FONDO DE EMPLEADOS OFICIALES DEL DEPARTAMENTO DEL META
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INSTRUCTIVO PARA LA PROVISIÓN DE BIENES O SERVICIOS IDENTIFICACIÓN NOMBRE
INSTRUCTIVO PARA LA PROVISIÓN DE BIENES O SERVICIOS
OBJETIVO
Establecer las variables, condiciones y actividades para la provisión de los bienes o servicios necesarios para la prestación del servicio a los asociados.
ALCANCE
Vincula a todos los funcionarios en relación con la provisión de bienes o servicios.
DEFINICIONES
Bien: Recurso tangible requerido para la prestación del servicio a los asociados. Servicio: Conjunto de actividades que buscan responder a las necesidades de un cliente o de alguna persona.
ANEXOS
Solicitud de bienes y servicios. DESCRIPCIÓN
El Instructivo de bienes o servicios contiene la descripción de las solicitudes de provisiones regulares y comunes para el desarrollo del servicio, a saber: -
Material y útiles de oficina: Insumos relacionados con labores de procesamiento y registro de información, tales como papel, lapiceros, lápices, carpetas y otros relacionados. Dotación de material y útiles de oficina: Compra masiva para almacenaje y posterior distribución de materiales y útiles de oficina. Equipos de sistemas, video y comunicación: Hace referencia a los recursos tecnológicos como computadores, teléfonos y demás artefactos. Mobiliario: Elementos relacionados con los muebles de oficina, aires acondicionados, neveras y demás enseres. Cafetería y aseo: Recursos para alimentación y limpieza de las instalaciones. Papelería: Se refiere a la papelería sin y con membrete (especialmente la segunda). Dotación de papelería: Compra masiva para almacenaje y posterior distribución de papelería con y sin membrete. Mantenimiento locativo: Insumos o servicios relacionados con la reparación y sostenimiento de las edificaciones y su funcionamiento. Obsequios: Presentes dirigidos a los usuarios para su beneplácito y la promoción de la imagen corporativa de la Empresa. Promocionales: Presentes asociadas al desarrollo de una campaña comercial. Publicidad: Insumo relacionado con la información y posicionamiento de la empresa ante la opinión general. Representación: Gastos asociados a la comercialización y representación de la Empresa. Asambleas y pre-asambleas: Insumos relacionados con los aspectos logísticos demandados. Restaurante: Servicios de alimentación ocasional requerido para el personal, dentro del marco del cumplimiento de las labores misionales de la Empresa. Servicios públicos: Consumo relacionado con el fluido eléctrico, agua, alcantarillado, telefonía, internet y demás. Seguridad: Aspectos relacionados con el monitoreo y la vigilancia de las instalaciones.
En la Tabla Nº 1 se describen los insumos, solicitantes, nivel decisorio, procedimientos y evidencias relacionadas con la provisión de bienes y servicios.
“LA CULTURA DEL AHORRO SOLIDARIO”.
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Tabla Nº 1 Trámite de bienes y Servicios
BIEN O SERVICIO
Material y útiles de oficina
Dotación de material y útiles de oficina
¿EN DÓNDE?
¿QUÉ CANTIDAD?
¿CADA CUANTO?
¿QUIÉN PUEDE SOLICITAR?
¿A QUIÉN SE SOLICITA?
Granada
Según necesidad
Permanente
Todo los funcionarios
Recepción
Acacias Villavicencio
Según necesidad
Permanente
Todos los funcionarios
Coordinador de oficina Tipo A y B
Granada
Según aprobación de gerencia
Recepción
Subgerente (hasta 1 SMMLV).
Coordinador de oficina Tipo A y B
Gerente o su suplente (desde 1 y hasta 50 SMMLV).
Acacias Villavicencio
Según aprobación de gerencia
Mensualmente
Mensualmente
¿CÓMO SE TRATA LA SOLICITUD?
1. 2. 3.
Recepción de solicitud; Revisión de inventario; Entrega.
Consumo
1. 2. 3. 4. 5. -
Elaborar la relación; Retroalimentar con la gerencia; Revisar y decidir ; Aprobar y firmar solicitud; Comprar: Para las sucursales: la compra se realiza en cada Municipio. Recibir y almacenar.
Solicitud de bienes y servicios
Gestionar la evaluación del equipo con el auxiliar de sistemas o personal idóneo; definir: Estado; Posibilidad de reparación; Repuestos, servicio de mantenimiento o reposición; Presentar la solicitud al gerente; Revisar y decidir; Aprobar y firmar solicitud; Comprar; Inventariar; Recibir y entregar.
