6 minute read
Journalføring
Få større tryghed i journalføringen
Det kan være vanskeligt at lave en fuldstændig korrekt journalføring, hvor der lige akkurat er de oplysninger, som er påkrævet. Ikke mere. Ikke mindre. Nu har Plandent med hjælp fra Tandlægeforeningen udviklet et nyt sæt makroer til DentalSuites journalføring, så det bliver tryggere at føre journal.
Af: Thomas la Cour Foto: Adobe Stock
Når Styrelsen for Patientsikkerhed gennemgår patientklager er små og store fejl i journalføringen almindeligt forekommende. Små unøjagtigheder er så almindelige, at de færreste tandlæger helt kan afvise at have forbrudt sig mod journalføringsbekendtgørelsen i større eller mindre grad. Det kan være en kompliceret opgave at leve fuldstændig op til den sundhedsfaglige og juridiske dokumentationspligt, der er indeholdt i bekendtgørelsen. Det er let at glemme en lille detalje - især når man har at gøre med de mere komplicerede behandlingsforløb.
Odontologisk konsulent Marianne Bockhoff fra Tandlægeforeningen er stødt på problemet mange gange – også da hun selv sad som chefkonsulent i Styrelsen for Patientsikkerhed. – Vi sad jo med fortolkningen af bekendtgørelsen, og i forbindelse med tilsynssager var det ret almindeligt at få øje på små eller alvorlige fejl i journalføringen. Måske tilmed fejl, der rummede en del af årsagen til de behandlerfejl, der havde medført sagen. Mange tandlæger er uden tvivl bange for, om de fuldstændig lever op til journalføringsbekendtgørelsen, og det har fået tandlægerne til at skrive meget mere i journalen, end der er nødvendigt og relevant, siger Marianne Bockhoff.
Det er et billede, de genkender hos Plandent, der udbyder journalføringssystemet DentalSuite. – Vi er ofte i kontakt med tandlæger, der virkelig har udfordringer med journalføringen. De er usikre på, om de følger lovens bogstav til punkt og prikke, eller om der er små detaljer i journalføringen, de har overset, siger Tove Hansen, der arbejder med undervisning og rådgivning hos Plandent.
Ulla Mathiassen Pilemand, produktchef, Plandent.
Da corona-krisen lukkede landet i marts måned, og en del af Plandents aktiviteter på tandlægeklinikkerne blev sat på pause, besluttede virksomheden at udnytte ventetiden bedst muligt. – Vi ønskede at fokusere på noget, der kunne skabe stor værdi for klinikkerne og besluttede at udvikle et makrosetup, der kunne understøtte en mere korrekt journalføring, siger produktchef Ulla Mathiassen Pilemand fra Plandent.
Hjørnesten siden 1999 DentalSuite er den foretrukne IT-løsning på knap 900 danske tandlægeklinikker. Platformen har været på markedet i mere end 20 år, og den bruges til at håndtere alt omkring patienten – fra indkaldelse over journalføring til fakturering. – DentalSuite er en hjørnesten på mange klinikker, og platformen sikrer et naturligt flow fra at sikre indkaldelser af patienterne i henhold til forpligtelserne over journaldelen til regnskabs- og faktureringsdelen, siger Ulla Mathiassen Pilemand.
Samarbejde med Tandlægeforeningen Da corona-tænkepausen resulterede i ønsket om et bedre journalsystem, tog Plandent kontakt til Tandlægeforeningen. – Vi har mange gange før samarbejdet med dem om projekter, så vi fandt det naturligt at få dem med på konsulentbasis. Vi har styr på det tekniske, men de har i høj grad styr på juraen og journalføringsbekendtgørelsen, fortæller Ulla Mathiassen Pilemand.
Tandlægeforeningen lod Ole Marker, chef for efteruddannelsen, og Marianne Bockhoff indgå i en arbejdsgruppe under Plandent. – Vi var glade for at blive spurgt, for Plandent pegede på et problem, vi meget længe havde haft i kikkerten. Så vi gjorde meget gerne en indsats, forklarer Marianne Bockhoff.
De IT-kyndige fra Plandent og den faglige erfaring fra Tandlægeforeningen udviklede i fællesskab designet til det nye makrosystem, der fremover skal kunne vælges som tillægsydelse til DentalSuite.
