N°007 Diciembre 2014
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Caminando con el Director
Registro Civil, puertas adentro
Así lo dijo...
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La única institución que está presente a lo largo de nuestras vidas
Nacimiento
Matrimonio Cedulación Unión de Hecho Defunción
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Registro Civil Ecuador
Contenidos 04
Caminando con el Director Eliminación del Subregistro: trabajando por el derecho a la identidad
06 Registro Civil puertas adentro Registro Civil fomenta el Gobierno Electrónico
09 Registro Civil en acción Registro Civil participa en ferias ciudadanas del Consejo de la Judicatura
11 Así lo dijo... Importancia del Talento Humano en la gestión institucional
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Caminando con el Director
Eliminación del Subregistro: trabajando por el derecho a la identidad
XI Encuentro del Consejo Latinoamericano y del Caribe de Registro Civil, Identidad y Estadísticas Vitales (CLARCIEV)
Las brigadas móviles de cedulación, están permitiendo acercar los servicios que oferta la institución a miles de ciudadanos en situación de vulnerabilidad que por lo regular habitan en sectores distantes de las urbes
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urante el mes de noviembre y diciembre el Director General de Registro Civil, Jorge Troya Fuertes mantuvo varias actividades de trabajo fundamentales para una mejor y más eficiente marcha de la institución que permitan alcanzar nuevos retos en el 2015. El 7 de noviembre una delegación de altos directivos del Banco Interamericano de Desarrollo (BID), visitó la institución. El Director General dio la bienvenida a los funcionarios de varios países, a quienes expuso los grandes cambios que la DIGERCIC ha consolidado gracias al apoyo del Gobierno Nacional y al financiamiento externo del BID. Luego de ello se dio pasó a un recorrido por las instalaciones en el que se pudo conocer los procesos y servicios que brinda la institución. Como parte del proceso de modernización, el 12 de noviembre, la máxima autoridad entregó oficialmente la moderna agencia cantonal de Pasaje. Se trata de una oficina con 5 ventanillas de atención al público. Esta oficina atenderá a los 72.806 habitantes del cantón y a moradores de poblaciones cercanas y evitará que las personas se
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Caminando con el Director
trasladen hasta la capital provincial para requerir atención. La tecnología incorporada permitirá ofrecer al usuario una atención continua 5 días a la semana, en una jornada laboral de 8 horas. Del 18 al 21 de noviembre el Ing. Jorge Troya asistió en la República de Panamá al XI encuentro del Consejo Latinoamericano y del Caribe de Registro Civil, Identidad y Estadísticas Vitales (CLARCIEV), evento en el que ganó la primera Vicepresidencia del Consejo para el periodo 2014-2016, por lo que estará a cargo de la articulación de iniciativas técnicas, la promoción de la soberanía tecnológica y la gestión del conocimiento entre los países miembros del CLARCIEV.
Delegación del BID visitó Registro Civil
En su intervención se presentó la ponencia denominada “Eliminación del Subregistro: Trabajando por el derecho a la identidad” donde detalló las estrategias adoptadas en Ecuador para superar los problemas del registro tardío, destacando la organización y despliegue de brigadas móviles de cedulación, las cuales están permitiendo acercar los servicios que oferta la institución a miles de ciudadanos en situación de vulnerabilidad. Así mismo, dio a conocer que la institución se encuentra implementando el Sistema de Registro de Estadísticas Vitales, el cual permitirá capturar los datos vitales como nacimientos, este se implementará en todos los hospitales gineco-obstétricos del sector público. Este sistema garantiza el registro oportuno de nacimientos, evita perdida de registros, mejora el seguimiento y control de los neonatos y puede impulsar nuevas políticas de Estado.
Director General Jorge Troya durante discurso de inauguración en Pasaje
Al registrar a un recién nacido, el sistema emitirá un número de identificación que posteriormente será el que figure en el documento de identidad. Para el éxito de este sistema se requiere el trabajo coordinado de Registro Civil, Ministerio de Salud Pública y el Instituto Nacional de Estadísticas y Censos. Tras cuatro días de deliberaciones y debates en torno a temas relacionados con la gestión de la identidad en la región, entre los principales compromisos que se establecieron, fue la necesidad de establecer soluciones en común para abordar la temática de la migración que afecta el derecho a la identidad de las personas, así como la meta de eliminar el subregistro en la región en el 2015.
