Governo do Estado do Rio de Janeiro Colégio Estadual de Magé
Departamentalização
Professor (a): Geany Santana da Silva Alunos (as):
Claudia M. Marques da Silva, Raquel da S. R. V. de Oliveira e Rosane Vilela
Merat Curso: Técnico em Contabilidade Série: 2º ano
Módulo: II
Turma: 4010
Disciplina: Organização e Técnicas Comerciais
Magé, 25 de setembro de 2009
Turno: Noite
Sumário Introdução..................................................................................................................................03 Departamentalização....................................................................................................................04 Departamentalização por Funções..................................................................................................04 Departamentalização por Produto...................................................................................................05 Departamentalização Territorial.....................................................................................................05 Departamentalização por Cliente....................................................................................................06 Departamentalização por Processo ou Equipamento..........................................................................06 Departamentalização por Projeto....................................................................................................07 Departamentalização de Matriz......................................................................................................07 Departamentalização Mista............................................................................................................08 Conclusão...................................................................................................................................09 Bibliografia.................................................................................................................................10
Organização e Técnicas Comerciais – Departamentalização
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Introdução A Departamentalização é o processo que consiste em agrupar em departamentos funções ou atividades similares e logicamente relacionadas de uma determinada organização. Numa primeira fase é efetuada a divisão do trabalho em tarefas de forma a conseguir ganhos de produtividade proporcionados pela especialização. Segue-se a departamentalização com o objetivo de permitir uma gestão eficiente. A divisão do trabalho e posterior reagrupamento, pode ser efetuada de três formas diferentes, dando origem a diferentes tipos de estruturas organizacionais: Divisão por hierarquia; Divisão por função exercida; Divisão por divisão (unidade/delegação, grupos de clientes, grupo de produtos, projeto, etc.). A escolha de qual o critério a utilizar para efetuar a divisão do trabalho e a departamentalização depende, geralmente, dos objetivos da organização, das características do ambiente externo, da tecnologia utilizada, das qualificações dos trabalhadores, do tipo de tarefas executadas, da existência ou não de unidades/delegações afastadas geograficamente, da dimensão da organização e da estratégia prosseguida.
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Departamentalização A Departamentalização tem suas origens na Teoria Clássica, corrente filosófica administrativa iniciada pelo teórico francês Henri Fayol, que pregava a ênfase na Estrutura Organizacional como forma de aumentar a eficiência e aprimorar as relações entre cada segmento de uma empresa. A Departamentalização É uma divisão do trabalho por especialização dentro da estrutura organizacional da empresa. Além de ser um agrupamento, de acordo com um critério específico de homogeneidade, das atividades e correspondente recursos (humanos, financeiros, materiais e equipamentos) em unidades organizacionais. Existem diversas maneiras básicas pelas quais as organizações decidem sobre a configuração organizacional que será usada para agrupar as várias atividades. O processo organizacional de determinar como as atividades devem ser agrupadas chama-se Departamentalização. Os principais objetivos da Departamentalização, que visam fortalecer o desempenho funcional, que deverá ocorre por meio de procedimentos apropriados, são os seguintes: a) Agregação: Colocar os especialistas numa mesma unidade de trabalho a fim de possibilitar a troca de experiências, o que resultará em ampliação do conjunto de conhecimento de cada um deles e consequentemente se traduzirá em maiores índices de produtividade e qualidade. Com propósitos semelhantes, sempre que possível, os equipamentos especiais devem ser colocados numa mesma área de trabalho. b) Controle: As atividades devem ser agrupadas de forma que possam ser facilmente supervisionadas, possibilitando exercer um controle eficaz e eficiente, favorecendo a realização dos ajustes necessários antes do produto ser considerado acabado e chegar aos clientes. c) Coordenação: A fim de se obter uma unidade de ação que será conseguida caso forem agrupadas atividades correlatas e de objetivos comuns em uma mesma unidade organizacional. d) Enquadramento: As atividades devem ser agrupadas em unidades, de acordo com suas características, em conformidade com cada “grupo estrutural básico”, o que evitará possíveis conflitos internos. e) Processos: Procura destacar em primeiro plano as atividades mais relevantes que estão inseridas em um mesmo processo, buscando agrupa-las dentro de unidades cujos objetivos sejam comuns e que atendam a clientes determinados. As principais formas de Departamentalização, são as seguintes: 1. Função 2. Produto ou serviço 3. Território 4. Cliente 5. Processo 6. Projeto 7. Matricial 8. Mista A maioria das organizações, usam uma abordagem da contingência à Departamentalização: isto é, a maioria usará mais de uma destas abordagens usadas em algumas das maiores organizações. A maioria usa a abordagem funcional na cúpula e outras nos níveis mais baixos.
