FECEDA Fondo de Empleados Oficiales del Departamento del Meta
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PROCEDIMIENTO DE CRÉDITO
IDENTIFICACIÓN NOMBRE
PROCEDIMIENTO DE CRÉDITO
OBJETIVO
Brindar orientaciones sobre la gestión para la colocación, análisis y desembolso de créditos.
ALCANCE
Cubre las acciones de asesores comerciales, asesores de servicios, coordinadores de oficinas, Auxiliares de oficinas, analista de crédito, subgerencia, gerencia, Comité de crédito y Junta Directiva, para el proceso de comercialización, registro de solicitudes de crédito, análisis y aprobación.
DEFINICIONES
ANEXOS
Crédito: Préstamo en dinero concedido a un asociado, quien se compromete a devolverlo conforme a las condiciones establecidas de tiempo, plazo y tasa de interés. Colocación: Acción encaminada a la comercialización de líneas crediticias. Entidad nominadora: Empresa a la cual está vinculado laboralmente el asociado. Neto recibido: Total de la asignación salarial, menos los descuentos de nómina, horas extras y pagos ocasionales. Capacidad de pago: Porción del neto recibido que puede comprometer para constituir una obligación financiera. Refinanciación: Es el proceso de reorganización de los plazos o montos de un crédito constituido (al día) con el propósito de satisfacer nuevas solicitudes de crédito del asociado. Adelanto de sueldo: Línea de crédito a corto plazo, para pago por caja, de rápido y fácil acceso, constituida a partir del neto recibido. Crediexpres: línea de crédito a corto plazo, para pago por caja, de rápido y fácil acceso, para asociados a partir de los dos años de antigüedad, que es proporcional al 150% del neto recibido. Crédito ordinario: Línea de crédito a mediano o largo plazo, para financiar necesidades del asociado que contribuyan al mejoramiento de su calidad de vida. Crédito educativo: Línea de crédito a mediano o largo plazo, para financiar educación técnica, tecnológica, pregrado, postgrado, maestría, doctorado y carrera militar, para el asociado o su grupo familiar cercano. Crédito de vivienda: Línea de crédito a mediano o largo plazo, para financiar vivienda nueva o usada de interés social, para grupo familiar que no cuentan con vivienda propia. Crédito comercial: Línea de crédito a mediano o largo plazo, para apoyar iniciativas de creación o mejoramiento de proyectos de comercialización, producción, agroindustria y servicios. Crédito calamidad doméstica: Línea de crédito a mediano plazo que se otorga, con el propósito de cubrir una necesidad ocasionada por un hecho fortuito, que afecte gravemente la estabilidad económica del asociado. Crédito cancelación de obligaciones de deudor solidario. Línea de crédito a mediano y largo plazo, para los asociados que tengan que pagar deudas contraídas con FECEDA en calidad de deudor solidario. 1. Guía: Modalidades de Crédito 2. Reglamento de crédito DESCRIPCIÓN
PASO
ACTIVIDADES
DESCRIPCIÓN
0
Inicio
N/A
1
Recibir a los asociados con la necesidad o expectativa de crédito.
a.
b.
2 Evaluar las condiciones iniciales de la solicitud.
Asignar los turnos a los asociados según el orden de llegar (puede variar así: en las mañana hasta de veinte minutos; durante las tardes y fin de mes hasta cuarenta). Atender a los asociados que se acercan a FECEDA con expectativas o necesidades de créditos;
PARTICIPANTES
REGISTRO/ DOCUMENTO
N/A
N/A
Recepcionista
N/A
Nota: (1) Los asociados de municipios lejanos tienen prelación para la atención, sin menoscabo de la calidad del servicio. a. Indagar las necesidades y expectativas de crédito: Determinar el monto requerido; Analizar el estado de cuenta y determinar la posibilidad de refinanciación o creación de un nuevo crédito. Indagar por el destino de los recursos; b. Solicitar la presentación de la cédula original;
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PROCEDIMIENTO DE CRÉDITO DESCRIPCIÓN PASO
ACTIVIDADES
DESCRIPCIÓN c. d. e. f. g.
h. i.
j.
