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有關2017年動物行為暨生態研討會

ග‫ޢـ‬ٚᏱಏҜ۞‫֏ޙ‬ 顏聖紘 國立中山大學生物科學系

ԧຐӘ෦̂छ̦ᆃĉ  為什麼想要承辦這個會議？  會議的籌畫 (1) 議程的設計 (2) 空間的選擇 (3) 經費的來源 (4) 餐飲的考量 (5) 報名與摘要繳交 (6) 文件的編輯 (7) 文宣與通知 (8) 流程的規畫 (9) 人員的訓練

 會議的進行 (1) 報到與開幕 (2) 休息時間與餐點 (3) 閉幕  會議的收尾 (1) 帳務處理 (2) 其它雜務  給下一屆主辦單位的提點

ࠎ̦ᆃࢋᏱ఺࣎ົᛉĉ  是被陷害或推舉嗎？其實不是。中山大學身為南部重要的生態演 化研究機構，一直閃著沒辦這個會議有點說不過去。但是因為過 往幾年北中南幾個學校輪來輪去，中山也沒什麼機會，再加上我 也不認為我有能力與時間籌辦，所以就擱著。一直到2016年中 興生科林幸助老師問我”中山要辦嗎？”我就說”好啊”。然後 就接下來了。  總之，接辦一個會議的信心來自對自己的過度自信，對相關資源 的掌握，還有脫口而出的隨性。所以就接辦了。

ົᛉ۞ᚯ൪-(1)ᛉ඀నࢍ  為什麼要開一個會？要不要有年度主題？內容又是甚麼？原 本就是非常困難的事。當我們的學術研究人口夠多，議題夠 多樣性的時候，主辦單位想要設定甚麼議題為主軸都好，因 為一定會有足夠的人參加。我們曾經很想要設定一些年度關 切議題，但是因為時間還早，老師與學生基本上都沒有反應， 再加上台灣在這個領域的研究人口不算非常多，而且重要議 題的變動性很大 (好比長期生態這幾年比較沒有人提)，因此 在去年中的時候，我們就決定不要設定主題，因為訂不出來。 訂了就怕對某些研究團隊產生＂排他性＂。

ົᛉ۞ᚯ൪-(1)ᛉ඀నࢍ  基礎研究和應用何者為重？這個研討會的主題第一次由核心 生態議題往外發展其實是在彰化師大生物系辦的那次。那次 的會議包羅了很多科教和環教議題，也因為那一次讓動行會 議的人數爆增。後來在嘉大那次開會的時候，陳宣汶老師引 進了許多相關產業的議題，讓學生的參與感很高。在中興生 科系辦的那次，林幸助老師則是找幾位老師直接規劃議程。 因為林老師的想法是希望口頭報告的品質好一點，然後時間 的控制妥當一點，其他就一切都到海報展覽去。每一次都有 不同的考量。中山大學這次呢？我們的考量是，產業的部分 可以牽涉很多學門，但是我們真的忙到沒辦法到處去牽線。 而且能不能讓既跨領域又紮實的應用研究納入大會，和我自 己的人脈也有關係。在多方考慮之下，這次我們決定固守＂ 生態學＂的幾大領域。不碰觸太多外圍議題。

ົᛉ۞ᚯ൪-(1)ᛉ඀నࢍ  議題設計的難處在於，你無法知道甚麼樣的議題會有多少人 投稿，你不知道參加者如何歸類自己的研究主題。以這次來 說，我們觀察到幾個現象：  投錯組：什麼樣的case是顯而易見的？好比說，把花枝變色 的決策這種行為學議題丟到遺傳演化去，就是明顯的錯誤。 但有些作者聲明“不願意更動組別”，所以這是需要列入考 慮的。有些領域之間有點重疊，所以當你認為組別應該依” 擬解決問題”來區分，但有人把”方法”或”應用”當成區 隔依據時，就會產生落差。好比你認為”梅花鹿復育族群的 遺傳監測”是一個保育生態學議題，但作者認為那是”族群 遺傳與演化議題”。就是類似這樣的落差。

ົᛉ۞ᚯ൪-(1)ᛉ඀నࢍ  臨時不來的人有點多：會直接影響議程安排，評審老師邀請。 而且還是會議開始前幾天才告知我們。  議程之間的發表數量落差很大，所以有些議題超大，有些比 較小。就算把議題很大的分散在不同教室，一樣會有人抱怨 想聽的聽不到。一般來說動行研討會除了主要場次外，還有 林務局的科技計畫報告場次(一定安排在第一天)、偶爾加上 中研院生多中心的生命大百科工作坊，還有其它學協會順便 召開理監事會議。我們以往認為林務局科技計畫報告場次的 人數不會太多，但這幾年學生的興趣很熱烈，所以不能低估 應用與政策性研究演講所需要的時間與空間。  我們認為議程不要分得太細，議題之間一定要有獨立性以免 議程的分工和連結看起來怪怪的。過去曾有幾次動行研討會 就出現議題分得太細，使得參加者不知道怎麼選擇的問題。

