PM NEWS - Marzo 2012 by STNEXT STNEXT

PM NEWS Project Management Newsletter

#Marzo 2012

Bimestrale di informazione sul Project management In questa release: Gestione dei rischi, Reportistica con Project Server Report Pack II, Creazione di legami tra date e durate di attivita’, Video tutorial, Project 2010 top benefits e altro ancora....

PM News © é un progetto editoriale on line di ST NEXT

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Benvenuti!

Benvenuti su PM News, la newsletter/ magazine specializzata sul mondo del project management, che vi terrà aggiornati sulle ultime novità. In questa prima release vogliamo proporvi una panoramica sulla disciplina del project management e approfondimenti dedicati alla risoluzione dei problemi utili a tutti i professionisti del settore, oltre che la possibilità di tenervi aggiornati sulle ultime news riguardanti workshop e video tutorial. PM News é un progetto editoriale on line di ST NEXT Da oltre 10 anni ST NEXT SRL è leader per le soluzioni di project management , sviluppo software e applicazioni workflow. L’esperienza professionale e le certificazioni acquisite, fanno di ST NEXT un partner sicuro per la realizzazione di sistemi di project management e per il raggiungimento degli obiettivi aziendali. Molte aziende leader di settore si sono affidate ad ST NEXT per lo sviluppo e l’ottimizzazione dei processi aziendali sia su territorio nazionale che per le aziende partner su territorio estero.

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Sommario Upcoming Events:

# Workshop gratuito: Processi e strumenti di gestione dei progetti: La Piattaforma Project EPM 3 Moduli formativi concepiti per fornire agli utenti di tutte e tre le sessioni, le competenze necessarie per una proficua gestione dei progetti mediante il supporto informatico fornito dalla piattaforma EPM.

Focus on:

# Fondamenti di Gestione dei Rischi # Reportistica con Project Server Report Pack II (prima parte)

Tutorial

# WBS in Microsoft Project (video)

Tips & Tricks

# Creazione di legami tra date e durate di attivita’

IT Tools

# Project 2010 Top Benefits - Project Server 2010 Top Benefits - FY10

Our Network

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Upcoming Event WORKSHOP GRATUITO: Processi e strumenti di gestione dei progetti: La Piattaforma Project EPM

Microsoft e ST NEXT offrono un ciclo di tre workshop gratuiti dedicati all’utilizzo di due strumenti essenziali per la gestione integrata dei progetti e la visualizzazione efficace dei processi: Microsoft® Project e Microsoft® Visio® 2010. L’intero percorso formativo è quindi concepito per fornire ai partecipanti le competenze necessarie per una proficua gestione dei progetti mediante il supporto informatico fornito dalla piattaforma di Enterprise Project Management. *Alle aziende che seguiranno tutti e tre i Workshop*, verrà offerto un Assessment personalizzato a cura dei consulenti di ST NEXT, con l’emissione di un documento di analisi dell’organizzazione con conseguenti proposte di ottimizzazione per la gestione dei progetti. ST NEXT © - PM NEWS - Project Management Newsletter © MARZO 2012

WORKSHOP GRATUITO: Processi e strumenti di gestione dei progetti: la Piattaforma Project EPM Nel mercato odierno un efficiente controllo di programmi e progetti rappresenta sempre di più una leva fondamentale per riuscire a gestire la numerosità delle iniziative, la loro complessità e la mole di informazioni in maniera organizzata. Questo fa nascere l’esigenza di dotarsi di metodi e strumenti sempre più efficaci ed integrati fra loro con l’obiettivo di aumentare il controllo su tempi, costi e risorse e riducendo così rischi aziendali e progettuali. Questo ciclo di formazione prevede tre moduli, i quali coniugano l’elemento teorico con la componente pratica. Si tratta di tre sessioni indipendenti ma organiche tra loro, utili all’acquisizione delle competenze di pianificazione, esecuzione, monitoraggio, controllo e comunicazione, sia a livello teorico che pratico, mediante approfondimenti sul prodotto. L’intero percorso formativo è quindi concepito per fornire ai partecipanti le competenze necessarie per una proficua gestione dei progetti mediante il supporto informatico fornito dalla piattaforma di Enterprise Project Management. La partecipazione ad ogni Workshop darà diritto a 6 PDU da dichiarare all’interno della “Category B : Continuing education”. 30 Posti limitati per ogni WS* massimo 2 persone per azienda. 28 MARZO 2012 MODULO 1 : LA PIANIFICAZIONE DI PROGETTO 17 Aprile 2012 MODULO 2 - MONITORAGGIO E CONTROLLO PROGETTI 15 Maggio 2012 MODULO 3 – COLLABORAZIONE E CONDIVISIONE INFORMAZIONI

