Identidad, la revista de Registro Civil del Ecuador - septiembre 2014.

N°004 Septiembre 2014

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Caminando con el Director

Registro Civil en Acción

Así lo dijo...

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Contenidos 04

Caminando con el Director Un nuevo modelo de gestión está permitiendo la consecución de los objetivos institucionales

06 Registro Civil puertas adentro Los sistemas tecnológicos, buscan optimizar y agilitar los trámites del ciudadano

08 Registro Civil en acción Brigada en comunidad Huaorani

11 Así lo dijo...

Resolución 104: herramienta para la optimización de procesos

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Caminando con el Director

Un nuevo modelo de gestión está permitiendo la consecución de los objetivos institucionales

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Caminando con el Director

espacios que se encuentran provistos con equipos de última generación, hecho que permitirá entregar nuevos y mejores servicios a los 25mil 124 habitantes de la isla. Además con la intención de optimizar los recursos del Estado en estas agencias también se habilitado espacios para la atención de la Agencia Nacional de Tránsito y del Registro Mercantil.

“El Ecuador entero necesita que sigamos trabajando para seguir mejorando el servicio que se brinda a los ciudadanos, reconstruyendo una institucionalidad venida a menos, es así que el Registro Civil va hacia el futuro con servicios de excelencia y calidez“, señaló el Director durante el acto.

Cédula con inscripción del Servicio de Unión de Hecho

El registro también promueve un acceso inmediato de los derechos jurídicos y sociales de quienes decidan registrar de manera voluntaria su unión de hecho. Este servicio se está brindando a partir del 15 de septiembre en las agencias de Quito, Guayaquil y Cuenca, progresivamente se implementará a nivel nacional.

Ing. Jorge Troya, durante corte de cinta en inauguración de Agencia de Santa Cruz

Ing. Jorge Troya, exponiendo los logros alcanzados durante su primer año de gestión

El Ecuador entero necesita que sigamos trabajando para seguir mejorando el servicio que se brinda a los ciudadanos, reconstruyendo una institucionalidad venida a menos, es así que el Registro Civil va hacia el futuro con servicios de excelencia y calidez

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arias actividades marcaron el accionar del Director de la Institución durante el mes de agosto, período que también coincidió con el primer año de gestión del Ing. Jorge Troya Fuertes, al frente de la Dirección General de Registro Civil Identificación y Cedulación.

Los días 14 y 15 de agosto, en la provincia de Galápagos, se dio lugar a los actos de inauguración de las agencias ubicadas en los cantones San Cristóbal y Santa Cruz; las nuevas agencias de 511m2, cuentan con cinco módulos de atención al público, sala de matrimonios, sala de espera, ventanilla para la entrega de cédulas, ventanilla de información y recaudación y el área administrativa;

El miércoles 20 de agosto durante la horas de la mañana se procedió, entre la Asociación de Municipalidades Ecuatorianas (AME) y el Registro Civil, a la firma del Convenio Marco de Cooperación Interinstitucional para la Interoperabilidad, mismo que permitirá a la AME acceder al Servicio Electrónico de Consulta de Datos para Instituciones, el cual proporciona a las entidades públicas y privadas la posibilidad de interconectarse con la base de datos registrales más grande y completa a nivel nacional.

El mismo día, durante la tarde, se llevó a cabo en el cantón Milagro una rueda de prensa, la cual dio a conocer a la ciudadanía sobre el traslado de la agencia del Registro Civil de Milagro a sus nuevas instalaciones ubicadas en las calles García Moreno entre 12 de Febrero y Rocafuerte.

El 21 de agosto, el señor Director General Jorge Troya mantuvo una nueva reunión de trabajo a fin de revisar la parte operativa que permitió poner en marcha el Servicio de Registro de Uniones de Hecho. En este encuentro la autoridad junto a los funcionarios pertenecientes a las Direcciones Técnicas y de Asesoría Jurídica, analizaron el marco legal, el alcance y el flujo del proceso de este nuevo servicio. La decisión de permitir el registro de las uniones de hecho fue bien recibida por organizaciones sociales nacionales e internacionales ya que por primera vez se tendrá un reconocimiento de este fenómeno social.

