Índice
Manual de Procesos..............................................................................................................................3 Objetivo del Manual........................................................................................................................3 Siglas y Definiciones.......................................................................................................................3 Proceso de Selección y Ejecución de obra ..........................................................................................4 1.Actores:.........................................................................................................................................4 2.Alcance.........................................................................................................................................4 3.Documentos y Referencias...........................................................................................................4 4.Responsabilidades.........................................................................................................................4 5.Diagrama de Flujo........................................................................................................................5 6.Descripción del Proceso................................................................................................................5 7.Indicadores de Gestión................................................................................................................10 Proceso Emergencias: Incendio/ Inundación......................................................................................11 1.Actores: ......................................................................................................................................11 2.Alcance.......................................................................................................................................11 3.Diagrama de Flujo.......................................................................................................................11 4.Descripcion del Proceso..............................................................................................................11 Anexo 1..............................................................................................................................................13 Anexo 2..............................................................................................................................................16
Programa de Mejoras para las Villas 31 y 31 bis Manual de Procesos Objetivo del Manual Describir las actividades que lleva a cabo la Secretaría de Hábitat e Inclusión, para dar cumplimiento al proceso de: i. Selección y Ejecución de obra según el Programa de Mejoras para las Villas 31 y 31 bis. ii. Apoyo ante emergencias Siglas y Definiciones Siglas: DGTAL: Dirección General Técnica, Administrativa y Legal. EE: Expediente Electrónico. GEDO: Generador Electrónico de Documentos Oficiales. MDE: Ministerio de Desarrollo Económico. MDEYS: Mesa de Entradas y Salidas. SECHI: Secretaría de hábitat e inclusión social. UBA: Universidad Nacional de Buenos Aires – Facultad de Ciencias Económicas. Organismo encargado de evaluar y emitir informes técnicos sobre los presupuestos de las propuestas de obra. MDS: Ministerio de Desarrollo Social MJ: Ministerio de Justicia Definiciones: Coopertativa de Trabajo: Organización de la Sociedad Civil integrada por ciudadanos habitantes de la Villa 31 o 31 Bis. Delegados: Grupo de personas que viven el polígono de la Villa 31 o 31 Bis con poder de decisión en las cuestiones de su espacio geográfico. La duración del mandato es de dos años. El proceso de elección esta a cargo del IVC. Consejeros: Se llama Consejero a un representante de cada sector elegido por delegados del sector, que representan a los vecinos, el cual realizara una tarea de coordinación de los delegados de manzana. Su periodo es de 6 meses. El proceso de elección esta a cargo del IVC. OBRA: actividades de mejora del territorio vinculadas con Cloacas, Desagüe Pluvial, Agua Corriente, Asfalto, Plazas, Canchas. Solicitud de Gasto: Corresponde al pedido de dinero realizado al Ministerio de Hacienda para ejecutar la obra.
PROCESO DE SELECCIÓN Y EJECUCIÓN DE OBRA 1. Actores: DGTAL MDE SECHI UBA, Facultad de Ciencias Económicas. Coopertativa de Trabajo Delegados Consejeros
2. Alcance El presente procedimiento abarca desde la definición de la obra a realizar hasta el final de obra incluyendo el control físico y de ejecución.
3. Documentos y Referencias
Decreto N° 78/2014 Estructura orgánico funcional del Poder Ejecutivo. Ley N° 3343 Decreto 231/GCABA/12 Decreto 495/GCABA/10 Estatuto B 31 (Barrio 31) y B 31 Bis (Barrio 31 Bis) Resolución 43 SECHI/15 o ANEXO I: Bases y Condiciones o ANEXO II: Formularios 1 “Perfil Cooperativa” y 2 “Propuesta Técnica y Presupuesto” o ANEXO III: Acta Acuerdo o ANEXO IV: Declaracion Jurada
4. Responsabilidades 4.1.
4.2.
4.3.
4.4.