Solicitar fotocopia de la cédula de ciudadanía (solo para la primera operación de crédito); Evaluar la capacidad de pago: Solicitar el desprendible de pago del último mes (1); Determinar el tiempo de vinculación a FECEDA; Establecer la reciprocidad con relación a los ahorros + aportes + fecefuturo; Determinar la capacidad de pago de cuota mensual para descuento por nómina: atendiendo las condiciones de la reglamentación laboral vigente y las condiciones establecidas en el Artículo 56 del Decreto 1481 para límite de descuentos sobre salarios. Analizar la historia crediticia y su nivel de riesgo (3); Si no posee capacidad de descuento por nómina y cumple condiciones de antigüedad afiliación superior a 24 meses, podemos ofrecer alternativas para pago por caja, teniendo en cuenta el literal h, además solicitar ingresos adicionales (2); Concluir y determinar el estado de cuenta del asociado (4).
PARTICIPANTES
Asesores Comercial, Analista de Créditos, Coordinadores de sucursal y/o Funcionarios Delegados
REGISTRO/ DOCUMENTO
Reglamento de Crédito Análisis de Crédito
Notas: (1) Si no presenta el desprendible de nómina, se debe descargar del sitio web de la entidad nominadora o solicitar que gestione su consecución. En todos los casos se debe brinda información y aclarar que los cálculos son aproximados y están sujetos a variación. (2) Cuando esté sancionado por incumplir el pago de sus obligaciones o su antigüedad aún sea inferior a los 24 meses, en el caso que los ahorros, aportes y fecefuturo generen garantía admisible, podrá acceder a créditos de pago por caja, crediexpress y adelantos de sueldo, para los demás puede acceder únicamente a las líneas de descuento por nómina. (3) Cuando el asociado esté reportado ante las centrales de riesgo, se le puede ofrecer que pague los valores en mora con las otras entidades y acceda a alternativas de crédito con FECEDA, (el pago se puede dar a través de giros de dinero entregados por Feceda como anticipos a crédito siempre y cuando el crédito este debidamente aprobado) para el desembolso final se debe presentar fotocopia de los respectivos paz y salvo y/o certificados al día.
3
Evaluar la oportunidad inicial.
(4) Se debe explorar la condición socio-económica del asociado para que el posible crédito no vayan en detrimento de su calidad de vida. a. Concluir si el asociado cumple con las condiciones básicas para asumir el crédito (1); b. Informar al asociado si: Es factible ofrecerle alguna alternativa de crédito; No es posible acceder a ninguna de las líneas (2). c. Continuar con el procedimiento en caso de ser factible. Nota: (1) Bajo ninguna circunstancia se deben generar expectativas que vayan en contra de los reglamentos y las condiciones comerciales
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Reglamento de Crédito
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PROCEDIMIENTO DE CRÉDITO DESCRIPCIÓN PASO
ACTIVIDADES
DESCRIPCIÓN (2)
4
Analizar la capacidad de pago real.
a. -
b. -
5
Determinar la línea de crédito más pertinente.
(pueden ser causal de amonestación para los colaboradores). Cuando se rechace la solicitud es preciso mostrarse accesible, amable y cooperante, salvaguardando la percepción favorable y la fidelidad hacia FECEDA. Analizar la capacidad de pago mensual atendiendo: El monto solicitado; La capacidad de endeudamiento; Posible plazo de la obligación; Modalidad de pago (nómina ó caja); Tipo de vinculación a la entidad patronal (ver Reglamento): a. Provisional; b. Carrera administrativa; c. Propiedad; d. Periodo de Prueba; e. Término indefinido; f. Término fijo; g. Pensionados; h. Independientes; i. Funcionario de FECEDA; Certificación de otros ingresos. Determinar la capacidad de pago mensual para atender la solicitud de crédito: Cuando cuente con capacidad continua el procedimiento; Cuando no, se establece el valor máximo posible y persuade con otras alternativas (refinanciación: ver paso 5) para satisfacer la necesidad y expectativa inicial (1).
