Manuais Sesc Memórias | Diagnóstico e recolhimento by Sesc em São Paulo

Manuais Sesc Memórias

Práticas de preservação e guarda da documentação institucional

Diagnóstico e recolhimento

Serviço Social do Comércio

Administração Regional no Estado de São Paulo

Apresentação

O acervo

Práticas de Preservação e Guarda A sensibilização O diagnóstico O Recolhimento

7 8 8 8

Orientações

Anexo 1: Glossário Anexo 2: Questionário de Diagnóstico

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Apresentação

Implantado e coordenado pela Gerência de Estudos e Desenvolvimento (GEDES), o Sesc Memórias foi criado, em 2006, para reunir, sistematizar e disponibilizar a documentação produzida e/ou acumulada pelo Sesc, com o propósito de preservar o seu patrimônio histórico e disseminar sua memória institucional. Assim, o processo de salvaguarda dos materiais – tanto os de conteúdo programático quanto os vinculados à própria existência das Unidades e órgãos da Administração Central – busca contribuir para a reflexão acerca do trabalho desenvolvido pelo Sesc, nos programas Educação, Saúde, Cultura, Lazer e Assistência. Volta-se, também, à promoção de pesquisas e de produção de conhecimentos, na medida em que oferece ao público interno e externo informações qualificadas, reforçando a memória como um valor a ser cultivado. O conjunto dos Manuais Sesc Memórias: práticas de preservação e guarda da documentação institucional contém orientações acerca dos procedimentos adotados em relação à transferência, tratamento técnico, organização, guarda e formas de acesso ao acervo. Elencando várias etapas envolvidas na administração e gestão documental – “Diagnóstico e Recolhimento”, “Acervo Gráfico-textual”, “Acervo Fotográfico”, “Acervo Audiovisual” e “Procedimentos e Tratamentos de Entrevistas em História Oral” – os manuais dão relevo para um adequado e constante aproveitamento dos recursos informacionais.

O acervo

Caracterizado como um centro de documentação, o acervo do Sesc Memórias reúne informações que dizem respeito às ações do Sesc desde a sua criação, em 13 de setembro de 1946. Em diferentes gêneros, suportes, formatos, tipos e dimensões, a relação documental compreende materiais de divulgação, imagens, produtos produzidos, projetos e relatórios de avaliação. Por esse motivo, as Unidades e órgãos da Administração Central são um importante polo produtor e aglutinador desse patrimônio.

Exemplo de suportes e formatos que integram o acervo do Sesc Memórias: Do canto superior esquerdo, em sentido horário: premiações, fitas magnéticas, discos ópticos, fotografias (ampliações), documentos compostos por dois ou mais itens, folhetaria e cartazes

Práticas de preservação e guarda

A sensibilização

Trata-se de ação promovida com o intuito de apresentar as rotinas de trabalho do Sesc Memórias às equipes das Unidades e órgãos da Administração Central, como forma de estabelecer o diálogo e compartilhar informações acerca dos procedimentos adotados na organização e preservação dos documentos.

O diagnóstico

O primeiro passo para o desenvolvimento de uma política de guarda e preservação da documentação produzida consiste na realização de um diagnóstico, com o intuito de avaliar o acervo existente. Por meio de um questionário (vide anexo), observa-se a quantidade, a diversidade e o estado de conservação dos documentos disponíveis. A partir dessa avaliação, torna-se possível identificar os riscos e a fragilidade física da documentação, definir ações prioritárias e organizar o recolhimento sistematicamente, levando em consideração os recursos humanos e materiais efetivos, o tempo e a infraestrutura necessária para sua adequada conservação e armazenamento.

