FECEDA Fondo de Empleados Oficiales del Departamento del Meta
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MATRIZ DEL SERVICIO NO CONFORME ANEXO Nº1: MATRIZ DE SERVICIO NO CONFORME
1.
¿Qué situaciones se pueden considerar NO conformes en el área estratégica?
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Incumplimiento de las actividades señaladas en el Plan Estratégico o el plan operativo. Falla en la entrega de autorizaciones o asignación de tareas y responsabilidades a los colaboradores. Falla en la comunicación de los cambios de las condiciones del servicio (tasas, reglamentaciones, etc.).
2.
¿Qué posibles NO conformes se pueden presentar en el área operativa?
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Fallas en software o hardware que afecten el servicio. Falta de equipos o medios de comunicación para atender las solicitudes de asociados. Problemas de mantenimiento en los equipos de aire acondicionado. Falta de preparación, aseo y arreglo de las instalaciones. Incumplimiento de los horarios y programaciones para el servicio. Error en el envío de información, datos o registros; así como su despacho extemporáneo. Insuficiencia en el número y disposición de los colaboradores para atender las necesidades del servicio. Situaciones de clima laboral que afecten el desarrollo de los procesos. Demora o falta de atención a las solicitudes de los Asociados y Colaboradores. Errores en la disposición, almacenamiento y recuperación de archivo. Demora en el aprovisionamiento o gestión de las compras.
3.
¿Qué posibles NO conformes se pueden presentar a nivel del desarrollo económico?
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Errores en el diligenciamiento de los registros, soportes y títulos valor de las operaciones de ahorro y crédito. Falta de firmas, mala toma de huellas o error en la acreditación de la titularidad y aceptación de los registros. Errores en la entrega o recepción de dinero en efectivo. Falta de información oportuna sobre vencimientos o incumplimientos a los Asociados. Falta de reporte oportuno sobre las condiciones de morosidad. Aplicación de descuentos o descargo de dinero por error de digitación en el sistema (Trébol). Imprecisiones o errores en la información suministrada a los Asociados. Incumplimiento u omisión de las condiciones comerciales para el acceso a las líneas de crédito. Demora en la atención a los Asociados o repetición de procedimientos por errores en el desarrollo.
4.
¿Qué posibles NO conformes se pueden presentar a nivel social?
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Incumplimiento de las actividades programadas. Falta de preparación de las locaciones y demás elementos para el desarrollo de la actividad (equipos, materiales). Insatisfacción por parte de los asistentes a eventos. Inconsistencia entre lo expuesto a los asociados y la actividad realizada. Poca equidad en el desarrollo de las actividades y acceso a los bienes suministrados. Falla en la información, comunicación y promoción de los eventos que disminuya la cobertura de los programas. Poca calidad en las capacitaciones y formación facilitada. Baja calidad en los alimentos y bebidas suministradas a los asistentes a eventos.