4.AANVRAAGPROCEDURE GASTLESSEN

4. AANVRAAGPROCEDURE

GASTLESSEN

Lesaanvragen die binnenkomen in de inbox info@gastlessenfnv.nl worden vanuit het secretariaat verwerkt. Zelf geworven lessen in je eigen regio(‘s) plan je zelf in.

4.1 VERWERKING LESAANVRAAG

STAP 1: ONTVANGST AANVRAAG

Aanvragen die in de mailbox van het secretariaat binnenkomen worden ook vandaaruit verwerkt. Een klein aantal gastlessen wordt telefonisch aangevraagd en opgepakt. Lessen die je als gastlesdocent in je eigen regio(‘s) werft, plan je zelf in CRM in.

STAP 2: VERWERKING AANVRAAG IN CRM

• Nieuwe lesaanvragen worden in principe binnen 2 dagen opgepakt vanuit het secretariaat. Bij de planning is je reisafstand bepalend. De gastlesdocent die beschikbaar is en de minste reistijd heeft, wordt aan de aanvraag gekoppeld. Via CRM krijg je hiervan bericht. • Volg je als nieuwe gastlesdocent een inwerktraject, dan loop je mee met een ervaren gastlesdocent. In CRM zie je dit terug aan de status ‘Meelooples nieuw’. • Om efficiënt te kunnen werken is het van belang dat je beschikbaarheid is bijgewerkt! Hiervoor ben je zelf verantwoordelijk. Zie in CRM in linkerkolom onder Menu: Agenda beschikbaarheid

STAP 3: GASTLESDOCENT NEEMT CONTACT OP MET DOCENT

Nadat de aanvraag is ingepland ontvangt de gastlesdocent een mailbericht. In CRM staat de status van de aanvraag op ‘nieuw’.

Je bent beschikbaar en dan? • Je neemt binnen 2 dagen contact op met de docent die de aanvraag heeft ingediend en wijzigt de status naar ‘in behandeling’. De gastlesdocent die meeloopt en beschikbaar is zet de status op ‘meelooples akkoord’. Voor gegevens over de gastles in CRM logt de gastlesdocent in via gastlessenfnv.allsolutions.nl/. • Voor de ontbrekende informatie van de lesaanvraag neem je telefonisch contact op met de docent, verwerkt de antwoorden in CRM, vraagt of er thema’s zijn die extra aandacht verdienen en of er bijzonderheden zijn over de klas zelf die handig zijn om te weten. Bevestig vervolgens de gemaakte afspraken per mail aan de docent met een cc naar info@gastlessenfnv.nl. Daarna zet je de status op ‘les bevestigd’. Gastlesdocenten die het inwerktraject volgen en beschikbaar zijn wijzigen de status zelf naar ‘meelooples akkoord’ (19). Toch aan de telefoon? Maak gelijk van de gelegenheid gebruik om te vragen of de docent collega’s kent die geïnteresseerd zijn in onze gastlessen. Na je gastles kan je daar bij de docent op terugkomen.

Tijdens het inwerkprogramma van nieuwe collega’s gaat er regelmatig een gastlesdocent in opleiding met je mee. Is dat het geval? Neem die dan in al je communicatie (ook bij annulering, ziekte) rond de aangevraagde les mee, zowel naar de docent als info@gastlessenfnv.nl! Zo komt niemand voor verrassingen te staan.

• Als de aanvraag ver vooruit gepland is en nog niet alle gegevens bekend zijn, neem je ook dan binnen 2 dagen contact op met de docent en stuur je vervolgens een voorlopige bevestiging met een cc naar info@gastlessenfnv.nl en verzet je de status naar ‘les bevestigd’. Twee weken voor de lesdatum neem je opnieuw contact op met de docent voor definitieve afstemming en bevestig je vervolgens de definitieve afspraken per mail met een cc naar info@gastlessenfnv.nl.

Wat als je niet beschikbaar bent? Als je niet beschikbaar bent op de aangevraagde datum, kan je samen met de docent naar een alternatief kijken. Lukt dat niet? Zet dan de status op ‘niet beschikbaar’ – geldt ook voor gastlesdocenten die het inwerktraject volgen – en plaats een berichtje op het prikbord in CRM. Je kiest hiervoor bij het info-venster code [planning]; omschrijving planning gastlessen. Vanuit het secretariaat wordt vervolgens gekeken of een andere gastlesdocent aan de aanvraag kan worden gekoppeld.

STAP 4: LAATSTE CHECK DOOR GASTLESDOCENT

Uiterlijk 1 dag vóór de lesdatum check je nog even de gegevens in CRM. Als er nog vragen zijn neem dan contact op met het secretariaat: 088 - 368 0 616 (op werkdagen tussen 9.00 en 16.00 uur) of info@gastlessenfnv.nl.