Otro tema que interesa mucho a la Dirección General de Registro Civil es el relativo a los Centros Zonales de Resoluciones Administrativas. En las reuniones de trabajo del 6 y el 26 de agosto el señor Director revisó los avances de este proyecto. El Ingeniero Jorge Troya catalogó como emblemática esta iniciativa de beneficio al ciudadano, es por ello que periódicamente se hace un seguimiento a los avances del plan piloto que se ejecuta en la ciudad de Quito.

Por último el pasado 5 de septiembre, en el cantón Quevedo, se llevó a cabo el Informe Anual de Labores correspondiente al período agosto 2013 – agosto 2014, en el evento se destacó el nuevo modelo de gestión que viene implementando el Registro Civil, basado en los ejes de sostenibilidad financiera, eficiencia operacional y orientación al ciudadano. Alinear estos ejes ha ayudado a la consecución de los objetivos institucionales y se ha constituido en la base exitosa de este primer año.

Informe Anual de Labores período agosto 2013- agosto 2014

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Registro Civil, puertas adentro

Los Sistemas Tecnológicos buscan optimizar y agilizar los trámites del ciudadano

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el proceso de actualización y marginación de inscripciones de nacimiento, matrimonio y defunciones, validando así continuamente la información de los usuarios.

“Los sistemas tecnológicos buscan optimizar y agilizar los trámites ciudadanos, por ello otra de la implementaciones realizadas en beneficio de los usuarios es el Sistema de Verificación de Datos, plataforma que opera a través de la página web del Registro Civil, ésta facilita al ciudadano verificar la información personal que consta en el archivo magnético de la institución, en caso de existir alguna inconsistencia, éste puede emitir un pedido de corrección, el cual será atendido y reportado en la cuenta electrónica ingresada por el usuario.

Este sistema determina un ahorro significativo de tiempo para el ciudadano, debido a que una vez superado el inconveniente podrá obtener su identificación con la seguridad de no tener que realizar algún trámite complementario”, señaló al respecto Óscar Moyano técnico de la Dirección de Gestión Tecnológica.

Óscar Moyano, funcionario Dirección de Gestión Tecnológica Trabajo del personal en módulo de atención, proceso de cedulación

Optimizar el flujo de información y el acceso de servicios por vía electrónica, es una necesidad prioritaria para dar pasos firmes en la consolidación del Gobierno Electrónico

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l proporcionar servicios de calidad y calidez ha demandado del sector público, en especial del Registro Civil, la implementación de cambios renovadores en varios frentes, uno de ellos es la incorporación de plataformas tecnológicas.

Al momento esta Institución cuenta con varias herramientas informáticas, como el Sistema Integrado de Depuración de Datos (eSIDD), el cual permite visualizar documentos emitidos por el Registro Civil desde su origen mismo, de tal manera que la información es la que viaja de un lugar a otro y no el usuario. También se ha implementado el Sistema Integrado de Resoluciones Administrativas y Sub Inscripciones Automatizadas (SIRSIS), que busca optimizar

Registro Civil, puertas adentro

Sin embargo, el logro más importante, en el campo de Gobierno Electrónico, es el Servicio Electrónico de Consulta de Datos para Instituciones, el cual proporciona a las entidades públicas y privadas la posibilidad de interconectarse con la base de datos registrales más grande y completa a nivel nacional, promoviendo así el desarrollo eficiente de sus operaciones y una mejoría en la planificación de sus actividades.

Aun con los logros alcanzados, el camino trazado apunta a implementar nuevos sistemas de accesibilidad a la información y servicios. Entre ellos consta la disponibilidad del software para el Servicio de Verificación Biométrica de Identidad, que junto a un lector dactilar y un lector RFID, permitirá a las instituciones públicas avalar al instante la identidad del ciudadano que se encuentre solicitando un servicio; el usuario entregará su cédula, está será ubicada en el lector RFID que identifica la información guardada en

Lector RFID

el chip de la cédula, a la par el ciudadano presionará su huella en el lector dactilar, la información proporcionada en los dos dispositivos deberá coincidir. Este proceso de validación eliminará las suplantaciones de identidad.

