有關2017年動物行為暨生態研討會
ගޢـٚᏱಏҜ۞֏ޙ 顏聖紘 國立中山大學生物科學系
ԧຐӘ෦̂छ̦ᆃĉ 為什麼想要承辦這個會議？ 會議的籌畫 (1) 議程的設計 (2) 空間的選擇 (3) 經費的來源 (4) 餐飲的考量 (5) 報名與摘要繳交 (6) 文件的編輯 (7) 文宣與通知 (8) 流程的規畫 (9) 人員的訓練
會議的進行 (1) 報到與開幕 (2) 休息時間與餐點 (3) 閉幕 會議的收尾 (1) 帳務處理 (2) 其它雜務 給下一屆主辦單位的提點
ࠎ̦ᆃࢋᏱ࣎ົᛉĉ 是被陷害或推舉嗎？其實不是。中山大學身為南部重要的生態演 化研究機構，一直閃著沒辦這個會議有點說不過去。但是因為過 往幾年北中南幾個學校輪來輪去，中山也沒什麼機會，再加上我 也不認為我有能力與時間籌辦，所以就擱著。一直到2016年中 興生科林幸助老師問我”中山要辦嗎？”我就說”好啊”。然後 就接下來了。 總之，接辦一個會議的信心來自對自己的過度自信，對相關資源 的掌握，還有脫口而出的隨性。所以就接辦了。
ົᛉ۞ᚯ൪-(1)ᛉనࢍ 為什麼要開一個會？要不要有年度主題？內容又是甚麼？原 本就是非常困難的事。當我們的學術研究人口夠多，議題夠 多樣性的時候，主辦單位想要設定甚麼議題為主軸都好，因 為一定會有足夠的人參加。我們曾經很想要設定一些年度關 切議題，但是因為時間還早，老師與學生基本上都沒有反應， 再加上台灣在這個領域的研究人口不算非常多，而且重要議 題的變動性很大 (好比長期生態這幾年比較沒有人提)，因此 在去年中的時候，我們就決定不要設定主題，因為訂不出來。 訂了就怕對某些研究團隊產生＂排他性＂。
ົᛉ۞ᚯ൪-(1)ᛉనࢍ 基礎研究和應用何者為重？這個研討會的主題第一次由核心 生態議題往外發展其實是在彰化師大生物系辦的那次。那次 的會議包羅了很多科教和環教議題，也因為那一次讓動行會 議的人數爆增。後來在嘉大那次開會的時候，陳宣汶老師引 進了許多相關產業的議題，讓學生的參與感很高。在中興生 科系辦的那次，林幸助老師則是找幾位老師直接規劃議程。 因為林老師的想法是希望口頭報告的品質好一點，然後時間 的控制妥當一點，其他就一切都到海報展覽去。每一次都有 不同的考量。中山大學這次呢？我們的考量是，產業的部分 可以牽涉很多學門，但是我們真的忙到沒辦法到處去牽線。 而且能不能讓既跨領域又紮實的應用研究納入大會，和我自 己的人脈也有關係。在多方考慮之下，這次我們決定固守＂ 生態學＂的幾大領域。不碰觸太多外圍議題。
ົᛉ۞ᚯ൪-(1)ᛉనࢍ 議題設計的難處在於，你無法知道甚麼樣的議題會有多少人 投稿，你不知道參加者如何歸類自己的研究主題。以這次來 說，我們觀察到幾個現象： 投錯組：什麼樣的case是顯而易見的？好比說，把花枝變色 的決策這種行為學議題丟到遺傳演化去，就是明顯的錯誤。 但有些作者聲明“不願意更動組別”，所以這是需要列入考 慮的。有些領域之間有點重疊，所以當你認為組別應該依” 擬解決問題”來區分，但有人把”方法”或”應用”當成區 隔依據時，就會產生落差。好比你認為”梅花鹿復育族群的 遺傳監測”是一個保育生態學議題，但作者認為那是”族群 遺傳與演化議題”。就是類似這樣的落差。
ົᛉ۞ᚯ൪-(1)ᛉనࢍ 臨時不來的人有點多：會直接影響議程安排，評審老師邀請。 而且還是會議開始前幾天才告知我們。 議程之間的發表數量落差很大，所以有些議題超大，有些比 較小。就算把議題很大的分散在不同教室，一樣會有人抱怨 想聽的聽不到。一般來說動行研討會除了主要場次外，還有 林務局的科技計畫報告場次(一定安排在第一天)、偶爾加上 中研院生多中心的生命大百科工作坊，還有其它學協會順便 召開理監事會議。我們以往認為林務局科技計畫報告場次的 人數不會太多，但這幾年學生的興趣很熱烈，所以不能低估 應用與政策性研究演講所需要的時間與空間。 我們認為議程不要分得太細，議題之間一定要有獨立性以免 議程的分工和連結看起來怪怪的。過去曾有幾次動行研討會 就出現議題分得太細，使得參加者不知道怎麼選擇的問題。
