mb o
BV in Balans – De ondersteunende methode voor praktijkleren Deze uitgave Elementaire bedrijfsadministratie deel 1 maakt deel uit van de serie BV in Balans. In deze serie zijn leermiddelen ontwikkeld op basis van het kwalificatiedossier voor de Financieel administratieve beroepen zoals dat geldt vanaf augustus 2016. Elementaire Bedrijfsadministratie deel 1 behandelt de belangrijkste onderdelen van de boekhoudkundige cyclus. Centraal staat het leren van de boekingsregels.
Didactisch doordacht De methode BV in Balans houdt nadrukkelijk rekening met leerstijlen van studenten en onderwijsstijlen van docenten. De student wordt uitgenodigd om op een eigen manier de leerstof en opdrachten te verwerken, waarbij één doel voorop staat: ‘voorbereiden op een beroep in het financiële werkveld’. Diversiteit aan leermiddelen De herziene serie BV in Balans bestaat uit theorieboeken, werkboeken en onlineopdrachten, die binnen de kaders van het kwalificatiedossier, aansluiten op de toetsmatrijzen van SPL. De theorieboeken geven een heldere uitleg van de vakinhouden, verduidelijkt met voorbeelden. Ieder hoofdstuk begint met een inleiding en een uitdaging die de student bewust maakt dat zonder kennis de vaardigheden niet uitvoerbaar zijn. Het hoofdstuk eindigt met een checklist waarmee de fasen van het leerproces nogmaals doorlopen worden. De werkboeken starten met oriënterende vragen en kennisvragen. Met routineopdrachten, praktijktaken en een integrale casus krijgt de student de kans om de vaardigheden, nodig voor het uitvoeren van kerntaken, eigen te maken. Online kunnen studenten de opgedane kennis testen met opdrachten die direct feedback geven op hun (leer)prestaties. BV in Balans is geschreven voor de kwalificaties: - Financieel administratief medewerker (Profiel 1: B1-K1 t/m K3 = basisdeel) - Bedrijfsadministrateur (Profiel 2: basisdeel, aangevuld met P2-K1) - Junior assistent-accountant (Profiel 3: basisdeel, aangevuld met P3-K1) - Salarisadministrateur (Keuzedeel)
9 789006 631593
Spreadshet toepassingen voor het MBO BASISBOEK
Ondersteunend leren De methode BV in Balans biedt de gelegenheid om zelfstandig of klassikaal aan de slag te gaan met het aanleren van ondersteunende kennis nodig voor het uitvoeren van kerntaken binnen het financiële werkveld.
BASISBOEK NIVEAU 3&4
Spreadsheettoepassingen
financiele beroepen
Basisboek Spreadsheettoepassingen Deel 1
Theo Suppers
Colofon Auteurs Theo Suppers
Redactie Pieter Mijnster
Vormgeving Studio Fraaj, Rotterdam
Omslag Studio Fraaj, Rotterdam
Opmaak Imago Mediabuilders, Amersfoort
Over ThiemeMeulenhoff ThiemeMeulenhoff is dé educatieve mediaspecialist en levert educatieve oplossingen voor het Primair Onderwijs, Voortgezet Onderwijs, Middelbaar Beroepsonderwijs en Hoger Onderwijs. Deze oplossingen worden ontwikkeld in nauwe samenwerking met de onderwijsmarkt en dragen bij aan verbeterde leeropbrengsten en individuele talentontwikkeling. ThiemeMeulenhoff haalt het beste uit élke leerling. Meer informatie over ThiemeMeulenhoff en een overzicht van onze educatieve oplossingen: www.thiememeulenhoff.nl of via de Klantenservice 088 800 20 16 ISBN 978 9006 63159 3 Vierde druk, eerste oplage, 2015 © ThiemeMeulenhoff, Amersfoort, 2015
Tekeningen Tiekstramedia, Groningen
Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen, of enig andere manier, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever. Voor zover het maken van kopieën uit deze uitgave is toegestaan op grond van artikel 16B Auteurswet 1912 j° het Besluit van 23 augustus 1985, Stbl. 471 en artikel 17 Auteurswet 1912, dient men de daarvoor wettelijk verschuldigde vergoedingen te voldoen aan Stichting Publicatie- en Reproductierechten Organisatie (PRO), Postbus 3060, 2130 KB Hoofddorp (www.stichting-pro.nl). Voor het overnemen van gedeelte(n) uit deze uitgave in bloemlezingen, readers en andere compilatiewerken (artikel 16 Auteurswet) dient men zich tot de uitgever te wenden. Voor meer informatie over het gebruik van muziek, film en het maken van kopieën in het onderwijs zie www.auteursrechtenonderwijs.nl. De uitgever heeft ernaar gestreefd de auteursrechten te regelen volgens de wettelijke bepalingen. Degenen die desondanks menen zekere rechten te kunnen doen gelden, kunnen zich alsnog tot de uitgever wenden. Deze uitgave is voorzien van het FSC®-keurmerk. Dit betekent dat de bosbouw voor het gebruikte papier op een verantwoorde wijze heeft plaatsgevonden.
Voorwoord Het middelbaar beroepsonderwijs verandert voortdurend onder invloed van maatschappelijke ontwikkelingen en in het bijzonder door de eisen die de beroepspraktijk aan de opleidingen stelt. Met het verschijnen van het nieuwe kwalificatiedossier 2015 introduceert ThiemeMeulenhoff de volledig herziene methode BV in Balans. De herziene methode sluit, binnen de kaders van dit kwalificatiedossier, aan op de toetsmatrijzen van de SPL. Drie belangrijke kenmerken van BV in Balans zijn: • Dé methode voor ondersteunend leren of u nu klassikaal met de studenten aan de slag wilt of de studenten meer zelfstandig wilt laten werken. • Sterk didactisch concept. De methode houdt rekening met de verschillende leerstijlen van studenten en verschillende onderwijsstijlen van docenten. • Grote verscheidenheid aan leermiddelen. De theorieboeken en de werkboeken bieden een groot scala aan materiaal voor de studenten om mee te oefenen. De hoofdstukken van het theorieboek kennen de volgende structuur. • Een inleiding met een schema dat een overzicht geeft van de inhoud van het hoofdstuk. De inleiding bevat ook steeds een uitdaging voor de student. Doel van deze uitdaging is de student zich bewust te laten worden dat er een gemis aan kennis en vaardigheden is en dat met de inhoud van dit hoofdstuk dit gemis wordt opgevuld. • De leerstof van het hoofdstuk is verdeeld in paragrafen. De heldere voorbeelden helpen bij het verwerken van de stof. • Een begrippenlijst. • Een checklist aan het eind van het hoofdstuk waarmee de student kan nagaan of hij de inhoud van het hoofdstuk heeft begrepen en kan toepassen. De checklist eindigt met de uitdaging van de inleiding, waarvoor de student nu over de benodigde kennis en vaardigheden beschikt om deze aan te gaan! • Om de leesbaarheid te vergemakkelijken is de tekst voorzien van margewoorden.
De serie BV in Balans is met de grootste zorg ontwikkeld. Wij hopen dat u met plezier werkt met BV in Balans. Meer informatie over BV in Balans vindt u op onze methodesite: www.bvinbalans.nl. Wanneer u vragen of suggesties heeft, dan kunt u contact met ons opnemen.
