PM NEWS . Maggio 2012 by STNEXT STNEXT

PM NEWS Project Management Newsletter

#Maggio 2012

Bimestrale di informazione sul Project Management In questa release: Reportistica con Project Server Report Pack II (seconda parte), Earned Value Management System, Tutorial: Microsoft Project 2010, Come funzionano i legami tra attivita’in Microsoft Project, Sharepoint 2010 - Evaluation guide e altro ancora....

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Benvenuti!

Benvenuti su PM News, la newsletter/ magazine specializzata sul mondo del project management, che vi terrà aggiornati sulle ultime novità. PM News é un progetto editoriale on line di ST NEXT Da oltre 10 anni ST NEXT SRL è leader per le soluzioni di project management , sviluppo software e applicazioni workflow. L’esperienza professionale e le certificazioni acquisite, fanno di ST NEXT un partner sicuro per la realizzazione di sistemi di project management e per il raggiungimento degli obiettivi aziendali. Molte aziende leader di settore si sono affidate ad ST NEXT per lo sviluppo e l’ottimizzazione dei processi aziendali sia su territorio nazionale che per le aziende partner su territorio estero.

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Sommario Upcoming Events:

# Workshop gratuito: Processi e strumenti di gestione dei progetti: La Piattaforma Project EPM 3 Moduli formativi concepiti per fornire agli utenti di tutte e tre le sessioni, le competenze necessarie per una proficua gestione dei progetti mediante il supporto informatico fornito dalla piattaforma EPM.

Focus on:

# Reportistica con Project Server Report Pack II (seconda parte) # Earned Value Management System

Tutorial

# Microsoft Project 2010

Tips & Tricks

# Come funzionano i legami tra attività in Microsoft Project

IT Tools

# Sharepoint 2010 - Evaluation guide

Our Network

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Upcoming Event 18 MAGGIO 2012 WORKSHOP GRATUITO: La gestione del Portafoglio Progetti Case History ZAMBON

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18 MAGGIO 2012 WORKSHOP GRATUITO: La gestione del Portafoglio Progetti Case History ZAMBON “Nel corso del Workshop Zambon, azienda leader del settore farmaceutico, vi mostrerà come sia riuscita a ottimizzare la gestione progettuale grazie all’utilizzo della piattaforma Microsoft Enterprise Project Management.” ST Next e LifeBee, in collaborazione con Microsoft, offrono un workshop gratuito della durata di una giornata durante il quale verrà presentata la soluzione Microsoft per la gestione del portafoglio progetti (Microsoft Enterprise Project Management) illustrando le funzionalità standard del sistema e le personalizzazioni realizzate per il sistema di Zambon, importante multinazionale italiana del settore Life Science. Le attività di raccolta e analisi delle proposte di progetto, i flussi approvativi, la selezione del portafoglio ottimale e la gestione del ciclo di vita dei progetti rivestono una cruciale importanza nelle realtà aziendali del settore Life Science. La figura del Portfolio Manager necessità quindi di adeguate conoscenze teoriche ma anche di strumenti informatici a supporto di questi processi. AGENDA DETTAGLIATA 10.00 – 10.30 Registrazione e Welcome coffee 10.30 Presentazione 10.45 Opportunità offerte da parte di un Sistema di Project&Portfolio Management per la governance e l'efficienza dei processi R&D del settore LifeScience 11.15 Tecniche di Project Management e Portfolio Management : il quadro teorico di riferimento 12:00 La soluzione Microsoft EPM 2010: La gestione dei progetti (MICROSOFT) 13:00 Pranzo 13.45 La soluzione Microsoft EPM 2010: 14:45 Implementazione della soluzione presso Zambon Group 15:45 Domande e Risposte 16.00 Coffee finale

Per ricevere l’invito gratuito ai Workshop scrivere a: alessandra.arno@stnext.it ST NEXT © - PM NEWS - Project Management Newsletter © MAGGIO 2012

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Focus on: Reportistica con Project Server Report Pack II Seconda Parte Nella prima parte abbiamo illustrato le funzionalità e le caratteristiche della Administration Dashboard create con Project Server Report Pack II. In questo documento analizzeremo invece un altro report utile all’Amministratore di Sistema ma che non rientra nella Administration Dashboard. Si tratta dell’Assignment to Timesheet Consistency, un report che confronta i dati dei timesheet e quelli delle assegnazioni all’interno di un periodo impostato dall’utente e secondo altri parametri come ad esempio il nome del progetto o della risorsa interessata. I dati riportati possono essere raggruppati per progetto o per risorsa; il nome della colonna verrà automaticamente modificato di conseguenza.

