Governo do Estado do Rio de Janeiro Colégio Estadual de Magé
Protocolo e Arquivo
Professor (a): Geany Santana da Silva Alunos (as):
Claudia M. Marques da Silva e Rosane Vilela Merat
Curso: Técnico em Contabilidade Série: 2º ano
Módulo: II
Turma: 4010
Disciplina: Organização e Técnicas Comerciais
Magé, 30 de outubro de 2009
Turno: Noite
Índice Introdução........................................................................................................................................................03 Protocolo e Arquivo.........................................................................................................................................04
Protocolo....................................................................................................................................................04
Conceito de Protocolo.................................................................................................................................04
Tipo de Protocolo........................................................................................................................................04
Tarefas Realizadas no Setor de Protocolo..................................................................................................04
Rotinas de Registro e Movimentação..........................................................................................................05
Arquivo.......................................................................................................................................................05
Conceito de Arquivo....................................................................................................................................05
Características dos Documentos do Arquivo..............................................................................................05
Funções do Setor de Arquivo......................................................................................................................06
Tipos de Arquivos........................................................................................................................................07
Classificação dos Arquivos..........................................................................................................................07
Importância do Arquivamento......................................................................................................................08
Fases do Arquivamento...............................................................................................................................09
Métodos de Arquivamento...........................................................................................................................09
Alfabético Nominal.......................................................................................................................................09
Alfabético Específico ou por Assunto..........................................................................................................10
Geográfico...................................................................................................................................................11
Numérico.....................................................................................................................................................12
Alfanumérico................................................................................................................................................12
Eletrônico.....................................................................................................................................................13
Conclusão..................................................................................................................................................14
Bibliografia.................................................................................................................................................15
Organização e Técnicas Comerciais – Protocolo e Arquivo
2
Introdução A gestão de documentos é um procedimento fundamental na vida de uma empresa pública ou privada. Diariamente, as organizações recebem inúmeros documentos através dos correios, malote, fax e anexos pela internet. E toda a documentação que entra em uma empresa, precisa ser devidamente arquivada no setor correspondente, ou seja, o setor de protocolo e arquivo. O Protocolo é o registro da entrada, movimentação e saída do documento da organização. O Arquivo é a guarda ordenada de documentos, visando à sua utilidade futura.
Organização e Técnicas Comerciais – Protocolo e Arquivo
3
Protocolo e Arquivo Protocolo 1. Conceito de Protocolo O setor de Protocolo tem por finalidade registrar todos os documentos que chegam e os distribui para os diferentes destinatários. Atualmente o setor de protocolo é denominado como sendo:
O cartão numerado que serve de comprovante de documentação em andamento dentro da organização.
Livro ou ficha de controle de entrada ou saída de um documento na organização, no departamento ou em uma seção dentro da própria empresa.
Em algumas instituições, o protocolo pode funcionar como uma secretaria geral, tendo ainda como funções realizar a redação de atas, a publicação de anúncios nos jornais, a síntese das correspondências recebidas e expedidas, a manutenção de dados relativos a essa documentação, etc. A atuação do protocolo varia muito de uma organização para outra, mas, de modo geral, quem trabalha nessa área é encarregado do recebimento e da classificação da correspondência, assim como do seu registro e da sua movimentação.
2. Tipo de Protocolo Os principais tipos de protocolo dentro de uma organização, são os seguintes:
Memorando: correspondência interna utilizada para encaminhar ou solicitar algo.
Ofício: correspondência entre autoridades de caráter informativo ou solicitação ao dirigente máximo.
Requerimento: requere algo à autoridade competente. Deverá obedecer à formalidade do protocolo quando envolver petição para que se faça justiça ou se dê o que a lei concede ou autoriza pedir.
2. Tarefas Realizadas no Setor de Protocolo As principais tarefas realizadas dentro do setor de protocolo são as seguintes:
Receber a correspondência.
Separar a correspondência oficial da particular.
Distribuir a correspondência particular.
Separar a correspondência de caráter ostensivo - ou seja, aquela que pode ser aberta e mostrada – daquela de caráter particular, que deve ser encaminhada a quem for destinada.
Abrir e ler a correspondência ostensiva.
