FECEDA Fondo de Empleados Oficiales del Departamento del Meta
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PROCEDIMIENTO DE COMPRAS IDENTIFICACIÓN NOMBRE
PROCEDIMIENTO DE COMPRAS
OBJETIVO
Gestionar las compras para satisfacer las necesidades de bienes y servicios de la Empresa.
ALCANCE
DEFINICIONES
ANEXOS
Cubre a todos los funcionarios, prioritariamente el nivel administrativo-directivo, en lo relacionado con las compras de bienes o servicios. - Comprar: Proceso comercial para adquirir bienes o servicios. - Proveedor: Persona que provee un bien o servicio. - Condiciones comerciales: Aspectos relacionados con las condiciones que optimizan las características de los bienes o servicios comprados: calidad, oportunidad, precio, garantía, atención post-venta, distribución, ubicación. - Condiciones contractuales: Aspectos relacionados con las características organizativas del proveedor de un bien o servicio: cumplimiento tributario y constitución de la entidad. - Características: Propiedades del bien o servicio, tales como descripción física, técnica, cantidad, marca, duración y objeto. N/A DESCRIPCIÓN
PASO
ACTIVIDADES
DESCRIPCIÓN
0
Inicio
N/A
1
Definir bien o servicio
a. a.
1.1
2
Establecer características
Tomar decisión
Establecer necesidad de bien o servicio con base en el Instructivo relacionado. Determinar características físicas, técnicas, cantidad, marca del bien o servicio y proveedor sugerido.
Nota: La solicitud de bienes o servicios se diligenciara únicamente para compras superiores a 5.5 SMDLV. Compras con rubros de caja menor, inferiores a 5.5 SMDLV: a. Solicitar Autorización de compra; b. Evaluar necesidad del bien o servicio; c. Ajustar solicitud (priorizar o cambiar); d. Definir aprobación de compra; Cuando no se autoriza, termina aquí el procedimiento. Compras con rubros superiores a 5.5 SMDLV hasta 50 SMMLV: a. Solicitar aprobación del gerente o su suplente; b. Evaluar necesidad del bien o servicio; c. Verificar las características según lo expuesto en la solicitud de bienes o servicios. d. Ajustar solicitud (priorizar o cambiar); e. Definir aprobación de compra; Cuando no se autoriza, termina aquí el procedimiento. Compras superiores a 50 SMMLV: a. Solicitar aprobación de la Junta Directiva; b. Evaluar necesidad del bien o servicio; c. Ajustar solicitud (priorizar o cambiar); d. Decidir y dejar constancia de la decisión en el acta de Junta Directiva; Cuando no se autoriza, termina aquí el procedimiento.
PARTICIPANTES
REGISTRO/ DOCUMENTO
N/A
N/A
Funcionario
Instructivo de Bienes y Servicios
Funcionario
Solicitud de Bienes o Servicios.
Secretaria Coordinador sucursal Acacias Auxiliar sucursal Villavicencio
Instructivo de Bienes y Servicios Reglamento de caja menor Tabla de viáticos
Gerente o su suplente
Junta Directiva
Estatutos Procedimiento de compras Solicitud de bienes y servicios
Estatutos Propuesta comercial Acta de Junta Directiva
“LA CULTURA DEL AHORRO SOLIDARIO”.
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PROCEDIMIENTO DE COMPRAS DESCRIPCIÓN PASO
ACTIVIDADES
DESCRIPCIÓN a. b.
2.1
Cotizar
Evaluar los costos con los proveedores actuales; Buscar nuevos proveedores y solicitar propuesta de costos;
Nota: Se deben presentar mínimo 2 cotizaciones las cuales se anexan a la solicitud de bienes y servicios. a.
3.
Seleccionar proveedor
b. c. d. e. a. b.
3.1
Establecer condiciones comerciales
c.
Evaluar condiciones comerciales: oportunidad, precio, garantía, atención post-venta, distribución, ubicación; Evaluar condiciones contractuales: tributario, constitución; Solicitar referencias cuando haya lugar; Analizar en la base de proveedores antiguos: cumplimiento e historia; Seleccionar; Pactar los acuerdos contractuales; Constituir pólizas para anticipos o cuantías mayores cuando haya lugar (especialmente servicios); Acordar los pagos: fecha, plazos y montos.
