Teletrabajo para líderes by Gianluca Sanchez

Teletrabajo para lĂderes Liderando a distancia

ÍNDICE INTRODUCCIÓN 5 ¿QUÉ ES EL TELETRABAJO? 6 REFLEXIONAMOS Líder funcional y productivo en la virtualidad 8 Lograr jornadas productivas durante el teletrabajo 10 LIDERAR A LA DISTANCIA Estando cerca, inspirando confianza y brindando contención Siendo un buen comunicador Feedback constructivo

Planificación de objetivos 22 Evaluación y seguimiento 26 Proactividad e Iniciativa 28 Delegar 30 CONCLUSIÓN 32

Hoy vivimos un cambio global impensado. Algo que veíamos lejano, como una posibilidad a futuro, se convirtió inesperadamente en una realidad y en un desafío al mismo tiempo: el trabajo remoto. Esta nueva forma de trabajar nos hace repensar nuestra forma de liderar. Hoy más que nunca el liderazgo es y debe ser situacional. Nuestros equipos nos necesitan y tenemos que ponernos en contexto de tiempo y lugar de cada colaborador. Es muy importante entender cómo lograr nuestros objetivos y hacer percibir a cada uno de ellos que nos importa y que su contribución es relevante. Nuestros equipos están dispersos espacialmente. Cada uno se conecta desde su lugar, en su contexto familiar o algunos desde la soledad. En algunos casos aparecen ruidos de fondo, voces, interrupciones voluntarias e involuntarias; y en otros casos, la necesidad de proximidad de otro que acompañe. Interactuamos tanto con aquellos colaboradores que son autónomos como con otros que requieren más supervisión y contención. Ambos pueden ser exitosos en el modelo del Teletrabajo. Cada colaborador tiene una realidad, y la clave está en cómo actuamos nosotros en cada caso.

ÂżQuĂŠ es el teletrabajo?

Se trata de una forma flexible de organización del trabajo que consiste en el desempeño de la actividad sin la presencia física del colaborador en la empresa manteniendo la comunicación y el vínculo con los compañeros de trabajo, cumpliendo con las tareas asignadas.

Reflexionamos

Trabajo no es el lugar donde va el empleado, trabajo es lo que el empleado hace.

Preguntas reflexivas a realizarnos con el fin de lograr dos objetivos

Ser un líder funcional y productivo en la virtualidad • ¿Creamos sentido de pertenencia dando el ejemplo de manera clara y coherente entre lo que digo y lo que hago? • ¿Explicamos que lo que cambió es el lugar de trabajo y no la cantidad de horas? No trabajamos más, pero tampoco menos horas. • ¿Soy buen comunicador? ¿Elijo el canal indicado? • ¿Identificamos con claridad las necesidades de contención y de apoyo? • ¿Realizamos feedback constructivo y continuo? • ¿Motivamos de manera auténtica y razonable? • ¿Ayudamos a generar acuerdos y conversaciones que posibiliten que cada colaborador pueda cumplir los compromisos asumidos; así como también los horarios acordados? • ¿Cuándo hablo con mi superior, tengo un listado pre armado de dudas y se lo doy a conocer para que me ayude a resolverlas?

Mover el trabajo hacia los trabajadores, en lugar de los trabajadores al trabajo.

Preguntas reflexivas a realizarnos con el fin de lograr dos objetivos

Lograr jornadas productivas durante el teletrabajo • ¿Comenzamos el día con un resumen de manera individual o grupal de las prioridades, discriminando lo urgente de lo importante? • ¿Ayudamos a construir la agenda de teletrabajo adecuada para cada colaborador? • ¿Definimos qué debe hacer cada miembro del equipo? • ¿Conversamos con la gente, dándole tips de cómo llegar en tiempo y forma a lo que le pedimos al fin del día? • ¿Establecimos metas individuales y grupales con un determinado plazo y las comunicamos adecuadamente? • ¿Podríamos hacer un listado con esas metas u objetivos que sirva de check list a nuestro equipo? • ¿Revisamos nuestras agendas y las de nuestros colaboradores, para entender si saben cómo organizar su jornada a la distancia?

Herramientas para liderar a la distancia

Diferentes recursos que podremos utilizar a fin de ser eficientes y productivos teletrabajando, como así también el cómo aplicarlas en el día a día.