De auteurs en uitgever
Inhoudsopgave 1
2
3
4
Basisonderdelen en functies 7 Inleiding 8 1.1 Basisonderdelen in Excel 10 1.2 Het lint van het menuonderdeel Start 15 1.3 Rekenen in Excel 30 1.4 Rekenfuncties 39 Begrippenlijst 50 Checklist 53 Gegevens weergeven en presenteren 55 Inleiding 56 2.1 Gegevens in tabellen 58 2.2 Grafieken 70 2.3 Importeren en exporteren 102 2.4 Archiveren met OneNote 112 Begrippenlijst 121 Checklist 126 Gegevens in tabellen sorteren en filteren 127 Inleiding 128 3.1 Externe gegevens ophalen 130 3.2 Gegevens sorteren en filteren 143 Begrippenlijst 156 Checklist 158 Overzichten en draaitabellen in Excel 159 Inleiding 160 4.1 Groeperen 162 4.2 Subtotalen 168 4.3 Draaitabellen 177 Begrippenlijst 203 Checklist 205
5
Economische toepassingen met Excel Inleiding 208 5.1 Informeren en rapporteren 210 5.2 Kostenanalyse 247 5.3 FinanciĂŤle analyse 283 Begrippenlijst 299 Checklist 304 Register 306
207
1 1 Basisonderdelen en functies
BASISBOEK SPREADSHEETTOEPASSINGEN Deel 1
Inleiding In dit hoofdstuk maak je kennis met de Basisonderdelen in Excel 2013. De naam Excel wordt vaak gebruikt voor de spreadsheet, ofwel het rekenblad waarmee je rekent. De naam voor het rekenblad in Excel is het werkblad. Voor het rekenen met getallen gebruik je de basisbewerkingen zoals optellen (+), aftrekken (-), vermenigvuldigen (*), delen (/) en kwadrateren (^). Je gebruikt ook verschillende functies in de formules. De functies die we in dit hoofdstuk bespreken, zijn logische, statistische en wiskundige functies. Je leert ook dat je formules handig kunt kopiĂŤren.
De uitdaging Wil je de voorraad- en urengegevens in Excel 2013 bijwerken? Gebruik hiervoor de statische en logische formules en maak een relatieve of absolute celverwijzing bij het kopiĂŤren van celinhouden. Alvast bedankt!
Een lastige vraag als je de kennis mist of de vaardigheden niet beheerst om hiermee aan de slag te gaan. Na dit hoofdstuk begrijp je de vraag en kun je uitvoeren wat er van je verwacht wordt.
1 8
HOOFDSTUK 1 Basisonderdelen en functies
1
Werk de voorbeelden in de theorie uit voordat je met de opgaven van dit hoofdstuk begint. Wil je een digitaal archief aanleggen van de aantekeningen, voorbeelden en opgaven van dit hoofdstuk, bespreek dit dan met je klas en je docent. Bekijk daarvoor ook de mogelijkheden van OneNote die worden besproken in de paragraaf ‘Archiveren met OneNote’.
1 9
BASISBOEK SPREADSHEETTOEPASSINGEN Deel 1
1.1 lint
werkmap
Basisonderdelen in Excel
In deze paragraaf maak je kennis met de verschillende basisonderdelen. Je begint met het Excelvenster en het menu met een lint van verschillende menuonderdelen. Als je Excel opstart, zie je het lint van het Startmenu. Onder het menu en het lint vind je de kern van het Excelvenster: de werkmap met zijn werk- en grafiekbladen. Het lint, een onderdeel van het menu, is een handig hulpmiddel om de uitgebreide mogelijkheden van Excel te leren kennen. Zodra je Excel opstart, krijg je het volgende startvenster met het Startmenu te zien.
1.1.1
Startvenster
In de eerste kopregel van het startvenster staan de volgende onderdelen: : via dit menu kun je het formaat van het • het systeemmenu Excelvenster aanpassen of sluiten; • de werkbalk snelle toegang: met kun je snel opslaan en met kun je de laatste bewerking ongedaan maken; • de naam van het bestand, de actieve werkmap; in dit geval Map1; voor help, lintweer• de knoppen rechtsboven gave, minimaliseren, maximaliseren en sluiten van Excel. Onder deze kopregel staan: • het hoofdmenu met de standaard menuonderdelen: Bestand, Start, Invoegen, Pagina-indeling, Formules, Gegevens, Controleren, Beeld en Invoegtoepassingen;
1 10
HOOFDSTUK 1 Basisonderdelen en functies
• het lint van het actieve menuonderdeel: klik je op een menuonderdeel, zoals nu Start, dan krijg je een lint met de verschillende deelmenu’s en knoppen te zien van dat menuonderdeel. Onder het menu met het lint staat de formulebalk.
In de formulebalk staan de volgende onderdelen: • het Naamvak staat links: hier staat het celadres van de actieve cel. In dit geval is dat cel C1; • de knop : je kunt via deze knop zoeken naar een functie en een functie bewerken; • de eigenlijke formulebalk staat rechts van de functieknop: hier staat de inhoud van de actieve cel, C1. In dit geval is de formule die je in C1 hebt ingevoerd =A1*B1. De formulebalk kun je vergroten met het pijltje rechts van de balk.
1.1.2
Werkblad
De kern van het Excelvenster is een werkblad.
1 11
formulebalk
BASISBOEK SPREADSHEETTOEPASSINGEN Deel 1
werkblad
kolom rij
celbereik
Een werkblad bestaat uit de volgende onderdelen: • de cellen in een werkblad: elke cel heeft een celadres, bijvoorbeeld in deze afbeelding cel C2 met de celinhoud 2; • een reeks: dit zijn de aansluitende cellen in een kolom of rij. In een werkblad is een kolom een verticale reeks cellen; een rij is een horizontale reeks; – de kolommen met een kolomkop met de letter(s) A t/m …; – de rijen met een rij-kop met een cijfer 1 t/m …; • een celbereik: dit is een groep aansluitende cellen zoals B2 tot en met D7 (zes rijen en drie kolommen) in de afbeelding. Dit celbereik geeft je in Excel weer met een dubbele punt tussen de eerste en de laatste cel van dat bereik: B2:D7.
1 12
HOOFDSTUK 1 Basisonderdelen en functies
De geselecteerde actieve cel of het actieve celbereik wordt in Excel omlijnd met dikke strepen en een vulgreep rechtsonder.
vulgreep
Vulgreep
Deze vulgreep kun je met de cursor vastpakken. De cursor beweeg je normaal als een groot dik kruis over het werkblad. Zodra de cursor de vulgreep pakt, verandert hij in een zwart kruisje. Een werkmap kan bestaan uit meerdere werkbladen, Blad1 tot en met Blad…, aangevuld met grafiekbladen. Onder aan een werkmap staan bladbesturing de knoppen voor de Bladbesturing.
• Om een werkblad te openen, klik je op de tab van dat werkblad, bijvoorbeeld Blad 2 • Een blad voeg je toe door te klikken op de knop Nieuw Blad . • De naam van een werkblad verander je door te dubbelklikken op de tab en daarna de nieuwe naam in te voeren. • Onder het werkblad zit een schuifbalk om te schuiven naar de overige kolommen. Rechts van het werkblad zit een schuifbalk om te schuiven naar de overige rijen. Je kunt een werkblad ook verbergen. Klik daarvoor maar eens met de rechtermuisknop op de tab van blad1. Nu kun je een blad invoegen, verwijderen, de naam ervan wijzigen, verplaatsen, kopiëren, enzovoort.
