FECEDA Fondo de Empleados Oficiales del Departamento del Meta
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PROCEDIMIENTO DE COBRANZA
IDENTIFICACIÓN NOMBRE
PROCEDIMIENTO DE COBRANZA
OBJETIVO
Brindar orientaciones sobre la gestión para la recuperación de la cartera morosa.
ALCANCE
DEFINICIONES
ANEXOS
Cubre las acciones de Coordinador de cobranza, Analista de Crédito, Asesores de servicios, Gerente, Comité de Crédito y Junta Directiva para la recuperación de la cartera morosa. Cartera: Son todas aquellas operaciones activas de crédito otorgadas y desembolsadas por FECEDA, bajo distintas modalidades aprobadas de acuerdo con el Reglamento de Crédito y las normas vigentes en esta materia. Entidad nominadora: Empresa a la cual está vinculado laboralmente el asociado. Neto recibido: Total de la asignación salarial, menos descuentos de nómina, horas extras y pagos ocasionales. Capacidad de pago: Porción del neto recibido que puede comprometerse para constituir una obligación. Refinanciación: Es el proceso de reorganización de los plazos o montos de un crédito constituido (al día) con el propósito de satisfacer nuevas solicitudes de crédito del asociado. Crédito cancelación de obligaciones de deudor solidario. Línea de crédito a mediano y largo plazo, para los asociados que tengan que pagar deudas contraídas con FECEDA en calidad de deudor solidario. N/A DESCRIPCIÓN
PASO 0 1
ACTIVIDADES
DESCRIPCIÓN
Inicio
N/A
Realizar el Seguimiento del estado de la cartera
a. b. c.
d.
2
Notificar la posibilidad de reporte negativo
a.
b. c. d.
3
Realizar la gestión de cobro directo
a.
PARTICIPANTES N/A
REGISTRO/ DOCUMENTO N/A
Realizar periódicamente el seguimiento de los créditos otorgados; Generar el informe de cartera por edades el día 10 de cada mes; Ingresar a la plataforma tecnológica, módulo Informes y consultas, opción administrativo, carteras y formatos por edades; Destino del reporte – archivo.xls; Saldo a la fecha de solicitud; Tipo de informe – Administrativo 1; Saldo en mora (S); Imprimir; Evaluar el comportamiento de la cartera e iniciar la gestión de cobro de las obligaciones en mora;
Coordinadora de cobranza
a. Informe de cartera por edades
Contactar telefónicamente (mediante llamada o mensaje de texto) a los asociados que presentan obligaciones en mora entre 1 y 10 días; Notificar la posibilidad de reporte negativo ante centrales de riesgo a los deudores y deudores solidarios; Persuadir el pago de las obligaciones y ofrecer alternativas de solución cuando se requiera; Si paga termina el procedimiento, en caso contrario continua la gestión de cobro;
Coordinadora de cobranza
a. Estado de cuenta del asociado b. Recibo de pago
Verificar la disponibilidad de fondos en las cuentas de ahorro y debitar de éstas las obligaciones en mora cuando existan fondos disponibles;
Coordinador de cobranza
Nota debito Recibos de caja Cruce de cuentas “LA CULTURA DEL AHORRO SOLIDARIO”.
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PROCEDIMIENTO DE COBRANZA DESCRIPCIÓN PASO
ACTIVIDADES
DESCRIPCIÓN b.
c.
d.
4
4.1
Clasificar las obligaciones por línea de crédito y edad
a. b.
Sancionar los asociados con mora en las líneas de sueldo y crediexpres
a.
c.
b.
c. d.
e. -
-
PARTICIPANTES
Contactar telefónicamente, persuadir el pago de las obligaciones y establecer acuerdos y plazos para la cancelación de las mismas; Analizar alternativas de normalización de la cartera y gestionar cruce de cuentas o reestructuración de las obligaciones en mora cuando se cumplan las condiciones establecidas; Si paga termina el procedimiento, en caso contrario continua la gestión de cobro;
REGISTRO/ DOCUMENTO Créditos Refinanciados
Identificar y clasificar las obligaciones por línea de crédito; Una vez clasificadas por línea agrupar según días de morosidad; Realizar la gestión de cobro correspondiente para cada caso.
Coordinador de a. Informe de cobranza cartera por edades
Hacer seguimiento a los asociados con mora mayor a 60 días en las líneas de adelanto de sueldo y crediexpres; Notificar a la Junta directiva para la aplicación del régimen disciplinario (solicitar suspensión temporal de los servicios de crédito para pago por caja) (1); Verificar la autorización de sanción por parte de la Junta Directiva; Elaborar las resoluciones de Sanción en adelanto de sueldo y notificar a los deudores morosos sobre las decisiones tomadas por la Junta Directiva; Registrar la sanción en la plataforma tecnológica; Ingresar al módulo administrador, opción mantenimiento, variar cuota de ahorro, En la casilla de asociado digitar el número de identificación; Registrar la sanción indicando: cuantas veces ha sido sancionado, el Nro de libranza y la fecha de terminación de la sanción. Si paga termina el procedimiento, en caso contrario continúa en el paso 5.
Coordinador de f. Informe de Cobranza cobranza Gerente g. Acta de junta Junta Directiva directiva h. Resolución de suspensión temporal de servicios
Nota: (1) Cuando el asociado es reincidente se debe notificar al Comité de Control Social y posteriormente informar a la Junta Directiva; 4.2
Aplicar el proceso disciplinario por mora en obligaciones
a. -
Hacer seguimiento a los asociados con mora mayor a 45 días en las líneas de adelanto de sueldo y crediexpres; Cuando la mora persiste, notificar a la Junta Directiva para la aplicación del régimen disciplinario (solicitar autorización para exclusión cuando no sea posible un acuerdo con el asociado y si el monto de los ahorros cubre
Coordinador de cobranza Tesorera Gerente Junta Directiva
Informe de Cobranza Acta de Junta Directiva Resolución de exclusión.
