OFFICE & SUPPORT
Naam
Klas
PROFIEL E&O OFFICE & SUPPORT
BB | KB | GL
In dit leerwerkboek staat alles wat je moet weten voor je toetsen en examens voor Office & Support. Het is van jou. Je mag erin schrijven, notities maken en alles markeren wat je belangrijk vindt.
We wensen je veel plezier bij het ontdekken van de wereld van Office & Support!
COLOFON
Contentontwikkeling
ThiemeMeulenhoff / Joline Moree, Tijmen Booij
Eindredactie
Toos de Zeeuw
Vormgeving
Studio Michelangela, Utrecht
Opmaak
Crius Group, Hulshout (België)
Omslagbeeld
GettyImages / ismagilov (r), Shutterstock / sitthiphong (l)
Over ThiemeMeulenhoff
ThiemeMeulenhoff ontwikkelt slimme flexibele leeroplossingen met een persoonlijke aanpak. Voor elk niveau en elke manier van leren. Want niemand is hetzelfde.
We combineren onze kennis van content, leerontwerp en technologie, met onze energie voor vernieuwing.
Om met en voor onderwijsprofessionals grenzen te verleggen. Zo zijn we samen de motor voor verandering in het primair, voortgezet en beroepsonderwijs.
Samen leren vernieuwen.
www.thiememeulenhoff.nl
Boek ISBN 978 90 06 69179 5
Pakket ISBN 978 90 06 37392 9
Eerste druk, eerste oplage, 2024
© ThiemeMeulenhoff, Amersfoort, 2024
Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen, of enig andere manier, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever. Voor zover het maken van kopieën uit deze uitgave is toegestaan op grond van artikel 16B Auteurswet 1912j° het Besluit van 23 augustus 1985, Stbl. 471 en artikel 17 Auteurswet 1912, dient men de daarvoor wettelijk verschuldigde vergoedingen te voldoen aan Stichting Publicatie- en Reproductierechten Organisatie (PRO), Postbus 3060, 2130 KB Hoofddorp (www.stichting-pro.nl). Voor het overnemen van gedeelte(n) uit deze uitgave in bloemlezingen, readers en andere compilatiewerken (artikel 16 Auteurswet) dient men zich tot de uitgever te wenden. Voor meer informatie over het gebruik van muziek, film en het maken van kopieën in het onderwijs zie www.auteursrechtenonderwijs.nl.
De uitgever heeft ernaar gestreefd de auteursrechten te regelen volgens de wettelijke bepalingen. Degenen die desondanks menen zekere rechten te kunnen doen gelden, kunnen zich alsnog tot de uitgever wenden.
Deze uitgave is volledig CO2-neutraal geproduceerd.
Het voor deze uitgave gebruikte papier is voorzien van het FSC®-keurmerk.Dit betekent dat de bosbouw op een verantwoorde wijze heeft plaatsgevonden.
INHOUD
BLOK 1 Gegevens verwerken
1.1 Documenten sorteren en archiveren 9
1.2 Gegevens beheren 17
1.3 Inkoopadministratie 22
1.4 Verkoopadministratie 27
1.5 Financiële gegevens verwerken 33
1.6 Agenda beheren 41
Samenvattingsopdracht blok 1 45 Begrippen 48
BLOK 2 Communiceren en ondersteunen
2.1 Bezoekers helpen 53
2.2 Ontvangstruimte netjes houden 58
2.3 Vragen beantwoorden 62
2.4 Omgaan met klachten 69
2.5 Zakelijk communiceren 77
2.6 Bijeenkomst organiseren 88
2.7 Facilitaire ondersteuning 95
2.8 Ondersteunen bij vergaderingen 98
Samenvattingsopdracht blok 2 101 Begrippen 106
ZO WERK JE MET MIXED
Je gaat aan de slag met een module van MIXED. Met MIXED leer je in de praktijk. Je ervaart wat je allemaal kunt doen in jouw beroepsgerichte profiel. Zo ontdek je wat jouw talenten zijn!
In het kort
Per module maak je praktische opdrachten. Deze praktische opdrachten laten je alle kanten van het beroepsgerichte vak ervaren. Je gaat dus écht aan de slag.
Om de praktische opdrachten te kunnen doen, heb je kennis nodig. In het leerwerkboek vind je de theorie die je moet kennen.
Naast de theoriebronnen in het leerwerkboek, moet je soms ook werkbronnen gebruiken bij de praktische opdrachten. Denk aan een uitlegfilmpje, een stappenplan of een uitwerkbijlage.