Nødvendige og relevante makroer Et makrosystem skal i denne sammenhæng forstås som en ramme med en række nye funktioner. Rammen består af en lang række funktioner, der i Plandents udviklingsarbejde er døbt NOR-makroer. NOR står for ”Nødvendigt Og Relevant”, der er to kerneværdier i korrekt journalføring. – Fejlbehæftet journalføring handler ikke altid om, at der er for få oplysninger. Det kan lige så vel handle om, at der er alt for mange oplysninger. De irrelevante og unødvendige oplysninger er også en hindring for korrekt journalføring, siger Ulla Mathiassen Pilemand.
Derfor er den nye overbygning til journalføringen baseret på et meget målrettet fokus på netop de nødvendige og relevante oplysninger. Det sparer bekymringer – og dermed måske også tid. – Vi er blevet spurgt, om NORmakroer kan spare tandlægen tid. Man vil muligvis opleve journalføringen som ekstra grundig og dermed også lidt mere tidskrævende. Til gengæld kan man være sikker på, at man har fået de oplysninger ind i journalen, der skal være der – så tandlægen ikke skal bruge ekstra tid på at tjekke journalen. Samlet set er NOR-makroer ikke egentlig tidsbesparende, men man anvender sin tid mere korrekt, siger Tove Hansen.
Genkendeligt design Selve designet i journalføringen ligner den vanlige i DentalSuite, men kronologien vil være mere naturlig end førhen. Hvor systemet normalt er knyttet op på ydelsessystemerne, er den nye version i højere grad knyttet op på journalføringsbekendtgørelsen.
Platformen reagerer på forglemmelser med popup-advarsler. De kan fx komme i spil, hvis man har glemt at journalføre en anamnese inden en invasiv behandling. Den manglende journalføring kan skyldes en simpel forglemmelse i selve dokumentationsdelen, men den kan også skyldes, at man slet og ret ikke har indhentet den nødvendige anamnese. Her kan det nye makrosystem også have en positiv effekt på den almene patientsikkerhed. Men frem for alt hjælper journalføringen på et meget praktisk plan. – Man vil formentlig opleve en del popup-advarsler, de første gange man bruger den nye version af journalføringsredskabet. Men med tiden vil de forsvinde, fordi selve flowet i journalføringen er så intuitivt, kronologisk og logisk, siger Marianne Bockhoff.
Journalen er en del af behandlingen Kvaliteten af journalen er ikke kun vigtig i forhold til overholdelse af lovens bogstav. – Man siger jo, at journalføring er en vigtig del af en behandling. Fordi en behandling let og uden misforståelser skal kunne overtages af en anden behandler. I den sammenhæng kan man godt sige, at NOR-makroer gavner den generelle patientsikkerhed, siger Marianne Bockhoff.
Journaler kan komme i mange former – kortfattede og koncise eller lange og detaljerede. – Med makrosystemet får tandlægen en langt mere overskuelig journal, som det er meget lettere for andre at overtage, siger Ulla Mathiassen Pilemand.
Testet af tandlæger Det nye makrosystem er blevet testet i en håndfuld klinikker. Tilbagemeldingerne har været yderst positive. – Der er altid en tilvænningsproces, når man bryder forstyrrende ind i vaner, men hvis man har tiden, viljen og lysten til at gøre det på en ny måde, kan man sikre nødvendig og relevant journalføring, siger Ulla Mathiassen Pilemand.
Faste brugere af DentalSuite vil ikke kunne se nogen forskel, når de påbegynder journalføringen. Designet er det velkendte, og knapperne sidder, hvor de plejer. – Det er ikke vanskeligt at sætte sig ind i. Der bliver produceret nogle instruktionsvideoer, hvor de nye brugere kan orientere sig om ændringer og genveje i det nye system. Men det kræver naturligvis, at man er villig til at investere lidt tid i en forandring, som vil hjælpe fremadrettet, siger Marianne Bockhoff.
AKTIVT TILVALG
Det nye makrosystem til DentalSuites journalføringssystem er et produkt, klinikken kan tilvælge. Nye brugere af DentalSuite vil formentlig få den nye variant som standard, men Plandent vil ikke påtvinge faste brugere af platformen det nye makrosystem. Det skal være et aktivt tilvalg.