1 13
BASISBOEK SPREADSHEETTOEPASSINGEN Deel 1
1.1.3 statusbalk
Statusbalk
De onderste regel van het Excelvenster is de statusbalk.
Deze bestaat uit de volgende knoppen: • de celmodus: op dit moment staat deze op Gereed. Dit betekent dat alle bewerkingen zijn uitgevoerd; • de mogelijke werkbladweergaven: . Deze weergave gebruik je als je a. de weergave Normaal gegevens en formules aan het invoeren bent; . Deze weergave gebruik b. De weergave Pagina-indeling je voordat je gaat afdrukken. Je kunt dan snel een koptekst en een voettekst toevoegen; . Deze weergave c. De weergave Pagina-eindevoorbeeld gebruik je voordat je gaat afdrukken. Je past hiermee de pagina-indeling in een werkblad aan; • de zoomniveauregelaar: met de schuifregelaar kun je de weergave van het werkblad verkleinen of vergroten.
1 14
HOOFDSTUK 1 Basisonderdelen en functies
1.2 Het lint van het menuonderdeel Start
Nadat je Excel hebt opgestart, worden het menuonderdeel Start en het lint ervan zichtbaar. In het lint van Start staan voor de vaak voorkomende bewerkingen verschillende deelmenu’s en knoppen voor het opmaken van een werkblad. Het bovenstaande lint van het menuonderdeel Start bevat de volgende deelmenu’s: • Klembord • Lettertype • Uitlijning • Getal • Stijlen • Cellen • Bewerken
1.2.1
Deelmenu Klembord
Onder de knoppen kopiëren, plakken en knippen uit het eerste deelmenu Klembord kom je veel andere programma’s tegen. Via het klembord kun je onderdelen van verschillende MS-Office documenten klembord kopiëren en plakken op een andere plaats in je document of in een ander MS-Office-document. In de volgende voorbeelden maak je kennis met de andere deelmenu’s.
1 15
BASISBOEK SPREADSHEETTOEPASSINGEN Deel 1
1
Maak de weergegeven voorbeelden ook zelf in Excel.
1.2.2
Deelmenu Lettertype
Met het deelmenu Lettertype kun je: • een lettertype kiezen en de tekengrootte aanpassen; • letteraccenten geven: vet, cursief, (dubbel) onderstrepen; • de menu’s vinden voor de opmaak van randen, opvalkleuren voor de cellen en kleuren voor de tekst.
1
Voorbeeld 1 Gegeven Het Speelcentrum heeft een tabel met de volgende gegevens over de verkoop van maskers in Excel ingevoerd.
Gevraagd Maak de tabel als volgt op.
1 16
HOOFDSTUK 1 Basisonderdelen en functies
Uitwerking Gebruik voor de opmaak van de tabel het deelmenu Lettertype. In voorbeeld 1: • is de lettergrootte in cel A1 vergroot; • zijn de gegevens in de rijen 3, 4 en 5 vet weergegeven; • zijn de maanden ook cursief weergegeven.
1
Vind je deze opmaak niet zo geslaagd? Maak er dan je eigen opmaak van!
1.2.3
Deelmenu Uitlijning
Met het deelmenu Uitlijning kun je: • de tekst horizontaal uitlijnen in een cel naar de linkerkant, het midden of de rechterkant van een cel; • de tekst verticaal uitlijnen in een cel naar de bovenkant, het midden of de onderkant van de cel; • het inspringen tussen de rand en de tekst in een cel aanpassen; • gebruikmaken van tekstterugloop, waarbij de tekst toch zichtbaar blijft als je de kolom smaller maakt; • cellen samenvoegen, waarbij de inhoud van de meest linkse cel wordt verspreid over alle samengevoegde cellen.
1
Voorbeeld 2 Gegeven Je hebt het lettertype van de tabel in voorbeeld 1 aangepast. Je wilt deze tabel nu uitlijnen.
1 17
BASISBOEK SPREADSHEETTOEPASSINGEN Deel 1
Gevraagd Lijn de bewerkte tabel uit voorbeeld 1 als volgt uit.
Zorg hierbij voor het volgende. • In de cellen B2 en C2 loopt de tekst terug. • De cellen A1:A3 zijn samengevoegd en gecentreerd. • De tekst in de cellen B2 en C2 is rechts uitgelijnd. • De kolombreedte van alle drie de kolommen is 65 pixels. Uitwerking Gebruik voor de uitlijning van deze tabel het deelmenu Uitlijning. In voorbeeld 2: • is de inhoud van de cellen A1:C1 samengevoegd en gecentreerd; • is de breedte van de kolommen 65 pixels; • is tekstterugloop toegepast in de cellen B2 en C2; • de rijhoogte wordt door het toepassen van tekstterugloop automatisch aangepast.
Wordt van een cel de totale inhoud niet zichtbaar, pas dan de kolombreedte en/of rijhoogte aan. De kolombreedte pas je aan door te gaan staan op de lijn tussen de twee kolommen (kolomscheidslijn). Houd je nu met de rechtermuisknop de cursor vast, dan kun je door de cursor te bewegen naar links of naar rechts de kolombreedte aanpassen.
1 18
HOOFDSTUK 1 Basisonderdelen en functies
Op dezelfde manier kun je de rijhoogte aanpassen. Je beweegt in dat geval de cursor op de lijn tussen de twee rijen (rijscheidslijn) naar boven of naar beneden.
1
Ben je niet tevreden met de uitlijning van een tabel? Pas deze dan op jouw manier aan.
1.2.4
Deelmenu Getal
Als financieel medewerker geef je vaak getallen op verschillende manieren weer. Ook in Excel kun je getallen op verschillende manieren weergeven. Een deelmenu dat je daarvoor veel gebruikt, is het deelmenu Getal. Met het deelmenu Getal kun je: • getallen weergeven als getal, valuta, financieel, datum, tijd, percentage, breuk of tekst; • getallen weergeven in duizendtallen en in meer of minder decimalen. Bij de weergave financieel worden de valutasymbolen en decimalen uitgelijnd zodat je daarmee in Excel bijvoorbeeld een factuur correct kunt opmaken. Een getal in Excel wordt op verschillende manieren weergegeven, maar met al deze getallen kun je rekenen. Je kunt rekenen met bedragen, tijden en dagen. Zo is het aantal dagen tussen 5 juni 2016 en 17 augustus 2015 exact 293 dagen.
1 19
BASISBOEK SPREADSHEETTOEPASSINGEN Deel 1
In de volgende afbeelding zie je een aantal voorbeelden van notatievormen.
Wat zie je in deze afbeelding? • De korte datumnotatie van het getal 0 staat gelijk aan 0-1-1900, omdat de datering in Excel op die dag begint. Het getal 30 betekent daarom ook 30-1-1900. • De lange datumnotatie van het getal 41974 is gelijk aan maandag 1 december 2014. • Het getal 0,25 is gelijk aan 0,25*24 uur na 0-1-1900 (de dag dat de telling begon) ofwel 6 uur ’s morgens. • 15000 is gelijk aan de wetenschappelijke notatie 1,50E+04, wat betekent 1,5 keer 104. Het getal 41974 is in Excel dus gelijk aan 1 december 2014. Zo kun je bijvoorbeeld, om de datum 30 april 2015 in te voeren, in Excel eerst het
1 20
HOOFDSTUK 1 Basisonderdelen en functies
getal 42124 invoeren. Daarna kies je voor datumnotatie en wordt het getal 42124 door Excel weergegeven als 30 april 2015. Om 12:00:00 uur weer te geven, kun je het getal 0,5 invoeren (de helft van 24 uur) en daarna kiezen voor tijdnotatie. Of je voert direct 12:00:00 in. Ook kun je, om het getal van € 100 in Excel weer te geven, het getal 100 invoeren en daarna kiezen voor de financiële notatie.