AAN DE SLAG MET PRAKTISCHE OPDRACHTEN
• Jouw docent laat je weten welke praktische opdrachten jij maakt bij deze module. Je vindt de praktische opdrachten online, of de docent heeft ze voor je geprint.
• Elke praktische opdracht begint met voorbereiden. Je ontdekt in welk werkveld je aan de slag gaat. Je leest wat je gaat doen en leren. Ook zie je hoeveel punten je kunt verdienen en wat je nodig hebt om de opdracht te maken.
• Dan ga je aan de slag. Volg stap voor stap de instructie die in de opdracht staat. Je kunt steeds de stappen die je hebt gedaan afvinken.
• Bij opdrachten gebruik je theoriebronnen en werkbronnen. De theoriebronnen staan in je leerwerkboek en in de online leeromgeving. Werkbronnen, zoals een video of uitwerkbijlage, vind je altijd online.
• Het eindproduct van de opdracht neem je op in je portfolio
HET LEERWERKBOEK VOOR DE THEORIE
• In het leerwerkboek dat je nu in je handen hebt, staat de theorie die je moet kennen. Misschien behandelt jouw docent eerst de theorie, voordat je aan de slag gaat met een praktische opdracht. Je kunt ook zelf de theorie erbij pakken als je die nodig hebt.
• Het leerwerkboek begint altijd met het grote plaatje. Dit helpt je om de verbanden te zien tussen de verschillende werkvelden in een profiel.
• Bij de theoriebronnen die je kunt lezen staan ook theorieopdrachten. Deze maak je om na te gaan of je de theorie goed begrijpt.
• In de theorie staan gekleurde begrippen. Deze begrippen moet je kennen voor een toets en voor je examen. Tip: gebruik de begrippenlijst achter in het leerwerkboek bij het leren.
• Het leerwerkboek bestaat uit twee blokken. Na elk blok maak je een samenvattingsopdracht. Zo leer je ook voor je toets en voor het examen!
WERKEN OP PAPIER OF ONLINE
Bij dit leerwerkboek hoort een online omgeving. In het schema hierna zie je wat je op papier kunt doen en wat er online te vinden is.
Op papier Online
• Praktische opdrachten (geprint)
• Theoriebronnen (in het leerwerkboek)
• Theorieopdrachten (in het leerwerkboek)
• Begrippenlijst (in het leerwerkboek)
• Praktische opdrachten
• Theoriebronnen
• Theorieopdrachten
• Begrippenlijst
• Werkbronnen
• Oefentoets begrippen
Module Office & Support
HET GROTE PLAATJE
OFFICE& SUPPORT
STOCK& SUPPLIES
RETAIL& STYLING SERVICE&SALES
WELKE VERBANDEN ZIJN ER?
✖ MODULE OFFICE & SUPPORT
Een office manager controleert de facturen en zorgt ervoor dat alle afspraken goed in de agenda staan. Een receptionist ontvangt en helpt bezoekers. Een facilitair medewerker zorgt dat alle ruimtes en voorzieningen in orde zijn. Zonder deze mensen zou het een rommel worden in het bedrijf. In deze module leer je wat er allemaal komt kijken bij het werk van Office & Support.
✖ MODULE RETAIL & STYLING
Retail & Styling draait om de presentatie en verkoop van producten. Office & Support regelt hierbij alles achter de schermen. Denk aan afspraken plannen met leveranciers en de financiële administratie. Zo kan het retailpersoneel zich richten op de perfecte klantbeleving en productpresentatie.
✖ MODULE SERVICE & SALES
Voor Service & Sales is het belangrijk dat alle klantinformatie op orde is. Ook gegevens over producten, diensten en bestellingen moeten snel te vinden zijn. Hier zorgt Office & Support voor. Zo kan het verkoopteam succesvolle verkoopgesprekken voeren en uitstekende klantenservice bieden.
✖ MODULE STOCK & SUPPLIES
Stock & Supplies zorgt ervoor dat alle producten die een bedrijf nodig heeft op voorraad zijn. Ze houden bij hoeveel er van alles is en bestellen bij als dat nodig is. Office & Support helpt hierbij door de voorraadadministratie netjes bij te houden. Zo zijn er altijd genoeg spullen om te gebruiken of te verkopen.
WAT LEER JE IN DEZE MODULE?
Gegevens verwerken
Op de administratie van een bedrijf werk je met informatie en gegevens. Je sorteert en archiveert documenten. Je voert gegevens in. Je houdt de financiële administratie bij. Je beheert afspraken in de agenda. Bij al deze werkzaamheden is het belangrijk dat je precies en zorgvuldig werkt.
