N°005 Octubre 2014
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Caminando con el Director
Registro Civil, puertas adentro
Así lo dijo...
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La única institución que está presente a lo largo de nuestras vidas
Nacimiento
Matrimonio Cedulación Unión de Hecho Defunción
w w w.registrocivil.gob.ec @registrocivilec
Registro Civil Ecuador
Contenidos 04
Caminando con el Director Registro Civil trabaja por el Buen Vivir
06 Registro Civil puertas adentro El archivo nacional se encamina a convertirse en el archivo vital del ciudadano
09 Registro Civil en acci贸n Jornada de identificaci贸n binacional Colombia - Ecuador
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Desconcentraci贸n financiera
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Caminando con el Director
Registro Civil trabaja por el Buen Vivir
Una amplia agenda cumplió en septiembre el Director General de Registro Civil , Jorge Troya.
La institución día a día acerca sus objetivos para el cumplimiento del Sumak Kawsay o buen vivir
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euniones de alto nivel para proyectar la acción del Registro Civil en favor del ciudadano, de las instituciones y de la correcta administración del Estado marcaron la agenda del señor Director Jorge Troya Fuertes en el mes de septiembre. El 18 de septiembre el Comité de Planificación Estratégica reunió a todos los Directores y Coordinadores Nacionales a fin de analizar la misión y visión que regirá a la DIGERCIC para el período 2014-2017. Estos dos guías estratégicas se modificaron en función de los ejes del modelo de gestión institucional, énfatizando el servicio al ciudadano. De igual manera el equipo de trabajo pasó revista al
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FODA institucional, Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazass con el fin de definir estrategias de acción para el próximo año. El 16 de septiembre en el taller de Estructura Organizacional, al que también asitieron Directores Nacionales, se analizó la misión y visión de cada unidad, parte de la nueva estructura organizacional. Según lo previsto se integrarán unidades técnicas para gestionar nuevos procesos y se dará una estructura formal a unidades existentes a fin de que el desempeño responda a una visión de gestión integral. En este taller participaron delegados del SNAP entidad que apoya este proceso de cambio. Las autoridades preparan un taller para socializar este tema con los coordinadores zonales a fin de que conozcan a cabalidad la nueva estructura nacional y zonal. De esta manera la institución día a día acerca sus objetivos para el cumplimiento del SUMAK KAWSAY o Buen Vivir.
Caminando con el Director
El 19 de septiembre se cumplió la visita de una delegación de catorce consejeros del Banco Interamericano de Desarrollo, BID, quienes mantuvieron una reunión de trabajo con el Ingeniero Troya. En este encuentro se pudo dar a conocer los avances del proceso de modernización institucional, hecho que los visitantes pudieron constatar durante un recorrido por las instalaciones de Registrio Civill en la provincia del Guayas; especial interés generó la tecnología para fabricar la cédula de ciudadanía, documento que posee 16 seguridades y un chip interno para asegurar la identidad del ciudadano.
Para exponer los resulatados de la gestión cumplida, la autoridad también atendió la solicitud de medios de comunicación como Andes, Radio Pública, Napo Habla. Una de las entrevistas fue con la Asambleísta Vanessa Fajardo quien matiene el programa radial “Contigo Santa Elena” Recorrido de consejeros del Banco Interamericano de Desarrollo -BID- agencia sur Guayaquil.
Visita a la Maná
Ing. Jorge Troya, durante durante entrevista en medios de comunicación
Dentro de la gestión impulsada por la autoridad, está la ampliación del portafolio de servicios electrónicos que brinda la entidad; es en ese contexto que la institución, el 20 de septiembre en el recinto ferial de la Cámara de Comercio de Quevedo, participó en la primera Feria Nacional de Gobiernos Provinciales y Municipales. En este encuentro funcionarios de Registro Civil presentaron a la ciudadanía los nuevos servicios electrónicos, un proyecto emblemático para la institución que es seguido con mucho interés por el Director General.
El titular de la institución también realizó una visita de trabajo a la agencia de Registro Civil que se construye en la Maná, provincia de Cotopaxi. El Alcalde del cantón, Juan Villamar, acompañó el recorrido. Durante una entrevista con el portal “La Maná noticias”, el señor Director aseguró que la obra, será concluida e inaugurada el próximo año. Además señaló que la agencia contará con equipos tecnológicos de última generación y mobiliario adecuado para la atención.
Visita de obras agencia La Maná (cortesía La Maná noticias)
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Registro Civil, puertas adentro
El Archivo Nacional se encamina a convertirse en el repositorio de los expedientes ciudadanos
Alejandro Salvador, Jefe del Archivo Nacional.
