Bones pràctiques

Ús de les eines tecnològiques

El SEM posa a disposició dels seus professionals equipament tecnològic d’ús individual que té la consideració d’eina de treball i, per tant, s’utilitzarà per finalitats professionals pel compliment de les funcions i tasques assignades.

■ Es permet al personal fer un ús privat dels equipaments assignats sempre que es faci de manera excepcional, no abusiva i als efectes d’atendre assumptes que evitin l’absència del lloc de treball i la conciliació de la vida laboral i familiar.

■ En cap cas es permet al personal fer ús d’aquests equipaments pel desenvolupament d’activitats privades la compatibilitat de les quals no hagi estat autoritzada.

■ Amb l’objectiu d’assolir la màxima eficiència, protegir la informació corporativa, garantir el bon funcionament de les infraestructures tecnològiques i assegurar el compliment de la legislació en matèria de protecció de dades i propietat intel·lectual, s’estableixen una sèrie de regles d’ús i recomanacions, que seran publicades i que tots els professionals tenen el deure de conèixer i complir.

■ El personal tindrà accés a aplicacions concretes per raó de les tasques encomanades i és responsable de l’accés a les dades necessàries, havent d’actuar en tot moment d’acord amb la Llei Orgànica de Protecció de Dades, per la qual cosa és la seva responsabilitat procurar-se la formació necessària.

■ L’accés als equipaments i aplicacions estarà protegit per credencials personals i intransferibles, que hauran de ser custodiades per l’usuari i utilitzades adequadament per aquest. La cessió d’ús de les credencials personals serà sota la responsabilitat del titular de les mateixes.

■ Es farà ús del maquinari i programari en les seves versions homologades per l’Àrea Sistemes d’Informació-Tecnologies de la Informació i Comunicació (SI-TIC) del SEM. En cas d’establir-se una política específica, aquesta serà regulada específicament per l’Àrea SI-TIC del SEM.

■ L’ús d’eines web no corporatives d’elecció personal per compartir documents o d'altres materials (en el núvol) no està prohibida, per bé que està desrecomanada i subjecta a advertiments sobre el seu ús. S’assabenta l’usuari que ha de prendre mesures per garantir la seguretat de la informació que s’hi posa, atès que les clàusules de privacitat d’aquestes eines no proporcionen nivells de seguretat òptims, ni pel que fa a la confidencialitat, ni la integritat, ni la disponibilitat de la informació

■ No es permet utilitzar aquestes eines per a posar informació confidencial o restringida del SEM, donat que La LOPD no permet extreure dades de la seva ubicació original, si no es pot garantir el mateix nivell de seguretat.

■ Cal evitar-ne l'ús des de dispositius mòbils, ja que són més vulnerables que les estacions de treball.

■ El personal queda assabentat que, per a facilitar el seguiment de costos i l’optimització dels recursos, l’Àrea SI-TIC del SEM disposa d’instruments d’auditoria de l’ús dels serveis tecnològics (correu, telèfon, internet, impressores, etc.).

En relació a l’estació de treball

■ El personal s’abstindrà d’emmagatzemar informació (especialment arxius multimèdia) no relacionada amb les tasques encomanades en espais de xarxa corporatius.

■ El personal no deixarà desatesa l’estació sense bloquejar-ne l’accés.

■ No es permet connectar equips privats a la xarxa local del SEM, excepte autorització expressa de l’Àrea SI-TIC. En relació a la telefonia

■ El personal s’abstindrà d’utilitzar serveis de xarxa intel·ligent o qualsevol altre de tarificació especial no específicament autoritzat des de qualsevol aparell telefònic corporatiu.

■ Als professionals del SEM que per raó de les tasques encomanades necessitin ser localitzats i/o requereixin comunicar-se amb altres persones se’ls assignarà un telèfon mòbil d’empresa que haurà d’estar operatiu segons les instruccions rebudes del Cap o Director corresponent.

En aquest cas, el cost del terminal i la seva connexió de veu i dades l’assumirà íntegrament el SEM i el personal esmentat l’utilitzarà de forma prudent amb ple coneixement de la tarifa assignada per evitar incórrer en despeses addicionals especials.