ົᛉ۞ᚯ൪-(2)۩มᏴፄ  動行這種研討會究竟需要什麼樣的空間？(1) 開閉幕式的大場 地；(2) 所有可同時進行議程的教室；(3) 海報展示空間；(4) 講員休息、修改投影片的空間；(5) 工作人員休息與儲藏室。  開閉幕需要在同一個地方嗎？我們這次選擇不同場地，主要 是因為：(1) 原本打算借的場地整修中，而且租金頗貴；(2) 開幕的人比較多，閉幕時一定有一半人走掉，所以沒有必要 花那麼多租金借一樣的場地。  需要幾間教室？要看議題設計與演講數量。這次的教室數量 參考2014-2016年三年會議的平均數量，所以我們借了六間。 但是我們建議每一間教室都應該要可以容納200-250人比較 妥當，尤其是行為生態、保育生態、系統分類與演化議題。  便當去那吃？每一個學校的場地不一樣。中山有些教室不可 飲食，有些教室可以。高雄天氣溫暖，所以在外面吃也不是 問題。但是一定要考慮垃圾的分類與清運怎麼處理。

ົᛉ۞ᚯ൪-(2)۩มᏴፄ  海報板所需空間：我們一樣抓前三年平均數量來租用海報板， 然後在摘要收取截止時再次確認海報板的數量。因為每一塊 都要錢，只要多租就是損失。  便當去那吃？每一個學校的場地不一樣。中山有些教室不可 飲食，有些教室可以。高雄天氣溫暖，所以在外面吃也不是 問題。但是一定要考慮垃圾的分類與清運怎麼處理。  最後，借空間一定要趁早，因為動行研討會通常在上學期一 結束就辦理，又要趕在過年前，很多會議都要趁這個空檔辦 完，因此如果沒有馬上借到空間就會很難借了。

ົᛉ۞ᚯ൪-(3)གྷ෱ֽ໚  經費哪裡來？這是好問題。事實上所有歷屆的動行研討會的 財物都是自主的。所謂的自主就是，主辦的研究室自己想辦 法。金錢的來源有幾個可能、校方、院方、系方、林務局、 業者贊助還有其他捐款。但是因為大學財源很困窘，因為我 們很難預期學校會出錢幫忙（這也就是為什麼我們這次無法 使用中山大學名義開立收據，因為主辦方不是校，而是我們 這個研究室）。  林務局的經費也是政府總預算與林務局的經費狀況而定。而 且甚麼樣的經費可以拿來報支野有相當的限制。因此如果要 募款，那麼主辦的研究室就要及早準備。無論是寫計畫書、 申請、報帳、結案，都是需要有人打理的。  科技部或許可試試，但至多十萬，而且還要寫計畫與結案。

ົᛉ۞ᚯ൪-(4)ᐠ฼҂ณ  要吃幾次？其實每一次會議都不一樣。東海、嘉大與屏科大是因 為會議地點離校外遠，所以才會辦晚會或辦桌。這也就是說，考 量第一天與第二天中午的便當之外，還有第一天晚上要不要再提 供餐點？或是就讓大家自己找吃的？  Tea break要幾次？Tea break通常有三次，第一天早上與下午， 還有第二天的早上。但是除了經費考量，也要考量到不要浪費。 因此我們在2017這次只有第一天下午的tea break有食物，其它 只有茶點。  餐點的考量有那些？我們的考量是少油少鹽少油炸。但這比 想像中要難，因為很多宣稱健康的便當看來超難吃，而且一 個便當不可超過80元。那Tea break的考量有那些？不要太甜、 不要有奇怪人工色素，滷味很受歡迎。  餐具不環保怎麼辦？儘可能不要提供一次性餐具，尤其是塑 膠叉子之類的用完就丟非常浪費。橡皮圈儘可能回收。

ົᛉ۞ᚯ൪-(5)ಡЩᄃၡࢋ  需要網頁或報名系統嗎？早期的動行研討會都是使用e-mail往來， 收取word檔。聽起來很麻煩。我們使用google表單來收件其實 也沒有比較方便。因為要把所有資料抓下來，然後自己重編。但 是為了一個研討會建一個網頁，至少要花掉十萬塊。在沒有報名 費收入、沒有廠商贊助、沒有公部門補助時，誰會為了一天辦的 研討會做一個十萬塊的網頁？而且還要是方便手機閱讀的響應式 網頁？就算自己設一個免錢網頁，例如blogger，也會出現回應 不夠及時，不夠公開，大家看不見的問題。我們這次在完全沒有 半毛錢開始的狀況下，就決定只要FB粉絲頁就好，其他都不要。 然而這產生的問題是，有些習慣經由海報、公文，來得知訊息的 族群，就被排除在外了。