Verificar se existem antecedentes dessa correspondência no arquivo da firma. Se houver, providenciar para que sejam agrupados. Por exemplo, mandar reunir, num só arquivo, dois documentos relativos a um mesmo processo administrativo.
Carimbar o documento no canto superior direito (de preferência com um carimbo que inclua a data e o número do protocolo). Deve-se escrever também para onde o documento será encaminhado e o código atribuído a ele quando for classificado. Fazer um resumo do assunto tratado no documento e finalmente encaminhar os papéis ao setor responsável por arquivá-lo.
Organização e Técnicas Comerciais – Protocolo e Arquivo
4
3. Rotinas de Registro e Movimentação Para executar o serviço de distribuição e redistribuição de documentos, deverá seguir alguns procedimentos de extrema importância, que são os seguintes:
Preparar as fichas de protocolo em duas vias e preenche-las. Nessas fichas deve haver um campo chamado “distribuição, andamento ou carga”, no qual se deve anotar cada etapa da tramitação do documento.
Acrescentar a segunda via da ficha de protocolo ao documento original já carimbado e fazer o encaminhamento ao seu destino. Se existirem antecedentes do documento, eles também devem ser anexados.
Registrar os dados da ficha de protocolo em outras fichas, especificando a procedência e o assunto, e rearquivando-as em seguida. Tal procedimento permite saber em que situação está, por exemplo, o andamento do processo de uma indenização a um funcionário demitido.
Arquivar as fichas de protocolo de acordo com a ordem dos números dos respectivos protocolos.
Receber de volta documentos vindos de diferentes setores da empresa, anotar, em suas respectivas fichas de protocolo, o novo destino que eles terão e providenciar o seu reenvio.
Arquivo 1. Conceito de Arquivo O Arquivo é o instrumento principal para servir de controle à ação administrativa de qualquer empresa pública ou privada. É, por assim dizer, um centro ativo de informações. Abriga os documentos resultantes de uma atividade, os quais são conservados como comprovantes. O arquivo pode ser definido, também, como sendo:
O conjunto de documentos sobre um mesmo assunto, qualquer que seja a sua data, a sua forma, o seu suporte material, elaborados ou recebidos por um organismo público ou privado, em função da sua atividade e conservado para efeitos administrativos.
O móvel de aço, madeira ou fórmica, utilizado para a guarda de documentos.
O local – edifício – aonde são guardados os documentos, devidamente classificados e ordenados.
O órgão governamental ou institucional que conservam os documentos de um país ou cidade.
Unidade de serviço administrativo especializado cuja missão consiste em receber, classificar, guardar e emprestar documentos. Neste sentido, o arquivo funciona como a memória organizada da instituição que serve.
2. Características dos Documentos do Arquivo De acordo com seus diversos elementos, formas e conteúdos, os documentos podem ser caracterizados segundo o gênero, a espécie e a natureza do assunto. a) Caracterização quanto ao gênero: os documentos podem ser definidos segundo o aspecto de sua representação nos diferentes suportes:
Documentos Textuais: são documentos manuscritos, digitados ou impressos.
Documentos Cartográficos: são os documentos em formatos e dimensões variáveis, contendo representações geográficas, arquitetônicas ou de engenharia. Exemplos: mapas, plantas e perfis.
Organização e Técnicas Comerciais – Protocolo e Arquivo
5
Documentos Iconográficos: são os documentos em suportes sintéticos, em papel emulsionado ou não, contendo imagens estáticas. Exemplos: fotografias (diapositivos, ampliações e negativos fotográficos), desenhos e gravuras.
Documentos Filmográficos: são os documentos em películas cinematográficas e fitas magnéticas de imagem (tapes), conjugadas ou não a trilhas sonoras, com bitolas e dimensões variáveis, contendo imagens em movimento. Exemplos: filmes e fitas videomagnéticas.
Documentos Sonoros: são os documentos com dimensões e rotações variáveis, contendo registros fonográficos. Exemplos: discos e fitas audiomagnéticas.
Documentos Micrográficos: são documentos em suporte fílmico resultante da micro-reprodução de imagens, mediante utilização de técnicas específicas. Exemplos: rolo, microficha, jaqueta e cartão – janela.
