wordt een externe cateraar ingehuurd. Schoonmaak De dagelijkse en periodieke schoonmaak wordt verzorgd door de firma Cleaning Masters. De ruitenwas wordt verzorgd door de firma Köse Cleaning. Groenonderhoud Het onderhoud van de interieurbeplanting in het Provinciehuis en blok G wordt verzorgd door de firma Creten uit Sint-Truiden. De groenwerken rond het Provinciehuis en G-blok worden sinds juli 2013 uitgevoerd door de Groep Verbruggen uit Mol.

AFDELING HOSPITALITY DIENSTEN

45 2.6.3 Financieel verslag Budgetcijfers werking Diensten aan gebruikers

Budget 2011

Budget 2012

Budget 2013

Catering

€ 393 200,00

€ 379 200,00

€ 380 200,00

Cleaning

€ 686 600,00

€ 575 500,00

€ 606 950,00

Groenonderhoud

€ 185 400,00

€ 142 000,00

€ 1 265 200,00

€ 1 096 700,00

€ 1 129 150,00

Rekening 2011

Rekening 2012

Catering

€ 371 984,71

€ 351 199,19

€ 334 155,57

Cleaning

€ 529 307,14

€ 512 281,82

€ 542 376,02

Groenonderhoud

€ 105 387,19

€ 91 644,17

€ 102 029,38

€ 1 006 679,04

€ 863 481,01

€ 978 560,97

Totaal

Reële cijfers werking Diensten aan gebruikers

Totaal

Rekening 2013

Toelichting: Over de uitgaven voor de Diensten aan gebruikers kan in het algemeen het volgende worden vastgesteld: De uitgaven voor de catering zijn gedaald. De uitgaven voor het groenonderhoud en de schoonmaak zijn gestegen. Voor het groenonderhoud werden bijkomende opdrachten uitgevoerd rond de H-blok, het onderhoud van de vijver, het eerste groenonderhoud van Craenevenne en gezorgd voor het onderhoud rond de Ambiorixkazerne. De opdracht van de firma Cleaning Masters binnen het raamcontract ‘schoonmaak’ werd bij de verhuis van de dienst Onderwijs uitgebreid met de derde en vierde verdieping van het gebouw aan de Kunstlaan 20 in Hasselt. Na verbouwingswerken in Craenevenne werd eveneens de nodige schoonmaak voorzien en werden enkele extra werken in het Provinciehuis uitgevoerd. De uitgaven voor de catering betreffen zowel de aankoop van voeding als niet-voeding en dit zowel voor de personeelskeuken als voor de keuken van het bestuursgebouw in het Provinciehuis. Ook de kostprijs van onderhoudscontracten voor bepaalde keukenapparaten maakt deel uit van dit budget.

AFDELING HOSPITALITY DIENSTEN

46 2.6.4 Werking in 2013 2.6.4.1 Catering Zalenbeheer Zalenbeheer A1 in het Provinciehuis Op het niveau A1 bevinden zich 9 vergaderzalen waar catering (koffie, thee, water, koekjes) wordt voorzien. Het aantal deelnemers aan de vergaderingen in deze lokalen bedroeg de voorbije jaren: 2009

23 113

2010

23 610

2011

22 742

2012

23 775

2013

27 670

Zalenbeheer A-1: leercentrum In de benedenverdieping van de A-blok worden 3 lokalen beheerd door de Directie HRM. Deze worden gebruikt als leslokalen maar ook voor andere activiteiten, zoals examens en introductiedagen. Ook voor deze activiteiten wordt altijd koffie, thee en water voorzien. Er zijn geen cijfers beschikbaar over het jaarlijks gebruik van deze lokalen. Zalenbeheer bestuursgebouw (F-blok) in het Provinciehuis De evolutie van het aantal personen dat de jongste jaren vergaderde in het bestuursgebouw (F-blok) en waarvoor de nodige catering werd voorzien: 2009

44 283

2010

43 871

2011

36 265

2012

41 861

2013

54 589

Voor grotere activiteiten in de F-blok en activiteiten in de Boudewijnzaal wordt een externe cateraar voorzien.

AFDELING HOSPITALITY DIENSTEN

47 Personeelsrestaurant Inningswijze

2009

2010

2011

2012

Cash

€ 67 912,66

€ 73 060,61

€ 79 857,16

€ 88 571,48

€ 51 059,65

Factuur

€ 12 161,65

€ 11 227,35

€ 14 059,35

€ 14 344,55

€ 11 008,55

Maaltijdcheques

€ 33 821,21

€ 40 565,59

€ 40 740,37

€ 44 880,48

€ 77 866,11

Proton

€ 14 205,18

€ 10 855,19

€ 15 517,12

€ 10 601,47

€ 8 416,80

€ 128 100,70

€ 135 709,34

€ 145 174,00

€ 158 397,98

€ 148 351,11

Totaal kassa ontvangsten

2013

Uit de gedetailleerde statistieken blijkt een stijging in verkoop van alle producten van 2013 ten opzichte van 2012. Het kassaresultaat toont een ander beeld. Door een panne in het kassasysteem in 2012 werd hierdoor een fout beeld gecreëerd. Uit de personeelsenquête blijkt een grote tevredenheid over het personeelsrestaurant. Ook werkt het personeelsrestaurant mee aan projecten die intern worden georganiseerd, zoals de bioweek, het opstarten van het nieuwe internet, de klimaatweek, … 2.6.4.2 Schoonmaak De schoonmaak wordt door externe diensten uitgevoerd. Deze opdrachten worden operationeel opgevolgd door Diensten aan gebruikers. Voor de contractuele opvolging krijgt deze dienst ondersteuning van de Centrale Aankoopdienst (CAD). Voor de dagelijkse schoonmaak zorgt sinds 1 januari 2013 de firma Cleaning Masters. Voor de ruitenwas werd de firma Köse Cleaning aangesteld. De werkelijke kosten van het voorbije jaar bedroegen: Schoonmaak 2013

Dagelijkse schoonmaak

Extra onderhoud

Ruitenkuis

Provinciehuis

€ 395 000,00

€ 11 494,36

€ 35 484,00

G-blok

€ 24 000,00

€ 0,00

€ 3 000,00

€ 0,00

€ 27 000,00

H-blok

€ 33 000,00

€ 0,00

€ 12 000,00

€ 0,00

€ 45 000,00

€ 9 196*

€ 0,00

€ 10 119,13

€ 452 000,00

€ 11 494,36

€ 50 484,00

€ 10 119,13

€ 524 097,49

Kunstlaan Craenevenne – 1ste opkuis Totaal

Andere kosten

Totaal € 441 978,36

* vanaf april 2013 In 2013 werd de schoonmaakactiviteit uitgebreid met de reiniging van de vloermatten en de plaatsing van hygiënecontainers in de damestoiletten. In 2013 werd één externe VSR-meting (van de Vereniging voor Schoonmaak Research) uitgevoerd. De VSR is een onafhankelijk platform voor professioneel schoonmaken. Bij elke meting worden de werken van de poetsfirma gecontroleerd en gequoteerd. Bij een negatieve evaluatie dient de poetsfirma de werken bij te sturen en volgt een herkeuring. Zo wil de afdeling Hospitality waken over de kwaliteit van de geleverde werken.

AFDELING HOSPITALITY DIENSTEN

48 2.6.4.3 Groenonderhoud Groenonderhoud Interieurbeplanting (Provinciehuis en G-blok) Groenwerken (Provinciehuis en G-blok) Onderhoud materiaal Totaal

2011

2012

2013

€ 24 176,18

€ 15 622,18

€ 1 5094,74

€ 80 854,06

€ 75 929,36

€ 8 6934,64

€ 3 56,95

€ 92,63

€ 0,00

€ 105 387,19

€ 91 644,17

102 029,38

Het onderhoud van de interieurbeplanting in het Provinciehuis en G-blok wordt verzorgd door de firma Creten uit Sint-Truiden. Voor de groenwerken aan het Provinciehuis en G-blok werd de opdracht toegewezen aan Groep Verbruggen. De operationele opvolging van deze aannemers en het nazicht van de ingediende vorderingsstaten gebeurt door de personeelsleden van de afdeling Infrastructuur, Dienst Water en Domeinen van de Directie Ruimte.

2.6.5 Doelstellingen 2014 Catering De uitdaging zal zijn om een blijvende continuïteit in de werking te zorgen omdat 1,4 vte minder werkzaam is in de catering. Dit komt doordat 1 vte door pensionering niet werd vervangen en 2 personeelsleden een vermindering van hun werkuren hebben. Schoonmaak De uitdaging voor 2014 bestaat erin om de kwaliteit van de schoonmaak op peil te houden. Dit gebeurt niet alleen door dagelijkse kwaliteitscontroles (DKS) maar ook met behulp van een objectieve en onafhankelijke VSR-kwaliteitsmeting.. De overeenkomsten met de schoonmaakfirma en ruitenkuisfirma zal einde 2014 aflopen. Een nieuwe aanbesteding zal hiervoor nodig zijn. Deze gebeurt door de Centrale Aankoopdienst (CAD). Groenonderhoud De uitdaging voor Diensten aan Gebruikers is de bestaande kwaliteit op het terrein verder op peil te houden door kwaliteitsvol overleg met coördinatoren en uitvoerders.

AFDELING HOSPITALITY DIENSTEN

49 2.7 Dienst Documentatie- en materiaalbeheer 2.7.1 Provinciale Uitleendienst (PUL) en Vlaggenbank 2.7.1.1 Missie De Provinciale Uitleendienst (PUL) streeft ernaar haar klanten zo effectief mogelijk te helpen met hun noden en vragen, rekening houdend met het wettelijke kader. Om dat doel te bereiken, investeert de uitleendienst in kwalitatieve oplossingen op het vlak van producten, materialen en/of processen. De uitleendienst omvat zowel een externe als interne tak: De externe uitleendienst biedt aan jeugd-, cultuur- en sportverenigingen enerzijds en lokale besturen anderzijds de mogelijkheid om audiovisuele materialen aan een budgetvriendelijke prijs te huren De interne uitleendienst biedt ondersteuning aan evenementen en dienstopdrachten binnen de eigen instellingen van het provinciebestuur 2.7.1.2 Personeel en Organisatie Het team van de Provinciale Uitleendienst (PUL) bestaat uit één deskundige (1 vte), één medewerker (1 vte) en één assistent (1 vte). Het werkjaar 2013 was geen gemakkelijk jaar wat betreft personeel en organisatie. Op 1 februari trok één van de medewerkers op welverdiend pensioen, zij het voor korte tijd. Er was geen tijdige vervanging voor zijn vertrek. Door twee simultane (kleine) arbeidsongevallen in de maand februari zat de uitleendienst zelfs enkele weken zonder personeel. Deze arbeidsongevallen waren te wijten aan een gebrekkige ergonomische magazijninrichting. Gelukkig konden we in die periode terugvallen op een vrijwilliger en keerde de gepensioneerde collega even terug, waardoor de uitleendienst maar enkele dagen de deuren moest sluiten. De revalidatie van één van de medewerkers duurde tot december, zijn contract werd stopgezet bij de besparingsronde eind 2013. Om de werking te garanderen kregen we wel een vervanger. Sinds mei 2013 kende de PUL opnieuw een voltallige bezetting, zij het met twee aanstellingen voor een bepaalde duur, tot de organisatie van examens. Dit is voor de betrokken medewerkers geen wenselijke situatie. De uitleendienst krijgt door deze nieuwe, gemotiveerde equipe wel een nieuwe dynamiek.

AFDELING HOSPITALITY DIENSTEN

50 2.7.1.3 Financieel verslag Budgetcijfers

Provinciale uitleendienst

Budget 2011

Budget 2012

Budget 2013

Aankoop verbruiksgoederen

€ 5 572,00

€ 28 000,00

€ 21 875,00

Kosten van werking en uitrusting

€ 1 000,00

€ 2 000,00

€ 0,00

Andere technische kosten

€ 2 900,00

€ 1 000,00

Technische prestaties van derden

€ 3 000,00

Administratieve prestaties van derden

€ 1 000,00

€ 0,00

€ 500,00

€ 0,00

€ 2 000,00

€ 2 500,00

€ 104 590,00

€ 50 000,00

€ 0,00

€ 7 000,00

€ 15 000,00

€ 124 390,00

€ 95 000,00

€ 94 375,00

Diverse opbrengsten

€ 34 000,00

€ 25 000,00

€ 30 000,00

Totaal ontvangsten

€ 34 000,00

€ 25 000,00

€ 30 000,00

Rekening 2011

Rekening 2012

Rekening 2013

€ 4 381,36

€ 26 551,45

€ 22 673,65

€ 835,91

€ 65,94

€ 0,00

€ 2 571,39

€ 0,00

€ 641,00

Technische prestaties van derden

€ 204,59

€ 2 245,36

€ 779,87

Administratieve prestaties van derden

€ 212,25

€ 881,66

€ 0,00

€ 1 917,92

€ 1 984,73

€ 2 078,42

€ 102 268,33

€ 43 151,49

€ 48 756,95

€ 0,00

€ 6 487,40

€ 14 737,14

€ 124 390,00

€ 81 368,03

€ 88 895,87

Diverse opbrengsten

€ 34 000,00

€ 24 846,04

€ 29 996,17

Totaal ontvangsten

€ 34 000,00

€ 24 846,04

€ 29 996,17

Onderhoudscontract machines Onderhoudscontract informatica Aankoop apparatuur Aankoop informatica hardware Totaal werkingskosten en investeringen

Reële cijfers

Provinciale uitleendienst Aankoop verbruiksgoederen Kosten van werking en uitrusting Andere technische kosten

Onderhoudscontract machines Onderhoudscontract informatica Aankoop apparatuur Aankoop informatica hardware Totaal werkingskosten en investeringen

AFDELING HOSPITALITY DIENSTEN

51 Toelichting: De budgetten werden, net zoals in 2012, voor meer dan 90% aangesproken. Net als vorig jaar geldt dat de Provinciale Uitleendienst (PUL) het slachtoffer is van haar eigen succes. De grafiek met de totaalcijfers (zie infra) maakt duidelijk dat de uitleendienst ook in 2013 bleef groeien. Opnieuw gold dus de wetmatigheid dat wanneer materialen meer gebruikt worden, ook de verbruikskosten stijgen. Het budget voor de aankoop van kleine gebruiks- en verbruiksgoederen komt steeds meer onder druk te staan: meer middelen moeten worden besteed aan herstelkosten (status quo) dan aan investeringen in kleine materialen (meer dienstverlening). Daarmee komt de dienst stilaan in een situatie dat sommige vervangingen van kleine materialen niet meer kunnen gebeuren, maar moeten wachten tot het volgende boekjaar – terwijl nochtans de inkomsten sterk stegen. In het werkjaar 2013 werd voor meer dan 33 000 euro gefactureerd aan de klanten, in 2012 was dat nog maar 26 000 euro. De inkomsten zijn dus inderdaad groter dan het werkingsbudget. Zoals vorig jaar al aangehaald, vloeien de inkomsten echter niet terug naar het budget van de uitleendienst. 2.7.1.4 Werking in 2013 Het werkjaar 2013 kende een moeizame start gezien de personeelsproblematiek, maar het werd toch een succesjaar. De eerste grote actie in 2013 was het integreren van de magazijnen van de interne en externe uitleendienst. De muur tussen de magazijnen werd letterlijk afgebroken. De herinrichting van het magazijn bood meteen de kans om meer ergonomisch te werken. Als gevolg hiervan moest rollend materiaal buiten worden gestald. Geen ideale situatie voor de materialen, maar wel een veiligere situatie voor de werknemers. We hopen in 2014, ondanks de budgettaire druk, toch werk te kunnen maken van een fysieke uitbreiding. Ook softwarematig werden de twee structuren geïntegreerd, wat niet enkel tijdswinst opleverde, maar ook een hogere bezettingsgraad van de materialen. Het aantal verenigingen steeg weer: eind december 2012 waren er 392, één jaar later 533. Nog een belangrijke stap in de verdere ontwikkeling van de provinciale uitleendienst was de organisatie van het interprovinciaal overleg op 24 september 2013 in Hasselt. Deze dag leerde veel: de uitwisseling van expertise (onze collega’s staan verder dan wij) brengt heel wat op. Er werd ook afgesproken om de periodiciteit van deze overleggen te verhogen: van jaarlijks naar halfjaarlijks. In de nasleep van deze dag ging de leidinggevende van de dienst Documentatie- en materiaalbeheer op werkbezoek bij de collega’s in Vlaams-Brabant en zat hij ook in de examenjury voor een werving bij dat provinciebestuur. De investeringen die in Q4 van 2012 gedaan werden, brachten in 2013 heel wat reservaties op. In die mate dat het aanbod aan actieve geluidsboxen in 2013 uitgebreid werd. Ook werd verder geïnvesteerd in praktische zaken zoals walkietalkies, fototoestellen, een actiecamera en laptops (ter vervanging van verdwenen artikelen en van toestellen die permanent zijn gaan deel uitmaken van de led-wagens). toestellen bij de led-toepassingen). Nieuw in 2013 was ook de aankoop van een wedstrijdklok voor sportevenementen. De sportsector vindt meer en meer de weg richting de uitleendienst, sportspecifieke materialen zijn dan ook van belang. In 2013 werd echter het meest geïnvesteerd in de categorie ’beeld’. In Q4 werd overgegaan tot de gunning van een reeks projectoren en monitoren, in samenwerking met de PBL. Het projectorengamma is verouderd en was dringend aan een update toe: de PUL gaat eindelijk van

AFDELING HOSPITALITY DIENSTEN

52 analoog naar digitaal. De monitoren zijn bedoeld als uitbreiding op de LED-tv’s, waarvan er in 2013 vaak te weinig waren. De veranderende wetgeving op vlak van geluidsnormen, noopte ook tot de aankoop van 5 geluidsmeters. Dit was een zware, maar nuttige, investering. Door de samenvoeging van de interne en externe uitleendienst, is het dit jaar niet mogelijk om een overzicht te geven van het aantal uitleningen per klant en per groep. Wel zien we dat de sportsector meer en meer de weg weet te vinden richting uitleendienst. De werking van de uitleendienst blijft in een ’hausse’ zitten: de ontleningen namen toe van 1 326 in 2012 naar 1 500 in 2013. Deze groei brengt de dienst steeds meer naar haar limieten. Budgettair, maar ook softwarematig wordt de dienst met beperkingen geconfronteerd. Klanten hebben op dit moment geen correct overzicht over het aanbod, in de backoffice gebeuren fouten die enkel te wijten zijn aan de software en er wordt veel tijd verloren met het rechtzetten van deze fouten. Daarom dat de markt verkend werd en budgetten werden vrijgemaakt om in 2014 stappen te kunnen ondernemen. Dit is prioriteit nummer 1 voor de uitleendienst. De PUL werd in 2013 opgenomen als één van de provinciale projecten die kaderen binnen de dienstverlening aan lokale besturen. Sinds de reglementswijziging in 2011 zijn ook gemeenten welkom bij de uitleendienst, en meer dan 30 gemeenten maken al gebruik van deze dienstverlening. Daarnaast is de PUL een indirecte partner van lokale besturen, want de uitleendienst ondersteunt ook de werking van lokale verenigingen.

Aantal aanvragen voor

1600

uitlening

1200

800

400

0 2010

2011

2012

2013

814

959

1 326

1 500

Om deze rol nog beter te kunnen volbrengen, wordt nagedacht over een reglementswijziging, die ook nauwer aansluit bij de andere provinciale uitleendiensten. Daarnaast lopen er gesprekken met Dommelhof om daar een eventueel een tweede uitleenpost op te zetten. In het jaarverslag 2012 werd al aangehaald dat voor Noord-Limburgse verenigingen en gemeenten de weg naar Hasselt lang is, vooral in tijd. Die drempel kan weggewerkt worden door in Neerpelt een post te openen

AFDELING HOSPITALITY DIENSTEN

53 2.7.1.5 Doelstellingen 2014 Zoals hierboven aangehaald, zal het aanpakken van het softwareprobleem dé prioriteit van de uitleendienst worden in 2014. Het wegwerken van deze flessenhals moet de dienst in de mogelijkheid stellen om de volgende stappen te kunnen maken richtingen lokale besturen en verenigingen. Daarom staan in 2014 voorlopig ook geen grote aankopen op het programma. De enquête die eind 2013 werd opgestart onder de klanten zal in januari 2014 ten einde lopen. In de loop van januari vinden enkele diepte-interviews met lokale besturen plaats. Dit zal resulteren in een nota die ingrijpende veranderingen teweeg zal brengen voor de organisatie van de uitleendienst, meer bepaald inzake reglementering, opdracht en regionale spreiding.

2.7.2 Printkamer 2.7.2.1 Missie De Printkamer streeft ernaar haar klanten zo effectief mogelijk te helpen met hun noden en vragen, rekening houdend met het wettelijke kader. Om dat doel te bereiken, investeert de Printkamer in kwalitatieve oplossingen op het vlak van producten, materialen en/of processen. De Printkamer levert digitaal print- en kopieerwerk voor alle provinciale diensten. Om deze taken tot een goed einde te brengen, beschikt het bestuur, naast de machines, over medewerkers met de nodige technische competenties. 2.7.2.2 Personeel en organisatie De Printkamer beschikt over één medewerker (1 vte), één hoofdassistent (1 vte) en één assistent (1 vte). Daarnaast is er ook nog één medewerker (0,9 vte) die de opvang van de leveranciers op zich neemt en bijspringt in de afwerking van de Printkamer.

AFDELING HOSPITALITY DIENSTEN

54 2.7.2.3 Financieel verslag Budgetcijfers

Printkamer

Budget 2011

Budget 2012

Budget 2013

€ 42 100,00

€ 49 670,00

€ 62 579,00

Kosten voor publiciteit

€ 6 900,00

€ 9 400,00

€ 17 000,00

Kosten voor fotokopies

€ 191 800,00

€ 193 600,00

€ 192 421,00

Huurkosten Océ plotter

€ 22 000,00

€ 25 000,00

€ 0,00

€ 2 000,00

€ 0,00

€ 11 854,00

€ 0,00

€ 3 000,00

€ 1 000,00

€ 330,00

€ 0,00

€ 3 146,00

€ 0,00

€ 20 000,00

€ 44 600,00

€ 280 800,00

€ 496 660,00

€ 319 600,00

Interne facturatie opbrengsten dupliceerdienst

€ 248 823,68

€ 318 172,00

€ 282 850,00

Totaal ontvangsten

€ 248 823,68

€ 318 172,00

€ 282 850,00

Rekening 2011

Rekening 2012

Rekening 2013

€ 22 566,70

€ 34 286,12

€ 57 749,86

Kosten voor publiciteit

€ 3 984,24

€ 4 118,09

€ 5 990,99

Kosten voor fotokopies

€ 126 790,48

€ 127 642,39

€ 164 653,55

Huurkosten Océ plotter

€ 19 979,44

€ 20 429,68

€ 0,00

€ 1 143,28

€ 0,00

€ 2 374,93

€ 639,87

€ 326,26

€ 0,00

€ 3 146,00

€ 0,00

€ 5 310,46

€ 44 528,00

Totaal werkingskosten en investeringen

€ 178 250,01

€ 192 113,00

€ 275 297,33

Interne facturatie opbrengsten dupliceerdienst

€ 172 659,66

€ 177 220,21

€ 111 429,28

Totaal ontvangsten

€ 172 659,66

€ 177 220,21

€ 111 429,28

Aankoop verbruiksgoederen

Andere technische kosten: algemene uitgaven Technische prestaties van derden: onderhoud materiaal Materialen, kleine gereedschappen en benodigdheden voor onderhoud Vergoedingen voor optredens, lesgevers, gidsen, enz. Aankoop machines en toestellen Totaal werkingskosten en investeringen

Reële cijfers

Printkamer Aankoop verbruiksgoederen

AFDELING HOSPITALITY DIENSTEN

55 Toelichting: Er werd in 2013 heel wat geïnvesteerd in afwerkingsapparatuur. Deze eenmalige investeringsnood bedroeg 44 528 euro. Het nieuwe contract met Canon leidde tot facturatieproblemen, waardoor het nog niet mogelijk is om een definitieve kostenberekening te maken. Ondanks het feit dat de kosten hoger zijn dan in 2012, is de eindbalans voor de organisatie positief. De nieuwe printkamer laat toe om digitaal drukwerk in huis uit te voeren. Op die manier kan, afhankelijk van de opdracht, tot 400% bespaard worden in drukkosten en kan de dienst flexibeler omspringen met oplages: intern zijn er geen minimumoplages vereist. Het werkjaar 2013 was het eerste volledige jaar waarin de Printkamer dienst deed als beheerder van de centrale papierstock. De hogere kosten wat betreft aankoop van verbruiksgoederen zijn dan ook vooral hieraan te wijten. 2.7.2.4 Werking in 2013 Het werkjaar 2013werd voor de Printkamer het jaar van de transformatie. Er werd een omslag gemaakt naar een digitale Printkamer met een volledig vernieuwd printerpark en nieuwe afwerkingsmogelijkheden. Dankzij de aankoop van een ril- & vouwmachine en een lijmbinder, kunnen voortaan hoogwaardige producten afgeleverd, variërend van uitnodigingen tot heuse boeken (zoals in 2013 de beleidsnota, het jaarverslag van de Directie Facilitair Beheer, het boek boerenerven, ...).Voor het eerst werd het mogelijk om opdrachten van de grafische producties van het provinciebestuur van naaldje tot draadje uit te voeren. De Printkamer anno 2013 levert meer toegevoegde waarde, kan kortere deadlines hanteren en is flexibeler wat betreft oplages. Ook de efficiëntie steeg, dankzij de vernieuwde mogelijkheden. Zo laten de nieuwe toestellen, in combinatie met de software, toe om meerdere beelden op één vel papier af te drukken, perfect geplaatst. Bijvoorbeeld: 4 A5 flyers moesten vroeger geprint worden op 4 A4-vellen, nu kan dat op 1 SRA3-vel. Dit verkleint het papierafval en drukt de clickkosten. Het aantal opdrachten steeg en ook het totale volume ging, na een daling in 2012, weer omhoog. Voor het eerst klokten we af op meer dan 6 miljoen clicks, waarvan meer dan 1,3 miljoen kleurenclicks. De stijging in de kleurenclicks is groot, de grens van 1 miljoen werd nooit eerder overschreden. Deze stijging is vooral te wijten aan het inbesteden van digitaal drukwerk. Als we de verhouding tussen Printkamer en decentrale multifunctionals bekijken, zien we dat er verhoudingsgewijs nog veel volume decentraal verwerkt wordt, zowel in kleur als zwart-wit en vooral ook in bulkopdrachten (30 pagina’s per opdracht of meer). De clickkosten liggen hier niet enkel hoger, de efficiëntie is ook lager (1/3e tot de helft zo traag). De Printkamer is de aangewezen plaats om deze opdrachten te verwerken. Met de afdeling ICT moet bekeken worden hoe dit punt in de toekomst kan worden aangepakt. Last but not least werden in 2013 ook de infrastructuurwerken beëindigd, waardoor de Printkamer nu in perfect optimale omstandigheden kan functioneren.

AFDELING HOSPITALITY DIENSTEN

56 2.7.2.5 Doelstellingen 2014 Om diverse redenen werd de opendeurdag in 2013 uitgesteld. Bedoeling is om deze toch te organiseren in Q1 2014. Daarnaast wordt onderzocht hoe het volume op de decentrale multifunctionals kan worden verminderd en waar mogelijk richting Printkamer kan worden versast, met het oog op de kostenefficiëntie.

2.7.3 Bodedienst 2.7.3.1 Missie De Bodedienst verzorgt de verspreiding van brieven en dossiers binnen het Provinciehuis, en de verzending van de externe post. De dienst streeft ernaar haar klanten zo effectief mogelijk te helpen met hun noden en vragen, rekening houdend met het wettelijk kader. Om dat doel te bereiken, investeert de bodedienst in kwalitatieve oplossingen op het vlak van producten, materialen en/of processen. 2.7.3.2 Personeel en organisatie De Bodedienst beschikt over één assistente (1 vte) en drie beambten (2,5 vte’s), die allen hetzelfde werk uitvoeren. De zelfstandigheid en flexibiliteit van deze medewerkers is groot. Vanuit de afdeling Hospitality wordt daarom gepleit voor een gelijkschakeling van deze functies op het niveau van assistent, enerzijds omdat het statuut van beambte door verschillende andere openbare besturen afgeschaft werd, anderzijds omdat ze ook over de competenties van assistenten moeten beschikken. 2.7.3.3 Financieel verslag Budgetcijfers

Bodedienst

Budget 2011

Budget 2012

Budget 2013

€ 8 070,00

€ 9 000,00

€ 288 850,30

€ 295 704,20

€ 216 410,20

€ 450,00

Kosten kledij bodes

€ 6 000,00

Onderhoudscontract frankeermachine

€ 1 800,00

€ 2 100,00

€ 924,00

Onderhoudscontract ophaling post

€ 1 800,00

€ 2 400,00

€ 2 476,00

Totaal werkingskosten en investeringen

€ 403 120,00

€ 389 950,00

€ 235 260,20

Opbrengst administratieve briefwisseling

€ 136 423,68

€ 139 140,00

€ 129 990,00

Totaal ontvangsten

€ 136 423,68

€ 139 140,00

€ 129 990,00

Aankoop diverse goederen Kosten administratieve briefwisseling Vergoeding voor kledingkosten

AFDELING HOSPITALITY DIENSTEN

57 Reële cijfers

Bodedienst

Rekening 2011

Rekening 2012

Rekening 2013

€ 6 202,74

€ 1 582,56

€ 4 909,39

€ 253 317,31

€ 300 000,00

€ 310 000,00

€ 300,00

€ 225,00

€ 5 999,99

€ 6 000,00

€ 0,00

€ 1 822,44

€ 922,44

€ 1 359,00

€ 2 142,91

€ 2 039,80

Totaal werkingskosten en investeringen

€ 267 179,04

€ 311 847,91

€ 324 096,63

Opbrengst administratieve briefwisseling

€ 111 198,68

€ 124 800,12

€ 71 466,82

Totaal ontvangsten

€ 111 198,68

€ 124 800,12

€ 71 466,82

Aankoop diverse goederen Kosten administratieve briefwisseling Vergoeding voor kledingkosten Kosten kledij bodes Onderhoudscontract frankeermachine Onderhoudscontract ophaling post

Toelichting: De indexering van het contract ‘ophaling post aan huis’ zorgde ervoor dat in 2013 een kleine budgetwijziging moest worden doorgevoerd De algemene frankeerkosten daalden drastisch: met meer dan 80 000 euro. De vastlegging van januari 2013, op basis van de jaarcijfers 2012, was veel te hoog.