Nota: (1) Se deben buscar todas las alternativas para satisfacer la necesidad del asociado, sin detrimento de su calidad de vida y de las condiciones comerciales. a. Analizar las condiciones de cada línea de crédito (1): Adelanto de sueldo; Crediexpress; Crédito Educativo; Crédito Comercial; Crédito de Vivienda; Crédito Ordinario; Crédito para Calamidad Doméstica; Crédito de cancelación de obligaciones como deudor solidario; b. Determinar la línea de crédito más pertinente con base en las condiciones establecidas en los reglamentos (2); c. Analizar las oportunidades de refinanciación: cuando la capacidad de pago está comprometida y sus obligaciones están al día, se pueden refinanciar las obligaciones actuales y adjuntar el monto requerido como parte de la nueva obligación; Exponer la situación al asociado y solicitar aprobación (3); Proponer la mejor alternativa, así como las opciones combinadas de una u otra línea (4); Solicitarla aprobación del asociado y continuar con el procedimiento.
PARTICIPANTES
REGISTRO/ DOCUMENTO
Asesores Comercial, Asesores de Servicio, Analista de Créditos, Coordinadores de Sucursal y/o Funcionarios Delegados
Reglamento de Crédito
Asesores Comercial, Asesores de Servicio, Analista de Créditos, Coordinadores de Sucursal y/o Funcionarios Delegados
Análisis de Crédito
Nota: (1) Analizar las ventajas y desventajas de cada línea (monto, cuota mensual, plazo, tasa, garantías, tiempo del desembolso y trámite); (2) Se debe indagar (sin ser evidente) si el asociado cuenta con cotizaciones de otras entidades, en cuyo caso, es preciso exaltar las ventajas de FECEDA. (3) Cuando un asociado solicite certificación de deuda, se debe
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PROCEDIMIENTO DE CRÉDITO DESCRIPCIÓN PASO
6
7
ACTIVIDADES
Evaluar la necesidad de deudor solidario.
Generar la solicitud de crédito.
DESCRIPCIÓN explorar los motivos y usos. Si el propósito es recoger cartera con crédito de otra entidad, se debe persuadir al asociado para que continúe en FECEDA. (4) Cuando cuente con una buena historia crediticia y antigüedad, se pueden ofrecer algunas ventajas comerciales especiales como mejor tasa de interés (previa aprobación de Gerencia). a. Determinar si existe necesidad de deudor solidario atendiendo los pasos anteriores (cuatro y cinco); b. Cuando NO aplica continua al paso siete; c. Determinar el número de deudores solidarios requeridos; d. Evaluar la oportunidad de los deudores solidarios propuestos por el asociado: Determinar si el deudor solidario es asociado a FECEDA, en cuyo caso se evalúa la capacidad de pago y los reportes de las centrales de riesgo. Cuando no son asociados a FECEDA (1), se debe: tomar firma, cédula en el formato de autorización para consulta y reporte a centrales de riesgo; realizar el pago de la consulta; consultar y verificar el estado crediticio del deudor solidario: si cumple con las condiciones se debe diligenciar el formato de datos de codeudor externo, solicitar la creación del “tercero” (en recepción) y entregar la información al coordinador de cobranza (adjuntar autorización de consulta). Cuando NO se cumpla con las condiciones anteriores se debe: solicitar al asociado un nuevo deudor solidario, en caso de no presentarlo se rechaza la solicitud. Nota: (1) Solo se admiten como deudores solidaros a funcionarios públicos de carrera administrativa (también contratados a término, pero que cuenten con capacidad de pago y buen historial crediticio) o educadores nombrados en propiedad. a. Ingresar a la plataforma tecnológica, módulo Administrativo, opción estudio de crédito y proceder a registrar la solicitud, así: Identificar si es por nómina o por caja (cuando el monto del crédito implica pago de cuota por caja y por nómina, se crean y registran dos solicitudes en el sistema); Registrar el número de cédula del asociado; Determinar si se recogen obligaciones (determinar los créditos a refinanciar y marcar (R) frente a los totales de la deuda y número de libranza); Escoger la línea de crédito atendiendo las variables del sistema (ver anexo modalidades de crédito); Verificar el código (1) de la entidad nominadora (ver anexo de las entidades nominadoras); Digitar el monto del crédito, modalidad de pago y número de cuotas; Registrar la fecha de generación de la primera cuota; Verificar la tasa de interés y valor de cuota reportados en el sistema (las tasas pueden ser negociadas y modificadas, previa autorización explícita de la gerencia). Registrar la garantía: ahorros y aportes, deudor solidario, pignoración, hipoteca o prendaria (otro tipo de garantías no registradas en el sistema se adjuntan de forma física); Registrar el destino del crédito (cuando no aparezca entre las