Communiceren en ondersteunen
Hoe zorg je dat alles elke dag weer soepel loopt in een bedrijf? Je moet bijvoorbeeld de ruimtes netjes houden, bezoekers vriendelijk ontvangen, vragen van klanten beantwoorden of helpen bij het organiseren van een bijeenkomst. Bij al deze werkzaamheden is het belangrijk dat je op een professionele manier communiceert.
BLOK 2
BLOK 1
B LOK 1
Gegevens verwerken
INHOUD
1.1
1.1 Documenten sorteren en archiveren
Facturen, bankafschriften, offertes. Op de administratie van een bedrijf werk je met belangrijke documenten. Daar moet je natuurlijk zorgvuldig mee omgaan. Dit betekent dat je documenten netjes moet sorteren en archiveren (opbergen). Zo kan iedereen in het bedrijf ze makkelijk terugvinden wanneer dat nodig is.
Soorten documenten
Wat voor soorten documenten kom je allemaal tegen in een bedrijf?
✖ Facturen
Op een factuur staat wat je hebt gekocht of verkocht, het bedrag en wanneer je dat moet betalen of ontvangen. Bijvoorbeeld een restaurant ontvangt een factuur van een groenteleverancier voor de levering van verse producten. Bij een ontvangen factuur betaal je een ander bedrijf voor goederen of diensten die zijn geleverd. Een verzonden factuur stuur je naar een klant die jou moet betalen.
✖ Bankafschriften
Een bankafschrift is een overzicht van de bank met alle transacties op je bankrekening. Welke bedragen zijn er bijgeschreven (wat is er aan jou betaald)? En welke bedragen zijn er afgeschreven (wat heb jij aan anderen betaald)?
✖ Kasbonnetjes
Je kasadministratie houdt bij hoeveel contant geld je hebt uitgegeven of ontvangen. Kasbonnetjes zijn de bonnetjes die bewijzen wat je contant hebt betaald of gekregen.
✖ Offertes
Als je een grote dienst of product wilt kopen of verkopen, gaat dat vaak via een offerte. Dat is een prijsvoorstel. Op een offerte staat wat de verkopende partij kan leveren en tegen welke prijs en voorwaarden. Een bouwbedrijf stuurt bijvoorbeeld een offerte naar een huiseigenaar met de geschatte kosten voor een verbouwing. De klant die de offerte heeft gevraagd, geeft vervolgens aan of hij akkoord gaat.
✖ Inkoop- en verkoopoverzichten
Inkoopoverzichten laten zien welke producten en diensten een bedrijf heeft ingekocht Verkoopoverzichten laten alles zien wat een bedrijf heeft verkocht
✖ Correspondentie
Alle berichten die je als bedrijf naar klanten en relaties stuurt, noem je correspondentie. Dat kunnen bijvoorbeeld e-mails zijn, maar ook brieven.
Sorteren
Om documenten goed te kunnen bewaren, moet je ze eerst sorteren. Op de administratie van een bedrijf zijn er afspraken over de manier van sorteren. Vaak wordt een combinatie van manieren gebruikt.
✖ Sorteren op datum
Dit is handig voor documenten die regelmatig binnenkomen, zoals facturen. Bijvoorbeeld alle facturen van januari bij elkaar, dan die van februari, enzovoort. Zo kun je de ontwikkeling door het jaar heen makkelijk volgen.
✖ Sorteren op type document
Elke soort document krijgt zijn eigen ordner of map op de computer. Dus facturen bij facturen, offertes bij offertes, enzovoort. In de map 'facturen' maak je aparte submappen voor ‘verzonden facturen’ en voor ‘ontvangen facturen’.
✖ Sorteren op alfabet
Sorteren op alfabetische volgorde is handig voor relatiegegevens of correspondentie. Je sorteert dan alles op naam van de klant of leverancier. Dus alfabetisch van A (bijvoorbeeld 'A naar B Autoverhuur') tot Z ('Zus en Zo BV'). Bij namen met een voorvoegsel, kijk je naar de letter die na het voorvoegsel komt. Dus ter Horst, sorteer je bij de H. Beginnen namen met dezelfde letter, dan kijk je naar de tweede letter. Dus eerst komt Bakker en daarna Bosch.
✖ Sorteren op nummer
Bedrijven werken met nummers voor documenten of items. Denk aan bestelnummers, factuurnummers of klantnummers. Je kunt ook hierop sorteren. Als je bestellingen hebt met nummers van 001 tot 100, begin je met bestelnummer 001 en eindig je met 100.