STAP 5: DAG VAN DE GASTLES

Zorg dat je goed voorbereid en op tijd aanwezig bent. Heb je vragen voor het secretariaat? Neem dan contact op met het secretariaat: 088 - 368 0 616 (op werkdagen tussen 9.00 en 16.00 uur) of info@gastlessenfnv.nl.

Na de gastles rond je de procedure af in CRM: • Vul het aantal gewerkte uren, reisuren, reissoort, aantal deelnemers plus het aantal inschrijvingen in. • Wijzig de status naar ‘les gegeven’. Volg je het inwerktraject wijzig de status dan naar ‘meelooples bijgewoond’.

Aandachtspunten invoeren zelf geworven lessen in CRM: • Kijk voordat je boekt altijd éérst in CRM of je niet al vanuit het secretariaat voor een andere les staat ingepland. • Vink de juiste gastles aan, vooral omdat we nu zowel lessen op locatie als online aanbieden. • Onlineles? Vul dan bij ‘locatie’ online in. • Zorg dat de statussen in CRM actueel zijn (jullie eigen verantwoordelijkheid). Dit geldt ook voor ‘les bevestigd’: dit wordt niet meer vanuit het secretariaat gedaan! • Heb je een sectorspecifieke versie van Power op de Werkvloer geworven en ingevoerd, plaats dan een berichtje op het prikbord (planning) met ‘kaderlid gezocht voor Power op de Werkvloer’. Vanuit het secretariaat wordt vervolgens gekeken of er een werkvelddeskundige (kaderlid) beschikbaar is. Zo ja, krijg je via het prikbord de naam en contactgegevens van het kaderlid waarna je contact opneemt voor verdere afstemming. Ook als er geen kaderlid mee kan wordt dit op het prikbord vermeld. Nog niet voor elke specifieke versie van Power op de Werkvloer hebben we werkvelddeskundigden. Maar hun aantal groeit nog steeds, evenals het aantal sectorspecifieke gastlessen. • Een nieuw contact moet eerst in CRM worden aangemaakt. Stuur hiervoor de gegevens naar info@gastlessenfnv.nl Vervolgens ontvangen jullie een seintje dat je de les kunt inplannen.

Annulering les(sen) Bij zelf geworven lessen zullen jullie het aanspreekpunt voor de docent zijn. Als een les geannuleerd of verschoven wordt mail je dit naar info@gastlessenfnv.nl en vermeld je dat met de reden van annulering bij de desbetreffende les op het prikbord. Ben je ziek of is de docent ziek, volg dan 4.3 of 4.4 uit de handleiding en vermeld de reden op het prikbord bij de desbetreffende gastles.

Tot slot. Kijk regelmatig op onze site. Altijd goed om te weten wat erop staat. Geef je een sectorspecifieke gastles, kijk dan op de desbetreffende sectorpagina voor het laatste nieuws en relevante informatie over de sector.

Voor gastlesdocenten geldt een uniforme regeling rondom woon/werkverkeer van (maximaal) een halfuur per enkele reis. Ongeacht je standplaats. Meer reistijd mag als werktijd geschreven worden (zie voor meer info hoofdstuk 6. Reizen met OV).

4.2 OVERZICHT OMSCHRIJVING AANVRAAGSTATUS CRM (vanuit inbox info@gastlessenfnv.nl)

STATUS

Nieuw (10)

In behandeling (12) BETEKENIS

Aanvraag is ingevoerd en gekoppeld aan gastleslesdocent.

Aanvraag is opgepakt door gastlesdocent.

Niet beschikbaar (13) Gastlesdocent is niet beschikbaar en plaatst bericht op prikbord CRM.

Les bevestigd (17) Gastlesdocent heeft bevestigingsmail met gemaakte afspraken naar docent gestuurd met cc naar info@gastlessenfnv.nl

Les gegeven; afgerond (21) Gegevens in CRM over werk/reisuren, aantal deelnemers, inschrijvingen, reissoort zijn na afloop les ingevuld.

Doorgestuurd naar andere bond (26)

Geannuleerd door aanvrager (27) Lesaanvraag valt niet binnen werkveld van Gastlessen FNV.

Heeft aanvraag ingetrokken. Meld op prikbord bij desbetreffende gastles reden van annulering.

Geannuleerd door FNV (28) Les kan niet worden ingepland of aanvrager reageert niet op e-mail en/of telefoon.

Meelooples nieuw (18)

Meelooples akkoord (19) Nieuwe gastlesdocent is voor gastles aan ervaren gastlesdocent gekoppeld.