El Archivo Nacional del Registro Civil es el corazón de la institución, de todas las operaciones, pues aquí se genera la información de los ecuatorianos.
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l Archivo Nacional del Registro Civil tiene como misión custodiar, conservar y mantener los documentos de hechos y actos civiles que han producido durante su vida los ciudadanos. En este sentido la Ley de Registro Civil estableció la directriz de que los documentos originales (inscripción de nacimientos, matrimonio, defunción, etc., debían mantenerse en el lugar donde se realizó la inscripción, y otro expediente original debía ser enviado al Archivo Nacional. En este sentido la ley permitía a las provincias contar con un respaldo de lo actuado, y por otro evitar actos ilícitos ya que de existir alguna irregularidad con
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Registro Civil, puertas adentro
cambios o alteraciones de la documentación, necesariamente debía realizarse el mismo proceso en el Archivo Nacional. Sin embargo, una de las directrices que la Ley permitió visualizar es la necesidad de contar con un expediente único, el cual concentre todos los actos civiles de un ciudadano.
Otro de los aportes del trabajo realizado es que esta Unidad ahora opera completamente con cero papeles tanto al recibir una solicitud, como al responder con el envío de documentación, esto también ayuda a eliminar de raíz el peligro de la realización de actos ilícitos ya que los documentos solo se mueven dentro del sistema informático del archivo.
Es por eso que el Registro Civil sigue trabajando en darle una nueva vida al Archivo Nacional, “históricamente laborar en el archivo fue sinónimo de castigo, sin advertir que la realidad es que esta dependencia realmente es el corazón de la institución, de todas las operaciones, pues aquí se genera la información de todos los ecuatorianos”, señaló al respecto Alejandro Salvador, Jefe Nacional del Archivo.
No obstante, el proceso de digitalización de toda la documentación, requiere de un importante aporte de la tecnología, por lo que al momento se está trabajando en la creación de un software exclusivo de Registro Civil, el cual controle la línea de producción; esto garantizará que los documentos sean legibles, legítimos, claros, seguros y fáciles de digitalizar.
Ramiro Dávila quien labora 35 años en el Archivo Nacional.
Proceso de preparación para el escaneo de documentos
Actualmente el Archivo Nacional se apresta a dar inicio al proceso de digitalización de los documentos, sin embargo, este cambio trascendental que optimizará geométricamente los servicios que brinda la entidad es el resultado de una labor previa que recuperó, restauró, ordenó, clasificó, etc., los documentos, que en muchos de los casos se encontraban en mal estado.
“Ya se han hecho pruebas con los equipos que se tiene, con los que se ha digitalizado tarjetas y documentos magna, estamos seguros que con 4 líneas de producción, los 17 millones, 500 mil documentos, de este tipo, se podrían digitalizar en un año”. Se estima que a escala nacional alrededor de 100 millones de documentos necesitarían ser digitalizados.
“Este reordenamiento de la información está permitiendo que el tiempo de respuesta a las solicitudes planteadas hayan tenido una evolución considerable; tan solo hace dos años el usuario, dependiendo del caso, debía esperar una respuesta entre 4, 10, 15, 30 o hasta 90 días; hoy el archivo nacional está respondiendo el 90% de las solicitudes en 24 horas y el 10 % restante hasta 48 horas, e inclusive estamos a un mes de finalizar las más de 20 mil solicitudes que se encontraban represadas”. comentó el Jefe Nacional del Archivo.
Uno de los problemas a superar es la indexación de los documentos, que consiste en ponerle un nombre al documento digital, y aunque a simple vista parezca un proceso fácil, realmente implica varios pasos a seguir. Al momento una de las opciones para superar este inconveniente es la implementación en el software de un mecanismo de reconocimiento de caracteres que permitiría que de las tarjetas y documentos magna se extraigan de la misma imagen los datos del usuario, e Continua...
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inclusive se podría enlazar con la base de datos de la institución, comparar la información, de ser el caso corregirla, y así contar con expedientes limpios. Pero para el éxito de lo planificado se requiere del compromiso del talento humano “se ha venido trabajando para eliminar un montón de miedos; antes cuando un funcionario entraba a laborar en esta dependencia, incluso antes de ser capacitado sobre las herramientas que debía manejar, lo primero que se le decía era que debía cuidarse y que saque respaldos físicos de todo lo que haga porque algún rato le pueden meter un juicio”.