Archiveren
Bij archiveren geef je documenten een vaste plek, waar je ze makkelijk terug kunt vinden. Dus je zorgt dat je de bestanden niet alleen sorteert, maar ook geordend bewaart. Daar zijn verschillende manieren voor.
Fysiek archiveren
Papieren documenten bewaar je in een archiefkast. Je gebruikt dan mappen met een duidelijk label waarop staat wat erin zit. Het is ook handig om de periode aan te geven. Bijvoorbeeld 'Ontvangen Facturen – sept. t/m dec. 2024'.
Digitaal archiveren
Tegenwoordig wordt bijna alles digitaal gearchiveerd. Dan maak je een mappenstructuur op je computer of in een online systeem zoals SharePoint of Google Drive. Dat wil zeggen: je maakt mappen aan en daarbinnen weer submappen. Belangrijk is dat je alle mappen duidelijke namen geeft.
Verkoopoverzichten
Correspondentie
Fysiek archiveren in een archiefkast
Terugvinden
Digitaal archiveren in een mappenstructuur
Je wilt documenten natuurlijk snel terug kunnen vinden wanneer je ze nodig hebt. Als je ze goed hebt gearchiveerd, is dat geen probleem. De volgende zaken helpen daarbij:
Index maken
Als een bedrijf met heel veel documenten en informatie werkt, kan het handig zijn om een index te maken van het archief. Je maakt dan een lijst met alle mappen en hun inhoud, bijvoorbeeld in een Excel-bestand. Dit helpt om documenten snel terug te vinden.
Juridische firma's werken vaak met een index. Daarmee kun je met verschillende ingangen zoeken. Bijvoorbeeld alle documentatie over één zaak, of alle contracten.
Zaaknummer
Zaaknaam Cliënt Documentnaam
2023-001 Bedrijfsoprichting A. Khan
2023-001 Bedrijfsoprichting A. Khan
2023-002 ArbeidsconflictJ. Damsté
2023-002 ArbeidsconflictJ. Damsté
2023-003 SamenwerkingBio Groep
2023-003 SamenwerkingBio Groep
Categorie Datum Locatie
A. Khan Contract A. Khan Contract 01-01-2025 Map Contracten
A. Khan Advies A. Khan Advies 05-01-2025 Map Adviezen
J. Damsté Brief verzoek arbeidsbemiddeling
J. Damsté Rechtszaak J. Damsté
Bio Groep Brief voorstel samenwerking
Correspondentie 20-02-2025 Map Correspondentie
Rechtszaak 15-02-2025 Map Rechtszaken
Correspondentie 05-01-2025 Map Correspondentie
Bio Groep Contract Bio Groep Contract 12-02-2025 Map Contracten
Voorbeeld index van een juridisch bedrijf
Consistent werken
Als iedereen in het bedrijf documenten op zijn eigen manier opslaat, wordt het een rommeltje. Consistent werken betekent dat iedereen dezelfde methode gebruikt om dingen te sorteren, te labelen en op te bergen. Dus je spreekt bijvoorbeeld af dat je facturen altijd opbergt onder 'Facturen - Jaar - Maand'.
Als je consistent werkt vind je documenten gemakkelijk terug.
Opdrachten
1 Facturen sorteren
Bekijk de drie facturen hierna.
Zonnestraal Innovaties
Mevrouw Aisha El-Mourabit
Zonnebloemstraat 14
1018 LV Amsterdam
FACTUUR
Factuurnummer F2024-007
Factuurdatum 15-04-2024
Ver valdatum 29-04-2024
Factuur 1
Uitgeverij Groene Vallei
Mevrouw Emma van Dijk Graslaan 32
8921 EW Leeuwarden
FACTUUR
Factuurnummer F2024-003
Factuurdatum 10-04-2024
Ver valdatum 24-04-2024
Factuur 2
SPARK Ideeënlab Innovatiesteeg 12
3817 JP Amersfoort KvK 85642137
BTW-nummer NL123456789B01
Relatienummer R2024-1025
SPARK Ideeënlab Innovatiesteeg 12
3817 JP Amersfoort KvK 85642137
BTW-nummer NL123456789B01
Relatienummer R2024-1030
Blue wave technology
De heer Tomasz Nowak
Water weg 88
3011 XT Rotterdam
FACTUUR
Factuurnummer F2024-012
Factuurdatum 18-04-2025
Ver valdatum 02-05-2024
Factuur 3
SPARK Ideeënlab
Innovatiesteeg 12 3817 JP Amersfoort KvK 85642137
BTW-nummer NL123456789B01
Relatienummer R2024-0978
a Zijn deze drie facturen inkomende of uitgaande facturen van één bedrijf?
