HRL tema nr 1 2013 by Thomas Nyberg

TEma

Modernt rekryteringsarbete Expertintervju med Michelle Rea på Social Honesty

Michelle Rea

Kort om Michelle Rea Michelle Rea är en av Sveriges främsta experter på rekrytering via Internet och sociala medier. Michelle har HR-erfarenhet från både USA och Sverige och har bland annat arbetat med employer branding på företaget Universum och varit delägare i sajten Workey. Numera driver Michelle det egna företaget Social Honesty, som hjälper organisationer att hitta de bästa talangerna genom social rekrytering. Du kan följa Michelle på twitter.com/michellerea eller kontakta henne på linkedin.com/in/michellerea.

Svenska rekryterare måste borsta upp sig. Det räcker inte längre att annonsera och hålla tummarna. Förvånansvärt många håller fast vid det traditionella, passiva sättet att rekrytera. Man sätter in en annons och håller tummarna för att de bästa talangerna ska svara. För tio år sedan hade man inte så många andra möjligheter. Men idag finns det en mängd mer proaktiva metoder för att hitta rätt medarbetare, som det är hög tid att svenska rekryterare börjar använda. Det säger Michelle Rea, en av Sveriges främsta experter på modernt rekryteringsarbete. Att hitta, kontakta, intervjua, testa och ta referenser på ett antal jobbkandidater för att slutligen rekrytera rätt medarbetare är en kostsam och tidskrävande process. Möjligheter att korta och förbättra denna är därför alltid intressanta. Men svenskar är konservativa och när det gäller nya arbetssätt för rekrytering anser Michelle att vi ligger långt efter föregångsländer som USA och England.

Rekrytering via interna referenser I USA och England har man till exempel länge arbetat med rekrytering via tips från medarbetarna, så kallade ”employee referrals” (”interna referenser” på svenska). I många organisationer är ”referrals” den allra främsta rekryteringskanalen. – Jag tror att det här kommer mer och mer även i Sverige, för det ligger i tiden och det har en fantastisk potential, speciellt nu med de sociala nätverken, säger Michelle. Idag finns det till och med verktyg (exempelvis Talent bin) som arbetsgivare kan använda för att automatiskt söka igenom sina medarbetares sociala nätverk i syfte att hitta potentiella kandidater. Till den som vill satsa på rekrytering via ”interna referenser” ger Michelle rådet att tänka till ordentligt och ta fram ett strukturerat program. – Att bara lägga ut lediga jobb på intranätet och hoppas att medarbetarna ska se det och

1338034 HRB_nr1_2013 v2.indd 18

självmant agera räcker inte. Inte ens om det är kopplat till en bonus. Det krävs en genomtänkt kommunikationsstrategi där man informerar, utbildar och ger feedback till medarbetarna, säger Michelle.

“

Rekrytering via tips ligger i tiden och har en enorm potential.”

Sociala medier för HR är mer än LinkedIn Över 80 % av företagen säger idag att de använder sociala medier för rekrytering. Av dessa använder i stort sett alla LinkedIn, som helt klart är den främsta rekryteringskanalen i sociala medier idag. Men det finns ett par utmaningar med LinkedIn. De mest eftertraktade kandidaterna, som en del IT-specialister, blir så uppvaktade att de markerar att de inte vill bli kontaktade av rekryterare. Och ”Generation Z”, det vill säga de som är födda runt millennieskiftet, uppger att de anser att LinkedIn är gammaldags, meningslös och därmed död. Men LinkedIn är långt ifrån det enda verktyget för social media som HR kan ha nytta av. Det finns faktiskt en hel uppsjö. – Alla är ännu inte finslipade och helt optimala, men många är väl värda att prova och hålla koll på, menar Michelle.

Socialt CV De flesta organisationer kräver fortfarande att de som söker jobb lämnar in ett komplett CV, men då Twitterflöden, Facebookuppdateringar och Pinterestboards avslöjar användarnas personlighetsdrag, kompetenser och värderingar, har CV:n och skrivna brev börjat att betraktas som

2013-02-01 10:14:50

gammaldags och intetsägande. Det finns verktyg (exempelvis Thesocialcv och Talent bin) som automatiskt sammanställer en persons profiler, aktiviteter och inlägg på nätet till ett socialt CV.