Exposición durante XI Encuentro del CLARCIEV, Panamá
Durante la semana del 1ero de diciembre, con el objetivo de conocer el modelo de gestión del Registro Civil del Ecuador, las delegaciones del Tribunal Supremo de Elecciones de Costa Rica y del Consejo Electoral Provisional de Haití visitaron sus instalaciones. En las exposiciones y recorridos, los visitantes pudieron conocer varios servicios como el Sistema de Consulta de Datos, mediante el cual las instituciones públicas y privadas pueden consultar en línea la información de identidad de los ciudadanos para la prestación de servicios; aplicación del Sistema AFIS; usabilidad de la cédula con el sistema de verificación biométrica; flujo de producción; equipamiento, etc. El jueves 11 de diciembre en horas de la mañana, el Director presentó a la ciudadanía las nuevas instalaciones de la agencia de Registro Civil en Sangolquí, ubicadas en el Centro Comercial River Mall. En el acto la máxima autoridad manifestó que las nuevas instalaciones permitirán ofrecer un mejor servicio a los ciudadanos y ciudadanas del cantón y de las parroquias aledañas. Recordó que la anterior oficina que ocupó la institución era un lugar poco funcional, estrecho, incómodo, que no permitía entregar una atención de calidad a los usuarios, tampoco existía un lugar para estacionamiento de vehículos lo que complicaba el acceso. Destacó que esta agencia contará ahora con una fábrica de cédulas lo que significa que el usuario recibirá su documento de identidad el mismo día en que lo solicitó.
El Director General Jorge Troya y Director Provincial de Pichincha Christian Vallejo, junto a Delegación de Haití
Entrega de nueva cédula de identidad al alcalde del cantón Rumiñahui, Héctor Jácome
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Registro Civil, puertas adentro
Registro Civil fomenta el Gobierno Electrónico
Reunión de trabajo, Dirección de Gestión Tecnológica
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a Dirección General de Registro Civil, Identificación y Cedulación en el año 2009 implementó el sistema de Registro de Identificación Biométrica, base de datos que actualmente se constituye en la más grande del país, misma que está permitiendo que la institución se encamine a la prestación de Servicios Electrónicos. Al momento se roporta la expedición de 11 millones 250 mil cédulas biométricas entre renovadas y duplicadas, las cuales se han provisto a más de 9 millones 500 mil ciudadanos. Sin embargo, a fin de mejorar aún más los servicios que presta la institución, se está trabajando fuertemente en la implementación de servicios electrónicos que se encuentran disponibles en el portal Web de la Institución, “Los cuales
son accesibles tanto a ciudadanos como para instituciones” señaló Manuel Rodríguez, Director de Gestión Tecnológica. Al momento se cuenta con los siguientes servicios: Servicio de Consulta de Datos en Línea, se puede consultar los datos de identidad actualizados de los ciudadanos registrados en la base de datos nacional de registro de identidad del gobierno ecuatoriano. Este servicio inicio en el mes de octubre de 2014 y ha ayudado al proceso de inscripción de niñ@s y jóvenes que ingresan por primera vez a un establecimiento educativo fiscal. Esta prestación cuenta con dos tipos de búsqueda: por número de cédula y por nombres (este último solicita también la fecha de nacimiento). Al momento se registran 1 millón 831 mil 860 consultas.
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Registro Civil, puertas adentro
Sistema Verifica tus Datos, este servicio permite a los ciudadanos verificar sus datos personales que constan en el archivo magnético del Registro Civil, en caso de constatar inconsistencias el usuario puede reportar a través del mismo sistema los cambios que deben realizarse y se procede a su corrección; en caso de que el problema requiera necesariamente la presencia del ciudadano un operador se comunica con la persona para informar el proceso que se requiere realizar. Sistema de Identificación Ciudadana, aquí las instituciones pueden acceder en línea a consultar información demográfica y biométrica de los ciudadanos registrados en la base de datos de la Dirección General de Registro Civil, Identificación y Cedulación.
