Een goed rapport by ThiemeMeulenhoff

Omslag TM • Een goed rapport • Arienne de Boer | studio Pietje Precies bno, Hilversum Rugdikte: 5 mm • formaat 170 * 243 mm • fc

Reinout Hogeweg Een goed rapport

Een goed rapport Van een projectverslag in het eerste jaar en een stagerapport in het tweede of derde jaar tot en met de afstudeerscriptie in het laatste jaar is het voor studenten in het hoger onderwijs noodzakelijk om te weten aan welke criteria zo’n type tekst moet voldoen. Wat moet er in een inleiding staan? Hoe schrijf je een samenvatting? Hoe moet je de geraadpleegde bronnen correct verantwoorden? En – steeds belangrijker – hoe verantwoord je al die informatie die je op internet hebt gevonden?

Een goed rapport Reinout Hogeweg

Een goed rapport geeft bondig antwoord op deze en vele andere vragen. Het is in de dagelijkse praktijk van het onderwijs op een hogeschool ontstaan waardoor het precies die informatie biedt die studenten nodig hebben wanneer zij de resultaten van hun onderzoek op schrift moeten zetten. Deze vierde, geheel herziene druk sluit goed aan op de actuele ontwikkelingen in het hoger onderwijs waarbij studenten moeten voldoen aan steeds hogere eisen van rapportagevaardigheden en correct taalgebruik. Over de auteur Reinout Hogeweg is neerlandicus en gaf vele jaren colleges communicatie, taalbeheersing en vooral rapportagevaardigheden op een hogeschool in Haarlem. De vele vragen van studenten inspireerden hem tot het schrijven van deze bondige handleiding bij het schrijven van schriftelijke werkstukken. Een goed rapport is in de loop der jaren voor duizenden studenten hun steun en toeverlaat geweest. Voor deze vierde editie is de tekst geheel aangepast aan de meest actuele ontwikkelingen en inzichten.

In 2010 verscheen er een vertaling in het Engels van Karl Philips, met de titel A Good Report.

OMS_Eengoedrapport_03.indd 1

04-12-13 10:31

Een goed rapport Reinout Hogeweg

Boek_15177_Een goed rapport.indb 1

07-01-14 10:23

Redactie ZenderTekst, Utrecht Opmaak binnenwerk Imago Mediabuilders, Amersfoort Ontwerp omslag Studio Pietje Precies, Hilversum

Over ThiemeMeulenhoff ThiemeMeulenhoff is dé educatieve mediaspecialist en levert educatieve oplossingen voor het Primair Onderwijs, Voortgezet Onderwijs, Middelbaar Beroepsonderwijs en Hoger Onderwijs. Deze oplossingen worden ontwikkeld in nauwe samenwerking met de onderwijsmarkt en dragen bij aan verbeterde leeropbrengsten en individuele talentontwikkeling. ThiemeMeulenhoff haalt het beste uit élke leerling. Meer informatie over ThiemeMeulenhoff en een overzicht van onze educatieve oplossingen: www.thiememeulenhoff.nl of via de Klantenservice 088 800 20 16 ISBN 978 90 06 97817 9 Vierde, geheel herziene druk, eerste oplage 2014 © ThiemeMeulenhoff, Amersfoort, 2014 Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen, of enig andere manier, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever. Voor zover het maken van kopieën uit deze uitgave is toegestaan op grond van artikel 16B Auteurswet 1912 j° het Besluit van 23 augustus 1985, Stbl. 471 en artikel 17 Auteurswet 1912, dient men de daarvoor wettelijk verschuldigde vergoedingen te voldoen aan Stichting Publicatie- en Reproductierechten Organisatie (PRO), Postbus 3060, 2130 KB Hoofddorp (www.stichting-pro.nl). Voor het overnemen van gedeelte(n) uit deze uitgave in bloem lezingen, readers en andere compilatiewerken (artikel 16 Auteurswet) dient men zich tot de uitgever te wenden. Voor meer informatie over het gebruik van muziek, film en het maken van kopieën in het onderwijs zie www.auteursrechtenonderwijs.nl. De uitgever heeft ernaar gestreefd de auteursrechten te regelen volgens de wettelijke bepalingen. Degenen die desondanks menen zekere rechten te kunnen doen gelden, kunnen zich alsnog tot de uitgever wenden.

Deze uitgave is voorzien van het FSC®-keurmerk. Dit betekent dat de bosbouw voor het gebruikte papier op een verantwoorde wijze heeft plaatsgevonden.

Boek_15177_Een goed rapport.indb 2

07-01-14 10:23

Inhoud

1 Een goed rapport, lees dit eerst 1.1 Uitgangspunten 1.2 Aanwijzingen voor het gebruik 1.3 Voorkom fouten en bespaar tijd 1.3.1 Schrijf direct een concept inhoudsopgave 1.3.2 Noteer direct alle geraadpleegde bronnen 1.3.3 Een controlemiddel

7 7 8 9 9 9 10

2 Vormgeving van het rapport 2.1 Lay-out 2.2 Lettertype, lettergrootte en kleurgebruik 2.2.1 Lettergrootte 2.2.2 Cursief, vet en onderstreept 2.2.3 Kleurgebruik

11 11 12 12 13 13

3 Taalgebruik in het rapport 3.1 Stijl en lengte 3.2 Voornaamwoorden 3.2.1 De eerste persoon 3.2.2 De tweede persoon 3.2.3 Twee uitzonderingen 3.2.4 De derde persoon 3.3 Spelling 3.3.1 Algemene woorden en de spellingcorrector 3.3.2 Werkwoordsvormen

14 14 16 16 17 17 18 20 20 22

4 Verantwoording van de g eraadpleegde bronnen 4.1 Noodzaak en functie 4.2 Plaats en vorm van de bronverwijzingen in de tekst 4.3 Plaats en vorm van de bronvermelding 4.4 Regels voor de titelbeschrijving 4.4.1 Boeken 4.4.2 Informatie verkregen via internet 4.4.3 Artikelen 4.4.4 Mondeling verkregen informatie 4.5 Checklist

