Blok 1 Gegevens verwerken
1.1 Documenten sorteren en archiveren
1.2 Gegevens beheren
1.3 Inkoopadministratie
1.4 Verkoopadministratie
1.5 Financiële gegevens verwerken
1.6 Agenda beheren
Samenvattingsopdracht
Begrippenlijst
Blok 2 Communiceren en ondersteunen
2.1 Bezoekers helpen
2.2 Informatie geven
2.3 De wachtruimte netjes houden
2.4 Omgaan met klachten
2.5 Zakelijk communiceren
2.6 Een bijeenkomst organiseren
2.7 Ondersteunen bij een vergadering
Samenvattingsopdracht
Begrippenlijst
1.1 Documenten sorteren en archiveren
Facturen, bankafschriften, offertes Op de administratie van een bedrijf werk je met heel veel belangrijke documenten. Daar moet je natuurlijk zorgvuldig met omgaan. Dit betekent dat je documenten netjes moet sorteren en opbergen. Zo kan iedereen in het bedrijf ze makkelijk terugvinden wanneer dat nodig is.
Soorten documenten
Wat voor soorten documenten kom je allemaal tegen in een bedrijf? Je kunt denken aan:
• Facturen
Op een factuur staat wat je hebt gekocht of verkocht, het bedrag en wanneer je dat moet betalen. Bijvoorbeeld een restaurant ontvangt een factuur van een groenteleverancier voor de levering van verse producten. Bij een ontvangen factuur betaal je een ander bedrijf voor goederen of diensten die zijn geleverd. Een verzonden factuur stuur je naar een klant die jou moet betalen.
• Bankafschriften
Een bankafschrift is een overzicht van de bank met alle transacties op je bankrekening. Dus welke bedragen zijn er bijgeschreven (wat is er aan jou betaald)? En welke bedragen zijn er afgeschreven (wat heb jij aan anderen betaald )?
• Kasadministratie en kasbonnetjes
Je kasadministratie houdt bij hoeveel contant geld je hebt uitgegeven of ontvangen. Kasbonnetjes zijn de bonnetjes die bewijzen wat je contant hebt betaald of gekregen.
• Offertes
Als je een grote dienst of product wilt kopen of verkopen, gaat dat vaak via een offerte. Op een offerte staat wat de verkopende partij kan leveren en tegen welke prijs en voorwaarden. Bijvoorbeeld een bouwbedrijf stuurt een offerte naar een huiseigenaar met de geschatte kosten voor een verbouwing. De klant die de offerte heeft gevraagd, geeft vervolgens aan of hij akkoord gaat.
• Inkoop- en verkoopoverzichten
Inkoopoverzichten laten zien welke producten en diensten een bedrijf heeft ingekocht. Verkoopoverzichten laten alles zien wat een bedrijf heeft verkocht
• Correspondentie
Alle berichten die je als bedrijf naar klanten en relaties stuurt, noem je correspondentie Denk aan brieven en e-mails.
[vmbo_EO_OFS_01, foto van een bureau met stapel documenten/administratie, laptop etc.]
Sorteren
Om documenten goed te kunnen bewaren, moet je ze eerst sorteren. Op de administratie van een bedrijf zijn er vaak duidelijke afspraken over de manier van sorteren. Vaak wordt ook een combinatie van manieren gebruikt.
• Sorteren op datum
Dit is handig voor documenten die regelmatig binnenkomen, zoals facturen. Bijvoorbeeld, alle facturen van januari bij elkaar, dan die van februari, enzovoort. Zo kun je de ontwikkeling door het jaar heen makkelijk volgen.
• Sorteren op type document
Elke soort document krijgt zijn eigen plek of map. Dus facturen bij facturen, offertes bij offertes, enzovoort. Binnen de map facturen, maak je ook weer aparte mappen aan voor ‘verzonden facturen’ en voor ‘ontvangen facturen’.
• Sorteren op alfabet
Dit is handig voor relatiegegevens of correspondentie. Je sorteert dan alles op naam van de klant of leverancier. Dus alfabetisch van A (bijvoorbeeld 'Autobedrijf De Vries') tot Z ('Zus en Zo BV').
• Sorteren op nummer
Bedrijven werken vaak met nummers voor documenten of items. Denk aan bestelnummers, factuurnummers of klantnummers. Je kunt ook hierop sorteren. Als je bestellingen hebt met nummers van 001 tot 100, begin je met bestelnummer 001 en eindig je met 100.
Archiveren
Bij archiveren geef je documenten een vaste plek, waar je ze makkelijk terug kunt vinden. Dus je zorgt dat je de bestanden niet alleen sorteert maar ook systematisch bewaart. Daar zijn verschillende manieren voor.
Fysiek archiveren Papieren documenten bewaar je in een archiefkast. Je gebruikt dan mappen met een duidelijk label waarop staat wat erin zit. Het is ook handig om de periode aan te geven. Bijvoorbeeld 'Ontvangen Facturen – sept. t/m dec. 2024'.
[vmbo_EO_OFS_02 illustratie archiefkast met 4 lades voor verschillende soort documenten met op de labels:
- Offertes - 2024
- Facturen - 2024
- Verkoopoverzichten - 2024
- Correspondentie - 2024]
Digitaal archiveren Tegenwoordig wordt bijna alles digitaal gearchiveerd. Dan gebruik je een digitaal systeem of software waarin je mappen aanmaakt. Daarbinnen kun je weer submappen aanmaken. Belangrijk is dat je alle mappen duidelijke namen geeft.