Responsabilidades de la SECHI o Aprueba la realización de las Obras a través de la firma de las resoluciones (VER DECRETO 231/12). o Define las políticas y criterios de selección de Proyectos de OBRA. Responsabilidades del Coordinador General Villa 31 y 31 Bis o Aprueba la definición de las Obras seleccionadas. o Firma los convenios entre las cooperativas y la secretearia. Responsabilidades de la Gerencia Operativa de Obra y Presupuesto. o Gestiona la ejecución de proyectos de intervención de las villas. o Realiza el monitoreo y evaluación de la implementación y desarrollo de las obras o Eleva informes y todos los registros y evidencias referidos a la evaluación y ejecución de los proyectos y acciones que desarrollen. Responsable de Mantenimiento y Logística o Da servicios de apoyo para la realización de las obras .
4.5. 4.6. 4.7. 4.8. 4.9.
Gerencia Operativa de Legales - Controla la documentación presentada por las Cooperativas y el cumplimiento legal de los proyectos. Arquitectos del programa - Determinan el valor de referencia de los proyectos. Área de Presupuesto de SECHI - Area de Administracion. Emite la Solicitud de Gastos. Ministerio de Hacienda - Otorga los fondos para la ejecución de las obras. DGTAL – Área Presupuesto - Realiza el control presupuetario de los fondos asignados.
5. Diagrama de Flujo En el Anexo I se encuentra el diagrama de flujo correspondiente. 6. Descripción del Proceso 6.1. Definición de Obra 6.1.1. Relevamiento Técnico social Responsable: Gerente Operativo de Obra y Presupuesto Realiza periódicamente junto con el grupo de Arquitectos, relevamientos técnicos y sociales en la Villa 31 y 31 Bis para detectar necesidades de infraestructura del lugar y retroalimenta el Plan Anual de Obra, tomando en cuenta las necesidades que no estaban previstas o no existían al momento de elaborar la planificación. Dichas reuniones surgen de manera espontanea y pueden surgir durante la visita a las obras en ejecucion. 6.1.2. Selección de la Obra Responsable: Gerencia Operativa de Obra y Presupuesto A principio del año, la gerencia desarrolla el plan de obras anual y se lo presenta al Coordinador del Programa quien lo aprueba o lo remite para posibles modificaciones. Una vez que el plan esta cerrado convoca a la reunión con los delegados. Recibe de parte del Coordinador del Programa el plan de OBRAS. Realiza una reunión con los consejeros de cada sector y les presenta el plan de obras para el Programa de Mejoras para el corriente año (el cual responde a las necesidades del barrio y cuestiones técnicas observadas por el personal idóneo). Define la obra de interés a ejecutarse en el ámbito de las Villas 31 y/o 31 Bis, registrando dicha selección. Informa de manera fehaciente a los Delegados y Consejeros del área territorial correspondiente la decisión de la Obra seleccionada. 6.2. Selección del la Cooperativa de Trabajo Responsable: Gerencia Operativa de Obra y Presupuesto Nota: la selección de la COOPERATIVA DE TRABAJO para la ejecución de la Obra en cuestión, la realizan los Delegados por votación a través de mayoría simple. Recibe de los Delegados la selección de la COOPERATIVA DE TRABAJO y del aquitecto con el cual la cooperativa desarrollará la obra
