2014
1
JAARVERSLAG
Directie Facilitair Beheer 2014
2 Inhoudsopgave
Inhoudsopgave ............................................................................................................................................. 2 Organogram.................................................................................................................................................. 3 Personeelsontwikkelingen ........................................................................................................................... 9 Servicedesk................................................................................................................................................. 10 IDPB ............................................................................................................................................................ 15 Hospitality – Diensten aan Gebruikers ..................................................................................................... 16 Hospitality - Catering ....................................................................................................................................... 17 Hospitality – Schoonmaak ............................................................................................................................... 18 Hospitality - Groenonderhoud ........................................................................................................................... 19 Hospitality – Documentatie en Materiaal Beheer ..................................................................................... 20 Hospitality - Printkamer ................................................................................................................................... 20 Hospitality - Economaat ................................................................................................................................... 22 Hospitality – Bodedienst .................................................................................................................................. 23 Hospitality - Archief ......................................................................................................................................... 24 Hospitality – Provinciale Uitleendienst ............................................................................................................... 25 Hospitality - Onthaaldienst ........................................................................................................................ 27 Hospitality – Intern Beheer ....................................................................................................................... 30 Real Estate – Administratie / Vastgoedbeheer ......................................................................................... 32 Real Estate – Onderhoud Gebouwen ......................................................................................................... 37 Real Estate – Bouwbureau ......................................................................................................................... 39 ICT ............................................................................................................................................................. 41 CAD ............................................................................................................................................................ 42
3
Directie Facilitair Beheer
Hospitality Diensten Secretariaat Diensten aan Gebruikers/Huisvesting Catering Schoonmaak Groenonderhoud
Documentatie en Materiaal Beheer
FinanciĂŤle Cel
Secretariaat
Klantenrelaties
IDPB
Real Estate/Gebouwen
ICT
Secretariaat Administratie/ Vastgoedbeheer
Secretariaat Procedures
Investeringen
Inventaris
GIS en Ontwikkelingen
Investeringen
Verzekeringen
GIS
Exploitatie
Beheer Contracten
Ontwikkelingen
Exploitatie
ESCO5
Toepassingen Derden
Nutsvoorzieningen
Bouwbureau
Beheer en Ondersteuning
Nutsvoorzieningen
Printkamer
Cel Architecten
Bodedienst
Cel Ingenieurs
Servicedesk
Archief
Cel Plannen
Systemen en Netwerken
CAB (t/m 2014-03-31)
Onderhoud Gebouwen
PBS
Uitleendienst en Vlaggenbank
BMS (Gebouwenbeheersysteem)
PBS
Leveranciersopvang
Administratie Energie
Vernieuwingen
Onthaaldienst
Telecommunicatie
Vernieuwingen
ConciĂŤrge/Veiligheid
Preventief Onderhoud
Vergaderzalen/Faciliteiten
Correctief Onderhoud
Ontvangst
Meerjarenplan Investeringen Regie/deel Onderhoud
Protocollaire Ontvangst
Intern Beheer Verhuizingen Chauffeurs Koerierdiensten/Wagenpark Afvalbeheer Stockbeheer/Magazijn Logistieke Steun
Centrale Aankoopdienst
Administratie Overheidsopdrachten Administratie Overheidsopdrachten
4
127.00.00
Directie
Secretariaat
FinanciĂŤle Cel
Klantenrelaties
IDPB
127.00.10
127.00.20
127.00.30
127.00.40
Lidy Mondelaers
Greet Sneijers
Ine Jacobs (t/m
Luc Medaerts
Anita Parthoens
Brigitte Jaspers
2014-03-16)
Gino Ameye
Corinne Vrancken
Marleen Thijs
Sandra Boussu Carine Houben
Marcel Cruys (afwezig vanaf 2010-09-24)
Sonja Neys
Kevin Theys (t/m
Eddy Strauven
2014-07-31)
Daisy Vranken
5 Hospitality Diensten 127.01.00 Rohnny Kellers
Secretariaat 127.01.00 Alyssa Blocken Ludo Sterkendries
Diensten aan Gebruikers/Huisvesting
Documentatie en Materiaal Beheer
Onthaaldienst
Intern Beheer
127.01.30
127.01.40
127.01.10
127.01.20
Danny Quanten
Marc Motmans
An Olaerts
Christophe Roosen
Catering (C- en F-blok) 127.01.11 Leon Thys Marina Gaens Helge Raymaekers Kristoff Stevens Kristel Beuls Denise Bielen Frieda Claes Jolien Deferm (t/m 2014-11-14) Silvia Fryns Emmy Ghiorsi Martine Ghysebrechts Carine Govaerts Ellen Ignoul (vanaf 2014-09-08) Marc Vaes (t/m 2014-08-31)
Schoonmaak 127.01.12
Printkamer
Conciërge/Veiligheid
Verhuizingen
127.01.21 Maurice Biesmans Björn Braun André Vandevenne
127.01.31 deskundige TBA
127.01.41 Bruno Vanbrabant
Bodedienst 127.01.22 Magda Hermans Sonja Houbrechts Brigitte Kellens Silvia Snoeks
Archief 127.01.23 Robert Nouwen (t/m 2014-02-28) Marc Falise (vanaf 2014-03-01) Sander De Gregorio Elke Haubrechts Carine Jacobs (langdurig ziek) Niels Knaepen Alex Mannaerts Rohnny Milis Marina Reynders Laura Saenen (overleden op 2014-10-13)
Vergaderzalen/Faciliteite n 127.01.32 Chris Thewis Jean-Paul Vanstraelen
Ontvangst 127.01.33 Ann Achten Rita Berx Regina Bouduin Mieke Briers Marc Claes Anita Driesen Edith Iliaens(t/m 2014-08-10) Martine Lemmens Bie Lucas Brigitte Smeets Olga Zels
Chauffeurs Koerierdiensten / Wagenpark 127.01.42 Peter Alders Eric Boes (t/m 2014-11-30) René Brusten François Claes (pensioen vanaf 2014-02-01) Martin Knevels Raf Steyfkens Roger Thijs
Afvalbeheer 127.01.43
Mûnevver Sicrar
CAB (t/m 2014-03-31)
Groenonderhoud 127.01.13 Jos Goffings (tuinman ambtswoning)
127.01.24 Marc Falise Gonny Biesmans (t/m 2014-03-31) Lisette Vlaeminck (t/m 2014-03-31) Josée Wijman (t/m 2014-03-31)
Uitleendienst en Vlaggenbank 127.01.25 Dirk Bulckens Dries Heymans Marc Swennen
Leveranciersopvang 127.01.26 Luc Vanknippenberg
Protocollaire Ontvangst 127.01.34 Danny Quanten
Stockbeheer/Magazijn 127.01.44 Robert Bollen
Logistieke Steun 127.01.45
6 Gebouwen/Real Estate 127.02.00
Administratie - Vastgoedbeheer
Bouwbureau
127.02.10
127.02.20
Christl Bekkers
Rudi Swinnen
ESCO5
Onderhoud Gebouwen 127.02.30
Jos Dreessen
Ron Bomans, dd. André Jansen, dd
Inventaris
Cel Architecten
BMS (Gebouwenbeheersysteem)
127.02.11
127.02.22
127.02.31
Bart Broux (pensioen vanaf
Peter Pinckers
Leendert Lambrecks
2014-10-01)
Patrick Roefflaer
Lieve Stryckers (tot 2014-08-01)
Administratie Energie
Verzekeringen
Cel Ingenieurs
127.02.12
127.02.32
127.02.23
Christl Bekkers
Lieve Lambrichts
Dimitri Battain
Freddy Pirens
Paul Vanheusden
Telecommunicatie
Beheer Contracten
Cel Plannen
127.02.13
127.02.33
127.02.24
Christl Bekkers
Kristien Geelen
Ali Reza Mahalati
Bart Broux (pensioen vanaf
Geert Vandeweert
Chris Vanheusden (pensioen vanaf 2014-04-01)
2014-10-01) Preventief Onderhoud 127.02.34 Ron Bomans André Jansen
Correctief Onderhoud 127.02.35 Peter Daniëls Dominique Demunter André Jansen Sam Paulissen (t/m 2014-05-28)) Evelien Vanderspikken (vanaf 2014-08-01) Alessandro Urbani (vanaf 2014-04-22 - art. 60)
Meerjarenplan Investeringen Regie/deel Onderhoud 127.02.36
7
ICT 127.03.00 Hans Fierloos (vanaf 2014-09-01)
Secretariaat 127.03.00 Sonja Crals
Procedures
GIS en Ontwikkelingen
127.03.10
127.03.20
Kristine Kaminski
Michael Vanderhoydonk
Beheer en Ondersteuning 127.03.30 Benoit Thijs
PBS
Vernieuwingen
127.03.40
127.03.50
Patricia Dirix
TBA vernieuwingsmanager
GIS
Servicedesk
PBS
Vernieuwingen
127.03.21
127.03.31
127.03.41
127.03.51
Johan Ackx
Rudy Greeven
Fatma GĂśker
Rudi Slechten
Karin Praet
Gilbert Mertens
Liliane Sannen
Willy Quetin
Hilde Vandeput
Willy Vanelderen
Miriam Vandersmissen
Ontwikkelingen 127.03.22 Marc Ceuppens Lidwine Driesen
Systemen en Netwerken 127.03.32 Jan BonnĂŠ
Toepassingen Derden 127.03.23 Yolande Hauben Johan Keunen Kim Nulens Jos Tans Henri Van Endert
Kristof Lafosse Johan Nilis Rutger Paulissen
8
Centrale Aankoopdienst 127.04.00 Roland Dusaer
Investeringen
Exploitatie
Nutsvoorzieningen
127.04.10
127.04.20
127.04.30
Maarten Honinx (tot 2014-06-11)
Danny Broeders
127.04.40
Exploitatie
Nutsvoorzieningen
127.04.11
127.04.21
127.04.31
Maarten Honinx (tot
Danny Broeders
Investeringen
2014-06-11)
Administratie Overheidsopdrachten
Administratie Overheidsopdrachten 127.04.41 Wendy Heeren (t/m 2014-08-20) Els Vandeweyer Trinette Vincken
9 Personeelsontwikkelingen – Cijfers 2014 133,8
135 129,79
130
127,99 126,35
125 118,99
120
115
110 2010
2011
2012
2013
2014
Toelichting De verklaring van de daling is vooral te wijten aan het samenvoegen van de CAB met de PBL, pensioneringen en interne mutaties waarvoor er geen vervangingen waren.