2.7.3.4 Werking in 2013 In 2013 gebeurden geen investeringen in de Bodedienst. De daling van de kosten is een gevolg van de daling aan te versturen stukken. In 2013 werden 160 206 stukken post verstuurd, tegenover 262 098 stukken in 2012. Blijkbaar moeten de provinciale diensten voor hun campagnes meer en meer de digitale wegen bewandelen. De daling van het aantal stukken zorgde voor een totale frankeerkost van € 216 410,2 en een gemiddelde waarde per stuk van € 1,35 (ter vergelijking: de totaalkost verzendingen in 2012 bedroeg € 295 704,2).

AFDELING HOSPITALITY DIENSTEN

58 2013

Prior

Non prior

Aangetekend

Totalen

januari

2 988

9 504

1 353

13 845

februari

861

13 640

1 298

15 799

maart

947

12 775

1 159

14 881

april

947

12 777

1 159

14 883

mei

1 315

14 030

795

16 140

juni

406

11 760

943

13 109

juli

211

8002

600

8 813

augustus

189

13 830

548

14 567

september

497

13 234

974

14 705

2 840

11 933

1 623

16 396

november

311

12 891

624

13 826

december

680

10 802

760

12 242

TOTAAL

169 206

986

14 101

oktober

gemiddelde

1 016

12 098

2.7.3.5 Doelstellingen 2014 In de loop van 2014 zullen we het systeem invoeren om de te frankeren post te scheiden per directie, om zo een zicht te krijgen op de kostenverdeling.

2.7.4 Centrale Administratieve Bibliotheek (CAB) 2.7.4.1 Missie De Centrale Administratieve Bibliotheek (CAB) staat in voor het documentair beheer in het Provinciehuis. Zij streeft ernaar haar klanten zo effectief mogelijk te helpen met hun noden en vragen, rekening houdend met het wettelijk kader. Om dat doel te bereiken, investeren we in kwalitatieve oplossingen op het vlak van producten, materialen en/of processen. De CAB) heeft als belangrijkste doelstelling een intermediair te zijn tussen het personeel en de beschikbare informatie, maar heeft ook als opdracht het beantwoorden van informatievragen. Naast het beheer van de eigen collectie coรถrdineert de CAB de toegang tot de bronnen en de databanken en onderhoudt zij goede relaties en contacten met externe instanties. De CAB verzorgt de centrale aanschaf, de registratie en de ontsluiting van zowel de boeken als de abonnementen in het Provinciehuis. Daarnaast beheert de CAB het register van het Wettelijk Depot van het provinciebestuur van Limburg en zorgt zij voor de aanvraag van ISBN-nummers.

AFDELING HOSPITALITY DIENSTEN

59 2.7.4.2 Personeel en organisatie De Centrale Administratieve Bibliotheek (CAB) maakt deel uit van de Directie Facilitair Beheer, Afdeling Hospitality Diensten, Dienst Documentatie en Materiaal Beheer. In de CAB waren in 2013 zeven personeelsleden tewerkgesteld met de volgende opdrachten: coördinatie en leiding: één hoofddeskundige periodiekenbeheer: één assistent centrale aankoop en financiën: één medewerker catalogusbouw en inhoudsontsluiting, provinciaal en wettelijk depot: één medewerker De opvang en begeleiding van de gebruikers behoort tot het takenpakket van elk personeelslid van de CAB en heeft voorrang op de andere taken. 2.7.4.3 Financieel verslag Budgetcijfers

In het budget 2013 werd op het artikel 104/9207/613 ‘Provinciehuis – CAB werkingskosten’ een bedrag van € 240 000,00 gereserveerd. Het budget van 2012 bedroeg € 240 000,00. CAB

Budget 2011

Budget 2012

Budget 2013

Werkingskosten

€ 239 675,00

€ 240 000,00

Reële cijfers

De uitgave van de CAB in 2013 voor de aankoop van publicaties bedroeg € 220 333,27. De kostprijs van de abonnementen was goed voor meer dan 94 procent van de totale uitgaven. CAB

Budget 2011

Budget 2012

Budget 2013

Werkingskosten

€ 226 011,25

€ 219 191,30

€ 220 333,27

2.7.4.4 Werking 2013 Centrale aankoop In 2013 werden in het kader van de centrale aankoop 190 publicaties besteld. Hiervan werden er 40 via het digitaal formulier aangevraagd. Collectie en ontsluiting Abonnementen De collectie van de CAB bevat 1 014 verschillende periodieken (lopende en afgesloten abonnementen) en 355 vervolgwerken (aanvulwerken, zakboekjes, …).

AFDELING HOSPITALITY DIENSTEN

60 Digitale informatieverspreiding Via e-mail worden de parlementaire documenten van Vlaams parlement gesignaleerd aan de personeelsleden van het provinciebestuur. De CAB e-zine hield het personeel op de hoogte van de nieuw binnengekomen publicaties, 294 personeelsleden ontvingen de dagelijkse editie van de e-zine en 382 personeelsleden de weekeditie. Als gevolg van het nieuwe intranet is in november 2013 de CAB e-zine vervangen door het InformatiePlatform via Intractief. Het is nu mogelijk om per rubriek een allerteringsmail doorgestuurd te krijgen telkens het bestuur een nieuwe publicatie ontvangt. Monografieën De collectie monografieën van de CAB wordt ontsloten via de onlinecatalogus Vubis. Daarnaast werden 178 aanwinsten opgenomen in de weekeditie van de CAB e-zine. Digitale informatie De CAB beschikt over een collectie cd-roms die via het interne netwerk ter beschikking worden gesteld. Daarnaast is CAB geabonneerd op een aantal online databanken. Een overzicht van de digitale collectie bevindt zich op de intranetsite van CAB. Overlegstructuren Sectie- en afdelingsoverleg Regelmatig wordt in de CAB een werkoverleg gehouden. De CAB is ook rechtstreeks vertegenwoordigd in het tweewekelijkse overleg van de afdeling Hospitality Diensten. Vubis-overleg De werkgroep ‘Catalogusbouw Documentatiecentra van de Provinciale Diensten’ kwam in 2013 vijf keer samen. Bibliotheekcommissie In functie van de interne samenwerking zijn de diverse directies en diensten van het provinciehuis vertegenwoordigd in de bibliotheekcommissie. Op 10 december 2013 kwamen onder andere de vervanging van de CAB e-zine door het InformatiePlatform en de integratie van de CAB in de PBL ter sprake.

AFDELING HOSPITALITY DIENSTEN

61 Gebruik van de CAB Raadplegingen In 2013 telde de CAB 5 521 raadplegingen (waarvan 1 276 hits op de website van CAB, dit is 23,11 %). Gespreid over 244 dagen is dit een gemiddelde van 22,63 raadplegingen per dag. Uitleningen In 2013 werden 1 171 uitleningen genoteerd. Gespreid over 244 dagen is dit een gemiddelde van 4,80 uitleningen per dag. Evolutie In 2013 telde de CAB 542 raadplegingen meer dan in 2012, dit is een stijging van 10 %. Het aantal uitleningen 2013 bleef op hetzelfde peil (+ 3) van 2012. Wettelijk Depot / ISBN De CAB beheert het register van het Wettelijk Depot van het provinciebestuur van Limburg. In 2013 werden 67 depotnummers en 4 ISBN-nummers (International Standard Book Number) aangevraagd. Knipselkrant Dagelijks worden relevante artikels uit de Vlaamse media (hoofdzakelijk uit kranten) opgenomen in de knipselkrant en via intranet ter beschikking gesteld van het provinciepersoneel. In 2013 werden 40 961 raadplegingen genoteerd, dit is een gemiddelde van 3 413 per maand of meer dan 157 per dag. Vergeleken met 2012 vormt dit een stijging van 651 per maand of 7 806 raadplegingen in totaal. De CAB verzorgt deze dienstverlening sinds 2010. De raadplegingen zijn in deze periode meer dan verdubbeld.

AFDELING HOSPITALITY DIENSTEN

62 Aantal hits knipselkrant

45 000 40 000 35 000 30 000 25 000 20 000 15 000 10 000 5 000 0 2010 18 526

2011 27 179

2012 33 155

2013 40 961

2.7.4.5 Doelstellingen 2014 In 2014 wordt het documentair beheer van het Provinciehuis overgenomen door de Provinciale Bibliotheek Limburg (PBL). Dit houdt in dat de CAB, de collectie, de financiĂŤn en het personeel geĂŻntegreerd wordt in de PBL en dat zij de informatievoorziening aan het personeel zullen verzorgen.

2.7.5 Provinciaal Archief Limburg 2.7.5.1 Missie Het Provinciaal Archief Limburg (PAL) bewaart de documenten van de beleidsorganen en de diensten van het provinciebestuur Limburg. Deze documenten hebben betrekking op de rijks-, gewest- en provinciale bevoegdheden binnen het provinciebestuur. Het PAL heeft de bestuurlijke verantwoordelijkheid om de archiefbescheiden veilig te bewaren en te beheren ter ondersteuning van de werking van de provinciale administratie en de bescherming van de bestuurlijke democratie. 2.7.5.2 Personeel en organisatie In het personeelsbehoeftenplan werden voor het Provinciaal Archief Limburg 6 personeelsleden ingeschreven, bestaande uit 1 archivaris, 1 medewerker en 5 assistenten (6,5 vteâ&#x20AC;&#x2122;s). Op 31 december 2013 waren 6,5 vte in dienst, meer bepaald 1 archivaris, 0,5 medewerker en 5 assistenten. Buiten het personeelsbehoeftenplan is nog 1 4/5 vte deskundige in dienst.

AFDELING HOSPITALITY DIENSTEN

63 2.7.5.3 Financieel verslag Budgetcijfers

Provinciaal Archief Limburg

Budget 2011

Budget 2012

Budget 2013

Kantoormateriaal

€ 6 400,00

6 000,00

€ 7 000,00

Ophalen huisvuil

€ 500,00

€ 500

€ 500,00

Kopieerkosten

€ 1 000,00

1 000,00

€ 0,00

Meting archief

€ 0,00

€ 7 900,00

€ 7 500,00

Rekening 2011

Rekening 2012

Rekening 2013

Kantoormateriaal

3 580,52

5 386,81

€ 6 710,15

Ophalen huisvuil

€ 0,00

€ 496,10

€ 0,00

Kopieerkosten

€ 95,50

€ 918,23

€ 0,00

Meting archief

€ 0,00

€ 3 676,02

€ 801,14

€ 6 710,15

Totaal Reële cijfers

Provinciaal Archief Limburg

Totaal

Toelichting: Het Provinciaal Archief Limburg is vanuit financieel standpunt een kleine dienst. Dit heeft onder meer te maken met het gegeven dat deze dienst geen specifieke publiekgerichte werking ontwikkelt noch zelf publicaties uitgeeft, zoals dat bij andere archieven vaak wel het geval is. Het kantoormateriaal betreft vooral de aankoop van zuurvrije archiefdozen en archiveermappen. Het ophalen van het huisvuil betreft de gegarandeerde vernietiging van verstreken archiefdossiers. 2.7.5.4 Werking in 2013 De werking van het archief stricto sensu wordt samengevat door onderstaande tabel. Het betreft het aantal dossiers dat door het archiefpersoneel werd gewerkt. Deze cijfers zullen in de volgende pagina’s worden uitgediept en besproken om zo tot de kernproblemen van de archiefwerking te komen en die beter te definiëren in functie van mogelijke oplossingen.

AFDELING HOSPITALITY DIENSTEN

64 Aantal gearchiveerde dossiers

9 982

Aantal afgesloten dossiers

8 743

Aantal dossiers permanente bewaring

3 241

Aantal dossiers door de gebruiker vernietigd

3 370

Aantal opvragingen Aantal dossiers aangeboden om te archiveren

940 12 276

Strategisch actieplan Op 9 mei 2010 werd aan de deputatie het ‘Strategisch actieplan 2010-2013 Provinciaal Archief Limburg’ voorgesteld. Dit strategisch plan behandelt naast de algemene beleidsdoelstellingen de specifieke problemen op het vlak van achterstanden, recurrente taken en personeelsinvulling. In het ‘Strategisch actieplan 2010-2013’ werden de volgende prioriteiten met implicatie op personeelsvlak naar voor geschoven: recurrente taken: correcte uitvoering van de kerntaken wegwerken van de achterstanden digitalisering van de buurtwegen Ariadne Het is op de eerste plaats belangrijk er op te wijzen dat de cijfers die voor het archief werden gegenereerd, afkomstig zijn uit Ariadne. Het dossieropvolgingsprogramma is een uitgelezen instrument om niet enkel de informatiestromen in een organisatie te beheren, maar ook om de relatie tussen informatiestromen en archivering in kaart te brengen. Een belangrijke voorwaarde voor het genereren van correcte informatie is discipline en een correct gebruik van Ariadne. Deze voorwaarden blijven in 2013 nog onvoldoende vervuld waardoor de onderstaande gegevens een zekere foutenmarge in zich dragen. Om de foutenmarge te verkleinen werd in 2012 verder gewerkt aan een complete herstructurering van Ariadne. Dit betekent dat de dossieronderwerpen, de procescodes en enkele bijbehorende metadata (een onderliggende organisatiestructuur die context, inhoud en structuur van de records en hun beheer beschrijft), werden afgewerkt. Ondanks het feit dat de implementatie werd voorzien voor aanvang 2013, zal deze omwille van organisatorische redenen binnen enkele beheercellen pas kunnen plaatsvinden in maart 2014. Met het oog op deze implementatie werd de communicatie al voorbereid en werden de noodzakelijke teksten op intranet geplaatst.

AFDELING HOSPITALITY DIENSTEN

65 Voor de verdere uitwerking werden volgende documenten aan het Ariadneteam overgemaakt: Woordenlijst dossieronderwerpen Woordenlijst procesnamen Beschrijving van de metadata Woordenlijst beleidsdomeinen Woordenlijst stukregistratie De bewaartermijnen Richtlijnen voor het opmaken van dossierbeschrijvingen De Ariadneprocessen Dossiervorming, overdracht en archivering Sinds het werkjaar 2003 werd een quasi constante toename vastgesteld van het aantal dossiers dat werd opgestart, maar dat uiteindelijk door de gebruiker zelf werd vernietigd. Het betreft dus dossiers die tot geen enkele officiĂŤle output hebben geleid. In 2013 kon een duidelijke afname worden vastgesteld.

Aantal dossiers door gebruiker vernietigd

4000 3500 3000 2500 2000 1500 1000 500 0 2003

2004

2005

2006

2007

2008

2009

2010

2011

2012

2013

Wanneer rekening wordt gehouden met de 15 424 dossiers die in 2013 ter archivering werden aangeboden, betreft het circa 16 % van al de dossiers die op jaarbasis binnen Ariadne geregistreerd werden opgestart. Vermoedelijk is het aantal dergelijke dossiers nog hoger omdat niet alle dossiers in Ariadne worden gestart. Indien wordt beslist om enkel de officiĂŤle dossiers in Ariadne te behouden en alle dossiers via het toekomstig te installeren sharepoint op te starten, zullen dergelijke gegevens niet langer kunnen worden gemeten.

AFDELING HOSPITALITY DIENSTEN

Aangeboden Aantal dossiers aangeboden voor

Gearchiveerd 20000

Verschil

archivering

15000 10000 5000 0 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013

In 2013 werden 15 424 dossiers ter archivering aangeboden.2 Na 2008 en 2009, de jaren waarin een belangrijke reorganisatie van de provinciale administratie werd doorgevoerd, stabiliseerde de situatie zich op het vlak van overdracht en werd rekening gehouden met een gemiddelde jaarlijkse toename van ca. 12 000 tot 13 000 dossiers. Uit de cijfers blijkt echter dat het aantal aangeboden dossiers opnieuw sterk is toegenomen. In 2013 werden in totaal 14 201 dossiers effectief gearchiveerd. Dit betekent dat deze dossiers daadwerkelijk naar het archief werden overgebracht en aan een doosnummer gekoppeld. Sinds 2003 is dat het hoogste aantal. Niettemin is de achterstand met 1 223 dossiers toegenomen. De archivering van binnengekomen dossiers kent momenteel een geschatte achterstand van circa 33 800 dossiers of circa 4,5 manjaar. Redelijkerwijs werd verwacht dat vanaf 2013 de achterstand in archivering geleidelijk zou verminderen. Dat is niet gebeurd. Hoewel de problematiek van onzorgvuldig archiveren en het verzenden van dossiers naar het archief die hier niet thuishoren sterk teruggelopen leek, is een blijvende aandacht noodzakelijk. Om een verdere correcte analyse te maken is het noodzakelijk enkele detailtabellen te bekijken, te beginnen met de toename van de dossiers per klant over het jaar 2013. Wat betreft de toename van het aantal dossiers per klant voor het jaar 2013, blijkt op het eerste gezicht een relatief evenwichtige verdeling. De stafdiensten van de griffier hebben nauwelijks dossiers afgeleverd.

Informatie in Tabel Archivering Ariadne Ter archivering aangeboden wil zeggen dat deze dossiers op de dienst van de administratie zelf in Ariadne werden gearchiveerd. Dit betekent niet noodzakelijk dat zij naar het archief werden overgebracht.

AFDELING HOSPITALITY DIENSTEN

67 Toename dossiers

2007

5000

2008

jaar/klant

2009 3750

2010 2011 2012

2500

2013 1250

0 Staf

Mens

Ruimte Financiën

HRM

Facilitair Gouverneur

Uit het overzicht van het totaal aantal gearchiveerde dossiers per klant in het jaar 2013, blijkt dat de aandacht vooral was gevestigd op de Directie Financiën, Directie Ruimte, de Directie Facilitair Beheer en de Diensten Gouverneur. Het overzicht van de toename van de dossiers per klant over meerdere jaren laat nog altijd significante schommelingen zien. Wanneer de resultaten per jaar worden uitgesplitst, wordt duidelijk dat zich binnen de directies grote schommelingen voordoen in het aanbieden van dossiers ter archivering. Het verschil tussen de toename van de overgedragen dossiers en de werkelijk gearchiveerde dossiers per dienst toont wel een gunstiger tendens. Dit verschil zou namelijk voor al de directies wat gelijkmatig verdeeld moeten zijn. Dit is nog niet het geval. Maar nu is in tegenstelling tot 2012 enkel voor de Directie Financiën een negatief verschil vast te stellen. Bij de Directie Financiën kan een duidelijk negatief verschil worden aangeduid tussen aangeboden en gearchiveerde dossiers. Dat negatief verschil is de vertaling van het gegeven dat voor de Directie Financiën tijdens 2013 meer dossiers werden gearchiveerd dan er ter archivering zijn aangeboden. In deze directie is dus een deel van de achterstanden weggewerkt. De keerzijde is echter dat bij andere directies de achterstand verder is gegroeid. De grafiek leidt tegelijk dus ook tot het inzicht dat door de combinatie van de opgelopen achterstand door de jaren en de sterk wisselende overdrachten het archiveringsproces in het PAL onvoldoende systematisch kan verlopen. Dit heeft tot gevolg dat een niet-correcte archivering van één directie rechtstreeks tot gevolg heeft dat de dossiers van een andere directie niet of onvoldoende kunnen worden behandeld. De bovenstaande gegevens tonen aan dat: 1. de opgebouwde achterstand nog altijd geen gestructureerde archivering toelaat, maar 2. ook dat het ongestructureerd overmaken van dossiers aan het archief nog altijd een gestructureerde archivering in de weg staat.

AFDELING HOSPITALITY DIENSTEN

68 Samenvattend kan op dit ogenblik worden gesteld: Ariadne: nog altijd worden teveel dossiers ter archivering naar het archief overgebracht. Door een consequente toepassing van Ariadne in de dossiervorming kan het archiveringsvolume substantieel worden teruggedrongen. De hervorming van de procescodes, die dat moet toelaten, kan worden geïmplementeerd. Een structurele en permanente archivering is noodzakelijk. Op dat vlak is duidelijk verbetering merkbaar maar blijft ook nog een weg af te leggen. In het licht van de huidige ontwikkelingen is het van groot belang om niet alleen aandacht te schenken aan digitale informatiestromen, maar ook om het digitaal depot, dat een permanente bewaring van archieven toelaat, dringend en grondig voor te bereiden (zie infra). Depotbeheer Het archief is in 2013 met 2 479 dozen toegenomen, goed voor 248 meter3. Het betreft enkel dozen met werkelijk gearchiveerde dossiers. De dossiers, die door de diensten naar het archief werden verzonden en zich nog in het tussenarchief bevinden, zijn hierin niet opgenomen. Bovenstaande lijngrafiek illustreert de jaarlijkse toename in dossiers en in volume. Voor 2013 is zowel het aantal gearchiveerde dossiers als het volume gestegen. In 2013 werd voortgewerkt aan de reorganisatie van het archief. Deze rationalisatie gebeurt onder meer door de herinventarisering en herlocatie van de archiefreeksen, door de inrichting van een depot voor permanente bewaring (EK 14), door de open rekken tussen de archiefreeksen zoveel mogelijk weg te werken. Voor de kunstlegaten is er voorlopig nog geen oplossing. Digitaal depot Een van de belangrijkste uitdagingen naar de nabije toekomst op het vlak van digitaal informatie- en documentenbeheer, is de ontwikkeling van het digitaal depot. Op dat vlak werden de eerste voorbereidingen getroffen door het opstellen van een ‘metadataschema voor de provincie Limburg’ en door deelname aan werkgroepen Digitaal Archief Vlaanderen. Afvoer en vernietiging Bij de samenstelling van het strategisch actieplan (STRAP) werd ook een algemene achterstand vastgesteld met betrekking tot de selectie en vernietiging van oude dossiers. De volgende archiefreeksen werden voor vernietiging geselecteerd: Dossiers van de leningen (453 dozen). Verkiezingsbrieven (vernietigingslokaal). Financiën: voorstellen, aangiften en de rekeningen tot 2008, bewaartermijn 5 jaar, 59 m.

AFDELING HOSPITALITY DIENSTEN

69 Ontsluiting Raadpleging door de provinciale administratie Het totaal aantal opgevraagde dossiers bedraagt 3 934. Uit het overzicht blijkt dat de interne opvragingen via e-mail blijven toenemen terwijl de opvragingen via Ariadne sterk zijn afgenomen. Zulke handelswijze is geen goede zaak omdat ze, in tegenstelling tot het gebruik van Ariadne, een controle op de uitleningen moeilijk maakt. De verklaring hiervoor ligt in de achterstand in de verwerking van de overgedragen dossiers. Wanneer een dossier per e-mail wordt opgevraagd, hebben de archiefmedewerkers gemiddeld genomen driemaal meer tijd nodig om het betrokken dossier terug te vinden. Slechts indien de betrokken diensten met zorg de overdracht behandelen, kan dit tijdverlies worden beperkt. De volgende grafiek biedt een overzicht van het aantal opgevraagde dossiers 2013 per klant/dienst. Het is echter maar mogelijk een exacte uitsplitsing te maken van de opvragingen die via Ariadne gebeurden. Het valt op dat de Directie Ruimte (60 %) en de Directie Financiën (18 %) hierin prominent vertegenwoordigd zijn.

Opgevraagde dossiers

4% 8% 1%

per klant/dienst

3% 6%

Staf Mens Ruimte Financiën

18%

HRM 60%

Facilitair Gouverneur

Leeszaalwerking De evolutie van het aantal bezoekers tijdens de laatste 8 jaar worden in de volgende grafiek weergegeven. In de cijfers zitten evenwel ook herhalingsbezoeken. In ieder geval blijkt dat het PAL wordt gewaardeerd voor zowel dossiers (onder meer restauratiedossiers) als voor persoonlijk historisch onderzoek. De raadplegingen door externen blijven in relatie tot de opvragingen door de provinciale administratie beperkt tot slechts 6 procent. Ze weerspiegelen niet het reële belang van het archief en belasten de werking niet wezenlijk. Dit blijkt duidelijk uit de onderstaande grafiek die de verhoudingen tussen de verschillende categorieën weergeeft.

AFDELING HOSPITALITY DIENSTEN

70 Digitalisering van de buurtwegendossiers De digitalisering van de buurtwegendossiers is nog steeds één van de hoofdprioriteiten van het PAL. Het aandeel van de opvragingen voor dit project is aanzienlijk en vertegenwoordigt voor 2013 maar liefst 30 % van alle opvragingen bij het PAL, tegenover 16 % in 2011 en 20 % in 2012. Deze evolutie heeft uiteraard consequenties voor de werking, hoewel de ondersteuning door de Dienst Wegen substantieel is. De digitalisering heeft ook tot gevolg dat de inventarissen van deze dossiers grondig moeten worden herbekeken. Deze opdracht is voltooid voor de gemeenten Alken tot en met Genk. Wetenschappelijke werking Inventarissen Het beschrijven van het archief en het opmaken van de inventarissen behoort tot de kerntaken van de werking. De volgende inventarissen werden in 2013 aangemaakt: algemene inventaris van de archiefreeksen in het provinciaal Archief wordt geactualiseerd het archief ‘Wereldoorlog I’; voltooid en uitgegeven in samenwerking met het Provinciaal Centrum Cultureel Erfgoed (PCCE) (Karel Strobbe) het Provinciaal Museum voor Moderne Kunst: voltooid (Robert Nouwen) Publicaties Volgende publicaties werden geschreven onder meer op basis van archiefonderzoek in het PAL: Limburg 1914-1918. Kleine verhalen in een Groote Oorlog. Bronnengids (http://erfgoedplus.be/dossier/limburg-1914-1918/limburg-1914-1918). B. Demaseure, Boeren, boter en bezetters. Onderzoeksgids landbouw, voeding en Eerste Wereldoorlog, Centrum voor Agrarische Geschiedenis, Leuven, 2013, bijzonder 133-134. R. Nouwen. Het Provinciaal Archief Limburg: een goudmijn voor historici, in: Limburg – Het Oude Land van Loon, 92, 2013, 76-78 R. Nouwen, Het Romeins wegennet van Tongeren: van mijlpaal tot de atlassen der buurtwegen, in: Limburg – Het Oude Land van Loon, voor zien voor 2014 Op de website ‘Erfgoedplus.be’ werden de oorlogskarikaturen, die in het archief worden bewaard, gepubliceerd. Wetenschappelijke projecten en studiedagen Robert Nouwen nam deel aan volgende studiedag: 2013-09-12 & 13: Informatie aan zee. Informatie aan Zee is een interactief gebeuren voor informatieprofessionals. Het omvat een beursgedeelte en een omvangrijk programma van presentaties, workshops, panels en productpresentaties. Robert Nouwen hield in de sessie ‘Metadata’ een voordracht onder de titel: ‘Metadata is a messy subject!’ De ontwikkeling van metadatasets voor een overheidsadministratie. Voor de verbouwing en restauratie van het Begijnhof Hasselt leverde het PAL een overzicht van de oude plannen en de bijhorende informatie.

AFDELING HOSPITALITY DIENSTEN

71 Daarnaast hield de Geschied- & Heemkundige Kring Dilsen-Centrum, Vlessersweg 40, te 3650 Dilsen-Stokkem tijdens het weekend van 13-15 december een historische tentoonstelling over Dilsen die werd opgebouwd met documenten uit het PAL. Introductiedagen en vorming Ondersteuning en opleidingsmomenten voor de provinciale personeelsleden die mee voor archivering verantwoordelijk zijn, zijn belangrijk. Het Provinciaal Archief Limburg (PAL) werkte in dat kader mee aan de vier introductiedagen voor nieuwe ambtenaren bij het provinciebestuur. 2.7.5.5 Doelstellingen 2014 Het is duidelijk dat de achterstanden in archivering een gevolg zijn van zowel een personeelsproblematiek als van een ongestructureerd en onzorgvuldig overdragen aan het PAL anderzijds. De personeelsproblematiek heeft intussen een correcte oplossing gekregen. Voortaan kan de volle aandacht gaan naar het wegwerken van de achterstanden. Deze achterstanden situeren zich op twee domeinen, meer bepaald op het vlak van dossiers die moeten worden gearchiveerd ĂŠn op dossiers die moeten worden vernietigd. Om deze achterstanden weg te werken zijn vier concrete acties noodzakelijk: op de eerste plaats dient aan het ongestructureerd en onzorgvuldig overdragen aan het PAL voortdurend aandacht te worden geschonken. Uit de analyses blijkt duidelijk dat Ariadne als instrument voor informatiebeheer, dossieropvolging en archivering door de directies en de diensten nog onvoldoende wordt gebruikt. De directies en de diensten zien nog onvoldoende de mogelijkheden van Ariadne. Er is onvoldoende besef dat dit onvermijdelijk een directe weerslag heeft op de werking van het Archief, maar ook dat dit een reĂŤle bedreiging vormt voor de goede werking van de administratie. de verdere implementatie van Ariadne, met vooral een correcte invoering van de bewaartermijnen. Dit moet toelaten om het aantal dossiers dat aan het archief wordt overgedragen, te verminderen en de te vernietigen documenten vlot uit het archief te verwijderen. in 2014 zal de hoofdaandacht uitgaan naar de archivering van de achterstallige dossiers. Het betreft in totaal circa 38 000 stuks. tevens zal bijzondere aandacht moeten worden geschonken aan de dossiers van de Vlaamse Gemeenschap, die ten gevolge van de verhuis van de Vlaamse ambtenaren, zullen moeten worden overgedragen. naast het wegwerken van de achterstanden op het vlak van archiveren, is het bijzonder belangrijk dat aan de vernietiging van niet noodzakelijke dossiers wordt gewerkt. Op dit ogenblik nemen zij naar schatting vier kilometer rekken in. Als dit probleem niet wordt opgelost, wordt het PAL spoedig met een tekort aan archiefruimte geconfronteerd. In de toekomst zullen digitale archivering en digitale depotwerking een steeds belangrijker rol spelen in het beheer van een overheidsadministratie. Deze digitale depotwerking moet gericht zijn op een permanente bewaring van belangrijke dossiers die in de toekomst ongetwijfeld digitaal worden aangeleverd (onder meer voor milieuvergunningen). De integriteit en de authenticiteit van e-documenten kan echter enkel worden gewaarborgd mits een correct

AFDELING HOSPITALITY DIENSTEN

72 gebruik van metadata, waarbij ook de digitale handtekening – als essentieel informatieobject – onmiddellijk mee wordt aangeleverd en gearchiveerd.