■ El personal queda assabentat de la possibilitat d’auditoria de l’ús del terminal mòbil corporatiu per motius d’eficiència econòmica i control de despesa. Accés a Internet

■ L’accés a Internet ha de ser en general pel compliment de les tasques encomanades, amb l’excepció ja esmentada d’ús privat puntual.

■ Queda expressament prohibida la descàrrega de continguts (multimèdia o altres) protegits per les lleis de propietat intel·lectual.

■ Queda expressament prohibit l’ús d’eines P2P i pàgines de vídeos en línia des d’ordinadors del SEM.

■ Queda expressament prohibit l’ús sense autorització de la Direcció del SEM d’elements de la imatge corporativa del SEM en continguts publicats a internet en xarxes socials o altres eines participatives.

Utilització del correu electrònic

■ En l’àmbit professional, s’ha d’utilitzar la bústia de correu que la Generalitat de Catalunya posa a disposició del personal.

■ La bústia de correu s’entén per ús professional i és de caràcter individual, amb l’excepció de les bústies genèriques, que tindran un responsable designat.

■ El correu va expressament dirigit als destinataris i es posa en còpia les persones a les que només es vol informar. Es desrecomana la utilització de la còpia oculta i cal especificar un assumpte per a facilitar la localització del correu en la safata.

■ L’eina de correu electrònic s’entén com un canal oficial de comunicació entre el personal del SEM i/o entre l’empresa i els seus col·laboradors, de manera que el personal no es pot donar per no assabentat del contingut dels missatges rebuts.

■ S’ha de donar curs tant aviat com sigui possible als missatges rebuts que requereixin alguna acció o resposta per part del destinatari.

■ Queda expressament prohibida la participació en tertúlies, jocs en línia, aplicacions interactives o altres activitats no relacionades amb les tasques encomanades.

■ Al correu sortint s’afegeix automàticament una signatura en format corporatiu, incloent les dades de localització del remitent, inclòs el telèfon mòbil corporatiu si és el cas.

■ El tipus de lletra, peus i fons de correu estan establerts en el manual d’identificació visual del SEM.

■ Cal enviar el mínim nombre de correus possible al mínim de destinataris possibles evitant respostes a tothom sinó és estrictament necessari.

■ Cal ser curós en el to del contingut dels correus, revisar adequadament l’ortografia i no enviar ni reenviar missatges amb contingut ofensiu, poc ètic, amenaçador, discriminatori o de calúmnia que malmetin la imatge del SEM o de la Generalitat de Catalunya.

■ No s’ha de manipular el contingut de la informació d’un missatge original sense advertir al receptor de l’alteració que s’ha fet.

■ Per alliberar el servidor, cal arxivar en local els correus en contenidors de missatges (.pst) que l’usuari pot organitzar com prefereixi. És responsabilitat de l’usuari activar periòdicament els mecanismes de còpia de seguretat proporcionats per l’Àrea SI-TIC per a la salvaguarda d’aquest arxius.

■ Les àrees defineixen les llistes de correu que necessiten per tal d’agrupar destinataris i simplificar l’enviament de correus a grups. A tal efecte, el Director o Cap de l’àrea haurà assignat un responsable d’administrar la llista que actuarà amb plena autonomia.

Impressió

■ Cal evitar en el possible la impressió de documents, sinó es estrictament necessari.

■ En cas de ser necessari, la impressió es farà preferentment en blanc i negre i a dues cares.

■ Per raons de seguretat i economia, per a obtenir el document imprès en les impressores compartides, caldrà la identificació de l’usuari amb la targeta d’identificació corporativa, quedant el treball enregistrat en el sistema per a posterior anàlisi de la informació.

■ Els treballs no recollits per l’usuari quedaran eliminats del sistema en 24 hores i serà necessari tornar a ordenar la impressió pel mateix procediment.

Espais de treball oberts i/o compartits

Per respecte entre els companys i amb l’objectiu fer més eficient el treball en els espais de treball oberts i o compartits:

■ Cal minimitzar les interrupcions. La comunicació en espais compartits cal que segueixi les mateixes normes que les dels professionals que treballen en espais tancats, pel que fa a planificació de les reunions i consultes de treball.