25 25 27 30 30 31 32 34 34 35

Boek_15177_Een goed rapport.indb 3

07-01-14 10:23

5 De omslag (cover) en de titelpagina 5.1 Titel 5.2 Omslag (cover) 5.3 Titelpagina 5.4 Gegevens bij een artikel of verslag 5.5 Checklist

36 36 37 37 38 39

6 De inhoudsopgave 6.1 Vaste onderdelen 6.2 Voorbeeld met toelichting 6.3 Paginering 6.4 Vermelding bij artikel of verslag 6.5 Checklist

40 40 41 43 44 45

7 De samenvatting 7.1 Functie en benaming 7.2 Inhoud 7.3 Plaats 7.4 Checklist

46 46 46 47 48

8 De inleiding 8.1 De inhoud van de inleiding 8.1.1 Kader, probleemstelling en overzicht 8.1.2 Verantwoording van de werkwijze 8.1.3 Beperkingen 8.1.4 Inleiding bij artikel of verslag 8.2 Een voorwoord 8.3 Verklaring van vaktermen, afkortingen en symbolen 8.4 Checklist

49 49 50 50 51 52 52 53 54

9 De kernhoofdstukken 9.1 Structuur 9.1.1 Algemene vragen 9.1.2 Structuurvragen 9.2 Indeling en lay-out 9.3 Het vermijden van lege hoofdjes 9.4 Verwijzingen naar bronnen en bijlagen 9.5 Illustraties, figuren en tabellen 9.5.1 Nummer en titel 9.5.2 De afbeelding 9.5.3 De bronverwijzing bij illustraties 9.6 Checklist

55 55 55 56 58 60 61 61 62 62 64 65

Boek_15177_Een goed rapport.indb 4

07-01-14 10:23

10 De conclusie(s) en/of aanbevelingen 10.1 Functie en inhoud 10.2 Formulering en lay-out 10.3 Checklist

66 66 67 67

11 De bijlagen 11.1 Functie en inhoud 11.2 Plaats en paginering 11.3 Lay-out 11.4 Checklist

68 68 68 69 70

Aanbevolen literatuur, websites en hulpmiddelen

Boek_15177_Een goed rapport.indb 5

07-01-14 10:23

1 Een goed rapport, lees dit eerst Te midden van een onbeschrijflijke chaos zit student O.J. aan zijn bureau. Hij is eindelijk begonnen aan zijn afstudeerscriptie. Op het wankele bureau en op de grond liggen stapels papier met tekst, ruim voorzien van doorhalingen en onleesbare toevoegingen. Geopende studieboeken, woordenboeken en syllabi slingeren overal rond; prints van ‘gedownloade’ artikelen, tijdschriften, pizzadozen en kranten liggen op, onder en zelfs in zijn bed. Student O.J. zelf staart, onderuitgezakt achter zijn computer, wezenloos in een beduimeld boekje met de titel: ‘Hoe schrijf ik een scriptie?’ Herken je deze situatie? Of het nu een rapport van een onderzoek betreft, een stageverslag, een artikel (essay, paper) of een afstudeerscriptie, bijna iedere student bevindt zich op een bepaald moment in een situatie zoals hiervoor beschreven. Het verrichten van het onderzoek zelf of het verzamelen en uitwerken van gegevens is al moeilijk genoeg, maar dé oorzaak van wanhoop en ernstige studievertraging is de opgave het resultaat van weken of maanden werk weer te geven in een correct verslag of rapport. Hoe maak je van die chaos aan informatie een goed opgebouwd, helder en correct geschreven rapport dat voldoet aan alle eisen die aan zo’n werkstuk gesteld worden? De doelstelling van Een goed rapport is antwoord te geven op de vele praktische vragen waarmee bijna elke student worstelt als hij of zij in dit stadium is beland. In dit inleidende hoofdstuk staat belangrijke informatie over de uitgangspunten van dit boek en is beschreven hoe je het zo effectief mogelijk kunt gebruiken.

1.1 Uitgangspunten De aanwijzingen in dit boek zijn in principe beperkt tot de vorm, de uiterlijke aspecten: een serie vaste onderdelen die bij een professioneel rapport in een bepaalde volgorde en op een bepaalde manier aan de orde moeten komen. Aspecten die betrekking hebben op de inhoud – zoals de oriëntatie op het onderwerp, de probleemstelling, het plan van aanpak en het verzamelen van informatie – worden niet expliciet behandeld. Volgens de bekende uitspraak zijn vorm en inhoud één en daarom wordt er soms wel naar de inhoud verwezen, maar deze aspecten zijn niet het onderwerp van deze publicatie. Gezien de grote diversiteit aan opleidingen op het niveau van een hogeschool en de talrijke verschillende types rapporten die er bestaan, zou een volledige behandeling hiervan dit boek met tientallen pagina’s uitbreiden. Volg ten aanzien van deze inhoudelijke aspecten de richtlijnen van jouw spe cifieke opleiding. Deze staan vaak expliciet vermeld in een studiehandleiding

Boek_15177_Een goed rapport.indb 7

07-01-14 10:23

of -gids en in de afstudeerfase worden er ook vaak aparte trainingen voor gegeven. Publicaties over het schrijven van rapporten bevatten soms andere voorschriften dan die in Een goed rapport worden geadviseerd. Er is nu eenmaal geen sprake van door de regering bepaalde wetten, maar van een serie gewoontes en adviezen die in de loop der jaren zo gegroeid zijn en bovendien – mede door internet – veranderd zijn of nog kunnen veranderen. Uit de vele voorschriften is echter een weloverwogen keuze gemaakt. Het uitgangspunt daarbij is dat de hier geadviseerde regels door de meest betrouwbare en actuele publicaties als correct worden beschouwd én dat zij logisch en praktisch zijn. Een goed rapport is geen collegeboek, maar geschreven als handzaam naslagwerk voor studenten. Om omslachtige formuleringen te vermijden, zoals: ‘De student wordt aangeraden zijn of haar rapport logisch in te delen’ zijn de adviezen direct en vaak in de – overigens vriendelijk bedoelde – gebiedende wijs geformuleerd. Hopelijk heeft de lezer geen bezwaar tegen het gebruik van het informele je in plaats van het afstandelijke u. Het effect van Een goed rapport moet uiteindelijk zijn dat je zelfstandig in staat bent van die, aan het begin van deze inleiding beschreven, papieren chaos een correct en goed leesbaar rapport te maken, dat door de lezer positief beoordeeld kan worden.