[vmbo_EO_OFS_03 illustratie met computermap iconen en de volgende mapindeling:
[map]Administratie 2024
[submap]Offertes
[submap]Facturen
[subsubmap]Januari
[subsubmap]Februari
[subsubmap]Maart]
Terugvinden
Je wilt documenten natuurlijk snel terug kunnen vinden wanneer je ze nodig hebt. Als je ze goed hebt gearchiveerd, is dat geen probleem. De volgende zaken helpen daarbij:
Indexeren Als een bedrijf met heel veel documenten en informatie werkt, kan het handig zijn om het archief te indexeren Je maakt dan een lijst (index) met alle mappen en hun inhoud, bijvoorbeeld in een Excel-bestand. Dit helpt om documenten snel terug te vinden.
Consistent werken Als iedereen in het bedrijf documenten op een verschillende manier opslaat, wordt het een rommeltje. Consistent werken betekent dat je steeds dezelfde methode gebruikt om dingen te sorteren, te labelen en op te bergen. Dus je spreekt bijvoorbeeld af dat je facturen altijd opbergt onder 'Facturen - Jaar - Maand'.
Opdrachten
1 Facturen sorteren
Bekijk de facturen
Factuur 1
Zonnestraal Innovaties
Mevrouw Aisha El-Mourabit
Zonnebloemstraat 14 1018 LV Amsterdam
SPARK Ideeënlab Innovatiesteeg 12 3817 JP Amersfoort KvK 85642137
FACTUUR
Factuurnummer Factuurdatum Vervaldatum BTW-nummer Relatienummer F2024-007 15-04-2025 29-04-2024 NL123456789B01 R2024-1025
Factuur 2
Uitgeverij Groene Vallei Mevrouw Emma van Dijk Graslaan 32 8921 EW Leeuwarden
FACTUUR
SPARK Ideeënlab Innovatiesteeg 12 3817 JP Amersfoort KvK 85642137
Factuurnummer Factuurdatum Vervaldatum BTW-nummer Relatienummer F2024-003 10-04-2025 24-04-2024 NL123456789B01 R2024-1030
Factuur 3
Blauwe Golf Technologie De heer Tomasz Nowak Waterweg 88 3011 XT Rotterdam
FACTUUR
SPARK Ideeënlab Innovatiesteeg 12 3817 JP Amersfoort KvK 85642137
Factuurnummer Factuurdatum Vervaldatum BTW-nummer Relatienummer F2024-012 18-04-2025 02-05-2024 NL123456789B01 R2024-0978
a. Zijn dit inkomende of uitgaande facturen van één bedrijf?
o inkomende facturen o uitgaande facturen
b. Je gaat deze facturen sorteren.
In welke volgorde leg je de facturen?
Sorteren op klantnaam (alfabetisch): factuur - factuur ___ - factuur
Sorteren op datum: factuur _ - factuur _ - factuur _ _.
Sorteren op relatienummer: factuur ___ - factuur ___ - factuur ___.
2 Archiveren en terugvinden
Je werkt op de administratie van het bedrijf DesignStudio NL. Jouw taak is om alle documenten goed te archiveren.
Bekijk de mappenstructuur voor de administratie van DesignStudio NL.
[vmbo_EO_OFS_06 visuele weergave van een mappenstructuur op de computer]
a. Bekijk de documenten.
In welke mappen berg je de documenten op?
Zet het nummer van het document bij de juiste map.
[vmbo_EO_OFS_07a/b/c: 3 losse documenten in vereenvoudigde visuele weergave, idee zoals hieronder maar dan met de teksten erin zoals in de tabel aangegeven]
OFFERTE
Van: DesignStudio NL Aan: BIZ uitgevers
Offertenummer: 2025-123
Offertedatum: 15-03-2025
Offertebedrag: € 1.234,50
Geldig tot 15-04-2025
Document 1
b. Bekijk de documenten.
Van: Aaliyah de Groot Aan: DesignStudio NL
Datum: 05-01-2025
Onderwerp: klacht
BRIEF
FACTUUR
Van: DesignStudio NL Aan: ABC centrum
Factuurnummer: 2025-321
Factuurdatum: 10-06-2025
Factuurbedrag: € 5.432,10
Betalen voor 10-07-2025
Document 2
Document 3
In welke mappen zou je deze documenten zoeken?
Zet het nummer van het document bij de juiste map.
[vmbo_EO_OFS_07d/e/f: 3 losse documenten vormgegeven zoals hierboven met de teksten erin zoals in de tabel aangegeven]
offerte verstuurd op 2-5-2025 ?
brief van meneer Tang ? factuur van een leverancier ?
4
3 Consistent werken
Als je documenten archiveert, wil je ze natuurlijk wel terug kunnen vinden.
a. Leg in je eigen woorden uit wat consistent werken betekent.
b. Waarom is het belangrijk om consistent te werken als je documenten archiveert?
1.2 Gegevens beheren
Ieder bedrijf verwerkt allerlei gegevens. Denk aan informatie over klanten, over voorraden en over personeel. Om te zorgen dat alles in het bedrijf soepel loopt, moet je die gegevens goed beheren. Dat betekent dat je goed zorgt voor alle gegevens die je nodig hebt en gebruikt.
Gegevens over klanten en leveranciers noem je relatiegegevens. Denk aan namen, adressen, telefoonnummers en e-mailadressen
Onderhouden
Als de informatie niet up-to-date is, kunnen er fouten ontstaan. Een pakketje wordt dan bijvoorbeeld naar het verkeerde adres gestuurd. Of het salaris van een medewerker wordt te laat betaald. Dit willen bedrijven natuurlijk voorkomen. Daarom zorgen ze dat ze hun gegevens goed onderhouden.
