ORGANIZZAZIONE e RIORGANIZZAZIONE AZIENDALE
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Doc : SCG-ART-Q001 File : SCG_OrganizzazioneAziendale1.doc
Organizzazione e Riorganizzazione Aziendale (Parte 1) – La Definizione Ogni azienda opera nel mercato, mediante la propria Organizzazione, che è un sistema “bidirezionale” cioè in continuo rapporto con l’ambiente esterno. Ogni parte dell'Organizzazione interna infatti, è influenzata dal contesto esterno e viceversa. I contenuti degli ambienti interno – esterno Analizziamo più in dettaglio il loro contenuto, per avere una migliore comprensione, sulle modalità di definizione di un modello Organizzativo o sul miglioramento di uno esistente : L'ambiente interno è rappresentato da : • Strategie : le modalità con le quali la Direzione d'impresa intende perseguire la mission Aziendale • Strutture : la forma e l’articolazione, da attribuire all'Organizzazione affinchè essa sia coerente con la mission da perseguire • Risorse : personale e mezzi tecnico - economici necessari a mettere a punto e strutturare ogni singolo Processo Aziendale, in modo efficace ed efficiente, al fine di migliorarne la gestione e la competitività, e garantire gli obiettivi prefissati. • Metodi :i criteri , le procedure e le istruzioni tecnico – gestionali ritenute necessari per analizzare, coordinare, gestire e monitorare, tutte le attività caratteristiche dei vari Processi Aziendal. L'ambiente esterno è rappresentato da: • Mercato di riferimento : tipo di domanda qualitativa quantitativa , tipologia dei competitors • Tecnologie utilizzate nel settore • Leggi e Norme cogenti • Contesto Sociale in cui opera l'Organizzazione dell'azienda : tipologia delle aspettative e del livello di bisogni espressi dalle varie parti sociali coinvolte • Esigenze Enonomiche - Finanziarie correlate all'economia dei mercati in cui l'impresa opera o intende operare. Definire il modello Organizzativo l'Organizzazione Aziendale, si regge quindi, su varie componenti, fra loro strettamente legate : -l’obiettivo e la comprensione di perseguire finalità comuni, a tutte le componenti aziendali (dirigenza, personale) -l'insieme delle risorse, che vengono messe in campo, -la messa in atto di procedure, messe a punto in accordo alla strategia (mission) Aziendale, -la costante interazione con l’ambiente esterno del settore di mercato, a cui la medesima fa riferimento, e nel quale si confronta con la concorrenza. Definire o rivedere un modello organizzativo d'impresa significa quindi : analizzare ed individuare tutto ciò che, rispetto a quanto sopra indicato, l'organizzazione attuale, non ha ancora implementato nel proprio contesto operativo. Tipicamente le fasi di definizione del modello Organizzativo sono : -il Check up SCG - Aziende di Andrea Poldelmengo p.i. Via Don Mariano Ballan, 24 30020 - Marcon (VE), Italia C.F. PLDNDR55S17F229J
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-il Progetto e implementazione del nuovo Modello -il monitoraggio e introduzione delle azioni correttive Tale processo richiede l’utilizzo di collaboratori che : - abbiano maturato una significativa e comprovata esperienza nei vari Processi della vita Aziendale (amministrazione, finanza, produzione, acquisti, ecc), -siano abituati a dare supporto in una fase di cambiamento, e di anticipare, evitare ed in caso dirimere eventuali conflitti interni Solo tali premesse, possono fornire un significativo valore aggiunto e soddisfare le esigenze di tutte le parti interessate (Dirigenza e personale dei vari reparti) in coerenza con il target espresso dalla Direzione.
Organizzazione e Riorganizzazione Aziendale (Parte 2) – Attivazione del professionista In genere l’attivazione e l’intervento del professionista di supporto alla Organizzazione o Riorganizzazione aziendale, si svolgono attraverso le seguenti fasi di massima : -fase 1: incontro preliminare in cui cliente e professionista ,definiscono le premesse, l’ambito di intervento e l’accordo (in genere tale fase non è onerosa) -fase 2: analisi della situazione dell’impresa, progettazione del check up ad hoc. -fase 3: : proposta del professionista al cliente, per l’attuazione del check up, introduzione delle eventuali modifiche e/o correzioni, approvazione, attuazione del check-up approvato. -fase 4 : revisione e analisi dei risultati del check-up, progettazione del modello ad hoc, definizione del Programma di lavoro. -fase 5 : proposta del professionista al cliente, per l’implementazione del Modello e Programma di lavoro, introduzione delle eventuali modifiche e/o correzioni, approvazione. -fase 6: attuazione del Modello e Programma approvati, suddiviso in azioni indipendenti ed autonome da valutare in seguito singolarmente e conclusivamente. -fase 7 : revisione e analisi dei risultati del modello implementato, introduzione delle azioni correttive Gli strumenti di lavoro utilizzati sono : questionari, interviste, comunicazioni, analisi di documenti scritti.