ົᛉ۞ᚯ൪-(5)ಡЩᄃၡࢋ  為什麼不能線上繳費？好。如果要申請線上收費，程序很複雜。 當然現在也有相當不少的服務，只要你付錢，就可以透過一些線 上收費系統來處理。不需要自己一筆一筆對帳。但是因為許多服 務所收取的費用%數相當高，我們認為以動行研討會的收費來說， 一定會有嚴重的虧損，所以我們後來決定自己一筆一筆去銀行和 郵局對帳。所以就是把自己的時間和精力拿來換取一點可用的金 錢。

ົᛉ۞ᚯ൪-(5)ಡЩᄃၡࢋ  報名與摘要格式：一般來說台灣的研討會比較”慷慨”，只 要有繳報名費，就可以無限量發表。但這會衍生一個問題， 也就是有些同學在報名時還搞不清楚自己要發表幾個口頭或 海報作品，有時候自己是主要作者，有時候是次要作者。結 果報名以後到繳交摘要之間就產生一個很大的落差。有些要 參加會議的共同作者根本沒報名，或是要上場報告的同學誤 以為繳交一個摘要就可以一人吃兩人補。這類的問題非常多， 造成工作人員不少的困擾。因此有必要在報名與摘要繳交系 統中釐清這些問題，以免日後造成工作人員聯絡確認上的負 擔。此外，目前都採用中英並陳或可二擇一的方式來繳交摘 要，所以並沒有硬性規定一定要採用那一種語言。  誰是聯絡作者或第一作者，就應該要負全責。

ົᛉ۞ᚯ൪-(6)͛І۞በᏭ  有那些文書工作需要被完成呢？ (A) 相關公文 (B) 新聞稿 (C) 募款文案 (D) 給校級主管與相關長官的致詞提稿 (E) 摘要 (F) 議程要覽與細部議程 (G) 評審名單與評審計分單 (H) 大會手冊(若有) (I) 簽到單/便當需求 (葷素與避免食物應在報名系統中載明) (J) 演講者/評審/工讀生之酬勞車資印領清冊與相關表格 (K) 其它工作記錄所需表單 (L) 爭取經費所需之計畫書 (例如林務局科技計畫發表會, 需要 在2017年的10-11月就完成才可能送審撥款)

ົᛉ۞ᚯ൪-(7)͛‫ކ‬ᄃ఼ۢ  要不要有LOGO? 不一定。過去的會議有時候有LOGO有時候 並沒有。這完全要看主辦者打算怎麼做。我們在2017這屆是 先想出所謂的吉祥物(雖然看起來很不祥)，然後才決定做一個 LOGO。之所以做LOGO也完全是為了配合facebook專頁上 的banner與頭像需求，要不然不做也無所謂。  與過往研討會不同的是，我們的不祥之物是有說故事，和突 顯議題功能的，是有性格的。所以不是一個”開會時才讓大 家看見一天半，看完就忘的圖騰”。但是設計一隻有故事的 不祥之物是需要仔細考量過的。所以我們為了讓這隻猴子有 事可做，其實在2016年就規畫了半年的故事。讓所有的參加 者對牠熟悉以後，就讓牠在會場”胡作非為”，不管是是指 路牌或是議程都能看到牠的存在。

ົᛉ۞ᚯ൪-(7)͛‫ކ‬ᄃ఼ۢ  我們沒有印海報。主要是因為印刷要錢、寄送要錢、我們不 知道宣傳效果有多好。所以2017年的會議純粹只靠FB的經營， 其它一律沒有做。  但這到後來發生問題。許多公家單位不見海報就不接觸這些 資訊，所以一定要貼海報才行。有不少國高中端也很需要海 報來彰顯會議重要性，讓老師有機會正大光明參加。因此建 議在2018年辦理時，一定要把相關主管單位(農委會、內政部 相關部會)，還有桃竹苗地區的重點學校都列入海報寄送名單， 擴大行政單位與國高中端的參與。  很多公家單位一定要有公文才能請假、訂車票與訂住宿。這 一點一定要在11月左右做完以免到時候公家單位的參加者產 生困擾。  在媒體方面，傳統平面電子媒體是不是重要就看主辦方，但 是新興網路媒體都是可以合作的。

ົᛉ۞ᚯ൪-(8)߹඀۞ఢ൪  所謂的流程有兩大部份: (1) 從開始到結束，每一週每一個月 應該完成什麼工作，例如會議時間與地點的確認、經費來源、 講者尋找、議題設定、行政庶務、人員培訓、宣傳、議程排 定（包含評審等細節）等，都是屬於比較大的流程；(2) 細部 的流程。例如開會前一天到結束的人員、物品、與時間掌控 的動線，還有人與人之間怎麼聯絡(我們都使用對講機，因為 樓層間的手機訊號有落差)。