10 Servicedesk Aantal oproepen
Aantal oproepen Servicedesk FB 200 180
190
160 140 120
142
143 140 136
135
100
149 136
125 109
104
80
Aantal oproepen
86
60 40 20 0
Aantal oproepen Servicedesk ICT 1200 1000 800
976
935 794
600 400 200 0
940 840 742
823 790
815 724 612 Aantal oproepen 459
11 Aantal oproepen Servicedesk PBS 250
200
202
150
100
138
128
114
107 93
91
78
50
Aantal oproepen 90
70
68
68
0
Aantal meldingen
Aantal meldingen Servicedesk FB 500 450 400 350
171 207
300
96
224
250 200 150 100 50 0
266
232
209 140
66
192
83
180
112 57
169
73 telefoon
56
149
181
51
62
136
141
214
webformulier
12 Aantal meldingen Servicedesk ICT 800 700 600 500
385
255
400
380
295
310
406
332 telefoon en overige
265 300
171
200 319
347
303
240
100 0
308 225
236
223
webformulier
188
35 35
Vanaf maart is ICT van start gegaan in FMIS en werden de meldingen op een andere manier geregistreerd, niet meer als individuele taken n.a.v. een melding maar als 1 melding van de klant die in zijn geheel wordt opgevolgd. Vandaar dat de cijfers voor januari t.e.m. de 3e week van maart ontbreken en ook niet vergelijkbaar zijn.
Aantal meldingen Servicedesk PBS 450 400 350
128
91
300
107
93
250
68 78
68 138
202
70 114
200 150 100 50 0
90 286
287
257
247
232
280
257 192
206
Telefoon Webformulier en mail
207 151
133
13 Algemene toelichting Servicedesk In het algemeen valt op dat het aantal oproepen richting Servicedesk ICT vele malen groter is dan richting Servicedesk FB dat vergelijkbaar is met die van het PBS. Dit lijkt paradoxaal doch is te verklaren doordat meldingen aan ICT: vaak een directe actie vragen (men kan namelijk niet werken op dat moment) vaak interactie vragen met een ICT-medewerker (voor verdere verduidelijking). Dit zijn twee mogelijke redenen waarom medewerkers relatief vaker direct contact opnemen met een servicedesk in plaats van het eenzijdig invullen van een web-formulier. Wellicht goed om bij een volgende klanttevredenheidsmeting eens na te vragen wat de voorkeuren van de klant hier zijn! Achtergrondinformatie Servicedesk ICT Op basis van een aantal cijfers van het afgelopen jaar kunnen we het volgende meegeven. Dit zijn cijfers die op dag basis worden gemeten. Dit betekent dat per dag wordt gemeten hoeveel oproepen er zijn geweest, hoeveel nieuwe meldingen er zijn bijgekomen, hoeveel er zijn afgehandeld en hoeveel meldingen er in totaal openstaan. Het totaal openstaande meldingen kan dan vervolgens nog in 3 categorieën opgedeeld worden: het aantal uitvoerbare meldingen (dit zijn meldingen waar ICT zelf aan kan verder werken), het aantal chasebare meldingen (dit zijn meldingen waar er gewacht wordt op de interventie van een interne of externe leverancier) en het aantal meldingen waar op feedback of info van de klant gewacht wordt. Deze 3 categorieën vereisen een andere aanpak en zijn ook met die specifieke reden opgesplitst. Aantal oproepen
Aantal nieuw
Aantal afgehandeld
Totaal aantal open tickets
Gemiddel- 35,0487805 25,5853659 25,02439024 63,97560976 de 2014 Max 2014 Min 2014
64 17
52 6
57 7
116 41
Aantal Aantal uitvoerbaar chasebaar
Aantal wachten op klant
14,097561 20,585366 29,29268293 57 2
54 8
De piekdag met 64 oproepen op 1 dag was 21/10: dit is verklaarbaar vanwege de dag van de stroomonderbrekingen. Er zijn het afgelopen jaar 5 109 meldingen afgehandeld (vanaf eind maart tot eind december). Van deze afgehandelde meldingen zijn er 349 in projectmodus uitgevoerd in het kader van het project “Vervanging van Windows XP-toestellen” in samenwerking met een externe leverancier.
46 17
14 Extra cijfers afdrukbeleid Hieronder is een grafiek opgenomen over totaal volume, percentage kleurafdrukken en percentage dubbelzijdig in de tijd. Opvallend is de piek naar beneden (dip) die in de zomervakantie ontstaat en de piek naar boven die vanaf september geconstateerd kan worden. Het lijkt of de verloren tijd als het ware moet worden ingehaald. Bovendien wordt na de zomervakantie relatief sterk(er) gewerkt aan activiteiten die tot financiĂŤle uitgaven leiden.
Op basis van het totaal van de verbruiksprijzen van de afdrukken weten we dat het percentage kleurenprints een kost van ruim 70% vertegenwoordigt, dit terwijl kleur slechts een derde van het totaal volume vertegenwoordigt. Om deze reden is een zogenaamde printpolicy eind 2014 goedgekeurd door het overleg leidinggevenden, met als doel het opnieuw beheersbaar maken van de totale afdrukkosten.
15 IDPB Budgetcijfers werking IDPB Interne Dienst voor Preventie en Bescherming: werkingskosten Externe Dienst voor Preventie en Bescherming: administratieve werkingskost
Budget 2011 € 67 850,00
Budget 2012 € 69 500,00
Budget 2013 € 70 000,00
Budget 2014 € 78 000,00
€ 155 000,00
€ 155 000,00
€ 160 000,00
€ 190 000,00
IDPB
Rekening 2011
Interne Dienst voor Preventie en Bescherming: werkingskosten Externe Dienst voor Preventie en Bescherming: administratieve werkingskost
€ 58 585,65
Rekening 2012 € 56 647,93
Rekening 2013 € 42 286,77
Rekening 2014 € 32 417,59
€ 116 332,83
€ 124 213,37
€ 125 606,66
€ 120 105,80
Reële cijfers werking
Toelichting Budget werkingskosten De werkingskosten van de IDPB zijn gerelateerd aan: kosten van o.a. aankoop van AED-toestellen, ergonomische materialen, EHBO-materialen, signalisatie en werkkleding, … - kosten voor prestaties door de Externe Dienst voor Preventie en Bescherming (EDPB), andere dan de geneeskundige controles (onder meer griepvaccinatie en interventies) psychosociale aspecten) technische prestaties van derden (keuringen, technische onderzoeken, asbeststalen...) in 2014 werd er eenmalig € 20 000,00 ingeschreven om defibrillators (AED-toestellen) aan te kopen.