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Organizzazione e Riorganizzazione Aziendale (Parte 3) – Il Check-up Come indicato nella parte 1, la definizione del Modello organizzativo più adatto al raggiungimento degli obiettivi aziendali prefissati, richiede il completamento delle seguenti fasi : -il Check up -il Progetto e implementazione del nuovo Modello -il monitoraggio e introduzione delle azioni correttive Chek up aziendale : lo scopo è ,definire , attraverso un'accurata indagine e analisi iniziale, il quadro preciso della situazione,: -le condizioni operative dell’azienda -l’interazione fra i reparti -i problemi di comunicazione -cause del rallentamento dei processi al fine di evidenziare i punti di forza e di debolezza dell'impresa rispetto agli obiettivi prefissati. Il check up richiede un arco temporale, che permetta di approfondire le tematiche sopracitate nelle varie aree aziendali (area management, area risorse umane, area commerciale e marketing, area innovazione e sistemi informativi). Le informazioni acquisite durante il processo di check-up aziendale : 1) costituiscono il punto di partenza fondamentale per individuare ed in seguito implementare interventi mirati a : - risolvere problemi specifici -migliorare le prestazioni dei vari processi-reparti e quindi la performance generale dell'azienda 2) sono finalizzate ad analizzare , valutare interamente o nelle porzioni necessarie, e a seconda delle dimensioni e tipologia di azienda, i seguenti elementi : -Risorse economiche - finanziare -Risorse umane : organigramma , compiti ruoli mansioni , motivazioni ,qualifiche e competenze acquisite anche attraverso attività di addestramento/formazione -Know - how aziendale tecnologico e commerciale -Comunicazione e relazione con i clienti -Mercato di riferimento e rete commerciale -Magazzini & Struttura logistica -Layout e articolazione dei processi aziendali e produttivi -Metodi e criteri utilizzati -Performance reddituali e competitive -Sistemi di monitoraggio e reporting Organizzazione e Riorganizzazione Aziendale (Parte 4) – La Pianificazione delle Strategie Per lo sviluppo di strategie e di piani per consentire il raggiungimento degli obiettivi aziendali, è raccomandabile che ogni organizzazione utilizzi un processo sistematico e rigoroso che garantisca la corretta pianificazione. Un metodo efficace di analisi che viene utilizzato in questa attività, e che bene si presta ad essere impiegato in una varietà di processi decisionali, (Marketing, Produzione, Struttura, ecc) è lo SWOT (metodo attribuito a Albert Humphrey), acronimo di : Strength, Weakness, Opportunity, Threat Strength - Punti di forza: le attribuzioni dell'organizzazione che sono utili a raggiungere l'obiettivo. -Weakness - Punti di debolezza: le attribuzioni dell'organizzazione che sono dannose per raggiungere l'obiettivo. -Opportunity - Opportunità: le condizioni esterne che sono utili a raggiungere l'obiettivo.
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-Threat – Rischi-Minacce : condizioni esterne che potrebbero recare danni alla performance aziendale Per maggior comprensione, la descrizione del metodo SWOT, è sintetizzata nella seguente matrice : Analisi Interna Analisi SWOT Forze (S) Opportunità (O) Analisi Esterna Rischi Minacce (T)
Debolezze (W)
Strategie S-O: Sviluppare nuove metodologie in grado di sfruttare i punti di forza dell'azienda
Strategie W-O: Eliminare le debolezze per attivare nuove opportunità.
Strategie S-T: Sfruttare i punti di forza per difendersi dalle azioni esterne (“rischi o minacce” : concorrenza e similari).