Registro Civil, puertas adentro
les no debe temer nada, tuvieron que desaprender lo aprendido y aprender bajo una nueva visión de servicio, no es casualidad que ahora respondamos a las solicitudes en 24 horas”, terminó señalando Alejandro Salvador, Jefe Nacional del Archivo. La digitalización de los documentos civiles que generan los ciudadanos durante su vida permitirá a la entidad contar con información inmediata y validada, ya que un principio de la gestión de calidad del Registro Civil es que los papeles, es decir que la institución sea quien se mueva y no el usuario, principio que a decir de los funcionarios del Archivo Nacional vienen fundamentando hace ya 18 meses.
Pero ahora el personal sabe que si realiza un trabajo honesto, eficiente, alineado a las políticas instituciona-
Personal del Archivo Nacional
Loja, Ambato y Manta! @registrocivilec
Registro Civil Ecuador
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Registro Civil en acción
Registro Civil en acción Jornada de identificación binacional Colombia - Ecuador El 18 de septiembre en la Dirección Provincial de Registro Civil de Santo Domingo se llevó a cabo una mesa de trabajo a la que asistieron los delegados de la Registraduría Nacional de Colombia, Gobierno Provincial de Santo Domingo de los Tsáchilas, Ejército Ecuatoriano y el Cónsul de Colombia en la provincia Tsáchila. El objetivo fue analizar y coordinar acciones respecto a las brigadas de cedulación, que se cumplirán en poblaciones fronterizas de Ecuador y Colombia.
Reunión de coordinación para Plan Binacional
Para tal efecto se dispondrá de las bases de datos de los dos países, para así crear un registro real de los ciudadanos que habitan en territorios vecinos y regularizar la situación de estos dependiendo los casos. A partir del mes de noviembre se tiene previsto iniciar con este trabajo binacional. .
Registro Civil participó en Gabinete Itinerante en Shushufindi La Dirección Provincial de Registro Civil de Sucumbíos en cumplimiento de uno de los ejes de la entidad de fomentar las relaciones interinstitucionales y el trabajo conjunto, participó el viernes 25 septiembre en el Gabinete Itinerante celebrado en el cantón Shushufindi. Los habitantes del lugar tuvieron la oportunidad de plantear sus inquietudes, conocer los servicios que tiene Registro Civil y conocer cómo avanza la optimización de los mismos, costos, requisitos, etc. Tanto ciudadanos como autoridades mostraron su complacencia por el trabajo que cumple la institución .
Personal de Registro Civil proporciona a la ciudadanía información sobre nuestros servicios
Registro Civil de Tungurahua, presente en el día del Adulto Mayor Una brigada de la Dirección Provincial de Registro Civil de Tungurahua, como parte de su plan integral de trabajo y en el marco del día del Adulto Mayor, se trasladó hasta las instalaciones del Centro de Atención Integral del Adulto Mayor del cantón Patate: José Elías Paredes de 87 años de edad, Miguel Ángel Llambo ciudadano de 92 años y María Encarnación Uñug de 68, obtuvieron por primera vez su identificación.
Ciudadanos de la tercera edad recibieron por primera vez su cédula
Quienes gestionaron la visita de estas brigadas de Registro Civil, vecinos, directivos de centros de cuidado especial y/o familiares reconocieron la labor que cumple esta institución ya que contribuye a que ciudadanos en situación vulnerable accedan a los servicios complementarios que brinda el Estado.
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Nuestros Servicios
Capacitación sobre nuevos procesos de Registro Civil
Capacitación sobre aplicación de resoluciones 104 y 121
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no de los pilares del cambio institucional es la actualización y capacitación del recurso humano. Esta es una iniciativa permanente que se cumple a nivel nacional.
La semana del 28 al 30 de agosto, 48 funcionarios de Registro Civil de la ciudad de Cuenca asistieron a una capacitación sobre simplificación de trámites de inscripciones y proceso de rectificaciones contenido en las resoluciones 104 y 121. En el taller también se analizaron disposiciones y lineamientos para validación de datos en cedulación que implican menos requisitos y simplifican trámites de inscripciones de nacimiento, matrimonio y defunción, así como las rectificaciones que puedan sufrir cada una de ellas a través de resoluciones administrativas, las cuales se generan actualmente en un solo formato y de forma directa con el público, permitiéndoles recibir un servicio integral hasta obtener su cédula con datos fidedignos, ahorrando importantes recursos al país. Para mejorar la experiencia del usuario la institución mantiene varios sistemas de gestión documental y de información para la simplificación de trámites administrativos:
• Sistema Integrado de depuración de datos (ESIDD), este proceso sirve para solicitar, y entregar partidas ubicándolas en una base de datos, contribuyendo así al gobierno electrónico que reduce el uso de papel. • Sistema Integrado de Resoluciones y Sub Inscripciones Sistematizadas (SIRSIS), este proceso mantiene el control sobre el trámite de resoluciones hasta su subinscripción. • Registro Integral de Trámites y Estadísticas (RITE), para unificar formatos de resoluciones y atender en un solo momento las solicitudes y resoluciones complementando al SIRSIS. • Uniones de Hecho, para establecer su registro y formas de afectación. Los eventos programados finalizarán la semana del 18 de octubre y posteriormente se realizará un seguimiento y evaluación a los nuevos procesos. Las capacitaciones están dirigidas para las 24 Direcciones Provinciales del país en especial a los funcionarios de atención al público; estos nuevos procesos y resoluciones facilitarán y simplificarán los trámites para entregar un servicio de calidad
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Así lo dijo...