ົᛉ۞ᚯ൪-(2)۩มᏴፄ 動行這種研討會究竟需要什麼樣的空間？(1) 開閉幕式的大場 地；(2) 所有可同時進行議程的教室；(3) 海報展示空間；(4) 講員休息、修改投影片的空間；(5) 工作人員休息與儲藏室。 開閉幕需要在同一個地方嗎？我們這次選擇不同場地，主要 是因為：(1) 原本打算借的場地整修中，而且租金頗貴；(2) 開幕的人比較多，閉幕時一定有一半人走掉，所以沒有必要 花那麼多租金借一樣的場地。 需要幾間教室？要看議題設計與演講數量。這次的教室數量 參考2014-2016年三年會議的平均數量，所以我們借了六間。 但是我們建議每一間教室都應該要可以容納200-250人比較 妥當，尤其是行為生態、保育生態、系統分類與演化議題。 便當去那吃？每一個學校的場地不一樣。中山有些教室不可 飲食，有些教室可以。高雄天氣溫暖，所以在外面吃也不是 問題。但是一定要考慮垃圾的分類與清運怎麼處理。
ົᛉ۞ᚯ൪-(2)۩มᏴፄ 海報板所需空間：我們一樣抓前三年平均數量來租用海報板， 然後在摘要收取截止時再次確認海報板的數量。因為每一塊 都要錢，只要多租就是損失。 便當去那吃？每一個學校的場地不一樣。中山有些教室不可 飲食，有些教室可以。高雄天氣溫暖，所以在外面吃也不是 問題。但是一定要考慮垃圾的分類與清運怎麼處理。 最後，借空間一定要趁早，因為動行研討會通常在上學期一 結束就辦理，又要趕在過年前，很多會議都要趁這個空檔辦 完，因此如果沒有馬上借到空間就會很難借了。
ົᛉ۞ᚯ൪-(3)གྷֽ 經費哪裡來？這是好問題。事實上所有歷屆的動行研討會的 財物都是自主的。所謂的自主就是，主辦的研究室自己想辦 法。金錢的來源有幾個可能、校方、院方、系方、林務局、 業者贊助還有其他捐款。但是因為大學財源很困窘，因為我 們很難預期學校會出錢幫忙（這也就是為什麼我們這次無法 使用中山大學名義開立收據，因為主辦方不是校，而是我們 這個研究室）。 林務局的經費也是政府總預算與林務局的經費狀況而定。而 且甚麼樣的經費可以拿來報支野有相當的限制。因此如果要 募款，那麼主辦的研究室就要及早準備。無論是寫計畫書、 申請、報帳、結案，都是需要有人打理的。 科技部或許可試試，但至多十萬，而且還要寫計畫與結案。
ົᛉ۞ᚯ൪-(4)ᐠ҂ณ 要吃幾次？其實每一次會議都不一樣。東海、嘉大與屏科大是因 為會議地點離校外遠，所以才會辦晚會或辦桌。這也就是說，考 量第一天與第二天中午的便當之外，還有第一天晚上要不要再提 供餐點？或是就讓大家自己找吃的？ Tea break要幾次？Tea break通常有三次，第一天早上與下午， 還有第二天的早上。但是除了經費考量，也要考量到不要浪費。 因此我們在2017這次只有第一天下午的tea break有食物，其它 只有茶點。 餐點的考量有那些？我們的考量是少油少鹽少油炸。但這比 想像中要難，因為很多宣稱健康的便當看來超難吃，而且一 個便當不可超過80元。那Tea break的考量有那些？不要太甜、 不要有奇怪人工色素，滷味很受歡迎。 餐具不環保怎麼辦？儘可能不要提供一次性餐具，尤其是塑 膠叉子之類的用完就丟非常浪費。橡皮圈儘可能回收。
ົᛉ۞ᚯ൪-(5)ಡЩᄃၡࢋ 需要網頁或報名系統嗎？早期的動行研討會都是使用e-mail往來， 收取word檔。聽起來很麻煩。我們使用google表單來收件其實 也沒有比較方便。因為要把所有資料抓下來，然後自己重編。但 是為了一個研討會建一個網頁，至少要花掉十萬塊。在沒有報名 費收入、沒有廠商贊助、沒有公部門補助時，誰會為了一天辦的 研討會做一個十萬塊的網頁？而且還要是方便手機閱讀的響應式 網頁？就算自己設一個免錢網頁，例如blogger，也會出現回應 不夠及時，不夠公開，大家看不見的問題。我們這次在完全沒有 半毛錢開始的狀況下，就決定只要FB粉絲頁就好，其他都不要。 然而這產生的問題是，有些習慣經由海報、公文，來得知訊息的 族群，就被排除在外了。