O recolhimento

Trata-se da forma como é realizada a coleta e a transferência do material selecionado para o Sesc Memórias. O intuito da ação é centralizar o material, assegurar a integridade física de todos os itens, assim como tentar registrar o contexto em que foi produzido o documento e facilitar o acesso e a difusão desse acervo. As fases da coleta, organização e identificação dos documentos exigem seu manejo adequado, visando evitar e/ou retardar sua deterioração. O manuseio dos documentos requer o uso obrigatório de Equipamentos de Proteção Individual (EPI), com o objetivo de preservar a integridade física destes documentos e evitar que se tornem vulneráveis a riscos de novos 8

danos, bem como atuar numa perspectiva de promoção e proteção à saúde das pessoas envolvidas. Os materiais utilizados são: • • • • • • •

aventais descartáveis luvas de látex ou vinil óculos de proteção luvas de tecido máscaras cirúrgicas máscaras guarda-pó máscaras semifaciais para vapores ácidos

Pesquisador utilizando EPI no momento da higienização dos documentos

Na aplicação das técnicas básicas de conservação, efetuadas com a intenção de desacelerar o processo de deterioração, é fundamental o uso de materiais específicos para cada etapa do processo. Os materiais necessários para a higienização são: • • • • • •

Pincel Escova Espátula Pinça Soprador Mata borrão

Equipamentos utilizados para a higienização

Os materiais necessários para a identificação e o acondicionamento dos documentos são: • • • •

Lápis 6B Envelope branco, tamanho 240x340mm Caixas-arquivo de polipropileno Etiquetas

Materiais utilizados no Recolhimento da documentação

Os materiais necessários para o inventário e o registro dos processos de trabalho são: • Notebook e cabos • Pen drive e HD externo • Máquina fotográfica, acompanhada de cartão de memória, bateria e cabos A definição da quantidade de materiais utilizados para o recolhimento e o tempo dispendido para esse trabalho ocorrem a partir das informações levantadas pelo questionário do diagnóstico. Recomenda-se que o espaço destinado ao recolhimento seja amplo e com mesa de apoio para o tratamento adequado da documentação. As etapas do recolhimento são realizadas pelos pesquisadores do Sesc Memórias, em colaboração com os funcionários das Unidades e órgãos da Administração Central, em especial no auxílio da identificação e procedência dos documentos – a fim de assegurar as informações acerca do contexto de sua produção – e na constante difusão em torno da importância de ações de preservação.

Imagem: Recolhimento da documentação

Procedimentos gerais para o recolhimento dos documentos físicos: • Avaliar o estado de conservação • Identificar a quantidade • Separar por gênero (fotografias, peças gráficas, audiovisual e tridimensional), respeitando-se a ordenação atribuída inicialmente pelas Unidades ou órgãos da Administração Central • Selecionar 3 (três) exemplares de cada peça gráfica • Identificar na planilha do acervo • Higienizar para a remoção de sujeiras e materiais nocivos • Acondicionar em envelopes brancos e caixas poliondas, numeradas sequencialmente, exceto os itens que exigem embalagens apropriadas • Transportar a documentação para o Sesc Memórias • Elaborar relatório com a descrição dos procedimentos adotados e inventário da documentação para posterior encaminhamento à Unidade ou órgãos da Administração Central de origem

Exemplos de documentos deteriorados encontrados no Recolhimento

Identificação das caixas contendo documentos

Acondicionamento de cartazes na posição horizontal

Transporte da documentação

1 Para esclarecimentos, conferir os demais Manuais Sesc Memórias: Práticas de Preservação e Guarda da Documentação Institucional.

Esses procedimentos buscam respeitar a infraestrutura das Unidades e órgãos da Administração Central e o tempo disponível do funcionário que acompanhará o processo de recolhimento. A documentação recebe tratamento que consiste na adoção de procedimentos de higienização, identificação, descrição e guarda, obedecendo as necessidades de cada suporte, garantindo as condições de acesso e manuseio adequado para a realização de pesquisas1.