PARTICIPANTES
REGISTRO/ DOCUMENTO
Asesores Comercial, Asesores de Servicio, Analista de Créditos, Coordinadores de Sucursal y/o Funcionarios Delegados Recepcionista
Análisis de Crédito, Autorización para Consulta a Centrales de Riesgo, Formato de datos de codeudor externo
Asesores Comercial, Asesores de Servicio, Analista de Créditos, Coordinadores de Sucursal y/o Funcionarios Delegados
Registro Trébol Sifone: Estudio de crédito Archivo de soportes (según sea el caso)
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PROCEDIMIENTO DE CRÉDITO DESCRIPCIÓN PASO
ACTIVIDADES
DESCRIPCIÓN b. c. d. e. -
f.
g.
PARTICIPANTES
REGISTRO/ DOCUMENTO
opciones actuales, solicitar su creación); Registrar el deudor solidario (cuando aplique. Se registra la sucursal o punto de atención donde se diligencia el tramite; Verificar la información y realizar las modificaciones pertinentes cuando haya lugar; Oprimir la opción – salvar la información-, e imprimir el registro; Informar al asociado sobre las autorizaciones incluidas en la solicitud; Registrar el concepto del asesor donde explica las razones o motivos por los cuales registro la solicitud de crédito; Registrar la firma del asociado y del asesor; Solicitar el pago de la consulta en las centrales de riesgo: Cuando no tenga reportes, continúa el procedimiento. Cuando tenga reportes: 1. Solicitar que cancele el valor reportado y pida paz y salvo; 2. Girar un anticipo del mismo crédito en curso (cuando las condiciones son favorables) y pedir cancele la obligación; 3. Si decide no cancelar termina el proceso del crédito. Anexar la documentación de soporte: fotocopia de cédula (únicamente la primera vez), desprendible de pago del último mes, certificación laboral actualizada (cargos de libre remoción), solicitud por escrito para pago por Caja (cuando aplique), anexar certificación al día o paz y salvo de las entidades comerciales que generaron reporte a las centrales de riesgo (cuando aplique); anexar soportes de otros ingresos cuando aplique: contratos de arrendamiento autenticados –anexo certificado de libertad y tradición, certificación de ingresos firmado por contador público –anexo de tarjeta profesional-, cámara de comercio –cuando cuenta con una persona jurídica a su nombre-;para el caso de crédito comercial: proyecto (certificación de análisis de gerencia y contador público), para negocios existentes cámara de comercio y certificación de ingresos. Para el caso de garantías (2): desprendible de nómina del deudor solidario, fotocopia de cédula (si es codeudor externo) y soportes de historia crediticia, en el caso de garantías admisibles –inmuebles- se anexa el certificado de libertad y tradición, avalúo, póliza de aseguradora, escritura pública (primera copia mérito ejecutivo), certificado de libertad y tradición donde aparezca la hipoteca a favor de FECEDA; en el caso de vehículos (pignoración): tarjeta de propiedad autenticada estipulada la prenda a favor de FECEDA, póliza de seguro con recibo de pago, copia del contrato de prenda (3).
Nota: (1) Para el caso de los educadores del estatuto 2277 de 1979, se debe cargar el código de la entidad nominadora correspondiente al desprendible de pago que presento para el estudio (caso de asociados pensionados aun activos). (2) Los trámites del proceso de hipoteca y pignoración son con cargo al asociado. (3) Constituir las contragarantías cuando no cuente con el registro, según se establece en el procedimiento constitución de contragarantías. (4) La fecha de expedición del certificado de libertad y tradición a así
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PROCEDIMIENTO DE CRÉDITO DESCRIPCIÓN PASO
8
ACTIVIDADES
Analizar la solicitud de crédito.