2.8 Onthaaldienst 2.8.1 Missie De Onthaaldienst is gericht op de uitbouw van een klantvriendelijke en professionele ontvangst waarbij processen, middelen en mensen maximaal op elkaar worden afgestemd. De dienst is verder verantwoordelijk voor een aantal taken die inhoudelijk aan elkaar gerelateerd zijn en voorheen over verschillende diensten waren verspreid. Het samenvoegen van deze taken in de Onthaaldienst heeft als centrale doelstelling deze opdrachten beter op elkaar af te stemmen, waardoor de dienstverlening geoptimaliseerd kon worden. De kerntaken van de Onthaaldienst zijn: organisatie van de ontvangst; protocollaire ontvangsten; zalenbeheer en logistieke ondersteuning bij activiteiten; veiligheid / conciërge.

2.8.2 Personeel en organisatie De onthaalploeg staat in voor de ontvangst van bezoekers en leveranciers. Ontvangst en verwijzing zijn de belangrijkste taken, samen met de bediening van de telefooncentrale en het alarm. Naast de baliewerking worden de medewerkers ook ingeschakeld voor ontvangsttaken. De ploeg bestaat momenteel uit 7,2 vte’s.

AFDELING HOSPITALITY DIENSTEN

73 2.8.3 Financieel verslag Budgetcijfers Onthaal dienst Conciërge/veiligheid Protocollaire ontvangsten Aankoop interactieve borden Vergaderzalen/faciliteiten Onthaaldienst Totaal

Budget 2011

Budget 2012

Budget 2013

€ 1 000,00

€ 1000,00

€ 107 485,84

€ 77 325,00

€ 77 500,00

€ 0,00

€ 40 000,00

€ 0,00

€ 8 841,20

€ 8 575,00

€ 10 500,00

€ 26 287,50

€ 26 400,00

€ 25 500,00

€ 7 900,00

€ 153 300,00

€ 114 500,00

Rekening 2011

Rekening 2012

Rekening 2013

€ 45,00

€ 1000,00

€ 902,09

€ 85 836,20

€ 53 038,36

€ 36758,94

€ 0,00

€ 33 589,00

€ 3 523,62

€ 5 307,30

€ 1 747,54

€ 20 404,95

€ 19 940,55

€ 19 896,77

€ 109 809,77

€ 112 875,2

€ 59 305,34

Reële cijfers Onthaal dienst Conciërge/veiligheid Protocollaire ontvangsten Aankoop interactieve borden Vergaderzalen/faciliteiten Onthaaldienst Totaal Toelichting: De budgetten en de uitgaven zijn ongeveer status quo gebleven. We noteren de aankoop van de interactieve borden, een eenmalige investering (budget 2012) en een daling van de uitgaven voor protocollaire ontvangsten omdat het bestuur niet meer deelneemt aan de ‘Tefaf’ in Maastricht.

AFDELING HOSPITALITY DIENSTEN

74 2.8.4 Werking in 2013 2.8.4.1 Onthaalploeg De onthaalploeg staat in voor de ontvangst van bezoekers en leveranciers aan de balies. Ontvangst en verwijzing zijn de belangrijkste taken, samen met de bediening van de telefooncentrale en de alarminstallatie. De organisatie van de ontvangst aan de balies bepaalt de eerste indruk van de bezoekers over het provinciebestuur. De huidige inrichting van de ontvangstruimte aan de bezoekersingang maakt een systematische opvang en registratie van iedere bezoeker niet mogelijk, waardoor er geen cijfers over bezoekersaantallen kunnen worden voorgelegd. Naast de baliewerking worden de receptionisten ook ingeschakeld voor: ontvangsttaken bij activiteiten in de Boudewijnzaal van het Provinciehuis: 129 ontvangsttaken bij activiteiten op externe locaties: 13 ontvangsttaken bij protocollaire gelegenheden in het Provinciehuis of op een externe locatie: 26 Het aantal activiteiten in de Boudewijnzaal is lichtjes gestegen. De protocollaire ontvangsten zijn verminderd omdat in 2012 alle burgemeesters individueel werden ontvangen voor hun eedaflegging. In 2013 noteerden we de Blijde Intrede van het Belgische vorstenpaar, een ontvangst die veel voorbereiding en organisatie heeft gevergd. 2.8.4.2 Protocollaire ontvangsten Met de organisatie van de protocollaire ontvangsten willen we het relatienetwerk van het bestuur verstevigen, verbeteren en uitbreiden. Verder wordt gestreefd naar een kwaliteitsvolle invulling van de ontvangsten, rekening houdend met het feit dat zij het imago van het bestuur sterk beĂŻnvloeden en profileren. De verdere kwalitatieve uitbouw is belangrijk omdat de impact en de visibiliteit van deze activiteiten groot zijn. De protocollaire ontvangsten worden georganiseerd in opdracht van de gouverneur, de deputatie en de provinciegriffier. Ook externe instanties kunnen opdrachtgever zijn, zoals bij een koninklijk of prinselijk bezoek of bij een bezoek van een ambassadeur. Naast het coĂśrdinerend werk van de dienstverantwoordelijke, bieden de receptionisten hierbij de nodige ondersteuning door diverse taken te verzorgen zoals: eerste opvang van genodigden, inschrijven van gasten, informatie geven, begeleiding van gasten, assistentie geven bij de catering, vestiaire verzorgen, plaatsen toewijzen, relatiegeschenken of gadgets bezorgen enz. In 2013 werden 26 protocollaire ontvangsten georganiseerd, waarvan 13 ontvangsten op externe locaties. Hierbij werden telkens receptionisten van de onthaalploeg ingeschakeld. Meer dan 2 057 gasten werden via deze protocollaire ontvangsten door de gouverneur, de deputatie en provinciegriffier ontvangen.

AFDELING HOSPITALITY DIENSTEN

75 Overzicht protocollaire ontvangsten 2013: • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • •

•

Eedaflegging van Johnny De Raeve als burgemeester van Zonhoven, salon van de gouverneur, 2 januari 2013 Eedaflegging van Patrick Hermans als burgemeester van Diepenbeek, salon van de gouverneur, 2 januari 2013 Nieuwjaarsontvangst van het bestuur, Boudewijnzaal, Hasselt, 9 januari 2013 Eedaflegging van Raf Terwingen als burgemeester van Maasmechelen, salon van de gouverneur, 14 januari 2013 Ontvangst Task Force en Expertengroep met persconferentie, Provinciehuis, Hasselt, 1 februari 2013 Ontvangst gasten ‘Duivenvlucht Bourges’, Boudewijnzaal, Hasselt, 18 februari 2013 Ontvangst van de Ambassadeur van het Koninkrijk der Nederlanden, Zijne Excellentie Henne Schuwer, Hasselt, 22 februari 2013 Ontvangst van de relaties van de deputatie in het kader van de tentoonstelling ‘De Etrusken. Una Storia Particulare’, PGRM, Tongeren, 15 maart 2013 Eedaflegging van Guy Ernon als OCMW-voorzitter van Voeren, salon van de gouverneur, 16 maart 2013 Ontvangst van de buitengewoon en gevolmachtigde ambassadeur van Letland, H. Excellentie Mevrouw Lelde Lèce Licéte, salon van de gouverneur, 27 maart 2013 Ontvangst van de provincieraadsleden in het kader van de tentoonstelling ‘De Etrusken. Una Storia Particulare’, PGRM, Tongeren, 27 maart 2013 Ontvangst van Prof. Jeremy Rifkin over het thema ‘economie en ecologie’ met persconferentie, ambtswoning van de gouverneur, 22 april 2013 Voordracht door Prof. Jeremy Rifkin over het thema ‘economie en ecologie’, UH, oude gevangenis, 22 april 2013 Begeleiding van de delegatie naar het Federaal Parlement in Brussel, 8 mei-plechtigheid, 8 mei 2013 Te Deum, kathedraal en kransneerlegging monument gesneuvelden, ontvangst Stadhuis Hasselt, 21 juli 2013 Organisatie van de ontvangst van 7 jongeren op de militaire parade in Brussel ter gelegenheid van 25 jaar Albert II, 21 juli 2013 Ontvangst Braziliaanse delegatie, Erehal Provinciehuis, Hasselt, 9 augustus 2013 Blijde Intrede van Hunne Majesteiten Koning Filip en Koningin Mathilde, ontvangst in de Boudewijnzaal en in de ambtswoning van de gouverneur, Hasselt, 24 september 2013 Plechtige opening van het academisch jaar van de Universiteit Hasselt, ontvangst in de ambtswoning van de gouverneur, Hasselt, 27 september 2013 Ontvangst van gasten gedeputeerde Inge Moors, Erehal Provinciehuis, Hasselt, 5 oktober 2013 Begeleiding van de delegatie kinderen naar de plechtigheden ter gelegenheid van Wapenstilstand in het Federaal Parlement, Brussel, 11 november 2013 Viering kathedraal met kransneerlegging aan het monument van de gesneuvelden ter gelegenheid van Wapenstilstand, Hasselt, 11 november 2013 Ontvangst van de Ambassadeur van Duitsland, Zijne Excellentie Eckart Cuntz, Provinciehuis, Hasselt, 12 november 2013 Te Deum en ontvangst in het stadhuis van Hasselt ter gelegenheid van het Feest van de Dynastie, Hasselt, 15 november 2013 Begeleiding van de delegatie rond het thema ‘Europees Burgerschap’ ter gelegenheid van de plechtigheden in het kader van Koningsdag in het Federaal Parlement, Brussel, 15 november 2013 Huldiging provinciepersoneel, Boudewijnzaal Provinciehuis, Hasselt, 13 december 2013

AFDELING HOSPITALITY DIENSTEN

76 2.8.4.3 Zalenbeheer en reserveringen Een algemeen beeld van de reserveringen met behulp van enkele cijfers:

Voerenzaal

Aantal reserveringen A-blok: 1 678 (-8.8 %

263

Maaszaal

ten opzichte van 2012

Kempenzaal 2

119

Kempenzaal 1 + 2

Kempenzaal 1

161

Herkzaal

218

Haspengouwzaal 2

117

Haspengouwzaal 1 + 2

Haspengouwzaal 1

157

Dommelzaal

262

Demerzaal

292 0

150

Vlaanderenzaal

Aantal reserveringen F-blok: 2 622 (+ 14,3 % ten opzichte van 2012

225

300

172

vergaderzaal griffier

vergaderzaal gouverneur

260

vergaderzaal F2

397

salon gouverneur

raadzaal en erehal

raadzaal

217

Limburgzaal

250

Land van Loonzaal

kleine deputatiezaal

174

kantoor van deâ&#x20AC;Ś

kabinet gedeputeerde

Europazaal

298

Euregiozaal

343

Erehal

eetzaal gouverneur

101

deputatiezaal

Boudewijnzaal

129 0

100

200

300

400

De cijfers spreken voor zich: een lichte daling van de reservaties, maar een hoger bezoekersaantal in de A-blok.

AFDELING HOSPITALITY DIENSTEN

77 Aantal bezoekers voor de vergaderruimten In de vergaderruimten werden volgende aantallen bezoekers genoteerd: A-Blok: F-Blok: Algemeen totaal: Gemiddelde per maand:

27 670 bezoekers 54 589 bezoekers 82 259 bezoekers 6 855 bezoekers

Aangezien het aantal vergaderingen in de vakantiemaanden juli en augustus veel lager ligt, is het gemiddelde dat wordt aangeven een realistisch cijfer. Het aantal activiteiten in de F-blok steeg en nam iets af in de A-blok. Het aantal deelnemers steeg echter in het totaal van 65 636 naar 82 259 bezoekers. 2.8.4.4 Conciërge en veiligheid De veiligheid van het Provinciehuis en de H-blok optimaliseren en garanderen in relatie tot een effectief toegankelijkheids- en ontvangstbeleid. De conciërgeopdracht voor het Provinciehuis en de H-blok wordt waargenomen door twee gezinnen die beschikken over een woning op het terrein van het Provinciehuis. Zij vervullen deze opdracht beurtelings. Elke vrijdagmorgen om 7.30u wordt de permanentie overgedragen naar de collega die de dienst voor de komende week overneemt. De huisbewaardersopdracht loopt elke werkdag van 18.30 u tot 8.00 u en permanent tijdens de weekends en op feestdagen. Op werkdagen tussen 8.00 u ’s morgens en 18.30 u ’s avonds, wordt de veiligheid in het Provinciehuis en de H-blok bewaakt vanaf de balie van het bestuursgebouw. In geval van alarmen of technische storingen worden zij ondersteund door de technische dagpermanentie vanuit de dienst onderhoud bij de afdeling Real Estate / Gebouwen. In de maand juli 2013 werd een huisbewaardersechtpaar na meer dan 25 jaar dienst op eigen verzoek vervangen. Op 25 juni 2013 werd een ontruimingsoefening georganiseerd voor het provinciehuis. Uit de debriefing kwamen een aantal aandachtspunten aan de orde waaraan we werken voor een verdere verbetering van de ontruimingsoefeningen. Dit dossier wordt gerealiseerd in overleg tussen de afdeling Hospitality, de afdeling Real Estate / Gebouwen en de Interne dienst voor Preventie en Bescherming (IDPB). Een compleet draaiboek, samen met technische aspecten zoals de samenstelling en opleiding van de brandploeg, krijgt prioritaire aandacht.

AFDELING HOSPITALITY DIENSTEN

78 2.9 Dienst Intern Beheer 2.9.1 Missie De Dienst Intern Beheer van het Provinciehuis heeft als belangrijkste doel de uitvoering van alle operationele logistieke bewegingen binnen in het bestuursgebouw en de gebouwen G en H. Verder omvat de missie de coördinatie van externe verhuizingen, het beheer van het wagenpark, de organisatie van koerierdiensten, sneeuw- en ijzelbestrijding en het afval- en voorraadbeheer. Deze logistieke bewegingen worden zodanig georganiseerd dat de dienstverlening aan alle interne en externe klanten efficiënt, kwaliteitsvol, klantvriendelijk en met optimale inzet van mensen en middelen wordt uitgevoerd.

2.9.2 Personeel en organisatie De Dienst Intern Beheer maakt deel uit van de Directie Facilitair Beheer, afdeling Hospitality Diensten. In 2013 waren er 10 personeelsleden voltijds tewerkgesteld, bestaande uit: 1 hoofdmedewerker: coördinatie van de dienst 2 assistenten: verhuizingen, afvalbeheer, sneeuw- en ijzelbestrijding 7 assistenten: chauffeurs van de leden van de deputatie.

2.9.3 Financieel verslag Budgetcijfers Intern Beheer

Budget 2011

Budget 2012

Budget 2013

Wagenparkbeheer

€ 211 525,00

€ 242 325,00

€ 267 825,00

Verhuizingen

€ 23 250,00

€ 44 950,00

Afvalbeheer

€ 17 950,00

€ 23 000,00

€ 26 000,00

Stockbeheer

€ 43 750,00

€ 66 250,00

€ 65 250,00

€ 296 475,00

€ 376 525,00

€ 404 025,00

€ 85 800,00

€ 128 310,00

€ 75 000,00

€ 279 384,00

€ 228 500,00

€ 220 000,00

€ 55 000,00

€ 31 500,00

€ 19 500,00

€ 420 184,00

€ 388 310 ,00

€ 314 500,00

Totaal Gewone dienst Wagenparkbeheer Verhuizingen – aankoop meubels Stockbeheer Totaal Buitengewone dienst

AFDELING HOSPITALITY DIENSTEN

79 Reële cijfers Intern Beheer

Rekening 2011

Rekening 2012

Rekening 2013

€ 194 538,00

€ 230 243,00

€ 252 337,21

Verhuizingen

€ 9 506,00

€ 21 808,00

€ 45 815,47

Afvalbeheer

€ 12 750,00

€ 16 952,00

€ 18 230,00

Stockbeheer

€ 32 375,00

€ 39 285,00

€ 64 063,74

€ 249 169,00

€ 308 288,00

€ 380 446,42

€ 25 634,26

€ 31 395,67

€ 5 500,00

€ 110 819,35

€ 67 313,59

€ 96 178,53

€ 35 090,00

€ 2 964,50

€ 8 512,35

€ 171 543,61

€ 101 673,76

€ 110 190,88

Wagenparkbeheer

Totaal Gewone dienst Wagenparkbeheer Verhuizingen – aankoop meubels Stockbeheer Totaal Buitengewone dienst

Toelichting: Bij de exploitatiebudgetten: In 2013 werd een stijging van de kosten van het wagenparkbeheer met 10% genoteerd. Deze verhoging is toe te schrijven aan de stijgende brandstofprijzen en de afrekening wegens einde contract van de oude leasewagens. De verdubbeling van de uitgaven verhuiskosten was toe te schrijven aan de verdere uitbesteding van deze opdrachten aan derden, de verhuis van de dienst onderwijs naar de Kunstlaan, aanpassingswerken in de drukkerij, enzovoort. Er is slechts een lichte stijging van de kosten afvalbeheer, de uitwerking van het raamcontract en de selectieve inzameling werpen hun vruchten af. Voor de post stockbeheer is er een reële stijging van 60 % ten opzichte van 2012. De beschikbare middelen van 2013 werden in tegenstelling tot 2012 volledig uitgeput door de aankoop van diverse verbruiksgoederen als voorraad of buffer. Bij de investeringsbudgetten: Voor het wagenparkbeheer werd in 2013 slechts 7 % van het investeringsbudget gebruikt, namelijk voor de aankoop van een 2de handswagen voor de Bosgroepen. De voorziene aankoop van een elektrische wagen werd vervangen door de leasing van een dergelijke wagen en is bijgevolg ten laste van de exploitatiekosten. Op dit budget is ook een bufferbedrag voorzien voor onverwachte aankopen na een ongeval met één van de wagens. Het voorziene budget voor de aankoop van nieuwe meubels werd slechts voor 45 % aangewend, dit voor de aankoop van enkele kleine mobiel-archiefrekken, alsook voor bijkomend meubilair, waaronder de jaarlijkse gedeeltelijke vernieuwing van bureelstoelen.

AFDELING HOSPITALITY DIENSTEN

80 2.9.4 Werking in 2013 Afvalverwerking Het door het personeel selectief gesorteerd afval, afkomstig van het Provinciehuis en de blokken G en H, wordt door de poetsfirma naar de kelders afgevoerd en door de Dienst Intern Beheer worden deze afvalstromen verwerkt. Het restafval, 262 200 L op jaarbasis, wordt afgevoerd via een containerdienst en 60 ton papierafval werd afgevoerd via een gespecialiseerde firma. Het overschot wordt rechtstreeks naar het containerpark van Hasselt gebracht. Belangrijke conclusie: Door de selectieve ophaling van het afval kon de restfractie van het afval sterk worden verminderd. Verhuizingen In 2013 vonden er permanent kleinere verhuisbewegingen plaats of aanpassingen aan de bureaus of kantoorinrichting uitgevoerd, maar ook enkele grotere opdrachten zoals de verhuis van de dienst onderwijs van de H blok naar de gebouwen aan de Kunstlaan 20 in Hasselt. Bij de aanleg van nieuwe digitale bekabeling in het Provinciehuis, coördineerde de dienst Intern Beheer het wegnemen en terugplaatsen van het vaste meubilair en bekleding van de verwarming in alle betrokken lokalen. Deze werken werden uitgevoerd door derden en liepen van begin september tot eind december 2013, de totale kostprijs van deze verhuis- en aanpassingswerken bedroeg € 16 000,00. Voertuigen Door de Dienst Intern Beheer worden 18 wagens beheerd: 8 wagens in eigendom en 10 wagens onder leasecontract. Deze 18 wagens zijn onderverdeeld per categorie in 13 personenwagens en 5 lichte bestelwagens. In 2013 werden de dienstwagens van de leden van de deputatie vernieuwd en vervangen door milieuvriendelijkere wagens via het leasecontract ‘leasing dienstwagens’. Tevens werd een contract afgesloten met LRM voor de leasing van een Ford Connect bestelwagen in het kader van het proefproject en werd in december 2013 een bijkomende elektrische wagen Renault Zoë in dienst genomen als onderdeel van de poolwagens bestemd voor het maken van dienstverplaatsingen door het personeel. De 8 wagens van de leden van de deputatie, die ook gebruikt worden voor het uitvoeren van de koeriersopdrachten, legden samen 328 248 km af, of 2,5 % minder dan vorig jaar. Er waren 1 123 aanvragen om gebruik te maken van een voertuig voor dienstverplaatsingen. Hiervan werden er 982 goedgekeurd en 141 geweigerd omdat geen wagen beschikbaar was. De 4 personenwagens die voor het personeel ter beschikking worden gesteld voor dienstreizen legden 94 131 km af. Dat staat voor een toename met 2,5 % ten opzichte van 2012. Twee bestelwagens worden door de onderhoudsdiensten gebruikt en eveneens uitgeleend voor dienstreizen. Zij reden in 2013 op jaarbasis 25 123 km.

AFDELING HOSPITALITY DIENSTEN

81 2.9.5 Doelstellingen 2014 Opstarten van het aankoop- of leasedossier voor de vervanging van de dienstwagen Ford Mondeo. Optimaal inspelen op permanent wijzigende huisvestingsbehoeften van de diensten en instellingen. Blijvende service verlenen aan de diensten en het personeel op het vlak van operationele ondersteuning bij het uitvoeren van hun taken. Verder op punt stellen en uitwerken van het sleutelplan Provinciehuis en het voorraadmagazijn in functie van de indienstneming van het Facilitair Management Informatie Systeem (FMIS).

AFDELING REAL ESTATE/GEBOUWEN

82 3 Afdeling Real Estate / Gebouwen Gebouwen/Real Estate 127.02.00 Dirk Vandueren a.i.

Administratie - Vastgoedbeheer 127.02.10 Christl Bekkers

Bouwbureau ESCO5 127.02.20 Rudi Swinnen Jos Dreessen

Inventaris 127.02.11 Bart Broux (afwezig vanaf 2012-02-28) Lieve Stryckers

Cel Architecten 127.02.22 Neno Dias (tot 2013-08-09) Peter Pinckers Patrick Roefflaer

Verzekeringen 127.02.12 Christl Bekkers

Cel Ingenieurs 127.02.23 Dimitri Battain Paul Vanheusden

Beheer Contracten 127.02.13 Christl Bekkers Bart Broux (afwezig vanaf 2012-02-28)

Cel Plannen 127.02.24 Ron Bomans Guido Hermans (tot 2013-09-13) Ali Reza Mahalati Geert Vandeweert

Onderhoud Gebouwen 127.02.30 Erwin Claesen (tot 2013-06-30)

BMS (Gebouwenbeheersysteem) 127.02.31 Leendert Lambrecks

Administratie Energie 127.02.32 Lieve Lambrichts Freddy Pirens

Telecommunicatie 127.02.33 Kristien Geelen Chris Vanheusden (afwezig vanaf 2011-10-03)

Preventief Onderhoud 127.02.34 Erwin Claesen (tot 2013-06-30) André Jansen

Correctief Onderhoud 127.02.35 Peter Daniëls (vanaf 2013-07-08) Dominique Demunter André Jansen Sam Paulissen (vanaf 2013-0401) Bruno Vanbrabant (tot 2013-0630)

Organogram Gebouwen / Real Estate

Meerjarenplan Investeringen Regie/deel Onderhoud 127.02.36 Erwin Claesen (tot 2013-06-30)

AFDELING REAL ESTATE/GEBOUWEN

83 3.1 Missie De afdeling Real Estate van de Directie Facilitair Beheer beoogt het efficiënt organiseren én beheren van alle processen, die de realisatie van de doelstelling ‘het onderschrijven van een duurzaam, efficiënt en veilig gebouwbeheer en performant projectbeheer’ mee helpen vorm geven. De diensten Administratie – Vastgoedbeheer, het Bouwbureau en de dienst Onderhoud gebouwen ondersteunen de missie van de afdeling Real Estate.

3.2 Personeel & Organisatie De afdeling Real Estate beschikt over 20,8 vte’s. In 2012 werden er 21 personeelsleden tewerkgesteld (13 statutairen, 6 contractuelen, 2 gesco-statuut). Volgende functies sturen deze afdeling aan: Afdelingschef: 1 directeur Dienst Administratie - Vastgoedbeheer: 1 deskundige Dienst Bouwbureau: 1 afdelingschef Dienst Onderhoud: 1 bestuurssecretaris. De afdeling Real Estate maakt deel uit van de Directie Facilitair Beheer en bestaat uit 3 diensten: Administratie – Vastgoedbeheer Deze dienst zorgt voor de administratie betreffende het patrimonium. Hiertoe hoort onder meer de verzekeringsportefeuille, het beheer van de inventaris onroerend goed en het administratieve beheer van alle contracten die betrekking hebben op de gebouwen van het provinciebestuur. Het Bouwbureau Dit bureau staat in voor alle kleine en grote bouwprojecten van het provinciebestuur. Sommige projecten worden intern beheerd door de architecten, ingenieurs en tekenaars. Andere, voornamelijk grote projecten, worden extern uitbesteed. De dienst Onderhoud Deze dienst staat in voor alle preventief en correctief onderhoud van zowel het patrimonium als de bijbehorende technische installaties. Samen met het onderhoud behoort de verantwoordelijkheid voor de utilities (energie) en de vaste en mobiele telecommunicatie tot de taken van deze dienst. Ten slotte zijn de verschillende gebouwbeheerssystemen een belangrijk instrument in het optimaliseren van alle technische installaties.

AFDELING REAL ESTATE/GEBOUWEN

84 3.3 Financieel verslag Budgetcijfers Administratie - Vastgoedbeheer Administratie - Vastgoedbeheer

Budget 2011

Budget 2012

Budget 2013

€ 31 460,00

€ 176 932,00

€ 293 079,25

Verzekeringen – werkingskosten

€ 942 430,00

€ 902 000,00

€ 570 000,00

Totaal werkingskosten

€ 973 890,00

€ 1 078 932,00

€ 863 079,25

€ 59 000,00

€ 47 000,00

€ 37 000,00

Contractbeheer concessies – ontvangsten

€ 476 050,00

€ 479 580,00

€ 402 680,00

Contractbeheer – overige ontvangsten

€ 190 000,00

€ 0,00

€ 141 932,00

€ 137 079,25

€ 725 050,00

€ 858 512,00

€ 766 759,25

Onroerende voorheffing en watering werkingskosten

Verzekeringen – ontvangsten

Onroerende voorheffing – ontvangsten Totaal ontvangsten

Reële cijfers Administratie – Vastgoedbeheer Administratie - Vastgoedbeheer

Rekening 2011

Rekening 2012

Rekening 2013

€ 31 460,00

€ 176 932,00

€ 293 079,25

Verzekeringen – werkingskosten

€ 942 430,00

€ 902 000,00

€ 570 000,00

Totaal werkingskosten

€ 973 890,00

€ 1 078 932,00

€ 863 079,25

€ 59 000,00

€ 47 000,00

€ 37 000,00

Contractbeheer concessies – ontvangsten

€ 476 050,00

€ 479 580,00

€ 402 680,00

Contractbeheer – overige ontvangsten

€ 190 000,00

€ 0,00

€ 141 932,00

€ 137 079,25

€ 725 050,00

€ 858 512,00

€ 766 759,25

Onroerende voorheffing en watering werkingskosten

Verzekeringen – ontvangsten

Onroerende voorheffing – ontvangsten Totaal ontvangsten

Kerncijfers Bouwbureau Kerncijfers Bouwbureau

2011

2012

2013

€ 42 627 855,65

€ 61 549 376,13

€ 57 362 982,52

Vastleggingen

€ 9 206 108,46

€ 15 706 877,28

€ 13 457 964,98

Betalingen

€ 3 200 794,17

€ 5 238 861,78

€ 4 340 644,47

Kredieten

AFDELING REAL ESTATE/GEBOUWEN

85 Budgetcijfers Onderhoud Gebouwen Onderhoud Gebouwen

Budget 2011

Budget 2012

Budget 2013

€ 11 000,00

€ 12 000,00

€ 25 000,00

Telecommunicatie

€ 288 500,00

€ 302 500,00

€ 275 000,00

Preventief onderhoud

€ 343 000,00

€ 470 000,00

€ 433 000,00

Correctief onderhoud

€ 871 500,00

€ 1 210 000,00

€ 1 185 230,00

Administratie energie

€ 1 253 000,00

€ 1 223 000,00

€ 1 428 000,00

Totale werkingskosten

€ 2 767 000,00

€ 3 217 500,00

€ 3 346 230,00

Correctief onderhoud – ontvangst scholen

€ 117 800,00

€ 113 230,00

€ 0,00

Totaal ontvangsten

€ 117 800,00

€ 113 230,00

€ 0,00

Rekening 2011

Rekening 2012

Rekening 2013

€ 382,20

€ 397,20

€ 24 229,64

Telecommunicatie

€ 230 581,07

€ 218 111,09

€ 231 867,69

Preventief onderhoud

€ 207 080,21

€ 258 666,42

€ 192 178,80

Correctief onderhoud

€ 454 078,89

€ 687 891,17

€ 879 601,82

Administratie energie

€ 1 254 219

€ 1 314 738,89

€ 1 409 384,99

€ 2 146 341,37

€ 2 479 804,77

€ 2 737 262,94

Correctief onderhoud – ontvangst scholen

€ 116 289,38

€ 157,29

€ 0,00

Totaal ontvangsten

€ 116 289,38

€ 157,29

€ 0,00

Gebouwenbeheersysteem

Reële cijfers Onderhoud Gebouwen Onderhoud Gebouwen Gebouwenbeheersysteem

Totale werkingskosten

Toelichting: Bouwbureau Het totale investeringsbudget steeg met 15,6 %. De verhouding tussen de vastleggingen en het gebudgetteerde bedrag lag in 2012 circa 1,5 % hoger dan in 2011. De reële betalingen ten opzichte van de vastleggingen lagen 15 % lager in 2012 dan in 2011. Onderhoud Gebouwen Het budget van 2012 voor het onderhoud van de gebouwen ligt 15 % hoger dan dat van 2011. De stijging is voornamelijk te verklaren door extra uitgaven op de posten preventief en correctief onderhoud. De reële cijfers volgen deze voorziene gebudgetteerde stijging. De verklaring van de stijging ligt enerzijds in de inhoudelijke uitbreiding van de preventieve onderhoudscontracten, anderzijds in het uitvoeren van meer correctief onderhoud.

