PM News Gennaio 2013 by STNEXT STNEXT

PM NEWS Project Management Newsletter

#GENNAIO 2013

Bimestrale di informazione sul Project Management In questa release: Microsoft Project 2013 - Novita’ 2013 - Introduzione a Project Online 2013, Novita’ Visio 2013 - Microsoft Visio 2010 - Come Importare Diagrammi Visio in altri applicativi, Creating a SharePoint Workflow with Visio Premium 2010

PM News © é un progetto editoriale on line di ST NEXT

PM NEWS Project Management Newsletter

Buon 2013 e Buon lavoro!

In questa prima release dell’anno, abbiamo il piacere di presentarvi nuovi focus e nuovi video tutorial, con un’attenzione particolare verso le novità delle nuove release di Microsoft Project 2013 e Microsoft Visio 2013. ST NEXT vi augura quindi Buon Anno e Buon Lavoro! PM News é un progetto editoriale on line di ST NEXT Da oltre 10 anni ST NEXT SRL è leader per le soluzioni di project management , sviluppo software e applicazioni workflow. L’esperienza professionale e le certificazioni acquisite, fanno di ST NEXT un partner sicuro per la realizzazione di sistemi di project management e per il raggiungimento degli obiettivi aziendali. Molte aziende leader di settore si sono affidate ad ST NEXT per lo sviluppo e l’ottimizzazione dei processi aziendali sia su territorio nazionale che per le aziende partner su territorio estero.

ST NEXT © - PM NEWS - Project Management Newsletter © Gennaio 2013

PM NEWS Project Management Newsletter

Sommario Focus on:

# Microsoft Project 2013 Novità 2013

Tutorial

# Introduzione a Project Online 2013 # Novità Visio 2013

Tips & Tricks # Microsoft Visio 2010

- Importare Diagrammi Visio in altri applicativi

IT Tools

#Creating a SharePoint Workflow with Visio Premium 2010 - Visualization of SharePoint Designer 2010 Workflows

Our Network

ST NEXT © - PM NEWS - Project Management Newsletter © Gennaio 2013

PM NEWS Project Management Newsletter

Focus On: Microsoft Project 2013 Novita’ Alla prima apertura di Project 2013 si nota immediatamente l’aspetto completamente nuovo. Ma non è tutto qui. Guardando da vicino si scoprirà che Project 2013 consente di: *Dare risalto ai dati di progetto con una nuova serie di report personalizzabili. *Comunicare con il team senza uscire da Project usando le caratteristiche Lync integrate. *Tenere traccia dei percorsi attività per rendere più chiaro un diagramma di Gantt confuso. E non è tutto...

Per iniziare rapidamente

Anziché presentare un file vuoto, Project 2013 consente di iniziare i nuovi progetti dal Centro attività iniziali, in cui è possibile esplorare i modelli predefiniti, importare informazioni da Excel o da un sito di SharePoint oppure semplicemente fare clic su Progetto vuoto per aprire un diagramma di Gannt vuoto. Da questa posizione è anche possibile aprire i progetti precedenti archiviati nel computer o in SkyDrive.

ST NEXT © - PM NEWS - Project Management Newsletter © Gennaio 2013

Microsoft Project 2013

Dare risalto ai dati di progetto Report grafici Project 2013 consente creare report vivaci, colorati e professionali senza dover esportare i dati in un altro programma. È possibile aggiungere immagini, grafici, animazioni, collegamenti e molto altro, tutto ciò che è necessario per condividere in modo chiaro ed efficace informazioni sullo stato del progetto con i membri del team e le parti interessate.

Nuovo set di report Un intero set di nuovi report preinstallati consente di sfruttare tutte le nuove caratteristiche grafiche e di formattazione. Grafici e immagini vivaci permettono di rappresentare i dati in modo decisamente più chiaro, per disporre immediatamente del quadro generale dei progetti. Nei report è possibile aggiungere e rimuovere ogni tipo di elemento e persino modificare i colori.