Fler och fler bygger upp talangpooler Konkurrensen om de bästa talangerna är hård och de flesta topptalanger har redan ett jobb. Även om de gillar din organisation kanske inte tiden är rätt just nu. Du kanske inte ens har en vakans just nu. Men vem vet när rätt tillfälle kan uppstå? En ny trend är att arbetsgivare bygger upp talangpooler för att hålla kontakt med personer som gillar organisationen. Academic Work gör det med hjälp av en app från Work4labs, en samarbetspartner till Facebook, som också har verktyg för att bygga upp karriärsidor i social media.

Employer Brand i realtid För att lyckas med rekrytering är det också viktigt att organisationen ser om sitt Employer Brand och sin EVP (Employee Value Proposition). Hittills har det ofta varit en liten grupp som har definierat och kommunicerat ut organisationens ”employer brand”. En sådan toppstyrning fungerar inte längre. Idag pratar människor om sina jobb i de sociala nätverken och man kan säga att företagen snarare har ett ”employee brand”. Detta ”employee brand” är viktigt att förstå, men svårt eftersom det finns så otroligt mycket information på nätet. Företaget Gavagai har utvecklat ett verktyg som automatiskt kan analysera stora mängder text. Det kan hjälpa organisationer att förstå vad som sägs om dem när det gäller ledarskap, karriär, personalpolitik, trivsel och så vidare.

Mobilen som rekryteringskanal När företag idag tittar på att använda sociala medier i rekryteringen är det applikationer för datorer man tänker på, men Michelle påpekar att hälften av det vi gör på webben, det gör vi faktiskt med våra mobiler - i bilen, på bussen eller tåget eller när vi väntar på maten. Och 2015 förväntas den mobila uppkopplingen ha gått om den traditionella. – Rekrytering via mobilen är helt klart en trend som kommer, men idag är det inte många företags karriärsidor som går att läsa via mobilen, konstaterar Michelle.

1338034 HRB_nr1_2013 v2.indd 19

Michelle Rea: Så lyckas du med ett program för rekrytering via interna referenser 1. Utgå från nuläget Innan ni drar igång ett program för rekrytering via interna referenser är det viktigt att ni har koll på nuläget. Vilka rekryteringsmetoder använder ni idag? Vilka +/- har de? Vad kostar rekryteringarna? Hur lång tid tar de? Varför vill ni starta ett program för interna referenser? Vad hoppas ni uppnå? Vilka +/- ser ni? Hur trivs era medarbetare? Hur lojala och hur kompetenta är de? Vilka är mest intressanta? Vilka kontakter kan de tänkas ha?

2. Börja i liten skala Det är ofta bra att starta med ett begränsat antal jobb och medarbetare för att sedan bygga vidare på deras framgång. Välj ut de mest intressanta medarbetarna och börja med att fråga dem några enkla frågor som: • Vilka var de tre största talangerna på din förra arbetsplats? • Jobbade du direkt med dem? • Skulle de vara en tillgång för oss? Hur?

3. Bygg engagemang uppifrån och ned Bygg engagemanget uppifrån. Få ledningen att inte bara stödja, utan också delta i projektet genom att vara aktiva på möten, framhålla fördelar, komma med tips på möjliga kontakter, visa uppskattning och belöna medarbetarnas engagemang.

4. Förklara varför och hur Det allra viktigaste för att lyckas med programmet är att kommunicera, kommunicera och kommunicera. Välj ett lämpligt tillfälle att presentera förslaget så att det inte blir när dina medarbetare har som mest att göra eller är på väg hem. Presentera förslaget som ett utkast

till plan snarare än en vag idé. Men låt medarbetarna revidera och detaljutforma planen så att de känner sig delaktiga och ansvariga. Det är avgörande att alla förstår varför de ska engagera sig i programmet - att de ser fördelar, både för sig själva och för organisationen, av att ni lyckas rekrytera de bästa. Det är också viktigt att alla får utbildning i vad som förväntas av dem och hur de ska gå tillväga.