AFDELING REAL ESTATE/GEBOUWEN

86 3.4 Werking in 2013 Volgende belangrijke werkpunten werden opgevolgd: op punt stellen en eerste rapportering verzekeringsportefeuille na aanbesteding 2012 opmaak huurcontract Cegeka – verhuring infrastructuur aan externen, vreemd aan provinciaal verwante instellingen en/of diensten voortzetting project automatisering van de inventaris onroerend goed (opstart van de implementatie van de FMIS-module in de loop van 2014) voltooiing project automatisering contractbeheer (implementatie FMIS-module in Q1 2014) aankoop school Bilzen (lopende) dossiers bezwaarschriften onroerende voorheffing (Provinciehuis gebouw H, Craenevenne, Muziek-O-Droom) met ondersteuning van Griffie opstarten van het project ‘Werken met een masterplan’ voor de 25 sites van het provinciebestuur aankoop drie nieuwe gebouwen: Kunstlaan, Craenevenne en Gemeenteschool Bilzen start ESCO5-project professionalisering van het energiejaarrapport (tussentijdse monitoring organiseren + interactiviteit realiseren tussen de Directie Facilitair Beheer en de siteverantwoordelijken) studie en analyse van de vaste telefonie bij het provinciebestuur in het kader van de verdere uitbouw van het Infra-X-netproject (‘voice over IP’ – VOIP) conditiemeting van de HVAC-installaties van het provinciebestuur (Heating, Ventilation, Air Conditioning) in het licht van de nieuwe aanbesteding voor het preventief onderhoud.

3.5 Administratie - Vastgoedbeheer 3.5.1 Missie De sectie Administratie – Vastgoedbeheer heeft als doelstelling de informatie van onroerende goederen waarbij het provinciebestuur Limburg betrokken partij is efficiënt te beheren en performant ter beschikking te stellen aan ‘interne klanten’. Tevens draagt de sectie bij aan het vormgeven van een duurzaam en veilig gebouwenbeheer.

3.5.2 Personeel en organisatie De sectie Administratie – Vastgoedbeheer maakt deel uit van de Directie Facilitair Beheer, afdeling Real Estate. De sectie stelt 1 deskundige en 1 medewerker te werk (1,8 vte). Sinds februari 2012 is de medewerker – met als hoofdtaken de onroerende inventaris en het contractbeheer – wegens langdurige ziekte afwezig. In november 2012 werd deze vervangen door een nieuwe medewerker.

AFDELING REAL ESTATE/GEBOUWEN

87 3.5.3 Financieel verslag Budgetcijfers Administratie - Vastgoedbeheer Onroerende voorheffing en watering – werkingskosten Totale werkingskosten

Onroerende voorheffing – ontvangsten mortuariuminteresten Onroerende voorheffing terugbetaling/terugvordering Onroerende voorheffing - ontvangsten

Verzekeringen - algemeen Verzekeringen – roerende goederen (AR) Verzekeringen – onroerende goederen (brand) Verzekeringen voertuigen Verzekeringen – arbeidsongevallen Verzekeringen – schadegevallen

Budget 2011

Budget 2012

Budget 2013

€ 31 460,00

€ 176 932,00

€ 293 079,25

€ 31 460,00

€ 176 932,00

€ 293 079,25

€ 0,00

€ 137 079,25

€ 0,00

€ 137 079,25

€ 180 000,00

€ 165 000,00

€ 120 000,00

€ 65 000,00

€ 30 000,00

€ 240 000,00

€ 150 000,00

€ 87 850,00

€ 62 000,00

€ 45 000,00

€ 320 000,00

€ 200 000,00

€ 49 580,00

€ 50 000,00

€ 25 000,00

€ 942 430,00

€ 902 000,00

€ 570 000,00

Verzekeringen – schadevergoedingen

€ 37 000,00

€ 35 000,00

Verzekeringen – premieristorno's

€ 20 000,00

€ 10 000,00

€ 0,00

€ 2 000,00

Verzekeringen – werkingskosten

Verzekeringen – premieteruggaven (cn's) Verzekeringen – ontvangsten

€ 59 000,00

€ 47 000,00

€ 37 000,00

€ 177 000,00

€ 100 000,00

€ 33 150,00

€ 33 700,00

€ 900,00

€ 80,00

€ 180 000,00

€ 18 000,00

€ 18 600,00

€ 0,00

€ 62 000,00

€ 64 100,00

€ 64 200,00

€ 5 000,00

€ 5 200,00

Contractbeheer – ontvangsten

€ 476 050,00

€ 479 580,00

€ 402 680,00

Vlaamse Gemeenschap – werkingskosten

€ 190 000,00

€ 140 000,00

€ 0,00

€ 50 000,00

Concessies Provinciehuis gebouw H Provinciedomein Nieuwenhoven – concessie Provinciedomein Nieuwenhoven – terugvordering OV Provinciedomein Nieuwenhoven – terugvordering huur gastank Provinciedomein Dommelhof – concessie Provinciaal Gallo-Romeins Museum – concessie Provinciaal Gallo-Romeins Museum – terugvordering OV Provinciedomein Rullingen – concessie Provinciedomein Rullingen – terugvordering OV

Federale Overheid Diverse (Bonnefanten, …) Contractbeheer – Overige ontvangsten

€ 0,00

€ 190 000,00

€ 331 932,00

€ 190 000,00

AFDELING REAL ESTATE/GEBOUWEN

88 Reële cijfers Administratie - Vastgoedbeheer Onroerende voorheffing en watering – werkingskosten Onroerende inventaris - werkingskosten Onroerende voorheffing – ontvangsten mortuariuminteresten Onroerende voorheffing terugbetaling/terugvordering Onroerende voorheffing - ontvangsten Verzekeringen – algemeen Verzekeringen – roerende goederen (AR) Verzekeringen – onroerende goederen (brand) Verzekeringen voertuigen Verzekeringen – arbeidsongevallen Verzekeringen – schadegevallen Verzekeringen – werkingskosten Verzekeringen – schadevergoedingen Verzekeringen – premieristorno's

Rekening 2011

Rekening 2012

Rekening 2013

€ 22 312,28

€ 176 252,89

€ 284 072,31

€ 22 312,28

€ 176 252,89

€ 284 072,31

€ 0,00

€ 2 631,65

€ 0,00

€ 385 320,84

€ 0,00

€ 387 952,49

€ 125 635,52

€ 102 884,60

€ 108 111,40

€ 53 928,47

€ 29 682,04

€ 24 914,94

€ 234 983,46

€ 190 888,41

€ 147 577,76

€ 45 507,53

€ 42 715,25

€ 42 796,82

€ 264 533,67

€ 230 868,52

€ 179 636,89

€ 13 578,36

€ 29 429,92

€ 14 530,13

€ 738 167,01

€ 626 468,74

€ 517 567,94

€ 18 662,91

€ 48 168,84

€ 36 095,86

€ 0,00

Verzekeringen – premieteruggaven (cn's)

€ 13 555,63

€ 1 329,58

€ 2 740,05

Verzekeringen – ontvangsten

€ 32 218,54

€ 49 498,42

€ 38 835,91

€ 0,00

€ 235 579,22

€ 178 325,40

€ 33 577,63

€ 34 791,23

€ 35 360,44

€ 885,59

€ 917,32

€ 942,97

€ 68,97

€ 186 210,51

€ 191 268,35

€ 195 134,95

€ 18 588,36

€ 19 236,48

€ 19 664,76

€ 0,00

€ 14 891,42

€ 5 259,87

€ 63 369,08

€ 65 433,76

€ 66 555,24

€ 5 099,85

€ 5 280,45

€ 5 429,13

Contractbeheer – ontvangsten

€ 307 731,02

€ 567 398,23

€ 506 741,73

Vlaamse Gemeenschap – werkingskosten

€ 251 993,05

€ 195 056,48

€ 177 471,08

Federale Overheid Diverse (Bonnefanten, …) Contractbeheer – Overige ontvangsten

€ 0,00

€ 50 000,00

€ 25 500,00

€ 49 750,00

€ 9 750,00

€ 277 493,05

€ 294 806,48

€ 237 221,08

AFDELING REAL ESTATE/GEBOUWEN

89 Toelichting: Onroerende voorheffing De onroerende voorheffing is in 2013 nog gestegen ten opzichte van 2012 door de aanslagen van de onroerende voorheffing (die met terugwerkende kracht gebeurt) voor onderstaande gebouwen: • Blok-H van het Provinciehuis (in gebruik sinds eind 2009) – aanslag 2011 (achterstallig) en 2013 – bezwaarschrift aanslag Cegeka-toren in behandeling (vrijstelling blok H is aanvaard) • Kunstlaan 20 Hasselt (aangekocht in 2013) – OV 2012, vereffend via notaris • Campus Craenevenne Genk (aangekocht in 2012) – OV 2013, bezwaarschrift vrijstelling in behandeling De betaalde onroerende voorheffing die kan gerecupereerd worden van een derde partij of waarvoor het provinciebestuur - na het indienen van een bezwaarschrift - werd vrijgesteld, wordt als ontvangst geboekt. Verzekeringen De trend van 2012, namelijk de daling van het budget waarmee de verzekeringspremies worden betaald, zette zich in 2013 verder. De vernieuwde verzekeringspolissen, die lucratiever zijn, traden immers al op 1 juli 2012 in voege. De volledige besparing zal echter pas ten volle zichtbaar worden in de loop van 2014, na de afrekening van de verzekeringspremies van 2013. Het opmerkelijke verschil tussen de uitgaven en de ontvangsten voor de schadegevallen van 2013 is te wijten aan de afhandeling van schadedossiers van vorige jaren die in 2013 werden uitgekeerd. Voor de overige verzekeringsontvangsten moeten de premieteruggaven (creditnota’s) van 2013 nog berekend en/of uitgekeerd worden (premieafrekeningen). Premieristorno’s worden al enkele jaren niet meer uitgekeerd door de slechtere resultaten van de verzekeringsmaatschappijen. Contractbeheer Deze cijfers omvatten alle geboekte vorderingen (al dan niet betaald). Aangezien de voorschotten voor de privatieve en gemeenschappelijke kosten voor een aantal van de bewoners van de blok H van het Provinciehuis te hoog ingeschat bleken, werden deze in de loop van 2013 verlaagd. Zowel de afrekeningen van alle bewoners van de blok H, als deze voor de Vlaamse Gemeenschap met betrekking tot het Provinciehuis moeten nog voor 2013 opgesteld worden en zijn bijgevolg niet opgenomen in de reële budgetcijfers van 2013. Hierin zitten wel de afrekeningen van 2012 vervat.

AFDELING REAL ESTATE/GEBOUWEN

90 3.5.4 Werking in 2013 Administratie Het luik Administratie heeft betrekking op: het beheer van de volledige verzekeringsportefeuille (uitgezonderd hospitalisatie), dit zowel voor wat betreft het kwaliteitsvolle en efficiënte polisbeheer als een vlotte en correcte schadebehandeling de inventarisatie van alle mogelijke contracten en aktes over de onroerende goederen waarvan het provinciebestuur Limburg eigenaar/huurder is het beheer van de kadastrale gegevens en plannen van onroerende goederen waarvan het provinciebestuur Limburg eigenaar is. Verzekeringen Het aanbestedingsdossier, opgestart door de Centrale Aankoopdienst (CAD), werd afgehandeld en toegewezen aan verzekeringsmaatschappij Ethias. De nieuwe verzekeringscontracten, die niet alleen een aanzienlijke financiële besparing opleveren maar ook een administratieve vereenvoudiging mogelijk maken, traden in voege op 1 juli 2012, met een maximale looptijd van 3,5 jaar. De financiële besparing van ongeveer 25 % komt pas ten volle tot uiting na de premieafrekening van 2013. Deze wordt slechts opgesteld in de loop van het eerste kwartaal van 2014 nadat alle definitieve cijfers van het boekjaar 2013 afgesloten en gekend zijn (vooral op basis van loongegevens). De impact van de administratieve vereenvoudiging is echter onmiddellijk voelbaar. Het totale verzekeringspakket slinkt van 210 naar 29 contracten, die exact dezelfde verzekeringsmaterie beheersen. Dit heeft veel werk betreffende controle en verwerking van de facturatie bespaard. In 2013 werden 63 schadedossiers geopend, waarvan 24 rechtstreekse schadeaangiftes aan het provinciaal patrimonium en 20 ongevallen met voertuigen (waarvan 11 tijdens dienstverplaatsingen met privévoertuigen). De tot hiertoe door het provinciebestuur betaalde kost bedraagt 14 530,13 euro. De schadedossiers schoolongevallen, arbeidsongevallen en hospitalisatie zijn hier niet inbegrepen omdat deze rechtstreeks met de verzekeringsmaatschappij worden afgehandeld door de betrokken schoolinstelling, de Directie HRM of het slachtoffer zelf. Scorecard Verzekeringen Aantal aanvragen bijkomende (tijdelijke polissen): 127 Aantal aanvragen voor adviesverlening: 85 De gegevens van de scorecard maken duidelijk dat bij het provinciebestuur buiten de vaste jaarcontracten nog heel wat kortlopende activiteiten georganiseerd worden waarvoor een bijkomende verzekering moet onderschreven worden. Zo werden in 2013 bijna 130 tijdelijke polissen afgesloten van allerlei aard (alle risico’s, burgerlijke aansprakelijkheid, lichamelijke ongevallen of reisbijstand). Meestal kunnen deze korte termijndekkingen wel opgevangen worden in bestaande abonnementspolissen waarop extra kan ingeschreven worden. Geregeld worden over aspecten van het verzekeren fundamentele vragen voorgelegd: wat, hoe, wanneer en waarom moeten we iets verzekeren? Bij het aantal vragen voor advies (85 in 2013) zijn niet eens de vragen meegerekend die gesteld worden over bestaande polissen. Er zijn overigens ook de

AFDELING REAL ESTATE/GEBOUWEN

91 bekende ‘wat als’ vragen. Naar goed vermogen wordt getracht de eigen expertise en deze van Ethias hiervoor in te zetten om telkens een antwoord op maat te formuleren. Inventaris Onroerend Patrimonium Tijdens de lange afwezigheid van de inventarismedewerker heeft de nieuwe medewerker zich goed ingewerkt en is de inventaris ‘onroerend patrimonium’ opnieuw up-to-date. De bezwaarschriften voor het verkrijgen van vrijstelling op de heffing van onroerende voorheffing voor de hieronder vermelde provinciale gebouwen werden – gezien de gespecialiseerde materie – voor verdere behandeling overgemaakt aan de Griffie. Provinciehuis – gebouw H > dossier via Griffie vrijstelling werd bekomen Campus Craenevenne Genk > dossier via Griffie nog in beraad Campus Kunstlaan 20 Hasselt > dossier via Griffie Beheer Contracten / Aktes Het beheer van de authentieke aktes voor aankoop/verkoop/opstal/erfpacht/concessies van provinciale gronden en gebouwen vanaf 1908 tot heden werd begin 2012 door de diensten van de federale overheid overgedragen aan de Directie Facilitair Beheer. Voor de realisatie van een efficiënt beheer en een kwaliteitsvolle klantgerichtheid werd meteen gezocht naar een eenvoudige manier voor het elektronisch ontsluiten van deze waardevolle documenten. Dit project werd in 2013 beëindigd en alle beschikbare aktes zijn digitaal opgeslagen, zodat deze informatie – via een uitgewerkte procedure – nu op een snelle en adequate wijze kan worden vrijgegeven.

Vastgoedbeheer Het luik Vastgoedbeheer bestaat uit: het actieve beheer van de bovenvermelde contracten voor de provinciale gebouwen het behartigen van de financiële aspecten (inkomsten) van deze contracten Het Vastgoedbeheer omvat het actief opvolgen van de contracten van provinciale gebouwen die werden afgesloten met ‘derden’. In tegenstelling tot 2012 stelde zich geen enkel probleem met betrekking tot enige contractuele verbintenissen. In 2013 werd een eerste dossier opgestart om een gedeelte van een gebouw te verhuren aan een ‘vreemde’ derde partij (zonder provinciale belangen). De totale procedure van het opmaken, onderhandelen tot het afsluiten van het contract werd volledig afgewerkt, evenwel met hulp van een aantal ondersteunende diensten.

AFDELING REAL ESTATE/GEBOUWEN

92 3.5.5 Doelstellingen 2013 Administratie Verzekeringen Het opvolgen en vooral het leren uit de tussentijdse rapporteringen van de verzekeraar is een uitdaging voor de komende jaren. Er wordt naar gestreefd zoveel als mogelijk uit de rapporten van de verzekeraar lering te trekken om tijdig preventieve maatregelen te treffen. Inventaris onroerend patrimonium De implementatie van het Facilitair Management Informatie Systeem (FMIS) zal een grote impact hebben op de werking rond de inventaris van het patrimonium. Dat is meteen de grootste uitdaging voor 2013. Beheer contracten/aktes Na het afwerken van de lopende opdracht, namelijk het inscannen van alle aktes, moet een volledige procedure worden uitgewerkt voor zowel het elektronische als het fysische archief, zodat de veiligheid maar ook de beschikbaarheid van deze informatie kan worden gegarandeerd. Door het digitaliseren van de aktes en het beschrijven van een aantal karakteristieken, kunnen deze belangrijke documenten voor het publiek ontsloten worden. De originele aktes moeten niet meer worden geraadpleegd en blijven intact, het digitaal opzoekwerk wordt veel eenvoudiger.

Vastgoedbeheer In 2013 wordt een dossierflow uitgewerkt waarin duidelijk is afgebakend welke onderdelen onder wiens bevoegdheden en verantwoordelijkheid vallen (startend van de vraag voor ingebruikname, het opstellen van het contract, het beheer van het contract, de niet naleving van de betalingsmodaliteiten, enzovoort). Het actieve contractbeheer wordt een module binnen het nieuwe Facility Management Informatie Systeem (FMIS), zodat het beheer van de verschillende contracten voor financiĂŤn, indexaties en vernieuwing voortaan geautomatiseerd zal kunnen verlopen.

AFDELING REAL ESTATE/GEBOUWEN

93 3.6 Dienst Bouwbureau 3.6.1 Missie Het Bouwbureau heeft als taak het onroerend patrimonium van de provincie Limburg op de best mogelijke wijze te beheren en te helpen beheren. Via opdrachten van diensten, leveringen en werken worden dossiers voor bouwen en verbouwen, conform de wet op de overheidsopdrachten, begeleid en uitgevoerd. Zowel nieuwbouwprojecten als uitbreidings- of verbouwprojecten worden door de architecten, ingenieurs technieken en (technisch) tekenaars opgesteld of begeleid om de provinciale infrastructuur zo goed als mogelijk af te stemmen op de noden van onze provinciale instellingen.

3.6.2 Personeel en organisatie De Dienst Bouwbureau beschikte in 2013 over 7 actieve vteâ&#x20AC;&#x2122;s. In 2013 werkten er 8 personeelsleden (6 statutairen, 2 contractuelen ). De interne werkverdeling was in 2013 als volgt geregeld: algemene coĂśrdinatie + operationele opdrachten: 1 vte, afdelingschef, statutair Cel architecten: 2 vte 1 bestuurssecretaris, statutair 1 vte 1 bestuurssecretaris, contractueel, 1vte Cel ingenieurs: 2 vte 1 bestuurssecretaris, statutair, beheer natte technieken: 1 vte 1 bestuurssecretaris, statutair, beheer droge technieken: 1 vte Cel plannen: 2 vte 1 deskundige tekenaar, statutair 4/5: 0,8 vte 1 deskundige tekenaar, statutair, nog deeltijds actief voor Cel plannen: 0,2 vte 1 medewerker tekenaar, contractueel: 1 vte

AFDELING REAL ESTATE/GEBOUWEN

3.6.3 Financieel verslag Kerncijfers Bouwbureau Kredieten

2011

2012

2013

€ 42 627 855,65

€ 61 549 376,13

€ 57 362 982,52

Vastleggingen

€ 9 206 108,46

€ 15 706 877,28

€ 13 457 964,98

Betalingen

€ 3 200 794,17 119 verspreid over 25 sites

€ 5 238 861,78 119 verspreid over 25 sites

€ 4 340 644,47

> 700 opdrachten

Gebouwen

Takenlijst

119 verspreid over 25 sites beslissing begrotingsconclaaf: enkel de 'lopende dossiers' worden afgehandeld (25-tal projecten)

Toelichting: De som vermeld bij 'kredieten' is een gedurende jaren opgebouwd bedrag, samengesteld door een indrukwekkende lijst van uiteenlopende vraagjes en vragen van de verschillende instellingen. Tot onlangs werden deze vragen niet afgestemd op de (eerder beperkte) mogelijkheden en middelen van het bouwbureau om dergelijke hoeveelheden / bedragen te verwerken. Gelukkig worden ook heel wat van de kleinere punten behartigd door de instellingen zelf, soms in samenspraak met het bouwbureau (ingrijpende of technisch meer complexe aangelegenheden) soms zelfstandig door de eigen (technische) mensen. Ook de collega's van de wegendienst nemen een aantal (infrastructuur)dossiers voor hun rekening. Anderzijds is het ook zo dat de vastleggingen in één keer gebeurden, terwijl de grotere werken lopen over verschillende jaren en pas geleidelijk aan in de uitvoeringsfase komen waar de vastleggingen en betalingen gebeuren. Ter illustratie, bij 'gebouwen in aanbouw' zijn twee projecten (Z33 en Ambiorixkazerne) samen begroot op ruim 15,5 miljoen. Hoewel er al intensief aan werd gewerkt en er diverse fasen werden doorlopen, werd nog niet gestart met de werken zelf. Er gebeurden hiervoor dus noch vastleggingen, noch betalingen. Vergelijkbaar de ESCO5-dossiers (waarvan de cijfers (8,8 miljoen) ook in dit geheel werden opgenomen) en een aantal dossiers voor het PLOT (ruim 8 miljoen), samen ruim 30 miljoen euro, terwijl ze niet of nauwelijks voorkomen bij de vastleggingen of betalingen. Na het begrotingsconclaaf (najaar 2013) en de beperking van middelen, werd de lijst van werken uit te voeren via de buitengewone begroting sterk beperkt. De verwachting is dat bij de eerstvolgende begrotingswijziging deze lijst, geleidelijk aan, weer zal worden uitgebreid.

AFDELING REAL ESTATE/GEBOUWEN

95 3.6.4 Werking in 2013 Verspreid over Limburg vallen 25 provinciale sites met daarop 119 gebouwen onder de verantwoordelijkheid van het Bouwbureau. Op 12 sites wordt onderwijs gegeven, 7 sites zijn betrokken op cultuur, 4 sites betreffen natuur en 2 sites herbergen administratieve functies. Oppervlakten In totaal gaat het om 2 643 180 m2 (264 ha) terreinen, met daarop een totale bebouwing van 262 529 m2 (135 000 m2 bebouwde grondoppervlakte).

Bouwbureau Binnen het Bouwbureau werden aanvankelijk alle vragen en projecten geïnventariseerd in de prioriteitenlijst, een lijst die op een bepaald ogenblik een 700-tal vragen bevatte met een totale geschatte waarde van circa € 115 miljoen. Na het begrotingsconclaaf van de deputatie werd de meerjarenplanning 2014 - 2019 de leidraad voor de werkverdeling. Hierin werden de werken onderverdeeld in 'lopende projecten' (een 25-tal grotere projecten), 'ESCO5-projecten' en 'Onderhoud Gebouwen'. Deze lijst zal bij de eerstvolgende begrotingswijziging wellicht worden uitgebreid, vermits heel wat effectieve noden nog niet werden opgenomen in de meerjarenplanning. In 2013 werd € 13 457 964,98 vastgelegd terwijl er € 4 340 644,47 werd betaald. Het verschil tussen vastlegging en betaling wordt veroorzaakt door het feit dat dat bij grotere bouwwerken, lopend over verschillende boekhoudkundige jaren, de vastlegging in één keer gebeurt, terwijl de betalingen over meer jaren worden gespreid en pas in een latere fase starten. De opmaak en voorbereiding van dossiers vormen de meest arbeidsintensieve fasen maar deze inspanningen vertalen zich maar ten dele in betalingen. Projecten 2013 Opsomming van de belangrijkste projecten: HASSELT Z33 450– Uitbreiding en renovatie van het tentoonstellingsgebouw In het kader van het project uitbreiding en renovatie van het ‘Huis voor actuele kunst Z33’ zal het tentoonstellingsgebouw Z33 gerenoveerd en in belangrijke mate uitgebreid worden. De aankoop en de afbraak van de aangrenzende school in de Bonnefantenstraat zullen het deel uitbreiding mogelijk maken. Budget: € 8 800 000. Eind 2013 waren de aanvraag tot afbraak voor de school (ter plaatse van de uitbreiding) en de bouwaanvraag voor de eigenlijke werken ingediend. De aanvraag voor de milieuvergunning is in opmaak. Architecte Fransesca Torzo en studiebureau ABT zijn in overleg met Z33 en onze diensten bezig met de opmaak van de uitvoeringsdossiers voor de afbraak en voor de eigenlijke bouwwerken. De afbraakwerken zullen in combinatie met een archeologisch onderzoek lopen. Streefdatum voor het einde der werken: 2017.

AFDELING REAL ESTATE/GEBOUWEN

96 TONGEREN Regionaal Depot 530 De provincie Limburg streeft naar de uitbouw van een regionale depotwerking; de bestaande depots en betrokken diensten worden daartoe samengebracht in gebouw B van de Ambiorix-kazerne in Tongeren. Het gebouw zal worden verbouwd en aangepast voor deze depotfunctie met bijzondere aandacht voor de klimatisering. Budget: € 5 000 000. In het najaar van 2012 werden Architectenbureau Michel Janssen / Grontmij aangesteld voor deze opdracht. Door ontwerpers werden alle voorbereidende onderzoeken gedaan. Het is wachten op het toetsen van het programma aan een aantal referentieprojecten om het dossier verder te vervolgen. Streefdatum voor ingebruikname: najaar 2015. GENK Campus Craenevenne 630 - Aanpassen van het gebouw voor het Provinciaal Natuurcentrum (PNC) Het voormalige Lisec-gebouw werd in het voorjaar van 2012 door het provinciebestuur aangekocht en is intussen aangepast voor gebruik door het Provinciaal Natuurcentrum (PNC), waarvoor het ‘Groene Huis’ in Bokrijk te klein is geworden. Alle werken zijn intussen uitgevoerd op basis van een tiental dossiers van het Bouwbureau. Budget voor de aankoop en de aanpassingswerken: € 2 800 000. In gebruik: eind 2013. HASSELT Campus Kunst 160 – DBFM-project Via het DBFM-project (Design, Building, Finance, Maintenance) tracht de Vlaamse regering de achterstand betreffende scholenbouw op te lossen. Nauwelijks twee jaar na de realisatie van een vorige nieuwbouw staat voor de Kunsthumaniora alweer een nieuw gebouw op het programma. Architectenbureau Stephane Beel van Gent ontwierp een gebouw van 5 000 m2. Daarin een sporthal, refter, bibliotheek, klaslokalen en specifieke lokalen voor de afdeling Woordkunst-Drama. Het budget bedraagt circa 10 miljoen euro. Dit bedrag wordt gedragen door ‘DBFM Scholen van Morgen’, die ook 30 jaar zal zorgen voor het gebouwenonderhoud. Het provinciebestuur zal hiervoor jaarlijks een beschikbaarheidsvergoeding van ± € 250 000 betalen. LOMMEL Campus 180 – Nieuw gebouw ION Het Provil startte in 2005 met een opleiding OV4 voor normaal begaafde kinderen met gedragsstoornissen. Deze opleiding, ondergebracht in het voormalige ziekenhuis van Lommel, kreeg nu een gebouw op maat van deze specifieke gebruikers. Het nieuwe gebouw (DBV-architecten, Hasselt) was medio 2013 klaar en werd na de vakantie (september) in gebruik genomen. Bij de eindafrekening bedroeg de totale kostprijs voor de 4 percelen circa € 2 900 000 (bij aanbesteding € 2 800 000). De werken zijn gesubsidieerd door AGION.