Servicio de Consulta de datos en línea
Sistema Consulta de Estado de Trámites en Línea, este permite que el usuario que por algún motivo no pudo concluir su trámite, pueda consultar el estado del mismo, para el efecto se asigna un Número Único de Tramite (NUT). Para su consulta el ciudadano debe ingresar el NUT o su número de cédula. Al momento se han generado 560 mil 269 Números Únicos de Trámites los cuales han sido atendidos. Sistema de Consulta de Certificados Electrónicos de Datos de Identidad, este permite que el usuario verifique el número de cédula y nombres del ciudadano; el usuario y el cliente del sistema que emitió el certificado; el lugar, la fecha que fue emitido; y el estado del certificado, vigente o caducado. Los certificados electrónicos de datos de identidad que son obtenidos del sistema tienen una validez de 45 días a partir de la fecha de emisión. Para acceder a todos estos servicios se debe ingresar a la página: www.registrocivil.gob.ec, en la opción Portal de Servicios Electrónicos.
Servicio Verifica tus Datos
Servicio de Identificación Ciudadana
Nuevos Servicios Electrónicos Para el año 2015 la Dirección General de Registro Civil tiene previsto implementar nuevos servicios electrónicos que simplifiquen sus trámites y den mejor orientación al servicio del ciudadano, entre los principales proyectos de la DIGERCIC está la emisión en línea de certificados de nacimientos, matrimonios y defunciones. También se plantea incorporar un Sistema de Agendamiento de Matrimonios y la emisión de turnos en línea para el servicio de cedulación. Así lo señaló Manuel Rodríguez.
Sistema de Consulta de Certificados Electrónicos
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Registro Civil, puertas adentro
Beneficios de los servicios electrónicos Permite conocer datos demográficos (nombre, fecha de nacimiento, estado civil, entre otros) y biométricos como foto y firma. Ayuda a detectar suplantaciones de identidad. Valida en forma rápida y segura la identidad de los ciudadanos. 1010001001 0001001110 11110101001 10101101001
Acceso a información actualizada de su fuente oficial (Registro Civil). Generación del certificado electrónico de datos de identidad del ciudadano en formato PDF. Simplifica trámites al ciudadano, pues se evita la solicitud de la copia física de la cédula.
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Registro Civil en acción
Registro Civil en acción Registro Civil, participa en Ferias Ciudadanas del Consejo de la Judicatura La Dirección Provincial de Registro Civil de Tungurahua participó activamente en las ferias informativas organizadas por el Consejo de la Judicatura, mismas que se realizaron en la provincia como parte del programa institucional “La Judicatura en tú cantón”. Próximamente en todas las notarías de la provincia de Tungurahua la cédula electrónica será un requisito fundamental para realizar con rapidez cualquier trámite. La nueva cédula que emite el Registro Civil es un documento electrónico cuyos datos son seguros, verificados, confiables y actualizados.
Stand de Registro Civil
En este sentido el Dr. Juan de Dios Morales, Director Provincial, indicó que el objetivo es cumplir con la misión institucional que es “Realizar la identificación integral de los habitantes del Ecuador, registrar sus actos civiles y otorgar documentos seguros y confiables, garantizando la custodia y manejo adecuado de la información”; razón por la que nuestra participación en éstas ferias informativas es para destacar la importancia y sobre todo la seguridad de contar con el nuevo documento de identidad.