Klantbestanden
Bedrijven die producten of diensten verkopen houden de informatie over klanten bij in een klantbestand. Dat is vaak een computersysteem waarin je de gegevens over een klant snel kunt vinden. Denk aan contactgegevens, aankoopgeschiedenis, correspondentie en voorkeuren. Als dit niet op orde is, kun je geen goede service verlenen aan klanten.
Leveranciersbestanden
Als bedrijf ben je afhankelijk van de producten en diensten van je leveranciers. De zakelijke afspraken die je met deze partijen maakt, houd je bij in een leveranciersbestand Denk aan prijzen, leveringsvoorwaarden, enzovoorts. Als deze gegevens niet bijgehouden zijn, zorgt dat voor problemen in bijvoorbeeld het inkoopproces en het voorraadbeheer.
[vmbo_EO_OFS_08: illustratie leveranciersbestand, zie MIXED_administratie]
Personeelsbestanden
Bedrijven slaan ook allerlei informatie over hun medewerkers op. Dat zijn persoonlijke gegevens, zoals naam, adres, bankrekeningnummer en werkprestaties Dit staat allemaal in personeelsbestanden Voor het personeelsmanagement is het belangrijk dat deze gegevens zorgvuldig worden beheerd.
Invoeren en bijhouden
Om bestanden op orde te houden, moet je nieuwe gegevens altijd zorgvuldig invoeren en bijhouden
[vmbo_EO_OFS_09 foto van persoon die voorraad kantoorartikelen telt/noteert of alleen voorraad kantoorartikelen zoals printpapier, pennen, notitieblokken, paperclips en enveloppen ]
Kantoorartikelen beheren
Stel je moet een belangrijke offerte printen en het printpapier op. Dat is natuurlijk supervervelend Daarom heeft ieder bedrijf een medewerker die de voorraad kantoorartikelen beheert. Denk aan printpapier, pennen, notitieblokken, paperclips en enveloppen. Deze medewerker bestelt de kantoorartikelen en voert de aantallen ontvangen artikelen in het systeem in Hij of zij controleert de voorraad ook regelmatig en werkt deze in het systeem bij Zo weet je precies wanneer het tijd is om nieuw printpapier te bestellen.
[vmbo_EO_OFS_10 foto levensmiddelen in restaurant, liefst met persoon die voorraad inventariseert bijv. in de koeling]
Levensmiddelen beheren
In een restaurant, supermarkt of bakkerij werk je met levensmiddelen. Dat is een ander woord voor voedsel of eten Levensmiddelen kunnen bederven. Dus je moet zorgen dat je niet te veel op voorraad hebt, maar ook niet te weinig. Ook dat houd je in een systeem bij. Je voert in wat er binnenkomt en houdt de voorraad dagelijks bij. Zo weet je dat je bijvoorbeeld nog 10 pakken melk hebt en dat het tijd is om meer te bestellen.
Urenverantwoordingen verwerken
Iedereen die werkt, maakt uren. Bedrijven willen graag inzicht in hoe die uren besteed worden Zo weten ze hoeveel salaris ze moeten betalen, maar ook hoe productief medewerkers zijn. Daarom moeten medewerkers vaak een urenverantwoording bijhouden. Je kunt dat op verschillende manieren doen:
- Inklokken en uitklokken. Bij inklokken registreren werknemers aan het begin van hun werkdag dat ze aanwezig zijn en beginnen met werken. Bijvoorbeeld door een speciale kaart in een tijdklok te steken, een code in te voeren op een apparaat of door in te loggen in een online systeem Uitklokken is het omgekeerde. Aan het einde van de werkdag (of bij pauzes) registreren werknemers dat ze stoppen met werken.
- Tijdschrijven. Bij tijdschrijven vul je in een systeem in hoeveel uren je aan welke taken of projecten je hebt gewerkt.
- Werkbonnen Een werkbon is een document of digitaal formulier waarop je aangeeft welke werkzaamheden je hebt uitgevoerd. Denk aan informatie zoals datum en tijd, naam medewerker, werkzaamheden, gebruikte materialen, uren.
Op de administratie van een bedrijf kan je taak zijn om deze urenverantwoordingen van medewerkers te verwerken. Je maakt dan een totaaloverzicht van de gewerkte uren, bijvoorbeeld in een Excelbestand.
Opdrachten
1 Gegevensbestanden
Geef aan in welk bestand je de gegevens bijhoudt.
Sommige gegevens passen bij meerdere bestanden.
Klantbestand Leveranciersbestand Personeelsbestand
Contactgegevens
Aankoopgeschiedenis
Leveringsvoorwaarden
Productvoorkeuren
Salarisafspraken
Bankrekeningnummer
Verslag beoordelingsgesprek
Contactgeschiedenis
2 Kantoorartikelen
Bekijk de voorraadlijst met kantoorartikelen hieronder.
Artikel Minimaal nodig Voorraad Nieuwe voorraad Bestellen
Printpapier (pakken) 10
Balpennen 40
Notitieblokken 25
Post-it blokjes 10
Mappen 30
Cartridges voor printer 3
Markeerstiften 15
Enveloppen (pakken) 2
a. Lees de tekst en vul daarna de vooraadlijst in.
Je bent verantwoordelijk voor de voorraad kantoorartikelen van een klein bedrijf. Je telt in de voorraadkast de volgende artikelen:
- 15 notitieblokken
- 12 Post-it blokjes
- 3 pakken enveloppen
- 8 pakken printpapier
- 5 cartridges voor de printer
- 50 balpennen
- 13 markeerstiften
- 25 mappen
Noteer de aanwezige kantoorartikelen in de kolom ‘Voorraad’
b. Lees de tekst en werk daarna de voorraadlijst bij
Een collega haalt de volgende spullen uit de voorraadkast:
- 1 notitieblok
- 5 balpennen
- 5 post-it blokken
- 3 markeerstiften
Noteer de nieuwe voorraad in de Kolom ‘Nieuwe voorraad’.
c. Bekijk de ingevulde voorraadlijst met kantoorartikelen.