Nieuwe gastlesdocent is akkoord met meelooples waaraan/hij/zij gekoppeld is.

Meelooples bijgewoond (31) Gewerkte uren, reisuren, reissoort en eventuele inschrijvingen van afgelopen maand zijn de 1e van de nieuwe maand ingevuld.

Ziek (25) Gastlesdocent is ziek gemeld voor betreffende les. ACTOR ACTOR

Secretariaat Zie stap 2

Gastlesdocent Zie stap 3

Gastlesdocent Zie stap 3

Gastlesdocent Zie stap 3

Gastlesdocent Zie stap 4

Secretariaat

Secretariaat/ gastlesdocent Hoofdstuk 4; 4.4

Secretariaat Hoofdstuk 4, 4.4

Gastlesdocent Stap 2

Gastlesdocent Stap 3

Gastlesdocent Hoofdstuk 5; stap ?

Gastlesdocent Hoofdstuk 4: 4.3

4.3 PROCEDURE AFZEGGEN LESSEN BIJ ZIEKTE GASTLESDOCENT

• Probeer altijd eerst de les over te dragen aan één van je collega’s. Als dat lukt neemt je contact op met de docent en leg je uit waarom er een vervangende gastlesdocent komt. Vervolgens stuur je een bevestigingsmail naar de docent met de gegevens van je vervanger (cc naar vervanger én info@gastlessenfnv.nl). • Als niemand de les kan overnemen bel en mail je zo vroeg mogelijk de docent dat je wegens ziekte niet in staat bent om de les te geven en excuseer je je hiervoor. Kijk of je direct een nieuwe afspraak kunt maken. Lukt dat niet, spreek dan af dat je contact opneemt zodra je beter bent. Een andere optie is dat het secretariaat contact zoekt

voor een nieuwe afspraak. Belangrijk is dat je dit per mail bevestigt aan zowel de docent als aan info@gastlessenfnv.nl. • Bel 06 512 1 8380 (geen app of mail) vóór 9.00 uur de projectleider om je ziek te melden. Bij geen gehoor spreek je de boodschap in. Mail daarnaast je ziekmelding naar info@gastlessenfnv.nl. Doe dit dezelfde dag (of ochtend als je je ‘s morgens ziekmeldt). • Als het om een ‘meelooples’ gaat, laat dan ook de desbetreffende collega weten dat je ziek bent. • Zodra je beter bent meld je dit telefonisch bij de projectleider. Wordt er niet opgenomen? Spreek dan de boodschap in.

Stuur eveneens een betermeldingsmail naar info@gastlessenfnv.nl.

4.4 ANNULERING LES DOOR AANVRAGER OF FNV

• Als een les op het laatste moment wordt geannuleerd meld je dat bij je coördinator. Indien mogelijk word je voor vervangende werkzaamheden ingezet. • Ben je onderweg naar een gastles en je hoort dat de gastles wegens ziekte van de docent vervalt, schrijf je alleen je reisuren. Krijg je dit bericht pas als je al aangekomen bent, kijk dan of je nieuwe contacten kunt leggen en/of nieuwe lessen kunt werven. Mail of bel de resultaten door naar je coördinator. Uiteraard kun je deze tijd als werktijd schrijven. • Lessen dienen 10 dagen van te voren definitief bevestigd te zijn (of het moet om een spoedaanvraag gaan). Van de gastlesdocent wordt hierin een actieve rol verwacht. Als docenten niet reageren op telefoontjes of mailberichten van de gastlesdocent, neem je contact op met je coördinator. Lukt het ook de coördinator niet contact te leggen met de docent, wordt de les door de FNV geannuleerd. De annulering wordt vervolgens beargumenteerd per mail bevestigd vanuit het secretariaat. Er wordt een termijn van 10 dagen aangehouden, zodat voor de gastlesdocent de mogelijkheid openblijft om voor een andere les ingepland te worden.

4.5 ADMINISTRATIE

Uiterlijk de 1e van elke maand heb je alle administratie rond gegeven lessen in CRM verwerkt en gecheckt en de status op ‘les gegeven; afgerond’ gezet. Dit is noodzakelijk voor de maandelijkse rapportages die wij moeten verantwoorden. Je kunt in CRM je tijdregistratie bijhouden. Onder je eigen medewerkerscode vul je je verrichte werkzaamheden bij in administratie, gastles, kantoor/overig, lesvoorbereiding, reistijd, verlof/feestdag, werkgroepen, werving, ziek. Je hebt als gastlesdocent een flexibel contract. Dat betekent dat het aantal gewerkte uren per week kan verschillen.