ົᛉ۞ᚯ൪-(9)ˠࣶ۞੊ቚ  除了參加者、廠商、施工人員與邀請講者之外，會參與整個 會議運作的人員有幾大類：(1) 整個會議的主辦人；(2) 相關 議程的主導人或主持人；(3) 相關主管單位的聯絡人；(4) 行 政工作人員；(5) 工讀生。那麼工讀生的訓練要何時開始進行 呢？其實在會議進行前一週就可以了。但是工讀生的招募要 很早就開始進行，一來是讓學生參與辦理會議的過程，二來 則是讓學生熟悉各方人馬，以免在現場無法掌握狀況。  工讀生的訓練包含: (1) 報到與發放文件資料; (2) 協助餐點發 放; (3) 協助資料收取與表單填寫; (4) 會場布置; (5) 場地管理 與控制; (6) 垃圾回收; (7) 臨時交辦事務; (8) 送往迎來; (9) 基本 禮貌與應對。

ົᛉ۞ซҖ-(1)ಡ‫ז‬ᄃฟ၌  開幕與報到：其實，報到結束，上午的keynote speech結束 就算是頭過身就過。因為報到時會最混亂。我們這次的處理 方法是這樣的，我們雖然以北中南東來區分，但是為什麼再 把特定學校拉出來處理呢？因為我們認為每一個工讀生應該 要處理差不多的人數，這樣才不會大排長龍。然後報到、領 資料又為什麼分開？因為一樣希望大家不要大排長龍，這樣 才能在一開始就順利，而不會在演講開始還有一堆人不知道 發生甚麼狀況。  然而在報到時還是會發生一些狀況，有些老師沒繳錢，人就 不見了，工讀生不知道怎麼找。有些評審老師沒有拿評審資 料，然後也不見了，工讀生一直很緊張。

ົᛉ۞ซҖ-(2)ਮᕇᄃᐠᕇ  領便當：這是最麻煩的事。無論你怎麽宣導，就是有人不願 意在＂是否吃便當＂的單子上勾選，這讓我們很難精準估算 便當的數量。早上報到不勾選，到了中午又來要便當吃。幫 他訂了便當又不來領，造成第一天高達幾十個便當沒人領。 這是很可能發生的狀況。  垃圾處理：生態領域的人應該最在意垃圾回收這事，但是這 次垃圾亂丟的狀況仍然非常普遍。我們已經盡可能回收橡皮 圈，連免洗筷都要求使用＂米糠而不是廉價木材＂製成的筷 子。但是在現場不看指標亂丟的狀況還是非常普遍。不過我 們事前確認，tea break所產生的垃圾由廠商直接處理，而中 餐所產生的廚餘與垃圾，則由工讀生重新分類後送到回收廠 去。  有路人跑進來吃茶點：這是中山特有問題，比猴子可怕百倍。

ົᛉ۞ซҖ-(3)ౕ၌  評分與獎項分配：這其實很難事前完美規劃，原因是：A. 不 斷有老師臨時不來，所以我們一直到當天還有評審調整的問 題；B. 如果要讓同一組老師對所有同組作品評分，那麼又會 限縮老師自己的活動時間，所以也很難這樣要求；C. 雖然事 前已經請老師們拉大不同表現作品的成績，但是還是有一些 狀況，這就會影響後續的成績計算與統計；D. 有些老師沒有 繳回評分單，所以一直到最後一刻我們還在等成績算出來。 成績沒有算出來，就無法確認獎項，連獎品都不知道怎麽準 備。  建議在算完成績後就要馬上公布得獎名單，讓知道自己得獎 的同學不要溜走，以免頒獎時有一堆人不在，事後還要寄送 獎狀獎品，增加作業上的複雜性。

ົᛉ۞ќԍ-(1)૳ચ఍ந  釐清有那些花費可以使用什麼經費報支？有那些需要預付？ 有那些可以事後結清？有那些一定要通過學校開設專戶進出， 那些不需要？  林務局補助經費需要在三月完成報帳與計畫繳交。主辦者需 要有農委會的作業系統帳號以免無法處理這個事務。(未來也 不一定只有林務局補助經費，或許還有其它政府團體加入)

ග˭‫ب‬͹ᏱಏҜ۞೩ᕇ  不能預設大家都參加過研討會，因此一定有狀況百出的時刻  不能預設大家都很體諒你，有些人是會跟你大小聲的  不能預設大家都理解各校的差異，有些人會使用自己的經驗 來要求你應該要怎麼做  不能預設大家都遵守大會規範與建議，因為人很複雜  總之笑笑的辦完就好了。