Arbetsmötenför planering ochutveckling
–Enlärobok för mötesledare
Erik Nordstrand
Arbetsmöten för planering ochutveckling
En lärobok för mötesledare
Erik Nordstrand Arbetsmöten förplanering ochutveckling
En lärobokför mötesledare
Automatiserad teknikvilkenanvändsför attanalysera text ochdataidigital form isyfte attgenerera information, enligt15a, 15boch 15c§§ upphovsrättslagen (text-och datautvinning),ärförbjuden.
©2024Erik Nordstrand
Förlag:BoD ·Books on Demand, Stockholm, Sverige Tryck: Libri Plureos GmbH,Hamburg, Tyskland
ISBN: 978-91-8114-447-5
Bilderna i läroboken är framställda medhjälpavMicrosoft Power Pointrespektive OpenArt(https://openart.ai), California, SanFrancisco,UnitedStates.
Figurförteckning
Figur1. Mötetärett verktygför attuppnå ellerskapa någontingannat.30
Figur2. Denhierarkiska struktur somomger mötet. Strukturen består av team,kärngrupp, eventuellstyrgrupp,och av beslutsfattaren. 43
Figur3. Mall förenklare möten(körschema). 58
Figur4. Avgränsningaroch begränsningar.110
Figur5. Exempelpå struktur på den agenda somskickas tilldeltagarnaföremötet. Innehålletska varainformativt samtidigtsom detintebegränsar mötesledningenidet kommande mötet. 124
Figur6. Hurvikan duka lokalenmed bord ochstolar(åtta exempelpåskildalösningar). 131
Figur7. Grunden idokumentationsplanen. Vemsom antecknaroch vadsom händer medanteckningarnaefter mötet. 139
Figur8. Systemet medunderstödjandefrågor, huvudfråga,ledstängeroch checklistor somallaska göra attvifår en användbarleverabel från vårt möte.166
Figur9. Sjupå varandra följande arbetsmoment medanpassade grupperimötet.Varje klossmotsvarar en gruppavdeltagare medenspecifikkompetens.173
Figur10. Mötets generiskagrundstruktur.174
Figur11. Mall förenklare mötendär allt du behöverför attledamötet kaninrymmas på en A4. 178
Figur12. Relationen mellanleverabler,dokumentationsplan, frågor ochlistor, och stödjandeåtgärderi dengeneriska mötesstrukturen. 180
Figur13. Struktur förkörschema (rubrikeritabellform). 186
Figur14. Placeringslistan 260
Figur15. Hurdusom mötesledarebalanserardediskussionersom fokuserardirekt på attskapa den önskadeleverabelnmot deltagarnas merreflekterande utvikningar. 278
Välkommen Förord
Läserdudet härfunderardu nogpåatt arbetsleda diskussioner mellan andramänniskor. Detärdessutomviktigt fördig attdet gårbra detvillsägaatt deltagarna är tillräckligt nöjda, mötetblir effektivt ochatt detger ettanvändbartresultat. Du bryr dig. Annars skulleduintehittatdenna bokoch börjat läsa den.
Ditt intresse är viktigareän mankan tro. Dinförmåga sommötesledare är avgörandeför attfåanvändbararesultaturmötet ochför efterföljande arbeten. Detkan vara skillnaden mellanett bortkastat,eller ivärstafall skadligtarbete, ochatt ni gör någotbra ochmeningsfulltför detsom händer sedan. Du är viktig mendet är även de andra. Ni skapar någottillsammans imötet.
Föratt ettmöteska vara effektivt så måstesamtalen imötet vara struktureradeoch inriktademot attproducera resultat.Att leda effektiva diskussioner ställer därför andra krav än attbaraföraett vanligtsamtaleller attallmänt fördelaordet mellan deltagarna. Du tarpådig en särskild roll.Det innebärenhel delnya sakerjämfört medatt bara vara en igruppen.En sakäratt inse attdin uppgift inte är attprata självutanatt få andra attprata.Det är därför somdeltagarnaärdär ochdärförsom du är där. En annansak är attdumåste förberedadig införmötet ochdär vara tydlig medatt du ansvarar för ochleder mötetoch arbetetidet.Endel av dettaäratt se tillatt deltagarna samtalar på ettproduktivtvis.Duleder därför även diskussionerna imötet.
