FECEDA Fondo de Empleados Oficiales del Departamento del Meta
VERSIÓN: 1 PÁGINA: 1 DE 6
PROCEDIMIENTO DE ARCHIVO IDENTIFICACIÓN NOMBRE
PROCEDIMIENTO DE ARCHIVO
OBJETIVO
Establecer los parámetros para la conservación de los documentos y registros generados en cada uno de los procesos.
ALCANCE
Oficina principal Granada, sucursales Villavicencio y Acacias.
DEFINICIONES
Archivo: Conjunto de documentos, Correspondencia, registros y soportes de la actividad económica de la entidad, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulado en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados en el orden que sirva como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos o como fuentes de la historia. Archivo de Gestión: Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras y otras que la soliciten, su circulación o tramite se realiza para dar respuesta o soluciones a los asuntos iniciados. Archivo central: En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad respectivamente, cuya consulta no es tan frecuente, pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta para las propias oficinas y particulares en general. Archivo Histórico: Es aquel al que se transfieren desde el archivo central los documentos físicos de conservación permanente. Producción de Documentos: Generación de documentos de las instituciones en cumplimiento de sus funciones. Recepción de documentos: Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica. Distribución de documentos: Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario. Trámite de documentos: Curso del documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de su función administrativa. Organización de los documentos: Conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y descripción de los documentos de una institución, como parte integral de los procesos archivísticos. Consulta de documentos: Acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen. Conservación de documentos: Conjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptadas para garantizar la integridad física y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido. Disposición final de los documentos: Selección de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a su conservación temporal, permanente, o a su eliminación conforme a lo dispuesto en las Tablas de Retención Documental.
ANEXOS
N/A DESCRIPCIÓN
PASO
ACTIVIDADES
DESCRIPCIÓN a. b.
1
Conformar el Comité de Archivo
REGISTRO/ DOCUMENTO
Definir los integrantes del comité de archivo. Sesionar con el comité cada seis meses o cuando la situación lo amerite.
Nota: 1. El comité de archivo estará integrado por el Líder de gestión documental, el Coordinador gestión de calidad y el subgerente o su delegado. 2.
PARTICIPANTES
Las solicitudes de modificación de la tabla de retención documental y de los procedimientos de registros, documentos y archivo serán presentadas al comité de archivo para su aprobación.
Subgerente Líder gestión documental Líder gestión de calidad
Acta comité de archivo
FECEDA Fondo de Empleados Oficiales del Departamento del Meta
VERSIÓN: 1 PÁGINA: 2 DE 6
PROCEDIMIENTO DE ARCHIVO DESCRIPCIÓN PASO
ACTIVIDADES
DESCRIPCIÓN a.
2
Producir documentos
b. c. a. -
Recepcionar los documentos
3
3.1
Radicar documentos
Elaborar los documentos, registros, soportes de la actividad económica o recibir documentos de referencia, con base en los procedimientos de Control de Registros y Control de Documentos; Producir el número de copias de acuerdo al procedimiento de control de documentos y registros. Adjuntar los anexos respectivos. Revisar los documentos que ingresan (internos o externos); Verificar la competencia, el destino, datos de origen, folios, copias, anexos, firmas, dirección donde se deba enviar respuesta y asunto correspondiente;
Nota: Las comunicaciones de carácter informativo, al igual que los libros, revistas, folletos, periódicos, invitaciones, tarjetas, entre otros que no hayan sido remitidos con una comunicación deben tratarse según lo descrito en esta fase y el paso 3.1. a. Asignar el número consecutivo a los documentos recibidos, dejando constancia de la fecha, hora, funcionario que recibe y anexos; b. Registrar la correspondencia enviada de acuerdo al número consecutivo asignado por la dependencia que la genera (Junta Directiva, Gerencia o Tesorería). c. Colocar el sello de radicación de correspondencia; d. Registrar en planillas de radicación y control predeterminado;
PARTICIPANTES
REGISTRO/ DOCUMENTO
Responsables dependencias
N/A
Recepcionista funcionarios oficina y Puntos de atención
N/A
Recepcionista
Planilla control de documentos enviados y recibidos
N/A
N/A
Recepcionista Gerente
Planilla control de documentos recibidos
Recepcionista
Planilla control de documentos
Nota: Se diligenciará una planilla de Control de Documentos Enviados y Recibidos en cada una de las sucursales.
4
Distribuir documentos
Cuando los documentos no traiga anexos identificar que no aplica (N/A ). N/A a. b. c.
4.1
4.2
Distribuir los documentos recibidos
Distribuir los documentos por
d.
Identificar los destinatarios de acuerdo a la competencia; Clasificar las comunicaciones según su prioridad; Realizar la devolución de los documentos mal direccionados y que no estén firmados; Registrar los documentos en el formato diseñado para el control de entrega de documentos.