AFDELING REAL ESTATE/GEBOUWEN

97 LOMMEL Campus 180 – Uitbreiding bouwhal Het bouwdossier van de bouwhal in Lommel werd eind 2011 afgerond. De binneninrichting van de klaslokalen en een deel van de technische uitrusting werd samen met de school gerealiseerd. De leerlingen en leerkrachten bouw, cv-sanitair, elektro en elektromechanica speelden een belangrijke rol in de opbouw en afwerking van dit schoolgebouw. Voor de technieken werd rekening gehouden met de, ook voor scholen, vernieuwde normeringen (EPB, E en K peil …). Energiezuinige verlichting en overige technieken werden door de firma Geukens geplaatst. Voor de verwarming van de hal werd gebruik gemaakt van donkerstralers terwijl de klaslokalen verwarmd worden via radiatoren aangesloten op een condenserende gasketel. VOEREN Campus 129 – Sporthal Op het terrein van de provinciale scholen in Voeren bouwt het provinciebestuur een volwaardige sporthal voor de secundaire en de basisschool. ’s Avonds en in de weekends mogen ook de inwoners van Voeren hier sportieve inspanningen komen leveren. Architectenbureau Groep Infrabo uit Westerlo heeft het geheel zo ontworpen dat het later kan worden uitgebreid met een cafetaria. Dit project betreft een investering van € 2 400 000. Omwille van stedenbouwkundige en budgettaire problemen liep het project vertraging op. VOEREN Campus – Diverse In juli 2013 werden er in enkele kritische lokalen warmtepomp split-units voor koeling en verwarming geplaatst. Voor 2014 staan de renovatie van het ketelhuis met warmtewisselaar voor het sportgebouw (ESCO5) en de renovatie van het ketelhuis huisbewaarder op het programma. Tevens zal de regeling van de school in Moelingen aangepast worden naar een DDC regeling met opvolging op afstand. Om de kelder van de basisschool als opslagruimte te kunnen gebruiken, werd de bestaande W&A installatie met een aantal kringen uitgebreid. Aanvullend aan deze werken werden poorten geautomatiseerd, ter bevordering van werkbaarheid en veiligheid (deur kleuterschool) LOMMEL Campus - W&A in scholen Door het Bouwbureau werd een dossier opgesteld voor de vernieuwing van de waarschuwings-, brand- en alarminstallatie voor Lommel Campus – Provil als geheel. De uitrol van dit project verliep in 2013. Het modulair opgebouwd bestek heeft er voor gezorgd dat, naar de toekomst toe, ook in andere provinciale scholen vergelijkbare dossiers op een vlottere manier zullen kunnen afgehandeld worden. Het herstellen van waarschuwings- en alarminstallaties in verschillende provinciale instellingen is opgenomen in het programma van het Bouwbureau. LOMMEL Campus – Vernieuwen dakgoten Vervangen van meer dan 500m oude dakgoten, bakgoten met houten bekleding, door nieuwe dakgoten in zink en bijbehorende afvoeren en werken. De nieuwe oplossing is voordeliger en onderhoudsvriendelijker dan een vervanging door gelijkaardige goten zoals tot nu toe gebruikt. Werken af te ronden begin 2014.

AFDELING REAL ESTATE/GEBOUWEN

98 MAASMECHELEN Campus – Veiligheidsverlichting In Maasmechelen Campus werd de volledige veiligheidsverlichting, met uitzondering van deze in het meest recente gebouw, vernieuwd. Hiermee werd een belangrijke verbetering van de veiligheid gerealiseerd. DIEPENBEEK Campus 220 - Fase 5 - omgevingsklimaat De klaslokalen van fase 5 in Diepenbeek hebben problemen met overschrijdingen van de comforttemperaturen en te hoge CO2-concentraties. In 2012 werden de technische installaties verbeterd en op afstand controleerbaar gemaakt. Volgende dossiers werden uitgevoerd in 2013: aanbrengen van plaatselijke vaste zonwering, vervangen van aantal vaste raamelementen door opengaande delen, uitbreiden van het bestaande systeem met een adiabatische koeling en plaatsen van een actief koelsysteem in drie lokalen. DIEPENBEEK Campus 223 – Renovatie en uitbreiding toiletten De campus heeft in het verleden een sterke groei doorgemaakt, hierdoor hebben de beide scholen op de campus nood aan bijkomend sanitair. Om dit op te vangen worden in gebouw D de bestaande toiletten vernieuwd. Tegelijk wordt de ruimte vergroot door enkele aangrenzende lokalen op te nemen in dit toilettengeheel dat vanaf de speelplaats toegankelijk is. NEERPELT Dommelhof 420 - dossier lift gebouw B Voor Dommelhof Neerpelt werd een dossier opgestart voor een nieuwe externe lift aan het verblijfsgebouw B. De lift wordt ruim en is afgestemd op gebruikers met beperkingen, net zo zeer als voor andere grotere groepen gebruikers van het verblijfsgebouw. De bouwaanvraag werd ingediend, de ontwerpers stabiliteit en lifttechnieken werden aangesteld, de bouwen techniekendossiers bevinden zich in de fase van afwerking. De slechte staat van de kleine lift in gebouw A anderzijds, maakt dat de renovatie hiervan ook in het dossier zal worden opgenomen. Raming hiervan: € 200 000. HASSELT Campus Kunstlaan 300 - Kunstlaan 20 Om het gestaag groeiend leerlingenaantal bij de opleiding verpleegkunde te kunnen opvangen, was er nood aan bijkomende ruimte. De aankoop van Kunstlaan 20 was daarvoor een oplossing. AGIOn zorgde voor subsidies voor de aankoop. De drie laagste niveaus werden alvast in gebruik genomen met minimale aanpassingen aan de binneninrichting. Een grondige aanpassing en renovatie zijn in voorbereiding (herschikking en geschiktmaking van lokalen, …). Hierbij is een verdere uitbreiding voorzien voor de School voor Verpleegkunde terwijl ook de administratieve diensten van de sector onderwijs er een plaats hebben gevonden. Om de capaciteit van het gebouw ter verhogen werd een noodtrap gebouwd, zodat meer mensen per niveau mogen aanwezig zijn. In de lente van 2014 worden de stalen ramen met enkel glas vervangen door nieuwe ramen met zonwerende beglazing. Dit zal het comfort zowel in de winter als in de zomer sterk verbeteren.

AFDELING REAL ESTATE/GEBOUWEN

99 Bilzen Campus – Fase 1 Sinds 1 september 2012 maakt de Gemeentelijke School Munsterbilzen deel uit van het Provinciaal Onderwijs. Op de campus wordt een lasatelier met een aantal klaslokalen bijgebouwd. Deze werken werden oorspronkelijk gestart door de gemeente maar worden nu door de provincie opgevolgd. Na afloop van de werken zullen de kosten, na aftrek van de subsidies, door de provincie terugbetaald worden aan de gemeente. HASSELT Provinciehuis 011 - Aanpassingswerken In de periode juli augustus 2013 werden de thermostatische radiatorkranen in het hoofdgebouw van het provinciehuis vervangen. In het Provinciehuis werd in 2013 de volledige databekabeling vernieuwd. Deze CAT6A bekabeling is een toekomstgerichte bekabeling die zal bijdragen aan een snellere en vlottere werking voor alle gebruikers. PR HASSELT Bibliotheek – Glasluifel inkom De volledig beglaasde inkompartij van de bibliotheek wordt aangepast om een beter en veiliger onderhoud mogelijk te maken. SINT-TRUIDEN – Begijnhofkerk De bestaande klimatisatie van de begijnhofkerk functioneerde al geruime tijd niet meer naar behoren en werd daarom in 2013 vervangen door een nieuwe installatie. SINT-TRUIDEN Nieuwenhoven – cafetaria - isolatie dak / vervangen ramen De dossiers werden voorbereid voor de isolatie van het dak en het vervangen van de ramen van de cafetaria. Beide dossiers zullen in het voorjaar van 2014 gerealiseerd worden. HVAC / sanitair / ENERGIE, een greep uit de gerealiseerde werken (bedragen incl. BTW): > LOMMEL Campus: In Lommel werd het dossier HVAC en sanitair bouwval afgerond (€ 105 870). > Het hele jaar 2013 gebeurde een energieopvolging in de provinciale instellingen via het opvolgsysteem echt (in samenwerking met de cel Rationeel Energiegebruik (reg) van Infrax en het studiebureau Cenergie) Schilderwerken Volgende schilderwerken werden uitgevoerd: Handelsschool- Middenschool, Lommel – afdeling CV/lassen, Voeren B-gebouw (volledig) en C-gebouw gelijkvloers, Bilzen vernieuwen polyvalente zaal. Diverse werken elektriciteit Beginnende in 2013, en verder lopend de komende jaren, wordt er volop ingezet op het wegwerken van de inbreuken op laag- en middenspanningsinstallaties. Op basis van een prioritering op basis van het aspect veiligheid, worden achtereenvolgens alle verschillende instellingen aangepakt.

AFDELING REAL ESTATE/GEBOUWEN

100 ESCO 5 Missie In zitting van 20 juni 2012 besliste de provincieraad via Inter-Energa een beroep te doen op de distributienetbeheerder (DNB) voor het uitwerken van detailstudies gevolgd door de uitvoering van een pakket energiebesparende maatregelen voor de gebouwen van het provinciebestuur Limburg. Voor dit pakket, ESCO5 genaamd, werd in de begroting 2012 een geraamd budget van € 8.885.400 voorzien. De richtlijnen voor uitvoering van Esco-diensten door Inter-Energa voor een lokaal bestuur, het reglement betreffende leveringen van Esco-diensten en de bijkomende informatie over de samenwerking provincie Limburg – Inter-Energa werden als geïntegreerd deel aan het goedkeuringsbesluit gehecht. De samenwerking tussen ESCO5 en het Bouwbureau van het provinciebestuur Limburg levert tal van opportuniteiten op betreffende kennis, ervaring en schaalvoordelen. Het biedt de garantie om aan de verschillende – nog te onderzoeken – projecten een realistische en haalbare uitvoering te geven. Het provinciebestuur Limburg streeft naar een tweesporenbeleid waarbij het ESCO5project naast de werkenlijst van het Bouwbureau dient uitgevoerd te worden. In de praktijk blijft het Bouwbureau eindverantwoordelijke maar ESCO5 staat in voor het energetisch zuinig maken van het patrimonium. De belangrijkste missie van het project ESCO5 is het bestuderen en verwezenlijken van projecten die economische en ecologische vooruitgang nastreven op het vlak van energie-efficiëntie, meer bepaald door het behoud, de terugwinning en het rationele gebruik van energie, ongeacht de gebruiksvorm en de bestemming. De missie met betrekking tot de provinciale gebouwen bestaat uit volgende doelstellingen: vermindering van het energieverbruik vermindering van CO2-uitstoot toepassing van hernieuwbare energie Personeel en organisatie Zowel door Infrax als door het provinciebestuur Limburg werd een coördinator voor dit project aangeduid, mede door de omvang, mede door het grote belang van een professionele opvolging voor het realiseren van de milieudoelstellingen, zoals het verminderen van de CO2-uitstoot. Door Infrax werd een coördinator aan het project toegewezen, ondersteund door enkele ingenieurs die een beroep kunnen doen op de Infrax-afdelingen Aankoop, Finance, Legal…. Voor het provinciebestuur kan de coördinator een beroep doen op architecten en ingenieurs van het Bouwbureau van de Directie Facilitair Beheer. De Directie Facilitair Beheer waakt er over om de uitvoering van het project ESCO5 op te nemen in het energiejaarrapport van het provinciebestuur.

AFDELING REAL ESTATE/GEBOUWEN

101 Financieel verslag Het energiebudget van circa 8,8 miljoen euro geeft aan de Directie Facilitair Beheer de mogelijkheid om te zorgen voor de realisatie van bijkomende concrete energiebesparende projecten. De hoofddoelstelling is bepaald door de stuurgroep van ESCO5 maar het traject kan gaandeweg worden aangepast in functie van prioritaire opdrachten. De stuurgroep van ESCO5 is onder meer samengesteld uit vertegenwoordigers van Infrax, de provinciegriffier, de bestuursdirecteurs van de provinciale directies Mens, Ruimte en Facilitair Beheer. Het Bouwbureau van de Directie Facilitair Beheer stelde een lijst op van projecten die kaderen in de verbetering van de energiehuishouding van de provinciale gebouwen. Het budget werd opgedeeld in nominatieve projecten, aan te besteden via raamovereenkomsten afgesloten door Infrax voor volgende disciplines: Heating Ventilation Air Conditioning (HVAC), modernisering van de verlichting (relighting), zonnepanelen, spouwmuurisolatie, isoleren van daken, zoldervloeren en buitenmuren, kleine bouwkundige werken.

Art. 124 9805 / 210 01 erelonen:

€ 804 000

Art. 124 9805 / 220 22 omgevingswerken: € 100 000 • Campus Provinciehuis: relighting parkingverlichting Art. 124 9805 / 221 12 administratieve gebouwen: € 661 000 • Campus Provinciehuis: relighting burelen en HVAC-ingrepen Art. 124 9805 / 221 22 schoolgebouwen € 5 655 400 • Campus Voeren (€ 430 000): relighting, dakrenovatie en vervanging ramen • Campus Tongeren (€ 430 000): zonnepanelen, -boiler en aanpassingen elektriciteit • Campus Lommel (€ 1 090 000): relighting en dakherstellingen • Campus Maasmechelen (€ 1 230 000): dakherstellingen, sturing HVAC • Campus Diepenbeek (€ 973 500): dakherstellingen, aanpassingen HVAC • Campus Hasselt Handel: (€ 650 000): vervangen ramen, aanpassingen HVAC, zonnepanelen • Campus Hasselt Verpleegkunde (€ 560 000): vervangen ramen, relighting • Campus Genk PLOT (€ 266 900): aanpassingen aan Heating Ventilation Air Conditioning (HVAC) Art. 124 9805 / 221 42 cultuurgebouwen € 1 665 000 • Campus Hasselt PBL (€ 410 000): dakherstellingen, relighting, sturing HVAC • Campus Neerpelt Dommelhof (€ 1 155 000): aanpassingen buitenschil verblijfsgebouw, relighting, • Campus Nieuwenhoven € 100 000): aanpassingen aan de ramen (nieuwe constructies met dubbele beglazing).

AFDELING REAL ESTATE/GEBOUWEN

102 Werking in 2012 Naast het basispakket, gratis aangeboden door Infrax, bestaat voortaan ook de mogelijkheid om een beroep te doen op de andere ESCO-diensten voor het uitvoeren van specifieke projecten met als doel minder energie te verbruiken. Het basispakket omvat: het kosteloos plaatsen van AMR-meters voor gas en elektriciteit. Voor de provinciale gebouwen is de plaatsing gebeurd en wordt de meting sinds 01-07-2012 gemonitord via eSight. De plaatsing van submeters is ook gebeurd en vanaf 01-01-2013 gebeurt een nauwkeurige opvolging per deelgebouw op een campus. het uitwerken van een programma van energiemonitoring, met inbegrip van de uitvoering van een gratis basisgebouwscan. het organiseren van een haalbaarheidsstudie (opmaak en eventuele implementaties). de opmaak van een energiekadaster, samen met het lokaal bestuur, met als eindresultaat de jaarlijkse opmaak van een energierapport per gebouw(-entiteit). voor de provinciale gebouwen wordt in samenwerking met de firma Cenergie het energiejaarrapport 2012 opgemaakt. aanbod van interne en externe communicatie. deelname aan een sensibiliseringscampagne over rationeel omgaan met energie voor de gebruikers van de gebouwen. Het aanbod ‘projecten’ omvat: opmaken van een detailstudie begeleiding, coördinatie en uitvoering van de werken organisatie van de prefinanciering eventueel ook onderhoud Een bijkomend aanbod van consultancy, advies en ad hoc-ondersteuning is mogelijk. Binnen de voorgestelde aanpak dient stap voor stap gewerkt te worden aan één vooropgesteld doel. De noodzakelijke informatie moet aangeleverd worden, waarna kan gestart worden met de haalbaarheidsstudie. In deze studie wordt het streefdoel bepaald en gekoppeld aan de AS-IS-situatie en het TO-BE-voorstel. Dit wordt een aanpasbare oplijsting, gesandwiched met budgetcontrole en kostprijsinschattingen. De procesuitvoering, gekoppeld aan dienstenfiches (SLA), wordt gevisualiseerd met flow-charts. De project-flow bestaat uit volgende stappen: Stap 1: bepaling van het ambitieniveau op basis van de aangeleverde informatie Stap 2: gedetailleerde haalbaarheidsstudie, (voor-)ontwerp tot definitief dossier Stap 3: opmaken van het uitvoeringsdossier (bestekken, publicatiedossier, raamcontracten…) Stap 4: fase inwachten van offertes en gunningsfase Stap 5: uitvoering tot en met de voorlopige oplevering Stap 6: opvolging tot de definitieve oplevering

AFDELING REAL ESTATE/GEBOUWEN

103 3.7 Dienst Onderhoud Gebouwen

3.7.1 Missie De dienst Onderhoud Gebouwen is een ondersteunende dienst in de afdeling Real Estate / Gebouwen van de Directie Facilitair Beheer die instaat voor het beheer en de instandhouding van de technische installaties van de provinciale gebouwen. Ook de administratie van de energiehuishouding en de periodieke keuringen wordt door deze dienst beheerd, alsook het leveren van professionele bedrijfstelefonie. Hierbij wordt getracht om maximaal rekening te houden met de noden en wensen van zowel de interne als externe diensten door op een doordachte wijze de werkzaamheden zorgzaam uit te (laten) voeren. Het provinciebestuur en de Directie Facilitair Beheer wensen de dienst Onderhoud Gebouwen te profileren als gespecialiseerde en flexibele ‘eerstelijnshulp’ met aandacht en zorg voor: de integratie en het efficiënte beheer van de infrastructuur met behulp van de best beschikbare technieken en inzichten duurzaamheid, toegankelijkheid, energiezuinigheid, onderhoudsvriendelijkheid, comfort en dit alles binnen het vooropgestelde budget een onderhoud dat door eigen mensen snel en doeltreffend uitgevoerd kan worden, versterkt met onderhoudscontracten en/of raamovereenkomsten

3.7.2 Personeel en organisatie De dienst Onderhoud gebouwen beschikt over 8,92 vte’s. In 2012 werden 10 personeelsleden tewerkgesteld ( 4 statutairen, 5 contractuelen en 1 Gesco-statuut), als volgt verdeeld over de verschillende cellen van de dienst: algemene coördinatie: 1 bestuurssecretaris (tot 30/06/2013) cel Preventief en correctief onderhoud: 1 bestuurssecretaris en 1 contractueel vanaf 01/04/2014 en 1 contractueel vanaf 08/07/2013 cel Gebouwenbeheersysteem: 1 deskundige cel Administratie energie / periodieke keuringen: 1 medewerker en 1 assistent cel Telecommunicatie: 1 medewerker 1 hoofdassistent van de Vlaamse Gemeenschap (afwezig in 2012 wegens ziekte) administratie: 1 medewerker. De technische nachtpermanentie behoort tot het takenpakket van 2 personeelsleden van de dienst Onderhoud.

AFDELING REAL ESTATE/GEBOUWEN

104 3.7.3 Financieel verslag 2013 Budgetcijfers Onderhoud Gebouwen Onderhoud Gebouwen

Budget 2011

Budget 2012

Budget 2013

€ 11 000,00

€ 12 000,00

€ 25 000,00

Telecommunicatie

€ 288 500,00

€ 302 500,00

€ 275 000,00

Preventief onderhoud

€ 343 000,00

€ 470 000,00

€ 433 000,00

Correctief onderhoud

€ 871 500,00

€ 1 210 000,00

€ 1 185 230,00

Administratie energie

€ 1 253 000,00

€ 1 223 000,00

€ 1 428 000,00

Totale werkingskosten

€ 2 767 000,00

€ 3 217 500,00

€ 3 346 230,00

Correctief onderhoud – ontvangst scholen

€ 117 800,00

€ 113 230,00

€ 0,00

Totaal ontvangsten

€ 117 800,00

€ 113 230,00

€ 0,00

Rekening 2011

Rekening 2012

Rekening 2013

€ 382,20

€ 397,20

€ 24 229,64

Telecommunicatie

€ 230 581,07

€ 218 111,09

€ 231 867,69

Preventief onderhoud

€ 207 080,21

€ 258 666,42

€ 192 178,80

Correctief onderhoud

€ 454 078,89

€ 687 891,17

€ 879 601,82

Administratie energie

€ 1 254 219

€ 1 314 738,89

€ 1 409 384,99

€ 2 146 341,37

€ 2 479 804,77

€ 2 737 262,94

Correctief onderhoud – ontvangst scholen

€ 116 289,38

€ 157,29

€ 0,00

Totaal ontvangsten

€ 116 289,38

€ 157,29

€ 0,00

Gebouwenbeheersysteem

Reële cijfers Onderhoud Gebouwen Onderhoud Gebouwen Gebouwenbeheersysteem

Totale werkingskosten

Toelichting: Om van alle provinciale instellingen het beheer en onderhoud, inclusief energie en telecommunicatie, in goede banen te leiden, is een jaarbudget voorzien van € 3 146 230,00. Budget nutsvoorzieningen Budgettair is € 1 428 000,00 (45,38%) van het totale budget ter beschikking gesteld voor de nutsvoorzieningen (elektriciteit, gas, water en stookolie) van alle provinciale gebouwen. De effectieve totale kost voor 2013 komt neer op € 1 196 332,08. Dit zijn de totale uitgaven van 2013 gerelateerd aan de nutsvoorzieningen van alle provinciale gebouwen, uitgezonderd de scholen.

AFDELING REAL ESTATE/GEBOUWEN

105 Toelichting: Om van alle provinciale instellingen het beheer en onderhoud, inclusief energie en telecommunicatie, in goede banen te leiden, is een jaarbudget voorzien van € 3 146 230,00. Budget nutsvoorzieningen Budgettair is € 1 428 000,00 (45,38%) van het totale budget ter beschikking gesteld voor de nutsvoorzieningen (elektriciteit, gas, water en stookolie) van alle provinciale gebouwen. De effectieve totale kost voor 2013 komt neer op € 1 196 332,08. Dit zijn de totale uitgaven van 2013 gerelateerd aan de nutsvoorzieningen van alle provinciale gebouwen, uitgezonderd de scholen. Budget onderhoud Budgettair is € 1 718 230,00 (54.62%)van het totale budget ter beschikking gesteld voor gebouwenbeheer, telecommunicatie, en het preventieve en correctieve onderhoud in alle provinciale gebouwen. De effectieve totale kost voor 2013 kwam neer op € 2 737 262,94, wat resulteerde in een overschatting van het budget van 41,6 %. Dit is te wijten aan het extra budget dat vrijgemaakt is geworden voor de aankoop van nieuwe brandblusapparaten (€ 100 000) en de overname van het budget van het voorgaande jaar. Dit maakt dat slechts 46,98 % van de totale uitgaven van de Dienst Onderhoud gerelateerd is aan onderhoudstaken in de provinciale gebouwen. Van de onderhoudskosten is € 879 601,82 toe te wijzen aan het correctieve onderhoud, onder meer elektriciteitswerken, reparaties aan ramen en deuren, verwarming, dakwerken, enzovoort. Het preventief onderhoud vertegenwoordigt € 192 178,80 van de totale onderhoudskosten. Hierin zitten de verschillende onderhoudscontracten vervat (HVAC, brandblusapparatuur, liften, brandmeldinstallaties...). Het aanbieden van professionele bedrijfstelefonie kost € 231 867,69 Dit budget betreft voornamelijk het onderhoudscontract voor vaste telefonie (RealDolmen) en de contracten met Belgacom / Proximus.

3.7.4 Werking in 2013 De dienst Onderhoud Gebouwen heeft volgende verantwoordelijkheden: GBS (Gebouwenbeheersysteem) telecommunicatie preventief onderhoud correctief onderhoud administratie energie periodieke keuringen technische permanentie. De inzetbaarheid van een aantal personeelsleden valt daarom binnen meerdere van deze kerntaken.

AFDELING REAL ESTATE/GEBOUWEN

106 Cel gebouwenbeheersysteem (GBS) Het gebouwenbeheersysteem (GBS) wordt gebruikt om alle binnen het gebouw aanwezige technische installaties, zoals de elektrische en werktuigbouwkundige, centraal aan te sturen. Voordeel hiervan is de consolidatie van verschillende technieken in één systeem en de mogelijkheid tot periodiek opvolgen van data over deze installaties. De gekoppelde installaties bevinden zich voornamelijk in de gebouwen 011, 012 en 013 (Provinciehuis, blokken A tot en met F, G-blok en H-blok), onder het overkoepelende gebouwbeheersysteem ‘Entelec’. De standalone installaties zijn voornamelijk HVACgerelateerde beheersystemen op verschillende locaties.

Cel Telecommunicatie Het doel van de cel Telecommunicatie is het leveren van professionele bedrijfstelefonie aan de personeelsleden in de gebouwen 011, 012 en 013, alsook het beheer van de mobiele telefoons van het provinciebestuur. De cel Telecommunicatie is verantwoordelijk voor het selecteren, aanschaffen, beschikbaar stellen, onderhouden en actueel houden van de infrastructuur zodat de applicaties hierop kunnen blijven draaien. Dit streefdoel wordt bereikt door de benodigde software releasematig te wijzigen en de hardware op gezette tijden te vervangen. Daarnaast zorgt de cel Telecommunicatie voor het aanmaken en beheer van gebruikersaccounts. Zij zorgt ook voor het veiligstellen van de informatie door middel van het maken van back-ups en voor de beveiliging en continuïteit van de infrastructuur. Servicecontract ‘vaste telefonie’ Voor componenten die de dienst niet zelf op voorraad heeft werd een servicecontract afgesloten met de leverancier RealDolmen. Deze firma voorziet in de snelle levering van defecte apparatuur alsook in het beschikbaar stellen van gewenste software updates voor telefonie. Het contract met RealDolmen bestaat uit volgende componenten: Hardware support: interventie op aanvraag, in alle provinciale gebouwen met telefooncentrale, tijdens de kantooruren. Software update service: de mogelijkheid om softwarepakketten online te downloaden. Telefonische ondersteuning (rond hard- en softwareproblemen): voor de technici van het provinciebestuur, tijdens de kantooruren. De verantwoordelijke van de cel Telecommunicatie verzorgt periodieke rapportages over de kwaliteit van de geleverde diensten.

AFDELING REAL ESTATE/GEBOUWEN

107 Cel preventief / correctief onderhoud In 2012 werd het startschot gegeven voor een integrale, gecoördineerde aanpak van het facilitaire proces betreffende preventief / correctief onderhoud. Verschillende facilitaire processen werden doorgelicht en vervolgens op elkaar afgestemd. Bovendien werd een belangrijke afweging gemaakt over bepaalde facilitaire processen: ‘eigen beheer: welke activiteiten doen we zelf’ versus ‘uitbesteding: welke activiteiten willen we uitbesteden?” De audit over HVAC, uitgevoerd door de firma MCS, leverde een duidelijk beeld op van het conditiepeil van de installaties in de provinciale gebouwen. Deze conditiemeting vormt de ideale basis voor de opmaak van het nieuwe onderhoudscontract van HVAC. Dit heeft onder meer geleid tot uitbesteding van een aantal facilitaire diensten, voor een totale kostprijs van € 946 557,59. Onderhoud van de technische installaties van het patrimonium, onder de vorm van een onderhoudscontract of individuele opdrachten. EXTERN: (in samenwerking met en onder supervisie van de dienst onderhoud gebouwen) Het opvolgen van het dagelijkse en periodieke onderhoud van de installaties (opvolging, planning, controle, rapportering, bijsturingen, aanlevering van managementgegevens, enzovoort) betreffende: INTERN: (eventueel in samenwerking met externen) • duurzaam en efficiënt gebouwenbeheer • energiebeheer: maatregelen om het verbruik van de gebouwen (010 HASSELT Provinciehuis) verder te optimaliseren • uitvoering, in eigen beheer en binnen de mogelijkheden, van kleine projecten • aansturen van de eigen technische ploeg • doelgerichte opleidingen (bijvoorbeeld voor het brandteam). Bewaking Voor de bewakingsopdracht van blok-G van het Provinciehuis wordt de professionele bewakingsfirma G4S ingehuurd voor de prijs van € 3 841,33. De taak van deze firma bestaat uit volgende aspecten: • toegangscontrole van het gebouw • supervisie van de brandcentrale, inbraakcentrale, technische alarmen • instructies + verwittigen van personen en instanties • inspectierondes in en rond het hele gebouw • sluitingsronde uitvoeren en sluiten van het gebouw (eventueel wapenen van het alarmsysteem).