Estando cerca, inspirando confianza y brindando contención Estar cerca no es verse, es disponibilidad. Que tus colaboradores sientan que te tienen cerca, aunque no se vean, esa es la clave. Existen colaboradores más autónomos y otros más dependientes. Será nuestra responsabilidad identificarlos para saber cómo trabajar con ellos.

LIDERAR A LA DISTANCIA | Estando cerca 14

¿Cómo? Pregúntale a tu colaborador qué necesita de vos para estar comunicados y cómo le parece mejor hacerlo. En algunos casos bastará estar comunicados por WhatsApp u otro canal, y en otros, necesitaran una llamada telefónica. No abuses del control para no dar señales de pérdida de confianza. Demostrá a tu equipo tu absoluto convencimiento sobre la metodología de teletrabajo. Buscá la coherencia entre lo que se dices y lo que haces. Marcá el ritmo del trabajo en equipo, buscá que tus comunicaciones virtuales sean cada vez más efectivas y coordiná videoconferencias exitosas.

Algunos comentarios de colaboradores que se encuentran teletrabajando No me gustan las videoconferencias porque se extienden demasiado y realmente no se tocan temas que me involucren

Mi jefe me convoca a reuniones donde prácticamente no opino y hago de oyente. Si bien la información es importante, el tiempo lo podría haber dedicado a realizar otra tarea

Tengo reuniones virtuales de más de 3 horas donde realmente no puedo concentrarme en toda la información que se brinda

Cuando hay muchas personas se dificulta la comunicación y el entendimiento porque cada uno habla sobre el otro. El delay y los problemas de conexión no ayudan Me gustaría tener el espacio para dar mi opinión de lo que se habló, teniendo sugerencias para mejorar la tarea y/o el objetivo que se definió

Tips para que puedas llevar a cabo reuniones virtuales de la mejor manera Planificá la reunión con tiempo: fijar la reunión por mail y calendario estableciendo la temática, duración, objetivos concretos de la misma, los participantes y la plataforma que se utilizará. Recomendamos el uso de Google Meet. Todo esto será fundamental para “ganar” tiempo y evitar reuniones muy extensas, como así también para ser claros y concisos con respecto a qué esperamos de la reunión. Repensá si es necesario convocar a todo el equipo: es normal invitar a todos los colaboradores a reuniones en donde quizá no tengan participación. Hacerlo por una mera cuestión informativa, ¿es realmente necesario? Debemos tener en cuenta qué tema abordaremos y a quienes involucraremos. 16

Organizá reuniones virtuales grupales e individuales: solemos convocar a todo el equipo por una cuestión de tiempos, pero si la tarea que debemos delegar será llevada a cabo por una persona, deberíamos realizar una videoconferencia individual. Lo mismo sucederá al momento de establecer los objetivos o tareas a cada uno de los miembros del equipo. Recomendamos realizar una breve y concisa reunión grupal para fomentar el vínculo y que todos estén al tanto de lo que se está haciendo, y posteriormente reunirnos individualmente o en grupos más reducidos para eficientizar el tiempo. Administrá correctamente el tiempo: lo más conveniente es llevar adelante reuniones virtuales de hasta una hora y media. Esto facilitará la concentración de todos los involucrados, optimizando el tiempo al máximo. Si es necesario extender tu reunión, recomendamos la realización de un break de al menos 10 minutos. Para ganar tiempo, es fundamental la planificación previa de la reunión, así todos los miembros están al tanto de lo que se desarrollará. Ordená la conversación respetando los turnos para hablar: para lograr un mayor entendimiento es esencial que cada persona solicite la palabra antes de hablar, y de esta manera cada uno podrá expresar su punto de vista de una forma ordenada. Recomendamos que quien lidera la reunión haga una exposición de los temas a ver o desarrollar, para luego dar lugar a opiniones y comentarios por parte del resto del equipo, enriqueciendo el encuentro y encontrando a su vez soluciones más creativas. Realiza la minuta correspondiente: dejar por escrito todas las medidas acordadas, fijar los plazos y distribuir las tareas entre los miembros permitirá tener una visión global de lo hablado y facilitará la ejecución de las acciones y la realización de futuros encuentros virtuales más efectivos.

¡Utilizá estas herramientas y convertí tus reuniones virtuales en encuentros productivos!