Föratt få ettgivande möte så måstedeltagarnahänga medi vadsom diskuteras just nu ochprata om sammasaker.Om du lyckas meddetta så harduhöjtnivån på de flesta mötenavsevärt. Föratt uppnådetta finnsdet någrafåenkla ochgrundläggande metoder ochprinciper somdukan tillämpa.Det mestai bokenhandlar sedanomtips om hurdukan göra detännubättre, om du vill.Men somsagt, lyckas du bara skapaen struktur idittmöteoch du harfåttett tillräckligtbra resultat så är detmestbetydande steget utfört.Grattis –bra jobbat.Inteminst ettstort grattistill dina mötesdeltagare ochden somdu arbetade för.
Dettaärinteen vetenskaplig publikationeller en litteraturöversikt.Författaren har huvudsakligen lärt siggenom reflektion över eget utfört praktisktarbetesamtgenom praktisk undervisningoch metodutveckling. Texten skases somenpraktiskt grundad beskrivningavhur jagarbetar medgrupper ochvad jagtänkerpånär jaggör detta.
Författarenhar arbetat professionellt iförsvarssektorn medatt leda målinriktade diskussioner igrupper under nästan 30 år.Detta somanställdavTotalförsvarets Forskningsinstitut(FOI) ochdessföregångare.Det sombeskrivsiläroboken är grundati ettegenutvecklat erfarenhetsbaserat system- ochmodelltänk. Dettaavnågon somlär sigfrämstgenom självreflektion ochatt tänkaimodeller, system, flöden (processer) ochsekvenser.Författaren (jag)ärsjälvbedömt särbegåvad ochboken beskriverhur jagtänkeroch arbetar. Mitt system ochmin tankemodell. Mina olikatrick föratt få mötenatt fungera väloch ge resultat.Du måstesjälv hittaoch utveckla vadsom fungerar bäst fördig.Intevad somfungerarbästför migeller andra. Se bokensom något somdukan vaskaurpåresan föratt blienänbättremötesledare.Omduvill, detär du sombestämmer.
Denhär bokenärsom sagt tänktatt hjälpa digi attbli en än bättre mötesledare. Kom ihåg attutgåfråndär du befinner dig ochatt dethandlar om attgenom förberedelser, tillämpning,och självreflektion stegvisbli bättre ochbättre: Om detärdet du vill?Kom ihåg attdet inte behöverbli perfektutanbarabli bättre…ändet annars skulle vara. Lyckatillpåresan!
Om författaren
Författarenhar närmare30års praktisk erfarenhet av attledamöten föratt främst ta fram beslutsunderlag. Metoden idel av dessamöten harvarit spel inklusivekrigsspel iseminarieform.
Mötenasomfattninghar varierat från enstakadeltagare undernågra timmar till väl över hundra deltagareinärmare en veckas tid. Ivissa mötenhar allt utförtsiplenum medandet annars huvudsakligen skettgenom arbetsledningavvanligen mellan fem ochtio olikaarbetsgrupper. Mötethar då genomförts medhjälp av gruppchefer, ofta medstödi sintur från FOIoperationsanalytiker(metodstöd).Antalet veckolånga mötenmed mångadeltagare ochgruppchefer somförfattaren lett överskriderväl tjugo.
Någonenstaka gång harmötet varitmultinationellt menhuvudsakligen skettiennationellkontext.Antalet mindre menformellaresultatinriktade mötensom utförtsär hundratals.Det är de somdenna lärobokfrämstfokuserar på.
Tematiovanmöten harhandlat om alltfrånskapandeavorganisationer, implementering ochutvecklingavorganisationer, kort ochlångsiktigplanering förbeslutomoch användande av olikaresurser, forskning- ochteknikutveckling, ochmetodutveckling.
Arbetsmötenför planeringoch utveckling
Författarenhar gett ettstort antalkurser. Huvudsakligen hardessa handlatomatt lära ut spel sommetod föratt ta fram beslutsunderlagmen även studiemetodik, facilitering ocholika workshopmetoder.Under densenaste kursomgången (Spelsom metod förberedskapsplanering –Steg1) fick jagfråganomdet fannslitteraturomhur man faciliterar. Attfaciliteramöten handlarom meränatt bara fördelaordet.Den somgör detmåste ocksåförståmötets kontextoch vaddet skalevereraoch inte.Det handlar såledesintebaraomatt göra rätt,det handlarävenomatt göra rätt saker.
Dennalärobok skavaramittförsökatt meningsfullt besvaraovanfråga om facilitering.Här visarjag både hurdu görrättnär du lederett möte inklusivefaciliterar men framförallthur du sertill attduoch ni görrättsaker imötet.Saker somgör skillnad iert efterföljande arbete.
Merommin bakgrundoch om spel iseminarieform sommetod hittar du på websidanför Nordstrand Spel iseminarieform AB.Hoppasvises där–Välkommen.