Documentos Informáticos: são os documentos produzidos, tratados e armazenados em computador. Exemplos: disco flexível (disquete), disco rígido (HD) e disco óptico.
b) Caracterização quanto à espécie: os documentos podem ser caracterizados segundo seu aspecto formal, ou seja, as espécies documentais são definidas tanto em razão da natureza dos atos que lhes deram origem, quanto à forma de registro de fatos. Tomando por base os atos administrativos mais comuns dentro de qualquer tipo de organização, temos:
Atos Normativos: são as regras e normas expedidas por autoridades administrativas. Exemplos: medida provisória, decreto, estatuto, regimento, regulamento, resolução, portaria, instrução normativa, ordem de serviço, decisão, acórdão, despacho decisório.
Atos Enunciativos: são os opinativos, que esclarecem os assuntos, visando a fundamentar uma solução. Exemplos: parecer, relatório, voto, despacho interlocutório.
Atos de Assentamento: são os configurados por registros, consubstanciando assentamento sobre fatos ou ocorrências. Exemplos: apostila, ata, termo, auto de infração.
Atos Comprobatórios: são os que comprovam assentamentos, decisões. certidão, atestado, cópia autenticada ou idêntica.
Atos de Ajuste: são representados por acordos em que a administração pública (federal, estadual, do Distrito Federal ou municipal) é parte. Exemplos: tratado, convênio, contrato, termos (transação, ajuste, etc.).
Atos de Correspondência: objetivam a execução dos atos normativos, em sentido amplo. Exemplos: aviso, ofício, carta, memorando, mensagem, edital, intimação, exposição de motivos, notificação, telegrama, telex, telefax, alvará, circular.
Exemplos:
translado,
c) Caracterização quanto à natureza do assunto: quanto a natureza do assunto os documentos podem ser: ostensivos, reservados, confidenciais e secreto.
Ostensivos: são os documentos cuja divulgação não prejudica a instituição, podendo ser de domínio público.
Reservados: têm circulação restrita, devendo ser enviados apenas às pessoas interessadas no assunto.
Confidenciais: são documentos que devem ser do conhecimento de pessoas autorizadas.
Secretos: são documentos que, pela sua natureza de seu conteúdo, devam ser de conhecimento restrito e, portanto, requeiram medidas especiais para sua divulgação.
3. Funções do Setor de Arquivo As funções do arquivo são de natureza meramente auxiliar ou instrumental. Isto equivale a dizer que, constitui uma atividade interna que tem por objetivo manter a organização ou a instituição em perfeitas condições de funcionamento. Organização e Técnicas Comerciais – Protocolo e Arquivo
6
Suas principais são as seguintes:
Ordenação da Documentação: mediante a recolha, registro e classificação dos documentos.
Despacho: fornece os documentos solicitados com rapidez para os diversos serviços, à medida que a documentação se vai desatualizando.
Conservação da Documentação: não é só mediante a utilização de equipamento adequado (armários, fichários, etc.), como também, proporcionando condições ambientais ideais de forma a não se danificarem os suportes (sob a ação da humanidade, calor e frio, incidência dos raios solares, saturação do ar e propagação de pragas).
Muitas empresas e instituições costumam ter vários arquivos: um para o setor de almoxarifado, outro para o setor financeiro, etc. E os métodos de organizá-los podem ser variados. Por exemplo: no arquivo do setor de pessoal, o método mais adequado costuma ser o alfabético; já o setor de compras pode querer organizar o seu arquivo segundo critérios numéricos ou geográficos.
4. Tipos de Arquivos De acordo com a natureza da entidade produtora, os arquivos classificam-se em públicos e privados. Os Arquivos Públicos são os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos no exercício de suas atividades, por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, municipal e do Distrito Federal, em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias. São, também, públicos os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por instituições de caráter público e por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos. Os Arquivos Privados são os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas, em decorrência de suas atividades, isto é, pessoais ou institucionais (eclesiásticos, corporativos, empresariais, etc.). O primeiro passo para a organização e manutenção de um arquivo eficiente é a escolha do “material permanente”, que são compostos por móveis e equipamentos auxiliares. É preciso sempre levar em consideração o tipo de documento que será arquivado. Este “material permanente” é que caracteriza o tipo de arquivo e que pode ser: 1. Vertical: é um tipo de arquivo em que as pastas são colocadas umas ao lado das outras, em sentido vertical. 2. Horizontal: este tipo de arquivo horizontal é utilizado para a guarda de fichas e mapas ou plantas. 3. Rotativo: é um tipo de arquivo que tanto é adotado para fichas, como para pastas. Trata-se de um eixo fixo, em torno do qual giram (bandejas ou suportes especiais para as fichas). Prático na operação, o arquivo-armário rotativo é de custo elevado, embora tenha o triplo da capacidade de arquivamento dos gabinetes tradicionais de 4 gavetas. 4. Eletromecânico: é o mais aperfeiçoado tipo rotativo de arquivamento para fichas e para pastas. É altamente sofisticado, e por isso mesmo muito caro, pois, com um simples apertar de um botão a ficha ou pasta procurada é selecionada. 5. Microfilmagem: que quer dizer “fotos em miniaturas”, é um tipo de arquivamento que pode ser adotado para qualquer tipo de documento. Pode ser feito em rolos, cartões perfurados ou microfichas , de acordo com o interesse ou necessidade da organização.