Nota: los documenten dirigidos a nombre de los funcionarios serán remitidos a las dependencias sin realizar la revisión por parte de la gerencia. a. Controlar el cumplimiento de la distribución, según el control de versión, estado, copias y acceso señalado
FECEDA Fondo de Empleados Oficiales del Departamento del Meta
VERSIÓN: 1 PÁGINA: 3 DE 6
PROCEDIMIENTO DE ARCHIVO DESCRIPCIÓN PASO
ACTIVIDADES enviar
DESCRIPCIÓN en el procedimiento de documentos y registros; Realizar el empaque de los adjuntos de los documentos; a. Enviar los documentos internos y externos por el medio de recepción predeterminado por la empresa (correo entre oficinas, envío intranet, empresas de transporte relacionadas como proveedores de servicio –ver procedimiento de compras y el listado de proveedores de servicio-); b. Controlar las guías y planillas de entrega; c. Controlar la devoluciones de los documentos tramitados; d. Registrar los documentos en el formato de control de envío de documentos; a. Acopiar la información necesaria, atendiendo el proceso de control de documentos; b. Tramitar la información requerida (recopilación, generación, entre otras); c. Proyectar respuesta y entregar al Jefe de la dependencia para revisión; d. Revisar y firmar respuesta por parte del jefe de la dependencia; e. Aplicar las directrices para la distribución de documentos internos y externos, expuesto en el paso 4.2; Nota: La información de los entes de control debe ser revisada, verificada y validada únicamente por la gerencia.
PARTICIPANTES
REGISTRO/ DOCUMENTO
b.
5.
Tramitar los documentos
6
Organizar los documentos
N/A a. b.
6.1
Clasificar los documentos
c. d. a. b.
6.2
6.3
Ordenar los documentos
Depurar los documentos
Identificar las unidades documentales. Aplicar la Tabla de Retención Documental (en adelante TRD)de la dependencia; Realizar apertura de las Unidades documentales de acuerdo a las TRD; Realizar control en la organización de los documentos; Respetar el principio de orden original: orden cronológico, consecutivo y dependencia. Realizar la relación entre unidades documentales, series, sub-series y tipos documentales.
Nota: Adherir a una hoja carta los documentos de tamaño inferior a este (cada hoja podrá contener varios documentos). a. Retirar duplicados, hojas en blanco, documentos de apoyo, material metálico, hoja fax (fotocopiar) b. Recopilar los documentos obsoletos (almacenar versión uno “original” del documento) y prevenir el uso no intencionado.
Recepcionista Secretaria Jefes de dependencia
N/A
N/A
N/A
Dependencias involucradas en el proceso Comité de archivo
Acta comité de archivo
Dependencias involucradas en el proceso
N/A
Dependencias involucradas en el proceso
N/A
FECEDA Fondo de Empleados Oficiales del Departamento del Meta
VERSIÓN: 1 PÁGINA: 4 DE 6
PROCEDIMIENTO DE ARCHIVO DESCRIPCIÓN PASO
ACTIVIDADES
DESCRIPCIÓN a.
6.4
Legajar los documentos
Ubicar los tipos documentales en las caratulas asignadas; Utilizar los materiales que garanticen la preservación del documento (ganchos plásticos, carpetas desacificadas); Realizar la apertura de expediente. Enumerar de manera consecutiva; Foliar los documentos sin colocar suplementos como 1A, 1B, 1C, ó bis, preferible trazar una línea oblicua en el numero a corregir; Escribir el numero en la esquina superior derecha de la cara recta del folio en el mismo sentido del texto del documento; Escribir el numero de manera legible sin enmendaduras omitiendo pasta y hojas guarda; Utilizar lápiz de mina negra y blanda tipo HB o B; Evitar utilizar lápiz de mina roja; Registrar en el instrumento de control la nota si se opta por separar este material se hará el correspondiente cruce de referencia. Identificar las carpetas con los siguientes datos: número carpeta, dependencia, serie, subserie; dado el caso, consecutivo, fechas extremas, folios y año; Ubicar el rotulo en el centro de la carpeta. Identificar las unidades documentales que cumplieron su ciclo vital, de acuerdo a las TRD; Diligenciar el formato de transferencias documental predeterminado; Realizar la entrega al responsable de archivo central.
b.
c.
a. b. c. 6.5
Foliar los documento
d. e. f. g. a.
6.6
Rotular b. a.
6.7
Realizar la transferencia documental
b. c.
7
Controlar los documentos del archivo central
N/A a.
7.1
Verificar los documentos
b. c.
b. 7.2
Recibir los documentos
7.3
Ubicar el contenido en las caja
7.4
Archivar los formatos de transferencias
a. b. a. b. A. B.
