Planlægning af internationale spejderture by Det Danske Spejderkorps

PLANLÆGNING AF

INTERNATIONALE SPEJDERTURE

INDHOLD 1 REJSEMULIGHEDER

Udenlandske spejdercentre Naturoplevelser Internationale ture Venskabsgruppe

side 4 side 5 side 6 side 6

2 FØR REJSEN

Vælg destination og rejseform Kommunikation før rejsen Forberelse i gruppen

side 8 side 9 side 10

3 UNDER REJSEN

Lejrliv Lejrbank Program og aktiviteter Spejder og dansker i udlandet Mad på udlandsture Lederteamsamarbejde Swopping og gaver

side 15 side 15 side 16 side 16 side 18 side 19 side 19

4 EFTER REJSEN

Hold kontakten Brug turen til PR for gruppen Regnskab og evaluering

side 20 side 21 side 21

5 ØKONOMI

Budget Regnskab

side 22 side 26 PLANLÆGNING AF INTERNATIONALE SPEJDERTURE

Som spejdere er vi alle en del af en global bevægelse, og det er altid en stor oplevelse, når man kan mærke dette fællesskab. Den oplevelse kan man få rigtig mange steder, ikke mindst på en Blå Sommer, eller på Spejdernes lejr i 2012, hvor vi håber på mange udenlandske deltagere. Derudover er der mange andre muligheder, for eksempel at have en penneven, der er spejder udenfor Danmark, eller tage på tur til udlandet med hele afdelingen eller gruppen. Det er denne sidste mulighed, I kan læse om i dette hæfte. At tage på spejdertur til udlandet er potentielt en af de største spejderoplevelser I kan få, fordi det både giver mulighed for vilde oplevelser som fx klippeklatring, for mødet med det globale fællesskab vi alle er en del af og for forståelse for kulturforskelle. Det er dog også en lidt større opgave end at tage ud til den sædvanlige hytte nogle kilometer væk, og vi har derfor lavet dette hæfte, der gerne skulle gøre opgaven lidt mindre. Dette hæfte er tænkt som en hjælp til alle, der overvejer at tage til udlandet på en spejdertur, hvad enten det er alene, en patrulje, en afdeling eller en gruppe. Hæftet er organiseret i fem kapitler. Først ”Rejsemuligheder” ,der handler om de forskellige destinationer, der er mulighed for at besøge, fx spejdercentre. Dernæst kommer ”Før rejsen”, der har særligt fokus på de ting, som I skal sørge for inden en rejse. Kapitlet ”Under rejsen” beskriver de ting I skal være særligt opmærksomme på når I er afsted. Dette inkluderer også ting, som I skal forberede hjemmefra, såsom gaver og mad. ”Efter rejsen” beskriver de ting, som I skal gøre efter rejsen, såsom at holde kontakten og at bruge turen i gruppens PR. Hæftet slutter med kapitlet ”Økonomi”, der handler om hvilke udgifter man kan støde på, og hvordan man kan holde orden i tingene når de involverede beløb bliver lidt større, som det ofte er tilfældet for udlandsture. Til slut kan det også nævnes, at DDS Uddannelse udbyder et uddannelsesmodul, der bygger på dette hæfte. Det hedder ”Rejs ud, internationale spejderoplevelser i praksis”. I ønskes god tur af, Udvalget Internationale oplevelser

PLANLÆGNING AF INTERNATIONALE SPEJDERTURE

REJSEMULIGHEDER Når man skal planlægge en tur, er det vigtigt at gøre sig klart, hvad formålet med turen er, før der tages stilling til, hvor turen skal gå hen. Der er nemlig vidt forskellige udbytter af eksempelvis at tage på en international lejr i forhold til at lave en lejr med en venskabsgruppe.

UDENLANDSKE SPEJDERCENTRE OVERVEJ SAMMEN I GRUPPEN

Rundt om i verdenen findes en lang række spejdercentre. De hører som regel under et af det pågældende lands spejderkorps, men der findes også fem verdenspejdercentre. At tage til et spejdercenter i udlandet er i vidt omfang som at tage på centerlejr herhjemme, men i udlandet har man flere muligheder for at møde spejdere fra andre lande. Afhængig af centerets beliggenhed, kan de også tilbyde nogle anderledes aktiviteter end dem, vi har i Danmark.

•

Hvilke spejdere skal med (alder, modenhed, sprogkundskaber)?

•

Hvor lang tid skal turen vare?

•

Hvad er de økonomiske rammer?

•

Hvor skal I hen?

•

Hvor langt væk skal turen gå?

•

Hvad skal indholdet af turen være?

Et spejdercenter er et vidt begreb og kan være alt fra en græsmark med flagstang til et stort center med masser af faciliteter, spejdere og aktiviteter. De forskellige typer af centre kan således give forskellige oplevelser, hvilket må tages med i overvejelserne ved valg af center. Fordelen ved at vælge et spejdercenter, når man vil til udlandet er, at man kan få hjælp til mange praktiske ting og adgang til en række aktiviteter. Desuden er det en god måde at møde udenlandske spejdere på, hvis man deltager i lejrens aktiviteter. Vær opmærksom på, at vi i Danmark holder ferie på andre tidspunkter end i andre lande, så I bør undersøge, hvornår der er andre spejdere på det pågældende center.

300 CENTRE I EUROPA I Europa er der over 300 spejdercentre. Disse er samlet under et i “Where to Stay in Europe”, som findes på europaregionens webside: www.scout.org/europe

PLANLÆGNING AF INTERNATIONALE SPEJDERTURE

Hvis I har besluttet jer for at besøge et bestemt land, kan I kontakte det pågældende lands korpskontorer. Der findes fem verdensspejdercentre, som det er muligt at besøge som gruppe eller enkeltperson. Centrene afholder også seminarer og kurser, og spejdere kan arbejde der som frivillige (staff) for en periode.

FIND LANDETS KORPSKONTOR Adresser på langt de fleste landes korpskontorer, kan du finde hos: www.scout.org www.wagggsworld.org

Pigeverdensspejderorganisationen WAGGGS (World Organisation of Girl Guides and Girl Scouts) har fire verdensspejdercentre. Sangam ligger 100 km syd for Mumbai i Indien. Our Cabana en times kørsel syd for Mexico City, Pax Lodge i London og Our Chalet i de schweiziske alper. Drengenes verdensspejderorganisation WOSM (World Organization of the Scout Movement) har Kandersteg International Scout Centre, som ligger i en nabodal til Our Chalet i de schweiziske alper. Alle fem verdenspejdercentre er åbne for såvel piger som drenge, både som deltagere i lejre, på nogle seminarer og som overnattende gæster. På de fire pigeverdenscentre kan adgangen for drenge dog være begrænset i perioder, og med undtagelse af Our Chalet tager de ikke drenge ind som frivillige. Centrene er meget forskellige, hvilket naturligvis blandt andet hænger sammen med deres placering i forskellige lande. På centrene tilbydes en række aktiviteter, og der er rigtig god mulighed for at møde spejdere fra mange andre lande. Netop fordi der er tale om internationale centre, der ikke har tilknytning til et bestemt land, kommer der spejdere fra hele verden og fra mange forskellige korps.