Solicitud de bienes y servicios
Gestionar evaluación del equipo con personal idóneo: Estado; Posibilidad de reparación; Determinar repuestos, servicio de mantenimiento o reposición; Presentar la solicitud al gerente; Revisar y decidir; Aprobar y firmar solicitud Comprar; Inventariar; Recibir y entregar.
Solicitud de bienes y servicios
6. 1.
Equipos de sistemas, video y comunicación
Granada Acacias Villavicencio
Según necesidad
Según necesidad
Todos los funcionarios
El gerente o su suplente (hasta cincuenta salarios mínimos)
2. 3. 4. 5. 6. 7. 1.
Mobiliario
Granada Acacías Villavicencio
Según necesidad
Según necesidad
Todos los funcionarios
El gerente o su suplente (hasta cincuenta salarios mínimos)
¿CÓMO SE EVIDENCIA?
2. 3. 4. 5. 6. 7.
“LA CULTURA DEL AHORRO SOLIDARIO”.
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¿EN DÓNDE?
¿QUÉ CANTIDAD?
¿CADA CUANTO?
Según necesidad
Semanal
Acacías Villavicencio
Según necesidad
Granada
Granada
¿QUIÉN PUEDE SOLICITAR?
¿A QUIÉN SE SOLICITA?
Servicios generales Tipo A
Secretaría
Semanal
Todos los funcionarios
Coordinador de oficina Tipo A y B
Según necesidad
Permanente
Todo los funcionarios
Recepción Auxiliar de tesorería
Según necesidad
Permanente
Todos los funcionarios
Coordinador de oficina Tipo A y B
Recepción Auxiliar de tesorería
El gerente o su suplente (hasta cincuenta salarios mínimos)
Cafetería y aseo
Papelería Acacías Villavicencio
Mensualmente papelería blanca Granada
Según aprobación de gerencia
Dotación de papelería
Acacías Villavicencio
Según aprobación de gerencia
Papelería con membrete: según necesidad y costos de litografía
Mensualmente papelería blanca Papelería con membrete: según principal
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¿CÓMO SE TRATA LA SOLICITUD?
1. 2. 3. -
¿CÓMO SE EVIDENCIA?
Solicitud de bienes y servicios
4.
Recepción de solicitud; Revisión de presupuesto; Comprar: Para las sucursales: la compra se realiza en cada Municipio. Entregar.
1. 2. 3.
Recepción de solicitud Revisión de inventario Entrega
Solicitud de bienes y servicios
1. 2. 3. 4. 5. 6.
Elaborar la relación; Entregar a gerencia; Revisar y decidir ; Aprobar y firmar solicitud; Comprar; Recibir y almacenar; Solicitud de bienes y servicios
Coordinador de oficina Tipo A y B
Recepción
1. 2. 3. 4.
Presentar solicitud; Revisión de inventario; Despacho; Recibir y almacenar.
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¿EN DÓNDE?
Granada
¿QUÉ CANTIDAD?
Según aprobación
¿CADA CUANTO?
Obsequios
Promocionales
Granada
Granada
Según aprobación
Según número de asociados
Según campaña de comercializació n
¿A QUIÉN SE SOLICITA?
Según necesidad
Anualmente
Según condiciones del servicio
¿CÓMO SE TRATA LA SOLICITUD?
¿CÓMO SE EVIDENCIA?
Todos los funcionarios
El gerente o su suplente (hasta cincuenta salarios mínimos)
Gerente
Junta Directiva (más de cincuenta salarios mínimos)
Coordinador de oficina Tipo A y B
El gerente o su suplente (hasta cincuenta salarios mínimos)
Ibídem paso anterior; sin embargo, se debe analizar la responsabilidad del arrendador en aquellos casos que sean aspectos estructurales o cuando se requiera la autorización expresa para realizar modificaciones.
Gerente
Junta directiva
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
Elaborar propuesta: Obsequios, según tendencia; Cotizar; Gestionar muestras; Presentar propuesta; Revisar y decidir ; Aprobar y firmar solicitud; Comprar (contratar) Recibir y verificar; Distribuir en oficinas y puntos de atención.
Acta Junta Directiva
Todos los funcionarios
El gerente o su suplente (hasta cincuenta salarios mínimos)
Gerente
Junta Directiva (más de cincuenta salarios mínimos)
1. 2. 3. 4. 5. 6.
Determinar la campaña comercial; Establecer el incentivo; Cotizar; Comprar; Recibir y verificar; Distribuir según políticas de la campaña.
Solicitud de bienes y servicios o acta de junta directiva
Según necesidad
Mantenimiento locativo
Acacías Villavicencio
¿QUIÉN PUEDE SOLICITAR?
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1. 2. 3. 4. 5. 7. 6. 7.