Budget Externe Dienst voor Preventie en Bescherming (EDPB) Het budget voor de Externe Dienst voor Preventie en Bescherming (EDPB) omvat alle prestaties voor het gezondheidstoezicht op de werknemers conform het K.B. van 28 mei 2003 (provinciepersoneel, onderwijzend personeel en stagiairs). Deze prestaties omvatten psychosociale bijstand, ergonomische onderzoeken, toxicologie en onderzoeken naar industriële hygiëne.
16 Hospitality – Diensten aan Gebruikers Budgetcijfers Diensten aan Gebruikers – 127.01.10 Catering Cleaning Groenonderhoud Totaal
Budget 2011
Reële cijfers Diensten aan Gebruikers – 127.01.10 Catering Cleaning Groenonderhoud Totaal
Budget 2011
€ 393 200,00 € 686 600,00 € 185 400,00 € 1 265 200,00
€ 371 984,71 € 529 307,14 € 105 387,19 € 1 006 679,04
Budget 2012 € 379 200,00 € 575 500,00 € 142 000,00 € 1 096 700,00
Budget 2012 € 351 199,19 € 512 281,82 € 91 644,17 € 863 481,01
Budget 2013
Budget 2014
€ 380 200,00 € 606 950,00 € 142 000,00 € 1 129 150,00
€ 367 584,17 € 545 750,00 € 104 588,07 € 1 017 922,24
Budget 2013
Budget 2014
€ 334 155,57 € 542 376,02 € 102 029,38 € 978 560,97
€ 310 408,63 € 544 936,19 € 104 558,07 € 959 902,89
Toelichting Het budget cleaning is incl. de kosten voor de periodieke reiniging van de inloopmatten en de vervanging van de hygiënecontainers in de damestoiletten. In het budget groenonderhoud zijn de onderhoudskosten voor de tuin aan de Bisschoppelijke Residentie inbegrepen.
17 Hospitality – Catering Inningswijze
2009
2010
2011
2012
2013
2014
Cash
€ 67 912,66
€ 73 060,61
€ 79 857,16
€ 88 571,48
€ 51 059,65
€ 53 462,47
Factuur
€ 12 161,65
€ 11 227,35
€ 14 059,35
€ 14 344,55
€ 11 008,55
€ 9 138,95
Maaltijdcheques
€ 33 821,21
€ 40 565,59
€ 40 740,37
€ 44 880,48
€ 77 866,11
€ 62 876,74
Proton
€ 14 205,18
€ 10 855,19
€ 15 517,12
€ 10 601,47
€ 8 416,80
€ 6 192,92
€ 128 100,70
€ 135 709,34
€ 145 174,00
€ 158 397,98
€ 148 351,11
€ 131 671,08
Totaal kassa ontvangsten
Toelichting -
Sinds juni is er één menu minder, maar het aanbod van de snacks is toegenomen waar de klanten zeer tevreden over zijn. Zoals vermeld in de vorige verslagen zijn de cijfergegevens niet correct, wegens defect in het systeem. Dit gebeurde ook in 2014. De kassapassages worden niet in het verslag vermeld, maar gemiddeld passeren (incl. de maanden juli en aug) 210 personen per dag de kassa (’s middags – excl. groepsbezoeken).
18 Hospitality – Schoonmaak Schoonmaak 2012
Provinciehuis
Dagelijkse schoonmaak
Extra onderhoud
Ruitenkuis
€ 395 000,00
€ 8 859,62
€ 33 174,36
G-blok
€ 24 000,00
-
€ 1 907,16
H-blok
€ 33 000,00
-
€ 10 028,25
Totaal
€ 452 000,00
€ 8 859,62
€ 45 109,77
Schoonmaak 2013
Provinciehuis
Dagelijkse schoonmaak
Extra onderhoud
Ruitenkuis
Andere kosten
Totaal
€ 443 346,39 € 6 312,43
€ 25 907,16 € 43 028,20
€ 6 312,43
Andere kosten
€ 512 281,82
Totaal
€ 395 000,00
€ 11 494,36
€ 35 484,00
€ 441 978,36
G-blok
€ 24 000,00
-
€ 3000,00
€ 27 000,00
H-blok
€ 33 000,00
-
€ 12 000,00
€ 45 000,00
Kunstlaan
€ 9 196,00*
-
€ 0,00
Craenevenne 1e opkuis Totaal
€ 461 196,00
€ 11 494,36
€ 50 484,00
€ 10 119,13
€ 10 119,13
€ 10 119,13
€ 524 097,49
* vanaf april 2013 Schoonmaak 2014
Provinciehuis
Dagelijkse schoonmaak
Extra onderhoud
Ruitenkuis
Andere kosten
Totaal
€ 403 982,16
€ 13 941,62
€ 23 570,56
€ 441 494,34
G-blok
€ 26 478,32
-
€ 1 355,06
€ 27 833,38
H-blok
€ 28 997,28
-
€ 7 125,10
€ 36 122,38
Kunstlaan
€ 11 285,04
-
€ 470 742,80
€ 13 941,62
Totaal
€ 11 285,04 € 32 050,72
€ 0,00
€ 516 735,14
Toelichting Om budgettaire redenen werd de ruitenkuis in het Provinciehuis slechts 2 keer uitgevoerd i.p.v. 3.
19 Hospitality – Groenonderhoud Groenonderhoud Interieurbeplanting (Provinciehuis en G-blok) Groenwerken (Provinciehuis en G-blok) Onderhoud materiaal Totaal
Budget 2011 Budget 2012 Budget 2013 Budget 2014 € 24 176,18 € 15 622,18 € 15 094,74 € 20 325,21 € 80 854,06 € 356,95 € 105 387,19
€ 75 929,36
€ 86 934,64
€ 59 385,42
€ 92,63 0,00 € 91 644,17 € 102 029,38
0,00 € 79 710,63
Toelichting Het onderhoud van de interieurbeplanting in het Provinciehuis en G-blok wordt verzorgt door de firma Creten uit Sint-Truiden. Voor de groenwerken aan het Provinciehuis en G-blok werd de opdracht toegewezen aan Groep Verbruggen. De operationele opvolging van deze aannemers en het nazicht van de ingediende vorderingsstaten gebeurt door de personeelsleden van de afdeling Infrastructuur, Dienst Water en Domeinen van de Directie Ruimte.
20 Hospitality – Documentatie en Materiaal Beheer Hospitality - Printkamer Budgetcijfers Printkamer
Budget 2012
Budget 2013
€ 42 100,00
€ 49 670,00
€ 62 579,00
€ 69 000,00
Kosten voor publiciteit
€ 6 900,00
€ 9 400,00
€ 17 000,00
€ 5 000,00
Kosten voor fotokopies
€ 191 800,00
€ 193 600,00
€ 192 421,00
€ 99 458,40
Aankoop verbruiksgoederen
Budget 2011
Budget 2014
€ 95 541,60 Huurkosten Océ-plotter
€ 22 000,00
€ 25 000,00
€ 0,00
€ 0,00
Andere technische kosten: algemene uitgaven
€ 2 000,00
€ 0,00
€ 0,00
€ 0,00
Technische prestaties van derden: onderhoud materiaal
€ 11 854,00
€ 0,00
€ 3000,00
€ 4000,00
Materialen, kleine gereedschappen en benodigdheden voor onderhoud
€ 1 000,00
€ 330,00
€ 0,00
€ 0,00
Vergoedingen voor optredens, lesgevers, gidsen, enz.