DE FEM VERDENSPEJDERCENTRE Kandersteg International Scout Centre: www.kisc.ch Our Chalet: www.ourchalet.ch Pax Lodge: www.paxlodge.org Our Cabana: www.ourcabana.org Sangam: sangam.wagggsworld.org

NATUROPLEVELSER Der er mange muligheder i udlandet for at få nogle flotte naturoplevelser. I kan tage på vandreture i fx Skandinavien, i alperne eller i Skotland. En anden dejlig måde at opleve naturen på er at tage på kanotur i fx vores naboland Sverige. Uanset hvilken form for naturoplevelse man vælger, bør man tænke på, at spejderne ikke nødvendigvis får den helt store internationale spejderoplevelse ved for eksempel at tage på vandretur i Pyrenæerne, hvis man ikke er sammen med udenlandske spejdere. Hvis I har lyst, kan I kombinere en naturoplevelse med en international spejderoplevelse ved fx at opholde jer på et lokalt spejdercenter før eller efter vandreturen eller tage kontakt til en lokal spejdergruppe.

PLANLÆGNING AF INTERNATIONALE SPEJDERTURE

Hvad enten I tager på kanotur eller bjergvandring, er det vigtigt at sikkerheden er i top. De ansvarlige ledere skal have den fornødne erfaring, og alle deltagere skal være fysisk i stand til turen og have den rigtige udrustning. Det er muligt at få information og vejledning hos Fjeldgruppen, der også udbyder kurser i blandt andet fjeldvandring og kanosejlads. Desuden findes der en række sikkerhedsvejledninger for den slags aktiviteter fra Fjeldgruppen på dds.dk.

SIKKERHEDSVEJLEDNINGER www.fjeldgruppen.dk dds.dk/aktiviteter/sikkerhed-tilspejd Se også fjeldgruppens kurser på: dds.dk/uddannelse

INTERNATIONALE LEJRE Hvert år finder en lang række internationale lejre sted. Det kan være lejre svarende til Blå Sommer, men i et andet land. Fordelen ved at deltage i sådan en lejr er, at der vil være en lang række aktivitetstilbud og spejdere fra mange forskellige lande. Ofte behøver man ikke at arrangere meget mere end transporten selv. Eksempelvis arrangerer WOSM World Scout Jamboree og World Scout Moot hvert fjerde år. Disse lejre kræver dog, at man deltager som en samlet gruppe fra det pågældende land, hvilket normalt vil blive organiseret af Fællesrådet for Danmarks Drengespejdere. I er derfor nødt til at tilmelde jer gennem det danske WOSM-kontingent og I kan ikke tilmelde jer direkte til lejren. På dds.dk og i korpsets øvrige medier kan I finde de tilbud, korpset har modtaget. Hvis I gerne vil til et bestemt land, kan det også være en god idé at kontakte lokale korps og høre, om der er nogle lejre. Både WOSM og WAGGGS har en liste over internationale events på deres websider.

WOSM: www.scout.org WAGGGS: www.wagggsworld.org

VENSKABSGRUPPE En god måde at komme tæt ind på udenlandske spejdere er at få en venskabsgruppe. På denne måde kommer I ikke til at kende mange forskellige udenlandske spejdere, men til gengæld kan man få et dybere indblik i det land, hvor venskabsgruppen kommer fra. Med en venskabsgruppe kan man enten deltage i en større lejr i et af gruppernes lande, eller man kan arrangere en fælles lejr. I begge tilfælde kan turen kombineres med home hospitality, hvor spejderne prøver at bo privat hos andre spejdere og deres familier.

PLANLÆGNING AF INTERNATIONALE SPEJDERTURE

Arrangementet skal være aftalt og planlagt på forhånd, og det kan være en fordel, at opholdet hos familien ligger efter lejren eller den fælles del af turen. På den måde har værter og gæster haft mulighed for at lære hinanden at kende, og man har en fælles oplevelse fra lejren at tale om. Det er altid en god idé at indkvartere gæster to og to hos værtsfamilierne, forudsat at familierne har plads til dette, da det giver spejdere ekstra tryghed i forhold til at bo hos en fremmed familie. Endvidere kan det være en fordel at planlægge indkvarteringen således, at piger bor hos piger og drenge hos drenge. Opholdet bør indeholde en blanding af aktiviteter sammen med værtsfamilien og fællesaktiviteter med alle spejderne sammen, for selv om det er spændende at opleve fremmede miljøer, er det også rart at få udvekslet disse oplevelser med sine kammerater hjemmefra. Der er mange forskellige måder, hvorpå I kan få venskabsgrupper på. I kan for eksempel tage kontakt til spejdere, som I har mødt på tidligere lejre eller se efter tilbud i Det Danske Spejderkorps’ medier. Det er også muligt at kontakte spejderkorps i andre lande og få dem til at formidle kontakten. Endelig kan det være, at jeres by har en udenlandsk venskabsby, hvor der er spejdere. Hvis I gerne vil vide, om et korps er anerkendt af WAGGGS eller WOSM, altså er en del af den internationale spejderbevægelse, kan I kontakte korpskontoret.

KORPSKONTORET info@dds.dk eller tlf. 32 64 00 50

PLANLÆGNING AF INTERNATIONALE SPEJDERTURE

FØR REJSEN Det er vigtigt at starte planlægningen af en udlandstur i god tid, da der ofte er mange detaljer, som tager længere tid end forventet. Hvis I starter planlægningen cirka et år før, I skal af sted, vil det i de fleste tilfælde være passende. Til en dyr tur vil det dog måske være nødvendigt at gå i gang med at tjene penge mere end et år før. En god forberedelse til rejsen er at tage kontakt med andre spejdere, der før har været på en tilsvarende tur. Eventuelt kan I søge på dds.dk eller kontakte korpskontoret, hvis I ikke kender eller har hørt om nogen, der har været af sted før.

VÆLG DESTINATION OG REJSEFORM Som noget af det første skal der tages kontakt til den lejr, man vil deltage i, til en venskabsgruppe, til et spejdercenter eller hvad I nu har planlagt. Ved at starte tidligt får I mulighed for at lære eventuelt nye spejdervenner bedre at kende, inden man skal besøge dem. I den mellemliggende tid inden lejren kan I holde kontakt med jeres værter på mange forskellige måder. Det er en god ide at benytte lejligheden til at få afstemt forventningerne hos begge parter til turens indhold, samvær og så videre. Skal I til et meget besøgt spejdercenter, kan det være nødvendigt at booke aktiviteter i god tid for at sikre, at I kan deltage i det, I gerne vil.

PLANLÆGNING AF INTERNATIONALE SPEJDERTURE

KOMMUNIKATION FØR REJSEN Korrespondance med andre korps, centre, venskabsgrupper og lejrarrangører i udlandet kan tage lang tid, og ofte skal tilmelding til større lejre ske lang tid i forvejen. Selv om det kan være frustrerende at vente på svar og følge op på henvendelser, er det en god idé at holde løbende kontakt med blandt andet centret og lejrarrangøren for at sikre, at man får så detaljerede informationer som muligt, hvorved ubehagelige situationer ved ankomst kan undgås. I forbindelse med en rejse til udlandet er det vigtigt, at spejdernes forældre er godt orienterede om turen og føler sig trygge ved arrangementet. Den første information til forældre bør blandt andet indeholde oplysninger om rejsemålet, tidspunkt og turens pris. Forældre synes ofte, at det er rart med et forældremøde, hvor de har mulighed for at få mere at vide om turen og få svar på spørgsmål. Det er vigtigt at give forældre og deltagere information om forhåndstilmelding, betalingsform og depositum så tidligt som muligt. I forbindelse med bestilling af de fleste rejser, ophold på centre og store lejre skal depositum indbetales tidligt. Ved at afkræve deltagerne et depositum minimum svarende til det beløb, rejsearrangøren kræver, undgår I økonomiske tab hvis en deltager melder fra. Samtidig er det også en god idé at udsende endelig tilmelding i god tid inden turens start. Praktiske informationer kan I give efter bindende tilmelding og når I har informationen. I forbindelse med denne information er det smart, hvis forældrene returnerer en seddel med oplysninger om forældrenes adresse under turen, eventuelle sygdoms- eller medicinbehov hos spejderen og andre ting, der skal tages højde for.