Analiza la información sobre la OBRA y la COOPERATIVA DE TRABAJO propuesta. Remite la documentación de soporte de la COOPERATIVA DE TRABAJO seleccionada a la Gerencia Operativa de Legales. Responsable: Gerencia Operativa de Legales Verifica que se cumpla la condición de distribución equitativa y que no presente condiciones limitantes indicadas en el ANEXO I de la Resolución 43 SECHI/15: Condiciones limitantes: - I) El Beneficio (un Aporte no Reembolsable) establecido para cada Cooperativa, no podrá superar anualmente el quince por ciento (15%) del presupuesto aprobado para el Programa para el ejercicio en curso. - II) Los honorarios de los responsables técnicos no podrán superar anualmente el 1,5 % del presupuesto referido. - III) Las Cooperativas no podrán ejecutar simultáneamente más de dos proyectos aprobados en el marco del Programa. De la misma manera los responsables técnicos no podrán prestar sus servicios en más de tres (3) proyectos a la vez. - IV) En el caso que una segunda propuesta fuere aprobada a favor de una misma Cooperativa, el Acta Acuerdo correspondiente no será suscripta hasta que dicha entidad no hubiere presentado ante la Secretaría la primera certificación correspondiente al primer proyecto en curso. - V) No serán viables las propuestas realizadas por una Cooperativa en la cual alguno de sus Directivos, Representantes Legales y/o Apoderados, ocupasen cargos en otra Cooperativa que hubiere suscripto un acta acuerdo en el marco del Programa en el ejercicio en curso. 6.2.1. Inicio del Expediente Electrónico Responsable: Gerencia Operativa de Legales Caratula el Expediente y genera el EE correspondiente. Realiza el seguimiento del EE hasta que el mismo tiene la orden de pago correspondiente emitida por el Ministerio de Hacienda. 6.2.2. Control Legal de la COOPERATIVA DE TRABAJO Responsable: Gerencia Operativa de Legales Recibe los antecedentes de la COOPERATIVA DE TRABAJO seleccionada. Verifica los antecedentes sobre la situación de la COOPERATIVA DE TRABAJO y el cumplimiento de los requisitos del Anexo 1 de la Resolución 43 SECHI/15 (así como también y cualquier otro requerimiento que surja de la actividad. En caso de documentación faltante solicita a la Cooperativa por mail o cualquier otro medio fehaciente, que complete la información. Si la Cooperativa de Trabajo cumple los requisitos normativos, da por aprobada la Cooperativa propuesta. En caso de no cumplir las condiciones, promueve la anulación de la designación de la COOPERATIVA DE TRABAJO propuesta. 6.3. Verificación del Proyecto de Obra propuesto por la Cooperativa de Trabajo 6.3.1. Recepción y verificación del proyecto presentado por la COOPERATIVA de TRABAJO. Responsable: Gerencia Operativa de Obra y Presupuesto
Recepciona el proyecto presentado por el Arquitecto de la COOPERATIVA DE TRABAJO, con los detalles técnicos y el costo de materiales, mano de obra, infraestructura, así como también el lugar preciso de la Obra. Verifica el proyecto en conjunto con los arquitectos del programa y determina el valor de referencia para dicho proyecto. Remite el proyecto a la Gerencia Operativa de Legales Responsable: Gerencia Operativa de Legales Recibe de parte de la Gerencia Operativa de Obra y Presupuesto la documentación descripta en el proyecto y el valor de referencia del proyecto. Compila los antecedentes legales de la Cooperativa de Trabajo y del Proyecto de Obra Realiza la verificación legal constatando además la existencia de la Viabilidad Técnica y el certificado de Aptitud Técnica. En caso de documentación faltante del Proyecto de Obra se la solicita a la Cooperativa de manera fehaciente. 6.4. Generación de Solicitud de Gastos Responsable: Gerencia Operativa de Legales Solicita al Área de Administración genere la “SOLICITUD DE GASTOS”. Recibe de Administración la Hoja de “SOLICITUD DEL GASTO” con los siguientes datos: Nombre de la Cooperativa de Trabajo seleccionada N° de CUIT ENTE Monto de la Obra N° de Expediente Una vez que el Expediente ya tiene la “SOLICITUD DE GASTOS” y constatada toda la documentación que exige la Resolucion 43/SECHI/15, genera el ACTA ACUERDO para su firma con la COOPERATIVA DE TRABAJO. Remite el EE a la DGTAL Área de Presupuesto, quien luego de su análisis, remite el EE al Ministerio de Hacienda. 