Per ricevere l’invito gratuito ai Workshop scrivere a: alessandra.arno@stnext.it

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Focus on: Fondamenti di Gestione dei Rischi Identificazione del rischio

In questa fase il rischio viene identificato e catalogato. Il miglior approccio per procedere all’identificazione dei rischi è quello di effettuare degli incontri con il personale dell’IT e delle linee di business coinvolte, utilizzando sia la tecnica del brainstorming che la revisione di rischi “tipici”. Esistono differenti tipologie di rischi ed è necessario decidere come affrontare ogni tipologia in base al progetto. I rischi cosidetti “di business” sono rischi costanti che vengono meglio gestiti dalle linee di business. Un esempio è quello di un progetto che non riesca a mantenere l’obiettivo della fine dell’anno finanziario, e quindi l’area di business decida di mantenere i sistemi contabili esistenti per un altro anno. In questo caso il rischio verrà probabilmente affrontato mediante un contingency plan che preveda di utilizzare il sistema esistente per un altro anno. Il secondo elemento da considerare sono le ripercussioni negative sul progetto. Se il verificarsi della situazione non ha impatti negativi, non si tratta di rischio. Supponiamo di definire come rischio il fatto che il progetto si riveli meno complicato del previsto e che si possa quindi portarlo a compimento in meno tempo. A meno che il fatto di finire prima abbia un effetto negativo, una situazione di questo tipo non può essere definita come rischio.

Risk Management Plan

Esistono quattro fasi nella gestione dei rischi (Risk Management). Essi sono: 1. Identificazione del rischio 2. Quantificazione del rischio 3. Affrontare il rischio 4. Monitoraggio e controllo del rischio ST NEXT © - PM NEWS - Project Management Newsletter © MARZO 2012

Fondamenti di Gestione dei Rischi

Siamo stati incaricati di redigere un piano di gestione dei rischi e non sappiamo da dove cominciare? Ecco una guida sintetica alla soluzione del problema.

Project Risk Management

Definiamo come rischio un evento che può verificarsi portando delle ripercussioni negative sul progetto. Qualche precisazione. Il fatto che “possa accadere” indica una probabilità inferiore al 100%. Se la probabilità è del 100%, e quindi l’evento accadrà senza dubbio, non si tratta di un rischio ma di un problema (in inglese viene definito una issue). Una issue viene gestita in maniera differente rispetto a un rischio e non rientra nello scopo di questo documento. Un rischio deve inoltre avere una probabilità di verificarsi superiore allo 0%; perchè si possa parlare di rischio deve esistere una seppur remota possibilità che l’eventualità si verifichi.

I rischi generici sono rischi di progetto intrinseci. Ad esempio il rischio causato da requisiti incompleti. Ogni organizzazione elaborerà le proprie strategie per rispondere a questa tipologia di rischi. I rischi devono essere definiti in due parti. La prima parte è la causa della situazione rischiosa (fornitore che non rispetta la scadenza, utenti non disponibili etc.). La seconda parte è relativa all’impatto (andare fuori budget, non rispettare le scadenze etc.). Un rischio può quindi essere definito come “la scadenza non rispettata dal fornitore causerà uno sformaneto del budget”. Se si usa questo formato è più facile eliminare duplicati e comprendere pienamente i rischi.

Quantificazione dei rischi I rischi devono essere quantificati su due dimensioni. Devono infatti essere valutati sia l’impatto che la probabilità che un rischio si verifichi. Per semplicità possiamo assegnare un valore da uno a quattro; maggiore il numero, maggiore la probabilità o l’impatto. In questo modo possiamo stabilire delle priorità costruendo un modello a matrice.