€ 3 146,00
€ 0,00
€ 0,00
€ 0,00
€ 0,00
€ 20 000,00
€ 44 600,00
€ 20 000,00
Aankoop machines en toestellen Onderhoudsproducten
€ 326,26
Totaal werkingskosten en investeringen
€ 280 800,00
€ 496 660,00
€ 319 600,00
€ 293 326,26
Interne facturatie opbrengsten dupliceerdienst
€ 248 823,68
€ 318 172,00
€ 282 850,00
€ 10 000,00
Totaal ontvangsten
€ 248 823,68
€ 318 172,00
€ 282 850,00
€ 10 000,00
21 Reële cijfers Printkamer
Rekening 2011
Aankoop verbruiksgoederen
Rekening 2012
Rekening 2013
Rekening 2014
€ 22 566,70
€ 34 286,12
€ 57 749,86
€ 53 577,12
Kosten voor publiciteit
€ 3 984,24
€ 4 118,09
€ 5 990,99
€ 1 105,34
Kosten voor fotokopies
€ 126 790,48
€ 127 642,39
€ 164 653,55
€ 91 358,42
Huurkosten Océ-plotter
€ 19 979,44
€ 20 429,68
€ 0,00
€ 93 013,91
€ 0,00
€ 0,00
€ 0,00
€ 0,00
€ 1 143,28
€ 0,00
€ 2 374,93
€ 968,82
Materialen, kleine gereedschappen en benodigdheden voor onderhoud
€ 639,87
€ 326,26
€ 0,00
€ 0,00
Vergoedingen voor optredens, lesgevers, gidsen, enz.
€ 3 146,00
€ 0,00
€ 0,00
€ 0,00
€ 0,00
€ 5 310,46
€ 44 528,00
€ 0,00
Andere technische kosten: algemene uitgaven Technische prestaties van derden: onderhoud materiaal
Aankoop machines en toestellen Onderhoudsproducten
€ 0,00
Totaal werkingskosten en investeringen
€ 178 250,01
€ 192 113,00 € 275 297,33
Interne facturatie opbrengsten dupliceerdienst
€ 172 659,66
€ 177 220,21
€ 111 429,28
€ 7 435,46
Totaal ontvangsten
€ 172 659,66
€ 177 220,21 € 111 429,28
€ 7 435,46
€ 240 023,61
Opmerkelijke gegevens voor 2014:
een sterke stijging van het aantal kleurenclicks van 1 307 675 naar 1 581 125 het quasi volledig wegvallen van de ontvangsten omwille van de afschaffing van de interne facturatie.
22 Hospitality – Economaat Budgetcijfers Economaat Aankoop kantoormateriaal
Budget 2014 € 32 850,00
Reële cijfers Economaat Aankoop kantoormateriaal
Budget 2014 € 28 934,82
Toelichting In 2014 begonnen we met de centralisering van de aankoop van kantoormaterialen. Omdat we voor 2013 niet over geglobaliseerde cijfers beschikten, kunnen we geen harde kostenvergelijking maken. Feit is dat er minder budget nodig was dan geraamd, de effectieve kost van € 13 824,87 ligt lager dan het budget van € 32 850,00, dat bestond uit overdrachten van de verschillende directies op basis van de uitgaven 2013. De korting van meer dan 50% via het raamcontract zorgt dus ook voor een besparing van meer dan 50%.
23 Hospitality – Bodedienst Budgetcijfers Bodedienst Aankoop diverse goederen Kosten administratieve briefwisseling Vergoeding voor kledingkosten Kosten kledij bodes Onderhoudscontract frankeermachine Onderhoudscontract ophaling post Totaal werkingskosten en investeringen Opbrengst administratieve briefwisseling Totaal ontvangsten
Budget 2011 Budget 2012 Budget 2013 Budget 2014 € 8 070,00 € 9 000,00 € 9 000,00 € 3 000,00 € 288 850,30 € 295 704,20 € 216 410,20 € 205 000,00
Reële cijfers Bodedienst
Rekening 2011
Aankoop diverse goederen Kosten administratieve briefwisseling Vergoeding voor kledingkosten Kosten kledij bodes Onderhoudscontract frankeermachine Onderhoudscontract ophaling post Totaal werkingskosten en investeringen Opbrengst administratieve briefwisseling Totaal ontvangsten
€ 450,00
€ 450,00
€ 450,00
€ 0,00
€ 6 000,00 € 1 800,00
€ 6 000,00 € 2 100,00
€ 6 000,00 € 924,00
€ 6 300,00 € 1 822,44
€ 1 800,00
€ 2 400,00
€ 2 476,00
€ 3 000,00
€ 403 120,00
€ 389 950,00
€ 235 260,20
€ 219 122,44
€ 136 423,68
€ 139 140,00
€ 129 990,00
€ 2 900,00
€ 136 423,68
€ 139 140,00
€ 129 990,00
€ 2 900,00
Rekening Rekening Rekening 2012 2013 2014 € 6 202,74 € 1 582,56 € 4 909,39 € 0,00 € 253 317,31 € 300 000,00 € 310 000,00 € 125 211,66 € 300,00
€ 300,00
€ 225,00
€ 0,00
€ 5 999,99 € 0,00
€ 6 000,00 € 1 822,44
€ 6 000,00 € 922,44
€ 6 300,00 € 890,68
€ 1 359,00
€ 2 142,91
€ 2 039,80
€ 2 447,78
€ 267 179,04
€ 311 847,91 € 324 096,63
€ 134 850,12
€ 111 198,68
€ 124 800,12
€ 71 466,82
€ 2 571,40
€ 111 198,68
€ 124 800,12
€ 71 466,82
€ 2 571,40
Toelichting: Omwille van de afschaffing van de interne facturatie aan de eigen diensten, bleven de ontvangsten voor 2014 beperkt tot 2 571.40 euro, die werden aangerekend aan vzw’s.
24 Hospitality – Archief Budgetcijfers Archief Kantoormateriaal
Budget 2011
Budget 2012
Budget 2013
Budget 2014
€ 6 400,00
€ 6 000,00
€ 7 000,00
€ 10 500,00
€ 500,00
€ 500,00
€ 500,00
€ 0,00
Kopieerkosten
€ 1 000,00
€ 1 000,00
€ 0,00
€ 0,00
Meting Archief
€ 0,00
€ 0,00
€ 0,00
€ 0,00
€ 7 900,00
€ 7 500,00
€ 7 500,00
€ 10 500,00
Ophalen huisvuil
Totaal
Reële cijfers Archief Kantoormateriaal
Rekening 2011
Rekening 2012
Rekening 2013
Rekening 2014
€ 3 580,52
€ 5 386,81
€ 6 710,15
€ 9 061,73
€ 0,00
€ 496,10
€ 0,00
€ 0,00
Kopieerkosten
€ 95,50
€ 918,23
€ 0,00
€ 0,00
Meting Archief
€ 0,00
€ 0,00
€ 0,00
€ 0,00
€ 3 676,02
€ 801,14
€ 6 710,15
€ 9 061,73
Ophalen huisvuil
Totaal ontvangsten
Toelichting: Binnen de werking van het Archief waren in 2014 volgende acties opmerkelijk:
het wegwerken van de historische achterstand met meer dan 7 000 dossiers het creëren van noodzakelijke vrije Archiefruimte d.m.v. de verhuizing van 3 072 Archiefdozen (meer dan 35 000 dossiers) van het Agentschap Binnenlands Bestuur voor het Vlaams Administratief Centrum; de overdracht van tijdschriften en andere publicaties aan de PBL de reorganisatie van het tussenarchief.