Avanzamos en la desconcentración administrativa financiera La desconcentración entonces se hace necesaria y muy útil, para cumplir de mejor manera con las tareas encomendadas
Patricia Maldonado, Directora Financiera
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a desconcentración es una técnica administrativa que consiste en el traspaso de la titularidad o el ejercicio de una competencia que las normas le atribuyan como propia a otro órgano de la misma administración pública jerárquicamente dependiente. La necesidad de llevar a cabo procedimientos de desconcentración es indispensable en la medida en que las organizaciones crecen, y por lo tanto tienen mayor número de tareas y responsabilidades que realizar, la desconcentración entonces se hace necesaria y muy útil para cumplir de mejor manera con las tareas encomendadas. La Dirección General de Registro Civil, Identificación y Cedulación no puede ser la excepción en el proceso de descentralización, en febrero del año en curso emitió la normativa mediante Resolución Nro. 0025, con la finalidad que se lleven adelante los procesos de arrendamiento dentro de su suscripción territorial y, además, puedan cubrir mediante el instrumento jurídico idóneo, las obligaciones económicas generadas por el uso de varios inmuebles, por el consumo de servicios básicos y por viáticos en que incurran las diferentes provincias. Los pagos serán ejecutados por los responsables financieros de las Direcciones Provinciales, ubicados en las ciudades sedes de las zonas de desconcentración, de acuerdo a la siguiente zona geográfica:
ZONA
SEDE
PROVINCIAS
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Ibarra
Carchi, Esmeraldas, Imbabura
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Napo Ambato
Napo, Orellana, Sucumbíos Chimborazo, Cotopaxi, Pastaza, Tungurahua
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Portoviejo
Manabí, Santo Domingo
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Cuenca Loja
Azuay, Cañar, Morona Santiago El Oro, Loja, Zamora
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Quito
Pichincha
Guayaquil Bolívar, Galápagos, Guayas, Los Ríos, Santa Elena
Para cumplir con este objetivo, la Dirección Financiera, que dentro de la estructura orgánica de la Dirección General de Registro Civil, Identificación y Cedulación es un proceso de apoyo, ha capacitado en los procesos de pago a los responsables financieros de las Direcciones Provinciales sedes a fin de garantizar la prestación eficiente de los servicios a los usuarios. Sin duda la desconcentración contribuirá a la consecución de los objetivos institucionales, y a su visión de ser una entidad pública que garantice a todos los habitantes del Ecuador, tengan acceso a los derechos en un marco institucional de seguridad y confianza, recibiendo servicios de calidad con calidez.
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Mejores Prácticas
La cédula como documento electrónico
En varios países de Latinoamérica la cédula de identidad se ha
convertido en un documento electrónico que facilita la interacción con instituciones públicas o privadas. Esta característica permite entregar un documento mucho más seguro al usuario. Uno de los países donde se hace evidente este avance es Argentina. En este país el documento de identidad llamado DNI contiene un chip al que se le podrá incorporar datos de la historia clínica, de la Administración Nacional de la Seguridad Social (ANSES), del Programa de Atención Médica Integral (PAMI) y del Sistema Único de Boleto Electrónico o tarjeta electrónica (SUBE), lo que simplificará y mejorará los trámites evitando papeleos. Otro de los países que dispone de la nueva cédula de identidad electrónica es Chile, este documento tiene como principal característica que está incorporado por un microchip para almacenar datos e información biométrica dactilar y facial, de acuerdo a estándares internacionales definidos por la Organización Internacional de Aviación Civil y la Comunidad Europea, en cuanto a seguridad e interoperabilidad mundial. Buenas prácticas del Registro Civil del Ecuador Uno de los cambios emblemáticos en el Registro Civil de Ecuador tiene que ver con la emisión de la nueva cédula de identidad, un documento electrónico con 16 seguridades y un chip interno que almacena información del usuario. Los datos del chip pueden ser leídos por lectores especiales tan sólo acercando el documento de identificación a un lector. Adicionalmente el chip nos permite interactuar con instituciones públicas y privadas a través de los siguientes productos o servicios. Plataforma de Servicios Web Sistema mediante el cual las instituciones pueden acceder a con-