Otra de las tecnologías que se encuentra en fase de prueba, es el Sistema Nacional de Identificación Ciudadana, con el cual las entidades obtendrán en línea la copia de los datos de identidad de una persona validada, documento que incluirá la visualización de la fotografía y la firma del ciudadano. Este proceso eliminará la necesidad de solicitar al ciudadano la copia de su cédula.

“Es importante que la institución implemente servicios electrónicos a la ciudadanía pues debemos aprovechar las bondades que brinda la tecnología para automatizar y mejorar los procesos operativos, esto lo estamos logrando sobre la base de la experiencia, investigación, capacitación; y sobre todo al fuerte compromiso de los 24 compañeros que conformamos la Dirección de Gestión Tecnológica”, Óscar Moyano.

Parte del equipo de trabajo que conforma la Dirección de Gestión Tecnológica

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Registro Civil en acción

Registro Civil en acción

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Registro Civil en acción

Somos la única institución que está presente a lo largo de nuestras vidas

Brigadas de cedulación de Manabí prestan servicio a personas con capacidades especiales “Estoy feliz por la ayuda prestada”, fueron las palabras de Gabriela Lucas Chávez menor de 14 años, ciudadana del cantón Montecristi quien tiene un 65% de discapacidad; ella recibió gratuitamente la nueva cédula después de la visita realizada por una brigada de cedulación del Registro Civil de Manabí.

“Ahora mi hija ya tiene el documento que es necesario para acceder a otros beneficios sociales que da el Gobierno”, señaló al respecto Mariana Chávez madre de Gabriela quien fue la que realizó la solicitud para que la brigada vaya a su domicilio.

“Todos los casos de personas con capacidades especiales o de la tercera edad que requieren ser cedulados en sus domicilios son verificados mediante el contacto con los familiares que realizan la solicitud, y la atención se brinda de manera cálida y efectiva”, indicó el director provincial de Manabí, ingeniero Fernando Fiallos.

Gabriela durante visita de la Brigada

En esta provincia, en lo que va del año 50 personas, una vez verificada su discapacidad, han recibido la cédula de identidad de manera gratuita. Este servicio aporta al objetivo institucional de garantizar el enrolamiento, para la posterior entrega del documento de ciudadanía

Nacimiento

Cedulación

Como un gesto de solidaridad, empleados y autoridades de la Dirección Provincial de Registro Civil de Imbabura se sumaron al proyecto “Canasta Familiar del Buen Vivir, Yo prefiero”, impulsado por el Ministerio de Agricultura, Ganadería, Acuacultura y Pesca (MAGAP).

La Dirección Provincial de Registro Civil de Napo como parte de su gestión de fortalecer el vínculo con los ciudadanos ecuatorianos de las comunidades distantes de esta provincia, atendió al pedido formulado por Moisés Irumenga presidente de la comunidad Huoarani Gareno, por lo que el pasado 5 de septiembre, una brigada de cedulación e inscripciones se trasladó a este territorio que está a 4 horas de distancia, durante la actividad se atendió a 60 personas otorgándoles cédulas tanto por renovación como por primera vez, además se realizó 15 inscripciones de nacimientos a menores de edad.

"Debemos acercar los servicios a estos ecuatorianos, que por su condición y costumbres no pueden concurrir a las modernas oficinas de Registro Civil, esto es solo el inicio para continuar atendiendo a otras comunidades aún más distantes." Dijo al respecto Julia López, Directora Provincial de Napo

Moisés Irumenga recibiendo a funcionarios del Registro Civil

Matrimonio de personas con discapacidad

Esta iniciativa busca apoyar a los campesinos y pequeños productores agrícolas de la provincia de Imbabura que requieren ampliar la base de comercialización de sus productos para garantizar el sustento de sus familias.

La Dirección Provincial del Registro Civil de Esmeraldas, se realizó el matrimonio civil de Adrián Alcívar Anchundia e Ingris Cecilia Ponce Villota, quienes poseen discapacidad intelectual del 30% y visual 70%, respectivamente. “La atención que nos brindaron fue muy agradable y más en este día especial”, destacó Adrián.

