GUIA DE BOAS PRÁTICAS PARA ENVIO DE E-MAILS POR CLÁUDIO FONTES
Que o e-mail é uma importante ferramenta no ambiente de trabalho, não há dúvida! Porém, é de conhecimento público que as empresas geram uma quantidade generosa de e-mails diariamente e, a Solar, faz parte desse ranking! Só no mês de maio deste ano, foram transitados mais de oito milhões de e-mails e esse número continua crescente, o que é expressante para uma companhia como a nossa. Nesse guia trago sugestões de como utilizar esse poderoso canal de forma inteligente e sermos mais objetivos, claros e eficientes em nossa comunicação. Abaixo, acompanhe e aplique às nossas dicas de ouro para envio de e-mails! •
O assunto deve ser escrito em poucas palavras.
» Vá direto ao tema, pois é ele que fará a pessoa abrir sua mensagem. •
O texto deve ser objetivo e claro. Aplique essas dicas:
» Use saudações profissionais. Não é a hora de ser informal, então, comece a sua mensagem de forma educada e profissional, como “Olá”, “Bom dia”, “Boa Tarde, “Caro”, “Prezado”, e não utilize apelidos, a menos que seja um e-mail para um colega que você tenha intimidade e não tenha nenhum outro profissional no mesmo contato. » Seja moderado no humor e na pontuação. Pontos de exclamação para transmitir entusiasmo podem ser utilizados, mas sem exageros que podem tornar o texto muito emocional. Além disso, tentar ser engraçado também é um risco, já que o tom pode não ser interpretado corretamente. E cuidado com as
palavras em maiúscula (caixa alta), em negrito ou não, pois pode ser considerado que você está sendo mal-educado. » Só anexe arquivos realmente necessários. Esse procedimento, além de educado para com o tempo do seu colega, evita que o espaço da caixa postal dele acabe por ultrapassar o tamanho permitido. » Responda no próprio e-mail recebido para que o histórico não se perca. Evite criar mais de um e-mail para tratar do mesmo tema. »
Avalie bem a opção “Responder a todos”.
» Avalie bem a opção “Responder a todos”. O importante é limitar a resposta as pessoas que realmente tomarão decisão, ou alguém que seja fundamental ter ciência do que está sendo tratado. » Não abuse do “Urgente” e/ou “Importante”. O risco é você cair em descrédito. » Revise o conteúdo que escreveu antes de enviar. Assim, você evita que algum erro de digitação acabe passando. Se necessário, utilize o corretor ortográfico. » Utilize uma assinatura. Ao final do e-mail, é importante disponibilizar seu nome, cargo, departamento e telefones.
» Inclua o e-mail do destinatário por último. Para não correr o risco de apertar algum comando e enviar a mensagem antes de concluí-la (quem nunca?), deixe para inserir o e-mail do destinatário ao terminar de escrever. Lembre-se de checar se o nome/e-mail para quem você pretende enviar estão corretos. » O endereço do seu e-mail é de propriedade da Solar, então, você só pode utilizar o seu e-mail para tratar de assuntos da Solar. Quando você for realizar qualquer atividade particular, quer seja em uma compra na internet, cadastros de banco, loja etc, nunca utilize o @solar.com.br; utilize o seu e-mail pessoal. » Estabeleça horários para checar diariamente seus e-mails. Uma pesquisa revelou recentemente que grande parte dos trabalhadores dos Estados Unidos, por exemplo, gastam um quarto do tempo no trabalho tentando lidar com as centenas de e-mails e mensagens corporativas que recebem. Fonte: Business Insider. Dessa forma, ao cumprir um horário para a leitura de e-mails, como por exemplo, “X” minutos de manhã e “X” minutos a tarde, você será mais produtivo em suas atividades.
Enviamos e-mail para quase tudo na empresa, inclusive, para o colega ao lado, quando uma simples conversa resolveria tudo. Claro que há a questão da formalização da comunicação, o que ajuda a evitar aqueles probleminhas de esquecimento. Em uma situação como essa, se pergunte, é realmente necessário? A tecnologia nos disponibiliza muitos recursos, o uso inteligente deles só depende de cada um de nós. Espero que você coloque em prática o conteúdo que acabou de ter acesso e que tenhamos mais tempo para o que realmente faz a diferença na Solar. Vamos juntos(as)? Cláudio A. Fontes Diretor de TI e Serviços Compartilhados