1.2

Aanwijzingen voor het gebruik

Het uitgangspunt in deze publicatie is het meest omvangrijke werkstuk: het rapport of de (afstudeer)scriptie. Waar dat nodig is, staan echter ook aanwijzingen voor beknoptere werkstukken als een verslag, ‘paper’, artikel of essay. In de hoofdstukken 5 tot en met 11, komen achtereenvolgens de onderdelen aan de orde die elk rapport behoort te bevatten: van de omslag (cover) tot en met de bijlagen. Het is het handigst om elk van deze hoofdstukken als naslagwerk te gebruiken op het moment dat je bij het desbetreffende onderdeel bent aanbeland. Lees het hoofdstuk eerst in zijn geheel door en pas vervolgens de behandelde voorschriften toe. Controleer elk onderdeel daarna aan de hand van de checklist die aan het eind van elk hoofdstuk is opgenomen. Vóór deze zeven hoofdstukken staan drie hoofdstukken waarvan het absoluut noodzakelijk is deze eerst te lezen. Het is zonde van je tijd om pas na het schrijven van vele pagina’s te ontdekken dat je het heel anders had moeten aanpakken of formuleren. Hoofdstuk 2 gaat over de vormgeving: van lettertype tot kleurgebruik, in hoofdstuk 3 worden belangrijke adviezen over en waarschuwingen tegen valkuilen gegeven op het gebied van taalgebruik en spelling en hoofdstuk 4 behandelt de essentiële eis van het verantwoorden van geraadpleegde bronnen en hoe deze te presenteren. Lees deze hoofdstukken voordat

Boek_15177_Een goed rapport.indb 8

07-01-14 10:23

Een goed rapport, lees dit eerst

je begint met het werkelijke schrijven, zodat je de richtlijnen direct kunt toepassen. Op de laatste bladzijden is een beperkte lijst opgenomen van boeken die nader ingaan op het gehele proces van onderzoek en rapporteren dan in het kader van deze publicatie de doelstelling is. Ook staan er verwijzingen naar websites waar je antwoord kunt vinden op nog resterende vragen en over alle mogelijke aspecten van taalgebruik.

1.3

Voorkom fouten en bespaar tijd

Het is begrijpelijk dat je bij een rapport eerst en vooral bezig bent met de inhoud. Veel studenten hebben dan ook de gewoonte eerst ‘het hele rapport’ te schrijven en op het eind – meestal onder forse tijdsdruk! – nog even snel te proberen te voldoen aan alle in dit boek beschreven criteria voor een correct, professioneel rapport. Dit is inefficiënt en de praktijk leert dat het dan meestal niet meer lukt en er veel te veel fouten in blijven staan. Bespaar dus tijd en voorkom fouten door vanaf het eerste stadium het rapport direct volgens de richtlijnen aan te pakken. Een eindronde waarbij je het hele rapport nog eens goed controleert op inhoud en verzorging aan de hand van de checklists, kost al tijd en moeite genoeg. Naast het al gegeven advies eerst de algemene hoofdstukken 2, 3 en 4 goed door te nemen, nog drie adviezen. 1.3.1

Schrijf direct een concept inhoudsopgave

Zeker als je de mogelijkheid krijgt om met je docent of begeleider gedeeltes van je rapport in wording te bespreken, is het handig om zo snel mogelijk een conceptinhoudsopgave te maken. Het opstellen hiervan dwingt je al na te denken over de structuur van het hele rapport, de logische volgorde, de verdeling en opbouw van de hoofdstukken en (sub)paragrafen. Bij besprekingen kun je daarover vervolgens advies vragen en bij gedeeltes van een te bespreken tekst is het snel duidelijk bij welk onderdeel het hoort. Natuurlijk zul je deze inhoudsopgave nog vaak aanpassen voordat je de definitieve versie hebt, maar tijdens het schrijven biedt dit concept je voortdurend houvast. Een geprinte versie kun je goed gebruiken om voor jezelf bij te houden in welk stadium een bepaald hoofdstuk of paragraaf is, zoals: ontbreekt nog, eerste versie, gecorrigeerd of definitief. 1.3.2

Noteer direct alle geraadpleegde bronnen

In de tekst én op de laatste bladzijde(n) van je rapport staat de zo belangrijke verantwoording van de door jou gebruikte bronnen. De richtlijnen daarvoor staan in hoofdstuk 4. Veel studenten ervaren in de laatste dagen voor het in leveren dat ze de correcte en volledige gegevens van gebruikte bronnen niet

Boek_15177_Een goed rapport.indb 9

07-01-14 10:23

hebben en ze ook niet snel kunnen vinden: het boek is uitgeleend, het artikel is onvindbaar of ze weten helemaal niet meer waar ze iets gelezen hebben. Gevolg: paniek en een onvolledige, dus waarschijnlijk afgekeurde bronvermelding. Voorkom dit door vanaf de allereerste bron die je gebruikt, alle gegevens correct én volledig te noteren. Het is handig daarvoor een apart bestand te reserveren waarin je van elke bron de gegevens correct opslaat. Denk eraan dat je bij bronnen via internet ook de datum noteert waarop je deze gelezen hebt. Het kan zijn dat je in een later stadium een bron toch niet gebruikt in je rapport; dan laat je hem in de definitieve opgave achterwege. Maar wees hier voorzichtig mee: wissen is eenvoudiger dan later overal naar de gegevens te moeten zoeken. Noteer de geraadpleegde bron direct in de tekst volgens de regels van de bronverwijzing en sla de volledige gegevens voor de bronvermelding op. Als je deze direct volgens de richtlijnen en alfabetisch geordend opslaat, kost het samenstellen van de definitieve versie dan bijna geen tijd meer. Bovendien kun je zo de opgave met verantwoording van de geraadpleegde bronnen ook in een eerder stadium met je docent of begeleider bespreken. 1.3.3