Welke artikelen moet je bijbestellen?
Zet bij die producten een kruisje in de kolom ‘Bestellen’.
3. Urenverantwoording
In veel bedrijven moeten medewerkers een urenverantwoording bijhouden.
a. Waarom moeten medewerkers vaak een urenverantwoording bijhouden?
Geef twee mogelijke redenen.
1.
2.
b. Welke urenverantwoording past het best bij welk soort werk?
Magazijnmedewerker Inklokken en uitklokken
Grafisch vormgever Tijdschrijven
CV-monteur Werkbon
1.3 Inkoopadministratie
De inkoopadministratie is de basis van een gezond bedrijf. Hierin leg je vast wat je bedrijf inkoopt, van postzegels tot apparatuur. Een goede inkoopadministratie zorgt ervoor dat je niet te veel betaalt en weet waar je geld naartoe gaat.
Inkoopproces
Hoe zorg je dat de inkoopadministratie op orde is? Hier horen een aantal stappen bij: [vmbo_EO_OFS_14 idee beeld: illustratie stappen 1 offerte met inkomend envelopje 2 inkooporder met handshake 3 factuur met vergrootglas 4 betalen met check]
1. Offerte aanvragen
Als je nieuwe spullen of diensten nodig hebt, vraag je als eerste een offerte aan. Dit doe je niet bij één leverancier, maar bij meerdere. Zo kun je vergelijken wie de beste aanbieding heeft.
2. Inkooporder bevestigen
Als je hebt gekozen voor welke offerte je gaat, vul je een inkooporder in. Dit is een document waarop staat wat je gaat kopen, voor welke prijs, en wanneer het geleverd wordt. De inkooporder is een belofte: jij belooft te betalen, de leverancier belooft te leveren.
3. Factuur controleren
Nadat de producten of diensten zijn geleverd, stuurt de leverancier een factuur. Deze moet je altijd goed controleren. Zijn alle afspraken nagekomen? Dus klopt de prijs, de hoeveelheid, de kwaliteit, enzovoort? Kom je een fout tegen, neem dan direct contact op met de leverancier.
4. Betalen
Klopt de factuur, dan betaal je deze natuurlijk netjes.
Inkoopregister
Alle inkopen die je als bedrijf doet, leg je vast in het inkoopregister Dat is een systeem waarin je alles noteert wat je inkoopt. Van elke aankoop voer je de belangrijke details in zoals: wat je koopt, van wie, voor welke prijs, op welke datum, of het al is betaald, enzovoorts. De bijbehorende facturen bewaar je bij het inkoopregister. Zo heb je altijd inzicht in je uitgaven
Opdrachten
1 Inkoopproces
Zet de stappen van het inkoopproces in de juiste volgorde
Offerte aanvragen
Factuur controleren
Betalen
Inkooporder invullen
2 Offertes vergelijken
Bekijk de twee offertes voor de nieuwe inrichting van een kantoor
Offerte
Offertenummer: 2024-123
Offertedatum: 11-11-2024
Vervaldatum: 11-12-2024
Bureaus (Model ProDesk)
Bureaustoelen (ErgoChair)
Vergadertafel (ConferoLarge)
(LEDPro)
Subtotaal excl. btw
(21%)
Totaal incl. btw
Levertijd 5-6 weken.
KantoorInrichters BV
Handelsweg 12
5211 JD ’s-Hertogenbosch
Tel: 073-1234567
Email: info@kantoorinrichtersbv.nl
Web: www.kantoorinrichtersbv.nl
Offerte
Offertenummer: 2024-321
Offertedatum: 12-11-2024
Vervaldatum: 12-12-2024
Office Design Solutions Industrieweg 88 3542 AB Utrecht
030-9876543 contact@officedesignsolutions.nl www.officedesignsolutions.nl
Bureaus (Model ProDesk)
(optioneel)
Subtotaal excl. btw
(21%)
Totaal incl. btw
Montageservice inclusief. Levertijd 3 tot 4 weken
a. Welke aanbieder heeft de beste totaalprijs?
o KantoorInrichters BV
o Office Design Solutions
b. Bedenk drie mogelijke redenen om voor de offerte van Office Design Solutions te kiezen?
3 Inkoopregister
In het inkoopregister hou je bij welke inkopen je als bedrijf doet. Bekijk de inkoopfacturen.
Clean & Fresh [logo dat past bij schoonmaakbedrijf]
Factuurnummer: CF2025047
Factuurdatum: 25-06-2025
Gelieve te betalen binnen 21 dagen
Geleverde dienst
Schoonmaakdiensten
Subtotaal excl. btw
BTW (21%)
Totaal incl. btw
€ 150,00
€ 31,50
€ 181,50
Print Masters BV [logo dat past bij drukwerkbedrijf]
Factuurnummer: PMB2025089
Factuurdatum: 28-06-2025
Gelieve te betalen binnen 14 dagen.
Geleverde dienst
Drukwerk magazine
Subtotaal excl. btw
BTW (21%)
Totaal incl. btw
€ 1.265,00
€ 265,65
€ 1.530,65
Tech Solutions NV [logo dat past bij computerbedrijf]
Factuurnummer: 2025-1085
Factuurdatum: 30-06-2025
Gelieve te betalen binnen 30 dagen.
