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ESTANDARIZACIÓN Y NORMALIZACIÓN DEL PROCESO DIRECCIÓN OPERATIVA PROCESO
Dirección Operativa
¿QUÉ SE HACE?
1.
¿CÓMO SE HACE?
Planear la gestión operativa.
a. b. c.
2.
Establecer el presupuesto operativo.
d. a. b. c. d.
3.
Gestionar el desarrollo operativo.
a. b. c. d.
4.
Gestionar el talento humano.
a. -
Al inicio de la vigencia, planificar la operatividad de la empresa; Establecer los resultados operativos: objetivos e indicadores; Analizar la articulación con las metas de desarrollo de la Empresa (asamblea); Informar y comunicar la planificación a los colaboradores. Estimar los gastos operativos (funcionamiento, personal, etc.); Retroalimentar y determinar estrategias para optimizar los recursos; Articular al presupuesto general; Atender el trámite de aprobación según lo establece el proceso de Dirección Estratégica. Evaluar y acompañar el desarrollo de las actividades operativas, así como el servicio de las sucursales y puntos de atención; Solicitar y retroalimentar las novedades de las sucursales y puntos de atención; Atender las situaciones, inquietudes y demás eventos del desarrollo de la Empresa (dentro del marco de sus competencias y funciones); Retroalimentar el cumplimiento de las novedades de las sucursales y puntos de atención con la Gerencia y determinar las acciones pertinentes. Planificar la gestión de personal para la vigencia: Proyectar la planta de personal (licencias, vacaciones y terminaciones de contrato); Seleccionar el personal (cuando aplique); Contratar; Gestionar la nomina y obligaciones laborales; Gestionar COPASO (Comité Paritario de Salud Ocupacional), bienestar y clima laboral; Capacitar y formar; Verificar las competencias del personal; Evaluar el desempeño; Controlar la entrada y salida del personal;
¿CADA CUÁNTO?
¿QUIÉN LO HACE?
¿QUÉ DEBE ATENDER?
¿CÓMO LO EVIDENCIA?
Anual
Gerente Subgerente
Estatutos FECEDA Manual de calidad
Acta de planeación Tablero de control integral
Anual
Equipo económico Contador
Manual de calidad
Presupuesto
Permanente
Gerente Subgerente
N/A
Tablero de control integral Reporte de novedades sucursales y puntos de atención
Permanente
Subgerente
Manual de funciones COPASO Reglamento interno de trabajo Procedimiento selección de personal Procedimiento de contratación
Actas Selección de personal Hojas de vida (anexos) Nomina Aportes parafiscales Plan de capacitación y formación Evaluación de
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ESTANDARIZACIÓN Y NORMALIZACIÓN DEL PROCESO DIRECCIÓN OPERATIVA PROCESO
Dirección Operativa
¿QUÉ SE HACE?
¿CÓMO SE HACE?
b. c.
5.
Gestionar las compras.
6.
Proveer los recursos necesarios.
7.
Gestionar el mantenimien to y saneamiento .
a. b.
¿CADA CUÁNTO?
¿QUIÉN LO HACE?
Retroalimentar los avances y dificultades; Mejorar la gestión cuando haya lugar.
Establecer las necesidades de recursos (consumos, locativos, etc.); Gestionar según lo expuesto en el Instructivo de Provisión de Bienes y Servicios; c. Inventariar los bienes devolutivos así: Hardware, software y equipos electrónicos se administran en la Oficina de Sistemas; Los muebles y enseres los administra auxiliar contable; d. Gestionar los cambios en el inventario: Las adquisiciones se cargan en el registro y se identifican físicamente; Entregar los bienes devolutivos a los funcionarios (acta de entrega); En caso de traslado, se registran el cambio de lugar y responsable; Se constituye una póliza de amparos para bienes devolutivos; Se deben depreciar contablemente y reponer cuando sea necesario; Para dar de baja se solicita la aprobación escrita de la Junta Directiva, previa presentación de la relación y evidencia física del estado. e. Gestionar las oportunidades de mejoramiento a las que haya lugar. a. Recibir solicitudes de insumos; b. Proceder según lo descrito en el Procedimiento Compras cuando no hayan existencias; c. Entregar los bienes solicitados, según conveniencia y oportunidad; d. Determinar oportunidades de mejoramiento. a. Retroalimentar el plan de mantenimiento y ajustar cuando haya lugar; b. Desarrollar el plan de mantenimiento; c. Evaluar el cumplimiento del plan de mantenimiento; d. Cuando haya lugar, establecer correctivos. Nota: El mantenimiento correctivo se trata como Provisiones de Bienes y Servicios (Nº 5).
¿QUÉ DEBE ATENDER?
¿CÓMO LO EVIDENCIA?
Instructivo nomina y obligaciones laborales Instructivo de Bienes y Servicios
desempeño Control de salida
Permanente
Subgerente
Inventario Acta de entrega Acta de junta directiva
Permanente
Junta directiva Gerente Subgerente
Procedimiento de compras
(ver procedimiento)
Permanente
Subgerente Auxiliar de sistemas Servicios generales
N/A
Plan de mantenimiento
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ESTANDARIZACIÓN Y NORMALIZACIÓN DEL PROCESO DIRECCIÓN OPERATIVA PROCESO
Dirección Operativa
¿QUÉ SE HACE?
8.
9.
Apoyar la gestión contable. Dinamizar el servicio al cliente.