L’Assignment to Timesheet Consistency report è dedicato ad amministratori, Project Managers e Resource Managers in ambienti in cui le risorse riportino il lavoro effettivo servendosi dei timesheet. Discrepanze tra valori effettivi sui timesheet e valori effettivi sui progetti non sono necessariamente considerate un problema da ogni organizzazione. Se un’organizzazione non utilizza la funzionalità timesheet, non troverà alcun vantaggio nell’utilizzo di questo report. Per organizzazioni che invece utilizzino la funzionalità timesheet, questo report permette al Program Management Office (PMO) di assicurare la coerenza dei dati riportando eventuali discrepanze nell’utilizzo dei timesheet. Vi sono tre tipi di discrepanze evidenziate: ST NEXT © - PM NEWS - Project Management Newsletter © MAGGIO 2012

Reportistica con Project Server Report Pack2 (seconda parte)

Assignments for non-generic resource not associated with any Timesheet line Indica che la risorsa è stata assegnata a un’attività di progetto a cui non è associata alcuna riga sui timesheet. Se gli utenti sono chiamati a utilizzare i timesheet per riportare il lavoro effettivamente svolto sulle attività di progetto, ad ogni assegnazione dovrebbe corrispondere una riga su un timesheet. Una discrepanza potrebbe indicare che un’attività creata in seguito alla creazione del timesheet non è stata in seguito inserita su di esso.

Non-Administrative Timesheet Line with no associated Assignment

Significa che la risorsa ha creato un a riga sul timesheet che non è associate ad alcuna attività di progetto. In questo caso, se l’approvazione dei consuntivi avviene solo dai Project Manager, le ore effettive non sono ricondotte a nessuna attività di progetto. Normalmente, anche quando si vuole permettere che l’utente crei un’attività autonomamente, è buona prassi che l’operazione venga effettuata dal pannello My Task e che l’attività venga quindi importata sul timesheet; in questo modo l’attività non rimane “orfana” in quanto verrà ricondotta a un progetto e approvata o rifiutata dal relativo Project Manager.

Timesheet Line with associated Assignment but not within Assignment Period

Significa che la riga presente sul timesheet corrisponde a un’attività di progetto ma le date non combaciano. Potremmo avere, ad esempio, un’attività di progetto con data di fine al 31/1 corrispondente a una riga su un timesheet della settima seguente.

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Reportistica con Project Server Report Pack2 (seconda parte)

Una situazione di questo tipo non è necessariamente da considerarsi anomala: se l’utente riporta ore di lavoro effettivo in un periodo non coperto dall’attività, il Project Manager può sempre rifiutare l’aggiornamento se lo ritiene non corretto; in caso contrario, accettando l’aggiornamento anche la durata dell’attività viene modificata di conseguenza. Se il report non mostra dati per il periodo specificato, significa che non sono state riscontrate discrepanze di alcuna delle tre tipologie indicate. Se invece vengono trovate delle discrepanze, verranno raggruppate per progetto o per risorsa, a seconda del criterio scelto dall’utente. I risultati verranno inoltre ordinati in ordine decrescente per numero di discrepanze. In questo modo, i progetti o le risorse che presentano il maggior numero di situazioni di discrepanza verrano mostrati all’inizio del report.

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Focus on: Earned Value Management System “Una buona metrica permette di capire se stiamo mettendo in atto le azioni giuste e se le stiamo mettendo in atto correttamente” Cosa interessa sapere al Project Manager? Il progetto sta rispettando i tempi? Il progetto sta rispettando i costi? Esistono semplici strumenti di analisi di progetto che rispondono a queste domande tracciando tempi e costi L’Earned Value fornisce delle risposte a domande più importanti: Giunti ad un determinato momento, quanto budget ci si era prefissati di utilizzare? Quanto valore ha prodotto il lavoro fino a questo momento?