Nordstrand Spel iseminarieform AB stödjermed kompetensinomspeloch krigsspel iseminarieformför utbildning,organisationsutvecklingoch framtagandeavbeslutsunderlagför planering. Vi stödjerävendesom vill byggaupp en egen sådanförmåga isin organisation.Endel av verksamheten är attutbilda andradet vill säga ge kurser.Denna bok, ett sidospår, är en delavkursmaterialet.
Välkommen
Inledning
Läroboken
Dennabok handlaromhur du förbereder ochleder mötenmed grupperavsakkunniga (experter) medsyfteatt skapabeslutsunderlag, detvill säga underlagför någon annans beslut.
Mötets storlekärmellanfem och100 deltagareutövermötesledningenoch utförs under timmar tilldagar.Vad gäller mötets utförandeformsåligger, förvissa delarav mötet, begreppetworkshopnärmast tillhands.
Gruppenärhär ettverktyg föreri attlösaentilldeladuppgift.Niärinteett verktyg förgruppen,vilket oftaärfallet närvivanligen talaromfacilitering. Gruppenbör vidare vara sammansatt medpersonerhandplockadeutifrån densamlade kunskapsom behövs föratt lösauppgiften.Gruppen är såledesintedesom råkade finnas till hands ellerautomatiskt de somtillhörde sammaorganisationsdeleller kunskapsområde.Det är de sombehövs föratt ni skakunna skapaett användbartresultati ertmöte. Ettresultat somstödför någonannan eller någontingannat.
Alla deltagareärintelikavärda förmötet ochdeltarintehellerpålikavillkor i mötet. Ofta finnsdet även formella hierarkier ilokalen –det är så detska vara.Det finnsimötet vanligen en mottagareavdet underlag somska skapas.Denne harsom uppgift attsäkerställaatt detresultatsom produceras imötet är både efterfrågat och användbartefter mötet.
Gruppenförutsättsävenbestå av människor somärvanaatt arbeta medandra i gruppoch av attledas eller, på någonnivå, kunnaledaandra.
Begränsning av informationsspridningäreller kanvaraenviktigaspektatt ta hänsyntillimötet.Ävenom denintebehöver vara formellsåkan detoftaändåvara önskvärt attalladeltagare inte delarmed sigavalltdevet,eller attdet somdiskuterats imötet inte okritisktspridsvidare.
Konsensusvid arbete medexperterinnebär inte attallaska tyckalika, vara överens ochkunna allt. Deträckeratt alladeltagarnakänneratt de förstårhur resultaten har framkommittillräckligtväl föratt kännasig trygga meddessa.Eventuellainvändningar tasmed somanteckningarfrånmötet.
Ni somleder mötetärett team medtydligaroller. En person somvet vadsom behövererhållas av mötet(tänk mötesägare eller projektledare), en person somhar
Arbetsmötenför planeringoch utveckling
Boken handlar om hurdupåkorttid fårutdet du vill ur de möten som du leder. Detinkluderar allastegi hurduförbereder, genomför ochleder allt från vardagsmötenmed kollegan till omfattande mötenmed upp till hundra deltagare. Mötendär du ibland arbetar medandra iett team. Ifokus är helatidenresultatetsom mötetska leverera, oftast beslut ochbeslutsunderlag. Dettastyrbåde mötets design ochutförande.
Här beskrivs hurdukan skapa en resultatinriktad struktur och målinriktat leda arbetet iert möte. Förutom hurdupraktiskt förbereder ochdesignar mötetbeskrivs hurduhåller en rödtråd idiskussionerna, fattar beslut,läseravdeltagarna, förebygger och hanterar konflikter, antecknar,lär dig vad deltagarna heter,tilltalar och avbryter dem när så behövs, ochmycket mer
Författaren har nästan30års tillämpad professionellerfarenhetavatt leda resultatinriktade möten förförsvarssektorn.Mötenahar handlat om allt från organisationer,kortoch långsiktig planeringför beslut kring användandeavresurser, forskning- ochteknikutveckling, och metodutveckling. Denlånga karriärenhar också inkluderat många år av att utbilda imötesmetoder.Utbildningen har handlat om spel iseminarieform, workshops, ochmånga andra mötesmetoder. Principerna som redovisas iboken är generellaoch tänkta att vara allmänt tillämpbara.
Om du vill så föreslår jag att du nu kikar på innehållsförteckningen, begreppslistanoch läserförordet. Läsdärefter minatankar om hurdu kananvända bokenpådittsätt föratt uppnå bådeänbättre möten ochutvecklas vidare sommötesledare.Ärden här bokennågot för dig? Jaghoppas det.
Mer om författaren hittardupåwebsidan för Nordstrand Spel i seminarieformAB