5. Återkoppla…snabbt! När människor börjar engagera sig är det viktigt att snabbt uppmärksamma det. Visa uppskattning och ge dem feedback för att hjälpa dem att lättare nå de uppsatta målen. Se också till att kommunicera och fira alla framgångar och delmål! Många organisationer belönar den medarbetare, som ger en referens som leder till en rekrytering, med till exempel pengar, lunch med företagets VD, extra semesterdagar, erkännande vid ett möte eller i interntidningen, en gåva som exempelvis en ipad eller genom att ge ett bidrag till ett välgörenhetsprojekt som medarbetaren får välja. En del organisationer har med ”engagemang i referensprogrammet” som en parameter i den återkommande utvärderingen av medarbetarnas insatser.

6. Mät resultaten Om du vill veta hur väl programmet fungerar måste du mäta resultatet, till exempel i form av antal engagerade medarbetare, antal referenser, antal rekryteringar, kostnad, medarbetarnöjdhet och personalomsättning. Det är också viktigt att ni i förväg har bestämt vilket utfall ni räknar som bra respektive dåligt. Källa: ”A Complete Guide to Your Referral Recruitment Program”, SocialCruiter

2013-02-01 10:14:51

TEma

Modernt rekryteringsarbete

Digitala verktyg med stor potential för HR Det har växt fram en mängd verktyg för sociala medier som HR kan ha stor nytta av. Alla är ännu inte finslipade och helt optimala, men Michelle Rea tipsar om följande verktyg som hon anser har stor potential. Facebook Social Jobs Partnership lanserades i november 2012 för den amerikanska arbetsmarknaden. Med 1,7 miljoner utannonserade jobb är det nu världens största anslagstavla för lediga jobb och de lediga jobben sprids i nätverket då de naturligtvis både kan ”gillas” och ”delas” av användarna. Då varje medlem på Facebook i genom snitt har 229 medlemmar i sitt nätverk har spridningseffekten minst sagt stor potential. Gavagai är ett företag som grundats av två svenskar och som kan analysera stora datamängder som vi annars inte kan överblicka. Gavagai kan hjälpa HR att förstå kontentan av det som står om organisationen på nätet. Vilket employer brand har vi i realtid? Vad sägs om oss när det gäller ledarskap, karriär, personalpolitik, trivsel och så vidare.

VÄRLDENS STÖRSTA HRUNCONFERENCE I STOCKHOLM Den 14 mars 2013 är Michelle Rea för 3: e året i rad med och organiserar världens största HR-unconference, # truStockholm. Syftet är att deltagarna ska inspireras och lära av varandra. Du kan läsa mer och registrera dig på hrbloggen.se/ seminarier/trustockholm.

1338034 HRB_nr1_2013 v2.indd 20

Indeed är en av de största jobbsajterna i världen med mer än 80 miljoner unika besökare och 1,5 miljarder jobbsökningar per månad. Indeed finns tillgänglig på 26 språk i mer än 50 länder. I Sverige hittar du den på se.indeed.com. Instagram – är en plattform designad för smartphones där användarna kan visa upp sina foton för andra, som kan ”gilla” och kommentera dem. Starbucks lägger upp bilder på personal och butiker i rekryteringssyfte och för att höja statusen på jobbet som cafébiträde. Linked In är den främsta rekryteringskanalen i social media, men det finns ett par utmaningar. De mest eftertraktade kandidaterna, som en del IT-specialister, blir så uppvaktade att de markerar att de inte vill bli kontaktade av rekryterare. Generation Z, det vill säga de som är födda på 2000-talet, uppger att de anser att Linked In är gammaldags, meningslös och därmed död.