Geleverde dienst
IT-ondersteuning en onderhoud
Subtotaal excl. btw
BTW (21%)
Totaal incl. btw
a. Werk het inkoopregister bij met de gegevens uit de inkoopfacturen.
Vul per inkoopfactuur de gegevens in de juiste kolom in.
Inkoopregister
Totaalbedragen
b Van welke leverancier mag de factuur als laatste betaald worden?
o Clean & Fresh
o Print Masters BV
o Tech Solutions NV
c De factuur die het snelst betaald moeten worden, betaal je direct.
Noteer in het inkoopregister het bedrag dat je hebt betaald.
d. Bereken de totaalbedragen in kolom 3 tot en met 6.
Bereken de volgende bedragen en vul deze in de onderste rij van het register in.
• Totaalbedrag inclusief btw
• Totaalbedrag exclusief btw
• Totale btw-bedrag
• Totaal betaalde bedrag
1.4 Verkoopadministratie
In de verkoopadministratie houd je bij welke producten of diensten je hebt verkocht, aan wie, en voor welke prijs. Zo kun je zien hoeveel je verkoopt en hoeveel omzet dat oplevert. Ook kun je zien welke producten goed lopen of welke klanten te laat zijn met betalen.
Verkoopproces
Om je verkoopadministratie op orde te houden doorloop je een aantal stappen: [vmbo_EO_OFS_17 idee beeld: illustratie stappen 1 offerte met uitgaand envelopje 2 orderbevestiging met handshake 3 factuur met vergrootglas 4 betaling met check]
1. Offerte opstellen
Als een klant interesse toont in jouw producten of diensten, maak je een offerte Je vermeldt hierop duidelijk wat je aanbiedt en voor welke prijs. Denk ook aan details. Bijvoorbeeld op de offerte voor een telefoon met abonnement vermeld je het merk, het model, de kleur, de duur van het abonnement, hoeveel MB internet, eventuele extra’s, enzovoorts.
2. Orderbevestiging
Als de klant de offerte accepteert, bevestig je de verkoop met een orderbevestiging Hierop bevestig je wat er geleverd wordt, voor welke prijs en op welke datum. Dit geeft zowel jou als de klant zekerheid over de afspraken.
3. Factuur opstellen en sturen
Is het product of de dienst geleverd aan de klant? Dan stuur je de factuur Je zet hierop de orderdetails, dus wat er precies geleverd is En je vermeldt welk bedrag de klant moet betalen, wanneer dat betaald moet zijn en hoe er betaald kan worden.
4. Betaling
Je houdt natuurlijk in de gaten of de klant de factuur betaalt. Als een klant niet op tijd betaalt, stuur je een herinnering.
Verkoopregister
Alle verkopen die je als bedrijf doet, leg je vast in het verkoopregister. In het verkoopregister noteer je al je verkopen Dus wat je hebt verkocht, aan wie, voor hoeveel, en op welke datum, dat houd je allemaal bij Van elke uitgestuurde factuur bewaar je een kopie bij het verkoopregister. Op deze manier heb je een overzicht van al je inkomsten.
Opdrachten
1 Verkoopproces
Lees de casus.
Casus: Fun Factory
Maxime werkt als stagiair bij de verkoopadministratie van Fun Factory indoor activiteiten. Een bedrijf wil een teamuitje organiseren voor 25 medewerkers. Maxime stelt een offerte op met activiteiten zoals bowlen en een escape room, en stuurt deze naar het bedrijf. Het bedrijf gaat telefonisch akkoord. Maar op de dag van het teamuitje komt niemand van het bedrijf opdagen.
a. Wat is Maxime vergeten in het verkoopproces?
b. Hoe was het gelopen als Maxime alle stappen van het verkoopproces had gevolgd?
Schrijf de casus af.
Maxime werkt als stagiair bij de verkoopadministratie van Fun Factory indoor activiteiten. Een bedrijf wil een teamuitje organiseren voor 25 medewerkers. Maxime stelt een offerte op met activiteiten zoals bowlen en een escape room, en stuurt deze naar het bedrijf. Het bedrijf gaat telefonisch akkoord …
2 Offerte opstellen
Lees de mail
Van: j.vandermeer@desterre.nl
Aan: info@gymmasters.nl
Geachte heer/mevrouw,
20-05-2025
Onze sportvereniging is op zoek naar nieuwe materialen voor onze sportzaal en wij zouden graag een offerte ontvangen voor de volgende producten:
• Basketbalborden en ringen (standaard). Aantal: 2 sets
• Volleybalnetten (professioneel). Aantal: 3 stuks
• Turnmatten 2x3 meter en 10 cm dik Aantal: 6 stuks
• Voetbaldoeltjes 3x2 meter. Aantal: 4 stuks
• Horden (verstelbaar) Aantal: 10 stuks
Wij ontvangen graag een offerte
Bij voorbaat dank voor uw moeite.
Met vriendelijke groet, Jeffrey van der Meer
[logo passend bij sport/sterren]
Sportvereniging De Sterren
Sportlaan 12
2345 AB Sportstad
Telefoon: 020-9876543
E-mail: j.vandermeer@desterre.nl
Stel een offerte op voor Sportvereniging de Sterren.
Volg de aanwijzingen:
- Gebruik de productlijst.
- Vul de juiste producten en prijzen in op het offerteblad. Er staat al een voorbeeld.
- Bereken de totaalprijs exclusief btw en vul deze in
- Bereken de btw. Dat is 21% van het totaalbedrag exclusief btw.
- Bereken de totaalprijs inclusief btw en vul deze in.