Report burn-down Nei report burn-down il lavoro pianificato, il lavoro completato e il lavoro rimanente vengono visualizzati come linee su un grafico. In questo modo tutte le parti interessate sono in grado di capire immediatamente se il progetto è in ritardo o in anticipo rispetto alla scadenza stabilita. Ora è possibile creare accattivanti report burn-down direttamente in Project senza bisogno di esportare i dati. ST NEXT © - PM NEWS - Project Management Newsletter © Gennaio 2013

Microsoft Project 2013

Comunicare con il team

Project 2013 consente di restare in contatto con i membri del team, ottenere aggiornamenti sul progetto, porre domande e persino partecipare a lunghe discussioni strategiche senza uscire da Project. È sufficiente posizionare il puntatore del mouse su un nome e avviare una sessione di messaggistica istantanea, una videochiamata, una telefonata o un messaggio di posta elettronica. Per sfruttare questa caratteristica è necessario che nel computer sia installato Lync 2010 o versione successiva.

Tenere traccia dei percorsi attivita’ Nei progetti complessi il diagramma di Gantt può diventare un intrico poco leggibile di barre e linee di collegamento. Per semplificare la visualizzazione è possibile evidenziare la catena di collegamenti, o percorso atti vità relativo a qualsiasi attività.

Quando si fa clic su un'attività tutte le attività predecessori vengono visualizzate in un colore e tutte le attività successori in un colore diverso.

ST NEXT © - PM NEWS - Project Management Newsletter © Gennaio 2013

Microsoft Project 2013

Ampio orizzonte temporale per i progetti In Project 2013 è possibile impostare date per attività e progetti fino al 31/12/2149. È stato aggiunto addirittura un secolo.

Esplorare le altre nuove caratteristiche Condividere riunioni Se si esportano report, sequenze temporali o dati di Project in altri programmi di Office è possibile sfruttare la nuova caratteristica di condivisione, che consente di partecipare a riunioni online e condividere diapositive di PowerPoint, documenti di Word, fogli di calcolo di Excel e note di OneNote da qualsiasi dispositivo supportato, anche se Office non è installato.

Salvare e condividere file nel cloud Archiviare i file nel cloud vuol dire avervi accesso ogni volta che si è connessi. Ora è semplice salvare i file di Office in SkyDrive o nel sito dell'organizzazione, per accedere a programmazioni di Project, fogli di calcolo di Excel e altri file di Office e condividerli.

Lavorare praticamente ovunque Se si dispone di Project Online si può accedere a una versione completa di Project praticamente ovunque ci si trovi, anche da PC in cui non è installato Project 2013. È sufficiente disporre di una connessione a Internet e di un PC che esegue Windows 7 o versione successiva. Si disporrà sempre della versione più recente, perché gli aggiornamenti sono automatici.

ST NEXT © - PM NEWS - Project Management Newsletter © Gennaio 2013

PM NEWS Project Management Newsletter

Tutorial Introduzione a Project Online 2013 Questa anteprima è stata progettata per le aziende che hanno bisogno di strumenti per la gestione dei progetti e del portfolio online e comprende anche un’anteprima della sottoscrizione a Microsoft Project Pro for Office 365, via Microsoft

Note sulla versione di anteprima Questa è una versione di anteprima di un prodotto ancora in fase di sviluppo.Tenere presente che tutti i dati immessi in questa versione di anteprima di Project Online con Project Pro for Office 365 sono temporanei e non verranno mantenuti se si sceglie di acquistare la versione finale di Project Online. Per un rapido sguardo alle caratteristiche offerte da Project Online, questa panoramica video illustra Project Online con Project Pro for Office 365 in meno di due minuti.

Clicca qui per vedere il video via Microsoft

ST NEXT © - PM NEWS - Project Management Newsletter © Gennaio 2013

Introduzione a Project Online 2013

Lo scopo di questa versione di anteprima è la sperimentazione di questo nuovo strumento per la gestione dei progetti e del portfolio. È possibile usare dati reali per consentire all’organizzazione di replicare un’esperienza autentica con Project Online e Project Pro for Office 365. Tuttavia, è necessario tenere presente che al termine del periodo di anteprima i dati verranno rimossi. Se si sceglie di eseguire la sottoscrizione alla versione finale di Project Online, sarà necessario ricreare i dati per usarli come durante il periodo di anteprima. Per un video più dettagliato, questa demo di 20 minuti fornisce informazioni su come configurare e iniziare a usare Project Online con Project Pro for Office 365.