En el arranque de este sistema de comercio directo del productor al consumidor, empleados de la institución adquirieron 20 canastas con productos orgánicos, frutas, legumbres, granos, carne etc.

Esta iniciativa ha sido acogida con beneplácito pues a más del servicio personalizado se fomenta el consumo de alimentos saludables y se dinamiza la economía de los pequeños agricultores.

En la primera entrega de las canastas familiares estuvieron presentes directivos tanto de nuestra institución como del Ministerio de Agricultura, Ganadería y Pesca quienes auguran buenos resultados a esta iniciativa. Esperan que otras instituciones se sumen a este proyecto.

Defunción

Brigada en Comunidad Huaorani

Estos ecuatorianos que hoy poseen su nuevo documento de identidad agradecieron a los brigadistas de Registro Civil “esto nos hace sentir verdaderamente ecuatorianos y nos muestra que sí estamos siendo tomados en cuenta para los planes de desarrollo social que emprende el Gobierno” comentó Moisés Irumenga.

Registro Civil De Imbabura apoya el proyecto “Canasta Familiar del Buen Vivir”

Matrimonio - Unión de Hecho

En cumplimiento en lo establecido en la Ley Orgánica de Discapacidades, Art. 77; en donde se establece que las personas con discapacidad se encuentran exentas del pago de las tasas y/o tarifas por servicios notariales, consulares y de registro civil, identificación y cedulación, así como por la obtención de su pasaporte.

El matrimonio no tuvo costo.

Funcionarios de R. Civil de Imbabura adquiriendo una canasta familiar del buen vivir

Adrián Alcívar e Ingris Ponce en su matrimonio

“Agradecemos al Registro Civil por recibir este servicio exclusivo y sin costo, la verdad no me imaginé que esta ceremonia sería tan bonita, gracias a las autoridades y al Presidente Rafael Correa” manifestó Ingris Ponce Villota.

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Nuestros Servicios

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El registro integral de Trámites y Estadísticas simplifican el proceso de resoluciones administrativas

Así lo dijo...

Resolución 104: herramienta para optimización de procesos

Se expidieron nuevas instrucciones que permiten obtener el documento de identificación atendiendo a la información del titular, dejando en un plano no primordial la información correspondiente a padres y cónyuge

Paúl Suárez, Director Técnico de Registro Civil

Capacitación a funcionarios sobre al simplificación de trámites y proceso de resoluci[on administrativa

L

a Dirección Técnica del Registro Civil está implementando un nuevo método, denominado Registro Integral de Trámites y Estadísticas (RITE) el cual es una hoja de cálculo generada en software libre (open office) permite simplificar el proceso de resoluciones administrativas el cual normalmente se genera en dos y hasta tres partes: • Realizar la solicitud y recabar las pruebas • Analizar el caso y resolverlo • Actualizar la afectación al registro y sub inscribirlo en lo que corresponde Esta nueva forma operativa para Resoluciones Administrativas, optimiza el tiempo y el personal obviando el corte de información entre quien recepta el caso y quien lo resuelve.

De esta forma las resoluciones que antes se estaban entregando en un tiempo de 7 días en adelante, se las entrega al instante y el usuario comprueba una prestación

de servicio óptima ya que se solventa su caso y termina cedulándose el mismo día.

Esta hoja de cálculo que replica la información de la solicitud en la resolución, permite unificar los formatos en los cuales se trabajan resoluciones y otros formatos que se incorporarán al SIRSIS así como concluir su ciclo en forma previa y satisfactoria para el usuario.

Lo propio sucede con la información estadística que se extrae directamente de los datos de la solicitud, ya que al replicarse esta evita digitar nuevamente datos necesarios para los cuadros de tarea o trabajo, visualizando de forma previa las estadísticas sobre casos, especies valoradas y tiempo real de elaboración de las resoluciones.

Actualmente, este modelo funciona en 5 provincias (El Oro, Santa Elena, Esmeraldas, Santo Domingo y Azuay) y se está extendiendo su uso conforme las provincias en las cuales se está implementando el sistema ESIDD para solicitud y carga de partidas integras de nacimiento, matrimonio y defunción.

