FECEDA Fondo de Empleados Oficiales del Departamento del Meta
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ESTANDARIZACIÓN Y NORMALIZACIÓN DEL PROCESO DIRECCIÓN ESTRATÉGICA PROCESO
Dirección Estratégica
¿QUÉ SE HACE?
1.
2.
3.
4.
Planear estratégicament e la Empresa.
Establecer el presupuesto del gasto estratégico. Establecer y aprobar el presupuesto general. Revisar y aprobar la planeación de FECEDA.
5.
Dinamizar la Asamblea de Asociados.
6.
Gestionar el desarrollo estratégico.
¿CÓMO SE HACE?
a.
¿QUIÉN LO HACE?
¿QUÉ DEBE ATENDER?
¿CÓMO LO EVIDENCIA?
Anual
Junta Directiva Gerente
Plan Estratégico
Tablero de control integral
Anual
Equipo económico
Plan Estratégico
Presupuesto
Retroalimentar y proyectar los costos y gastos (operativo, estratégico y social); b. Consolidar el presupuesto general para la vigencia; c. Solicitar la aprobación de la Junta Directiva (ajustar cuando haya lugar); a. Retroalimentar la planeación de todos los procesos (Dirección Estratégica, inclusive) y el presupuesto general; b. Analizar la oportunidad, conveniencia y adecuación (ajustar cuando haya lugar); c. Aprobar la planeación y presupuesto para la vigencia; d. Comunicar y ejecutar la planeación. Nota: ver procedimiento para la asamblea de asociados. OJO CON LA PARTE DE CONTROL SOCIAL
Anual
Equipo económico
N/A
Presupuesto Acta de aprobación
Anual
Junta Directiva Gerente
Tablero de control integral Presupuesto
Anual
Junta Directiva Gerente
a.
Permanente
Presidente Junta Directiva Gerente
Estatutos FECEDA Manual de calidad Plan Estratégico Procedimient o para la asamblea de asociados Plan estratégico 3113627056
b. c.
d. e. a. b. c.
Retroalimentar el plan estratégico: factores clave éxito y metas estratégicas; Ajustar y actualizar cuando haya lugar; Consolidar las actividades prioritarias para el desarrollo visional, así como las estrategias para promover la apropiación de la cultura y el horizonte institucional; Determinar, para cada actividad, los responsables, tiempos y recursos; Comunicar y retroalimentar entre colaboradores y asociados. Estimar los costos y gastos de las actividades prioritarias; Determinar las fuentes de recursos para atender el gasto estratégico; Retroalimentar para la elaboración del presupuesto general.
¿CADA CUÁNTO?
a.
b. c.
Dinamizar la ejecución de las actividades prioritarias del plan estratégico; Disponer los recursos, tiempos y colaboradores necesarios; Retroalimentar el cumplimiento o desviaciones en función de las metas propuestas;
(ver procedimient o) Tablero de control integral
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Dirección Estratégica
¿QUÉ SE HACE?
¿CÓMO SE HACE?
d. 7.
Comercializar el portafolio de FECEDA.
a. b. c. d.
8.
Establecer las referenciación competitivas.
a.
9.
Gestionar las
b. c. d. e. f. a.
Establecer los acuerdos y acciones de mejoramiento a los que haya lugar. Establecer los Indicadores Afiliación y Base Social para la vigencia; Promover la afiliación y el consumo de servicios, por medio de: Comercialización en los puntos de atención y oficinas de la empresa; Publicidad en medios masivos; Ofertas y premios para incentivar el consumo; Promoción directa con el asesor comercial; Stand y apoyo a eventos de entidades públicas; Promoción en los eventos sociales de FECEDA; Divulgación por medio de las redes WEB 2.0. Retroalimentar y ajustar cuando haya lugar; Evaluar la incidencia e impacto en las metas económicas de la empresa. Buscar información comercial de las demás entidades del sector, por medio de: Comunicación e interacción con los asociados; Consulta de Indicadores económicos oficiales; Consulta de Información comercial disponible en publicidad; Consulta indirecta a otras entidades; Referenciar las condiciones comerciales: Condiciones y requisitos de ahorro y crédito; Tasas de interés; Reciprocidad; Tiempo de respuesta; Analizar fortalezas y debilidades de FECEDA frente a las demás entidades; Determinar estrategias de fortalecimiento de la posición comercial; Aplicar las estrategias y evaluar su impacto en las metas; Retroalimentar a la Junta Directiva. Analizar las alianzas y relaciones existentes;
¿CADA CUÁNTO?