Een controlemiddel

Het samenstellen van een rapport of scriptie is meestal een proces dat zich over een relatief lange tijd uitstrekt. Dat heeft onder andere tot gevolg dat je tijdens het schrijven vaak bepaalde gegevens nog niet definitief kunt noteren, iets nog moet controleren en in ieder geval verwijzingen naar andere paginanummers of bijlagen nog niet kunt invullen. Te vaak gebeurt het dat in de definitieve versie deze plekken nog leeg zijn gebleven (‘zie pagina xxx /…’) of notities niet zijn weggehaald (‘dit moet ik nog uitrekenen!!’). Een handige manier om je hele tekst te controleren op dit soort laatste aanvullingen is door alle plaatsen waar dit voorkomt, tijdelijk te markeren met een bijzonder teken als ## of @@. Gebruik je daarna de functie ‘zoek-en-vervang’, dan leidt je tekstverwerkingsprogramma je feilloos naar al deze plaatsen en kun je de definitieve gegevens aanbrengen.

Boek_15177_Een goed rapport.indb 10

07-01-14 10:23

2 Vormgeving van het rapport Natuurlijk is de inhoud van je rapport essentieel. Onderschat echter niet de indruk die de vormgeving bewust of onbewust bij de lezer maakt. Zorgvuldigheid op het gebied van de vormgeving, van omslag en pagina-indeling tot kleurgebruik, van lettertype tot de kwaliteit van een tabel, bevordert de toegankelijkheid, het professionele imago én de motivatie van de lezer.

2.1 Lay-out Computerprogramma’s bieden eindeloos mogelijkheden voor de vormgeving. De uiterlijke kwaliteit van rapporten is dan ook in de loop der jaren met sprongen vooruitgegaan. Het nadeel van de vele keuzemogelijkheden is echter dat een te artistieke of overdadige vormgeving of bijvoorbeeld een overmatig gebruik van verschillende kleuren en lettertypes een averechts effect kan hebben. Maak er dus weloverwogen en vooral functioneel gebruik van. Een goede lay-out ondersteunt de structuur, de opbouw van het rapport. Laat de verdeling in hoofdstukken en paragrafen dus zien door een consequent doorgevoerde verdeling van ‘wit’ op de pagina, de marges, de consequent toegepaste grootte van hoofdtitels respectievelijk subtitels, de eenduidige plaatsing van figuren en tabellen. Zo ontstaat er een rustige bladspiegel die niet afleidt van de inhoud maar deze juist ondersteunt. De tekst staat meestal alleen op de rechterpagina; neem daarom de linkermarge van deze pagina vrij ruim (zo’n 4 cm) zodat de tekst bij inbinden goed zichtbaar blijft. Zorg ook voor ruime marges aan de bovenkant, waar het paginanummer staat en een eventuele herhaling van de hoofdstuktitel, en aan de onderkant, waar een vaste voettekst kan staan. Houd ook de rechtermarge vrij ruim, zodat er relatief korte regels ontstaan wat prettig is voor de leesbaarheid en de lezer de mogelijkheid biedt ook in deze marge opmerkingen te plaatsen. Het is beter geen gebruik te maken van de mogelijkheid de tekst ook rechts ‘uit te lijnen’. Er ontstaan dan blokken tekst, veel afbrekingen en vaak ongewenst grote spaties tussen de woorden. Alleen bij korte tekstblokjes, bijvoorbeeld in een folder, is dit functioneel. Besteed extra aandacht aan de verzorging van: – de cover of omslag: de eerste indruk die de lezer krijgt. Zet de titel centraal in een stevige, grote letter, een eventuele ondertitel iets kleiner en vermeld onderaan de auteur(s). Een inhoudelijk bij het rapport passende illustratie en een goede kleurondersteuning verhogen de aantrekkelijkheid natuurlijk ook.

Boek_15177_Een goed rapport.indb 11

07-01-14 10:23

– de inhoudsopgave: de onmisbare wegwijzer voor de lezers. Zorg voor maximale duidelijkheid door een ruime verdeling over de pagina(’s), gebruik veel ‘wit’, maak een goede en consequent toegepaste keuze ten aanzien van de diverse lettergroottes en controleer of de paginaverwijzingen duidelijk en correct zijn. – de afbeeldingen: een verhoging van de toegankelijkheid. Vervang waar mogelijk en gewenst stukken tekst door een figuur, een grafische weergave (bij trends, ontwikkelingen, groeicijfers over een aantal jaren) of een tabel (alleen bij het weergeven van cijfers). Zorg dat de belangrijkste informatie voor de lezer goed zichtbaar is door het gekozen formaat en de invulling: de grootte van de cijfers, de lijnen en goed van elkaar te onderscheiden kleuren. Zorg dat de legenda duidelijk is: zijn het jaren, kilo’s, absolute getallen of percentages? – de bijlagen: functioneel. Ontlast de hoofdtekst van je rapport door zaken die voor het begrip niet direct van belang zijn maar wel ter inzage beschikbaar moeten zijn, in de bijlagen te zetten. Selecteer ook de bijlagen kritisch: geen prullenbak van overig of toevallig gevonden materiaal, maar functioneel aansluitend op het rapport. Voorzie elke bijlage van een letter of cijfer, een inhoudelijke titel, vermeld de bron en nummer de pagina’s aansluitend op de hoofdtekst door. Zorg ervoor dat alle bijlagen goed leesbaar zijn.