sultas en línea de la información de identidad de los ciudadanos para la prestación de trámites y servicios a través de soluciones basadas en servicios web. Certificado Digital de datos de Identidad Permite que las instituciones puedan acceder en línea para consultar información demográfica y biométrica de los ciudadanos que estén registrados en la base de datos de la DIGERCIC. El sistema se encuentra interconectado con el Consejo Nacional Electoral para obtener en línea los datos del certificado de votación y con el Ministerio de Salud Pública – CONADIS para acceder a la información de las personas con discapacidad. Sistema en Línea de Verificación de Identidad Biométrica Sistema mediante el cual las Instituciones pueden realizar una verificación biométrica segura de la identidad de un ciudadano, mediante la biometría de sus huellas dactilares. La huella del ciudadano es capturada en la institución a través de un lector biométrico, esta huella es transportada de manera segura a través del mecanismo informático y es comparada a través de motores especializados biométricos con la huella que se encuentra almacenada en la base de datos de la DIGERCIC, retornando el resultado de verificación biométrica correcto o incorrecto. Sistema de Verificación de Identidad Biométrica con el uso del chip El sistema valida la identidad de un ciudadano a través de sus huella dactilares, este proceso se lo realiza contra la información que se encuentra almacenada en el chip de la cédula de ciudadanía. Dispositivos necesarios: Para realizar el proceso de lectura de datos del chip y la verificación biométrica, es necesario contar con los siguientes dispositivos: lector de tarjetas electrónicas, lector biométrico de huella dactilar, Chip SAM (Módulo de acceso seguro), licencia de software runtime y licencia de software de comparación de huellas.
Sabías que? CONSULTA DE DATOS EN LÍNEA
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Desde este mes, el Registro Civil ofrecerá el Servicio de Consulta de Datos en línea del Ciudadano. Para acceder a esta nueva prestación el usuario deberá ingresar al link: https://verificatusdatos.registrocivil.gob.ec/cdd/ señalado y digitar el número de cédula, ahí podrá visualizar su estado civil (con nombre del cónyuge), nombres completos y fecha de nacimiento. El objetivo de este nuevo servicio es evitar que los padres de familia asistan innecesariamente a las agencias de Registro Civil para realizar el proceso de enrolamiento en el proyecto con el MINEDUC CAMBIO ADMINISTRATIVO
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La Unidad de Procesos y Calidad desde este mes forma parte de la Coordinación General de Planificación. Con el cambio lo que se espera es garantizar la implementación del modelo de gestión instituciona y seguir estandarizando los procesos agregadores de valor que se realizan en la DIGERCIC. CAMPAÑA PUBLICITARIA
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En octubre, Registro Civil realizará una campaña de comunicación a nivel nacional, en televisión, radio, cine, y publicidad exterior. La intención es promocionar a la cédula electrónica y sus diferentes beneficios como la eliminación de suplantación o adulteración en la identidad, destacando sus 16 seguridades y su aporte a la simplificación de trámites. La meta es incentivar a la ciudadanía a obtener o canjear la antigua cédula por la actual. REGISTRO CIVIL SE ENCUENTRA IMPLEMENTANDO EL PORTAFOLIO DE SERVICIOS ELECTRÓNICOS EN LO QUE CORRESPONDE A:
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Certificado Digital de Datos de Identidad: Este permite que las instituciones puedan acceder en línea a información demográfica y biométrica de los ciudadanos. Sistema de Verificación de Identidad Biométrica: Este permite que las Instituciones pueden realizar una verificación biométrica segura de la identidad de un ciudadano, mediante la toma de las huellas dactilares. Sistema de Verificación de Identidad Biométrica con el uso del chip: Este permite validar la identidad de un ciudadano a través de sus huellas dactilares, almacenada en el chip de la cédula de ciudadanía.
Registro Civil Social
Participantes del curso de capacitación en Contratación Pública
Funcionarios de Registro Civil Ecuador asistieron a Conferencia Internacional de Gestión de la Identidad en Seúl - Corea
Funcionarios de Registro Civil Guatemala visitan agencia Matriz para conocer proceso innovador de registro de datos
Asambleísta Ulises de la Cruz junto al Director General Jorge Troya
Director de Guayas David Vizueta realiza recorrido junto a los representantes del BID en Agencia Sur de Guayaquil,
Entrega de certificados a funcionarios de Registro Civil del curso “Eliminación de barreras para personas con discapacidad”