¿QUIÉN LO HACE?
¿QUÉ DEBE ATENDER?
¿CÓMO LO EVIDENCIA?
Permanente
Gerente Asesor comercial Equipo de colaboradores
N/A
Tablero de control integral
Mensual
Gerente Subgerente Colaboradore s
N/A
Acta
Permanente
Presidente
Estatutos
Alianzas y
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Dirección Estratégica
¿QUÉ SE HACE?
alianzas y relaciones.
¿CÓMO SE HACE?
b. -
d. e.
Promover y fortalecer: Relaciones comerciales: vinculación con otras entidades para facilitar el acceso a bienes y servicios de los asociados; Alianzas comerciales: acuerdos para venta y distribución de productos y servicios con remanentes a la Empresa; Relación con agremiaciones: cooperación y representación ante entidades que contribuyen al desarrollo misional de la Empresa; Relación con entidades financieras: viabilidad para la provisión de recursos de forma oportuna, relacionado con el objeto comercial de la empresa; Relación con entidades patronales: garantizar los descuentos por nómina para el cumplimiento de las obligaciones estatutarias y crediticias; Retroalimentar y detectar oportunidades de mejoramiento; Decidir sobre la formalización de nuevas alianzas y relaciones. Nombrar al revisor fiscal según lo determinado en el Estatuto del Fondo de Empleados Oficiales del Departamento del Meta; Cumplir con las funciones asignadas estatutariamente; Certificar el cumplimiento de las obligaciones tributarias y aprobar (facsímil) los movimientos tributarios; Monitorear el cumplimiento de los acuerdos y observaciones; Presentar informes a la asamblea de asociados.
a.
Conformar el comité de control social, según lo establecido en los
-
-
10. Atender la retroalimentació n de la Revisoría Fiscal.
11. Atener la
c. d. a. b. c.
¿CADA CUÁNTO?
Bienal Permanente Mensual Permanente Anual
Bienal
¿QUIÉN LO HACE?
¿QUÉ DEBE ATENDER?
¿CÓMO LO EVIDENCIA?
Junta Directiva Gerente
FECEDA
relaciones (Archivo)
Revisor Fiscal Asamblea de asociados
Estatutos FECEDA
Miembros del
Estatutos
Acta de asamblea de asociados Informe revisoría fiscal Certificacione s (fondo de liquidez, riesgo de liquidez, estado financieros, cuatro por mil- GMF-) Oficios Actas de
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Dirección Estratégica
¿QUÉ SE HACE?
retroalimentació n de Control Social. 12. Evaluar y presentar informe de gestión.
13. Dinamizar la evaluación de trimestre. 14. Controlar el servicio no conforme. 15. Dinamizar las auditorías internas y externas. 16. Atender los requerimientos de control externo.
¿CÓMO SE HACE?
¿CADA CUÁNTO?
¿QUIÉN LO HACE?
¿QUÉ DEBE ATENDER?
¿CÓMO LO EVIDENCIA?
estatutos; Realizar la reunión de comité de control social; Cumplir con las funciones asignadas estatutariamente. Calificar los indicadores, resultados de procesos y desarrollo estratégico; b. Convocar a reunión de Junta Directiva para rendir informe de gestión; c. Presentar informe de gestión, atender las retroalimentaciones; d. Establecer las decisiones para la mejora continua; e. Verificar las evidencias in situ, cuando haya lugar (decisión de Junta Directiva), los datos suministrados con el concurso de Revisoría Fiscal y Control Social. a. Retroalimentar y evaluar el cumplimiento de las actividades operativas; b. Relacionar las evidencias del desarrollo estratégico del proceso; c. Calificar el Tablero de control integral. Nota: ver procedimiento de control del servicio no conforme.