25 Hospitality – Provinciale Uitleendienst Budgetcijfers Provinciale Uitleendienst
Budget 2011
Budget 2012
Budget 2013
Budget 2014
Aankoop verbruiksgoederen
€ 5 572,00
€ 28 000,00
€ 21 875,00
€ 30 000,00
Kosten van werking en uitrusting
€ 1 000,00
€ 2 000,00
€ 0,00
€ 0,00
Andere technische kosten
€ 2 900,00
€ 1 000,00
€ 1 000,00
€ 0,00
Technische prestaties van derden
€ 3 000,00
€ 3 000,00
€ 3 000,00
€ 3 000,00
Administratieve prestaties van derden
€ 1 000,00
€ 1 000,00
€ 1 000,00
€ 1 000,00
Onderhoudscontract machines
€ 0,00
€ 500,00
€ 0,00
€0,00
Onderhoudscontract informatica
€ 2 000,00
€ 2 500,00
€ 2 500,00
€ 9 200,00
Aankoop apparatuur
€ 104 590,00
€ 50 000,00
€ 50 000,00
€ 40 000,00
Aankoop informatica hardware
€ 0,00
€ 7 000,00
€ 15 000,00
€ 0,00
Aankoop software Totaal werkingskosten en investeringen
€ 60 000,00 € 124 390,00
€ 95 000,00
€ 94 375,00
€ 143 200,00
Diverse opbrengsten
€ 34 000,00
€ 25 000,00
€ 30 000,00
€ 25 000,00
Totaal ontvangsten
€ 34 000,00
€ 25 000,00
€ 30 000,00
€ 25 000,00
Reële cijfers Provinciale Uitleendienst Aankoop verbruiksgoederen Kosten van werking en uitrusting
Rekening 2011
Rekening 2012
Rekening 2013
Rekening 2014
€ 4 381,36
€ 26 551,45
€ 22 673,65
€ 26 597,46
€ 835,91
€ 65,94
€ 0,00
€ 0,00
26 Andere technische kosten
€ 2 571,39
€ 0,00
€ 641,00
€ 0,00
Technische prestaties van derden
€ 204,59
€ 2 245,36
€ 779,87
€ 1 543,02
Administratieve prestaties van derden
€ 212,25
€ 881,66
€ 0,00
€ 0,00
Onderhoudscontract machines
€ 0,00
€ 0,00
€ 0,00
€ 0,00
Onderhoudscontract informatica
€ 1 917,92
€ 1 984,73
€ 2 078,42
€ 2 126,05
Aankoop apparatuur
€ 102 268,33
€ 43 151,49
€ 48 756,95
€ 39 373,98
Aankoop informatica hardware
€ 0,00
€ 6 487,40
€ 14 737,14
€ 0,00
Aankoop software Totaal werkingskosten en investeringen
€ 0,00 € 124 390,00
€ 81 368,03
€ 88 895,87
€ 69 640,51
Diverse opbrengsten
€ 34 000,00
€ 24 846,04
€ 29 996,17
37 403,77
Totaal ontvangsten
€ 34 000,00
€ 24 846,04
€ 29 996,17
37 403,77
Toelichting: In 2014 werd de prospectie voor de nieuwe software afgerond en werd het bestek gelanceerd. Omwille van technische problemen werd de uitrol in 2014 echter niet gerealiseerd. De rekening ligt dan ook lager dan in 2013. De inkomsten daarentegen stegen gevoelig en dit omwille van een stijging van het aantal uitleningen met 16 %.
27 Hospitality – Onthaaldienst Budgetcijfers
Budget 2011
Budget 2012
Budget 2013
Budget 2014
Onthaaldienst Conciërge/veiligheid Protocollaire ontvangsten Aankoop interactieve borden Vergaderzalen/faciliteiten Onthaaldienst Totaal
Reële cijfers Onthaaldienst Conciërge/veiligheid Protocollaire ontvangsten Aankoop interactieve borden Vergaderzalen/faciliteiten Onthaaldienst Totaal
€ 1000,00
€ 1 000,00
€ 1000,00
€ 5 500,00
€ 107 485,84
€ 77 325,00
€ 77 500,00
€ 53 700,00
€ 0,00
€ 40 000,00
€ 0,00
€ 0,00
€ 8 841,20
€ 8 575,00
€ 10 500,00
€ 10 372,81
€ 26 287,50
€ 26 400,00
€ 25 500,00
€ 19 975,00
€ 7 900,00
€ 153 300,00
€ 114 500,00
€ 89 547,81
Rekening 2011
Rekening 2012
Rekening 2013
Rekening 2014
€ 45,00
€ 1 000,00
€ 902,09
€ 3 489,25
€ 85 836,20
€ 53 038,36
€ 36 758,94
€ 23 428,15
€ 0,00
€ 33 589,00
€ 3 523,62
€ 5 307,30
€ 1 747,54
€ 4 786,05
€ 20 404,95
€ 19 940,55
€ 19 896,77
€ 18 882,27
€ 109 809,77
€ 112 875,20
€ 59 305,34
€ 50 585,72
28 Toelichting Het budget voor protocollaire ontvangsten daalde met 25% terwijl het overige budget ongeveer status quo bleven. In 2014 werden 21 protocollaire ontvangsten georganiseerd. Aantal bezoekers voor de vergaderruimten In de vergaderruimten werden volgende aantallen bezoekers genoteerd: A-blok: F-blok: Algemeen totaal: Gemiddelde per maand:
23.547 bezoekers 39.142 bezoekers 62.689 bezoekers 5.224 bezoekers
Het aantal activiteiten in de F-blok nam iets af en in de A-blok steeg het aantal lichtjes. Het aantal deelnemers daalde van 82.259 naar 62.689 bezoekers. Op 23 juni 2014 werd een ontruimingsoefening georganiseerd voor het Provinciehuis. Uit de debriefing trekken we telkens lessen voor de verdere verbetering van de ontruimingsoefeningen. Dit dossier wordt gerealiseerd in overleg tussen de afdeling Hospitality, de afdeling Real Estate / Gebouwen en de Interne Dienst voor Preventie en Bescherming (IDBP).
29 Zalenbeheer en reserveringen Een algemeen beeld van de reserveringen met behulp van enkele cijfers
Reserveringen A-blok Demerzaal
310
Dommelzaal
267
Haspengouwzaal 1
191
Haspengouwzaal 1 + 2
22
Haspengouwzaal 2
183
Herkzaal
228
Kempenzaal 1
vergaderzaal
151
Kempenzaal 1 + 2
30
Kempenzaal 2
96
Maaszaal
16
Voerenzaal
230 0
50
100
150
200
250
300
350
Reserveringen F-blok 95 Deputatiezaal
57 99
Erehal
8 304
Europazaal
244 5
Kantoor van de provinciegriffier
23
Land van Loonzaal
19
177 aantal reserveringen
205 232
Raadzaal 50 Salon gouverneur
13 397
Vergaderzaal gouverneur
271 66
Vlaanderenzaal
168 0
100
200
300
400
500
30 Hospitality - Intern Beheer Budgetcijfers Intern Beheer 127.01.40 Wagenparkbeheer
Budget 2011
Budget 2012
Budget 2013
Budget 2014
€ 211 525,00
€ 242 325,00
€ 267 825,00
€ 220 200,00
Verhuizingen
€ 23 250,00
€ 44 950,00
€ 44 950,00
€ 28 500,00
Afvalbeheer
€ 17 950,00
€ 23 000,00
€ 26 000,00
€ 16 750,00
Stockbeheer
€ 43 750,00
€ 66 250,00
€ 65 250,00
€ 77 750,00
€ 296 475,00
€ 376 525,00
€ 404 025,00
€ 343 200,00
€ 85 800,00
€ 128 310,00
€ 75 000,00
€ 35 000,00
€ 279 384,00
€ 228 500,00
€ 220 000,00
€ 73 400,00
€ 55 000,00
€ 31 500,00
€ 19 500,00
€ 19 500,00
€ 420 184,00
€ 388 310,00
€ 314 500,00
€ 127 900,00
TOTAAL Gewone dienst Wagenparkbeheer Verhuizingen – aankoop meubels Stockbeheer Totaal Buitengewone dienst
Reële cijfers Intern Beheer 127.01.40 Wagenparkbeheer
Budget 2011
Budget 2012
Budget 2013
Budget 2014
€ 194 538,00
€ 230 243,00
€ 252 337,21
€ 217 716,65
Verhuizingen
€ 9 506,00
€ 21 808,00
€ 45 815,47
€ 21 465,26
Afvalbeheer
€ 12 750,00
€ 16 952,00
€ 18 230,00
€ 15 423,79
Stockbeheer
€ 32 375,00
€ 39 285,00
€ 64 063,74
€ 74 248,00
€ 249 169,00
€ 308 288,00
€ 380 446,42
€ 328 853,70
€ 25 634,26
€ 31 395,67
€ 5 500,00
€ 0,00
€ 110 819,35
€ 67 313,59
€ 96 178,53
€ 16 461,11
€ 35 090,00
€ 2 964,50
€ 8 512,35
€ 0,00
€ 171 543,61
€ 101 673,76
€ 110 190,88
€ 16 461,11
TOTAAL Gewone dienst Wagenparkbeheer Verhuizingen – aankoop meubels Stockbeheer Totaal Buitengewone dienst
31 Toelichting De werkingskosten van de dienst dalen in 2014 met 13,6% omwille van: -
een vermindering van het brandstofverbruik en leasekosten n.a.v. de aanschaf van zuiniger dienstwagens - geen grote verhuizingen tijdens het afgelopen jaar - een milieubewuste beheersing van de afvalstromen. De investeringsbudgetten worden slechts aangevoerd i.f.v. noodzakelijk evoluties tijdens het werkjaar (o.a. verhuizingen en inrichting van kantoren ingevolge reorganisaties, onverwachte en noodzakelijk vervangingen van dienstwagens, enz‌.)