Clicca qui pe vedere il video via Microsoft

ST NEXT © - PM NEWS - Project Management Newsletter © Gennaio 2013

PM NEWS Project Management Newsletter

Tutorial Video: Novita’di Visio 2013

Clicca qui per vedere il video via Microsoft

ST NEXT © - PM NEWS - Project Management Newsletter © Gennaio 2013

PM NEWS Project Management Newsletter

Tips & Tricks Microsoft VISIO 2010 Importare Diagrammi Visio in altri applicativi Esistono diversi metodi per copiare oggetti da Microsoft Visio e incollarli in altri applicativi Microsoft Office. E’ possibile scegliere il metodo più adatto alle proprie esigenze.

METODO 1: USO DEL COMANDO SELEZIONA PER TIPO 1. Scegliere Seleziona per tipo dal menu Modifica. 2. Nella finestra di dialogo Seleziona per tipo fare clic su Tipo di forma o Layer. 3. Facendo clic su Tipo di forma, è possibile selezionare o deselezionare qualsiasi casella di controllo, in qualsiasi combinazione: - Forme - Gruppi - Guide - Oggetti OLE - Metafile - Bitmap Facendo clic su Layer, è possibile selezionare alcuni o tutti i layer creati. 4. Scegliere OK. 5. Scegliere Copia dal menu Modifica. 6. Passare al file di destinazione, ad esempio un documento di Microsoft Word. 7. Scegliere Incolla o Incolla speciale dal menu Modifica per inserire nel documento l’elemento copiato da Visio.

METODO 2: USO DEL COMANDO SELEZIONA TUTTO 1. Scegliere Seleziona tutto o Copia disegno dal menu Modifica. 2. Passare al file di destinazione, ad esempio un documento di Microsoft Word. 3. Scegliere Incolla o Incolla speciale dal menu Modifica per inserire nel documento l’elemento copiato da Visio. ST NEXT © - PM NEWS - Project Management Newsletter © Gennaio 2013

Microsoft Visio 2010

METODO 3: SALVATAGGIO DEL DIAGRAMMA VISIO COME IMMAGINE 1. Scegliere Salva con nome dal menu File. 2. Nell'elenco Tipo file selezionare un tipo di file di immagine, ad esempio jpg, gif, tif, pct, bmp, wmf oppure png, quindi fare clic su Salva. 3. Passare al file di destinazione, ad esempio un documento di Microsoft Word. 4. Scegliere Immagine dal menu Inserisci, quindi fare clic su Da file. 5. Selezionare il file di immagine salvato da Visio, quindi fare clic su Inserisci. NOTA: questo metodo consente di mantenere la formattazione delle forme, del testo e del riempimento. Vengono tuttavia perse le proprietà relative ai layer. Ad esempio, una forma che si trova su un layer nascosto non sarà visibile con l'inserimento del file immagine.

STENCIL FORME RAPIDE Vicino alla parte superiore della finestra Forme è visualizzata una barra dal titolo Forme rapide. In tale stencil sono incluse solo le forme rapide relative agli stencil del diagramma. Lo stencil Forme rapide è un insieme generato dinamicamente di forme rapide di tutti gli stencil attualmente aperti. Se nel diagramma vi sono più stencil, le forme rapide sono separate dai nomi degli stencil di cui fanno parte. Se in genere si utilizzano solo alcune forme di ogni stencil in un tipo di diagramma, è possibile inserire tali forme nell'area forme rapide e quindi aprire lo stencil Forme rapide senza dover passare da uno stencil all'altro mentre si lavora.

FORME RAPIDE NELLA CONNESSIONE AUTOMATICA 1. Trascinare nella pagina una forma iniziale dalla finestra Forme. 2. Tenere posizionato il puntatore del mouse sulla forma iniziale finché attorno ad essa non vengono visualizzate le frecce di connessione automatica di colore blu. 3. Posizionare il puntatore del mouse sulla freccia nella direzione in cui si desidera aggiungere una forma. Verrà visualizzata una barra di formattazione rapida contenente fino a quattro forme rapide. Verrà inoltre visualizzata un’anteprima della forma nella pagina. 4. Spostare il puntatore del mouse sulle quattro forme nella barra di formattazione rapida per visualizzare un’anteprima di ciascuna forma nella pagina. 5. Fare clic sulla forma che si desidera aggiungere.