PRAKTISKE INFORMATIONER •

Kontaktadresser

•

Nødtelefonnumre til gruppen under turen

•

Pakkeliste

•

Præcise rejsetidspunkter

•

Tidsforskel ift. dansk tid

•

Sikkerhed på turen

•

Valutaforhold

•

Forsikringsforhold

PLANLÆGNING AF INTERNATIONALE SPEJDERTURE

FORBEREDELSE I GRUPPEN Der er mange forberedelser at gøre i gruppen, og i dette afsnit får I vejledning i alt fra at forberede spejdernes møde med udenlandske spejdere og en anden kultur til praktiske ting som vaccinationer og forsikringer. TRANSPORTFORM I kan vælge transportform ud fra, hvad der er billigst, hurtigst eller mindst forurenende, alt efter hvad I synes er vigtigst. Transporten skal bestilles i god tid, da der kan være begrænset antal billetter til grupper og det kan tage længere tid at skaffe billetter til mindre gængse rejsemål. Ofte er det muligt at få gruppe- eller ungdomsbilletter, og i nogle tilfælde kan det betale sig at slå sig sammen med en anden gruppe og leje en bus. Under alle omstændigheder bør man se sig for og sikre sig, at et eventuelt rejseselskab er seriøst og fx er medlem af Dansk Rejsebureauforening eller Rejsegarantifonden. Det er også vigtigt at overveje forplejning undervejs og transport af materiel, da sidstnævnte kan være både dyrt og besværligt. Vær opmærksom på, at nogle lande har særlige regler for transport af værktøj som knive og økser. KULTURMØDET Som forberedelse til turen kan I læse om landet, som I skal besøge, og få idéer til hvad I kan se og lave, hvad der er specielt ved landet, og hvad I skal være særligt opmærksomme på. I kan finde rejsehåndbøger på biblioteket, søge informmation på nettet, fx landets officielle tuiristwebside. Sikkerhedsforhold kan I finde information om på Udenrigsministeriets webside.

INFORMATION OM ANDRE LANDE Biblioteket: bibliotek.dk Udenrigsministeriet: www.um.dk

Det kan være en god idé at arrangere en forweekend, hvis de spejdere, som skal afsted, ikke kender hinanden i forvejen, eller hvis turen er kræver fælles forberedelse (fx træning til en vandretur). En forweekend kan også bruges til at lære nogle gloser fra værtslandets sprog, så spejderne nemmere kan komme i kontakt med de lokale. Det kan også være en god idé at lave aktiviteter, der forbereder spejderne på kulturmødet, at lære om værtslandets kultur og lege lege, der illustrerer kulturforskelle. Økonomisk kan I overveje at en forweekends udgifter enten indgår i det samlede turbudget eller betales separat.

PLANLÆGNING AF INTERNATIONALE SPEJDERTURE

PAKKELISTE Pakkelisten til en udlandstur afviger på visse punkter fra en normal sommerlejrpakkeliste. Spejderne bør udstyres med en pakkeliste til turen i god tid, især hvis turen kræver specialudstyr. Det er vigtigt, at pakkelisten tilpasses vejrforhold og de planlagte aktiviteter. Alle skal selvfølgelig have pas og sygesikringsbevis med. På lejren, hvor udrustningen har afgørende betydning som fx en fjeldvandring, kan det være en fordel at afholde et pakkemøde kort inden turen, så I sikrer jer, at alle har det nødvendige udstyr (og kun det!) med. FORSIKRINGER Der er forskellige forsikringer, der kan være nødvendige afhængig af, hvor I skal hen, og hvilke aktiviteter I skal lave. Det er vigtigt at beslutte, om der skal tegnes fælles forsikring for hele gruppen, eller om deltagerne selv er ansvarlige for dette. For alle typer forsikringer gælder, at I bør undersøge, hvilke forsikringer deltagerne allerede har og hvad de dækker fx deres indbo- og ulykkesforsikring.

PAKKELISTER Der er mange pakkelister at finde på web til alle slags ture, og du kan også finde nogle på dds.dk: dds.dk/gruppeliv/lejre-og-ture

MEDICIN I HÅNDBAGAGEN Det er vigtigt at lægge vigtig medicin i håndbagagen i tilfælde af at ens anden bagage skulle blive væk under transport til destinationen.

REJSEFORSIKRINGSSELSKABER IHI Bupa: scandinavia.ihi.com Europæiske rejseforsikring: www. europaeiske.dk Gouda Rejseforsikring: gouda.dk Mange almindelige forsikringsselskaber sælger også rejseforsikringer som tillæg.

Sygdomsforsikring er den vigtigste forsikring, da udgifterne til sygdomsbehandling og eventuel hjemtransport kan blive flere hundrede tusinde kroner. Det gule sygesikringsbevis dækker som hovedregel ikke i ret mange tilfælde, hvorimod det blå sygesikringsbevis dækker ved rejser i EU samt enkelte andre lande i Europa. Vær opmærksom på, at der er mange ting, der spiller ind, når I vælger, hvilket sygesikringsbevis der er nødvendigt at have med. Tjek altid de nyeste regler på området på borger.dk eller i pjecen Rejsesygesikring, som kan fås på biblioteket, ved

REGLER FOR SYGESIKRING Borger.dk » søg på rejsesygesikring www.nyerejseregler.dk

kommunen og hos mange rejsebureauer. Skal I andre steder hen end EU, eller ønsker I en mere omfattende dækning, fx indeholdende hjemtransport, skal der tegnes en speciel rejse- eller sygeforsikring. Alle deltagere skal medbringe deres eget sygesikringsbevis, og skal have det på sig altid. Ulykkesforsikring giver erstatning, hvis en person fx slår tænderne ud eller bliver invalid. Hvis deltagerne i forvejen har en ulykkesforsikring, bør de undersøge, om forsikringen også dækker ved ophold i udlandet og ved de aktiviteter I skal lave. Måske skal I tegne en speciel dækning, hvis I skal klatre eller springe med faldskærm.

PLANLÆGNING AF INTERNATIONALE SPEJDERTURE

Bagageforsikring er indeholdt i mange indboforsikringer, som dækker tyveri i en begrænset periode. I kan dog overveje at tegne en speciel bagageforsikring, hvis I ønsker erstatning ved forsinkelse af bagagen, med mindre denne dækning allerede er indeholdt i rejseforsikringen. Afbestillingsforsikring benyttes, hvis en deltager bliver syg før afrejsen for at sikre, at personen kan få dækket et økonomisk tab ved aflysning af rejsen. Det Danske Spejderkorps har en fælles ansvarsforsikring, som dækker rejser i Europa i op til tolv måneder ved almindelige spejderaktiviteter, men den dækker ikke sygdom, ulykker eller tab af bagage. Vær opmærksom på, at ansvarsforsikringen kun dækker skader forvoldt på folk, som ikke er en del af gruppen. Den dækker ikke, hvis en fra gruppen forvolder skade på en anden. Den kan derfor ikke træde i stedet for en normal ansvarsforsikring. Har I tvivlsspørgsmål, så kontakt korpskontoret. Forsikring af materiel vil oftest være dækket af gruppens forsikring eller af deltagernes egen forsikring, men tjek det for en sikkerheds skyld. PAS OG VISUM På rejser til udlandet skal alle have et gyldigt pas, mens visum kun kræves ved indrejse i nogle lande. Visum udstedes i nogle lande ved grænsen eller i lufthavnen, mens andre lande kræver, at det er med hjemmefra. Udenrigsministeriet eller det pågældende lands ambassade eller konsulat kan oplyse, om det er nødvendigt at søge om visum hjemmefra.