Registro Civil de Cañar recibió reconocimiento La Dirección Provincial de Registro Civil de Cañar como parte de su gestión y compromiso con la ciudadanía y en especial con aquellos ciudadanos que se encuentran en situación de vulnerabilidad entrega servicios personalizados a través de brigadas móviles, facilitando así la entrega del documento de identidad a este grupo de compatriotas. El miércoles 3 de diciembre al celebrarse el día internacional de las personas con discapacidad, la Gobernación de la Provincia Cañar, el Concejo Nacional de Discapacidades -CONADIS- y la Secretaria Técnica de Discapacidades -SETEDIS- organizaron una feria inclusiva a la que fue invitado el Registro Civil. Durante el evento los equipos móviles de nuestra institución atendieron a niños, niñas, adolescentes y adultos mayores con discapacidad. Ellos obtuvieron la cédula electrónica y mostraron su satisfacción y felicidad al mirar su fotografía. En este contexto la Gobernación de Cañar entregó un reconocimiento simbólico al Registro Civil por mantener un nivel de atención preferencial a este grupo de compatriotas.
Ciudadana con discapacidad obtiene su cédula
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Loja brigadas de cedulación en marcha El Registro Civil de Loja fomenta las relaciones interinstitucionales con entidades públicas y privadas a fin de ampliar la cobertura de los servicios a todos los ecuatorianos. Un ejemplo de ello es el acuerdo con la Dirección Provincial de Educación para realizar campañas de cedulación en establecimientos educativos. Sobre la base de este convenio 188 estudiantes del Colegio “Pio Jaramillo Alvarado” fueron ceduladas por una brigada que se realizó del 1 al 8 de diciembre. En tanto que más de cien estudiantes de la Escuela “22 de Mayo de 1981” en el cantón Catamayo fueron enrolados y se les generó su número de cédula.
Brigadas de cedulación estudiantiles
Esta labor que cumple la institución ha sido considerada positiva por los padres de familia pues señalan que el proceso es más rápido ya que las brigadas de cedulación y el proceso de enrolamiento facilita a los estudiantes disponer de sus documentos sin necesidad de trasladarse a las agencias .
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Nuestros Servicios
Registro Civil amplia entrega de Certificados Electrónicos Digitales
Funcionaria de Registro Civil entrega token a usuario
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a Dirección General de Registro Civil ofrece a los ciudadanos servicios integrales en sus instalaciones. Para cumplir este objetivo se ha suscrito varios convenios con instituciones públicas para que puedan instalar en nuestras oficinas puntos de atención al usuario. La Agencia Nacional de Tránsito ANT, el Banco Central y el Registro Mercantil son un ejemplo. En lo relativo al Banco Central en febrero pasado se suscribió un convenio para la entrega de certificados de firma electrónica. Manta fue la primera ciudad en poner a la disposición de los usuarios este dispositivo que busca facilitar y asegurar el comercio; posteriormente se sumaron las ciudades de Ambato, Loja, Tulcán, Machala y en el mes de diciembre se sumaron Cuenca, Guayaquil Matriz y Agencia Sur, Quito Agencia Matriz y Quicentro Sur. Se espera poner operativo el sistema en la ciudad de Santo Domingo antes que finalice el 2014. Para el 2015 se tiene previsto ampliar el despliegue y para ello se preparan los equipos para poner en operación este servicio en las siguientes ciudades: San Cristóbal, Esmeraldas, Quevedo, Ibarra, Francisco de Orellana y El Coca. El sistema opera a través de un token que permite consignar la firma digital del usuario sin que sea necesaria su presencia física. El sistema proporciona garantía legal y velocidad transaccional pues permite un ahorro de recursos económicos y materiales. Este dispositivo permite el desarrollo del comercio electrónico y
la optimización de procesos empresariales. Instituciones como el Servicio Nacional de Aduanas del Ecuador (SENAE), el Servicio de Rentas Internas, el Servicio Nacional de Contratación Pública y la Dirección Nacional de Registro de Datos Públicos, entre otras, ya están haciendo uso de este servicio. Demanda de Certificados Electrónicos de julio a noviembre Total Emisiones (Token)
Total Emisiones (Archivo)
Total (por ciudad)
Manta
151
108
259
Ambato
231
139
370
Loja
93
103
196
Total
825
En Tulcán en el mes octubre se entregaron 10 tokens. En la ciudad de Machala el servicio inició en el mes de noviembre y en Quito, Ibarra, Guayaquil y Cuenca comenzó en diciembre del 2014. La firma electrónica es el equivalente digital de la firma manuscrita que garantiza la autenticidad, la integridad documentaria y evita falsificaciones. Es, además, un soporte para la implementación de la política pública de simplificación de trámites. En virtud del convenio la DIGERCIC facilita sus instalaciones y el enlace de los sistemas informáticos a fin de tornar operativa la entrega. La entrega de certificados electrónicos se realizará de lunes a viernes de 08:00 a 17:00 horas en las mencionadas oficinas de Registro Civil.