◯ inkomende facturen
◯ uitgaande facturen
b Je moet de drie facturen sorteren.
In welke volgorde leg je de facturen?
Sorteren op klantnaam (alfabetisch):
factuur - factuur - factuur
Sorteren op datum:
factuur - factuur - factuur
Sorteren op relatienummer:
factuur - factuur - factuur
2
Archiveren en terugvinden
Je werkt op de administratie van het bedrijf DesignStudio NL. Een van jouw taken is om alle documenten goed te archiveren.
Bekijk de mappenstructuur voor de administratie van DesignStudio NL.
Administratie 2025 >
Correspondentie
Klanten X-Y-Z > > >
Klanten A-B-C
Klanten D-E-F
Klanten G-H-I-J
Klanten K-L-M
Klanten N-O-P
Klanten Q-R-S-T
Klanten U-V-W
Facturen
Inkomend
Uitgaand
Offer tes
Q1 jan – mr t
Q2 apr - juni
Q3 juli - sept
Q4 okt - dec
Mappenstructuur administratie DesignStudio NL
a Bekijk de drie documenten hierna.
In welke mappen berg je de documenten op?
Zet het nummer van het document bij de juiste map.
OFFERTE
Van: DesignStudio NL Aan: BIZ uitgevers
Offer tenummer: 2025-123
Offer tedatum: 15-03-2025
Offer tebedrag: € 1.234,50
Geldig tot 15-04-2025
BRIEF
Van: Aliyah de Groot Aan: DesignStudio NL
Datum: 05-01-2025
Onder werp: klacht
Document 1 Document 2
b Bekijk de documenten.
In welke mappen zou je deze documenten zoeken?
Zet het nummer van het document bij de juiste map.
offer te verstuurd op 2-5-2025
Document 4
3 Consistent werken
brief van meneer Tang
Document 5
FACTUUR
Van: DesignStudio NL Aan: ABC centrum
Factuurnummer: 2025-321
Factuurdatum: 10-06-2025
Factuurbedrag: € 5.432,10
Betalen voor 10-07-2025
Document 3
factuur van een leverancier
Document 6
Als je documenten archiveert, wil je die gemakkelijk kunnen terugvinden.
a Leg uit wat consistent werken betekent.
b Waarom is het belangrijk om consistent te werken als je documenten archiveert?
1.2 Gegevens beheren
Ieder bedrijf verwerkt gegevens. Denk aan informatie over klanten, over voorraden en over personeel. Om te zorgen dat alles in het bedrijf soepel loopt, moet je die gegevens goed beheren. Dat betekent dat je goed zorgt voor alle gegevens die je nodig hebt en gebruikt. Gegevens over klanten en leveranciers noem je relatiegegevens. Dat zijn bijvoorbeeld namen, adressen, telefoonnummers en e-mailadressen.
Onderhouden
Als de informatie niet bijgewerkt is, kunnen er fouten ontstaan. Een pakketje wordt dan bijvoorbeeld naar het verkeerde adres gestuurd. Of het salaris van een medewerker wordt te laat betaald. Dit willen bedrijven liever voorkomen. Daarom zorgen zij dat ze hun gegevens goed onderhouden.
Klantbestanden
Bedrijven die producten of diensten verkopen, houden de informatie over klanten bij in een klantbestand. Dat is vaak een computersysteem waarin je de gegevens over een klant snel kunt vinden. Denk aan contactgegevens, aankoopgeschiedenis, correspondentie en voorkeuren. Als deze gegevens niet op orde zijn, kan het bedrijf geen goede service verlenen aan klanten.
Leveranciersbestanden
Een bedrijf is afhankelijk van de producten en diensten van zijn leveranciers. De zakelijke afspraken die het bedrijf met zijn leveranciers maakt, staan in een leveranciersbestand
Denk aan prijzen, leveringsvoorwaarden, enzovoorts. Als deze gegevens niet bijgehouden zijn, zorgt dat voor problemen in bijvoorbeeld het inkoopproces en het voorraadbeheer.