VISUM ELLER EJ Udenrigsministeriet: www.um.dk

Det kan tage lang tid at opnå visum, så I skal ansøge i god tid. I nogle tilfælde kræver ambassaden en officiel invitation fra værtsgruppen, hvilket det også kan tage lang tid at få. Endvidere kan der gælde andre visumregler for udenlandske statsborgere, selv om de bor i Danmark. Derfor bør I på et tidligt tidspunkt finde ud af, om alle turdeltagerne har et pas, og om dette er et dansk pas. SIKKERHED Der er forskellige vigtige forholdsregler at tage, når I vælger at tage på spejdertur i udlandet.

PLANLÆGNING AF INTERNATIONALE SPEJDERTURE

Sikkerheden i lufthavnene er blevet skærpet drastisk. Det betyder, at I skal være ekstra opmærksomme på ikke at have skarpe genstande i håndbagagen. Tjek altid reglerne hos de lufthavne, som I skal flyve til og fra. I bør være opmærksomme på om der er uroligheder i det område, som I skal rejse til eller om der er risiko for naturkatastrofer. Det er de færreste steder, at det er relevant, men det er alligevel altid en god idé at have kontaktoplysningerne på den nærmeste danske ambassade eller konsulat med sig under rejsen og at tjekke udenrigsministeriets rejsevejledning inden afrejse. VALUTA Der er flere forskellige måder at medbringe betalingsmidler til udlandet på. Kreditkort som Master og Visa bruges over hele verden. Banken kan oplyse om, hvor udbredt anvendelsen er i det pågældende land, og om det er sikkert at bruge. Det er dog vigtigt aldrig at slippe sit kort af syne, da der er eksempler på, at de kopieres eller at kortet køres flere gange gennem en fluesmækker og underskriften derefter forfalskes. Bruger I kreditkort, skal I være opmærksomme på, at der for de fleste kort er en øvre grænse for, hvor mange kontanter, der kan hæves pr. dag og måned. Kontanter er i nogle lande det eneste betalingsmiddel, som I kan anvende. Banken kan oplyse, om der kan veksles til landets valuta hjemmefra, eller om der skal medbringes fx dollars, som så efter ankomst veksles til landets valuta. Rejsechecks er et meget sikkert betalingsmiddel, idet de bliver erstattet, hvis de bliver stjålet, men de er dyre at få lavet og kan i nogle lande være besværlige at få vekslet.

HÅNDBAGAGE Der må ingen skarpe genstande være, som fx: •

Minilommeknive

•

Sakse

•

Nåle

I stedet for at tømme lommerne i uniformen, kan I vælge at pakke hele uniformen ned i bagagen, så I ikke kommer ud for problemer i lufthavnen. Væskegenstande må maksimalt indeholde 100 ml., og hver person må maksimalt have 10 genstande med, og de skal kunne være i en 1 liters pose.

RÅD OM VALUTA Uanset hvor I rejser hen, så er det en god idé at få vejledning om landets valutaforhold i en bank.

VEKSELGEBYR Ved valutaveksling skal man betale et gebyr uafhængig af, hvor mange penge I veksler. I nogle banker er det dog gratis, hvis man har en særlig kontoform eller hvis beløbet er af en vis størrelse. I kan derfor spare penge, hvis I veksler penge sammen.

I alle tilfælde bør I også medbringe kontanter. Hvis I veksler et større beløb, eller hvis I skal veksle til en ikke så udbredt valuta, skal I bestille pengene mindst en uge i forvejen. Det er en god idé hjemmefra at have aftalt, hvem der skal lægge ud i tilfælde af store uforudsete udgifter. Eventuelt kan gruppen stille med et rådighedsbeløb. VACCINATIONER Vær opmærksom på hvilke vaccinationer der kræves i det land I rejser til. Lægen kan oplyse, om der kræves vaccinationer eller anden forebyggende medicin til det pågældende land.

HVORNÅR SKAL VI VACCINERES? Statens Serum Institut er opdateret omkring, hvilke destinationer der kræver, at I vaccineres. På deres webside kan I også finde gode rejseråd ift. sygdom og ubehag. ww.ssi.dk/Vaccination

PLANLÆGNING AF INTERNATIONALE SPEJDERTURE

Hvis I skal vaccineres inden rejsen, er det vigtigt at huske at have papirerne med på, at I har fået vaccinerne hjemmefra, da dokumentation kan være afgørende for at få lov til at rejse ind i landet. Det er også en god idé at starte i god tid, da vacciner kræver en eller flere revaccinationer inden afrejse. HELBRED OG SYGDOM Ved en udlandstur er det vigtigt at have grundigt kendskab til deltagernes helbred. Det kan I fx få ved at lave en seddel (til forældrene, hvis deltagerne er under 18 år), hvor der skal svares på spørgsmål omkring spejderens helbred. Inddrag eventuelt spørgsmål om fysisk form, hvis turen kræver god fysik eller træning inden. REJSEDOKUMENTER Det er en god idé at have kopier af de vigtigste rejsedokumenter og opbevare disse et andet sted end originalerne. Herunder bør de spejdere, som bruger medicin få lavet et pille-pas, som dokumenterer, at de må medbringe receptpligtig medicin, da selv tilsyneladende uskyldig medicin kan indeholde regulerede stoffer. Pille-passet udstedes af ens egen læge og medbringes sammen med anden rejsedokumentation.

HELBREDSINFORMATION Få information om spejderen: •

Tager medicin

•

Har allergi

•

Har madallergier, som kræver specielle hensyn

•

Har kroniske eller forbigående lidelser

•

Kan svømme

•

Har oplevet problemer med hjemve tidligere

•

Ikke vil kunne deltage i det fulde aktivitetsprogram af en eller anden årsag

LAV KOPIER AF •

Pas

SPEJDERPAS OG ANMELDELSE AF UDLANDSTURE Alle enkeltpersoner og grupper i Det Danske Spejderkorps opfordres til at anmelde deres udlandsture til Korpskontoret. Grunden hertil er, at korpskontoret i tilfælde af en ulykke i det pågældende land ved, at der er spejdere fra Det Danske Spejderkorps. Derudover bliver korpskontoret på længere sigt bedre til at yde service til grupper og enkeltpersoner, der rejser udenlands, idet de ved, hvor mange, der rejser og til hvilke rejsemål. Find blanketterne på dds.dk

•

Billetter

•

Rejsechecks

•

Forsikringsnumre og policer

•

Kreditkort

•

Telefonnumre til bank i tilfælde af spærring af kort eller rejsechecks

•

Vaccinationspapirer

•

Pille-pas

•

Telefonnumre til forældre mv.

På den samme blanket, der bruges til at anmelde udlandsturen, kan I ansøge om et spejderpas. Spejderpasset medbringes på turen og udstedes enten til en enkeltperson eller som et fællespas til en gruppe. Passet attesterer, at alle deltagere er medlemmer af Det Danske Spejderkorps og dermed medlemmer af et internationalt anerkendt korps der er medlem af WAGGGS og/eller WOSM. På nogle spejdercentre og lejrpladser i udlandet er det nødvendigt at fremvise et spejderpas for at få rabatter, der er forbeholdt spejdere. Hvis deltagerne er både piger og drenge, vil gruppen få to spejderpas, et for drengene fra WOSM, og et for pigerne fra WAGGGS.