■ Es procurarà la utilització d’un to de veu que no interfereixi el treball dels companys.

■ Caldrà reduir el soroll ambiental (telèfons, converses telefòniques amb altaveu, converses personals, converses als passadissos, etc)

■ Es tindrà especial cura dels aspectes anteriors en aquells espais de pas molt freqüent i en aquells que estan situats al costat de sales de reunions, especialment en les entrades i sortides del personal que assisteix a les reunions.

Organització de reunions

■ A les convocatòries haurà de constar el nom dels assistents, la durada prevista de la reunió, l’ordre del dia i la durada dels temes.

■ Si es requereix preparació, caldrà aportar la documentació adjunta i indicar si se sol·licita altra documentació que algun dels assistents hagi d’aportar.

■ Es tendirà a mantenir l’equilibri entre el nombre de participants (aportació potencial) i la pèrdua d’agilitat que dificulta la participació per un nombre excessiu.

■ S’iniciaran les reunions amb puntualitat, complint amb el temps previst i evitant interrupcions.

■ L’acta recollirà els acords i les tasques pendents amb responsable i data de finalització de la tasca.

■ Es promourà la publicació de les actes d’aquelles reunions que es consideri adient la seva difusió per criteris de transparència i comunicació.

Utilització de l’uniforme

■ Els professionals de les categories que determini la direcció del SEM, hauran de vestir de manera obligatòria l’uniforme corporatiu, sense altres elements, insígnies o distintius no oficials.

■ Es determinen com a peces bàsiques i obligatòries els pantalons, el polo i el cinturó, i també les sabates, afegint l’armilla d’alta visibilitat en el cas del personal operatiu, i la granota de vol per al personal de mitjans aeris.

■ El personal mantindrà les adequades condicions d’higiene, tant en l’aspecte personal com en el vestuari i elements que utilitzi.

■ La uniformitat s’haurà de vestir correctament i ben fargada (polo per dins els pantalons).

■ Així mateix, s’evitarà la utilització d’elements de decoració personal que puguin originar risc, tant per a un mateix com per als pacients o tercers, durant les actuacions.

Ús de la imatge del SEM

La imatge SEM comprèn tots els elements distintius i elements exteriors propis del SEM com vestuari, vehicles, logos, edificis i materials propietat del Sistema d’Emergències Mèdiques de Catalunya. Cap professional pot fer-ne un ús particular, ni difondre imatges, vídeos o continguts propis del SEM per canals externs o per xarxes socials. Excepcionalment, un professional podrà fer-ne ús, quan aquest sigui concret i justificat, prèvia sol·licitud a la seva empresa i autorització per part de l’Àrea de Comunicació, Imatge i Relacions Institucionals del SEM.

Assistència en actes públics: Utilització de la imatge SEM en actes públics i a les xarxes socials

■ Cal dur l'uniforme en qualsevol jornada, congrés, presentació o acte en el qula el professional hi vagi com a conseqüència de la seva tasca professional al SEM.

■ Es requereix utilitzar la uniformitat correctament: polo per dins del pantaló, cinturó corporatiu, galeta ben col·locada i a la vista i calçat adequat.

■ Cal mantenir el respecte i el bon clima i no ofendre ni atemptar contra la dignitat d’altres persones.

Publicació a les xarxes socials:

■ És bàsic el compliment estricte de la normativa de protecció de dades i de propietat intel·lectual, especialment dels continguts que la pròpia organització publica directament, però també dels que altres publiquen i es visualitzen des de les nostres xarxes socials.

■ Cal mantenir el respecte i el bon clima procurant no ofendre ni atemptar contra la dignitat d’altres persones.

■ Les publicacions no han de contenir dades de caràcter personal. No s’ha de poder identificar cap pacient ni persona aliena a la pròpia acció.

■ Les imatges han de reflectir l’ús de la uniformitat correctament: polo per dins del pantaló, cinturó corporatiu, galeta ben col·locada, calçat adequat (i cabell degudament recollit si és tracta d’una imatge feta durant una assistència).

■ No s’ha d’utilitzar ni promoure un llenguatge agressiu o que inclogui insults i paraules malsonants.

■ La/les publicacions no han de tenir cap finalitat clarament publicitària en benefici propi. 39