DESCRIPCIÓN
a. -
-
b. -
-
-
-
c.
-
-
-
-
como el certificado de cámara de comercio no podrá ser superior a 30 días. Determinar el destino de la solicitud para su aprobación: Coordinadores de Sucursales (Acacias y Villavicencio) revisaran y aprobaran montos inferiores a 20 SMMLV (1), (2). Analista de Créditos revisara y aprobara montos inferiores a 40 SMMLV provenientes de todas las sucursales y asesor comercial (2). Para casos que superen endeudamiento de 40 SMMLV, el analista de créditos revisara y remitiría al órgano de aprobación: gerencia, comité de crédito y junta directiva (3). Revisar la solicitud con base en los siguientes criterios: Determinar si el monto del crédito, destino y condiciones son pertinentes con la línea de crédito reportada; Determinar si cuenta con la capacidad de pago con base en el desprendible de pago y el estado de cuenta (apalancamiento, antigüedad, créditos actuales) Analizar los reportes de la situación crediticia: Cifín y la calificación en Trébol Sifone; Verificar la veracidad, condiciones legales y soporte real de las garantías ofrecidas (constatar la veracidad de los soportes adicionales); Verificar las condiciones de los deudores solidarios: desprendible de pago, resoluciones de nombramiento, reporte a centrales de riesgo, cupo como deudor solidario y capacidad de pago. Evaluar el aporte del crédito a las condiciones y calidad de vida del asociado solicitante; Decidir el nivel de riesgo de la colocación y validar para que continúe el trámite de aprobación; cuando se invalida la solicitud se notifica al asesor, informa al nivel administrativo y establecen las acciones correctivas a las que haya lugar (corregir las situaciones causales u ofrecer otras alternativas de crédito de menor riesgo). Remitir el crédito para aprobación (soportado con la firma en el documento solicitud de crédito, previa verificación de la documentación de soporte: desprendible de pago, consulta central de riesgos, documentos de deudor solidario o garantía admisible), atendiendo (6,7): Aprobación por coordinadores de sucursal para Créditos de asociados que cubran hasta 20 SMMLV incluido el endeudamiento global, con un plazo máximo de 72 meses para descuento por nómina o hasta 10 SMMLV con un plazo máximo de 36 meses para pago por caja (1), (2). Aprobación por analista de créditos para Créditos de asociados que cubran hasta 40 SMMLV incluido el endeudamiento global, con un plazo máximo de 72 meses para descuento por nómina o hasta 15 SMMLV con un plazo máximo de 36 meses para pago por caja (2). Aprobación por gerencia para Créditos de asociados que cubran hasta 50 SMMLV incluido el endeudamiento global, con un plazo máximo de 72 meses para descuento por nómina o hasta 20 SMMLV con un plazo máximo de 36 meses para pago por caja (4). Aprobación por Comité de crédito para créditos superiores a 50 SMMLV de la capacidad de endeudamiento global y hasta por
PARTICIPANTES
Analista de crédito, Coordinadores de Sucursal, Gerente, Comité de Crédito, Junta Directiva
REGISTRO/ DOCUMENTO
Análisis de crédito
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PROCEDIMIENTO DE CRÉDITO DESCRIPCIÓN PASO
ACTIVIDADES
DESCRIPCIÓN
-
PARTICIPANTES
REGISTRO/ DOCUMENTO
130 SMMLV, con un plazo máximo de 72 meses para descuento por nómina o hasta 40 SMMLV con plazo máximo de 48 meses para pago por caja; también deben enviarse los créditos solicitados por Integrantes del Comité de Control Social, Junta Directiva y familiares del Gerente y Subgerente (4); (se debe diligenciar en la solicitud, el numero de acta correspondiente a la reunión de aprobación. Aprobación por Junta directiva para créditos del Gerente, Subgerente e integrantes del Comité de Crédito, hasta por 130 SMMLV del endeudamiento global, con un plazo máximo de 72 meses para descuento por nómina o hasta 40 SMMLV con plazo máximo de 48 meses para pago por caja (4). Se debe anexar copia de la resolución expedida por junta directiva