“LA CULTURA DEL AHORRO SOLIDARIO”.
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PROCEDIMIENTO DE COBRANZA DESCRIPCIÓN PASO
ACTIVIDADES
DESCRIPCIÓN -
b. c. d.
e.
f.
e.
g.
5.
Solicitar la exclusión de asociados morosos
a. b. c.
d.
h.
i. j.
6
Cobro jurídico
a. b.
PARTICIPANTES
REGISTRO/ DOCUMENTO
la totalidad de la obligación). Si la Junta Directiva autoriza la exclusión se debe notificar a la tesorera para la realización del cruce de cuentas, registro del retiro del asociado y notificación a la entidad patronal. Hacer seguimiento a los asociados con mora mayor a 60 días en las demás líneas de crédito; Notificar a los deudores solidarios sobre el estado de morosidad de las obligaciones; Analizar con el deudor y el deudor solidario las posibilidades de realizar la reestructuración de la obligación o fijar acuerdo de pago. Cuando la mora persiste, notificar a la Junta Directiva para la aplicación del régimen disciplinario (Suspensión temporal de todas las líneas de crédito a excepción de la reestructuración); Notificar a los asociados sobre las decisiones tomadas por la Junta Directiva (enviar oficio informativo indicando el estado del proceso disciplinario: avisar, iniciar o sancionar); Contactar telefónicamente, persuadir el pago de las obligaciones y establecer acuerdos y plazos para la cancelación de las obligaciones; Si paga termina el procedimiento, en caso contrario continua la gestión de cobro; Hacer seguimiento a los asociados con mora superior a 180 días; Verificar que se haya aplicado el régimen disciplinario en su totalidad (sancionado en todas las líneas de crédito); Evaluar voluntad de pago del asociado y del deudor solidario y analizar alternativas de recuperación de la cartera; Cuando no existan alternativas para recuperación de la cartera, solicitar a la Junta Directiva la exclusión del asociado; Verificar la autorización de exclusión por la junta directiva; Elaborar las resoluciones de exclusión y notificar a los deudores morosos sobre las decisiones tomadas por la Junta Directiva; Informar a la Tesorera para aplicar el cruce de cuentas y exclusión del asociado en la plataforma tecnológica; Cuando los ahorros cubran el 100 de la obligación, termina el procedimiento; en caso contrario continua la gestión de cobro; Notificar a los deudores sobre la iniciación del proceso de cobro jurídico; Preparar los documentos requeridos para el trámite de cobro jurídico, así:
Coordinador de k. Informe de cobranza cobranza Gerente Acta de Junta Junta Directiva Directiva Resolución de exclusión
Coordinador de cobranza Gerente Abogado
Soporte inicio cobro jurídico Poder otorgado al abogado
“LA CULTURA DEL AHORRO SOLIDARIO”.
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PROCEDIMIENTO DE COBRANZA DESCRIPCIÓN PASO
ACTIVIDADES
DESCRIPCIÓN -
c. d. l.
7
Castigo de cartera
a.
b.
c.
d. e.
8
Terminar
PARTICIPANTES
Elaborar de solicitud de inicio de cobro jurídico; Elaborar liquidación de las obligaciones financieras del deudor moroso y relacionar los dados de contacto del mismo; Adjuntar pagaré original de la obligación en mora; Adjunta copia del certificado de existencia y representación legal de Feceda; Remitir al abogado los documentos para cobro jurídico, atendiendo la ubicación del deudor; Realizar llamadas periódicas a los abogados para conocer el estado de los casos; Cuando se notifique el pago de las obligaciones termina el procedimiento, en caso contrario continua la gestión de cobro jurídico; Gestionar el castigo de cartera cuando no hayan agotado todas las posibilidad de recaudo y el indicé de morosidad de la obligación sea elevado; Presentar informe detallado con concepto del representante legal y anexar los documentos que soporten la siguiente información: Concepto del abogado ejecutor (si se encuentra en cobro jurídico); En caso de remate, adjuntar comprobante de contabilización; correspondencia enviada y trámites efectuados en el proceso de cobranza; Presentar certificación expedida por el contador respecto de la provisión en un 100% y la reclasificación de la obligación como ex asociado se encuentra en la categoría correspondiente; Presentar a la Junta Directiva para estudio y decisión; Verificar la decisión de la Junta Directiva y remitir al departamento de tesorería y contabilidad para el registro correspondiente.
N/A
ELABORÓ
REGISTRO/ DOCUMENTO Informes de gestión abogado
Coordinador de cobranza Gerente Contador Junta Directiva
Acta de Junta directiva Informe del representante legal Certificación del contador
N/A
N/A
REVISÓ
APROBÓ
NOMBRE
Bibiana Vélez Torres
NOMBRE
María Teresa García
NOMBRE
Celestino Romero Aguirre
CARGO
Coord. de Cobranza
CARGO
Tesorera
CARGO
Rep. Comité de Calidad
FECHA
10 de noviembre de 2011
FECHA
16 de noviembre de 2011
FECHA
18 de noviembre de 2011
FIRMA
FIRMA
FIRMA
“LA CULTURA DEL AHORRO SOLIDARIO”.