Leverancierslijst Frituur ’t Haantje
Cred. nr Naam Contactpersoon TelefoonLeveringsvoorwaarden Betalingsvoorwaarden Banknummer StraatPostcode Plaats
C001
C002
C003
C004
C005
C006
C007
Groothandel Slagra
Mara vleesproducten
Er vens Drankenhandel
Jansen Diepvriesproducten
Groentehandel Van de Berg
Muntinga Linnengoed
Glas BV
Theo Schrijnemakers
Ellen De Broot
Maurits Er vens
Fatima Bouhlaroux
Frans Houben
José van de Berg
François Boulogne
(048) 727 63 12
(030) 164 72 90
(0783) 73 42 95
(043) 235 06 73
(045) 382 63 44
(062) 473 92 05
(0783) 38 46 74
Voorbeeld van een leverancierslijst
14 dagen na orderdatum
14 dagen na orderdatum
14 dagen na orderdatum
14 dagen na orderdatum
3 dagen na orderdatum
14 dagen na orderdatum
14 dagen na orderdatum
30 dagen na factuurdatum
14 dagen na factuurdatum
–3% bij betaling binnen 7 dagen
14 dagen na factuurdatum
7 dagen na factuurdatum
14 dagen na factuurdatum
14 dagen na factuurdatum
NL06 LENB 1125 0152 14
NL16 SBHB 0321 5621 28
NL56 BSLB 0006 7856 12
NL09 LENB 2937 8548 16
NL87 BSLB 0008 7384 48
NL95 LENB 0064 7854 78
NL54 SBHB 0786 7630 66
Gooiselaan 33
Graafschaplaan 41
Damsluisweg 57
Linksewaard 9
Klipperpad 15
Linksewaard 28
Damsluisweg 57 4434 PK 6001 AC 1332 EB 3934 PB 3542 CN 3934 PG 1332 EB
Hilversum
Weer t Almere
Wijk aan Zee
Utrecht
Wijk aan Zee
Almere
Personeelsbestanden
Bedrijven slaan ook allerlei informatie over hun medewerkers op. Dat zijn persoonlijke gegevens, zoals naam, adres, bankrekeningnummer en werkprestaties. Dit staat allemaal in personeelsbestanden. Vaak wordt hier een speciaal softwareporgramma voor gebruikt. Voor het personeelsmanagement is het belangrijk dat deze gegevens zorgvuldig worden beheerd.
Invoeren en bijhouden
Om bestanden op orde te houden, moet je nieuwe gegevens altijd zorgvuldig invoeren en bijhouden
Kantoorartikelen beheren
Stel dat je een belangrijke offerte moet printen, maar het printpapier is op. Dat is natuurlijk supervervelend. Daarom heeft ieder bedrijf een medewerker die de voorraad kantoorartikelen beheert. Daarbij horen printpapier, pennen, notitieblokken, paperclips en enveloppen. Deze medewerker bestelt de kantoorartikelen en voert de aantallen ontvangen artikelen in het systeem in. Hij of zij controleert de voorraad ook regelmatig en werkt deze in het systeem bij. Zo weet hij precies wanneer het tijd is om nieuw printpapier te bestellen.
Het is belangrijk dat er altijd voldoende kantoorartikelen op voorraad zijn.
Levensmiddelen beheren
In een restaurant, supermarkt of bakkerij werk je met levensmiddelen. Dat is een ander woord voor voedsel of eten. Levensmiddelen kunnen bederven en daarom moet je ervoor zorgen dat je niet te veel op voorraad hebt, maar ook niet te weinig. Ook dat houd je in een systeem bij. Je voert in wat er binnenkomt en houdt de voorraad dagelijks bij. Zo weet je dat je bijvoorbeeld nog tien pakken melk hebt en dat het tijd is om meer te bestellen.
Een keukenmedewerker inventariseert de voorraad.
Urenverantwoordingen verwerken
Iedereen die werkt, maakt uren. Bedrijven willen graag inzicht in de manier waarop die uren besteed worden. Zo weten ze hoeveel salaris ze moeten betalen, maar ook hoe productief medewerkers zijn. Daarom moeten medewerkers vaak een urenverantwoording bijhouden. Je kunt dat op verschillende manieren doen:
✖ Inklokken en uitklokken
Bij inklokken registreren werknemers aan het begin van hun werkdag dat ze aanwezig zijn en beginnen met werken. Bijvoorbeeld door een speciale kaart in een tijdklok te steken, een code in te voeren op een apparaat of door in te loggen in een online systeem. Uitklokken is het omgekeerde. Aan het einde van de werkdag (of bij pauzes) registreren werknemers dat ze stoppen met werken.
✖ Werkbonnen
Een werkbon is een document of digitaal formulier waarop je aangeeft welke werkzaamheden je hebt uitgevoerd. Denk aan informatie zoals datum en tijd, naam medewerker, werkzaamheden, gebruikte materialen, uren.