Product
Basketbalbord en ring (standaard)
Basketbalbord en ring (versterkt)
Volleybalnet (standaard)
Volleybalnet (professioneel)
Turnmat (2x3 meter, 10 cm dik)
Turnmat (2x3 meter, 12 cm dik)
Voetbaldoel (3x2 meter, aluminium)
Voetbaldoel (5x2 meter, aluminium)
Horden (verstelbaar, aluminium)
Horden (vast, kunststof)
Klimtouw (10 meter)
Klimtouw (12 meter)
Gymbank (hout, 3 meter)
Gymbank (hout, 4 meter)
Medicijnbal (3 kg)
Medicijnbal (5 kg)
Prijs per eenheid (excl. btw)
€ 800,00
€ 850,00
€ 300,00
€ 350,00
€ 250,00
€ 280,00
€ 400,00
€ 600,00
€ 100,00
€ 80,00
€ 150,00
€ 180,00
€ 230,00
€ 275,00
€ 50,00
€ 60,00
Prijs per eenheid (incl. btw)
€ 968,00
€ 1.028,50
€ 363,00
€ 423,50
€ 302,50
€ 338,80
€ 484,00
€ 726,00
€ 121,00
€ 96,80
€ 181,50
€ 217,80
€ 278,30
€ 332,75
€ 60,50
€ 72,60
[vmbo_EO_OFS_19 logo dat past bij een bedrijf in sport en gymmaterialen]
GymMaster Supplies
Sportweg 123
5678 AB, Fitville
Offertenummer: 2025-278
Offertedatum: 24-08-2025
Deze offerte is 2 weken geldig.
Product
excl. btw Aantal Totaal excl. btw
Basketbalbord en ring (standaard) € 800,00 2 € 1.600,00
3 Verkoopregister
Totaalbedrag excl. btw Btw 21%
Totaalbedrag incl. btw
In een verkoopregister houd je bij wat je inkomsten zijn.
Bekijk het verkoopregister van horeca groothandel CuliPro.
Verkoopregister CuliPro
Datum Debiteur / Klant
01-05-2025 Café De Hoek
03-05-2025
03-05-2025 Bistro La Parisienne
03-05-2025 Bar Het Anker
05-05-2025 Lunchroom Taste
a. Welke klanten moeten nog betalen?
o Café De Hoek
o Restaurant Bella
o Bistro La Parisienne
o Bar Het Anker
o Lunchroom Taste
b. Welke klant heeft de grootste bestelling geplaatst (het hoogste bedrag)?
o Café De Hoek
o Restaurant Bella
o Bistro La Parisienne
o Bar Het Anker
o Lunchroom Taste
c. Wat is het totaalbedrag aan btw dat CuliPro heeft ontvangen op 03-05-2025? € ___________
d. Op welke datum heeft Lunchroom Taste een bestelling geplaatst? En hoeveel hebben ze betaald inclusief btw?
1.5 Financiële gegevens verwerken
Elk bedrijf, groot of klein, wil geld verdienen. Iedere euro telt. Dus alles wat met geld te maken heeft, moet je netjes en correct bijhouden. Oftewel: je moet de financiële gegevens zorgvuldig verwerken.
Declaraties verwerken
Soms maken werknemers kosten die met werk te maken hebben. Bijvoorbeeld reiskosten, opleidingskosten, een zakelijk abonnement of overuren Deze kosten kunnen ze terugvragen via een declaratie. Vaak moeten ze daar ook een bewijs bij inleveren, zoals een bonnetje of factuur. Op de administratie van een bedrijf is één van je taken om declaraties goed te controleren en te verwerken.
Reiskosten
Op een reiskostenformulier vullen collega’s in welke reiskosten ze hebben gemaakt. Dat kunnen de kosten voor een treinkaartje zijn. Maar het kan ook een kilometervergoeding zijn. Dat wil zeggen een vergoeding per kilometer die met de auto is gereden. Stel, Alex heeft voor een klantbezoek 120 kilometer gereden met zijn eigen auto. Het bedrijf betaalt 21 cent per kilometer. Jij verwerkt deze declaratie. Dus je rekent uit hoeveel Alex als vergoeding moet krijgen: 120 km x € 0,21 = € 25,20.
Overuren
Werknemers kunnen soms ook declaraties indienen voor (extra) gemaakte uren. Ook deze urenregistraties moet je goed controleren. Je kijkt of alles klopt en zorgt dat ze hiervoor het juiste bedrag betaald krijgen.
Begroting opstellen
Goed omgaan met geld betekent ook dat je vooraf bedenkt hoeveel je nodig hebt. Als je bijvoorbeeld een activiteit of evenement wilt organiseren kost dat geld. En misschien gaat het ook wel wat opleveren. Om dit goed te plannen, stel je een begroting op. Hierin zet je wat je denkt dat het gaat kosten en hoeveel het opbrengt:
- Je bepaalt het budget. Dus hoeveel mag het kosten?
- Je verzamelt informatie over alle verwachte uitgaven en inkomsten
- Je maakt een overzicht waarin je alles netjes op een rij zet
- Je controleert of je binnen het budget blijft.
Inkomsten
Kaartverkoop
Merchandise
Horeca
Toiletten
Sponsoring
Totaal inkomsten
Budget
Inkomsten min uitgaven
Balans
Kosten / uitgaven
€ 1.000 Programma
€ 500 Communicatie
€ 1.000 Faciliteiten
€ 250 Inkoop horeca
€ 1.000 Onvoorziene kosten
€ 3.750
€ 500
- € 500
€ 0
Totaal uitgaven
€ 1.500
€ 750
€ 1.000
€ 750
€ 250
€ 4.250
Tabellen en Grafieken gebruiken
Met tabellen en grafieken laat je financiële gegevens overzichtelijk zien Je kunt hiervoor een spreadsheetprogramma zoals Excel gebruiken. Je voert de gegevens in het programma in en kunt hier vervolgens verschillende soorten grafieken van laten maken.