1
Voorbeeld 3 Gegeven Je hebt het lettertype en de uitlijning van de tabel van voorbeeld 1 en 2 aangepast. Je wilt de getallen in de tabel nu anders weergeven. Gevraagd Geef de getallen van de totale omzet in kolom C weer met een financiële notatie. Pas als dat nodig is de kolombreedte aan. Uitwerking In de kolom worden de getallen eerst weergegeven door . Dit betekent dat de kolom niet breed genoeg is om het getal weer te geven. Na aanpassing van de kolombreedte ziet de tabel er nu als volgt uit.
1 21
BASISBOEK SPREADSHEETTOEPASSINGEN Deel 1
1.2.5
Deelmenu Stijlen
De stijl van een tabel pas je aan door gebruik te maken van het deelmenu Stijlen. Het deelmenu Stijlen gebruik je voor onderstaande handelingen. • Als je cellen voorwaardelijk wilt opmaken. Voorbeelden daarvan zijn: – markeringsregels voor cellen: als je proefwerkcijfer lager is dan een 5,5, dan moet de cel bijvoorbeeld rood worden; – regels voor bovenste/onderste: de drie hoogste cijfers worden groen weergegeven; – gegevensbalken, waarbij de cellen met hogere waarden vaak een andere kleur krijgen; – kleurenschalen: de cellen met hogere waarden krijgen bijvoorbeeld een andere kleur; – pictogramseries: de cellen met hogere waarden krijgen een pictogram. • Als je een celgebied met tabel wilt opmaken in een bepaalde tabelstijl. Je kunt kiezen voor een bepaalde tabelstijl of opmaak voor een tabel. • Als je een cel wilt opmaken. Je kunt kiezen uit bepaalde celopmaken of celstijlen.
1
Voorbeeld 4 Gegeven In de tabel van voorbeeld 3 staat nu de omzet in euro’s.
1 22
HOOFDSTUK 1 Basisonderdelen en functies
Gevraagd Het Speelcentrum wil de omzet weergeven met een pictogramserie van drie indicatoren. Gebruik hiervoor in Excel bij de pictogrammen de indicatoren zonder cirkels. Zodra de omzet in een maand hoger is dan â‚Ź 5000 moet er een vinkje in die cel komen te staan. Is de omzet in een maand onder de â‚Ź 3.000, dan moet er een kruis komen te staan. Uitwerking Om de omzet weer te geven met een pictogramserie van drie indicatoren selecteer je eerst het betrokken celgebied C3:C5. Daarna ga je via het menuonderdeel Start naar het deelmenu Stijlen en klik je op de knop Voorwaardelijke opmaak. Je kiest nu voor de pictogrammen met de indicatoren zonder cirkels. Nadat je deze hebt geselecteerd, noteer je de voorwaarden zoals in de volgende afbeelding.
Zodra je de opmaak hebt aangepast, is direct zichtbaar dat er in januari een hoge omzet is behaald en in februari een lage omzet.
1 23
BASISBOEK SPREADSHEETTOEPASSINGEN Deel 1
1.2.6
Deelmenu Bewerken
Met het deelmenu Bewerken kun je de onderstaande handelingen verrichten. • Je kunt naar een woord of getal zoeken in het Excelblad via de knop Zoeken en selecteren. • Je kunt sorteren en filteren. • Onder de knop AutoSom kun je veel rekenfuncties, voorprogrammeerde berekeningen in Excel, snel vinden: – som is het totaal van een reeks getallen =SOM(); – gemiddelde is het ongewogen gemiddelde van een reeks getallen =GEMIDDELDE(); – aantal is het aantal getallen van de reeks =AANTAL(); – max is het hoogste getal uit een reeks =MAX(); – min is het laagste getal uit een reeks =MIN(). • Je kunt de inhoud van een reeks verder doorvoeren via de knop Doorvoeren. Je zet met behulp van deze knop een patroon van gegevens door. Bijvoorbeeld op de reeks getallen 15, 25, 35 volgt 45, 55 en verder. • Voor eenvoudige patronen hoef je geen gebruik te maken van deze knop. Je kunt ze ook doorvoeren door de cellen van een reeks te selecteren en deze daarna door te trekken naar de volgende cellen. • Je kunt onder andere de inhoud of opmaak wissen met de knop Wissen.
1
Voorbeeld 5 Gegeven Bekijk de volgende reeksen gegevens.
1 24
HOOFDSTUK 1 Basisonderdelen en functies
Op de reeks getallen 1, 2 en 3 volgt logisch gezien het getal 4. Gevraagd Geef in de rijen 4 tot en met 6 de gegevens weer die logisch volgen op de weergegeven reeksen. Uitwerking Het betreft hier eenvoudige patronen. Je hoeft nu geen gebruik te maken van de knop Doorvoeren. Je kunt deze reeksen doorvoeren door gebruik te maken van de cursor. Je selecteert eerst het celgebied A1:F3 en gaat daarna met de cursor rechts onder in het celgebied (F3) staan. De cursor wordt nu een vulgreep. Met deze vulgreep kun je nu de reeksen doorvoeren naar de rijen 4, 5 en 6.
In de afbeelding zie je, als we zouden doorvoeren, de waarde al weergegeven van cel A6. Het resultaat van het doorvoeren staat in de volgende afbeelding.
1 25
BASISBOEK SPREADSHEETTOEPASSINGEN Deel 1
1
Voorbeeld 6 Gegeven Het Speelcentrum wil de tabel uit voorbeeld 4 uitbreiden met een aantal berekeningen. Hiervoor wil men de tabel als volgt aanvullen.
Gevraagd Bereken door gebruik te maken van de knop AutoSom: • de totale omzet van het eerste kwartaal; • de gemiddelde omzet per maand; • het aantal maanden van het eerste kwartaal; • de maximale maandomzet in het eerste kwartaal; • de minimale maandomzet in het eerste kwartaal. Geef de antwoorden hierop weer in de daarvoor in de afbeelding aangegeven cellen. Uitwerking In de volgende afbeelding zie je behalve de uitwerking ook de rekenfuncties die door Excel zijn gebruikt. De rekenfuncties beginnen, zoals alle formules in Excel, altijd met het =-teken.
1 26
HOOFDSTUK 1 Basisonderdelen en functies
1.2.7
Deelmenu Cellen
Met het deelmenu Cellen kun je de structuur van werkbladen en de werkmap verder aanpassen. • Je kunt rijen en kolommen invoegen. Je kunt zelfs een of meer werkbladen uit een ander Excelbestand (werkmap) toevoegen in de huidige werkmap. • Je kunt rijen en kolommen of een heel werkblad verwijderen. • Met de knop Opmaak kun je: – de breedte van rijen en kolommen aanpassen; – de rijen, kolommen of zelfs werkbladen verbergen; – de werkbladen in een werkmap anders indelen.