✖ Tijdschrijven
Bij tijdschrijven welke taken of projecten.
WERKBON
Medewerker: Robin Meijer
nr. 1234567
Werkzaamheden Tijd (in minuten)
Vervangen binnenband achter 20
Vervangen buitenband achter 25 Kettingkast spannen en smeren 15 60
Uren verantwoorden via inklokken en uitklokken Uren verantwoorden op een werkbon
08:30 09:45 Dance Event - V4ER #M18 Juridisch Vergunningen aanvragen 1:15
09:55 11:35 Dance Event - V4ER #M18 Vergaderen Uitnodigingen bespreken 1:40 13:00 Dance Event - V4ER #M18 Promotie & Marketing Ontwerpen van uitnodigingen 1:16 STOP
Uren verantwoorden via tijdschrijven
Als je op de administratie van een bedrijf werkt, kan het jouw taak zijn om deze urenverantwoordingen van medewerkers te verwerken. Je houdt dan de uren bij in een Excelbestand of een softwaresysteem. Je verwerkt daarbij ook de uren die medewerkers opnemen voor bijvoorbeeld ziekte en vakantieverlof.
Opdrachten
1 Gegevensbestanden
Geef aan in welk bestand je de gegevens bijhoudt. Sommige gegevens passen bij meer dan één bestand.
Klantbestand Leveranciersbestand Personeelsbestand
Contactgegevens
Aankoopgeschiedenis
Leveringsvoorwaarden
Productvoorkeuren
beoordelingsgesprek
2 Kantoorartikelen
Je bent verantwoordelijk voor de voorraad kantoorartikelen van een klein bedrijf.
a Je telt in de voorraadkast de volgende artikelen:
15 notitieblokken
12 Post-it blokjes
3 pakken enveloppen
8 pakken printpapier
5 cartridges voor de printer
50 balpennen
13 markeerstiften
25 mappen
Bekijk de voorraadlijst met kantoorartikelen in de tabel hieronder.
Noteer de aanwezige kantoorartikelen in de kolom ‘Voorraad’.
b Een collega haalt de volgende spullen uit de voorraadkast:
1 notitieblok
5 balpennen
5 post-it blokken
3 markeerstiften
Noteer de nieuwe voorraad in de Kolom ‘Nieuwe voorraad’.
c Welke artikelen moet je bijbestellen?
Zet bij die producten een kruisje in de kolom ‘Bestellen’.
Artikel Minimaal nodig Voorraad Nieuwe voorraad Bestellen
Printpapier (pakken) 10
Balpennen 40
Notitieblokken 25
Post-it blokjes 10
Mappen 30
Cartridges voor printer 3
Markeerstiften 15
Enveloppen (pakken) 2
3 Urenverantwoording
In veel bedrijven moeten medewerkers een urenverantwoording bijhouden.
a Waarom moeten medewerkers een urenverantwoording bijhouden?
Geef twee mogelijke redenen. 1 2
b Welke urenverantwoording past het best bij welk soort werk?
Magazijnmedewerker
Grafisch vormgever
CV-monteur
Werkbon
Inklokken en uitklokken
Tijdschrijven
1.3 Inkoopadministratie
De inkoopadministratie is de basis van een gezond bedrijf. Hierin staat alles wat een bedrijf inkoopt, van postzegels tot apparatuur. Een goede inkoopadministratie zorgt ervoor dat het bedrijf niet te veel betaalt en dat altijd duidelijk is waar het geld naartoe gaat.
Inkoopproces
Hoe zorg je dat de inkoopadministratie op orde is? Hier hoort een aantal stappen bij:
Offer te aanvragen 2. Inkooporder
1 Offerte aanvragen
Als het bedrijf nieuwe spullen of diensten nodig heeft, vraag je als eerste een offerte aan. Dit doe je niet bij één leverancier, maar bij verschillende. Zo kun je vergelijken wie de beste aanbieding heeft.
2 Inkooporder maken
Veel bedrijven werken met inkooporders om het inkoopproces goed te laten lopen. Dit is een document waarop staat wat je wilt kopen, voor welke prijs, en wanneer het geleverd wordt. De inkooporder is een afspraak: jouw bedrijf belooft te betalen, de leverancier belooft te leveren.
3 Levering ontvangen
Zodra je de levering hebt ontvangen, controleer je of alles in orde is. Dus heb je precies ontvangen wat is afgesproken in de inkooporder? Kom je een fout tegen, neem dan direct contact op met de leverancier.