6.5. Firma del Acta Acuerdo y Autorización del Primer Pago Responsable: Gerencia Operativa de Legales Coordina con la Cooperativa de Trabajo seleccionada: lugar, fecha y hora de firma del ACTA ACUERDO. Responsable: Coordinador General Villa 31 y 31 Bis Firma el ACTA ACUERDO para inicio de la OBRA junto con la Cooperativa de Trabajo seleccionada. Responsable: Gerencia Operativa de Legales Verifica que luego de firmada el ACTA ACUERDO, la Cooperativa presente los seguros correspondientes a: Responsabilidad Civil, Accidentes Personales y Seguro de Caución (este último por el mismo monto que el que se recibirá en concepto de anticipo). Sin este cumplimiento no puede permitir se ordene el pago correspondiente
Responsable: SECHI Emite la Resolución respectiva que aprueba el Proyecto y autoriza el primer pago. 6.5.1. Remisión a la Escribanía General. Responsable: Gerencia Operativa de Legales Remite Acta Acuerdo y Resolución de aprobación a la Escribanía General. 6.5.2. Remisión del expediente a la DGTAL del MDE Responsable: Gerencia Operativa de Legales Recibe de la Escribanía General el Registro y remite Acta Acuerdo y Resolución de aprobación a la DGTAL del MDE. 6.6. Gestión del Pago Anticipo 6.6.1. Emisión del pago Anticipo Responsable: Gerencia Operativa de Legales Verifica que la COOPERATIVA DE TRABAJO cumpla con la entrega del certificado de APTITUD TECNICA el cual debe estar firmado por el presidente de la Cooperativa y por el Representante Técnico (Arquitecto), dejando así asentado que puede llevar adelante el proyecto. Verifica el cumplimiento con toda la documentación exigida en la Resolución 43/SECHI/15. Verifica que la Cooperativa constituya y entregue una Póliza de Seguros de Caución por un monto igual a la suma del cuarenta por ciento (40%) de la obra como adelanto. Asimismo verifica el cumplimiento con el resto de los Seguros establecidos Solicita a la Cooperativa la presentación de la factura para que cobre el anticipo por un monto del 40% del total. Gestiona ante Tesorería para que emita el primer pago o anticipo por monto del 40% del total. NOTA: La factura la debe presentar directamente la COOPERATIVA DE TRABAJO, en Av. Belgrano 844 (DG CONTADURIA DEL M. DE HACIENDA). 6.7. Acta de Inicio de Obra NOTA 1: la TESORERÍA DE LA CIUDAD recibe el Expediente procesado por CONTADURIA GENERAL DE LA CIUDAD a través del sistema SADE y SIGAF para liquidar los pagos correspondientes, según las respectivas facturas. Responsable: Coordinador General de Villas 31 y 31 Bis Una vez que la COOPERATIVA DE TRABAJO cobró el anticipo, firma el ACTA DE INICIO DE OBRA dando por autorizada a comenzar a realizar las tareas definidas en proyecto. 6.8. Planificacion Logística Disponibilidad Responsable: Área de Mantenimiento y Logística En función de las necesidades de la Obra, brinda apoyo con el equipamiento del área (camiones, palas, etc) para la realización de las obras. 6.9. Gestión de Pagos Saldos Responsable: Gerencia Operativa de Obra y Presupuesto
Una vez que la COOPERATIVA DE TRABAJO presente el CERTIFICADO DE AVANCE DE OBRA por un 40 %, (junto con una memoria descriptiva de los trabajos realizados la cual debe incluir fotos previas y del desarrollo de la ejecución del proyecto); controla que se hayan cumplido la primera etapa equivalentes al 40 % de la ejecución de los trabajos. Responsable: Gerencia Operativa de Legales Verifica que la Cooperativa constituya y entregue una Póliza de Seguros de Caución por un monto igual a la suma del cuarenta por ciento (40%) de la obra como adelanto. Asimismo verifica el cumplimiento con el resto de los Seguros establecidos. Solicita a la Cooperativa la presentación de la factura para que cobre el segundo anticipo por un monto del 40% del total. Gestiona la emisión de la Resolución que aprueba el segundo pago y remite el nuevo expediente a la DGTAL para que allí sea revisado por el Area Legal, luego vaya a Presupuesto de la misma y luego al Ministerio de Hacienda a la DG de contaduría a fin de que allí emitan la ORDEN DE PAGO. Gestiona ante Tesorería para que emita el pago o anticipo por monto del 40% del total. 