Cosa è l’analisi dell’Earned Value? - E’ un modo per misurare la quantità di lavoro effettivamente svolta su un progetto - E’ un modo per prevedere i costi e i tempi di completamento basandosi su dati storici e proiezioni statistiche - E’ un modo per misurare la performance di progetto rispetto al piano originale Acquisite queste informazioni è possibile stimare la performance futura del progetto ST NEXT © - PM NEWS - Project Management Newsletter ©MAGGIO 2012

Earned Value Management System

Alcune definizioni introduttive - Budgeted Cost of Work Scheduled – “Il pianificato” Si tratta del costo messo a budget. Risponde alle domande “Quanto abbiamo programmato di spendere?” e “Quanto lavoro dovrebbe essere completato entro questa data?” - Budgeted Cost of Work Performed – “Earned Value” Si tratta del costo messo a budget in origine per ottenere il lavoro che è stato completato. Risponde alla domanda “Quanto lavoro è stato effettivamente completato?” - Actual Cost of Work Performed – “La spesa” Il costo effettivo per ottenere il lavoro svolto entro una specifica data. Risponde alla domanda “Quanto ho effettivamente speso per ottenere l’Earned Value?”

Concetti base di Earned Value Management

Le tre dimensioni dell’Earned Value - Il Pianificato – Budgeted Cost of Work Scheduled (BCWS) - La Performance – Budgeted Cost of Work Performed (BCWP) - Il Costo della Performance – Actual Cost of Work Performed (ACWP) BCWS - Lavoro autorizzato – attività pianificate - Riferimento temporale - Somma dei valori pianificati – baseline di progetto ST NEXT © - PM NEWS - Project Management Newsletter © MAGGIO 2012

Earned Value Management System

BCWP – “Quale quota del lavoro pianificato è stata portata a termine?” ACWP – Il valore speso per convertire BCWS in BCWP. Cost Variance = BCWP-ACWP (CV negativa è “cattiva”) Schedule Variance = BCWP – BCWS (SV negativa è “cattiva”)

Un esempio facile da digerire E’ ora di infornare i biscotti!

EVMS dei biscotti fatti in casa Il nostro “Piano” • 40 biscotti per ciascuna infornata • 5 infornate all’ora (200 biscotti all’ora) • Piano: 5 ore per fare 1000 biscotti • Budget per ogni biscotto = €0.05 • Budget totale =€50.00 Risultato dopo un’ora di attività... • 150 biscotti pronti oltre ad alcuni bruciati, altri caduti per terra o mangiati dal cane • Costo effettivo degli ingredienti dopo un’ora (ACWP) = €9.00 Dopo un’ora di attività EVMS • BCWS = €10.00 • BCWP = 150 biscotti * €0.05= €7.50 • ACWP = €9.00 Cost e Schedule Variance • SV = BCWP – BCWS = -€2.50 (siamo in ritardo) • CV = BCWP – ACWP = €7.50 - €9.00 = -€1.50 (stiamo spendendo troppo) • SPI = BCWP/BCWS = 0.75 (stiamo procedendo al 75% di quanto avevamo pianificato) • CPI = BCWP/ACWP = 0.833 (stiamo spendendo circa il 17% in più di quanto messo a budget)

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Earned Value Management System

Prevedere i costi e l’avanzamento IEAC = BAC / CPI = €50.00 / 0.833 = €60.00 VAC = BAC – IEAC = €50.00 – €60.00 = – €10.00 (€10 in più) SAC = 5 ore / SPI = 5 / 0.75 = 6.67 ore Se la produttività non migliora saranno necessarie circa 6 ore e 40 e una spesa di €60 per preparare 1000 biscotti. Possiamo recuperare? TCPI = “To Complete” Performance Index • TCPI = (Budget – BCWP) / (EAC – ACWP) • EAC = il costo finale previsto l numeratore (Budget – BCWP) indica il lavoro rimanente Il denominatore (EAC – ACWP) indica quanto ci rimane da spendere Se EAC = IEAC, allora TCPI = CPI • “Se non modifichiamo la performance, IEAC è la stima corretta del costo finale”.