Orientações

Para que o recolhimento ao acervo do Sesc Memórias alcance seus objetivos seguem as orientações: • Selecionar, se possível, os documentos por gênero (fotografias, peças, gráficas, material audiovisual e tridimensional) • Organizar a documentação cronologicamente, de acordo com o ano e o mês da produção • Separar 3 (três) exemplares de cada documento gráfico-textual • Manter os conjuntos na íntegra, a exemplo dos relatórios cuja composição integra, geralmente, fotografias, textos, tabelas etc., uma vez que, separados, podem dificultar a identificação e levar à perda da informação • Separar, sempre que possível, a documentação proveniente de atividades realizadas na Unidade de origem dos materiais enviados por outras Unidades

Exemplo de documentação organizada de acordo com a data e a atividade

• Evitar o uso de fitas adesivas, cola líquida e demais componentes aderentes que possam causar dano a longo prazo. Quando inevitável, dar preferência à cola neutra de PVA ou • • • • • •

cola tipo bastão Evitar o uso de clipes ou grampos de metal, substituindo-os, sempre que possível, por artigos plásticos Evitar a embalagem com papeis de elevado nível de acidez ou abrasivos, como o Kraft Armazenar, sempre que possível, as peças gráficas em envelopes brancos e em caixas plásticas de arquivo Manter, quando possível, as encadernações na posição vertical Utilizar pastas tamanho A2 para armazenar documentos de grandes dimensões, como cartazes Evitar enrolar ou dobrar os cartazes

Exemplo de deterioração por oxidação do material de metal

Exemplo de cartazes guardados de forma inadequada

Exemplo de documento composto por dois ou mais gêneros documentos

Exemplo de documento com fita adesiva no verso

• Moderar o manuseio, evitando situações de desgaste • Manter a documentação em local seco – observando ocorrências de infiltração e goteiras –, bem ventilado e limpo • Evitar a incidência direta e constante de luz natural e artificial sobre os documentos, utilizando filtros (telas, cortinas) nas janelas ou armazenando a documentação em local com acesso reduzido; • Evitar a exposição à poeira, bem como a proximidade com tintas e solventes • Utilizar, sempre que possível, mobiliário de aço • Organizar os arquivos digitais (textos, peças gráficas, fotografias, vídeos ou áudios), preferencialmente, em pastas contendo o nome da ação realizada, a data da atividade, o gênero e a autoria (caso seja um texto ou uma fotografia) • Utilizar um arquivo de texto Word (.doc) ou bloco de notas 22

(.txt) para organizar as informações em mídias digitais como CDs e DVDs • Antes de fazer algum descarte, entrar em contato com a equipe do Sesc Memórias • Identificar a Unidade ou órgão da Administração Central responsável, o nome da ação realizada, a data da atividade, o gênero e a autoria (caso seja um texto ou uma fotografia)

Exemplo de organização de documentos digitais

Anexo 1: Glossário

Acervo

Conjunto dos documentos sob a guarda de uma instituição

Acondicionamento

Invólucro utilizado para garantir a proteção dos documentos

Conservação

Conjunto de medidas adotadas para retardar ou diminuir o processo de deterioração de um documento

Diagnóstico

Mensuração quantitativa e qualitativa e observação do estado de conservação dos documentos, tendo em vista o planejamento das etapas posteriores do trabalho

Documento

Unidade de registro das informações, independentemente do suporte ou do formato utilizados

Formato

Conjunto das características físicas que determinam a apresentação de um documento

Guarda

Armazenamento dos documentos em reserva técnica

Higienização

Remoção mecânica de sujidades e resíduos que colocam em risco a integridade do suporte.

Inventário

Descrição detalhada que possibilita a identificação do documento e sua localização no acervo

Preservação

Conjunto de medidas adotadas tendo em vista a salvaguarda de um acervo e/ou de bens culturais.

Recolhimento

Processo de transferência dos documentos do local de produção para o local de guarda

Suporte

Material – físico ou digital – no qual as informações estão registradas

Tipo documental

Classificação de um documento a partir da função que cumpriu em determinada atividade, levando em consideração o seu contexto de produção

Anexo 2: Questionário de Diagnóstico

Identificação

1 Nome da Unidade ou órgão da Administração Central: 2 Data de inauguração: 3 O Sesc Memórias realizou avaliação ou recolhimento da documentação no local? ( ) sim ( ) não Quando? 4 Em relação ao edifício: A Houve alteração no espaço (reforma e/ou mudança de Unidade provisória para definitiva)? ( ) sim ( ) não B Quando? C A documentação foi rearranjada com essa mudança? ( ) sim ( ) não D Há novas reformas previstas? ( ) sim ( ) não E Quando? F Em quais espaços/setores da Unidade? 5 Funcionários responsáveis pela guarda e/ou envio da documentação ao Sesc Memórias:

Avaliação

Condições de Armazenamento da documentação Observação 1. Preenchimento das questões 6 a 14 a partir de cópia da planta baixa do edifício e da visita monitorada aos espaços da Unidade, identificar e criar legendas para o mapeamento da documentação e dos fatores de risco. Observação 2. Será necessário replicar as questões 6 a 14 caso a documentação esteja dispersa. 6 Acerca do local onde a documentação está armazenada: A A documentação está concentrada na mesma sala? ( ) sim ( ) não B Caso não esteja concentrada, quantas salas a documentação ocupa? 7 Nome e localização da(s) sala(s) – identificação desses espaços na planta e atribuição de numeração para cada espaço (legenda): A Quais as medidas da(s) sala(s)? B Trata-se de uma sala: ( ) reservada para essa finalidade ( ) de trabalho ( ) garagens/salas ou depósitos subterrâneos C O local encontra-se próximo: ( ) piscinas ( ) oficinas de manutenção ( ) locais em reforma ( ) área de alimentação (comedoria e/ou copa) 29

( ) área de resíduos ( ) vias de circulação de água (canos, torneiras etc) – risco esporádico ( ) vias de rede elétrica ( ) plantas e árvores ( ) estacionamento 8 Em relação à circulação de ar e luminosidade: A A sala possui janelas? ( ) não ( ) sim B A janela possui algum tipo de filtro de luminosidade natural? ( ) não ( ) sim Qual? C A sala possui aparelho de ar-condicionado? ( ) não ( ) sim D Em relação à iluminação, a documentação: ( ) recebe incidência direta de luz natural ( ) encontra-se exposta à iluminação artificial excessiva 9 Em relação à circulação de pessoas, trata-se de um local: ( ) aberto a trânsito de pessoas ( ) circulação de apenas 1 ou 2 pessoas esporadicamente ou acesso reduzido 10 Em relação ao piso, trata-se de: ( ) madeira

( ) cimento queimado ( ) materiais plásticos ( ) carpete ( ) outro: 11 Há alguma observação sobre o teto e as paredes? 12 Trata-se de um espaço: ( ) úmido ( ) apresenta altas temperaturas ou variações de temperatura ( ) com luminosidade prejudicial à documentação encontrada Observações: 13 Em relação à limpeza: A Há limpeza no local? ( ) sim ( ) não B Qual a periodicidade? ( ( ( ( (

) todos os dias ) 1 x por semana ) 1 x por mês ) a cada 15 dias ) quando solicitado

Verificar possibilidade de levantar informações acerca dos materiais de limpeza utilizados.

14 Em relação a casos de sinistro e fatores de risco: A Já ocorreu algum sinistro na área em que estava a documentação? ( ) sim ( ) não B Que tipo de sinistro? C Quando ocorreu? D Esse sinistro afetou de alguma forma a documentação? ( ) não ( ) sim. Qual a fração do acervo atingida? E Qual o encaminhamento dado para a documentação comprometida? Acondicionamento da documentação: Mobiliário e Invólucro Em relação ao mobiliário utilizado: A A documentação está acondicionada em: ( ) Estantes Quantidade: Dimensões: ( ) Prateleiras Quantidade: Dimensões: ( ) Mesas Quantidade: Dimensões: ( ) Armários Quantidade: Dimensões: ( ) Outros Quais? Quantidade: Dimensões: ( ) Ausência de mobiliário

B Qual o material de fabricação do mobiliário? C No mobiliário observa-se: ( ( ( ( (

) poeira ) manchas ) corrosão ) sinal de infestação ) sinal de instabilidade

16 Em relação aos invólucros utilizados: Trata-se de: ( ) caixas poliondas ( ) envelopes em caixas poliondas ( ) encadernações ( ) caixas de papelão ( ) pastas suspensas ( ) caixas plásticas organizadoras ( ) outros: ( ) sem invólucros B Nos invólucros observa-se: ( ) poeira ( ) perfurações ( ) manchas ( ) sinal de infestação