SPEJDERPAS dds.dk/find-blanketter

PLANLÆGNING AF INTERNATIONALE SPEJDERTURE

UNDER REJSEN Under selve rejsen er der en lang række forhold, som det kan være en fordel at have gjort sig nogle tanker om, inden I tager af sted, Det kan være praktiske ting vedrørende lejrforhold og mad eller mere principielle ting vedrørende uniform, fremtoning og mødet med fremmede kulturer.

LEJRLIV I udlandet er der ikke altid samme måde at gøre tingene på som herhjemme. Fx er der mange spejdere i udlandet, som ikke bruger rafter til aktiviteter, som vi kender det i Danmark. Derfor kan det være en fordel på forhånd at forhøre sig om muligheden for at bruge rafter og lave madbål, da det ikke er en selvfølge, at det er muligt. Det er væsentligt at vide, om I skal medbringe kogegrej, fx trangia-sæt eller om der vil være mulighed for fælles madlavning. I skal også beslutte, hvilken slags telte I skal have med. Patruljetelte er gode til standlejre, mens fjeldtelte og letvægtstelte er ideelle til vandreture og fjeldture. Nogle steder i udlandet kan det være påkrævet, at drenge og piger sover hver for sig, og så skal I måske have flere telte med, end I plejer.

LEJRBANK Hvis I er i et land, hvor det er nødvendigt at have al valuta med i kontanter, bør I tænke over opbevaring af pengene. I kan fx etablere en lejrbank, så spejderne ikke selv behøver at ligge inde med for mange kontanter. PLANLÆGNING AF INTERNATIONALE SPEJDERTURE

PROGRAM OG AKTIVITETER På langt de fleste lejre i udlandet vil der være mulighed for at deltage i forskellige fastlagte aktiviteter. Vælger I at lave et program for turen hjemmefra, er det en god idé at lave det fleksibelt, så der er plads til ændringer. På et spejdercenter er der mange fællesarrangementer som I kan deltage i og dermed virkelig opleve det internationale fællesskab.

LOKAL HJÆLP TIL TURE I LANDET Hvis I hjemmefra vil planlægge, hvad I vil se i landet, kan man benytte rejsehåndbøger og web til informationer. Det er en god idé, at vente med detailplanlægningen, til I er på stedet. Så kan I også med fordel søge hjælp hos de lokale.

Er I på lejr sammen med en venskabsgruppe vil det være en stor oplevelse at deltage i venskabsgruppens aktiviteter og samtidig arrangere nogle for dem. Så kan I hver især få ny inspiration og anderledes oplevelser.

SPEJDER OG DANSKER I UDLANDET SPROG Sprog er en vigtig del af at kunne kommunikere godt med udenlandske spejdere, og det er derfor en god idé at finde ud af, hvilke sprog der tales på stedet ud over hovedsproget. Langt de fleste steder i verden vil I kunne klare jer med engelsk og eventuelt fransk eller spansk. Ved home hospitality bør I sikre jer, at spejderne kan så meget fremmedsprog, at de kan klare sig i familien. Sørg for at have lært et par ord på lokalsproget hjemmefra til at bryde isen med. Når informationer gives på fremmedsprog, bør I være ekstra opmærksomme på, om alle har forstået meddelelsen. UNDERHOLDNING Ved spejderarrangementer, hvor I er sammen med spejdere fra andre lande, kan I blive spurgt, om I vil optræde med noget specielt dansk ved lejrbålet eller i forbindelse med en ”international” aften. Det kan være sange, danse, lege, fortællinger, skuespil eller lignende. I kan derfor med stor fordel have forberedt noget hjemmefra.

LÆR LIDT AF SPROGET I kan lære nogle gloser ved fx at lege ordmemory: dds.dk/aktiviteter/ordmemory I kan også bruge spejderordbogen, som har spejdergloser på flere forskellige sprog: dds.dk/spejderordbog

INSPIRATION TIL UNDERHOLDNING Gode ideer til traditionelle danske lege kan I finde på biblioteket og på dds.dk/aktiviteter kan I finde et bredt udsnit af moderne spejderaktiviteter.

PLANLÆGNING AF INTERNATIONALE SPEJDERTURE

REGLER OG NORMER Det er en god forberedelse at snakke hjemmefra om, hvilke regler og normer, der gør sig gældende i det land og på den lejr, som I skal besøge. Hvis spejderne allerede er bevidste om, hvordan de afviger fra gruppens egne regler, er der mindre risiko for uoverensstemmelser. Undersøg fx hjemmefra, hvordan det lokale spejderkorps har det med indtagelse af alkohol under en lejr. I mange lande er dette ikke foreneligt med det at være spejder. Mange lande har stor tilknytning mellem spejderkorpsene og religion. Dette vil I blandt andet opleve på spejdercentre, hvor man holder lejrgudstjenester. Det kan være en meget stor oplevelse at deltage i sådan en højtidelighed, da det fortæller meget om kulturen i det land man er i. Forbered spejdere, hvis I deltager, så de viser respekt for ceremonien og den kultur, som den er en del af. PÅKLÆDNING OG UNIFORM Når I rejser ud som spejdere, repræsenterer I Det Danske Spejderkorps og Danmark. Derfor bør I bære uniform under rejsen og på udflugter. Når I rejser i uniform vil det også være nemmere for eventuelle værter at genkende jer, hvis I skal mødes. Det er dog vigtigt at overveje, om den danske uniform kan være for varm til det klima I rejser i. I kan med fordel vælge at bruge en af de officielle t-shirts med tørklædet på nogle tidspunkter i stedet. Tørklæder i rødt og hvidt, og mange andre farvekombinationer, kan købes i Spejder Sport, hvis I ønsker et særligt tørklæde til turen. Korpset har ikke et officielt tørklæde til brug i udlandet. På lejren er det som oftest nok at bære tørklæde, men det er noget I bør undersøge, når I er på stedet. I andre lande vil I sandsynligvis opleve, at uniformen spiller en anden og større rolle, end den normalt gør i Det Danske

GØR DIN UNIFORM MERE FORMEL

Spejderkorps. I mange lande har man både en lejruniform og en paradeuniform. I vil kunne føle jer en smule ”almindelige” ved siden af spejdere i fuld paradeuniform, og det kan derfor være en fordel, hvis I gør jeres uniformer lidt mere formelle.

•

Medbring et par mørke bukser eller nederdel, der kan bruges til uniformen ved officielle lejligheder.

•

Køb et Danmarksmærke i Spejder Sport og sæt på uniformen.

Der kan være andre normer for, hvordan folk går klædt i andre lande. Dette gælder især ved besøg i kirker eller moskeer, hvor det kan være påkrævet at skuldre og knæ er tildækket, og piger skal muligvis bære tørklæde over håret.

•

Vask og stryg uniformen inden turen.

•

Brug en uniform, der ikke er slidt i stykker eller har mistet farven.

PLANLÆGNING AF INTERNATIONALE SPEJDERTURE

PRÆSENTATION AF DET DANSKE SPEJDERKORPS På en international lejr eller et udenlandsk spejdercenter vil der ofte være mulighed for at lave en præsentation af Danmark og dansk spejderarbejde. Det bliver som regel bedst, hvis I har forberedt det hjemmefra, som fx prøvesmagninger på danske madvarer, drikke eller slik. En dansk præsentation kan også indeholde danske danse eller andre aktiviteter. DANNEBROG På mange internationale lejre og spejdercentre vil der være en flagborg, hvor hvert lands flag hejses sammen med flag fra de andre nationer, der deltager i lejren. Derfor bør I overveje at medbringe et eller flere dannebrogsflag i forskellige størrelser og eventuelt også et DDS-flag fra Spejder Sport. Ofte er der også flagstænger i underlejre, eller I kan have jeres egen flagstang på selve lejrpladsen. Vær dog opmærksomme på, at mange lande har regler for, hvordan og hvornår man må flage.