Il nostro “Piano di Recupero” Vogliamo terminare l’attività di produzione biscotti senza sforare il budget di €50. • TCPI = (Budget – BCWP) / (EAC-ACWP) • TCPI = (50.00 – 7.50) / (500.00 – 9.00) = 42.50 / 41.00 = 1.036

Dobbiamo rendere al 103.6 % di quanto avevamo pianificato se vogliamo rimanere nel budget originale

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Earned Value Management System

Mettere in pratica questi concetti Un semplice grafico EVMS

EVMS 60 50 40 BCWS

€

BCWP ACWP

20 10 0 1

Tempo

BCWS

BCWP

ACWP

Tempo

7,5

Un sistema EVM può essere messo in pratica in molti modi. Una via corretta è quella di pianificare le attività di progetto quanto più possibile a livello micro.

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Earned Value Management System

Pianificare a livello micro Pianificare a livello micro non significa gestire a livello micro. Significa invece pianificare a un livello di dettaglio sufficiente da identificare attività che possano durare 3-5 giorni o al massimo una settimana. Micro-pianificare significa:

- Stabilire criteri di completamento, in modo da sapere chiaramente quando abbiamo portato a termine un’attività - Stabilire budget in termini di giorni-persona - Stabilire date di completamento previste

Alcuni concetti fondamentali dell’EVMS Mai paragonare la spesa prevista (BCWS) con la spesa effettiva (ACWP). - Questo dato ha ben poco valore - Può addirittura portarci a ridurre la spesa del budget a noi allocato nel tentativo di ottenere indicatori favorevoli. La performance in termini di costo (CV) deve invece focalizzarsi su quanto è stato effettivamente ottenuto (BCWP) a fronte di quanto è stato effettivamente investito per ottenere questo risultato (ACWP)

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Tutorial Microsoft PROJECT 2010 Video tutorial per lavorare con le WBS In questo breve video, Pietro Malacalza relatore certificato PMP, vi mostrerà come il concetto di WBS viene integrato in un GANTT di pianificazione creato con Microsoft Project

Clicca qui pe vedere il video su Microsoft ShowCase

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Tips & Tricks Come funzionano i legami tra attivita’ in Microsoft Project’ L’attività di pianificazione rappresenta una fase importantissima nel lavoro del Project Manager. Una volta stabilito quali siano le attività necessarie al raggiungimento di un certo obbiettivo, sia esso un obbiettivo intermedio o finale, è necessario creare dei legami tra queste attività: in altre parole, bisogna stabilire se vi siano dei rapporti tra l’inizio o la fine di una o più attività. La creazione di legami riveste un’importanza cruciale per l’individuazione del percorso critico di progetto, cioè quelle attività che, se dovessero subire ritardi, avrebbero un impatto sulla data di fine progetto. Naturalmente stabilire dei legami tra una moltitudine di attività di progetto è un’operazione tutt’altro che banale, tenuto conto che i legami possono condizionare non solo l’inizio ma anche la fine delle attività.

Fine-Inizio L’esempio di più immediata comprensione è quello per cui si debba terminare un’attività prima dell’inizio di un’altra: si pensi, nel campo della programmazione, all’attività di raccolta e analisi dei requisiti e all’attività di scrittura del codice. In questo caso, l’inizio dell’attività di scrittura del codice è subordinato alla fine dell’attività di raccolta e analisi dei requisiti. Questo tipo di legame è detto Fine-Inizio (Finish to Start nella versione in inglese) e impone che l’attività successore (Scrittura codice) possa cominciare solo dopo la fine dell’attività predecessore (Analisi e raccolta requisiti). Se Analisi subisce un ritardo, verrà ritardato l’inizio di Scrittura. Nella figura sono rappresentate le due attività e il tipo di legame (cerchiato in giallo).