5. Classificação dos Arquivos De acordo com a sua evolução ou com o seu tempo de vida, o arquivo recebe a seguinte classificação: 1. Arquivo Corrente ou de 1ª Idade: É constituído pela guarda de documentos em curso ou frequentemente consultados e de uso exclusivo da fonte geradora. Seu uso se caracteriza pelo valor primário dos documentos, isto é, atender as finalidades de sua criação. Por exemplo: o arquivo de uma Organização e Técnicas Comerciais – Protocolo e Arquivo
7
empresa de exportação deve abrigar todas as guias e os processos elaborados para viabilizar a venda, no exterior, dos diferentes tipos de produtos com que a empresa lida. 2. Arquivo Intermediário ou de 2ª Idade: É constituído por documentos que com o tempo deixaram de ser frequentemente consultados, mas que ainda podem ser solicitados para embasar assuntos idênticos. A permanência dos documentos em arquivos intermediários é temporária. Por exemplo: os documentos reunidos ao longo dos últimos 10 anos pelo arquivo do departamento financeiro de uma empresa. 3. Arquivo Permanente ou de 3ª Idade: É constituído por documentos que já cumpriram as finalidades de sua criação, mas são preservados em razão de seu valor probatório, informativo, cultural, de pesquisa por parte da entidade que o produziu ou por terceiros (valor secundário). Por exemplo: arquivo de uma Secretaria de Obras que abriga planos para a urbanização do Rio de Janeiro ocorrida no fim do século XIX. De acordo com as características e a natureza daquilo que abrigam, os arquivos podem ser: 1. Especiais: Além de documentos de papel, guardam também discos, fitas, disquetes, fotografias, fichas microfilmadas, slides, filmes. É preciso para a sua conservação e durabilidade, está em um ambiente totalmente refrigerado. Por exemplo: o Arquivo do Museu da Imagem e do Som do Rio de Janeiro contém tesouros preciosos, entre eles músicas gravadas em fitas de áudio, que já deram origem a muitas pesquisas, livros e discos. 2. Especializados: Preservam documentos e objetos referentes a um assunto específico, como medicina, botânica, engenharia, saúde, etc. Por exemplo: o arquivo do Parque Nacional de Itatiaia, no Sul Fluminense, tem sob sua guarda expressivas espécies vegetais, além de animais embalsamados da região.
6. Importância do Arquivamento Hoje em dia, o arquivo é tão importante para qualquer tipo de organização empresarial, e por isso ao planejar um sistema de arquivamento para determinado setor, deve-se levar em conta: a) A estrutura e o tipo de atividades da organização. b) A documentação que entra, circula, sai e é arquivada na organização. verificando: sua natureza, os tipos, os modelos, o volume e o uso.
É preciso, pois, analisa-la,
c) O treinamento do pessoal que, direta ou indiretamente, estará ligado ao arquivo. d) E a centralização ou descentralização do arquivamento. As grandes organizações estabelecem um plano de arquivo para ser adotado por todos os departamentos e algumas chegam, até, a confeccionar um manual de arquivo, sistematizando, assim, as operações de arquivamento, de conservação e de controle de empréstimos de documentos. Grandes, médias ou pequenas, as organizações, para efeito de destinação, devem sempre ter presente o valor legal de cada documento. Assim é que, quanto ao destino há documentos que:
Podem ser destruídos após sua leitura. Por exemplo: convites, circulares de propaganda, cartões de natal, etc.