32 Real Estate – Administratie / Vastgoedbeheer Budgetcijfers
Budget 2011
Budget 2012
Budget 2013
Budget 2014
Administratie – Vastgoedbeheer Onroerende voorheffing en watering – werkingskosten
€ 31 460,00
€ 176 932,00
€ 293 079,25
€ 176 250.00
Totale werkingskosten
€ 31 460,00
€ 176 932,00
€ 293 079,25
€ 176 250,00
Onroerende voorheffing – ontvangsten mortuariuminteresten
€ 0,00
€ 0,00
€ 0,00
€ 0,00
Onroerende voorheffing – terugbetaling/terugvordering
€ 0,00
€ 0,00
€ 137 079,25
€ 0,00
Onroerende voorheffing – ontvangsten
€ 0,00
€ 0,00
€ 137 079,25
€ 0,00
Verzekeringen – algemeen
€ 180 000,00
€ 165 000,00
€ 120 000,00
€ 120 000,00
Verzekeringen – roerende goederen
€ 65 000,00
€ 65 000,00
€ 30 000,00
€ 35 000,00
Verzekeringen – onroerende goederen (brand)
€ 240 000,00
€ 240 000,00
€ 150 000,00
190 000,00€
Verzekeringen – voertuigen
€ 87 850,00
€ 62 000,00
€ 45 000,00
€ 50 000,00
€ 320 000,00
€ 320 000,00
€ 200 000,00
€ 240 000,00
€ 49 580,00
€ 50 000,00
€ 25 000,00
€ 30 000,00
€ 942 430,00
€ 902 000,00
€ 570 000,00
€ 665 000,00
€ 37 000,00
€ 35 000,00
€ 35 000,00
€ 27 000,00
€ 2 000,00
€ 2 000,00
€ 2 000,00
€ 1 300,00
€ 59 000,00
€ 47 000,00
€ 37 000,00
€ 28 300,00
€ 177 000,00
€ 177 000,00
€ 100 000,00
€ 105 000,00
Verzekeringen – arbeidsongevallen Verzekeringen – schadegevallen Verzekeringen – werkingskosten Verzekeringen – schadevergoedingen Verzekeringen – premieteruggaven (cn’s) Verzekeringen – ontvangsten Concessies Provinciehuis
33 gebouw H Provinciedomein Nieuwenhoven – concessie
€ 33 150,00
€ 33 700,00
€ 33 700,00
€ 35 500,00
€ 900,00
€ 900,00
€ 900,00
€ 900,00
€ 80,00
€ 80,00
€ 80,00
€ 0,00
€ 180 000,00
€ 180 000,00
€ 180 000,00
€ 194 000,00
€ 18 000,00
€ 18 600,00
€ 18 600,00
€ 19 500,00
€ 0,00
€ 0,00
€ 0,00
€ 5 100,00
Provinciedomein Rullingen – concessie
€ 62 000,00
€ 64 100,00
€ 64 200,00
€ 67 000,00
Provinciedomein Rullingen – terugvordering OV
€ 5 000,00
€ 5 200,00
€ 5 200,00
€ 5 300,00
Contractbeheer – ontvangsten
€ 476 050,00
€ 479 580,00
€ 402 680,00
€ 432 300,00
Vlaamse Gemeenschap – werkingskosten
€ 190 000,00
€ 190 000,00
€ 140 000,00
€ 190 000,00
€ 0,00
€ 0,00
€ 50 000,00
€ 0,00
€ 190 000,00
€ 331 932,00
€ 190 000,00
€ 190 000,00
Provinciedomein Nieuwenhoven – terugvordering OV Provinciedomein Nieuwenhoven – terugvordering huur gastank Provinciedomein Dommelhof – concessie Provinciaal Gallo-Romeins Museum – concessie Provinciaal Gallo-Romeins Museum – terugvordering OV
Federale Overheid Contractbeheer – Overige ontvangsten
34 Reële cijfers
Budget 2011
Budget 2012
Budget 2013
Budget 2014
Onroerende voorheffing en watering – werkingskosten
€ 22 312,28
€ 176 252,89
€ 284 072,31
€ 62 106,18
Totale werkingskosten
€ 22 312,28
€ 176 252,89
€ 284 072,31
€ 62 106,18
Onroerende voorheffing – ontvangsten mortuariuminteresten
€ 0,00
€ 0,00
€ 2 631,65
€ 0,00
Onroerende voorheffing – terugbetaling/terugvordering
€ 0,00
€ 0,00
€ 385 320,84
€ 30 084,37
Onroerende voorheffing – ontvangsten
€ 0,00
€ 0,00
€ 387 952,49
€ 30 084,37
€ 125 635,52
€ 102 884,60
€ 108 111,40
€ 115 243,57
€ 53 928,47
€ 29 682,04
€ 24 914,94
€ 30 440,07
Verzekeringen – onroerende goederen (brand)
€ 234 983,46
€ 190 888,41
€ 147 577,76
€ 153 107,14
Verzekeringen – voertuigen
€ 45 507,53
€ 42 715,25
€ 42 796,82
€ 43 403,23
€ 264 533,67
€ 230 868,52
€ 179 636,89
€ 202 268,95
€ 13 578,36
€ 29 429,92
€ 14 530,13
€ 8 679,49
€ 738 167,01
€ 626 468,74
€ 517 567,94
€ 553 142,45
Verzekeringen – schadevergoedingen
€ 18 662,91
€ 48 168,84
€ 36 095,86
€ 5 954,86
Verzekeringen – premieteruggaven (cn’s)
€ 13 555,63
€ 1 329,58
€ 2 740,05
€ 2 251,23
Verzekeringen – ontvangsten
€ 32 218,54
€ 49 498,42
€ 38 825,91
€ 8 206,09
€ 0,00
€ 235 579,22
€ 178 325,40
€ 143 707,62
Administratie – Vastgoedbeheer
Verzekeringen – algemeen BA Verzekeringen – roerende goederen AR
Verzekeringen – arbeidsongevallen Verzekeringen – schadegevallen Verzekeringen – werkingskosten
Concessies Provinciehuis gebouw H
35 Provinciedomein Nieuwenhoven – concessie Provinciedomein Nieuwenhoven – terugvordering OV
€ 33 577,63
€ 34 791,23
€ 35 360,44
€ 35 771,15
€ 885,59
€ 917,32
€ 942,97
€ 953,42
€ 68,97
€ 68,97
€ 68,97
Provinciedomein Nieuwenhoven – terugvordering huur gastank Provinciedomein Dommelhof – concessie
€ 186 210,51
€ 191 268,35
€ 18 588,36
€ 19 236,48
€ 19 664,76
€ 19 855,56
€ 0,00
€ 14 891,42
€ 5 259,87
€ 5 318,45
Provinciedomein Rullingen – concessie
€ 63 369,08
€ 65 433,76
€ 66 555,24
€ 5 564,68
Provinciedomein Rullingen – terugvordering OV
€ 5 099,85
€ 5 280,45
€ 5 429,13
€ 3 038,78
Contractbeheer – ontvangsten
€ 307 731,02
€ 567 398,23
€ 506 741,73
€ 411 209,99
Vlaamse Gemeenschap – werkingskosten
€ 251 993,05
€ 195 056,48
€ 177 471,08
€ 361 476,20
€ 0,00
€ 50 000,00
€ 50 000,00
€ 0,00
Diverse (Bonnefanten, …)
€ 25 500,00
€ 49 750,00
€ 9 750,00
€ 0,00
Contractbeheer – Overige ontvangsten
€ 277 493,05
€ 294 806,48
€ 237 221,08
€ 361 476,20
Provinciaal Gallo-Romeins Museum – concessie Provinciaal Gallo-Romeins Museum – terugvordering OV
Federale Overheid
€ 195 134,95
€ 196 931,36
36 Toelichting: Onroerende voorheffing De onroerende voorheffing is in 2014 gedaald omwille van nieuwe vrijstellingen van o.m. de gebouwen van de Kunstlaan 20 en Craenevenne. Verzekeringen De verhoogde verzekeringskosten hebben te maken met de stijging van de loonkosten welke als basis dienen voor de berekening van de premies voor zowel de algemene polis, als de polis van de burgerlijke aansprakelijkheid, als de brandpolis. Er waren ook merkelijk minder schadegevallen, waardoor de uitgaven daar ook gedaald zijn. Contactbeheer De stijging van deze inkomsten zijn vooral te wijten aan de bijkomende inkomsten van de H-blok vanwege de ingebruikname van extra kantoorruimte door CEGEKA.