¿CÓMO SE HACE?
Nota: Ver instructivo para la gestión de contabilidad.
Permanente
a.
Atender las quejas, sugerencias y/o reconocimientos, según lo descrito en el procedimiento respectivo; Informar los productos y servicios, según lo descrito en el instructivo de servicio al cliente; Atender a los asociados y visitantes en las oficinas y puntos de servicio según lo descrito en el instructivo respectivo; Establecer una agenda mensual de visitas de supervisión a las Oficinas y Puntos de Servicio.
Permanente
Circuito cerrado (Granada): Filmar los movimientos en cámaras; Revisar la información grabada cuando existan hechos que lo ameriten; Facilitar al Gerente la visión de las dependencias durante la jornada laboral; Monitoreo e ingreso (Oficinas): Contratar al proveedor de servicios; Monitorear las dependencias utilizando los sensores de movimiento e incendios; Asignar claves para el armado del sistema (Gerente, Subgerente, Contador, Secretaria) y atender los requerimientos del proveedor de monitoreo. Nota: Para ingresar durante la jornada y extemporánea, coordinar el acceso con las personas habilitadas para el manejo de claves. Guardias (Granada y Acacías): Contratar el proveedor de servicios; Coordinar los turnos de vigilancia: Granada de 6:00 pm a 6:00 am;
Permanente
b. c. d.
10. Dinamizar la seguridad de la Empresa.
¿CADA CUÁNTO?
a. b. c. d. e. f. g. h.
i. j. k. l.
¿QUIÉN LO HACE?
¿QUÉ DEBE ATENDER?
Gerente Subgerente Contador Colaboradores
Instructivo para contabilidad Instructivo para servicio al cliente Procedimiento para el trámite de quejas, sugerencias y/o reclamos Instructivo de productos y servicios Plan de seguridad
Gerente Subgerente Coordinadores de Oficinas
¿CÓMO LO EVIDENCIA?
(ver instructivo) Fonomemo Outlook Volantes (horarios)
Vídeo Libro de novedades
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ESTANDARIZACIÓN Y NORMALIZACIÓN DEL PROCESO DIRECCIÓN OPERATIVA PROCESO
Dirección Operativa ¿QUIÉN LO HACE?
¿QUÉ DEBE ATENDER?
Permanente
Colaboradores
Listado maestro de documentos y registros
Recibir solicitudes de información y determinar responsable del procesamiento; b. Analizar la solicitud, recolectar y procesar los datos necesarios; c. Retroalimentar con el jefe inmediato y enviar; d. Elaborar el oficio remisorio y preparar el archivo para envío; e. Enviar la información y esperar notificación (guardar certificaciones cuando existan). Nota: Ver instructivo para el análisis de requisitos.
Permanente
Colaboradores
Procedimiento s: control de documentos, registro y archivo N/A
Anual
Subgerente
Instructivo para el análisis de requisitos
(ver instructivo)
a. b. c. d. e. f. a. b. c.
Mensual
Gerente Subgerente
N/A
Acta de reunión Tablero de control integral
Trimestral
Subgerente
N/A
Tablero de control integral
¿QUÉ SE HACE?
11. Gestionar los archivos, documentos y registros. 12. Gestionar solicitudes de Información.
13. Evaluar la satisfacción de los Asociados. 14. Dinamizar el comité de colaboradore s.
15. Dinamizar la evaluación trimestral
¿CÓMO SE HACE?
Acacías durante el horario de atención al público; m. Garantizar la seguridad de las instalaciones y notificar las novedades. n. Manejo de llaves (Oficinas): o. Manejar el juego único de llaves (Gerente, Subgerente, Coordinadores y Secretaria); p. Guardar copia de las llaves en la cajilla de seguridad. Nota: Ver procedimientos de: 1. Control de Documentos; 2. Control de Registros; 3. Archivo.
a.
Convocar a la reunión de colaboradores; Acordar la agenda de reunión; Retroalimentar las fortalezas y debilidades en la gestión y participación; Fortalecer el clima laboral, así como la cooperación y la competencia; Facilitar la comunicación de los colaboradores; Establecer acuerdos de mejoramiento cuando haya lugar. Retroalimentar y evaluar el cumplimiento de las actividades operativas; Relacionar las evidencias del desarrollo operativo de los procesos; Calificar el tablero de control integral.
¿CADA CUÁNTO?
¿CÓMO LO EVIDENCIA?
Correos electrónicos Correspondenc ia Certificaciones
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PROCESO ¿QUÉ SE HACE?
del proceso. 16. Dinamizar las acciones correctivas, preventivas y/o mejora.
¿CADA CUÁNTO?
¿CÓMO SE HACE?
Nota: Ver procedimiento de acciones correctivas, preventivas y/o mejora
ELABORÓ
Permanente
¿QUIÉN LO HACE?
Subgerente
REVISÓ
¿QUÉ DEBE ATENDER?
¿CÓMO LO EVIDENCIA?
Procedimiento de acciones correctivas, preventivas y/o de mejora
(ver procedimiento)
APROBÓ
NOMBRE
Magdalena Manrique García
NOMBRE
Celestino Romero Aguirre
NOMBRE
Edgar Orlando Moreno Rico
CARGO
Subgerente
CARGO
Gerente
CARGO
Presidente Junta Directiva
FECHA
23/05/11
FECHA
24/05/11
FECHA
25/05/11
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