4 Factuur controleren
Nadat de producten of diensten zijn geleverd, stuurt de leverancier een factuur. Ook deze moet je altijd goed controleren. Dus kloppen de prijzen, is het totaalbedrag juist, is de btw goed berekend, enzovoort? Bij fouten neem je contact op met de leverancier.
5 Betalen
Klopt de factuur, dan betaal je deze natuurlijk netjes en op tijd. Op de factuur staat altijd een betalingstermijn. Die geeft aan hoeveel tijd je hebt om te betalen, bijvoorbeeld 30 dagen. Betaal je niet binnen deze termijn, dan krijg je eerst een betalingsherinnering. Betaal je dan nog niet dan krijg je een aanmaning. Daarna kunnen er extra kosten in rekening gebracht worden.
Inkoopregister
Alle inkopen die een bedrijf doet, komen in het inkoopregister. Dat is een systeem waarin je alles noteert wat jouw bedrijf inkoopt. Van elke aankoop voer je de belangrijke details in, zoals: wat je inkoopt, van wie, voor welke prijs, op welke datum, of het al is betaald, enzovoorts. De bijbehorende facturen bewaar je bij het inkoopregister. Zo heb je altijd inzicht in de uitgaven
Levering 4. Factuur controleren
Betalen
Opdrachten
1 Inkoopproces
Zet de stappen van het inkoopproces in de juiste volgorde.
Factuur controleren
Inkooporder maken
Betalen
Offerte aanvragen
Levering ontvangen
2 Offertes vergelijken
Bekijk de twee offertes voor de nieuwe inrichting van een kantoor.
Offer tenummer: 2024-123
Offer tedatum: 11-11-2024
Vervaldatum: 11-12-2024
Item
Bureaus (Model ProDesk)
Bureaustoelen (ErgoChair)
Vergader tafel (ConferoLarge)
Kantoorverlichting (LEDPro)
Installatieser vice
Subtotaal excl. btw
BTW (21%)
Totaal incl. btw
Lever tijd 5-6 weken.
KantoorInrichters BV
Handelsweg 12
5211 JD ’s-Her togenbosch
Tel: 073-1234567
Email: info@kantoorinrichtersbv.nl
Web: www.kantoorinrichtersbv.nl
Offerte 1
2950
619,50
3569,50
OFFICE
OFFERTE
Offer tenummer: 2024-321
Offer tedatum: 12-11-2024
Vervaldatum: 12-12-2024
Item
Bureaus (Model ProDesk) Bureaustoelen (ErgoChair) Vergader tafel (ConferoLarge)
Kantoorverlichting (LEDPro)
Montageser vice
Designadvies (optioneel)
Subtotaal excl. btw
BTW (21%)
Totaal incl. btw
DESIGN SOLUTIONS
Montageser vice inclusief. Lever tijd 3 tot 4 weken.
Office Design Solutions Industrieweg 88 3542 AB Utrecht 030-9876543 contact@officedesignsolutions.nl www.officedesignsolutions.nl
3235
679,35
3914,35
Offerte 2
a Welke aanbieder heeft de beste totaalprijs? ◯ KantoorInrichters BV ◯ Office Design Solutions
b Noteer drie mogelijke redenen om voor de offerte van Office Design Solutions te kiezen. 1 2 3
In het inkoopregister houd je bij welke inkopen het bedrijf doet. Bekijk de inkoopfacturen.
Factuurnummer: CF2025047
Factuurdatum: 25-06-2025
Gelieve te betalen binnen 30 dagen.
Geleverde dienst Schoonmaakdiensten
Subtotaal excl. btw
BTW (21%)
Totaal incl. btw
Factuur 1
CLEAN &FRESH
€ 150,00
€ 31,50
€ 181,50
Print Masters BV
Factuurnummer: PMB2025089
Factuurdatum: 28-06-2025
Gelieve te betalen binnen 14 dagen.
Geleverde dienst Drukwerk magazine
Subtotaal excl. btw
BTW (21%)
Totaal incl. btw
Factuur 2
€ 1.265,00
€ 265,65
€ 1.530,65
Met MIXED ga je praktisch aan de slag, zodat je kunt ontdekken wat jij écht leuk vindt en waar jij goed in bent. Geen saaie boeken, maar vooral praktische opdrachten waarbij je trots kunt zijn op de prestaties die je neerzet en de producten die je maakt. Door te doen ontdek je ook welke beroepen en beroepscontexten bij jouw interesses en kwaliteiten passen. We wensen jou veel succes, maar vooral ook veel plezier bij het uitvoeren van de opdrachten!
Team MIXED