ST NEXT © - PM NEWS - Project Management Newsletter © Gennaio 2013

Microsoft Visio 2010

CONFERIRE UN ASPETTO PROFESSIONALE AI DIAGRAMMI APPLICANDO UN TEMA Un tema in Microsoft Visio 2010 è un insieme di colori ed effetti che è possibile applicare a un disegno con un solo clic del mouse. In questo modo, è possibile conferire ai disegni un aspetto vivace e professionale in modo semplice e veloce. Un tema è costituito da due parti: • Colori tema. Una serie di colori che insieme conferiscono al diagramma un aspetto accattivante. • Effetti tema. Una serie di effetti per il tipo di carattere, i riempimenti, le ombreggiature, le linee e i connettori. È possibile mescolare e associare colori ed effetti tema in qualsiasi combinazione. Microsoft Visio è provvisto di una serie di temi incorporati, ma offre anche la possibilità di creare temi personalizzati e di modificarli, ad esempio per applicare ai disegni il logo e il marchio della propria azienda. I colori tema incorporati sono gli stessi disponibili in altre applicazioni di Microsoft Office (ad esempio PowerPoint e Word).

PER APPLICARE UN TEMA: 1. 2.

Nel gruppo Temi della scheda Progettazione fare clic su Altro. Eseguire una delle operazioni seguenti:

• Per applicare un tema alla pagina di disegno corrente, fare clic con il pulsante destro del mouse su un'anteprima e quindi scegliere Applica a pagina corrente. • Per applicare un tema a tutte le pagine di disegno, fare clic con il pulsante destro del mouse su un'anteprima e quindi scegliere Applica a tutte le pagine. SUGGERIMENTO È inoltre possibile fare clic su un'anteprima. In questo modo, il tema verrà applicato automaticamente alla pagina corrente o a tutte le pagine del disegno, a seconda dell'ultima operazione eseguita in precedenza.

ESEGUIRE LO ZOOM UTILIZZANDO I CONTROLLI ZOOM

I controlli Zoom sono disponibili nella barra di stato di Visio, al di sotto della pagina di creazione del diagramma. Posizionare il puntatore del mouse su ogni controllo per visualizzare la funzione del controllo. Tra i controlli sono inclusi un dispositivo di scorrimento che consente di impostare il livello di zoom, un pulsante per adattare la pagina alle dimensioni della finestra corrente e un pulsante per aprire la finestra Zoom e dettaglio.

ST NEXT © - PM NEWS - Project Management Newsletter © Gennaio 2013

Microsoft Visio 2010

PER INSERIRE UNA CLIPART ALL’INTERNO DI UN DIAGRAMMA

1. Nel gruppo Illustrazioni della scheda Inserisci fare clic su ClipArt. NOTA Se la raccolta di immagini ClipArt non è installata nel computer in uso, verrà richiesto di installarla. Fare clic su Sì per avviare l'installazione in Visio. È possibile che venga richiesto di inserire il disco di installazione. 2. Nella casella di testo Cerca del riquadro attività ClipArt digitare una parola o una frase che descriva l'immagine ClipArt desiderata oppure digitare l'intero nome file dell'immagine o una parte dello stesso. 3. Per limitare i risultati della ricerca a un tipo specifico di file multimediale, ad esempio ClipArt o fotografie, nella casella Tipo di risultati fare clic sulla freccia e selezionare le caselle di controllo accanto ai tipi desiderati. 4. Fare clic su Vai. 5. Nell'elenco Risultati fare clic sull'immagine ClipArt selezionata oppure trascinarla all’interno del diagramma.