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Fondamenti di Gestione dei Rischi

Da notare come una situazione di alta probabilità e basso impatto porti a una classificazione del rischio come medio. D’altro canto se l’impatto è forte e la probabilità bassa, il rischio viene classificato come alto. La seppur remota possibilità di una catastrofe merita maggior attenzione che non l’alta probabilità di un piccolo incidente.

Affrontare il rischio Vi sono quattro strategie fondamentali per affrontare il rischio: • Evitarlo. Far qualcosa per rimuoverlo. Ad esempio, servirsi di un altro fornitore. •

Trasferirlo. Spostare la responsabilità su qualcun altro. Magari un fornitore esterno può essere investito dell’esecuzione di una parte del progetto partico- larmente rischiosa.

• •

Mitigarlo: prendere provvedimenti per limitare l’impatto o la possibilità che il rischio si verifichi. Se ad esempio il rischio riguarda la disponibilità di risorse, richiedere l’impegno formale da parte delle risorse sulla loro disponibilità. Accettare il rischio. Il rischio potrebbe essere di entità così limitata da rendere superflua qualsiasi azione.

Un piano per affrontare il rischio dovrebbe comprendere una strategia e le singole azioni per porre in essere la strategia. Le azioni dovrebbero indicare cosa deve essere fatto, chi lo deve fare e quando.

Controllo del rischio L’ultima fase consiste nel monitoraggio costante dei rischi per identificare modifiche nello status oppure il verificarsi dei rischi stessi. É buona norma organizzare incontri a intervalli regolari per identificare eventuali azioni pendenti, valutare probabilità e impatti, eliminare rischi che non sono più tali e identificare nuovi rischi. ST NEXT © - PM NEWS - Project Management Newsletter © MARZO 2012

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Focus on: Reportistica con Project Server Report Pack2 Il Project Server 2007 Report Pack II, rilasciato ad agosto 2009, comprende una serie di report utilizzabili in un ambiente EPM per fornire un più immediato accesso ai dati dell’organizzazione. L’utilizzo del report pack richiede SQL Server Reporting Services 2005 (SSRS) e un client con SQL Server Business Intelligence Development Studio (BIDS). I report preimpostati nel Report Pack si basano su dati derivanti dai database Project Server 2007 Litware, che possono essere scaricati liberamente al seguente indirizzo: http://code.msdn.microsoft.com/PS2007SampleDB/Release/ProjectReleases. aspx?ReleaseId=1044 I report utilizzano infatti due campi personalizzati che sono definiti su questi database: il campo Team Name e il campo Position Role. I valori contenuti in questi campi sono incorporati in alcuni dei report allo scopo di illustrare le potenzialità di utilizzo dello strumento anche in un ambiente caratterizzato da numerose personalizzazioni.

Integrazione con SharePoint I report creati con Project Server 2007 Report Pack II possono essere integrati con SharePoint, creando quindi delle dashboard comodamente accessibili tramite WebAccess:

Nell’esempio in figura sono state create cinque Dashboards (My Dashboard; Task Update Compliance; Timesheet Compliance; Resource Dashboard e Administration Dashboard). In questo documento illustreremo in particolare la Administration Dashboard. ST NEXT © - PM NEWS - Project Management Newsletter © MARZO 2012

Reportistica con Project Server Report Pack2 (prima parte)

Administration Dashboard Una delle novità più interessanti per i professionisti IT è la nuova Administration Dashboard, che riporta informazioni sul sistema EPM in maniera rapida e concisa: il suo scopo principale è infatti quello di fornire agli amministratori un’indicazione generale sulla quantità e qualità dei dati a sistema. Dei link permettono poi di scendere a un livello di dettaglio più fine: esistono ben 25 sub-report associati alla Administration Dashboard, ciascuno dei quali è focalizzato su un’area in particolare.

