7 minute read
Feedback-kultur: Craft a culture of continuous feedback
274
Feedback-kultur
I team-orienterte arbeidsmiljøer må vi lære av hverandre for å oppnå utvikling av både jeget og laget. Ved å kommunisere konstruktivt med hverandre kan vi vokse og utvikles. Feedback er allerede veletablert i nordiske organisasjoner. Hele 50 prosent av nordiske ledere sier de har en uttalt feedback-kultur (NES 2018). Av disse har majoriteten dessuten satt opp rutiner og prosesser for at feedback skal være en naturlig del av hverdagen.
50 % av de nordiske lederne mener at de har en uttalt feedback-kultur på sin nåværende arbeidsplass.
(NES 2018)
I Norge mener 43 prosent av lederne og 40 prosent av medarbeiderne at det finnes en uttalt feedback-kultur i organisasjonen. Det skiller en del mellom ulike sektorer, i privat sektor mener 46 prosent at det finnes en uttalt feedback-kultur mens det i offentlig sektor bare er 27 prosent. Ideell sektor ligger mellom de to, 32 prosent svarer at de har en uttalt feedback-kultur (FA 2019).
Men det er fortsatt mange organisasjoner som sitter fast i en evalueringskultur som hverken støtter individet eller organisasjonen. Som vi allerede har konstatert under perspektivet Organisasjon, kommer vi i fremtiden til å samarbeide med stadig flere både innenfor og utenfor organisasjonen. Vi blir alt mer avhengige av våre spesialiserte kollegers kunnskap og vi må kunne kommunisere på en konstruktiv måte. Når tempoet dessuten øker blir denne ferdigheten stadig viktigere.
I en organisasjon som bygger på selvledelse er det alles ansvar å hjelpe seg selv, hverandre og organisasjonen med å utvikles. Da blir det nødvendig å skape en kultur der mennesker våger å si sitt syn på en situasjon. Alle skal føle at de kan komme med feedback og input både til kolleger og på beslutninger som fattes. Ved å utvikle en gunstig feedback-kultur kan individene og organisasjonen vokse.
Feedback-kultur, like ettertraktet som vanskelig å oppnå?
Hvorfor er det da vanskelig å få til noe så allment ettertraktet som god stemning på arbeidsplassen? Vi søker alle tillitsfulle relasjoner der vi kan være oppriktige med hverandre for å vokse som individer og team. Men iblant har vi vanskelig for å nå frem til hverandre siden vi uttrykker våre tanker i kritikk og våre hjerner opplever kritikk som en direkte trussel mot oss.
Hjernens reaksjon er den samme som når vi sto på savannen med en løve på vei mot oss, og vi reagerer med enten Freeze, Flight eller Fight. Dessverre leder ingen av disse alternativene til god stemning på kontoret eller tillitsfulle relasjoner. Tvert imot viser omfattende forskning at kritikk og annen negativ behandling utløser de samme smertesensorene i hjernen som når vi får et fysisk slag. Under slike forutsetninger kan vi ikke forventes å gjøre en god jobb, eller ens jobbe i det hele tatt. Derfor blir det viktig å skape en feedback-kultur som bidrar til trygge og utviklingsorienterte team.
Feedback er ikke synonymt med kritikk
Feedback er ikke samme sak som kritikk. Dessuten handler ikke feedback om å vurdere en atferd som bra eller dårlig, men helt enkelt gi tilbakemelding på hvordan en atferd oppleves av meg som mottaker. Det er ikke heller opp til personen som gir feedback å avgjøre hva mottakeren skal gjøre med den. Mottakeren velger selv om den vil forandre eller beholde sin atferd.
Feedback - eller feedforward?
En måte å frikoble feedback fra kritikk er å begynne med feedforward i stedet. Mens feedback handler om datid, å gi sitt syn på hvordan noen har prestert eller oppført seg, fokuserer Feedforward i stedet på fremtiden.
Det handler om å vise en person muligheter til fremtidig prestasjon eller atferd, med hensikt om å forbedre.
Med feedback havner mange i forsvarsposisjon i stedet for å ta til seg og utvikles for fremtiden. Personer som får feedback legger mye energi på å forberede et bra svar (forsvarstale), mens de som får feedforward ikke trenger å uroe seg, men kan konsentrere seg helt på hva den andre personen sier. Både feedback og feedforward trengs i en organisasjon.