PM NEWS Project Management Newsletter

IT Tools Creating a SharePoint Workflow with Visio Premium 2010 Visualization of SharePoint Designer 2010 Workflows

While some workflows may be authored in Visio first, SharePoint site owners or IT Professionals may choose to start directly in SharePoint Designer 2010 and publish executable workflows from there. Visualizing such a workflow from SharePoint Designer can help with the documentation and communication of workflows to a broader audience. There are two ways the SharePoint Designer user can create such Visio visualizations: 1. Export a workflow from SharePoint Designer 2010 for use in Visio Premium 2010 2. Publish workflow and visualization together from SharePoint Designer 2010 We will discuss both approaches in this section.

Export a workflow from SharePoint Designer 2010 into Visio Premium 2010

To visualize a workflow from SharePoint Designer 2010, the user can click the Export to Visio command on the Workflow tab and a Workflow Visio Interchange (*.vwi) file will be created:

ST NEXT ÂŠ - PM NEWS - Project Management Newsletter ÂŠ Gennaio 2013

SharePoint Workflow Authoring in Visio Premium 2010

To import the file into Visio, create a new drawing using the Microsoft SharePoint Workflow template and click on the Import command in the Process tab:

From there, the workflow is visualized in Visio, and the user is free to edit and enhance the diagram just the same way as any flowchart using features such as Themes or Auto Align & Space:

ST NEXT ÂŠ - PM NEWS - Project Management Newsletter ÂŠ Gennaio 2013

SharePoint Workflow Authoring in Visio Premium 2010

Collaborating on Workflow Design through Round-tripping One additional advantage of being able to import and export a workflow between Visio 2010 and SharePoint Designer 2010 is that Business Analysts and IT Professionals can iterate together on the workflow design before implementing the workflow. Business Analysts can create and modify a workflow in Visio, and then pass it to IT Professionals who can determine more detailed workflow requirements in SharePoint Designer 2010. IT Professionals may in turn pass the workflow back to Business Analysts for final review before proceeding with implementation. For such design iterations, we recommend that users start from Visio to first define business requirements, and use round-tripping as a way to agree on the workflow sequence and SharePoint activities with IT Professionals. We do not recommend round-tripping when the workflows have already been parameterized and implemented in SharePoint Designer 2010. SharePoint Designer 2010 supports the notion of “steps” which Visio does not recognize during round-tripping. Users should therefore avoid using “steps” in workflows that are to be round-tripped between Visio and SharePoint Designer.

Workflow Visualization in SharePoint with Visio Services

We have discussed how workflows from SharePoint Designer 2010 can be visualized by exporting it to Visio Premium 2010. Now let’s talk about how you can visualize the workflow and see status of an executing workflow on SharePoint. SharePoint Designer 2010 supports publishing executable workflow as well as the visualization associated with the workflow to SharePoint. To do so, go to the Workflow Summary page, and check the “Show workflow visualization on status page” box (note that the checkbox is only available if the SharePoint server has Visio Services enabled and if Visio Premium 2010 is installed in the same machine as SharePoint Designer 2010):

SharePoint Workflow Authoring in Visio Premium 2010

As a result, the workflow is not only being executed, but users can easily track progress of the workflow through visualization! For example, in the diagram below, there are icons indicating tasks “in progress” or “completed”. People assigned to the tasks are also displayed clearly within the Task shapes:

This is made possible by Visio Services, which enables viewing of Visio Web Drawings on SharePoint without requiring the Visio client to be installed for viewing.

Level of Workflow Support

Visio only supports workflows intended to be published through SharePoint Designer. Workflows from Visual Studio, or custom activities authored by third party developers are not recognized by Visio. For all non-SharePoint activities that are unknown to Visio, Visio will visualize them as a “Custom action” or “Custom condition”, as shown below:

Conclusion

As businesses increasingly look to capture and optimize business processes to ensure compliance and efficiency, there is a great opportunity to automate these business processes as workflows on SharePoint. With Visio Premium 2010 and SharePoint Designer 2010, moving business processes to execution on SharePoint and tracking such workflows visually is easier than ever. ST NEXT © - PM NEWS - Project Management Newsletter © Gennaio 2013

PM NEWS Project Management Newsletter

Our Network I link piu’interessanti per il Project Management

Project Management Institute - PMI Istituto italiano Project Management - ISIPM Lean ITIL ISTQB COBIT Microsoft Project Server 2010 Microsoft SHOWCASE