1 27
BASISBOEK SPREADSHEETTOEPASSINGEN Deel 1
1
Voorbeeld 7 Gegeven Voor het Speelcentrum zijn nu ook de gegevens van de maanden april, mei en juni bekend. Men wil hiervoor de tabel van voorbeeld 5 aanvullen. Gevraagd Voeg de gegevens in de tabel van voorbeeld 5 aan met de omzet van de maanden april, mei en juni zoals weergegeven in de volgende afbeelding. Pas daarna ook de rekenfuncties aan.
Uitwerking Je voegt eerst drie rijen in onder rij 5 om de gegevens van de maanden april, mei en juni te noteren. Daarna kun je de reeksen uit de rijen 3, 4 en 5 doorvoeren. Het voordeel hiervan is dat je, behalve dat je de maanden doorvoert, ook de voorwaardelijke opmaak van kolom C meeneemt. Daarna noteer je de juiste afzet- en omzetgegevens in de kolommen B en C. Als laatste handeling pas je de rekenfuncties in de cellen C9:C13 aan. In de volgende afbeelding zie je behalve de uitwerking ook de rekenfunctie die door Excel is gebruikt.
1 28
HOOFDSTUK 1 Basisonderdelen en functies
1.2.8
Hulpmenu
Miniwerkbalk opmaak
Hulpmenu
Als je een cel of celbereik selecteert en je klikt op de rechtermuisknop, verschijnt er een hulpmenu voor de cel die of het celbereik dat je hebt hulpmenu geselecteerd en de miniwerkbalk Opmaak. miniwerkbalk
1 29
BASISBOEK SPREADSHEETTOEPASSINGEN Deel 1
Voor het bewerken van de nu actieve cel vind je in deze miniwerkbalk en het hulpmenu de meest gebruikte knoppen. Je hoeft daarvoor dan niet verder te zoeken in het Lint. Weet je nog waar je de basisonderdelen in het lint van het menuonderdeel Start kunt vinden?
1.3 Rekenen in Excel Met een spreadsheet of rekenblad wil je berekeningen uitvoeren. Je gebruikt Excel, omdat de mogelijkheden hiervoor zeer uitgebreid zijn. Je kunt zeer complexe formules maken waarbij je gebruikmaakt van basisbewerkingen en de rekenfuncties in Excel. Je maakt in deze paragraaf eerst kennis met basisbewerkingen in Excel. Daarna ga je werken met een aantal rekenfuncties. In het menuonderdeel Formules vind je een lint met heel veel rekenfuncties, waarvan we er een aantal gebruiken.
Een aantal rekenfuncties waarmee je, samen met de basisbewerkingen en rekentekens, functies kunt maken, zijn: • logische functies zoals ALS, EN, NIET en OF; • statische functies zoals AANTAL, GEMIDDELDE, MIN en MAX; • wiskundige functie zoals AFRONDEN, PRODUCT, QUOTIENT en SOM.
1 30
HOOFDSTUK 1 Basisonderdelen en functies
1.3.1
Basisbewerkingen
De basisbewerkingen zoals optellen, vermenigvuldigen, delen, machtsverheffen en worteltrekken kun je ook in Excel gebruiken. In Excel kun je ook rekenen met data en tijd. Voor Excel is de datum 1 januari 1900 gelijk aan 1 en de datum 1 januari 2017 gelijk aan het getal 42736. 1 januari 2017 is 42735 dagen later dan 1 januari 1900. Zo is ook 12 uur ’s middags gelijk aan ½. Voor het toepassen van basisbewerkingen in Excel maak je gebruik van de volgende rekentekens: rekentekens * = vermenigvuldigen; - = aftrekken; + = optellen; / = delen; ^ = machtsverheffen; ( ) = voor het veranderen van de volgorde van bewerkingen. Je begint een formule in Excel altijd met het =-teken.
1
Maak de weergegeven voorbeelden ook zelf in Excel.
1
Voorbeeld 8 Gegeven
Gevraagd Voer per rij de basisbewerking uit zoals staat in kolom A met de getallen in de kolommen B en C van dezelfde rij en noteer de
1 31
BASISBOEK SPREADSHEETTOEPASSINGEN Deel 1
uitkomst in kolom D van die rij. Noteer in kolom F de door jou gebruikte formule. Uitwerking Voor de basisbewerking optellen in rij 2 gebruik je de volgende werkwijze. • Ga in cel D2 staan met de cursor. • Voer in cel D2 het =-teken in. • Klik daarna met de cursor op cel B2. • Voer daarna het +-teken in voor de bewerking optellen. • Klik daarna met de cursor op cel C2. • Klik op de toets Enter. De formule in cel D2 ziet er daarna als volgt uit: =B2+C2. Op dezelfde manier voer je ook de basisbewerkingen in voor de volgende rijen en krijg je de volgende uitkomsten.
De basisbewerkingen kun je ook toepassen op data en tijd. Zo kun je twee data en ook twee tijdstippen van elkaar aftrekken. Om te kunnen rekenen met data of tijd moet je er wel voor zorgen dat deze getallen ook weergegeven worden in datum- of tijdnotatie. Een hele dag of 24 uur staat in Excel gelijk aan het getal 1. En 12 december 2012 staat gelijk aan het getal 41255, het aantal dagen na 1-1-1900.
1 32
HOOFDSTUK 1 Basisonderdelen en functies
1
Voorbeeld 9 Gegeven In de volgende afbeelding staan de dagen met een datumnotatie en de tijd met een tijdnotatie weergegeven in kolom B en C.
Gevraagd Bereken de tijdsduur tussen de dagen en tijdstippen weergegeven in kolom B en C en geef deze tijdsduur weer in kolom E zoals aangegeven in kolom F.
1 33
BASISBOEK SPREADSHEETTOEPASSINGEN Deel 1
Uitwerking
De uitkomst in de cellen E2, E3, E14 en E15 is weergegeven in de standaardnotatie. De uitkomst in cellen E6 en E7 is weergegeven in tijdnotatie en de uitkomst in cellen E10 en E11 in getalnotatie. Voor Excel is 1 dag gelijk aan 1 en 1 uur gelijk aan 1/24 dag. Om het aantal uren te berekenen moet je het getal dat Excel berekent vermenigvuldigen met 24. Ofwel 1/24 dag = 1/24 dag * 24 uren/dag = 1 uur. Om dezelfde reden moet je om het aantal minuten te berekenen de uitkomst vermenigvuldigen met 24 * 60. Er zitten immers 60 minuten in 1 uur en 24 uur in 1 dag.
1.3.2
Absolute celverwijzing en relatieve celverwijzing
Vaak maak je in een tabel gebruik van soortgelijke formules. Het is dan wel handig om dan gebruik te kunnen maken van absolute celverwijzingen en relatieve celverwijzingen. Dan hoef je formules zo min mogelijk opnieuw samen te stellen. In het volgende voorbeeld bereken je de behaalde omzet door gebruik te maken van celverwijzingen.
1 34
HOOFDSTUK 1 Basisonderdelen en functies
1
Voorbeeld 10 Gegeven Van een onderneming zijn de volgende gegevens bekend.
Gevraagd Bereken de behaalde omzet per artikel en de totale omzet. Stel hiervoor zo min mogelijk rekenfuncties opnieuw samen. Uitwerking Eerst stel je de formule samen voor de omzet van desktops in cel D2, deze is =C2*B2. Met de vulgreep kun je nu deze formule doorvoeren naar de cellen D3 en D4. Het resultaat is te zien in de volgende afbeelding.