Pinterest – är en ”humörstavla” dit de över tio miljoner användarna, ”pinnar” (länkar) egna eller andras bilder och filmer från nätet. Bilderna kan sedan sorteras, ”gillas”, kommenteras och ”repinnas” av andra. Pinterest används av organisationer för både rekrytering och employer branding. Talent bin är en sökmotor som hjälper dig att hitta intressanta kandidater genom att matcha den profil du söker med de profiler som medlemmarna i olika sociala nätverk har registrerat där. Talent bin söker inte bara i stora generella nätverk som Facebook, och Twitter, utan även nischade nätverk som Meetup, GitHub och Stack Overflow som bara används av en viss grupp, till exempel programmerare. Genom Talent bin kan du också få reda på vilka intressanta kontakter dina medarbetare har i sina sociala nätverk. Thesocialcv.com liknar Talent bin. Du kan till exempel söka efter ”webbdesigners i Sverige” och få upp en lista med personer som matchar din sökning. Du får se ett urval av de profiler som de har registrerat i sociala medier och även inlägg som de har gjort. Dessutom får du direktlänkar till alla källor. Work.com används internt i organisationen för att öka den löpande feedbacken både från cheferna till medarbetarna, men också medarbetarna emellan. Var och en kan lägga in sina mål och redovisa hur man jobbar med dem och vad man åstadkommer. Detta kan andra sedan kommentera och berömma. Man kan även dela ut reella belöningar. Bra när man arbetar på olika ställen och inte kan göra high-five i korridoren. Work.com används bland annat av Spotify. Work4labs verktyg ”work for us” hjälper dig att lägga upp karriärsidor i social media och de har även en app för att du enkelt ska kunna bygga upp en talangpool. Appen används bland annat av Academic Work.

2013-02-01 10:14:51

Värdebaserad rekrytering skapar nya möjligheter Inga organisationer rekryterar på samma sätt. Ett teknologiföretag skulle aldrig förvänta sig att en sökande till en programmeringstjänst ska lära ut alfabetet men en rektor som anställer en lärare skulle det. Självfallet behövs det olika kriterier för att bedöma de färdigheter som krävs för ett jobb. Men färdigheter räcker inte hela vägen. Kunskaper passerar snabbt bäst före datum och det krävs bredare perspektiv inom modern rekrytering. Varje organisation behöver medarbetare som smälter in i organisationens värderingar och kultur. Medarbetare som inte tillägnar sig den gemensamma organisationskulturen kommer att tunna ut den och äventyra det fokus som krävs för att nå målen. Varje rekryteringsprocess bör ha kulturell passform som ett kriterium för anställning. Enligt Alan Lewis, som äger och driver företaget Grand Circle Travels, har kulturell passform blivit den viktigaste faktorn för rekrytering snarare än färdigheter och erfarenhet. Om någon delar värderingarna kan man lära ut färdigheterna men det motsatta är inte lika lätt. På Grand Circle Travels har man arbetat med värdebaserad rekrytering i över tio år vilket har stärkt rekryteringsprocessen och organisationens prestationsförmåga. Erfarenheterna kan sammanfattas i tre generella råd för värdebaserad rekrytering. För det första, låt inte kandidaterna berätta hur de ställer sig till värderingarna, låt dem visa det. Man kan lära sig mycket genom att se hur en potentiell medarbetare interagerar med företagets medarbetare och andra sökande. På Grand

Circle Travels använder man sig bland annat av gruppintervjuer där kandidater intervjuas för fler jobb på en gång. Vidare har man för vana att ställa sökande inför olika typer av utmaningar som ofta har en finurlig knorr. Kandidater får spela med i olika scenarion som sätter prov på olika värderingar som öppenhet, kommunikation, snabbhet eller vilja till förändring. För det andra är det viktigt att vara kristallklara med organisationens kultur och värderingar. Öppenhet är det bästa sättet att undvika felrekrytering och potentiella medarbetare kommer att gå sin väg självmant om de inte ser hur deras värderingar skulle passa med organisationens. Ett exempel från Grand Circle Travels är en kvinna som inte ville vara del av vad hon kallade en ”kumbayakultur”. Ett snabbt avgörande som gagnar bägge parter underlättas av det värdebaserade perspektivet. Sist men inte minst, försök inte kombinera färdighetsintervjuer med värdebaserade intervjuer. När värderingar fastställs som ett separat moment i rekryteringen kommer du med största sannolikhet finna bättre information om kandidaten än om man försöker skatta färdigheter på samma gång. En av Grand Circle Travels topptalanger kom till företaget utan relevant erfarenhet vilket sannolikt hade hållit honom tillbaka om färdigheter hade varit inblandade från början. En värdebaserad rekrytering identifierade honom som en stark och ambitiös ledare och företaget anställde honom. Källa: Alan Lewis. ”how My Company hires for Culture First, Skills Second”. blogs.hbr.org