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Así lo dijo...
Importancia del Talento Humano en la gestión institucional
Ninguna empresa puede ser mejor o peor que las personas que la integran (Kaoru Ishikawa)
César Hidalgo, Director de Talento Humano (E)
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in duda la gestión del Talento Humano en una institución forma parte fundamental de la estructura y columna vertebral que la sostiene. Es por ello, que la gestión del Talento Humano tiene como misión integrar estratégicamente al personal idóneo y los sistemas o procesos de trabajo de la institución, con lo cual se fundamentan sustancialmente los principios y objetivos estratégicos de la organización. La importancia de la gestión del Talento Humano radica en el logro del despliegue de las habilidades y capacidades de cada servidor en la institución para obtener eficiencia y competitividad organizacional y así lograr la máxima productividad dentro de un buen clima laboral. Dentro de este contexto se busca propiciar la interacción de las personas, hacerlos participes y entes fundamentales del cambio, convertirlos en gestores de la organización que trabajan conjuntamente para el logro de los objetivos personales y comunes. Para ello la Dirección de Talento Humano trabaja en el establecimiento de herramientas, estrategias y procedimientos que coadyuven al cumplimiento de la misión, visión y objetivos institucionales, así también se debe destacar y reconocer la gestión del personal, “para la gente y por la gente”, es decir, la gestión de personal; esto conlleva a abordar un concepto de reconocimiento del trabajo y la interacción efectuada por las personas en su alrededor.
Si las personas son reconocidas por su compromiso, por su trabajo, su desempeño, se sienten plenos y encuentran sentido a lo que hacen, de manera que se conectan con su trabajo en los niveles emocionales, sociales e intelectuales, no está por demás decir que de acuerdo al rol ejercido en sus labores, algunas veces también en el aspecto físico. Este marco de referencia que apunta a la estrategia de satisfacción del cliente interno, proyecta excelentes resultados en la satisfacción de los clientes externos, y refleja que así como la organización realiza su planeación, la gente de igual manera planea significativamente el resultado de su gestión dentro de ella. Por tal razón, la gestión del Talento Humano es de suma importancia dentro de la institución ya que es un factor determinante para establecer un direccionamiento efectivo que conduzca a la implementación de estrategias que enriquezcan el diario vivir de los trabajadores, ya que la gente quiere para su trabajo la oportunidad de hacerlo bien, con confianza, con respeto y con interacciones satisfactorias con sus compañeros, un tratamiento justo, además de la oportunidad de llevar una vida razonable de la cual se sientan orgullosos de sus logros y siempre con la perspectiva de aprender, principio que se ejecuta mediante el empoderamiento eficiente y efectivo de las herramientas institucionales y el uso productivo de los recursos institucionales para destacar y generar competitividad en el mundo globalizado.
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Mejores Prácticas
Interacción con el ciudadano a través de la web
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a interacción de las oficinas de Registro Civil con el ciudadano, a través de los medios virtuales, es cada vez más frecuente en América Latina. Varios países han optado por ofrecer este servicio a fin de que las personas realicen los trámites a través de la red. En esta entrega ofrecemos un vistazo a la gestión de la Registraduría de Colombia y los servicios electrónicos que ofrece la DIGERCIC. Portal de Servicios en la Registraduría de Colombia
En el vecino país del norte ciudadanos de Bogotá, Pereira y Cúcuta pueden agendar sus citas en web de la Registraduría. Desde octubre pasado la Registraduría Nacional del Estado Civil de Colombia puso en marcha el agendamiento de citas para trámites de identificación por internet para quienes requieran realizar algún proceso relativo a registro civil; tarjetas de identidad o cédulas de ciudadanía. Los ciudadanos podrán solicitar a través de la página web www. registraduria.gov.co y hacer clic en el banner “asignación de citas”. El ciudadano deberá registrarse ingresando la información requerida en el sitio luego de lo cual llegarán los datos del usuario y la contraseña a su correo electrónico, necesarios para que le sea asignada la cita, para los siguientes trámites: • Inscripción al registro civil de nacimiento, matrimonio o defunción. • Expedición, renovación o duplicado de tarjetas de identidad. • Expedición, rectificación o duplicado de cédulas de ciudadanía.