Sezione Projects La prima sezione della dashboard comprende informazioni sui progetti divisi per appartenenza al DB Archive, Draft o Published. Cliccando sugli hyperlink nella colonna EPM Database Type si accede a dei sub-report specifici per ciascuno dei database. Dati relativi a task e assegnazioni sono reperibili cliccando sui link nelle rispettive colonne (ad esempio, Longest Task Duration oppure Max Assignments per Project), così come dati relativi alle baseline sono reperibili cliccando sui link dell’ultima colonna.

Sezione Resources La seconda sezione riporta informazioni sulle risorse dell’organizzazione. Anche in questo caso, cliccando sui valori che funzionano come hyperlink è possibile accedere a sub-report specifici.

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Reportistica con Project Server Report Pack2 (prima parte)

Sezioni Timesheet e Metadata Le sezioni Timesheet e Metadata riportano informazioni sugli statini (timesheet), sui campi personalizzati a livello di organizzazione e relative tabelle di ricerca, sui calendari dell’organizzazione e sui template.

Sezioni Security, Queue e SQL Server Nella sezione Security troviamo il numero delle modifiche applicate a utenti, gruppi, categorie e templates. Molto utile anche la colonna che riporta le modiche nei permessi a livello di singolo utente: è buona norma infatti cercare di ridurre al massimo le modifiche nei permessi a livello di singolo utente, agendo invece sui permessi a livello di gruppi e categorie. La sezione Queue riporta il dettaglio delle code processate, mentre la parte su SQL Server contiene informazioni sulla frammentazione e sull’utilizzo dei DB di SQL Server e sulle tabelle. Anche in questo caso, cliccando sui link si accede a dei sub-report contenenti informazioni più dettagliate.

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Tutorial WBS in MS Project Video tutorial per lavorare con le WBS In questo breve video, Pietro Malacalza relatore certificato PMP, vi mostrerà come il concetto di WBS viene integrato in un GANTT di pianificazione creato con Microsoft Project

Clicca qui per vedere il tutorial sul canale di ST NEXT

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Tips & Tricks Creazione di legami tra date e durate di attivita’ Quando creiamo un’attività in Project Professional possiamo indicarne la durata semplicemente inserendola nel campo Durata.

Nel caso delle attività di riepilogo (che sono degli aggregati di attività), il sistema calcola la durata autonomamente basandosi sulle durate delle attività “figlie” e sui loro legami; non possiamo infatti inserire manualmente la durata di un’attività di riepilogo.

Vi sono però casi in cui non siamo in grado di stabilire a priori la durata di un’attività; ad esempio quando ci troviamo a pianificare un’attività di supporto che dovrà correre parallela alle altre attività di progetto. Allo stesso modo, vi sono casi in cui vogliamo creare attività la cui durata dipenda da date di inizio o fine di altre attività. In questo articolo spieghiamo come gestire queste situazioni presentando anche alcuni esempi.

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Creazione di legami tra date e durate di attività

Inserire un legame tra durate Oltre a inserire una durata manualmente, con Project Professional è possibile legare la durata di un’attività a quella di un’altra attività, oppure, caso ancora più utile, alla durata di un’ attività di riepilogo. Si voglia, ad esempio, far sì che la durata di Attività 2 sia legata a quella di Attività 1:

posizioniamoci sulla cella Duration di Attività 2 e selezioniamo Edit; Paste Special; Paste link

In questo modo la durata di Attività 2 viene agganciata a quella di Attività 1:

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Creazione di legami tra date e durate di attività

Se la durata di Attività 1 cambia, il sistema adeguerà automaticamente la durata di Attività 2. Ancor più interessante, però, è la possibilità di agganciare la durata di un’attività a quella di un’attività di riepilogo. Si prenda il caso in cui, all’interno di un piano, vi siano attività di progetto vere e proprie (nell’esempio riportato in figura, Analisi, Codice e Test) e un’attività di management o di supporto la cui durata deve rispecchiare quella delle attività di progetto nel loro insieme.