2.2

Lettertype, lettergrootte en kleurgebruik

Het lettertype van de titel op de cover mag eventueel afwijken, maar kies verder voor het hele rapport één lettertype. Welk type je kiest – bijvoorbeeld de klassieke Times New Roman of de schreefloze Arial – is een kwestie van smaak, maar neem niet een afwijkende en zeker geen lastig leesbare letter. Varieer in dit ene lettertype verder alleen in lettergrootte, cursief, vet of onderstreept. Houd je – tenzij jouw opleiding andere voorschriften hanteert – daarbij aan de richtlijnen die hierna besproken worden. 2.2.1 Lettergrootte De richtlijnen voor het gebruik van verschillende lettergroottes zijn als volgt: – Zet de titels van hoofdstukken in een grote letter, bijvoorbeeld in lettergrootte 16. – Zet de titels van paragrafen twee punten kleiner, bijvoorbeeld op 14 punten. – Zet de titels van subparagrafen in dezelfde lettergrootte als de gewone tekst, op 12 of minimaal 11 punten, maar cursief of vet. – Kies voor de doorlopende tekst minimaal een lettergrootte van 11 maar bij voorkeur 12 punten. Als de hoeveelheid pagina’s een opgegeven maximum

Boek_15177_Een goed rapport.indb 12

07-01-14 10:23

Vormgeving van het rapport

overschrijdt, heeft het geen zin om de tekst in de voor een lezer vermoeiende lettergrootte 10 te zetten of om tabellen tot onleesbaar te verkleinen. Bondiger formuleren, uitweidingen schrappen of gedeeltes naar de bijlagen verplaatsen zijn betere oplossingen. 2.2.2

Cursief, vet en onderstreept

Wees terughoudend in het onderstrepen, cursief of vet zetten van woorden of zinnen. Deze functies zijn geschikt om een bepaald signaal te geven of ergens nadruk op te leggen,maar bij overmatig gebruik is het effect tegenovergesteld. Gebruik vet in principe alleen in koppen. Ten aanzien van cursiveren geldt: – Cursiveer titels van boeken, tijdschriften, artikelen. – Cursiveer woorden in een citaat die in de bron ook cursief staan. – Cursiveer specifieke namen, vaktermen of woorden en uitdrukkingen in een andere taal. – Cursiveer – maar met mate – een woord waar je voor het begrip extra nadruk op wilt leggen. Voorbeeld In Schrijfwijzer (Renkema, 2012) staat als voorbeeld van een buitenlandse uitdrukking: en masse.

Letterlijke citaten moeten tussen (bij voorkeur) enkele aanhalingstekens staan en worden niet gecursiveerd. Erachter komt natuurlijk de bronverwijzing, ook als het een uitspraak betreft. Voorbeeld De bedrijfsleider was het daarmee eens: ‘Jouw onderzoek bewijst dat een andere schapindeling meer omzet genereert.’(De Vries, 2014).

2.2.3 Kleurgebruik Als je de mogelijkheid hebt, is het functioneel (!) gebruiken van kleurondersteuning zeer aan te raden. Let wel op de meerkosten bij het printen of drukken, zeker bij grotere oplagen. Je kunt bijvoorbeeld de hoofdtitels in kleur zetten om duidelijk aan te geven dat er een nieuw hoofdstuk begint. Vooral bij figuren, bijvoorbeeld een grafische weergave van verschillende feiten, werkt kleur als onderscheidend middel goed en is het vaak zelfs onmisbaar om de verschillen aan te geven. Natuurlijk gebruik je geen plaatjes om je tekst ‘leuker’ te maken; houd het functioneel.

Boek_15177_Een goed rapport.indb 13

07-01-14 10:23

3 Taalgebruik in het rapport Als schrijver ben je meestal zo gericht op de inhoud van het rapport, dat je snel vergeet dat de lezer in eerste instantie wordt geconfronteerd met jouw taalgebruik: de stijl, formulering, woordkeus en vooral (en helaas vaak negatief ) met de spelling. Weken of maanden heb je zitten tikken en bij de bespreking of beoordeling zit een docent of opdrachtgever dan te ‘zeuren’ over al die taal- en spelfouten. Dat is vervelend, maar realiseer je dat je rapport aan geloofwaardigheid en professionaliteit verliest als de lezer zich te vaak ergert aan onbeholpen formuleringen of grote spelfouten. De spelling is maar één aspect van de vereiste taalvaardigheid, maar deze moet wel 100% in orde zijn. Beschouw taalgebruik en spelling daarom als een onderdeel van de presentatie van je rapport. Studenten besteden vaak veel tijd en technisch vernuft aan een vlekkeloze vormgeving en perfecte afbeeldingen; besteed echter consequent even veel aandacht aan dit aspect. Dit hoofdstuk is natuurlijk geen cursus ‘foutloos Nederlands schrijven’. Ten eerste heeft iedereen daar al jarenlang les in gehad en ten tweede is alles altijd na te lezen in de vele studieboeken op het gebied van communicatie en taalbeheersing. In Aanbevolen literatuur, websites en hulpmiddelen worden titels van boeken en websites genoemd die je op dit terrein kunnen helpen. Daarom zijn hier alleen die aspecten opgenomen waarvan de ervaring leert dat studenten er vaak moeite mee hebben, fouten in maken of vragen over stellen. Eerst iets over stijl en lengte, dan adviezen om het rapport neutraal en zakelijk te formuleren, ten slotte enige adviezen over én waarschuwingen met betrekking tot de spelling.

3.1

Stijl en lengte

Stijl is een ruim begrip: het slaat zowel op iemands persoonlijke manier van formuleren als op het soort taalgebruik dat past bij een bepaalde tekst voor een bepaalde doelgroep. Rapporten mogen tegenwoordig in een wat levendiger, minder formele stijl geschreven worden dan vroeger. Het merkwaardige is echter dat juist minder ervaren schrijvers vaak terugvallen op een plechtig en verouderd Nederlands, wanneer zij zoiets gewichtigs als een zakelijke brief of een rapport moeten schrijven. Dan staat er bijvoorbeeld: ‘In het onderhavige geval bieden de data welke door de respondenten zijn verschaft, onvoldoende basis voor gefundeerde conclusies.’ Zo’n stijl bevordert de leesbaarheid zeker niet. Eén goede stijl bestaat niet! De stijl waarvoor je kiest, moet je afstemmen op de