DIGERCIC Portal de Servicios Electrónicos El Registro Civil del Ecuador al igual que otros países del mundo utiliza el internet para agilitar los trámites y la transferencia de información mejorando así su eficiencia institucional. Desde el 2013 el Sistema de Verificación de Datos de los ciudadanos está al alcance del ciudadano en la página web institucional. Este sistema permite al usuario verificar si está correctamente ingresada su información en la base de datos institucional. Además, internamente, operan dos sistemas electrónicos el “Sistema Integrado de Depuración de Datos” y la “Consulta de Datos del Ciudadano”. En el primero de los nombrados el ciudadano pueda realizar el seguimiento a su proceso a través del Número Unico de Trámite (NUT) y en el segundo los padres o representantes pueden verificar la asignación del número de cédula a los menores de edad que desean ingresar por primera vez al sistema de educación fiscal, para el año lectivo ciclo costa 2014-2015. Estas soluciones posibilitan que los usuarios no acudan necesariamente a las agencias de Registro Civil a obtener el número de cédula o verificar su trámite. Lo puedenhacer ingresando a la página web http://www.registrocivil.gob.ec/?p=2429y luego hacer clic en “Portal de Servicios Electrónicos” A continuación enunciamos los trámites disponibles en el Portal de Servicios Electrónicos • Servicios de Consulta de Datos en Línea • Sistema Verifica tus Datos • Sistema de Identificación Ciudadana • Sistema de Consulta de Certificados Electrónicos de Datos de Identidad
Sabías que? PEDIDO DE VACACIONES
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A partir de febrero de 2015 en la DIGERCIC se pondrá en marcha un innovador sistema para el ingreso de las solicitudes de vacaciones. Desde esa fecha el pedido se deberá realizará online, a través de la intranet institucional. Una vez que el servidor ingrese el pedido la información pasará a consideración del jefe inmediato del área, tras su aprobación el pedido se remitirá a Talento Humano para el debido seguimiento. CERTIFICADO
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Se recuerda a los funcionarios de la institución que formen parte de comisiones de trabajo fuera de su unidad, que deberán solicitar a la respectiva Dirección Provincial de Talento Humano un certificado que acredite haber acudido en dicha agencia a fin de realizar trabajos inherentes a su función. El certificado deberá ser entregado al analista que realice el seguimiento al biométrico para evitar sanciones. CLIENTE FANTASMA
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La Unidad de Procesos y Calidad utiliza una innovadora metodología conocida como cliente fantasma con la finalidad de medir la calidad en el servicio. Mediante la aplicación de esta técnica se puede determinar fortalezas y debilidades en áreas como puntos de información o atención. Esta estrategia ya se ha aplicado en 12 agencias a nivel nacional y las respuestas han sido favorables.
Registro Civil Social
Delegación del Consejo Electoral Provisional de Haití, visita Registro Civil
Delegación del Tribunal Supremo de Elecciones de Costa Rica en su visita a Registro Civil de Ecuador, conocen más sobre el proceso de cedulación
Director General Jorge Troya, participa en novena navideña y la entrega regalos. Evento realizado en la Presidencia de la República.
Director General Jorge Troya, participa en novena navideña junto con funcionarios de Registro Civil
Funcionarios reciben certificados de capacitación “Liderazgo en la Gestión de Proyectos de Desarrollo BID”.
Jorge Troya junto al alcalde del cantón Rumiñahui Héctor Jácome Mantilla, en rueda de prensa por apertura de agencia de Registro Civil en Sangolquí.