DANSKE MADSPECIALITETER •

Marinerede sild

•

Rugbrød og leverpostej

•

Kransekage og småkager

•

Lakridser

•

Rødgrød med fløde

•

Frikadeller

I skal huske at være opmærksomme på om landet har nogle madskikke, der gør de ikke spiser bestemte ting, som fx svinekød.

ENGELSK MATERIALE OM KORPSET www.scouting-and-guiding.dk

PROVIANT OG MADVARER Ved et besøg hos venskabsgruppen eller ved deltagelse i en international lejr kan der fra arrangørernes side være lavet en madplan og købt proviant. Hvis I derimod selv skal stå for maden på turen, eller dele af den, er det en god idé at undersøge butikkernes åbningstider og prisniveauet i landet. Hvis fødevarepriserne er høje, kan det måske betale sig at medbringe noget af maden hjemmefra. I den forbindelse er det nødvendigt at undersøge toldregler og lovgivning omkring indførsel af fødevarer i landet. De oplysninger kan I få på ambassaden for det land, som I skal besøge. Hvis I laver en madplan hjemmefra, så sørg for, at den er fleksibel. I bør være opmærksomme på, at I måske ikke kan skaffe alle råvarer, eller at det kan være nødvendigt at handle tidligt på dagen for at kunne få det, som I skal bruge. På en vandretur er det nødvendigt at vide, om der er butikker på ruten, eller om I skal købe maden ved turens start. Tjek hjemmefra om der er en risiko forbundet med at drikke vand i det land I skal til, hvis det ikke kommer fra en flaske eller er kogt. Visse madvarer kan også volde problemer for danske maver. Når I deltager i lejr med spejdere fra andre lande vil I komme ud for, at de har anderledes madkulturer. Prøv andres mad uden fordomme og få en oplevelse ud af det.

PLANLÆGNING AF INTERNATIONALE SPEJDERTURE

LEDERTEAMSAMARBEJDE Det er væsentligt, at I inden turen gør jer klart i hvilket omfang, I vil arbejde adskilt eller integreret med de udenlandske spejdere. Vil I bo i egen underlejr i lejren eller vil I lave alt fælles? Det sidste vil normalt give de største oplevelser, men betyder naturligvis også, at samarbejdet med de udenlandske ledere bliver mere omfattende. De gør ikke nødvendigvis tingene på samme måde. I bør derfor snakke om hjemmefra, hvad I kan gøre for at få samarbejdet til at fungere bedst muligt. En mulighed er at have et kort ledermøde hver aften.

SWOPPING OG GAVER At swoppe (bytte mærker eller tørklæder) er noget, mange spejdere synes er sjovt. Swopping er således en god mulighed for at lære nye spejdere at kende. Det vil derfor være en god idé at medbringe korpsmærker, divisionsmærker og duelighedstegn til dette formål. Vil spejderne bytte tørklæder eller uniformer, bør I på forhånd have taget stilling til, hvordan I forholder jer til det. Hvis spejderne skal bo hos en familie i forbindelse med home hospitality er det god skik at medbringe en gave til familien. En gave kan også være en god idé, hvis man skal bo sammen med en udenlandsk gruppe på en international lejr. I kan overveje at medbringe ekstra gaver, hvis I pludselig skulle komme ud for en situation, hvor der udveksles gaver. Mange andre lande har en større tradition for at udveksle gaver, end vi har i Danmark.

PLANLÆGNING AF INTERNATIONALE SPEJDERTURE

EFTER REJSEN Efter rejsen er det en god idé, at I gør jer nogle tanker om, hvordan I kan bruge turens oplevelser og indtryk i det videre spejderarbejde i gruppen. Skal nye venskaber holdes ved lige og kulturlæren indgå i spejdernes møder? Kan I bruge turen til at lave PR for gruppen? Og hvordan skal I evaluere oplevelsen, så en ny tur kan blive endnu bedre?

HOLD KONTAKTEN I kan overveje, om I fortsat vil holde kontakt med de spejdere, som I har mødt på turen og i hvilken grad, Hvis det er danske spejdere kan I fx arrangere en gensynsweekend i Danmark. Ønsker I fortsat at holde kontakt med udenlandske spejdere, kræver det lidt mere planlægning. Et gensyn kan være et besøg i Danmark fx i forbindelse med Blå Sommer, eller en aftale om at mødes på en international lejr et andet sted i verden. Det kan være en god idé at lave en aftale om gensyn på selve turen. Kontakten kan I også holde ved lige gennem breve, e-mails, facebook eller lignende. En gammel spejderkontakt kan pludselig blive meget aktuel, hvis I står og skal planlægge en ny tur, så husk at få kontaktoplysninger på de nye venner. I bør gøre jer klart, hvilke forventninger I har til den fortsatte kontakt. Ønsker I et tæt og langt samarbejde med en ny venskabsgruppe eller en mere overfladisk kontakt i ny og næ? Husk på, at de andres forventninger måske ikke er de samme som jeres. I kan også opfordre spejderne til individuelt at holde kontakten ved lige.

PLANLÆGNING AF INTERNATIONALE SPEJDERTURE

BRUG TUREN TIL PR FOR GRUPPEN I forbindelse med en udlandsrejse er det oplagt at skrive om turen i forskellige medier, enten korpsets medier eller lokale aviser og dagblade. I kan også vælge at lave et oplæg om turen med tekst og billeder, som kan bruges ved et konkret PR arrangement for gruppen eller i divisionen. Det vil helt sikkert også skabe glæde at arrangere et efterfølgende møde for turdeltagerne og eventuelt deres forældre, hvor I viser billeder fra turen og fortæller om oplevelserne.

FORTÆL DET TIL ANDRE SPEJDERE Fortæl det videre, hvis I har været afsted på en rigtig god udenlandsk lejr, international jamboree eller seminar, som vil blive afholdt igen senere. På dds.dk/arrangementer kan I selv lægge arrangementet ind i kalenderen.

REGNSKAB OG EVALUERING Det er altid en god ide at lave regnskab og evaluering efter en tur. Er turen foregået i gruppe- eller korpsregi, er det som regel et krav. Gruppens bestyrelse eller Det Danske Spejderkorps skal vide, hvordan pengene er blevet brugt, hvis der har været ydet tilskud til turen. En evaluering kan være en god idé for at lære af nogle af de erfaringer, I har gjort jer under turen. Det kan være med til at klarlægge eventuelle problemer i forbindelse med turen, eller for at beskrive de oplevelser, som I har haft. En evaluering kan også danne grundlag for en senere beslutning om at tage af sted til det samme område eller på samme type lejr. Husk at evaluere kort efter hjemkomsten. Det er vigtigt at evaluere, mens I kan huske detaljerne i forløbet. Har I været på gruppetur, kan I inddrage deltagernes evaluering af turen og hinanden. Her kan evalueres på gruppens sammenhold, samarbejde, forventninger og samlet udbytte af turen.

EVALUERING •

Hvordan var planlægningsforløbet?

•

Hvordan gik transporten?

•

Hvordan blev lejren generelt oplevet?

•

Var der styr på regnskab og budget?

•

Hvordan fungerede samarbejdet i gruppen under turen?

•

Var der en god stemning hos spejdere og lederne?

•

Hvordan oplevede I kontakten til andre spejdere?