Boek_15177_Een goed rapport.indb 14

07-01-14 10:23

Taalgebruik in het rapport

lezers voor wie je schrijft, het onderwerp en het doel dat je hebt. Bij elke tekst moet je een passend stijlregister kiezen: zakelijk en formeel óf juist levendig en informeel, globaal óf exact, eenvoudig óf complex. Is het onderwerp al vrij moeilijk, compenseer dit dan door een iets eenvoudiger taalgebruik te hanteren of een toelichting met een concreet voorbeeld te geven. Is het onderwerp eenvoudig of voor lezers geschreven die al behoorlijk op de hoogte zijn van een bepaald vakgebied, dan kun je veel bondiger formuleren. Beschrijf je een algemeen idee, dan houd je het globaal, bevat je rapport echter een concreet onderzoek, dan zul je exact moeten zijn. Kortom, schrijf niet alleen vanuit je eigen smaak of opvattingen, maar richt je op de lezers. Aandachtspunten bij de te hanteren stijl zijn de volgende: – Houd aldoor de mogelijke lezers in gedachten. Zij bepalen welke stijl je moet hanteren en hoe ver je kunt gaan met bepaalde (vaktechnische) begrippen en minder bekende woorden. – Schrijf bij voorkeur in de neutrale derde persoon en doe dit consequent. – Vermijd vage aanduidingen zoals meer (dan wat?), duur (vergeleken waarmee?) en fors (wat vind jij een forse groei?). Wees exact en concreet waar dat mogelijk en gewenst is. – Houd de tekst voor de lezer aantrekkelijk door korte en (niet té) lange zinnen af te wisselen en varieer in woordgebruik. Bespreek je bijvoorbeeld een bepaald product of begrip, herhaal dan niet voortdurend de benaming maar gebruik – als het duidelijk genoeg is – een verwijzend woord als dit of deze of een synoniem. – Schrijf zo veel mogelijk in de bedrijvende (actieve) vorm. Dat wil zeggen dat je waar mogelijk de lijdende (passieve) vorm, met de werkwoordsvormen worden of zijn, vermijdt. Bijvoorbeeld: De zin ‘Deze opvatting wordt helaas niet door de directeur gedeeld en het voorstel is door haar afgewezen.’ kun je vervangen door: ‘De directeur deelt deze opvatting helaas niet en zij heeft het voorstel afgewezen.’ De tweede zin is korter en beter leesbaar. – Formuleer, waar dat kan, positief door zo weinig mogelijk ontkenningen te gebruiken. Vervang bijvoorbeeld ‘Het is niet ondenkbaar’ door: ‘Het is mogelijk’. – Geef waar mogelijk een concreet voorbeeld, als illustratie van een theoretisch gedeelte. – Controleer en blijf je tekst controleren op typeen spelfouten. Een paar kleine fouten in een fors rapport zal niemand je kwalijk nemen (ze staan ongetwijfeld ook in dit boekje …) maar als lezers voortdurend struikelen over spelfouten (en zeker de eeuwige fouten in de d’s en t’s bij de werkwoorden), gaan zij zich ergeren en dit ondergraaft het professionele imago dat je met je rapport wilt tonen.

Boek_15177_Een goed rapport.indb 15

07-01-14 10:23

Naast structuur, stijl, spelling en lay-out is de lengte van de tekst van groot belang voor de leesbaarheid. Over het algemeen zijn rapporten veel te omvangrijk. Het lijkt heel ijverig om het opgegeven maximum van bijvoorbeeld dertig pagina’s flink te overschrijden maar noch je docenten/beoordelaars, noch je opdrachtgevers in het bedrijfsleven stellen dit op prijs. Dit betekent natuurlijk niet dat je in je rapport allerlei relevante informatie moet weglaten (‘Het moest toch kort zijn?’) maar wel dat je voortdurend een goede afweging moet maken of een bepaald onderdeel, een uitweiding of een voorbeeld écht noodzakelijk is voor de lezer in relatie tot het doel van je tekst, of dat je het beter in een bijlage kunt zetten of zelfs beter kunt weglaten.

3.2 Voornaamwoorden Het zijn maar kleine woordjes, maar ze hebben grote gevolgen voor de al dan niet professionele ‘toon’ van het rapport: de persoonlijke voornaamwoorden (zoals ik, hij, u) en de bezittelijke voornaamwoorden (zoals mijn, zijn, uw). In het algemeen wordt geadviseerd een zakelijk rapport geheel in de neutrale, zakelijke, derde persoon te schrijven. Jouw naam staat op de cover en titelpagina van het rapport en dit betekent al dat alles vanuit jouw standpunt verteld wordt, dat het jouw analyse, jouw onderzoek is en dat jij er verantwoordelijk voor bent. Formuleringen als ‘naar mijn mening’ of ‘uit ons onderzoek blijkt’ en ‘volgens ons’ zijn dan ook overbodig. De derde persoon is stelliger en zakelijker; als de beoordelaar het ergens niet mee eens is, hoor je het wel, maar jij ziet het zó! Voordeel is ook dat het leidt tot bondiger formuleringen. Naast dit eerste principe zijn er enige andere aspecten bij deze woordjes van belang; deze volgen hierna per persoon. Bij elk onderdeel volgen voorbeelden van hoe je met een iets andere formulering de valkuil van onzakelijk taalgebruik kunt vermijden. 3.2.1

De eerste persoon

De eerste persoon enkelvoud of meervoud kan alleen met de voornaamwoorden ik, mij, me, mijn en wij, ons, onze worden gevormd. Logisch gevolg van het hiervoor genoemde advies in de derde persoon te schrijven is dat in een zakelijk rapport deze voornaamwoorden niet voorkomen.

Boek_15177_Een goed rapport.indb 16

07-01-14 10:23

Taalgebruik in het rapport

fout

goed

Uit de door mij gehouden interviews

Uit de interviews (bijlage 4, p. 34) bleek

bleek dat (...)

dat (...)

Wij moesten een onderzoek doen naar

Dit rapport bevat het verslag van een on-

(...)

derzoek naar (...)

Naar mijn mening levert dit geen nieuwe

Deze strategie levert geen nieuwe klanten

klanten op.