Estado de conservação da documentação 17 Verifica-se na documentação: ( ) deposição de fuligem ( ) deformação ( ) manchas ( ) corrosão ( ) perfuração ( ) descoloração ( ) fungos ( ) resquícios de cola ou fita adesiva ( ) abrasão 18 Foram observados sinais de fungos ou outro tipo de infestação no mobiliário, nos invólucros ou na documentação? ( ) sim ( ) não Qual? ( ) no mobiliário ( ) no invólucro ( ) na documentação

Organização da documentação 19 Há alguma ordenação específica da documentação? Quando adotados mais de um desses critérios, assinalar os correspondentes: ( ) cronológica ( ) por projeto/atividade ( ) por gênero ( ) por suporte ( ) por tamanho ( ) ausência de sistematização 20 Data tópica da documentação: ( ) apenas documentos da Unidade ( ) também de outras Unidades ( ) também de órgãos da Administração Central 21 Há documentação acumulada, mas não produzida pelo Sesc? ( ) sim ( ) não De quais gêneros documentais? 22 Há algum instrumento de acesso à documentação armazenada? ( ) planilhas ( ) listagem impressa ( ) sinalização em estantes ( ) sinalização em caixas ou pastas ( ) listagem em Word 23 A documentação é utilizada como material de referência 35

pelos técnicos da Unidade? ( ) sim ( ) não 24 A documentação é reunida de forma contínua? ( ) sim ( ) não Documentação física 25 Preencher a planilha com a quantidade de documentados encontrados. A Gráfico-Textual: Tipos documentais encontrados na Unidade: ( ) Anais ( ) Apostilas ( ) Cartazes ( ) Catálogos ( ) Certificado/Diploma ( ) Convites ( ) Projetos ( ) Relatórios ( ) Manuais ( ) Noticiários ( ) Periódicos ( ) Programas ( ) Programação ( ) Prospectos ( ) Plantas ( ) Outros Cálculo em metros lineares:

B Fotográfico:

C Audiovisual: Quantidade de itens/exemplares encontrados: ( ) Fita VHS ( ) U-Matic ( ) BetaCam ( ) K-7 ( ) Fita de Rolo ( ) Zip Drive ( ) Disquetes ( ) CD’s ( ) DVD’s ( ) DAT ( ) MiniDisc ( ) Películas ( ) Outros: D Tridmensional:

Item

Material

Dimensões

Quantidade

Trofeu Material Promocional Distintivo Placa Premiação

26 Contém duplicatas? ( ) sim ( ) não 27 Já houve descarte da documentação? ( ) sim ( ) não Documentação digital 28 No que diz respeito ao armazenamento: A É mantido acervo digital nos computadores ou em CDs, DVDs, HD externo e/ou rede desta Unidade? ( ) sim ( ) não B Qual o tamanho (espaço) total do acervo digital? C Como esse acervo está organizado? ( ) armazenado num mesmo local/pasta ( ) com subdivisões de pastas ( ) contendo todas as informações (ex. título do evento, data do registro, nome do fotógrafo e demais informações pertinentes) 38

29 No que diz respeito ao Backup: A Há backup dos arquivos da Unidade? ( ) sim ( ) não De que forma é realizado? ( ) os arquivos são salvos em CD e/ou DVD ( ) incluindo as fotos ( ) os arquivos são salvos HD externo ( ) incluindo as fotos ( ) os arquivos são salvos em rede ( ) incluindo as fotos ( ) os arquivos estão armazenados em diferentes locais necessitando de um prazo para ser organizado ( ) incluindo as fotos C c) Qual a periodicidade do backup? ( ) diária ( ) mensal ( ) semestral ( ) anual 30 Em relação ao transporte da documentação para o Sesc Memórias: A Há documentação que necessite de invólucro e transporte especial? ( ) não ( ) sim Identifique: Dimensões: 39

Recolhimento

Apontar no relatório e nas recomendações a necessidade de retorno à Unidade para avaliação detalhada e/ou organização da documentação, destacando os casos de urgência e definindo as prioridades.