•

Hvordan var aktiviteterne? Spændende, kedelige, godt planlagte?

•

Var der problemer?

•

Hvad er jeres bedste oplevelse eller læring fra turen, som I kan bruge positivt fremover?

PLANLÆGNING AF INTERNATIONALE SPEJDERTURE

ØKONOMI De økonomiske forhold ved en udlandstur er ofte mere omfattende end ved en almindelig tur. Dels er turen som regel dyrere, dels indgår der flere og andre udgiftsposter, som der skal tages højde for. Ved at lave et budget og løbende følge op på dets poster sikres, at uforudsete udgifter bliver så små som muligt, og dermed minimeres risikoen for at overskride budgettet.

I det følgende vil principperne for udarbejdelse af budget og regnskab blive beskrevet. En liste over de indtægts- og udgiftsposter, der kan indgå vil blive givet og kommenteret. Herunder vil der blive givet nole gode idéer til, hvordan I kan tjene penge til turen. Der vil blive givet et eksempel på budget og regnskab. Til slut vil principperne for, hvordan et regnskab laves, blive beskrevet.

BUDGET Udarbejdelsen af et budget tjener to formål. I den allerførste fase anvendes et budget til at finde ud af, hvor meget turen kommer til at koste og dermed til at bestemme deltagerbetalingen. Senere kan jævnlige revisioner af et budget tjene som økonomistyringsredskab, således at ubehagelige økonomiske overraskelser undgås. Det er derfor vigtigt at skaffe sig en så detaljeret viden som muligt om de enkelte poster på budgettet samt forsøge at forudse alle udgiftsposter.

PLANLÆGNING AF INTERNATIONALE SPEJDERTURE

Budgettet bør af disse grunde laves så tidligt i planlægningsforløbet som muligt. På dette tidspunkt er det svært at estimere udgifterne, og derfor kan det være en god idé at lægge en sikkerhedsmargen på fx 5% til de beregnede udgifter for at tage højde for uforudsete udgifter, forkert vurderede udgiftsposter, eventuelle kursændringer og ændringer i indkomstgrundlaget som følge af, at der er nogle deltagere, der springer fra. Hvis I reviderer budgettet i takt med, at I får mere viden om de enkelte poster sikrer I, at I så tidligt som muligt identificerer et eventuelt misforhold mellem indtægter og udgifter. I den forbindelse bør I også overveje, hvordan et eventuelt underskud kan blive dækket. Nedenfor kan I læse eksempler på poster, der kan indgå i et budget. Det er forsøgt at gøre listen så udtømmende som muligt, men det skal understreges, at den ikke er fuldkommen, og at der for hver tur kan være specielle udgifter og indtægter, der skal medtages. INDTÆGTER Oftest udgør deltagernes betaling hovedparten af indtægterne for en tur. Derudover kan der være mulighed for at modtage tilskud fra gruppen eller kommunen. Det er også muligt at søge forskellige legater. I kan også tjene penge ved forskellige arrangementer. Det vil sige, at budgettets indtægtsside kan indeholde følgende punkter:

• • • • •

Deltagerbetaling Tilskud fra kommunen Tilskud fra gruppen Legater Indtjening ved erhvervsarbejde og arrangementer

FONDE OG LEGATER •

Dronning Ingrids Rejselegat (kun piger)

•

Meulengracht-arven (kun piger)

•

Skt. Georgs gilderne: www.sct-georgs-gilderne.dk

Læs mere på: dds.dk/penge-til-spejd

TJEN PENGE VED AT

UDGIFTER FØR REJSEN Det, der bestemmer de nødvendige indtægter, er de forventede udgifter. I kan her læse en liste over de mest almindelige udgifter, som I kan have ved en tur til udlandet. I skal huske på, at der kan være andre udgifter, afhængig af turens type og destination. Rejsen er ofte den største udgift, så I bør få tilbud fra forskellige rejsearrangører, og nøje undersøge, hvad der er inkluderet i prisen og om der er taget forbehold for kursstigninger. I kan også selv søge efter transporten, fx et lavprisflyselskab; de har ofte billige billetter til de fleste (stor)byer i Europa.

•

Samle ølflasker eller plastikkrus ved festivaler

•

Dele aviser og telefonbøger ud

•

Sælge julemærker og lillebrorlodder

•

Lave et loppetorv

•

Pakke breve, foldere eller pjecer for firmaer

•

Sælge juletræer eller juleneg

•

Lave pionertivoli

•

Være julemand til jul

•

Holde en fest og sælge mad

•

Gøre rent

•

Passe børn

•

Vaske biler

PLANLÆGNING AF INTERNATIONALE SPEJDERTURE

Lejrbetaling: Hvis I skal deltage i en arrangeret lejr, skal der typisk betales en lejrafgift. Det er vigtigt at få at vide, hvad denne lejrafgift dækker af forplejning, aktiviteter, ekskursioner, lokaltransport mm. På samme tid bør I undersøge hvilke muligheder, der er for supplerende indkøb på stedet, så I kan vurdere de udgifter, der eventuelt skal afholdes under turen. Forsendelse af materiel: For nogle lejre kan det være nødvendigt at få materiel sendt til turens bestemmelsessted og hjem igen. Hvad dette koster, afhænger af, hvor langt det skal sendes og hvor meget det drejer sig om. Forsikring: De forsikringer, der kan være nødvendige, er afbestillingsforsikring, bagageforsikring, sygeforsikring, forsikring ved farlige aktiviteter og forsikring af materiel. Prisen for de enkelte forsikringer afhænger af mange ting, og det sikreste vil være at ringe til nogle forskellige forsikringsselskaber og få et tilbud. Vaccination: Hos Statens Serum Institut kan I få præcise oplysninger om, hvilke vaccinationer, der er nødvendige og hvad de koster. Det kan være ret dyrt. Det er vigtigt at gøre deltagerne opmærksomme på, om eventuelle vaccinationer er inkluderet i deltagerbetalingen.

VACCINATION Statens Serum Institut: ww.ssi.dk

Visum: Prisen for et visum er meget forskellig fra land til land, og kan også pludselig ændres. I nogle lande udstedes visum ved ankomst og er gratis, mens I i andre lande skal søge og betale hjemmefra. Administration: Udgifter til administration omfatter fx frimærker, konvolutter, telefon, transport til møder, overførsler til udenlandske banke, kopiering, guidebog og kort. Det skal understreges, at specielt overførsel af penge til udenlandske banker kan være dyrt. Det er bedst at spørge i den aktuelle bank. Vær også opmærksom på, at der måske skal foretages flere overførsler fx både depositum og resterende betaling. Forweekend: De fleste har erfaring med at arrangere en weekendtur, så de udgifter, der vil være til forweekenden, vil ikke blive nærmere omtalt. Det skal dog understreges, at det er vigtigt at beslutte, om deltagerne selv skal betale for transporten til weekenden, eller om den er inkluderet i deltagernes betaling for turen. En fordel ved at inkludere alle udgifter til forweekend i turprisen, er at flere deltagere sandsynligvis vil deltage i forweekenden.