Doordat je in voorbeeld 10 de formule in cel D2 naar beneden doorvoert, wordt de formule automatisch aangepast van D2=C2*B2 naar D3=C3*B3 en D4=C4*B4. Je hebt hier te maken met relatieve celverwijzingen ofwel variabele celverwijzingen. De formule heb je naar de volgende rijen verplaatst en in de formule veranderen nu ook automatisch de verwijzingen naar de rijen. De afstand tussen de cellen C3 en D3 blijft nu hetzelfde als de afstand in de oorspronkelijke formule tussen C2 en D2.
1 35
BASISBOEK SPREADSHEETTOEPASSINGEN Deel 1
absolute verwijzingen
Soms is het handiger om in een formule met absolute verwijzingen te werken. Wat absolute verwijzingen zijn wordt met voorbeeld 11 toegelicht.
1
Voorbeeld 11 Gegeven Van een onderneming zijn de volgende gegevens bekend.
Gevraagd a. Bereken het aandeel van de omzet van de desktops in de totale omzet. b. Bereken het aandeel van de omzet van de laptops en tablets in de totale omzet. c. Geef alleen de kolommen over de omzet weer en verberg de kolommen B en C. Uitwerking a. Het omzetaandeel van de desktops in de totale omzet E2=D2/ D5= € 35.955,00/€ 77.390,00 = 0,46 = 46%. b. Om het omzetaandeel van de beide andere artikelgroepen te berekenen kun je de formule uit cel E2 weer kopiëren. Als je nu met de vulgreep deze formule zonder aan te passen doorvoert naar de rijen 3 en 4 gebeurt het volgende.
1 36
HOOFDSTUK 1 Basisonderdelen en functies
Het resultaat in de cellen E3 en E4 is #DEEL/0! De formule in cel E3 is nu =D3/D6 en in cel E4 is deze D3/D7. In de cel D6 en D7 staat echter niets ofwel 0 en delen door nul is onmogelijk. Om het omzetaandeel te berekenen moet je blijven delen door de omzet in cel D5. Om ervoor te zorgen dat in een formule een rijnummer of kolomletter niet verandert, moet je er een absolute verwijzing van maken. Dit doe je door er het $-teken (dollarteken) voor te zet- $-teken ten. De formule in cel E2 wordt dan E2=D2/D$5. De verwijzing naar rij 5 wordt daardoor een absolute verwijzing ofwel vaste verwijzing.
c. Om de kolommen B en C te verbergen selecteer je deze kolomkoppen en klik je op de rechtermuisknop.
1 37
BASISBOEK SPREADSHEETTOEPASSINGEN Deel 1
Je kiest nu voor verbergen. De tabel ziet er daarna als volgt uit.
1
Gebruik de functietoets F4 om een verwijzing te veranderen van relatief naar absoluut.
Het gebruiken van een goede celverwijzing levert je heel wat tijdsbesparing op. Kies voor de juiste verwijzing. Dit kan zijn een relatieve celverwijzing zoals D2 of een absolute celverwijzing zoals $D$2. Maar je kunt ook kiezen voor een gemengde celverwijzing zoals $D2 waarbij je absoluut verwijst naar kolom D en relatief naar rij 2. Bekijk hiervoor het volgende voorbeeld. Probeer de formule eerst zelf samen te stellen voordat je naar de uitwerking kijkt.
1
Voorbeeld 12 Gegeven Een discotheek hanteert voor elk type feest andere verhuurprijzen op de verschillende uitgangsavonden. Op de maandag rekenen ze bijvoorbeeld 60% van de standaardprijs van â‚Ź 1.525,00 voor de discozaal ofwel C3=C2/B3= â‚Ź 915,00.
1 38
HOOFDSTUK 1 Basisonderdelen en functies
Gevraagd Bereken de verhuurprijzen voor de feesten in de verschillende uitgangsavonden. De formule die je daarvoor samenstelt in cel C3 moet je kopiĂŤren naar het gehele celgebied C3:I6. Maak daarvoor gebruik van correcte absolute en relatieve celverwijzingen. Uitwerking
Je gebruikt in de formule telkens de korting van rij 2 en de prijzen uit kolom B. Deze maak je absoluut zodat de formule C3=C$2*$B3 wordt.
1.4 Rekenfuncties Voor de formules in Excel maak je gebruik van verschillende rekenfuncties. Dit zijn voorgeprogrammeerde berekeningen in Excel. Een aantal van deze rekenfuncties ken je al. In het lint van het menuonderdeel Start heb je de knop AutoSom van het deelmenu Bewerken gebruikt met een aantal veelgebruikte rekenfuncties.
1 39
rekenfuncties
BASISBOEK SPREADSHEETTOEPASSINGEN Deel 1
De andere rekenfuncties staan onder deze knop onder Meer functies. Meer rekenfuncties vind je ook door te klikken op de knop in de formulebalk en in de functiebibliotheek van het menuonderdeel Formules.
Via dit deelmenu kun je alle beschikbare rekenfuncties vinden. Selecteer je de functie die je nodig hebt via dan krijg je een hulpvenster te zien met een uitleg over de onderdelen ofwel functieargumenten die je kunt gebruiken.
1
Maak de weergegeven voorbeelden ook zelf in Excel.
1.4.1
Logische functies
Bij logische functie maak je gebruik van voorwaarden. Een voorwaarde kan het volgende zijn. Je hebt een voldoende behaald bij een cijfer hoger dan een 5,4. Als je een 6 hebt behaald, dan heb je vanwege die voorwaarde een voldoende.
1 40
HOOFDSTUK 1 Basisonderdelen en functies
Veelgebruikte logische functies zijn: • =ALS (voorwaarde;waar;onwaar). Als aan de beschreven voorwaarde wordt voldaan, dan is wat je hebt staan bij ‘waar’ de uitkomst, anders is wat je hebt staan bij ‘onwaar’ de uitkomst. Wil je een tekst als uitkomst weergeven dan moet de tekst tussen aanhalingstekens staan, bijvoorbeeld ‘GOED’ of ‘OK’. • =EN (voorwaarde1;voorwaarde2;…). Als je voldoet aan alle voorwaarden, dan is de uitkomst WAAR, anders is de uitkomst ONWAAR. • =OF (voorwaarde1;voorwaarde2;…). Als je voldoet aan een van de voorwaarden, dan is de uitkomst WAAR, anders is de uitkomst ONWAAR. • =NIET (voorwaarde). Als je niet voldoet aan de voorwaarde, dan is de uitkomst WAAR, anders is de uitkomst ONWAAR. Bij logische functies wordt ook vaak gebruikgemaakt van de volgende symbolen. Daarover even kort een uitleg: • > betekent: groter dan • >= betekent: groter dan of gelijk aan • < betekent: kleiner dan • <= betekent: kleiner dan of gelijk aan • <> betekent: niet gelijk aan Excel kent een aantal logische functies. In het volgende voorbeeld pas je er een aantal toe.
1
Voorbeeld 13 Gegeven Van 2014 en 2015 is de volgende afzet en winst van de verschillende provincies bekend.