Cel Administratie energie / periodieke keuringen Administratie energie De cel Administratie energie staat in voor de organisatie en het beheer van de energieboekhouding van alle provinciale gebouwen met behulp van het energie-monitoring systeem eSight® (Infrax). Infrax is een grote netbeheerder in Vlaams België. Vanuit die rol bedient Infrax particulieren, bedrijven en overheden. Voor het provinciebestuur Limburg is Infrax

AFDELING REAL ESTATE/GEBOUWEN

108 actief betrokken bij energiebesparingsprojecten. Energiemonitoring is dus vooral een tool om inzicht in energieverbruik te geven én om meting en verificatierapporten voor energieprojecten te kunnen maken. Energiejaarrapport De implementatie volgens de richtlijnen van Infrax wordt volledig verzorgd door Cenergie. Dit energie adviesbureau in Antwerpen is dealer van eSight in België en heeft al verschillende grote energiemonitoring projecten op zijn conto. In samenwerking met deze externe partner werd het energiejaarrapport 2013 opgesteld. Dit rapport biedt een duidelijk overzicht van de nutsvoorzieningen van de verschillende provinciale gebouwen. De voorstelling van het Energiejaarrapport 2013 aan alle energieverantwoordelijken van de instellingen vond plaats rond Pasen 2013. Bovendien werden in de cel Administratie energie alle facturen van water, gas, elektriciteit en stookolie, ter waarde van € 2 936 725,52, gecontroleerd op correctheid. Periodieke keuringen In samenwerking met de Interne Dienst voor Preventie en Bescherming (IDPB) werd een werkmethode ontwikkeld voor de efficiënte en effectieve opvolging van de opmerkingen die voortkomen uit de verschillende keuringsverslagen. In 2013 liet de cel Periodieke keuringen in de provinciale instellingen circa 350 keuringen uitvoeren op 927 technische installaties, voor een totaalbedrag van circa € 30.000,00. Uit de gevoerde keuringen kwamen volgende cijfers naar boven: • 111 keuringen met ‘groen licht’ (goedgekeurde installaties zonder opmerkingen); • 77 keuringen met ‘oranje licht’ en 1 217 opmerkingen (installaties die gebreken vertonen en toch in dienst mogen blijven, maar de vaststellingen moeten zo snel mogelijk opgelost worden); • 30 keuringen met ‘rood licht’ en 748 opmerkingen (volledig afgekeurde installaties die buiten gebruik moeten gesteld worden en vervolgens onmiddellijk een structurele oplossing moeten krijgen); • 18 keuringen met ‘blauw licht’ telkens met één opmerking (mag gebruikt worden met een opmerking die niet opgelost kan worden (zoals identificatiepapieren niet meer te vinden).

Technische permanentie Zowel de technische dag- als nachtpermanentie wordt verzorgd door de personeelsleden van de dienst Onderhoud, in samenwerking met de collega’s van de Interne Dienst voor Preventie en Bescherming (IDPB). Zij staan in voor eerstelijnsinterventies en het oplossen van storingen aan de technische installaties, in overleg met de dienstdoende conciërge. De opvolging van de werking van de technische installaties kan vanop afstand gebeuren, of indien nodig, ter plaatse.

AFDELING ICT

109 4 Afdeling ICT ICT 127.03.00 Sam Claes

Secretariaat 127.03.00 Sonja Crals

Procedures 127.03.10 Kristine Kaminski (vanaf 2013-05-01)

GIS en Ontwikkelingen 127.03.20 Michael Vanderhoydonk

GIS 127.03.21 Johan Ackx Karin Praet

Ontwikkelingen 127.03.22 Marc Ceuppens Lidwine Driesen

Toepassingen Derden 127.03.23 Yolande Hauben Johan Keunen Kim Nulens (vanaf 2013-05-16) Jos Tans Henri Van Endert

Organogram ICT

Beheer en Ondersteuning 127.03.30 Benoit Thijs

Servicedesk 127.03.31 Rudy Greeven Gilbert Mertens Willy Quetin Willy Vanelderen

Systemen en Netwerken 127.03.32 Jan BonnĂŠ Kristof Lafosse Johan Nilis Rutger Paulissen

PBS 127.03.40 Patricia Dirix

PBS 127.03.41 Fatma GĂśker Liliane Sannen Hilde Vandeput Miriam Vandersmissen

Vernieuwingen 127.03.50 TBA vernieuwingsmanager

Vernieuwingen 127.03.51 Rudi Slechten (vanaf 2013-05-01)

AFDELING ICT

110 4.1 Missie De afdeling ICT is verantwoordelijk voor het aanbieden van een hedendaagse en betrouwbare ICT-omgeving binnen het provinciebestuur Limburg, die kennisbeheer, digitaal samenwerken en een efficiĂŤnte beleidsvoering mogelijk maakt. Via de servicedesk geeft de afdeling ICT professionele ondersteuning aan eindgebruikers. Bijkomend realiseert deze afdeling vernieuwingsprojecten en voert ze een zo proactief mogelijk onderhoudsbeleid.

4.2 Personeel en Organisatie De afdeling ICT werd in 2013 uitgebreid met 2 nieuwe diensten: Vernieuwingen en Procedures. Deze diensten werden bemand met 2 nieuwe personeelsleden: een hoofddeskundige voor de correcte opvolging en begeleiding van de ICT-vernieuwingsprojecten en een bestuurssecretaris die als procesmanager de dienst Procedures stuurt. Verder werd de dienst Gis en Ontwikkelingen in 2013 versterkt met een hoofddeskundige, een applicatiebeheerder voor het Facilitair Management Informatiesysteem (FMIS) dat binnen de Directie Facilitair Beheer wordt ontwikkeld. Op het einde van het jaar 2013 diende de ICT-directeur zijn ontslag in. Deze functie werd opengesteld door middel van een vacature, zodat ze in de loop van 2014 opnieuw kan ingevuld worden. De afdeling ICT beschikt over een personeelsformatie van 24,9 vte (interne en externe ondersteuning samen). Deze functies worden ingevuld door 26 personeelsleden: 8 medewerkers 3 hoofdmedewerkers 5 bestuurssecretarissen 6 deskundigen 4 hoofddeskundigen Totaal: 26

4.3 Werking in 2013 In 2013 werd de afdeling ICT uitgebreid in navolging van het strategisch actieplan. De nieuw toegevoegde diensten hebben als opdracht de werking van ICT en het provinciebestuur te ondersteunen. Verder zijn in 2013 een aantal onderhoudstrajecten gestart en/of afgewerkt, zoals het onderhoud van het netwerk (bekabeling), het onderhoud van de pcâ&#x20AC;&#x2122;s en laptops (vervanging), de omzetting van een aantal toepassingen van Silverstream naar APEX (de programmeertaal Silverstream wordt volledig afgebouwd), het opzetten van een website met GIS-informatie voor de Limburgse gemeenten en het migreren van een aantal bibliotheken naar RFID. De afdeling ICT heeft ook deelgenomen aan een aantal projecten van het bestuur, onder andere het nieuwe intranet, de verhuizing van het Provinciaal Natuurcentrum naar Craenevenne, het Beeldbank-project, het G-scan project in Lummen en Zonhoven en het realiseren van web etalages voor verschillende bibliotheken.

AFDELING ICT

111 4.4 Verwachtingen en uitdagingen voor de toekomst Eind 2013 heeft de directeur van de afdeling ICT ontslag genomen en is het mandaat van de bestuursdirecteur van Facilitair Beheer niet verlengd. Het beleid van het provinciebestuur heeft tevens beslist om in 2014 een nieuw organogram op te stellen en te implementeren. Er zijn dus een aantal wijzigende factoren binnen het provinciebestuur. De verwachting voor 2014 is dan ook voornamelijk om te zorgen voor de continuĂŻteit en verbetering van de operationele processen binnen ICT. Het is de bedoeling om vooral de focus te leggen op de ondersteuning van de interne en externe klanten, het onderhoud en de vervanging van hard- en software en projecten die als prioritair bestempeld zijn door het beleid. Wanneer de nieuwe omgeving (nieuw organogram, nieuwe invulling van de functie van directeur, â&#x20AC;Ś) gekend is, zal het strategisch luik van de ICT-diensten verder uitgewerkt worden.

4.5 Dienst Beheer en Ondersteuning 4.5.1 Missie Binnen de afdeling ICT zorgt de dienst Beheer en Ondersteuning voor de operationele werking van de complete IT-infrastructuur. Dit vertaalt zich in het installeren, configureren, onderhouden en ondersteunen van allerlei hard- en software, alsook in het beheer van de bijbehorende licenties en contracten.

4.5.2 Personeel en Organisatie Voor het uitvoeren van het takenpakket beschikt de dienst Beheer en Ondersteuning over 9 voltijdse profielen. CoĂśrdinatie en leiding: 1 voltijdse bestuurssecretaris, die ook een aantal operationele taken behartigt. Voor de eindgebruikersondersteuning zorgt een ploeg van 4 medewerkers in de groep Helpdesk en Permanentie. Deze personeelsleden zorgen voor een klantvriendelijke behandeling van de IT-gerelateerde meldingen, problemen en klachten. Meldingen bij de servicedesk die niet op standaardwijze en op korte termijn kunnen afgehandeld worden, komen terecht bij de 2delijnsondersteuning in het team Systemen en Netwerken, waar ook een ploeg van 4 medewerkers zorgt voor een correcte afhandeling van de aanvragen en incidenten.

AFDELING ICT

112 4.5.3 Werking in 2013 Servicedesk IT Tijdens 2013 zijn er opnieuw bijna 10000 tickets ontvangen, wat staat voor een rechtstreekse ondersteuning van de ongeveer 1500 eindgebruikers. Het behandelen van deze tickets vertegenwoordigde ook dit jaar het grootste gedeelte van de tijdsbesteding van de servicedesk. Er is ook tijd gespendeerd aan de onrechtstreekse ondersteuning van de eindgebruikers, meer bepaald het up-to-date brengen van het besturingssysteem en de geïnstalleerde standaardsoftware op de werkstations en printers. Na het gunnen van de raamovereenkomst voor pc’s, laptops en beeldschermen zijn de medewerkers van de servicedesk ook stelselmatig begonnen met de vervanging van de verouderde toestellen. Dit kan gebeuren door het inhuren van tijdelijke capaciteit voor het effectief plaatsen van nieuwe toestellen. De voorbereidingen van vervangingen en de initiële installatie van de toestellen gebeurde in 2013 door de servicedesk zelf. Het is de bedoeling om dit op een constante basis verder te laten gebeuren in 2014. In het voorbije jaar stond ook de medewerking aan het FMIS-project voor een aanzienlijke tijdsinvulling. Deze activiteiten vertalen zich in de volgende aspecten: Meetings om de gewenste functionaliteiten te verduidelijken Meetings om de toekomstige werking van de servicedesk te concretiseren Het uitvoeren van testen van de nieuwe toepassing Serverbeheer Met uitzondering van de verdere virtualisatie van de bestaande servers, werden met betrekking tot het serverpark geen grote aanpassingen uitgevoerd. Netwerkbeheer De afdeling ICT heeft heel actief meegewerkt aan het project rond de vernieuwing van de databekabeling in het hoofdgebouw van het Provinciehuis in Hasselt. Deze bekabeling was nodig om de snelheid van de verbindingen te verhogen. Door dit project moesten echter de werkstations via de nieuwe kabels opnieuw aangesloten worden op het correcte netwerk (intern en extern). Deze opdracht heeft de afdeling ICT voor zijn rekening genomen. Er is ook deelgenomen aan het proefproject voor de installatie van een Citrix-server, in samenwerking met de dienst Vernieuwingen. Deze installatie vergemakkelijkt het aanloggen op bepaalde applicaties vanop afstand. Het testproject zal verder worden uitgebreid in 2014. Operationeel beleid De dienst Beheer en Ondersteuning probeert een zo stabiel mogelijk computerpark te garanderen. Vandaar dat in 2013 is ingezet op het vervangen van de verouderde werkstations. Deze vervanging is gerealiseerd door samen met de Centrale Aankoopdienst (CAD) een raamcontract af te sluiten voor de aankoop van pc’s, laptops en beeldschermen. Deze raamovereenkomst verkort de bestellings- en leveringsprocedure aanzienlijk waardoor dat er sneller hardware geleverd kan worden. Er wordt ook voor gezorgd dat de nieuwe toestellen meer gestandaardiseerd worden. Op termijn zal dit zorgen voor een harmonisering naar één besturingssysteem en een harmonisering van de geïnstalleerde standaard- en nietstandaardsoftware op de werkstations. Dit alles zal bijdragen tot het efficiënter verlopen van de processen binnen ICT, waar ook de eindgebruiker zijn baat bij heeft. De standaardisatie van de

AFDELING ICT

113 software heeft ook gezorgd voor een efficiĂŤnter licentiebeleid betreffende de Microsofttoepassingen. In 2013 werd al gestart met de vervanging van de werkstations (pc, laptop). Deze operatie zal in 2014 worden verdergezet. Deelname aan projecten De medewerkers van de dienst Beheer en Ondersteuning hebben in 2013 deelgenomen aan een aantal projecten. Deze kunnen al genoemd zijn in bovenstaande topics en worden dan niet verder toegelicht. Het betreft de deelname aan volgende projecten: Bekabeling hoofdgebouw (zie netwerkbeheer) FMIS-project (zie servicedesk ICT) Verhuizing van de afdeling Provinciaal Natuurcentrum naar de campus Craenevenne: er is van de gelegenheid gebruik gemaakt om de volledige infrastractuur te vernieuwen Proefproject Citrix (zie netwerkbeheer)

4.5.4 Doelstellingen 2014 Servicedesk IT De vernieuwde werking van de servicedesk van ICT start in 2014 samen met de nieuwe toepassing voor het behandelen van de tickets (FMIS). Bedoeling is om de werking van deze servicedesk en de service naar de eindgebruikers te verbeteren. Enerzijds door de operationele werking binnen de servicedesk anders te organiseren (weinig zichtbaar voor de eindgebruiker), anderzijds door de verwachtingen van de eindgebruiker op correcte wijze te beheren door de processen aan te passen en de communicatie te verbeteren. Serverbeheer In 2014 wordt voortgewerkt aan de virtualisatie van het serverpark. Dit houdt in dat de servers virtueel worden opgesplitst en zo toegewezen aan bepaalde toepassingen. Deze operatie heeft een aantal voordelen: Minder afhankelijkheid van hardware: als er een fout optreedt in de hardware wordt dit door de virtualisatie opgevangen en wordt ervoor gezorgd dat kan worden voortgewerkt ondanks de hardware-problemen. Lagere kost door energie- en ruimtebesparing: er moet niet meer per gevraagde toepassing een aparte server voorzien worden, de servers kunnen virtueel samengebracht worden zodat in de serverlokaal minder plaats nodig is. De inzet van minder fysieke servers werkt ook energiebesparend..

AFDELING ICT

114 Netwerkbeheer Het uitbouwen van het draadloos netwerk staat op de agenda voor 2014 en daarvoor zijn in 2013 al de nodige aankopen verricht die in 2014 verder ge誰nstalleerd worden. Tevens wordt ge誰nvesteerd in het plaatsen van een nieuwe firewall om de toegang van en naar het internet en de overige externe netwerken te beveiligen. Ook de uitbouw van het mobiel werken staat op het programma voor 2014. Het is de bedoeling om mensen die vanop een externe locatie, niet verbonden met het administratieve netwerk, toegang te geven tot de bedrijf kritische toepassingen. Hiervoor zal onder meer de Citrixomgeving verder verfijnd worden. Het is ook de bedoeling om de onrechtstreekse dienstverlening naar de eindgebruikers te verbeteren door de aankoop en configuratie van software voor het observeren van de status van de verschillende servers, netwerken en toepassingen. Zo kan proactief worden ingegrepen, misschien nog vooraleer de eindgebruiker een probleem heeft kunnen vaststellen. Operationeel Beleid De vervanging van de verouderde werkstations zal in 2014 worden voortgezet dankzij het inhuren van tijdelijke capaciteit. Deelname projecten Voor 2014 zijn er ook al een aantal projecten gedefinieerd waaraan de dienst Beheer en Ondersteuning zal deelnemen: In het kader van het BIM-project (Bouwwerk Informatie Model) wordt een medewerker afgevaardigd naar het Bouwbureau (afdeling Real Estate / Gebouwen) Toegankelijk maken van het intranet vanop externe locaties voor bepaalde medewerkers van het provinciebestuur

4.6 Dienst GIS en Ontwikkelingen 4.6.1 Missie De dienst GIS en Ontwikkelingen is een ondersteunende dienst van de afdeling ICT die instaat voor de ontwikkeling van softwaretoepassingen op maat van de klant. Deze dienst biedt ook technische ondersteuning van strategische ICT-toepassingen zoals het dossieropvolgingssysteem Ariadne en het Content Management Systeem SmartSite iXperion (voor het beheer van websites zoals Limburg.be, intranet, het P-net en de verschillende extranetten). Ten slotte biedt Gis en Ontwikkelingen technische en inhoudelijke GIS-ondersteuning voor provinciale diensten die met ArcGIS software werken in het kader van het Geografisch informatiesysteem (GIS). Daarnaast zijn al de eerste stappen gezet in de uitbouw van een provinciaal Limburgs GIS-platform voor de ondersteuning van lokale Limburgse besturen in hun GIS-werking.

AFDELING ICT

115 4.6.2 Personeel en organisatie De dienst GIS en Ontwikkelingen maakt deel uit van de Directie Facilitair Beheer, afdeling ICT. In deze dienst zijn 9 personen tewerkgesteld met de volgende opdrachten: coördinatie en leiding: 1 bestuurssecretaris ontwikkelingen algemeen: ontwikkeling van client-server toepassingen via Powerbuilder en de ontwikkeling van webtoepassingen via Oracle APEX: 1 hoofddeskundige en 1 deskundige toepassingen derden: beheer van de provinciale websites via het CMS SmartSite iXperion en de ontwikkeling van digiformulieren: 2 hoofdmedewerkers Ariadne: technische en inhoudelijke ondersteuning van het dossieropvolgingssysteem: 1 hoofdmedewerker en 1 medewerker GIS: technische ArcGIS-ondersteuning, inhoudelijke GIS-ondersteuning 1 deskundige en inhoudelijke ondersteuning van de GIS-werking bij de lokale besturen: 1 bestuurssecretaris.

4.6.3 Werking in 2013 Wie bij het provinciebestuur Limburg een aanvraag wenst te doen voor het ontwikkelen van een nieuwe ICT- toepassing, moet een projectaanvraagfiche of PAF invullen om de aanvraag te formaliseren. Deze PAF bestaat uit 2 onderdelen: het ene deel voor de projectaanvrager, om de aanvraag te expliciteren, het andere deel voor de afdeling ICT. Bedoeling is cruciale informatie over de eventuele uitvoering van een project tijdig te verzamelen, zodat ICT een advies kan formuleren naar nut, haalbaarheid en timing. Vervolgens worden projectaanvragen voor goedkeuring en prioritering aan het Project Advies Forum voorgelegd. Hierin zetelen naast de provinciegriffier en de verantwoordelijke voor de dienst Gis en Ontwikkelingen ook de directeur ICT en de bestuursdirecteur en veiligheidsconsulent van de directie Studies en Projecten. Realisaties In 2013 heeft de dienst aan een groot aantal projecten deelgenomen of een aantal projecten zelf geïnitieerd: • • • • • • • •

Smartsite: ontwikkeling van digitale inschrijvingsformulieren (30-tal) Smartsite: digitale subsidieformulieren: ‘vernieuwende onderwijsflankerende speerpuntprojecten’ en ‘MOS-scholen’ Smartsite: ontwikkeling en lancering van een nieuw intranet en extranet voor het provinciebestuur Smartsite: afwerken van digiformulieren voor de Directie Facilitair Beheer Smartsite: digitalisering van het LIKONA-jaarboek (van het Provinciaal Natuurcentrum) Smartsite: presentatie en beschikbaar stellen van gedigitaliseerde oude drukken via de website van de Provinciale Bibliotheek Limburg (PBL) Smartsite: integratie educatief materiaal Digitale Bibliotheek in de website van de Provinciale Bibliotheek Limburg (PBL) Smartsite: digitalisering van het technische fiche voor het beheer van de Boudewijnzaal (Directie Facilitair Beheer)

AFDELING ICT

116 •

• • • • • • • • • •

•

• • • • • • • • • •

Smartsite: webetalages voor de Limburgse bibliotheken in samenwerking met het Provinciaal Bibliotheek Systeem (PBS) en het Provinciaal Steunpunt voor Limburgse bibliotheken (PSLB) Smartsite: uitbreiding van de digiformulieren van Thuiscompagnie (Directie Mens) Smartsite: ontsluiting van de adresgegevens van de 44 Limburgse gemeenten via de website van het provinciebestuur (Dienst Informatie en Communicatie) Smartsite: implementering van een Google Maps kaarttoepassing voor ‘Limburg verzilvert Europa’ - 25 jaar Europese programma’s in Limburg (Directie Ruimte) Smartsite: digitale subsidieformulieren voor het Provinciaal Natuurcentrum (PNC) Powerbuilder: omzetten van de bestaande toepassing ‘Bijkomende leningen’ van een mainframe-omgeving naar een serveromgeving (Directie Financiën) APEX: online beschikbaar stellen van een nieuwe toepassing voor de telefoonlijst van het Provinciehuis APEX: conversie van de toepassing Bestuursmemoriaal van Silverstream naar Oracle APEX: conversie van de toepassing ‘Kleurbekennen’ van Silverstream naar Oracle APEX: implementering van meertaligheid in de adressentoepassing van de provinciale dienst Informatie en Communicatie (dienst Informatie en Communicatie) APEX: conversie van toepassing ‘Zittingen’ van Silverstream naar Oracle Apex voor de provincieraadzittingen, Handicap, Forum, PSLB, PDPO, Leadercomité Haspengouw en Leadercomité Kempen-Maasland in samenwerking met de dienst Vernieuwingen Smartsite en Powerbuilder: ontwikkeling van een toepassing voor het Limburgs Studiefonds voor studenten om renteloze leningen te kunnen aanvragen en digitaal te verwerken GIS: distributie van de nieuwe luchtfoto 2012 naar lokale besturen en OCMW’s, politiezones, brandweerzones en wateringen GIS: opwaardering van de interne ArcGIS software van 9.3 naar 10.1 GIS: ArcGIS opleiding voor de interne GIS-gebruikers (basisopleidingen) GIS: aanschaf van een ‘mobiel GIS’-toestel voor editeeropdrachten op het terrein GIS: Atlas der Buurtwegen: doorvoering van enkele wijzigingen in de beheerstoepassing Pilootproject e-tendering: elektronisch openen van offertes (Griffie van het provinciebestuur) Linguacluster: ontwikkeling van taalmodules voor het Centre Corail – Forem Formation. Uitbouw van een centrale provinciale beeldbank APEX: software upgrades APEX-server voor het provinciebestuur Limburg (mobiele webapplicaties) FMIS: deelname aan de projectwerkgroepen en implementering van het Facilitair Management Informatiesysteem (FMIS) bij het provinciebestuur

Daarnaast heeft de dienst Gis en Ontwikkelingen ook deelgenomen aan een aantal overlegstructuren en initiatieven om de werking van het provinciebestuur en/of de dienstverlening naar de lokale besturen te verbeteren: •

•

GIS: deelname aan Geolokaal initiatief van de Vlaamse provinciebesturen, VVSG, DDAR en AGIV om lokale besturen beter te ondersteunen bij het gebruik van geografische informatie en de implementering van de Vlaamse GIS-initiatieven in de besturen GIS: deelname aan structureel GIS-overleg: A-commissie GIS (VVP), GDIwerkgroep (AGIV), Klankbordwerkgroep G-scan (AGIV), klankbordwerkgroep eMIL

AFDELING ICT

117 • •

Deelname aan overleg over het ‘Masterplan Werkomgeving 2.0 Provincie Limburg’ Uitbouw van een nieuw dienstverleningsmodel voor GIS in samenwerking met Ernst & Young

Wat betreft de GIS-dienstverlening naar de lokale besturen heeft deze cel er ook voor gezorgd dat een aantal evenementen werden georganiseerd, vragen werden beantwoord en werkbezoeken aan de lokale besturen werden uitgevoerd. De dienst Gis en Ontwikkelingen is trouwens niet enkel verantwoordelijk voor de ontwikkeling van softwaretoepassingen. Ze staat ook in voor het onderhoud van deze zelfontwikkelde toepassingen én van sommige toepassingen die werden aangekocht. Daarom participeert deze dienst ook in de servicedesk 7700 van het provinciebestuur voor het behandelen van facilitaire problemen.

4.6.4 Doelstellingen 2014 In 2014 moet aan de lopende projecten worden voortgewerkt. Heel wat nieuwe projecten zullen bovendien worden opgestart. Dit is de lijst van projecten voor het werkjaar 2014, zoals deze bij het opstellen van het jaarverslag gekend was: • • • • • • • • • •

• • • • • •

•

GIS: grotere beeldschermen voor interne ArcGIS gebruikers GIS: organisatie van ArcGIS-opleidingen (basisopleiding voor nieuwe GISgebruikers, geavanceerde opleidingen voor de gevorderde gebruikers) GIS: opstart van een GIS-samenwerkingsgroep binnen SharePoint GIS: vervangen van de tools ‘zoeken op perceel’ en ‘zoeken op adres’ binnen ArcGIS GIS: vernieuwing van de bestaande geoloketten door inzet van aangepaste software GIS: update van de bestaande GIS basisdata van het Agentschap Geografische Informatie Vlaanderen (AGIV) APEX: voorzien van samengestelde agenderingen in de toepassing ‘agendering’, met als concreet voorbeeld de novemberzittingen van de provincieraad APEX: extra rapporteringsmogelijkheden voor toepassing ‘Provinciale vertegenwoordiging’ APEX: herwerking jaarplanningsinstrument voor het communicatiebeleid (fase 3) (dienst Informatie en Communicatie) APEX: integratie van de uitgekeerde vergoedingen voor de adviesraden in de toepassing ‘Provinciale vertegenwoordiging’ op voorwaarde dat een algemeen reglement wordt gestemd APEX: omvorming van de bestaande toepassingen van client-server naar web Smartsite: conversie van het platform ‘aanvraag digitaal subsidiedossier’ naar XForms Smartsite: uitwerken van concrete aanvraagformulieren binnen het platform ‘aanvraag digitaal subsidiedossier’ Smartsite: omvorming van de aanvraagformulieren van client-server naar web (bijv. reisvergoeding) Smartsite: implementering van een nieuwe operationele eID-service voor de subsidieformulieren Smartsite: realisatie van een gezamenlijke website voor vormingen kinderopvang van het PCBO en Opvoedingsondersteuning, op voorwaarde van goedkeuring door de PAF Smartsite: conversie platform e-zines naar Smartsite iXperion

AFDELING ICT

118 • • • • • • •

Smartsite: implementering van nieuwe functionaliteiten op de website limburg.be, het intranet en het extranet Powerbuilder: consolidering van bestaande toepassingen naar Powerbuilder 12 in samenwerking met de dienst Vernieuwingen Powerbuilder: omzetting van de REGL database – reglementen en retributies – voor toepassing door de federale overheid Dossierbeheerssysteem voor het behandelen van milieuvergunningsaanvragen (overstap van analoog naar digitaal werken) Ariadne: Voorbereiding van de implementering van een nieuw dossieropvolgingssysteem ter vervanging van Ariadne Uitbouw van een centraal Customer Relationship Management (CRM) voor het provinciebestuur van Limburg Upgrade van de SQL-Server database in samenwerking met de dienst Vernieuwingen

Voor 2014 blijft het belangrijk ervoor te zorgen dat de juiste prioriteit wordt gegeven aan de gevraagde projecten. Het provinciebestuur Limburg heeft een aantal objectieven vooropgesteld en het is belangrijk dat deze ook worden weerspiegeld in de lijst van de projecten die opgestart en gerealiseerd worden met behulp van de dienst Gis en Ontwikkelingen en de hele ICTafdeling. Een efficiënte PAF-werking is daartoe de sleutel. Op het vlak van GIS is het de bedoeling om zowel voor de interne als externe gebruikers de werking uit te diepen en ervoor te zorgen dat deze wordt ondersteund met de juiste hardware (bijvoorbeeld door de uitlening van mobiele GIS-toestellen via de Provinciale Uitleendienst PUL), toepassingen, data en informatie. Zo wordt de beleidsdoelstelling om uit te groeien tot een vraag gestuurde dienstverlener voor lokale besturen (on)rechtstreeks mee gerealiseerd.

4.7 Provinciaal Bibliotheek Systeem 4.7.1 Missie Het Provinciaal BibliotheekSysteem (PBS) wil op een effectieve en efficiënte wijze technische ondersteuning bieden op het vlak van bibliotheeksystemen aan gemeentelijke openbare bibliotheken. De nadruk ligt daarbij op klantvriendelijke en correcte dienstverlening, op permanente vernieuwing en actualisering van het systeem en op een verhoging van de samenwerking tussen de openbare bibliotheken.

4.7.2 Personeel en organisatie In 2004 werd het Provinciaal BibliotheekSysteem opgestart. Sindsdien werden 31 van de 44 Limburgse bibliotheken aangesloten. De aangesloten bibliotheken kunnen beschikken over een uitgebreide dienstverlening zoals opleidingen op maat en een helpdesk die bereikbaar is tijdens de openingsuren van de bibliotheken (maandag tot vrijdag van 8 tot 20 uur, zaterdag van 8 tot 18 uur en zondag van 9 tot 13 uur). Voor de dienst Provinciaal BibliotheekSysteem werken 5 personeelsleden: 1 bestuurssecretaris: leiding van de dienst 1 deskundige: netwerkcatalograaf

AFDELING ICT

119 3 medewerkers: systeemverantwoordelijke • verantwoordelijke administratie en hardware/software installaties • verantwoordelijke catalogusonderhoud. •

4.7.3 Werking in 2013 In 2012 sloot het PBS aan bij het Vlaamse project ‘bibliotheekportalen’. De bestaande web catalogus ‘BiLi’, waar bibliotheekbezoekers documenten kunnen opzoeken, reserveren en verlengen, werd vervangen door aquabrowser. Omdat de bibliotheekportalen enkel de collecties tonen en geen plaats bieden om extra informatie mee te delen of collecties in de kijker te plaatsen, ontwikkelde de PBS-dienst web etalages voor elke bibliotheek. Via deze etalages kunnen alle bibliotheken naar eigen voorkeur informatie publiceren, nieuws brengen, de agenda van activiteiten tonen, collecties in de kijker zetten, … Naast een versie voor volwassenen werd, voor elke bibliotheek, ook een etalage voor de jeugd aangemaakt.