L

a Resolución 104 se expidió por parte del Registro Civil en julio de 2014 y actualmente se está capacitando al personal a nivel nacional para su correcta aplicación.

Esta normativa se emitió para solventar los procesos de inscripciones (nacimiento, matrimonio y defunción) y de rectificación de datos, simplificando los requisitos para tales servicios que anteriormente se encontraban descontextualizados, respecto a los avances tecnológicos por lo que permitían un desempeño limitado.

Hay que considerar que el contenido de la Ley de Registro Civil vigente, es muy similar al texto establecido en el siglo pasado año 1900, cuando se implementa el Registro Civil en el Ecuador, en el cual era imprescindible guardar un registro escrito por duplicado, en el sitio de origen del hecho vital (lugar de nacimiento, matrimonio y defunción) y otro ejemplar en el Archivo Nacional, los cuales muchas veces diferían entre los mismos y ellos con el sistema.

Estos antecedentes que tornaron necesario acoplar, a las posibilidades tecnológicas, un servicio público referente de gestión, fruto de ello se modificaron los requisitos y procesos que permiten crear o modificar registros sin necesidad de que el usuario se traslade de agencia en agencia para obtener documentos de respaldo que dicho sea de paso los conservaba el mismo Registro Civil.

En este contexto se derogó previamente el instructivo de procedimientos del Registro Civil, expedido en el 2007, que daba la pauta de la forma de inscribir y reformar los registros, de la mano de un sistema informático que data de hace décadas.

Se actualizó instrucciones de ingreso y manejo de inscripciones y afectaciones de registros vitales con un sistema informático biométrico vigente que permite contener todos los registros y sus rectificaciones o afectaciones en un solo archivo personal de cada ciudadano, garantizando así la información que custodia el Registro Civil.

A la par se expidieron nuevas instrucciones que permiten obtener el documento de identificación atendiendo a la información del titular, dejando en un plano no primordial la información correspondiente a padres y cónyuge, a pesar de las inconsistencias de escritura, siempre que guarden relación de filiación y parentesco cuando su sentido gramatical y fonético sean similares, por ejemplo la madre de nombre y apellido Paula Suárez que en la inscripción de nacimiento de su hijo conste como Paola Zuarez, es susceptible de cedularse, dejando una observación en el sistema de tal particularidad para que el usuario pueda rectificar tal dato en el futuro, sin condicionar la depuración de sus datos a la cedulación.

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Mejores Prácticas

Mejores Prácticas

Buenas prácticas en el Registro Civil de Colombia

Sabías que?

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TRAMITÓN Antes para obtener la cédula, los usuarios tenían que seguir 8 pasos en un tiempo estimado de 1h54min, pero si había inconsistencias se debía esperar hasta 46 días. Ahora los usuarios que deseen obtener su cédula deben cumplir 4 pasos: 1 ir a información, 2 pago de la tarifa en el banco, 3 cedulación y 4 entrega de cédulas, en un tiempo estimado de 60 min y en casos de inconsistencias la respuesta se da en 48 horas.

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PERMISOS Cuando el funcionario necesita acceder a permisos personales estos serán descontados de sus vacaciones, sin embargo en casos de calamidad doméstica, matrimonio, maternidad, paternidad, atención médica, los permisos no restan a los días de vacaciones del funcionario.

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EXTENSIÓN DE SALUD PARA CÓNYUGES Ahora tú cónyuge también puede acceder a los beneficios de salud que ofrece el Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social (IESS), siempre que este/a no sea afiliado, para lo cual debes seguir estos pasos: • Presentar la cédula del cónyuge • Enviar carta u oficio dirigido a la Directora de Financiero Patricia Maldonado, solicitando la extensión de salud para su cónyuge.

• Cartilla de pago del servicio básico actualizado • Con la clave personal ingresa a la pág www.iess.gob.ec/ y realiza el registro de tu cónyuge en la opción (registro dependiente) • Cada mes la institución aprobará los ingresos registrados y el IESS generará la planilla correspondiente a la extensión de cónyuge cuyo valor será descontado mensualmente en el roll de pago.