Rekrytering hamnar på topp bland prioriteringar hos företag och organisationer. Vem ska göra jobbet? Var finns den personen? Hur drar vi till oss den personen? Det är bråttom för vi kan bli attackerade när som helst. Där ute är kriget för det har McKinsey sagt. Våra skyttegravar är mycket säkrare, mysigare eller coolare än fiendens. Någonstans känns det att ”The War for Talent” som tankefigur börjar bli lite förlegad, som ett eko från kalla kriget ungefär. Skaparen av spelet Minecraft, Markus ”Notch” Persson, blev vid ett tillfälle tillfrågad om han ville jobba på spelföretaget Valve som anses vara bland de mest åtråvärda arbetsplatserna inom spelbranschen. Han tackade nej och gick sin egen väg. Paradoxen idag är att de största talangerna inte vill bli betraktade som talanger och kanske kan man Mats Frick, redaktör redaktionen@insightlab.se

1338034 HRB_nr1_2013 v2.indd 21

ersätta rekrytering med nyfikenhet och skaparglädje. Vill du vinna? Lägg ner kriget. PS. Läs boken ”Minecraft”. dS.

2013-02-01 10:14:53

TEma

Modernt rekryteringsarbete

Best practice i det globala rekryteringspusslet Enligt IBM:s vd, Sam Palmisano, är kompetensförsörjning avgörande för organisationer idag. Arbetsgivare över hela världen måste söka nya svar på hur man löser talangpusslet inte bara i framtiden utan just nu. Rekryteringen måste kunna leverera större volymer och även nya former av ledarskap och professionalism. En ny studie visar hur framgångsrika företag tagit sig an utmaningarna och kliver fram i det moderna rekryteringsarbetet. Forskningen visar vägar fram i ett komplext samspel mellan tillgång och efterfrågan på talang. Studien genomfördes som ett samarbete mellan universiteten Cambridge, Erasmus och INSEAD för att finna best practice inom humankapital ur ett globalt perspektiv. En första kvalitativ del bestod av 312 djupintervjuer på 20 företag runt om i världen med beslutsfattare på många nivåer. Företagen valdes ut med avseende på resultat, globalt omfång och professionellt rykte. Exempel på företag i studien är IBM, Xerox, ABB, Unilever och Infosys. Detta följdes upp med hjälp av webenkäter med totalt 263 respondenter.

Tillgång och efterfrågan i svängning Demografiska trender är en grundläggande drivkraft för agendan inom modern rekrytering. McKinsey förutspår att gruppen 35-44 år i USA kommer att minska med 15 procent fram till och med 2015. I andra industriländer är nedgången än mer markant som till exempel Tyskland eller Japan. Dessa trender kompenseras av att framväxande ekonomier som Indien eller Kina har motsatt demografisk utveckling. Där är problemet istället att de unga som kliver ut på arbetsmarknaden ofta saknar färdigheter och värderingar som krävs i ett internationellt sam-

1338034 HRB_nr1_2013 v2.indd 22

manhang. Båda dessa länder upplever själva stora behov av spetskompetens. Till detta kommer aspekter som är sociala och kulturella till sin karaktär. Rörligheten i arbetsstyrkan är större samtidigt som man värderar flexibilitet och livsbalans framför trygghet. Arbetsstyrkan är även mer känslig för frågor om etik och ansvarstagande. Sammantaget utgör nuläget för tillgång och efterfrågan en stor utmaning för det moderna rekryteringsarbetet och grundfrågor om kvantitet och kvalitet i talangförsörjningen. För att möta dessa utmaningar krävs ett skickligt handlag och ett brett tänkande för att ligga i framkant som organisation.

Ökande efterfrågan

Osäker tillgång

Tillväxt.

Förändrad demografi, fler unga och fler äldre.