1 41
BASISBOEK SPREADSHEETTOEPASSINGEN Deel 1
Gevraagd a. Maak in cel C8 gebruik van de =ALS-functie om te bepalen of de afzet in de provincie Gelderland van desktops in 2015 hoger is dan de afzet in 2014. Als aan deze voorwaarde wordt voldaan is de uitkomst ‘GOED’ en anders ‘FOUT’. b. Maak in cel C9 gebruik van de =ALS-functie om te bepalen of de afzet in de provincie Gelderland van laptops in 2015 hoger is dan de afzet in 2014. Als aan deze voorwaarde wordt voldaan is de uitkomst ‘GOED’ en anders ‘FOUT’. c. Maak in cel C10 gebruik van de =OF-functie om te bepalen of je in Gelderland meer desktops of meer laptops hebt verkocht in 2015. Als aan een van deze voorwaarden is voldaan dan is de uitkomst ‘WAAR’ en anders ‘ONWAAR’. d. Maak in cel C11 gebruik van de =EN-functie om te bepalen dat je in Gelderland meer desktops en meer laptops hebt verkocht in 2015. Als aan beide voorwaarden is voldaan dan is de uitkomst ‘WAAR’ en anders ‘ONWAAR’. e. Maak in cel C12 gebruik van de =NIET-functie om te bepalen of in Gelderland geen verlies is geleden. Als er geen verlies is geleden is de uitkomst ‘WAAR’ en als er wel verlies is geleden is de uitkomst ‘ONWAAR’. f. Maak in cel C13 gebruik van de =EN-functie om te bepalen of je in Gelderland meer desktops en laptops hebt verkocht en winst hebt behaald. Als aan alle voorwaarden is voldaan dan is de uitkomst ‘WAAR’ en anders ‘ONWAAR’. g. Kopieer de formules van C8:C13 naar D8:F13 en maak als dat nodig is gebruik van absolute celverwijzingen.
1 42
HOOFDSTUK 1 Basisonderdelen en functies
Uitwerking
In het voorbeeld blijkt uiteindelijk dat de provincie Utrecht het beste scoort. De verkopen van zowel desktops als laptops zijn in Utrecht hoger in 2015 en er is geen verlies geleden in 2015.
1.4.2
Statische functies
Veelgebruikte statistische functies zijn: • =AANTAL (celbereik). Je berekent het aantal cellen met getallen in een bereik. • =AANTAL.ALS (celbereik; voorwaarde). Je berekent het aantal cellen in een celbereik die voldoen aan een voorwaarde. • =AANTALLEN.ALS (celbereiken; voorwaarden). Je berekent het aantal cellen in verschillende bereiken die voldoen aan één voorwaarde. • =GEMIDDELDE (celbereik). Je berekent het gemiddelde van de getallen in het bereik. De cellen zonder een getal worden niet meegenomen in de berekening. • =MAX (celbereik). Het resultaat is het grootste getal in een bereik. • =MIN (celbereik). Het resultaat is het kleinste getal in een bereik. MEDIAAN • =MEDIAAN (celbereik). Het resultaat is het middelste getal in een bereik. MODUS • =MODUS (celbereik). Het resultaat is het meest voorkomende getal in een bereik.
1 43
BASISBOEK SPREADSHEETTOEPASSINGEN Deel 1
Komen er twee of meer getallen het meeste voor, dan is de uitkomst #N/B, omdat de formule geen keuze kan maken. â&#x20AC;˘ =VOORSPELLEN (X-onbekend; Y-bekend; X-bekend). Het resultaat is de toekomstige waarde van Y-onbekend volgens een lineaire trend van Y-bekend. In het volgende voorbeeld wordt een aantal statistische functies gebruikt.
1
Voorbeeld 14 Gegeven Gedurende de weken 40 tot en met 47 heb je je gewicht gewogen. Tijdens je vakantieweek (week 43) heb je je niet gewogen.
Gevraagd a. Bereken in cel E2 met de =AANTAL-functie hoe vaak er is gewogen in de weken 40 tot en met 47. b. Bereken in cel E3 met de = AANTAL.ALS-functie hoe vaak er een gewicht onder de 78 kg is gewogen. c. Bereken in cel E4 met de =AANTALLEN.ALS-functie hoe vaak er een gewicht boven de 76 kg en onder de 77 kg is gewogen. d. Bereken in cel E5 met de =GEMIDDELDE-functie wat het gemiddelde gewicht was in de weken 40 tot en met 47. e. Bereken in cel E6 met de =MAX-functie het hoogste gewogen gewicht in de weken 40 tot en met 47.
1 44
HOOFDSTUK 1 Basisonderdelen en functies
f. Bereken in cel E7 met de =MIN-functie het laagste gewogen gewicht in de weken 40 tot en met 47. g. Bereken in cel E8 met de =MEDIAAN-functie het middelste gewicht uit de reeks gewogen gewichten. h. Bereken in cel E9 met de =MODUS-functie het meest voorkomende gewicht in de reeks gewogen gewichten. i. Bereken in cel E10 met de =VOORSPELLEN-functie het verwachte gewicht in week 48 volgens de gewichten in de weken 40 tot en met 47. Uitwerking
Het voorspelde gewicht in week 48 is voorspeld op basis van een lineaire trend. Het voorspelde gewicht van 76,8 is lager dan de weken ervoor, omdat je gewicht immers gedurende deze weken is gedaald van 78,4 naar 77,3.
1.4.3
Wiskundige functies
Naast de logische en statistische functies gebruik je ook vaak wiskundige functies. De wiskundige functies die je gebruikt zijn: â&#x20AC;˘ =AFRONDEN (getal; aantal decimalen). Je rondt een getal af op het opgegeven aantal decimalen. Handig als je met het afgeronde getal verder moet rekenen. â&#x20AC;˘ =AFRONDEN.BENEDEN (getal; gehele getal). Je rondt een getal af naar beneden op het dichtstbijzijnde veelvoud. Geef je geen veelvoud op dan wordt afgerond naar het lagere gehele getal.
1 45
BASISBOEK SPREADSHEETTOEPASSINGEN Deel 1
• =AFRONDEN.BOVEN (getal; gehele getal). Je rondt een getal af naar boven op het dichtstbijzijnde veelvoud. Geef je geen veelvoud op dan wordt afgerond naar het hogere gehele getal. • =AFRONDEN.NAAR.BENEDEN (getal; decimaal). Je rondt een getal af naar beneden op het aangegeven aantal decimalen. • =AFRONDEN.NAAR.BOVEN (getal; decimaal). Je rondt een getal af naar boven op het aangegeven aantal decimalen. • =GEHEEL (getal). Je kapt het getal af tot een geheel getal of een aantal decimalen. • =SOM (celbereik).Je telt de getallen in een celbereik op.
1
Gebruik de SOM-functie in plaats van het eenvoudig optellen van getallen: =SOM(A1:A3) in plaats van =A1+A2+A3.
Stel, je gebruikt =SOM(A1:A3) in plaats van =A1+A2+A3. Zodra je dan een rij voegt tussen rij 2 en 3, worden deze formules als volgt: =SOM (A1:A3) wordt =SOM(A1:A4) en =A1+A2+A3 wordt =A1+A2+A4. Het getal dat wordt genoteerd in de nieuwe cel A3 wordt wel meegerekend bij de SOM-formule, maar niet als je de optelling gebruikt. Gebruik daarom voor het optellen van een reeks getallen altijd de =SOMfunctie. Let op! Voor de basisbewerkingen kun je ook een formule gebruiken. Dit is vaak echter niet zinvol, omdat je hiervoor ook de normale rekentekens kunt gebruiken. • =MACHT. Het resultaat is een getal verheven met een macht. Je kunt hiervoor ook het ^-teken gebruiken, bijvoorbeeld =3^2=9. • =PRODUCT. Het resultaat is de vermenigvuldiging van de getallen met elkaar. Je kunt hiervoor ook het *-teken gebruiken, bijvoorbeeld =2*3*4=24. • =QUOTIENT. Je resultaat is de uitkomst van een deling. Je kunt hiervoor ook het /-teken gebruiken, bijvoorbeeld =12/6=2. • =WORTEL. Je berekent de vierkantswortel van een getal. Je kunt hiervoor ook de notering ^0,5 gebruiken, bijvoorbeeld =9^0,5=3.