Siendo un buen comunicador En la comunicaciรณn encontramos que lo que decimos ocupa 7% como lenguaje verbal. Cรณmo lo decimos, representa un 38 % respecto al tono de voz, y un 55% el lenguaje corporal. La frecuencia, la calidad y el canal de comunicaciรณn son claves para mantener informados y comprometidos a los colaboradores.

LIDERAR A LA DISTANCIA | Comunicandonos 18

¿Cómo? Reconocer cuáles son los canales de comunicación más efectivos para cada situación. Por ejemplo: texto escrito cuando tengamos que informar y vídeo llamada cuando tengamos que trasmitir algo más allá de la comunicación en sí, y que implique una carga emocional, donde el cuerpo y el tono de voz son indispensables en lo que quiero comunicar.

Utilizando las máximas conversacionales Máxima de calidad: decir la verdad. Las informaciones falsas o rumores deliberados no contribuyen a una comunicación efectiva. No demos por hecho una situación sin tener información confiable y tangible. EJEMPLO: comunicar al equipo una situación que pensamos que sucederá sin tener certezas (o guiándonos por rumores), podría desacreditar nuestra propia palabra en caso de no concretarse. Máxima de cantidad: Dar la cantidad necesaria de información (ni más ni menos). EJEMPLO: Al solicitar la realización de una determinada tarea debemos ser claros y concisos con lo que pedimos teniendo en cuenta cuál es el objetivo, el para qué, y los plazos en los que necesitamos que se lleve a cabo. Agregar más información, como así también no aclarar estos puntos, puede generar confusión y que el colaborador malinterprete la información. Máxima de pertinencia o relevancia: La información que compartes debe tener relación con el tema y contexto de la conversación. Es necesario no cambiar el tema del que se está hablando para desarrollar otro ya que esto podría desvirtuar la conversación. EJEMPLO: Nos reunimos virtualmente para conocer los avances sobre determinada tarea, y luego de unos pocos minutos, sin haber terminado con el objetivo de la reunión, cambiamos de tema enfocándonos en otra tarea totalmente diferente (que no tiene relación y que además no es relevante ni urgente). Máxima de Modo o Manera: nuestros colaboradores esperan un discurso ordenado, inteligible, que no sea muy complicado, pero tampoco vago, que no contenga ambigüedades ni contradicciones. De este modo, podrán llevarse una idea completa y acabada de lo que se hable. EJEMPLO: Debemos conocer en profundidad el tema que abordaremos para evitar ambigüedades, resaltando qué es lo que esperamos y por qué. 19

Feedback constructivo Es necesario una descripción de lo que se hizo bien, no se hizo o se hizo mal, evaluando aspectos de conocimiento (sabe o no), aptitud (puede o no) o de actitud (quiere o no). También es necesario consensuar un plan de acción tendiente a seguir mejorando las próximas tareas del colaborador.

LIDERAR A LA DISTANCIA | Diagnosticando 20

¿Cómo? Rol del líder: Diagnosticar • ¿No sabe? → formar / enseñar • ¿No quiere? → inspirar/motivar • ¿No puede? →mostrar /acompañar

Esquema de Feedback Autoanálisis: Se le pregunta al colaborador (hacer que el otro diga) ¿Cuáles son sus fortalezas? ¿Cuáles son sus oportunidades de mejora? Devolución: El líder expone fortalezas y oportunidades de mejora del colaborador, es decir lo que se hizo bien, lo que no se hizo y lo que hay que mejorar. Plan: Acuerdo de lo prioritario a trabajar 1. Específico: con fecha cierta 2. Concreto: a corto plazo 3. Alcanzable

Planificación de objetivos La claridad es fundamental para una adecuada planificación. Liderar a la distancia requiere conocer en profundidad los objetivos, procesos y tareas de tu equipo. Para esto es necesario que tu superior acuerde con vos lo prioritario y urgente y lo importante para trabajar en equipo alineados a la estrategia empresarial. Solo así podrás planificar con tu equipo “objetivos de trabajo remoto” en tiempo y forma.

LIDERAR A LA DISTANCIA | Planificando 22

¿Cómo? Ayudando al equipo a armar la agenda del día: comenzar con un resumen de las prioridades consensuando lo que hay que hacer en el día o en el plazo que se defina. Se deberán establecer las prioridades del día. Eligiendo mejor horario para cada tarea, considerando prioridades y posibilidades de máxima concentración del colaborador. Concentrando reuniones virtuales en horarios de mejor conectividad.