Per far sì che la durata di Management venga adeguata automaticamente dal sistema basta copiare la durata di Attività progettuali e incollarla come link sulla durata di Management. In questo modo, se ad esempio la durata di Test dovesse aumentare a 4 giorni, il sistema aumenterà automaticamente la durata di Management:

Inserire un legame tra date Poniamo di avere una milestone finale di consegna la cui data è fissa (esiste cioè un vincolo su di essa); per arrivare alla consegna dobbiamo eseguire la Scrittura Codice e il Test. Vogliamo che la durata di Test venga adeguata in modo da riassorbire eventuali ritardi di Scrittura Codice; in altre parole, vogliamo che Test si accorci nel caso in cui Scrittura Codice sia in ritardo oppure che Test si allunghi nel caso in cui finissimo Scrittura Codice prima del previsto.

Creazione di legami tra date e durate di attività

Per ottenere una situazione di questo tipo dobbiamo: porre il vincolo su Consegna (doppio clic sul nome della milestone; Advanced; impostare il Constraint type su Start No Earlier Than e poi la data di vincolo in Constraint date)

Copiare la data Finish di Scrittura Codice e incollarla come link sulla Start di Test; quindi copiare la Start di Consegna e incollarla come link sulla Finish di Test

In questo modo Test si comporterà come attività cuscinetto. Nota bene: se avessimo utilizzato dei semplici legami tra attività (ad esempio dei legami fine-inizio) non saremmo stati in grado di ottenere questo risultato: infatti un ritardo di Scrittura Codice avrebbe fatto slittare Test mantenendone però invariata la durata, e il ritardo si sarebbe quindi ripercosso su Consegna. Avremmo, in altre parole, creato dei legami tra date lasciando però inalterata la durata.

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IT Tools Project 2010 Top Benefits Microsoft® Project Server 2010 is built on Microsoft SharePoint® Server 2010, and brings together powerful business collaboration platform services with structured execution capabilities to provide flexible work management solutions. Project Server 2010 unifies project and portfolio management to help organizations align resources and investments with strategic priorities, gain control across all types of work, and visualize performance by using powerful dashboards.

1. Unified project and portfolio management. The best-in-class portfolio management techniques available in Microsoft Office Project Portfolio Server 2007 are incorporated into Project Server 2010, providing a single server with an intuitive user interface that offers the right tools to support the entire project life cycle. By combining top-down portfolio management techniques with bottom-up project management capabilities, Project Server 2010 helps organizations identify and select optimal portfolios, and successfully deliver the projects to realize results.

Project 2010 Top Benefits

2. Drive accountability and control with governance workflow. Project Server 2010 workflow capabilities help organizations define the right governance processes to effectively control all types of work—project and operational—throughout the work life cycle. Establishing checkpoints within the process and identifying individuals with the appropriate approval authority helps drive accountability, increases awareness, and provides an auditable record of all investment decisions. The new Proposal Status Page helps the Project Management Office (PMO) effectively communicate the governance processes and educate employees to drive adoption, satisfaction, and compliance.

3. Standardize and streamline project initiation. Project Server 2010 provides a one-stop-shopping demand management portal to help organizations streamline and standardize the initiation process for all types of work. Centralizing project and operational activities in a central system provides organizations with visibility across all requests and in-flight initiatives, so it is easy to eliminate duplicate requests and quickly assess the impact on available resources. The flexibility of Project Server 2010 helps the PMO provide departments with a level of autonomy, while standardizing the collection of data to facilitate enterprise reporting.

4. Select the right portfolios that align with strategy. Gone are the days when projects are funded on a first-come, first-served basis. Project Server 2010 includes best-practice portfolio selection techniques that provide a handshake between value optimization—that is, alignment with strategy—and resource utilization, to help organizations adopt a more rational rather than emotional approach to investment selection. managers.