[vmbo_EO_OFS_21a voorbeeld lijndiagram omzetstijging Koffiebar Het Boontje]
Lijndiagram Hiermee kun je goed veranderingen door de tijd heen laten zien. Bijvoorbeeld hoe de omzet stijgt over de jaren.
[vmbo_EO_OFS_21b voorbeeld staafdiagram verschillende leveranciers koffiebonen prijs per kilo]
Staafdiagram Dit is handig om dingen met elkaar te vergelijken. Zoals de prijs van verschillende leveranciers.
[vmbo_EO_OFS_21c voorbeeld cirkeldiagram verdeling uitgaven 40% personeel, 25% inkoopkosten, 30% huur, 5% overig]
Cirkeldiagram Hiermee kun je perfect verhoudingen tonen. Zoals hoe je uitgaven zijn verdeeld.
[vmbo_EO_OFS_21d voorbeeld beelddiagram best verkopende koffie in aantal koffiekopjes: americano, espresso, cappuccino, latte machiatto]
Beelddiagram Hierbij gebruik je plaatjes om informatie leuker en duidelijker te maken.
[GL]Werken met indexcijfers
Je wilt natuurlijk weten of je bedrijf het goed doet. Om hier snel inzicht in te krijgen, is het handig om met indexcijfers te werken. Dit zijn speciale getallen die laten zien hoe iets verandert over de tijd. Met indexcijfers kun je snel grote getallen met elkaar vergelijken:
Stap 1 Bepaal het basisjaar
Dit is het jaar waarmee je alle andere jaren vergelijkt Het indexcijfer in dit jaar zet je op 100. Dit is alleen om te vergelijken, het betekent niet echt 100 stuks of 100 Euro.
Stel je werkt in een boekenwinkel. In 2022 (je basisjaar) is de omzet € 80.000 Het indexcijfer dat hierbij hoort is 100
Stap 2 Bereken het indexcijfer
Om het indexcijfer van het volgende jaar te berekenen, gebruik je deze formule:
Indexcijfer = volgende jaar / basisjaar x 100
In 2023 is de omzet van de boekenwinkel gestegen naar 88.000 Euro. Je berekent het nieuwe indexcijfer zo:
Indexcijfer = omzet 2023 / omzet 2022 (basisjaar) x 100 = 88.000 / 80.000 x 100 = 1,1 x 100 = 110
Stap 3 Vergelijk de jaren met elkaar
Op deze manier kun je in een tabel bijhouden hoe het indexcijfer varieert. Dat geeft je snel inzicht in hoe goed of slecht je bedrijf het doet.
Periode Omzet Indexcijfer
2022
2023
2024
Opdrachten
€ 80.000 100
€ 88.000 110 ↑
€ 76.000 95 ↓
1 Kilometervergoeding
Een medewerker van het bedrijf GreenTech Solutions dient deze declaratie in:
Naam werknemer: Alex de Jong
Datum van rit: 05-05-2024
Bestemming: Klantbezoek voor advies over zonnepanelen
Aantal gereden kilometers: 150 km
Vergoeding per kilometer: € 0,23
a. Mag Alex deze reiskosten declareren?
Leg uit waarom wel of niet.
b. Bereken de totale kilometervergoeding die Alex moet ontvangen.
2 Begroting Sponsorloop
Een bedrijf organiseert een sponsorloop voor een goed doel. Jij gaat hiervoor een begroting maken.
Lees de informatie.
Dit zijn de verwachte uitgaven voor de sponsorloop:
• Huur van het parcours: € 800
• Catering (water, fruit, snacks): € 400
• Medailles en prijzen: € 300
• Veiligheid en EHBO: € 400
• Promotiemateriaal: € 150
• T-shirts voor de deelnemers en voor verkoop: € 450
Deze inkomsten verwacht je:
• Sponsorgelden: € 4.000
• Verkoop van extra T-shirts: € 500
• Extra donaties door bedrijven: € 1.000
a. Vul de uitgaven in de begroting in en bereken de totale uitgaven.
b. Vul de inkomsten in de begroting in en bereken de totale inkomsten.
c. Vul de totale inkomsten en uitgaven in bij de netto opbrengst En bereken welk bedrag er overblijft voor het goede doel.
UITGAVEN
Huur van het parcours
Medailles en prijzen
Veiligheid en EHBO
INKOMSTEN
Sponsorgelden
NETTO OPBRENGST
Min totale uitgaven
Bedrag voor goede doel
d Lees het verslag van de sponsorloop.
Op de dag van de sponsorloop blijkt dat de deelnemers samen € 5.200 aan sponsorgeld hebben opgehaald. Er zijn wel minder T-shirts verkocht dan verwacht, de opbrengst daarvan is € 375. De donaties van bedrijven waren goed ingeschat op € 1.000. Ook de uitgaven blijven gelijk.
Welk bedrag is er dan opgehaald voor het goede doel?
3 Soorten diagrammen
a. Welk soort diagram kun je het beste gebruiken?
Verbind de situaties met de juiste soort diagram.
Verkoopgroei van een fietsenwinkel over de jaren
Vergelijking van de omzet van vier verschillende filialen van een supermarktketen
Verdeling van de werkuren van medewerkers in een restaurant
Populairste huisdieren in een dierenwinkel in aantallen
4 Grafieken aflezen
Bekijk de grafiek hieronder.