Podem ser guardados temporariamente: Por exemplo: assuntos de rotina, correspondência geral, etc.
Serão guardados definitivamente. Por exemplo: documentos de valor jurídico, histórico, etc.
A conservação definitiva de documento pode ser feita através da microfilmagem, garantindo, assim, sua guarda permanente. O prazo de validade de um documento está previsto em um dos diplomas legais abaixo: 1. Código Comercial Brasileiro – recibos, contratos, acordos, etc. 2. Código Civil Brasileiro – ações penais, disputas, etc. Organização e Técnicas Comerciais – Protocolo e Arquivo
8
3. Consolidação das Leis Trabalhistas – assuntos trabalhistas.
7. Fases do Arquivamento Para arquivar os documentos é preciso seguir toda uma seqüência de passos básicos que vai resultar no arquivamento das informações necessárias à organização, que são as seguintes: 1. Seleção dos Documentos: É feita quanto ao interesse legal, comercial, administrativo ou apenas informativo, evitando-se, assim, o arquivamento de “papelada inútil” e a perda de documentos importantes ou úteis à organização. 2. Classificação dos Documentos: É feita de acordo com o método de arquivamento adotado pela organização, isto é, por nome ou por assunto, sendo, por isso, necessário conhecer bem a organização e as atividades que ela desenvolve. 3. Codificação: É a anotação da classificação, ou código, que o documento recebeu. representada por números ou letras que serão escritos no alto do documento.
Pode ser
É preciso, ainda, ter o cuidado de juntar este documento aos documentos anteriores sobre o mesmo assunto. Juntada ou Anexação é o ato de se juntar ou anexar um documento aos seus antecedentes, em um só processo ou pasta. 4. Ordenação: É o arranjo dos documentos, cronologicamente ou de acordo com sua codificação, visando a facilitar, acelerar e diminuir o número de erros, quando se processa o arquivamento propriamente dito. 5. Arquivamento: É a colocação dos documentos nas respectivas pastas com cuidado, atenção, meticulosidade e paciência, pois de um “arquivamento” correto depende a rapidez com que a informação será recuperada, quer dizer, a rapidez com que se consegue a informação que se está procurando. 6. Controle da Retirada ou Empréstimo: Deverá ter um controle da retirada do documento ou da pasta inteira, de forma a assegurar a permanência de um documento na pasta ou desta no arquivo. No caso de arquivos centralizados, as organizações possuem um “arquivo central”, para onde são mandados todos os documentos que se quer guardar, tem que haver um “controle” mais severo, sendo necessário o emprego de uma “ficha de solicitação ou requisição” preenchida em duas vias, ficando um com o solicitante e a outra com o arquivista. Mas, quando se tratar de arquivos descentralizados, cada departamento ou seção tem seu próprio arquivo.
8. Métodos de Arquivamento O Método de Arquivamento é o conjunto de procedimentos utilizados para se “fazer” o arquivamento, dentro desse “sistema” adotado. Os Sistemas e Métodos têm por finalidade guardar todos os documentos e a sua posterior recuperação da informação nele contida, por isso, estão diretamente ligados às atividades do departamento ou organização a que se referem. A escolha do método de arquivamento deve considerar as características dos documentos a serem classificados, identificando o aspecto pelo qual o documento é mais frequentemente consultado. Os métodos básicos de arquivamento mais comumente utilizados são os seguintes:
8.1 Alfabético Nominal É um método de arquivamento simples, prático, pois, sua classificação é uma rigorosa ordem alfabética. Significa arrumar as palavras ou o nome das pessoas a que se referem os documentos levando em consideração a ordem do alfabeto, ou seja, a primeira, a segunda e a terceira letras do alfabeto. Organização e Técnicas Comerciais – Protocolo e Arquivo
9
Quando se tratar de arquivos grandes, contendo muitos nomes próprios, a postura adotada é arquivar pelo sobrenome, pois fica mais fácil localizar. Exemplos:
Almeida, Leandro.
Barbosa, João.
Cerqueira, Antônio.
Machado, Cláudio.
Nascimento, Ana.
