4. AANVRAAGPROCEDURE GASTLESSEN Lesaanvragen die binnenkomen in de inbox info@gastlessenfnv.nl worden vanuit het secretariaat verwerkt. Zelf geworven lessen in je eigen regio(‘s) plan je zelf in.
4.1 VERWERKING LESAANVRAAG STAP 1: ONTVANGST AANVRAAG Aanvragen die in de mailbox van het secretariaat binnenkomen worden ook vandaaruit verwerkt. Een klein aantal gastlessen wordt telefonisch aangevraagd en opgepakt. Lessen die je als gastlesdocent in je eigen regio(‘s) werft, plan je zelf in CRM in. STAP 2: VERWERKING AANVRAAG IN CRM • Nieuwe lesaanvragen worden in principe binnen 2 dagen opgepakt vanuit het secretariaat. Bij de planning is je reisafstand bepalend. De gastlesdocent die beschikbaar is en de minste reistijd heeft, wordt aan de aanvraag gekoppeld. Via CRM krijg je hiervan bericht. • Volg je als nieuwe gastlesdocent een inwerktraject, dan loop je mee met een ervaren gastlesdocent. In CRM zie je dit terug aan de status ‘Meelooples nieuw’. • Om efficiënt te kunnen werken is het van belang dat je beschikbaarheid is bijgewerkt! Hiervoor ben je zelf verantwoordelijk. Zie in CRM in linkerkolom onder Menu: Agenda beschikbaarheid STAP 3: GASTLESDOCENT NEEMT CONTACT OP MET DOCENT Nadat de aanvraag is ingepland ontvangt de gastlesdocent een mailbericht. In CRM staat de status van de aanvraag op ‘nieuw’. Je bent beschikbaar en dan? • Je neemt binnen 2 dagen contact op met de docent die de aanvraag heeft ingediend en wijzigt de status naar ‘in behandeling’. De gastlesdocent die meeloopt en beschikbaar is zet de status op ‘meelooples akkoord’. Voor gegevens over de gastles in CRM logt de gastlesdocent in via gastlessenfnv.allsolutions.nl/. • Voor de ontbrekende informatie van de lesaanvraag neem je telefonisch contact op met de docent, verwerkt de antwoorden in CRM, vraagt of er thema’s zijn die extra aandacht verdienen en of er bijzonderheden zijn over de klas zelf die handig zijn om te weten. Bevestig vervolgens de gemaakte afspraken per mail aan de docent met een cc naar info@gastlessenfnv.nl. Daarna zet je de status op ‘les bevestigd’. Gastlesdocenten die het inwerktraject volgen en beschikbaar zijn wijzigen de status zelf naar ‘meelooples akkoord’ (19). Toch aan de telefoon? Maak gelijk van de gelegenheid gebruik om te vragen of de docent collega’s kent die geïnteresseerd zijn in onze gastlessen. Na je gastles kan je daar bij de docent op terugkomen.
Tijdens het inwerkprogramma van nieuwe collega’s gaat er regelmatig een gastlesdocent in opleiding met je mee. Is dat het geval? Neem die dan in al je communicatie (ook bij annulering, ziekte) rond de aangevraagde les mee, zowel naar de docent als info@gastlessenfnv.nl! Zo komt niemand voor verrassingen te staan.
• Als de aanvraag ver vooruit gepland is en nog niet alle gegevens bekend zijn, neem je ook dan binnen 2 dagen contact op met de docent en stuur je vervolgens een voorlopige bevestiging met een cc naar info@gastlessenfnv.nl en verzet je de status naar ‘les bevestigd’. Twee weken voor de lesdatum neem je opnieuw contact op met de docent voor definitieve afstemming en bevestig je vervolgens de definitieve afspraken per mail met een cc naar info@gastlessenfnv.nl.
10