Lijndiagram
Staafdiagram
Cirkeldiagram
Beelddiagram
Verdeling van de omzet per productcategorie van juwelier BijouxBelle
Ringen Horloges Kettingen Oorbellen Armbanden Accessoires Broches
a. Wat voor soort diagram is dit?
b. Welke productcategorie verkoopt het beste?
c. De eigenaar van BijouxBelle besluit na analyse van deze grafiek de broches uit het assortiment te halen.
Leg uit waarom de eigenaar dit doet.
[GL] 5 Indexcijfer berekenen
Met indexcijfers kun je grote getallen met elkaar vergelijken.
Bekijk de tabel met jaarcijfers van de ijswinkel CoolCones.
a. Wat is het basisjaar in de jaarcijfers van CoolCones?
Leg je antwoord uit.
b. Bereken de indexcijfers van 2023, 2024, 2025 en 2026.
Gebruik hiervoor de formule: indexcijfer = jaar / basisjaar x 100. Vul de indexcijfers per jaar in de tabel in.
Jaarcijfers CoolCones Jaar
€ 52.370
€ 55.680 2024
€ 49.250 2025
€ 60.480
€ 57.120 2026
c. Wat was het slechtste verkoopjaar voor CoolCones?
d. Wat was het beste verkoopjaar voor CoolCones?
1.6 Agenda beheren
Je bent misschien weleens te laat gekomen of een afspraak vergeten. Het kan de beste overkomen Maar als dit op je werk gebeurt zal je baas er niet blij mee zijn, want tijd is geld Het is dan ook belangrijk om al je afspraken goed bij te houden. Oftewel: je moet je agenda beheren.
Afspraken maken
Voordat je een afspraak maakt, controleer je in je agenda wanneer je kunt. Pas daarna stel je een tijdstip voor. Je moet goed overleggen met degene met wie je de afspraak maakt:
- Onderwerp: waar gaat de afspraak over?
- Datum: op welke dag is de afspraak?
- Tijdstip: van hoe laat tot hoe laat is de afspraak?
- Locatie: waar is de afspraak?
- Aanwezigen: wie is erbij?
Om te zorgen dat niemand de afspraak vergeet, stuur je altijd een bevestiging Dat kan bijvoorbeeld met een e-mail waarin je alle informatie over de afspraak zet
Digitale agenda bijhouden
Tegenwoordig werkt bijna iedereen met een digitale agenda, zoals Outlook of Gmail Dat heeft veel voordelen, Je kunt bijvoorbeeld je agenda synchroniseren op verschillende apparaten en je kunt afspraken gemakkelijk wijzigen.
De meeste digitale agenda’s werken eenvoudig:
Afspraken invoeren
Selecteer de datum en de tijd in je digitale agenda Vul de details van de afspraak in, zoals het onderwerp en de locatie.
Afspraken verplaatsen, wijzigen of annuleren
Soms veranderen plannen en moet je afspraken aanpassen. Vaak kun je een afspraak eenvoudig verplaatsen door hem te verslepen in je agenda. Of klik de afspraak open en wijzig de details. Je kunt de afspraak ook annuleren. Dan verwijder je hem helemaal uit je agenda.
[KB / GL] Agenda’s afstemmen met collega’s
In een bedrijf werk je met heel veel mensen samen. Dus je kunt niet zomaar afspraken inplannen, je moet goed kijken of iedereen kan. Daarvoor stem je agenda’s met elkaar af.
Deel je agenda
Binnen een bedrijf of team is het heel handig om je agenda met elkaar te delen. Dit doe je door naar je "account-instellingen" te gaan en je teamleden toegang te geven tot jouw agenda. Je collega’s kunnen nu zien wanneer je beschikbaar bent.
Controleer beschikbaarheid
Voordat je een teamvergadering plant, bekijk je de gedeelde agenda's van je teamleden. Veel digitale agenda’s hebben hiervoor een planningsassistent
Stuur vergaderverzoeken
Vanuit je agenda kun je vergaderverzoeken sturen. Bij collega’s kun je direct zien of ze beschikbaar zijn. Bij externe partners of klanten stel je eerst via de mail een aantal datums voor. Zijn jullie het eens zijn over een datum en tijdstip? Dan verstuur je het vergaderverzoek aan iedereen die bij de afspraak moet zijn De anderen ontvangen dan een e-mail met de uitnodiging Door deze te accepteren verschijnt de afspraak ook in hun agenda’s.
Opdrachten
1 Afspraak plannen
Lees de situatie.
Je plant een afspraak met je stagebegeleider om je voortgang te bespreken. Jullie kunnen allebei dinsdag 23 september om 14:00 uur. De afspraak vindt plaats in vergaderruimte 1.03 op kantoor. De afspraak duurt een halfuur. Dit zijn de bespreekpunten:
- Ervaringen week 1
- Werkafspraken
- Planning
Vul deze afspraak in je agenda in.
Wees zo duidelijk en volledig mogelijk.
Titel
Begintijd Dag: Tijdstip:
Eindtijd Dag: Tijdstip:
Locatie
[KB / GL] 2 Planningsassistent
Veel agenda apps hebben een planningsassistent. Hiermee kun je snel zien of collega’s beschikbaar zijn voor een vergadering.
Bekijk de planningsassistent.
Planningsassistent
Ma 13-10-2025 9.00
Aisha
Ming
Jeroen
Carlos
a. Je wilt op maandag 13 oktober een afspraak plannen met Aisha, Ming, Jeroen en Carlos.
Op welke momenten kunnen alle vier deze collega’s?
b. De afspraak duurt een uur.
Op welk tijdstip plan je de afspraak?