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Creazione di legami tra date e durate di attività

Inizio-Inizio Esistono casi in cui il legame tra due attività non riguarda la fine di una e l’inizio dell’altra ma, ad esempio, l’inizio di entrambe le attività. Pensiamo ad un’attività di collaudo di prodotti che può partire solo quando sia già partita l’attività di produzione in serie dei prodotti stessi: non c’è bisogno che l’attività di produzione sia finita, basta che sia cominciata. In questo caso parliamo di legame inizio-inizio (Start to Start in inglese).

Attenzione ad un elemento importante: il legame inizio-inizio non impone necessariamente che le due attività comincino allo stesso tempo! Anche in questo tipo di legame, infatti, esiste un criterio di predecessore e successore: il legame impone infatti che il successore (che è sempre l’attività in subordine) possa cominciare solo se il predecessore è già cominciato (oppure contemporaneamente all’inizio di esso). Ciò significa, nel nostro caso, che se ripianifichiamo in avanti l’inizio di Produzione (predecessore) il sistema ripianificherà l’inizio di Collaudo (successore), ma se invece ripianifichiamo l’inizio di Collaudo, Produzione rimarrà alla data originale.

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Creazione di legami tra date e durate di attività

Fine-Fine In alcuni casi il legame tra due attività riguarda la fine delle stesse: un’attività di sorveglianza di un cantiere può terminare solo dopo la fine dell’attività di costruzione. Si parla in questo caso di legame fine-fine (Finish to Finish). In Project viene rappresentato così:

Così come il legame Inizio-Inizio non impone necessariamente che le due attività comincino insieme, il legame fine-fine non impone necessariamente che le due attività finiscano allo stesso tempo: comporta piuttosto che la fine dell’attività successore (Sorveglianza) debba essere successiva (o contemporanea) alla fine dell’attività predecessore (Costruzione). Nel nostro caso, se la fine di Costruzione viene prolungata oltre la fine di Sorveglianza, la fine di quest’ultima viene spostata in avanti. Viceversa, se viene posticipata la fine di Sorveglianza, non accadrà nulla a Costruzione.

Inizio-Fine Il quarto tipo di legame è detto inizio-fine (Start to Finish), e impone che l’attività successore possa finire solo dopo l’inizio dell’attività predecessore. Da notare, anche in questo caso, come il fatto di essere predecessore o successore non sia determinato dalla successione temporale ma da una sorta di criterio gerarchico: il successore è influenzato dal comportamento del predecessore. L’attività predecessore è quella che in un certo senso “guida” l’azione.

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Creazione di legami tra date e durate di attività

Sul diagramma di Gantt il legame tra le due barre viene rappresentato con una freccia che va dall’inizio del predecessore alla fine del successore (vedi indicatore rosso in figura).

Un esempio di due attività vincolate da questo legame potrebbero essere due turni di sorveglianza: nella nostra pianificazione non vogliamo che vi siano periodi senza sorveglianza, quindi stabiliamo che Turno 2 sia predecessore di Turno 1 e li leghiamo con un inizio-fine. In questo modo, se spostiamo in avanti l’inizio di Turno 2, (perchè magari i sorveglianti del secondo turno sono in ritardo) la fine di Turno 1 verrà ritardata (per la gioia dei sorveglianti del primo turno!). Se avessimo usato un legame fine-inizio, il primo turno sarebbe finito all’ora pianificata indipendentemente dal ritardo dell’inizio del secondo turno, quindi avremmo avuto un “buco” nella sorveglianza!

Uso dei Lag (Ritardi) Molto spesso non è sufficiente stabilire dei legami tra due o più attività: ci sono casi in cui, ad esempio, tra la fine e l’inizio di due attività deve anche trascorrere un certo tempo. Pensiamo a una situazione in cui un’attività non può partire immediatamente dopo la fine del predecessore ma devono passare due giorni. Project offre la possibilità di utilizzare dei Ritardi (Lag nella versione inglese), cioè degli intervalli di tempo tra le due attività:

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Creazione di legami tra date e durate di attività

Nell’esempio riportato sopra è stato inserito un ritardo di due giorni tra la fine dell’attività “a” e l’inizio di “b”. Il ritardo può anche essere negativo (si parla in questo caso di anticipo); in questo modo si fa sì che un’attività possa partire non più di un certo numero di giorni prima della fine di un’altra:

I ritardi funzionano con qualsiasi tipo di legame: è possibile infatti stabilire che un’attività possa cominciare solo un certo numero di giorni dopo l’inizio di un’altra, oppure che un’attività possa finire solo dopo un certo numero di giorni dopo la fine di un’altra eccetera. E’ inoltre possibile stabilire dei ritardi come percentuale sulla durata di un’attività: nel caso riportato qui sotto si impone che il successore cominci solo dopo un ritardo pari al 50% della durata del predecessore (il predecessore dura quattro giorni quindi il ritardo risulta essere di due giorni).

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IT Tools Microsoft SharePoint 2010 Evaluation Guide For technical and business decision makers SharePoint 2010 is the business collaboration platform for the Enterprise and the Internet. When people need to work with other people, with content and information, or with lineof-business data, they can use the rich, out-of-the-box set of integrated capabilities in the SharePoint 2010 platform. People can also customize these capabilities to address specific business needs and integrate them with other products and solutions. Using the same set of capabilities and tools, companies can deploy SharePoint 2010 both inside the enterprise (that is, intranets) and outside of the firewall (that is, extranets, the Internet) so employees, customers, and business partners can work with the platform. SharePoint 2010 helps companies: 1_ Deliver the best productivity experience by letting people work together in ways that are most effective for them. Whether through the PC, browser, or mobile device, SharePoint 2010 offers an intuitive and familiar user experience. These capabilities are significantly enhanced by the way SharePoint 2010 and Microsoft OfficeÂŽ 2010 work together, letting people increase productivity while using familiar products and tools. 2_ Cut costs with a unified infrastructure that offers enterprise-scale manageability and availability. Whether companies deploy the platform on-premises or as hosted services, SharePoint 2010 lowers the total cost of ownership by offering an integrated set of features and by helping companies consolidate their business-productivity solutions on top of SharePoint Server. Companies can then reduce costs related to maintenance, training, and infrastructure management. 3_ Rapidly respond to business needs with dynamic and easily deployed solutions. SharePoint 2010 offers the tools and capabilities for end users, advanced users, and professional developers to design and create business solutions that can be integrated with existing company data, tools, and processes.

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Microsoft SharePoint 2010

Rapidly respond to business needs with dynamic and easily deployed solutions. SharePoint 2010 offers the tools and capabilities for end users, advanced users, and professional developers to design and create business solutions that can be integrated with existing company data, tools, and processes.

Capability Areas SharePoint 2010 helps people work together in new and effective ways with a rich set of six integrated capabilities areas. Using SharePoint, people can set up Web sites to share information with others, manage documents from start to finish, and publish reports to help everyone make better decisions.

Communities SharePoint 2010 Communities delivers great collaboration tools—and a single platform to manage them. Make it easy for people to share ideas and work together the way they want.

Search SharePoint 2010 Search cuts through the clutter. A unique combination of relevance, refinement, and social cues helps people find the information and contacts they need to get their jobs done.

Microsoft SharePoint 2010

Content SharePoint 2010 Content makes content management easy. Set up compliance measures ”behind the scenes”—with features like document types, retention polices, and automatic content sorting—and then let people work naturally in Microsoft Office.

Insights SharePoint 2010 Insights gives everyone access to the information in databases, reports, and business applications. Help people locate the information they need to make good decisions.

Composites SharePoint 2010 Composites offers tools and components for creating do-it-yourself business solutions. Build no-code solutions to rapidly respond to business needs.

Microsoft SharePoint 2010

SharePoint Sites A Single Infrastructure for All Your Business Web Sites Microsoft SharePoint 2010 provides a comprehensive platform that companies can scale to meet business needs while simplifying how people find and share information. It provides a full set of tools that people can use to create any kind of site, plus a single infrastructure that simplifies site management. From a team site for colleagues, to an extranet site for partners, to an Internet site for customers, people can share and publish information using one familiar system. The capabilities included in SharePoint Sites are based on a simple and powerful site fram work, the management tools included in SharePoint 2010, and enhanced capabilities that help people extend the SharePoint platform and customize SharePoint sites.