37 Real Estate – Onderhoud Gebouwen Budgetcijfers
Budget 2011
Budget 2012
Budget 2013
Budget 2014
€ 11 000,00
€ 12 000,00
€ 25 000,00
€ 32.500,00
€ 288 500,00
€ 302 500,00
€ 275 000,00
€ 173 000,00
€ 1 214 50,00
€ 1 680 000,00
Administratie energie
€ 1 253 000,00
€ 1 223 000,00
€ 1 428 000,00
€ 1 119 950,00
Totale werkingskosten
€ 2 767 000,00
€ 3 217 500,00
€ 3 346 230,00
€ 2 288 500,00
Correctief onderhoud – ontvangst scholen
€ 117 800,00
€ 113 230,00
€ 0,00
€ 0,00
Totaal ontvangsten
€ 117 800,00
€ 113 230,00
€ 0,00
0,00
Rekening 2011
Rekening 2012
Rekening 2013
Rekening 2014
€ 382,20
€ 397,20
€ 24 229,64
€ 24 229,65
Telecommunicatie
€ 230 581,07
€ 218 111,09
€ 231 867,69
€ 144 844,49
Preventief en correctief onderhoud
€ 661 159,10
€ 945 557,59
€ 1 071 780,32
€ 1 545 629,23
Administratie energie
€ 1 254 219,00
€ 1 314 738,89
€ 1 409 384,99
€ 777 083,72
Totale werkingskosten
€ 2 146 341,37
€ 2 479 804,77
€2 737 262,94
€ 2 491 787,09
Correctief onderhoud – ontvangst scholen
€ 116 289,38
€ 157,29
€ 0,00
€ 0,00
Totaal ontvangsten
€ 116 289,38
€ 157,29
€ 0,00
€ 0,00
Onderhoud Gebouwen Gebouwenbeheersysteem Telecommunicatie Preventief en correctief onderhoud
Reële cijfers
€ 1 618 230,00
€ 2 083 000,00
Onderhoud Gebouwen Gebouwenbeheersysteem
38 Toelichting: Om van alle provinciale instellingen het beheer en onderhoud, incl. energie en telecommunicatie, in goede banen te leiden, is een jaarbudget voorzien van â‚Ź 3 408 450,00. Budget nutsvoorzieningen Budgettair is â‚Ź 1 119 950,00 van het totale budget ter beschikking gesteld voor de nutsvoorzieningen (elektriciteit, water, gas en stookolie) van alle provinciale gebouwen. De effectieve totale kost van 2014 komt neer op â‚Ź 777 083,72. Dit is de totale uitgave van 2014 gerelateerd aan de nutsvoorzieningen van alle provinciale gebouwen, uitgezonderd de scholen.
39 Kerncijfers Bouwbureau 2011 € 42 627 855,65 € 9 206 108,46 119 verspreid over 25 sites
Budget Vastleggingen Gebouwen
2012 € 61 549 376,13 € 15 706 877,28 119 verspreid over 25 sites
2013 € 57 362 982,52 € 13 457 964,98 118 verspreid over 25 sites
2014 € 9 315 529,00 € 6 774 994,84 118 verspreid over 25 sites
Toelichting Het aantal gebouwen bleef vrijwel gelijk. Eén van onze sites (Rullingen) werd verkocht terwijl Flanders' Bike Valley de lijst kwam vervoegen. Met de start van de meerjarenplanning is er meer duidelijkheid en transparantie gekomen in de uit te voeren werken van Bouwbureau en ESCO5. De vastleggingen stegen tot 73%, beter dan de voorgaande jaren, maar duidelijk nog voor verbetering vatbaar. Belangrijke dossiers waar de verschillen tussen budget en vastleggingen groot zijn:
Z33 en Ambiorix, waar ruim 500 000 (5,4%) van het budget, voorzien voor de ontwerpers, nog niet werd vastgelegd; de school van Bilzen waar, hoewel de school klaar is, nog zo'n 1 550 000 (16,6%) moet worden betaald aan de gemeente die de oorspronkelijke bouwheer was.
Goed nieuws is het feit dat het ESCO5-project op kruissnelheid kwam. In 2014 werden een 10-tal projecten gerealiseerd. Dit heeft gunstig gevolgen voor ons milieu en onze verwarmingsrekening. Met beter geïsoleerde vernieuwde daken en nieuw buitenschrijnwerk met sterk verbeterde beglazing kreeg ons gebouwenbestand tegelijkertijd een ernstige opwaardering.
40
41 ICT Budgetcijfers Budget 2011
Budget 2012
Budget 2013
Budget 2014
Werking
€ 3 190 658,00
€ 3 047 183,00
€ 2 951 955,00
€ 3 683 300,00
Investering
€ 5 464 884,00
€ 5 409 700,00
€ 3 562 479,00
€ 2 227 500,00
Reële cijfers
Budget 2011
Budget 2012
Budget 2013
Budget 2014
Werking
€ 2 064 658,00
€ 2 273 565,00
€ 2 593 509,00
€ 2 778 483,53
Investering
€ 1 689 793,00
€ 2 273 807,00
€ 2 544 580,00
€ 855 096,38
Toelichting financiële cijfers: Er is in 2014 een audit uitgevoerd op de afdeling ICT. Deze zinvolle oefening heeft ook een hap uit de tijdsbesteding genomen waardoor een aantal projecten niet zijn gerealiseerd in 2014. Door o.a. een verschuiving in tijdsbesteding maar ook door het herdefiniëren van de scope van een aantal projecten, zijn deze ofwel doorgeschoven naar 2015 (o.a. project “virtualisatie van het serverpark) ofwel verlaagd in kostprijs (verdere standaardisering softwarepakketten). Over de realisatiegraad van de werkingskosten is ook zeker het uitstellen van de uitvoering van het herenakkoord i.v.m. de aansluiting van niet-PBS bibliotheken op het PBS in 2014 het vermelden waard. Hiervoor was een specifiek werkingsbudget voorzien dat niet is aangewend. Een greep uit de talrijke projecten die in 2014 gerealiseerd zijn: het verder uitbouwen van de Citrixomgeving, de vernieuwing van het kassasysteem in het PGRM, het opzetten van een centrale beelddatabank, het implementeren van web etalage 2.0 voor de Limburgse bibliotheken en last but not least de standaardisatie van provinciale kantoorwerkplekken op Windows 7 via Bits and Bytes.