ົᛉ۞ᚯ൪-(5)ಡЩᄃၡࢋ 為什麼不能線上繳費？好。如果要申請線上收費，程序很複雜。 當然現在也有相當不少的服務，只要你付錢，就可以透過一些線 上收費系統來處理。不需要自己一筆一筆對帳。但是因為許多服 務所收取的費用%數相當高，我們認為以動行研討會的收費來說， 一定會有嚴重的虧損，所以我們後來決定自己一筆一筆去銀行和 郵局對帳。所以就是把自己的時間和精力拿來換取一點可用的金 錢。
ົᛉ۞ᚯ൪-(5)ಡЩᄃၡࢋ 報名與摘要格式：一般來說台灣的研討會比較”慷慨”，只 要有繳報名費，就可以無限量發表。但這會衍生一個問題， 也就是有些同學在報名時還搞不清楚自己要發表幾個口頭或 海報作品，有時候自己是主要作者，有時候是次要作者。結 果報名以後到繳交摘要之間就產生一個很大的落差。有些要 參加會議的共同作者根本沒報名，或是要上場報告的同學誤 以為繳交一個摘要就可以一人吃兩人補。這類的問題非常多， 造成工作人員不少的困擾。因此有必要在報名與摘要繳交系 統中釐清這些問題，以免日後造成工作人員聯絡確認上的負 擔。此外，目前都採用中英並陳或可二擇一的方式來繳交摘 要，所以並沒有硬性規定一定要採用那一種語言。 誰是聯絡作者或第一作者，就應該要負全責。
ົᛉ۞ᚯ൪-(6)͛І۞በᏭ 有那些文書工作需要被完成呢？ (A) 相關公文 (B) 新聞稿 (C) 募款文案 (D) 給校級主管與相關長官的致詞提稿 (E) 摘要 (F) 議程要覽與細部議程 (G) 評審名單與評審計分單 (H) 大會手冊(若有) (I) 簽到單/便當需求 (葷素與避免食物應在報名系統中載明) (J) 演講者/評審/工讀生之酬勞車資印領清冊與相關表格 (K) 其它工作記錄所需表單 (L) 爭取經費所需之計畫書 (例如林務局科技計畫發表會, 需要 在2017年的10-11月就完成才可能送審撥款)
ົᛉ۞ᚯ൪-(7)͛ކᄃ఼ۢ 要不要有LOGO? 不一定。過去的會議有時候有LOGO有時候 並沒有。這完全要看主辦者打算怎麼做。我們在2017這屆是 先想出所謂的吉祥物(雖然看起來很不祥)，然後才決定做一個 LOGO。之所以做LOGO也完全是為了配合facebook專頁上 的banner與頭像需求，要不然不做也無所謂。 與過往研討會不同的是，我們的不祥之物是有說故事，和突 顯議題功能的，是有性格的。所以不是一個”開會時才讓大 家看見一天半，看完就忘的圖騰”。但是設計一隻有故事的 不祥之物是需要仔細考量過的。所以我們為了讓這隻猴子有 事可做，其實在2016年就規畫了半年的故事。讓所有的參加 者對牠熟悉以後，就讓牠在會場”胡作非為”，不管是是指 路牌或是議程都能看到牠的存在。
ົᛉ۞ᚯ൪-(7)͛ކᄃ఼ۢ 我們沒有印海報。主要是因為印刷要錢、寄送要錢、我們不 知道宣傳效果有多好。所以2017年的會議純粹只靠FB的經營， 其它一律沒有做。 但這到後來發生問題。許多公家單位不見海報就不接觸這些 資訊，所以一定要貼海報才行。有不少國高中端也很需要海 報來彰顯會議重要性，讓老師有機會正大光明參加。因此建 議在2018年辦理時，一定要把相關主管單位(農委會、內政部 相關部會)，還有桃竹苗地區的重點學校都列入海報寄送名單， 擴大行政單位與國高中端的參與。 很多公家單位一定要有公文才能請假、訂車票與訂住宿。這 一點一定要在11月左右做完以免到時候公家單位的參加者產 生困擾。 在媒體方面，傳統平面電子媒體是不是重要就看主辦方，但 是新興網路媒體都是可以合作的。
ົᛉ۞ᚯ൪-(8)߹۞ఢ൪ 所謂的流程有兩大部份: (1) 從開始到結束，每一週每一個月 應該完成什麼工作，例如會議時間與地點的確認、經費來源、 講者尋找、議題設定、行政庶務、人員培訓、宣傳、議程排 定（包含評審等細節）等，都是屬於比較大的流程；(2) 細部 的流程。例如開會前一天到結束的人員、物品、與時間掌控 的動線，還有人與人之間怎麼聯絡(我們都使用對講機，因為 樓層間的手機訊號有落差)。