Nota: (1) Todos los desembolsos están sujetos a auditoria por parte del analista; sin embargo, los errores en la solicitud, el desembolso o el nivel de riesgo generado no exime la responsabilidad de los asesores. (2) Para créditos hasta 40 SMMLV el trámite entre la solicitud y el desembolso puede ser inmediato, cuando las condiciones crediticias del asociado lo permitan (apalancamiento igual o superior a la relación uno a dos, antigüedad y garantías). (3) Para montos entre 40 y 50 SMMLV, el tiempo entre la solicitud, el análisis y el desembolso será mínimo de 4 días (dependiendo del cumplimiento de las condiciones de crédito por parte del asociado). (4) Para montos superiores a 50 SMMLV está sujeto a la agenda programática del gerente, comité de crédito y de junta directiva. (5) La oficina FECEDA Granada es la responsable de acopiar todas las solicitudes y tramites de crédito de todas las sucursales y puntos de atención. (6) Cuando un asociado tiene la intención de solicitar un crédito sin acercarse las sucursales, se puede generar la solicitud crédito, enviar por correo electrónico/fax, el asociado remitirá por el mismo medio el documento firmado, de esta forma se enviara al órgano de aprobación, al momento del desembolso el asociado deberá acercarse y se tomaran las firmas en el documento original. (7) Para los créditos enturnados por el asesor comercial en su gestión fuera de oficina, debe adjuntar en el paquete crédito el formato provisional de solicitud crédito firmado y diligenciado por el asociado, para su respectiva revisión y aprobación , al momento del desembolso el asociado deberá acercarse y se tomaran las firmas en la solicitud crédito real. (8) En los municipios distanciados a las sucursales, el delegado municipal manejara la documentación necesaria para recepcionar los estudios de crédito, quien será el encargado de tomar firmas y huellas, adjuntar la documentación y remitir a la sucursal de Feceda. (Adicional a la documentación del crédito, el asociado solicitante, deberá adjuntar un documento debidamente autenticado, mencionando datos de: número de cuenta, titular de la cuenta, tipo cuenta, sucursal bancaria de la cuenta y además autorice a Feceda, para consignar el dinero del
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PROCEDIMIENTO DE CRÉDITO DESCRIPCIÓN PASO
ACTIVIDADES
DESCRIPCIÓN
PARTICIPANTES
REGISTRO/ DOCUMENTO
desembolso). 9
Aprobar la solicitud de crédito.
a. b. d.
e.
9
Desembolsar el crédito.
Recibir la decisión de aprobación (ver punto anterior); Continuar con el trámite para el desembolso cuando el crédito ha sido aprobado (1), (2), (3): Distribuir a las sucursales y puntos de atención; Gestionar las modificaciones que den lugar al aplazamiento o rechazo del crédito, sin menoscabo del cumplimiento del reglamento de crédito: Informar al asesor y solicitar la gestión necesaria; Presentar la solicitud a las instancias de aprobación con las modificaciones aplicadas Esperar el trámite y decisión de las instancias; Monitorear la oportunidad y eficiencia de la gestión de la colocación, análisis y aprobación del crédito;
Nota: (1) Aprobar los trámites de solicitud de créditos hasta 20 SMMLV del endeudamiento global está bajo la responsabilidad del Coordinador de Sucursal. (2) Aprobar los trámites de solicitud de créditos hasta 40 SMMLV del endeudamiento global está bajo la responsabilidad del Analista de Créditos. (3) Cuando un asociado solicite crédito, esté sancionado, carezca de la antigüedad necesaria, sus obligaciones se encuentran al día o exista la intención de retirarse del fondo por no satisfacer su necesidad, se debe analizar la viabilidad, nivel de riesgo y solicitar la aprobación de la gerencia para brindar alguna alternativa viable ante la demanda. a. Citar al asociado para el desembolso. b. Realizar la emisión en el aplicativo Trébol Sifone: Identificar si es por nómina o por caja (cuando se hacen dos o más desembolsos, se gestionan trámites de desembolso independiente); Registrar el número de cédula del asociado; Seleccionar el número de solicitud aprobada (verificar la coherencia con el tipo de pago: caja o descuento); Seleccionar las obligaciones a recoger (cuando aplique); Seleccionar el tipo de giro: 1. Fecediario (CR); 2. Cheque (CE) registrar el número en el sistema-; 3. Nota de contabilidad (NC); 4. Refinanciación/reestructuración (RR); Registrar el código de la sucursal o punto de atención donde se desembolsará; Registrar el monto a transferir a la cuenta Fecediario (seleccionar la cuenta destino); Registrar cuando aplique, los pagos correspondientes a: seguros, centrales de riesgos, ahorro extraordinario, anticipo a crédito, excedentes, constitución de CDAT; c. Verificar el registro contable y ajustar manualmente los códigos o valores en caso de ser necesario y salvar la información; d. Imprimir el documento soporte del desembolso: 1. Nota crédito (CR); 2. Comprobante de egreso (CE); 3. Refinanciación/reestructuración (RR); e. Registrar firma del funcionario que tramito el desembolso (aceptación de responsabilidad del desembolso) y del asociado.