42 Raamovereenkomsten CAD NR
1
Raamovereenkomsten 2011-2012-2013-2014 Provinciebestuur Limburg Cleaning: Schoonmaak
Contractant
Start datum
Eind datum
Commentaar
Cleaning Masters nv
01-01-2011
30-06-2015
Kose bvba
01-02-2011
01-01-2015
Belgacom nv Proximus nv Realdolmen nv De Ploeg vzw Aquavital nv G4S nv Story nv Igepa nv Van Raek nv Vangansewinkel nv Sita nv Bongaerts nv BGS nv / Paraat nv Ethias nv Kaiser & Kraft nv Canon nv / Stulens nv
01-01-2013 01-01-2011 01-01-2013 01-02-2011 13-10-2011 01-11-2011 01-01-2012 01-01-2013 01-01-2013 01-01-2012 01-01-2012 01-01-2012 01-02-2012 01-07-2012 01-05-2012 01-06-2012
31-12-2015 31-01-2014 31-12-2015 31-01-2014 12-10-2016 30-04-2015 31-12-2014 31-12-2014 31-12-2013 31-12-2015 31-12-2015 31-12-2015 31-01-2015 31-12-2015 30-04-2015 31-05-2017
Repro – hoog volume toestellen Schilderwerken Keuringen technische installaties Herstellingen “Elektriciteit” Herstellingen / onderhoud hoogspanningscabines Databekabeling (Provinciehuis)
Canon nv ASLV nv BTV nv Hermans nv Fabricom nv
01-12-2012 15-10-2012 01-01-2013 01-04-2013 01-04-2013
30-11-2017 14-10-2015 31-12-2017 31-03-2016 31-03-2016
Fabricom nv
01-02-2013
31-01-2015
Lampiris nv
30-06-2013
31-12-2015
Luminus nv
30-06-2014
31-12-2016
PROCLIM
Electrabel nv
30-06-2015
31-12-2017
PROCLIM
Trius nv Dell nv Autobar nv
15-06-2013 15-06-2013 01-06-2013
14-06-2016 14-06-2016 31-05-2017
27
Energie (elektriciteit / gas) – alle openbare besturen Limburg Energie (elektriciteit / gas) – alle openbare besturen Limburg Energie (elektriciteit / gas) – alle openbare besturen Limburg ICT (PC’s, laptops, varia) ICT (schermen, varia) Koffie (+grondstoffen) / koffie/waterautomaten Leasing dienstvoertuigen
Pooling via Facilitair Bedrijf (Vlaamse Overheid) PROCLIM
Arval nv
01-05-2013
30-04-2017
28
Vleeswaren – centrale keuken
Meco nv
01-07-2013
30-06-2015
2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23
24
25 26
Cleaning: reinigen van ramen, ruiten en koepels Telecommunicatie Telecommunicatie GSM Onderhoud telefonie Provinciehuis Groenonderhoud Waterautomaten Bewakingsopdrachten Periodieken / tijdschriften (CAB) Papier 2013-2014 Brandstoffen (stookolie) – 2013 Afval Afval Afval Brandblussers Verzekeringen Postorder / equipment Kopieermachines – MF
PROCLIM PROCLIM PROCLIM
PROCLIM PROCLIM Pooling via prov O-VL
Pooling via Provant
43 29 30
33 34 35 36 37 38
Kantoorbenodigdheden Onderhoudscontract HVAC – alle provinciale instellingen Onderhoudscontract liften – alle provinciale instellingen Verzekering politiezones Limburg – aanstelling consultant EDPB Brandstoffen (stookolie) – 2014/2015 GSM – contract Veiligheidscoördinator Propaangas Schoonmaakproducten
39
Kantoormeubilair
40
Verzekering politiezones Limburg
Belfius nv
01-01-2015
31-12-2018
41
Verzekering politiezones Limburg
Ethias nv
01-01-2015
31-12-2018
31 32
Staples nv Deservis nv
01-10-2013 01-11-2013
30-09-2017 31-10-2017
Schindler nv
01-10-2013
30-09-2018
Van Breda nv
16-12-2013
31-12-2017
Mensura vzw Van Raek nv Proximus nv Structuur nv Practigas nv Boma nv
01-02-2014 01-01-2014 23-01-2014 31-01-2014 01-10-2014 15-10-2014
31-01-2019 30-06-2015 22-01-2017 30-01-2017 30-09-2018 14-10-2018
BMA nv
15-12-2014
14-12-2018
PROCLIM
PROCLIM Pooling via PROVANT – PROCLIM Pooling via Provincie VlBrabant – PROCLIM PROCLIM: alle Limburgse politiezones PROCLIM: alle Limburgse politiezones
Toelichting:
Highlights 2014: 1. Raamovereenkomsten met sterk, recurrent financieel effect: - levering van aardgas en elektriciteit (PROCLIM) voor alle provinciale instellingen levert een (berekende, jaarlijkse ) besparing op van ca. € 732 000,00 (incl. btw). Voor de Limburgse openbare besturen (steden, gemeenten, OCMW ’s politiezones, woonzorgvoorzieningen, eredienstinstellingen, enzovoort) loopt deze besparing op tot € 7 132 350,00 (incl. btw) per jaar. Door de zachte winterperiode 2013-2014 zal deze besparing wellicht nog hoger uitvallen. Gerekend over de looptijd van deze raamovereenkomst (01/07/2013 – 31/12/2015) wordt er voor alle deelnemende entiteiten (provinciebestuur + alle lokale besturen) een besparing verwacht van ca. € 19 662 000,00 (incl. btw). - de uitgaven in kantoorbenodigdheden daalt aanzienlijk met bijna de helft (47,00%) oftewel een jaarlijkse minderuitgave met ca.€ 64 000,00 (incl. btw).
44 - ook de minderuitgaven voor de verzekeringspolissen van het provinciebestuur levert jaarlijks een bedrag van ca . € 271 000,00 op ( - 25%). - de overheidsopdracht voor het collectief aanbesteden van de verzekeringsportefeuille van alle Limburgse politiezones – via PROCLIM – werd eind 2014 succesvol afgerond: naast een jaarlijkse, globale besparing van ca. €735 000,00 (incl. btw) – of ca. € 2 940 000,00 (incl. btw) over de volledige looptijd van de nieuwe overeenkomsten – werden de polissen bovendien kwalitatief sterk verbeterd.
2. Opstart raamovereenkomsten PROCLIM (provinciale opdrachtencentrale) : PROCLIM start in maart 2014 op en lanceert een reeks van facilitaire raamovereenkomsten die door lokale openbare besturen in Limburg kunnen ‘geshared’ worden. a) -
Operationeel in 2014 : Energie (aardgas & elektriciteit) Brandstoffen (gasolie/gasolie extra) Voertuigen Verzekeringen politiezones (stand-still) Propaangas (gegund) Bureaustoelen / kantoorstoelen Schoonmaakproducten/schoonmaakmaterialen.
b) Bestek op aanvraag (maatwerk) : Buitenschoolse kinderopvang (leveren, implementeren van softwarepakket).
c) -
In ontwikkeling / gelanceerd in 2014: aankoop en levering van xerografisch papier (A4 / A3 - wit / gekleurd) dagelijkse en periodieke schoonmaak gebouwen - provincie Limburg periodiek reinigen van gevel- en glaspartijen (ramen, ruiten en koepels) bewakingsopdrachten brandblusmiddelen verhuurcentra voor machines, gereedschappen en materialen.
45 Scorecards CAD Raamovereenkomsten
Opdrachtnemer
2011-2012-2013-2014
Recurrente besparing 2014
Besparing %
(prijzen incl. btw) Schoonmaak
Cleaning Masters nv
-77 067,61
-10,63
Telecommunicatie acceslijnen
Belgacom nv
-11 713,46
-13,29
Telecommunicatie communicatie kost
Belgacom nv
-7 627,13
10,41
Telecommunicatie GSM
Proximus nv
-22 450,34
-20,03
Onderhoud telefonie Provinciehuis
Realdolmen nv
-22 878,16
-33,27
Ruitenkuis
Kose bvba
-45 721,30
-39,33
Groenonderhoud
De Ploeg vzw
-8 075,75
-29,66
Bewakingsopdrachten
G4S nv
-885,72
-16,27
Periodieken / tijdschriften (CAB)
Story nv
-27 459,85
-12,61
Brandstoffen (stookolie) – 2012
Van Raek nv
-1 568,16
-0,68
Afval
Diverse
-12 659,88
-18,90
Brandblussers
BGS nv / Paraat nv
-4 068,15
-4,49
Verzekeringen
Ethias nv
-270 990,67
-25,12
Postorder / equipment
Kaiser & Kraft
- 6 972,00
-15,00
Papier
Igepa nv
-14 990,69
-21,97
Aardgas
Luminus nv
-44 604,22
-3,00
Energie (elektriciteit / gas) – alle provinciale instellingen Brandstoffen (stookolie) – 2013 – 2014
Luminus – Lampiris – Electrabel
-732 331,98
-23,99
-2 283,32
-1,00
Vleeswaren – centrale keuken
Meco nv
-24 795,14
-28,62
Kantoorbenodigdheden
Staples nv
-63 629,97
-47,18
TOTAAL 2014 (incl. btw)
-1 402 770,50
-17,52
TOTAAL 2013 (incl. btw)
-948 879,86
TOTAAL 2012 (incl. btw)
-381 976,83
TOTAAL 2011 (incl. btw)
-191 195,28
Cumulatief 2011-2014
Van Raek nv
-2 924 822,47