6.9.1. Gestión del último pago Responsable: Gerencia Operativa de Obra y Presupuesto Luego de recibir por parte de la COOPERATIVA DE TRABAJO la certificación técnica correspondiente (incluye fotos del proyecto finalizado, memoria descriptiva y un plano conforme a las intervenciones ejecutadas), verifica las evidencias sobre la culminación del proyecto acordado. Responsable: Gerencia Operativa de Legales Veriifca que la Cooperativa haya presentado el CERTIFICADO FINAL firmado por el responsable técnico el cual acredita que la obra finalizó. Gestiona el ultimo pago por el 20% de la misma manera que en el apartado 8.9 GESTIÓN DE PAGOS SALDOS: gestiona Resolución que aprueba el ultimo pago y se envía a DGTAL para que luego lo envíen a Hacienda y emitan la ORDEN DE PAGO. Gestiona la generación de la orden de pago por parte de la CONTADURIA GENERAL DE LA CIUDAD. Luego de obtenido el documento FISICO verifica que se incluye en el expediente para gestionar el pago. NOTA 2: la CONTADURIA GENERAL DE LA CIUDAD recibe a través del sistema SADE y SIGAF, el expediente con la revisión/aprobación de la DGTAL del MDE. Asimismo, recibe de la COOPERATIVA DE TRABAJO las facturas correspondientes a las tareas comprometidas y cumplidas. NOTA 3: la TESORERÍA DE LA CIUDAD recibe a través del sistema SADE y SIGAF, el expediente procesado por CONTADURIA GENERAL DE LA CIUDAD para liquidar los saldos correspondientes, según las respectivas facturas. 10.
Documentación Resultante Proyecto. Informe de análisis de antedentes de la COOPERATIVA DE TRABAJO Acta de realización de las mesas participativas Análisis de viabilidad
Resolución aprobatoria Convenio Solicitud de gasto
7. Indicadores de Gestión Porcentaje de Obras programadas y cumplidas en el año
PROCESO EMERGENCIAS: Incendio/ Inundación 1. Actores: ◦ Ciudadanos ◦ Ministerio de Desarrollo Social, Programa Buenos Aires Presente ◦ Ministerio de Desarrollo Social, Subsecretaría de Fortalecimiento Familiar y Comunitario, Atención Social Inmediata ◦ Ministerio de Justicia, Defensa Civil, Guardia de Auxilio 2. Alcance El proceso de emergencias se aplica a diferentes situaciones crìticas que suceden en las Villas 31 y 31 bis. El proceso abarca desde la notificaciòn del problema a un empleado del Programa de Mejoras para las Villas 31 y 31 bis hasta que los organismos competentes se hagan presentes en el territorio para brindar una solución. 3. Diagrama de Flujo Ver anexo 2 4. Descripcion del Proceso 4.2. Aviso de incendio/ inundación y registro Un ciudadano o un empleado del GCABA (del Programa de Mejoras para las Villas 31 y 31 bis) da cuenta de que hubo un incendio/ una inundación. Si la denuncia es hecha por el personal del Programa de Mejoras para las Villas 31 y 31 bis , este registra la denuncia en una planilla de seguimiento. 4.3. Informe de la existencia del problema El empleado del Programa de Mejoras para las Villas 31 y 31 bis informa al organismo competente: * 108, línea de Atención Social Inmediata. * 147, Centro de atención al vecino. * Interlocutor directo del área competente. El empleado del GCBA recibe y registra la respuesta del área del GCBA contactada. 