Para establecer las prioridades es necesario distinguir lo urgente de lo importante. Se pueden dar casos de cuestiones urgentes e importantes a atender en lo inmediato, pero también existen cuestiones importantes que no necesariamente son urgentes. Es normal y habitual que estos conceptos se confundan y que nuestros colaboradores perciban con nuestros pedidos que “todo es urgente” y que trabajamos solamente a demanda y sobre la marcha, sin una adecuada organización y planificación.

Detallamos diferencias generales de cada concepto: Urgente: es el presente, requiere la acción, el resultado inmediato, es lo cuantitativo. Me motiva porque tengo la seguridad de ver los resultados rápidamente, ya que conozco la tarea y se hacerla. Importante: es el futuro, el mediano y largo plazo. Privilegia más la reflexión, las ideas, lo cualitativo, antes de pasar a la acción. Lo que para mí tiene valor, interés, un papel considerable; lo cual no implica que se tenga que hacer ya. Como lo practico menos, lo conozco menos, probablemente me cueste más dominarlo. Requiere reflexión previa y toma de riesgos.

Para facilitar la diferenciación de ambos, detallamos algunas recomendaciones: • Pensar en el por qué y para qué del objetivo y/o tarea a encomendar. • La nueva tarea, ¿puede esperar o requiere atención inmediata? • Al surgir una tarea o actividad no prevista y considerada “urgente”, ¿considero que el resto de las tareas ya planificadas probablemente se postergue? ¿Preveo cuál será el impacto de dicha postergación?.

IMPORTANTE

HAZLO YA

DESCARTADO

URGENTE

NO URGENTE DELEGA

AGENDADO Y PLANIFICADO

NO IMPORTANTE

Evaluaciรณn y seguimiento Seguimiento del cumplimiento de los objetivos, procesos y tareas, en los plazos consensuados previamente, estando disponible.

LIDERAR A LA DISTANCIA | Evaluando 26

¿Cómo? Es el momento de identificar, la adaptación individual del colaborador al teletrabajo. Validar el cumplimiento de la agenda previamente consensuada. Dar feedback constructivo para acordar el plan de acción necesario con el que vamos a darle seguimiento al colaborador.

Proactividad e iniciativa Reconocer y detectar aquellos colaboradores que puedan agregar valor al sector, a travĂŠs de su capacidad para implementar soluciones a problemas o retos con decisiĂłn e independencia de criterio.

LIDERAR A LA DISTANCIA | Potenciando 28

¿Cómo? Observá que el colaborador se mueve a la acción para cumplir tareas y objetivos, con decisión e independencia de criterio. Observá cuando el colaborador expresa, crea y genera nuevas ideas para resolver distintas situaciones con rapidez ante nuevos requerimientos, aprovechando las oportunidades del entorno. Identificá los momentos ociosos del colaborador dentro de la jornada laboral, para desafiarlo con nuevos retos que lo motiven.

Delegar Capacidad de dar poder al equipo de trabajo potenciándolo, creando espacios de creación y nuevos retos. Los colaboradores sienten que uno confía en ellos, incrementando el aprendizaje y la motivación.

LIDERAR A LA DISTANCIA | Delegando 30

¿Cómo? Delegaremos tareas que no se correspondan con las propias de un líder y que a su vez el colaborador la realice mejor que nosotros. Analizaremos qué nivel de reto supone la tarea delegada, buscando un aprendizaje y una motivación. Los retos planteados deben ser alcanzables, evitando entrar en un estrés injustificado. No pidamos imposibles a nadie. A la hora de delegar, daremos toda la información posible sobre la tarea y las razones para realizarla, el tiempo y todos los pormenores relevantes. Daremos los medios y autoridad suficiente para ejecutar la tarea. De lo contrario es un freno, una pérdida de tiempo y disminuye la confianza y la motivación.

Sin dudas tu rol actual de LĂder a la distancia es una oportunidad para demostrarte a vos mismo, a tus jefes, a la empresa y a tu familia, que estĂĄs preparado para adaptarte a las nuevas maneras de organizar el trabajo del futuro:

• Inspirá entusiasmo • Hablá de un “Nosotros” • Compartí los éxitos • Orientá y formá a tus colaboradores Cuidemos nuestra salud y la de nuestra empresa. Seamos productivos teletrabajando.

ยกGracias por leerme! Equipo de RRHH Capacitaciรณn y desarrollo 34