FONDO DE EMPLEADOS OFICIALES DEL DEPARTAMENTO DEL META
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PROCEDIMIENTO DE AHORRO CDAT IDENTIFICACIÓN NOMBRE
PROCEDIMIENTO DE CAPTACIÓN, RENOVACIÓN Y CANCELACIÓN DE AHORRO CDAT
OBJETIVO
Brindar orientaciones sobre la gestión de constitución, renovación y cancelación de CDAT.
ALCANCE
Cubre las acciones de asesores comerciales, asesores de servicios, coordinadores de oficinas, Auxiliares de oficinas, gerencia, subgerencia, para el proceso de comercialización, constitución, renovación y cancelación de depósitos de ahorro a termino CDAT.
DEFINICIONES
CDAT: Certificado de depósito a termino. Título valor: Documento negociable que acredita unos derechos a su tenedor y unas obligaciones al emisor del mismo. Rendimiento: Ganancia o utilidad que produce una inversión o negocio.
ANEXOS
N/A DESCRIPCIÓN
PASO
ACTIVIDADES
DESCRIPCIÓN
0
Inicio
N/A
1
Recibir al asociado y la solicitud de ahorro.
a.
b. c.
2
Constituir el CDAT.
a.
b. c. d. e. f. g. -
PARTICIPANTES
REGISTRO/ DOCUMENTO
N/A
N/A
Recibir a los asociados que se acercan a los puntos de atención y sucursales, con expectativas o necesidades de constituir un ahorro; Indagar las expectativas de ahorro del asociado y determinar pertinencia de línea a ofrecer; Informar al asociado las alternativas de ahorro y las tasas de interés correspondiente.
Recepcionista Asesores de servicios Coordinadores de oficinas Auxiliares de oficinas
Modalidades de ahorro Reglamento de CDAT
Establecer condiciones del CDAT: monto, plazo y forma de pago de los rendimientos (mensualmente o al vencimiento) para determinar la tasa de interés a ofrecer; Generar en el sistema el comprobante de ingreso (AC) o (CI) por el valor del CDAT a constituir, así: Digitar el número de cédula del asociado; Ubicar la cuenta puente CDAT; Digitar el valor total o parcial, según corresponda; Verificar datos y salvar el comprobante; Imprimir el comprobante, firmar, sellar y entregar copia (1); Realizar el cierre contable del mes vigente; Confirmar diariamente los excedentes de la cuenta puente CDAT; Confirmar el tiempo pactada por el módulo de informes tributarios; Generar el título valor en el modulo de apertura de cuenta CDAT (2): Ingresar el número de Cédula del asociado; Asignar el número del CDAT; Registrar la fecha de apertura y terminación; Registrar el monto y tasa interés; Registrar amortización (pago de intereses) mensual o al vencimiento; Registrar el comprobante (CC): número del sistema; Registrar la fecha inicial; Verificar cuenta puente (24959524); Seleccionar el centro de costos; Verificar y salvar la información; Imprimir el título valor; Tomar firma de representante legal;
Cajero Auxiliar de Tesorería Asesor de Servicios Coordinadores de Sucursales Auxiliares de Sucursales Asesor de Crédito Auxiliar de Contabilidad
Trébol Sifone CDAT Comprobante de egreso Nota crédito Reestructuración
“LA CULTURA DEL AHORRO SOLIDARIO”.
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PROCEDIMIENTO DE AHORRO CDAT DESCRIPCIÓN PASO
ACTIVIDADES
DESCRIPCIÓN
PARTICIPANTES
REGISTRO/ DOCUMENTO
Nota: (1) Cuando el asociado desee llevarse el CDAT, se imprimen 2 copias y recoge la firma del asociado con fecha de entrega. (2) Es indispensable la presentación del título valor para la reclamación del ahorro, en caso de pérdida del título se deberá presentar el denuncio por perdida. 2
Renovar el CDAT.
a. -
b. c. d. e.
Persuadir a los asociados que se acerquen a retirar los CDAT que han cumplido su vigencia: Si no se presenta, termina el proceso y se renueva automáticamente el CDAT (1); Si el asociado accede a la renovación, determinar plazo, monto y forma de pago de los rendimientos; realizar la cancelación del título valor vencido y generación del nuevo ahorro; Registrar la constitución del CDAT en la plataforma tecnológica (ver paso de apertura); Cuando NO desee renovarlo continua en el paso siete; Verificar datos, salvar e imprimir el título valor; Tomar firma del gerente en el título valor; Hacer entrega del título valor al asociado, previa registro del recibido a satisfacción; Recordar al asociado que es indispensable la presentación del CDAT para la cancelación.