Porém, se o volume de pastas for muito grande, talvez seja preciso criar subdivisões. Dessa forma teríamos: Aa, Ab, Ac, ou Da, Dc, Df e assim por diante. Esse tipo de organização é chamado de indexação, ou seja, organização em forma de índice, que, por sua vez, pode ser definido como o conjunto de indicações de letras feitas num livro ou caderno para facilitar a localização dos nomes e dos assuntos.
8.2 Alfabético Específico ou por Assunto Trata-se de uma ordem alfabética cuja grande dificuldade é a classificação dos documentos. Por isso mesmo, uma relação dos assuntos de um departamento ou organização só deverá ser feita após cuidadoso estudo das atividades desse departamento ou organização, evitando-se, assim, pastas contendo documentos que tratam de assuntos idênticos ou semelhantes, classificados com palavras sinônimas. Exemplos: Pastas com dedicadas a pagamentos, encomendas de produtos, férias dos funcionários, Imposto de Renda, etc. O Método Alfabético Específico ou por Assunto pode seguir: 1. A Ordem Dicionária: Onde os assuntos são simplesmente listados na ordem alfabética. Exemplos:
A – Atas
B – Bancos
C – Cronológico
D – Diversos
E – Embalagens
F – Filiais
Sempre deverá considerar o melhor termo ou palavra para indicar o assunto a que se refere o documento. Cronológico: É o arquivamento de documentos pela ordem de data, geralmente, utilizado para a correspondência expedida, pois, facilita a consulta. Diversos: É conhecido como “miscelânea”, em cuja pasta são arquivados documentos sobre assuntos cuja troca de correspondência é tão pequena, que não compensa a abertura de uma pasta específica, isto é, só para aquele determinado assunto. 2. A Ordem Enciclopédica: Onde os assuntos são subdivididos de acordo com seu inter-relacionamento. Sua classificação é, portanto, mais difícil do que a da ordem dicionária. Exemplos:
Organização e Técnicas Comerciais – Protocolo e Arquivo
10
A – Atas 1. Assembléia Geral Extraordinária 2. Assembléia Geral Ordinária
B – Bancos
1. Banco Boavista 2. Banco Bradesco 3. Banco Itaú 4. Banco Lar Brasileiro 5. Banco Nacional
C – Cronológico
D – Diversos
1. Expedida 2. Recebida
E – Embalagens
1. Caixas - Madeiras - Papelão - Plástico 2. Sacos - Papel - Plástico
F – Filias
1. Belém 2. Belo Horizonte 3. Porto Alegre 4. Recife 5. Salvador 6. São Paulo
8.3 Geográfico É uma ordem alfabética por zonas ou regiões geográficas, cuja alfabetização é feita por países, estado, cidades ou bairros. É muito utilizado por instituições, entidades ou empresas que fazem uso da chamada “mala direita” para controle, divulgação, propaganda ou venda por correspondência.
Organização e Técnicas Comerciais – Protocolo e Arquivo
11
No caso do Brasil alfabeta-se primeiro os estados, dentro de cada estado, alfabetam-se as cidades, ou municípios, e dentro de cada cidade os clientes. Exemplos: 1. Rio de Janeiro:
Niterói – Amaral, Carlos Eduardo
Niterói – Cardoso, José Paulo
Petrópolis – Faustino, Fernando
Teresópolis – Tecelagem Corda S/A
2. São Paulo:
Itu – Machado, Stella
Itu – Valle, Cheila
Presidente Prudente – Góes, Luzinete
Presidente Prudente – Pereira, Pedro
São Paulo – Vieira, Maria Christina
8.4 Numérico É o método de arquivamento que se caracteriza por uma seqüência numérica que pode ser: 1. Cronológica: Os documentos são numerados e arquivados seguindo-se uma série numérica que:
Para a correspondência expedida, é digitada em duas vias, onde fica uma cópia arquivada, servindo de controle e referência.
Para a correspondência recebida, é carimbada ou anotada à (protocolo de entrada) sendo arquivada por este número. Para facilitar a procura do documento, deve-se fazer três fichas-índices: uma pela seqüência numérica, outra pelo assunto e outra pela origem ou procedência do documento.