Analista de crédito, Coordinadores de Sucursal, Gerente, Comité de Crédito, Junta Directiva
- Notificación de rechazo o aplazamiento
Analista de Créditos, Asesor de servicios, asesor comercial Coordinadores de sucursales Auxiliar sucursal Villavicencio
Libranza Pagaré Carta de instrucciones Plan de pagos Nota crédito Nota de contabilidad Comprobante de egreso Autorización consulta deudor solidario Formato crédito con condiciones especiales Documentos de soporte entregados por el asociado (cédula de ciudadanía, desprendible de pago, solicito de crédito por caja, soportes de garantías, )
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PROCEDIMIENTO DE CRÉDITO DESCRIPCIÓN PASO
ACTIVIDADES
DESCRIPCIÓN f. g. h. i. j. k.
REGISTRO/ DOCUMENTO
PARTICIPANTES
Generar los registros físicos: pagaré, libranza, carta de instrucciones, plan de pagos; Diligenciar el formato crédito con condiciones especiales (cuando aplique); Tomar las firmas y huellas en los documentos soporte de desembolso de crédito; Diligenciar y entregar el cheque (cuando aplique), (2); Verificar la oportunidad del trámite de todo el proceso (1). Remitir a tesorería los documentos de soporte de créditos desembolsados.
Nota:
10
Reporte de libranzas
11
Archivar
12
Terminar
(1) Los desembolsos que se apliquen sin la verificación previa de la documentación, firmas, huellas y demás requisitos son responsabilidad del asesor y del analista: dando lugar a las sanciones correspondientes. (2) Para garantizar el flujo de caja o recoger obligaciones de otras entidades, se pueden girar anticipos del crédito aprobado. a. Enviar novedades mensuales a las entidades patronales (variación en cuotas, nuevas obligaciones o cancelación) ; b. Verificar la aplicación de los pagos: Gestionar los recaudos de los descuentos no aplicados por la entidad nominadora (ver procedimiento de cartera) a. Preparar la documentación en tesorería, para archivar (documento de crédito y soportes, con base en la TRD y procedimiento de archivo); b. Remitir a contabilidad la documentación de los créditos desembolsados: c. Verificar la información y gestionar las correcciones a las que haya lugar; d. Almacenar los documentos en el archivo central; e. Almacenar los documentos de soporte de las garantías (Pagarés, Hipotecas y otros títulos valor). N/A
ELABORÓ
Tesorera
Reporte de novedades Oficio remisorio
Coordinadores de sucursal, Asesor de Servicios y Auxiliar de contabilidad
l. Tabla de retención documental
N/A
N/A
REVISÓ
APROBÓ
NOMBRE
Andrés Alfaro Hernández
NOMBRE
María Teresa García
NOMBRE
Celestino Romero Aguirre
CARGO
Analista de crédito
CARGO
Tesorera
CARGO
Rep. Comité de calidad
FECHA
07 de julio de 2012
FECHA
09 de julio de 2012
FECHA
13 de julio de 2012
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