Analizar problema: Posibles soluciones; Cotizaciones. Presentar requerimiento; Solicitar autorización (según corresponda); Revisar y decidir; Aprobar y firmar solicitud; Comprar (contratar); Ejecutar; Verificar (Formato recibido a conformidad).
Solicitud de bienes y servicios Acta Junta Directiva
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Publicidad
Representación
Asambleas y pre-asambleas
¿EN DÓNDE?
Granada
Granada
Granada
¿QUÉ CANTIDAD?
Según necesidades del servicio
Según necesidades del servicio
Asamblea (1); pre-asamblea, según distribución de asociados
Granada
Según necesidades del servicio
Villavicencio Acacías
Según necesidades del servicio
Granada
N/A
Restaurante
Servicios públicos
¿CADA CUANTO?
Según necesidades del servicio
Según necesidad del servicio
¿QUIÉN PUEDE SOLICITAR? Todos los funcionarios
¿A QUIÉN SE SOLICITA? El gerente o su suplente (hasta cincuenta salarios mínimos)
Gerente
Junta Directiva (más de cincuenta salarios mínimos)
Todos los funcionarios
El gerente o su suplente (hasta cincuenta salarios mínimos)
Gerente
Junta Directiva (más de cincuenta salarios mínimos)
Secretaria
El gerente o su suplente (hasta cincuenta salarios mínimos)
Anualmente
Cuando el/los funcionarios se encuentre cumpliendo labores especiales para la empresa.
Mensualmente
Gerente
Junta Directiva (más de cincuenta salarios mínimos)
Todos los funcionarios
Entidad convenio
Todo los funcionarios
Coordinador de oficina Tipo A y B
Recepción
Tesorería
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¿CÓMO SE TRATA LA SOLICITUD?
1.
¿CÓMO SE EVIDENCIA?
2. 3. 4. 5.
Analizar segmento de población y canales de comunicación; Determinar medio; Cotizar; Comprar; Recibir y/o verificar.
Solicitud de bienes y servicios o acta de junta directiva
1. 2. 3. 4. 5.
Determina solicitud; Revisión de presupuesto; Comprar; Recibir y utilizar; Soportar.
Informe de representación
1. Determinar número de pre-asambleas; 1.1 Establecer (asamblea, inclusive); 2. Definir: Locación; Desplazamiento; Alimentación y alojamiento; Refrigerios; Equipos audiovisuales; Documentación; 3. Cotizar; 4. Comprar; 5. Ejecutar; 6. Verificar. 1. Solicitar; 2. Recibir servicio; 3. Reportar: Funcionario; Actividad; 4. Verificar (contable). Nota: En el caso de las sucursales, se contrata directamente porque no existen convenios. 1. 2.
Recepción de recibos; Elaboración de cheques;
Solicitud de bienes y servicios
Factura
Comprobante de egreso Comprobante de
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Villavicencio Acacías
Actividades sociales y capacitaciones realizadas por los comités
Seguridad
¿QUÉ CANTIDAD?
¿EN DÓNDE?
¿CADA CUANTO?
¿QUIÉN PUEDE SOLICITAR?
¿A QUIÉN SE SOLICITA?
N/A
Mensualmente
Coordinador de oficina Tipo A y B
Coordinador de oficina Tipo A y B
N/A
N/A
Según programación
Presidente de comité
El gerente o su suplente (hasta cincuenta salarios mínimos)
Granada Villavicencio Acacías
1. Monitoreo Vigilancia
Anualmente
Gerente
Gerente
ELABORÓ
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¿CÓMO SE EVIDENCIA?
¿CÓMO SE TRATA LA SOLICITUD? 3. 4. 5. 1. 2. 3. 4. 5. 6.
Revisión de montos, según presupuesto y consumo; Establecer política de ahorro, cuando haya lugar Pagar Definir: Número de participantes; Locación; Desplazamiento; Alimentación y alojamiento; Refrigerios; Equipos audiovisuales; Documentación; Cotizar; Solicitar; Comprar; Recibir y verificar; Entregar.
1. Determinar necesidades de seguridad; 2. Cotizar; 3. Comprar; Recibir y verificar.
REVISÓ
egreso
Solicitud de bienes y servicios
Solicitud de bienes y servicios.
APROBÓ
NOMBRE
Bibiana Vélez Torres
NOMBRE
Magdalena Manrique García
NOMBRE
Edgar Orlando Moreno Rico
CARGO
Líder Gestión de Calidad
CARGO
Líder Dirección Operativa
CARGO
Presidente Junta Directiva
FECHA
15-06-2011
FECHA
22-06-2011
FECHA
23-06-2011
FIRMA
FIRMA
FIRMA
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