Presentation cours 6

PRÉSERVATION DES ARCHIVES ET NUMÉRIQUE 22 février 2017

Anne Klein

Professeur adjoint - archivistique Département des Sciences historiques Université Laval anne.klein@hst.ulaval.ca

La préservation ■ « Ensemble d’activités hiérarchisées, planifiées et articulées de manière à assurer la durabilité de l’information. » (Grimard 2009, 250) ■ Buts – Rendre les documents accessibles de manière permanente – Garantir l’authenticité, l’intégrité et la fiabilité des documents et de l’information qu’ils portent

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Au-delà de la préservation : la conservation comme constitution d’un dépôt ■ Contextes social, institutionnel, technologique déterminants – Que conserve-t-on?

– Pourquoi conserve-t-on?

– Comment conserve-t-on? (préservation) – Qui conserve?

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L’ARCHIVISTIQUE TRADITIONNELLE ET LA CONSERVATION

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Des objets particuliers ■ Les archives – « … ensemble des documents quels que soient leur date, leur forme et leur support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale, et par tout organisme public ou privé, dans l'exercice de leur activité… » (ICA – Conseil International des archives) – Accumulation organique de documents – Fonds vs. collection

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Conservation des archives Prise en charge des ensembles Conservation de la structure Rarement à la pièce

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Le document d’archives ■ Traditionnel : – Information et support (indissociables) + contexte

■ Contexte = Provenance – Lien entre les documents + lien documents/producteur

■ Document d’archives – Parce qu’il est lié à un producteur – Parce qu’il a participé à un processus au sein d’une activité – Parce qu’il appartient à un fonds

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Les archives et leurs fonctions ■ Mémorielles – les archives constituent la mémoire de leur producteur.

■ Testimoniales – les archives, par leur structure particulière, prouvent l’existence de leur producteur et en reflètent les activités.

■ Fonctionnelles – les archives, du fait qu’elles sont une mémoire, permettent à leur producteur de fonctionner au quotidien

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Cadre légal ■ Lois sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (1982) : oblige à organiser les documents ■ Loi sur les archives (1983) : définit les archives et les modalités de leur prise en charge ■ Loi sur le droit d’auteur (1985) : a un impact sur les acquisitions

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Cadre normatif ■ Conditions environnementales (aménagements des magasins, température, humidité relative, matériel de conservation, etc.)

■ Procédures (manipulation des documents) ■ Modalités d’accès

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Des institutions spécifiques ■ Responsabilités liées au statut des archives conservées – Archives publiques – Archives privées

■ Dépôt d’archives et constitution des archives – Des documents sélectionnés selon le statut du centre d’archives : versement d’archives institutionnelles / acquisition d’archives non-institutionnelles – Des documents sélectionnés pour les valeurs d’usage (fonctions administratives, juridiques, de recherche, etc.) et symboliques (fonctions testimoniales, patrimoniales, d’évocation, etc.) qu’on leur assigne

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LA CONSERVATION DES ARCHIVES ET LE NUMÉRIQUE

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Modes de production ■ Contexte de production des documents – Travail collaboratif entre plusieurs unités administratives, voire plusieurs producteurs – Copies multiples – Nouveaux acteurs/privatisation : les détenteurs des technologies (logiciels, espace de stockage)

■ Formes d’archives – Bases de données dynamiques

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Le document d’archives numérique ■ Information + contexte + structure ■ Structure : lien entre les éléments à l’intérieur du document ■ Reconstitution d’un document à partir de données

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Les archives numériques Changement d’échelle de prise en charge Traditionnel : Au mieux, dossier Numérique : Données

Multiplication des problèmes techniques

Données SCI6358

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Extension du cadre normatif ■ OAIS permet la prise en charge – Des données – Des documents – D’un certain niveau de contexte

■ Répond à des besoins d’ordre technique – Logiciels, formats, etc.

■ Génère/ est lié un grand nombre de – Documents + données – Normes

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Modification du cadre légal ■ Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information (2001) : a un impact sur la définition du document (intégrité, accessibilité, intelligibilité, exploitabilité) ■ Renforce une conception administrative et utilitaire des archives

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CULTURE NUMÉRIQUE ET ARCHIVES

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Le numérique, plus qu’un outil ■ Rapports sociaux – Impression d’aplanissement des hiérarchies – Fonctionnement en réseaux

■ Rapport à la connaissance – Impression d’accès universel aux sources d’information (Web, Numérisation, etc.)

– Privatisation (médias sociaux, espace de stockage, etc.)

■ Comportements – Impression de liberté (partage, collaboration, etc.)

– Contrôle (normalisation des pratiques, contrôle des individus, etc.)

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Impose des redéfinitions ■ Les archives elles-mêmes – Comment délimiter le fonds?

– Comment prendre en charge les producteurs multiples?

■ Utilisateurs – Comment les connaître?

– Comment les impliquer dans la prise en charge des archives?

■ Professionnels du monde documentaire – Quels rôles pour les archivistes, bibliothécaires, gestionnaires d’information, etc.?

– Doit-on renforcer les disciplines?

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