4.4. Comrpueba la presencia en territorio del área del GCBA contactado El empleado de Programa de Mejoras comprueba que los servicios requeridos actuen en la emergencia. En caso de que los organismos no se hagan presentes hará el reclamo correspondiente y genera un nuevo registro. i. Defensa Civil realiza el control de la situación (Subsecretaría de Emergencias. Dirección General de la Guardia de Auxilio y Emergencias) A través del 103, línea de Emergencias se solicitan los servicios. Los reclamos pueden ser requeridos por los vecinos o por la SECHI. El móvil de Defensa Civil se presenta en el territorio. Defensa Civil Coordina, planifica y controla las operaciones destinadas a la protección de la población ante situaciones de catástrofe, siniestros y otros y desarrollar hipótesis de emergencia para operar ante un riesgo potencial. ii. UGIS verifica el estado de la vivienda
Reclamo iniciado por un algún miembro del cuerpo político de la Villa 31 y 31 bis (consejeros o delegados) o por la SECHI (principalmente Juan Manuel). UGIS se hace presente en el lugar y deriva para que se haga el subsidio habitacional por plazo en caso de ser requerido. iii. Coordinación con el Ministerio de Desarrollo Social, Subsecretaría de Fortalecimiento Familiar y Comunitario, Atención Social Inmediata, Programa Buenos Aires Presente: A través de un contacto directo con personal del Ministerio de Desarrollo Social, personal del Programa de Mejoras para la Villa 31 y 31 bis solicita los diferentes servicios. Ingreso inmediato a los refugios, donde reciben atención social y acompañamiento profesional, elementos de higiene personal, ducha y ropa, comida caliente, cama para dormir, la camioneta del BAP se hace presente en el Portal Inclusivo del Gobierno de la Ciudad en la Villa 31 y 31 bis. El Ministerio de Desarrollo Social también envía colchones, frazadas para aquellos que se acercan al portal reportando que perdieron su colchón en un incendio o inundación. iv. Desde la SECHI se brinda información sobre los subsidios que otorga el GCABA para estos casos y se deriva al lugar del trámite. Ministerio de Desarrollo Social, Subsecretaría de Fortalecimiento Familiar y Comunitario, Atención Social Inmediata, Programa Nuestras Familias: tiene como objetivo fortalecer la situación de grupos familiares que se encuentren en situación de vulnerabilidad o riesgo social comprobado mediante el otorgamiento de subsidios económicos.Ofrece atención social primaria a toda persona en situación de riesgo, emergencia y/o vulnerabilidad social en el ámbito de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires. La atención se brinda a través de distintos dispositivos dirigidos al asesoramiento, atención y/o contención social, desde una instancia inicial diagnóstica profesionalizada en el campo psicosocial. El núcleo de la atención personal en todos los programas está integrado por profesionales: trabajadores sociales, psicólogos, operadores sociales, médicos y otros profesionales de la salud. El monto del subsidio es de hasta $1200 y se puede dar en una o hasta seis cuotas, no tiene contraprestación y es un complemento al Subsidio Habitacional. Se otorga en Av. Entre Ríos 1492 1ºp, of. 108 y 109. Ministerio de Desarrollo Social, Dirección General de Fortalecimiento Familiar y Sociocomunitario, Subsidio habitacional: Otorgamiento de subsidios a familias en situación de calle, destinados para cubrir gastos de alojamiento o a cubrir toda índole de gastos emergentes, en los casos en que a los beneficiarios se les haya otorgado un crédito hipotecario del Instituto de Vivienda de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires, o requieran del mismo para la obtención de una solución habitacional definitiva. Otros subsidios: * Ticket social * Ciudadanía Porteña * Vivir en casa (3era edad)
Anexo 1
Anexo 2