Vermijd ook de volgende, helaas veel gebruikte, formulering: ‘Als we kijken naar de inkomsten in figuur 3.4, blijken zij in 2013 gedaald te zijn.’ Onlogisch want als we niet kijken, zijn ze ook gedaald. Schrijf daarom: ‘Zoals blijkt uit figuur 3.4 zijn de inkomsten in 2013 gedaald.’ 3.2.2

De tweede persoon

Met de tweede persoon enkelvoud of meervoud spreek je feitelijk de lezer aan en ook dat is in een zakelijk rapport ongewenst of op z’n minst ongebruikelijk. Ook de tweede persoon kan alleen gevormd worden met gebruik van voornaamwoorden, namelijk jij, je en jouw, u en uw (geen hoofdletter) en jullie. Deze voornaamwoorden horen in een zakelijk rapport dus evenmin voor te komen. Vermijd ook het woordje je in de algemene betekenis van men.

fout

goed

In de bijlagen kunt u lezen waar deze cij- In Bijlage 3 (p. 45) staat de verantwoorfers op gebaseerd zijn.

ding van deze cijfers.

Je moet dan eerst weten of (...)

Eerst moet bekend zijn of (...)

Je moet hierin dan wel eerst investeren.

Het bedrijf moet hierin dan wel eerst investeren.

3.2.3

Twee uitzonderingen

In een eventueel voorwoord én in het deel van een stageverslag waarin jij je eigen werkzaamheden en functioneren evalueert, is het gebruik van de tweede, respectievelijk eerste persoon toegestaan. Een voorwoord kun je meestal beter weglaten, maar als je toch er een wilt toevoegen, is het gebruik van ik en u wel correct omdat het een persoonlijk gedeelte is. Een voorbeeld is dat je iemand wilt bedanken: ‘Ik heb hierbij veel steun ontvangen

Boek_15177_Een goed rapport.indb 17

07-01-14 10:23

van (…)’ of met enige zinnen het rapport aan de lezer aanbiedt: ‘Ik hoop dat u met dit rapport voldoende informatie hebt om de organisatie te verbeteren.’ Het stagerapport (over een voor je stagebedrijf uitgevoerd onderzoek) schrijf je in de neutrale derde persoon, maar in het stageverslag (voor de beoordeling door je begeleider van je opleiding) is er een evaluatief gedeelte waarin je moet aangeven hoe jijzelf gefunctioneerd hebt en dan ontkom je niet aan de ik-vorm. De lijdende vorm als: ‘De stage werd als zeer leerzaam ervaren’ terwijl je het over jezelf hebt, is dan nogal merkwaardig. ‘Ik vond de stage zeer leerzaam’ is correct. Anderzijds is het voortdurend gebruik van ik in een stageverslag ook af te raden, maar dat is met een iets andere formulering te voorkomen.

minder gewenst

beter

Eerst zal ik iets vertellen over de jaarre-

Eerst komen de jaarrekeningen aan de

keningen, dan beschrijf ik wat ik gedaan

orde, daarna de door mij verrichte werk-

heb en ten slotte zal ik de (…)

zaamheden en ten slotte de (...)

Ik merkte dat mijn kennis van dit pro-

Mijn kennis van dit programma schoot te-

gramma onvoldoende was en ik heb toen

kort maar de heer Van der Valk bleek be-

meneer van der Valk gevraagd hoe ik het

reid het mij te leren.

doen moest en hij (...)

3.2.4

De derde persoon

Met de derde persoon spreken en schrijven wij over personen, zaken, voorwerpen, gebeurtenissen en ideeën. Dat kan met de persoonlijke en bezittelijke voornaamwoorden hij, zij, het, hem, haar, zijn, hun en hen maar ook én vooral met alle woorden die onderwerp van een zin kunnen zijn, zoals: het bedrijf, de directeur, dit, de consumenten, iemand, wie, de economische situatie, de concurrent, enzovoort. Het is logisch dat in zakelijke teksten de derde persoon het meest of uitsluitend gebruikt wordt. In een persoonlijk essay met een duidelijk eigen standpunt zal de ik-vorm nog wel voorkomen, maar in een zakelijk rapport of scriptie verdient deze derde persoon absoluut de voorkeur. Schrijf vanaf het allereerste begin in de derde persoon en controleer of je niet later weer bent teruggevallen in de eerste of tweede. Je zult zien dat je tekst er overtuigender en bondiger door wordt. Probeer wel te variëren door bijvoorbeeld een bepaalde bedrijfsnaam niet aldoor te gebruiken maar deze, waar er geen misverstand kan optreden, te vervangen door een verwijzend woord als dit, deze, het, zij. Het is irritant om de naam van een product of een organisatie op elke bladzijde tien keer te moeten lezen.

Boek_15177_Een goed rapport.indb 18

07-01-14 10:23

Taalgebruik in het rapport

Gebruik nooit de betrekkelijke voornaamwoorden welke en welk; zij zijn té formeel en ouderwets; die en dat of deze en dit (bij terugverwijzingen) zijn correct. Vermijd ook de veel gemaakte fout zij en haar (vrouwelijk enkelvoud) te gebruiken als je verwijst naar een bedrijf of een algemeen zelfstandig naamwoord, zoals de consument. Als het niet overduidelijk is dat er een vrouw wordt bedoeld, kies dan voor het neutrale het of hij met het bezittelijk voornaamwoord zijn. Over het algemeen weten we niet meer of een woord grammaticaal vrouwelijk of mannelijk is en hoewel dat in een woordenboek is op te zoeken, mag je tegenwoordig de neutraal bedoelde aanduiding hij of het (bij onzijdige woorden) en zijn gebruiken. Bedrijven zijn grammaticaal noch mannelijk, noch vrouwelijk. Correct is dan ook van onzijdig uit te gaan waar de woorden het en (bezittelijk) zijn bij horen. Let dus op de correcte verwijzing. Als je schrijft over ‘een bedrijf’ moet je daarnaar verwijzen als ‘het’ met het bezittelijk voornaamwoord ‘zijn’ en het betrekkelijk voornaamwoord ‘dat’ (want het is: het bedrijf ). Voorbeelden – De moderne consument heeft zijn koopgedrag aangepast. – Het sterk groeiende Unilever wil een voorloper zijn op het gebied van verantwoord ondernemen. – Shell heeft voor zijn werknemers een goede regeling getroffen – Dit is een bedrijf dat er goed in slaagt zijn werknemers te motiveren.

