FECEDA Fondo de Empleados Oficiales del Departamento del Meta
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PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE REGISTROS IDENTIFICACIÓN NOMBRE
CONTROL DE REGISTROS
OBJETIVO ALCANCE
DEFINICIONES
ANEXOS
Suministrar orientaciones para el control, creación, modificación, diligenciamiento y retención de los registros que evidencien la conformidad en el desarrollo del servicio. Vincula todas las acciones de los colaboradores de la Empresa para el control, creación, distribución, disposición y almacenamiento de los registros del servicio. Registro: formato preestablecido (físico, digital, video, otros), brinda evidencia de conformidad y ejecución de los procesos. Tabla de inspección: Identificación que tienen los documentos al final del texto donde se determinan los nombres, firmas y cargos para controlar la elaboración, revisión y aprobación de los documentos. Disposición final: Destino final de un documento o registro que cumplió su tiempo de almacenamiento (almacenamiento histórico digital/físico, destrucción, reciclaje). Listado Maestro de Documentos y Registros: Registro donde se relacionan y controlan los documentos, documentos de referencia y registros del Sistema de Gestión de Calidad. N/A DESCRIPCIÓN
PASO
ACTIVIDADES
DESCRIPCIÓN a.
1
Determinar a.
2
Presentar solicitud
3
Decidir
b. a.
b.
4
Ejecutar decisión
c.
d. a.
5
Revisar
b. c. a.
6
Aprobar
7
Controlar
b.
a.
Determine: ¿existen evidencias auditables de la conformidad de los procesos o de las funciones particulares del cargo? Cuando es afirmativa termina aquí el procedimiento; caso contrario, continua y se crea, controla o modifica un registro. Los colaboradores establecen la necesidad y características del registro - crear, modificar o controlar-. Presentar la solicitud al Coord. de Gestión de calidad de la Empresa. Analizar y aprobar las solicitudes; cuando se objeta la solicitud, se anota en el registro y notifica verbalmente al/la solicitante, terminando aquí el procedimiento. Cuando se trate de modificaciones: recibir y ajustar el registro que debe ser modificado o creado; revisar contra el registro existente. Cuando se trate de creación: consolidar el formato del registro y el medio de publicación (medios audiovisuales, impresos, digitales). En el caso de las solicitudes para el control, continua con el paso siete (7). Los registros son revisados: estructura, versatilidad, oportunidad, diligenciamiento, almacenamiento; se pueden solicitar ajustes cuando haya lugar. Se revisa que cuenten con la identificación de: nombre del registro, razón social de la empresa y logo corporativo. En el caso de software que actúen como registro, se identificará si este lo permite. El comité de Calidad aprueba los registros (creados o modificados). Los registros aprobados se relacionan en el Listado Maestro de Documentos y Registros y no requieren tabla de inspección (elaboró, revisó y aprobó). Controlar en el Listado Maestro de Documentos y Registros: número de archivo, nombre, tipo (documento o documento
PARTICIPANTES
REGISTRO/ DOCUMENTO
Colaboradores
N/A
Colaboradores Coordinador gestión de calidad
Solicitud documental
Gerente
Solicitud documental
Colaborador solicitante
N/A
Gerente
N/A
Comité de calidad
Listado Maestro de Documentos y Registros
Comité de Calidad
Listado Maestro de Documentos y
“LA CULTURA DEL AHORRO SOLIDARIO”.
FECEDA
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Fondo de Empleados Oficiales del Departamento del Meta PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE REGISTROS DESCRIPCIÓN ACTIVIDADES
PASO
DESCRIPCIÓN
a.
7.1
Controlar registros modificados
b.
a. b.
8
Disponer y distribuir
c.
a. b.
9
Registrar c. a. b. c.
10
Almacenar d.
a.
11
Evaluar el almacenamiento
de referencia), área de gestión, estado (obsoleto o vigente), versión, fecha, dependencia. Cuando son registros modificados, se anotan los cambios y da una nueva versión (número consecutivo). La versión original se identifica como OBSOLETO: identificación que se extiende al registro físico, si hay lugar. Se retiran los formatos sin diligenciar de la dependencia y se almacenan; los registros obsoletos que evidencien conformidad se mantienen hasta que termine el tiempo de retención (luego se procede a destruirlos o reciclarlos). Ubicar en la dependencia relacionada en el Listado Maestro de Documentos y Registros. Cuando el registro brinde evidencia de conformidad a otros procesos, el/la interesado/a puede solicitar una copia sin necesidad de reportarla en el listado maestro o sellarla. El préstamo, para circulación interna, de los registros es responsabilidad de las personas que laboran en la dependencia. No se autoriza extraer ningún registro de la Empresa. Disponer los formatos para el registro de información. Diligenciar todos los campos del registro; sin embargo, puede anotarse con N/A (No Aplica) en los casos que no se pueda suministrar información. Diligenciar manualmente, con letra legible; cuando sea digital, sin alterar los campos de los formatos. Archivar de manera fácilmente recuperable. Cuando son físicos -y la dependencia cuenta con archivador- se almacenan en carpetas identificadas. Cuando son digitales, se deben generar carpetas en el ordenador ubicándolos preferentemente en el escritorio (para la plataforma Windows). Almacenar y retener los registros durante el tiempo que señale el Listado Maestro de Documentos y Registros; terminado el plazo, se procede según disposición final. Por la menos una vez al año, dentro del contexto de las auditorías internas, se analizará el estado del almacenamiento, control y manejo de los registros de la Empresa.
ELABORÓ
PARTICIPANTES
REGISTRO/ DOCUMENTO Registros
Gerente Auxiliar de Sistemas Secretaria
Listado Maestro de Documentos y Registros
Colaboradores
Listado Maestro de Documentos y Registros
Colaboradores
N/A
Colaboradores
N/A
Auditor interno
Procedimiento de auditorías
REVISÓ
APROBÓ
NOMBRE
BIBIANA VÉLEZ TORRES
NOMBRE
MAGDALENA MANRIQUE G.
NOMBRE
ANDRES ALFARO HERNANDEZ
CARGO
COORD. GESTIÓN DE CALIDAD
CARGO
SUBGERENTE
CARGO
REP. COMITÉ DE ARCHIVO
FECHA
02 DE MAYO DE 2012
FIRMA
03 DE MAYO DE 2012
02 DE MAYO DE 2012
FIRMA
FIRMA
“LA CULTURA DEL AHORRO SOLIDARIO”.