Mer komfortable med å få enn å gi feedback
Det er en åpenhet for å motta feedback i de nordiske landene og de fleste mener at de gjerne tar imot feedback fra så mange som mulig (79 prosent). Kun én prosent sier at de ikke er bekvemme med å motta feedback fra noen (NES 2018).
Fordeler med feedforward:
• Hjelper folk med å forestille seg og fokusere på hvordan de kan gjøre ting bedre i stedet for hva de ikke har gjort bra nok. • Er lettere å gi og lettere å motta siden det fokuserer på løsninger i stedet for feil og problemer. • Større fokus på målene fremfor kun atferd. Målene i en organisasjon er ofte tydeligere enn hvordan vi skal oppføre oss. Derfor blir det lettere at få aksept med feedforward som kobles til organisasjonens mål eller personens oppgaver.
I FA 2019 svarer to tredjedeler at de er komfortable med å motta feedback fra alle kolleger. Derimot er det bare halvparten som også er bekvemme med å gi feedback til alle kolleger. Når det handler om feedback fra kunder eller brukere er det også tydelig at man er mer komfortabel med få enn å gi feedback. Her er bare en tredjedel komfortable med å gi feedback, mens nær halvparten er bekvemme med få feedback.
Feedback krever trening
Riktig formulert kan feedback øke innlæringstempoet, mens dårlig formidlet feedback kan oppleves som kritikk. Å lære deg hvordan du kan jobbe med feedback for å oppnå resultatene du ønsker blir viktigere i fremtidens arbeidsliv.
Det kan høres enkelt ut i teorien, men det innebærer en hel del arbeid for at hele organisasjonen skal trene opp ferdigheten. Som alle kulturer opprettholdes feedback-kulturen av kontinuerlige gjentakelser. Det handler egentlig om å lære seg en form for feedback og så spre og gjenta den.
Hvem er du komfortabel med å gi feedback til?
Min nærmeste leder 50 % Mine nærmeste kolleger 60 % Alle kolleger 50 % Alle ledere 30 % Kunde/bruker 30 % Ingen 7 % Hvem er du komfortabel med å få feedback fra?
Min nærmeste leder 60 % Mine nærmeste kolleger 57 % Alle kolleger 66 % Alle ledere 46 % Kunde/bruker 48 % Ingen 1 %
(FA 2019)
Initiativ for å fremme en feedback-kultur:
• Rutiner og prosesser for at feedback skal være en naturlig del av hverdagen • Organisasjonen er tydelig med at feedback-kulturen er avgjørende for suksess • Det finnes muligheter for utdanning/kurs i feedback for alle i organisasjonen • Organisasjonen belønner evnen til å gi, be om og ta imot feedback • Lederes evne til å gi, be om og motta feedback måles
Nordiske ledere som jobber i en organisasjon med en uttalt feedback-kultur svarer på spørsmål om hvilke initiativ som har blitt gjort for at fremme den.
(NES 2018)
– Å gi og motta feedback – og å bruke det konstruktivt – kommer til å være sentrale deler av organisasjoners suksess.
For at vi skal kunne utvikle oss i riktig retning på det personlige planet og forsterke våre beste sider må vi bygge opp en feedback-kultur i organisasjonen.
– Vi kommer ikke til å ha en nærmeste sjef, men mentorer for kunnskaps- og erfaringsdeling. – Mer feedback, forhåpentligvis.
Å aktivere en strategi
En mindre gruppe med overordnet kunnskap om organisasjonen og et spesifikt område, kan med strategiske vurderinger skape en visjon og sette opp mål for området. For at det skal realiseres trenger alle medarbeidere forstå visjonen og hvorfor målene er strategisk viktige, for å i neste steg kunne bidra med ideer om hvordan deres arbeidsmetoder kan forandres for at nå dit.
Ved å inkludere alle medarbeidere i hvordan en strategi skal aktiveres tas den kollektive kunnskapen om verdiskapingen i alle roller med i utviklingen av de nye arbeidsmetodene. For at alle skal kunne komme med relevante ideer innen rammen for strategien kreves et tydelig rammeverk. Her ser du et eksempel på hvordan så sånt rammeverk skulle kunne se ut for å aktivere en strategi koblet til vekststrategien. Når rammeverket er på plass trengs en felles prosess for å teste og evaluere ideene. De ideer som fungerer kan implementeres i hele organisasjonen. På denne måten er alle inkluderte i aktiveringen av strategien og visjonen.