Daarnaast begeleidde de PBS-dienst 4 bibliotheken (Beringen, Tessenderlo, Lanaken en Stedelijke Bibliotheek Hasselt) die hun collecties migreerden naar RFID en/of zelfscanbalies en betaalautomaten installeerden. In totaal zijn momenteel 21 bibliotheken overgeschakeld naar RFID en hebben zelfscanbalies en/of een betaalautomaat in gebruik genomen. In 2013 werd één nieuwe bibliotheek aangesloten bij het PBS: de bibliotheek van Lanaken. De door het PBS ontwikkelde brievensoftware, waarmee bibliotheken op een eenvoudige en efficiënte wijze gepersonaliseerde brieven en mails kunnen opmaken en verzenden, werd in 2013 aangepast en uitgebreid. Tevens werd voor elke bibliotheek de module voor het versturen van herinneringsmails geïmplementeerd. In 2013 werd de Bilan-netwerkconnectie (Belgacom) met de bibliotheken vervangen door Infra-X-net (Infrax). Uitgebreide onderhandelingen werden gevoerd met de firma Infor, leverancier van VubisSmart, het bibliotheeksysteem dat door het PBS wordt gebruikt, om te komen tot een

AFDELING ICT

120 dienstenovereenkomst (SLA) tussen de firma en het provinciebestuur Limburg. Deze onderhandelingen resulteerden in een SLA die sindsdien in de Vlaamse bibliotheeksector als voorbeeld wordt gebruikt. Enkele cijfers

Oproepen per telefoon

237

250 205 200 163

155 150

131

122

126 112

138

133

103

100 70 50

0 jan

feb maart april mei

Totaal aantal oproepen: Oplossingsgraad: Gemiddelde oplossingstijd:

1 695 100 % 1/2 dag

juni

juli

aug

sept

okt

nov

dec

AFDELING ICT

121 Oproepen via mail

140

129 120

120 99

100

86 80

69 58

40 20 0 jan

feb

maart april

Totaal aantal oproepen: Oplossingsgraad: Gemiddelde oplossingstijd:

mei

juni

juli

aug

sept

okt

nov

1 044 100 % 1 dag

Oproepen via helpdesk site

dec

62 58

60 50

30 20 10 0 jan

feb maart april

Totaal aantal oproepen: Oplossingsgraad: Gemiddelde oplossingstijd:

mei

572 99,77 % 3 dagen

juni

juli

aug

sept

okt

nov

dec

AFDELING ICT

122 Beschikbaarheid van het PBS-netwerk De 31 aangesloten bibliotheken moeten samen 73.950 uren per jaar kunnen beschikken over het bibliotheeksysteem en het netwerk. In 2013 was het netwerk, voor alle bibliotheken samen, gedurende 73.927 uren of 99,97 % van de tijd beschikbaar. Uitleningen Uitleningen

2011

2012

2013

106.244

100.394

102.935

Aantal uitleningen en verlengingen

4.241.723

4.200304

4.117.339

Aantal documenten in PBS-bestand

2.190.837

2.160.208

2.119.068

Aantal actieve leners

4.7.4 Doelstellingen 2014 Voor 2014 zijn volgende projecten gepland: De web etalages worden uitgebreid: ook niet PBS-bibliotheken, die aansluiten bij de Vlaamse bibliotheekportalen, krijgen het aanbod om een eigen web etalage te implementeren. De bestaande web etalages worden vernieuwd naar release 2.0 zodat nieuwe functionaliteiten, na uitgebreide testen, kunnen worden toegevoegd. Er wordt gestart met de realisatie van de technische voorwaarden die in het ‘herenakkoord’ zijn opgenomen en die bepalen onder welke voorwaarden de niet PBS-bibliotheken aansluiten bij het PBS. De module voor het digitaal verwittigen van leners betreffende de vervaltermijn van hun abonnement wordt getest en bij goedkeuring geïmplementeerd. In het najaar van 2014 wordt open Bib-ID, een Vlaams project, bij PBS Limburg in gebruik genomen. Via open Bib-ID kunnen leners, naast het raadplegen van hun lenersgegevens, ook toegang krijgen tot de digitale collecties van de aangesloten bibliotheken. Bibliotheken die migreren naar RFID en/of zelfscanbalies en betaalautomaten in gebruik nemen, zullen daarbij door de PBS-dienst worden begeleid. De beheersovereenkomst (SLA) tussen de firma Infor en het provinciebestuur Limburg zal worden geëvalueerd en, indien nodig, aangepast.

AFDELING ICT

123 4.8 Dienst Vernieuwingen 4.8.1 Missie De dienst Vernieuwingen behartigt nieuwe ICT-projecten zowel op het gebied van infrastructuur als software en is verantwoordelijk voor het begeleiden en uitvoeren van deze projecten. Dit gebeurt in nauw overleg met de rechtstreekse collega’s en externe partijen. De dienst gaat hierbij projectmatig te werk zodat de 3 basiselementen, zijnde budget, timing en scope goed bewaakt worden.

4.8.2 Personeel en organisatie De dienst Vernieuwingen werd opgericht op 2 mei 2013 en maakt deel uit van de Directie Facilitair Beheer, afdeling ICT. In deze dienst is momenteel 1 persoon tewerkgesteld in de functie van hoofddeskundige. Dit personeelslid is verantwoordelijk voor de correcte opvolging en begeleiding van de ICT-vernieuwingsprojecten die gestart worden.

4.8.3 Werking in 2013 Volgende projecten werden gestart en opgeleverd in het werkjaar 2013, sommige in nauwe samenwerking met de dienst Beheer en Ondersteuning of de dienst Gis en Ontwikkelingen: Jachtverloven: deze toepassing werd succesvol gemigreerd naar de recentste MSOffice versie. 3P: de software voor het behandelen van overheidsopdrachten werd geïmplementeerd binnen het provinciebestuur Limburg. Tevens werd de koppeling voorzien met het dossier-beheersysteem Ariadne. Nieuwe serverinfrastructuur voor het Provinciaal Centrum voor Cultuur Erfgoed werd in gebruik genomen. Zittingen: bestaande front- en backoffice toepassingen voor de provincieraadzittingen, Handicap, Forum, PSLB, PDPO, Leadercomité Haspengouw en Leadercomité Kempen-Maasland werden vernieuwd. Na de functionele analyse, die samen met de gebruikers werd besproken, is de ontwikkeling gestart. Na een testperiode kon de toepassing volledig in productie gesteld worden in januari 2014. Tevens werden volgende projecten al geïnitieerd om in 2014 verder uit te voeren en te implementeren: Het opzetten van een Citrix-omgeving ter vervanging van de huidige Terminal Servers. Bedoeling is deze omgeving verder uit te bouwen, in eerste instantie voor de buitendiensten en de provinciale scholen. Later kan deze omgeving ook voor thuiswerkers gebruikt worden. De omgeving werd opgezet en een aantal bedrijf kritische toepassingen zoals Ariadne, Portunus, Olympus en 3P werden al ter beschikking gesteld. Een aantal pilootgebruikers maakt hiervan al gebruik.

AFDELING ICT

124 Beeldbank: samen met de firma’s Videohouse en Zeticon werd een overeenkomst gesloten om een beeldbank in gebruik te nemen. Deze beeldbank wordt ter beschikking gesteld via een SAAS-omgeving. Een aantal belangrijke taken werden al uitgevoerd zoals het bepalen van de meta data en het opstellen van een Thesaurus en trefwoordenreeks. Toerisme Limburg en Informatie en Communicatie zijn de eerste twee pilootdiensten die van de beeldbank gebruik maken. Van deze twee diensten werden al een 40.000 beelden naar de beeldbank geconverteerd. Voorbereiding outsourcing voor het beheer van het pc-park: het uitrollen van nieuwe pc’s, laptops en beeldschermen is een arbeidsintensieve taak. Om een oplossing te kunnen stellen aan het verouderde pc-park werd een bestek geïnitieerd om deze werkzaamheden gedeeltelijk te kunnen uitbesteden. In de loop van 2014 zal een gunning voor gebeuren.

4.8.4 Doelstellingen 2014 Voor het werkjaar 2014 worden volgende doelstellingen vooropgesteld: De Citrix-omgeving zal verder uitgebouwd worden en bruikbaar gesteld voor provinciale scholen. Verdere uitbouw en implementering van de beeldbank zodat meerdere diensten hiervan gebruik kunnen maken. Gunning aan een leverancier voor de outsourcing voor het uitrollen van pc’s, laptops en beeldschermen. Migratie SQL-Server: momenteel draaien vele applicaties met behulp van een SQLServer databank versie 2000. Deze databank is verouderd en dringend aan vernieuwing toe om de continuïteit te blijven verzekeren. Daarom zal ze in de loop van 2014 vervangen worden door een SQL-Server 2012 systeem. De connecties in de betrokken toepassingen zullen hieraan aangepast worden. Migratie Powerbuilder applicaties: in eerste instantie zal een inventaris aangelegd worden van alle in huis ontwikkelde Powerbuilder applicaties. Deze zullen één na één onder de loep worden genomen en geverifieerd naar gebruik. Waar nodig zal een migratietraject worden voorzien, zoals de applicaties die vanuit de browser gestart worden. Deze kunnen worden omgezet naar een web applicatie. Voorbereiding nieuw dossier- en notulenbeheersysteem: het bestaande Ariadnesysteem en de in eigen huis ontwikkelde notulenbeheerapplicatie zullen vervangen worden door een aan te kopen systeem. In 2014 worden de nodige voorbereidingen getroffen, zoals het opstellen van een bestek en een verkenning van de markt. Na de voorbereidingen wordt overgegaan tot een gunning die voor begin 2015 gepland staat.

AFDELING ICT

125 4.9 Dienst Procedures 4.9.1 Missie De dienst Procedures brengt alle procedures in kaart die binnen de afdeling ICT van toepassing zijn, zorgt voor het tot stand komen van een resultaatsmeting via rapportering en ondersteunt de implementering van aanpassingen aan deze procedures. De dienst waakt erover dat de procedures die binnen ICT uitgevoerd worden altijd verlopen conform de doelstellingen en visie van het provinciebestuur. Deze dienst werkt ondersteunend voor de andere diensten binnen ICT.

4.9.2 Personeel en organisatie De dienst Procedures is gestart in mei 2013 en bestaat uit 1 bestuurssecretaris.

4.9.3 Werking in 2013 Enerzijds heeft de dienst Procedures een standaardmethode binnen ICT voorgesteld om de huidige processen in kaart te brengen, te verbeteren en de verbeteringen te implementeren. De introductie van deze standaardmethode biedt een aantal voordelen: een herkenbaar traject voor de deelnemers, mogelijkheid tot verbetering aangezien het om een vaste methode handelt en daardoor ook eenvoudig te vertalen naar een dashboard met een stand van zaken over de verschillende trajecten. Anderzijds was op het moment dat de dienst Procedures van start ging het FMIS-project al in volle beweging. Het FMIS-project behelst de implementering van een ITIL-gebaseerde toepassing voor een aantal ICT-processen waaronder de servicedesk-processen. Dit was dus een aangewezen moment om de werking van de ICT servicedesk te herzien volgens een aantal nieuwe principes, die gebaseerd zijn op het zo efficiĂŤnt mogelijk aanwenden van de schaarse ICT-medewerkers met als doel toch het bereiken van een zo hoog mogelijke tevredenheidsgraad van de eindgebruikers. Deze principes zijn samen met de medewerkers die het meest betrokken zijn met de servicedeskprocessen verder uitgewerkt tot uitvoerbare processen op de werkvloer. De oefening heeft geleid tot: het opsommen van functionele vereisten voor de FMIS-toepassing het uitklaren van onduidelijkheden in de huidige servicedeskprocessen het documenteren van de toekomstige servicedeskprocessen het bepalen van de verschillende rollen die nodig zijn binnen de servicedeskprocessen het definiĂŤren van metingen en controleprocessen om de werking van de service op te volgen Op deze manier zullen ook andere processen onder de loep genomen worden. Hiervan zijn er al een aantal gestart, zoals de installatie van werkstations. De prioriteit van deze processen wordt bepaald in overleg met de andere diensthoofden van ICT.

AFDELING ICT

126 4.9.4 Doelstellingen 2014 Het is de bedoeling om in 2014 op hetzelfde elan verder te werken. De servicedeskprocessen van ICT zijn begin 2014 in voege gegaan, samen met de FMIStoepassingen. Deze processen zijn geen statisch gegeven. Ze moeten in de toekomst op regelmatige basis worden bijgestuurd om ervoor te zorgen dat zaken die niet of moeilijker werken onmiddellijk aangepast worden. Verder zullen nog een aantal belangrijke ICT-processen worden geselecteerd die ook kritisch herbekeken worden om de efficiĂŤntie te verbeteren. De criteria voor de selectie van de processen zullen enerzijds bepaald worden door de ervaring van knelpunten in de huidige processen en anderzijds gebaseerd zijn op de realisatie van de strategische en beleidsdoelstellingen van het provinciebestuur Limburg.

AFDELING CENTRALE AANKOOPDIENST

127 5 Afdeling Centrale Aankoopdienst Centrale Aankoopdienst 127.04.00 Roland Dusaer

Investeringen 127.04.10 Maarten Honinx

Investeringen 127.04.11 Maarten Honinx

Exploitatie 127.04.20 Danny Broeders

Exploitatie 127.04.21 Danny Broeders

Nutsvoorzieningen 127.04.30

Nutsvoorzieningen 127.04.31

Administratie Overheidsopdrachten 127.04.40

Administratie Overheidsopdrachten 127.04.41 Wendy Heeren Els Vandeweyer Trinette Vincken

5.1 Missie De Centrale Aankoopdienst (CAD) stelt zich tot doel het kwalitatief en professioneel verwerven van goederen en diensten voor de Directie Facilitair Beheer (en de interne klanten) van het provinciebestuur Limburg, aan de best mogelijke voorwaarden. De Centrale Aankoopdienst staat in voor de ontwikkeling en uitrol van een centraal gecoĂśrdineerd aankoopmanagement met een professioneel beslissingsmodel (op basis van prospectie, kosten-batenanalyse, selectie- en gunningscriteria). Het nastreven en detecteren van provinciale schaalvoordelen, kostenbeheersing en kostenbesparing, verhoogde efficiĂŤntie, flexibele en vereenvoudigde operationele werking, soepele administratieve procedures, kwaliteitsbewaking en nazorg kunnen als belangrijke doelstellingen geponeerd worden.

AFDELING CENTRALE AANKOOPDIENST

128 5.2 Personeel & Organisatie De Centrale Aankoopdienst (CAD) ging concreet van start op 1 mei 2010. De dienst beschikt over 5,6 vte’s. In 2013 zijn er 6 personeelsleden tewerkgesteld (4 statutairen en 2 contractuelen waarvan 1 federaal ambtenaar) Algemene coördinatie: 1 afdelingshoofd Aankoop: 2 deskundigen Administratie: 2 deeltijdse (4/5e) medewerkers en 1 voltijdse medewerker

5.3 Financieel verslag De Centrale Aankoopdienst beschikt niet over operationele budgetten of kredieten als dusdanig (gewone / buitengewone begroting). De aanbestedingen, aankopen betreffen in hoofdzaak raamovereenkomsten, bestemd voor de Directie Facilitair Beheer en haar klanten (diensten, directies, instellingen) en bijgevolg worden de bedragen aangerekend op deze budgetten. Dit geldt zeker voor de specifieke aanbestedingen aangezien het altijd gaat om een opdracht voor één van de interne klanten, nooit voor de werking van de CAD. Bijgevolg wordt ook in deze dossiers het budget van de aanvragende klant aangewend. Voor de resultaten van het dienstjaar 2013 wordt verwezen naar de samenvattende tabel van de ‘scorecard CAD’. Het betreft hier de jaarlijkse financiële effecten van de raamovereenkomsten ten opzichte van het referentiejaar 2010 (startjaar). De scorecard weerspiegelt het cumulatieve effect (besparing) van de raamovereenkomsten, afgesloten door de CAD (2011 – 2012 – 2013). Via de scorecard worden de raamovereenkomsten ook financieel opgevolgd en bewaakt.

5.4 Werking in 2013 In 2013 werd verder gefocust op het opstarten, voorbereiden en implementeren van belangrijke, facilitaire raamovereenkomsten. Raamovereenkomsten Opmaak van raamovereenkomsten voor de provinciale instellingen: detecteren en benutten van potentiële schaalvoordelen focus op gemeenschappelijke (facilitaire) producten en diensten nastreven van efficiëntie, flexibiliteit en standaardisatie via raamovereenkomsten

AFDELING CENTRALE AANKOOPDIENST

129 Volgende raamovereenkomsten werden opgestart in 2011 en 2012 en bleven operationeel in 2013: Diensten

Producten

Schoonmaak

CLEANINGMASTERS nv (Zonhoven)

Telecommunicatie - acceslijnen, communication cost

BELGACOM nv (Brussel)

Telecommunicatie - GSM

PROXIMUS nv (Brussel)

Ruitenwas

Köse Cleaning bvba (Evere)

Groenvoorziening

De Ploeg vzw (Hasselt)

Afval - opslag, vervoer en verwerking

Van Gansewinkel nv, Sita nv, Gielen nv, Rioclean nv , Bongaerts nv

Bewakingsopdrachten

G4S nv (Brussel)

Veiligheidscoördinator

Thyco nv (Bilzen)

Verzekeringsportefeuille - volledig - globaal

ETHIAS nv (Hasselt)

Technische keuringen

BTV nv (Antwerpen/Beringen)

Waterautomaten:

Aqua Vital nv (Waver)

Periodieken, tijdschriften

Story nv (Brussel)

Brandblusmiddelen - aankoop, onderhoud, navulling, inspectie

BGS nv (Hoegaarden)

Brandstoffen – gasolie - verwarming

Van Raak Distributie nv (Ravels).

Dienstvoertuigen

pooling via: raamovereenkomst Vlaamse Gemeenschap

Papier - A4-A3

IGEPA nv (Aalter)

Multifunctionals / polyvalente kopieerapparatuur

CANON nv (Brussel)

Hoogvolume kopieerapparatuur - reprodienst

CANON nv (Brussel)

Postorderartikelen

Kaiser & Kraft (Diegem)

Schilderwerken

ASLV nv (As)

FMIS

Planon nv (Mechelen)

AFDELING CENTRALE AANKOOPDIENST

130 In 2013 werden volgende raamovereenkomsten afgesloten en operationeel: U Diensten i t w e r k i n g /

Herstellingen/onderhoud/investeringen 'elektriciteit'

HERMANS nv (Houthalen)

Herstellingen/onderhoud/renovatie 'hoogspanning'

FABRICOM nv (Houthalen)

Leasing dienstvoertuigen

ARVAL nv (Brussel)

Onderhoud/herstelling/investering HVAC

DESERVIS nv (Mol)

Onderhoud/herstelling/renovatie liften

SCHINDLER nv (Brussel)

Verzekeringsconsultant 'politiezones Limburg'

VANBREDA RISK & BENEFITS nv (Antwerpen)

EDPB

MENSURA vzw (Brussel - Hasselt)

Productene Databekabeling f f Levering 'elektriciteit' - laagspanning e c Levering 'elektriciteit' - midden-/hoogspanning t Levering 'elektriciteit' - openbare verlichting r Levering aardgas a a ICT (laptops, desktops) m ICT (schermen) o v Koffie + grondstoffen + drankautomaten e Vleeswaren r e Kantoorbenodigdheden e

FABRICOM nv (Houthalen) - via Vlaamse Gemeenschap LUMINUS (Brussel) LUMINUS (Brussel) ELECTRABEL nv (Brussel) LAMPIRIS nv (Luik) TRIUS nv (Genk) DELL nv (Brussel) AUTOBAR nv (Aartselaar) MECO nv (Oostende) STAPLES nv (Strombeek - bever)

Uitwerking / effect raamovereenkomst ‘Openbare aanbesteding: levering van aardgas en elektriciteit voor alle openbare besturen van de provincie Limburg (provinciale instellingen, steden, gemeenten, OCMW’s, politiezones, eredienstinstellingen, gemeentelijke vzw’s enzovoort).’ Het provinciebestuur Limburg trad op als opdrachtencentrale voor de organisatie van de openbare aanbesteding voor energie (elektriciteit, gas) voor de verschillende Limburgse bestuursniveaus, dit met het oog op het optimaal benutten van het aanwezige schaalvoordeel. Volgende openbare besturen namen deel: Het provinciebestuur zelf (inclusief alle provinciale instellingen), alle stads- en gemeentebesturen, alle OCMW’s, een 330-tal kerkfabrieken/eredienstinstellingen, alle (17) politiezones, vele vzw's, intergemeentelijke verenigingen, gehandicaptenvoorzieningen en woonzorgvoorzieningen, enzovoort.

AFDELING CENTRALE AANKOOPDIENST

131 De Centrale Aankoopdienst (CAD) van de Directie Facilitair Beheer, bijgestaan door een onafhankelijke energieconsulent, lanceerde begin 2013 het bestek naar de energiemarkt waarbij volgende uitgangspunten gehanteerd werden: -

‘Principe van openbare aanbesteding’: de goedkoopste, conforme offerte zal het contract binnenhalen. Aangezien energie een noodzakelijke maar dure grondstof is, wordt bewust geopteerd voor de goedkoopste, conforme offerte; Opdeling in 4 percelen, meer bepaald: • PERCEEL 1: Elektriciteit (hoogspanning, middenspanning en hiermee gelijkgesteld); • PERCEEL 2: Elektriciteit (laagspanning); • PERCEEL 3: Elektriciteit - openbare verlichting; • PERCEEL 4: Aardgas. Duurtijd: 30 maanden of 2,5 jaar; Belangrijke milieudoelstellingen (zoals Limburg CO²-neutraal, TACO²…) + 100 % groene stroom.

Resultaat: a) het provinciebestuur Limburg (Provinciehuis + alle provinciale instellingen) ziet zijn uitgaven voor ‘energie’ vanaf 1 juli 2013 dalen met nagenoeg 24,00 %. Vooral de gasrekening daalt beduidend (met gemiddeld 37,60 %). Budgettair leveren deze nieuwe tarieven een besparing op van € 732 331,98 (inclusief btw) op jaarbasis. Voor de volledige termijn van het nieuwe contract (zijnde 30 maanden) bedraagt de besparing € 1 830 829,95 (inclusief btw). Voor de volledige termijn van het nieuwe contract (zijnde 30 maanden, van 1 juli 2013 tot en met 31 december 2015) bedraagt de besparing € 19 661 702,22 (inclusief btw). b) voor de globale provincie Limburg, bestaande uit alle deelnemende openbare instellingen (stads- en gemeentebesturen, OCMW’s, politiezones, kerkbesturen+ overige eredienstbesturen, vzw's, intergemeentelijke verenigingen, gehandicaptenvoorzieningen en woonzorgvoorzieningen, enzovoort) dalen de uitgaven voor ‘energie’ met 18,20 %. Ook hier daalt al de gasrekening beduidend (met gemiddeld 37,60 %). Budgettair leveren de nieuwe tarieven een besparing op van € 7 864 680,89 (inclusief btw) op jaarbasis. Voor de volledige termijn van het nieuwe contract (zijnde 30 maanden, van 1 juli 2013 tot en met 31 december 2015) bedraagt de besparing € 19 661 702,22 (inclusief btw)

AFDELING CENTRALE AANKOOPDIENST

132 Het (besparend) effect van de recurrente raamovereenkomsten wordt berekend voor het dienstjaar 2013. Sommige raamovereenkomsten hebben volledige uitwerking vanaf 1 januari 2013, andere hebben een gedeeltelijk effect (afhankelijk van de startdatum in de loop van 2013). Bepaalde raamovereenkomsten werden voorbereid en afgewerkt (toegewezen) in 2013, maar zullen pas een budgettair effect hebben voor het dienstjaar 2014. Het betreft hier voornamelijk de raamovereenkomsten voor: EDPB (Externe Dienst voor Preventie en Bescherming op het werk) Mobiele telefonie (gsm) – contract Veiligheidscoördinator Aangezien de meeste raamovereenkomsten een jaarlijkse impact hebben op de (gewone) begroting (contract over meerdere jaren) zal dit voor 2013 en later een financieel gunstig cumulatief effect hebben voor alle provinciale instellingen. Volgende raamovereenkomsten werden opgestart in de loop van 2013 en zullen operationeel worden in de loop van 2014: Diverse technische raamovereenkomsten (elektriciteit, HVAC, schilderwerken...) Veiligheidscoördinator EDPB Brandstoffen (verwarming) Verzekeringen Limburgse politiezones (federale).

AFDELING CENTRALE AANKOOPDIENST

133

AFDELING CENTRALE AANKOOPDIENST

134 Specifieke dossiers: gebundelde opdrachten De Centrale Aankoopdienst groepeert, in de mate van het mogelijke, zoveel als mogelijk gelijkaardige aanvragen (overheidsopdrachten). Dit levert een gunstig prijseffect op. Bovendien vereenvoudigt deze werkwijze de administratieve afhandeling. Er wordt telkens slechts één dossier aangemaakt in plaats van meerdere. De Centrale Aankoopdienst benadrukt ook altijd het belang van het ‘concurrentieprincipe’ van de wet op overheidsopdrachten: het louter op de markt brengen van een vraag zorgt voor een gezonde concurrentie onder de marktspelers. Het automatisch en rechtstreeks plaatsen van een vraag bij zogenaamde ‘voorkeurleveranciers’ - zonder de markt te raadplegen - is in vele gevallen financieel nadelig. Voorbeeld: Raamovereenkomst ‘kantoorbenodigdheden’: een besparing van 49,98 %.

Begeleiding en ondersteuning van overheidsopdrachten voor interne klanten De focus ligt hier meer op specifieke producten en diensten, eigen aan bepaalde taken of activiteiten van diensten, afdelingen of instellingen. De Centrale Aankoopdienst biedt dan praktische hulp en ondersteuning bij het aanbestedingsproces. Zo kan hulp geboden worden bij opmaak van specifieke lastenboeken, de publicatie van het bestek, de organisatie bij de openingszitting en een technische bijstand bij de evaluatie.

Overzicht 2013 Directie Facilitair Beheer - Provinciehuis Afdeling Hospitality: Kledij ontvangstploeg zomer / winter (ontvangst) Afwerkingstoestellen printkamer Aankoop wedstrijdklok + geluidsmeters uitleendienst Aankoop vouwmachine printkamer Nieuwjaarsfeest 2013/2014 (ontvangst) Aankoop monitoren en projectoren uitleendienst Interne Dienst voor Preventie en Bescherming (IDPB): Aanstelling raamovereenkomst EDPB (Externe Dienst voor Preventie en bescherming) Inhuren van een Externe Dienst voor Preventie en Bescherming voor het Provinciehuis en de PLOT in Genk. Afdeling ICT: Bekabelingsdossier (AFM / Regie). BIM–plan (tekenprogramma voor het Bouwbureau) Bijbestellingen kopieertoestellen

AFDELING CENTRALE AANKOOPDIENST

135 Afdeling Real Estate: onder andere Noodtrap voor het gebouw ‘Kunstlaan 20’ ‘Craenevenne’: project renovatie en inrichting (verschillende dossiers) ESCO5 (in samenwerking met Infrax) Verschillende opdrachten veiligheidscoördinatie. Leveren en plaatsen van een lift in Dommelhof (Neerpelt) Aanpassing luifel van de Provinciale Bibliotheek Limburg (PBL) Databekabeling PLOT (Genk): Nieuw ICT-netwerk Wasbenzine- en gasinstallatie (renovatie brandplaat) Middenspanningskabine Aankoop defibrillatoren EHBO-opleiding Dommelhof (Neerpelt): Aankoop telescopische tribune. Aankoop lichtsturingstafels Bovendien werden de dossiers ‘werken’ van de afdeling Real-Estate / Bouwbureau verder administratief en technisch ondersteund (nazicht van nota’s, gunningsverslagen, agendering en opvolging).

5.5 Verwachtingen en uitdagingen voor de toekomst A. Verder ontwikkelen en implementeren van raamovereenkomsten De CAD wil voor de Directie Facilitair Beheer en de provinciale instellingen: schaalvoordelen nastreven betere prijsvoorwaarden afdwingen (besparing / kostenreductie) kostenbeheersing dienstenovereenkomsten (SLA’s) afsluiten + opvolging contracten (kwaliteitsbewaking / nazorg) administratieve vereenvoudiging realiseren (instap / flexibiliteit/eenvoud) implementering organisatiedoelstellingen waarborgen.

