FECEDA Fondo de Empleados Oficiales del Departamento del Meta
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PROCEDIMIENTO PARA AUDITORIAS IDENTIFICACIÓN NOMBRE
AUDITORIAS
OBJETIVO ALCANCE
DEFINICIONES
ANEXOS
Determinar, sistemáticamente, oportunidades de mejoramiento por medio del análisis de la conformidad, conveniencia y efectividad del servicio de FECEDA. Vincula a todos los procesos relacionados con el desarrollo del servicio; dependiendo de las acciones de los alcances de los programas de auditorías y las necesidades de evaluación de aspectos particulares. Auditoría: Procesos sistemático para recoger evidencias de auditorías, confrontar contra criterios, establecer la conformidad y emprender acciones de mejoramiento. Auditoría de primera parte: Auditoría realizar por la Empresa. Auditoría de tercera parte: Auditoría realizada por una entidad certificadora. Programa de auditoría: Programación de los ciclos de auditoría durante una vigencia. Plan de auditoría: Planificación de las actividades de auditoría in situ. In situ: En el lugar. Auditor: Persona encargada de realizar la auditoría (puede ser interno o externo). Equipo auditor: Grupo de auditores que actúan bajo la tutela de un auditor líder. Representante de la dirección: Directivo, responsable de dinamizar el sistema de gestión de la calidad. N/A DESCRIPCIÓN
PASO
ACTIVIDADES
DESCRIPCIÓN a.
b.
1
2
Elaborar programa
Seleccionar auditor/entidad auditora
3
Conformar el equipo auditor
4
Notificar al equipo auditor
Durante la planeación operativa elaborar el programa de auditoría, caracterizando: ciclo de auditorías internas, tercera parte, objetivos y alcance. Divulgar y motivar para el buen desarrollo del programa.
Nota: Como mínimo se desarrolla un (1) ciclo de auditoría interna durante la vigencia. Las de tercera parte, dependiendo del estado del servicio: otorgamiento, seguimiento o renovación. a. Cuando exista auditor interno, con experiencia y formación, se evalúa anualmente sus competencias. b. Cuando no se cuente con auditor, se puede contratar o solicitar la cooperación a un auditor externo que cuente con experiencia, formación, estudio y apruebe la evaluación de competencia del auditor. c. Cuando no se cuente con auditor, se puede capacitar (certificado por una entidad externa) a un miembro de la Empresa para adelantar el proceso de auditoría; el cual debe aprobar la evaluación de competencias del auditor. d. Para el caso de las auditorias de tercera parte, se solicita la participación de la entidad que ofrezca mejores condiciones comerciales (aprobado por Junta Directiva). a. Opcionalmente, según el alcance de la auditoría, se puede conformar un equipo de auditores los cuales deben cumplir con las condiciones del paso anterior. b. El equipo auditor elige a un miembro que actuará como auditor líder. c. El auditor líder debe encargarse de la vocería y coordinar todas las actividades del equipo. a. El/la representante de la dirección envía un comunicado solicitando el requerimiento de auditoría al/la líder o el/la
PARTICIPANTES
REGISTRO/ DOCUMENTO
Presidente Junta Directiva Gerente Subgerente
Programa de auditoría
Gerente
Hoja de vida Evaluación de competencias del auditor Perfil del auditor
Equipo auditor Auditor
Plan de auditoría Hoja de vida Evaluación de competencia del auditor
Representante de la dirección
Programa de auditoría
“LA CULTURA DEL AHORRO SOLIDARIO”.
FECEDA Fondo de Empleados Oficiales del Departamento del Meta
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PROCEDIMIENTO PARA AUDITORIAS DESCRIPCIÓN PASO
ACTIVIDADES
DESCRIPCIÓN
b. a.
5
Analizar documentación
b.
a.
6
Relacionar el/los auditado/s
b.
a. b.
7
Establecer plan de auditoría
c.
a. b.
8
Ejecutar el plan de auditoría
c. d.
a.
9
Presentar informe b. a.
10
Analizar informe y establecer oportunidades de mejoramiento
b.
a.
b.