ົᛉ۞ᚯ൪-(9)ˠࣶ۞ቚ 除了參加者、廠商、施工人員與邀請講者之外，會參與整個 會議運作的人員有幾大類：(1) 整個會議的主辦人；(2) 相關 議程的主導人或主持人；(3) 相關主管單位的聯絡人；(4) 行 政工作人員；(5) 工讀生。那麼工讀生的訓練要何時開始進行 呢？其實在會議進行前一週就可以了。但是工讀生的招募要 很早就開始進行，一來是讓學生參與辦理會議的過程，二來 則是讓學生熟悉各方人馬，以免在現場無法掌握狀況。 工讀生的訓練包含: (1) 報到與發放文件資料; (2) 協助餐點發 放; (3) 協助資料收取與表單填寫; (4) 會場布置; (5) 場地管理 與控制; (6) 垃圾回收; (7) 臨時交辦事務; (8) 送往迎來; (9) 基本 禮貌與應對。
ົᛉ۞ซҖ-(1)ಡזᄃฟ၌ 開幕與報到：其實，報到結束，上午的keynote speech結束 就算是頭過身就過。因為報到時會最混亂。我們這次的處理 方法是這樣的，我們雖然以北中南東來區分，但是為什麼再 把特定學校拉出來處理呢？因為我們認為每一個工讀生應該 要處理差不多的人數，這樣才不會大排長龍。然後報到、領 資料又為什麼分開？因為一樣希望大家不要大排長龍，這樣 才能在一開始就順利，而不會在演講開始還有一堆人不知道 發生甚麼狀況。 然而在報到時還是會發生一些狀況，有些老師沒繳錢，人就 不見了，工讀生不知道怎麼找。有些評審老師沒有拿評審資 料，然後也不見了，工讀生一直很緊張。
ົᛉ۞ซҖ-(2)ਮᕇᄃᐠᕇ 領便當：這是最麻煩的事。無論你怎麽宣導，就是有人不願 意在＂是否吃便當＂的單子上勾選，這讓我們很難精準估算 便當的數量。早上報到不勾選，到了中午又來要便當吃。幫 他訂了便當又不來領，造成第一天高達幾十個便當沒人領。 這是很可能發生的狀況。 垃圾處理：生態領域的人應該最在意垃圾回收這事，但是這 次垃圾亂丟的狀況仍然非常普遍。我們已經盡可能回收橡皮 圈，連免洗筷都要求使用＂米糠而不是廉價木材＂製成的筷 子。但是在現場不看指標亂丟的狀況還是非常普遍。不過我 們事前確認，tea break所產生的垃圾由廠商直接處理，而中 餐所產生的廚餘與垃圾，則由工讀生重新分類後送到回收廠 去。 有路人跑進來吃茶點：這是中山特有問題，比猴子可怕百倍。
ົᛉ۞ซҖ-(3)ౕ၌ 評分與獎項分配：這其實很難事前完美規劃，原因是：A. 不 斷有老師臨時不來，所以我們一直到當天還有評審調整的問 題；B. 如果要讓同一組老師對所有同組作品評分，那麼又會 限縮老師自己的活動時間，所以也很難這樣要求；C. 雖然事 前已經請老師們拉大不同表現作品的成績，但是還是有一些 狀況，這就會影響後續的成績計算與統計；D. 有些老師沒有 繳回評分單，所以一直到最後一刻我們還在等成績算出來。 成績沒有算出來，就無法確認獎項，連獎品都不知道怎麽準 備。 建議在算完成績後就要馬上公布得獎名單，讓知道自己得獎 的同學不要溜走，以免頒獎時有一堆人不在，事後還要寄送 獎狀獎品，增加作業上的複雜性。
ົᛉ۞ќԍ-(1)ચந 釐清有那些花費可以使用什麼經費報支？有那些需要預付？ 有那些可以事後結清？有那些一定要通過學校開設專戶進出， 那些不需要？ 林務局補助經費需要在三月完成報帳與計畫繳交。主辦者需 要有農委會的作業系統帳號以免無法處理這個事務。(未來也 不一定只有林務局補助經費，或許還有其它政府團體加入)
ග˭بᏱಏҜ۞೩ᕇ 不能預設大家都參加過研討會，因此一定有狀況百出的時刻 不能預設大家都很體諒你，有些人是會跟你大小聲的 不能預設大家都理解各校的差異，有些人會使用自己的經驗 來要求你應該要怎麼做 不能預設大家都遵守大會規範與建議，因為人很複雜 總之笑笑的辦完就好了。