Mensual Permanente
Comité
FECEDA Reglamenta
reunión Oficios
Mensual
Gerente Junta Directiva
Código del Comercio (Art. 47) Manual de calidad
Tablero de control integral
Trimestral
Gerente
N/A
Tablero de control integral
Trimestral
Gerente
(ver procedimient o)
Nota: ver procedimiento de auditorías.
Anual
Gerente Auditor
Procedimient o de control del servicio no conforme Procedimient o de auditorías
a.
Permanente
Gerente Junta Directiva Contador
N/A
Acta de visita Supersolidaria Informe de asamblea Informe “sistema de información de
b. c. a.
b. c. d.
Atender los requerimientos de visitas en sitio por parte de la Superintendencia del Sector Solidario (Supersolidaria) y la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales ; Presentar informe de asamblea general de asociados a la Supersolidaria; Presentar informe “Sistema de Información de Autocntrol” para la Supersolidaria (intermediación de CONFECOOP); Presentar informe “Información Exógena” de las transacciones
Anual Trimestral Anual
(ver procedimient o)
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Dirección Estratégica
¿QUÉ SE HACE?
¿CADA CUÁNTO?
¿CÓMO SE HACE?
¿QUIÉN LO HACE?
¿QUÉ DEBE ATENDER?
económicas a la DIAN.
17. Fortalecer el mejoramiento continuo con el Comité de Calidad.
18. Fortalecer el mejoramiento continuo con la Junta Directiva.
19. Dinamizar las acciones correctivas, preventivas y/o mejora.
a.
Retroalimentar las evaluaciones trimestrales: actividades operativas, estratégicas e indicadores de gestión; b. Calificar el Tablero de control integral; c. Analizar las fortalezas y debilidades en la gestión; d. Controlar el servicio no conforme; e. Atender quejas, sugerencias y/o reconocimientos; f. Establecer acuerdos de mejoramiento, implementar o controlar el estado de acciones correctivas, preventivas y/o mejora; g. Comunicar y retroalimentar las disertaciones del comité de calidad. a. Elegir los miembros de la Junta Directivo y conformar internamente con base en los estatutos y el Reglamento de dicho órgano; b. Programar las reuniones ordinarias y extraordinarias de la Junta Directiva (ver Reglamento de Junta Directiva para establecer los procesos de gestión); c. Cumplir con las funciones asignadas en los documentos estatutarios; d. Decidir sobre el desarrollo de las actividades de gestión de la Empresa; e. Rendir informe de gestión en la Asamblea General de Asociados. Nota: ver procedimiento para acciones correctivas, preventivas y/o mejora
Trimestral
Anual
REVISÓ
autocontrol” Informe “DIAN” (digital) Tablero de control integral Acta
Presidente Junta Directiva Gerente Subgerente Contador Director fundación Tesorero Junta Directiva
Manual de calidad
Reglamento de Junta Directiva
Libro de Actas de Junta Directiva
Presidente Junta Directiva
Procedimient os para acciones correctivas, preventivas y/o mejora
N/A
Mensual Permanente Anual
Permanente
20. ELABORÓ
¿CÓMO LO EVIDENCIA?
APROBÓ
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ESTANDARIZACIÓN Y NORMALIZACIÓN DEL PROCESO DIRECCIÓN ESTRATÉGICA NOMBRE
Carlos Andrés Peñas Velandia
NOMBRE
Celestino Romero Aguirre
NOMBRE
Edgar Orlando Moreno Rico
CARGO
Asesor de calidad
CARGO
Gerente
CARGO
Presidente Junta Directiva
FECHA
23/05/11
FECHA
24/05/11
FECHA
25/05/11
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