11
Seguir los avances de auditoría
c.
d.
auditor/a: objetivo, alcance (adjunta copia del programa de auditoría) y la fecha prevista. En caso de presentarse algún disenso, concretan la fecha. Establecer y enviar la documentación requerida para analizar la conformidad, adecuación o conveniencia, según los requerimientos del alcance y objetivo de auditoría. Si la documentación es conforme y adecuada para establecer criterios de auditoría continua este procedimiento. Caso contrario, termina y se presenta el informe de auditoría. El/la representante de la dirección envía una relación del personal y su rol dentro de la Empresa. El auditor/líder, determina la pertinencia del personal requerido o las personas adicionales que estime convenientes y notifica a la Empresa. Establecer el plan de auditoría interna. Concertar entre las partes; si existen disensos, se realizan las concertaciones necesarias hasta que se apruebe. Divulgar el plan con los colaboradores: solicitar la disposición y adecuación de todas las personas participantes para el buen desarrollo de la actividad, así como los recursos requeridos. Según el lugar, fecha y asistentes determinados, se realiza la reunión de apertura. Según lo previsto en el plan de de auditoría, se realizan las actividades de auditoría in situ. Según el lugar, fecha y asistentes determinados, se realiza la reunión de cierre. Se retroalimenta la ejecución del plan de auditoría y los hallazgos parciales encontrados in situ: consolidar los consensos y mediar los disensos de la auditoría in situ. Con base en los hallazgos, e/la líder o auditor/a presenta un informe con las conclusiones sobre el objetivo y alcance de auditoría solicitado: conformidad, no conformidad, observaciones y aspectos por destacar. La fecha de entrega del informe se acordará en la reunión de cierre: nunca superior a quince días. Analizar el informe y determinar las oportunidades de mejoramiento: transformación de las no conformidades, prevención frente a las observaciones y preservación de los aspectos por destacar. Se realiza el control del servicio no conforme y emprenden las acciones correctivas, preventivas y/o mejora a las que haya lugar. El representante de la dirección y el líder o auditor establecen una reunión para acompañar y seguir las acciones de mejoramiento (cumplidas o los avances). Cuando la/s acción/es está/n terminada/s, se solicita su aprobación y cierre. Cuando la/s acción/es está/n abierta/s, pero aún vigentes las fechas, y los resultados parciales son conformes, se continua con su desarrollo hasta que termine el plazo determinado (sin acompañamiento del auditor). Cuando la/s acción/es está/n abierta/s, con avances
PARTICIPANTES
REGISTRO/ DOCUMENTO
Auditor Representante de la dirección
Plan de auditoría Informe de auditoría
Auditor Representante de la dirección
Plan de auditoría
Auditor Representante de la dirección Comité de calidad
Plan de auditoría
Auditor/Equipo Auditor
Apertura y cierre de auditoría
Auditor
Informe de auditoría Listas de verificación
Comité de calidad
Procedimiento acciones correctivas, preventivas y/o mejora Procedimiento de control del servicio no conforme
Auditor Representante de la dirección
Acta
“LA CULTURA DEL AHORRO SOLIDARIO”.
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Fondo de Empleados Oficiales del Departamento del Meta PROCEDIMIENTO PARA AUDITORIAS DESCRIPCIÓN ACTIVIDADES
PASO
DESCRIPCIÓN
e. a.
12
Evaluar la auditoría
b. c.
13
Fin
insatisfactorios, o el/los resultado/s es/son inadecuado/s se puede fijar una nueva fecha para realizar el seguimiento, acompañamiento y cierre de la actividad. Todas las acciones implementadas, serán evaluadas en el siguiente ciclo de auditoría. El comité de calidad y las personas que participaron como auditados se reúnen para evaluar la auditoría: determinando las fortalezas de la auditoría, la competencia del/la auditor o líder y su equipo, según sea el caso, y la pertinencia con base en el objetivo y alcance definido en el programa de auditoría. Los resultados de la auditoría serán notificados al/la líder o auditor/a para retroalimentar su labor. Cuando los resultados de la evaluación no sean apropiados, el comité determinará la necesidad de levantar una acción correctiva, preventiva o de mejora o lo tomará como criterio al iniciar el ciclo siguiente.
N/A ELABORÓ
REGISTRO/ DOCUMENTO
PARTICIPANTES
Comité de calidad
Evaluación de Auditoría
N/A
N/A
REVISÓ
APROBÓ
NOMBRE
Carlos Andrés Peñas
NOMBRE
Bibiana Vélez Torres
Nombre
Celestino Romero Aguirre
CARGO
Asesor de Calidad
CARGO
Coord. de Cobranza
Cargo
Rep. Comité De Calidad
FECHA
20-11-2011
FECHA
11-12-2011
FECHA
13-12-2011
FIRMA
FIRMA
FIRMA
“LA CULTURA DEL AHORRO SOLIDARIO”.