Affärsomvandling, till exempel från varor till tjänster. Nya delar i kärnverksamheten, särskilt internet.

Restriktiva arbetsmarknader bland annat på grund av invandringspolitik.

Nya organisationsformer, till exempel i gränslandet mot offentlig verksamhet.

Drastiskt ökad rörlighet på arbetsmarknaden.

Krav att anställa på alla nivåer exempelvis vid omstrukturering.

Kräsen arbetsstyrka med krav på livsbalans.

Minskade kostnader att byta jobb.

1. Har vi rätt kvantitet kunniga medarbetare? 2. Har vi rätt kvalitet på våra medarbetare?

2013-02-01 10:14:54

Selektiv rekrytering av talangpool med hög kvalitet Rekryteringsprocessen i de flesta av de undersökta organisationerna följer en poolstrategi, det vill säga att man rekryterar de bästa och sedan placerar dem i olika positioner snarare än att man rekryterar specifika personer för specifika positioner. Företagen i undersökningen i föregående artikel använde sig av en mängd kanaler som direkta ansökningar från nätet, rekryteringsmässor på universitet eller program för sommarpraktik med mera. Många ledande företag har även nära relationer till universitet runt om i världen för att tidigt fånga upp topptalanger. Trots ”kriget för talang” är företag ytterst selektiva i rekryteringen. Ett av de ledande IT-företagen, Infosys, tog under 2005 emot 1,5 miljon ansökningar i sin indiska verksamhet, testade 160000 och anställde 15000.

Varumärke och kultur som grund Ett nödvändigt villkor för att kunna hålla rekryteringen så pass skarp som i case-företagen är ett starkt varumärke i botten. Utmaningen blir att tänka i marknadsföringsbanor: potentiella medarbetare som kunder, att använda sofistikerad analys för att identifiera konkurrenter om talangerna, att arbeta med de aspekter av företaget som betyder mest för rekryterna och att faktiskt nå ”kunden”. För att dessa ansträngningar ska kunna krönas med framgång har många företag valt att gå bortom arbetsrelaterade färdigheter som urvalskriterium och ”rätt person på rätt ställe” till att se mer till kulturfaktorer och värderingar. Företag med effektiv rekrytering bedömer de sökandes personlighet och värdegrund för att se om de matchar organisationens kultur. Ett viktigt antagande är att färdigheter går att träna medan det är svårt att förändra personlighet, attityder och värderingar.

Även solar har fläckar Fokus på attityder och kulturell passform är vedertaget som best practice, både uttalat bland

1338034 HRB_nr1_2013 v2.indd 23

företag och inom litteraturen, men det utnyttjas förvånansvärt sällan i praktiken. I studien av Stahl et alia blottades intressanta luckor mellan vad HR-ansvariga såg som viktigt och vad de faktiskt gjorde. Inom området ”bedömning av individers attityder och värderingar mot företagets” fanns det största gapet mellan prioritering och vad som praktiserades. Det finns inga entydiga förklaringar till varför, men forskarna i studien pekar på fyra möjliga skäl till skillnaderna. För det första kan det innebära större kostnader i rekryteringsprocessen att satsa på passform i värderingar då det är mer komplext att gå på djupet. Ett andra skäl kan vara att man uppfattar en brist på lämpliga bedömningstekniker för kultur och värderingar. För det tredje kan man ha juridiska betänkligheter om att rekrytera på värderingsgrund. Om formella krav står mot kulturella hur skulle det bedömas i en eventuell tvist om anställning, särskilt inom offentlig sektor? Till sist kan det finnas strategiska betänkligheter. Vad händer med mångfalden om man får en pool där alla har samma tankefigurer och värderingar?

Best practice inom rekrytering och bemanning Talangpooler snarare än att rekrytera för specifika positioner. Nära relationer med universitet och högskolor. Utpräglat selektiv rekrytering. Stark “employee value proposition” samt fokus på varumärkesbyggande. Bedömning på värderingar och kultur, inte bara på specifika färdigheter. Källa: Günter Stahl et al. (2012) Six principles of effective global talent management. Sloan Management Review, 53 (2). pp. 25-42.

2013-02-01 10:14:56