1. Departamentalização por Funções A Departamentalização Funcional agrupa funções comuns ou atividades semelhantes para formar uma unidade organizacional. Assim todos os indivíduos que executam funções semelhantes ficam reunidos, todo o pessoal de vendas, todo o pessoal de contabilidade, todo o pessoal de secretaria, todas as enfermeiras, e assim por diante. A Departamentalização Funcional pode ocorrer em qualquer nível e é normalmente encontrada muito próxima à cúpula. As vantagens principais da abordagem funcional são: Mantém o poder e o prestígio das funções principais Cria eficiência através dos princípios da especialização. Centraliza a perícia da organização. Permite maior rigor no controle das funções pela alta administração. Segurança na execução de tarefas e relacionamento de colegas. Aconselhada para empresas que tenham poucas linhas de produtos. Existem também muitas desvantagens na abordagem funcional. Entre elas podemos dizer: A responsabilidade pelo desempenho total está somente na cúpula. Cada gerente fiscaliza apenas uma função estreita O treinamento de gerentes para assumir a posição no topo é limitado. A coordenação entre as funções se torna complexa e mais difícil quanto à organização em tamanho e amplitude.
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Muita especialização do trabalho. DIRETORIA GERAL
GERÊNCIA DE PRODUÇÃO
GERÊNCIA FINANCEIRA
GERÊNCIA DE MARKETING
GERÊNCIA DE RH
2. Departamentalização por Produto A Departamentalização por Produto é feito de acordo com as atividades inerentes a cada um dos produtos ou serviços da empresa. Exemplos de Departamentalização de produto: 1. Lojas de departamentos 2. A Ford Motor Company tem as suas divisões Ford, Mercury e Lincoln Continental. 3. Um hospital pode estar agrupado por serviços prestados, como cirurgia, obstetrícia, assistência coronariana. Algumas das vantagens da Departamentalização de produtos são: Pode-se dirigir atenção para linhas especificas de produtos ou serviços. A coordenação de funções ao nível da divisão de produto torna-se melhor. Pode-se atribuir melhor a responsabilidade quanto ao lucro. Facilita a coordenação de resultados. Propicia a alocação de capital especializado para cada grupo de produto. Propicia condições favoráveis para a inovação e criatividade. Algumas das desvantagens da Departamentalização de produtos são: Exige mais pessoal e recursos de material, podendo daí resultar duplicação desnecessária de recursos e equipamento. Pode propiciar o aumento dos custos pelas duplicidades de atividade nos vários grupos de produtos. Pode criar uma situação em que os gerentes de produtos se tornam muito poderosos, o que pode desestabilizar a estrutura da empresa. DIRETORIA GERAL
GERÊNCIA DE PRODUTOS TÊXTEIS
GERÊNCIA DE PRODUTOS FARMACEÚTICOS
GERÊNCIA DE PRODUTOS QUÍMICOS
3. Departamentalização Territorial A Departamentalização Territorial, é algumas vezes mencionadas como regional, de área ou geográfica. É o agrupamento de atividades de acordo com os lugares onde estão localizadas as operações. Uma empresa de grande porte pode agrupar suas atividades de vendas em áreas do Brasil como a região Nordeste, região Sudeste, e região Sul. Muitas vezes as filiais de bancos são estabelecidas desta maneira. As vantagens e desvantagens da Departamentalização territorial são semelhantes às dadas para a Departamentalização de produto. Tal grupamento permite a uma divisão focalizar as necessidades singulares de sua área, mas exige coordenação e controle da administração de cúpula em cada região.
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DEPARTAMENTO DE TRÁFEGO AÉREO
REGIÃO NORTE
REGIÃO CENTRO
REGIÃO SUL
4. Departamentalização por Cliente A Departamentalização de Cliente consiste em agrupar as atividades de tal modo que elas focalizem um determinado uso do produto ou serviço. A Departamentalização de cliente é usada principalmente no grupamento de atividade de vendas ou serviços. A principal vantagem da Departamentalização de cliente é a adaptabilidade uma determinada clientela. As desvantagens são: Dificuldade de coordenação. Subutilização de recursos e concorrência entre os gerentes para concessões especiais em benefício de seus próprios clientes. DIRETORIA COMERCIAL
DEPARTAMENTO FEMININO
SEÇÃO DE PERFUMARIA
DEPARTAMENTO INFANTIL
SEÇÃO DE LINGERIE
DEPARTAMENTO MASCULINO
SEÇÃO DE MODAS
5. Departamentalização por Processo ou Equipamento A Departamentalização por Processo ou Equipamento: É o agrupamento de atividades que se centralizam nos processos de produção ou equipamento. É encontrada com mais freqüência em produção. As atividades de uma fábrica podem ser grupadas em perfuração, esmerilamento, soldagem, montagem e acabamento, cada qual em seu departamento. As suas principais vantagens são: Maior especialização de recursos alocados. Possibilidade de comunicação mais rápida de informações técnicas. As suas principais desvantagens são: Possibilidade de perda da visão global do andamento do processo. Flexibilidade restrita para ajustes no processo.