Strategie W-T: Individuare piani di difesa per evitare che le azioni esterne acuiscano i punti di debolezza
Ma Attenzione !! Tale metodo rappresenta uno strumento valido, purché non prescinda dalla definizione e messa in atto delle seguenti azioni : -definizione degli obiettivi : definizione di ciò che l'organizzazione sta andando a fare -analisi delle strategie esistenti : la verifica della pertinenza dei risultati attuali -generazione e verifica di strategie e metodi alternativi : la revisione di questioni strategiche può comportare la necessità di modificare gli obiettivi -definizione dei fattori critici di successo : modalità di raggiungimento degli obiettivi e la strategia di attuazione -preparazione di informazioni operative, delle risorse, dei progetti per i piani di attuazione della strategia -monitoraggio dei risultati operativi ;inclusa la introduzione di azioni correttive che potrebbero significare la modifica degli obiettivi e delle strategie. -verifica del ROI (Return of Investment)
Organizzazione e Riorganizzazione Aziendale (Parte 5) – Il Progetto , Elementi Fondamentali Questa fase è propedeutica alla definizione del progetto organizzativo, che verrà descritta in articolo dedicato Gli elementi fondamentali su cui costruire il progetto organizzativo, comprendono l’identificazione corretta e lo studio dei principali processi, che caratterizzano il funzionamento dell’azienda in esame, e tipicamente per una PMI : -Direzione Generale -Assicurazione/Gestione della Qualità -Amministrazione -Finanza e Controllo -Commerciale/Marketing -Progettazione Ricerca e Sviluppo -Approvvigionamenti -Produzione -Magazzino & Logistica -Controllo Qualità Attenzione ! Questa fase del lavoro di progettazione organizzativa, si rivela di importanza strategica, poiché costituisce la struttura base per lo sviluppo successivo (procedure e metodi) e messa a punto del sistema di Qualità aziendale. SCG - Aziende di Andrea Poldelmengo p.i. Via Don Mariano Ballan, 24 30020 - Marcon (VE), Italia C.F. PLDNDR55S17F229J
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Il risultato sintetico, di un progetto di Organizzazione Aziendale è costituito da : • Produzione di un organigramma generale della struttura aziendale, nel quale vengono schematizzate le posizioni e le funzioni dei rappresentanti della struttura Organizzativa. L’organigramma viene prodotto in vari livelli di dettaglio : -primo livello : identifica le posizioni delle funzioni deputate al governo dell’azienda (livello Direzione e management che ad essa risponde) -secondo livello : management , quadri e collaboratori responsabili di gruppi o task force •Individuazione e condivisione dei Metodi e delle Procedure da adottare per la gestione delle varie aree aziendali finalizzate all'efficienza – efficacia in ottica del miglioramento continuo del Sistema Impresa •Ridefinizione dei compiti , ruoli e mansioni del personale in relazione alle nuove metodologie ritenute idonee Organizzazione e Riorganizzazione Aziendale (Parte 6) – Il Dettaglio del Progetto In questa parte vengono analizzati in dettaglio i principali Processi, presi in considerazione dal Progetto organizzativo : • Direzione Aziendale– processo che richiede la definizione di : -politica aziendale -strategie di sviluppo -diagramma a blocchi dei processi (vedi esempio nel seguito); necessario ad individuare le operazioni che in ogni singolo processo devono essere svolte per adempiere in modo esaustivo, alle esigenze funzionali dell’azienda -organigramma (gerarchia aziendale delle responsabilità) -mansionari -messa a disposizione dei mezzi e delle risorse -verifica dei risultati conseguiti, rispetto agli obiettivi prefissati
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• Assicurazione/Gestione Sistema Qualità – processo che richiede la definizione di : -metodi e procedure per la gestione dei processi principali e di supporto nel rispetto degli obiettivi qualitativi – ambientali e di sicurezza -gestione documentale -matrice delle responsabilità (vedi esempio nel seguito) : strumento utile alla Direzione per: a) organizzare la attribuzione razionale e coordinata delle responsabilità, alle varie funzioni aziendali, deputate al governo dell’azienda (livello management e quadri), 2) effettuare il monitoraggio di tali funzioni -coordinamento delle azioni correttive e dei reclami clienti pianificazione e coordinamento delle attività di addestramento e formazione del personale -gestione statistica del dati di prodotto / processo per le valutazioni periodiche -conduzione verifiche interne (audit), per il monitoraggio del rispetto degli obiettivi qualitativi