PLANLÆGNING AF INTERNATIONALE SPEJDERTURE

Gaver: Som tidligere omtalt er det meget almindeligt med gaver. Ved budgetlægningen bør I derfor forsøge at estimere, hvor mange personer, det kan dreje sig om, hvilke typer gaver og priser. Endvidere kan der før turen være udgifter til udefra kommende personer, der holder foredrag for turdeltagerne eller på anden måde bidrager. Udgifter til præsentation af Danmark og Det Danske Spejderkorps: Hvis det på et tidligt tidspunkt i planlægningsfasen synes svært at tage stilling til dette, så beregn udgifterne som udgifter til mad, til noget at dele ud og til nogle plancher. Planlægningsmøder: Hvis udgifterne til planlægningsmøder skal dækkes af indtægterne, skal udgifterne medtages i budgettet. En vurdering af antallet af møder er et godt grundlag for at fastsætte denne udgift. UDGIFTER UNDER REJSEN Lokaltransporten: Lokaltransport kan dreje sig om transport ved sightseeing og ved ekskursioner fra lejren, hvis det ikke er inkluderet i lejrafgiften, transport fra ankomststedet til og fra lejren og eventuel transport til nærmeste by, hvis I skal foretage supplerende indkøb. Valuta: Uanset om I vælger at anvende kreditkort, kontanter eller rejsecheck, vil der være udgifter forbundet med at anskaffe sig rejsedestinationens valuta. Sightseeing: Udgifter til sightseeing kan være entreer til museer, rundvisninger, betaling for at få lov til at fotografere, guidede ture mm. Museer kan både være dyrere end man tror eller helt gratis, men specielt guidede ture er dyre. Mad under transport: Hvis transporten er lang, vil der muligvis være udgifter til mad og drikke undervejs (både frem og tilbage). Overvej om forplejningen skal være madpakker eller serveret mad. Mad på lejren: Hvis lejrafgiften ikke indeholder forplejning eller hvis I vurderer, at der vil blive brug for at købe ekstra mad, er det vigtig at kende prisniveauet i landet for at kunne vurdere udgiftens størrelse. Information om dette kan I ofte få ved at henvende jer til lejrarrangørene. Ellers kan guidebøger eller en søgning på internettet give et godt bud. Særpræg: Overvej om udgifter til lejr t-shirts eller lejrmærke er inkluderet i prisen for turen, eller om deltagerne selv skal afholde disse udgifter.

PLANLÆGNING AF INTERNATIONALE SPEJDERTURE

Ekstra overnatning: Hvis der er andre overnatninger end de, der er inkluderet i lejrbetalingen, skal de med i budgettet. Igen varierer priserne meget fra land til land, men også fra by til by. I storbyer kan selv vandrerhjem og hostels være dyre.

TJEK HOSTELPRISER I kan få en indikation om stedets prisniveau for overnatning på: hostelworld.com

UDGIFTER EFTER TUREN Efter turen kan der være udgifter til fremkaldelse og kopiering af billeder og afholdelse af en billedaften eller en gensynsweekend, samt forplejning ved et evalueringsmøde. SIKKERHEDSMARGEN PÅ BUDGETTET Som det fremgår af foregående afsnit er det svært at foretage en præcis beregning af udgifterne, og selv hvis der er indhentet et tilbud, kan prisen godt efterfølgende ændres fx på grund af kursændringer. Derudover er det ikke alle udgifter, som I kan forudse. For at tage højde for dette bør I lægge en sikkerhedsmargen på de samlede udgifter. Dette svarer til, at alle udgifter i budgettet sættes til et samlet antal procent højere, end I realistisk forventer at de er. En typisk procentsats er 5%. ØKONOMI UNDER TUREN Selv om I laver et budget før turen og et regnskab efter turen er det vigtigt undervejs at notere alle udgifter og at få og gemme kvitteringer for at kunne holde øje med, om budgettet overskrides. Lav fx en tabel i en notesbog, hvor I løbende noterer udgifter og saldo.

Dato

Post

Beløb

Saldo

12/7

Vekslet 100 $

+616,90

12/7

Morgenmad

-73,50

+543,40

13/7

Is til spejderne

-87,00

+456,40

REGNSKAB Efter turen skal I lave et regnskab. Hvis I laver det kort efter, at I er kommet hjem, og når alle udgifter er afholdt, husker I nemmest alle udgifter og kan finde de tilhørende bilag. Princippet for et regnskab er, at det som minimum skal indeholde de samme poster som budgettet, således at man kan lave en direkte sammenligning. Selvfølgelig kan der forekomme udgifter, der ikke passer i en kategori. I dette tilfælde laves en speciel post, der så kun anvendes i regnskabssøjlen. Hvis der for nogle poster forekommer meget store forskelle mellem budget og regnskab, bør I kommentere dem, således at en udenforstående kan forstå den markante afvigelse. Det er vigtigt at gøre sig klart, om forskellen skyldes en dårlig vurdering i budgettet eller en uforudseelig høj ekstra udgift, så I en anden gang kan undgå samme fejlberegning.

PLANLÆGNING AF INTERNATIONALE SPEJDERTURE

EKSEMPEL PÅ BUDGET OG REGNSKAB På næste side kan I se et eksempel på et budget, og hvordan det er revideret med et par måneders mellemrum, således at der hele tiden har været et overblik over, hvordan den økonomiske situation var. Alle de ovenfor beskrevne poster er medtaget. I det enkelte tilfælde er der sandsynligvis poster, der skal udelades og andre poster der skal medtages. Det vigtigste er at forudse og realistisk estimere så mange udgifter som muligt. Mange poster ændrer sig, fx hvis en deltager melder fra. Budget rev. 0 Dato

Budget rev. 1

Budget rev. 2

Regnskab

29.11.2010

03.03.2011

04.06.2011

10.08.2011

30.400

28.100

Turlederbetaling

5.000

Tilskud fra gruppen

7.000

6.500

6.000

5.500

5.000

5.377

1.000

48.400

45.100

45.600

45.977

Rejse

23.000

23.500

Lejrbetaling

10.000

9.000

8.800

8.766

Forsikringer

1.000

920

Vaccination

Visum

Administration og planlægningsudgifter

1.500

1.693

Forweekend

2.000

1.800

1.848

Ekstra overnatning

1.000

900

1.200

Gave til værtsgruppe + foredragsholder

250

200

195

Materialer til repræsentaion af DK og DDS

100

125

Forplejning ved planlægningsmøder

400

1.000

900

580

300

230

2.700

2.400

2.615

Mad under transport

500

550

Ekstra mad

200

459

1.500

1.350

1.450

Fremkaldelse af film

100

Billedaften

150

250

45.700

44.220

44.320

44.881

2.285

2.211

2.216

Udgifter i alt

47.985

46.431

46.536

44.881

Balance + (-)

415

-1.331

-936

1.096

INDTÆGTER Deltagerbetaling, 8 pers.

Tilskud fra kommunen Tjente penge Øvrige indtægter (fx legater, fonde mm.) Indtægter i alt UDGIFTER

Forsendelse af materiel

Lokaltransport Gebyr til veksling af valuta Sightseeing

Særpræg: Lejr t-shirt og mærker

Sum af udgifter 5% sikkerhedsmargin (5% sum af udgifter)

PLANLÆGNING AF INTERNATIONALE SPEJDERTURE

Udgivet af Det Danske Spejderkorps Arsenalvej 10, 1436 København K info@dds.dk dds.dk, spejder.dk Tekst Udvalget Internationale oplevelser, under DDS International Første udgave er skrevet i 2001 af Stine Lange, Lotte Jensen-Holm og Susanne Stokholm Nielsen Denne udgave er opdateret i september 2010 af Adele Dybkjær, Camilla Valther og Ulrik Grønbjerg Andersen Layout Tine Lind Foto Mads Danquah Tegninger Eva Christensen Kontakt io@groenbjerg.net Kontakt til Korpskontoret Tlf. 32 64 00 50, mandag-torsdag kl. 8-16 og fredag kl. 8-14 Vagttelefon uden for kontorets åbningstid tlf. 32 64 00 99

PLANLÆGNING AF INTERNATIONALE SPEJDERTURE