Nota:
PARTICIPANTES
REGISTRO/ DOCUMENTO
Funcionarios Presidentes de comités Gerente
Cotizaciones
Gerente o su suplente
Lista de proveedores
Gerente o su suplente
Contrato o Cotización seleccionada
Se debe elaborar contrato para las compras o servicios en los que se requiera realizar anticipo al pago.
4.
Comprar
a.
Adquirir el bien o servicio según las condiciones señaladas en la solicitud de bienes o servicios
Funcionarios Presidentes de comités Gerente
Factura de venta, Cuenta de cobro o Inventario
a. b.
5.
Recibir e inspeccionar
6
Pagar
Recibir el bien o servicio comprado; Analizar el cumplimiento de las condiciones comerciales (solicitante); c. Evaluar satisfacción; en los casos contrarios: - Acordar devoluciones, cambios o modificaciones; - Acordar ajustes en relación con el pago; d. Notificar la satisfacción para autorizar el pago (solicitante);
Funcionarios Presidentes de comités Gerente
Solicitud de bienes o servicios Cotización seleccionada Contrato de suministro o servicios Factura de venta, Cuenta de cobro o recibo de caja menor
N/A
6.1
Tesorería
Recibir factura o cuenta de cobro; Solicitar autorización del gerente; Solicitar a contabilidad: - Verificación de pago no registrado en aplicativo Trebol Sifone; - Imputación contable; - Valor a girar. d. Elaborar comprobante de egreso y cheque o transferencia electrónica. e. Retroalimentar con el beneficiario del pago.
6.2
Caja menor
a.
N/A
N/A
Tesorería
Comprobante de egreso y sus respectivos soportes Procedimiento para pagos
Secretaria
Reglamento de caja
a. b. c.
Recibir factura o elaborar recibo de caja menor;
“LA CULTURA DEL AHORRO SOLIDARIO”.
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PROCEDIMIENTO DE COMPRAS DESCRIPCIÓN PASO
ACTIVIDADES
DESCRIPCIÓN b. c.
d. e. f. a. b.
7.
Inventariar, almacenar o Entregar
8.
9.
Terminar
Entregar dinero en efectivo; Remitir a contabilidad los soportes: - Visado de los pagos realizados - Generación de nota contable en Trebol Sifone Solicitar autorización de gerencia para reintegro; Remitir a tesorería para elaboración de comprobante de egreso y giro de efectivo. Retroalimentar con el responsable de caja menor. Inventariar y asignar número de activo cuando haya lugar; Almacenar o distribuir según lo expuesto en el Instructivo de Bienes o Servicios;
Coordinador sucursal Acacias Auxiliar sucursal Villavicencio Gerente o su suplente
Nota: 1)
2)
Evaluar los proveedores
PARTICIPANTES
a. b. c. d.
Los bienes adquiridos serán inventariados por el auxiliar contable o el auxiliar de sistema en los casos en los que haya lugar. El inventario de papelería y materiales de oficina estará a cargo de la recepcionista. Relacionar los proveedores nuevos; Evaluar las condiciones comerciales y contractuales con los proveedores nuevos y antiguos; Decidir la continuidad o terminación de relación comercial; Retroalimentar al proveedor.
N/A
ELABORÓ
REGISTRO/ DOCUMENTO menor Libro de caja menor Comprobante de egreso
Delegados
Solicitud de Bienes o Servicios
Secretaria Coordinador Tipo B Auxiliar de oficina Tipo A Gerente o su delegado
Lista de proveedores Evaluación de proveedores
N/A
N/A
REVISÓ
APROBÓ
NOMBRE
Bibiana Vélez Torres
NOMBRE
Magdalena Manrique García
NOMBRE
Edgar Orlando Moreno Rico
CARGO
Líder Gestión de Calidad
CARGO
Líder Dirección Operativa
CARGO
Presidente Junta Directiva
FECHA
15-06-2011
FECHA
22-06-2011
FECHA
23-06-2011
FIRMA
FIRMA
FIRMA
“LA CULTURA DEL AHORRO SOLIDARIO”.