1 46
HOOFDSTUK 1 Basisonderdelen en functies
In het volgende voorbeeld gebruik je een aantal =AFRONDEN-functies en de =SOM-functie.
1
Voorbeeld 15 Gegeven
Gevraagd a. Bereken in cel F2 van cel D2 het afgeronde bedrag op nul decimalen. b. Bereken in cel F3 van cel D3 het afgeronde bedrag op een veelvoud van 5 cent naar boven. c. Bereken in cel F4 van cel D4 het afgeronde bedrag op een veelvoud van 3 cent naar beneden. d. Bereken in cel F5 van cel D5 het afgeronde bedrag op 1 decimaal naar beneden. e. Bereken in cel F6 van cel D6 het afgeronde bedrag op 1 decimaal naar boven. f. Bereken in cel F7 van cel D7 het afgekapte bedrag in hele euroâ&#x20AC;&#x2122;s. g. Bereken in cel C8 het totale aantal artikelen in voorraad. h. Bereken in cel D8 het totale bedrag aan artikelen in voorraad.
1 47
BASISBOEK SPREADSHEETTOEPASSINGEN Deel 1
Uitwerking
1.4.4
Foutmeldingen
Als je formules gebruikt, maak je weleens fouten en krijg je een foute uitkomst of kan Excel geen uitkomst berekenen. Dit geldt trouwens ook als je een boekhoud- of salarispakket gebruikt. Je pakt dan nog vaak een rekenmachine om een uitkomst na te rekenen. Zeker bij complexe berekeningen is dit een goede gewoonte. Ook is het verstandig een uitkomst te schatten.
1 #-teken
Schat altijd je uitkomst en reken je uitkomst na.
Als Excel een uitkomst niet kan berekenen, komt er uit de formule een van de volgende foutwaarden, weergeven met het #-teken ofwel het hekje-teken.
1 48
HOOFDSTUK 1 Basisonderdelen en functies
Foutwaarde
Betekenis
######
De kolom is niet breed genoeg of uit de berekening komt een negatieve datum.
#DEEL/0!
In de formule wordt gedeeld door 0.
#N/B
Een waarde voor een formule is niet beschikbaar (ontbreekt).
#NAAM?
De tekst in een formule is fout.
#LEEG!
De formule maakt gebruik van een onjuist bereik.
#GETAL!
De formule maakt gebruik van een ongeldig getal.
#VERW!
In de formule staat een foute verwijzing.
#WAARDE!
De formule maakt gebruik van een onjuist gegeven.
1 49
BASISBOEK SPREADSHEETTOEPASSINGEN Deel 1
Begrippenlijst Absolute verwijzing
Vaste verwijzing in een formule naar een vaste kolom of rij van een celadres door het gebruik van het $-teken.
Bladbesturing
Besturingsknoppen van een werkblad onder en rechts van het werkblad.
Celbereik
Groep aaneengesloten cellen.
Formulebalk
Onderdeel van het Excelvenster dat bestaat uit het celadres van de actieve cel en de inhoud van de cel.
Hulpmenu
Menu dat in de menubalk zichtbaar wordt als je bijzondere onderdelen in Excel, zoals een grafiek, wilt aanpassen.
Klembord
Onderdeel van MS-Office waarmee je via knippen, plakken en kopiëren onderdelen van en naar een andere plaats in hetzelfde of een ander MS-Office document kunt verplaatsen.
Kolom
Verticale reeks cellen.
Lint
Onderdeel van het Excelvenster waarin van het betrokken menuonderdeel de meest gebruikte knoppen staan.
Mediaan
Waarde van de middelste waarneming.
1 50
HOOFDSTUK 1 Basisonderdelen en functies
Miniwerkbalk
Werkbalk met de meest gebruikte knoppen, die zichtbaar wordt zodra je klikt op de rechtermuisknop in het werkblad.
Modus
Waarde van de meest voorkomende waarneming.
Rekenfuncties
Voorgeprogrammeerde berekeningen in Excel, zoals verschillende logische, statistische en wiskundige functies.
Rekentekens
Tekens voor de basisbewerkingen: *= vermenigvuldigen; â&#x20AC;&#x201C;= aftrekken; += optellen; /= delen; ^= machtsverheffen; ( )= voor het veranderen van de volgorde van bewerkingen.
Rij
Horizontale reeks cellen.
Startmenu
Menuonderdeel van het hoofdmenu dat verschijnt nadat je Excel hebt opgestart, naast de standaard menuonderdelen: Bestand, Invoegen, Pagina-indeling, Formules, Gegevens, Controleren, Beeld en Invoegtoepassingen.
Startvenster
Venster van Excel dat verschijnt nadat je Excel hebt opgestart met onder andere het Startmenu en het eerste Werkblad.
Statusbalk
Onderste regel van het Excelvenster met de status van het Excelblad, de werkbladweergaven en de zoomregelaar.
1 51
BASISBOEK SPREADSHEETTOEPASSINGEN Deel 1
Vulgreep
Onderdeel van de actieve cel(len) waarmee je de inhoud van de cel kunt doorvoeren naar de naastliggende cellen.
Werkblad
Rekenblad in Excel bestaande uit kolommen en rijen van cellen.
Werkmap
Excelbestand dat met name werkbladen en graďŹ ekbladen bevat.
$-teken
Teken dat zorgt voor een absolute verwijzing naar de kolom en of rij van een celadres.
#-teken
Teken dat weergeeft dat er een fout is gemaakt.
1 52
HOOFDSTUK 1 Basisonderdelen en functies
Checklist Je kent de begrippen uit de begrippenlijst.
■
Je begrijpt op welke wijze je een formule in Excel moet samenstellen; wat het resultaat is van veel gebruikte statistische, wiskundige en logische rekenfuncties; wat de betekenis is van een mediaan, modus en variatiebreedte; de betekenis van de verschillende rekensymbolen.
■ ■ ■ ■
Je kunt een werkblad eenvoudig opmaken en een kolom en rij toevoegen, verbergen en verwijderen; logische functies zoals EN, ALS, NIET en OF toepassen; wiskundige functies zoals SOM, MACHT, MIN, MAX en AFRONDEN toepassen; statische functies zoals AANTAL, GEMIDDELDE, MODUS en MEDIAAN toepassen; een afdruk van een werkblad en van een selectie van een werkblad maken.
■ ■ ■ ■ ■
Je ziet in de praktijk dat bij de administratie binnen ondernemingen veel met Excel wordt gewerkt; dat veel kwantiteiten binnen ondernemingen in Excel worden bijgehouden; dat veel Excelgegevens in presentaties worden verwerkt.
■ ■ ■
Je begrijpt en kunt aan de slag met ‘De uitdaging’ van de Inleiding. Wil je de voorraad- en urengegevens in Excel 2013 bijwerken? Gebruik hiervoor de statische en logische formules en maak een relatieve of absolute celverwijzing bij het kopiëren van celinhouden.
1 53