SharePoint Ribbon User Interface SharePoint 2010 features the Microsoft Office Fluent™ user interface, including the ribbon user interface. The SharePoint Ribbon user interface offers an extensible, seamless, and familiar user experience across client and server applications, and people can customize it to address specific business and usability needs. Figure 2 SharePoint Ribbon

Microsoft SharePoint 2010

Easy Web Editing Sites in SharePoint 2010 contain the same list and libraries as previous versions of SharePoint, but the site is now a collection of pages. Because SharePoint sites focus more on pages than collections of lists, people can better control sites. People can quickly and easily create and edit pages within sites using the tabs and groups in the SharePoint Ribbon and a consistent, contextual rich text editor. The resulting experience is very similar to editing content in an application such as Microsoft Office Word®, making it easy and intuitive for people to create and edit SharePoint sites. People can also easily work together to change existing pages with wiki technology in SharePoint 2010 team site pages. To edit content on a page, people can simply click the Edit tab type on the page. To enhance content, people can embed Web Parts, media files, and SharePoint lists in the page with a single click.

Cross-Browser Support and Improved Mobile Experience As more organizations want to increase productivity within a diverse environment and a mobile workforce, SharePoint 2010 now supports not only Microsoft Internet Explorer®, but also Firefox and Safari. With any of these browsers, people can view and edit sites, and work with content effectively with a high-quality experience. SharePoint 2010 also offers support for multiple micro-browsers, helping more people work together while using mobile devices. People can view and edit Office documents, browse SharePoint document libraries, and search for content and people.

Microsoft SharePoint 2010

SharePoint Workspace 2010 Microsoft SharePoint Workspace 2010 is the rich desktop client for SharePoint 2010 that helps people work together, even when they’re not connected to a network. When people work in SharePoint Workspace while connected to a network, their changes within the client immediately appear in the corresponding SharePoint site. When people work offline, SharePoint Workspace caches any changes and automatically synchronizes the changes when connected to the SharePoint site. In SharePoint Workspace 2010, people can take offline the content of entire sites, including custom lists and line-of-business data, and can integrate Microsoft InfoPath® 2010 forms for richer data entry and data validation. Figure 3 SharePoint Workspace 2010 with InfoPath forms

Microsoft SharePoint 2010

Office Web Applications When people are on the go, they may not have access to the Office applications like Microsoft Word or Microsoft Office Excel®. SharePoint 2010 works with the Web companions to the most popular Office applications, so people can access documents, spreadsheets, presentations, and notes without worrying about whether the computer they use has the latest Office programs installed. The Office Web applications for Word, Excel, Microsoft Office PowerPoint®, and Microsoft Office OneNote® add convenience by making it easier for people to view and edit documents, spreadsheets, presentations, or notes when away from the office, including concurrent editing capabilities (co-authoring). Figure 4 Viewing and editing Office documents with the Word Web application

Microsoft SharePoint 2010

Personalization Multilingual User Interface (MUI) Many organizations have employees who speak different native languages or send employees across borders as part of their jobs. SharePoint 2010 makes it easier for those employees to interact with people and content while using an interface in the language of their choice. After site administrators install the required language packs and activate the Multilingual User Interface (MUI) service, people can switch between languages and have their sites’ chrome use texts (strings) in the language they’ve chosen. With the MUI in SharePoint 2010, site owners can configure fields within lists to support multiple languages. And when people create new content, they can also submit translations of the content so other users can view the content in specified languages. Figure 5 Switching between pre-configured languages

Microsoft SharePoint 2010

Audience Targeting In SharePoint 2010, people can target content to audiences defined by rules, SharePoint groups, or memberships in distribution lists. People can target any list item—not just lists— and can target virtually any individual item within the site (for example, documents, events, Web Parts). People can target Web Part content in two ways:

- Configure Web Parts Pages to display different Web Parts based on audience mem bership.

- Configure Web Parts to display different content based on audience membership.

For example, in a default area called Human Resources, a site administrator can create a Manager Resources Web Part that appears only to users who are members of a manager audience (for example, managers). The site administrator can also target specific news items in the News Web Part to only new employees.

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