• Amministrazione Finanza e Controllo di Gestione – processo che richiede la definizione di : -Contabilità analitica & industriale; Ogni azienda ha caratteristiche proprie che devono essere evidenziate e valutate dal proprio sistema di rilevazione dei dati analitici che costituisce la prima colonna, su cui si regge il controllo della gestione -Il budget e budget forecast : deve essere preparato per ognuna delle aree aziendali, ed in tempo utile prima dell’inizio dell’anno amministrativo. Ha la funzione di strumento di comunicazione aziendale e allineamento a obiettivi analitici. E’ importante che sia mantenuto aggiornato in modo da rappresentare coerentemente lle evoluzioni aziendali. -Pianificazione Finanziaria per il controllo del Cash Flow o Flusso Cassa e la: è l’attività di controllo dell'andamento della gestione e degli obblighi contrattuali con clienti, fornitori, soci , finanziatori, banche; cioè di tutti i soggetti che hanno rapporti
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con l'azienda. Permette così di calcolare anche, il trend di liquidità dell’azienda e le previsioni, nel corto e medio periodo. -Controllo di Gestione : o controllo di direzione, è il sistema operativo che consente di guidare la gestione verso il conseguimento degli obiettivi stabiliti in sede di pianificazione operativa. Il rilevamento dello scostamento tra obiettivi pianificati e risultati conseguiti viene notificato alle funzioni responsabili, allo scopo di decidere e attuare le opportune azioni correttive.
• Commerciale, Marketing – processo che richiede la definizione di: -politiche e gestione delle vendite ai clienti -analisi del mercato nazionale ed estero -politica dei prezzi e degli sconti , gestione dei contratti-ordini -customer satisfaction -e-commerce, e –business
• Progettazione, Ricerca e Sviluppo – processo che richiede la definizione di : -analisi di fattibilità dei progetti -analisi preventiva delle probabilità di guasto FMEA (Failure Mode and Effect Analysis) o FMECA (Failure Mode and Critical Effect Analysis) -analisi dei rischi in relazione alla sicurezza del prodotto o macchinario -sistemi di codifica dei sistemi, sottosistemi e singoli particolari esecutivi -pianificazione ed assegnazione delle attività progettuali -normativa applicabile al settore e alle specifiche forniture (es destinazioni particolari) -attività connesse allo sviluppo ed alla verifica dei progetti -gestione delle modifiche , relazioni di calcolo -manuali d'uso e manutenzione -dichiarazione di conformità CE -sistemi d'archiviazione degli elaborati tecnici (specifiche, disegni, manuali, ecc)
Vedi come esemplificativo il Diagramma di Flusso, proposto nel seguito
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• Approvvigionamenti – processo che richiede la definizione di : -politiche e strategie d'acquisto -i budget d'acquisto -criteri di selezione dei fornitori -qualifica dei fornitori -gestione dei contratti-ordini ai fornitori -gestione delle scorte di magazzino ,
• Produzione – processo che richiede la definizione di : -pianificazione e programmazione delle attività di produzione ( Gantt , P.E.R.T , MRP, just in time jit ) -gestione della produzione ( in serie , per lotti e per commessa ) -fasi e cicli di lavorazione -analisi dei tempi , dei metodi e dei costi di prodotto
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-criteri di manutenzione delle macchine/impianti di produzione -valutazione della produttività e dell'efficienza produttiva -gestione della manutenzione ordinaria e straordinaria di macchine e attrezzature
• Magazzino & Logistica – processo che richiede la definizione di : -layout e mappatura dei magazzini -gestione delle scorte di magazzino ed i livelli di riordino , i lotti economici , la valorizzazione delle scorte mediante l’utilizzo di tecnica adeguata al tipo di prodotto, logistica, periodo temporale ( Lifo , Fifo e/o Media Ponderata ) -analisi dei flussi , delle movimentazioni e dei mezzi di trasporto -modalità e procedure di carico – scarico , imballaggio – spedizioni -conservazione dei prodotti
• Controllo Qualità – processo che richiede la definizione di : -verifiche e controlli (al 100%, con il campionamento statistico o richiesto dal Cliente), sulle materie prime, semilavorati, in produzione e sui finiti prima della spedizione -gestione della manutenzione e della taratura degli strumenti di misura -report s di controllo-collaudo -dichiarazioni di conformità del prodotto -messa a punto e attuazione dell’assistenza post-vendita
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