Evaluar el cumplimiento de requisitos para la transferencia: Tiempo de retención; Cumplimiento del paso seis (6); Reintegrar los documentos cuando no cumpla con las condiciones anteriores. Elaborar registro en la base de datos; Ubicar los documentos de acuerdo al registro en la base de datos. Realizar una relación de los documentos contenidos en cada caja. Ubicarla en la solapa de la caja. Organizar por dependencias los formatos de transferencia documental; Realizar la apertura de carpeta de acuerdo a las transferencias realizadas.
PARTICIPANTES
REGISTRO/ DOCUMENTO
Dependencias involucradas en el proceso
N/A
Dependencias involucradas en el proceso
N/A
Dependencias involucradas en el proceso
N/A
Dependencias involucradas en el proceso
Transferencia Documental
N/A
N/A
Responsable archivo Central (funcionario encargado)
Transferencia Documental
Responsable archivo Central
Inventario Documental
Responsable archivo Central
Relación de Contenido
Responsable archivo Central
N/A
FECEDA Fondo de Empleados Oficiales del Departamento del Meta
VERSIÓN: 1 PÁGINA: 5 DE 6
PROCEDIMIENTO DE ARCHIVO DESCRIPCIÓN PASO 8
ACTIVIDADES Consultar los documentos
DESCRIPCIÓN A. Recepcionar la solicitud debidamente autorizada; B. Revisar viabilidad de la solicitud y proceder a su búsqueda; C. Registrar en el formato de control de documentos prestados; D. Ubicar la tarjeta “afuera” en el sitio de retiro del documento debidamente firmada por el funcionario; E. Entregar el documento solicitado; F. Establecer compromiso de devolución; G. Gestionar la devolución del documento (cuando haya lugar, verificar la disposición, custodia y devolución en sitio); H. Recibir y registrar la devolución del documento prestado en la base datos; I. Guardar el documento en el sitio de ubicación (ver paso siete -7-).
PARTICIPANTES
REGISTRO/ DOCUMENTO
Responsable archivo Central
Formato control préstamo de documentos Tarjeta afuera
Responsable archivo Central
N/A
Responsable archivo Central
Acta Inventario
Nota: El tiempo de consulta está sujeto a las necesidades del servicio. Sin embargo, no debe superar cinco días hábiles.
9
10 11
Verificar la conservación de documentos
Controlar la disposición final de los documentos Eliminar los documentos
Cuando se extravíe un documento el funcionario responsable debe gestionar su recuperación o dinamizar su reconstrucción (sin perjuicio de las condiciones contractuales o comerciales de la entidad) con la aprobación explícita de la gerencia. a. Garantizar las condiciones mínimas encaminadas a la protección de los documentos: b. Prevenir la ocurrencia de desastres, según el plan de prevención y atención de desastres; c. Inspeccionar el mantenimiento de las instalaciones (redes eléctricas, hidráulicas, entre otras); d. Monitorear y controlar las condiciones ambientales (temperatura y humedad); e. Limpiar mensualmente las áreas y dispositivos de almacenamiento: (saneamiento ambiental de pisos y control de polvo); f. Realizar control de plagas: (fumigación y control de vectores); g. Almacenar los documentos en el material adecuado; h. Desarrollar medidas de restauración de los documentos; i. Asegurar la información en los diferentes medios y soportes. a. Revisar y aplicar de acuerdo a lo establecido en la Tabla de Retención Documental. a.
Seleccionar las unidades documentales objeto de eliminación de acuerdo a la TRD;
FECEDA Fondo de Empleados Oficiales del Departamento del Meta
VERSIÓN: 1 PÁGINA: 6 DE 6
PROCEDIMIENTO DE ARCHIVO DESCRIPCIÓN PASO
ACTIVIDADES
DESCRIPCIÓN b.
c.
d. a.
12
Digitalizar los documentos
b. c.
d.
PARTICIPANTES
Identificar las unidades documentales objeto de selección de carácter representativo para su disposición final señalado en la TRD; Realizar reunión del comité de archivo para eliminar los documentos que perdieron su vigencia legal y administrativa. Descargar del inventario documental. Seleccionar de acuerdo a las TRD los documentos objeto de digitalización; Procesar la digitalización del documento; Crear una base de datos con las prevenciones necesarias de conservación y ubicación (copias de seguridad), con una latencia no mayor a una semana; Destinar un espacio para la ubicación de medio magnético predeterminado para su conservación.
ELABORÓ
REGISTRO/ DOCUMENTO documental
Responsable archivo Central
REVISÓ
Registros
APROBÓ
NOMBRE
AMANDA BARAHONA
NOMBRE
CELESTINO ROMERO AGUIRRE
NOMBRE
EDGAR ORLANDO MORENO R
CARGO
ASESOR GESTION DE ARCHIVO
CARGO
GERENTE
CARGO
PRESIDENTE JUNTA DIRECTIVA
FECHA
10 DE JUNIO DE 2011
FECHA
12 DE JUNIO DE 2011
FECHA
23 DE JUNIO DE 2011
FIRMA
FIRMA
FIRMA