Cajero Auxiliar de Tesorería Asesor de Servicios Coordinadores de Sucursales Auxiliares de Sucursales Asesor de Crédito Auxiliar de Contabilidad
Trébol Sifone CDAT Comprobante de egreso Nota crédito Reestructuración
Cajero Auxiliar de Tesorería Asesor de Servicios Coordinadores de Sucursales Auxiliares de Sucursales Asesor de Crédito Auxiliar de Contabilidad
Trébol Sifone CDAT Carta de solicitud de cancelación Certificado Civil de Defunsión Edictos
Auxiliar Contable
Nota de contabilidad
Nota: (1) Si al vencimiento no existe la redención, este quedará automáticamente prorrogado en las condiciones de plazo y forma de pago pactadas; la tasa de interés se ajusta a la vigente y tiempo establecido por la Junta Directiva. 3
Atender la solicitud de cancelación de CDAT.
a. b. c.
Atender la solicitud de cancelación del CDAT por parte del asociado; Determina la situación que genera la liquidación del producto, las cuales pueden ser: El CDAT ha cumplido el plazo pactado; El asociado solicita su cancelación anticipada: para lo cual deja por escrito la razón de la decisión (1); Se cancela el CDAT por desvinculación del fondo (2); Remitir a contabilidad para liquidación del producto (ver paso siguiente);
Nota: (1) Para la cancelación anticipada de CDAT productos de la desvinculación del asociado será aplicará una sanción igual al valor de los intereses del último periodo. (2) En caso de fallecimiento del asociado, FECEDA, realizará la devolución de estos más los intereses, a los beneficiarios según las normas vigentes sobre proceso de sucesión. 4
Liquidar y cancelar el CDAT.
a.
Solicitar el titulo valor (CDAT), atendiendo: cuando el asociado se acerca a las oficinas, se exige la presentación del titulo valor; si
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PROCEDIMIENTO DE AHORRO CDAT DESCRIPCIÓN PASO
ACTIVIDADES
DESCRIPCIÓN
b. c. d. e. f. g. h.
PARTICIPANTES
no lo retiró, debe reclamarlo en tesorería y presentar en contabilidad (1). Tomar firma y cédula del asociado en el título valor; Liquidar el CDAT, atendiendo: Ingresar a la Trébol Sifone y digitar el número de cédula del asociado (módulo de tesorería y caja). Seleccionar la opción CDAT y determinar el tipo de comprobante (NC); Registrar la fecha del movimiento (corresponde a la fecha de cierre del CDAT); Determinar el concepto del movimiento (CANC, CDAT #); Digitar el número de CDAT a cancelar; Marcar el GMF y la opción RESCINDIDO; Digitar el valor del capital; Digitar el valor de los rendimientos (2); Registrar el código contable (24959524); Remplazar el concepto del movimiento (CANC, CDAT #) Asignar el centro de costo; Salvar la operación. Remitir a Tesorería la liquidación y orden de pago; Generar en la plataforma tecnológica el comprobante de pago de producto; Cancelar al asociado los valores correspondientes (ver procedimiento de Caja); Eliminar el CDAT cancelado del listado general (provisiones, intereses CDAT); Guardar el CDAT cancelado (carpeta de notas del mes).
REGISTRO/ DOCUMENTO Orden de pago de CDAT Listado de CDAT Nota crédito Comprobante de egreso
Nota: (1) Si el asociado perdió el titulo valor, debe presentar el denuncio por perdida indicando su valor y número. (2) Se debe tener en cuenta que la información del sistema corresponde al último cierre contable, por lo tanto deben causarse y registrarse manualmente los intereses desde ese día hasta la fecha (omitir la advertencia del sistema que informa que se están causando más intereses). 7
Terminar
N/A
N/A
ELABORÓ
REVISÓ
N/A
APROBÓ
NOMBRE
Bibiana Vélez Torres
NOMBRE
Magdalena Manrique García
NOMBRE
Edgar Orlando Moreno Rico
CARGO
Auxiliar de Gestión de Calidad
CARGO
Subgerente
CARGO
Presidente Junta Directiva
FECHA
16 de agosto de 2011
FECHA
20 de agosto de 2011
FECHA
26 de agosto de 2011
FIRMA
FIRMA
FIRMA
“LA CULTURA DEL AHORRO SOLIDARIO”.