2. Simples: É uma ordem numérica de assuntos ou de clientes (e não de documentos), quer dizer a pasta do assunto ou do cliente é que é numerada. As pastas serão abertas à medida que a correspondência sobre cada assunto ou cliente ultrapassar cinco documentos (até cinco deve ficar na pasta de “Diversos” ou “Miscelânea”). É um método simples e com pouca possibilidade de erro. É, também, o método que mais propicia as “remissivas” ou “referências cruzadas”. Porém, é considerado dispendioso porque, por ser um método de arquivamento de sistema de consulta indireto, necessita de, pelo menos, duas fichas-índice (alfabética e numérica) para cada assunto ou cliente. Para facilitar a localização das pastas – na ordem cronológica ou na ordem numérica simples – estes devem ser separadas por guias, cujas notações mostrarão números de 10 em 10, de 20 em 20 ou até intervalos maiores.
8.5 Alfanumérico Também conhecido como numeralfa é o método de arquivamento que se caracteriza pela classificação dos nomes ou assuntos em grupos de números e letras em conjunto.
Organização e Técnicas Comerciais – Protocolo e Arquivo
12
Neste método utiliza-se o alfabeto fechado, isto é, com as letras agrupadas de duas em duas e onde são consideradas as duas primeiras letras do nome ou assunto que se quer arquivar e não apenas a primeira letra. Exemplos: 1. Ba – Bl
Barbosa, José
Barros, Álvaro de
Bina, Célio de
Blanco, Iara
2. Bm – Bz
Borges, João
Britto, Carlos
Buzaid, Arnaldo
Não existe uma regra rígida para a formação dos grupos, ficando a critério do arquivista na ocasião em que organizar o arquivo.
8.6 Eletrônico A informatização do trabalho e a digitalização de documentos são uma tendência irreversível. No computador, os documentos devem ser classificados e encaminhados para pastas que ficam nos diferentes diretórios. Aliás, cabe lembrar que, na linguagem da informática, guardar é salvar. Um arquivo digital, quando bem organizado, permite localizar com rapidez os diferentes documentos. Em geral, os softwares têm instrumentos de busca para facilitar esse trabalho: basta escrever uma palavrachave que tenha a ver com o assunto e o computador poderá encontrá-la rapidamente. A economia de espaço é outra vantagem do arquivo eletrônico, pois papéis e documentos exigem um grande espaço físico para serem guardados. Até mesmo alguns documentos contábeis podem ser gerados e armazenados em computador, sem necessidade de impressão. Os documentos arquivados eletronicamente devem ter, necessariamente, uma cópia de segurança chamada de backup.
Organização e Técnicas Comerciais – Protocolo e Arquivo
13
Conclusão O trabalho de protocolo e arquivo tem sistemáticas próprias e termos específicos que designam atos ou tarefas dentro de uma empresa. O setor de Protocolo dentro de uma empresa é encarregado por receber e pela classificação de toda a documentação que entra na organização. As principais atividades do setor de Protocolo são:
Recebimento e Classificação: efetuar a separação dos documentos recebidos em ostensivo ou sigiloso e particular.
Registro, Atuação e Controle da Tramitação (Movimentação): colocar na capa do processo a etiqueta ou carimbo de protocolo (número e data de entrada), anotar o código de classificação, o resumo do assunto e proceder a distribuição às unidades administrativas destinarias.
A documentação de arquivo é produzido ou recebido por uma pessoa física, jurídica ou privada, no exercício de suas atividades, constitui elemento de prova ou de informação. Forma um conjunto orgânico, refletindo as atividades a que se vincula, expressando os atos de seus produtores no exercício de suas funções. Assim, a razão de sua origem ou a função pela qual é produzido determina a sua condição de arquivo, natureza do suporte ou formato. O Arquivo é de grande importância para a estrutura da empresa pública ou privada em relação com a sua documentação. Para tomar decisões, recuperar informações e preservar a memória institucional.
Organização e Técnicas Comerciais – Protocolo e Arquivo
14
Bibliografia 1. FEIJÓ, Atenéia, FAJARDO, Elias & COELHO, Cláudio Ulysses Ferreira – Práticas Administrativas em Escritório – Editora Senac Nacional – Rio de Janeiro – 2007. 2. www.resumosconcursos.hpg.com.br 3. SINCLAYR, Luiz – Organização e Técnica Comercial – Introdução à Administração – 18ª Edição – São Paulo – 1995.
Organização e Técnicas Comerciais – Protocolo e Arquivo
15