AFDELING CENTRALE AANKOOPDIENST

136 Verbeterde communicatie over operationele raamovereenkomsten via intranet: Op deze wijze worden de interne klanten snel en eenvoudig op de hoogte gebracht van het bestaan van raamovereenkomsten. Via eenvoudige informatiefiches op intranet kan de interne klant de operationele raamovereenkomsten concreet raadplegen en gebruiken, waarbij een minimum aan administratieve handelingen wordt nagestreefd. Bovendien wordt nagedacht over alternatieve vormen van communicatie naar de interne klanten die meer rechtstreeks én praktisch gericht zijn. Er wordt bijvoorbeeld gedacht aan gerichte informatiesessies, gekoppeld aan workshops. Raamovereenkomsten in voorbereiding / gestart in 2013 – beslissing en uitrol in 2014: Prioriteit wordt gegeven aan de opmaak en implementatie van raamovereenkomsten voor onderhoudsprestaties en (kleine) herstellingen en investeringen. Op deze wijze kan de dienst Onderhoud sneller en flexibeler inspelen op de technische noden. In voorbereiding (bestekopmaak): Verzekering federale politiezones provincie Limburg Kantoormeubilair (bureaustoelen, tafels, kasten, ladenblokken) Drukwerken Catering (voeding, evenementen) Studiebureaus / ontwerpers Technische contracten (dak, schrijnwerk, ruwbouw …) Sanitaire producten (toiletartikelen, onderhoudsproducten)

B. Ontwikkelen van aankoopplatformen Met de overige Vlaamse provincies wordt een veel nauwere samenwerking nagestreefd in die zin dat er bereidheid is om een gezamenlijk interprovinciaal aankoopplatform op te richten. Hierdoor kan makkelijker worden deelgenomen aan en ingeschreven op provinciale raamovereenkomsten, wat extra besparingen oplevert (schaalvoordeel) en de werking nog efficiënter maakt. In dit verband werden al enkele bijeenkomsten georganiseerd (onder andere in Gent en Brugge) en werden ook enkele raamovereenkomsten gedeeld (onder andere multifunctionele kopieerapparatuur, koffie en automaten, dienstwagens). Ook met de Vlaamse Gemeenschap wordt een nauwer samenwerkingsverband opgezet. Het Agentschap voor Facilitair Management (AFM) is bereid om in de loop van 2014 haar raamovereenkomsten terug open te stellen naar de provincie Limburg en de andere Vlaamse provincies. Belangrijk is ook de rol die het provinciebestuur Limburg kan spelen naar de lokale, Limburgse openbare besturen. Met de creatie van de opdrachtencentrale ‘PROCLIM’ (goedkeuring provincieraad in zitting van 20 november 2013) werd een concrete aanzet gegeven.

AFDELING CENTRALE AANKOOPDIENST

137 Volgende activiteiten kunnen al onder deze nieuwe missie geplaatst worden: AFGEROND: de openbare aanbesteding voor ‘energie: leveren van aardgas en elektriciteit voor provinciale instellingen, stads- en gemeentebesturen, OCMW’s, kerkfabrieken, politiezones, vzw's, intergemeentelijke verenigingen, gehandicaptenvoorzieningen en woonzorgvoorzieningen’. Gunning: april 2013. Contract voor de periode van 01/07/2013 tot en met 31/12/2015. AFGEROND: de ontwikkeling van het bestek voor aankoop van ‘software voor kinderdagverblijven in de provincie Limburg’ via het PCBO (september 2013). LOPENDE: deelname van verschillende openbare besturen aan de openbare aanbesteding ‘brandstoffen voor verwarming’, georganiseerd door de Centrale Aankoopdienst en waarbij enkele Limburgse politiezones en gemeenten als deelnemer participeren (2013 + volgende jaren) – openingszitting op 7 januari 2014, met gunning op 23 januari 2014. LOPENDE: de onderhandelingsprocedure met voorafgaandelijke bekendmaking voor de dienstenopdracht ‘aanduiding van een onafhankelijke verzekeringsconsultant voor de doorlichting, aanbesteding en eventueel makelaarschap van de verzekeringsportefeuille van de Limburgse politiezones’, georganiseerd door CAD – Directie Facilitair Beheer (2013 -2014): gunning op 27 november 2013 + opstart van de audit.

C. Toepassing nieuwe wetgeving overheidsopdrachten De nieuwe wetgeving overheidsopdrachten ging officieel van start op 1 juli 2013.

D. Verdere ondersteuning van individuele, specifieke dossiers van directies, diensten en provinciale instellingen. Ook bij deze dossiers worden de principes van de overheidsopdrachten verder gehanteerd: groeperen van aanvragen (schaalvoordelen), uitspelen van de marktvoorwaarden (concurrentieprincipe), opstellen van behoefteanalyse, enzovoort. In de toekomst zal de Centrale Aankoopdienst nog meer de focus leggen op het aspect onderhandelen (prijzen, voorwaarden, enzovoort). Het principe van de BAFO (Best And Final Offer) wordt bij de onderhandelingsprocedures standaard opgenomen. Ook werd de Centrale Aankoopdienst nauw betrokken bij de opmaak en uitrol van de nieuwe toekomstvisie voor de werking van het Bouwbureau (Real Estate) van de Directie Facilitair Beheer. Zo wordt in 2014 de Centrale Aankoopdienst intensief betrokken bij de uitvoering van het masterplan van het PLOT (Genk), waarbij vooral dossiers over veiligheid centraal staan.

E. Het opzetten van een leveranciersmanagement Een belangrijke uitdaging voor 2014 en de volgende jaren zal erin bestaan om samen met het opmaken van alle bestekken ook de afspraken met de leveranciers in de vorm van een SLA te integreren in de aanbesteding. Het is vooral bij het inkopen van diensten van groot belang dat de leveranciers de gemaakte afspraken volgen. Zo wil de Directie Facilitair Beheer in het algemeen de leveranciers meer aanzetten tot het leveren van rapporten en dit zowel met betrekking tot het aanreiken van managementgegevens als voor kwalitatieve aspecten die betrekking hebben op hun dienstverlening.

BIJLAGEN

138 6 Bijlagen 6.1 Enkele definities BBC De Beleids-en beheerscyclus is het instrument waarmee de Vlaamse overheid strategisch management en planmatig beleid wil incorporeren in de lokale besturen, provincies en OCMW’s. BIM Een BIM of Bouw Informatie Model (Building Information Model) is een ICTinformatiemodel dat gemaakt en gebruikt wordt bij een manier van ontwerpen en bouwen waarbij een gebouw of alle informatie daarover geïntegreerd als een informatiemodel in een of meer computer databanken wordt vastgelegd. Meestal vormt een 3D-model een onderdeel van het totale model. Ook kan andere informatie over het bouwwerk in het model geïntegreerd worden, zoals functies van ruimtes en onderdelen, planning van werkzaamheden, enzovoort. BMS Een Building Management System (BMS) of gebouwbeheersysteem is een computersysteem geïnstalleerd in gebouwen. Het systeem regelt en bewaakt technische installaties van elk gebouw, zowel mechanische als elektrische apparatuur, zoals ventilatie, verlichting, powersystemen, brandsystemen en beveiligingssystemen. CCTV CCTV of Closed-circuit television verwijst naar een tv-installatie in een besloten circuit. Meestal wordt de term gebruikt in verband met cameratoezicht: het houden van toezicht op een gebouw, gebied of (groepen) mensen met behulp van bewakingscamera’s. Zo’n besloten circuit kan onderdeel uitmaken van een (al dan niet) geautomatiseerd Gebouwenbeheersysteem. Codex voor het welzijn op het werk ARAB De uitvoeringsbesluiten van de welzijnswet worden gebundeld in de Codex voor het welzijn op het werk. De besluiten in deze codex zijn opgebouwd volgens een filosofie die vernieuwend is ten opzichte

van deze waarvan uitgegaan werd in het Algemeen Reglement voor de Arbeidsbescherming (ARAB), de vroegere codificatie van voorschriften betreffende arbeidsveiligheid en -gezondheid. Waar in de huidige welzijnsreglementering uitgegaan wordt van doelvoorschriften, bevat het ARAB voornamelijk gedetailleerde middelenvoorschriften. De welzijnswet en de codex houden dus minder uitvoerig omschreven technische voorschriften in. Er wordt gewerkt volgens een lossere structuur met voornamelijk rechtsnormen waaraan de werkgever op zijn eigen manier concrete invulling kan geven. Het ARAB is al grotendeels uitgehold en zal binnen afzienbare tijd helemaal verdwijnen doordat ook de resterende bepalingen uit het ARAB zullen worden overgeheveld naar de codex of wanneer dat niet mogelijk is, worden opgeheven. EDPB Externe Dienst voor Preventie en Bescherming op het Werk. Wanneer de interne dienst niet al zijn opdrachten zelf kan uitvoeren, moet de werkgever een beroep doen op een erkende externe dienst voor preventie en bescherming op het werk. De externe dienst kan de interne dienst echter nooit volledig vervangen. In de praktijk doen overheidsinstellingen vaak een beroep op een externe dienst voor het gezondheidstoezicht en de psychosociale aspecten. FMIS Zogenaamde managementinformatiesystemen zijn computersystemen die gericht zijn op managementprocedures in een organisatie die betrekking hebben op de besturing en de planning van primaire processen en die daarmee voorzien in de informatiebehoeften van managers’. Kenmerkend voor deze FMIS-systemen (Facilitair Management Information Systems) is de periodieke verwerking van gegevens via geformaliseerde weg. De inrichting van een FMIS-systeem is voor een groot deel afhankelijk van de stijl van leidinggeven in een organisatie. De systemen hebben veelal

een bedrijfseconomisch karakter (kostenbeheersing, resultaatbepaling en verslaggeving). GPP Globaal Preventie Plan. Om een DRBS in de praktijk om te zetten, moet de werkgever schriftelijk een GPP opstellen voor een termijn van 5 jaar in overleg met de leden van de hiërarchische lijn, de IDPB en de EDPB (indien men een beroep doet op gezondheidstoezicht). De werkgever betrekt hen ook bij de uitwerking, programmatie, uitvoering en evaluatie van het GPP. Het GPP moet voor advies voorgelegd worden aan het HOC. HOC / BOC Volgens de Wet op het Syndicaal Statuut zetelen de representatieve vakorganisaties in het Overlegcomité van alle lokale en regionale initiatieven. Hier onderhandelen ze niet alleen over het administratief statuut, de bezoldigingsregeling, het pensioenstatuut, maar ook over de personeelsformatie, de arbeidsduur, de menselijke betrekkingen, de organisatie van het werk en het welzijn op het werk. Bij het provinciebestuur Limburg is het overleg opgesplitst in het Hoog Overlegcomité (HOC) en het Bijzonder Onderhandelingscomité (BOC). Hoog Overlegcomité (HOC) Het Hoog Overlegcomité behandelt de preventie en veiligheid van het personeel, de vaststelling van de personeelsformaties, de regels die betrekking hebben op de arbeidsduur, de organisatie van het werk (uurroosters) die eigen zijn aan een welbepaalde dienst en het arbeidsreglement (aanvullingen en/of wijzigingen). Bijzonder Onderhandelingscomité (BOC) In het Bijzonder Onderhandelingscomité wordt tussen het provinciebestuur en de werknemersorganisaties onderhandeld over de rechtspositieregeling (aanwerving, bevordering, salarisschalen, ...), de inhoud van de aanwervings- en bevorderings-examens, de

BIJLAGEN

139 samenstelling van de examenjury, enzovoort. Ook de toepassing van de sectorale akkoorden wordt hier behandeld. De onderhandelingen resulteren in een protocol van akkoord of van niet-akkoord. Het protocol moet deel uitmaken van het dossier. De onderhandelings- en overlegprocedure over het beheer van het personeel is een noodzakelijke vormvereiste. HVAC HVAC staat voor Heating Ventilation Air Conditioning. Dus de drie deelgebieden van woning- en kantoorcomfort: verwarming, ventilatie, koeling en air conditioning. De term wordt dikwijls gebruikt om de complete luchtbehandeling in kantoorgebouwen aan te duiden. HVAC is dan geïntegreerd in het geheel van de besturing van een gebouw of gebouwengroep en ook onderdeel van een zogenaamd Gebouwenbeheersysteem.

Performance Indicators (KPI’s) waarmee het management haar prestaties kan beoordelen. In dit concept van interne dienstenovereenkomsten (SLA’s) bij het provinciebestuur Limburg zijn aan de dienstenfiches KPI’s gekoppeld, worden de criteria bepaald van hoe de organisatie kwalitatief een dienst kan leveren en worden tenslotte op basis van deze criteria KPI’s opgesteld. Deze KPI’s vormen dus een instrument om te meten of de dienst kwaliteitsvol geleverd werd. Een KPI voldoet doorgaans aan het zogenaamde SMART-principe: • specifiek • meetbaar • acceptabel • realiseerbaar • tijdsgebonden. Voorbeeld:

IDPB Interne Dienst voor Preventie en Bescherming op het Werk. Elke werkgever is verplicht een interne dienst voor preventie en bescherming op het werk op te richten. De interne dienst staat de werkgever, de leden van de hiërarchische lijn en de werknemers bij inzake de toepassing van de maatregelen bedoeld in de welzijns-wet. Een interne dienst telt één of meer preventieadviseurs. Is er in een IDPB meer dan één preventieadviseur dan wordt één van hen belast met de leiding van de dienst. JAP Jaar Actie Plan. Om de implementatie van het DRBS niet aan het toeval over te laten en systematisch te realiseren, moet de werkgever jaarlijks zorgen voor een jaarlijks gestructureerd actieplan. Dit JAP moet tevens voor advies voorgelegd worden aan het HOC. KPI Ondernemingen proberen hun strategie in de praktijk te brengen. Om in de dagelijkse praktijk rekening te houden met de abstractere lange termijndoelen, stellen ze zich doelen voor de korte termijnen. Op deze wijze worden operationele doelstellingen gecreëerd. Aan de hand van deze doelstellingen kan worden beoordeeld of een onderneming er in slaagt om de geplande strategie waar te maken. Bij de operationele doelstellingen worden acties vastgelegd. Hierbij zoekt de organisatie Key

Als het strategische doel van een bedrijf erin bestaat om de snelste groei in haar bedrijfstak te realiseren, kan haar voornaamste prestatieindicator de meting van de jaarlijkse opbrengstgroei zijn. Klant Een klant kan intern zijn, bijvoorbeeld een collega, of extern, bijvoorbeeld een verzelfstandigde business unit of EVA. Of een klant intern of extern is, kan van belang zijn voor het facturatieprincipe. PDCA cyclus De PDCA cyclus is een creatief hulpmiddel voor kwaliteitsmanagement en probleemoplossend werken ontwikkeld door William Edwards Deming. Hij beschrijft vier activiteiten die op alle verbeteringen in organisaties van toepassing zijn. De vier activiteiten zorgen voor een betere kwaliteit. Het cyclische karakter garandeert dat de kwaliteitsverbetering continu onder de aandacht is. De vier activiteiten in de PDCA cyclus zijn: PLAN: Kijk naar huidige werkzaamheden en ontwerp een plan voor de verbetering van deze werkzaamheden. Stel voor deze verbetering doelstellingen vast. DO: Voer de geplande verbetering uit in een gecontroleerde proefopstelling. CHECK: Meet het resultaat van de verbetering en vergelijk deze met de oorspronkelijke situatie en toets deze aan de vastgestelde doelstellingen. ACT: Bijstellen aan de hand van de gevonden resultaten bij CHECK.

Kern van deze visie is dat elke medewerker aan een proces op deze manier in staat is om zijn eigen werkwijze te beoordelen en te verbeteren. SLA Een Service Level Agreement (SLA) of dienstenovereenkomst is een schriftelijke overeenkomst tussen een aanbieder en een afnemer van bepaalde diensten en/ of producten. In een SLA staan, naast de beschrijving van de te leveren diensten, ook de rechten en de plichten van zowel de aanbieder als de afnemer ten aanzien van het overeengekomen kwaliteitsniveau (service level) van de te leveren diensten of producten (services). Een SLA maakt in principe deel uit van een contract en kan zo alle bijhorende juridische eigenschappen bevatten. Een SLA kan evenwel ook worden gebruikt om binnen één organisatie intern afspraken te documenteren, zonder dat daar een bijzondere status aan gekoppeld wordt. In dat geval kan de SLA eenvoudiger van opzet zijn en kan worden volstaan met een beschrijving van de te leveren diensten en een klein aantal administratieve aspecten, zoals geldigheidsduur, rapportage, werkoverleg en doorberekening van kosten. Met behulp van een SLA wordt dus bereikt dat bij afnemer en aanbieder een zelfde beeld ontstaat over de te leveren producten en diensten. STRAP Een STRAP of Strategisch actieplan is een meerjarenplan met een duidelijke missie en visie waarin bepaalde objectieven worden ontplooid en strategische acties worden ontwikkeld. In een STRAP kunnen zowel reorganisaties, naamsveranderingen als concrete acties worden uitgewerkt, meestal op basis van een algemene sterktezwakte-analyse die rekening houdt met de actuele sterktes en zwaktes en met toekomstige uitdagingen en bedreigingen. Welzijnswet De wet van 4 augustus 1996 betreffende het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk, ook de ‘welzijnswet’ genoemd, is de basiswet op het vlak van de veiligheid en de gezondheid op het werk.

BIJLAGEN

140

6.2 Klantenlijst KLANT (Instantiecode)

ADRES

BELEID 1. Provincieraad

Provinciehuis

111.00.00

Universiteitslaan 1 3500 Hasselt

2. Gouverneur

Provinciehuis

112.00.00

Universiteitslaan 1 3500 Hasselt

3. Deputatie

Provinciehuis

113.00.00

Universiteitslaan 1 3500 Hasselt

3. Deputatie

3.1 Kabinet Marc Vandeput

113.00.00

Provinciehuis Universiteitslaan 1 3500 Hasselt

3.2 Kabinet Ludwig Vandenhove

Provinciehuis Universiteitslaan 1 3500 Hasselt

3.3 Kabinet Igor Philtjens

Provinciehuis Universiteitslaan 1 3500 Hasselt

3.4 Kabinet Frank Smeets

Provinciehuis Universiteitslaan 1 3500 Hasselt

3.5 Kabinet Jean-Paul Peuskens

Provinciehuis Universiteitslaan 1 3500 Hasselt

3.6 Kabinet Inge Moors

Provinciehuis Universiteitslaan 1 3500 Hasselt

PROVINCIEGRIFFIER 4. Provinciegriffier

Provinciehuis

120.00.00

Universiteitslaan 1 3500 Hasselt 4.1 Griffie 120.02.00

Provinciehuis Universiteitslaan 1 3500 Hasselt

4.2.1 Informatie en Communicatie

Provinciehuis

122.01.00

Universiteitslaan 1 3500 Hasselt

4.2.2 Studies en Projecten

Provinciehuis

122.02.00

Universiteitslaan 1 3500 Hasselt

BIJLAGEN

141 DIRECTIE MENS 5.

Diensten diversiteit, levenskwaliteit en zorg, onderwijs, opvoeding, jeugd en

Provinciehuis

ontwikkelingssamenwerking, platformwerking, audiovisuele studio en Beleidscel Cultuur,

Universiteitslaan 1

Beleidscel Welzijn

3500 Hasselt

123.00.00 DIRECTIE RUIMTE 6.

Diensten economie en internationale samenwerking, infrastructuur, ruimtelijke

Provinciehuis

ordening, milieu en natuur, Provinciedomein Nieuwenhoven en Provinciedomein

Universiteitslaan 1

Rullingen

3500 Hasselt

124.00.00 DIRECTIE FINANCIﾃ起 7.

Diensten boekhouding, budget, interne financiﾃｫle controle en belastingen

Provinciehuis Universiteitslaan 1

125.00.00

3500 Hasselt

DIRECTIE HRM 8.

Personeelsdienst, loopbaanbegeleiding en sociale dienst

Provinciehuis Universiteitslaan 1

126.00.00

3500 Hasselt

DIRECTIE FACILITAIR BEHEER 9.

Hospitality diensten, Gebouwen / Real Estate, ICT en Centrale Aankoopdienst

Provinciehuis Universiteitslaan 1

127.00.00

3500 Hasselt

DIENSTEN GOUVERNEUR 10.

Federale taken en Lokale Besturen

Provinciehuis Universiteitslaan 1

128.01.00

3500 Hasselt

11.

Provinciehuis

Agentschap Binnenlands Bestuur

Universiteitslaan 1 128.02.00

3500 Hasselt 11.1. MOD

Provinciehuis

(Management Ondersteunde Diensten) Universiteitslaan 1 128.03.00 3500 Hasselt 11.2. Dienst Studietoelagen 133.18.00 12.

Arrondissementscommissariaten

Provinciehuis Universiteitslaan 1 3500 Hasselt Provinciehuis

128.04.00/128.05.00/128.06.00

Universiteitslaan 1 3500 Hasselt 12.1 Michel Carlier (Hasselt)

Provinciehuis

128.04.00

Universiteitslaan 1 3500 Hasselt

12.2 Jo Wiertz (Tongeren)

Provinciehuis

128.05.00

Universiteitslaan 1 3500 Hasselt

12.3 Michel Carlier (Maaseik)

Provinciehuis

128.06.00

Universiteitslaan 1 3500 Hasselt

BIJLAGEN

142 12.4 Jo Wiertz (Voeren)

Provinciehuis

128.07.00

Universiteitslaan 1 3500 Hasselt

DIENSTEN EN INSTELLINGEN MET SPECIFIEKE OPDRACHTEN 13. iva Onderwijs

Provinciehuis Kunstlaan 20

133.01.00

3500 Hasselt 13.1 Provinciale Kleuterschool Voeren

Kwinten 3B

133.02.10

3790 Sint-Martens-Voeren

13.2 Provinciale Basisschool Voeren

Hoeneveldje 1

133.02.20

3798 Voeren

13.3 Provinciale Middenschool Hasselt Gouverneur Verwilghensingel 1A 133.03.10

3500 Hasselt

13.4 Provinciale Handelsschool Hasselt Gouverneur Verwilghensingel 1 133.03.20

3500 Hasselt

13.5 Provinciale Secundaire School

Gouverneur Verwilghensingel 3

Hasselt - Kunsthumaniora 133.03.40

3500 Hasselt

13.6 Provinciale Secundaire School Hasselt - Verpleegkunde 133.03.40

Kunstlaan 1 3500 Hasselt

13.7 Provinciale Middenschool Diepenbeek 133.03.50

Stationstraat 36 3590 Diepenbeek

13.8 Provinciale Secundaire School Diepenbeek 133.03.60

Stationstraat 36 3590 Diepenbeek

13.9 Provinciaal Instituut voor Biotechnisch Onderwijs Tongeren 133.03.70

Sint-Truidersteenweg 323 3700 Tongeren

13.10 Provinciale Secundaire School Voeren 133.03.80

Hoeneveldje 2 3798 Voeren

13.11 Provinciale Technische School Maasmechelen 133.03.90

Europaplein 36 3630 Maasmechelen

13.12 Provinciale Instituut Lommel 133.04.10

Duinenstraat 1 3920 Lommel

13.13 Provinciale Instituut Lommel ION 133.04.20

Duinenstraat 1 3920 Lommel

13.14 Provinciale Secundaire School Bilzen 133.04.30

Appelboomgaardstraat 2 3740 Bilzen

13.15 PCVO Moderne Talen Hasselt 133.06.10

Gouverneur Verwilghensingel 5 3500 Hasselt

13.16 PCVO Handel Hasselt 133.06.20

Elfde Liniestraat 26 3500 Hasselt

13.17 PCVO-Maasland

Europaplein 36

133.06.30

3630 Maasmechelen

13.18 PCVO-Talen â&#x20AC;&#x201C; Informatica

Hoeneveldje 1

Voeren - 133.06.40

3798 Voeren

BIJLAGEN

143 13.19 Scholengemeenschap van het

Provinciehuis H-blok

Provinciaal Stedelijk Onderwijs

Universiteitslaan 3

Limburg

3500 Hasselt

13.20 Provinciaal Centrum voor

Provinciehuis G-blok

Leerlingenbegeleiding

Willekensmolenstraat 140

133.08.00 14. iva PLOT

3500 Hasselt Marcel Habetslaan 7 3600 Genk

133.09.00 15. PCCE 134.01.00 16. Z33

Provinciehuis Universiteitslaan 1 3500Hasselt Zuivelmarkt 33 3500 Hasselt

134.02.00 17. Dommelhof

Toekomstlaan 5 3910 Neerpelt

134.03.00 18. Gallo-Romeins Museum

Kielenstraat 15 3700 Tongeren

134.04.00 19. Provinciale Bibliotheek

Martelarenlaan 17 3500 Hasselt

134.05.00 20. Provinciaal Natuurcentrum 136.02.00 21. Cel Mijnerfgoed

Het Groene Huis Domein Bokrijk 3600 Genk Koolmijnlaan 201 3582 Beringen

134.07.00 22. LSM 138.01.00 23. Onthaalbureau vzw 131.01.00 24. Huis van het Nederlands vzw 133.20.00 25. Similes vzw 132.06.00 26. Consortium volwassenenonderwijs Noord vzw 133.12.10 27. Consortium volwassenenonderwijs Zuid vzw 133.12.20 28. Provinciale Commissie Buitenschoolse Opvang vzw 133.13.00 29. Regionaal Technologisch Centrum vzw 133.10.00

Provinciehuis Universiteitslaan 1 3500Hasselt Provinciehuis H-blok Universiteitslaan 3 3500Hasselt Provinciehuis H-blok Universiteitslaan 3 3500Hasselt Provinciehuis H-blok Universiteitslaan 3 3500Hasselt Provinciehuis H-blok Universiteitslaan 3 3500Hasselt Provinciehuis H-blok Universiteitslaan 3 3500Hasselt Provinciehuis H-blok Universiteitslaan 3 3500Hasselt Provinciehuis H-blok Universiteitslaan 3 3500Hasselt

BIJLAGEN

144 30. Limburgs Overlegplatform Onderwijs Arbeid vzw 133.11.00 31. cvba CoĂśperatieve van de Limburgse Bosgroepen 136.01.00 32. Toerisme Limburg vzw 137.01.00 33. Domein Bokrijk vzw 137.03.00 34. Monumentenwacht vzw 134.09.00 35. Limgrond.be 135.01.00 36. Grindcel 135.02.00 37. Limburgs Gezondheidsoverleg

Provinciehuis K-blok Kunstlaan 20 3500Hasselt Provinciehuis Universiteitslaan 1 3500Hasselt Provinciehuis H-blok Universiteitslaan 3 3500Hasselt Domein Bokrijk Bokrijklaan 1 3600 Genk Provinciehuis G-blok Willekensmolenstraat 140 3500 Hasselt Provinciehuis Universiteitslaan 1 3500 Hasselt Provinciehuis Universiteitslaan 1 3500 Hasselt

132.01.00

Provinciehuis Universiteitslaan 1 3500 Hasselt

38. Samenwerking Psychiatrische Initiatieven Limburg (SPIL) vzw 132.02.00

Provinciehuis Universiteitslaan 1 3500 Hasselt

39. Vlabus â&#x20AC;&#x201C; Limburg vzw

Provinciehuis Universiteitslaan 1 3500 Hasselt

132.03.00 40. Limburgs Huis voor de Sport vzw 132.04.00 41. Limburgse kanker-samenwerking (LIKAS) vzw 132.05.00 42. Provinciaal Steunpunt Limburgse Bibliotheken 132.06.00 43. iva Beeldenproject

Provinciehuis Universiteitslaan 1 3500 Hasselt Provinciehuis Universiteitslaan 1 Hasselt Provinciehuis Universiteitslaan 1 3500 Hasselt Zuivelmarkt 33 3500 Haseslt

134.08.00 44. Provinciale Hogeschool Limburg (PHL)

Elfde Liniestraat 24 3500 Hasselt

133.14.00 45. cvo Limburgse Lerarenopleidingen (cvo LIMLO)

Stationstraat 36 3590 Diepenbeek

133.15.00 46. Provinciale Commissie Studiebeurzen Limburg

Provinciehuis Universiteitslaan 1 3500 Hasselt

47. Kansenbank vzw

Provinciehuis Universiteitslaan 1 3500 Hasselt

BIJLAGEN

145 6.3 Klantentevredenheidsonderzoek 2013 Onderstaande tabel geeft de evolutie van weer ten opzichte van 2012. Doordat we voor het eerst ook de externe instellingen hebben bevraagd en de drie lijsten samengevoegd om het algemene gemiddelde te berekenen, zijn grotere verschuivingen merkbaar. Volgend jaar willen we opnieuw deze methodiek toepassen waardoor de verschillen wellicht minder significant zullen zijn. Door toevoeging van nieuwe vragen zijn niet op alle posten vergelijkingen mogelijk.

BIJLAGEN

146

BIJLAGEN

147

BIJLAGEN

148

We stellen een vooruitgang vast voor volgende diensten: onderhoud parking & omgeving -

schoonmaak

PUL-werking

staat en uitlening dienstwagens

postverdeling

Servicedesk.

Enkele diensten en vormen van dienstverlening scoorden minder goed dan het in onderzoek van 2012: staat van het geleverde meubilair -

behandeling aankoopsuggesties CAB

de CAB e-zine

de catering

print- en kopieeropdrachten

mail en internet

ICT-toepassingen

klimaatregeling

preventief organiseren van onderhoudswerken.

149

Colofon UITGEVER Directie

Facilitair

Beheer,

provinciebestuur

Limburg

Universiteitslaan 1, 3500 HASSELT

REDACTIE Telefoon: 011 23 76 13 Email: facilitairbeheer@limburg.be

WERKTEN MEE AAN DEZE EDITIE: Monique Achten, Gino Ameye, Christl Bekkers, Ron Bomans, Sandra Boussu, Marc Claes, Patricia Dirix, Jos Dreessen, Roland Dusaer, Marc Falise, Carine Houben, Ine Jacobs, André Jansen, Rohnny Kellers, Lidy Mondelaers, Marc Motmans, Sonja Neys, Robert Nouwen, An Olaerts, Freddy Pirens, Xavier Penders, Danny Quanten,

Christophe

Roosen,

Greet

Sneijers,

Eddy

Strauven,

Rudi

Swinnen,

Benoît

Thijs,

Michaël

Vanderhoydonk, Dirk Vandueren

VERANTWOORDELIJKE UITGEVER Directie Facilitair Beheer provinciebestuur Limburg

De teksten van dit jaarverslag werden afgesloten op 28 maart 2013. Dit jaarverslag kan je gratis opvragen bij de Directie Facilitair Beheer – Afdeling Klantenrelaties, via facilitairbeheer@limburg.be of op het nummer 011 23 79 53. Digitale consultatie is mogelijk via www.issuu.com.

2013 provincie Limburg Universiteitslaan 1 B-3500 Hasselt limburg.be