Project 2010 Top Benefits

The new portfolio management and analytical capabilities help executives do more with less and objectively demonstrate the investment alignment with strategic priorities. a. Effectively prioritize and communicate business strategy. Project Server 2010 helps executives break down their strategy into actionable, measurable, and discrete business drivers. The intuitive pairwise assessment helps to ensure that organizations objectively prioritize business drivers, drive executive consensus, and derive a relative score that is used to measure the strategic contribution of competing requests. Consolidating and prioritizing business drivers within Project Server 2010 helps to communicate the strategy in actionable terms, and provide a blueprint that can be understood and implemented by departmental b. Run what-if analyses under varying constraints. Project Server 2010 helps organizations prioritize and assess projects from multiple dimensions—strategic value, financial value, risk—to provide objective, applesto- apples comparisons. The intuitive Cost Constraint Analysis view helps analysts quickly model varying budget constraints and use a sophisticated optimization algorithm to recommend the project portfolio that best aligns with the business strategy. The Efficient Frontier, Strategic Alignment, and Compare Scenario views provide powerful insights that help executives identify tradeoffs, and evaluate and refine portfolio selection. c. Proactively reschedule projects to maximize resource utilization. The new capacity planning capability in Project Server 2010 helps analysts proactively assess the impact of proposed portfolio on the resource pool, and model scenarios to enhance utilization across the planning horizon. The powerful Resource Constraint Analysis view provides a holistic portal to help organizations visualize resource shortfalls and underutilization, adjust project start dates to better utilize available employees, and model headcount decisions to identify optimal hiring strategies.

Project 2010 Top Benefits

5. Easily build Web-based project schedules. Project Server 2010 empowers a mobile workforce by bringing the power of Microsoft Project Professional 2010 to the browser with Web-based project scheduling. Project managers can now take advantage of powerful diagnostic capabilities, such as Change Highlighting and Multi-Level Undo without first opening Project Professional 2010. Web-based scheduling provides occasional and certified project managers with the flexibility to quickly build simple and complex schedules online, and conveniently edit the plan from any location over the Internet.

6. Intuitively submit time and task updates. Project Server 2010 provides organizations with the flexibility they need to centralize time capture, streamline processes, automate task management, and increase the accuracy of project forecasting. Time reporting capabilities have been further enhanced in Project Server 2010 to provide a new Single Entry Mode to unify time and task status updates. The Web-based user interface for timesheet entry and task management has been standardized to speed learning and enhance user experience. Project Server 2010 connects with Microsoft Exchange Server 2010 to ensure that team members can conveniently receive and update their project tasks in Microsoft Outlook® 2010 and Outlook Web App.

7. Gain visibility and control through reports and dashboards. Project Server 2010 provides a powerful reporting infrastructure coupled with flexible Business Intelligence tools to help ensure that organizations proactively gain visibility across their project portfolios, that they can react quickly, and can generate custom reports. Project Server 2010 uses the Microsoft Business Intelligence platform, including Excel® Services, PerformancePoint® Services, Visio® Services, PowerPivot for Excel, SQL Reporting Services, and more, to provide organizations with a comprehensive solution that will grow with their reporting needs. The solution provides nontechnical resources with familiar tools to easily create reports and configure powerful audience-based dashboards, while providing technical resources with more sophisticated capabilities to create complex views. ST NEXT © - PM NEWS - Project Management Newsletter © MARZO 2012

Project 2010 Top Benefits

8. Simplified administration and flexibility. Project Server 2010 is extremely flexible and can be quickly configured to meet an organization’s unique requirements and business processes. Project Server 2010 simplifies administration through an improved console that consolidates both project and portfolio management capabilities. New features including User Delegation and Project Permissions reduce the burden on the administrator by empowering user action. Project Server 2010 helps to ensure that PMOs and administrators can spend less time managing the system and focus more on project and portfolio delivery and performance.

9. Gain additional value from the Microsoft platform. Project Server 2010 connects with related Microsoft technologies, such as SharePoint Server 2010, Microsoft Office 2010, and Exchange Server 2010, to provide a powerful and familiar work management platform. This helps to ensure that team members can choose their preferred productivity tools to easily receive tasks and provide status updates to project stakeholders with minimal effort and administrative overhead. This flexibility helps drive productivity and helps to ensure that project managers and PMOs can effectively gather the required data to drive enterprise reporting and resource management.

10. Extensible and programmable platform. Project Server 2010 provides an open, extensible, and programmable platform to help ensure that organizations can easily develop custom solutions and effectively integrate with line-of business systems. Because Project Server 2010 is built on SharePoint Server 2010, developers can take advantage of a consistent and robust platform to rapidly build and deploy solutions using familiar tools and services, including Windows Communication Foundation, Business Connectivity Services, MicrosoftVisual Studio® 2010, and Microsoft SharePoint Designer 2010.

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