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DIRETORIA DE PRODUÇÃO
SEÇÃO DE PREPARAÇÃO
SEÇÃO DE CORTE
SEÇÃO DE ESTAMPARIA
SEÇÃO DE MONTAGEM
6. Departamentalização por Projeto A Departamentalização por Projeto: As pessoas recebem atribuições temporárias, uma vez que o projeto tem data de inicio e término. Terminado o projeto as pessoas são deslocadas para outras atividades. Por exemplo: Uma firma contábil poderia designar um sócio (como administrador de projeto), um contador sênior, e três contadores juniores para uma auditoria que está sendo feita para um cliente. Uma empresa manufatureira, um especialista em produção, um engenheiro mecânico e um químico poderiam ser indicados para, sob a chefia de um administrador de projeto, completar o projeto de controle de poluição. Em cada um destes casos, o administrador de projeto seria designado para chefiar a equipe, com plena autoridade sobre seus membros para a atividade específica do projeto.
DIRETORIA
ADMINISTRAÇÃO FINANCEIRA
PROJETO A
PROJETO B
COMERCIAL
PROJETOS
PROJETO C
7. Departamentalização de Matriz A Departamentalização de matriz é semelhante à de projeto, com uma exceção principal. No caso da Departamentalização de matriz, o administrador de projeto não tem autoridade de linha sobre os membros da equipe. Em lugar disso, a organização do administrador de projeto é sobreposta aos vários departamentos funcionais, dando a impressão de uma matriz. A organização de matriz proporciona uma hierarquia que responde rapidamente às mudanças em tecnologia. Por isso, é tipicamente encontrada em organização de orientação técnica, como a Boeing, General Dynamics, NASA e GE onde os cientistas, engenheiros, ou especialistas técnicos trabalham em projetos ou programas sofisticados. Também é usada por empresas com projetos de construção complexos As suas vantagens são as seguintes: Permitem comunicação aberta e coordenação de atividades entre os especialistas funcionais relevantes.
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Capacita a organização a responder rapidamente à mudança. São abordagens orientadas para a tecnologia. A principal desvantagem, e que pode haver choques resultantes das prioridades. DIRETORIA
COORDENAÇÃO DE PROJETOS
ELETRICIDADE
MECÂNICA
PROJETO A
PROJETO B
RECURSOS HUMANOS E MATERIAIS
RECURSOS HUMANOS E MATERIAIS
PROJETO C
8. Departamentalização Mista A Departamentalização Mista o tipo mais freqüente, cada parte da empresa deve ter a estrutura que mais se adapte à sua realidade organizacional.
DIRETORIA
GERÊNCIA DE PROJETOS
GERÊNCIA COMERCIAL
GERÊNCIA FINANCEIRA
PROJETO A
PROJETO B
REGIÃO SUL
REGIÃO SUL
PROJETO C
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Conclusão Podemos concluir que, a Departamentalização surge á medida em que as empresas tornam-se maiores e envolvem atividades mais diversificadas; forçando-se a dividir as principais atividades e tarefas organizacionais e transformá-las em responsabilidades departamentais ou divisionais. Os diferentes tipos de departamentalização definem os critérios usados para agrupar as pessoas em unidades organizacionais, para que possam ser mais bem administradas. Porém, a Departamentalização apresenta algumas vantagens no que diz respeito a oportunidade de Especialização do Trabalho, o que impacta na Economia de Escala, que representa a produção em quantidade de determinado bem a custo menor a medida que o número de produtos produzidos aumenta. Além do tempo de produção que pode ser reduzido conforme o planejamento e controle da produção. Em contrapartida, pode apresentar algumas desvantagens, que resulta na competição desleal entre os departamentos, a perda da visão do todo pela vivência exclusiva no departamento e a resistência a mudanças pela incerteza que estas trazem ao pessoal especializado.
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Bibliografia CHIAVENATO, Idalberto. Administração nos Novos Tempos – 2ª Edição - Rio de Janeiro – 1999. CHIAVENATO, Idalberto. Introdução à Teoria Geral da Administração – 6ª Edição - Rio de Janeiro – 2000. CURY, Antonio. Organização e Métodos: Uma Visão Holística. São Paulo: Atlas, 2000. OLIVEIRA, Djalma de Pinho Rebouças de. Sistemas, Organização e Métodos: Uma Abordagem Gerencial, 13º ed. São Paulo: Atlas, 2002.
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