Veel studenten kiezen – onder invloed van de richtlijn de eerste en tweede persoon niet te gebruiken – voor de uitweg van de lijdende vorm (door toevoeging van een vorm van de werkwoorden worden of zijn). Dit is correct als je iets in het algemeen wilt beweren, zoals: ‘In Nederland wordt dit nog niet geaccepteerd.’ Gebruik deze vorm echter niet te vaak; het leest minder plezierig en het leidt tot langere zinnen. Meestal kun je de lijdende vorm omzeilen door een iets andere formulering te kiezen.

minder gewenst

beter

Vervolgens werd door de heren Jansen

De heren Jansen en Pietersen verrichtten

en Pietersen een onderzoek verricht en

vervolgens een onderzoek en zij conclu-

daaruit werden door hen de volgende

deerden dat (...)

conclusies getrokken: (...) Eerst wordt besproken wat de directe

Eerst komen de directe gevolgen aan bod.

gevolgen zijn.

Boek_15177_Een goed rapport.indb 19

07-01-14 10:23

3.3 Spelling Dé bron van problemen voor de schrijver en ergernis en kritiek bij de lezer: de spelling! Spelfouten springen bij de lezer helaas het eerst in het oog. Het is bewezen dat ze de leessnelheid vertragen én ze doen afbreuk aan de geloofwaardigheid, de professionaliteit van het rapport. Genoeg reden om hieraan tot in de laatste fase van het schrijven aandacht te besteden. Spelfouten ontstaan niet zozeer door kleine vergissingen (een enkele fout zal overigens niemand je kwalijk nemen), maar helaas vooral door gebrek aan kennis van de regels. Ook al heeft iedereen er vanaf de basisschool les in gehad, voor veel Nederlanders (jong en oud) blijft de spelling een struikelblok, vooral de spelling van de werkwoordsvormen. Deze regels worden hier natuurlijk niet behandeld. Ze zijn allemaal op te zoeken in school- en studieboeken, in woordenboeken en in aparte publicaties over spelling. Op internet staan ook vele sites met uitleg en oefeningen. Raadpleeg hiervoor achter in dit boekje de titels in Aanbevolen literatuur, websites en hulpmiddelen. In dit boek wordt alleen ingegaan op enige valkuilen waarvan de ervaring leert dat veel schrijvers erin vallen: eerst iets over de spelling van ‘gewone’ woorden – ook in relatie tot de spellingcorrector – en dan enige waarschuwingen tegen de meest gemaakte fouten in de werkwoords vormen. 3.3.1

Algemene woorden en de spellingcorrector

Met enige inspanning zijn spelfouten in woorden met een vaste spelling te voorkomen. Maak er een vaste gewoonte van elk woord waarbij je maar even twijfelt aan de juiste spelling, op te zoeken. Een actueel en betrouwbaar woordenboek, een spellinggids en de spellingcorrector staan alle tot je beschikking. Twijfel dus vaak en controleer. Meestal spel je uitgaande van een bepaald ‘woordbeeld’ in je hoofd en daar is niets mis mee. Bij zogenaamde moeilijke woorden zul je het voornemen de spelling even te controleren ook eerder in daden omzetten. Het probleem ontstaat echter wanneer je niet aarzelt en je door een verkeerd woordbeeld een spelfout maakt. Veel schrijvers negeren dan zelfs het waarschuwende rode streepje van de spellingcorrector. Als demonstratie en waarschuwing volgt hierna een kleine selectie van woorden die ook door meestal correct spellende Nederlanders toch vaak fout geschreven worden.

Boek_15177_Een goed rapport.indb 20

07-01-14 10:23

Taalgebruik in het rapport

fout

correct

fout

correct

barbeque

barbecue

copie

kopie

burgelijk

burgerlijk

geïntresseerd

geïnteresseerd

bureau’s

bureaus

intervieuw

interview

café’s

cafés

onmiddelijk

onmiddellijk

carriëre

carrière

orgineel

origineel

commerciëel

commercieel

uitwijding

uitweiding

Nu zet de spellingcorrector onder de meeste fout gespelde woorden een rood streepje en dit hulpmiddel is zeker een prima voorziening die het aantal typeen spelfouten in rapporten absoluut verminderd heeft. Maar bijvoorbeeld uitwijding (met een ij) vindt de corrector ook goed, terwijl het in de betekenis van ‘ breedvoerige bespreking’ echt met ei is. Er blijkt namelijk nog een verouderd werkwoord uitwijden te bestaan in de betekenis wijder maken ... en dus krijgt deze fout geen streepje. Het gevaar van dit hulpmiddel is dat er te vaak blindelings op vertrouwd wordt. Bedenk aldoor dat de corrector niet kan spellen maar alleen kan vaststellen of een door jou getypt woord ook voorkomt in zijn bestand. Als dit het geval is, komt er geen waarschuwing maar kan het woord toch fout gespeld zijn. Het correctieprogramma weet nu eenmaal niet of je moet of moed bedoelt, zo’n of zoon, ligt of licht, lijden of leiden of Leiden, spellen of spelen. Een uiterst pijnlijke fout in een bedrijfsbrochure was eens dat de directeur niet werd vermeld als de heer Pietersen, maar als de hoer Pietersen. Het scheelt maar één letter. De corrector vond het goed Nederlands, de directeur was minder blij en de tekstschrijver kon naar zijn geld fluiten. Houd moed! (die scriptie komt ooit af ) óf Hout moet! (zou een slogan kunnen zijn in de houtverwerkende industrie) kunnen beide voorkomen. Zorg ervoor dat je een actuele en betrouwbare spellingcorrector hebt geïnstalleerd en activeer deze op de gewenste taal. Houd je verstand erbij, blijf controleren en bij de geringste twijfel: zoek het op en in een al dan niet digitaal, maar vooral betrouwbaar woordenboek. Bedenk dat de spellingcorrector absoluut ongeschikt is om de werkwoordsvormen te controleren: houdt, houd of hout? Bestede of besteedde? Beleefd of beleeft? Daarover iets meer in de volgende subparagraaf.

Boek_15177_Een goed rapport.indb 21

07-01-14 10:23

Boek_15177_Een goed rapport.indb 74

07-01-14 10:23