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CONVENIOS Registro Civil y la Universidad Técnica Particular de Loja mantienen un convenio que beneficia a todos los servidores de la institución así como a sus cónyuges y familiares hasta el primer grado de consanguineidad (padres e hijos). Los beneficios a los que se podrá acceder son descuentos en las matriculas de carreras de pregrado, programas de posgrado y educación continua con los que cuente la Universidad, el ahorro será de 15% si el pago es en tarjeta hasta 6 meses, y el 20% si es en efectivo.

Buenas prácticas en Ecuador

La Registraduría Nacional del Estado Civil de Colombia suscribió, el La Dirección General de Registro Civil, Identificación y Cedulación, pasado miércoles 6 de agosto, un nuevo convenio para el acceso a también cuenta con el Servicio Electrónico de Consulta de Datos las bases de datos de la entidad, con la Gobernación de Boyacá. para Instituciones; para acceder a este servicio se celebran conveDe acuerdo con el convenio y la Resolución 3341 de 2014, esta nios con las instituciones públicas y privadas solicitantes, dándoles institución podrá tener certeza del nombre, el apellido, el número así la posibilidad de interconectarse con la de documento de identidad, la fecha de exbase de datos registrales más grande y compedición del documento de identidad y la pleta a nivel nacional, información que ayuda El Servicio Electrónico de vigencia de la cédula de ciudadanía, infora promover el desarrollo eficiente de sus mando de ser el caso, la fecha y el motivo Consulta de Datos para Institu- operaciones y una mejoría en la planificación por el cual se dio de baja el documento en ciones da la posibilidad de inter- de sus actividades. los casos de cancelación o suspensión de la conectarse con la base de datos La utilidad de este sistema se evidencia en vigencia. registrales más grande y ejemplos de instituciones que ya lo usan, así Los demás datos que reposan en el Archivo el Ministerio de Educación puede verificar los completa a nivel nacional.

Nacional de Identificación (ANI), tienen datos de residencia de un estudiante y decarácter reservado de conformidad con el terminar que entidad educativa pública está artículo 213 del Código Electoral. Entre los ubicada en el distrito más cercano al estudiante, datos reservados están los datos biográficos en el caso del Instituto Ecuatoriano de Seguride la persona, su filiación y fórmula dactiloscópica. dad Social (IESS), se puede verificar los datos de los afiliados para las prestaciones y de identificación.

Este cruce de información le permitirá a la Gobernación y a cada una de las Secretarías Departamentales, evitar posibles fraudes por Al momento 47 instituciones entre públicas y privadas forman parsuplantación de identidad. La consulta del ANI para las entidades te de este servicio y 14 más se encuentran interesadas en incorpopúblicas no tiene costo, así como tampoco para aquellos particula- rarse a este sistema. Precisamente el último convenio que se firmó res que ejerzan funciones administrativas, según quedó establecido fue con la Asociación de Municipalidades Ecuatorianas el pasado en el Plan Nacional de Desarrollo 2010 -2014, Ley 1450 de 2011, 20 de agosto en el cantón Milagro. mientras que los particulares tendrán que cancelar un costo por este servicio. A la fecha la Registraduría Nacional del Estado Civil Este servicio ha sido acogido de manera positiva ya que en el ha suscrito 46 convenios interadministrativos con entidades públicas 2013 esta prestación permitió canalizar 65 millones de consultas y o contratos con particulares. de lo que va de este año ya se han registrado 57 millones.

Registro Civil Social

Personal de la DIGERCIC durante Informe Anual de Labores, cantón Quevedo

Paala Urgiles y Diana Heredia en nuevo módulo de atención de registro Unión de Hecho

Patricio Cruz brindando atención en el nuevo módulo de información

Ing. Jorge Troya con personal de la Agencia del Registro Civil de San Cristóbal

Equipo de Trabajo de la DIGERCIC en acto de reconocimiento por año de gestión al Ing. Troya

Entrega de presentes por parte de funcionarias en inauguración de Agencia Santa Cruz